Sunteți pe pagina 1din 123

UNIVERSITATEA AL.I.

CUZA IAI
FACULTATEA DE ECONOMIE I
ADMINISTRAREA AFACERILOR







SISTEME INFORMATIONALE DE
BIROU
-suport de curs-





Prof .univ. dr. Mircea GEORGESCU





2008/2009
Sisteme Informationale de Birou
2


Cap 1 INTRODUCERE N BIROTIC. DESPRE LOCUL I ROLUL
BIROTICII
Resursa regin a secolului nostru este informaia. Constantin Noica sublinia
importana informaiei, n convorbirile sale, astfel: Exist, n vremuri de mare
densitate cum sunt cele de azi, o suprem valoare, din care omul i face hrana
zilnic: informaia.
Modalitile i amploarea cu care informaia este produs, colectat,
prelucrat, pstrat i difuzat au evoluat odat cu dezvoltarea societii omeneti. La
toate acestea se adaug mariajul dintre calculator i telecomunicaii, determinant
pentru amplificarea comunicrii. Cele dou tehnologii (tehnologia calculatoarelor i
aceea a telecomunicaiilor), luate mpreun, sunt denumite tehnologie
informaional
1
.
Performanele tehnologiei informaionale au modificat radical peisajul
birourilor. Acestea au devenit terenul de joac al NTI astfel nct e-revolution a
favorizat apariia unor modaliti revoluionare (pentru deja apusul secol XX) de
desfurare a muncii prin birourile mobile sau birourile electronice.

1.1. DE LA CUNOATEREA INDIVIDUAL LA CUNOTINELE N
REEA
Caracteristica principal a TI este evoluia progresiv: 50% din tehnologia
actual a fost inventat n ultimii 2 ani iar durata de via a unei tehnologii
informaionale este considerat a fi, n prezent, de 18 luni (legea lui Moore).
Putem afirma, cu certitudine, c trim o adevrat revoluie informaional, n
care tehnologiile au sporit considerabil capacitatea noastr de a achiziiona, manipula,
stoca i comunica informaii. Dispunem de instrumente care ne permit s extragem i
s comunicm informaii n cteva secunde, oriunde, oricui i la orice or, i mai ales
suntem n msur s comunicm uor, s lucrm mpreun, s partajm resursele i s
lum decizii electronic.
Este aproape imposibil de prevzut, la modul exhaustiv, impactul digitizrii
asupra societii. Revoluia tehnologic se dezvolt n funcie de reaciile indivizilor,
influennd, n acelai timp, practicile culturale i cataliznd evoluia progresiv a
sistemelor de gndire tradiionale.
ntr-o lucrare din 1993, Post Capitalist Society, Peter F. Drucker fcea
urmtoarea apreciere
2
: Cunoaterea nu este doar o alt resurs; precum factorii
tradiionali ai produciei, ea este astzi unica resurs semnificativ muncitorul pe
trmul cunoaterii este unica i cea mai mare avere.
Industriile bazate pe cunotine, caracteristice noii economii, sunt singurul
factor care asigur pstrarea avantajului concurenial al firmelor i avantajul
competitiv al unei ri. Cu alte cuvinte, nregimentarea n noua realitate economic
este singura cale n care vom putea asigura locuri de munc, dezvoltare i profituri.
Economiei cunoaterii i se atribuie, n general, trei trsturi:

1
Van Cuilenburg, J.J., Scholten, O., Noomen, G.W., tiina comunicrii, Editura Humanitas, Bucureti,
1998, p.59
2
Drucker, P., Societatea postcapitalist, Editura Image, Bucureti, 1999, p. 17
Sisteme Informationale de Birou
3
Este inevitabil. Cei mai mari actori ai viitoarei economii vor fi cei care
plaseaz n centrul resurselor i strategiilor cunotinele, cunoaterea i averea
intelectual.
Pentru a rezista mediului concurenial, firmele vor opta pentru strategii
bazate pe cunotine (supravieuirea pe pia nu nseamn numai reducerea
costurilor).
Atributele produsului/serviciului vndut devin mai puin importante dect
caracteristicile din afara produsului/serviciului. Un exemplu: multe firme
din industria tehnologiei informaionale ctig mai mult din asistena i
service-ul oferit produselor lor, dect din vnzarea propriu-zis a produselor.
Imaginea unui produs este deseori mai important dect caracteristicile
acestuia. Un articol din 1992, aprut n InfoWorld, indica topul calculatoarelor
foarte bune cu slabe vnzri i a produselor mai slabe dar care se vnd bine.
Comparaia viza firmele IBM i Compaq. Dei considerate mai bune ca ale
IBM-ului, calculatoarele Compaq se vindeau mai prost, aceasta din cauza
celebritii mrcii i politicii de promovare. ntre timp ns lucrurile s-au
schimbat, raportul vnzrilor schimbndu-se n favoarea firmei Compaq.
Tehnologiile informaionale au influenat att interdependenele dintre ri ct
i interdependenele dintre indivizi. Existena lor a repus n discuie funcionarea
sectoarelor de activitate. Cel mai influenat de fenomen este sectorul militar care are
acces la un volum important de informaii de orice tip. Evoluia NTI a fcut posibil
urmrirea online a derulrii conflictelor (rzboiul din Golf, evenimentele din Haiti,
rzboiul iugoslav, .a.), lucru ce a antrenat o profund readaptare a strategiilor
militare.
Reelele pot s influeneze foarte mult frontierele geografice ale puterii.
Tehnologiile informaionale, aplicabile n mod egal, amplific globalizarea
schimbrilor i deschide porile unei societi mai deschise, n care informaia,
veritabil materie prim, a devenit accesibil unui numr important de persoane.
Stpnirea acestora va modifica harta competitivitii internaionale, modificnd astfel
strategiile factorilor politici i economici.
ntreprinderea este cea care trebuie s rspund, la un pre acceptabil,
gusturilor consumatorului, n vederea ameliorrii gradului de satisfacie al acestuia.
Graie noilor tehnologii informaionale este posibil cunoaterea n timp real a
comportamentului indivizilor n faa unui produs nou sau a unui mesaj publicitar
(menionm exemplul agenilor inteligeni sau al tehnologiilor webmedia). i
comerul va profita de NTI, de la care se sper a se obine avantaje competitiv-
organizaionale.
Dezvoltarea reelelor, a sistemelor EDI (Electronic Data Interchange), a
comerului electronic, va continua s bulverseze lumea comercial n condiiile n care
indivizii lucreaz mpreun. Munca n afara locului fizic al ntreprinderii (telemunca)
va fi n mod progresiv facilitat de telematic, ceea ce va permite veritabile economii
de timp i energie.
Bncile de date, accesibile unor largi categorii de persoane, vor permite
partajarea cunotinelor i dirijarea lor ctre o societate fr frontiere i foarte
transparent. Reeaua Internet constituie cel mai bun exemplu n acest sens.
Dezvoltarea puternic a unei tehnologii poate angaja noi aplicaii i determina
fuzionarea cu alte tehnologii (televiziunea, copiatoarele, imprimantele).
Este banal s afirmi n zilele noastre c NTI dematerializeaz informaia.
Dematerializarea influeneaz statutul probelor juridice; n consecin, legislaiile
Sisteme Informationale de Birou
4
statelor dezvoltate din punct de vedere tehnologic in cont, n prezent, de forma
electronic de prezentare a informaiei i de suporturile electronice.
Herbert Simon, cruia i s-a conferit premiul Nobel pentru Economie n 1978,
opereaz aceeai paralel descris n primul paragraf, cea dintre motorul cu aburi, care
a fost declanatorul Revoluiei industriale, i calculatorul, ca promotor al Revoluiei
informaionale. Noile tehnologii informaionale prezint urmtoarele caracteristici
3
:
asigur accesibilitatea informaiei sub diverse forme: verbal, simbolic i
ntr-o form lizibil pe calculator. Crile i revistele vor fi stocate n memorii
electronice. Numeroase date, astzi nregistrate sau transcrise de om, vor fi
transmise direct sistemelor automate de prelucrare a informaiilor fr nici o
intervenie uman. De exemplu, producia ce iese de pe o linie de montaj
automat va fi nregistrat direct n registrele de stocuri, datorit informatizrii
complete a firmelor;
pun la dispoziia utilizatorilor memorii gigant (cele mai vaste memorii de
care dispune omul la ora actual);
fac posibil utilizarea limbajului uman pentru interogarea unui sistem
informatic;
asigur accesibilitatea informaiei n diverse puncte ale aplicaiei, la costuri
foarte reduse;
confer inteligen sistemelor de prelucrare a informaiilor.
n peisajul cotidian dou schimbri eseniale se datoreaz utilizrii NTI
4
:
- descentralizarea puterii informatice i a stocrii datelor i deplasarea
ctre utilizator;
- utilizarea pe scar larg a telecomunicaiilor, care joac rolul unei
pasarele electronice ntre diferitele componente ale sistemelor
informaionale.
La sfritul anului 1997, Information Week i Massachusetts Institute of
Technology
5
au realizat o anchet asupra a 175 de ntreprinderi americane ce avea ca
subiect identificarea motivelor pentru care ntreprinderile investesc n tehnologiile
informaionale. Rezultatul arat c acestea recurg la NTI datorit urmtoarelor
posibile avantaje:
mbuntirea serviciilor fa de clieni;
atragerea de noi clieni;
creterea calitii;
reducerea costurilor;
creterea oportunitilor de afaceri;
realizarea unei infrastructuri informatice competitive;
colaborare cu clienii i furnizorii;
sporirea modalitilor de control ale conducerii;
ameliorarea informrii conducerii;
creterea flexibilitii n afaceri.
Noile tehnologii informaionale (NTI) influeneaz incontestabil
productivitatea organizaiilor, economia de timp i de resurse, modelul decizional,
strategiile de marketing, designul i legtura direct cu clienii.



3
Pateyron, E-A., Salmon, R., Les Nouvelles Technologies de lInformation et lEntreprise, Ed.
Economica, Paris, 1996, p.29
4
OBrien, J., Les systemes dinformation de gestion, De Boeck Universit, Montral, 2001, p.488
5
01 Informatique magazine, nr. 39/decembre 1997, p.90
Sisteme Informationale de Birou
5

1.2 DE LA SIMPLU LA COMPLEX: DATE, INFORMATII,
CUNOSTINTE

Istoria civilizaiei umane este nsi istoria informaiei. Progresele nregistrate de
omenire au depins organic de cantitatea de informaie disponibil i de rapiditatea
vehiculrii i utilizrii informaiilor. Cantitatea de informaie este n continu cretere
i aceasta este caracteristica evoluiei civilizaiei umane care se afl n faza societii
informaionale.
Informaia, ca noiune, este foarte veche. Ea este utilizat cu diferite semnificaii:
suport al cunotinelor umane, unitate de msur n informatic, tire, noutate etc.
Sensurile noiunii de informaie sunt mult discutate i interpretate de ctre o disciplin
sau alta.
Apariia ca termen a noiunii de informaie a fost n domeniul tehnic, pentru a
desemna incertitudinea nlturat prin realizarea unui eveniment dintr-o mulime finit
de evenimente posibile.
Ulterior, semnificaia termenului s-a extins la cunoaterea realitii
nconjurtoare, adic, informaia reprezint un element nou, necunoscut anterior, fie
pentru om, fie pentru un sistem de calcul. In acest scop, se utilizeaz simboluri, care
prin asocierea lor cu realitatea, furnizeaz informaie.
Noiunile de informaie i dat se consider n vorbirea curent ca fiind chiar
sinonime, dei n realitate se deosdebesc esenial.
Pentru a fi perceput informaia trebuie exprimat ntr-o form concret. Prin dat
nelegem o entitate informaional atomic (cea mai mic form semnificativ de
informaie). Din punct de vedere informatic, datele reprezint un ir de simboluri.
Data poate fi considerat materia prim pentru informaie. Sistemul de calcul
opereaz cu date, care constituie forma fizic efectiv a simbolului ce reprezint
informaia.
Datele sunt fapte obinute, observate, contorizate, msurate etc., care sunt
nregistrate. Frecvent acestea sunt numite date de baz i sunt adesea nregistrate n
activitile tranzacionale de zi cu zi ale unei organizaii. Datele sunt derivate att din
surse externe ct i din surse interne i ca urmare a faptului cele mai multe date
externe trebuie s fie ntr-o form gata de utilizat, determinnd astfel activiti interne
care necesit sisteme de msurare i nregistrare de maniera la care aceste date pot fi
captate.
Plecnd de la definiia datelor, putem aprecia ca informaia reprezint o grupare a
mai multor date nrudite ce poart o semnificaie mai bogat i totui unitar.
Conform Dictionary of Computing
6
informaia reprezint cunotine prezentate
unei persoane sub form inteligibil. Unul din cele mai prestigioase dicionare de
specialitate Oxford Reference dictionary of computing
7
- aprecia informaia astfel:
formal, o colecie de simboluri. Acesta este sensul de prelucrare a informaiilor,
tehnologia informaional sau teoria informaiilor. Simbolurile pot fi definite ca forme
prin care se pstreaz sensul i care servesc ca o definiie alternativ a informaiei.
Sensul cvasiunanim ns acceptat pentru noiunea de informaie este urmtorul:
informaia definete fiecare din elementele noi coninute n semnificaia unui simbol
sau grup de simboluri, ntr-o comunicare, tire, semnal, grup de imagini etc. prin care
se desemneaz concomitent o situaie, o stare, o aciune etc.
8


6
Collin, S., M., Dictionary of computing, Peter Collin Pub, 1990, p. 32
7
Oxford reference dictionary of computing, Oxford University Press, 1991, p 15
8
Airinei, D., .a., Introducere n Informatica economic, Editura Sedcom Libris, Iai, 2002, p. 4
Sisteme Informationale de Birou
6
Informaia poate fi privit din trei unghiuri de vedere
9
:
din punct de vedere al percepiei umane, care presupune legarea informaiei
de efectele ce pot apare n urma unei receptri;
din punct de vedere analitic, lingvistic, informaia poate fi descris n termeni
ce se refer la sensul sau structura ei;
din punct de vedere fizic, ingineresc, informaia poate fi descris n termenii
manifestrilor sale fizice mediul de pstrare, rezoluia sau acurateea cu
care se emite, se recepioneaz.
Schematic relaia dintre date i informaii se poate reprezenta astfel:
Prelucrri
d1

dn
i1
i
m

ieiri intrri

d1 dn date
i1 im informaii
Fig.nr. 1.1. Relaia date-informaii
10

Informaia este util doar n raport cu utilizarea care-i poate fi conferit. Pentru
ntreprindere, informaia este util pentru asigurarea de noi cunotine i pentru a
reaciona la semnalele mediului extern.
Ca atare i rolul informaiei este divers:

Fig.nr.1.2 Rolul informaiei

9
Nichi, ., Racovian, D., .a, Bazele prelucrrii informaiilor i Tehnologie Informaional, Ed.
Intelcredo, Deva, 1996, p.12
10
Airinei, D., .a., op. cit, p. 5
Sisteme Informationale de Birou
7
Peter Drucker arat c informaia constituie date nzestrate cu semnificaie i
scop i tot el sugereaz c datele prin ele nsele sunt lipsite de semnificaie sau scop.
O informaie este relevant
11
dac:
dezvolt cunotine;
reduce nedeterminarea;
este utilizabil pentru scopul propus.
De aici i diversitatea punctelor de vedere privind noiunea de informaie:
un eveniment (informaia este un element perceput de ctre om din mediul
extern);
o cantitate (informaia este msura reducerii incertitudinii);
un mesaj (informaia este o cunotin pe care o comunicm);
o semnificaie (informaia este semnificaia normal perceput de ctre toi
indivizii);
un rezultat (informaia este rezultatul unui proces de comunicare);
un simbol (informaia este reprezentarea obiectelor i a faptelor).
Informaia trebuie s amelioreaze cunotinele destinatarului, s reduc
incertitudinea i nu are valoare dect dac are o influen benefic asupra deciziilor de
luat sau a aciunilor de realizat.
O clasificare succint a informaiilor ar putea fi:
Tabel nr. 1.1 Clasificarea informaiilor
Domenii Exemple
Informaii tehnice Modul de folosire pentru diferite aparate,
calculatoare, aparatura de birou, etc
Informaii comerciale Cunoaterea clientelei, a concurenei, a
sistemului de distribuie, etc
Informaii contabile i
financiare
Facturi, bilanul contabil, situaia contului de
profit i pierderi, indicatori financiari, etc
Informaii juridice Dreptul muncii, drept fiscal, drept civil, etc
Informaii economice Tarifele concurenilor, furnizorilor, cursul
valutar, etc
Informaii logistice Informaii privind aprovizionarea, livrrile, etc
Informaii umane i sociale Informaii referitoare la personal: nume, adrese,
situaie familial. Etc
Informaii politice Riscul de a investi n anumite ri, schimbrile
de regim, etc
Informaii culturale Informaii privind activitile artistice, sportive,
etc
Infomaia poate intra n tipologii diferite, n funcie de criteriul de analiz reinut:

11
Nichi, S., Racovian, D., op. Cit., p. 16
Sisteme Informationale de Birou
8
Tabel nr. 1.2 Tipologia informaiilor
Criteriul de
analiz
Tipul informaiei Exemple de informaii
Originea Informaiile interne provin
din ntreprinderea n care
circul;
Informaiile externe provin
din mediul extern
ntreprinderii
Note de serviciu, instruciuni,
etc
Comenzi, scrisori, cataloage, etc
Sensul
circulaiei n
ierarhie
Informaiile (interne) pot
fi:
- descendente;

- ascendente;

- laterale.

Fie de instruciuni, circulare;
Note informative, rapoarte,
motivri, etc
Telefoane, note de informare,
etc
Reprezentarea Semnele i simbolurile
utilizate pentru
reprezentarea informaiei
sunt diverse:
- texte;
- numere;
- grafice;
- coduri
- sunete.



Scrisori, rapoarte, note
Cifre de afaceri
Scheme, desene
Cifre, litere
Telefoane, reuniuni
Durata de via Informaii variabile al
cror coninut evolueaz n
timp;
Informaii permanente ce
au un coninut fix.
Cifra de afaceri, vrsta

Numele, data naterii
Poziia n
procesul
prelucrrii
Informaii brute, numite i
elementare sau de baz;
Informaii elaborate, ce
rezult prin prelucrarea
unor date de baz;
Informaii pentru procesul
de decizie, al cror coninut
este necesar s-l cunoatem
pentru a prelucra datele de
baz
Reviste, documente, cataloage
Rapoarte de sintez a
documentelor

Obiectul rapoartelor de sintez
Destinatarul Dup funcia sau rolul
destinatarului deosebim:

Sisteme Informationale de Birou
9
informaii
individuale;
informaii de mas
(pentru un
ansamblu de
persoane);
informaii
instituionale

Fie cu atribuii

Note de serviciu

Rapoarte
Gradul de
instituionalizare
Informaii formale sunt
furnizate de ctre firm i
au caracter obligatoriu;
Informaii informale,
aprute n mod spontan
datorit condiiilor de
lucru i relaiilor
interpersonale.
Organigrame, note de serviciu;

Zvonuri, indiscreii
Structura firmei Informaiile ierarhice sunt
informaii ce urmresc scar
ierarhic: ascendente,
descendente, laterale;
Informaiile funcionale
sunt informaii sub form
de sfat pe care
specialitii le transmit
celorlali membri ai firmei.
Note de serviciu, dri de seam


Avize, sfaturi
Finalitatea Informaii de funcionare,
sunt informaii
indispensabile execuiei
unei activiti;
Informaii privind evoluia,
permit firmei s anticipeze
evoluia mediului n care
funcioneaz i s sesizeze
oportunitile;
Informaii de influen
sunt informaii ce vizeaz
influenarea
comportamentului
indivizilor i prezint
importan pt firm n ceea
ce privete coeziunea
social, spiritul de echip,
etc
Proceduri


Propuneri ale clienilor i
furnizorilor, zvonuri



Indiscreii, note de serviciu,
zvonuri, etc
Eficacitatea deciziei depinde de justeea informaiei.
Sisteme Informationale de Birou
10
Tabel nr. 1.3 Justeea informaiilor
Criterii de justee Definiii
Fiabil Informaia furnizat trebuie s fie just, complet i
obiectiv (sunt necesare controale de verificare a
veridicitii i controale de redundan)
La zi Informaia este n majoritatea cazurilor nedurabil.
Trebuie deci sa nlocuim periodic informaiile vechi i s
fim vigileni la schimbrile juridice, financiare, economice
intervenite.
Util Informaia nu este n sine util sau inutil. Ea trebuie
adaptat necesitilor utilizatorului.
Inteligibil Informaia trebuie s poat fi neleas de ctre destinatar
fr urme de dubiu (limbaj comun ce trebuie respectat).
Precis Informaia nu trebuie s fie aproximativ. Fr ndoial, o
marj de incertitudine trebuie definit de la nceput
nainte de a evita riscurile erorilor.
Regulat Informaia trebuie furnizat ntr-un ritm uniform:
cotidian, sptmnal, lunar etc.
Rapid Informaia trebuie s poat fi obinut rapid i facil n
funcie de necesitile utilizatorului.
Sigur Informaia nu trebuie s fie deformat. Ea trebuie s
respecte nivelul de confidenialitate stabilit n prealabil.
Protejat Informaia trebuie s asigure un grad ridicat de securitate
care s-i asigure rezistena la orice gen de agresiune (furt,
manipulare greit, etc)
Puin costisitoare Informaia nu este nici gratuit, nici imediat. Ca atare
trebuie luat n calcul costul achiziiei i timpul de obinere
(o informaie este interesant doar n msura n care costul
achiziiei este inferior costului de eroare posibil fr
folosirea acesteia).
Toate aceste criterii de justee sunt importante dar, mai ales pentru firmele mici i
mijlocii foarte important este problema costului informaiei. Cu toate c, prin
tehnologiile actuale exist o scdere dramatic a acestuia, relaia tipic ce se
instaureaz ntre cost i cantitatea/calitatea informaiei este dat n schema de mai jos:
Sisteme Informationale de Birou
11

Fig.nr.1.3 Modelul costurilor informaiei
12

Informaia de calitate se definete ca fiind acea informaie care este utilizat ca
surs n crearea de valoare. Experiena, fundamentat pe cercetare arat c o
informaie bun are urmtoarele caliti:
este relevant pentru scopul propus;
este suficient de exact pentru scop;
este suficient de complet pentru problema care trebuie rezolvat;
provine de la o surs care prezint ncredere;
este comunicat agentului corespunztor;
este comunicat n timp util fa de producerea evenimentului;
este plasat pe nivelul corespunzator de detaliere;
este comunicat printr-un canal adecvat de comunicaie;
este bine neleas de utilizator.
Conceptul de cunotin poate fi definit pornind de la conceptele de dat i de
informaie, situndu-se pe un nivel de abstractizare superior acestora. Cunotina
reprezint agegarea evoluat a unor seturi de informaii (coninut textual/valoric,
atribute, caracteristici, reguli, relaii) deservind activiti specifice, i manifestate
deseori abstract (sub form de modele de aciune/decizie/comportament).
n faa unui asemenea mediu complex i imprevizibil, o interpretare retroactiv i
raionala a informaiilor nu mai este viabil i ntreprinderea risc s fie depita de
situaie, iar funcia de documentare (sau memorizare n general) tinde s devin doar o
munc suplimentar, administrativ fr s reflecte realitatea economic.

Fig nr 1.4 Relaia date-informaii-cunotine
13


12
http://217.156.122.85/SistemeInformationale/Capitolul%201.pdf
13
Filip, M., .a., Bazele teoretice ale Informatizrii Administraiei Publice, Editura Sedcom Libris, Iai,
2005, p. 21
Sisteme Informationale de Birou
12
Reprezentnd datele, informaiile i cunotinele sub forma unei piramide i
plasnd pe aceast piramid a abstractizrii i inteligena, putem spune c aceasta
constituie nelegerea, interpretarea cunotinei.
Inteligen
Cunotine
Informaii
Date
Uman, naional
Contextuale, tacite
Transferul lor necesit nvare
Codificabile, explicite
Uor transferabile

Fig.nr. 1.5 Date/Informaii/Cunotine volum i grad de abstractizare
14

n arta rzboiului, un avantaj decisiv era fr ndoiala deinerea datelor (despre
teren, despre arme, despre planurile sau intentiile adversarului). Inventarea
informaiilor, dezinformarea, disiparea informaiilor sunt arme ns la fel de puternice
ca cele de oel sau muchii. Cmpul de lupt virtual este mult mai subtil i mai
complex: este cel al informaiei i mediatizrii acesteia.
ntr-un mediu economic puternic concurenial, ntreprinderea care nu se preocup
de tendinele evoluiei pieii sale, de noile produse i de principalii concureni, de
emergena noilor tehnologii informaionale, de stocarea a ceea ce tie i de rezolvarea
a ceea ce nu tie risc s moar subit.
Ce cunotine precise conduc la avantaje competitive precise?
Cum s cuantificm ce tim i ce nu tim?
Ce cunotine s capitalizm?
Cum putem msura valoarea a ceea ce tim? Dar a ceea ce nu tim?
Ce dispozitive sociale i tehnice permit facilitarea crerii i partajrii
cunotinelor?
Putem s tim ce tie ntreprinderea pentru a putea aciona, nu reaciona
(Knowledge Management)?
ntrebri dificile, cu att mai mult cu ct trebuie s recunoatem c n
ntreprinderea actual cunotinele colective sufer de numeroase limitri:
afectate de jocurile de putere;
sensibile la situaia economic mondial;
tendina natural spre hiperspecializare;
sSupuse rutinei;
capitalizare laborioas.

14
Eden, A., Bojan, I., Economia cunoaterii i noile tehnologii informaionale, n Informatica
economic i Societatea informaional, Editura Mirton, Timioara, 2002, p 32
Sisteme Informationale de Birou
13
Chiar i n situaia n care o ntreprindere devine interesat de capitalul su de
cunotine, accepiunea este n sensul de patrimoniu. Ea se va preocupa s elaboreze
stocuri mari de norme i concepte, proceduri i brevete, gata s fie puse n practic,
dar inutile pentru a rezolva noile probleme, pentru a face fa alegerilor inedite i
celor marcate de incertitudine.
n era informaiei i a dematerializarii schimburilor, cu siguran noile tehnologii
sunt o component tehnologic esenial pentru capitalizarea cunotinelor si trecerea
la inteligena colectiv. Noii factori de competitivitate sunt stns legai de
capacitile relaionale, cooperative i cognitive ale ntreprinderii. Pentru rezolvarea
problemelor inedite, competenele ntreprinderii trebuie s fie evolutive, contextuale i
repartizate; ntreprinderea desemnat ca una care nva trebuie s-i canalizeze
atenia n primul rnd pe elementele de dinamica cunotinelor deci pe fluxul
avantajelor i apoi pe produs.

1.3. BIROTICA. OBIECT I OBIECTIVE
Birotica s-a nscut din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii
administrative i de bicrou cu nevoile de comunicare i de prelucrare automat a
datelor, viznd creterea productivitii i a calitii muncii de birou.
Conceptul de birotic a aprut n SUA la nceputul anilor70 odat cu expresia
Office Automation. Echivalentul francez era Automatisation du Bureau sau
Automatisation du tertiare. n 1977, Institutul Naional de Cercetare n Informatic i
Automatic din Frana recunoate termenul de Bureautique. Termenul romnesc
corespondent Birotic este mprumutat din limba francez.
Birotica nu include numai tehnologii, ea este afecteaz structurile
organizatorice, presupune reorganizarea metodelor de lucru, implic formarea
continu profesional a personalului, modific ergonomia posturilor de lucru i are n
vedere multiple criterii psihologice i sociale. Privit n acest mod, birotica
nglobeaz i studiul factorilor care apar n activitile de birou i implicaiile acestora.
ncercrile de definire a biroticii sunt influenate de perspectivele oferite i de
percepia i implicaiile descrie de implementarea acesteia. n tabelul nr. 1.4 cumulm
cteva din definiiile biroticii din diverse puncte de vedere.
Criterii Definiii:
Birotica este

Conceptual
sistemul de informare individual a unei persoane sau a
unei echipe profesionale care lucreaz ntr-un birou, fr a
avea alte cunotine dect cele profesionale cerute de postul
pe care l ocup.
Modificri a modului
de lucru tradiional
electronica sau automatica birourilor desemnat de
ansamblul tehnologiilor, tehnicilor i mijloacelor care
asigur executarea automat a muncii de birou.
consecine umane i
sociate antrenate de
informatizarea
birourilor
mijloacele i procedurile de asistare a muncii de birou,
care se sprijin pe Noile Tehnologii Informaionale i
Comunicaionale i pe metodele i teoriile de organizare a
muncii, pentru a asigura funcionarea biroului i a mediului
su.


funciile biroticii
este un ansamblu de mijloace i resurse care asigur
organizarea muncii de birou prin oferirea unor fluxuri
performante ale documentelor i mesajelor, prin sprijinirea
Sisteme Informationale de Birou
14
grupurilor eterogene de lucru s se ntlneasc i s lucreze
fr s se afle fa n fa i prin oferirea de servicii
colectivelor omogene de lucru.

sistem informaional
privit ca un sistem informaional de automatizare a
muncii de birou ce faciliteaz desfurarea n condiii optime
a proceselor de obinere, transmitere i stocare a
informaiilor la nivel de bioru, departament sau
ntreprindere.
Tabelul nr.1.4 Cteva definiii ale Biroticii

1.3.1. Birotica: sistem informaional
Birourile sunt, n fapt, adevrate centrale informaionale prin care sunt
vehiculate importante volume de informaii. Experiena practic demonstreaz c:
procurarea, culegerea, valorificarea i transmiterea direcional a informaiilor este
cea mai imporatant sarcin a birourilor. n acest sens, prin optimizarea proceselor
informaionale i comunicaionale se urmrete
15
:
modul simplu de preluare i ntreinere a informaiilor, pentru toate tipurile
de informaii;
mbuntirea calitii informaiilor prin punerea la dispoziie a tuturor
informaiilor necesare i existente,
scurtarea timpilor de parcurs prin eliminarea timpilor de transport, copiere
i ateptare, ca i prin scurtarea duratelor de prelucrare;
accelerarea cutrii informaiilor prin instrumente adecvate (bnci de date
pentru cutarea direcionat i structurat, sisteme de gestiune a documentelor
pentru posibilitile de accesare a documentelor arhivate dup coninutul
acestora, posibilitatea cutrii hipertext);
reutilizarea direcionat a informaiilor (exemplu: redactarea de scrisori n
serie);
calitatea excelent a rezultatelor prin standardizarea fluxurilor de date i
prin asigurarea actualitii documentelor/datelor folosite (tehnologii EDI, EFI:
EDI+Internet, WEB, workflow) etc.
Privit din punct de vedere informaional, Birotica este ncadrat n categoria
sistemelor informaionale. Din punct de vedere general, ntr-o organizaie ntlnim
dou categorii de sisteme informaionale: operaionale i de sprijinire a conducerii.
ncadrarea biroticii ntr-una din aceste categorii a fost i rmne motiv de discuii i
dispute.
Cei mai muli autori (OBrien J., Alter S.) consider c birotica este
poziionat la nivelul operaional, pentru c se ocup cu operaiile de rutin, repetitive
i urmrete nlocuirea sistemului manual i semi-automatizat de organizare i
transmitere a informaiilor cu ajutorul noilor tehnologii informaionale.
Ali autori (Oprea D.) se opun acestei viziuni, considernd c birotica sprijin
n mod egal i conducerea tactic i strategic. Un exemplu, n acest sens, l constituie
echipele de manageri care lucreaz la diferite proiecte, pentru care sistemele de
sprijinire a grupurilor de lucru, cu tehnologiile aferente, nseamn productivitate i
eficien sporite. Aceast viziune este sprijinit de utltimele tehnologii informaionale
(groupware, Internet, comer electronic) care transform birotica ntr-un sistem
informaional strategic pentru organizaie.

15
prelucrare dup: Gtjens-Reuter, M., Behrens, C., Manual de secretariat i asisten managerial,
Editura Tehnic, Bucureti, 1999, pp. 59-60
Sisteme Informationale de Birou
15
Delimitarea componentelor biroticii este dificil, ntruct utilizeaz
echipamente sau instrumente de lucru care sunt utilizate n mai multe domenii ale
biroticii.
Putem identifica mai multe componente dup opiniile autorilor James
OBrien
16
i Steve Alter
17
(tabelul 1.5).
Autor componentele sistemului informaional de automatizare a muncii de
birou
James
OBrien
sisteme de procesare electronic reunesc procesoarele de texte, desktop
publishing, sistemele de copiere;
sistemele de comunicaii electronice e-mail, v-mail, fax;
sisteme de reuniuni electronice - teleconferine, sisteme de sprijinire a
grupurilor de lucru;
sisteme de prelucrare a imaginilor sisteme multimedia, gestiunea
documentelor electronice;
sisteme de gestiune a biroului accesorii ale biroului electronic,
programarea activitilor, agenda electronic etc.

Steve
Alter

I. Sistemul de sprijinire a muncii de birou include instrumente pentru crearea
i gestionarea documentelor (obinuite sau electronice), care pot fi grupate
astfel:
sistemele pentru procesare de texte i imagini creeaz, stocheaz,
modific i tipresc documente care conin texte sau combinaii ale acestora cu
texte i imagini. evoluia acestora a nceput odat cu apariia procesoarelor de
texte (cele mai simple), pn la sofisticatele sisteme desktop publishing prin
care este posibil crearea documentelor complexe;
programele de calcul tabelar reprezint un mod extrem de eficient de
organizare a datelor numerice, cu posibiliti multiple: realizarea de calcule (de
la simplu la complex), reprezentarea grafic, organizarea n baze de date.
Facilitile oferite de aceste programe s-au nmulit de la lansarea lor n anii70
(Visicalc) la ultimele versiuni de Lotus sau Excel;
sistemele de organizare a datelor individuale sunt destinate organizrii
munii fiecrei persoane i nu se refer la bazele de date ale ntreprinderii. Sunt
incluse n aceast categorie instrumente de tip calendar, agend de lucru, lista
cu prioriti, lista cu nu uita s. Aceste instrumente sunt incluse n orice
versiune a interfeei Windows;
programele de prezentare ofer nespecialitilor posibilitatea de a realiza
prezentri independent, fr a apela la persoane specializate. Au o interfa
prietenoas, instrumente intuitive i faciliti de tip wizard care le fac uor de
utilizat. Putem include aici PowerPoint din pachetul Microsoft Office.
Piaa biroticii este dominat de Microsoft Office n Europa, dar i alte firme ca
Novell i Lotus ofer produse similare Perfect Office, Smartsuite. Un astfel de
produs nglobeaz, de obicei, un procesor de texte, un program de calcul tabelar,
un program pentru crearea de prezentri, un program de pot electronic, un
program de organizare a datelor individuale i este comercializat pentru 300-500 $.

II. Sistemul de comunicaii ajut utilizatorii s lucreze mpreun prin
transmiterea i partajarea datelor i se concretizeaz ntr-o gam larg de
echipamente: de la banal (telefon, fax, pager, pot electronic) la complex i
sofisticat (pota prin voce, videoconferine, audioconferine).
Sistemele de teleconferine presupun utilizarea transmisiei electronice pentru
a permite la 2 sau mai muli oameni s se ntlneasc i s discute o idee sau o
problem, fr s fie neaprat fa n fa. Prima form de teleconferin a fost
telefonul, ns evoluia tehnologiei a permis forme mai complexe i complete

16
OBrien, J., Les systemes dinformation de gestion, De Boeck Universit, Montral, 2001
17
Alter, S., Information Systems, Benjamin/Cummings Publishing Co., 1996
Sisteme Informationale de Birou
16
pentru aceasta: audioconfeine, conferine prin calculator, videoconferine.
Sistemele electronice de transmitere a mesajelor au luat amploare ncepnd
cu anii 80 cnd nevoia comunicrii asincrone (din locuri i momente diferite) s-
a amplificat. Cele mai importante tehnologii sunt: pota electronic (e-mail),
pota prin voce (v-mail) i faxul. Iniial aceste tehnologii au fost utilizate
separat, dar a aprut tendina de fuzionare, n sensul c au mprumutat faciliti
una de la alta (de exemplu, la nceput, pota electronic permitea doar
transmiterea de texte, acum se pot transmite i imagini, astfel c ea poate nlocui
faxul). Pe pia au aprut produse care mbin cele trei tehnologii.

III. Sistemele de sprijinire a grupurilor de lucru (tehnologiile groupware sau
teamware) ofer sprijin persoanelor care lucreaz n echip sau la acelai proiect
prin asigurarea accesului partajat sau simultan la informaii, programarea
ntlnirilor, controlul asupra fluxului de date i comunicaii.

1.3.2. Obiect i obiective
ntr-un birou se execut i se desfoar o multitudine de sarcini i activiti
repetitive, cum ar fi ntocmirea i nregistrarea de documente sau gestiunea mesajelor,
care nseamna, acum 10 ani, o mulime de timp irosit pentru retiprirea la maina de
scris a aceleiai scrisori cu date diferite, ori destinatari diferii sau pentru convorbiri
telefonice repetate cu acelai mesaj pentru stabilirea sau anularea unei ntlniri etc.
Apariia calculatorului i a imprimantei de birou nu a nsemnat o rezolvare, ci doar o
mbunttire parial a situaiei (cum s-ar spune dac aduci un calculator ntr-un haos,
obii un haos computerizat). Deci, este necesar analiza fluxului de date, informaii
sau activiti i regndirea ntregului sistem informaional.
Biroul este mediul n care se desfoar conducerea i administrarea
organizaiilor, indiferent de natura lor. Unele persoane sunt implicate n procesul
decizional, altele culeg, transmit sau dirijraz informaiile n cadrul organizaiei. De
regul, astfel de activiti sunt reunite sub sintagma a munci cu informaia, care sub
influena noilor tehnologii capt o arie de cuprindere mai larg dect accepiunea
clasic. Informaia este deci obiectul biroticii.
Obiectivul biroticii este legat de asigurarea comunicrii dintre membrii
unei organizaii, precum i conectarea acesteia cu mediul exterior.
Din punct de vedere al echipamentelor, pentru realizarea aplicaiilor de
comunicaie birotic pot fi luate n considerare posibiliti diferite de soluionare
(figura nr. 1.6).
Sisteme Informationale de Birou
17
Solutii INTRANET
Electronic Data
Interchange
(EDI)
schimbul electronic de date
Telecomunicatii
(faxuri, telefoane cu
computer)
WORKFLOW
(fluxul de lucru
informatizat)
GESTIUNEA
ELECTRONICA
A DOCUMENTELOR
Aplicatii INTERNET
GROUPWARE
(produse program pentru
grupurile
de lucru), E-Mail
Figura nr. 1.6 Aplicaii de comunicaie birotic
Tradiional, munca ntr-un birou se desfoar ntre orele 7.30 15.30.
Tendina actual este de a permite ca munca s se poat desfura oriunde i oricnd,
dup cum este nevoie. Sunt activiti pentru care sloganul 24x7 a devenit posibil.
Meritele revin noilor tehnologii informaionale, n special telecomunicaiilor (laptop-
uri, telefoane celulare, Internet). Birotica trebuie s rspund urmtoarelor nevoi:
nevoia de comunicare mai bun, mai rapid i mai ieftin ntre persoane i
organizaii;
nevoia de sprijin a persoanelor care lucreaz mpreun, n acelai loc sau n
locuri diferite.

1.3.3. Funciile biroticii
Pe baza prezentrii de mai sus, identificm urmtoarele funcii:
- gestiunea documentelor este considerat funcia primordial. A fost marcat
de nlocuirea scrisului de mn, a mainilor de scris i a fietelor de dosare
prin sistemele electronice care lucreaz cu procesoare de texte i aplicaii
grafice;
- gestiunea i dirijarea mesajelor a fost propulsat de nlocuirea serviciilor
telefonice clasice i a sistemului clasic de transmitere a mesajelor cu pota
electronic i prin voce, cu servicii electronice de informare;
- sprijinirea grupurilor eterogene de lucru, prin intermediul groupware i al
tehnologiilor comunicaionale;
- rezolvarea problemelor colectivelor de lucru, exercitat prin folosirea n
comun a informaiilor, autorizarea documentelor, gestiunea proiectelor i
programarea activitilor colectivului.

1.4 IMPLICAIILE ORGANIZAIONALE PRODUSE DE BIROTIC
Cheia succesului pentru Birotic const n abandonarea majoritii noiunilor
de baz pe care este construit o ntreprindere clasic. Lucrtorii i managerii de azi
sunt prizonierii unei teorii nvechite cu privire la organizarea muncii - teorii ce
dateaz de la nceputurile revoluiei industriale.
Sisteme Informationale de Birou
18
Aceste idei: diviziunea muncii, necesitatea controalelor meticuloase, ierarhia
managerial - nu mai sunt valabile ntr-o lume de competiie global i n continu
schimbare. Viitorul aparine reengineering-ului care se caracterizeaz prin
urmtoarele trsturi:
realizeaz schimbarea la fa a unitilor de lucru, de la departamente
funcionale la echipe de proces,
atributele diferitelor posturi se schimb: se trece de la executarea unor
operaii simple la lucrri multidimensionale,
rolul oamenilor nu mai este acelai, ei trec de la subordonare la putere de
decizie,
sensul pregtirii cadrelor se schimb, de la calificare la educaie,
msurarea performanelor i stabilirea recompenselor se concentreaz nu
att pe activitate ct pe rezultate,
se aplic alte criterii de avansare (promovare), se trece de la performan la
abilitate,
rolul managerilor se schimb - din supraveghetori devin mentori,
structurile organizaionale se aplatizeaz,
poziia efilor nu mai este aceeai: din constatatori de rezultate devin
lideri.
Tehnologiile informaionale i de comunicaii sunt pe cale s declaneze o
nou mod de cretere economic, capabil s stimuleze dezvoltarea societii
informaionale. Schimbrile structurale care se produc n economiile diverselor ri
bulverseaz schemele tradiionale de posturi, antreneaz deplasri geografice de for
de munc, omaj i rupturi sociale.
n lumea ntreag, distribuirea muncii n-a ncetat s evolueze: de la sectorul
primar ctre sectorul secundar, de la sectorul secundar ctre cel teriar. n fiecare
etap, investirea capitalului se realizeaz n pofida reducerii forei de munc prin
creterea produciei.
n sectorul primar i n cel secundar, fora de munc a fost nlocuit de maini.
Acest fenomen se manifest n societile informaionale aflate n emergen: un
anumit numr din sarcinile de birou i din cele administrative i-au pierdut importana
datorit automatizrii. n toate rile dezvoltate, de exemplu, apariia tranzaciilor
financiare electronice a antrenat n sectorul bancar importante reduceri de personal.
Structura economiei evolueaz, o parte din aceste persoane i vor gsi, probabil, un
loc de munc n noile industrii consumatoare de informaii.
Paralel cu schimbarea structural, i natura posturilor de lucru va suferi o
transformare profund. Condiiile de lucru se simplific o parte dintre persoane vor
putea lucra n particular la domiciliu; iar preul pe care trebuie s-l plteasc este c
frontiera dintre via privat i cea personal este greu de delimitat.
Numrul angajailor care se ocup cu informaia n lume este n continu
cretere. Exemple: Olanda 40 % din populaia activ, SUA 65 %, Uniunea
European mai mult de 60 % din locurile de munc. n Germania, ntre anii 1970 i
1987, ponderea angajailor ocupai cu prelucrarea informaiilor a crescut de la 28.4 %
la 39.2 %. Frana, n perioada 1968-1989 a nregistrat o cretere de la 32.2% la 45.1%.
n Japonia s-au nregistrat, n perioda 1970-1990, creteri de la 29.9 % la 33.4 %.
Dup cum se vede, trecerea la societatea informaional i spune cuvntul nu
numai n domeniul dotrii cu calculatoare i adoptrii tehnologiilor informaionale, ci
i n cel al profesiilor i ocuprii forei de munc. La nivelul personalului principalele
impedimente sunt:
Sisteme Informationale de Birou
19
angajaii sunt reticeni la schimbare, ei fiind obinuii cu echipamentele
informatice pe care le utilizeaz n mod frecvent;
angajaii tineri, trebuie s-i continue formarea profesional prin instruirea
n cunoaterea elementelor de baz ale folosirii de pagini HTML i ale
publicrii pe WEB;
lipsa specializrii personalului n crearea i ntreinerea procesului de
partajare a informaiilor;
departamentele nu sunt instruite/motivate n dezvoltarea propriilor site-uri
i n actualizarea i mbuntirea continu a coninutului acestora;
necesitatea instruirii personalului n prelucrarea, gestionarea i
mbuntirea documentelor HTML.
Japonezii sunt cei care au descoperit c un potenial imens l reprezint
grupurile de lucru formate din lucrtori, nu ierarhic, ci pe orizontal. Ideea a fost
preluat i adoptat i de occidentali. Tehnologia informaional susine acest mod de
organizare prin groupware. n plan organizaional menionm trecerea de la
individual la grupuri de lucru. n cadrul Biroticii aceast trecere este reflectat de
componentele groupware.
ntr-un proiect groupware, organizarea activitilor i a structurilor necesare
pentru acestea sunt doi poli care vor ridica performanele ntreprinderii pn la
ndeplinirea ambiiilor ei strategice.
Organizarea poate fi neleas ca o structur de aciune i influeneaz oameni
cu valorile i comportamentele lor individuale i de grup. Cei doi poli organizaionali
se numesc astzi <<procese>> i <<echipe de lucru>>. Aplicarea concret a acestor
concepte permite ntreprinderilor s lucreze mai bine, mai repede, cu mai puin i s
intre astfeln economia post-industrial a secolului XXI.
Formula organizatoric specific reducerii numrului de niveluri ierarhice n
structurile organizaionale i a practicrii unui management modern, reticular,
participativ este ECHIPA. Lucrul n echip poate fi privit ca o tentativ modern de a
realinia motivaia individual la raionalitatea organizaiei
18
.
Apariia PC-urilor i a softului adecvat a extins aria utilizatorilor individuali de
calculatoare, iar tehnologia reelelor, alturi de alte realizri din domeniul
comunicaiilor, a constituit impulsul iniial al conturrii ideii de grup de lucru.
Susinerea ei de ctre persoane autorizate, cum sunt Peter Drucker sau John
Hoerr, prin afirmaii precum c munca n echip este mult mai eficient dect cea
individual, indiferent c ea se desfoar n atelierele de producie sau n birouri, a
constituit un motiv i mai puternic de acordare a unei deosebite importane. Deodat
s-a declanat un proces puternic de scoatere n lumin a unor activiti de birou ce se
desfurau ntr-un mare anonimat i, uneori, ntr-o condamnabil izolare
19
.
Un studiu efectuat asupra activitilor desfurate de mai multe echipe a
demonstrat c, n mod obinuit, 70 % din timpul lor este dedicat unor sarcini de
rutin, pentru care membrii echipei nu-i consum energia i creativitatea, ce este
principala surs de inovaie, prin care ntreprinderea capt un avantaj concurenial.
La originea ineficienei, sau a eecului echipelor poate fi oricare din motivele
urmtoare:
inovatorii pierd timp cu descoperirea unor soluii deja dezvoltate,
cunotinele strategice nu au fost capitalizate,
cad n capcana unor acelorai erori din proiectele trecute,

18
Badrus, G., Rdceanu, E., Globalitate i management, Editura All Beck, Bucureti, 1999, p.150
19
Oprea, D., Fotache, M., Birotica. Sprijinirea grupurilor de lucru prin soft specializat, Tribuna
Economic nr.12/aprilie 1994
Sisteme Informationale de Birou
20
datorit lipsei standardizrii nu pot s optimizeze costurile i pierderile de
timp.
Prin implementarea unui management productiv i proactiv de cunotine, a
unor tehnologii specifice groupware urmrete eliminarea ineficienei echipelor.
Cuplul <individ-grup> este principalul motor groupware. Pentru proiectele
groupware, dinamica uman este principalul factor de succes. Ea privete att evoluia
mecanismelor culturale individuale (cum ar fi valorile i comportamentele n munc
ce sunt vectorii necesari performanei colective) ct i evoluia mecanismelor de grup
ce permit concretizarea unei structuri eseniale: echipa de lucru. Aceasta este format
din indivizi care formuleaz ipoteze, stabilesc obiective, definesc strategii i creaz
organizaii ce permit fiecrui lucrtor s rezolve o anumit sarcin.

1.5 DE CE ESTE TOTUI NECESAR AUTOMATIZAREA
LUCRRILOR DE BIROU?
Se tie c celebrul filozof german Goethe, observnd fiina uman, a fcut
remarca rutcioas, ns extrem de pertinent: Fiecare ascult numai ce nelege!.
Trebuie s fim de acord c implementarea noului model de economie const n
crearea de noi piee i expansiunea celor existente, apariia de noi modele de
comportament pentru productori i consumatori, noi tipuri de bani, noi mentaliti,
noi reele de distribuie, transformarea modelelor economiei tradiionale. Spre ce ne
ndreptm: economie digital, economie Internet, webeconomie, economie virtual
etc.
Ca i economia real, cea digital are la baz piaa, care se transform dintr-una
standard ntr-una electronic, bazat pe tehnologia informaiei. Principala
caracteristic a procesului de realizare a afacerilor ntr-o lume digital const n faptul
c la baza proceselor de distribuie se situeaz culegerea, selectarea, sintetizarea i
distribuirea informaiei. Lanul unei afaceri digitale ncepe cu aprovizionarea i
cererea i se ncheie cu preurile i cu competiia.






















4. Tranzacii on-line
3. Intermediari
2. Aplicaii
1. Infrastructura Internet
Activitate economic
Infrastructur
Sisteme Informationale de Birou
21



Fig. nr.1.7 Structura economiei digitale

Cine se gndete c automatizarea lucrrilor de birou se reduce doar la
procesare de texte pe un PC, nu numai c nu este la zi, este supus sigur procesului
erodrii afacerii i de ce nu falimentrii ei.
n Birotic intr orice echipament i aplicaie care contribuie la mbuntirea
circulaiei informaiei n activitile de birou i, care nlesnete legtura cu lumea
exterioar. S rspundem ns la n trebarea din titlu. Aceast automatizare este
necesar cel puin din urmtoarele motive:
activitile de birou conin mult rutin;
se dorete un acces mai operativ la date n raport cu momentul lurii
deciziei (n timp real);
tratarea mai unitar a datelor care sunt pstrate ntr-un mod mai puin
redundant dar n acelai timp ntr-o manier distribuit;
circulaia mai rapid i securizat a datelor ntre birouri i ali ageni
economici;
accesului la fabulosul mediu informaional i comercial care este
Internet-ul

Teste gril:
Obiectivul Biroticii este:
a) [ ] de a implica personalul firmei n procesul decizional;
b) [ ] de a permite ca munca din birouri s se desfoare oriunde i oricnd;
c) [x] de a asigura comunicarea dintre membrii unei organizaii, precum i
conectarea acesteia cu mediul exterior;
d) [ ] de a integra mijloacele i tehnicile muncii administrative i de birou cu
noile tehnologii informaionale.
Birotica trebuie s corespund urmtoarelor nevoi:
a) [x] comunicarea mai bun, mai rapid i mai ieftin ntre persoane i
organizaii;
b) [] integrarea noilor tehnologii informaionale i comunicaionale n cadrul
firmei;
c) [x]sprijinirea persoanelor care lucreaz mpreun, n acelai loc sau n locuri
diferite.

Piaa Biroticii n Europa este dominat de produsele:
a) [ ] Perfect Office
b) [ ] Smartsuite
c) [x] Microsoft Office
Sisteme Informationale de Birou
22

Cap 2 TEHNOLOGII INFORMATICE I DE TELECOMUNICAII
De ce s studiem tehnologiile informatice i de telecomunicaii, precum i
sistemele informaionale i tehnologia informaiei? Este ca i cum ne-am ntreba de ce
un om de afaceri trebuie s studieze contabilitate, finane, management, marketing sau
alt funcie major a unei afaceri. Este cert c ele au devenit o component vital a
unei afaceri sau firme de succes. Dac dorii s devenii manager, om de afaceri,
organ de control sau simplu angajat ntr-o firm modern, trebuie s stpnii bazele
acestor tehnici i tehnologii.
Practic, de la un simplu acces de la distan la o baz de date pentru informare
sau consultare, la operaii curente ce privesc gestiunea firmei, evidena contabil la
distan prezena la ntruniri de afaceri i chiar conducerea afacerii propiu-zise, totul
este posibil fr s fim acolo, cu ajutorul Noilor Tehnologii Informaionale i
Comunicaionale.

De la era industrial la societatea informaional

nc de la nceputul anilor `90, termenul de Societate Informaional a
nceput s fie utilizat pentru a descrie numeroasele i variatele schimbri n economie,
politic, cultur i, n general, n ansamblul societii, ceea ce presupune dezvoltarea
rapid a tehnologiilor moderne de informaii i comunicaii. Semnalat de mai mult
vreme era informaional ia treptat locul celei industriale i societatea tradiional este
nlocuit de societatea informional.
Fiina uman este fcut s comunice. n noua societate, cea de tip
informaional, m mare pondere, comunicarea, transferul i schimbul de informaii se
desfoar prin intermediul reelelor de telecomunicaii i a sistemelor informatice. n
literatura de specialitate nu exist unanimitate n definirea tehnologiilor
informaionale, totui cea mai relevant definiie dintre toate const n a nelege prin
acestea colecii de domenii tehnologice, care se dezvolt simultan i interdependent.
ntre domeniile cele mai importante sunt incluse: informatica, electronica i
comunicaiile.
Altfel spus tehnologiile informaionale se bazeaz n principal pe dou mari
componente
20
:
Tehnologii informatice: hardware i software;
Tehnologii de comunicaii: reele, transmisii optice, transmisii fr fir,
etc.

2.1 TEHNOLOGII INFORMATICE: HARDWARE I SOFTWARE
Un sistem electronic de calcul
21
reprezint un ansamblu de echipamente
(hardware) care, mpreun cu un sistem de programe (software) realizeaz prelucrarea
automat a datelor furnizate de utilizatori n scopul obtinerii informaiilor.
Echipamentele (hardware) sunt formate din calculatorul propriu-zis i echipamentele
periferice. Ansamblul programelor (software-ul) permite ns utilizarea
echipamentelor.

20
Ftu, T., ugui, A., Ce urmeaz dup societatea informaional?
21
Airinei, D., Filip, M., Ftu, T., Grama, A., Fotache, D., Georgescu, M., Fnaru, L., Introducere n
Informatica economic, Editura Sedcom Libris, Iai, 2005, p. 64
Sisteme Informationale de Birou
23
n anul 1981, corporaia IBM a pus la punct primul computer considerat
personal, care avea un pre accesibil i putea realiza sarcini utile. n scurt timp, a
luat amploare piaa de programe aplicative, odat cu dezvoltarea companiei
Microsoft. Dar ce este un calculator, alintat i computer, PC, staie de lucru i ce
conine el? n plus exist deosebiri ntre denumirile enumerate?
Termenul de calculator este traducerea din limba englez a termenului
computer i echivalentul cuvntului ordinateur n limba francez. Personal Computer
sau PC nseamn calculator personal i este echipamentul cu care lucreaz n mod
obinuit utilizatorii la locul de munc. n principiu, un calculator este un dispozitiv
electronic ce funcioneaz sub controlul instruciunilor stocate n memoria sa. Aa
cum vom vedea ulterior exist o serie de diferene ntre un PC, o staie de lucru sau
un laptop.
Ce se afl sub carcasa PC-ului?
Cele mai importante componente sunt:
- Placa de baz;
- Sursa de alimentare;
- Magistrale de date i comenzi;
- Periferice.
Sursa de alimentare convertete tensiunea alternativ n tensiune continu,
pentru a putea funciona componenetele sistemului. n plus, furnizeaz tensiunea de
alimentare pentru tastatur, mouse i desori monitor.
Magistrale de date i comenzi permit circulaia datelor i a comenzilor n
ambele sensuri, fiind practic cele care interconecteaz microprocesorul cu toate
celelalte componente ale calculatorului (se regsesc sub form de trasee i cabluri).
Placa de baz (Mainboard sau Motherboard) gzduiete majoritatea
circuitelor electronice care comand funcionarea PC-ului.

Fig. nr. 2.2 Placa de baz
Aceasta determin configuraia i capabilitile calculatorului (viteza maxim
posibil a procesorului, viteza magistralei, tipul de memorie, etc.). Inima acestei plci
este aa numitul chipset, adic un grup de circuite cu grad foarte mare de integrare,
care comand diferitele pri ale configuraiei. Fiecare chipset are soclul su. Soclul
(Socket-ul) este un fel de priz n care intr picioruele cipului microprocesorului.
Alegerea plcii de baz necesit mare atenie, deoarece, dac alte plci de
extensie pot fi nlocuite mai uor i cu cheltuieli relativ mici, schimbarea plcii de
baz poate implica i schimbarea procesorului, iar n unele cazuri chiar i a carcasei
(trebuie s cutai o placa de baz care s v ofere ct mai multe posbiliti de
upgrade).
Dintre componentele care se afl pe placa de baz amintim:
Procesorul;
Memoria sistemului;
Placa de sunet;
Sisteme Informationale de Birou
24
Placa video;
Conectori i controllere pentru hardisk, tastatur, floppydisk, etc.
Procesorul sau microprocesorul (creierul calculatorului) este un circuit
electronic cu un grad foarte ridicat de integrare ce are rolul de a dirija celalte
dispozitive, de a mpri sarcini fiecreia, de a controla i verifica execuia sarcinilor
primite. Putem aprecia c microprocesorul trebuie s ndeplineasc dou categorii de
funcii:de execuie (a programelor) i de comand i control.
Procesoarele au evoluat foarte rapid de la arhaicele 8086, 80286, 80386,
80486, pn la Pentium IV n prezent. Ar fi trebuit s urmeze 586, 686, dar datorit
concurenei pe care firme ca AMD (American Micro Devices) i Cyrix (face parte din
National Semiconductor) o fceau principalului furnizor, firma Intel, ncepnd cu
generaia a-V-a, versiunile succesive de microprocesoare au primit nume funcie de
firm: Pentium, Pentium Pro, Pentium II, Pentium III, Celeron, Xeon, Pentium IV,
Itanium (733 Mhz), Coppermine (1,2 Ghz), Willamette i Northwood (>1,3 Ghz i
chiar pn la peste 3 Ghz), Prescott i Tejas (>3,4 Ghz) etc. pentru produsele Intel i
K5, K6, K6-2, K6-3, K7, Duron, Athlon, Barton, Thoroughbred, Palomino, Hammer
etc. pentru AMD.
n prezent, foarte multe PC-uri au procesoare Intel, ns procesoarele AMD
sunt concurente aproximativ egale cu acestea i au un pre relativ mai sczut. Astfel,
procesoare AMD precum cele din familia Athlon XP 1500+, 1600+, 1700+, 1800+
au obinut rezultate similare sau mai bune dect ale procesoarelor cunoscute de la
Intel.
Procesoarele Intel se impun n continuare ca brand name, dar i prin faptul
c nu au probleme de supranclzire (cooler original inclus) i au o overclockabilitate
ridicat (este vorba de situaia n care o component hardware este forat s
funcioneze peste parametrii dai de productor), avnd ns i dezavantajul preurilor
relativ mari. Dac optm pentru AMD, ne vom putea baza pe un raport
pre/performan foarte bun dar avem nevoie de o soluie de rcire performant iar
utilizarea unor chipset-uri de la ali productori poate genera probleme de instabilitate.
Prin ce pot fi deosebite n principal tipurile de procesoare? n special prin:
- frecvena de lucru: s-a pornit de la 2 Mhz i s-a ajuns la peste 3600
Mhz;
- mrimea magistralei (numrul de bii ce pot fi transportai simultan
de la 8 bii la nceput la 128 n prezent) ;
- frecvena FSB-ului: 133 Mhz 800 Mhz ;
- memoria cache(rapid): 64 Kb, 256 Kb, 512 Kb, 1 Mb, 2 Mb, etc.

Fig. nr. 2.3 Procesorul Pentium IV
Aceste caracteristici permit rularea unor aplicaii performante pentru PC-uri:
animaii 3D, editare audio-video profesional etc.

Sisteme Informationale de Birou
25
Memoria sistemului
Reprezint una dintre componentele eseniale ale unei calculator. Pentru a
putea prelucra sau accesa ulterior informaia, aceasta trebuie codificat numeric i
depozitat ntr-un bloc special numit memorie.
Memoria se organizeaz pe uniti de msur a cantitii de informaii, numite:
bit, byte sau octet (1 byte = 8 bii), kilobytes (1KB=1KO = 2
10
bytes), megabytes
(1MB = 1MO=2
20
bytes), gigabytes (1GB = 2
30
bytes), terabytes (1TB = 2
40
bytes).
Memoria poate fi mprit n dou mari categorii:
- memoria intern;
- memoria extern.
Memoria intern
Deosebim:
memorie ROM (Read Only Memory) accesibil numai la citire i este
o memorie rezidual nevolatil. Folosit de obicei la memorarea unui
program (inscripionat de ctre productor) destinat iniierii lucrului cu
calculatorul, la pornirea acestuia ;
memorie RAM.(Random Access Memory), numit i memoria
utilizatorului sau memoria vie, se folosete ca memorie operativ
pentru stocarea temporar a datelor i programelor aflate n execuie la
un moment dat. Este o memorie cu caracter volatil (ce poate fi att
citit ct i scris) iar capacitatea ei este un parametru important al
performanei unui calculator. Poteneaz posibilitatea de a rula programe
mai complexe (ce presupun mrime mare, ct i sunet i imagini). Valori
uzuale: 512 MB, 1 GB.
Parametrii importani sunt: capacitatea de memorare, timpul mediu de acces (5-10
ns) i frecvena de lucru (uzual 66-133 Mhz).
Memoria extern
Principala ei funciune este memorarea unor volume mari de date, care s poat fi
regsite rapid. Ea este un suport reutilizabil (n majoritatea cazurilor) pe care informaiile
sunt pstrate sub form de fiiere i grupate pe directoare (cataloage) i permite regsirea
informaiilor chiar dac ntre timp am efectuat alte operaii sau am nchis chiar
calculatorul.
n general, o clasificm :
memorie extern magnetic;
memorie extern optic.
La rndul ei memoria extern magnetic are drept componente principale:
harddiscul i discheta.
Harddiscul (numit i disc fix, disc Winchester, HDD) este un disc magnetic de
mare capacitate, ncapsulat, pe care datele se memoreaz magnetic (precum muzica la
casetele audio).

Fig. nr. 2.4 Harddiscul
Sisteme Informationale de Birou
26
Parametrii principali sunt:
viteza de rotaie a discurilor (5400; 7200, 15000 rotaii/minut);
capacitatea de memorare (uzual 200-300 GB,);
timpul mediu de acces la informaii (12-3 milisecunde);
rata medie de transfer (cuantumul informaiilor scrise sau citite ntr-o
secund: 1-100 MB)
La prima folosire a harddiscului, acesta trebuie supus unei operaii de
formatare (cu ajutorul sistemului de operare), suprafaa magnetic a discului fiind
organizat dup o structur radial-circular (operaie similar i la dischete). Un
harddisc de mare capacitate trebuie mprit n mai multe partiii. n urma partiionrii
rezult mai multe uniti logice de memorie, pe care att utilizatorul ct i sistemul de
operare le trateaz difereniat, ca uniti de discuri independente. Uzual se identific
cu numele C: sau cu litere de la C la Z dac sunt mai multe partiii.
Printre productorii cei mai importani amintim: Western Digital, Quantum,
Fujitsu, IBM, Maxtor, Seagate.
Discheta (numit i floppy disk, FDD, disc flexibil) este tot un suport
magnetic reutilizabil i a fost destinat transferrii datelor de la un calculator la altul
ct i pentru copii de siguran (n prezent tot mai puin folosit).
Toate PC-urile au n dotare o unitate de dischet prin care se pot citi i scrie
dischetele. Ea poate stoca informaii dar are drept dezavantaj principal o capacitate de
stocare mic n raport cu harddiscul (n general se folosesc dischete de 1,44 MB cu
diametrul de 3,5). ncercrile ulterioare de mrire a capacitii prin impunerea unor
tehnologii care s permit valori de stocaj de 2,88 MB, 20 MB, 100 MB sau 120 MB
nu au avut suficient succes pentru a se regsi n configuraia standard a unui PC.
Uzual, discheta se identific cu A:.

Fig. nr. 2.5 Unitatea de dischete
Memoria extern optic este un suport mai nou introdus, dei astzi toate
calculatoarele sunt practic dotate cu un dispozitiv ce permite mcar citirea Compact
Discurilor i a aprut din necesitatea mririi spaiului de depozitare. Stocarea i
citirea informaiilor se face prin intermediul laser-ului, pe o pist helicoidal.
Compact Discurile pot conine informaii (documente, software, documentaii tehnice,
aplicaii multimedia, etc) sau pot fi simple CD-uri audio.
Volumul de date care poate fi nregistrat pe un CD este comparabil cu cel al
unui harddisc mic, de circa 600-700 MB sau chiar 900MB. Pe un computer dotat i cu
plac de sunet i boxe sau cti audio, se poate asculta i muzica de pe CD-urile
audio. Este foarte util astzi s ai o unitate mcar de CD-ROM (Compact Disk Read
Only Memory), majoritatea programelor mari (inclusiv sistemele de operare) fiind
livrate mai ales pe CD.
Sisteme Informationale de Birou
27

Fig. nr. 2.6 Unitatea de Compact Disc
Principalul parametru al unei uniti de CDROM este viteza de citire (valori
uzuale ntre 40X i 60X).
Volumul impresionant de informaii cu care opereaz firmele n prezent a
condus la apariia dispozitivelor care s scrie (inscripioneze) informaii pe CD, uniti
numite CD-WRITTER. n pas cu acestea au aprut i suporturile adecvate:
CD-R (CD Recordable) - un disc ce poate fi inscripionat o singur
dat de ctre utilizator);
CD-RW (CD ReWritable) - disc ce poate fi scris/rescris de mai multe
ori.
Dei capacitatea de stocare a unui CD-ROM este relativ mare, multe din noile
aplicaii i programe au dimensiuni din ce n ce mai mari (de exemplu o enciclopedie
poate ocupa 4-5 discuri). Aceast problem s-a dorit rezolvat prin apariia DVD-ului.
Mai puin utilizate sunt Video-CD i CD-Extra. Video-CD este o form
evoluat de CD: datele informatice i cele audio sunt ntreesute, inclusiv cu fiiere
video n format MPEG. Apropiat de CD-audio, CD-Extra integreaz datele
informatice care pot deveni utilizabile cnd discul este citit de un calculator: titlul
pieselor muzicale, cuvintele cntecelor etc.
Pe lng formatele de CD-uri prezentate, o importan aparte pentru aplicaiile
multimedia o are suportul Photo-CD. Acest suport produs de ctre firma Kodak, este
destinat memorrii fotografiilor digitizate cu rezoluii nalte (100 de imagini la
rezoluie nalt i pn la 6000 de fotografii la rezoluie sczut).

DVD-urile
Pot stoca programe, filme, muzic, permind atingerea unor valori de
memorare ntre 2,6 i 17 GB. Viteza de citire a DVD-urilor nu este ns la fel de mare
ca a CDROM-urilor, n general optnd pentru valori ntre 8x i 16x. Tehnologia DVD
va nlocui, probabil, obinuitele casete video. Se pot ntlni sub urmtoarele tipuri :
read only: DVD-ROM ;
write once : DVD-R ;
rewrittable: DVD-RW, DVD-RAM.
Pentru a folosi un DVD este nevoie de o unitate DVD-ROM: arat ca unitatea
CD-ROM, dar are dou lasere: unul pentru citirea CD-urilor clasice, iar cellalt pentru
discuri DVD.
Placa de sunet
Este un dispozitiv care are rolul de a reda informaia binar sub form de
sunet, sau de a converti sunetele n format .bin. Ea se interpune ntre unitatea central
i difuzoare.
Dac la placa de sunet se conecteaz un microfon, putem s comunicm cu
sistemul:
+ convorbiri telefonice via Internet;
+ comenzi vocale;
Sisteme Informationale de Birou
28
+ autoinstruire interactiv n special pentru programele de nvare a
limbilor strine.
Printre cele mai cunoscute sunt: Sound Blaster, AdLib, Roland, Creative i
Aureal. Multe din plcile de baz actuale conin ns integrat adaptorul de sunet, fr
s mai fie nevoie de o plac de sunet.
Placa video
Este un dispozitiv ce face legtura ntre procesor/sistem i monitor. Are rolul
de a afia pe monitor datele procesate de UCP22.
Integrat (pe placa de baz) sau nlocuibil, const din trei componente23:
un chipset video, produs de anumite firme cum sunt ATI, Matrox, nVidia, S3
sau Intel, care creeaz semnalele pe care trebuie s le primeasc ecranul pentru
a forma o imagine;
un anumit tip de memorie video RAM (SGRAM, VRAM VideoRAM- sau
WRAM Window RAM) care este necesar deoarece placa video trebuie s
aib capacitatea de a reface imaginea de pe ecran n orice moment;
un chip RAMDAC, care convertete semnalele digitale n semnale analogice,
necesar n cazul monitoarelor CRT.
Este caracterizat funcional prin:
rezoluie 640x480, 800x600, 1024x768, 1600x1200, etc);
numrul maxim de culori afiat;
memoria de care dispune (valori uzuale 1 MB-128 MB);
faciliti de accelerare 2D sau 3D (permite afiarea realitii virtuale
tridimensionale).
Folosirea bus-ului de tip AGP, mbuntete n mod substanial prelucrrile
grafice 3D i secvenele video animate i n plus permite decongestionarea PCI..
Este caracterizat funcional prin:
rezoluie 640x480, 800x600, 1024x768, 1600x1200, etc);
numrul maxim de culori afiat;
memoria de care dispune (valori uzuale 1 MB-64 MB);
faciliti de accelerare 2D sau 3D (permite afiarea realitii virtuale
tridimensionale).
Cele mai moderne plci video se conecteaz la placa de baz printr-o
magistral dedicat numit AGP (la modelele mai vechi ISA sau PCI).
24

Echipamente periferice obligatorii:
Monitorul (display);
Tastatura;
Mouse-ul;
Boxele (difuzoarele).
Monitorul
Este principalul echipament de ieire pentru un PC. Permite afiarea
informaiilor ce decurg din dialogul dintre utilizator i calculator. Cele mai rspndite
monitoare sunt cele cu tub catodic (CRT), ca la televizor, fiind i cele mai ieftine.

22
UCP = Unitatea Cental de Prelucrare
23
Roca, I., .a., Informatica instruirii, Editura Economic, Bucureti, 2002, p. 80
24
Bdu, M., Calculatorul n trei timpi, Editura Polirom, Iai, 2001, p.32
Sisteme Informationale de Birou
29


Fig. nr. 2.7 Monitor cu tub catodic

Tipul constructiv al ecranului este n fapt i un criteriu important de
clasificare :
monitoare cu tuburi catodice (CRT) convenionale, cele mai ntlnite
pe pia, dar cu emisii mai mari sau mai reduse de radiaii ;
monitoare cu ecran plat (FPD-Flat Panel Display), LCD (cu cristale
lichide) i cu plasm (PDP - Plasma Display Panel- cu diagonale foarte
mari) n general sunt utilizate la calculatoarele portabile (laptop-uri);
ecrane tactile permit n plus selectarea informaiei de pe ecran prin
simpla atingere cu mna.
Principalele performane ale unui monitor sunt legate de:
mrimea diagonalei 14 inch la monitoarele mai vechi, 15 i 17 inch
n prezent, 19 sau 21 de inch modelele cele mai mari (utilizate n
edituri, domeniul medical, etc) ;
numrul de culori afiate (16, 256, 65536, 16 milioane, etc.),
monitoarele monocrome fiind practic scoase din uz ;
rezoluia de afiare a ecranului (corectitudinea i calitatea imaginii)
imaginea se afieaz printr-un numr de puncte (pixeli). O rezoluie
mare nseamn o foaret bun strlucire/intensitate a imaginii (o valoare
uzual este de 1024x768 pixeli).
Cu siguram, n funcie de necesiti dar i de posibiliti, putem folosi i alte
echipamente periferice:
placa de reea (network adapter) - permite conectarea la o reea local
de calculatoare);
adaptorul pentru fax/modem - folosit pentru a ne conecta la Internet
prin linia de telefon, fie pentru a primi i trimite fax-uri;
imprimante (pentru tiprirea documentelor) - cea mai cunoscut
clasificare din punctul de vedere al modului de tiprire: cu jet de
cerneal (folosite mai ales n birourile cu un volum redus de tiprire,
consumabilele fiind scumpe), matriciale (sau cu ace, folosite n special
n domeniul contabilitii), laser (asemntor copiatoarelor) i termice;
scanner - pentru introducerea n calculator a imaginilor sau a textului
(n cazul scannerelor OCR-recunoaterea optic a caracterelor)
existente pe un suport extern (fotografii, hri, planuri, etc);
camere video digitale (Web Cam) - permit obinerea de imagini ca o
camer video, fiind ideale pentru video-conferine;
aparate foto digitale;
joystick - pentru jocuri i aplicaii CAD-Computer Aided Design.
Sisteme Informationale de Birou
30
Carcasa
Aparent, tipul de carcas nu are nici o importan. n realitate modul ei
constructiv impune restricii chiar i n configuraia hardware. Dup poziie i
numrul de compartimente pentru uniti de disc (HDD, FDD, CD, DVD, etc)
de3osebim:
Desktop (orizontal):
- Normal;
- NLX Low Profile (subire);
- Full Desktop.
Tower (vertical):
- Minitower;
- Miditower;
- Fulltower.
ntr-o carcas de tip NLX, componenetele sunt grupate ntr-un format
proprietar, incompatibil cu alte carcase. Este folosit de firmele cu renume (HP,
Compaq, IBM) i presupune integrarea plcii de sunet i a celei video pe placa de
baz (un computer construit n aceast arhitectur ofer posibiliti limitate de
modernizare)..
Software-ul
Sigur, un calculator fr software nu ar avea nici un sens Cea mai general
clasificare este:
software de sistem;
software de aplicaii.
n categoria software-ului de sistem, includem, de obicei, sistemul de operare
i programele utilitare. Sistemul de operare de la arhaicul MS-DOS, la Windows 95,
Windows 98, Windows Me, Windows NT, Windows 2000, Windows XP, Linux, Unix,
etc, este n realitate responsabil de buna funcionare a calculatorului, asigur
executarea programelor, gestioneaz memoria calculatorului i constituie un
intermediar ntre utilizator i componenta hardware, asigurnd inclusiv interfaa cu
utilizatorul. Microsoft Windows rmne cel mai popular sistem de operare din lume.

Fig. nr. 2.8 Ecran din Windows XP
Sisteme Informationale de Birou
31

Programele utilitare urmresc mbuntirea dialogului om-calculator,
verificarea discurilor i depanarea erorilor, uurarea operaiilor curente cu directoare
i cataloage, facilitarea imprimrii, etc. n aceast categorie includem: Norton
Commander, Windows Explorer, Win Commander, PC Tools, etc.
Software-ul de aplicaii poate fi mprit n mai multe categorii, din care
amintim
25
:
procesare de documente (Word, WordPerfect, AmiPro, Star Writer,
etc.);
calcul tabelar (Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro, etc.);
baze de date (Access, Visual FoxPro, Oracle, SQL Server, etc.);
de prezentare (PowerPoint, Corel Presentation, etc.);
comunicaii i teletransmisii de date (Cheyenne Bitware, Outlook
Express, Netscape Messenger, etc.);
prelucrare imagini (Adobe Photoshop, Corel Photo Paint, Picture
Publisher, etc.);
medii de programare (BASIC, PASCAL, C++, FoxPro, Java, etc.);
antivirui (RAV, Kaspersky Antivirus, Noron Antivirus, McAfee
VirusScan, F-Prot, etc.);
editarea de pagini Web (Microsoft FrontPage, Macromedia Flash,
Macromedia Dreamweaver, etc.)
explorarea de site-uri Web (Internet Explorer, Netscape Navigator,
etc.);
gestiune financiar-contabil (CIEL, WizCount, Siveco, WinMenthor,
Oracle Financials, Navision, etc.);
management integrat de ntreprindere ERP (SAP, Scala, Siveco
Applications, BAAn, Silog, Siveco Applications);
e-mail (Outlook, Eudora, cc:Mail, Siveco Applications);
mesagerie instantanee (ICQ, AOL, Yahoo Messenger, MSN
Messenger, Siveco Applications);
vizualizarea filemelor (MediaPlayer, QuickTime, RealPlayer, DivX,
MicroDVD);
suite de aplicaii de birou (Office, StarOffice, SmartSuite, OpenOffice,
Siveco Applications).
Aceasta ar fi configuraia unui PC din zilele noastre, deci a unui
microcalculator. Funcie de necesiti se poate ajunge la o configuraie profesional, la
folosirea ca staie de lucru sau server. n cazul n care salariaii trebuie s cltoreasc
mult, soluia este fr ndoial cea a calculatoarelor portabile:
laptop-uri (se mai numesc i notebook-uri): sunt de fapt nite PC-uri
mai mici;
calculatoare de buzunar palmtop (palm-sized sau PDA), mult mai mici
i fr tastatur (ne permit doar consultarea listei de mesaje, a
calendarului ntlnirilor, rsfoirea mesajelor, acces la site-uri
specializate;
calculatoare de buzunar hand-held, se poate ine ntr-o palm i au
tastatur.

25
Badu, M., Informatica n management, Editura Albastr, Cluj-Napoca, 2003, p. 245
Sisteme Informationale de Birou
32


Fig. nr. 2.9 Exemple de laptop, palmtop i hand-held

Dintre cele mai importante caracteristici ale calculatoarelor portabile
amintim:
26

durata de autonomie n funcionare este de 3-5 ore;
extensibilitatea configuraiei de baz;
extensibilitatea periferic (capacitatea de a conecta ulterior alte
periferice DVD, modem, adaptor de reea, etc.);
se pot conecta fr probleme la Internet ct i la un PC desktop;
ultimele modele folosesc i tehnologia Bluetooth ce le permite
conectarea prin unde radio pe distane scurte;
multe PDA-uri recunosc scrisul de mn i pot primi chiar comenzi
vocale;
notebook-urile de ultima generaie li se pot conecta carduri de reea
GSM/GPRS.
La fel ca i n cazul altor tehnologii de vrf, sistemele portabile s-au
transformat ncet, ncet, din echipamente de lux, pe care i le puteau permite doar cei
cu muli bani, n accesorii comune, multora fiindu-le astzi indispensabile. Dac acum
civa ani un portabil costa n jur de 7-8000 de dolari, astzi un echipament cu
performane de cteva zeci de ori mai bune poate fi achiziionat pentru 1200-1500 de
dolari.

2.2 TEHNOLOGII DE COMUNICAII
Lucrul n reea
O reea de calculatoare reprezint mai multe computere conectate prin diferite
modaliti, care faciliteaz partajarea datelor i resurselor (imprimante, scanner,
modem, alte echipamente periferice dar i fiiere, aplicaii, etc), comunicarea
electronic, organizarea activitii pe grupuri de lucru.
De obicei, lucrul n reea se folosete la nivelul unei firme sau instituii, fiind
vorba de o reea cu mic ntindere LAN (Local Area Network) sau Intranet. Reelele
extinse pe arii geografice mari se numesc MAN (Metropolitan Area Network la
nivelul unui ora) sau WAN (Wide Area Network la nivel continental i planetar)
Majoritatea LAN-urilor sunt cablate (cablu coaxial sau fibr optic) dar se
dezvolt mult i cele necablate wireless utiliznd legturi radio (se pot aduga mai
uor noi utilizatori dar viteza de transmisie este mai mic). Lucrul n reea este att de

26
Bdu, M., Calculatorul n trei timpi, Editura Polirom, Iai, 2001, p.54

Sisteme Informationale de Birou
33
important nct n noile versiuni de sisteme de operare este inclus i folosit att la
birou ct i acas.
Arhitectura de realizare a reelelor poate fi mprit n dou categorii:
reele peer-to-peer: toate calculatoarele sunt egale n reea deci prezint
aceleai funcii (se folosesc n cazul reelelor mici ce nu necesit
aplicaii intensive n timp real i nu este nevoie de o taxare detaliat a
serviciilor;
reele client-server: caracterizat prin existena n reea a unuia sau mai
multor calculatoare dispunnd de resurse hardware i software
deosebite care funcioneaz cu rol de server, precum i de un numr de
alte calculatoare, PC-uri reprezentnd staii de lucru (workstations) la
dispoziia utilizatorilor (ce conin i o plac de reea pe lng
componenetele obinuite, ce permite conectarea). Topologia reelei
poate fi: stea, inel, magistral i arborescent.

Fig. nr. 2.10 Reea client-server cu topologie magistral (bus)

Folosirea unui server poate fi ns justificat pentru mai multe necesiti:
- server de fiiere (pentru date);
- server de Web i e-mail (pentru acces la Internet);
- server de tiprire (gestioneaz tipririle din reea);
- server pentru gestiunea securitaii reelei locale n ceea ce privete
conexiunea la Internet;
- server de comunicaii.
O reea, funcie de mrime, poate necesita i alte categorii de echipamente:
bridge (pasarel) care conecteaz dou reele ntre ele;
router (ruter) dirijeaz traficul n i ntre reele mari;
hub (concentrator) cu rol de regenerare i retemporizare a
ceasului reelei;
switch (comutator) o pasarel inteligent;
repetor pentru extinderea distanei ntre dou calculatoare n
reea la mai mult de 100 metri.
n afara modalitilor de transmisie enumerate (prin cablu i unde radio), se
pot utiliza i transmisiile prin microunde, lasere sau satelii. Cele mai des utilizate
sisteme de operare pentru server sunt: Windows NT Server, Windows 2000 Server,
Linux i Novell Netware, n timp ce staiile de lucru pot folosi fr restricii orice
versiune de Windows (95, 98, 2000, XP, etc.) sau Linux.
Internet-ul
Practic, a vorbi despre deschiderea informaional, autostrzile
nformaionale, globalizarea informaional este echivalent cu a discuta subiectul
Internet. Ce este Internet-ul? O urias reea mondial, compus din reele LAN, MAN
Sisteme Informationale de Birou
34
i WAN. Pn s apar n forma actual, cu milioane de calculatoare conectate i sute
de milioane de utilizatori, evoluia a fost practic extrem de rapid i descentralizat
(mai multe detalii n capitolul V).
Pe Internet exist dou tipuri principale de calculatoare:
- calculatoare gazd (host cu rol de servere) ce memoreaz, sorteaz
i distribuie informaii;
- calculatoare client acceseaz i utilizeaz informaiile provenite de la
servere.
Internet-ul nu este un domeniu ngust, dedicat anumitor categorii de ageni
economici sau persoane. Utilizrile sale sunt multiple: cutare, e-mail, discuii, chat,
vnzare-cumprare, transfer de fiiere, conectare la alte sisteme de calcul,
telefonie, videoconferine, programe radio, programe TV, jocuri video,
explorarea lumii virtuale, etc.
Practic, Internet-ul ofer informaii din orice domeniu, posibilitile de cutare
fiind fr limite. Dintre motoarele de cutare amintim: www.google.com,
www.yahoo.com, www.altavista.com, www.lycos.com, etc.


Fig. nr. 11 Motorul de cutare Google

Companiile utilizeaz Internetul n afaceri, n diverse moduri, pornind de la
comunicaii ale firmei, colaborri, comer electronic i pn la aliane strategice de
afaceri. Demn de reliefat c toat aceast comunicare global ntre angajai, clieni,
furnizori i ali parteneri de afaceri se realizeaz on-line.
Nu ntmpltor marile puteri economice ale lumii sunt i principalii utilizatori
de Internet.


Sisteme Informationale de Birou
35
ara
Numr utilizatori
(mil.)
Populaia (mil.)
Ponderea n totalul populaiei
(%)
SUA
Marea
Britanie
Canada
Germania
Frana

168
33
14.2
26
11
4.5


278
59.6
31.6
83
60
8.9


60.4
55.36
44.9
31.32
18.33
50.56
Tabel nr. 1 Topul rilor cu cel mai mare numr de utilizatori Internet n
2001
27

Rdcinile economiei de reea, coboar pn n centrul firmelor, pentru care
reeaua devine treptat coloana vertebral i aerul pe care-l respir.
28
Cu Internet-ul
comunicarea devine n acelai timp mijlocul i scopul. Creterea virtual a reelei nu
se ncheie niciodat.
Implicaiile tehnologice, comportamentale, dar mai ales organizaionale,
pentru firme sunt extrem de ridicate: sunt constrnse s-i amplifice i s-i
restructureze circuitele de producie, inclusiv s le reduc pentru ca informaia s
circule mai repede, s-i administreze produsele cu maxim eficien eliminnd, pe
ct posibil, stocurile, s gndeasc, s produc i s reacioneze la semnalele pieii
n timp real. Intensitatea competiiei este maxim, pe Internet neexistnd poziii
inexpugnabile.

2.3 E-ACTIVITILE
Secolul XXI nu poate aparine dect ntreprinderilor bazate pe cunoatere,
altfel sistemul concurenial ultradezvoltat conducnd la o moarte lent. Dezvoltarea
ntr-un ritm rapid a tehnologiei informaieie i comunicaiilor a dus la apariia unei noi
economii, e-economia sau economia digital. Noul tip de economie este caracterizat
de mutaii radicale n natura muncii i a relaiilor de munc, cu implicaii profunde
asupra stilurilor de munc i via ale oamenilor. Societatea informaional este
caracterizat de activiti moderne cum sunt:
O telelucrul;
O teleactivitile;
O telesocializarea.
Toate aceste activiti socio-economice se bazeaz pe sisteme de
telecomunicaii interactive, individualizate i asincrone care conecteaz persoane,
obiective i informaii independent de distana care le separ.








27
http://www.journaldunet.com/chiffres-cles.shtml
28
Kaplan, D., Ghid de comer electronic, Ed. Servdit, Paris, 2000, p. 14.
Sisteme Informationale de Birou
36

















Fig. nr. 2.13 Componentele economiei digitale

E-guvernul
Ca s l parafrazm pe fostul preedinte al Statelor Unite, John Fitzgerald
Kennedy, ar trebui s ne ntrebm nu ce poate face guvernul ca s ajute Internetul, ci
ce poate face Internetul ca s ajute guvernul. E-Government definete organizarea
civic i politic a guvernului folosind tehnologia informaiei. Guvernul
interacioneaz cu multe sectoare ale societii, asigurnd infrastructura legal,
politic i economic pentru susinerea acestora i de aceea guvernul digital are
puterea de a schimba profund concepia cetenilor cu privire la interaciunile cu
propriul lor guvern.
Termenul de e-guvern se refer la:
furnizarea informaiilor i serviciilor ctre ceteni i mediul de afaceri
(aplicaii externe);
utilizarea TIC i a Internet-ului n cadrul instituiilor publice (aplicaii
interne)
Obiectivele e-government sunt urmtoarele:
accesul la informaia public;
libertatea informaiei i a comunicrii;
exprimarea opiniilor fa de drepturile i obligaiile impuse prin
reglementri;
eliminarea unor disfuncii sau a nclcrii unor drepturi i ndatoriri;
consolidarea democraiei.
Economia digital
E-
afacerile
E-biroul E-
guvern
E-
comer
E-
educaia
E-
medicina
E-carte
E-
banking
Sisteme Informationale de Birou
37

Fig. nr. 2.14 Site-ul E-guvernare.ro
Serviciile e-guvernului sunt, n principal, de trei tipuri:
servicii de informare permit regsirea de informaii sortate i
clasificate la cerere, pe website sau la info-chiocurile electronice;
servicii de comunicare interactiv permit interaciunea cu indivizi sau
grupuri de persoane (ex e-mail, liste de discuii);
servicii tranzacionale permit completarea/transmiterea de ctre
ceteni a unor formulare administrative, plata taxelor pe situl de pe
Internet i/sau achiziia de produse i servicii on-line.

Fig. nr. 2.15 Exemplu de Infochioc
Serviciile tranzacionale sunt considerate ca cele mai reprezentative n viitor
pentru e-guvern, atta timp ct completarea i prezentarea de formulare de ctre
populaie va continua s aib un rol preponderent n relaia sa cu administraia
public.




Sisteme Informationale de Birou
38
Instituii publice,
firme, persoane



Nivel utilizator






Nivel aplicaie










Nivel
baz de date








Fig. nr. 2.16 Arhitectura sistemului de e-government
29

Legat tot de serviciile de tip e-guvern, putem lua n calcul i votul on-line,
vizitarea site-urilor candidailor, mai bine zis democraia electronic.
Comerul electronic (E-commerce)
De la Internet la comerul electronic pasul a fost simplu de realizat, chiar
firesc. Comerul electronic este un concept integrativ ce desemneaz o gam larg de
servicii suportate pentru pocesele de afaceri, incluznd pota electronic, cataloagele
electronice, sisteme suport pentru preluare de comenzi, logistic i tranzacii, sisteme
de raportare statistic, informaii pentru management etc (mai multe n capitolul V).
E-banking
Electronic banking este un produs recent n cadrul sistemului financiar-bancar
intern, ce utilizeaz o tehnologie nalt (comunicaie i securitate) i care constituie un
real folos pentru companiile cu activitate intens, pentru care prezena la ghieul

29
Ghilic-Micu, B., Guvernarea electronic n Romnia, n Specializare, dezvoltare i integrare, Editura
Roprint, Cluj-Napoca, 2003, p. 26
Portal guvernamental
Motor de nregistrare/autentificare
Motor tranzacionare

E-procurementE-tax Servicii
Registru
eviden
populaie
Registrul
comerul
ui
Registrul
proprietii
Catalog
produse i
servicii
Sisteme Informationale de Birou
39
bancar, ntr-un anumit interval de timp prestabilit, nu constituie cea mai fericit
opiune.
Odat cu rspndirea web-ului i atingerea unei mase critice de utilizatori,
firmele cu activitate de comer, analitii, specialitii n marketing s-au gandit c merit
investit efort n punerea la punct a unor tehnologii care s transforme surferii web n
poteniali clieni. Iniial, siturile web ale acestor firme conineau doar informaii de
contact, oferte promoionale sau chiar cataloage de produse sub forma unor pagini
HTML statice. Lansarea unei comenzi de cumprare a unor produse se putea face
eventual via fax, telefon sau email.
Totul era n regul, doar c pentru a putea intra n posesia produselor, clientul
trebuia s plteasc contravaloarea produselor comandate iar banii s parcurg drumul
de la client la comerciant (vnztor). Plata se fcea de regul prin mecanismele
clasice. n funcie de politica adoptat de comerciant pentru a demara procesul de
livrare a produselor catre client, acesta cerea sau nu, confirmarea efectuarii plii prin
fax. Fie c se folosea o reea de distribuie proprie, fie c se apela la un serviciu potal
specializat (pota rapid, DHL, etc), teoretic aceast ultim faz era cea mai lung.
De ndat ce a pus n exploatare un sistem de vnzari on-line, comerciantul va
putea vinde 24 de ore pe zi, 7 zile pe saptamn i asta peste tot n lume; pe unde a
ajuns Internet-ul, desigur. Mai mult, cumprtorii i potenialii clieni vor avea acces
la informaii de ultim or referitoare la produse, servicii, preuri sau disponibilitatea
acestora.
Ca acest scenariu s devin cu adevrat realitate, comerciantul va trebui s se
asigure c sistemul informatic pe care-l implementeaz va fi disponibil non-stop i n
tot acest timp el va opera: gestiunea comenzilor, facturarea, procesarea plilor i
remiterea banilor.

Fig. nr. 2.18 Sistem de E-banking
n prezent, plile cu ajutorul crilor de credit (credit card), banilor electronici
(e-cash), cecurilor electronice sau al cardurilor inteligente (smart card) sunt
principalele metode de plat folosite n comerul electronic. Din punct de vedere
arhitectural, metodele de plat pot fi integrate la nivelul "comerciantului" - n sistemul
informatic al acestuia, sau oferite n regim outsource de un furnizor de servicii de
comer (CSP - Commerce Service Provider) care va gestiona/intermedia plile de la
teri.
Ultimele eforturi n acest domeniu se refer la tehnologia M-banking (Mobile
banking), profitnd de dezvoltarea utilizrii telefoniei mobile i a transmiterii de date
prin intermediul acesteia. Transferul de date bancare prin intermediul telefoniei
Sisteme Informationale de Birou
40
mobile este direct dependent de numrul de utilizatori de telefoane mobile (poteniali
utilizatori ai m-bankingului), capacitatea operatorului de telefonie mobil de a
asigura fluxul informaional necesar, securitatea sporit a bazelor de date i
colaborarea cu instituia bancar n vederea stabilirii platformei comune de transfer
date ntre cele dou sisteme informaionale.

Fig. nr. 19 Sistem de e-banking pentru abonaii Conex GSM
n prezent, principalele operaiuni ce se pot realiza prin intermediul m-banking
sunt: ordonarea plilor, accesarea informaiilor soldului contului clientului,
transferuri ntre conturile clientului, avertizri cu privire la anumite operaiuni n curs
de derulare prin contul curent al titularului.
Cartea electronic (E-book)
Trecerea de la societatea informaional la societatea cunoaterii se face prin
mai muli vectori dintre care amintim: Internet extins, cartea electronic, utilizarea
agenilor inteligeni, managementul cunoaterii.
Cartea electronic ofer toate avantajele unei cari tiprite la care se adaug
faptul c poate fi obinut prin Internet gratuit sau la un pre de 4-8 ori mai mic fa de
cel din librrii. Pentru studiul individual, pot fi copiate capitole sau pot fi fcute
adnotri. Pn acum sunt deja mai multe tipuri de cri electronice. Piaa acestor
produse informaionale va fi, n esen, Internetul.

Fig. nr. 2.20 Cartea electronic
O definiie de dicionar ar suna cam asa: o carte electronic este varianta
electronic a unei cri tiprite, care poate fi citit pe calculator, laptop, pe dispozitive
portabile de lectur, pe dispozitive gen Palm/PDA, pe ecranul telefonului mobil sau
Sisteme Informationale de Birou
41
terminale Internet. n limbaj mai tehnic, cartea electronic reprezint un coninut sub
forma unor fiiere n diferite formate (PDF, HTML, XML, OEB etc.). Acesta poate fi
apoi distribuit prin intermediul Internetului, prin ncrcare (download) de pe un site
web sau prin copiere pe supori magnetici (diskete, CD-uri). Crile electronice sunt
complet interactive pe Internet i pot conine legturi, imagini, grafice, tabele, fiiere
video, forme, scripturi Java.
Cartea electronic nu trebuie parcurs secvenial, aa cum citim o carte clasic.
Ea este o tehnologie multimedia care nglobeaz conceptele de hipertext i hipermedia
ce vizeaz s fac din calculator o extensie a memoriei umane, permind explorarea
unei reele de informaii: texte, imagini, sunete. (Un hipertext este un ansamblu de
texte i legturi ntre elementele textuale. Vorbim de hipermedia cnd aceste legturi
ne conduc i ctre alte elemente n afar de text).
Educaia la distan (E-education)
Termenul de educaie la distan este cunoscut de mai mult timp n domeniul
educaiei formale, informale sau nonformale. Un sistem de eLearning (de formare la
distan sau educaie virtual) const ntr-o experien planificat de predare-nvaare,
organizat de o instituie ce furnizeaz imediat materiale ntr-o ordine secvenial i
logic pentru a fi asimilate de studeni n maniera proprie, fr a constrnge agenii
activitii la coprezen sau sincronicitate.
n sens larg, despre educaie la distant se vorbete atunci cnd educatorul i
auditoriul su sunt separai de distan fizic i tehnologia este folosit pentru a media
aceast distan. Opiunile tehnologice se mpart n patru categorii:
tehnologii audio - benzi magnetice, casete, radio;
tehnologii video - benzi video, filme, video-conferine;
cursuri i texte tiparite sau listate;
noile tehnologii - instruire asistat de computer (softuri educaionale,
exersare, simulare, rezolvare de probleme), comunicare mediat de
computer (pota electronic, conferine prin computer), educaie bazat
pe multimedia.

Fig. nr. 2.21 Site de e-learning

Exemplele de instituii ce folosesc elearning-ul pot include att sectorul public
ct i privat, la nivel elementar, secundar, liceal, universitar etc., ca i forme de
educaie non-formal, educaie permanent, educaie vocaional de perfecionare.
Sisteme Informationale de Birou
42
Emergena instituiilor virtuale are patru surse diferite:
instituii care au fost implicate n educaia deschis i la distan;
instituii tradiionale, de la coli la universiti, care nu au mai fost
implicate n educaia la distan. Aceste instituii ncep s aplice noile
tehnologii informatice ca suport pentru un plus de calitate, o
productivitate i flexibilitate crescute, cu premisa c astfel reduc
costurile i aduc venituri prin atragerea de noi studeni. Aceast
tranziie apare n situaia tipic a unor proiecte specifice care creaz o
instituie virtual n cadrul uneia tradiionale.
sectorul corporaiilor sau al organizaiilor mari care dezvolt programe
de pregtire pentru uz intern avnd ca suport i mijloc de distribuire
tehnologiile informatice i de comunicare i purtnd eticheta de virtual.
persoane individuale care, din motive variind de la altruism la profit,
folosesc tehnologiile pentru a crea oportuniti de nvtare pentru
oricine este interesat.
Eticheta e-education este folosit n sens larg i nediscriminat n toat lumea,
interschimbabil cu ali termeni cum ar fi: nvare deschis i la distant, nvare
distribuit (distributed learning), nvare n reea, nvare prin Web (Web-based
learning) i nvare prin computer. Mai mult, uneori termenul este folosit cu referire
la sisteme care combin tehnologii TV i teleconferine interactive n timp real.
Studentul poate fi situat n orice parte a lumii - accesul este prin intermediul
unui calculator conectat la reeaua Internet i echipat cu un navigator obinuit pentru
Web, folosit i pentru activiti de cercetare, informare, entertainment, servicii variate,
comer, pot electronic etc. Cursantul poate, n funcie de centrele sale de interes, s
acceseze bnci de date pentru completarea lecturii sau s stabileasc un contact
imediat cu redactorul articolului, cruia i poate mprti reaciile sale, sau cu ali
cititori cu care se poate angaja n dialog.
Cursurile suport sunt stocate pe un computer ntr-o form specific i un
navigator uzual pentru Internet sau, n unele cazuri rare, un program special, permite
cursanilor s acceseze informaiile n ritmul propriu de asimilare. Materialele de
nvare sunt prezentate ntr-o form multimedia - prin mbinare de text, sunet,
imagine i chiar scurte filme- i n modul hyperlink - un model structural n care
accesul la alte informaii se realizeaz prin legturi multiple de la o singur pagin.
Astfel, utilizarea unor softuri specializate permite pe linga audio si
videoconferine i moduri mixte de management al interaciunii dintre agentul
invrii (instructor, program interactiv sau sisteme expert) i cel ce nv. Un avantaj
determinant ce ine de specificul educaiei la distan fiind individualizarea nvrii i
accentul trecut de la profesor sau materia de coninut (cum era cazul n nvmntul
tradiional) la cel ce nva.
Audio i videoconferine
Scderea preului i creterea performanelor dispozitivelor hardware asigur
utilizarea programelor de video-conferin cu ajutorul calculatoarelor uzuale, fr a
mai fi necesare echipamente speciale i costisitoare.
Audio-conferina asigur comunicarea simultan ntre mai multe persoane,
prin dialog direct, permind ridicarea de probleme i obinerea imediat a
rspunsului. n unele cazuri se utilizeaz suplimentar faxul, pota electronic sau
pota normal pentru a face un schimb de documente necesare conferinei nainte, n
timpul sau dup desfurarea acesteia.
Video-conferintele au aprut iniial n forma broadcast, prin care toi
participanii puteau vizualiza secvenele video primite de la un calculator central iar
Sisteme Informationale de Birou
43
ntre ei comunicau doar prin linii audio. Acest model de video-conferin este foarte
util n situaiile n care se dorete realizarea unei prezentri video (de exemplu, a unui
produs sau a unui proiect).
Un model mai performant de video-conferin este tipul multipoint; n acest
caz, toi participanii pot comunica ntre ei, sistemul permind fie vizualizarea tuturor
participanilor ntr-o zon a fereastrei de lucru utilizate, fie doar a participantului
"activ" (cel care vorbete n momentul respectiv).


Fig. nr. 2.22 Videoconferine

Videoconferinele sunt extrem de utile n aplicatii de nvmnt la distant,
pentru ntlniri de afaceri sau ntlniri politice, consultaii medicale preliminare etc.
Programele uzuale de video-conferin ofer i servicii suplimentare, cum ar fi:
transferul de fiiere, chat (discuii n mod text), realizarea de desene i schie n
comun, partajarea de aplicaii (astfel nct toi participanii s poat vizualiza ecranul
unuia dintre ei, respectiv s preia controlul aplicaiei pentru a face modificri ntr-un
document activ) i altele.
Unul din programele cele mai utilizate este NetMeeting, care este creat de
firma Microsoft i permite realizarea de video-conferinte cu o mare parte dintre
facilitile anterior descrise. Pentru a realiza o videoconferin participanii au nevoie
de echipamente compatibile, i pot comunica folosind linii telefonice ISDN, reeaua
IP a companiei sau utiliznd Internet-ul.



Fig. nr. 2.23 Programul NetMeeting

Internet-ul i nevoia de micare tehnologia GPRS
Internetul tinde s devin interfaa primar de comunicaie; oamenii acceseaz
www pentru a se informa sau pentru a se distra, se conecteaz la intranetul propriilor
companii pentru a accesa informaiile de care au nevoie n desfurarea activitii de
zi cu zi sau pentru a comunica cu colegii i, nu n ultimul rnd, acceseaz
extranetul/internetul pentru a comunica i a desfura afaceri cu clienii i furnizorii.
Sisteme Informationale de Birou
44
Dar toat aceast revoluie n comunicarea i accesarea informaiei via internet
nu ar fi putut fi posibil fr dezvoltarea tehnologic a telecomunicaiilor din ultima
perioad. Telefonia celular radio, sau altfel spus telefonul GSM cotidian aa cum l
tim, a fost conceput n principal pentru a satisface o necesitate primar a oamenilor
i anume comunicarea prin voce.
De la simplicitatea vorbei, lucrurile au evoluat spre mesajul scris. De la
diversitatea de servicii i pn la conceptul de internet mobil nu a fost dect un pas.
Acest concept de "internet n micare" ncepe s prind contur i n Romnia odat cu
dezvoltarea tehnologiilor de acces la date "wireless" (fr fir) Cele 4 iniiale provin de
la General Packet Radio Service. GPRS-ul este o tehnologie pentru servicii mobile de
comunicare i transmisie rapid de date.




O caracteristic important a tehnologiei GPRS este conectarea permanent a
utilizatorului. Conceptul de "always on" nseamn c utilizatorul, n mod similar unui
calculator (PC) conectat ntr-o reea, poate rmne permanent conectat, dar pltind
numai pentru volumul de date transferat i nu la timp, aa cum se ntmpl n cazul
transferurilor de date pe reeaua clasic GSM. Plata, deci, se face n funcie de
volumul de date transmise i nu n funcie de durata transmisiei. GPRS permite
folosirea n regim de mobilitate total a aplicaiilor de tip navigare pe Internet, acces
al informaiilor de companie de la birou, aplicaii de transmisie text sau imagini video,
comunicare personal, comer mobil, localizare etc. Toate acestea fie la birou, fie
acas pe laptop, fie n main afiate pe display-ul inteligent al acesteia, sau cnd
mergem pe jos, pe ecranul terminalului nostru mobil, fie el telefon sau PDA. Practic
informaia este cu noi, oriunde, oricnd, accesibil de pe orice terminal.
Putem accesa, de asemenea, n condiii de total securitate (prin intermediul
VPN) i mobilitate, informaiile aflate pe intranetul firmei noastre, ca s consultm
ultima prognoz de vnzri, ultimul tabel de preuri, sau financiare - aciuni, oriunde
ne-am afla.
E-mail-ul nostru de la birou sau contul personal de pe Internet/de la operator,
poate fi transmis/recepionat de pe telefonul mobil sau laptop. Practic se poate face
accesul la orice informaie aflat pe intranetul companiei, aici incluznd accesul la e-
mail, agenda electronic personal cu date despre ntlniri, lista de telefoane, adrese,
sarcini i prioriti, fiiere diverse, baze de date etc. se face oricnd i de oriunde.

Sisteme Informationale de Birou
45
2.4 E-biroul
Beneficiind de tehnologii moderne att n ceea ce privete partea de
echipamente ct i software-ul, odat cu trecerea timpului i cu dezvoltarea societii,
modul clasic de a munci a suferit numeroase transformri. Datorit dorinei de a
simplifica munca prin mijloace moderne, de a utiliza mai eficient i mai flexibil
timpul i mijloacele materiale, a aprut teleworking-ul (munca la distan). Munca n
secolul 21 se caracterizeaza prin:
munca la distan si dislocarea spaial;
lucru pe cont propriu (ca statut sau numai pentru modul de
desfurare al activitii);
responsabiliti mai largi;
limite extinse pentru efectuarea comunicrii i cooperrii.
O definiie a conceptului de teleworking poate fi: activitatea desfurat de o
persoan (salariat, lucrtor pe cont propriu, lucrtor la domiciliu) n principal ntr-un
alt loc de munc dect cel tradiional, pentru o firm sau un client, utiliznd
tehnologiile informaionale i de comunicaie avansate, care reprezint suportul
principal al activitii. Chiar dac teleworking-ul cunoate o multitudine de stiluri i
modele de organizare, cele mai importante de menionat sunt telecomunicaiile
birouri tip satelit, aflate la domiciliul lucrtorului, care se conecteaz la un centru de
comand.
Aceasta nseamn c munca se transform radical:
30

de la munca de rutin la "munca se schimb continuu";
de la locul de munc pe via la lucrul "la momentul i la timpul
potrivit";
de la carier la "portofoliu de meserii";
de la programul de lucru cu durat fix, la "programele de lucru
flexibile";
de la locul de munc "fix" la "locul de munc mobil";
de la lucratorul merge la munc la "munca vine spre lucrtor";
de la alegerea locului de munc n funcie de amplasamentul
domiciliului, la "locuieti ntr-un loc - poi lucra oriunde" sau "munca
la distan".
Telelucrtorii sunt persoanele care lucreaz la domiciliu sau n telecentre de
lucru sau se deplaseaz frecvent la domiciliul clienilor, dar al cror loc de munc este
acas. De obicei printre telelucrtori ntlnim urmtoarele tipuri de activiti:
administratie, proiectare-dezvoltare, marketing, pregatirea documentaiei de
fabricaie, contabilitate, consultan, tele-documentare, reclam, nvaamnt la
distant i eLearning.
Munca la distan, n principiu, nu are nevoie de echipamente sofisticate:
echipament pentru comunicaii prin telefon, cablu sau satelit, robot telefonic,
calculator echipat cu modem, imprimant i acces la Internet.
Totui din infrastructura informaional nu trebuie s lipseasc:
+ un sistem de telecomunicaii modern (Internet de mare vitez, servere
performante, telefonie fix i mobil, video-conferin, audio-
conferin, etc);
+ un sistem informatic de management al documentelor, al activitilor,
de monitorizare a telelucrtorilor;

30
http://www.wiq.ro/telework/ro/contextul_general.htm
Sisteme Informationale de Birou
46
+ un sistem colaborativ de lucru.
Telecentrul este un loc, echipat n mod corespunztor din punct de vedere al
tehnologiilor informaiei i comunicaiilor, utilizat n principal de teleworkeri - companii
i persoane pentru dezvoltarea activitii lor. Exist urmtoarele tipuri de telecentre:
Internet Caf, Centru de apeluri, Birouri dedicate ale companiilor, Centre telework.
"Centrul de apel", este un spaiu dotat cu mijloace tehnice, umane i
organizaionale, care realizeaz de la distan, o serie de teleactiviti i teleservicii pentru
sprijinirea relaiilor dintre diferite ntreprinderi i instituii cu clienii lor, n scopul
satisfacerii apelurilor, ntrebrilor i cerinelor fiecrui client. "Biroul n vecintate", situat
de obicei n apropierea locului n care locuiesc lucrtorii, este dotat cu echipamente
telework folosite n comun de angajai ai unor companii sau firme mici, pentru care o
asemenea investiie nu ar fi posibil dac ar fi facut de fiecare dintre ele.
"Birourile satelit" (birourile ascunse), plasate n afara sediului unei firme, dar care
aparin acesteia, mut activitile telework departe de sediile principale, n scopul
utilizrii unui personal mai calificat i realizrii de economii.
"Centrele telework (centre de teleservicii)" sunt camere dotate cu echipamente
adecvate pentru telework, n care poate lucra att personalul unor firme, ct i persoane
care lucreaz pe cont propriu.
Angajaii pot s primeasc sarcinile care le au de ndeplinit prin sistemele de
mesagerie electronic i sistemele de partajare a informaiilor. Astfel, pentru a
coordona munca se pot utiliza sistemele de management a fluxurilor de lucru iar
pentru a mijloci colaborarea se pot utiliza conferinele electronice.
Locurile de munca vor deveni :
temporare,
evolutive,
personalizate,
conectate la reele,
mai performante,
favoriznd individualul,
plcute,
deschise domeniilor noi.
Telemunca nu presupune obligatoriu munca individual. Echipele virtuale se
formeaz datorit diferenelor de timp i spaiu. Exist patru tipuri de grupuri umane:
grupuri de munc;
grupuri de prieteni;
grupuri de comand;
grupuri de interes.
Toate aceste grupuri pot exista i ca grupuri virtuale. De exemplu, un tip de grup
de comand poate fi o echip de vnzri rspndit pe teritoriul unei ri. Un alt exemplu
de grup de lucru virtual poate fi un mic grup de dezvoltare a software-ului care comunic
electronic. Un grup virtual de interes poate fi un grup de investitori care i mprtete
strategiile i rezulatele.
Chiar dac pare greu de crezut, munca la distan, biroul virtual i alte e-tehnici,
nu exclud, ba chiar folosesc n mod susinut, lucrul n echipa (groupware-ul)








Sisteme Informationale de Birou
47

































Fig. nr. 25 Groupware-ul
31


Am intrat astfel, cu siguran, n era numita Mobile Office, in care biroul
viitorului inseamn mobilitate i interconectivitate, care implicit duc la e-business, e-
commerce, e-marketing, e-services, e-banking, e-learning, e-content, e-press, e-jobs,
e-services, etc.
Concluzionnd, economia societii informaionale este de tip tehnologico-
informaional intensiv i se caracterizeaz, n principal, prin:
afirmarea nevoilor de informare i comunicare ca nevoi umane
primare, corespunztor asumrii explicite i active, de ctre subiecii
individuali i colectivi, a statutului de ageni informaionali i
cognitivi;
ponderea dominant i importana critic a resurselor informaionale i
cunotinelor n sistemul resurselor disponibile; informaia este numit
generic a patra resurs i devine mai important dect cele clasice
(munc, natur i capital);

31
SGBD-Sistem de gestiune a bazelor de date, GED-Gestiunea electronic a datelor
Groupware

E-mail
Gestiunea
documentelor
Workflow
Formulare SGBD
GED
Motoare
Organiza
rea
Video Reuniuni
Redactare
Agende
Workflow E-mail
Sisteme Informationale de Birou
48
creterea important, n ultimul deceniu, a ponderii sectorului
economic al informaiei, att la scara economiilor naionale, ct i a
economiei mondiale, prin dinamizarea i integrarea activitilor de
concepie tehnologic i tiinific, a celor educaionale, a serviciilor de
informare public, a mijloacelor de informare n mas, inclusiv a sferei
de diseminare a rezultatelor acestor activiti i a tehnologiilor i
infrastructurii aferente;
accentuarea dimensiunii informaionale i de concepie a muncii, a
rolului factorilor informaionali n susinerea creterii eficienei
economice, precum i a importanei deinute, n cadrul organizaiilor
economice, de ctre profesionitii informaiei (manageri, cercettori,
analiti, programatori, cadre de concepie i sintez, funcionari de
birou, experi i consultani etc.);
preponderena activitilor umane desfurate n regim de asistare
interactiv cu calculatorul;
posibilitile oferite de reelele teleinformatice pentru accesarea i
prelucrarea informaiei de la distan de ctre participani dispersai
teritorial, depindu-se astfel barierile spaiului geografic;
reprezentative n acest sens sunt nvmntul la distan, lucrul la
distan, teleconferinele etc.;
valorificarea nalt n cadrul firmelor bazate pe informaie, a
resurselor materiale i de munc, pe seama unei investiii ridicate de
inteligen;
accesibilitatea larg, pentru ceteni, a serviciilor i facilitilor oferite
de sistemele informatice (fie publice, fie proprii unor organizaii), att
la locul de munc, ct i n viaa lor public i privat.

Teste gril:
Telemunca:
a) [ ] presupune obligatoriu munca individual;
b) [x] nu exclude, ba chiar folosete n mod susinut, lucrul n echipa
(groupware-ul);
c) [ ] n principiu, nu are nevoie de echipamente sofisticate
Societatea informaional este caracterizat de activiti moderne cum sunt:
a) [x] telelucrul;
b) [x] teleactivitile;
c) [x] telesocializarea.


Sisteme Informationale de Birou
49
Cap 3 DOCUMENTE ELECTRONICE
Documentul este un ansamblu coerent i finit de informaii structurate,
lizibile i cu destinaie precis aflat pe un anumit suport (definiia ISO). Mijloc de
comunicare, prin excelen, el este omniprezent n ntreprinderi. Mesajele, facturile,
devizele i alte documente repetitive i complexe antreneaz soluii de imprimare
diverse i variate, adesea neuniforme i ntotdeauna costisitoare. Limitele biroticii, pe
de o parte, i formarea de echipe de dezvoltare specializate pentru fiecare aplicaie, pe
de alt parte, oblig ntreprinderile s investeasc n instrumente capabile s acopere
circuitul complet al documentelor i compatibilitatea cu platformele deja existente.
Marea evoluie a documentului const n capacitatea sa de a deveni inteligent
i de a fi administrat corespunztor, fr a contribui la creterea costurilor ansamblului
circuitului de producie documentar. Timpii de reacie tind s se scurteze, cultura
ntreprinderii poate fi mai reactiv i proactiv.
Pn cnd va mai exista hrtia?
Raportul Orizonturi-Soluii n Biroul Digital 2000
32
a relevat faptul c:
aproape dou treimi din directorii europeni (61%) prefer s consulte
documentele dect s citeasc de pe monitorul calculatorului,;
ase din zece (60%) corecteaz mai bine documentele tiprite pe hrtie
dect fiierele aferente acestora;
o treime (33%) nc prefer s tipreasc mesajele electronice i paginile
de WEB nainte de a le citi;
femeile sunt n medie cu 15% mai mult n favoarea hrtiei;
65% din respondeni prefer s pstreze copii de hrtie ale documentelor
importante,
unul din zece directori pierd sau rtcesc lunar documente importante,
o femeie manager n Europa primete i proceseaz zilnic 106 documente
combinate de hrtie i digitale comparativ cu 79 pentru managerii brbai.
Concluzii:
n ciuda noilor tehnologii, cum ar fi Internetul, una din cele mai vechi
tehnologii disponibile hrtia este nc intens folosit (Paul Webb, director
de marketing pentru Europa a companiei Xerox Document Supplies, cel mai
mare distribuitor de hrtie tiat din lume;
acest studiu arat c birourile fr hrtie, promisiunea latent a revoluiei
digitale nu vor aprea prea curnd;
hrtia are un avantaj extraordinar: este simplu de folosit i la ndemn, iar
politicile responsabile n domeniul proteciei mediului au nlturat aproape
complet impactul asupra mediului. i n timp ce semnm mai puine cecuri i
folosim mai puine bancnotedect n trecut, avem aceeai preferin pentru
chitanele de hrtie.
Pe msur ce societatea se ndreapt spre comerul electronic i sisteme
bancare pe Internet, consumatorii continu s prefere documente de hrtie care s
certifice tranzaciile fcute.

3.1. DESCRIEREA I IMPORTANA DOCUMENTELOR
ELECTRONICE
n general, documentul este suportul informaiilor i el este cel care face ca
informaia s fie inteligibil. Documentele electronice sunt documente n form

32
Sursa: ***, Statistici. Ct timp vom mai folosi hrtia?, Computerworld nr.16/septembrie 2000
Sisteme Informationale de Birou
50
electronic, ce conin numeroase tipuri de informaii sub form de: text, date, foi de
calcul, grafice, desene CAD, sunet i secvene video.
Exist diverse moduri de abordare a documentelor electronice, aprute ca
urmare a evoluiei tehnologiilor hard i soft (tabelul 3.1).
Autori Definiii
Levien DE este o informaie nregistrat i structurat pentru consumul
uman. Aceast definiie nglobeaz documente care dateaz nc
din vremea nscripiilor cuneiforme pe tblie de lut.
Michalski (Byte,1991) DE reprezint un set de informaii care poate:
s incorporeze tipuri complexe de informaii;
s existe n mai multe locuri n reea;
s depind de alte documente pentru informaii;
s se modifice dinamic (pe msur ce documentele subordonate
sunt actualizate);
s aib o structur complicat sau tipuri complexe de date (ex:
date video sau adnotri vocale);
s fie accesat i modificat de mai multe persoane simultan
(dac au permisiunea s o fac).
AS 4390 Records
Management (standard
australian)
DE - uniti structurate de informaie nregistrate, publicate sau nu
i administrate ca uniti discrete n sisteme informatice.

IBM Dictionary of Computing n informatic, un document este o unitate denumit i structurat
de text, imagini, sunete sau alte formate, care poate fi stocat,
extras i schimbat ntre sisteme i utilizatori ca o unitate separat.
Tabel nr. 3.1 Definiii ale documentului electronic

Din aceste definiii se desprind dou caracteristici importante:
C DE sunt uniti structurate de informaie nregistrat - adic un document are o
structur logic ntre elemente de date - paragrafe, celule, imagini. De exemplu, o
scrisoare conine o adres, o dat, o adresare, un text mprit n paragrafe, o
semntur, etc.
C DE sunt administrate ca uniti discrete n sisteme informatice - adic un document
trebuie s fie deosebit de alte DE, inclusiv de alte versiuni ale aceluiai document.
Pn nu demult, prin document se nelegea un singur fiier de date. Astzi,
documentele compuse i cele multimedia sunt stocate n mai multe fiiere de date i
au nevoie de cteva aplicaii pentru a fi prezentate.
n concluzie un DE trebuie s ndeplineasc anumite caliti. Ele trebuie s fie:
disponibile i accesibile - ele trebuie s poat fi identificate i stocate n
deplin siguran i s poat fi uor extrase pentru a fi folosite;
exacte, diversele versiuni ale unui document trebuie s poat fi identificate
cu uurin, pentru a permite accesul la informaii exacte.
Oamenii folosesc documentele n dou moduri: documentul reprezint un
mijloc de a comunica informaii complexe i reprezint o cale de a elabora
informaia.
Documentele joac roluri importante deoarece toat lumea le nelege i tie s
le foloseasc, reprezentnd o soluie de comunicare cu nenumrate posibiliti.
Ele au o mare importan n activitatea firmelor - n special documentele care
conin informaii vitale, fr de care firma nu ar putea funciona. Un exemplu de astfel
de documente ar fi standardele de control al calitii ISO 9000 i multe altele.
Definirea documentelor vitale (business critical) difer de la un sector la altul, dar, n
general, se poate spune c un document este vital dac coninutul su este:
Sisteme Informationale de Birou
51
vndut clienilor;
utilizat pentru a crea un produs sau un serviciu vndut clienilor;
utilizat pentru a rspunde unor factori externi: organisme guvernamentale,
presiunea concurenei, certificarea unor standarde, revizie contabil.
Seturile de documente vitale sunt mari i complicat de administrat. Sistemul de
furnizare a informaiilor vitale trebuie s satisfac cerinele a trei categorii de
utilizatori: productorii de documente, consumatorii i administratorii aplicaiei.
Aceti utilizatori au nevoie de sisteme rapide i accesibile pentru a-i rezolva
problemele.

Cerinele utilizatorilor
Productori de documente Consumatori de documente Administratorii aplicaiilor
soft accesibil pentru
editare i creare
posibiliti de cutare i
accesare simple i intuitive
metode simple de administrare a
cerinelor utilizatorilor
funcii de administrare
simple i intuitive
interfee cu utilizatorul
adaptabile la nevoile proprii
metode simple i sigure de asigurare a
integritii documentelor
garania flexibilitii
documentelor
metode sigure de refacere n cazul
cderii sistemelor
control simplu i sigur al
distribuirii
garania exactitii
flexibilitate n relaiile cu utilizatorii

Tabel nr.3.2 Cerinele utilizatorilor de documente

3.2. GESTIUNEA ELECTRONIC A DOCUMENTELOR
nc de la nceput trebuie s facem o distincie clar ntre:
gestiunea documentelor electronice (GDE) gestiunea documentelor
compuse rezultate din cuplarea surselor de informaii electronice prin
intermediul unui tablou de bord "inteligent", care se modific n funcie de
evoluia surselor informaionale;
gestiunea electronic a documentelor (GED) - care se refer la
identificarea documentelor existente, la conversia i gestiunea lo
documentica - care reprezint ansamblul tehnicilor aplicate n
documentare.
n literatura de specialitate gsim cele trei domenii (ntre care se poate face o
distincie, dup cum am prezentat) cumulate n cadrul sintagmei GED.

DOCUMENTICA
GED
GDE
creare achizitie urmarire

Figura nr.3.1 Locul GED

Sisteme Informationale de Birou
52
Dar ce este GED-ul? Definitia data de APROGED notiunii de Gestiune
Electronice a Documentelor: Ansamblul de instrumente si tehnici ce permit
dematerializarea, clasarea, gestionarea si stocarea documentelor pornind de la
aplicatii informatice in cadrul normal de desfasurare al activitatii intr-o
intreprindere
Care poate fi n sintez problematica unui GED:
+ Arhivare
+ Gestiunea resurselor de documentare (identificare, folosire automata
indiferent de format, dictionar, indexare, cautare)
+ Gestiunea circulatiei documentelor (workflow)
+ Cautarea informatiei
+ Indexarea informatiei pentru a o clasa si a o regasi ulterior
+ Restituirea informatiei
+ Integritatea si fidelitatea informatiei
GED-ul corespunde unei schimbri la nivelul:
+ tehnologiei;
+ al posturilor de lucru;
+ al comportamentului personalului.
Bazat pe circuitul documentelor de hrtie unde informaia reprezint putere i
duplicarea este instrumentul de baz n asigurarea comunicrii, GED-ul a devenit o
condiie obligatorie pentru firmele ce doresc s-i minimizeze costurile de gestiune,
s-i conserve volume imense de informaii, s accelereze consulatrea i transmiterea
informaiilor i s asigure n plus confidenialitatea i prin aceasta eficacitatea i
rentabilitatea firmei.
n consecin GED-ul sau GEID-ul reprezint:
- Gestiune = definirea regulilor i a metodelor de utilizare i de gestiune
a fluxurilor de informaii;
- Electronic = aceasta implic ca informaia s fie dematerializat i
accesibil prelucrarii cu ajutorul calculatorului;
- Informaie = se consider c informaia este un suport al cunoaterii
indiferent de forma sau suportul pe care se afl;
- Documente = suportul care conine informaia.
Putem deci aprecia c GED-ul cuprinde ansamblul sistemelor logice i
materiale destinate s asigure organizarea, gestiunea i distribuia, sub form
electronic, a informaiilor existente, n cadrul unor soluii integrate la nivel de
ntreprinderi i de administraie.
Elaborarea documentelor pe suport de hrtie sau microfilme va fi eliminat
treptat trecndu-se la documente n format electronic (evoluia a fost propulsat de
mediul Web). De asemenea, arhivarea nu mai este manual ci se face i ea electronic.
Documentele sunt dematerializate i se utilizeaz noi supori informaionali dintre
care menionm discul optic. Din figura urmtoare (2.2) rezult care sunt etapele
Gestiunii Electronice a Documentelor (GED).
Aplicaiile GED se mpart n cinci mari categorii:
GED-ul Administrativ;
GED-ul Birotic;
GED-ul COLD (Computer Output on Laser Disk);
GED-ul Documentar;
GED-ul Tehnic.


Sisteme Informationale de Birou
53
GED-ul Administrativ
Aceast clas de aplicaii conine ceea ce n general intitulm Gestiunea
Dosarelor Electronice i corespunde clasrii documentelor administrative variate
i diverse, cel mai adesea sub form de imagine numerizat. Aici putem regsi
facturile furnizorilor, bonurile de comand, corespondena, fax-urile etc.
n general, GED-ul Administrativ face parte dintr-o aplicaie global de
gestiune i permite utilizatorilor s acceseze rapid imaginile documentelor de care
au nevoie, fr a se deplasa sau fr a ncrca biroul de dosare. Adesea, i n mod
particular n sectorul teriar al serviciilor, sunt integrate n acest modul i
instrumente de comunicare i gestiune a fluxurilor (workflow); acestea permit
schimbul de documente via reea, solicitarea de informaii complementare unui
coleg, punerea n discuie n cadrul grupului de lucru a unor documente extrase
din dosar, validarea unui document printr-o semntur electronic etc.
GED-ul Birotic
Este ilustrat n special prin produsele firmelor Lotus i Microsoft. Aceste
produse sunt n concordan cu platformele birotice clasice, care se doresc din ce
n ce mai comunicante n cadrul conceptului de lucru n cehip (groupware).
Instrumentele GED-ul Birotic, din care cel mai reprezentativ este Lotus Notes,
permit manipularea documentelor n formatul lor de origine (Word, Excel),
centralizarea clasrii lor pe unul sau mai multe servere, schimbul de documente
prin mesageria electronic etc. Deseori, integreaz i funcii de distribuie,
copiere, agend electronic.
GED-ul COLD (Computer Output on Laser Disk)
Termenul de COLD, care este acronimul pentru Computer Output on Laser
Disk, este utilizat n referin cu aplicaiile de tip COM (Computer Output on
Microfilm), fiind o tehnic care se substituie micrografiei i permite stocarea sau
arhivarea pe discuri optice numerice.
Acest tip de aplicaie, denumit i Arhivare electronic n anii `80, este fr
ndoial prima aplicaie a Gestiunii Electronice a Documentelor. Ea permite
stocarea i indexarea automat a ansamblului de documente generat de aplicaiile
de gestiune i destinat imprimrii. Principiul const n recuperarea fiierului trimis
spre imprimare (spool), descompunerea lui dup o logic definit prin parametri i
extragerea criteriilor i valorilor necesare indexrii. Documentele vizate sunt: cele
ce atest situaia contabil, facturile, statele de plat, extrasele de cont etc.
GED-ul Documentar;
GED-ul Documentar este direct legat de cutarea documentar, n particular n
cadrul aplicaiilor de tip bibliotec , documentaie tiinific, eventual revist de
pres. Este inclus accesul la imaginea documentului fizic i accesul la fotografii
(aplicaii de tipul fotobibliotec).
Acest tip de aplicaie se caracterizeaz n principal prin metode de indexare i
de cutare care fac cel mai adesea apel la Thesaurus, text integral (indexare i
cutare n text integral), cu operatori de apropiere, cutare dup concepte i uneori
mod de interogare n limbaj natural.
GED-ul Tehnic
Cuprinde toate aplicaiile n care conceptul de Gestiune electronic a
documentelor este legat direct de o profesie. Foarte des, acesta se caracterizeaz
prin circulaia i folosirea documentelor pentru care formatul este specific unei
meserii. Printre aplicaiile din aceasta clas, cele mai numeroase sunt cele pentru
birourile de studii pentru gestiunea planurilor sau pentru gestiunea documentaiei
Sisteme Informationale de Birou
54
tehnice a unui proiect industrial particular. Se asociaz n unele cazuri cu
gestiunea nomenclatoarelor i circulaia documentelor structurate de tip SGML.


Figura nr. 3.2 Exemplu de aplicaie GED Programul Gargantua 4.0
Evolutie, baze de date,
securitatea datelor
Indexare, clasarea documentelor
dupa mai multe chei
Mesagerie
Creare birotica
CAD
Difuzare
imprimare
tmesagerie
Cuplari, structuri de
primire, documente
inteligente
Consultari hypertext,
cercetare documentara,
ecran de inalta rezolutie,
lector de microfilme
Transmisii prin
retele locale (ETHERNET),
publice (RTC, RNIS),
sateliti
Arhivare, DON, SGBD,
comprimare, decomprimare
Stocare, micrografie
CD-ROM, CDV, DAT,...
ETAPELE
GED

Figura nr.3.3. Etapele GED

Avantajele aplicrii GED
33
sunt urmtoarele:
reducerea costurilor
aplicare rapid
mbuntirea serviciilor ctre clieni

33
Sursa: 01 Informatique nr. 1464/5.061997
Sisteme Informationale de Birou
55
reglementarea standardelor
mbuntirea gestiunii informaiei

3.3. ADMINISTRAREA DOCUMENTELOR ELECTRONICE
Sistemul de administrare a DE (EDMS - Electronic Document Management
System) se refer la un mediu computerizat care permite crearea, organizarea,
stocarea, extragerea, manipularea i controlul circulaiei documentelor n form
electronic.
Autori Definiii
administrarea documentelor este
Gartner Group un set de servicii puternic integrate, de nivel intermediar, ce cuprinde servicii
de bibliotec, de elaborare i de circulaie a documentelor cu aplicaii pentru
procese vitale n jurul tehnologiei client/server, folosind interfee deschise pentru
aplicaii
International
Data
Corporation
un soft capabil s organizeze producerea documentelor, s administreze
accesibilitatea i distribuirea volumelor de documente text i s supervizeze fluxul
documentelor
Interleaf nu numai ca tehnologia care administreaz documente ci - mai important - ca
tehnologia care administreaz informaiile din document. Interleaf vede
administrarea documentelor ca pe un set de soft-uri i servicii prin intermediul
crora informaiile vitale sunt administrate prin asigurarea posibilitilor de
creare, asamblare, controlare i distribuire a acestor informaii.

Experiena a artat c exist dou clase de administrare a documentelor:
C administrarea imaginilor fixe ale paginilor - clas ce pare s fie cea mai
familiar pentru bibliotecari;
C administrarea documentelor editabile, cum ar fi fiierele procesoarelor de
texte sau foile de calcul tabelar.
Probabil c primul sistem de administrare a documentelor a fost agrafa pentru
hrtii. Apoi pe msur ce teancul de hrtii a crescut, s-a inventat dosarul, apoi fietul.
Apoi acestea s-au nmulit devenind biblioteci. n cadrul acestora nu putem avea acces
imediat la o anumit informaie, dect dac documentul exist n bibliotec (nu este
mprumutat). Este evident c era necesar s se gseasc o alt soluie, i aceasta a fost
tehnologia de administrare a documentelor din zilele noastre.
Elementele unui sistem de administrare a documentelor constau n utilitare soft
menite s asigure funciile necesare administrrii documentelor.
Pentru multe dintre firme, utilizarea unui sistem de administrare a DE, poate
aduce avantaje considerabile:
valorificarea capitalului intelectual, deoarece informaia este creat o dat
i folosit de mai multe ori,
creterea vitezei de identificare i extragere a informaiilor,
evitarea pierderii i distrugerii accidentale a documentelor,
uurarea utilizrii informaiilorde ctre noii angajai,
reducerea duratei activitilor de lucru i elaborarea mai rapid a
produselor,
asigurarea unui rspuns rapid la evenimente,
creterea productivitii angajailor,
creterea calitii produselor prin posibilitatea exercitrii unui control mai
riguros asupra documentaiei,
Sisteme Informationale de Birou
56
reducerea costurilor prin eliminarea activitilor redundante.
Un sistem de administrare a DE trebuie s cuprind urmtoarele:
zon de stocare unde se pstreaz documentele,
metod de nregistrare a documentelor n zona de stocare,
metod de localizare i identificare a documentelor din zona de stocare,
metod de extragere a documentelor din zona de stocare.
Pe lng aceste cerine minimale, un asemenea sistem ar trebui s poat
acoperi i urmtoarele opiuni:
blocare: un mecanism care s asigure modificarea unui document - la un
moment dat - de ctre un singur utilizator,
controlul versiunilor: metode de urmrire a modificrilor suferite de un
document;
securitate: pentru a controla care utilizatori pot avea acces la un document
i cu ce scop,
structur organizatoric: metode de a organiza documentele n grupuri, n
funcie de relaiile dintre ele,
cutare liber dup text: posibiliti de localizare a documentelor pe baza
textului pe care l conin,
atribute ale documentelor: informaii asociate documentului (cum ar fi
autorul, perioada n care a fost redactat, titlul etc.),
fluxul documentelor: posibilitatea de a transmite n mod controlat
documentele de la un utilizator la altul,
scanare OCR, ICR: metode de convertire a documentelor pe hrtie n
format electronic,
publicare: metode de a combina documentele n seturi coerente cu scopul
de a fi distribuite ctre cei vizai.
Administrarea DE trebuie planificat la nivel de firm, prin desemnarea
responsabilitilor ce revin fiecrui angajat.
Politicile i procedurile trebuie s fie elaborate astfel nct s corespund cu
sistemul informatic existent n ceea ce privete:
- stabilirea i administrarea spaiului de lucru electronic al firmei;
- elaborarea i implementarea conveniilor de denumire a documentelor i
directoarelor,
- determinarea, stabilirea i asumarea responsabilitilor,
- implementarea msurilor de securitate i de control al accesului,
- coordonarea stocrii documentelor,
- alinierea practicilor din sistemul informatic al firmei la practicile
administrrii documentelor.
3.4. LIMBAJE DE MARCARE
Limbajele de marcare (markup languages) i au originea n tehnicile
editoriale i tipografice tradiionale.
Imediat ce calculatoarele au nceput s fie utilizate pentru activiti editoriale,
textul propriu-zis era mpnat cu marcaje, ce aveau n general semnificaia
marcajelor editoriale clasice. Iniial aceste marcaje erau tot n form textual,
uitiliznd ns anumite convenii care s permit att operatorilor umani ct i
programelor s deosebeasc textul de marcaje.
Datorit faptului c odat cu perfecionarea programelor specializate (de
editare, de compoziie, etc.), textul marcat era prelucrat aproape exclusiv de
Sisteme Informationale de Birou
57
calculatoare, s-a renunat la utilizarea marcajelor text n favoarea unor aa numite
coduri de control, mai compacte dar inteligibile doar pentru programele
specializate.
Mai trziu, diversificarea programelor a condus la sisteme de marcare
incompatibile. Pentru companiile care lucrau cu multe documente, pentru marii editori
de documente, lucrurile au devenit la un moment dat imposibil de gestionat.
nc din anii60, IBM a ntmpinat dificulti n schimbul intern de documente,
n domeniul partajrii informaiei din document i mai ales n utilizarea eficient i
unitar a documentelor. Dimensiunile colosale ale companiei i diversificarea
platformelor hard i soft precum i a programelor de editare i compoziie utilizate, au
condus la o situaie paradoxal, n care practic oamenii de la IBM nu se puteau
nelege.
n aceste condiii, IBM a lansat un proiect de cercetare n scopul de a gsi o
soluie unitar pentru sistemul juridic al companiei. Ideea iniial era de a pune la
punct un sistem de marcaje axat pe problem.
Echipa condus de Charles Goldfarb s-a orientat n consecin spre un sistem
de marcare extensibil, care s-a constituit apoi ntr-un meta-limbaj universal, aplicabil,
numit GML (Generalized Markup Language). Pe baza acestei specificaii a fost
dezvoltat la IBM prima aplicaie intern numit ISIL, care apoi a devenit un produs -
program numit BookMaster.
n 1986, GML a fost adoptat ca standard ISO (8879), devenind astfel Standard
Generalized Markup Language, adic SGML.
n mod concret, toate componentele unei aplicaii SGML, se bazeaz pe aa
numita declaraie SGML (SGML declaration) specific fiecrui sistem de calcul
utilizat.
Declaraia cuprinde i elemente de sintax concret , adic precizeaz
anumite elemente ale limbajului n contextul aplicaiei respective.
Formatele i normele documentelor electronice trebuie s permit catalogarea
i indexarea documentelor, pentru ca, ulterior acestea s poat fi reperate. Pentru a
fi vehiculate pe Internet, documentele trebuie s ncadreze n anumite norme
corespunztoare protocoalelor existente. Aceste norme sunt, n prezent, ntr-o
constant evoluie, astfel nct sunt posibile mai multe formate. Din pcate
documentele electronice nu au atins gradul de normalizare i regulile de utilizare
ntlnite astzi n lumea crilor.
Normele care permit codificarea structurii logice a familiei de documente
aparin familiei SGML (Standard Generalized Markup Language), normei
internaionale ISO 8879, 1986 i normei franceze NF EN 28879, 1990. Aceste norme
permit crearea de documente ce pot fi reactualizate. Documentele sunt independente
de platformele hardware i software care au contribuit la crearea lor.
Formatul comun al unei clase de documente codificate cu SGML este definit ntr-un DTD (Definirea
Tipului de Document) scris n limbajul SGML. Diferitele formate din familia SGML cel mai des
ntlnite pentru publicarea electronic sunt SGML, HTML i XML.
3.4.1 SGML (Standard Generalized Markup Language)
Editorul normei SGML este Charles F. Goldfarb, care a lucrat la IBM, la
conceperea unui sistem integrat de publicare a documentelor juridice. SGML este
utilizat n lume de editori pentru a normaliza practicile de marcare a documentelor n
cadrul prelucrrilor de pe canalele de editare. El permite administrarea tuturor
documentelor n curs de publicare ntr-o baz de date, urmrind circuitul de publicare:
de la depunerea manuscrisului de ctre autor pn la publicarea acestuia trecnd pe la
comitetul de lectur i prin fazele de acceptare i de modificare.
Sisteme Informationale de Birou
58
Caracteristici:
SGML crete productivitatea canalelor documentare prin suprimarea
redundanelor, este un instrument sofisticat ce permite controlul i comenzi
macro destinate minimizrii operaiilor de prelucrare ntr-un mediu de
producie.
Separ total structura coninutului de modul de prezentare. n felul acesta,
documentul este accesibil oricror programe de procesare, care pot s
identifice datorit marcajelor, prile componente ale coninutului i s le
aplice prelucrri specifice. De exemplu, un program care va formata
documentele pentru tiprire pe hrtie, va aplica anumite procesri, iar un
program care va pregti documentele pentru publicare pe WEB va aplica alte
procesri.
Este de fapt un meta-limbaj, adic este un limbaj cu care pot fi definite alte
limbaje. Cel mai mare avantaj al su este faptul c i poate defini propria
gramatic pentru documente. Fiind extrem de flexibil, el poate fi aplicat pe
orice structur de informaii. Acest lucru i permite s ia forme simple precum
este HTML-ul (Hipertext Markup Language) sau complexe cum este TIM-ul
(Telecommunications Interchange Markup variant de limbaj destinat n
exclusivitate telecomunicaiilor).
Flexibilitatea de care a dat dovad SGML-ul le-a determinat pe
principalele firme productoare de software s fie reinute n promovarea lui.
n acelai timp, complexitatea lui a fcut imposibil realizarea unor
instrumente software eficiente care s poat lucra cu orice tip de documente
SGML, datorit faptului c aceast complexitate poate fi utilizat de o grup
restrns de utilizatori.
Un alt aspect interesant este faptul c documentul SGML este accesibil
oricrui editor de text (chiar i celor n mod linie), deoarece nu conine coduri.
SGML-ul este independent de maina pe care este utilizat i de sistemul de
operare sub care lucreaz. Independena lui hardware i flexibilitatea fa de
sistemul de operare sunt principalele motive ce pledeaz pentru implementarea
lui pe WEB. Cum n momentul proiectrii SGML, WEB abia se ntea, acest
limbaj de marcare nu a cptat o amploare deosebit.
3.4.2 HTML (Hipertext Markup Language)
HTML (Hipertext Markup Language) este un format de descriere care permite
crearea de documente hipertext portabile de pe o platform pe alta i este primul
limbaj care trebuie nvt de cineva care dorete s fie prezent pe Web. Deci este
utilizat pe serverele W3 de pe Internet. Urmeaz apoi JavaScript dezvoltat de
Netscape, care amplific dinamismul documentelor HTML.
Limbajul HTML a fost creat n 1989 de Tim Berners-Lee, cercettor la CERN,
n cadrul proiectului World Wide Web. n 1992, Dan Connoly a descris DTD HTML
i specificaiile acestui format. n 1993, aceste specificaii au fost revizuite deoarece
erau depite i astfel a aprut HTML2 n 1994. Astzi a aprut deja pe pia a patra
versiune HTML. Dou grupuri de lucru au contribuit la evoluia acestui standard:
W3C (World Wide Web Consortium) i ETF (Internet Engineering Task Force).
Normele emise de organismul de normalizare IETF se numesc RFC (Request For
Comment). n ceea ce privete versiunea 2 HTML, RFC are numrul 1866.
Nscut la IBM, n urm cu aproximativ 30 de ani, ntr-o tentativ de a rezolva
unele probleme ivite la transportul documentelor ntre diferite computere, limbajul
hipertext a evoluat ncet. HTML din prima generaie este neles de primele
navigatoare (modul text). Nivelul 1 este obligatoriu pentru toate navigatoarele i
Sisteme Informationale de Birou
59
nseamn posibilitatea de a interpreta (hipertext + imagini). Nivelul 2 (HTML2) a
adus o contribuie deosebit la realizarea unei interactiviti reale (forms). HTML 3.0
(HTML+) aduce n plus tabele, formatarea paragrafelor, curgerea textului pe lng
imagini, tabele, tab-uri, note i o mulime de alte opiuni.
HTML nu suport structuri complexe, n special gestiunea formulelor
matematice, acestea din urm implicnd inserarea imaginilor. Este un instrument
simplu de creare i difuzare pe Web.
Un document HTML poate fi creat cu uurin prin reformatarea documentelor
create n SGML sau n format de prelucrare a textelor birotice (Word, Wordperfect,
etc). nainte de a facilita cercetarea documentelor pe reea, lucrrile de normalizare i-
au asociat la W3C pe reprezentanii domeniului bibliografic (biblioteci i baze de
date) i pe editorii de publicaii academice. Este vorba despre normalizarea
elementelor meta-datelor care sunt coninute ntr-un document HTML i care sunt
codate ntr-o sintax metadata.
HTML-ul a fost limbajul promovat de toate companiile productoare de
software. S-a rspndit cu o rapiditate comparabil doar cu dezvoltarea informaticii.
Astzi exist pe WEB sute de milioane de pagini realizate cu ajutorul lui. Se
caracterizeaz n principal printr-o structur extrem de simpl fiind utilizat n special
la afiarea textelor, a imaginilor i a altor tipuri de informaii i mai puin la stocarea
lor, nefiind capabil s creeze structuri complexe i s neleag logica documentelor.
Din aceast cauz, de regul, pe serverele WEB informaia este stocat n documente
SGML pentru a se putea executa asupra ei operaii de cutare, validare, interpretare
etc. iar HTML este utilizat doar la afiarea acesteia.
Documentele sunt afiate cu ajutorul unor aplicaii specializate numite
navigatori (browsers, n englez) care pot rula pe orice platform hard sau soft.
nmulirea deosebit a publicaiilor HTML a condus la apariia unor sisteme de
indexare i cutare a documentelor, a unor cataloage de referin care cuprind
milioane de pagini WEB iar accelerarea dezvoltrii comerciale a WEB-ului a condus
la apariia protocoalelor pentru securizarea documentelor schimbate ntre document i
server.
Problema HTML-ului provine din simplitatea lui. Spre deosebire de SGML,
limbajul nu este extensibil dispunnd de o gramatic bine definit a tag-urilor, ce nu
permite adugarea altora noi. Speciatii au ncercat s-l dezvolte (ncercnd s-l fac
extensibil) dar au renunat deoarece prin adugarea extensibilitii, HTML-ul i
pierde portabilitatea, deci nu mai poate fi utilizat pe WEB.
HTML nu este un limbaj de programare. Specificaiile lui definesc seturi de
tag-uri (marcatori) i regulile de inserare a acetora pentru descrierea documentelor,
astfel nct acestea s poat fi afiate de nite aplicaii (browsers, n englez) care pot
rula pe orice platform hard sau soft.Elementele HTML, tag-urile sunt inserate ntrun
text i descriu elementele logice i fizice ale acestuia (de exemplu titlul, paragrafele,
etc). Legturile hipertext permit unui document s trimit o parte dintr-un document
ctre un alt document sau ctre un alt server. Componentele documentului pot conine
texte, sunete, imagini fixe sau animate.
Majoritatea tag-urilor HTML au forma:
<NumeTag> Textul afectat de tag </NumeTag>
i indic navigatorului elemente de structura documentului, formatare sau alte elemente (imagini,
fiiere sonore, etc).
Cu ajutorul HTML se realizeaz:
documente independente de platform,
legturi la alte documente de pe Internet,
Sisteme Informationale de Birou
60
inserri de grafic, sunet, i video,
legturi la alte resurse (adiionale) de pe Internet,
interactivitate ntre cititorul documentului i aplicaia dorit de autor.
Sintetic, caracteristicile HTML sunt:
portabilitatea complet: fiierele HTML sunt salvate ntr-un format
standard (ASCII). Seturile de tag-uri sunt definite de un comitet internaional;
independent de platform: publicaiile Web HTML pot fi rulate pe un PC,
Mac sau pe un sistem Unix;
extensibil: este capabil s implementeze orice protocol nou, care va apare
ulterior i poate integra n documente cele mai avansate madii (de exemplu
VRML);
versatil: fiierele HTML i extind funcionalitatea dincolo de cea
imaginat iniial, aceea de hipertext, insernd n documente nu numai legturi
i componente multimedia ci i programe;
simplitate: lucreaz extrem de simplu. El spune navigatorului i
aplicaiilor lor auxiliare, prin intermediul tag-urilor, ce s fac cu textul,
grafica, sunetul i fiierele video sau cu programele incorporate;
dezvoltat pe baza SGML, permind descrierea documentelor structurate.
3.4.3 XML (eXtensible Markup Language)
Apariia limbajului XML (eXtensible Markup Language) a fost anunat cu
ocazia celei de-a zecea aniversri a adoptrii limbajului marcator SGML. XML este
un subset al limbajului SGML, nu este la fel de complex ca SGMl sau simplu ca
HTML. Ofer ns posibiliti de stocare a informaiei n cele mai diverse forme, are
capacitatea de a prezenta utilizatorilor informaii dinamice i personalizate i uurin
n utilizarea documentelor XML pe WEB.
XML este un metalimbaj capabil s conin alte limbaje marcatoare i are
urmtoarele caracteristici:
poate fi utilizat uor pe Internet,
poate suporta o mare varietate de aplicaii,
este compatibil cu SGML,
documentele XML sunt clare i lizibile de ctre utilizatorii n format text,
proiectarea documentelor XML se face rapid,
designul XML este formal i concis,
documentele XML sunt uor de creat.
Elaborarea specificaiilor n limbajul marcator XML este mprit n trei faze:
elaborarea sintaxei XML,
stabilirea legturilor hipertext,
specificarea stilurilor XML, bazate pe limbajul DSSSL (Document Style
Semantics and Specification Languages).
Principalul punct forte al limbajului XML este furnizarea acestuia pe WEB.
Unul dintre motivele principale care au stat la baza introducerii limbajului
marcator XML a fost dificultatea proiectanilor de software de a produce programe
care s exploateze la maxim facilitile oferite de documentele SGML.
Dezavantaje:
datorit faptului c XML-ul este un subset al SGML-ului, acesta pierde o
parte din facilitile mai speciale, oferite de acesta,
adaptare ineficient pentru multimedia n ceea ce privete fonturile, grafic
video, sunet, etc.
Sisteme Informationale de Birou
61
Prin introducerea XML-ului, actuala organizare a informaiilor va fi schimbat
radical: documentele SGML i bazele de date pot fi exportate n documente SGML,
fr a fi afectat capacitatea programelor de a face prelucrri i cutri rapide asupra
lor, iar actuala practic de a le exporta mai nti n format HTML pentru a le trimite
pe WEB va dispare.
O mare parte a specificaiilor XML se ocup de legturile hipertext, legturi
care au dus la apariia noiunii de navigare. n XML exist mai multe mecanisme de
conexiuni (la care pot fi specificate atribute):
independente de locaie;
legturi bidirecionale;
legturi ce pot fi specificate i organizate din afara documentului;
legturi n-are;
legturi agregate, provenite din surse multiple;
legturi interne, n interiorul documentului.
Limbajul XML a fost creat, n primul rnd, datorit imposibilitii
productorilor de software de a produce programe care s exploateze la maximum
facilitile oferite de documentele SGML. n acest sens, XML ofer posibiliti
favorabile implementrii de aplicaii uor de realizat.
Dac n HTML diversitatea aplicaiilor era destul de restrns (completarea s-a
realizat prin limbajele Java i JavaScript), XML-ul ofer patru tipuri principale de
aplicaii:
- aplicaii dependente de un WEB client n medierea dintre dou sau mai
multe baze eterogene;
- aplicaii ce distribuie o parte din procesarea de pe serverul WEB pe
clientul WEB;
- aplicaii care au nevoie de clientul WEB pentru a prezenta diferite afiri
ale acelorai date;
- aplicaii n care agenii inteligeni WEB combin informaiile descoperite
n funcie de nevoile utilizatorilor.
XML-ul are nu numai susintori, ci i critici printre care se numr i
Netscape ce consider c n cel mai bun caz XML-ul va fi doar un complementar al
HTML-ului i c el nu va avea un mare impact asupra utilizatorilor. John McFadden
de la OmniMark Technologies, considerat un mare fan al SGML-ului consider c:
"nu este dect o iluzie, bun numai pentru productorii de software i care nu-i
avantajeaz cu nimic pe utilizatori". El crede c XML-ul va crea doar confuzie n
rndul potenialilor utilizatori al SGML-ului. Timpul va demonstra dac are dreptate
sau nu.
3.4.4 VRML (Virtual Reality Modeling Language)
La fel ca HTML, VRML nu este, n sens strict, un limbaj de programare
orientat obiect, ns propune un format de descriere a scenelor n trei dimensiuni.
Scopul iniial al acestui limbaj a fost cel de a transforma navigarea pe Web ntr-o
aplicaie de realitate virtual i de a deveni, n timp, un limbaj standard de descriere
universal pentru simulri la care particip mai muli participani.VRML manipuleaz
obiecte elementare numite noduri care pot fi reprezentate prin sfere, poligon etc. Un
fiier VRML conine caracteristicile obiectelor care compun o scen n trei
dimensiuni, iar navigatorul utilizatorului va decoda informaii din toate obiectele.
3.4.5 PGML (Precision Graphics Markup Language)
Data de 13 aprilie 1998 a nsemnat asocierea Adobe cu IBM, Netscape i Sun
pentru a emite ctre W3C specificaiile unui format nou de imagini. Acest format
Sisteme Informationale de Birou
62
definete imagini vectoriale, nu numai din categoria bitmap ci i GIF sau JPEG care
se gsesc pe paginile Web. Cel mai important avantaj al imaginilor vectoriale (alturi
de o ncrcare mai rapid), este cea a posibilitii de a insera un text ntr-un grafic ce
poate fi apoi indexat.

3.4.6 VML (Vector Markup Language)
La adresa http://betty.userland.com/stories/daveWiner/98/05/vml.html este
publicat un comunicat de pres care anun un format nou de imagine vectorial
propus World Wide Web Consortium (W3C) de ctre Autodesk, HP, Macromedia,
Microsoft i Visio. n prezent, nu exist imagini vectoriale recunoscute de motoarele
de cutare. Imaginile prezentate pe site-urile Web sunt n format GIF sau JPEG.
Toate formatele prezentate sunt ntr-o confruntare continu pentru dominarea
spaiului Internet. Lupta dintre PGML i VML promite s fie comercial i s
antreneze toate ntreprinderile implicate. Evoluiile din acest domeniu sunt extrem de
rapide. Nici un standard nu poate deveni peren fr a deveni (iniial) standard. HTML
nu va dispare n anii urmtori iar evoluia profesionitilor ctre XML rmne ipoteza
cea mai plauzibil, pe termen lung.
3.5. HIPERTEXT I HIPERMEDIA
Din punct de vedere matematic, att hipertextul ct i hipermedia se pot defini
ca medii "n-dimensionale" sau text cu "n dimensiuni" i respectiv mediu la "n
dimensiuni".

3.5.1 Puin istorie
Iniial hipertextul a aprut n cercetarea documentar. Aceast idee a fost
enunat prima oar de Vannevar Bush ( profesor la MIT i Institutul Carnegie din
Washington), n 1945, care a remarcat c cele mai multe din sistemele de indexare i
organizare a informaiei utilizate de comunitatea tiinific sunt artificiale, n msura
n care fiecare element nu este clasat dect sub o singur rubric iar aranjamentul este
ierarhic. Toate aceste idei au fost publicate n articolul As We May Think (devenit
celebru) din revista Atlantic Monthly. Autorul prezint o main numit MEMEX
(MEMory EXtended) care ajut omul n procesul de memorare, pe baza asociaiilor
ntre coninut i form i care se baza (parial) pe tehnologia microfilmelor, fiind
dotat cu dispozitive de selecie foto-optic i tastaturi..
n anul 1965, cercettorul Ted Nelson inventeaz sistemul hipertext definindu-
l drept: material scris sau grafic interconectat ntr-o manier complex care n mod
convenional nu poate fi reprezentat pe hrtie. El poate conine cuprinsuri ale
propriului su coninut i relaiile dintre diverse pri componente; poate de
asemenea conine adnotri, adugiri i note de subsol pentru cei care doresc s-l
examineze. Ted Nelson inventeaz i un sistem hipermedia: Xanadu care era
construit n jurul ideii de a concepe un sistem care s conin ntreaga literatur
universal, plus alte informaii ntr-un singur depozit de date (a fost descris drept
locul magic al memoriei literare de ctre poetul Samuel Taylor Coleridge).
Autodesk a dezvoltat o versiune de Xanadu, care, ns, nu a fost fcut niciodat
public pe pia, n ciuda numeroaselor anunuri a unot variante de test.
Douglas Engelbart este considerat i el a fi pionierul acestui domeniu prin
proiectul Augment. Prezentat n premier n 1968, a adus n faa publicului numeroase
nouti: mouse-ul, ferestre multiple pe ecranul calculatorului, faciliti de procesare a
textelor i hipertextelor, pot electronic, teleconferine, documente compuse din text
i grafic, limbaje de comand de tip script, interfee grafice.
Sisteme Informationale de Birou
63
Un alt moment important poate fi considerat anul 1989, datorit WEB-ului a
crui dat de natere a fost semnat odat cu propunerea fizicianului Tim Berners-Lee
a unui proiect care a circulat sub numele HiperText and CERN, sistem hipertext
denumit, n octombrie 1990, World Wide Web.

3.5.2 Ce sunt hipertext i hipermedia
n prezent, termenii de hipertext i hipermedia sunt considerai sinonimi. Att
hipertextul ct i hipermedia sunt deci medii multiple i instrumente de gestionare
complex a elementelor individuale dintr-o structur. Ele permit ghidarea structurat
i exploatarea volumului de cunotine.
Hipertextul reprezint un mod de organizare a informaiei prin care se pot
lega diferite pri ale informaiei dup o anumit logic. Informaia manevrat prin
sistemul hipertext este divizat n noduri, ntre care se stabilesc anumite legturi.
Fiecare nod reprezint un tip de informaie iar accesul n acest sistem se face prin
navigare. n viziunea diverilor autori
34
, hipertextul este:
form de document electronic,
metod de organizare a informaiilor n care datele sunt memorate ntr-o
reea de noduri i legturi, ce poate fi accesat prin intermediul unor
navigatoare interactive i manipulat de un editor structural,
tehnic pentru organizarea informaiei textuale printr-o metod complex
neliniar n vederea facilitrii explorrii rapide a unei cantiti mari de
cunotine.
Conceptual, o baz de date hipertext poate fi gndit ca un digraf, unde fiecare
nod poart un fragment de text i arcele grafului conecteaz unele fragmente de text
cu altele nrudite. Pentru vizualizarea textului, din aceast baz de date, utilizatorului
face apel la o interrfa prin care traverseaz legturile.
Avantajele hipertextului fa de textul tiprit sunt:
forma neliniar a hipertextului ofer posibiliti eficiente de parcurgere a
coninutului;
mediile electronice pot stoca o cantitate impresionant de informaii;
hipertextul realizeaz o bun vizualizare a coninutului i o navigare rapid,
orict de complexe ar fi documentele, innd cont de specificaiile
utilizatorilor;
n cadrul sistemelor hipertext, interogrile, filtrrile, diversele preferine i
adnotrile utilizatorilor pot fi refolosite ori de cte ori este necesar, putnd fi
stocate n cadrul strcuturii hipertext a documentelor folosite.
Problemele care apar n legtur cu utilizarea hipertextului in de:
conversia textului liniar n format hipertext (liniarizarea textului);
proiectarea (design-ul) documentelor hipertext,
accesarea concurent a bazelor de date hipertext n context distribuit,
construirea unor mecanisme optime pentru cutri i interogri inteligente
n cadrul informaiilor hipertext,
suportul pentru extensii multimedia,
prezentarea documentelor hipertext ntr-o form uor de parcurs de ctre
utilizatori etc.
Hipermedia desemneaz o reea de texte sau noduri informaionale
interconentate, prin care utilizatorul se poate deplasa cu uurin (prin selecia cu

34
J. Smith, S. Weiss, W. Weiland, B. Shneiderman citai de Buraga S.C., Mai mult dect text.
Incursiune n teoria hipertextulu, PC Report nr.96/septembrie 2000 pp. 42-48
Sisteme Informationale de Birou
64
ajutorul mouse-ului). Utilizatorul unui sistem hipermedia navigheaz simplu pentru a
traversa elemente diferite, texte, imagini numerice, secvene video, muzic i voce sau
documente de natur diferit.
Principala caracteristic a tehnologiilor hipertext i hipermedia o reprezint
capacitatea lor de a accesa informaia i de a naviga intuitiv n interiorul
documentelor, prin intermediul "legturilor".
Documentele hyper sunt constituite din datele propriu-zise (text, grafic, sunet,
video) i din informaia de structurare sau de prezentare, care leag datele, crend
astfel o reea de date. Din punct de vedere tehnic, hiperdocumentele sunt ansambluri
de noduri (concepte) interconectate prin legturi (relaii).
Nodul reprezint un concept unic (o idee), care conine orice tip de informaie
(text, grafic, animaie, audio, vide, imagini sau programe) ce are asociat o
informaie semantic (detaliu, propoziie, colecie, observaie etc.). Nodurile sunt
conectate la alte noduri prin intermediul legturilor. Nodul surs al unei legturi se
numete referin, iar cel destinaie poart numele de referent, putnd fi numite i
noduri ancor.

Nod A
Nod B
Nod C
Nod D
Nod E
Nod F
Nod G
1
2
3
4
5
6
7
Nod A
1
2
3
Document hipertext

Figura nr. 3.3 Exemplu de structur hipertext compus din mai multe noduri i
modul ei de vizualizare folosind un browser hipertext

Legturile sunt conexiuni ntre noduri (sau concepte) dependente unul de altul,
putnd fi bidirecionale sau doar unidirecionale. i legturilor li se pot asocia tipuri
(legtura de specificare, de elaborare, legtura membru, legtura de opoziie etc.),
definind natura relaiei dintre noduri. De asemenea, legturile pot fi:
refereniale: non-ierarhice, utile pentru realizarea referinelor ncruciate,
ele fiind cele care deosebesc cel mai bine hipertextul de celelalte tipuri de
stocare a informaiei;
organizaionale: ierarhice sau structurale, ilustrnd relaiile printe-copil
dintre noduri, folosite la organizarea nodurilor, n mod ierarhic, ntr-o structur
strict. Sunt eseniale pentru liniarizarea hipertextului i permit autorilor s
verifice coerena structurii hipertext.
statice: stabilite de autorul documentului;
dinamice: create n momentul rulrii sistemului hipertext, n funcie de
context sau de cerinele utilizatorilor.
Dac se are n vedere natura semantic a relaiilor dintre noduri, legturile pot
fi clasificate pe urmtoarele nivele:
Sisteme Informationale de Birou
65
nivelul 1: legturile nu au asociate etichete;
nivelul 2: legturile posed etichete ce descriu nelesul global al relaiei
dintre obiecte (de exemplu este ilustrat de sau este discutat de);
nivelul 3: legturile au etichete mai detaliate (precum este vizualizat
grafic prin, este criticat de).


Contents
page
Page
one
Page
two
Page
three
Index
Legaturi hipertext

Figura nr. 3.4 Exemplu de legturi hipertext compus din mai multe noduri i
modul ei de vizualizare folosind un browser hipertext

Hipertextul i hipermedia desemneaz coninutul, nelesul mediului i mai
puin o reprezentare grafic a acestuia. Construirea acestor legturi hyper se bazeaz
pe urmtoarele principii:
- principiul metamorfozei. Conform acestuia, reeaua de legturi de date ce
constituie hipertextul i hipermedia este ntr-o permanent construcie,
adaptndu-se continuu cerinelor de regsire;
- principiul eterogenitii. Componentele care compun aceast reea sunt
informaii de natur diferit (eterogen) i ele se pot regsi pe toate tipurile de
suporturi posibile, de trimitere a mesajelor;
- principiul multiplicitii i al deplasrii pas cu pas. Acest principiu
demonstreaz c nu exist doar un singur punct de nceput, ci se poate alege
orice punct al acestui graf informaional pentru a fi nodul de origine al
cutrii, traseul de parcurgere a structurii configurndu-se treptat, pornind de
la acesta. Multiplicitatea provine din posibilitatea existenei unor multiple
puncte de origine; n fapt toate nodurile pot ndeplini acest rol;
- principiul exterioritii. Reeaua de date faciliteaz i deplasarea spre exterior,
micarea;
- principiul topologic. Acest principiu concluzioneaz c n acelai sistem nu
exist o cale trasat dinainte ci totul este ntr-o permanent reconfigurare
topologic;
- principiul mobilitii centrelor. Reeaua nu are un centru (o idee principal)
sau nu conteaz care element poate fi considerat la un moment dat central.

3.5.3 Modaliti de regsire i navigare
Principiile care stau la baza construirii acestor reele de informaii in cont n
primul rnd de scopul final al acestui sistem i anume de identificarea posibilitilor
de cutare i regsire a informaiei. Regsirea informaiei n sistemele hipermedia
sau hipertext se bazeaz deci, pe metode care in cont de caracteristicile informaiei.
n funcie de criteriul ales pentru cutarea informaiei, metodele se pot clasifica
astfel:
Sisteme Informationale de Birou
66
- metode de regsire a informaiei categoriale. Prin folosirea acestora, se pot
delimita sau selecta documente, cmpuri text sau pagini din documente ce fac
parte dintr-o anumit clas categorial;
- metode de regsire bazate pe relaia cuvnt, n care cuvintele sunt cutate
conforma ordinii lor;
- metode de regsire bazate pe adiacen, care execut o cutare spaial din
aproape n aproape, n funcie de urmtorul element de gsit;
- metode de regsire alternative. Acestea aplic n regsirea informaiei criteriul
OR pentru dou sau mai multe cuvinte;
- metode de regsire bazate pe asociere, adic se aplic un criteriu AND de
regsire, pentru dou sau mai multe cuvinte;
- metode de regsire bazate pe un criteriu de negare NOT. n acest caz
regsirea este exclusiv pentru referinele la un cuvnt, care nu este asociat cu
cel iniial;
- metode de regsire ce folosesc trunchierea, adic regsesc un cuvnt, cu
oricare alt sufix al su;
- metode de regsire prin cuvinte intermediare, aceste metode execut o cutare
i o regsire din aproape n aproape prin cuvinte intermediare ctre cel cutat.
Sistemele hipertext i hipermedia pot furniza ci de navigare unidirecionale i
bidirecionale. Cea mai simpl i cunoscut modalitate de navigare prin structurile
hyper, este cea prin butoane, modelitate care permite accesul uor la informaia
coninut n nodurile reelei printr-o simpl apsare pe butoanele afiate la un moment
dat.
Aceste sistemele sunt folosite n mod curent pentru publicaiile electronice i n
munca de documentare, pentru chiocurile interactive, cataloage electronice sau
pentru furnizarea de informaii publice.
Termenii de hipertext i hipermedia au cunoscut o i mai mare recunoatere
datorit Internetului i WWW. Datorit acestor nouti tehnologice, documentul pe
hrtie va fi nlocuit treptat, cu documentul electronic, descris pe baza legturilor sale
interne i externe, de tip hyper.

Teste gril:
Un document electronic reprezinta un set de informatii care poate:
a) (x) s ncorporeze tipuri complexe de informaii;
b) ( ) s serveasc consumului uman;
c) (x) s existe in mai multe locuri in retea;
d) ( ) s contribuie la dezvoltarea firmei;
e) (x) s depinda de alte documente pentru informatii;
f) ( ) s se modifice static;
g) (x) s se modifice dinamic;
Utilizarea unui sistem de administrare a documentelor electronice, prezinta
urmatoarele avantaje:
a) (x) asigurarea unui raspuns rapid la evenimente
b) (x) cresterea calitatii produselor prin posibilitatea exercitarii unui
control mai riguros asupra documentatiei produselor
c) (x) evitarea pierderii si distrugerii accidentale a documentelor\
Gestiunea documentelor electronice este acelasi lucru cu:
a) ( ) Documentica;
b) ( ) Gestiunea electronica a documentelor;
c) ( ) Birotica;
Sisteme Informationale de Birou
67
Cap 4 SCHIMBURILE ELECTRONICE DE DOCUMENTE.
SISTEMELE EDI.
Suntem, i vom fi, probabil, mult timp, o societate bazat pe hrtie. Dei
telefonia, radioul, televiziunea au constituit puternice "lovituri" aplicate "hrogriei",
comunicarea ntre partenerii de afaceri se deruleaz cu precdere avnd ca suport
documentul scris pe hrtie, ce are un regim preferenial ca prob n justiie i
document justificativ n contabilitate.
Informatizarea societii se concretizeaz n profunde transformri, resimite
att la nivelul organismelor de stat, ntreprinderilor i organizaiilor, ct i la nivelul
fiecrui individ. n multe ri, calculatorul a devenit, din lux, o necesitate, fiind o
prezen obinuit n fiecare birou sau cas. O coordonat major a societii
informaionale o reprezint dematerializarea.
Extinderea reelelor teleinformatice a dus, firesc, la ipoteza eliminrii
progresive a hrtiei din viaa organizaiilor i indivizilor. Lucrurile se deruleaz clar n
aceast direcie, dei etapele i viteza de evoluie au constituit baz a diverse
interpretri.

4.1. EDI - PREZENTARE GENERAL
EDI este o tehnologie declarat de muli specialiti ca un vrf de lance n
dematerializarea societii. Sintagma a fost lansat n jurul anului 1975 n SUA -
Electronic Data Interchange. n literatura francez s-au pstrat cele trei litere,
optndu-se pentru expresia: change de Donnes Informatis.
n limba romn traducerea cea mai apropiat de original ar fi "Schimb
Electronic de Date". Trebuie s recunoatem c acest denumire nu spune mare lucru,
mai aproape de fenomen fiind titulatura Schimb de Documente Normalizate sau
Schimb de Documente Standardizate.
Cea mai mare parte a lucrrilor din aproape toate rile dezvoltate utilizeaz
sintagma "original", EDI.
n 1988, numai n economia SUA au fost ntocmite peste 1,3 trilioane de
documente iar, dup unele surse, 40% din comunicarea inter-organizaii (ntreprinderi,
instituii etc.) se desfoar sub form scris.
Preedintele Consiliului superior al Ordinului experilor contabili din Frana,
Ren Ricol, estima c dintre datele vehiculate n cabinetele contabile franceze 98%
sunt informatizate; i totui, 80% dintre acestea sunt re-preluate, adic introduse
repetat n calculatoarele diferitelor firme i organisme financiare.
Analiznd, schematic, modul "clasic" de derulare a schimbului de documente,
lum un exemplu a dou ntreprinderi al cror sistem informaional este, n mare
parte, informatizat. O ntreprindere A vinde produse/servicii unei ntreprinderi B. ntr-
o prim faz, cei doi parteneri pot ncheia un contract care stipuleaz condiiile n care
vor decurge tranzaciile (condiiile de comand, livrare, asigurare, plat).
ntreprinderea B trimite o comand furnizorului A, ale crei principale
elemente sunt introduse n sistemul su informatic. n momentul vnzrii (de obicei,
momentul livrrii), A ntocmete o factur. Datele acestei facturi sunt preluate
(manual) n sistemul informatic al firmei A. Paralel cu produsele/serviciile ce fac
obiectul vnzrii, cu un decalaj oarecare de timp, la beneficiar ajunge i factura. n
momentul sosirii, datele facturii sunt preluate (de obicei, tot manual) i n sistemul
informatic al firmei B. Iar dac factura circul prin bncile X i Y, ce deservesc cele
dou firme, ambele bnci preiau datele despre aceast factur. n plus, n situaia TVA
Sisteme Informationale de Birou
68
naintat organelor fiscale, apare i factura respectiv. Dac administraiile financiare
au evidena TVA pe calculator (i aa este normal), factura va fi preluat i n
sistemele lor informatice.
n concluzie, o aceeai factur este preluat n sisteme informatice (diferite) de
cinci ori.
Acest tip de comunicare inter-organizaional prezint trei dezavantaje
majore:
C timp ndelungat de transmitere;
C costuri mari de organizare i administrare;
C posibilitatea (chiar probabilitatea) apariiei unui mare numr de erori.
Utiliznd tehnologia EDI, acelai document este preluat n calculator o singur
dat, de ctre cel care-l ntocmete, fiind transmis tuturor partenerilor de afaceri vizai
sau organismelor financiare prin intermediul reelelor de calculatoare.
Astfel, EDI reprezint "un mijloc de transmitere, de la calculator la
calculator, a datelor normalizate (standardizate) i pre-agregate, prin
intermediul unei reele de telecomunicaii".
Anii '90 sunt cei care au adus maturizarea tehnologiilor informaionale i
comunicaionale. Comunicarea electronic inter-ntreprinderi a devenit o realitate
obinuit n rile avansate din punct de vedere al tehnologiei, viteza de transmisie a
datelor, costul i mecanismele de asigurare a securitii informaiilor fiind principalii
catalizatori.
EDI se situeaz la intersecia a trei orientri tehnologice majore:
=Informatica, ce este suportul tehnic al informaiilor standardizate
(normalizate).
=Telecomunicaiile, ca mijloc de transport al informaiilor.
=Standardizarea, ce vizeaz definirea i utilizarea unui "limbaj" inter-
organizaional comun.
Comunicarea prin EDI presupune un acord prealabil ncheiat ntre prile
interesate, acord ce are un caracter juridic, i n care se precizeaz clar caracteristicile
mesajelor transferate reciproc: datele comunicate, structura i mbinarea lor,
procedurile de control/validare.
Acest acord definete, deci, un standard de comunicare. Stardardele pot fi
bilaterale, cnd se instituie numai ntre doi parteneri i universale, atunci cnd sunt
acceptate i utilizate de o palet larg de ntreprinderi/organizaii.

4.2. OBIECTIVELE EDI
Realizrile de pn acum sunt indiscutabile. EDI permite ca cererile clienilor
s fie onorate mai rapid i mai bine. ntrzierile n livrarea mrfurilor sunt reduse la
minimum iar circulaia documentelor se face aproape instantaneu. Informaiile nu mai
sunt vehiculate pe clasicul suport - hrtia, ntreprinderea conservndu-le i avndu-le
sub control, de la surs pn la destinaie, pe suport magnetic sau optic. Erorile ce
decurg din multiplele transcrieri (preluri) "tradiionale" sunt eliminate. Utiliznd
metode moderne de gestiune, cum ar fi "Just-In-Time", stocurile sunt reduse aproape
la zero.
n consecin, obiectivele EDI sunt:
C Zero hrtie
C Zero ntrzieri
C Zero greeli
C Zero stocuri.
Sisteme Informationale de Birou
69
EDI permite nlocuirea sistemelor actuale de comunicare, ce au ca suport
hrtia sau banda magnetic, scumpe i relativ ineficiente, cu sisteme bazate pe
schimburi de mesaje structurate i standardizate ntre echipamente informatice.
Aceasta este principala raiune pentru care i administraiile publice ale rilor vest-
europene se intereseaz din ce ce n ce mai mult i integreaz aceast practic, fie n
relaiile lor cu ntreprinderile, fie n relaiile cu organismele administrative ale altor
ri.
Pe plan general, calitatea sa de "limbaj" universal de comunicare catalizeaz
emergena sistemelor inter-organizaionale.
La nivelul anului 1990, peste 15.000 de firme adoptaser tehnologia EDI
35
.
Sistemele EDI sunt o realitate pe cale de a deveni curent i n rile vest-europene,
dei este vizibil decalajul considerabil faa de Statele Unite.
Dup Stoven, n 1995, n Frana numrul de legturi EDI, stabilite ntre
ntreprinderi/organizaii din Frana, era estimat la aproximativ 10.000. Dup
Mahmoudi, n 1995, 8650 de ntreprinderi utilizau EDI (fa de 3750 n 1993), iar
59% dintre mesaje utilizeaz norma EDIFACT.
Unele prognoze arat c n intervalul 1992-1997 n Europa sistemele EDI vor
crete cu 38%.

4.3. LOCUL EDI N COMERUL ELECTRONIC
EDI nu se confund, totui, cu noiunea de "comer electronic", ci este parte a
acestuia, altturi de E-mail, World-Wide-Web etc.
Comerul electronic poate fi definit ca orice relaie comercial prin care se stabilesc
legturi ce au ca suport calculatoare cuplate prin reelele de telecomunicaii.
Comerul electronic utilizeaz facilitile tehnologiei informaionale pentru
mbuntirea eficienei comunicrii i/sau pentru a schimba fundamental natura
tranzaciilor inter-organizaionale.
Trei caracteristici eseniale delimiteaz EDI de celelalte componente.
C. Transferul ntre calculatoare se face automat, fr intervenia omului.
C. Datele trasmise sunt definite i structurate n conformitate cu un standard
acceptat.
C. Cele dou sisteme de calcul implicate ntr-un schimb de documente EDI
sunt independente; pot fi echipamente de tip diferit, ce ruleaz aplicaii diferite;
singura interfa dintre acestea este mesajul transmis.
Se cuvine de remarcat faptul c muli autori privesc EDI, n primul rnd, ca
norm de reprezentare a informaiei, ceea ce nseamn c, nainte de toate, prin EDI se
"pune n pagin electronic" datele specifice documentelor dematerializate. Abia dup
acest aspect apar chestiunile legate de echipamente, programe, reele etc. EDI este,
nainte de toate, un limbaj.
EDI este un exemplu al automatizrii aproape complete al procesului ofertei n
cadrul comerului electronic. i EDI Internet, folosind reele private virtuale sigure
(asigurate din punct de vedere al securitii), este o aplicaie de tip business-to-
business a comerului electronic, aflat n continu dezvoltare. EDI este nc un
format popular al transferrii datelor ntre majoritatea partenerilor comerciali,
permind automatizarea tranzaciilor repetitive.



35
Wright, B. - The Law of Economic Commerce, Little Commerce, Boston, 1991, citat n [14].
Sisteme Informationale de Birou
70






















Figura nr. 4.1 Exemplu de tranzacie EDI

4.4. AVANTAJE I PROBLEME CE DECURG DIN UTILIZAREA
SISTEMELOR EDI
Cum era i firesc, literatura consacrat prezentrii EDI abund n cazuri care
mai de care mai fericite, soldate cu succese rsuntoare i, dincolo de avantajele greu
de cuantificat, cu economii substaniale n privina costului ntocmirii i transmiterii
documentelor. Este de neles euforia provocat de apariia, n sfrit, a unui
"numitor" comun n att de pestria lume a documentelor economice, cu diferenieri
ntre ramuri de activitate, ca s nu mai vorbim de specificul rilor, regiunilor i
continentelor.
Dou exemple: Philips i-a redus costurile prelucrrilor de la 1500 la 325
pentru 1000 de documente, n timp ce conform datelor furnizate de Galariile
Lafayette/Monoprix costul mediu al ntocmirii i transmiterii unei comenzi (ordin), a
evoluat de la 53 FF, atunci cnd se utiliza exclusiv hrtia, la 23 FF cnd transmiterea
se fcea pe band i disc magnetic, ajungnd la 3 FF, utiliznd EDI.
Cifre de genul celor de mai sus sunt gritoare. Susintorii EDI le invoc
frecvent, pe lng avantajul strategic al sistemelor inter-organizaionale, proclamnd:
EDI este mijlocul standard de schimb al documentelor n afaceri sau Utilizarea EDI
va unifica procedurile de derulare a afacerilor.
Ali autori au atitudine mult mai rezervat, invocnd nefondarea pe situaia
real a multor lucrri, faptul c multe din succesele firmelor ce au implementat
sisteme EDI sunt puse, exclusiv, pe seama EDI sau c implementarea efectiv a EDI
necesit mutaii organizaionale greu de suportat.
Hrlck mai citeaz i un sondaj efectuat n 140 de fime canadiene, n urma
cruia autorii, Bargeron i Raymond, au concluzionat c implementarea EDI nu
nseamn, automat, avantaje i succes, eecurile fiind destul de frecvente. Potrivit
City
City
Town
Comand produse


Rspuns Comand, Facturare
Autorizarea
plii
Remiterea
ordinului de
Banca
cumprtorului
Banca
furnizorului
Transferul electronic al fondurilor
Notificarea plii
i disponibilului
Cumprtor
Furnizor
Sisteme Informationale de Birou
71
acestora, factorul determinant n atingerea avantajelor strategice oferite de EDI l
constituie integrarea, att n interiorul firmei, ct i ntre firm i partenerii si.
n sondajul lor, Bergeron i Raymon au precizat c 64% dintre firmele ce
implementaser sisteme EDI o fcuser deoarece au fost obligai de partenerii lor
comerciali !
Factori ce determin implementarea sistemelor EDI
ntr-un studiu publicat n numrul 5 pe 1994 al publicaiei International
Journal of Information Management, N. Reekers analizeaz fenomenul EDI n
Germania i l compar cu situaia existent n acel moment n SUA.
Factori
Factori privitori la clieni
Cererea partenerilor de afaceri
mbuntirea asistenei acordate clienilor
Cretera vnzrilor
Factori legai de comunicare
Reducerea volumului de hrtii
mbuntirea "cureniei" datelor
Acces mai rapid la informaii
Mai buna comunicare cu partenerii de afaceri
Factori competiionali
Consolidarea poziiei competitive
Alinierea la standarde
mbuntirea calitii produselor/serviciilor
Factori legai de productivitate
Creterea productivitii
mbuntirea planificrii
Ameliorarea trasmiterii comenzilor de livrare
mbunttirea livrrilor
Factori legai de costuri
Reducerea stocurilor
Reducerea costurilor
Reducerea numrului de angajai

Dup cum se observ, au fost delimitate cinci categorii de factori.
Prima grupeaz factorii legai de relaia cu clienii. Dintre acetia se detaeaz
cel referitor la mai buna servire a clienilor, 68% dintre firmele intervievate afirmnd
c unul din factorii majori care le-au silit s implementeze sistemele EDI l-a
reprezintat perspectiva mbuntirii asistenei acordate clienilor. Spre deosebire de
Statele Unite, puine firme germane au recurs la sisteme EDI ca urmare a presiunilor
exercitate de partenerii de afaceri.
Factorii legai de comunicare sunt cel mai des invocai. Pentru utilizatorii EDI,
timpul mai scurt de rspuns i acces la informaii este cel mai important factor, urmat
de o mai bun comunicare cu partenerii de afaceri i ameliorarea calitii datelor.
Paradoxal, dei EDI este vzut ca un principal suport al societii fr hrtie,
organizaiile ce au rspuns chestionarului nu l-au considerat un factor de maxim
importan n implementarea sistemelor EDI.
Factorii "competiie" au fost mai puin invocai, doar cel legat de pstrarea
unei poziii competitive privilegiate pe pia fiind de o importan ceva mai mare.
Sisteme Informationale de Birou
72
Dintre factorii-productivitate, o mai mare importa o prezint creterea
productivitii i ameliorarea procesului de elaborare i transmitere a comenzilor ctre
partenerii de afaceri.
n fine, dintre factorii privitori la cost, numai cel referitor la reducerea
costurilor, n general, a fost indicat ca unul ce a fost determinant.
Dificulti ntmpinate la implementarea sistemelor EDI
Cea mai des invocat problem, la implementarea unui sistem EDI, ine de
multitudinea de standarde care sunt astzi n uz. Este ct se poate de probabil ca o
firm ce are numeroi parteneri de afaceri s se "loveasc" de necesitatea nglobrii
mai multor standarde, aferente fiercrei grupe de parteneri, operaiune extrem de
laborioas, care poate compromite mult ansele de fezabilitate ale sistemului.
O alt dificultate pe care nu toate organizaiile au reuit s i-o rezolve se
refer la integrarea EDI n procedurile, operaiile specifice firmei. Potrivit unui studiu
ntocmit de R. Baker, o companie poate pierde pn la 70% din potenialele beneficii
ale EDI dac acesta "nu este integrat n fiecare faet a operaiunilor ntreprinderii".
Alte dificulti in de rezistena la schimbare, n sensul c muli dintre
partenerii comerciali ezit n a-i implementa sisteme EDI. Aa cum am prezentat mai
sus, cnd o firm are o mare putere de negociere atunci poate impune partenerilor si
s-i urmeze n adoptarea EDI.
Altminteri, fr perspectiva unor beneficii, ntreprinderile, mai ales cele
mijlocii i mici, nu au n vedere implementarea unor asemenea sisteme. Rezistena la
schimbare se manifest nu numai n relaiile inter-organizaii, dar i n interiorul
ntreprinderii, fiind vizibil mai ales la cei ce presteaz activiti susceptibile a fi
substituite prin utilizarea EDI.
Dei mai puin sesizabil n rile dezvoltate, o alt problem este legat de
faptul c sistemele EDI se bazeaz pe o foarte bun infrastructur n materie de
telecomunicaii. i din acest punct de vedere, rile Europei Centrale i mai ales de Est
vor ntmpina serioase dificulti la implementarea sistemelor EDI.
Beneficii ale sistemelor EDI
n acelai studiu invocat mai sus, firmele ce utilizeaz sisteme EDI au fost
invitate s puncteze 11 poteniale avantaje ale implementrii sistemelor EDI.
Rezultatele se prezint dup cum urmeaz.
Avantaje
mbuntirea asistenei acordate clienilor
Un mai bun control al datelor
Diminuarea erorilor de operare
Reducerea cheltuielilor administrative
Dimnuarea cheltuielilor cu stocurile
Creterea vnzrilor
Dobndirea unui avantaj strategic
Creterea vitezei de comunicare
O mai bun partajare a informaiilor
Loializarea clienilor
Ameliorarea relaiilor cu distribuitorii

Consecine strategice ale implementrii sistemelor EDI
Consecinele strategice ale EDI pot fi analizate difereniat, inter i intra
organizaii, i sunt dificil de delimitat de consecinele comerului electronic pe
ansamblul su.
Sisteme Informationale de Birou
73
O structurare a principalelor consecine strategice ale utilizrii sistemelor EDI
poate fi fcut dup cum urmeaz:
Deschiderea porilor unei comunicaii electronice cu adevrat deschise. EDI
elimin barierele informaionale ntre ntreprinderi, prin libera circulaie a
documentelor ntre organizaii.
Transformarea i chiar dispariia unor funciuni tradiionale. Multe operaii,
ca verificarea concordanei dintre comezi i facturi, dintre facturi i ordine de plat i
schimb radical logica de derulare. Altele, precum verificarea corespondenei, sunt
suprimate (n condiiile utilizrii potei electronice).
Apariia de noi funciuni, cerine. EDI presupune noi modaliti de ntocmire
i circulaie a documentelor, noi modaliti de control, autentificare i arhivare.
O mai pronunat integrare pe vertical. Partenerii de afaceri pot ndeplini
funciuni care se desfurau strict n interiorul ntreprinderii. Spre exemplu, datele
despre o factur primit nu mai sunt introduse de la calculatoarele proprii, ci sunt
preluate direct din "factura electronic" ntocmit de furnizor.
Emergena unor noi idei, strategii i oportuniti de afaceri. EDI a adus o
serie ntreag de noi idei antreprenoriale, dintre care unele s-au dovedit a fi succese.
Integrarea pe vertical de care s-a amintit mai sus, parteneriate i aliane strategice
sunt catalizate prin rapida comunicarea electronic inter-organizaii.
Participarea la ierarhiile i pieele electronice.
Lumea afacerilor prezint dou mecanisme de baz pentru coordonarea fluxul
de produse pe lanul: furnizor-fabricant-distribuitor-client:
Piaa, n care fiecare agent este indepedent, de-sine-stttor (atomic), i i
caut singur cel mai bun partener pentru schimburi (tranzacii) i
Ierarhia, care presupune schimbul n cadrul unui organizaii integrate,
nchise.
Tendina actual o constituie deplasarea ctre pieele electronice, piee
electronice care vor determnina dou fenomene complementare: parteneriat
(intermediere) electronic i integrare electronic.
Parteneriatul electronic este posibil n condiiile existenei unor baze de date
distribuite care vor cuprinde informaii foarte amnunite despre partenerii poteniali,
permind selectarea furnizorilor, distribuitorilor i clienilor ntr-un termen extrem de
scurt la costuri foarte avantajoase.
Integrarea electronic va fi posiblil prin ieftinirea telecomunicaiilor i
posibilitatea obinerii informaiilor necesare n timp real, indiferent de complexitatea
acestora i de distane. Limitele intra i interorganizaionale vor deveni tot mai
elastice, alianele strategice ntre firme i confederaiile de organizaii devenind foarte
rspndite.
Pieele electronice necesit adoptarea unor standarde universale pentru
comunicaie, iar aici rolul EDI este determinant.
Prin prisma celor prezentate mai sus, Sisteme Informaionale Inter-organizaii,
pot fi clasificate avndu-se n vedere delimitarea n: baz de date "simpl", pia
electronic, parteneriat electronic i ierarhie electronic.
Consecine organizaionale:
Posibilitatea unei abordri orientate cu precdere pe procesele ce au
loc n ntreprindere i mai puin pe structura ierarhic specific
organizrii "clasice" a unei firme.
Ameliorarea aparatului logistic i implementarea unor concepte
moderne de gestiune. Amintim aici c este recunoscut faptul c EDI
catalizeaz adaptarea conceptului just-in-time.
Sisteme Informationale de Birou
74
Modificarea procedurilor de lucru cu furnizorii, clienii i
distribuitorii. Contractul electronic, comenda electronic, factura
electronic, semntura i tampila digital sunt realiti care schimb
forma relaiilor cu partenerii de afaceri.
Implicaii n structura organizaional.
Tradiional ntreprinderea are la baz o structur ierarhic, structurat fie pe
produs, fie funcional, la care unii autori adaug i structura matricial, ca o
combinat a precedentelor dou. n alte lucrri sunt delimitate apte tipologii de
organizare a unei ntreprinderi: ierarhic-piramidal, funcional, ierarhic-funcional,
de produse, geografic (teritorial), matricial i de tip reea.
ntreprinderea secolului XXI va ngloba dou concepte ce vor fi revoluionare:
ntreprinderea "n reea" i ntreprinderea "virtual".
ntreprinderea-n-reea
Astzi, reelele globale de calculatoare nu intervin numai ca tehnic de
racordare, de prelungire n timp i spaiu a teritoriului informatic, ci aduc o nou etap
n evoluia ntreprinderilor. Este vorba de ntreprinderea-reea, n care avantajul
competitiv se obine pe baza controlului informaiei. Una din pricipalele caracteristici
ale ntreprinderii "n reea" este de a coordona, ntr-o aceeai entitate, o multitudine de
funciuni. Gestiunea strategic const, deci, n determinarea, din multitudinea de
activiti ale ntreprinderii, care sunt strict interne ("internalizate") i care sunt "lsate"
pe pia ("externalizate").
De asemenea, asistm la apariia unui model productiv reticular, bazat pe o
politic de dezvoltare a ntreprinderilor realizat mai mult prin "externalizarea"
sarcinilor i funciunilor i mai puin pe integrarea orizontal i vertical.
ntreprinderile virtuale
Comunicarea prin reele i piee informatizate permit selectarea rapid a
partenerilor (furnizorilor, distribuitorilor i clienilor), fr un contact direct. Fiecare
ntreprinderea "lanseaz" pe reea informaii privitoare la oferta proprie i caut
furnizorul potrivit pentru necesarul de materii/servicii aferent produciei. Se poate
vorbi, deci, de crearea, n cadrul reelelor globale de telecomunicaii, a
"ntreprinderilor virtuale".
ntr-o ntreprindere virtual societile partajeaz know-how, cheltuieli i
accesul la pieele mondiale, fiecare partener "prezentndu-i" punctele sale forte.
Filosofia i strategia concurenial a firmelor virtuale vor fi total diferite de cele ale
ntreprinderii actuale, aa dup cum reiese i din tabelul urmtor.

4.5. STANDARDIZAREA N SISTEMELE EDI
Primele experimente de transfer electronic al datelor, prin interconexiunea
direct a dou sau mai multe calculatoare prin intermediul unei reele de
telecomunicaii, au fost semnalate la nceputul anilor 60. Civa gigani industriali i
bancari au ncercat s-i pun la punct sisteme care s permit un imens volum de
informaii ntre filialele mprtiate pe tot ntinsul SUA. Dei premergtoare, aceste
sisteme nu reprezint ceea ce este referit prin sintagma EDI, n principal deoarece
normele i protocoalele de tramsmitere a datelor erau "proprietare", adic elaborate de
o form i utilizate n comunicarea intern sau impuse n relaia cu unii teri.
Specific EDI este interconectarea unor parteneril independeni din punct de
vedere juridic, prin intermediul unui set de standarde elaborate n comun.
Sisteme Informationale de Birou
75
De obicei, momentul apariiei EDI este plasat la nceputul anilor 70, cnd
ntreprinderi din diferite ramuri industriale i comerciale au elaborat norme comune
adaptate comunicrii intra-sectoriale.
Astfel, n 1968 ntreprinderi din transportul feroviar, maritim i aerian s-au
asociat n TDCC - Transport Data Coordinating Committee, pentru a elabora i utiliza
o norm unic pentru schimbul electronic de date.
n 1973 a fost creat grupul bancar SWIFT - Society for Worldwide Interbank
Financial Telecomunication, pentru a dematerializa i stardardiza documentele care
circul ntre instituiile bancare.
Ulterior, fenomenul se extinde n Canada, Europa, Japonia etc.
La nceputul anilor 80 se utilizau 19 de standarde pentru prelucrarea i
trasmiterea electronic a datelor. Cea mai dificil problem inea de caracterul
sectorial al stardardelor EDI.
Din cele prezentate pn acum, rezult clar caracteristica principal a
sistemelor EDI care este schimbul datelor comerciale i tehnice pe baza unor formate
standard, ntre calculatoarele organizaiilor partenere, utiliznd transmisia electronic,
schimb ce permite prelucrarea continu, chiar n timp real, a datelor transferate.
Standardizarea (sau normalizarea) poate fi abordat din dou puncte de
vedere: tehnologic i metodologic.
Tehnologic, n sensul c, n economiile actuale, co-exist sisteme informatice
grefate pe variate tipuri de echipamente (calculatoare "mari" sau mainframe-uri,
minicalculatoare, microcalculatoare de tip IBM PC sau Apple Macintosh). Fiecare
prezint un mod specific, distinct, de funcionare i comunicare. n plus, chiar
ntreprinderi dotate cu acelai tip de echipamente utilizeaz aplicaii (programe)
diferite, incompabile cu cele ale partenerilor.
Metodologic, datorit diferenelor dintre ri, nu numai n ceea ce privete
limba utilizat, dar i barierele legislative, diferenelor din practica comercial,
financiar, contabil etc. Este recunoscut c "mediul" informaional al Europei este
mult mai fragmentat dect cel al Statelor Unite ale Americii, deoarece:
reglementrile juridice i fiscale nu creaz aceleai obligaii n toate
statele europene;
informaiile cerute de organele fiscale i administrative difer;
stardardizarea administrativ nu are acelai caracter de aplicare;
spre exemplu, n Frana exist un Plan Contabil General obligatoriu,
n timp ce n Marea Britanie ntreprinderile au mai mult libertate n
a-i implementa propriul sistem de eviden contabil;
forma de prezentate a documentelor difer (de exemplu bilanul
francez este diferit, ca prezentare, de cel englez);
aceleai informaii au, uneori, un coninut diferit n ri diferite.
Elementele enumerate mai sus contribuie la multiplicarea informaiilor,
sistemele informatice fiind complexe i confuze. n consecin, la nivelul anului 1989,
valoarea sistemelor EDI implementate n Europa reprezenta jumtate din valoarea
sistemelor similare n SUA.
n 1992, Observatorul Pieei Informaiei, un organism al CEE, a naintat un
raport n care analiza serviciile informatice din comunitatea european. Prin acest
raport sunt propuse o serie de msuri pentru dezvoltarea parteneriatului transnaional
i pentru realizarea unei piee europene integrate a serviciilor informaionale:
Eliminarea progresiv a barierelor juridice i administrative.
Convergena infrastructurilor telematice naionale.
Armonizarea coleciilor de date primare deinute de guverne.
Sisteme Informationale de Birou
76
Diversitatea pieelor informaionale impune formularea unor standarde
comune, a unor "pasarele" pentru conversia informaiilor dintr-un sistem n altul.
Soluia viabil, prin prisma raportului pre/performan, o constuie substituirea
acordurilor bilaterale prin standarde universal acceptate.
i totui, realitatea este ceva mai complex. Au fost deja dezvoltate o serie de
standarde, o parte orientate pe ramuri de activitate, altele pe criterii geografice (pentru
o ar anume):
ANSI X.12 - American National Standards Institute X.12 (Institutul American
pentru Standarde);
TRADACOMS - Trading Data Communications Standards (Standarde de
comunicare a datelor comerciale);
VDA - Verband der Deutcheschen Automobilindustrie (Asociaia
productorilor germani de automobile);
SEDAS - Standardregelungen einheitlicher Datenaustausch-Systeme (Reguli-
standard pentru uniformizarea sistemelor de transfer de date);
EDIPHARM - EDI PHARMacie, (Frana)
EDIFACT - Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and
Transport (Schimb electronic de date pentru administraie, comer i transport);
ODETTE - Organization for Data Exchange by Teletransmission in Europe
(Organizarea schimburilor de date prin teletransmisie n Europa);
RINET - Reinsurance and Insurance Network (Reeaua de asigurri-
reasigurri);
SWIFT - Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications
(Sociatatea mondial pentru telecomunicaii financiare interbancare).
Punerea n oper a standardelor specifice s-a fcut cu un volum de fonduri
deloc de neglijat iar amortizarea cheltuielilor reclam timp, ceea ce frneaz
extinderea unui standard universal. i totui, majoritatea specialitilor consider c
acesta s-a nscut i are toate ansele unei extinderi rapide.
1987 este anul de "lansare" a EDIFACT, un standard iniiat de Statele Unite i
dezvoltat de Comisia Economic European. n 1993 standardul coninea mai bine de
100 mesaje, astzi numrul lor ajungnd la 189.
Subiectul transferului prin sistemele EDI este mesajul. Emitorul l obine,
prin prelucrri, din propriile aplicaii (programe), n formatul propriu al aplicaiilor
interne, format care trebuie convertit n mesaj-standard, dup regulile EDIFACT.
Mesajul poate fi: o factur, o comand, un ordin de plat, o declaraie vamal,
o planificare a livrrilor ctre un furnizor etc. n general, poate fi schimbat orice
document structurat.
Un mesaj este alctuit dintr-un numr de segmente, fiecare segment descriind
un obiect sau o clas de obiecte. Este posibil ca, ntr-un mesaj, un acelai segment s
se repete, att singur, ct i n cadrul unei grupe de segmente.
Pentru exemplificare, s lum un mesaj pe care s-l intitulm PLA - plat, care
trebuie s includ segmentele necesare descrierii tuturor informaiilor legate de
efectuarea unei pli: condiiile de desfurare a plii, garanii, instrumente, mod de
plat, beneficiar etc. Un alt exemplu: IMP - impozit, tax: pentru un asemenea mesaj,
segmentele sunt: tipul de impozit, procentul de impozitare, baza de calcul, cuantumul
impozitului etc.
n 1994, n norma EDIFACT erau utilizate, n mod curent, 75 de segmente
diferite.
La rndul su, un segment este alctuit dintr-un numr de date elementare.
Fiecare dat este definit prin format, nume, descriere, coninut etc. ntr-un segment,
Sisteme Informationale de Birou
77
o parte din date are un caracter obligatoriu, altele fiind opionale. O dat poate conine
fie o informaie real, fie un cod. EDIFACT conine numeroase coduri pentru: uniti
de msur, calificatori, monede naionale etc. Astfel, un numr oarecare este descris
prin: un calificator, un cod care indic ce anume reprezint numrul, un cod al
formatului su de reprezentare i, n fine, prin valoarea sa efectiv (numrul nsui).
EDIFACT se dorete a deveni standardul EDI universal, i ca arie geografic,
dar i ca domenii ale activitii economico-sociale n care va fi aplicat. Sarcina
ameliorrii sale cade n responsabilitatea unor organisme speciale, create la nivel
naional i internaional.

Teste gril:
Care sunt tehnologiile care se imbina in cadrul sistemelor EDI:
a) (x) informatica;
b) ( ) inteligenta marketing;
c) (x) telecomunicatiile;
d) (x) standardizarea (normalizarea).
Componentele efective ale unei solutii EDI sunt:
a) (x) gestiunea fisierelor;
b) (x) traducerea datelor;
c) (x) formatarea datelor;
d) (x) gestiunea comunicatiilor;
e) (x) gestiunea statiei.
Care din urmatoarele afirmatii sunt adevarate?
a) (x) hrtia are un avantaj extraordinar: este simplu de folosit si la indemana;
b) (x) Gestiunea electronica a documentelor se refera la identificarea
documentelor existente, la conversia si gestiunea lor;
c) (x) sistemele EDI reprezinta o parte importanta a comertului electronic.
Sisteme Informationale de Birou
78
Cap 5 INTERNET-UL MEDIU DE AFACERI. COMERUL
ELECTRONIC
Evoluia fulminant a tehnologiilor comunicaionale Internet i silueta
societii informaionale ce se profileaz la orizont, anun o revoluie economic,
social i politic profund. Creterea vertiginoas a numrului de calculatoare on-line
i a reelelor au redus senzaia de distan. Nici un alt mediu de comunicaie modern,
nici radio-ul, telefonul, televiziunea nu a putut declana o asemenea dinamic de
cretere n epoca sa.

5.1 COOPERAREA I LUCRUL N REEA
n majoritatea rilor dezvoltate, sectorul informaional crete mai rapid dect
ansamblul economiei. Dezvoltate sau nu, toate rile tind s se nregimenteze
societii informaionale. Pentru majoritatea dintre ele, utilizarea informaiei este un
mijloc pentru ameliorarea competitivitii lor sau, pentru pstrarea poziiei lor pe o
piaa mondial din ce n ce mai concurenial.







Figura nr. 5.1 Infrastructura societii informaionale
Cooperarea i lucrul n reea, reprezint n fapt singura posiblitate de partajare
a costurilor i riscurilor, i de meninere a contactului permanent cu o informaie
aflat ntr-un proces continuu de rennoire.
Evoluia omenirii, prin informatizare, ctre societatea informaional
reprezint o tendin major a contemporaneitii; ea este caracterizat printr-o
extindere de talie planetar, prin schimburi alerte, radicale i inexorabile ale
sistemului societal n ansamblul su.
Devenit, ncepnd cu anii 90, o cerin a evoluiei rilor avansate ale lumii,
societatea informaional constituie o miz strategic, pentru toate rile, indiferent de
stadiul de dezvoltare sau decalajele existente, permitnd intensificarea procesului de
globalizare.
La originea evoluiei omenirii ctre societatea informaional se situeaz
creterea complexitii sistemelor economico-sociale, accentuarea necesitilor de
cunoatere i intervenie inteligent asupra acestor sisteme. Ele se reflect n cerine
de o amploare i diversitate fr precedent n materie de comunicare, prelucrare i
utilizare a informaiilor i cunotinelor la scar organizaional i social.
Prin prisma procesului de informatizare, ntreprinderea modern poate fi
ncadrat n patru categorii:
Infrastructura
Societii
Informaionale
I B M P S /2 I B M P S /2
IB M P S / 2
I B M P S /2
Mi ni c omp ut er
T el e vi s i on
S atel l i te di s h
I B M P S /2
INTERNET
W E B
TELEFONIE
MOBIL
PC-uri
SATELIT
TELEVIZIUNE
CABLU
Sisteme Informationale de Birou
79
ntreprinderea neinformaional, un model aproape disprut prin prisma
secolului XXI;
ntreprinderea bazat pe date, specific anilor 70-80. Obiectivul
principal al procesului de informatizare era legat de nregistrarea
tranzaciilor firmei, informatica fiind considerat un simplu serviciu;
ntreprinderea bazat pe informaie. Se trece la folosirea sistemelor
informatice nu numai pentru prelucrarea i stocarea datelor, ci i pentru
manipularea cunotinelor ntr-o manier apropiat de logica uman. Se
dezvolt lucrul n echip i luarea n comun a deciziilor;
ntreprinderea bazat pe cunoatere, model generat de tehnologia
sistemelor inteligente pentru a aplica cunoaterea asupra modului cum se
desfoar operaiile economice. Scopul unui astfel de model, este ca
firma s-i poat stoca, analiza, interpreta nu numai datele ci i
cunotinele.
Secolul XXI nu poate aparine dect ntreprinderilor bazate pe cunoatere,
altfel sistemul concurenial ultradezvoltat conducnd la o moarte lent.
Tehnologiile informaionale au redefinit bazele oricrui tip de afacere:
satisfacerea clienilor, producia propriu-zis, strategiile de marketing, distribuia,
toate depind la acest nceput de secol de tehnologiile informaionale i de lucrul n
reea.
Dar ce este o reea? O reea este un ansamblu de noduri (puncte de intersecie)
interconectate. De exemplu, ntr-o reea de fluxuri financiare globale, nodurile sunt
constituite din Bursele de valori. n reeaua politic ce guverneaz Uniunea
Euroepean, nodurile sunt reprezentate de guvernele naionale i de comisarii
europeni.
Reelele n sine sunt structuri deschise, susceptibile a fi lrgite la infinit,
integrnd n permanen noi noduri care sunt capabile s comunice n sensul reelei,
partajnd aceleai coduri de comunicaie.
Structurile sociale bazate pe reele sunt sisteme foarte dinamice i deschise,
capabile s inoveze fr a pune n balan echilibrul lor. Economiile bazate pe lucrul
n reea nu sunt perfect apropiate unei economii de tip capitalist bazate pe inovare,
globalizare i concentrare descentralizat.
Noua economie a debutului de secol XXI se organizeaz tocmai n jurul
reelelor globale de capitaluri, gestiune i informaii, n care accesul la cunotinele
tehnologice asigur productivitatea i competitivitatea. ntreprinderile i, din ce n ce
mai mult, organizaiile i instituiile se organizeaz n reele cu geometrie variabil n
care distribuia tradiional ntreprinderi mari ntreprinderi mici, tinde s se disipeze.
ntr-o astfel de lume n continu micare, jocul este unul cu sum nul: pierztorii
pltesc pentru ctigtori. Dar pierztorii i ctigtorii se schimb n fiecare an,
fiecare lun, fiecare zi, fiecare secund i aceast realitate penetreaz progresiv
universul tuturor ntreprinderilor, cel al forei de munc, al salariilor, al serviciilor
publice universul pe care-l denumim deseori economia ireal, deoarece era
capitalismului n reea, unde banii se ctig sau se pierd, se investesc sau se cheltuie,
se situeaz n sfera financiar.
Astzi, direct sau indirect, totul se bazeaz pe sfera financiar, pe comer, pe
tranzacii i toat lumea nu se gndete dect la evoluia lui, la introducerea noilor
tehnologii n aceast ramur.
Economia societii informaionale este de tip tehnologico-informaional
intensiv i se caracterizeaz, n principal, prin:
afirmarea nevoilor de informare i comunicare ca nevoi umane primare,
Sisteme Informationale de Birou
80
corespunztor asumrii explicite i active, de ctre subiecii individuali i
colectivi, a statutului de ageni informaionali i cognitivi;
ponderea dominant i importana critic a resurselor informaionale i
cunotinelor n sistemul resurselor disponibile; informaia este numit
generic a patra resurs i devine mai important dect cele clasice
(munc, natur i capital);
creterea important, n ultimul deceniu, a ponderii sectorului economic al
informaiei, att la scara economiilor naionale, ct i a economiei
mondiale, prin dinamizarea i integrarea activitilor de concepie
tehnologic i tiinific, a celor educaionale, a serviciilor de informare
public, a mijloacelor de informare n mas, inclusiv a sferei de diseminare
a rezultatelor acestor activiti i a tehnologiilor i infrastructurii aferente;
accentuarea dimensiunii informaionale i de concepie a muncii, a rolului
factorilor informaionali n susinerea creterii eficienei economice, precum
i a importanei deinute, n cadrul organizaiilor economice, de ctre
profesionitii informaiei (manageri, cercettori, analiti, programatori,
cadre de concepie i sintez, funcionari de birou, experi i consultani
etc.);
preponderena activitilor umane desfurate n regim de asistare
interactiv cu calculatorul;
posibilitile oferite de reelele teleinformatice pentru accesarea i
prelucrarea informaiei de la distan de ctre participani dispersai
teritorial, depindu-se astfel barierile spaiului geografic; reprezentative n
acest sens sunt nvmntul la distan, lucrul la distan, teleconferinele
etc.;
valorificarea nalt n cadrul firmelor bazate pe informaie, a resurselor
materiale i de munc, pe seama unei investiii ridicate de inteligen;
accesibilitatea larg, pentru ceteni, a serviciilor i facilitilor oferite de
sistemele informatice (fie publice, fie proprii unor organizaii), att la locul
de munc, ct i n viaa lor public i privat.

5.2 REVOLUIA INTERNETULUI
Revoluia s-a produs cu adevrat la nceputul anilor 90. Dintr-o dat
Internetul a aprut peste tot, schimbnd complet modul de via i aciune a milioane
i zeci de milioane de firme i persoane.
Internet: semnificaii i evoluie
Ce este Internet-ul? Este un ansamblu de reele mondiale care permit unirea i
partajarea informaiilor pe baza unei serii comune de protocoale de comunicaie. El
permite calculatoarelor aflate n orice col al globului s comunice eficace, indiferent
de marc, arhitectur, amplasament sau sistem de operare.
n plus, contrar formelor tradiionale de comunicare, nu este nevoie s
dispunem de reele distincte cu tehnologii diferite pentru a asigura transmisii vocale
sau de imagini. Internet-ul le poate transporta datorit unei infrastructuri simple,
folosind linii telefonice, cabluri optice, dispozitive fr fir sau satelii.
Evoluia sa a fost extrem de rapid. De exemplu, de la 10 milioane de
calculatoare gazd prezente pe Internet la jumtatea anilor 1995, s-a ajuns la nceputul
anilor 2000 la peste 70 de milioane.

Sisteme Informationale de Birou
81

0
10000
20000
30000
40000
50000
60000
70000
80000
I
a
n
u
a
r
ie

1
9
9
1
I
a
n
u
a
r
ie

1
9
9
2
I
a
n
u
a
r
ie

1
9
9
3
I
a
n
u
a
r
ie

1
9
9
4
I
a
n
u
a
r
ie

1
9
9
5
I
a
n
u
a
r
ie

1
9
9
6
I
a
n
u
a
r
ie

1
9
9
7
I
a
n
u
a
r
ie

1
9
9
8
I
a
n
u
a
r
ie

1
9
9
9
I
a
n
u
a
r
ie

2
0
0
0

Figura nr 5.2 Evoluia numrului de calculatoare gazd pe Internet
36


Potrivit acelorai surse luna ianuarie 2001 a nregistrat un numr de
calculatoare gazd pe Internet de 109.574.429.
Creterea exploziv a Internet-ului a revoluionat nu numai lumea
calculatoarelor i a telecomunicaiilor: el a devenit o adevrat autostrad
infomaional, la care zilnic sute de mii de afaceri, sisteme educaionale, reele de
cercetare etc. i conecteaz calculatoarele, reunind conexiuni din peste 200 de ri ale
globului.
Iat doar cteva cifre cu titlu de exemplu:
Nr.crt. Zona geografic Numr internaui (milioane pers.) 2001
1.
2.
3.
4.
5.
6.
SUA Canada
Europa
Asia / Pacific
America Latin
Africa
Orientul mijlociu
180.68
154.63
143.99
15.33
4.15
4.65
Total n septembrie 2001 513.41
Total n iulie 2000 359.8
Tabel nr. 5.1 Evoluia numrului de utilizatori Internet
37

Nu ntmpltor marile puteri economice ale lumii sunt i principalii utilizatori
de Internet.


36
www.isc.org
37
http://www.journaldunet.com/chiffres-cles.shtml
Sisteme Informationale de Birou
82
ara Numr utilizatori
(mil.)
Populaia
(mil.)
Ponderea n totalul
populaiei (%)
SUA
Japonia
Marea Britanie
Canada
Germania
Australia
China
Frana
Coreea de Sud
Taiwan
Italia
Suedia
Olanda
Spania
168
22
33
14.2
26
5
22.5
11
5,7
6.4
11
4.5
6.8
7
278
126.8
59.6
31.6
83
19.4
1300
60
47
22.3
57.7
8.9
16
40
60.4
17.35
55.36
44.9
31.32
25.77
1.7
18.33
12.1
28.69
19.06
50.56
42.5
17.5
Tabel nr. 5.2 Topul rilor cu cel mai mare numr de utilizatori Internet n 2001
38

Previziunile pentru anii ce vin demonstreaz ceterea fulminant a acestui
fenomen:
An Numr utilizatori (mil.) Sursa ce a realizat estimarea
2002
2005
600
1000
IDC
Computer Industry Almanac
Tabel nr. 5.3 Estimri ale evoluiei numrului de utilizatori Internet

Dup cum se poate observa din cifrele prezentate mai sus, liderii incontestabili
ai folosirii Internet-ului sunt cele trei fore industriale i comerciale SUA, Marea
Britanie i Japonia. n anii imediat urmtori se pare c se vor nregistra (conform
previziunilor) schimbri ale raporturilor de fore prin creterea ponderii Europei de
Vest, a celei de Est i a Asiei:

Zona geografic Pondere internaui n
2000 (%)
Pondere internaui n
2005 (%)
SUA/Canada
Europa de Vest
Asia/Pacific
America Latin
Europa de Est
Orientul Mijlociu/Africa
43,2
25,1
20,6
5,6
3,1
2,3
30,2
27,9
24,8
7,3
5,9
3,8
Tabel nr. 5.4 Repartiia internauilor pe zone geografice 2000/2005
39


De ce este Internet-ul cheia evoluiei secolului XXI? Mai multe elemente
asigur acest succes:

38
idem
39
Computer Industry Almanach 05/2000
Sisteme Informationale de Birou
83
simplitatea, supleea... i concurena. Simplitatea protocolului faciliteaz
conectarea ntreprinderilor i a populaiei. Concurena sunt peste 10000
de firme n lume furnizoare ale accesului la Internet, fapt ce evident asigur
reducerea tarifelor. n plus, simplitatea, asigur un mod facil de realizare a
aplicaiilor i a serviciilor pentru Internet;
preurile de acces i de comunicare. Protocolul de comunicaie TCP permite
utilizarea legturilor fizice ntr-o manier particular eficace, deci puin
costisitoare. Preurile de comunicare pe Internet nu depind nici de distan,
nici de durat;
caracterul su global. Prin construcie Internet-ul este global. El faciliteaz
n mod considerabil comunicaiile internaionale;
n fine, creterea face apel la cretere. Cu ct numrul de internaui crete,
cu att el devine mai interesant pentru firme i populaie, care-i vor
intensifica eforturile pentru a se conecta.
Utilizrile Internetului
Internet-ul nu este un domeniu ngust, dedicat anumitor categorii de ageni
economici sau persoane. Principalele sale utilizri sunt:
a) cutare printr-un simplu clic primeti accesul la mii de situri Web i resurse
pentru informaii multimedia, informaii tehnico-tiinifice sau comer
electronic;
b) e-mail schimbul de pot cu milioane de utilizatori Internet;
c) discuii participarea la formuri, grupuri de discuii specializate sau grupuri
de tiri;
d) chat conversaii n timp real n regim text cu utilizatori din orice zon a
globului;
e) vnzare-cumprare se poate vinde respectiv cumpra orice via comer
electronic, prestri de servicii i aciuni on-line;
f) transfer de fiiere fiiere ce conin date, software, rapoarte, articole,
muzic, imagini, sau alte tipuri pot fi descrcate pe calculatorul propriu;
g) conectare se poate realiza legtura i ulterior naviga pe mii de calculatoare
care sunt conectate la Internet;
h) alte utilizri telefonie, videoconferine, programe radio, programe TV,
jocuri video, explorarea lumii virtuale etc.
Companiile utilizeaz Internetul n afaceri, n diverse moduri, pornind de la
comunicaii ale firmei, colaborri, comer electronic i pn la aliane strategice de
afaceri. Demn de reliefat c toat aceast comunicare global ntre angajai, clieni,
furnizori i ali parteneri de afaceri se realizeaz on-line. Site-urile interactive, e-mail-
ul, chat-ul, grupurile de discuii, audio i videoconferine, permit ca toate informaiile
interne sau externe firmei, s fie cutate, solicitate, analizate i partajate.










Sisteme Informationale de Birou
84















Figura nr. 5.2 Cum poate utiliza o firm Internet-ul pentru afaceri
40


Fr ndoial, n afara elementelor de ordin comunicaional (printre care se
numr: rspuns rapid privind percepia noilor produse, rspuns imediat la problemele
clienilor, o mai mare pondere a personalului n contact cu clienii, multiplicarea
contactelor fr costuri suplimentare etc.), prezena unei firme pe Internet rezid i din
alte motive:
reducerea costurilor de comercializare a produselor;
promovarea ntreprinderii;
creterea valorii produselor;
ctigarea de noi segmente de pia;
vnzarea de produse n direct;
fidelizarea clientelei;
regsirea rapid a informaiilor necesare;
obinerea de date pentru cercetrile de marketing;
consultarea mediului de afaceri privind viabilitatea tranzaciei;
obinerea de noi surse de venit;
reducerea costurilor de realizare a afacerii.
Cine sunt cei crora ne adresm prin intermediul Internet? Practic Internet-ul
este unul din primele domenii de pe glob fr restricii de acces. Cu un calculator fr
performane tehnice deosebite i cu un modem oricine poate naviga n acest univers
pentru a face afaceri, documentare, cercetare, educaie etc. Cteva elemente sunt ns
importante a fi luate n calcul:









40
OBrien, J., ., Introduction to Information Systems Essentials for the Internetworked E-Business
Entreprise, Ed. McGrawHill, 2001, p. 248

INTERNET
Town
IBM PS/2
IBM PS/2
City
Sistem de
gestiunea
stocurilor
Sediul Central
Birouri

Furnizori

Birouri la distan
Parteneri de afaceri
Sisteme Informationale de Birou
85
Limba utilizat Procentaj
Englez
Japonez
German
Spaniol
Chinez
Francez
Coreean
Italian
Olandez
51,3
8,1
5,9
5,8
5,4
3,9
3,5
3,0
1,8
Tabel nr. 5.5 Principalele limbi de comunicaie utilizate pe Internet 2000
41


Pentru 2003, valorile au fost 46% internaui anglofoni, iar pentru anul 2005,
43%. Ca segment de vrst, preponderena aparine celor ntre 30 i 39 de ani, dar
valorile arat c numrul tinerilor (n special sub 18 ani) a crescut foarte mult: 27 de
milioane la sfritul lui 2001 i 77 milioane n 2005.
42

Dac n rndul agenilor economici nu se pune sub semnul ntrebrii prezena
marilor firme pe Internet, evoluia firmelor mici i mijlocii este i ea foarte rapid: de
la 53% n 1998 la 72% n 1999. n plus numrul mediu de calculatoare conectate la
reea a crescut de la 5 la 9.

ara % al firmelor mici i
mijlocii cu acces la Internet
% al firmelor mici i mijlocii cu
site Web (%)
SUA
Frana
Germania
Marea Britanie
Italia
> 80
61
74
77
75
54
27
31
38
30
Tabel nr. 5.6 Firmele mici i mijlocii i Internet-ul
43


Care sunt principalele sectoare de activitate pe Internet i ct ncredere exist
pentru a realiza tranzacii on-line? Principalele sectoare conform numrul de
utilizatori ce le-au accesat sunt:
comer electronic 22,2%;
prestri servicii 17,3%;
tranzacii financiare 16,7%;
tiri i n general domeniul media 12,2%;
publicitate marketing 12,2%;

41
http://www.journaldunet.com/chiffres-cles.shtml
42
Computer Economics
43
Kaplan, D., Ghid de comer electronic, Ed. Servdit, Paris, 2000, p. 47
Sisteme Informationale de Birou
86
sfaturi n activitate 4,7%;
soluii software 4,7%;
altele 10,0%.
Dac pentru informarea on-line nu exist reticien, peste 90% dintre
utilizatori practicnd acest sistem, nencrederea n securitatea deplin a trnzaciilor
financiare face ca proporia s fie n jur de 40%.
Indiferent c este vorba de comer i logistic, informaie sub orice form,
instrucie i educaie, finane, bnci i asigurri, turism sau afaceri, toate pieele sunt
abordate.
Implicaiile organizaionale i instituionale ale Internetului
Tradiional tranzaciile economice cuprind trei categorii de participani:
ofertanii, consumatorii i intermediarii ce permit punerea n contact a primelor dou
categorii. Este cert c noul sistem va bulversa serios aceast ultim component:
Internet-ul poate aduce consumatorilor i ntreprinderilor din ntreaga lume, produse i
servicii cu o valoare adugat mult mai ridicat dect cele propuse de intermediarii
tradiionali i foarte important, la preuri sensibil mai sczute.
De ce considerm c acest sistem va crete exponenial an de an? Pur i simplu
pentru c este mult mai uor de realizat dect cel tradiional i, n plus, mai eficient. i
indiferent de momentul la care ne aflm n evoluia societii, interesul, maximizarea
utilitii sunt elementele ce ne ghideaz actele.
Nu considerm c aceast paradigm poate fi nsuit extrem de rapid. Dar
cifrele sunt gritoare:
44
n Statele Unite, n 1999, Neteconomia (economia n reea)
reprezenta deja o cifr de afaceri de aproximativ 500 de miliarde de dolari, folosind n
mod direct peste dou milioane de persoane; cifra de afaceri pe angajat era mai mare
cu 65% dect cea din sectoarele tradiionale productivitatea este deci a priori mai
ridicat.
Rdcinile economiei de reea, coboar pn n centrul firmelor, pentru care
reeaua devine treptat coloana vertebral i aerul pe care-l respir.
45
Tentacular, ea
se hrnete chiar din deschiderea de piee, extinzndu-i ramificaiile i influena n
toate sectoarele de activitate, inclusiv n cele ce nu au nici o legtur cu tehnologiile
de comunicaie. Cu Internet-ul comunicarea devine n acelai timp mijlocul i scopul.
Creterea virtual a reelei nu se ncheie niciodat.
Implicaiile tehnologice, comportamentale, dar mai ales organizaionale,
pentru firme sunt extrem de ridicate: sunt constrnse s-i amplifice i s-i
restructureze circuitele de producie, inclusiv s le reduc pentru ca informaia s
circule mai repede, s-i administreze produsele cu maxim eficien eliminnd, pe
ct posibil, stocurile, s gndeasc, s produc i s reacioneze la semnalele pieii
n timp real. Intensitatea competiiei este maxim, pe Internet neexistnd poziii
inexpugnabile.
Explozia fenomenului Internet a mpins firmele la reconsiderarea strategiilor
lor de dezvoltare i cretere a cotelor de pia. Clienii fr chip sunt cei care
indirect stabilesc liniile directoare ale evoluiei, putnd lua n calcul existena unor
reguli privind managementul relaiilor cu clienii:
folosirea unor tehnologii deschise;
alegerea unor tehnologii rapide;
concentrare pe client i nu pe tehnologie;

44
Godeluck, S., Le Boom de la Netconomie, Editura La Decouverte, Paris, 2000, p.9
45
ibidem, p. 14.
Sisteme Informationale de Birou
87
apelarea la parteneriate externe, acolo unde este nevoie;
construirea de sisteme scalabile;
abordarea gradat a implementrii.
Paradoxal, Internet-ul a readus n discuie problematica reglementrii
activitii pe pia, putndu-se discuta de o nevoie acut de standardizare i
reglementare.
Standardele i nelegerile globale ajut clienii, n primul rnd, s-i creasc
ncrederea n sistemul tranzaciilor electronice (sigurana pltilor electronice,
reducerea pirateriei electronice, sigurana creditrii etc.). n plus, este o cale de a
permite firmelor mici s intre cu succes n concuren cu monopolurile anterioare i
de a ine legtura cu clienii din alte ri. Este vorba, n special, de standardele de
comunicaie. Uneori, standardele pot fi i o barier de exemplu, standardele
premature. n aceast direcie, un rol important revine statului, care trebuie s
ncurajeze implementarea:
standardelor de telecomunicaie;
metodelor de plat electronic;
modalitilor de criptare a mesajelor i documentelor electronice;
drepturilor de copyright (drepturile de autor, cele de copiere, multiplicare).
Fr ndoial, pentru dezvoltarea acestui nou tip de economie sunt necesari
importani pai pentru asigurarea unui cadru juridic transparent i pe ct posibil
armonizat. Este nevoie de un cod comercial uniform, chiar dac adoptarea unei
legislaii pentru Internet este o problem extrem de laborioas, innd cont c Internet-
ul este o reea fr limite i fr un proprietar i, n plus trebuie asigurat i o protecie
a vieii private a fiecrui utilizator.
Cu siguran c etica este nc la stadiul de deziderat, dar n nici un caz soluia
nu este n ngrdirea sau nregimentarea traficului dup regulile aplicate n comerul
tradiional sau n lumea media. Sunt ri care restricioneaz chiar accesul la Internet:
accesul este monitorizat de guvern n: China, Iran, Arabia Saudit,
Azerbaidjan, Uzbekistan;
acces limitat n: Belarus, Cuba, Irak, Tunisia, Vietnam, Turkmenistan,
Sierra Leone;
acces public interzis n: Libia, Coreea de Nord, Sudan, Siria.
Simpla enumerare a acestor state reliefeaz ns un aspect foarte
important: nici unul dintre state nu face parte din categoria rilor
dezvoltate.

5.3 WWW I COMERUL ELECTRONIC- MOTOARELE
SOCIETII INFORMAIONALE
Povestea WWW (World Wide Web) a nceput de la o simpl metafor - cea a
esturii (lumea ca pnz de paianjen), s-a dezvoltat apoi ca un simplu serviciu de
acces la informaii i a sfrit prin a deveni un mediu comercial extraordinar.
Ct de repede s-a dezvoltat WEB-ul? S vedem cifrele: n 5 ani numrul
serverelor a crescut de la 0 la 1500. Cinci ani mai trziu, numrul serverelor depea 7
milioane.
Creterea WEB-ului a fost fenomenal i va urma dup toate probabilitile, o
evoluie progresiv. Dac estimrile asupra numrului de consumatori i de
ntreprinderi on-line varieaz considerabil n funcie de pieele internaionale, experii
Sisteme Informationale de Birou
88
apreciaz c n anul 2000 au avut acces la WEB mai mult de 36 de milioane de
cmine numai n SUA.
Cifra este mai mic n Europa unde se nregistreaz un ritm ceva mai redus de
ptrundere a calculatoarelor personale, 20 de milioane de cmine n 2000. De
asemenea n Japonia mai mult de 12 milioane de familii au avut acces la WEB n
2000.
Numarul site-urilor comerciale a depit 2 milioane n SUA i a atins milionul
att n Europa ct i n Japonia (anul 2000). Adoptarea World Wide Web de ctre
ntreprinderi influeneaz activitatea la dou nivele. n primul rnd pot comunica
informaii tranzacionale competitiv parteneriilor comerciali: acesta este comerul
ntre ntreprinderi. La al doilea nivel ntreprinderilor le este propus o mai bun
modalitate de desfacere a produselor i serviciilor ctre consumatori: comerul
ntreprindere-consumatori. Integrarea WEB n funciunile de comunicare intern i
extern a ntreprinderii (datorit implementrii tehnologiilor Intranet/Extranet) poate
fi rezumat ca n tabelul nr. 5.6.
Tehnologii WEB integrate n
Comunicarea extern a ntreprinderilor comunicarea intern a ntreprinderilor
Promovarea produselor noi, documentaie tehnic Aplicaii de baze de date n ntreprinderi
Comunicare vizual i promovarea imaginii,
anunuri de recrutare, suporturi de anchete
interactive cu potenialii clieni
Prezentarea intern a grupurilor, serviciilor,
produselor, resurselor documentare, a
strategiilor i activitilor
Suport tehnic i module de formare clieni Partajarea resurselor disponibile, munca
colaborativ
Catalog de produse i servicii Formare intern (suport tehnic, limbaj)
Activitatea de publicare electronic prin noile
instrumente media, complementarele
suporturilor tradiionale imprimate. Conversia
informaiilor existente permite integrarea acestei
activiti n comunicarea tradiional.
Tabel nr. 5.6 Tehnologii WEB integrate n funciunile de comunicare intern i extern a
ntreprinderilor
Reeaua Internet i sistemele EDI au modificat radical maniera de
automatizare a tranzaciilor comerciale. Prin intermediul reelei publice generalizate,
folosind standarde de comunicare, ntreprinderile i reduc semnificativ costul
tranzaciilor i au posibilitatea s participe la tranzacii comerciale automatizate. Nu
peste mult timp toate ntreprinderile mari, mici i medii vor expedia i vor primi cea
mai mare parte a comenzilor i facturilor prin intermediul Internetului.
Utilizarea comerului electronic va oferi ntreprinderilor oportuniti de
colaborare ntr-o manier mai direct cu alte ntreprinderi n scopul comercializrii
bunurilor i informaiilor i, de asemenea, pentru producerea efectiv a bunurilor.
Principala problem a Internetului este securitatea. Internetul nu a fost iniial
conceput pentru a asigura o siguran a informaiei de-a lungul reelei, pe parcursul ei
dintre servere.
Exist cteva magazine pe WEB, care folosesc programe speciale pentru
tranzacii, care ar trebui s asigure securitatea comunicrii dintre client i magazinul
on-line. Cum aceste programe sunt gratuite, n general, nu reprezint o problem
pentru hackeri sau crackeri s le dezasambleze i s vad pe baza crui algoritm de
criptare funcioneaz. Cei nespecializai ncerc pur i simplu prin verificarea tuturor
parolelor.
Sisteme Informationale de Birou
89
Conform statisticilor, firmele care folosesc vnzarea pe Internet (inclusiv
bncile) nregistreaz ntre 2 i 10% pierderi din cifra total de afaceri, din cauza
cracker-ilor i hacker-ilor. O tranzacie din 10 este fcut de un hacker, care ia marfa
i fuge; folosind datele de pe o carte de credit real sau modificnd aceste date, cu
ajutorul unui generator de cri de credit. Firmele care nu verifica on-line cartea de
credit sunt cele mai afectate de aceast ultim metod.

5.4 CALEA DEZVOLTRII COMERULUI ELECTRONIC
PE INTERNET ESTE DESCHIS
Dezvoltarea spectaculoas a Internetului a antrenat accelerarea dezvoltrii
schimburilor electronice inter-ntreprinderi facilitnd n acelai timp i expansiunea
lor n cadrul ntreprinderilor mici i mijlocii. Dup unele surse americane, 50% din
cheltuielile informatice i de telecomunicaii ale ntreprinderilor americane au fost
consacrate n 1996 mijloacelor de schimburi electronice externe, fa de 5% ct era
cu civa ani nainte.
Impactul cel mai important n ceea ce privete schimburile electronice este
legat de consumatori. Aceasta evoluie a fost catalizat de rspndirea foarte rapid a
microcalculatoarelor n locuine (mai mult de 40% dintre locuinele americane sunt
dotate cu un microcalculator) i de creterea numrului de conexiuni Internet care, a
ajuns la o rat anual de 60% pe an, n intervalul 1995-2000.
Studiile realizate de dou societi americane de cercetare a pieii: Yankee
Group i Forrester Research, au aratat c, n anul 2000 valoarea schimburilor de
bunuri industriale i en-gross pe Internet s-a situat undeva ntre 64 i 134 miliarde de
dolari. Forrester Research aprecia ca in 2002 volumul a fost de 327 miliarde de dolari.
Dup OCDE, pentru anul 2000 n SUA, din volumul total al comerului
electronic doar ntre 2 i 3 procente au reprezentat vnzrile comerului en-detail. O
statistic recent menioneaz c mai mult de 8.6 milioane aduli, deci 17% din
populaia american conectat la Internet s-au pronunat pentru cumprturi on-line
46
.
Dac sporirea volumului schimburilor inter-ntreprinderi pare a fi asigurat,
deoarece are implicaii directe asupra competitivitii, vnzarea en-detail se afl nc
n faza de tatonare. Previziunile sunt n general optimiste (vezi tabelele 4.13 i 4.14).
Concluzia general este c viitorul va depinde n mod esenial de ritmul evoluiilor
tehnologice care vor permite ameliorarea performanelor reelei, a calitii prestaiilor,
a securitii schimburilor electronice i facilitatea utilizrii.
Tendinele tehnologice vor fi orientate spre:
- dezvoltarea terminalelor la cost redus i cu utilizare simpl asemenea
Network Computer (NC) sau, n Frana, Webphone-ul produs de Alcatel i
Matra Communication (ce ofer acces direct la Minitel), Netbox a
companiei NetGem sau utilizarea televizorului ca terminal Internet (Web
TV);
- dezvoltarea tehnologiilor push care permit clientului s preselecioneze
subiectele asupra crora dorete s fie informat, n mod automat;
- dezvoltarea de noi generaii de instrumente i aplicaii care simplific,
securizeaz i ofer faciliti de utilizare a Internetului (securitate, motor
de cutare, filtrare etc.);

46
On-line desemneaz orice program sau serviciu accesibil n timp real prin intermediul reelelor
informatice
Sisteme Informationale de Birou
90
- posibilitatea de a transmite imagini de bun calitate ctre utilizatorii la
domiciliu prin intermediul cablului TV sau de inovare a unor noi tehnici de
transmisie n special la nivel local;
- mobilitate prin dezvoltarea reelelor satelit ce asigur ntre altele
comunicaiile Internet, oricare ar fi locul emitorului sau destinatarului.
Succesul comerului en-detail pe Internet va depinde de sporirea volumului
aplicaiilor necomerciale: pota electronic, constituirea comunitilor virtuale de
interese, informatizarea procedurilor administrative, formri profesionale etc.

5.5 COMERUL ELECTRONIC - CONCEPT, POLITICI I ACTORI
Definire
Comerul electronic este un concept foarte general i exist de mult timp. O
ncercare de definire extrem de simpl ar suna n felul urmtor: comerul electronic
presupune vnzarea bunurilor i serviciilor cu ajutorul calculatoarelor i
telecomunicaiilor. Altfel spus, n cadrul comerului electronic, tranzaciile sau toate
aspectele relaiei vnztor/cumprtor mbrac form electronic i se fac pe suport
electronic.
Din pcate aceast definiie este foarte restrictiv deoarece include actul
vnzrii unui produs n categoria publicaiilor electronice. Dac se elimin "vnzarea
produsului" din definiia comerului electronic, comerul de bunuri fizice poate fi
inclus n categoria bunurilor interschimbabile cu specificaii prestabilite.
R. Kolakota i A. Whinston l definesc ca fiind o metod modern de afaceri,
care se adreseaz nevoilor firmelor, pieelor i clienilor prin reducerea costurilor
concomitent cu mbuntirea calitii poduselor i serviciilor, precum i creterea
vitezei de oferire a acestora.
47
Potrivit opiniei celor doi autori, comerul electronic
presupune cumprarea i vnzarea informaiilor, produselor i serviciilor prin
intermediul reelelor de calculatoare, care formeaz aa numita autostrad
infomaional.
Dennis Geller nelege prin comer electronic colecia de instrumente i
practici ce presupune utilizarea tehnologiilor Internet i care permit unei firme de a
creea, ntreine i optimiza relaiile de afaceri cu alte firme i consumatorii
individuali.48
Comerul electronic nu reprezint un fenomen informatic nou, el a existat de
mult timp sub forma schimburilor inter-ntreprinderi. Dezvoltarea exploziv a
Internetului a generat noi valene pentru vnzrile prin intermediul reelelor
informatice ctre consumatori.
O alt definiie privete comeul electronic ca reprezentnd ansamblul
schimburilor electronice legate de activiti comerciale (figura nr. 5.3).

47
Kalakota, R., Whinston, A., Frontiers of Electronic Commerce, n International Journal of
Information Management, no. 2, 1998, p. 91
48
Geller, D., The Yin and Yang of Electronic Commerce, http://idm.internet.com
Sisteme Informationale de Birou
91
Consumatori
ntreprinderi
Parteneri
(industrii, servicii bancare,
(furnizori,
intreprinderi,
comert en-detail)
Inter/ntreprinderi
EDI reele VAN
Internet/Extranet
Audiotel
Internet
Televiziune
interactiv
Gestiunea informatizat a
vnzrilor publice i a
procedurilor administrative
Cuplarea sistemelor
informaionale interne
organizate n cadrul
Internetului cu schimburile
comerciale electronice
ntreprinderi/
Consumatori

Figura nr.5.3 Efectele comerului electronic
Comerul electronic acoper att schimburile informaionale i tranzaciile cu
produse, echipamente i bunuri de consum curent, ct i serviciile informaionale,
juridice i financiare. Serviciile sociale (sntate, formare profesional) fac n egal
msur obiectul comerului electronic. Mijloacele sau modurile de transmisie utilizate
sunt diverse: telefon, televiziune, Minitel (n Frana), reele informatice, Internet etc.
Caracteristica lor comun const n prelucrarea informaiei digitale sub diversele ei
forme: date, texte, sunet i imagini.
Schimburile inter-ntreprinderi au cunoscut o amploare deosebit ndeosebi n
ultimii 10 ani genernd importante ctiguri de performan i productivitate pentru
ntreprinderile beneficiare, n special n ceea ce privete gestiunea comenzilor i a
stocurilor.
Precursorii au fost sectorul financiar cu transferurile electronice de fonduri,
transmisia ordinelor i informaiilor financiare (Reuter) i asociaiile sectoriale care
au pus la punct sistemele de schimburi informatizate de date (Electronic Data
Interchange - EDI), dintre furnizori i clieni (automobile, transporturi). Dar EDI
implic i investiii masive, utilizarea de protocoale i moduri de prezentare puin
accesibile non experilor, i modaliti de implementare complex. Totui sistemele
EDI, reprezint o parte important a comerului electronic.
Comerul electronic: forme i modele de afaceri
Este mult mai uor de a nelege comerul electronic dac plecm de la ceea ce
nseamn comerul tradiional i realizm o comparaie a celor dou tipuri de
desfurare a tranzaciilor comerciale.

Nr.
crt.
Pai parcuri pentru realizarea
tranzaciei
Comerul tradiional
*)
Comerul
electronic
**)

1) Obinerea informaiilor despre produs Reviste, cataloage, oferte
primite
Pagini Web,
cataloage online
2) Cererea pentru achiziia produsului Formulare tiprite, scrisori e-mail
3) Obinerea aprobrii Formulare tiprite, scrisori e-mail
4) Verificarea cataloagelor, preuri,
calitate
Cataloage, oferte Cataloage online
5) Verificarea disponibilitii produsului
i primirea confirmrii preului
Telefon, fax online
6) Generarea comenzii Formular imprimat, e-mail, pagina
Sisteme Informationale de Birou
92
Web
7) Trimiterea comenzii i primirea
comenzii
Fax, pot e-mail, EDI
8) Stabilirea prioritii comenzii - Baze de date
online
9) Verificarea stocului la depozit Formular imprimat, telefon,
fax
Baze de date
online, pagina
Web
10) Planificarea livrrii Formular imprimat e-mail, baze de
date online
11) ntocmirea facturii Formular imprimat Baze de date
online
12) Preluarea produsului de ctre
transportator
Formular imprimat -
13) Confirmarea recepiei Formular imprimat e-mail
14) Trimiterea facturii/primirea facturii Pota e-mail, EDI
15) Planificarea plii Formular tiprit EDI, baze de date
online
16) Efectuarea plii/ncasarea Pota EDI, EFT
(transferul
electronic de
fonduri)
Tabel nr. 5.7 Paii ciclului vnzrii i mijloacele utilizate

Relaiile cumprtor-vnztor au fost ntotdeauna marcate de contradicii de
interese. n mod clasic, cumprtorii aleg furnizorii i i fac s se lupte cu concurenii
lor pentru preuri i servicii. Vnztorii, pe de alt parte, controleaz produsele pe care
le vnd. Internetul permite firmelor s comunice ntr-o manier care va transforma
aceste relaii. Ele pot conlucra acum pentru a satisface nevoile clienilor, oferind
produse conform cererilor adresate. n acest context, pot fi identificate patru forme de
comer electronic:
firm-consumator (business to consumer / B2C);
firm-firm (business to business / B2B);
firm-administraie (business to administration / B2A);
administraie-consumator (administration to consumer / A2C).
Ponderea majoritar a tranzaciilor de comer electronic revine fomei firm-
firm, urmat de cea firm-consumator. Toi analitii sunt de acord c prima form de
desfurare a comerului electronic (B2B) este o pia de un potenial uria i n
continu dezvoltare.
Se estimeaza c fenomnul B2B a generat n 2004, venituri de 4,8 trilioane $
(aproximativ 53 % din valoarea total prognozat a veniturilor din comer electronic).
Considerm c, este o prognoz foarte optimist, innd cont c implementarea
practic a unui asemenea mod de a efectua tranzacii este foarte costisitoare.











Sisteme Informationale de Birou
93














Figura nr. 5.4 Tendine ale comerului electronic B2B i B2C
49

Structura produselor cumprate prin comer electronic, la nivelul anului 2000,
a fost: cri (29%), CD-uri audio (20%), software (11%), haine (10%), produse
alimentare (10%), material informatic (9%), turism (9%), altele (2%).
50

Care ar fi principala cheie a boom-ului pe care-l nregistreaz piaa electronic?
Este vorba de rapiditatea cu care firmele pot reaciona la semnalele pieii. Majoritatea
operaiilor avnd loc n timp real, fie c este vorba de vnzri sau cumprri, de licitaii,
discount-uri pentru cantiti mai mari sau pentru vnzri promoionale, design la cererea
clientului, pli, asisten tehnic etc., avantajul strategic este considerabil fa de
comerul tradiional.
Nu sunt de neglijat i celelalte avantaje pe care le ofer comerul electronic:
+ beneficii tangibile:
reducerea cheltuielilor de personal (multe din activiti se desfoar pe cale
electronic);
reducerea costurilor proceselor de informare (de exemplu prin eliminarea
documentelor care nu sunt necesare);
creterea vnzrilor i a profitului (atragerea de noi clieni);
scderea costurilor de operare (reducerea costurilor de inventariere);
reducerea investiiilor necesare (nu este nevoie de investiii multiple pentru a fi
prezent n mai multe zone pe glob);
creterea eficienei operaiilor (pierderile de timp sunt reduse, la fel pierderile din
transport sau depozitare).
+ beneficii intangibile (mai greu de estimat):
mbuntirea informaiilor disponibile (informaii cu un grad de acuratee ridicat
i reactualizate permanent);
perfecionarea instrumentelor de analiz (OLAP, data mining);
mbuntirea serviciilor de garanie acordate clienilor (rspuns imediat la
cerine);
dezvoltarea imaginii de firm (creterea progresiv a percepiei acesteia prin
accesrile site-ului att de clieni ct i de furnizori i investitori);
consolidarea poziiei concureniale.

49
Rosenoer, J., Armstrong, D., Russell, J., The Clickable Corporation: successful strategies for
capturing the Internet advantage, The Free Aress, New York, 1999, p. 24
50
conform eMarketer
Timpul necesar implementrii
B2B
B2C
Valoarea
afacerii
Redus
Mare
Strategii pe termen
scurt
Vnzri pe Web
prin autoservire
Strategii pe termen
lung
E-Business
Ridicat
Obiective pe termen scurt Automatizarea operaiilor
Serviciul liber
vnzare pentru
clieni
Procurare
automat
Schimburi
electronice
Managementul
canalelor de
ofert
Marketing
interactiv
Catalog electronic
i Pagin Web de
prezentare
Magazin
Web integrat
Sisteme Informationale de Birou
94
Analiznd aplicaiile curente dezvoltate pe Internet, se pot identifica
urmtoarele modele de afaceri n comerul electronic:
a) Magazinul electronic (E-shop) cuprinde n principal o vitrin de
prezentare a bunurilor i serviciilor comercializate de o firm. Eventual, el poate
integra i modaliti de comand i plat. Deseori, el este combinat cu canalele de
distribuie tradiionale. Avantaje:
pentru firm:
- cerere crescut;
- prezent global la costuri sczute;
- reducerea costurilor de promovare i vnzare;
- ofert mult mai bine axat pe clieni;
pentru clieni:
- pre inferior ofertelor clasice;
- posibilitate de alegere mai mare;
- informaii mai complete i mai complexe;
- faciliti de selecie a modului de cumprare i livrare.
b) Aprovizionarea electronic (E-procurement) reaprovizionarea i
achiziia de bunuri i servicii. Poate integra, eventual, negocierea, semnarea
contractelor i munca colaborativ la proiecte. Avantaje:
pentru firm:
-acces la un numr mult mai mare de furnizori aflai i n situaie de
concuren;
-diminuarea costurilor i a ntrzierilor;
-calitate superioar;
-optimizarea livrrilor.
pentru furnizori:
-creterea oportunitilor la scar global;
-posibilitatea subordonrii colaborative pentru ntreprinderile mici i mijlocii;
-diminuarea costurilor de subordonare.
c) Licitaia electronic (E-auction) vnzri prin licitaie electronic
folosind mecanismele ofertei i regulile licitaiei tradiionale. Bunurile propuse sunt
prezentate n regim de multimedia i pot fi integrate semnarea contractelor, plata i
livrarea. Avantaje:
pentru vnztori i cumprtori:
- globalizarea licitaiilor;
- eficacitate crescut;
- reducerea ntrzierilor;
- nu necesit transportul fizic al bunurilor pn la vnzare;
- lichidarea surplusurilor i a stocurilor.
d) Supermagazinul electronic (E-Mall) - grup de mai multe magazine
electronice care vizeaz sau nu un segment diferit de pia. Pot cuprinde i un mod de
plat comun pentru toate subcomponentele. Integreaz i servicii destinate comunitii
virtuale (rspunsurile la ntrebrile cele mai frecvente, forumuri de discuii, grupuri
restrnse de utilizatori etc.). Avantaje:
pentru vnztori:
- efect de antrenare datorat prezenei numeroaselor magazine electronice;
- diminuarea costurilor de acces la Web;
- acces la modul de plat electronic.
pentru clieni:
- legturi ntre magazinele electronice (nu mai sunt necesare cutri
Sisteme Informationale de Birou
95
suplimentare);
- garania pe care o confer operatorul comun;
- acces facilitat de existena unei interfee comune.
e) Piaa unui ter (Third Party Marketplace) model adoptat de firmele care
doresc, de exemplu, s-i externalizeze funcia de marketing pe Internet. Pot propune
diferite servicii cum sunt: gestiunea imaginii de marc, gestiunea comenzilor, a plilor, a
logisticii i asigur, n plus, tranzacii securizate. Avantaje:
pentru clieni:
- faciliti de acces la cataloage electronice printr-o interfa unic;
- instrumente de cutare performante;
- securitatea tranzaciilor;
- garania operatorului.
pentru furnizori:
- acces la tehnologii avansate n materie de cataloage electronice;
- diminuarea costurilor de gestiune a cataloagelor electronice.
f) Comuniti virtuale (Virtual Communities) - platforme ce permit
partajarea n comun a informaiilor ntre membri privai sau parteneri comerciali.
Avantaje:
pentru firme:
- acces centralizat la informaii sectoriale;
- creterea volumului de afaceri;
- apropierea clienilor;
- diminuarea costurilor de publicitate prin publicitatea indirect realizat de
operatorul platformei.
Exist i alte modele de afaceri n comerul electronic, mai puin utilizate ns:
- brokeraj de informaii (Info Brokeraj);
- platforme de colaborare (Collaboration Platform);
- furnizor de servicii pentru lanul valorii n canalele de comer electronic
(Value Chain Service Provider);
- notari electronici, autoriti de certificare;
- servicii de securitate a tranzaciilor (Trust Services).
Putem s realizm i o clasificare a principalelor modele de afaceri n comerul
electronic pornind de la gradul de inovare pe care-l ofer i innd cont i de proporia
integrrii funcionale.
Dup cum se observ, comerul electronic acoper att schimburile
informaionale i tranzaciile cu bunuri, ct i serviciile financiare, juridice, servicii de
consultan i cele de pregtire profesional.












Domenii



Noi concepte de servicii



Infrastructura ce permite
comerul electronic





Infrastructura de baz

Vnzri de bunuri i
servicii
Cumprri de bunuri
i servicii
Burse de materii
prime

Comuniti virtuale

Piee electronice
Pli electronice Cataloage electronice Obiecte distribuie CORBA,
DCOM, RMI
Autentificare i criptare Schimbul de documente de
afaceri informatizat
Java
Pot electronic Web
Internet
Sisteme Informationale de Birou
96
Figura nr. 5.5 Arhitectura serviciilor propuse pe pieele electronice
n ultimii ani comerul electronic este asociat fenomenului Internet, dei acesta
a existat i naintea intrrii Internetului n "scen". Perioadele anterioare Internetului
au fost marcate de succesul sistemelor EDI, de dezvoltarea reelelor private, de casele
automate de schimb i de ali vectori electronici de transferuri de fonduri.
Cel mai puternic promotor al comerului electronic este SUA. El face obiectul
unui plan naional care l-a favorizat pe preedintele Clinton n campania prezidenial.
Planul poart o denumire cel puin edificatoare Propuneri pentru comerul electronic
global (dat publicitii la 1 iulie 1997). Anunarea planului Clinton a suscitat imediat
o reacie public din partea presei mondiale. Specialiti, cercettori, mari companii
productoare de echipamente i produse informatice s-au mobilizat pentru a cuta noi
soluii care s favorizeze impunerea vnzrii de bunuri i servicii prin Internet.
Conferina de la Bonn a Comisiei Europene a nsemnat un veritabil test de
impact al planului Clinton. Astfel Declaraia de la Bonn care a nchis conferina,
poate fi considerat ca un rspuns al europenilor. n cele dou declaraii de intenie,
Europa i SUA au cultivat limbajul dublu.
De partea american a ieit n eviden lipsa de voin a Casei Albe de a
reduce barierele de export la produsele de criptografie puternice, ceea ce a nsemnat
cel mai important punct de dezacord, scos n eviden de ctre comisarul european
Martin Bangemann (nsrcinat cu telecomunicaiile i industria).
De partea european, Cristopher Kuner, avocat al numeroase firme de nalt
tehnologie, consider c planul american este aproape de sectorul privat i va lsa
piaa electronic s se contureze prin concuren. Un alt membru al camerei de
comer germano-american, a crui poziie proamerican este sincer, consider c
"propunerea Clinton ar putea fi, la nivel cultural, un fel de plan Marshall pentru
Europa. Dac Europa nu accept, interesul i investiiile se vor ntoarce spre Asia".
Tabelul nr. 4.9 prezint comparativ poziia SUA i a Europei prin planul
Clinton i declaraia de la Bonn fa de comerul electronic global n ceea ce privete:
- cadrul legislativ ce trebuie creat,
- rolul statului i al pieii, principalii catalizatori ai comerului electronic,
- limitele tarifare,
- fiscalitate,
- instituirea unui cod de comer,
- securitatea tranzaciilor,
- responsabilitatea pentru coninutul informaional al siturilor pe Internet.

Politici comerciale n domeniul comerului electronic
Planul Clinton Declaraia de la Bonn
Cadrul legislativ
Administraiile diferitelor ri nu trebuie s
"impun noi birocraii inutile" pentru
Internet, iar regulile care exist de 60 de ani
(TV, radio, telecomunicaii) nu sunt fcute
pentru Internet
Cadrele juridice actuale ar trebui s se aplice n
sectorul on-line la fel ca n sectorul obinuit.
Rolul statului i al pieei
ncurajeaz iniiativa sectorului privat
("market oriented approach") pentru comer
i standardele tehnologice.
Recunoate "rolul cheie al sectorului privat" n
dezvoltarea reelei; dar acord "sectorului public un rol
activ" pentru acelai scop.
Limitele tarifare
Asimilarea Internetului cu un "mediu lipsit de
taxe vamale" n cazul n care bunurile i
serviciile sunt cumprate pe cale electronic.
Problemele fiscale legate de comerul electronic cer o
cooperare internaional pentru evitarea distorsiunilor
concurenei; punerea n practic a unor msuri viznd
"suprimarea barierelor tarifare care greveaz produsele
Sisteme Informationale de Birou
97
de tehnologiile informaionale".
Fiscalitate
S nu se recurg la impozite specifice
Internet, pentru c ar descuraja comerul pe
Internet.
Ministerele "s promoveze principii de impozitare
nediscriminatorii pentru utilizarea reelelor globale de
informaii".
Cod de comer
Elaborarea unui "cod de comer universal
pentru comerul electronic".
Orice cadru reglementar al comerului electronic
trebuie s fie clar i previzibil, propice concurenei i
echilibrat.
Securitatea tranzaciilor
"Criptografia puternic este cu dou tiuri"
i trebuie s fie supravegheat de un sistem
de acoperire a cheilor de cifrare.
Se consider important disponibilitatea tehnologiilor
de criptografie puternic pentru comerul electronic; s
devin compatibile sistemele de semntur numeric
pentru a "asigura integritatea i autenticitatea datelor".
Responsabilitatea pentru coninutul informaiilor pe Internet
Facilitarea unei filtrri selective a siturilor i
s se promoveze autoreglementarea ntre
factorii participani.
Operatorii de reele i furnizorii de acces nu ar trebui,
n general, s fie responsabili pentru coninut.
Tabel nr. 5.8 Politici comerciale n domeniul comerului electronic
Oficialitile guvernamentale i statistice, compar frecvent Internetul cu
tehnologiile clasice de comunicaii (ca telefonia, de exemplu), dei acestea sunt
controlate ntr-o mare msur iar Internetul le folosete ca suport fizic.
Aceast analogie trasat ntre Internet i mass-media tradiional amplific
incertitudinea aplicrii sau neaplicrii reglementrilor legale asupra noilor servicii
bazate pe Internet. Administraii naionale, organizaii internaionale, grupuri
industriale private sau asociaii diverse ncearc s stabileasc acorduri sau s
gseasc rspunsul la urmtoarele ntrebri:
Comerul electronic ar trebui s fie reglementat sau impozitat?
Cum pot fi protejai de fraud beneficiarii?
Care este soluia pentru dreptul la proprietate intelectual, regimul
concurenei, protecia datelor sau pentru controversatul subiect al pornografiei?
Statele Unite se confrunt cu o opoziie crescnd privind intenia lor de a
impune gratuitatea comerului pe Internet. n discuiile din lumea financiar pentru
deschiderea unor noi piee de bunuri i servicii, diplomaii din rile n curs de
dezvoltare s-au opus inteniilor SUA.
Tendina de a nu fora introducerea unor reglementri rigide i competiia
local pe pieele de telecomunicaii, par s fie cel mai semnificativ mod de dezvoltare
a Internetului i a comerului electronic.
Cheia progresului n acest domeniu o reprezint integrarea social. Noile
tehnologii informaionale nregistreaz n prezent un ritm debordant de dezvoltare i,
dup cum se cunoate din practica curent, mediul social are nevoie de timp ca s
absoarb noile instrumente, modele i concepte. Este semnificativ n acest sens
exemplul copiatoarelor sau ghieelor automate care au fost inventate cu mult naintea
utilizrii lor n practica curent. i comerul electronic a ntmpinat multe opreliti n
primul rnd datorit rezistenei comercianilor i a publicului consumator
nelegerea ia ceva timp.
n timp ce reelele Intranet
51
vor realiza unificarea sistemelor informatice
disparate dintr-o organizaie, cele Extranet vor furniza soluia mai vechilor tentative
de comunicare electronic dintre ntreprinderi. Comparativ cu comerul en-detail pe
Internet, schimburile electronice inter-ntreprinderi s-au dezvoltat mai timpuriu
deoarece corespundeau unei nevoi reale. n perioada anilor 1970-1980, sistemele EDI

51
Noiunea desemneaz reele interne ale ntreprinderii sau a unor grupuri de ntreprinderi.
Sisteme Informationale de Birou
98
s-au dovedit incapabile s ralieze ansamblul furnizorilor organizaiei care o adopt.
Aceasta deoarece n jur de 20 % dintre furnizorii unei organizaii care implementeaz
sistemele EDI au refuzat s utilizeze acest mod de funcionare din cauza complexitii
ridicate i a costurilor ridicate pe care le presupune. Prin utilizarea Internetului aceste
obstacole dispar.
Piaa soft-ului pentru comer electronic cunoate n ultimii ani o dezvoltare
exploziv, astfel dac n 1995 depea 15 milioane de dolari, pentru anul 2000
specialitii au estimat c a atins 280 milioane de $. Produsele software acoper dou
funciuni distincte:
- prima, Front end, este n ntregime orientat spre utilizator,
- a doua, Back Office, rezolv securitatea sistemului i asigur gestiunea
tranzaciei, fiind invizibil pentru cumprtor.
Un produs de tip front end const dintr-un catalog interactiv, realizat pornind
de la o baz de date ce conine toate produsele i informaiile asociate acestora.
Din figura nr. 4.2 remarcm c infrastructura comerului electronic cuprinde
trei niveluri: navigatorul WEB, clientul, serverul WEB (sau FRONT END) al
vnztorului i serviciile BACK OFFICE.
Navigator
WEB
Catalog
electronic
Producie
dinamic
de
formulare
Analiza
comportamentului
Autentificare
Gestiunea stocurilor
Gestiunea comenzilor
Facturare
Livrri
Serviciu dup vnzri
Workflow
Serviciu
de certificare
EDI
Serviciu extern
de vnzri
INTERNET
Pli
electronice
Personalizare
Server WEB
FRONT END BACK
OFFICE
SERVICII LA
DISTAN

Figura nr. 5.6 Arhitectura comerului electronic pe trei niveluri
n spatele oricrui catalog on-line se ascunde o baz de date. IBM,
MICROSOFT, ORACLE i SYBASE ofer deja soluii bazate pe DB2, SQL, Oracle 8
i ADAPTIVE SERVER. La nceputul anului 1998, INFORMIX-ul a intrat n arena
Universal Commerce cu DYNAMIC SERVER, extensia Datablade Web care reuete
conversia dinamic a datelor n format HTML, a instrumentelor de dezvoltare i a
modelelor de documente pentru a concepe un catalog on-line. Astfel era catalogului
static a fost revoluionat. Siturile cele mai bune sunt cele multimedia i sunt
concepute pe principii dinamice. n centrul sistemului de vnzri, baze de date de
ultim generaie stocheaz date despre produse, preuri i pot nregistra pe perioada
Sisteme Informationale de Birou
99
vizitei internautului operaiile pe care acesta le efectueaz. Aceste informaii ajut la
stabilirea unui studiu comportamental.
Baza de date ofer efectiv o infrastructur relaional i obiectual care
permite nu numai exploatarea datelor brute ci i a documentelor multimedia. Asociate
cu tehnologiile de analiz utilizate n informatica decizional, favorizeaz crearea
unor medii comerciale agreabile i personalizate.
Siturile WEB cele mai eficiente sunt cele integrate n sistemele informatice de
gestiune, care fac posibil executarea pe cale electronic a tuturor tranzaciilor.
Acestea i permit clientului s verifice direct i n timp real disponibilitatea n stoc a
unui produs i intervalul de livrare, s l comande i s transfere plata.
Comerul electronic este extrem de eficient pentru c permite descrierea n
detaliu a produselor, facilitarea i accelerarea comenzilor, diminundu-se n acelai
timp costurile i riscurile de erori. La atuurile enumerate se mai poate aduga
disponibilitatea 24 de ore din 24 de ore, apte zile pe sptmn.
Soluiile pentru integrarea informaticii de gestiune cu interfeele WEB pentru
comerul electronic nu sunt disponibile dect de puin timp. Din pcate ns, odat
sistemul realizat, majoritatea ntreprinderilor care au trecut pe acest sistem au fost
nevoite s desfoare o impresionant for de convingere - la limita evanghelizrii -
pentru a-i convinge partenerii comerciali s intre i ei pe WEB.
Tranzaciile dintre consumatori i comercianii en-detail reprezint doar o
mic parte din infrastructura tranzaciilor bazate pe sume electronice. n prezent exist
i funcioneaz reele publice private interconectate care cuprind bnci, companii de
servicii financiare, reele EDI (Electronic Data Interchange), fabricani i distribuitori.
Sintetiznd, "actorii" comerului electronic sunt:
1. Consumatorul: este catalizatorul comerului electronic. Cu un clic de
mouse efectuat de acas se pot transmite comenzi ce pun n micare companii pe
ntreaga scal economic naional sau internaional.
2. Vnztorii en-detail: reprezint punctul de contact al consumatorilor,
bncilor, organizaiilor financiare, distribuitorilor, productorilor i furnizorilor.
3. Companiile de cri de credit: ajut vnztorii s verifice crile de credit n
momentul vnzrii i asigur o rambursare ulterioar a plilor. Aceasta se realizeaz
cu ajutorul unor reele dedicate care pot lucra cu aproape orice valut i cu o larg
varietate de bnci din toat lumea.
4. Bncile/companiile de servicii financiare: un birou de decontare
interbancar coordoneaz transferurile financiare dintre bnci. Bncile din SUA
folosesc sistemul automat ACH (Automat Clearing House). Bncile locale
nregistreaz plile ntr-o baz de date, fiind apoi decontate n timpul nopii.
5. Companiile specializate n tranzacii EDI: cele mai multe tranzacii EDI
folosesc nc linii specializate sau reele VAN (Value Added Network) utilizate de
serviciile comerciale. Oricum sistemul EDI poate s funcioneze i prin Internet.
6. Reele VAN: sunt reele speciale pentru comerul electronic utiliznd
tranzaciile n sistem EDI sau crile de credit. Reelele VAN ar putea fi conectate cu
reelele private virtuale (VPN - Virtual Privat Network) prin Internet.
7. Reele VPN: pentru tranzaciile care implic pri din aceeai organizaie
sau companii care au relaii continue cu distribuitorii, fabricanii i furnizorii de
materiale. Reelele VPN pot fi legturi private directe ntre divizii i companii sau pot
fi create printr-o conexiune special Internet, cu aceast ocazie realizndu-se i
codificarea informaiei (de codificare se ocup administratorii de reea prin integrarea
schemelor de criptare n arhitectura hard a reelei: bridge-uri, routere, modemuri).
Sisteme Informationale de Birou
100
8. Internetul: este numitorul comun pentru tranzacii monetare electronice
dintre consumatori, vnztori en-detail i furnizori.
Distribuitorii i comercianii sunt categorii privilegiate de care trebuie s se
in seama n momentul stabilirii unei prezene pe Internet. Ei sunt interesai de
informaii despre preuri, condiii, specificaii tehnice, disponibilitatea produselor,
condiiile pentru ieirea noilor modele, accesoriile i cel mai bun mod de a face fa
problemelor de service. Trimiterea acestor informaii prin mijloacele tradiionale -
pot, fax i telefon n special - cost muli bani, timp i reduce eficacitatea.
ntreprinderile care opereaz n triunghiul high-tech compus din
telecomunicaii, informatic i multimedia au fost cele mai rapide n a sesiza
oportunitile pe care le ofer Internetul pentru a reduce costurile tranzaciilor n
business-to-business.

5.6 NTREPRINDEREA I COMERUL PE INTERNET
Reeaua Internet, WEB-ul, comerul electronic reprezint adevrate provocri
pentru mediul afacerilor. Specialiti n domeniul tehnologiei informaionale
52

(Douglas Aldrich, vicepreedinte i director n tehnologia informaiei globale la A.T.
Kearney, firm de consultan n management), consider c n cadrul organizaiilor
nu a fost dezvoltat deocamdat o cultur care s asigure exploatarea oportunitilor
oferite de aceste tehnologii la nivel maxim. Majoritatea companiilor sunt convinse c
alinierea la Internet nu nseamn mai mult dect un site WEB prin care i vnd
produsele i-i prezint informaiile. Aadar, ele aplic o pojghi subire de
tehnologie informaional orientat spre client peste o organizare i o mentalitate n
afaceri nvechit. De fapt tehnologiile bazate pe Internet trebuiesc folosite n
schimbarea modului de organizare al companiilor, n legturile cu clienii, furnizorii,
partenerii i angajaii. Companiile sufer un proces de transformare devenind
organizaii bazate pe valoare.
ntreprinderile caut n permanen soluii, care s le ofere posibilitatea
deschiderii pe pieele electronice. n tabelul 5.9 vom inventaria 20 din principalele
motive pentru care ntreprinderea trebuie s-i fac simit prezena pe WEB.

20 de motive i oportuniti pentru a fi prezent pe WEB
Motive Oportuniti
1. Pentru a-i face simit
prezena, conform
principiului: Eti pe WEB,
deci exiti !
Prin Web s-a conturat o adevrat comunitate de afaceri (cifrat de IDC
Research n martie 1998, la 68 milioane de persoane cu acces la WEB),
ce ofer oportuniti nelimitate.
2. Pentru a comunica:
Comunici pe WEB, deci
exiti !
Contacte de afaceri la costuri minime, on-line, 24 de ore din 24 de ore,
simplu i eficient.
3. Pentru a oferi informaii
de afaceri: Oferi
informaii, deci faci afaceri
!
Cataloage de genul Paginilor Aurii ofer informaii complete despre
firm: modaliti de contac, sediu, telefon, instrumente de plat
acceptate n afaceri, aciunile firmei, cotaii bursiere etc.
4. Ameliorarea serviciilor
ctre clieni: Clientul
nostru conduce firma
Formulare on-line cu ajutorul crora clienii comand sau genereaz o
cutare prin care afl dac articolul cutat se afl n stocul firmei.
5. Pentru a trezi interesul Datorit informaiilor prezentate pe pagina WEB, orice persoan fizic
sau juridic cu acces la Internet este un potenial client.
6. Publicarea informaiilor
la momentul oportun
Informaii complete, avizate spre publicare n momente cheie pentru
activitatea ntreprinderii.

52
Kirchner, J., Doar credei c nelegei epoca Internetului, PC Magazine Romnia nr.1/ianuarie 2000
Sisteme Informationale de Birou
101
20 de motive i oportuniti pentru a fi prezent pe WEB
Motive Oportuniti
7. Pentru a comercializa
propriile produse i servicii
Posibiliti de comercializare 24 de ore din 24 de ore, 7 zile din 7 zile pe
sptmn, n condiiile n care clienii au toate informaiile despre firm
i produsele sau serviciile acestora.
8. Pentru a oferi faciliti
multimedia
WEB permite adugarea de fiiere de sunet, imagine i video paginii
WEB, mult mai convingtoare dect orice publicaie clasic. Ex:
simulri, prezentri on-line pentru companiile de divertisment.
9. Pentru a ptrunde pe cea
mai extins pia
Utilizarea WEB reprezint cea mai extins pia demografic
disponibil de la copii, absolveni de liceu, studeni, omeri pn la
persoane cu succes n lumea afacerilor.
10. Pentru a rspunde la
ntrebrile puse frecvent
Publicarea informaiilor pe paginile WEB i oferirea de modaliti de
cutare clienilor, elimin bariere neprevzute n calea afacerilor.
11. Pentru a rmne n
contact cu propriii ageni.
Agenii de pe teren se pot informa interactiv asupra ultimelor
evenimente petrecute la firm.
12. Deschidere pe pieele
internaionale
Costuri minime pentru comunicarea internaional, acces la informaii la
tarife telefonice locale.
13. Pentru a schimba rapid
informaiile publicate
Coninutul publicaiilor electronice poate fi modificat imediat, n funcie
de necesiti. Pagina WEB poate fi completat de o baz de date ce
poate fi modificat oricnd.
14. Pentru a fi activ 24 de
ore pe zi
Diferenele de fus orar nu mai reprezint un impediment n calea
afacerilor internaionale. Paginile WEB deservesc clienii on-line.
Aceast facilitate aduce multiple avantaje n faa concurenei.
15. Pentru a avea un
feedback de la clieni
Prin intermediul unui formular incorporat n pagina WEB, firma afl
informaii preioase, fr costurile unei corespondene clasice de afaceri.
16. Testarea pieei pentru
produsele i serviciile noi
Lansarea unui produs sau serviciu nou pe pia necesit costuri
importante uneori. Firma prezent pe WEB tie ce doresc cei care-i
viziteaz site-ul, categoria de clieni care formeaz segmentul de pia
cel mai reprezentativ. Deasemenea, ea tie unde i cum trebuie s-i
poziioneze produsul sau serviciile pe pia.
17. Pentru a fi cuplat la
mediul mijloacelor de
comunicare n mas.
Pagina WEB deine i imagini digitale, textul poate fi editat i publicat
la termene precise.
18. Pentru a ptrunde n
domeniul educaiei i al
tinerilor.
Majoritatea universitilor ofer studenilor acces le Internet. Oferte de
cri, cursuri, mod, art, sport, divertisment deschid noi oportuniti de
afaceri. Piaa celor sub 25 de ani care sunt prezeni on-line, este n
continu cretere.
19. Pentru a ptrunde n
domenii speciale de interes.
Internet-ul nu este numai comunitatea informaticienilor ci i a celor cu
un hobby sau cu o pasiune: reproduceri de art, lecii de zbor, muzic,
etc.
20. Pentru a servi piaa
local
Practica unor politici de marketing favorabile clienilor locali poate
aduce ctiguri importante pe acest segment de pia, ex: fidelizarea
clienilor.
Tabel nr. 5.9 20 motive pentru ca firmele s fie prezente pe WEB

Condiiile necesare integrrii comerului electronic sunt:
1. Costuri reduse de dezvoltare i gestiune a site-urilor Internet
comerciale personalizate. Pn recent, majoritatea ntreprinderilor trebuiau s
cheltuiasc sute de mii de dolari pentru constituirea site-urilor comerciale. O parte din
aceste cheltuieli erau ocazionate de plata licenelor pentru software specializat. O alt
parte, mai important, deriv din costurile serviciilor de consultan pentru
implementarea codurilor destinate satisfacerii cererilor clientului. Deci ntreprinderile
au nevoie de software ieftin i de programe utilitare care s mbunteasc
procedurile de dezvoltare, ncrcarea modificrilor i gestiunea continu a
coninutului i a datelor site-ului totul cu o investiie de mic amplitudine, care
poate s creasc pe msur ce sporete activitatea lor pe Internet.
Sisteme Informationale de Birou
102
n unele cazuri, soluiile de gzduire partajat pot reduce la minim cheltuielile.
n asemenea scenarii, un furnizor de servicii Internet administreaz site-uri multiple,
printr-o singur configuraie.
2. Integrarea simplificat cu sistemele existente. Site-urile Internet cu
capacitate comercial sunt actualizate periodic, presupun modificarea datelor
rezultante din activitile comerciale desfurate de ntreprindere. Acestea au nevoie
de metode simple de implementare a sistemelor care reflect inventarul su,
procednd la nscrieri n sistemele contabile n care sunt urmrite comenzile.
3. Urmrirea flexibil a plilor. ntreprinderile i consumatorii utilizeaz
norme ce garanteaz securitatea plilor pe Internet. Ei au nevoie de soluii care s le
permit plile dintre ntreprinderi i plile dintre ntreprinderi i consumatori.
4. Acces securizat. Securitatea este problema cea mai actual, deoarece
afecteaz numeroase aspecte ale soluiilor comerciale Internet. ntreprinderile au
nevoie de site-uri securizate, n care pot s controleze accesul consumatorilor, a
partenerilor comerciali i a administratorilor.
5. Prelucrarea simpl, necostisitoare i compatibil EDI a documentelor
comerciale. ntreprinderile au nevoie de o administrare eficient i de mbuntirea
comunicrii cu alte societi. Pentru aceasta, trecerea la Internet nu implic sfritul
sistemelor EDI. ntreprinderile au nevoie de compatibilitate cu sistemele EDI
tradiionale care garanteaz integritatea funcionrii lor.
6. Gestiunea coninutului dinamic, promoional i navigabil al site-urilor.
ntreprinderile trebuie s poat administra cataloagele electronice, ce afieaz ofertele
de produse i servicii ctre clieni ntr-o manier clar, convingtoare i structurat
pentru toate cercetrile posibile. n cadrul consumului de mas, coninutul site-ului
trebuie s fie puternic promoional i s fie subliniat preul produselor sau serviciilor.
Deasemenea trebuie s permit personalizarea produsului sau serviciului pe care-l
ofer.
7. Tranzacii contextuale pentru intervenii on-line. Specialitii n
marketing au nevoie de instrumente simple care le permit s incorporeze n orice
context informaii asupra produselor i comenzilor.
8. Soluii normative. ntreprinderile pot investi n platforme i protocoale
deschise i standardizate, n scopul reducerii riscurilor i asigurrii unei
interoperabiliti maxime ntre diferitele componente ale unui sistem complex.
Prelucrarea intern a
cumparturilor
Gestiunea proceselor de cumprturi, comenzi,
facturi: reglri
Serviciile CLIENI
Cumprtorilor Acces (n afara
reelelor)
Acces la prestatorii de comer: controlul accesului
Identificare-certificare Identificarea clientului, a modului de plat,
certificarea: teste de ncredere
Navigare, cercetare Anuare, motoare de cutare

Informaii despre piee
Servicii de urmrire, informaii produse,de
comparare: servicii comunitti de interese,
calificri

Galerii comerciale Galerii generalizate sau specializate: gruparea
comercianilor pe un site
Gestiunea BDD
marketing
Anuare de persoane: gestiunea i localizarea
listelor de adrese: sisteme de fidelizare
Serviciile Personalizare Colectarea si distribuirea informatiilor de
personalizare
vnztorilor i Cuplarea cererilor cu Burse, centrale de rezervri, cataloage
Sisteme Informationale de Birou
103
cumprtorilor ofertele multifurnizori
Gestiunea tranzaciilor Sisteme integrate de comer: logistic, certificarea
schimburilor
Pli Sume mici, medii i importante

Publicitate Sfaturi: regie: operatori de publicitate electronic
Msurtori Servicii de msur i certificare a audienei
Serviciile Identificare-certificare Identificarea clientului, a modului de plat,
certificrea testelor de ncredere
Vnztorilor Crearea i exploatarea
site-urilor
Platforme de comer, de pli
VNZTORI
Tabel nr. 5.10 Tabloul noilor servicii aprute prin implementarea comerului electronic

Exemplul economiei americane incit la optimism dar o parte important din
noile profesii sunt direct legate de produsele noilor tehnologii informaionale i
comunicaionale n care SUA este prima exportatoare mondial i pentru care Europa
nc este n faza de pionierat.
5.7 EUROPA DE EST: PE PENULTIMUL LOC N LUMEA
ELECTRONIC
Care este poziia Europei de Est n acest fenomen extrem de dinamic? Este
strategia e-business o prioritate a companiilor romneti?
Guvernele revd strategiile. Creatorii de legi revizuiesc sau dezvolt legislaia.
Bncile se pregtesc s fie ct mai operative n mediul electronic. Companiile de
asigurri i definesc servicii specifice. Curierii sunt deja n competiie n domeniul
livrrilor. Furnizorii de comunicaii i productorii de echipamente constituie aliane
pentru strategii globale. Furnizorii de software dezvolt noi platforme, iar consultanii
ofer soluii adecvate. Ar fi i momentul E-liberrii economiei romneti, ntruct
noua economie, bazat pe Internet, i restructureaz rapid pieele.
Participanii la pieele virtuale Internet care aparin unor industrii diferite pot fi
membri i pot opera pe mai multe asemenea piee care, prin scenariile pe care le ofer,
permit dezvoltarea rapid a afacerilor ntr-o manier de colaborare.
Primul pas pentru noii venii const n prezena pasiv pe Internet, prin
simpla prezentare on line a produselor i serviciilor. Urmtorul pas este intrarea n
mediul e-commerce n care companiile pot vinde i cumpra on line. Al treilea pas
este operarea ntr-un mediu tot mai orientat spre e-business, tinzndu-se spre
compania centrat pe client bazat pe tehnologii Internet, Extranet i sisteme integrate
de management a resurselor (sisteme ERP). Dup aceste etape, se poate trece la
integrarea efectiv n reeaua acestor piee care vor forma, n ultim instan, prin
interconectare i interoperare, o singur pia de dimensiuni uriae.
Chiar dac prognozele n industria e-business sunt extrem de optimiste, lipsa
unor planuri de afaceri temeinic elaborate, slbiciunea sau lipsa unor verigi
importante n lanul e-business cum ar fi decontarea bancar sau furnizorii de logistic
pentru livrarea produselor, pot conduce la eecuri dramatice.
Care este totui poziia Romniei? Conform datelor prezentate de International
Data Corporation (IDC) unul din cele mai prestigioase institute americane de
msurare a pieei, valoarea investiiilor pe piaa tehnologiilor informaionale (piaa IT)
era, n 1996, de doar 144 milioane $. Ce semnific aceast valoare? Penultimul loc n
Europa ca fonduri alocate pentru IT. Aceeai situaie era consemnat i la volumul
cheltuielilor pentru software i servicii, doar c poziia ocupat era ultima. Nici
Sisteme Informationale de Birou
104
ultimele evoluii nu sunt prea mbucurtoare: 19,9 $/locuitor cheltuieli IT n 1997,
26,1 $/locuitor n 1998 i 33,4$/locuitor n 1999. Creterile nu sunt semnificative,
innd cont de lipsa acut a infrastructurii pe care firmele trebuie s o compenseze.
Acest proces are loc ntr-o Europ n care se vorbete tot mai mult de trecerea de la
infrastructur la infostructur.
Ritmul de cretere n Romnia al pieei de calculatoare personale, este, de
asemenea, sub rata medie de cretere n Europa: 15% n Romnia, 26% n Europa.
Problema comerului electronic n Romnia este nc n stadiul embrionar.
Lipsa unui cadru legal care s permit n primul rnd plile electronice securizate este
doar unul din obstacolele care mpiedic dezvoltarea acestui tip de afacere. n timp ce
Uniunea European a adoptat deja directiva semnturii electronice, Romnia nu
reuete s defineasc mcar cadrul general al desfurrii comerului electronic.
Nu este de neglijat, ca o frn a fenomenului, numrul mic de conexiuni la
Internet, aproximativ o conexiune la o sut de locuitori. Despre firme care s-i propun
ca obiect de activitate principal comerul electronic nici nu se pune problema. Exist
ncercri timide n direcia magazinelor electronice i a licitaiilor electronice. Nu este de
neglijat, ca factor negativ i monopolul deinut de Romtelecom, pn la inceputul anului
2003, asupra telefoniei fixe i deci i asupra conectrilor dial-up care se realizeaz prin
aceast reea.
Nici firmele romneti nu au nc o prezen semnificativ pe Internet, dei
pagina Web este pe cale, n Europa, de a deveni o carte de vizit obligatorie.
Dac n urm cu zece ani dezbaterea cu privire la noua economie era considerat
apanajul futurologilor i n nici un caz a economitilor, n prezent anvergura real a
fenomenului a demonstrat c previziunile unei rate anuale de cretere de 50% nu au fost
o utopie. Aa cum am artat piaa on line nu cunoate distanele geografice i n plus
este mult mai transparent dect cea tradiional. Sunt elemente ce constituie avantaje
certe pentru consumatori, pentru productorii mici i mijlocii, ce permit accelerarea
dereglementrii economiei i a dematerializrii societii. n afaceri, Internet-ul tinde s
devin o arm pe care dac nu o ai, principalii ti competitori o vor folosi mpotriva ta.
Amplificarea volumului schimburilor electronice are loc concomitent cu
reorganizarea ntreprinderilor care-i mresc zona de aciune i se ramific continuu.
Aceast evoluie rezult din internaionalizarea schimburilor, din optimizarea proceselor
interne ale firmei, ct i din integrarea schimburilor cu partenerii externi n sistemul
informaional intern.
innd cont de diversitatea i complexitatea tehnologiilor ce permit realizarea
acestui proces, dar i de varietatea mediului n care pot fi implementate pieele
electronice, este cert c strategiile de atingere a acestui scop sunt extrem de diversificate.
Numitorul comun este ns unul singur: timpul. Lumea electronic este o lume extrem de
dinamic, n care orice clip pierdut nu nseamn pierderea unei oportuniti pentru a
ctiga un nou segment de pia, ci mai mult, un pas napoi fa de concuren.

Teste gril:
Comerul electronic presupune vnzarea bunurilor i serviciilor prin intermediul:
a) [ ]sistemului clasic de vnzri;
b) [x] calculatoarelor i telecomunicaiilor;
c) [ ] sistemelor proprietare EDI .
Comerul electronic acoper:
a) [x] schimburile informaionale;
b) [x] tranzaciile electronice cu produse, echipamente i bunuri de consum
curent;
Sisteme Informationale de Birou
105
c) [x] serviciile informaionale, juridice i financiare
n cadrul comerului electronic tranzaciile sau toate aspectele relaiei
vnztor/cumprtor mbrac form electronic i se fac pe:
a) [x] suport electronic;
b) [ ] suport magnetic;
c) [ ] suport optic;
d) [ ] suport magneto-optic
Sisteme Informationale de Birou
106

Cap 6 MONEDA ELECTRONIC I TRANSFERURILE
ELECTRONICE DE FONDURI

6.1. MONEDA ELECTRONIC PREZENTARE GENERAL

Moneda electronic a fost definit de Banca de Reglementri Internaionale
53

ca fiind corespondenta sistemelor electronice de depozit, n uniti de valoare
monetar, ce se afl n posesia consumatorului care o utilizeaz n realizarea
operaiilor financiare. Aceste sisteme sunt materializate n dou forme: port-moneda
electronic (stored-value cardurile) i moneda virtual (digital cash).
Port-moneda electronica (cardul) permite efectuarea plailor dintr-o rezerv de
fonduri, constituit n prealabil i materializat ntr-un cont. Rezerva poate fi debitat
de ctre comerciant la cumprturi. Este utilizat, n principal, n comerul en-detail,
nu poate fi acceptat dect de un singur prestatar i are utilizri multiple.
Moneda virtual presupune existena unui soft care permite efectuarea de pli
pe reele deschise i n special pe Internet. n acest caz, rezerva de fonduri este
constituit i stocat n prealabil pe un computer, dar nu este materializat.
Aceste sisteme, care la nceput au trezit puin interes n SUA, beneficiaz, n
contextul evoluiilor tehnologice recente i de dezvoltare a Internetului, de un interes
nou. Majoritatea proiectelor care se deruleaz n prezent se ocup de sistemele de pli
electronice aplicabile pieelor en-detail
54
, care se bazeaz pe port-moned electronic
i moned virtual.
Definiia Bncii de Reglementri Internaionale prezint un avantaj major:
inspir ncredere. Sistemele de pli pe Internet pot fi considerate viabile numai dac
sunt sigure, fiabile i securizate. Aceste condiii au orientat soluiile existente ctre
integrarea tranzactiilor de pli efectuate pe reele deschise n sistemele bancare (n
acest scop bncile dein o infrastructura sofisticat, ce reduce riscul comercial i
financiar).
Legat de aceste aplicaii piaa necesit prezena unor organisme intermediare
(aliate bncilor), care vor furniza servicii i programe sofisticate (inclusiv
criptografie) pentru prelucrarea tranzaciilor (autentificarea prilor implicate n
tranzacii, executarea operaiunilor, gestiunea port-monedei virtuale).
Banii electronici nlesnesc un nivel de automatizare ridicat al afacerilor; nivel
de care s-au bucurat, n primul rnd, companiile mari ale cror sisteme EDI asigur un
flux de bani electronici care nlocuiesc lichiditile din procesele financiare periferice.
Pentru consumatori, banii electronici nseamn eficien sporit n comparaie cu
folosirea sumelor cash, a cecurilor i bncilor tradiionale. Automatizarea face
posibil realizarea operaiunilor bancare i a cumprturilor 24 de ore din 24, n sapte
zile pe sptmn doar prin intermediul unui PC legat direct la reeaua unei bnci sau
la alte organisme financiare.
Comerul on-line este simplu. Trebuie doar s fie trimise detaliile crilor de
credit la comerciantul electronic i compania, care se ocup de crile de credit, va
procesa tranzacia. Sistemul electronic poate realiza copii de siguran ale depozitelor

53
Raportul BRI, Implicaiile dezvoltrii monedei electronice asupra bncilor centrale, octombrie 1996
54
Rezerva Federal SUA estimeaz c 86% din volumul total al plilor sunt realizate prin transferurile
electronice de fonduri: reeaua Fedwire (aceasta conecteaz bncile Rezervei Federale cu mai mult de
11 000 de instituii de depozite americane) sau CHIPS - Clearing House Interbank Payment System
(care cupleaz principalele instituii bancare din SUA).
Sisteme Informationale de Birou
107
clientului, acesta putnd reconstitui toate legturile e-mail pentru a vedea unde e
trimis fiecare bnu digital.
Pentru c utilizatorii (de la cumprtorii de acas la agenii corporaiilor
comerciale) cheltuie bani electronici, sumele digitale sunt livrate n formate diferite.
Ansamblul acestora face parte din sistemul monetar, adaptat la realizarea tranzaciilor
electronice (figura nr. Traseul banilor electronici
55
).

MAGAZIN
MAGAZIN
Vanzatori en-detail
Companii de servicii
Tranzacii bazate pe
formulare
I
N
T
E
R
N
E
T
F
i
r
e
w
a
l
l
F
i
r
e
w
a
l
l
Compani
de cri de
credit
BANCA
Reele
VAN
Reele
VPN
DISTRIBUITORI
FABRICANT
FURNIZOR

Figura nr.6.1 Traseul banilor electronici

Pentru a avea succes, reeaua financiar de susinere trebuie s fie deschis,
scalabil i s lege consumatorii de comercianii en-detail, furnizori i instituii
financiare. Aceste concepte s-au dezvoltat cuprinznd Internetul, reelele LAN
private, reelele VAN i intranet-urile.
n cadrul acestui sistem, consumatorii vor folosi software i hardware dedicat
sau software client de uz general, cum ar fi navigatoarele WEB. Serverele au instalat
software pentru verificarea tranzaciilor, realizarea operaiilor asupra conturilor,
garantarea plilor i chiar generarea banilor digitali. Comercianii pot opta ntre a
avea propriile servere i a face parte dintr-un sistem electronic (exemplu: eShop Plaza
sau CommerceNet).
Europa a inventat un nou sistem monetar. Cele 20, sau mai multe fonduri
monetare folosite de statele europene, sunt n curs de nlocuire cu unul singur, numit

55
Firewall (figura nr.3) este un termen ce desemneaza un ansamblu de echipamente si soft cu rolul de a
proteja reteaua informatica interna a ntreprinderii mpotriva intruziunilor din exterior (exemplu:
virusii) prin intermediul retelei Internet.
Sisteme Informationale de Birou
108
Euro. Euro sporete volumul tranzaciilor de pe piaa european i favorizeaz
dezvoltarea comerului electronic.

6.2. PROBLEME TEHNOLOGICE ALE UTILIZRII BANILOR
ELECTRONICI

Utilizarea banilor electronici n locul monedelor palpabile i a cecurilor
implic rezolvarea a patru probleme tehnologice majore. Aceste sunt legate de
domeniile urmatoare:
1. Securitatea pentru tranzaciile on-line, transferul de fonduri i monetria
electronic
2. Autenticitatea prin care cumprtorii i vnzatorii verific dac sumele
electronice pe care le primesc sunt ntr-adevr reale;
3. Anonimatul ce trebuie asigurat pentru ca tranzaciile, consumatorii i
comercianii s devin confideniali;
4. Divizibilitatea: banii electronici pot fi exprimai n subuniti ale monedei
de schimb, fcnd astfel posibil tranzacionarea pe Internet a unor volume
mari de valori mici.

6..2.1. Securitatea si autenticitatea
Comerul on-line poate fi riscant. n timp ce mesajul utilizatorului trece prin
diferite centre ale reelei, infractorii pot s scaneze mesajele i s fure informaiile. E
adevrat c acest lucru se poate ntmpla cu orice tranzacie bazat pe cri de credit,
dar n cazul comerului digital, un ho poate pgubi mii de cri de credit furnizate de
o singur baz de date.
Cea mai bun soluie n cazul crilor de credit const n criptografierea
datelor naintea transmiterii acestora. Dou exemple pot fi menionate datorit
popularitii lor, sistemele Kerberos i Netcheque.
Sistemul Kerberos
56
(compania MIT- Massachussetts Institute of Technology))
este cea mai cunoscut tehnologie de criptografie cu cheie privat. Principiul de
funcionare: la intrare se creaz un pachet de date criptografiate, numit bilet, care
identific cu siguran utilizatorul. La cumprare acest bilet este generat n timpul
unor serii de mesaje schimbate cu un server Kerberos, care este situat undeva ntre
calculatoarele partenerilor. Acestea partajeaz o cheie secret cu serverul Kerberos
pentru a proteja informaia de ochii curioilor i pentru a asigura conservarea datelor
n timpul transmisiei.
Sistemul Netcheque (dezvoltat la Information Sciences Institute al University
of South California) folosete Kerberos pentru a verifica semnturile de pe cecurile
electronice pe care utilizatorii Internet le-au nregistrat pe un server de conturi. Un
NetCheque este un bilet Kerberos special: semntura digital a unui comerciant creaz
un bilet - un cec - pe care girul destinatarului l transform n alt bilet - un ordin ctre
un computer bancar pentru a realiza transferul de fonduri. Comerciantul poate trimite
NetCheque-uri prin e-mail sau prin protocoalele de reea. Sistemul NetCheque este
atractiv i datorit scalabilitii sale: pe msur ce cresc cerinele, companiile pot
aduga mai multe servere de conturi. n schimb, tranzaciile nu sunt anonime,
sistemele rein date referitoare la comerciant, la cumprtor i la tranzacie, genereaz

56
Numele sistemului Kerberos provine din mitologia greac (este numele cinelui de paz cu trei
capete)
Sisteme Informationale de Birou
109
profile ale cheltuielilor consumatorilor, iar aceasta duce la amenintarea intimitatii
acestora.
Alternativa criptografiei cu cheie privata este sistemul public, care conecteaz
direct consumatorii cu comercianii. Afacerile au nevoie de dou chei, n cazul
criptografierii n cheie publica: una pentru criptarea mesajului i alta pentru
decriptarea lui. Cel care ateapt un mesaj trebuie s publice o cheie. n cazul banilor
digitali se utilizeaz cheia public i algoritmul pentru criptarea plii. Destinatarul se
folosete apoi de jumtatea privat a perechii de chei pentru decriptare. Cele mai
cunoscut sistem public este standardul de criptografiere RSA (numit astfel dupa autorii
lui: Rivest, Shamir si Adleman) de la MIT.

Alte exemple:
- sistemul SET (Security Electronic Transaction), utilizat de Visa si
Mastercard.
- Internet Keyed Payment (iKP) de la IBM,

6.2.2. Anonimatul
O companie care emite un dolar electronic poate reine ntr-o baz de date
numerele de serie. Pe baza acestora este identificat persoana care a cheltuit suma i
obiectul tranzaciei. n acest mod, anonimatul nu mai este asigurat. Semnatura oarb
ar putea nsemna rezolvarea acestor probleme. Proiectat de David Chaum de la
DigiCash, sistemul d posibilitatea consumatorilor s reconfigureze numrul de serie.
Cnd un consumator realizeaz o retragere de fonduri de tip E-cash, PC-ul calculeaz
numrul de monede digitale necesare i genereaz numere seriale aleatoare pentru
monede. PC-ul stabilete un factor de ascundere (orbire) ce este un numr aleator care
este folosit pentru multiplicarea seriei monezilor. O banc codific numerele astfel
rezultate, dup o cheie secret i returneaz clientului suma cerut. Apoi banca trimite
suma autentificat consumatorului care ndeprteaz factorul de ascundere.
Consumatorul poate cheltui astfel sume validate de banc fr ca aceasta s tie pe ce
au fost cheltuii banii.

6.2.3. Divizibilitatea
Dac tranzaciile electronice implic sume rotunde, comerul on-line se
desfoar fr probleme, dar situaia se schimb, n situaia, n care o companie (de
exemplu) vinde pagini de informaii pentru sume de ordinul cenilor sau chiar
fraciunilor de ceni. Iat deci c sistemele de bani electronici trebuie s opereze i cu
costurile minime ale tranzaciilor economice.
Compania Digital Equipment propune soluii prin proiectul Milicent.
Tranzaciile Milicent folosesc o semntur proprie i sume digitale care sunt valabile
doar pentru Milicent. Semntura nglobeaz o semntur digital, un numr de serie i
o valoare fix (de obicei un cent sau chiar mai puin).
Pentru a verifica tranzaciile, Milicent utilizeaz o variant a sistemului zero-
knoledge-proof. Consumatorii primesc un cod secret cnd obin semntura. Aceasta
asigur dreptul de proprietate asupra sumelor care se cheltuiesc. Comerciantul care
public valoarea semnturii folosete un secret master-slave pentru a verifica secretul
consumatorului. Sistemul poate valida 1000 de cereri pe secund, operarea legturilor
TCP avnd cel mai lung timp de procesare.
Un alt sistem de micropli este NetBill, de la Carnegie Mellon University.
NetBill include un model de afacere, protocoale i software care d posibilitatea
utilizatorilor Internet s-i plteasc informaia la un cost de tranzacie de aproape un
Sisteme Informationale de Birou
110
cent pentru fiecare zece din preul de vnzare. Aceast schem asigurcel mai nalt
grad de anonimat.

6.3. CARDURILE
Cardul este un instrument de plat bazat pe electronic i reprezint o
alternativ la instrumentele "clasice" de plat, numerarul i cecul, iar deintorul lui
are dreptul de acces la o procedur de autorizare i plat cu card. n limba romn pe
lng termenul de card se utilizeaz cu acelai neles i termenii cartel de plat sau
carte de plat.
Cardurile au aprut pentru prima dat n Statele Unite ale Americii ale
Americii, iar intenia a fost de a oferi clienilor un instrument de plat de circulaie la
nivel naional. Una din primele implementri ale acestei strategii este cartela de
scanare Oscard (de la Optical Scanner CARD), produs de Brilliant Color Cards (San
Rafael, California). Oscard a evoluat din cartelele telefonice i implementarea iniial
avea n vedere doar serviciile telefonice.
Dei cardurile au nceput s fie folosite n rile vest-europene nc din anii
'60, abia dup 1980 s-a extins utilizarea lor, iar numrul deintorilor de astfel de
instrumente a crescut semnificativ.
Alturi de bnci, pe piaa cardurilor s-au impus n calitate de emiteni de
carduri i instituii non-bancare, cum sunt Visa International, Mastercard, Eurocard,
American Expres, Diners CLUB. Drept urmare, cardurile emise de aceste instituii, n
calitate de proprietari de marc (credit card company), poart numele asociat mrcii
respective: VISA card, Mastercard, Eurocard.
Bazate pe acelai principiu de operare, companiile specializate emit carduri
crora le dau denumiri promoionale i atractive prin serviciile oferite clienilor. De
exemplu, exist cinci tipuri de carduri VISA: Classic card - accesibil oricrui tip de
solicitant; Bussines card - adresat persoanelor care cltoresc n interes de serviciu,
Gold card - pentru persoane cu venituri importante, Electron card - accesibil
persoanelor cu venituri mici, Plus card - utilizabile numai la automatele bancare de
distribuire a numerarului.

6.3.1. Ce este un card?
Cardul este un instrument de plat fr numerar, cu ajutorul cruia, un posesor
autorizat achit contravaloarea bunurilor sau serviciilor cumprate de la comercianii
abilitai sau poate obine lichiditi de la banca emitent.
Cardul deine n banda sa magnetic informaii standard, securizate i
personalizate care, prin decodificarea cu ajutorul unor dispozitive speciale, permit
accesul titularului la contul su bancar, autorizarea i efectuarea plilor i obinerea
de numerar.
Emitenii de carduri au anumite responsabiliti cu privire la confecionarea
material i informaiile minime pe care trebuie s le conin un card (datorit
componentei electronice i utilizrii lor pe scar larg).
Sunt urmrite caracteristicile:
a). suportul este fabricat din material plastic la aceleai dimensiuni, indiferent
de emitent (n conformitate cu standardele internaionale ISO 7810 i ISO 7813);
b). pe faa cardului se gsesc:
1. denumirea i sigla emitentului,
2. numrul cardului;
3. numele i prenumele deintorului;
Sisteme Informationale de Birou
111
4. data la care expir valabilitatea cardului;
5. hologram vizibil n lumina natural,
c) iar pe partea din spate (verso):
1. banda magnetic;
2. spaiul de semnatur unde clientul semneaz la primirea cardului;
3. informaii pentru deintorul cardului,
4. adresa instituiei emitente.
n banda magnetic special (de culoare neagr) sunt stocate informaii
standardizate, securizate i individualizate care, decodificate cu ajutorul unor
dispozitive speciale, permit accesul titularului la contul su bancar.
Odat intrat n posesia cardului, titularul l poate utiliza pentru:
a). retragerea de numerar din contul su (pentru aceasta el recurge la
aparate speciale: distribuitoarele automate de numerar i ATM Automat
Teller Machine).
b) achitarea contravalorii unui bun sau serviciu, acest lucru avnd la
baz un contract ncheiat ntre posesorul crii de plat, emitentul acesteia i
comerciantul de bunuri sau prestatorul de servicii.
Atunci cnd posesorul cardului dorete s cumpere o marf, el prezint cardul
cumprtorului. Tranzacia, plata, se poate face n dou moduri: fie cardul este
introdus n terminalul electronic al magazinului (EFTPOS), care va tipari automat
borderoul vnzarilor (notele de plata), fie vnzatorul va folosi un aparat de tiparire
(imprinter) pentru notele de plat standardizate.
Un studiu al Rezervei Federale SUA, realizat n 1995, a demonstrat c
tranzaciile n bani lichizi, reprezint n medie 18% din cheltuielile unei persoane
adulte, plile prin CEC n jur de 66 %, restul de 13% revenind crilor de credit i de
debit.
Primele aplicaii la care s-au gndit specialitii din SUA au fost legate de
reelele de distribuie a carburantului, distribuitoarele de buturi, snacks i igarete.
Aceste trei piee au vehiculat n 1994 mai mult de 200 de miliarde de $.
6.3.2. Tipuri de carduri
n rile dezvoltate, persoanele fizice sau juridice pot alege mai multe tipuri de
carduri oferite de bnci sau alte organizaii specializate. Datorit politicii de
promovare a cardurilor, companiile emit carduri structurate pe clase de clieni: Credit
card, Store card, Debit card, Carduri multifunctionale, Smart card
Tipurile de cardurile pot fi detaliate pe dou clase:
I). dup facilitile pe care le ofer:
1. credit card (cartea de credit),
2. store card (cartea de magazin),
3. debit card (cartea de debit),
4. cheque garanted card,
5. carduri multifuncionale,
6. smart card (cardul inteligent).
II). dup emitent:
1. carduri bancare,
2. carduri private (emise de alte instituii i organizaii).

1. Credit cardurile
Credit cardul se emite titularului n baza unui cont bancar deschis n acest
scop. Numele sugereaz c deintorului i-a fost deschis o linie de credit prin care
poate s achiziioneze bunuri i servicii i/sau numerar, n limita unui plafon stabilit n
Sisteme Informationale de Birou
112
prealabil. Titularul poate s efectueze pli chiar dac nu are disponibiliti n contul
su. n contractul ncheiat ntre client i banc este precizat plafonul limit (linia de
credit) n cadrul cruia banca l va credita.
Facilitile oferite de credit card sunt:
- rambursarea integral a creditului la sfritul perioadei stabilite -
change card (n acest caz,banca sau compania emitent a cardului nu percepe
comision),
- rambursarea parial a creditului, partea rmas urmnd a fi
considerat o extensie a cardului acordat anterior (potrivit plafonului de credit
convenit prin contractul cu banca)..
Credit cardurile crediteaz fr dobnd o perioad de pn la 56 de zile, n
funcie de data la care a fost cumprat o marf (de exemplu la nceputul lunii) i data
ntocmirii situaiei debitelor (dup sfritul lunii). n cazul neachitrii integrale a
datoriei se percepe dobnd la suma nerambursat i se adug la soldul debitor al
contului.
Titularii credit cardurilor primesc la sfritul fiecrei luni o situaie lunar
numit situaia debitelor, cu informaii ce descriu:
- valoarea limit a creditului de care titularul cardului poate beneficia
(de regul valoarea creditului este de trei ori mai mare dect suma
minim existent n cont);
- intrrile de sume n cont: depuneri sau viramente (de salarii,
beneficii);
- soldul curent;
- valoarea creditului, sau dup caz, suma rmas disponibil n cont.
Pentru a descuraja depirea limitei creditului acordat, banca sau instituia
emitent a cardului, percepe o dobnd penalizatoare mult mai mare dect n
condiiile unui credit obinuit.
Titularii credit cardurilor pot efectua pli la toate magazinele care accept
acest instrument de plat, fapt ce presupune dotarea corespunztoare a comerciantului
cu dispozitive speciale capabile s decodifice informaiile cuprinse n banda
magnetic a cardului i, n acelai timp, s le transmit mai departe.
Avantajele utilizrii credit cardurilor pentru posesorii lor, comerciani i
bncile emitoare sunt:
tranzaciile se realizeaz mult mai rapid dect n cazul utilizrii cecului,
procedura const doar n introducerea cardului n dispozitiv urmnd ca aceasta
s preia, s prelucreze i s transmit datele automat, genernd nota de plat
care este eliberat clientului;
contul comerciantului este creditat imediat cu valoarea mrfurilor sau
serviciilor vndute pe baz de credit card, n momentul n care documentele ce
atest vnzrile (borderouri, chitante, facturi) sunt prezentate la banc pentru
plat;
opernd cu credit carduri, comerciantul este eliberat de o mare parte din
cheltuielile i riscurile pe care le presupune folosirea numeralului;
comerciantul vehiculeaz numerar fr a suporta cheltuieli pentru aceast
operaiune;
permit creterea gradului de automatizare a operaiunilor, reducndu-se
volumul operaiunilor efectuate manual;
determin diminuarea operaiunilor cu numerar;
bncile au avantajul unor dobnzi mai mari percepute n cadrul operaiunilor
cu credit carduri dect n cazul celorlalte forme de mprumut;
Sisteme Informationale de Birou
113
comisioanele percepute de ctre banc de la comerciani reprezint o
important surs de venit pentru banc.

2. Store cardurile
n rile dezvoltate, marile magazine au introdus pe pia propriile carduri,
care concureaz credit cardurile emise de bnci. Aceste magazine prefer s emit
propriul instrument de plat (store card) pentru c asigur loialitatea clienilor pentru
magazinul sau reeaua respectiv de magazine i determin creterea vnzrilor prin
diferite faciliti la plat oferite clienilor.
n concluzie, store cardurile pot fi folosite numai n cadrul aceluiasi grup
(retea) de firme, iar tranzactiile nu se deruleaza prin intermediul sistemului bancar de
decontari, astfel nct aceste tip de operatiuni pot fi considerate ca apartinnd unui
sistem nchis.
Store cardurile sunt o variant a credit cardurilor, modul lor de utilizare este
asemntor acestora: lunar, se ntocmete situaia debitelor i astfel clienii au
posibilitatea de a opta la sfritul fiecrei luni, pentru achitarea ntregii datorii sau
numai a unui procent din aceasta. Exist i magazine care emit carduri de tipul charge
card i drept urmare, la sfritul lunii trebuie achitat ntreaga datorie.

3. Debit card
Se emite n baza unui cont bancar al clientului, este foarte asemanator
numeralului, n sensul ca titularul poate efectua plati n limita disponibilitatilor sale
banesti din cont. Utilizarea debit cardurilor nu presupune circulatia nici a unui
document pe suport de hrtie. Debitarea contului titularului se efectueaza simultan cu
creditarea contului magazinului sau institutiei care accepta ca instrument de plata
debit carduri. Pentru a le face mai atractive pentru clienti, bancile debiteaza contul
tiutlarului la trei zile de la efectuarea achizitiei. Spre deosebire de cec, n cazul debit
cardurilor, mrfurile pot fi comandate prin telefon, iar valoarea tranzactiei nu este
limitata.
Particularitatea pe care o are debit cardul fa de credit card, const n faptul c
titularul poate efctua plti sau extrage numerar doar n limita disponibilitilor din
contul su, ns avnd grij ca ntotdeauna s rmn n cont o sum limit pn la
care se pot efectua operaiunile enumerate.
De exemplu dac suma minim necesar pentru deschiderea unui cont de
credit card este de 5000 dolari SUA, titularul acestuia va putea retrage cash sau
efectua pli de cel mult 4000 dolari SUA; fiind obligatorie existena permanent n
cont a unui plafon de 1000 de dolari SUA. Tranzaciile de plat sau retragerile de
numerar se concretizeaz doar atunci cnd contul este alimentat cu disponibilitai
suficiente.
Atunci cnd un debit card poate fi utilizat doar pentru retrageri de numerar, el
devine cash card (carte de numerar).
Utilizarea debit cardurilor nu presupune circulaia nici unui document pe
suport hrtie: debitarea contului se realizeaz simultan cu creditarea contului
magazinului sau instituiei care a acceptat cardul ca instrument de plat.
Avantaje pentru bnci:
grad ridicat de control asupra tranzaciilor clientului n rapost cu
disponibilitile bneti n cont;
costurile bncii pentru operarea debit cardurilor sunt mai reduse comparativ cu
cheltuielile aferente utilizrii cecurilor sau numeralului;
Sisteme Informationale de Birou
114
degrevarea activittii de la ghieele bancare, inclusiv reducerea cheltuielilor
din acest punct de vedere.
Avantaje pentru clieni:
nu mai sunt nevoii s poarte asupra lor sume mari de bani pentru a achita
mrfuri de valori mari, eliminndu-se astfel riscurilor de furt i disconfort pe
care le presupune numeralul la purttor;
nu trebuie completat nici un alt document;
tranzacia se realizeaz instantaneu.
Avantaje pentru comerciant:
cheltuielile impuse de asigurarea securitii plilor sunt mult mai reduse dect
n cazul numeralului;
pentru operarea debit cardurilor, banca percepe comerciantului-vnztor taxe
mai mici dect n cazul folosirii numeralului ca mijloc de plat;
decontrile sunt mai rapide dect n cazul cecului.
Dezavantaje:
nu toate magazinele au terminale pentru debit-carduri;
posesorul este supus unor cheltuieli: taxa de emitere, taxa de administrare
manual;
cheltuielile comercianilor se concretizeaz intr-un comision denumit tax
pentru comerciant care se stabilete de ctre banca comerciantului.

3. Cheque guaranted card (carte de garantare a cecului)
Cartea de garantare a cecului garanteaz suma de plat nscris pe cec, care are
acoperire n contul personal al deintorului.

4. Cardul multifunctional
Aceasta categorie desemneaza orice debit card care are si functiuni care l pot
face recunoscut ca mijloc de plata, cum sunt:
- cartea de numerar, sau cash card, care este un card utilizabil exclusiv pentru
automate programabile are pot distribui numerar,
- carte de garantare a cecurilor, cheque guaranted card care asigura garantarea unui
cec emis si semnat pna la o suma specificata de catre banca emitenta a cardului.
Deci detinatorul unui card multifunctional l poate utiliza pentru toate
operatiile specifice debit cardurilor, dar si pentru retragerea de sume de la
distribuitoarele automate de numerar sau pentru garantarea platilor efectuate prin cec.

5. Smart card
Acestea permit derularea unor tranzactii mult mai sofisticate dect celelalte
carduri denumite, prin diferentiere carduri de plastic ( cu banda magnetica).Exista
doua tipuri de smart carduri, unele ce pot nmagazina unitati de valoare si altele mai
sofisticate, care au ncorporate microprocesoare.
Smart cardurile prezinta cteva avantaje fata de cardurile cu banda magnetica:
- nu este necesara autorizarea on-line,
- acestor carduri le pot fi asociate plati mai mari,
- protectia mpotriva fraudelor si a riscului de credit al bancii este mult mai
mare,
- cardurile cu cip-uri ncoporate nu pot fi copiate si securitatea acestora
poate fi sporita prin solicitarea facuta clientului de a-si introduce codul
personal de identificare (PIN).
Sisteme Informationale de Birou
115
Dei pstreaz formatul i dimensiunile unei cri de credit, smart cardul este
n esen un circuit integrat cu microprocesor i memorie semiconductoare. Avantajul
acestor cri de plat const n faptul c microprocesorul i memoria auxiliar
prelucreaz local toate informaiile necesare amortizrii unei tranzacii, fr a fi
necesar obinerea acestor informaii de la un calculator ndeprtat (centru de
procesare). Acest lucru, reduce vulnerabilitatea crilor de plat i conduce la
diversificarea tipurilor de servicii oferite, ns i la schimbarea automatelor de
distribuit numerar, necompatibile cu smart cardurile.
Smart cardurile au aprut pentru prima dat n Frana. n ultimii ani s-au
nregistrat progrese importante n tehnologia legat de realizarea cardurilor.
n Austria, 2.5 milioane de consumatori poseda o cartela care nglobeaza
standardul ATM si cipul Smart Card. n orasul britanic Swindow, unii parinti obtin
alocatia copiilor cu ajutorul cartelei Mondex Smart Card. British Telecom si doua
mari banci britanice, National Westminster si Midland, au colaborat la construirea lui
Mondex. cartela poate stoca echivalentul a 250 $. Firma Hitachi a dezvoltat un
modem prototip care permite folosirea Mondex-ului pe Internet.
Accesul conditional pentru Europa (CAFE - Conditional Access for Europe),
este un proiect n cadrul programului de cercetari ESPRIT al omunitatii Europene ce
dezvolta un sistem sigur de operatiuni monetare, bazat pe Smart Card si pe cteva
tipuri de portvizituri electronice cu porturi n infrarosu. Proiectul CAF implica
treisprezece parteneri, printre care Olanda, Danemarca, Marea Britanie, Franta si
Germania.si se afla n prezent n stadiul testelor.

6. Carduri bancare
Sunt emise de ctre bnci. n rile dezvolate se poate vorbi de fenomenul de
interbancaritate, care vizeaz eforturile depuse de bnci n vederea eliminrii
concurenei bancare, scopul urmrit fiind acela de a facilita folosirea unui card la toate
distribuitoarele de numerar, oricare ar fi emitentul bancar al acesteia.
Cardurile bancare sunt grupate pe patru nivele determinate de posibilitatea lor
de utilizare:
- nivelul 0, cuprinde crile pentru retrageri de numerar, a cror
emitere este gratuit; ele nu pot fi folosite dect n limitele serviciilor
oferite de banca emitent;
- nivelul 1, permit obinerea cash-ului de la orice distribuitor de
numerar; ele sunt contra cost i n plus, ofer posibilitatea cunoaterii
soldului i a ultimelor operaiuni efectuate;
- nivelul 2, cuprinde cardurile naionale, care sunt exprimate n
moneda naional a rii unde se afl amplasat banca emitent, ele
putnd juca rolul de instrumente de plat doar n ara respectiv. Ele
ofer i servicii de retragere de numerar i posibilitatea efecturii
plilor n cazul cumprrii de mrfuri i servicii de la comerciantii
afiliai;
- nivelul 3, grupeaz cardurile internaionale, a cror circulaie i
utilizare depsesc graniele rii unde este amplasat compania
emitent; ele sunt emise n valute convertibile acceptate pe plan
mondial, iar cu ajutorul lor se pot efectua pli n orice moneda,
indiferent de valuta n care este exprimat contul deintorului de card.

7. Carduri private ale comercianilor
Sisteme Informationale de Birou
116
Sunt de fapt store cardurile prezentate anterior. Emitenii acestora sunt marile
magazine, care pentru a nvinge concurena, ataeaz crilor private tot mai multe
servicii care in de creterea imaginii firmei respectiveodat, cu satisfacerea
exigenilor clienilor, precum:
- plata din disponibilitti sau pe baz de credit;
- asigurarea mainilor i a locuinelor;
- dreptul la o remiz de fidelitate acordat la sfritul anului, calculat la
nivelul cumprturilor efectuate;
- servicii de livrare, parking gratuit;
- acces exclusiv la serviciile club ale emitentului.

8. Carduri emise de alte ntreprinderi i organizaii
Instituii internaionale specializate, delimiteaz acele instituii care apar pe
piaa cardurilor n calitate de proprietari de marc.
Piaa internaional a acrdurilor este dominat de VISA INTERNATIONAL,
MASTERCARD, EUROCARD, AMERICAN EXPRESS i DINERS CLUB. Drept
uemare, cardurile emise de aceste instituii, poart asociat numele instituiei
respective: VISA INTERNATIONAL CARD, AMERICAN EXPRES CARD,
EUROCARD, etc.
Aceste companii caut s i atrag clienii prin oferirea unor servicii
suplimentare precum asigurare contra pierderii sau furtului; servicii de asisten
social; garanie de rezervare de locuri n lanurile hoteliere internaionale, asigurare
n caz de deces, invaliditate, accident de cltorie, asigurare automat i gratuit a
cltoriilor, etc.
Crile de credit n avantaj reciproc sunt emise de ctre societi de servicii
financiare care au ncheiat contracte comerciale cu instituii profesionale, sociale,
religioase sau nonprofit. Cardurile emise de aceste instituii vor purta sigla societilor
emitente care, pe baza protocoalelor ncheiate, accept ca o parte din profit s fie
donat instituiilor amintite n schimbul publicitii pe care acestea o vor cpta prin
utilizarea cardurilor respective.
Crile de credit cu profit indirect
Scopul lor este atragerea clienilor ntr-o sfer bine delimitat de servicii i
vnzri de produse. Profitul iniiatorilor acestor programe este determinat de creterea
volumului vnzrilor de produse i nu de utilizarea crtilor de credit. Cele mai
cunoscute exemple sunt AT&T (societate american de telecomunicaii) i FORD
MOTOR CO, marele productor de automobile.
n 1990, AT&T a lansat pe pia cartela universal de credit, o combinaie
ntre MASTERCARD sau VISA i cartea telefonic de credit. Posesorii acestor cari
de credit dispun de un discount pentru fiecare apel telefonic utiliznd cartea de credit,
dar avnd n vedere faptul c AT&T a emis circa 10 milioane de astfel de cri, a
crescut n mod corespunztor numrul de apeluri telefonice, principale surs de profit
pentru AT&T.
FORD MOTOR CO a anunat emiterea crilor FORD MASTER i FORS
VISA destinate clienilor care au cumprat sau au nchiriat maini FORD. Pentru
aceste cri nu se percep taxe anuale, fapt ce conduce indirect la creterea
cumprtorilor de maini FORD, principala surs de profit a companiei.
Sisteme Informationale de Birou
117
Crile de plat selective
Crile de plat selective sunt acele cri a cror folosire este limitat la o
singur categorie de bunuri i servicii, respectiv: cri de telefon, cri ale companiilor
petroliere, cri de asigurare etc.
Crile de abonament
Crile de abonament sunt cri cu utilizare specific i clientel limitat,
emiterea lor fiind fcut de companiile de transport aeriene i rutiere. Ele nu se
substituie n totalitate plii, fiind generatoare de reduceri i alte avantaje prefereniale
pentru deintori: bilete gratuite, prioritate la rezervri n reelele hoteliere.
Crile de identificare
Acestea sunt mai modeste prin utilizrile lor n raport cu ansamblul crilor.
Pot fi destinate numai folosirii n scop de identificare a posesorului. Emitenii lor sunt,
n general firme care nchiriaz maini; agenii de turism, hoteluri, diverse cluburi i
organizaii profesionale.

6.4. MONEDA VIRTUAL
n ultimii ani au fost propuse numeroase sisteme ce permit realizarea
tranzaciilor cu vnzri i pli pe Internet. Unele se aseamn cu metodele de plat
tradiionale (cri de credit, cec-uri), pentru care comenzile de bunuri fizice sunt
realizate on-line via Internet, plile putnd fi efectuate prin telefon sau curier. n alte
sisteme, plile pot fi efectuate on-line, via Internet, prin pot electronic (prin cri
de credit), sau prin port-monede virtuale.
Aceste sisteme prezint nc nencredere n ciuda cifrrii datelor sensibile.
Totui dup un studiu recent, 28 % dintre utilizatorii Internet deja efectueaz
cumprturi on-line via Internet (dintre acetia 25 % deja s-au confruntat cu probleme
de securitate).
Moneda electronic virtual const n transmiterea unei serii de numere
validate de o banc, poart o valoare monetar bine definit, circulaia sumelor este
cifrat i asigurat de soft specializat.

Tipuri de monede virtuale
1.E-Cash
Tehnologia E-Cash reprezint un exemplu din lumea reala a sistemelor
electronice de pli, care folosesc posta electronic sau Web-ul.
Sumele digitale sunt simboluri care pot fi verificate independent de emitent.
Pot fi retrase sume digitale dintr-un cont bancar pe Internet si apoi stocate pe hard-
drive-ul computerului utilizatorului sau pe carti de credit Smart Card. E-cash foloseste
sume digitale, numite "monede", care reprezinta o valoare fixa. Monedele si verifica
propria autenticitate printr-un algoritm complex sau printr-un hardware de siguranta.
Licenta pentru E-cash este detinuta de compania olandeza DigiCash.
2.Cecuri digitale
Un cec digital foloseste modelul cecurilor clasice. Ele nu pot fi validate fara a
fi implicat emitentul si trebuie sa fie marcat cu o semnatura digitala. Certificatele
digitale stabilesc provenienta datelor si informatia bancara. Verificare se face pe
sistemul de chei publice. Debitorul semneaza digital o forma ce contine descrierea
tranzactiei, informatii referitoare la debitor si o marca de timp. Destinatarul (ce
primeste cecul prin e-mail sau prin alte forme de comunicatie electronica) poate
Sisteme Informationale de Birou
118
valida cecul folosind o cheie publica si poate depozita aceasta forma pentru a primi
plata.
Cecurile digitale se integreaza perfect cu sistemul actual de decontare
interbancara.
3.Cecurile bancare digitale
Garantate de o banca, aceste cecuri functioneaza similar banilor digitali,
exceptie facnd anonimatul acestora. Sunt utilizate atunci cnd beneficiarul pretinde
un certificat bancar care atesta existenta fondurilor si efectuarea platii. Utilizatorii
cumpara cecurile de la o banca, care recupereaza fiecare numar o singura data.
Curierul digital trimite periodic tiparitorului un cupon pentru a colecta dobnda la rata
specificata.

4. Cupoane si simboluri electronice
Cupoanele electronice - echivalentul electronic al cupoanelor pentru
supermarket, sunt din punct de vedere functional, similare cu fa0cturile casierilor, dar
ele nu pot fi recuperate dect de compania care le-a creat. Cupoanele sunt folosite
pentru plati specific
e si nu pot fi recuperate n scopul ncasarii sumelor cash.

6.5. TRANSFERURILE ELECTRONICE DE FONDURI
Sistemele de cecuri electronice au fost folosite nc din anii70. Ele utilizeaz
structura de bnci existente i elimin cecurile de hrtie. Transferul electronic de
fonduri folosete sisteme de cecuri electronice, ce prezint multiple avantaje
comparabil cu cecurile de hrtie:
- timpul foarte rapid de efectuare a plilor;
- reducerea costurilor privind hrtia folosit;
- confirmarea instantanee a solvabilitii pltitorului;
- flexibilitatea i marea varietate de implementare, de la tranzacii mici,
folosind reelele de automate de bani (ATM Automatic Teller Machine), la marile
reele internaionale de clearing, cum ar fi CHIPS (Clearing House Interbank
Payments System), format din peste 120 de bnci din ntreaga lume (CHIPS
efectueaz zilnic n jur de 200 000 de tranzacii, cu o valoare total de 1.2 miliarde
dolari SUA).
Slbiciunea evident a acestui sistem de cecuri electronice const n caracterul
privat i confidenialitatea plilor. n plus, bncile sunt obligate, prin reglementrile
n vigoare, s poat documenta n detaliu fiecare transfer.
Pe Internet, cecul de hrtie poate fi repede nlocuit de un cec electronic semnat
digital de emitent. Consoriul de bnci FSTC (Financial Services Technology
Consortium (www.fstc.org/), a statuat un model de cec electronic foarte asemntor
cecurilor clasice pe hrtie. Pltitorul folosete un procesor, de tipul unui smart-card
PC, pentru a genera i a semna digital un cec electronic ce va fi trimis prin pot
electronic sau WWW. Cecul este trimis fie bncii cumprtorului care-l va onora
prin verificarea semnturii digitale, trimind banii bncii vnztorului care va
verifica semntura, l va semna la rndul su i l va trimite bncii sale.
Transferurile electronice de fonduri sunt rezultatul dezvoltarilor tehnologice
din domeniul telematicii, a dezvoltarii telecomunicatiilor si a informaticii.
Transferul telegrafic
Acest tip de transfer a nceput sa fie utilizat, initial de banci, la scurt timp dupa
descoperirea tipografiei, capatnd amploare odata cu noile realizari tehnice n
Sisteme Informationale de Birou
119
domeniu: transmiterea prin cablu, iar n prezent prin telex si fax. Abreviat, acest tip de
transfer este cunoscut ca TT (Telegrafic Transfer) si constituie o modalitate mult mai
rapida de transmitere a informatiilor privind transferul fondurilor comparativ cu
transferul prin posta (dar fiind, de regula mai scumpa). Autenticitatea datelor este
confirmata printr-un cod secret, asupra caruia cele doua institutii au cazut de acord n
prealabil.
Electronic Banking
Relaia este avantajoas pentru clientul corporaional i pentru banc.
Operaiunile se realizeaz prin intermediul calculatorului i al liniei telefonice.
Electronic Banking reprezint o modalitate de transfer n plin dezvoltare, prognozele
artnd c se va dezvolta pe orice pia.
Home Banking
Diferena fa de Electronic Banking const n faptul c la capatul liniei
dinspre banc se afl o persoan fizic care i desfoar activitatea n fotoliul de
acas. Nu se prevede o dezvoltare exploziv a acestei activiti deoarece nc nu toat
lumea are un PC i o linie telefonic i datorit concurenei puternice a celorlalte
modalitati de lucru.
Automatul Bancar
n ultimii ani a devenit un instrument tot mai sofisticat i independent de
lucrtorul bancar. Exist ghiee complet automatizate cu astfel de maini care pot
asigura efectuarea oricror servicii bancare, de la ofert credit ipotecar pn la
consultan de investiii. Prin intermediul camerei de luat vederi instalate n structura
aparatului este posibil o conferin cu un expert bancar aflat la distan fa de
clientul bncii. Noutile din domeniul self-servcice-ului bancar vor proveni din
comutarea dinspre OS spre NT a sistemelor de operare ale automatelor astfel nct ele
s devin transportabile cu diverse autovehicule (banca pe roi) i s fie capabile de
recunoaterea caracteristicilor biologice ale clienilor (prin amprenta digital, vocal
sau ocular).
n Romnia sunt instalate peste o sut de automate, IBM este lider cu 70-80%
din pia. Nu se ntrevede o cretere spectaculoas a numrului de automate pentru viitorul
apropiat.
Transferul electronic al fondurilor la locul vnzrii (EFTPOS - Electronic
Founds Transfer at Point of Sale)
EFTPOS semnifica transferul electronic al fondurilor din locul vnzarii si asa
cum sugereaza nsasi numele, implica transferul fondurilor din contul unui client
direct n contul vnzatorului, simultan cu realizarea operatiunii de vnzare. n acest
caz, nu mai este necesara emiterea unui cec de catre client si nici vnzatorul nu
trebuie sa mai astepte primirea banilor n cont; operatiunea se realizeaza prin
utilizarea cardurilor.
Debitarea va fi nregistrata n extrasul de cont al detinatorului cardului, la 2-5
zile dupa efectuarea tranzactiei.
Plata marfurilor si serviciilor presupune existenta unui terminal la comerciant,
conectat la infrastructura informatica si de teleinformatii destinata platilor prin
carduri. Terminalul pentru transferul electronic al fondurilor permite preluarea,
captarea si transmiterea de informatii asupra platii cu card prin mijloace electronice de
la comerciant la centrul de autorizare.
Folosind informatia continuta de banda magnetica a cardului si prin tastarea
valorii tranzactiei la EFTPOS, comerciantul primeste automat autorizarea privind
plata (n 30 de secunde). de ndata ce tranzactia este autorizata, dispozitivul furnizeaza
nota de plata n doua exemplare. Notele de plata sunt semnate de client, semnatura
Sisteme Informationale de Birou
120
data este confruntata de comerciant cu cea de pe card si astfel plata esete efectuata. O
nota de plata ramne la comerciant iar cealalta, mpreuna cu marfa, este data
cumparatorului.
Aceste cititoare se pot ntlni n magazine, sedii bancare, peste tot unde pot
avea loc tranzacii a cror valoare depseste civa dolari. n urmtorii doi ani toate
terminalele produse vor oferi posibiliti de comunicare fr fir, ceea ce va spori
utilizarea mijloacelor de plat electronice.
Banca la domiciliu (Phone banking)
Banca la domiciliu semnifica, n fapt, realizarea tranzactiilor bancare prin
telefon, modalitate ce a devenit posibila odata cu dezvoltarea sistemelor informatice
moderne.
Aceasta modalitate foloseste tehnici electronice ce permit clientilor accesul la
conturilor lor bancare, fara a fi nevoie sa se deplaseze la banca. n general, serviciile
ce pot fi oferite sunt:
- informatii asupra soldului,
- solicitarile de carnete de cecuri,
- transferuri ntre conturi,
- plata facturilor.
Sistemul este folosit n special n America i Europa. Cel mai frecvent se
utilizeaz n America de nord unde convorbirile urmane nu cost nimic. Utilizatorul
poate plti toate facturile lunare utiliznd i butonnd telefonul n jumtate de or.
Poate fi folosit i de companii. n Romnia Banca Transilvania este prima care a
introdus cu succes acest serviciu, n relaiile cu persoanele juridice.
Transferul prin sistemul SWIFT
SWIFT constituie o tehnica computerizata de transmitere a mesajelor. ntr-o
abordare simpla, este similar transferului telegrafic sau prin telex, cu particularitatile
determinate de sistemul computerizat integrat care l defineste si securitatea absoluta a
transmiterii informatiilor.
Sintagma SWIFT, reprezinta abrevierea pentru Society for Wordwide Interbank
Financial Telecommunications (Societatea pentru Telecomunicatii Financiare
Interbancare Mondiale), societate cu sediul la Bruxelles, care a devenit operationala
ncepnd cu anul 1977.
Daca n 1977, prin reteaua SWIFT se transmiteau circa 3.3. milioane de
mesaje, n 1995 numarul de mesaje a depasit 3 milioane pe zi. Desi nu toate institutiile
financiar-bancare sunt conectate la aceasta retea, ntr-un viitor apropiat, acest sistem
va deveni tehnica predominanta a transferurilor si a transmiterii mesajelor financiare
interbancare.

6.6. SISTEME ELECTRONICE DE PLI. STRUCTURA UNUI
SISTEM ELECTRONIC DE PLI
Modelul unui sistem electronic de pli (Electronic Payment System EPS)
implic n general trei entiti care interacioneaz: o banc B, un cumprtor C i
unvnztor V. Att cumprtorul ct i vnztorul au cont la banca B. EPS const
dintr-o mulime de protocoale care permit cumprtorului C s fac pli vnztorului
V. Dei EPS-urile difer semnificativ unele de altele, se pot identifica trei faze
comune:
- faza de extragere de bani electronici din cont ntre banc i cumprtor,
- faza de plat ntre cumpartor i vnztor,
- faza de depunere a banilor electronici ntre vnztor i banca sa.
Sisteme Informationale de Birou
121
Sistemele electronice de pli pot fi privite ntr-o structur ierarhic pe nivele,
derivat din arhitectura OSI-ISO. Un nivel al arhitecturii conine un ansamblu de
obiecte care coopereaz n vederea furnizrii unor servicii pentru nivelul superior.
Pentru realizarea acestui obiectiv, se folosesc serviciile utilizate de nivelul imediat
inferior. Un EPS este format din dou nivele
- nivelul utilizator, care constituie nivelul ierarhic superior,
- nivelul sistem, care constituie nivelul ierarhic inferior.
n sintez, un sistem electronic de pli poate fi definit ca un ansamblu de
tranzacii cerute de:
- conversia banilor numerar (cash sau din cont) in bani electronici sau
invers;
- transferul banilor electronici ntre utilizatorii care folosesc sistemul.

Dispozitive utilizate n sistemele electronice de pli
57

Interaciunea real ntr-un sistem electronic de pli const n tranzaciile care se
desfoar ntre dispozitive specifice. Tranzaciile electronice se refer la schimburile
de mesaje, sub form de protocoale, desfurate ntre entitile implicate n sistemele
electronice de pli.
1.Portofelul electronic este cel care implementeaz purttorul de bani
electronici. Este folosit de ctre cumprtor pentru stocarea banilor electronici.
Structura sa hardware este dependent de protocoalele criptografice care
implementeaz tranzaciile EPS. Cel mai frecvent se ntlnesc configuraiile
urmtoare:
Structura de tip Personal Computer, n care utilizatorul are acces complet la
resursele hard i soft ale dispozitivului. Arhitectura, tipic pentru un PC cu resurse
limitate de tip calculator de buzunar (hand-held computer), cuprinde: unitate central
(microprocesor pe 8 sau 16 bii), memorie RAM (ntre 256 bytes i 2 Kb), 8-10 Kb
EPROM, 2-10 Kb EEPROM, dintre care zona care conine cheile secrete ale
dispozitivului trebuie s aib restriciide acces. Interfaa cu utilizatorul este format
dintr-o tastatur i un display. Conectarea la punctele de acces ale EPS se face, de
obicei, printr-o legtur serial n infrarou. Structura de tip Personal Computer
dezavantajeaz bncile, deoarece asigur utilizatorului un control total asupra
dispozitivului de plat.
Structura sensibil la deschidere, numit cartela inteligent (smart card).
Aceasta se prezint sub forma unui chip ncorporat ntr-o cartela de plastic.
Arhitectura cartelelor inteligente evolueaz foarte rapid. Ultimele realizri de
smartcarduri implementeaz un procesor RISC de 32 de bii, ca GemXpresso RAD
(Rapid Applet Development) prezentat la paris n 1997 de ctre firma Gemplus, care
permite realizarea unor carduri Java.
Structur de tip portofel electronic cu observator care cumuleaz avantajele
structurilor anterioare, ajungnd la un compromis ntre interesele bncii i ale
posesorului. Arhitectura dispozitivului cuprinde dou microcalculatoare care
comunic pe timpul desfurrii tranzaciilor. Primul microcalculator, al utilizatorului
numit i portmineu, are sarcina de a comunica cu punctul de acces al EPS. Se
prezint sub forma unui calculator de buzunor cu tastatur i display. Cel de-al doilea
microcalculator, numit i observator servete interesele bncii. El este introdus n
interiorul primului calculator. n timp ce calculatorul utilizatorului asigur controlul

57
Patriciu V., Comer electronic
Sisteme Informationale de Birou
122
corectitudinii tranzaciilor, calculatorul observator previne dubla cheltuire a banilor
electronici, aviznd fiecare tranzacie fcut de primul calculator.
2. Punctul de vnzare (POS) implementeaz registrul de cas, care reprezint
un dispozitiv care stocheaz temporar la vnztor banii electronici. Dispozitivul
este realizat, din punct de vedere tehnic, cu o structur de tip PC, avnd ca interfee
att o legtur serial n intrarou ct i un cititor de smartcard.
3. Distribuitorul de bani electronici este dispozitivul prin care se ncarc
bani electronici n portofelul electronic al cumprtorilor.
Dintre soluiile tehnice cele mai utilizate amintim:
Distribuitor cont-bani electronici, reprezint o soluie care permite
incrementarea valorii din portofel, pe baza retragerii unei sume de bani reali din
contul deschis de cumprtor. Distribuitorul este prevzut cu o legtur serial n
infrarou sau cu cititor de smartcard, fiind conectat la o mreea ce deservete diferite
bnci emitente de bani electronici.
Distribuitor carte de credit-bani electronici, permite incrementarea valorii din
portofel, pe baza creditrii cumprtorului de ctre o cas de credit. El este prevzut
cu un dispozitiv de citire n care se introduc cartelele de credit (magnetice) ale
cumprtorilor, cu un canal infrarou i de smartcard pentru conectarea portofelului.
n acest caz, distribuitorul nu trebuie s fie conectat n reea cu calculatoarele bncilor.
Distribuitor numerar bani electronici, reprezint o soluie tehnic ce permite
incrementarea valorii portofelului pe baza colectrii de la cumprtor a unei sume
cash.
Cel mai simplu mod de a descrie un distribuitor automat de numerar este
prezentarea lui ca un terminal de computer n functiune, la care clientul are acces si la
care poate opera. Pentru a avea acces la facilitatile acestuia, clientul trebuie sa
introduca debit-cardul sau ntr-o fanta a aparatului si sa tasteze numarul personal de
identificare (PIN) si suma pe care doreste sa o retraga. Este foarte importanta
mentinerea secretului asupra numarului personal de identificare, pentru a face
imposibila folosirea cardului de catre o alta persoana.

Teste gril:
Dup facilitile pe care le ofer cardurile se clasific:
a) ( )carduri bancare;
b) (x) credit carduri;
c) ( )carduri private;
d) (x) store card;
e) ( ) cheque garanted card.
Principalele tipuri de transferuri electronice de fonduri sunt:
a) ( ) E-Cash;
b) (x) Home Banking;
c) (x) Electronic Banking;
d) (x) Phone Banking;
e) ( ) Mail Banking.
Avantajele debit cardurilor pentru clienti sunt:
f) (x) nu trebuie completat nici un alt document;
g) ( ) cheltuielile impuse de asigurarea securitatii platilor sunt mult mai
reduse decat in cazul numerarului;
h) (x) tranzactia se realizeaza instantaneu;
i) ( ) degrevarea activitatii de la ghiseele bancare, inclusiv reducerea
cheltuielilor din acest punct de vedere.
Sisteme Informationale de Birou
123

Bibliografie
1. Fotache, D., Birotic, Editura Junimea, Iai, 2001.
2. Georgescu, M., Birotic, Editura Sedcom Libris, 2006.
3. Grama, A., .a., S nvm sub Windows Word, PowerPoint, FrontPage i
Internet, Editura Sedcom Libris, Iai, 2004
4. Gtjens-Reuter, M., Behrens, C., Manual de secretariat i asisten
managerial, Editura Tehnic, Bucureti, 1999
5. OBrien, J., Les systemes dinformation de gestion, De Boeck Universit,
Montral, 2001
6. Pan, A., Pan, V., Birotic, Editura Eficient, Bucureti, 1999
7. Rdoiu, D., HTML. Publicaii Web, Editura Computer Press Agora, Trgu
Mure, 1998
8. Roca, G., .a., Comerul electronic, Editura Economic, Bucureti, 2004
9. Smeureanu, I., Drul, G., Multimedia. Concepte i practic, Editura
CISON, Bucureti, 1997.