DOCUMENTAIA - PROCEDEU AL METODEI CONTABILITII 7.1.

Noiuni privind documentele i clasificarea acestora Documentaia, ca procedeu al metodei contabilitii, este aciunea de culegere i consemnare n documente a datelor privitoare la operaiile economice dintr-o ntreprindere, n momentul i la locul efecturii lor. Documentele sunt acte scrise n care se consemneaz cifric i letric, n etalon natural, bnesc sau de munc, de regul n momentul i la locul nfptuirii lor, operaiile economico-financiare precum i evenimentele determinate de necesiti organizatorice i administrative, cu scopul de a servi ca dovad a nfptuirii acestor operaii i ca baz a nregistrrii lor n contabilitate. n funcie de coninutul i destinaia lor rolul documentelor se manifest pe multiple planuri. Astfel documentele ndeplinesc urmtoarele funcii: a) funcia de consemnare, letric i cifric, cantitativ i valoric a operaiilor economice efectuate n cadrul ntreprinderii; b) funcia de acte justificative care stau la baza nregistrrii n contabilitatea curent a operaiilor economice consemnate n ele; c) funcia informativ ntruct datele coninute de documente constituie izvorul informaiilor operative, contabile i statistice; d) exercitarea controlului economic i financiar pentru aprarea integritii patrimoniului. Cu ajutorul documentelor se poate urmri activitatea economic i financiar a ntreprinderii n cele mai mici detalii. Ele servesc la verificarea activitilor desfurate, prin aceasta
1

contribuie la ntrirea autonomiei economico-financiare a ntreprinderilor, la controlul respectrii disciplinei financiare i contractuale. e) funcia de asigurare a integritii patrimoniale, att din punct de vedere al existenei bunurilor economice, naterii drepturilor i obligaiilor etc., ct i din punct de vedere al responsabilitii administrrii patrimoniului. f) funcia de calculaie, ce permite calculul consumurilor de producie, costurilor, cheltuielilor i veniturilor i al rezultatelor financiare. g) Caracterul lor de acte justificative confer documentelor o funcie juridic, deoarece cu ajutorul lor se stabilesc drepturile i obligaiile bneti ale ntreprinderilor. n cazul unor litigii, expertize, lipsuri, fraude etc. sunt folosite ca mijloace de prob n justiie, pentru stabilirea adevrului i servesc ca baz n cercetarea organelor judiciare. Documentele stau la baza organizrii celor trei forme ale evidenei economice: evidena operativ, statistic i contabilitatea. Pentru nregistrarea unor operaii, cele trei forme ale evidenei economice folosesc, n unele cazuri aceleai documente. ndeplinirea acestor funcii este condiionat de calitatea documentelor, de operativitatea ntocmirii i circulaiei pn la locul nregistrrii i valorificrii lor. Ca o consecin a varietii documentelor i diversitii operaiilor economice, consemnate n ele, apare necesitatea clasificrii lor. Clasificarea documentelor este un fapt de care trebuie s se in seama n mod obiectiv. Cunoaterea acestei clasificri ne permite s folosim documentul adecvat fiecrei operaiuni patrimoniale. Clasificarea documentelor se face dup mai multe criterii, i anume: 1. Dup natura operaiilor la care se refer, documentele se mpart n:
2

documente privind activitatea financiar-contabil. n aceast grup se cuprind documentele privind activele pe termen lung, activele curente, salariile, pasivele, rezultatele financiare etc. b) documente privind alte activiti, care nu constituie acte justificative pentru nregistrrile contabile: documente privind activitatea de cercetare, proiectare, investiii, programarea i urmrirea produciei, documente privind activitatea de control tehnic, calitate i metrologie, personal, informatic, etc. 2. Dup caracterul i funcia pe care o ndeplinesc documentele se mpart n: a) documente de dispoziie sunt acele prin care se transmite ordinul de a executa o operaie economic, precum i indicaiile necesare pentru efectuarea ei, spre exemplu: dispoziia de plat, dispoziia de livrare, ordinul de plat, comanda. Aceste documente nu fac dovada executrii efective a operaiei respective, i, de aceea, nu pot servi ca baz pentru nregistrarea lor n contabilitate. b) documente justificative cuprind date cu privire la executarea operaiilor economice. De aceea pot fi denumite i documente de execuie. Ele servesc ca baz pentru nregistrarea operaiilor economico-financiare respective n contabilitate, spre exemplu: factura, chitana, bonul de consum, etc. c) documente mixte sau combinate reunesc trsturile documentelor de dispoziie i a celor justificative. Ele cuprind date privind dispoziia de executare a operaiei dar i dovada nfptuirii ei. Aceste documente sunt iniial documente de dispoziie, iar prin completarea lor cu date referitoare la executarea operaiilor respective, ele devin documente justificative, spre exemplu: cererea dispoziie de plat, statul de calcul-plat al salariului. 3. Dup locul ntocmirii i circulaiei, documentele pot fi:
a) 3

documente interne, se ntocmesc n cadrul ntreprinderii i consemneaz operaii economice cu privire la activitatea acesteia. Unele din aceste documente circul fie numai n interiorul acesteia (bonul de consum, statele de salarii, etc), fie ctre exterior (facturile, dispoziiile de plat, etc.). b) documente externe, se ntocmesc de alte persoane fizice i juridice cu care se afl n raporturi contractuale, dar circul n cadrul ntreprinderii primitoare, spre exemplu: factura furnizorului, extrasul de cont, etc. 4. n raport de modul de ntocmire, coninut i rolul lor n cadrul procesului informaional economic, distingem: a) documente primare consemneaz operaiile economicofinanciare n momentul i la locul producerii lor. Ele fac dovada executrii acestor operaii, ndeplinind rolul de documente justificative, spre exemplu: factura, chitana, bonul de consum, etc. b) documente centralizatoare, se ntocmesc pe baza documentelor primare sau concomitent cu acestea n scopul gruprii i cumulrii operaiilor de acelai fel, dintr-o anumit perioad. 5. Dup forma de prezentare, se deosebesc: a) documente tipizate se ntocmesc pe formulare tip, strict determinate. Ele au un text i o form prestabilit, fiind obligatorii pentru toate categoriile de utilizatori din economia naional. b) Documente netipizate sunt reprezentate de documentele specifice unor ramuri de activitate sau unor instituii. Ele se ntocmesc fie pe formulare specifice fiecrei ramuri economice, fie pe hrtie simpl, fr a avea un format tip stabilit. 6. Dup regimul de tiprire i utilizarea formularelor folosite la ntocmirea documentelor, se disting:
a) 4

documente ntocmite pe formulare cu regim special au un regim deosebit de tiprire, numerotare, gestionare, eviden, folosire i pstrare., de exemplu: bonul de plat, delegaia, factura de expediie, etc. Pentru aceste documente exist dispoziii legale cu precizri privind modul de completare, circulaie i pstrare. b) Documente fr regim special sau numite i obinuite sunt acele care au regim de circulaie i nregistrare specifice fiecrei ntreprinderi, le putem numi ca avnd un regim intern de circulaie i utilizare. 7. Dup suportul care depoziteaz informaia, se disting: a) documente pe suport de hrtie, sau b)pe suporturi magnetice (benzi, dischete). 8. Dup numrul operaiilor economice pe care le cuprind, documentele se mpart: a) documente singulare conin date privitoare la o singur operaie economic. b) Documente cu multiple operaii, conin date privind mai multe operaii economice de acelai fel. De aceea, pe lng datele obligatorii comune tuturor categoriilor de documente, acestea conin n plus, ca date specifice: diferite totaluri cantitative i valorice, numrul de ordine. 9. Dup tehnica ntocmirii se deosebesc: a) documente care se ntocmesc manual. b)documente care se ntocmesc cu mijloace tehnice, computere.
a)

7.2. Modul de ntocmire i prelucrare a documentelor Coninutul documentelor difer n funcie de caracterul operaiilor consemnate. Coninutul se concretizeaz n anumite
5

elemente obligatorii, care trebuie s asigure reflectarea clar i complet a operaiilor economice pentru care se ntocmesc. Aceste elemente se concretizeaz n anumite exprimri care permit nelegerea operaiilor economice pe care le reflect de ctre cei care le ntocmesc, respectiv de ctre cei care le utilizeaz. Dintre aceste elemente, unele au un caracter comun, adic se refer la toate categoriile de documente, iar altele au un caracter specific, regsindu-se ntr-o anumit form numai ntr-un document sau numai n legtur cu o anumit operaie economic. Caracterele comune se refer la: denumirea documentului (atribuirea unui nume); denumirea ntreprinderii emitente, adresa sau compartimentul care a ntocmit documentul; codul fiscal; identificarea n timp a operaiei (numrul i data); identificarea participanilor la operaia economic consemnat n document; coninutul operaiei economice reflectat n document i justificarea efecturii ei; datele cantitative i/sau valorice aferente operaiei economice efectuate; semnturile persoanelor participante la efectuarea operaiei economice consemnate n document, a celor care au ntocmit i a persoanelor care rspund pentru executarea, coninutul, legalitatea, oportunitatea, necesitatea i realitatea operaiei economice respective; alte caractere menite s asigure consemnarea complet a operaiilor n documentele justificative. Caracterele specifice difer de la o categorie de documente la alta i asigur detalierea operaiei consemnate, ele avnd un rol completativ i se refer la precizarea unor informaii care se regsesc numai n acel document. ndeplinirea funciilor menionate de ctre documente este condiionat de calitatea i operativitatea ntocmirii lor i de viteza cu care circul de la locul ntocmirii i pn la locul nregistrrii i valorificrii lor. Documentele se ntocmesc la locul de munc n cadrul cruia se produce operaia economic sau care particip la nfptuirea ei.
6

Mrimea, coninutul i formatul documentelor variaz n funcie de natura operaiilor economice, de modul de ntocmire i mijloacele utilizate pentru prelucrarea datelor pe care le conin. Completarea documentelor se poate face manual sau cu mijloace tehnice. ntocmirea manual a documentelor se realizeaz cu cerneal, cu past sau creion chimic i prezint urmtoarele neajunsuri: necesit un volum mare de munc, nu asigur garania exactitii datelor i nici o productivitate ridicat i o calitate superioar. ntocmirea documentelor cu mijloace tehnice elimin n mare msur aceste neajunsuri, n schimb impune anumite limite cu privire la mrimea, coninutul i formatul documentelor, n funcie de particularitile tehnice ale echipamentelor utilizate. ntocmirea documentelor se poate efectua cu maini de scris, cu maini de facturat sau de contabilizat i cu calculatoare. Cu maina de scris i cu celelalte tipuri de maini documentele se ntocmesc cite, mai rapid, ordonat i mai exact. n cazul completrii documentelor cu ajutorul tehnicii de calcul, odat cu scrierea documentelor, se efectueaz automat i calculele necesare, iar rezultatele sunt preluate concomitent pe anumii supori, care permit prelucrri ulterioare a datelor din documente. Pentru fiecare gen de operaii se folosete cte un model de document, care are o form i o aranjare a datelor corespunztoare specificului operaiei economice respective. La completarea documentelor ce se ntocmesc n mai multe exemplare, toate exemplarele trebuie s poarte acelai numr de ordine. n documentele de cas i banc datele cifrice trebuie repetate i n litere. Greelile fcute cu ocazia ntocmirii documentelor pot fi corectate numai cu respectarea anumitor reguli. n documente nu se admit tersturi, rzuituri, etc. Corectarea documentelor trebuie s se fac n aa fel nct s se poat recunoate cu uurin c ea a intervenit cu ocazia ntocmirii documentului, nu mai trziu, iar cei
7

care au ntocmit documentul au cunotin de corectarea respectiv. Rectificarea greelilor n documente se face prin tierea textului sau a sumei greite cu o linie, n aa fel, nct s se poat citi ceea ce a fost greit, apoi se scrie deasupra textul sau suma corect, fcnduse meniune pe documentul rectificat asupra acestui fapt, care se confirm prin semnturile acelorai persoane care au semnat iniial documentul. n documentele de cas i de banc nu se admit corectri. Dac s-au fcut greeli n aceste documente, ele se anuleaz prin tierea cu o linie pe diagonal pe care se scrie cuvntul ANULAT, pstrndu-se n continuare n exemplarele sale respective, fr a se detaa i se ntocmesc apoi documentele corecte. Erorile descoperite n documente cu ocazia verificrii lor ulterioare, de ctre serviciul de contabilitate, se aduc la cunotina celor care le-au ntocmit, precum i a prilor interesate cu privire la operaia consemnat n documentul respectiv. Prezint o importan deosebit ntocmirea clar i complet a documentelor, cu respectarea tuturor regulilor privitoare la coninutul i forma lor. Ele condiioneaz calitatea i exactitatea informaiilor contabile. Totodat este necesar ca documentele s fie ntocmite la timp, pentru a asigura operativitatea informaiilor contabile, pentru conducerea activitilor economice. De aceea, ntre producerea operaiilor economice i ntocmirea documentelor justificative trebuie s existe o deplin concordan. Toate operaiile economice efectuate trebuie reflectate n documente. Documentele constituie baza nregistrrilor n contabilitate i influeneaz nemijlocit exactitatea i operativitatea informaiilor contabile. Drumul pe care l parcurg documentele din momentul emiterii sau intrrii n ntreprindere i pn la arhivare constituie circuitul documentelor. Pentru asigurarea circulaiei raionale i unitare a documentelor justificative care stau la baza nregistrrilor n contabilitate precum i pentru inerea la zi a contabilitii, se pot
8

ntocmi grafice de circulaie a documentelor. Circulaia documentelor trebuie s se fac ntr-o anumit ordine dinainte stabilit, nefiind permis reinerea documentelor n mod nejustificat de ctre un compartiment sau altul. Necesitatea circulaiei documentelor este determinat de faptul c date din acela document sunt necesare mai multor compartimente i persoane din ntreprindere i nu se poate asigura cte un exemplar pentru fiecare utilizator. nainte de a se nregistra n contabilitate, documentele economice trebuie s fie supuse unei verificri minuioase, care are ca scop s descopere eventualele erori, aciunile ilegale sau incorecte, asigurndu-se exactitatea datelor contabile. Deci, urmeaz verificarea documentelor care se face sub trei aspecte i anume: verificarea sub aspectul formei, verificarea aritmetic i verificarea de fond. Verificarea sub aspectul formei const n controlul ntocmirii documentelor pe formulare corespunztoare naturii operaiei economice, completarea tuturor rubricilor, existena tuturor semnturilor persoanelor mputernicite s vizeze, dac nu au avut loc tersturi sau corecturi fr a fi certificate etc. Verificarea aritmetic (cifric) const n controlul prelurii corecte n documente a datelor cifrice i dac sau efectuat corect calculele aritmetice presupuse la ntocmirea documentului. Verificarea de fond const n controlul realitii, necesitii, oportunitii, legalitii i economicitii operaiilor economice consemnate n documentul respectiv. Verificarea realitii operaiei economice are ca scop s descopere dac operaia economic s-a efectuat la data, locul i condiiile prevzute n document, spre exemplu: se verific suma pltit pentru procurarea unor mrfuri cu cantitatea de mrfuri recepionat. Necesitatea operaiei economice const n aprecierea dac operaia nscris n document este util activitii ntreprinderii i se justific economic, spre exemplu: se
9

compar cantitatea de materiale prevzut n contractele de aprovizionare cu cea din normele de consum. Pentru verificarea oportunitii se urmrete dac momentul ales i locul stabilit pentru executarea unei operaii economice sunt eficiente pentru ntreprindere, spre exemplu: angajm o reparaie capital la un utilaj agricol vara, n plin campanie, sau iarna, sezon mort pentru lucrri agricole. Legalitatea operaiei se apreciaz prin raportarea ei la actele normative care reglementeaz genul respectiv de operaii economice. Aceasta nu trebuie s contravin legislaiei n vigoare. Economicitatea const n verificarea datelor prin contrapunere pentru a stabili dac costul operaiei avantajeaz sau nu ntreprinderea. Verificarea documentelor, n general, se efectueaz de alte persoane dect cele care le-au ntocmit. Controlul operaiilor nregistrate n contabilitate se efectueaz de ctre persoanele care conduc contabilitatea, de cele care execut controlul financiar preventiv, controlul financiar de gestiune sau alte persoane mputernicite de ntreprindere. Dup completare i verificare, documentele sunt supuse operaiei de prelucrare. Aceasta const n gruparea documentelor pe operaii, exprimarea valoric a mrimii operaiei economicofinanciare nregistrat n document, cumularea unor documente primare i obinerea celor centralizatoare. Documentele cu regim special vor fi nregistrate n mod obligatoriu n fia documentelor special deschis n acest scop pentru fiecare tip de document de acest gen. Documentele obinuite, precum i cele cu regim special, de regul, nu vor fi puse spre utilizare, dect dup justificarea prealabil a documentelor care au fost eliberate anterior, justificndu-se utilizarea integral i corect. Acest fapt se poate asigura prin vizele ce trebuie acordate pentru punerea n circulaie a acestor documente.
10

n compartimentul financiar-contabilitate, documentele se conteaz, adic se nscrie pe document formula contabil. n baza documentelor contate se completeaz registrele contabile. Faza final a circulaiei documentelor a constituie clasarea lor la dosar, dup rezolvarea complet i definitiv a acestora. Prin clasare se nelege aranjarea documentelor ntr-o anumit ordine, strict determinat, n scopul asigurrii pstrrii lor n bune condiii i pentru a fi uor gsite n vederea obinerii informaiilor necesare. Clasarea documentelor n dosare se poate face dup mai multe criterii, i anume: criteriul cronologic const n gruparea documentelor n ordinea ntocmirii lor; criteriul alfabetic impune clasarea n acelai dosar a documentelor innd seama de denumirea unitii la care se refer documentele; criteriul geografic asigur gruparea documentelor dup adresa sediului ntreprinderii corespondente; criteriul dup obiect sau pe grupe de operaii economice const n aranjarea documentelor pe categorii de probleme (mijloace fixe, mijloace bneti, etc.). cel mai frecvent se folosete o combinaie ntre criteriul cronologic i criteriul pe grupe de operaii economice. Pstrarea documentelor trebuie s asigure integritatea acestora deoarece acestea servesc pentru controlul operaiilor economice efectuate. Pstrarea documentelor presupune dou aspecte: pstrarea curent, pstrarea de durat. Pstrarea curent a documentelor justificative const n reinerea documentelor la sfritul perioadei de gestiune de ctre compartimentul care le-a asigurat ultima prelucrare urmnd s argumenteze operaiunea economic sau financiar dispus sau executat. Pstrarea curent a documentelor se afl n corelaie cu arhivarea curent, iar pstrarea de durat arhivarea general n cadrul unitii sau la arhivele statului.
11

La finele perioadei de gestiune documentele pstrate n cadrul compartimentelor se predau la arhiva unitii. n cadrul arhivei documentele se pstreaz grupate pe domenii i n cadrul acestora, cronologic. Termenele de pstrare a documentelor se stabilesc prin acte normative i difer n funcie de natura i importana documentului. Dup predarea documentelor la arhiv, acestea mai pot fi consultate numai n condiiile prevzute n regulile de organizare i funcionare a arhivelor: dup aprobarea prealabil a conductorului ntreprinderii; dup efectuarea unor copii, extrase etc.; pe baz de procese verbale n cazul eliberrii documentelor originale. Dup expirarea termenului de pstrare documentele se scot din arhiva general a unitii i se predau la arhiva statului, dac prezint interes sau dac nu mai prezint importan atunci sunt valorificate ca produse reziduale. n condiiile dezvoltrii sistemelor de prelucrare electronic a datelor apar tot mai multe probleme legate de arhivarea purttorilor de informaii, respectiv a informaiilor regsite pe suporturi magnetice ca benzi magnetice, dischete, etc. n unele cazuri se procedeaz la arhivarea prin microfilm n condiiile asigurrii integritii acestor suporturi.

12