Sistemas de Informacin Empresarial

Omar Ernesto Tern Varela

Fundamentos organizacionales de los sistemas de informacin 2.1 El desafo de los sistemas de informacin Como nos platea (Effy, 2008) uno de los desafos principales es la de optimizar las operaciones de las organizaciones, as como la toma de decisiones de la misma, haciendo uso de la tecnologa existente para obtener los mejores resultados. Con esto podemos observar que el desafo de fondo es la integracin de todos los sistemas, niveles y funciones en la organizacin; adems de requerir una ampliacin del pensamiento administrativo. (Reynolds, 2000) Comenta que los sistemas tienen que ofrecer o ejercer en las organizaciones un profundo impacto en la estrategia corporativa a travs de su creacin o modificacin de los sistemas ya existentes por medio de la comprensin de los problemas y definir que debe hacer el sistema a fin de resolver el problema. As mismo podemos concluir que las dificultades o retos que enfrentaran los sistemas de informacin van desde la cantidad de cambios significativos en los mbitos administrativos y organizacionales, como el de entender, integrar e interpretar todos los sistemas informacin en base a las nuevas tecnologas que se adquieren. 2.2 Ejemplos de sistemas de informacin Los sistemas de informacin juegan un papel importante en las empresas, por lo que en la actualidad existe una amplia variedad de sistemas de informacin. Algunos autores como (Ralph M. & Reynolds, 2000) consideran solo cuatro grupos bsicos que son: Sistema de Procesamiento de Transacciones (TPS), el cual se encarga ejecutar y registrar las transacciones rutinarias para el funcionamiento del negocio; un sistema que se considera como importante es el de sistema de informacin administrativa (MIS), el cual emplea informacin procedente del TPS para poder generar informes en los cuales se puede basar la toma de decisiones; aun que para esto esta un sistema de apoyo para la toma de decisiones (DDS) como tal, se basa en un conjunto de personas, procedimientos y dispositivos para proporcionar ayuda en la toma de decisiones de problemas especficos. Por ltimos estn los sistemas expertos, que apoyan las decisiones administrativas en beneficio del usuario. Otros autores agregan los sistemas de oficina y los sistemas del conocimiento. (Castro Manjarrez, 2009) Como ejemplo de estos sistemas podemos ver las aplicaciones empresariales diseadas para apoyar la coordinacin e integracin de los procesos antes mencionados, las principales aplicaciones son: Planeacin de recursos empresariales (ERP) el cual se encarga de gestionar reas funcionales como son finanzas, produccin, recursos humanos, compras y ventas. Estos sistemas prometen cambiar la estructura de la organizacin, los procesos administrativos, la plataforma tecnolgica y mejorar la capacidad de los negocios. La gestin de la relacin con el cliente (CRM) el cual permite a la empresa administrar sus contactos, para construir una relacin duradera entre la compaa y el cliente; lo suelen constituir tres mdulos: ventas, mercadotecnia y atencin al cliente. Por ultimo encontraremos los denominados sistemas de administracin de la cadena de abastecimiento (SCM) el cual esta orientado al exterior y administra la relacin empresa proveedor, involucra las comprar, elaboracin y desplazamiento de un producto.

Maestra en Administracin Conocimiento en Tecnologa

David Vzquez Blanco 511002559

Sistemas de Informacin Empresarial 2.3 Sistemas de informacin estratgicos

Omar Ernesto Tern Varela

Monforte (1994) define un sistema de informacin estratgico como: aquel sistema de informacin que forma parte del ser de la empresa, bien porque supone una ventaja competitiva por si mismo, bien por que est unido de una forma esencial al negocio y aporta un atributo especial a los productos, operaciones o toma de decisiones. (Laudon, 2004) Define a los sistemas de informacin estratgicos como: sistemas computacionales a cualquier nivel en la empresa que cambian las metas, operaciones, servicios, productos o relaciones del medio ambiente para ayudar a la institucin a obtener una ventaja competitiva. As se puede decir que un Sistema de Informacin estratgico puede ser considerado como el uso de la tecnologa de la informacin para soportar o dar forma a la estrategia competitiva de la organizacin, a su plan para incrementar o mantener la ventaja competitiva o bien reducir la ventaja de sus rivales. La principal caracterstica de un sistema de informacin estratgico es que cambia significativamente el desempeo de un negocio al medirse por uno o ms indicadores clave, entre ellos, la magnitud del impacto. Contribuye al logro de una meta estratgica.- Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una compaa, la forma en que compite o en la que interacta con clientes y proveedores. As, un sistema de informacin estratgico permitira a una organizacin obtener unos mejores resultados que el resto de agentes de la economa. La empresa se beneficiara de una reduccin de costos en la fabricacin del producto, reduccin del costo de comunicacin entre las diferentes reas de la empresa, mejor coordinacin entre los diferentes niveles jerrquicos de la empresa, una mejor conectividad con proveedores y clientes, rpida adaptacin a las necesidades del consumidor, disminucin del tiempo de entrega del producto, etc. De este modo se reforzara la posible estrategia seguida por la empresa, por ejemplo las planteadas por Porter: liderazgo en costos, diferenciacin del producto y concentracin. Para implementar un sistema de informacin estratgico la alta direccin debe analizar si es factible y necesario el desarrollo de un sistema de informacin, adems debe comprometerse con el proyecto de lo contrario este fracasara. 2.4 Los sistemas de informacin y las organizaciones (Laudon, 2004) La relacin entre organizaciones y sistemas de informacin es bidireccional ya que los sistemas de informacin brindan informacin a la organizacin y las organizaciones deben aceptar la influencia de los sistemas de informacin para beneficiarse de las nuevas tecnologas. Los sistemas de informacin proporcionan una ayuda para identificar el entorno donde se desarrolla, as como el de acelerar los procesos, pero se debe tener cuidado en elegir los procesos correctos. As una forma de como la organizacin influye en los sistemas de informacin es decidiendo como y para que usarla. Pero porqu las organizaciones construyen sistemas de informacin? La principal razn es Para incrementar eficiencia y ahorrar dinero, en algunos casos son indispensables para funcionar y es la fuente de la ventaja competitiva.

Maestra en Administracin Conocimiento en Tecnologa

David Vzquez Blanco 511002559

Sistemas de Informacin Empresarial Las razones por las que adoptan sistemas pueden agruparse en: 1. Por factores del entorno: factores externos a la organizacin. 2. Factores institucionales: son factores internos a la organizacin.

Omar Ernesto Tern Varela

As por su parte los sistemas de informacin afectan a la organizacin permitindole reducir costos, remplazando capital y mano de obra, pero tambin disminuye el costo de transaccin, que es el costo de participar en un mercado (conseguir proveedores, pagar seguros, etc.). Tambin en la modificacin de la jerarqua o la toma de decisiones de las organizaciones al reducir los costos de adquirir informacin y al ampliar la distribucin de la misma. Esto dado que en la actualidad la autoridad se basa ms en el conocimiento. 2.5 La informacin, la administracin y toma de decisiones El trabajo de la informacin consiste primordialmente en crear y procesar informacin. Lo realizan dos tipos de trabajadores: 1) de datos, que procesan y diseminan informacin. 2) de conocimientos, que crean conocimiento e informacin. La organizacin algunas veces se ve como a una maquina, lo que se pide es eficiencia y eficacia. El administrador se encarga de armar y hacer funcionar esa maquina. Las funciones del administrador son: planificar, organizar, coordinar, decidir y controlar. Se usan los sistemas de informacin para mejorar el funcionamiento. Esta perspectiva dice lo que deben hacer los administradores, pero no como. Wrapp (1984) propuso que los buenos administradores no toman las decisiones ms importantes sino que dan a la organizacin un sentido de direccin general y se vuelven hbiles para desarrollar oportunidades. El xito de la compaa depende de la capacidad de la organizacin para administrar correctamente los conocimientos. Dado que los conocimientos son el activo productivo y estratgico central de la compaa; as los conocimientos incluyen informacin, relaciones sociales habilidades personales. La toma de decisiones se puede clasificar segn el nivel en la organizacin de quien las toma. Estratgicas: determina los objetivos, los recursos y las polticas de la organizacin. Para control gerencial: se ocupa principalmente de la eficiencia y eficacia con que se utilizan los recursos, y el desempeo de las unidades operativas. En el nivel de conocimientos: se ocupa de evaluar ideas nuevas de productos y servicios, formas de comunicar conocimientos nuevos y de distribuir informacin por toda la organizacin. Control operativo: determina la forma de llevar a cabo las tareas especficas propuestas por los niveles superiores. Cada sistema de informacin tiene su propio tipo de decisin. Sistema de procesamiento de transacciones (TPS): decisiones estructuradas y Sistema de apoyo a ejecutivos (ESS): decisiones no estructuradas.

Maestra en Administracin Conocimiento en Tecnologa

David Vzquez Blanco 511002559

Sistemas de Informacin Empresarial

Omar Ernesto Tern Varela

Por ultimo los sistemas de informacin teniendo como base los tres conceptos de la informacin, la administracin y toma de decisiones, deben disearse con las siguientes caractersticas: Que sean flexibles. Que puedan apoyar diversos conocimientos y los procesos de toma de decisiones tanto de los individuos como de la organizacin. Que sean potentes (capacidad de anlisis). Que reflejen las necesidades burocrticas y polticas de los sistemas. Que sea consciente de los que puede o no hacer un sistema de informacin. Conclusiones El teman en primera instancia nos demuestra cuales son los actuales retos que tienen los sistemas de informacin, que algunos ha estado desde su surgimiento lo interesante es ver que los diversos autores citados no ponen casos de xitos, donde dichos desafos hayan sido superados; o por lo menos cual podra ser una metodologa que las organizaciones podran aplicar al momento de intentar implantar un sistema de informacin. Una duda es ver si los desafos llegan a ser los mismos, si se aplican a una empresa mediana. En la parte de los ejemplos, vemos que en mercado existen gran variedad de aplicaciones que ayudan a las organizaciones a poder explotar la totalidad de sus recursos, siempre y cuando elijan el correcto a sus necesidades, que es donde muchas veces se define el fracaso o el xito; ya que sin una buena planeacin sobre cual aplicacin empresarial nos apoya en la integracin de la organizacin como un todo no se podr obtener la ventaja competitiva que ofrecen estas aplicaciones. En esta parte del tema existe muy poca discusin sobre cual podra ser una aplicacin correcta si una hecha a medida o adquirir ya una desarrollado por algn tercero. Con el tema de sistemas de informacin estratgicos, se nos deja claro que lo que se busca es obtener una ventaja competitiva con respecto a nuestros competidores y como es que estos sistemas deben estar alineados con la alta direccin para que pueda tener xito en su aplicacin. Aun que se vio durante la investigacin que algunos autores trataban a estos sistemas como un tipo dentro de la variedad sistemas de informacin y otros como algn tipo de aplicacin, dando lugar a que se sepa bien cual es lugar de un sistema de informacin estratgico. Tambin podemos observar que la relacin entre los sistemas de informacin y las organizaciones es reciproca ya que en ambos surge un tipo de simbiosis, donde ambos se alimentan mutuamente para poder crecer y desarrollar una ventaja competitiva, lo que faltara seria el poder observar un caso de como se desarrolla esta retroalimentacin. Por ultimo, vemos como tres conceptos llegan a ser considerados las bases de los sistemas de informacin ya que en estos podemos ver con que trabajan los sistemas, quienes los utilizan y cual es su finalidad principal. Lo que en si no se puede observar a primera vista o que se dificulta en su entendimiento es ver transparentemente como se da esta interrelacin.

Maestra en Administracin Conocimiento en Tecnologa

David Vzquez Blanco 511002559

Sistemas de Informacin Empresarial

Omar Ernesto Tern Varela

Bibliografa Castro Manjarrez, G. (Enero de 2009). slideshare. Recuperado el 07 de Febrero de 2011, de http://www.slideshare.net/Giovannycastromz/sistemas-de-informacin-en-la-empresa-1 Effy, O. (2008). Administracin de los sistemas de informacin (Quinta ed.). Mxico: CENGAGE LEARNING. Laudon, K. (2004). Sistemas de informacion gerencial: administracin de la empresa digital (Octava ed.). Mxico: Pearson Educacin. Ralph M., S., & Reynolds, G. (2000). Principios de sistemas de informacin: Enfoque administrativo (Cuarta ed.). International Thomson Editores. Reynolds, G. W. (2000). Sistemas de informacin: Enfoque administtrativo (Cuarta Edicin ed.). Mxico: International Thomson.

Maestra en Administracin Conocimiento en Tecnologa

David Vzquez Blanco 511002559