Arhitectura conceptului de audit de resurse umane

Asist. univ. drd. Irinel Marin

Derivat din monitorizarea rezultatelor activitatii resurselor umane, auditul a evoluat in timp si a devenit o functie de baza a managementului resurselor umane. Pe langa faptul ca reuseste sa releve adevaratele dimensiuni ale activitatii resurselor umane, auditarea il ajuta pe manager in toate etapele procesului de conducere, deciziile rezultate din informatiile furnizate de audit fiind bine fundamentate. Prin auditul resurselor umane se intelege un complex de activitati de monitorizare si colectare de informatii care il asigura pe manager ca activitatile desfasurate se deruleaza conform planificarii, masurand progresul catre obiectivele propuse si detectand deviatiile de la plan, pentru a lua masuri corective. In activitatea de conducere a subsistemului de personal din cadrul organizatiei, toate elementele, aspectele si comportamentele aferente acestuia trebuie periodic auditate si evaluate. Auditurile trebuie efectuate cu scopul de a determina daca diferite elemente ale subsistemului sunt eficiente pentru realizarea obiectivelor stabilite de conducerea organizatiei. Ideea de baza care ne preocupa in formularea unui model in domeniu este aceea ca auditul resurselor umane evalueaza activitatea resurselor umane dintr-o organizatie cu scopul de a imbunatati activitatile respective. Auditul furnizeaza feed-back-uri referitoare la functia de personal, la modul in care sunt desfasurate activitatile acestei functiuni. Deoarece nu exista o definitie unanim acceptata de specialisti, ci sunt foarte multe, fiecare din ele depinzand de conceptia personala, de criteriile fiecarui individ, de cultura fiecaruia, se va incerca in cele ce urmeaza prezentarea catorva definitii, date de diferiti specialisti in ceea ce priveste auditul de resurse umane. Auditul resurselor umane are ca obiectiv verificarea atat a respectarii obligatiilor de catre firma, cat si a gradului de adecvare a dispozitiilor pentru a asigura, spre exemplu, o formare continua, eficace, de imbogatire a cunostiintelor pentru individ, fapt ce aduce profit in primul rand angajatorului [1]. In 1962, TORENCE propune definirea auditului in resurse umane ca fiind analiza practicilor si politicilor de personal dintr-o intreprindere sau dintr-o organizatie, pentru a determina eficacitatea si fundamentarea. In anul 2000, IGALENS sugereaza ca auditul resurselor umane este o judecata cu privire la calitatea resurselor umane ale unei organizatii [2]. Pentru a intelege mai bine notiunea de audit al resurselor umane, este bine sa ne oprim asupra termenilor din definitia data mai sus. 1. Auditul resurselor umane reprezinta o judecata. O judecata poate avea doua semnificatii: ea reprezinta pe de o parte o opinie favorabila sau defavorabila ce ne-o cream asupra cuiva sau ceva, iar pe de alta parte reprezinta o functie a spiritului care-ti permite sa judeci bine lucrurile ce nu fac obiectul unei cunoasteri imediate si nici demonstrate riguros. Auditul resurselor umane reprezinta acea facultate de a judeca bine lucrurile care nu fac obiectul unei cunoasteri imediate. Resursele umane nu sunt resurse simplu de evaluat precum resursele financiare, tehnologice sau comerciale. Ele fac obiectul unor decalaje care stabilesc, uneori arbitrar, nivelul auditului. In abordarea auditului este necesar sa se distinga doua niveluri:

ADMINISTRAIE I MANAGEMENT PUBLIC

4/2005

119

al resurselor umane in ansamblul lor, adica totalitatea barbatilor si femeilor dintr-o organizatie; al resurselor umane individuale, adica individul mai mult sau mai putin motivat, realizatorul performantelor si detinatorul potentialului. Alegerea nivelului este deosebit de importanta in prezentarea instrumentelor de masura pe care auditorul doreste sa le foloseasca. Nu masuram performanta, potentialul sau perceptiile individului in aceeasi maniera ca pe cele ale unui grup. 2. Calitatea resurselor umane se refera la aptitudinea resurselor umane de a raspunde nevoilor organizatiei. Organizatia are nevoi cantitative si calitative in legatura cu resursele umane. Strategia care si-o fixeaza ii permite sa descopere o parte din nevoile firmei, dar auditorului trebuie sa i se permita sa aiba acces si la alte surse de informare, uneori externe organizatiei. Auditorul nu se multumeste, de exemplu in auditul recrutarii, sa obtina doar informatii referitoare la exigentele departamentelor tehnice sau operationale. El trebuie sa adauge o valoare ajutatoare acestor informatii pentru a le transforma in informatii utile pentru scopul pe care il are cu privire la viitorul meseriilor sau cu privire la evolutia profesiilor angajatilor studiati. De asemenea, auditorul trebuie sa ia in considerare factorul timp, adica este necesara de cele mai multe ori cunoasterea trecutului (in cat timp a reusit firma sa duca la capat cu bine un proiect ce inseamna schimbare sau o pregatire profesionala?). Pentru a raspunde nevoilor organizatiei, auditorul trebuie sa fie constient si de dimensiunea politica a auditului resurselor umane. Organizatia este o coalitie de interese si de motivatii care nu converg intotdeauna. Auditorul resurselor umane intervine intr-un domeniu supus raporturilor de forta. In lucrarea sa, Bill Coy sustine: Auditul resurselor umane este un proces de politici, proceduri, documentatii, sisteme si practici de cercetare cu privire la functiile de resurse umane in organizatie [1]. In analiza facuta de OReilly, acesta definea conceptul astfel: Auditul este un proces sistematic de obtinere si evaluare obiectiva a unor afirmatii privind actiunile si evenimentele cu caracter economic si nu numai, in vederea aprecierii gradului de conformitate a acestor afirmatii cu criteriile prestabilite, precum si de comunicare a rezultatelor catre utilizatorii interesati [3]. O cercetare detaliata a acestei definitii evidentiaza elementele principale ale activitatii de audit: 1. Auditul este un proces sistematic Orice activitate de audit, indiferent de obiectivul sau, include, din punct de vedere metodologic, etape fundamentale precum: planificarea, dezvoltarea unei strategii, selectarea probelor si evaluarea acestora in raport cu obiectivele specifice ale misiunii. In Declaratia privind conceptele de baza ale auditului se subliniaza: faza de proces sistematic sugereaza ca auditul este bazat, cel putin in parte, pe disciplina si filozofia unei metode stiintifice. Multi auditori nu considera insa ca ei aplica o metoda stiintifica, deoarece o asemenea metoda ar implica un grad mai ridicat de structurare decat se doreste in audit. Desi un audit are la baza o strategie, strategia respectiva se poate modifica pe parcursul misiunii, datorita schimbarii conditiilor sau aparitiei unor rezultate neasteptate ale procedurilor de audit. 2. Obtinerea si evaluarea in mod obiectiv a unor afirmatii In esenta, auditul consta in colectarea si evaluarea probelor care vor fi suportul opiniei auditorului. Evaluarea afirmatiilor de catre auditor presupune exercitarea judecatii profesionale a acestuia, ceea ce necesita o capacitate deosebita de interpretare si analiza. 3. Afirmatii privind actiunile cu caracter economic si nu numai
120
ADMINISTRAIE I MANAGEMENT PUBLIC 4/2005

Se refera la acele afirmatii si estimari pe care managementul unei entitati le face si care, de altfel, se regasesc incluse in situatiile si elementele supuse auditului. 4. Aprecierea gradului de conformitate a afirmatiilor cu criterii prestabilite Orice misiune de audit are ca obiectiv principal formularea unei opinii de catre auditor asupra afirmatiilor privind faptele si evenimentele ce urmeaza a fi auditate; in acest mod se va preciza in ce masura afirmatiile amintite sunt conforme cu criteriile sau standardele existente. 5. Comunicarea rezultatelor catre utilizatorii interesati Episodul final al oricarei misiuni de audit este intocmirea unui raport care il informeaza pe cititor asupra gradului in care afirmatiile clientului corespund cu criteriile agreate sau impuse. Auditul este o unealta folosita pentru colectarea si evaluarea informatiilor despre starea practicilor si politicilor aplicabile la nivelul departamentului de resurse umane, pentru a determina eficacitatea generala a managementului de resurse umane in cadrul organizatiei. Auditul resurselor umane demonstreaza cat de mult contribuie acestea la eficacitatea organizationala ca un intreg si la productivitatea muncii [4]. Este un instrument diagnostic, nu unul prescriptiv. El te ajuta sa identifici ce lipseste sau ce trebuie imbunatatit, fara a-ti spune ce trebuie sa faci pentru a rezolva aceste probleme. Este un instrument pe care il folosim sa masuram gradul in care un angajator satisface obligatiile legale in gestionarea fortei de munca si sa catagrafiem masurile corective ce se impun [5]. Auditul opereaza cu idei abstracte; el isi are bazele in numeroase tipuri de invatare ... are o structura rationala de postulate, concepte, tehnici si reguli, bazandu-se pe un studiu intelectual riguros, care merita sa fie numita disciplina in sensul curent al acestui termen. Altfel spus, auditul are la baza o teorie. [6]. In sens restrictiv, teoria auditului este o teorie normativa, deoarece furnizeaza un ghid despre cum ar trebui sa fie practica de audit. In Romania, Normele Nationale de Audit, inspirate din referentialul international, au definit auditul ca fiind examinarea profesionala a unei informatii in vederea exprimarii unei opinii responsabile si independente, prin raportarea la un criteriu standard de calitate. Exista in documentele de specialitate patru postulate de baza ale auditului in general, dar aplicabile si in cazul auditului de resurse umane, stipulate de catre INTOSAI, ce asigura aplicarea si elaborarea unitara a standardelor de audit pentru toate entitatile nationale (SAI) care activeaza in domeniul auditului. Aceste postulate reprezinta un ghid semnificativ si totodata important. Ele fac referire la: orientarea generala a auditorului, in demersul sau privind culegerea materialului probant, compararea acestuia cu criteriile de audit si formularea opiniei calificate; determinarea stricta a ariei investigatiei si consemnarea riguroasa a obligatiilor ce-i revin din misiunea de audit; identificarea modalitatilor de cercetare cele mai adecvate, in paralel cu nominalizarea celor mai semnificative riscuri; evaluarea calitatii rezultatelor unei cercetari de audit cu accent pe evaluarea calitatii concluziilor si recomandarilor specifice. Ca un corolar, se poate aprecia ca auditul este o activitate desfasurata de profesionistii in domeniu, care colecteaza si evalueaza probe, in vederea exprimarii unei opinii independente privind comparatia dintre aspectele observate si cele prestabilite, conform unui criteriu de calitate. Auditul

ADMINISTRAIE I MANAGEMENT PUBLIC

4/2005

121

resurselor umane se incadreaza in aceasta definire, modificata in consecinta, servind la mai buna intelegere a conceptului prezentat. Din punct de vedere al modului de afiliere al auditorilor in realizarea misiunii, auditul poate fi: audit extern; audit intern; audit guvernamental. Auditul extern, recunoscut sub numele de audit independent, este efectuat pe baza contractuala de catre auditori independenti, fie persoane fizice, fie persoane juridice, care au misiunea de a certifica situatiile existente ale unei organizatii. Auditorii externi se definesc nu atat in functie de domeniul acoperit, cat mai ales in functie de nivelul auditului. Ansamblul componentelor lor se regaseste adesea in cadrul aceluiasi cabinet de audit. Auditul intern este realizat de un salariat al intreprinderii ce trebuie sa obtina o anumita independenta fata de celelalte functiuni ale intreprinderii. El realizeaza controale prin acumularea de cunostiinte despre anumite particularitati, anumite puncte forte si anumite slabiciuni din cadrul organizatiei. Cunostintele vor fi mult mai profunde decat cele obtinute de un auditor extern. Dar auditul intern are doua limite de actiune [7]: 1. pe de-o parte, in calitate de membru al intreprinderii, auditorul intern este dependent de sistemul de valori ale mediului ambiant; 2. pe de alta parte, mai ales daca a lucrat numai in aceeasi intreprindere, experienta acumulata este mai limitata decat cea a unui auditor extern. Importanta actuala a auditului intern este subliniata si de existenta Institutului International de Audit Intern (The Institute of Internal Auditors: IIA). Acesta institutie definea in 1999 auditul intern ca fiind o activitate independenta si obiectiva, care da asigurare unei organizatii in ceea ce priveste gradul de control detinut asupra operatiunilor, o indruma pentru a-i imbunatati operatiunile o ajuta sa-si atinga obiectivele, evaluand procesele sale de management al riscurilor, de control si de conducere si avansand propuneri pentru a le consolida eficacitatea [8]. Definitia subliniaza rolul de consiliere al auditorului intern, el realizand diferite recomandari, pentru a ajuta la atingerea obiectivelor Controlului Intern. Functia de audit intern este una relativ recenta, aparitia ei fiind recunoscuta in perioada crizei economice din 1929-1933. NOTE SI REFERINTE BIBLIOGRAFICE 1. Prepared by Bill Coy, Senior Associate for HR Consultation L Piana Associates, Inc., Introduction to The Human Resources Audit, 2002, www.lapiana.org/consulting 2. Jacques Ingalens, Audit des Ressources Humaines, Editions Liaisons, 3e edition 3. Declaratia (A Statement of Basic Auditing Concepts) este analizata de V. M. O'Reilly, M. B. Hirsch, P. L. Defiliese, H. R. Jaenicke, in lucrarea Mongomerys auditing, John Wiley & Sons, New York, ed. a XI-a,1990. 4. Lmemory Nguwi, How to Carry Out A Human Resources Audit, 17.09.2003 5. Stephen F. Ruffino, Introduction to the Human Resources Audit, 08.02.2001 6. Mautz si Sharaf citati de O'Reilly, M. B. Hirsch, P. L. Defiliese, H. R. Jaenicke, op. cit.

122

ADMINISTRAIE I MANAGEMENT PUBLIC

4/2005

7. Dubuis Maryline, Rotigliano Laura, Vergeseres Sylvie; M. Rousson, V. Turansky, Laudit en Ressources Humaines, seminaire: Changement et intervention dans lorganisation, mai 2002, p. 5. 8. The Institute of Internal Auditors: IIA, 1999

ADMINISTRAIE I MANAGEMENT PUBLIC

4/2005

123