Comunicarea electronica

Petrache Alexandra AMS an I

Comunicarea electronica

Dezvoltarea comunicrii electronice, n special a Internetului, a deschis nc o cale, mult mai facil. Internetul nu e ceva pe care s-l frunzreti o dat i apoi s-l pui pe un raft sau s-l arunci la co. Pe lng faptul c informaia din Internet este ntr-un continuu proces de actualizare durata medie de via a unui fiier n Internet este de trei luni Internetul ofer ansa (i provocarea) schimbului permanent de informaii, a dialogului interactiv. n plus, Internetul ofer unei organizaii posibilitatea de a comunica direct cu publicurile pe care le vizeaz, renunnd la aportul mass-media. Aceast posibilitate este ns att un avantaj, ct i un risc asumat: un avantaj pentru c organizaia decide cele mai adecvate modaliti de comunicare i oportunitile pe care le va utiliza; risc pentru c nimeni nu garanteaz c publicurile-int pe care le vizeaz organizaia vor accesa informaiile pe care aceasta le ofer, dup cum nu este garantat nici faptul c nu vor exista, n proporie foarte mare, ali vizitatori la care nu ne-am ateptat sau chiar nu ni i-am dorit (de exemplu, cazul unui forum al suporterilor unui club de fotbal, forum pe care intervin suporteri ai cluburilor concurente, nveninnd n mod inevitabil discuiile i dilund concentrarea acestora pe un anumit subiect). Exist n prezent o multitudine de modaliti de comunicare ce pot utiliza ca suport Internetul. n funcie de resursele pe care le avem la ndemn, putem utiliza mai multe sau mai puine dintre aceste modaliti pentru a promova imaginea propriei organizaii n mediul comunicrii electronice. Iat cteva dintre ele: utilizarea potei electronice. Pentru aceasta, trebuie create n primul rnd nite liste cu adresele de e-mail ale persoanelor care fac parte din publicurile pe care le vizeaz organizaia. La adresele din aceste liste putem trimite apoi, periodic, mesajele organizaiei, proces oarecum asemntor cu cel al potei directe realizat prin intermediul serviciilor potale clasice. De asemenea, exist firme care realizeaz baze de date cu adrese de e-mail, pe care le selecteaz n funcie de anumite criterii, oferind apoi organizaiilor interesate servicii de Internet de genul potei directe, precum i liste de adrese care cuprind publicuri cu caracteristici ct mai adecvate ateptrilor organizaiei solicitante. Putem trimite periodic mesaje utiliznd asemenea liste de adrese, dar va trebui s ne asiguram c mesajele respect mcar regulile minime pentru a nu intra n categoria spam: specificarea adresei expeditorului, posibilitatea de dezabonare .a.m.d. de asemenea, nu trebuie s neglijam oportunitatea comunicrii prin e-mail cu jurnalitii, fapt care a devenit o practic mai mult dect cotidian n activitatea de relaii publice din zilele noastre: ntr-adevr, jurnalitii, n marea lor majoritate, prefer s primeasc informaii (comunicate, alerte, dosare de pres, fiiere, scrisori, documente etc.) prin pota electronic; n 2005, de exemplu, un sondaj efectuat n Marea Britanie arta c 91% dintre jurnaliti prefer s primeasc copii (fiiere) pe cale electronic (Bland, 2005, 36); crearea i difuzarea unor newslettere electronice. Un newsletter de acest gen poate mediatiza un anumit subiect sau o anumit organizaie. i ntr-un caz i n cellalt, newsletterul se difuzeaz electronic, conform procedeelor descrise mai sus. i de aceast dat va trebui s ne implicam n selectarea judicioas a publicurilor-int pe care le vizeaz organizaia . Pentru mai mult eficacitate, newsletterul poate fi stocat pe Internet, unde cei interesai pot gsi oricnd arhive n care s caute informaiile dorite. Difuzat de preferin gratuit, un astfel de newsletter trebuie s fie simplu de ncrcat i de mnuit; n plus, el trebuie s ofere cititorului att posibilitatea de a se abona, ct i pe cea de a ntrerupe oricnd abonamentul su. Nerespectarea dorinei de ntrerupere a abonamentului

creeaz o reacie de adversitate, mai ales n condiiile n care cutiile potale de e-mail ale internauilor devin din ce n ce mai nencptoare; participarea la grupuri de discuii sau crearea unor grupuri de discuii proprii. Aceast posibilitate este util, de exemplu, n cazul publicurilor interne, pentru realizarea comunicrii fr a fi necesar adunarea periodic a membrilor, ntreruperea activitilor organizaiei .a.m.d. n ceea ce privete publicurile externe, asemenea grupuri de discuii necesit un consum mare de timp; totui, unele organizaii i permit s ntrein forumuri de discuii cu publicurile externe, introducnd n dezbatere i modernd (de preferin 24 de ore din 24) subiecte de interes att pentru organizaie, ct i pentru vizitatorii virtuali. Este foarte recomandabil ca, n msura n care timpul ne permite, s verificam ct mai des cu putin ceea ce se spune pe forumuri sau n grupuri de discuii care trateaz subiecte legate de funcionarea organizaiei: de regul, aceste modaliti de comunicare ofer i multe informaii despre care nu se poate afirma dac au sau nu un suport n realitate. Cu toate acestea, odat postate, ele au anse destul de mari s fie considerate ca fiind veridice, s fie acceptate ca fapte evidente (o caracteristic a comunicrii prin Internet o constituie faptul c opiniile personale capt mai mult consisten Bland, 2005, 37). De aceea, este foarte indicat s cunoatem n timp util asemenea ameninri la adresa reputaiei organizaiei i s reacionam n mod oportun i adecvat; utilizarea blogging-ului corporatist Blogging-ul inerea pe Internet a unor jurnale care trateaz diferite subiecte sau aspecte (jurnale scrise, fotografice, video sau audio, cu posibilitatea ca vizitatorii s posteze comentarii) devine un fenomen din ce n ce mai rspndit. Dac pn nu demult el se manifesta ca form individual de prezen i de interaciune n lumea virtual, astzi organizaiile preiau aceast tehnic i ncearc s-i valorifice potenialul n sfera comunicrii corporatiste. n acest fel, calea preponderent unidirecional a comunicrii dinspre organizaie spre publicul-int este nlocuit cu calea bidirecional n care organizaia interacioneaz de cele mai multe ori n timp real cu fiecare interlocutor n parte. Blogging-ul prezint avantaje ca: feedback-ul rapid cu referire la mesajul postat de conductorii sau membrii organizaiei; posibilitatea de a obine n mod gratuit date relevante despre cei care constituie publicurile-int ale organizaiei (vrst, sex, educaie, ocupaie, apartenena la mediul urban sau rural, nivel de trai etc.); posibilitatea de a utiliza un blog i ca instrument de comunicare intern, prin care membrii organizaiei nu numai c sunt informai n timp real cu privire la anumite evoluii, dar pot s-i spun i propriile preri; posibilitatea de a rspunde rapid unor nemulumiri, nainte ca acestea s se rspndeasc n interiorul sau exteriorul organizaiei; posibilitatea ca jurnalitii s se informeze despre evoluii foarte recente chiar aflate n curs de desfurare din organizaie; adugarea unui plus de umanizare la imaginea organizaiei; posibilitatea de a comunica organizaiilor concurente mesajele pe care dorii ca acestea s le recepioneze; posibilitatea de a recepiona idei i sugestii realmente utile organizaiei; posibilitatea ca, prin comunicare transparent, organizaia s-i perfecioneze calitatea produselor sau serviciilor pe care le ofer; posibilitatea de a crete substanial vizibilitatea public a organizaiei; utilizarea serviciilor de difuzare a comunicatelor de pres pe Internet. Difuzarea unui comunicat de pres prin metodele clasice poate fi dublat i de trimiterea lui ctre un asemenea portal specializat. Muli oameni utilizeaz aceste portaluri ca surs de documentare, iar comunicatul, odat publicat astfel, poate deveni surs a unor relatri n mass-media; publicarea de comunicate de pres multimedia (MNR multimedia news release). Spre deosebire de formatul tradiional al comunicatului de pres realizat sub form de text, un MNR utilizeaz fora imaginilor i a sunetului care pot mbogi substana textului: un MNR constituie, n realitate, un website de sine stttor, relativ mic (cteva fiiere legate ntre ele), sau o seciune a website-ului
3

organizaiei, n care fiierele de text sunt prezentate mpreun cu fiiere video, audio, foto etc. care aduc informaii i explicaii suplimentare despre un subiect, produs, eveniment etc. Adresa de Internet a acestui MNR poate fi apoi trimis celor interesai sau poate fi publicat n portalurile de difuzare a comunicatelor de pres sau n alte portaluri i website-uri care au legtur cu subiectul (produsul); difuzarea de materiale specifice comunicaiilor mobile (podcast-uri, SMS-uri, MMS-uri etc.); realizarea unui website. Un website este o grupare de fiiere, organizate de obicei ntr-o structur arborescent. Aceast grupare este apoi gestionat din punct de vedere tehnic de ctre un furnizor de servicii Internet, care asigur accesibilitatea lor permanent. Trebuie reinut faptul c furnizorul de servicii Internet nu asigur meninerea i actualizarea website-ului din punctul de vedere al coninutului informaional, acest lucru constituind n totalitate sarcina organizaiei deintoare. n realizarea website-ului, va trebui s ne gndim cu precdere la informaiile pe care le vor cuta vizitatorii acestuia. n acest sens, specialitii (Orzan, 2004, 52-53) recomand cteva categorii de informaii care ar trebui s se afle ntr-un website: prezentarea organizaiei, a valorilor sale, a structurii, a conducerii, a acionarilor, apartenerilor; anunuri noi (tiri i comunicate de pres sau rezumate ale acestora postate uneori chiar pe prima pagin) i relatri aprute n pres; descrieri ale produselor i serviciilor oferite de organizaie; cataloage online complete cu produsele i serviciile oferite; date tehnice i specificaii despre produse (dac considerai necesar, inclusiv comparaii cu alte produse concurente); scurte demonstraii video despre produse i servicii; scurte demonstraii video despre produse i servicii; modalitile de comand online pentru produse i servicii; informaii sintetice sau sub form grafic din rapoarte anuale i/sau periodice; informaii istorice despre organizaie; resurse oferite vizitatorilor pentru a fi descrcate: sonerii pentru telefonul mobil; grafic pentru calculatoare (wallpapers, screensavers); mici jocuri; felicitri virtuale; software gratuit; documente de interes .a.m.d. La acest capitol al resurselor oferite pentru descrcare, nu trebuie s scpai din vedere necesitatea unei pagini (seciuni) speciale care ofer material vizual, foarte util n special pentru cei din mass-media: fotografii, clipuri video (bineneles, cu explicaiile necesare i la calitatea cerut de eventuala lor utilizare n presa scris, n TV etc.); date despre modul de contactare a diverselor compartimente; informaii despre eforturile de dezvoltare i cercetare ale firmei; aprecieri privind piaa produselor sau serviciilor sau aspectelor tehnologice legate de linia de produse; scurte clipuri audio-video (de exemplu, mesaje ale conducerii companiei; declaraii ale clienilor care au ncercat produsele/serviciile, ale susintorilor, ale simpatizanilor, ale analitilor etc.); link-uri ctre alte surse de informare de pe Internet legate de subiect; lista cu ntrebrile adresate frecvent de vizitatori i rspunsurile la acestea; un calendar al conferinelor, seminarelor sau evenimentelor importante pentru organizaie; Pentru ca un website s rspund exigenelor impuse de comunicarea prin intermediul Internetului, el ar trebui realizat inndu-se cont de urmtoarele sugestii: website-ul nu trebuie s aib un singur autor. Fiecare structur organizaional trebuie s contribuie la acesta cu propriile informaii.

 un website trebuie construit pornind de la ideea c el trebuie s ofere puncte de atracie pentru publicuri diferite. Acelai website ar trebui s aib, concomitent, o zon de joac pentru copii, n care acetia s poat descoperi, prin intermediul jocului, informaia care i-ar putea captiva; o alt zon va fi destinat simpatizanilor, clienilor, cumprtorilor, care vor putea gsi argumente n sprijinul simpatiilor i convingerilor lor, vor putea viziona mostre, compara preuri i alte avantaje, aprecia calitile produselor. Analitii economici vor gsi i ei zona lor, cu date statistice, indicatori sintetici etc. Publicul intern va putea intra ntr-o zon cu acces limitat, n care va gsi informaiile necesare i va putea participa la grupuri de discuii pe diferite subiecte legate de preocuprile propriei organizaii. Jurnalitii interesai de nouti obinute la prima mn vor avea acces ntr-o sal virtual de conferine de pres. Organizaiile guvernamentale vor trebui s gseasc i ele puncte de interes care rspund propriilor preocupri etc. Un website trebuie conceput astfel nct s atrag publicurile de care este interesat organizaia respectiv; website-ul trebuie nu numai s atrag vizitatori care sunt actuali sau poteniali susintori, simpatizani, clieni etc., ci s le i stimuleze dorina de a reveni; website-ul trebuie evaluat ct mai des cu putin din punctul de vedere al utilitii. Este foarte recomandat ca aceast evaluare s nu se fac doar pe baza opiniilor publicului intern, ci mai ales prin chestionarea publicurilor exterioare organizaiei; evalurile trebuie s determine de ce i cum utilizeaz publicul extern website-ul unei organizaii. Acest lucru se poate realiza relativ simplu, prin oferirea posibilitii ca vizitatorii website-ului s trimit mesaje e-mail celor care se ocup de actualizarea lui, prin crearea unui formular de vot etc.; website-ul trebuie actualizat n permanen i completat cu informaii pe care le caut vizitatorii. Nu exist o periodicitate stabilit apriori creia trebuie s v supunei n actualizarea informaiilor: regula esenial este ca, atunci cnd se produce o schimbare, ea s fie operat de ndat n coninutul website-ului (n marea majoritate a cazurilor, acest de ndat este de ordinul minutelor, deoarece Internetul nseamn, mai presus de orice, informaie n timp real) website-ul trebuie s funcioneze ct mai bine din punct de vedere tehnic: fiierele nu trebuie s aib dimensiuni prea mari, pentru a se putea ncrca ntr-un timp ct mai scurt; aspectul grafic trebuie s fie omogen i s ilustreze o anumit idee; link-urile dintre fiiere trebuie s funcioneze ireproabil; cel puin fiierul de baz (pagina principal homepage) trebuie s conin n structura sa cuvinte-cheie, comentarii i alte asemenea amnunte tehnice care sporesc ansele ca website-ul s intre n motoarele de cutare;vizitatorul nu trebuie s se piard ntr-un hi de link-uri, ci s gseasc informaia de care are nevoie dup un numr rezonabil de click-uri (4 5 click-uri; acest lucru se poate realiza prin includerea unui numr sporit de link-uri n pagina principal, care s conduc rapid ctre fiierele cele mai solicitate ale website-ului); coninutul fiierelor trebuie s aib dimensiuni rezonabile, tiut fiind faptul c vizitatorul care acceseaz un astfel de fiier petrece n medie 3 11 secunde pentru a decide dac este sau nu de interes pentru el; trebuie s existe ct mai multe link-uri dinspre alte website-uri ctre pagina principal a websiteului unei organizaii. Acest deziderat poate fi realizat prin: nscrierea websiteului n categoriile marilor motoare de cutare, precum Google, Yahoo!, AltaVista etc.; nscrierea website-ului n diferite portaluri i baze de date, n funcie de domeniul de activitate al organizaiei; schimb de bannere i logo-uri publicitare (parteneriate) cu alte organizaii care au website-uri; gzduirea contra cost, pe website-urile care fac (i) reclam, a bannerului (logo-ului) propriului website .a.m.d.; trebuie s utilizam orice oportunitate de a promova website-ul organizaiei : pe crile de vizit (tiprite sau virtuale); pe materialele tiprite (brouri, pliante, flyere, afie, postere, publicaii, agende, calendare, bannere, plicuri i papetrie de birou); pe orice alte materiale aparinnd
5

companiei (promoionale, ambalaje); nu n ultimul rnd, prin includerea adresei de Internet n semnturile tuturor membrilor organizaiei care utilizeaz pota electronic. Videoconferina nseamna comunicarea vizuala ntre persoane sau grupuri aflate n locaii geografice diferite ca i cum ar fi n aceeai ncpere. ntr-o videoconferin, doi sau mai muli participani separai fizic prin distan pot comunica verbal i vizual i i pot derula activitatea (schimb de date) ntr-un mod foarte similar cu cel al unei clasice ntlniri. Fiecare participant, din fiecare locaie poate vedea i auzi interlocutorul pe monitoare, la o calitate video similar TV.De asemenea n cadrul aceleiai sesiuni pot interveni participani conectai doar audio (pe liniile telefonice normale sau mobile), precum i participani video mobili, graie tehnologiei video a telefoanelor 3G.Videoconferinele sunt realizate n timp real, ceea ce nseamn c ntre imaginile video i sunet nu sunt ntrzieri i sunt dispuse pe monitorul interlocutorului instantaneu. Gama aplicaiilor de videoconferin este foarte larg, aceast tehnologie putnd fi utilizat oriunde este nevoie de comunicare video. Majoritatea utilizatorilor folosesc acest mijloc de comunicare modern pentru:

edine operative la nivel managerial edine zilnice sau sptmnale ntre directori sau filialele teritoriale edine de analiz edine interne (prezentarea datelor interne, a statisticilor, analiza performanelor, luarea deciziilor ce implic mai multe pri) Relaii cu tere organisme de interes Comunicarea rapid i eficient ntre dou sau mai multe locaii separate Sesiuni de pregtire i perfecionare a personalului Prezentarea schimbrilor n formularistica sau proceduri

Desigur acestea sunt doar cteva din aplicaiile ce pot fi realizate utiliznd sistemele de videoconferin, gama acestora poate fi lrgit i personalizat n funcie de necesitile Instituiei. Fax-ul este un protocol de comunicaie capabil s transmit imagini prin intermediul telefoniei.Un fax este un aparat ce transmite imagini sub form digital: imaginea surs este achiziionat n timp real i transmis aparatului receptor prin sistemul de telefonie, folosind semnal digital. n esen, un aparat fax este un modem, o imprimant i un scaner ntr-o singur unitate, utilizat pentru un scop dat.Serviciul de fax prin Internet (e-mail fax) permite trimiterea/primirea fax-ului fara a necesita un aparat special; se trimite prin interfata web, prin e-mail. La prima vedere, implicarea noastra n realizarea comunicrii electronice pare dificil din cauza exigenelor tehnice. n realitate, este suficient s fim familiarizati doar cu elementele tehnice fundamentale, pentru a fi n msur s nelegem modul n care se realizeaz acest tip de comunicare. n rest, vom folosi aceleai principii cunoscute din realitatea clasic, cu meniunea c va trebui s dovedim creativitate n adaptarea lor la provocrile acestui nou mod de a comunica.

Bibliografie: Tehnici de relatii publice, Cap. Particularitati ale comunicarii Electronice, George David, Bucuresti, 2007