Como hacer un balance general?

Primero que nada es necesario conocer los puntos ms importantes del balance general, los cuales se presentan a continuacin:
Fondo fijo de caja chica Como proteccin a tu negocio contra prdidas o robos del efectivo, es necesario que realices los pagos con cheque. Sin embargo, cuando sean pagos por pequeas cantidades de dinero, es preciso que cuentes con bajas cantidades de efectivo en tu negocio. A este importe se le conoce como fondo fijo de caja chica. Es conveniente que una sola persona sea la responsable de controlar este importe, para que no se preste a confusiones. Se pagarn los gastos una vez que t los autorices y, cuando el fondo de la caja se vaya agotando, la cajera te presentar un listado de los pagos realizados con el efectivo, para que se reponga el importe de los recibos entregados. El importe de la caja chica vara en cada negocio, pero si el fondo es excesivo o insuficiente, puedes modificar el monto inicial. Bancos Esta cuenta indica el importe total depositado en los bancos en tus cuentas de cheques. Para que conozcas cunto tienes en cada banco ser necesario que lleves el registro por separado. Para efectos de presentacin en el Balance General se presentan, caja, bancos e inversiones en un solo rubro, siendo ste el primero del activo circulante. Inversiones en valores Cuando tengas excedentes de dinero que no vayas a utilizar en el ciclo normal del negocio, es conveniente que lo inviertas para que ganes un inters. Las inversiones en valores se realizan principalmente con los bancos o casas de bolsa. Es conveniente que analices en qu plazo quieres recuperar el dinero, para que puedas disponer de ste cuando lo necesite tu negocio, ya que se trata del dinero del negocio. Recuerda, adems que no puedes invertir en algo no muy seguro o riesgoso. Cuentas por cobrar Las cuentas y los documentos por cobrar estn constituidos por derechos exigibles originados por ventas de productos a terceros, servicios prestados, entregas de efectivo por prstamos o por cualquier otro concepto de naturaleza similar. Las cuentas que se agrupan bajo este rubro pueden ser clasificadas como de corto y largo plazo. Se consideran como cuentas por cobrar a corto plazo todas aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un ao posterior a la fecha de balance. Atendiendo a su origen, las cuentas y documentos por cobrar se pueden agrupar como sigue:

Cuentas por cobrar a cargo de terceros derivados de la actividad normal de la entidad (clientes). Cuentas por cobrar a funcionarios y empleados. Prstamos a accionistas y a funcionarios y empleados. Dividendos por cobrar. Anticipos de gastos de viaje por comprobar. Anticipos de sueldo.

Cuentas y documentos por cobrar a cargo de otros deudores, cuando aquellos tienen que ver con operaciones distintas a las de la empresa. Las cuentas por cobrar a corto plazo deben presentarse en el balance general como activo circulante, inmediatamente despus del efectivo y de los depsitos a corto plazo (inversiones temporales). La cantidad cuya fecha de vencimiento sea menor que un ao, deber presentarse fuera del activo circulante. Las estimaciones para cuentas de cobro dudoso deben mostrarse por separado como deduccin de cuentas y documentos por cobrar. Estas estimaciones representan el monto que la empresa considera no le ser pagado o no podr recuperar. Inventarios Son todos los bienes que posee una entidad econmica, destinados a la venta o produccin para su posterior venta. Observando la definicin anterior, podemos concluir que pueden existir varios tipos de inventarios, como son: Inventario de Materia Prima. Est compuesto por el conjunto de todos los insumos necesarios para producir los bienes que posteriormente sern vendidos. Inventario de Produccin en Proceso. Representa el conjunto de todos aquellos artculos que no estn totalmente elaborados (disponibles para la venta) en una fecha determinada. El costo por artculo ser proporcional a los diferentes grados de avance que tengan los artculos. Inventario de Artculos Terminados. Comprende el conjunto de todos los artculos que se encuentran disponibles para la venta. Activo fijo Inmuebles, maquinaria y equipo Los inmuebles, maquinaria y equipo son activos tangibles que adquieren las compaas con el propsito de utilizarlos a largo plazo en el desarrollo de las actividades propias de su giro y no con el fin de venderlos en el curso normal de sus operaciones. Terrenos Este concepto incluye los terrenos propiedad de las compaas; a) sin desarrollar y en proceso de desarrollo y b) los que ocupan sus edificios e instalaciones industriales y administrativas.

Los terrenos son activos no sujetos a depreciacin y su costo debe incluir principalmente los datos siguientes: El precio de adquisicin segn escritura. Honorarios y gastos notariales para legalizar la propiedad. Impuestos directos a la adquisicin. Comisiones e intermediarios. Costo de opcin cuando sea ejercitada. Gastos de localizacin cuando se identifiquen especficamente con el terreno adquirido. Costo de demoliciones de construccin anteriores a su adquisicin. Edificios Los edificios estn sujetos a depreciaciones y se registran al costo de su adquisicin o construccin. El costo de estos activos incluye fundamentalmente el relativo a: La obra negra, estructuras, paredes, pisos, techos, construcciones interiores, acabados, etctera. Elevadores y sistemas elctricos, de plomera, de aire acondicionado y calefaccin de proteccin contra incendio, etc., siempre que formen parte permanente del inmueble. Maquinaria y equipo Este rubro incluye las unidades del activo fijo que constituyen la planta productiva de las entidades, sean stas industriales o de servicios. El costo de estos activos fijos sujetos a depreciacin considera: El costo de adquisicin o construccin. Los gastos de instalacin, preparacin y prueba de los activos, hasta ponerlos en marcha. Mobiliario y equipo Este rengln agrupa las unidades de activo fijo necesarias para la administracin de las compaas en todas sus reas (produccin, comercializacin, finanzas, recursos humanos, etc.), y para el amueblado de sus edificios e instalaciones. Estos activos se registran originalmente al costo de adquisicin (e instalacin, en su caso) e incluyen bsicamente: Muebles y enseres de oficina en general para los edificios e instalaciones de las entidades. Mquinas y equipo de oficinas. Mobiliario y equipo de almacenes, etctera. Equipo de transporte Vehculos propiedad de la entidad registrados al costo de adquisicin sujetos a depreciacin. Incluyen: Equipos para la distribucin y venta Equipos para uso interno y para transporte Camiones y automviles, para uso comercial y administrativo. de de productos. personal.

Equipo de cmputo electrnico Representa los activos que se utilizan en El equipo de cmputo (Unidad Impresoras. Equipos de captura, etctera. Depreciacin Una de las finalidades al invertir en activos fijos es que stos presten un servicio a la empresa, es decir, que contribuyan a que la empresa pueda generar ingresos en cada uno de los periodos contables en que los usa. Consecuentemente, sus costos deben identificarse contra los ingresos de todos esos periodos contables, como parte de la medida del esfuerzo de la empresa. En la contabilidad se reconoce ese uso de los bienes o desgaste de los mismos a travs de la depreciacin y la amortizacin. Es importante destacar que la depreciacin, se refiere a un proceso de distribucin de costos y/o gastos y no es un proceso de valuacin de activos. La depreciacin tampoco es un proceso que genere fondos para el reemplazo de un activo en particular. La depreciacin es un procedimiento contable que tiene por objeto distribuir en forma sistemtica y razonable el costo de los activos fijos, menos su valor de desecho, entre su vida til estimada. La depreciacin debe calcularse y cargarse a costos y gastos sobre bases y mtodos consistentes, a partir de la fecha en que se inicie la utilizacin de los activos fijos. La vida til estimada de los activos puede determinarse tcnicamente por peritos valuadores que practiquen los avalos para cada compaa, asignndoles una tasa de depreciacin anual. El monto de la depreciacin cargada a resultados se calcula con base en el mtodo que fije la entidad de acuerdo con sus polticas y en funcin del valor de los activos y de su vida probable. La empresa puede tener la poltica de reservar una cantidad de dinero para la reposicin del activo fijo, como una medida financiera, pero nunca se deber confundir esto con la depreciacin. Mtodos de depreciacin Dentro de los mtodos de depreciacin tenemos dos tendencias, una constante y otra acelerada. Lnea recta La depreciacin constante, se calcula conforme al mtodo llamado Lnea Recta (L R), en el cual se divide el valor por depreciar entre el nmero estimado de periodos contables de vida til del bien, obtenindose as la depreciacin anual. Sistemas de depreciacin el procesamiento de datos y son: central de procesos) UCP.

Adems del mtodo de depreciacin aplicable, debemos determinar cul va a ser el sistema de registro, es decir, establecer como poltica de la empresa cundo se va a iniciar la aplicacin de la depreciacin, partiendo de su fecha de adquisicin; para lo cual se puede optar por: SIA. Saldos iniciales anuales. Se calcula la depreciacin anual y se aplica desde el ejercicio siguiente al de la adquisicin. SFA. Saldos finales anuales. Se calcula la depreciacin anual y se divide entre los meses que falten por transcurrir dentro del periodo contable, incluyendo el mes en que se adquiri. SIM. Saldos iniciales mensuales. Se calcula la depreciacin mensual y se empieza a aplicar desde el mes siguiente al de la adquisicin. SFM. Saldos finales mensuales. Se calcula la depreciacin mensual y se aplica desde el mes de adquisicin. Registro contable de la depreciacin Manejamos la depreciacin por medio de una cuenta complementaria de activo, por lo que nuestro asiento es: cargo a una cuenta de resultados, que incluye gastos de venta, gastos de administracin o ambos, con abono a depreciacin acumulada del activo de que se trate, ya que cada rengln de activo fijo tiene su correspondiente depreciacin: Presentacin en el Balance General Cuando se trata de cuentas de naturaleza acreedora, pero que complementan un activo, su presentacin en el Balance se hace dentro del Activo Fijo Pasivo a corto plazo Las obligaciones que se liquidan dentro de los doce meses siguientes por regla general se clasifican a corto plazo. Cuando el vencimiento no est pactado o controlado por la compaa, las obligaciones relativas tambin se deben clasificar como pasivo a corto plazo. Como ejemplos, se podran enunciar los siguientes: Proveedores. Acreedores Prstamos bancarios, Impuesto sobre Participacin de los Otras cuentas por pagar. Proveedores y acreedores Deben presentarse bajo este rengln especfico los adeudos a favor de los proveedores y acreedores por la adquisicin de bienes o servicios que constituyen las actividades principales y propias del giro de las entidades. Cuando las entidades toman posesin de las mercancas o reciben los servicios, se genera el adeudo y obligacin de pago, cuyo importe se registra, una vez deducidos los descuentos comerciales. Los descuentos por pronto pago no se descuentan del pasivo sino se acreditan a la cuenta "intereses" cuando se realicen. Pasivo a largo plazo

en documentos la trabajadores en

por la

general. pagar. renta. utilidad.

Los pasivos a largo plazo estn representados por obligaciones actuales, resultantes de operaciones o transacciones pasadas, que deben ser liquidadas o pagadas a plazo mayor de doce meses. Presentacin de los pasivos a corto y largo plazo El pasivo a corto plazo debe presentarse como el primero de los grupos de pasivo en el balance general, tomando en cuenta tanto la agrupacin de pasivos de naturaleza semejante, como las condiciones de exigibilidad y la importancia relativa. Algunas consideraciones que se deben tomar en cuenta para la presentacin de los pasivos a corto plazo son las siguientes: Los pasivos que representan financiamientos bancarios a corto plazo deben presentarse en forma separada. Los impuestos diferentes del impuesto sobre la renta se deben presentar por separado, agrupados en un solo total. Los pasivos a largo plazo se presentan en el Balance General con tanto detalle como sea necesario, inmediatamente despus del pasivo a corto plazo. Recomendaciones para la elaboracin de estados financieros Los estados financieros deben reflejar slo la situacin de la empresa. No deben incluir informacin relativa a la situacin particular de los socios, ni tampoco considerar informacin de otras empresas en la que los socios tambin tengan participacin. La informacin que sirve de base para elaborar los estados financieros debe comprender slo la que se haya generado en el periodo de inters (mes, trimestre, semestre o ao). Por ningn motivo se incluirn eventos que hayan ocurrido en periodos distintos, o informacin relativa a periodos mayores de un ao. Las adquisiciones de activo (materia prima, maquinaria, etc.) deben registrarse al costo de adquisicin. Registrar las operaciones en el momento en que se realizan. No posponer su registro para una fecha posterior, porque podra ser omitido y, por tanto, la informacin financiera obtenida no ser vlida.

EJEMPLOS:
EJERCICIO 1 COLCHAS CONCORDE, S.A. DE C.V. BALANZA DE COMPROBACIN AL 31 DE DICIEMBRE DE 1998 CONCEPTO Activo Caja Bancos Documentos por cobrar IVA Acreditable Almacn Terrenos Edificio Equipo de oficina Gastos de instalacin Pasivo a corto plazo Proveedores Documentos por pagar Impuestos por pagar Pasivo a largo plazo Documentos por pagar Hipoteca por pagar Capital Contable Capital social Resultado del ejercicio anterior Reserva legal Estado de Resultados Ventas Costo de ventas Gastos de venta Gastos de administracin Gastos financieros SUMAS IGUALES $ 278,995.89 $ 35,315.00 $ 28,924.00 $ 3,587.00 $ 849,321.89 $ 849,321.89 $ 507,071.89 $ 100,000.00 $ 95,000.00 $ 4,750.00 $ 12,000.00 $ 20,000.00 $ 95,000.00 $ 7,500.00 $ 8,000.00 DEBE $ 15,000.00 $ 100,000.00 $ 75,000.00 $ 5,000.00 $ 120,000.00 $ 90,000.00 $ 70,000.00 $ 25,000.00 $ 2,500.00 HABER

Con la informacin anterior formule: 1. Balance general en forma de cuenta. 2. Estado de resultados.

Checa tu resultado total de activo = $ 502,500.00

EJERCICIO 2 MIRU TEXTIL, S.A. DE C.V. BALANZA DE COMPROBACIN AL 31 DE DICIEMBRE DE 1998 CONCEPTO Activo Caja Bancos Clientes Documentos por cobrar Almacn Impuestos pagados por anticipado Terrenos Edificio Equipo de oficina Gastos de instalacin Pasivo a corto plazo Proveedores Acreedores diversos Impuestos por pagar Iva por pagar Pasivo a largo plazo Hipoteca por pagar Capital Contable Capital social Resultado del ejercicio anterior Reserva legal Estado de Resultados Ventas Costo de ventas Gastos de administracin SUMAS IGUALES $ 250,000.00 $ 127,150.00 $ 1,030,900.00 $ 1,030,900.00 $ 500,000.00 $ 200,000.00 $ 152,000.00 $ 8,000.00 $ 8,000.00 $ 118,000.00 $ 19,000.00 $ 15,600.00 $ 10,300.00 DEBE $ 20,000.00 $ 127,000.00 $ 60,000.00 $ 92,000.00 $ 153,000.00 $ 24,000.00 $ 90,000.00 $ 63,000.00 $ 22,500.00 $ 2,250.00 HABER

Con la informacin anterior formule: 1. Balance general en forma de cuenta. 2. Estado de resultados. Checa tu resultado total de activo = $ 653,750.00

EJERCICIO 3 COMERCIALIZADORA CAMPOS, S.A. DE C.V. BALANZA DE COMPROBACIN AL 31 DE DICIEMBRE DE 1998 CONCEPTO Activo Caja Bancos Clientes Deudores Almacn Equipo de reparto Depreciacin acumulada Equipo de oficina Depreciacin acumulada Equipo de cmputo Depreciacin acumulada Gastos de organizacin Amortizacin acumulada Seguros pagados por anticipado Pasivo Proveedores Acreedores diversos Impuestos por pagar Iva por pagar Capital Contable Resultado del ejercicio anterior Resultado del ejercicio Capital social SUMAS IGUALES $ 2,238,500.00 $ 1,000.00 $ 500.00 $ 5,000.00 $ 10,000.00 $ 5,000.00 $ 40,000.00 $ 4,000.00 DEBE $ 1,000.00 $ 2,000,000.00 $ 30,000.00 $ 1,500.00 $ 50,000.00 $ 100,000.00 $ 25,000.00 HABER

$ 15,000.00 $ 3,000.00 $ 800.00 $ 4,500.00

$ 2,051,325.00 $ 79,375.00 $ 50,000.00 $ 2,238,500.00

Con la informacin anterior formule: 1. Balance general en forma de cuenta. 2. Estado de resultados. Checa tu resultado total de activo = $ 2,204,000.00

EJERCICIO 4 FAMSA S.A. DE C.V.

1. La empresa Fabricantes Muebleros, S.A. de C.V. termina el 31 de diciembre de

1998 con los siguientes saldos: CONCEPTO Activo Caja Bancos Inversiones y valores Clientes Deudores Documentos por cobrar Almacn Terrenos Edificio Depreciacin acumulada Equipo de reparto Depreciacin acumulada Equipo de transporte Depreciacin acumulada Equipo de oficina Depreciacin acumulada Equipo de cmputo Depreciacin acumulada Gastos de organizacin Amortizacin acumulada Gastos de instalacin Amortizacin acumulada Pasivo Proveedores Acreedores diversos Impuestos por pagar Iva por pagar PTU por pagar Hipoteca por pagar a largo plazo Intereses por pagar Resul. ejercicios anteriores Capital Contable Capital social SUMAS IGUALES $ 8,325,400.00 $ 500,000.00 $ 98,340.00 $ 338,421.00 $ 40,200.00 $ 1,000,000.00 $ 22,300.00 $ 595,689.00 $ 3,000.00 $ 150.00 $ 10,000.00 $ 500.00 $ 100,000.00 $ 30,000.00 $ 350,000.00 $ 35,000.00 $ 150,000.00 $ 37,500.00 $ 210,000.00 $ 52,500.00 DEBE $ 5,000.00 $ 3,005,000.00 $ 100,000.00 $ 150,000.00 $ 30,000.00 $ 3,000.00 $ 18,000,000.00 $ 200,000.00 $ 800,000.00 $ 40,000.00 HABER

$12,000,000.00 $23,116,000.00 $23,116,000.00

2.

3. Compra 20 refrigeradores IEM a $2500.00 + IVA con cheque. 4. Compra 15 T.V. SONY 24 $2500.00 + IVA cada una. 5. Pago a proveedores de $15,000.00. 6. Pago a acreedores diversos de $30,000.00. 7. Se presta al Sr. Omar $60,000.00 en efectivo. 8. Nos firma un pagar el Sr. Antonio Banderas por $80,000.00; se entrega cheque. 9. Se pagan los impuestos de diciembre $98,340.00 y el IVA por $338,421.00. 10. Se paga la participacin de los trabajadores en las utilidades de la empresa del
ejercicio anterior.

11. Se pagan $10,000.00 de los intereses por pagar. 12. Se compra una computadora por $25,000.00 + IVA con cheque. 13. Nos paga un deudor $10,000.00. 14. Se pagan $325,000.00 a proveedores con cheque. 15. Se invierten en acciones de FEMSA serie "l" $500,000.00 con cheque. 16. Nos pagan los clientes $30,000.00.
Se pide:

1. 2. 3. 4.

Hacer el registro en libro diario continental. Hacer el registro en esquemas de mayor. Balanza de comprobacin. Elaborar Balance General.

Informacin adicional: o o Todos los pagos se efectan a travs de cheque, por lo que se deber utilizar la cuenta de bancos. Antes de elaborar el balance, cancele las cuentas de IVA y solo presentar la mayor.

EJERCICIO 5 CIFRA WALL MART, S.A. DE C.V.

1. Se constituye la empresa Cifra WALLMART, S.A. de C.V. el 1 de enero de 1996,

con un depsito en la chequera por $50,000.00.

2. Se compran inventarios por $50,000.00 mas IVA a crdito. 3. Se vende mercanca a precio de venta de $11,000.00 + IVA causado, con un costo
de $3,500, se cobra al contado y se deposita en el banco.

4. Se compra equipo de transporte por $80,000.00 + IVA a crdito, se da un

enganche de $35,000.00 y el resto se pagar a un ao sin intereses. Se pide:

1. Hacer el registro en libro diario continental.

2. Hacer el registro en esquemas de mayor. 3. Balanza de comprobacin. 4. Elaborar Balance General. 5. Estado de Resultados. Informacin adicional: o o o Todos los pagos se efectan a travs de cheque, por lo que se deber utilizar la cuenta de bancos. Antes de elaborar el balance, cancele las cuentas de IVA y solo presentar la mayor. Elabore el registro en diario y mayor de la cancelacin de cuentas de resultados.

EJERCICIO 6 ASESORES ECONMICOS, S.C.

1. Se constituye la Sociedad Asesores Econmicos, S.C. en acta constitutiva 25 del

notario 32 de la Cd. de Mxico con una aportacin como sigue: Lic. Jess Silva H. $ 1'500,000.00 Lic. Ma. de los Angeles M. $ 1'500,000.00 Total $ 3'000,000.00

2. Se constituye un fondo fijo de caja por $5,000.00. 3. Se compran los siguientes activos de Office Max, S.A. de C.V.
Activo fijo 5 computadoras Pentium $20,000.00 + IVA cada una. 10 escritorios $1,500.00 + IVA cada uno. 10 sumadoras $ 800.00 + IVA cada una. Forma de pago 50% efectivo y 50% a crdito a 30 das sin intereses. Efectivo. Efectivo.

4. 5. Se celebra un contrato de arrendamiento con Inmobiliaria FOX, S.A. por

$10,000.00 mensuales + IVA, nos pide 2 rentas de depsito, se le entrega cheque.

6. Se contrata al despacho KOONTS y ODONELL Asoc., S.C. para que desarrolle el

manual de organizacin y procedimientos, cobran $50,000.00 + IVA, se paga con cheque.

7. Se contrata un financiamiento con Autos Econmicos, S.A. de C.V. de 2

automviles Cavalier 99 en $130,000.00 + IVA, se da un 35% de enganche y el resto se financia en 12 mensualidades sin intereses.

8. Se invierten $500,000.00 de CETES a 28 das en BURSAMEX, S.A. 9. Se compra un inmueble a inmobiliaria SETA, S.A. de C.V., para una sucursal en
Cancn Q.Roo. con un valor de $2'000,000.00 (80% construccin y 20% terreno), se da un enganche de $500,000.00 y por el resto se nos otorga un crdito hipotecario en un solo pago que se efectuar en 36 meses.

10. Se pagan $30,000.00 + IVA por concepto de acondicionamiento de la oficina

arrendada con cheque.

11. Se efecta un aumento de partes sociales por $3'000,000.00, en las mismas

proporciones que tienen los socios.

12. La Secretara de Hacienda y Crdito Pblico nos da un anticipo de $150,000.00 +

IVA por concepto de asesora externa en la formulacin de programas econmicos sectoriales del sureste de la Repblica Mexicana.

13. Se paga la primera mensualidad de los automviles del punto 6.

Se pide:

1. 2. 3. 4.

Hacer el registro en libro diario continental. Hacer el registro en esquemas de mayor. Balanza de comprobacin. Elaborar Balance General.

Informacin adicional: o o Todos los pagos se efectan a travs de cheques, por lo que se deber utilizar la cuenta de bancos. Antes de elaborar el balance, cancele las cuentas de IVA y solo presentar la mayor.

Revisa que tu balance de como suma de activo: $7'885,654 Ejercicio resuelto

EJERCICIO 7 CONSTRUMAX, S.A. DE C.V. BALANZA DE COMPROBACIN AL 31 DE DICIEMBRE DE 1998

CONCEPTO Activo Caja Bancos Clientes Deudores IVA Acreditable Equipo de reparto Pasivo a corto plazo Acreedores diversos Impuestos por pagar Capital Contable Capital social Resultado del ejercicio anterior Estado de Resultados Ventas Costo de ventas Gastos de administracin Productos financieros Gastos financieros SUMAS IGUALES

DEBE $ 3,000.00 $ 2,588.17 $ 20,247.47 $ 12,163.97 $ 8,534.57 $ 52,173.91

HABER

$ 17,527.36 $ 1,834.72 $ 100,000.00 $ (5,028.59) $ 33,858.24 $ 32,654.99 $ 16,826.36 $ 0.12 $ 2.41 $ 148,191.85 $ 148,191.85

Con la informacin anterior formule: 1. Balance general en forma de cuenta. 2. Estado de resultados. Checa tu resultado total de activo = $ 98,708.09