ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE FACULTATEA DE MANAGEMENT ANUL I, SERIA D, GRUPA 119 PUNGAN ANDREI

PRODUSE - PROGRAME UTILIZATE N ECONOMIE

PRODUSE - PROGRAME UTILIZATE N ECONOMIE SISTEME INFORMATICE INTEGRATE DE TIP ERP

In conditiile actuale ale globalizarii afacerilor, mediul organizational al unei firme trebuie sa se adapteze cerintelor concurentiale ale pietei. Cresterea economica a unei firme depinde in mod esential de abilitatea ei de a actualiza si integra, personaliza si extinde aplicatiile informatice, intr-un mod flexibil si rapid, oferind tuturor utilizatorilor acces instantaneu, interactiv si consistent la modelul sau de date. De asemenea, pentru asigurarea eficientei activitatii lor, firmele trebuie sa standardizeze gestiunea proceselor economice. Se afirma ca integrarea completa este un obiectiv major al gestiunii resurselor informationale, care devin din ce in ce mai complexe si mai numeroase si de aceea este necesar sa se realizeze si sa se implementeze sisteme informatice integrate. In cele ce urmeaza vom prezenta cateva acceptiuni ale acestui concept. O prima acceptiune a notiunii de sistem informatic integral este data in Hotararea de Guvern nr. 841/1997, unde prin sistem informatic integral se intelege un sistem informatic care indeplineste urmatoarele condiii: o utilizeaza o baza de date unica; o are in componenfa programe informatice, care cuprind activitatile tuturor compartimentelor functional ale firmei, conform organigramei acesteia; o exista un plan de securitate al sistemului informatic, care cuprinde masuri tehnice si organizatorice corespunzatoare. Pentru realizarea acestor objective, se deruleaza diverse proiecte de integrare informationala. Derularea unui asemenea proiect nu este o activitate deloc simpla, ci reprezinta o adevarata ,,provocare tehnologica", atat pentru proiectanti cat si pentru firme. De-a lungul existentei sale, o firma achizitioneaza sau dezvolta prin forte proprii mai multe aplicatii informatice, menite sa-i satisfaca cerintele, legate de diversificarea ori extinderea activitatilor sale. Fiecare dintre aceste aplicatii raspunde unei probleme concrete sau acopera un anumit proces economic, fara sa tina seama de lantul de procese sau de legaturile cu celelalte aplicatii informatice implementate in respectiva firma. In faza de inceput a informatizarii activitatilor, mai ales din considerente de ordin fmanciar, firmele decid in general sa achizitioneze sau sa dezvolte prin forte proprii o serie de aplicatii informatice pentru activitatile de contabilitate, apoi pentru cele financiare, de salarizare a personalului, aprovizionari etc., fara nici o legatura intre aceste aplicatii. In etapa a Il-a se incearca construirea unor legaturi intre aceste aplicatii, legaturi concretizate in interfete personalizate, care isi propun realizarea integrarii intre doua sau mai multe aplicatii. Fiecare dintre aplicatii foloseste in continuare baza sa de date proprie, ceea ce inseamna redundanta (aceleasi date) si sursa de inconsistenta (datele comune trebuie actualizate separat, ceea ce Tnseamna eforturi suplimentare si posibilitatea aparitiei unor neconcordanfe). Intr-o etapa urmatoare a procesului de integrare s-a trecut la implementarea pachetelor ERP (Enterprise Ressource Planning). Aparute in anii '90, ele au devenit o prezenta obisnuita in marile corporatii si in companiile multinational. A doua jumatate a ultimului deceniu din secolul 20 a insemnat deschiderea aplicatiilor de tip ERP pentru segmentul intreprinderilor mici si mijlocii. In perioada actuala, succesul implementarii pachetelor ERP in IMM-uri depinde si de masura in care ele permit integrarea altor categorii de sisteme, cum ar fi cele privind solutiile de tip Customer Relationship Management (CRM), Supply Chain Management (SCM), Business Intelligence (BI), precum si cele specifice utilizarii Internet-ului. Un alt factor mobilizator in procesul extinderii sistemelor integrate 1-a reprezentat

cresterea fara precedent a activitatilor de comert si colaborare electronica (e-commerce si ebusiness). Sistemele ERP si-au facut loc in aplicatiile de firma in contextul exploziei informationale si a dezvoltarii extraordinare a tehnologiilor informationale si comunicatiilor de la inceputul anilor '90. In perioada amintita, mediul afacerilor a fost marcat de cresterea complexitatii si volumului acestora, datorita cerintelor tot mai mari ale managerilor, precum si cresterii fluxului de date interfunctionale din cadrul organizatiilor economice. Volumul de activitate si de informatii a ajuns atat de mare, incat in prezent nu se poate imagina si realiza cresterea competitivitatii firmei pe piata afacerilor fara un sistem informatic bine pus la punct. Cerinta principals a acestui sistem consta (in primul rand) in oferirea de informatii necesare procesului decizional, la momentul oportun (in timp real). In lumea de astazi, disponibilitatea informatiei pentru managementul in timp real joaca un rol primordial in productia fizica de bunuri materiale, alaturi de resurse, de forta de munca etc. La sfarsitul anilor '80, pe piata au aparut primele sisteme ERP, destinate initial marilor companii, datorita costurilor lor de dezvoltare, implementare si intretinere extrem de ridicate. Acestea contineau solutii informatice "la cheie", implementarea lor presupunand adaptarea acestora la cerintele specifice ale firmelor beneficiare (parametrizare). Adeptii ERP afirma ca aceste solutii la cheie nu necesita scrierea de cod pentru implementarea aplicatiei la o organizatie concreta, ci doar setarea corespunzatoare a unor parametri. Sistemele sunt asa de generale incat ele acopera toata gama de situatii posibile. Spre deosebire de vechile sisteme de aplicatii informatice, proiectate prin forte proprii, sistemele ERP aduc avantajul integrarii, rezultand un pachet informatic unimodul, care este adaptat specificului firmei si care poate fi ulterior extins si cu alte module. Ideea de baza a sistemelor ERP este folosirea unui model de date unic la nivelul organizatiei, pe care se pot grefa diversele module (subsisteme) componente. Toate aceste module comunica intre ele numai prin modelul de date al organizatiei.

Obiectivele introducerii unui sistem ERP

Obiectivele, alaturi de scopurile dezvoltarii strategice a intreprinderii, sunt corelate cu diversificarea si controlul informatiei asupra principalelor procese si resurse ale companiei. Cateva obiective apartinand ariei adresate: controlul riguros al costurilor si cheltuielilor la nivel de produs, centru de cost, sau profit, si analiza profitabilitatii pe produs, centru de profit sau alte criterii ale afacerii; generarea unei imagini corecte si actuale a conturilor de clienti si furnizori, obtinerea de posibile castiguri (discounturi pentru plati imediate, penalizari pentru plati intarziate) si realizarea unui mecanism performant de colectare a incasarilor; monitorizarea si prognoza fluxului de numerar in scopul minimizarii imprumuturilor bancare si reducerii costurilor in companie; eficientizarea proceselor legate de aprovizionarea si gestionarea stocurilor, productie si desfacere in scopul generarii unor decizii corecte de achizitie si minimizarii costurilor de stocare si regie; asigurarea unei baze de raportare si analiza multidimensionala a datelor; consolidarea datelor si furnizarea unei surse unice de informatii pentru asistarea deciziilor; achizitionarea unui sistem informatic portabil, pentru a putea suporta o eventuala schimbare a solutiei hardware in prezent sau viitor; administrarea Sistemului si a Bazei de date trebuie sa posede instrumente puternice pentru asigurarea protectiei si confidentialitatii datelor, bazate pe un sistem consistent de profile si autorizatii de acces; eficienta si calitatea proceselor si activitatilor; transparenta si scalabilitate pentru asigurarea unei dezvoltari continue a companiei - atat in ceea ce priveste afacerea prezenta cat si pentru dezvoltarile ulterioarea ale acesteia; fluentizarea proceselor de afaceri; coordonarea sectoarelor companiei si functiunilor afacerii; monitorizarea eficienta si consistenta a activitatilor comerciale din interiorul companiei - inclusiv colectarea incasarilor; coordonarea dezvoltarii sistemului si asimilarea tehnologiei hardware, software si de telecomunicatii.