CAPITOLUL I Sistem informatic instrumentul contabilit ii

1.1. DATE, INFORMAII, SISTEM INFORMAIONAL Legturile dintre diversele pri ale unei entiti economice trebuie s satisfac cerine de calitate i promptitudine care pot proveni fie din interiorul entitii economice (cum ar fi cele provenite de la nivelele ierarhice superioare) fie din exteriorul entitii economice (de exemplu de la clientul care vrea s tie starea n care se afl execuia unei comenzi lansate n producie). Orice analiz economic a unei entiti economice are la baz informaia i modul n care aceasta este vehiculat, astfel nct degradarea ei s fie minim i fr pierderi de semnificaie. Definiiile informaiei sunt numeroase i presupun cunoaterea semnificaiei noiunilor prin care este definit i, de multe ori, a contextului pentru care a fost definit. Astfel se vorbete despre informaie ca despre comunicare, veste, tire care pune pe cineva la curent cu o situaie , informaie genetic, informaie contabil .a.m.d. Din punct de vedere economic, informaia este privit ca o resurs care poate mbunti raportul costeficien. Bine neles c era informaticii n care trim, aflat la debutul ei, i-a pus deja puternic amprenta asupra modului n care acest raport poate fi modificat, raport care este influenat continuu i de nivelul de dezvoltare a tehnologiei hardware i software de la un moment dat. Obinerea informaiilor i prelucrarea lor se face prin intermediul unor sisteme informaionale. De obicei, oamenii presupun existena unui calculator cnd aud pentru prima dat sintagma sistem informaional. Totui, un sistem informaional nu este neaprat un sistem computerizat i n fiecare zi vedem exemple de astfel de sisteme informaionale. De exemplu, suntei beneficiarul unui sistem informaional atunci cnd dorii s cltorii cu autobuzul i pentru aceasta cumprai un bilet. Atunci cnd prezentai biletul unui controlor, biletul reprezent suportul informaiei pe care controlorul o interpreteaz prin aceea c ai cumprat dreptul de a cltori cu acel mijloc de transport. Un sistem informaional este parte a unui sistem complet. Un sistem este o entitate compus din pri organizate i care interacioneaz pentru o funcionare ct mai eficient. Subsistemele sunt pri componente ale sistemului. De exemplu, Facultatea de tiine Economice este un subsistem al sistemului Universitatea Tibiscus. Un sistem informaional se compune dintr-o mulime de subsisteme intercorelate care lucreaz mpreun pentru colectarea, prelucrarea, stocarea, transformarea i distribuirea informaiei pentru planificare, luarea deciziilor i control. Fiecare sistem informaional se poate descompune n trei componente principale: intrrile, prelucrrile i rezultatele. Intrarea ntr-un sistem informatic poate fi format din date sau din informaii. Datele sunt fapte brute, neprelucrate despre evenimente care nu au semnificaie n sistem i nu sunt organizate. Datele pot fi totui organizate ntr-o manier n care pot fi utile sau pot primi semnificaie pentru sistem. Cnd datele se organizeaz astfel nct s aib semnificaie pentru sistem ele devin informaie. Rafinarea datelor i informaiilor de-a lungul timpului formeaz un ansamblu numit cunotine. Sistemeleinformaionale prelucreaz datele i/sau informaiile (sortare, organizare,calcule specifice) obinnd informaii care sunt structurate n funcie decerinele utilizatorilor informaiei. Aceste cerine pornesc n general de la scopurile pentru care este folosit informaia, de exemplu persoanele de la nivelele de conducere folosesc informaia pentru planificare, luare de decizii i controlul activitilor organizaionale (decizia cumprrii unui echipament necesit informaii despre alternative, costul alternativelor i cerinele referitoare la echipamentul necesar pentru o entitate economic). Informaiile i cunotinele sunt folosite des n activiti de controlul.

Contabilii pregtesc bugetele (aceasta este o funcie de planificare) astfel nct managerii s poat compara performanele actuale cu cele planificate i s poat controla activitile lor pentru a prentmpina schimbrile nedorite. Figura 1.1 reflect modul n care datele, informaiile i cunotinele (care compun aa numita piramid informaional) colaboreaz ntr-un proces permanent, n care datele pot fi folosite pentru a obine informaii i cunotine, iar cunotinele, la rndul lor, pot fi folosite pentru a obine informaii i date. Precizm c figura nu prezint subordonarea celor trei concepte ci vrea s sugereze un raport cantitativ dintre acestea. Fluxurile informaionale reprezint totalitatea informaiilor care se vehiculeaz ntre emitorul de informaie i receptor. Sistemul informaional comunic cu mediul su extern prin fluxuri informaionale (de exemplu rapoartele pentru acionari), iar n interiorul su, subsistemele comunic ntre ele prin alte fluxuri informaionale.

Cuno tin e

Informaii

Date

Figura 1.1 Piramida informaional Sistemele informaionale se studiaz n cadrul domeniului n care funcioneaz, pentru a se evidenia particularitile specifice, astfel se vorbete de sistemul informaional de conducere, sistemul informaional de marketing, sistemul informaional geografic 1 etc. Contabilitatea este n sine un sistem informaional. Este un proces care colecteaz, stocheaz, prelucreaz i distribuie informaii celor care au nevoie de ele. De exemplu, contabilii unei entiti economice culeg date despre propria organizaie, le prelucreaz, obin rezultate pe care le distribuie sub form de informaii financiare, sau alte tipuri de rapoarte. Una dintre cele mai cuprinztoare definiii ale sistemului informaional contabil este cea dat de autorii Gheorghe, Mirela, Roca, I. Ioan n cartea Auditul informaiei contabile n condiiile utilizrii sistemelor informatice (pagina 21): Sistemul informaional contabil este format dintr-un ansamblu de elemente interdependente, orientat spre culegerea,
1

www.acad.ro/pro_pri/doc/st_b08.doc

stocarea, prelucrarea, analiza i transmiterea informaiilor privind starea i micarea patrimoniului. Conceptul de tehnologie a informaiei se refer la totalitatea componentelor software i hardware folosite n sistemele informaionale computerizate. Tehnologia informaiei a modificat modul n care se lucreaz n orice domeniu. n urm cu civa ani, nimeni nu i putea imagina c oamenii vor putea face cumprturile de la un magazin virtual localizat undeva i accesat prin intermediul Internetului. Comerul electronic este numai un exemplu din multele moduri n care tehnologia informaiei influeneaz viaa de zi cu zi dar i cea a afacerilor. Moscove 2 remarc faptul c tehnologia informaiei a avut acelai impact asupra societii ca i revoluia industrial. n era informaiei, civa muncitori produc i un segment larg de populaie angajat este implicat n producia, analiza i distribuia informaiei, astfel c sistemele informatice au ajuns s joace un rol vital att n economie ct i n viaa fiecruia. Tehnologia informaiei afecteaz orice tip de contabilitate (financiar, de gestiune, managerial). Un sistem informatic de contabilitate este un tip special de sistem, care furnizeaz informaii despre procesele afacerilor i evenimentele care intervin n funcionarea unei uniti economice. Dac la nceputurile tehnologiei informaiei, dependena de sistemele informatice nu se fcea simit, n ziua de azi nici mcar nu se mai poate imagina ca afacerile s nu foloseasc sisteme informatice. De la calculatoare se ateapt s ndeplineasc funciuni ca: planificarea unei linii de producie, pstrarea evidenei dintr-un depozit, verificarea datelor unui conductor auto etc. Sistemele informatice se folosesc nu numai de ctre unitile economice mari care manipuleaz foarte multe date ci i de ctre cele mici. Chiar i n ara noastr putem ntlni patroni de microntreprinderi care in o eviden contabil folosind un calculator acas. Atunci cnd este folosit tehnologia informaiei, de obicei ne referim la acest aspect ca fiind informatic. Definiia din DEX pentru informatic este tiin aplicat care studiaz prelucrarea informaiilor cu ajutorul sistemelor automate de calcul. n cartea Bazele computerelor. Hard & soft 3 , autorii au definit sistemul informatic drept un sistem informaional care are ca element de culegere, stocare, transmitere i transformare un calculator electronic. Dac vom considera c sistemul informatic este acea parte a sistemului informaional prin care se execut prelucrri automate cu ajutorul sistemelor de calcul, devine evident c sistemul informatic este parte a sistemului informaional. innd cont de faptul c prelucrarea datelor n contabilitate se face preponderent automat, prin intermediul programelor specializate, vom considera c sistemele informatice de contabilitate acoper toate ariile unui sistem informaional de contabilitate. Sistemele informatice de contabilitate pot furniza o multitudine de tipuri de date i informaii: date financiare, date non-financiare, analize rezultate din managementul datelor, informaii de cutare sau anticipare, informaii despre management, despre acionari, etc. Sistemele contabile computerizate estompeaz demarcrile dintre sistemele contabilitii financiare i ale contabilitii manageriale. Multe programe software contabile actuale pot prelua ambele tipuri de date (financiare i non-financiare) i s le organizeze ntr-o manier prin care au semnificaie att pentru utilizatorii interni ct i pentru cei externi. Tehnologia informaiei de azi poate face posibil obinerea unor rezultate care necesit operaii complexe si periodice la intervale scurte de timp (cum ar fi actualizarea la fiecare minut vnzrilor de produse i raportarea acestor vnzri). Aceste rezultate se pot
2

Moscove, S.A., Simkin, M. G., Bagranoff, Nancy A. Core Concepts of Accounting Information Systems 3 Lupulescu, M. coordonator, Dnia, Doina, Muntean, Mihaela Bazele computerelor. Hard & soft, pagina 23

furniza aproape instantaneu prin fax, email, sau pe Internet, pe o pagin special sau pe propriul site. Posibilitatea tehnologiei informaiei de a produce rapid mari cantiti de informaie poate crea o problem cunoscut ca suprancrcarea informaiei ([MOS03]). Prea mult informaie i, n mod special, prea mult informaie banal, poate coplei utilizatorii informaiei, iar informaia relevant pentru luarea deciziilor se poate pierde. Contabilii sunt cei care decid natura i sincronizarea informaiei creat i distribuit printrun sistem informaional contabil. Influena tehnologiei informaiei asupra raportrilor financiare primare se face simit n furnizarea informaiei financiarcontabile. Internetul poate aduce modificri n modul de furnizare a coninutul rapoartelor financiare, sau a disponibilitii informaiei referite n expunerile financiare de baz. 1.2 LOCUL I ROLUL SISTEMULUI INFORMATIC DE CONTABILITATE Existena sistemelor informatice moderne, de mare vitez, a devenit posibil dup ce calculatoarele s-au rspndit n lumea afacerilor. Istoric, existena sistemelor informatice contabile a nceput cu informatizarea facturrii i a unor operaii contabile aferente. n cadrul oricrei uniti economice culegerea datelor, prelucrarea lor i obinerea rezultatelor se fac conform unor proceduri organizatorice reglementate fie prin lege (de exemplu componena i structura planului de conturi) fie prin regulamente de ordine intern (de exemplu, stabilirea persoanei i a timpului lansrii unei operaiuni de arhivare a datelor). n figura 1.2 intrrile se constituie din date sau informaii (care se preiau din documentele justificative), care sunt procesate obinndu-se informaii pentru planificare, luarea deciziilor i control. Documentele contabile se clasific n funcie de rolul lor i de modul de ntocmire ([TEA00], pagina 97) n: documente justificative (de eviden primar), registrele contabile (eviden contabil) i situaiile financiare (documente de sintez i raportare). nregistrarea n contabilitate se poate face pentru fiecare document, sau din documentele centralizatoare care cuprind date de aceeai natur dintr-o perioad oarecare.

Intrari Date/informaii din surse interne i/sau externe

Prelucrri Sortare, organizare, calcul

Rezultate Date/informaii pentru decideni interni i/sau externi

Figura 1.2 Fazele distincte ale funcionrii unui sistem Rezultatul prelucrrilor contabile se poate folosi de ctre nivelele de conducere n cadrul unor procese decizionale, cu observaia c o aceeai informaie poate fi perceput cu valori diferite pentru persoane diferite. Aceia care sunt specializai n contabilitate dau importan mai mare rapoartelor financiare mai mult dect cei care nu au o asemenea pregtire. Informaiile contabile trebuie s ndeplineasc urmtoarele caracteristici4: inteligibilitatea (informaiile pot fi uor de neles i de interpretat); relevana (sublinierea aspectelor care pot influena luarea deciziilor); credibilitatea (informaiile nu conin erori semnificative, nu sunt tendenioase, nici prtinitoare);
4

Teaciuc, M. .a. Bazele contabilitii, Eurostampa 2000, paginile 7-8

 comparabilitatea (informaiile s poat fi comparate prin elemente comune i de aceeai semnificaie). Existena erorilor poate crea incertitudine i luarea unor decizii greite. Figura 1.3 reflect o parte a unui sistem informaional a unei entiti economice i scoate n eviden faptul c sistemul informaional de contabilitate este subsistem al sistemului informaional al entitii economice. Sistemul informaional de contabilitate acumuleaz informaii de la subsisteme diferite. Pentru ca interaciunea dintre subsisteme s fie efectiv, este necesar c fiecare subsistem s neleag tipurile de informaii generate de subsistemele cu care interacioneaz.