Curs 6 - Gestionarea prezentrilor profesionale Microsoft PowerPoint Aplicaia Microsoft PowerPoint ofer posibilitatea procesrii de text, desenrii, schirii,

, realizrii de grafice i prezentrii instrumentelor manageriale, toate acestea realizndu-se ntr-un mod uor i rapid. O prezentare este organizat ca o succesiune de imagini statice, cu efecte de animaie, care pot fi derulate n paralel cu susinerea unei expuneri. n plus, imaginile ce alctuiesc o prezentare PowerPoint pot fi transpuse pe folii transparente, pentru a fi proiectate cu un retroproiector, n cazul absenei unui calculator la locul desfurrii prezentrii, sau pot fi imprimate, pentru realizarea unei prezentri clasice, sub forma unui catalog pe hrtie. O imagine a prezentrii poart numele de diapozitiv (slide) sau pagin a prezentrii. Definirea unei prezentri, sub controlul aplicaiei PowerPoint, se face pe trei niveluri de detaliere: ablonul prezentrii; formatul paginii prezentrii; coninutul fiecrei pagini a prezentrii. ablonul prezentrii se memoreaz ntr-o pagin de control (Slide Master), care definete: aspectul fundalului paginilor (desenul i schema de culori utilizate); fontul folosit i caracteristicile fontului; modul de aranjare n pagin a coninutului ei (poziia textului i a obiectelor grafice) ce se realizeaz cu ajutorul casetelor Master Title i Master Body. Formatul acestor obiecte determin modul prin care textul se va prezenta n cadrul diapozitivelor; elemente de subsol ale paginii (informaii despre dat, numr pagin, note de subsol). Caracteristicile definite n ablonul prezentrii sunt aceleai, pentru toate paginile prezentrii; ele pot fi configurate sau modificate cu opiunea Apply Design din meniul de sarcini generale Common Tasks. Formatul unei pagini (Slide Layout) a prezentrii definete modul de organizare a coninutului paginii; exist cteva machete pentru coninutul paginii: pagin de titlu, text, list cu paragrafe, tabel, organigram, grafic, obiect grafic sau combinaii ale acestora. Selectarea unui format de pagin se realizeaz sub controlul comenzii Slide Layout din meniul de sarcini generale Common Tasks. Coninutul specific fiecrei pagini a unei prezentri este organizat n pagin conform formatului de pagin selectat; n plus, la nivelul fiecrei pagini pot fi definite efecte speciale i de animaie, sub controlul opiunii Custom Animation din meniul de context al paginii. Se poate defini: modul de grupare a obiectelor din pagin ordinea i modul de apariie a grupelor de obiecte ale paginii fundalul sonor folosit n pagin. Se numete tranziie operaia de trecere de la o pagin la alta, n timpul derulrii prezentrii. Se pot defini efecte speciale pentru o tranziie: direcia de acoperire a vechii pagini de ctre cea nou efectul folosit la nlocuirea unei pagini viteza de derulare a unei tranziii fundalul sonor de desfurare a tranziiei modul de nlocuire a paginii (manual sau automat) i momentul lansrii tranziiei.

Coninutul unei pagini sau al ntregii prezentri poate fi preluat i din alte aplicaii, de exemplu dintr-un document Word sau dintr-un tabel Excel. La activare, aplicaia PowerPoint ofer patru variante de lucru: generarea automat a unei noi prezentri prin urmrirea pailor sub controlul generatorului AutoContent Wizard generarea unei noi prezentri pornind de la o machet a prezentrii memorat ntr-un fiier de tip .pot. PowerPoint furnizeaz 160 de astfel de machete i sunt create de srtiti profesionali furniznd un design att n alb i negru, ct i n culori. (Design Template) generarea unei prezentri definit exclusiv de utilizator, fr a porni de la o machet (Blank Presentation) activarea unei prezentri existente, memorate ntr-un fiier de tip .ppt , n scopul modificrii acesteia sau pentru derularea ei. Pentru crearea, organizarea sau vizualizarea unei prezentri, n timpul generrii sau modificrii sale, aplicaia PowerPoint ofer cinci moduri de afiare: normal (Normal View), organizat n dou cadrane: n primul este afiat coninutul (textul) prezentrii iar n al doilea este afiat cte o pagin a prezentrii, permind editarea sa. rezumat (Outline View ) ofer imaginea de ansamblu a coninutului prezentrii, organizat pe pagini numerotate i permite: editarea global a textului prezentrii oferind inclusiv funcia de cutare i nlocuire secven de caractere; alinierea textului n pagin, organizarea de paragrafe imbricate etc. permutarea paginilor prezentrii, n scopul reordonrii lor. sortare diapozitive (Slide Sorter View ) ofer imaginea de ansamblu a paginilor prezentrii (miniaturi) permind operarea cu paginile prezentrii, definirea efectelor de animaie pentru pagini, dar i definirea efectelor aferente tranziiilor. Tot n acest mode de vizualizare se permite copierea diapozitivelor pentru a fi ulterior folosite n alte prezentri. vizualizare note (Notes View) permite vizualizarea notelor scrise pentru fiecare dispozitiv n parte ( ). derulare (Slide Show ) permite vizualizarea modului de derulare a prezentrii i se poate utiliza i tasta F5. Meniul de context ataat fiecrei pagini, n timpul prezentrii, permite: navigarea ntre pagini vizualizarea notielor vorbitorului, ataate fiecrei pagini a prezentrii comutarea indicatorului folosit n prezentare, din sgeat n stilou electronic, pentru realizarea de adnotri n paginile prezentate i invers, din stilou n sgeat. Crearea i formatarea prezentrilor Crearea unei prezentri n Microsoft PowerPoint presupune nceperea cu un proiect de baz, adugarea la acesta a unor noi diapozitive mpreun cu coninutul acestora, alegerea dispunerii n cadrul diapozitivului a obiectelor, modificarea modului de prezentare a diapozitivului, crearea de efecte precum ar fi animarea translaiei diapozitivelor. Modificarea modului de prezentare a diapozitivului se poate face prin schimbarea schemei de culori (schema de culori reprezint un set de opt culori care pot fi aplicate dispozitivelor, notielor adugate la pagini. O schem reprezint de fapt o culoare ce poate fi folosit ca i fundal, o culoare pentru liniile i textele care apar n

cadrul diapozitivului) sau prin aplicarea unor formate de diapozitive deja create. Aceste formate sunt fiiere care conin anumite stiluri de prezentri incluznd un anumit tip de caracter mpreun cu o anumit culoare a acestora, un anumit tip de list, un fundal. Lucrul cu diapozitivele: Inserarea unui nou diapozitiv n cadrul unei prezentri se face cu ajutorul meniul Insert, opiunea New Slide sau combinaia de taste CTRL+M. Aceei operaie se poate realiza din bara de instrumente Formatting prin apsarea butonului New Slide ( ). Duplicarea diapozitivelor n cadrul unei prezentri se face cu ajutorul meniul Insert, opiunea Duplicate Slide. Schimbarea ordinii diapozitivelor din cadrul unei prezentri se face n fucie de modul de vizualizare a prezentrii: n modul Outline se va trage diapozitivul n noua locaie prin selectarea iconiei , n modul Slide se va alege imaginea miniatural a diapozitivului care se dorete mutat i apoi se duce n noua locaie. Adugarea i formatarea textului n cadrul diapozitivului: Adugarea textului se poate face n patru moduri: plasarea textului n cadrul unor chenare, introducerea textului n cadrul unor forme geometrice deja existente, scrierea textului n cadrul unor cutii de text care pot conine i imagini, folosirea WordArt-ului. Editarea, formatarea i mutarea textului - se face cu ajutorul diferitelor butoane aflate pe bara de instrumente sau cu ajutorul opiunilor din meniuri. Modificare dimensiunilor unuor caractere se poate face cu ajutorul butonului Increse Font Size ( ) care mrete dimensiunea cracterului cu 1pt. sau a butonului Decrease Font Size ( ) care micoreaz caracterele cu 1 pt. Afiarea sau ascunderea formatului de text se poate face cu ajutorul butonului Show Formatting ( ), aflat pe bara standard de instrumente. Mutarea unui text n cadrul unui diapozitiv se face prin selectarea acestuia i tragerea n noua locaie. Fomatarea caracterelor se face la fel ca i n aplicaia Word, adic folosid meniul Format, opiunea Font sau cu ajutorul barei de instrumente de formatare. Cu ajutorul acestei bare se poate alege tipul caracterului, dimensiunea acestuia, stilul i aranjarea textului n cadrul diapozitivului. Formatarea diapozitivelor i prezentrilor: Lucrul cu machete (layout) Macheta se refer la modul de aranjare n cadrul diapozitivului a tuturor obiectelor. Aplicarea unei anumite machete unui diapozitiv se face prin comanda Slide Layout din meniul Format sau prin clic dreapta pe diapozitivul care se dorete modificat i aleas opiunea Slide Layout. Lucrul cu schema de culori aplicare unei scheme de culori unui diapozitiv se face prin clic dreapta pe diapozitiv i din meniul de context se va alege Slide Design, aprnd astfel opiunea Color Scheme. O alt modalitate de aplicare a unei scheme de culori pentru un diapozitiv este selectarea butonului Design ( ), de pe bara de instrumente de formatare. Modficarea unei scheme de culori se va face prin editarea acesteia, acest lucru realizndu-se prin butonul Edit Color Schemes. Schimbarea fundalului se poate aplica fie doar unui singur diapozitiv, fie ntregii prezentri. Modificarea fundalului se face din meniul de context al diapozitivului prin opiunea Background. Aplicare pentru ntreaga prezentare se face prin butonul Apply to all. Folosirea ablonului pentru diapozitive (Slide Master) Un ablon al diapozitivelor este un element al modelelor de scheme care conine informaii despre model incluznd mrimea caracterului, modului de adugare a textului i

poziiei acestuia, culoarea de fundal i schema de culori. Scopul ablonului este de a da posibilitatea modificrilor globale ale unei prezentri cum ar fi repoziionarea stilului caracterului i aplicarea acestor modificri ntregii prezentri. Modificarea ablonului se poate face n urmtoarele situaii: schimbarea caracaterelor i a marcatorilor, inserarea mini-pozelor care pot apare n cadrul tuturor diapozitivelor, modificarea poziiei, mrimii caracterelor i formatarea acestora.. Un ablon al diapozitivului este adugat la o prezentare atunci cnd se dorete adugarea unui anumit format pentru aceasta. Pentru a modifica un ablon se va merge n meniul View i se va alege din submeniul Master, opiunea Slide Master. Redenumirea unui ablon se face cu ajutorul butonului Rename Master ( ) de pe bara de instrumente Slide Master. Inserarea legturilor (hyperlink) i butoanelor aciune O legtur este o conexiune de la un diapozitiv la altul, o conexiune ctre un fiier sau pagin web. Legtura poate fi un text sau o imagine. Un buton aciune este un buton care are deja o aciune stabilit, acesta trebuind doar inserat n prezentare i definirea legturilor pentru acesta. n cazul n care legtura creat este ctre un alt diapozitiv, destinaia diapozitivului este afiat n cadrul prezentrii PowerPoint. Legturile devin active n momentul n care prezentarea este lansat n execuie nu atunci cnd se creeaz. Atunci cnd se poziionez pe o legtur, indicatorul mouse-ului se transform n mn ( ) indicnd c este ceva ce poate fi o legtur ctre un fiier sau diapozitiv. Textul care reprezint o legtur este afiat subliniat i are o anumit culoare selectat din schema de culori. Utilizarea butoanelor de aciune se face atunci cnd se dorete inserarea n diapozitiv a unor butoane ce au simboluri uor de neles, acestea avnd ca aciune trecerea la urmtorul, precedentul, primul sau ultimul dipozitiv. Inserarea unei legturi se face din meniul Insert, opiunea Hyperlink sau cu ajutorul butonului Hyperlink ( ) de pe bara de instrumente standard precizndu-se apoi diapozitivul sau prezentarea care se dorete legat de diapozitivul curent. Adugarea unui buton aciune se face din meniul Slide Show, opiunea Action Buttons i apoi se va preciza locaia care va fi legat de prezentarea curent. Legarea i ncastrarea obiectelor: n cazul obiectelor legate, informaia este rennoit doar cnd se modific fiierul surs, deoarece datele legate sunt stocate n cadrul unui fiier surs, n timp ce fiierele destinaie stocheaz doar locaia fiierului surs afind o reprezentare a datelor legate. Spre deosebire de obiectele legate, n cele ncastrate informaia din fiierele destinaie nu se modific dac se fac schimbri n cadrul fiierelor surs. Obiectele surs devin parte a fiierelor destinaie i odat inserate ele nu mai fac parte din fiierele surs. Inserarea imaginilor video, sunetelor: Inserarea sunetului sau a unor imagini video se face din meniul Insert, opiunea Movies and Sounds, aprnd n cadrul diapozitivului iconia . Pentru lansarea sunetului se poate stabili ca acesta s nceap automat cnd diapozitvul este afiat, poate ncepe la un clic al mouse-ului sau poate ncepe automat dar dup o mic ntrziere. n cazul n care se dorete ca iconia s nu apar n cadrul prezentrii, aceasta se va muta sub diapozitiv i va fi setat ca s porneasc automat sunetul. Animarea obiectelor : Animarea obiectelor se poate aplica att textului, pozelor, graficelor ct i diagramelor realizndu-se cu ajutorul opiunii Custom Animation din meniul Slide Show. Pentru fiecare dintre opiunile de animare i se pot asocia sunete i seta diferite opiuni de timp, avnd grij ca fiecare element s apar ct mai bine i s impun un efect ct mai profesional prezentrii.

Unei animaii de apariie, repetri cnd se va apas animaiilor se face

i se poate ajusta schema de animaii prin includerea unor ntrzieri sau a unor indicatori de bifurcare care vor lansa animaia atunci un anumit obiect din cadrul diapozitivului. Modificarea ordinii prin tragerea animaiei n noua locaie din lista de animaii.

Adugarea diferitelor efecte se face cu ajutorul butonului Add Effect ( ) ce va apare dup selectarea opiunii Custom Animation. Pentru setarea timpului de ntrziere a unui efect pn la declanarea acestuia se va realiza astfel: clic deapta pe efectul pe care dorim s l modificm i din meniul de context se va selecta Effect Options. Dac se dorete o setare a drumului n care se va deplasa textul animat se va folosi din efecte opiunea Motion Path( ). Setarea timpului i translaiilor: Adugarea unei translaii ntre diapozitive se poaze aplica doar pentru anumite diapozitive sau se poate aplica ntregii prezentri. Adugarea unei translaii se face din meniul Slide Show, opiunea Slide Transition, iar n cazul n care se dorete aplicarea pentru ntreaga prezentare se va selecta i Apply to All Slides. Setarea timpului n cadrul unei prezentri se poate face manual pentru fiecare diapozitiv n parte prin selectarea din eticheta Advance slide ce apare n Slide Transition, opiunii Automatically after preciznd apoi timpul pe care trebuie s l atepte pn diapozitivul va apare pe ecran. Crearea notielor i rezumatelor: Diapozitivele create pot conine notie i rezumate despre ce s-a introdus n cadrul diapozitivului folosindu-se n cadrul unei prezentri, acestea nefiind vizibile la audien. Crearea notielor se face n modul Normal View i n cazul n care se dorete aceleai notie pentru toat prezentarea se va folosi Notes Master. Crearea de prezentri personalizate (Custom Shows): O prezentare personalizat este o prezentare n care se grupeaz o serie de diapozitive din cadrul aceleiai prezentri care vor fi prezentate n cadrul unei seciuni a prezentrii. Crearea unei astfel de prezentri se face din meniul Slide Show, opiunea Custom Shows, selectndu-se diapozitivele dorite. Vizualizarea unei astfel de prezentri se face din meniul Slide Show, opiunea Setup Show, alegndu-se de aici seciunea care se dorete prezentat. Crearea unui album foto: Un album foto creat cu ajutorul aplicaiei Microsoft PowerPoint permite selectarea machetelor, denumirea fotografiei, permite afiarea pozei n alb i negru. Crearea unui album foto se face din meniul Insert opiunea Picture, alegndu-se apoi New Photo Album.