Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia 2012

1.0

Pendahuluan

Inovasi dalam perkhidmatan awam adalah hasil cetusan idea-idea yang kreatif dalam manamana aspek kerja yang dapat meningkatkan kualiti dan produktiviti organisasi. Hasil inovasi ini boleh merangkumi apa-apa perubahan kepada sistem, prosedur, kaedah mahupun cara bekerja. Inovasi yang dihasilkan bukan sahaja bertujuan untuk menyertai pertandingan atau mendapat anugerah dan pengiktirafan semata-mata sebaliknya tumpuan hendaklah diberi kepada galakan inovasi secara berterusan bagi meningkatkan budaya inovasi dalam perkhidmatan awam.

Inovasi boleh diterjemahkan dalam pelbagai cara dan bentuk. Perkataan inovasi berasal daripada bahasa Latin yang membawa maksud pembaharuan. Kebanyakkan orang mendefinisikan inovasi sebagai pembangunan teknologi baru atau aplikasi sesuatu teknologi dalam kegunaan tertentu. Jika diamati dari skop yang lebih luas, inovasi membawa erti kebolehan untuk mencipta kemahiran dalam menyelesaikan sesuatu masalah dan peluang untuk meningkatkan atau memperkayakan taraf hidup masyarakat. Walau bagaimanapun, dalam konteks perkhidmatan awam, inovasi boleh ditafsirkan sebagai cetusan idea-idea kreatif dan inovatif yang dapat meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem penyampaian perkhidmatan serta memberi faedah kepada pelanggan. Inovasi boleh berbentuk produk, perkhidmatan, proses atau teknologi. Dengan kata lain, inovasi membawa takrifan yang sama erti cuma kaedah pengaplikasian yang berbeza-beza mengikut keperluan dalam pelbagai skop dan bidang. Justeru, inovasi memainkan peranan penting dalam perkhidmatan awam di mana inovasi itu sendiri dapat menggalakkan individu supaya berfikiran kreatif dan membolehkan mereka berdaya saing di antara satu sama lain dalam sesebuah organisasi bagi melahirkan organisasi yang cekap dan berkesan.

2.0

Pengenalan Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam (AIPA)

Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam telah diperkenalkan pada tahun 1991 berasaskan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 3 tahun 1991. Tujuan pekeliling ini adalah untuk memberi pengiktirafan kepada individu, kumpulan dan agensi yang berjaya melaksanakan inovasi di agensi masing-masing. Walau bagaimanapun, perubahan-perubahan terhadap tadbir urus memerlukan pekeliling ini dikaji semula agar ia terus kekal relevan. Justeru itu, kerajaan telah mengkaji semula program Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam

Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia 2012

dan seterusnya memperkenalkan satu pekeliling baru iaitu Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2006 bertajuk Garis Panduan Bagi Melaksanakan Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam (AIPA). Pekeliling ini bertujuan untuk memaklumkan agensiagensi kerajaan mengenai pelaksanaan program Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam (AIPA). Pekeliling ini juga adalah untuk menggantikan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 3 Tahun 1991 bertajuk Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam.

Anugerah ini merupakan satu insentif yang telah diwujudkan oleh kerajaan kepada agensi, unit atau kakitangan dalam perkhidmatan awam yang berinovasi dalam memperbaiki dan meningkatkan mutu penyampaian dalam perkhidmatan awam. Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam yang diwujudkan berobjektifkan; a) b) Memberi pengiktirafan kepada hasil inovasi yang diperkenalkan oleh agensi kerajaan. Memupuk dan menyemarakkan budaya kreatif dan inovatif dalam cara bekerja yang diamalkan. c) Memperkenalkan dan menyebarkan hasil inovasi yang boleh dicontohi untuk faedah agensi lain. d) Menyumbang kepada peningkatan kualiti penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan.

3.0

Kriteria Penilaian Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam (AIPA)

Sesebuah anugerah selalunya mempunyai kriteria-kriteria tertentu untuk memberi pengiktirafan kepada organisasi dan individu yang memenuhi syarat-syarat yang diperlukan dalam sesebuah penganugerahan. Antara penilaian dan kriteria yang diguna pakai dalam proses penilaian dan pemilihan AIPA adalah seperti berikut;

3.1

Tumpuan Penilaian Pertama: Idea

Antara syarat-syarat yang diperlukan ialah idea yang dicetuskan mesti menghasilkan sesuatu inovasi yang boleh diukur dari segi kreativitinya iaitu dengan menilai keaslian dan adaptasi inovasi tersebut. Justeru, kreativiti merupakan kriteria penilaian utama yang digabungjalinkan bersama idea untuk melahirkan idea-idea yang bernas dan relevan.

Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia 2012

Kriteria Penilaian 1: Kreativiti

Kreativiti membawa maksud kebolehan atau keupayaan untuk mencipta, mewujud dan menghasilkan sesuatu yang baru atau dalam bentuk baru melalui kemahiran imaginasi yang melibatkan; a) b) Keupayaan berfikir yang dapat melahirkan idea baru yang unik dan menarik. Keupayaan berfikir secara kritikal dan membuat penilaian secara analitikal terhadap idea dan seterusnya mengemukakan cadangan penyelesaian. c) Keupayaan berfikir secara praktikal yang dapat menterjemahkan idea dan teori kepada bentuk aplikasi.

Oleh hal demikian, kriteria ini bertujuan untuk melihat sejauh mana projek inovasi yang dihasilkan kelak dapat memenuhi ciri-ciri keaslian dan adaptasi yang diharapkan. Penerangan mengenai kriteria ini perlu menitikberatkan ciri-ciri berikut; i. Keaslian Inovasi yang dihasilkan adalah idea yang asli. Idea-idea tersebut boleh diperolehi dari dalam atau luar melalui proses penyelidikan dan pembangunan (R&D) sebagai idea baru. ii . Adaptasi Inovasi yang dihasilkan merupakan penambahbaikan atau pengubahsuaian idea yang telah sedia ada untuk diguna pakai mengikut keperluan jabatan / agensi.

Walau bagaimanapun, bagi membolehkan kreativiti wujud semasa penjanaan idea di kalangan pekerja sesebuah organisasi menuntut kepada beberapa prasyarat yang ditetapkan. Salah satu contoh kreativiti yang dihasilkan pada zaman kini adalah Perkakas Untuk Memasang Dan Membuka Bendera Pada Tiang Lampu oleh Majlis Bandaraya Petaling (MBPJ).

3.2

Tumpuan Penilaian Kedua: Hasil Inovasi (Output)

Inovasi yang dihasilkan hendaklah berupaya menambah nilai output semasa serta membawa transformasi dan perubahan kepada amalan sedia ada. Hasil inovasi (output) diukur dengan mengambil kira tahap pelaksanaan dan replicability sesuatu inovasi itu.

Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia 2012

Kriteria Penilaian 2: Tahap Pelaksanaan

Kriteria ini bertujuan untuk melihat sejauh mana tahap pelaksanaan inovasi yang dihasilkan itu sama ada telah berjaya dilaksanakan sehingga ke peringkat seperti berikut; i. ii. Secara penuh (melepasi peringkat percubaan) atau, Secara percubaan (di peringkat prototaip).

Kriteria Penilaian 3: Replicability

Kriteria ini pula bertujuan untuk melihat sejauh mana inovasi yang dihasilkan itu memenuhi ciri-ciri replicability dan terdapat bukti inovasi yang boleh diguna pakai oleh agensi-agensi dan pihak-pihak lain seperti berikut; i. ii. Dilaksanakan secara terus di pelbagai tempat, dan, Dilaksanakan dengan pengubahsuaian mengikut keperluan tanpa melibatkan kos yang tinggi.

3.3

Tumpuan Penilaian Ketiga: Impak (Outcome)

Setiap inovasi yang dihasilkan perlu dipantau daripada peringkat perancangan sehingga diaplikasikan. Kajian terhadap impak inovasi perlu dilaksanakan untuk memastikan inovasi yang diilhamkan itu memberi faedah yang dihasratkan. Inovasi yang berjaya perlulah dikongsi di setiap peringkat organisasi. Justeru, impak (outcome) dinilai dengan berlandaskan kriteria efisien (kecekapan) dan signifikan sesuatu inovasi tersebut.

Kriteria Penilaian 4: Efisien (Kecekapan)

Kriteria ini bertujuan untuk menilai sejauh mana inovasi yang dihasilkan itu memenuhi ciri-ciri efisien yang mana dapat menyumbang kepada: i. Penjimatan masa Di bawah kriteria ini, inovasi yang diciptakan itu akan dinilai dari segi setakat mana kemampuan sesuatu perubahan tersebut dapat menjimatkan masa menjalankan sesuatu urusan. Sebagai contoh, penubuhan Pusat Pelaburan Setempat di Lembaga Kemajuan Perindustrian Malaysia telah mengurangkan masa pemprosesan permohonan untuk lesen perkilangan. Selain itu, pengenalan komputer mikro di pejabat pos telah
4

Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia 2012

mengurangkan masa menunggu bagi mereka yang ingin menjelaskan bil dan sebagainya. ii. Pengurangan kos operasi Aspek yang akan dinilai di bawah kriteria ini pula menentukan sejauh mana pelaksanaan sesuatu perubahan atau inovasi itu telah mengurangkan kos operasi agensi berkenaan. Sebagai contoh, dengan mengemaskinikan banyak borang yang digunakan kepada satu atau dua borang sahaja membolehkan sesebuah agensi itu dapat mengurangkan kos operasinya. iii . Peningkatan produktiviti atau hasil kerja Sementara, di bawah kriteria ini akan dinilai setakat mana pelaksanaan sesuatu perubahan telah meningkatkan mutu hasil kerja. Sebagai contoh, Jabatan Pengangkutan Jalan (JPJ) telah berjaya memeriksa lebih banyak kenderaan komersial setiap hari dengan membuat sedikit perubahan prosedur memeriksa kenderaan komersial. iv. Peningkatan dalam tahap kepuasan hati pelanggan Aspek yang ditekankan di bawah kriteria ini adalah untuk menentukan sejauh mana sesuatu perubahan telah meningkatkan kepuasan hati pelanggan. Sebagai contoh, Sistem Pembayaran Kompaun Trafik secara online atau Traffic Cops telah diperkenalkan oleh Polis Diraja Malaysia yang menggabungkan teknologi maklumat untuk menghasilkan inovasi yang prihatin terhadap masalah orang ramai. Inovasi ini telah memudahkan pesalah lalulintas yang telah melanggar peraturan trafik membayar kompaun di mana-mana cawangan trafik Pejabat Polis Daerah atau dengan menggunakan internet tanpa perlu memikirkan kesesakan lalu lintas untuk membayar di kaunter.

Kriteria Penilaian 5: Signifikan

Kriteria ini bertujuan untuk menilai sejauh mana inovasi yang dihasilkan dapat memenuhi ciri-ciri signifikan dan terdapat bukti yang nyata mengatakan inovasi yang dizahirkan dapat memberi impak kepada keberkesanan dan kecekapan sistem penyampaian perkhidmatan dalam; i. ii. Perkhidmatan Awam (Public Service), Kementerian Pertahanan, dan,

Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia 2012

iii.

Jabatan / Bahagian / Cawangan / Markas / Divisyen / Pangkalan / Briged / Pasukan / Unit.

3.4

Tumpuan Penilaian Keempat: Pengurusan

Aspek pengurusan dinilai dengan memberi penekanan kepada komitmen dari pihak pengurusan atasan. Setiap jabatan/agensi hendaklah mengadakan struktur pengurusan inovasi bagi membolehkan pembentukan budaya inovasi secara sistematik. Struktur pengurusan ini akan menerajui program pembudayaan inovasi di peringkat organisasi masing-masing. Pelaksanaan inovasi melalui perspektif pengurusan ini akan melibatkan perubahan ketara dari segi sistem dan prosedur, borang, lesen dan permit serta undang-undang dan peraturan.

Kriteria Penilaian 6: Komitmen

Kriteria ini bertujuan melihat sejauh mana komitmen pengurusan atasan dalam memberi sokongan dari segi; i. Kewangan Keperluan meningkatkan kecekapan dan mengawal kos dalam menangani kekangan sumber kewangan semasa. ii . Pengurusan sumber manusia Keperluan memenuhi perubahan ketara dalam kehendak rakyat secara lebih berkesan. iii . Insentif Jabatan/agensi boleh memberi pengiktirafan dalam bentuk insentif kepada individu atau kumpulan yang berjaya menghasilkan inovasi dan menampilkan daya kreativiti di kalangan kakitangan jabatan yang meliputi aspek pengurusan, canggih kecekapan, usaha

perkhidmatan,

kejuruteraan

dan

pelbagai

teknologi

sebagai

meningkatkan produktiviti dan kualiti pengurusan. Pengiktirafan tersebut boleh disampaikan pada Hari Inovasi jabatan/agensi. iv . Penghargaan Anugerah yang diwujudkan bertujuan untuk memberi penghargaan dan pada masa yang sama meningkatkan kesedaran tentang kualiti dalam sektor awam dan memberi pengiktirafan secara formal kepada individu atau kumpulan yang berjaya menghasilkan inovasi serta mempromosi dan berkongsi inovasi yang dihasilkan oleh warga jabatan / agensi.
6

Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia 2012

v.

Peralatan Keperluan memanfaatkan keupayaan teknologi terkini secara optimum dalam memperkenalkan pendekatan penyampaian perkhidmatan baru apabila kaedahkaedah semasa didapati kurang berkesan.

4.0

Kesimpulan

Kerajaan sentiasa memberi perhatian dan penekanan terhadap usaha-usaha memperkenalkan inovasi dan membuat penambahbaikan terhadap perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan bersesuaian dengan keperluan semasa dan perubahan di dalam dan luar negara. Dengan erti kata lain, program inovasi dan penambahbaikan tidak boleh dipisahkan dari perkhidmatan awam dalam konteks perubahan persekitaran yang dinamik, globalisasi, kepesatan era teknologi maklumat serta penyelidikan dan pembangunan (R&D).

Inovasi merupakan tonggak seseorang itu dapat meningkatkan mutu kerja dan organisasi juga dapat memuaskan hati pelanggan malahan dapat mewujudkan satu budaya kerja yang berteraskan kualiti di kalangan semua pekerja. Justeru, dengan kewujudan Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam (AIPA) merupakan langkah terbaik dalam meningkatkan cara penyampaian perkhidmatan yang cemerlang. Secara tidak langsung, ianya juga sebagai kaedah meransang pekerja perkhidmatan awam supaya bekerja lebih baik dari masa ke semasa dan seterusnya menghasilkan produktiviti yang tinggi.

Bagi Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam (AIPA), sambutan dalam penyertaan oleh jabatan kerajaan dengan sendirinya menunjukkan satu pencapaian yang tinggi nilainya dan patut dipuji kerana dalam kesibukan menjalankan tugas harian, jabatan ini berupaya melaksanakan idea-idea baru bagi meningkatkan lagi kualiti perkhidmatan awam. Ini menggambarkan budaya inovasi telah tersemai dan meresap ke dalam perkhidmatan awam negara ini. Bukan itu sahaja, inovasi juga dapat memperkenalkan negara kita di mata dunia dengan lahirnya idea-idea baru dari sesebuah organisasi atau individu yang diiktiraf oleh pihak kerajaan.

Projek-projek inovasi yang berpotensi bolehlah dipersembahkan dan dipatenkan supaya hasilnya juga dapat dimanfaatkan bersama-sama oleh keseluruhan perkhidmatan awam dalam negara ini. Kadang kala, sesuatu inovasi itu nampak sahaja kecil dan mudah
7

Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia 2012

tetapi ianya memberi kesan yang besar kepada perkhidmatan awam. Oleh hal demikian, semua kementerian dan jabatan disarankan memberi perhatian yang lebih serius dalam melaksanakan aktiviti inovasi yang dicadangkan supaya wujud kepelbagaian dalam inovasi dan tidak ada jabatan yang sama sahaja yang berusaha melaksanakan projek pembaharuan inovasi dan penambahbaikan setiap tahun manakala kementerian dan jabatan lain bertindak sebagai pemerhati sahaja.

Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia 2012

RUJUKAN Nota Modul Umum (2012). Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam. Anugerah Inovasi Sektor Awam. Diperolehi pada 2 April 2012, daripada http://www.mampu.gov.my/web/guest/blog/-/blogs/anugerah-inovasi-sektor-awam Mampu jabatan perdana menteri (2008). Garis panduan bagi melaksanakan Anugerah inovasi perkhidmatan awam (AIPA). Diperolehi pada 3 April 2012, daripada http://webjabatan.kedah.gov.my/pdl/fail/AIPA2008.pdf Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 (2006). Garis panduan bagi melaksanakan anugerah inovasi perkhidmatan awam. Diperolehi pada 3 April 2012, daripada http://www.unimap.edu.my/images/pkpa012006.pdf