Elemente pentru managementul proiectelor

Funciile Managementului
planificare

evaluare

coordonare

organizare

implementare

Planificarea proiectului
Procesul prin care se stabilesc: scopul obiectivele rezultatele asteptate activitatile resursele necesare (inclusiv bugetul) desfasurarea activitatilor in timp

Organizarea
divizarea activitatii in subactivitati divizarea muncii in sarcini in functie de specializare si de necesitatea motivarii oamenilor alocarea sarcinilor pe grupuri/echipe conceperea mecanismului de comunicare si coordonare conceperea mecanismului de control conceperea mecanismului de evaluare

Implementarea
Procesul prin care se asigura realizarea in paralel a diferitelor sarcini de catre persoane si/sau grupuri, astfel incat sa se obtina rezultatele intermediare si finale la momentele si in parametrii asteptati. Punerea n practic a celor planificate

Evaluare
- Este procesul prin care conducatorul se asigura ca activitatile se realizeaza eficace si eficient.
- Eficace obiectivele sunt atinse - Eficient resursele sunt folosite corect

Procedura de evaluare
defineste rezultatul dorit defineste indicatorii de realizare defineste valorile asteptate ale indicatorilor concepe mecanismul de culegere si prelucrare a informatiilor culege si prelucreaza informatiile decide si aplica masurile corective

Funciile Managementului
Atenie Planificarea este inutil fr obiective clare Un lucru neplanificat nu poate fi realizat Implementarea devine o simpl execuie aleatorie fr planificare i organizare Controlul i evaluarea execuiei aleatorii, fr planificare i organizare, nu se poate aplica dect n sens negativ i nu ncurajeaz progresul Iar coordonarea sau conducerea devine doar o manifestare lipsit de obiect al puterii.

PROIECT
Set de activitati desfasurate intr-o perioada de timp determinata, planificate si controlate si care au drept scop producerea unei schimbari in bine a situatiei persoanelor.

CONCEPTE FOLOSITE IN MANAGEMENTUL DE PROIECT PROIECT PROGRAM TINTA/GRUPUL TINTA BENEFICIARII PROIECTULUI RESURSE

PROGRAM
Ciclu sau set de activitati care este planificat si controlat, in general fara un termen de incheiere precis delimitat, cu un aspect dinamic, care constituie o abordare integrata pentru indeplinirea misiunii si obiectivelor organizatiei.

PROGRAM vs. PROIECT

Spre deosebire de proiect, un program:
vizeaza mai multe schimbari concomitente sau succesive; nu este in mod obligatoriu delimitat precis in timp; are o durata in general mai mare; un program poate include unul sau mai multe proiecte

Propunerea de finantare
Un document scris prin care solicitantul cere fonduri de la finantator pentru un proiect. Propunerea de finantare (aplicatie, cerere) trebuie sa contina elementele esentiale ale proiectului cat si acele elemente care pledeaza in favoarea solicitantului.

Ciclul proiectului - Documente si decizii

Decizie: folosirea rezultatelor in programarea viitoare

Strategia de tara
Programare

Prioritati: domenii, sectoare, timp. Decizie: optiunea care va fi detaliata

Studiu de evaluare
Evaluare

Studiu de prefezabilitate Identificare

Studiu de fezabilitate

Implementare

Formulare

Rapoarte de monitorizare Decizie: nevoia de prelungire Acord de finantare

Propunere initiala de finantare

Finantare

Propunere de finantare Decizie de finantare

Decizie: elaborare propunere de finantare

TINTA/GRUPUL TINTA AL PROIECTULUI

Tinta este intotdeauna o persoana si anume persoana care are puterea de a va oferi ceea ce dumneavoastra si organizatia dumneavoasta doriti. Cand proiectul abordeaza o categorie de persoane care sunt tintele sale, vorbim de grup-tinta.

BENEFICIARII PROIECTULUI
Carei, caror persoane i se adreseaza proiectul dumneavoastra? Beneficiarii proiectului reprezinta persoanele sau categoria de persoane care vor avea de castigat de pe urma proiectului, in viziunea initiatorilor acestuia.

RESURSE
Pentru a realiza scopul propus, managerul de proiect va avea la dispozitie anumite resurse: resurse umane, resurse materiale, resurse informationale, resurse financiare, timp etc.

Managementul proiectului
Este procesul de organizare si supraveghere a proiectului pentru a asigura ca acesta se realizeaza conform programarii, in limitele bugetului si conform specificatiilor

Caracteristicile proiectelor
Proiectele au un scop proiectele au scopuri bine definite si sunt facute pentru a produce rezultate masurabile, clare. Scopul lor este strict legat de rezolvarea unei probleme identificate anterior. Proiectele sunt realiste scopul ar trebui sa fie realizabil tinand seama atat de cerintele pietei cat si de disponibilitatile umane si fianciare existente.

Caracteristicile proiectelor
Proiectele sunt limitate in timp si spatiu au inceput si sfarsit bine determinat in timp si se desfasoara intr-un loc concret.

Proiectele sunt complexe implica abilitati variate de planificare si implementare si diversi parteneri sau sustinatori.

Structurarea proiectelor
Capitole importante
Definirea problemei, obiectivelor generale, obiectivelor specifice, grupurilor tinta

Intrebari
In ce context va fi acest proiect? Ce schimbari va produce? Ce rezultate am obtine? Pentru cine este acest proiect?

Structurarea proiectelor
Capitole importante Continut Intrebari Care ar fi metodologia, abordarea aleasa? Ce activitati sunt necesare? De ce avem nevoie pentru ca proiectul sa mearga?

Structurarea proiectelor
Capitole importante
Unde, cand?

Intrebari
Unde va fi implementat? Cat va dura? Cand va incepe si cand se va termina? Ce logistica este necesara?

Aspecte practice

Structurarea proiectelor
Capitole importante
Finantare

Intrebari
Care este costul total? De unde obtin finantarea? Care este modul de abordare al finantatorului si ce conditii sunt

Structurarea proiectelor
Capitole importante
Parteneri

Intrebari
Am nevoie de parteneri? Cine sunt? Care este rolul lor? Ce trebuie facut pentru coordonarea lor?

Structurarea proiectelor
Capitole importante
Mijloace de actiune

Intrebari
Proiectul are nevoie de asistenta tehnica? De alt sprijin financiar? Putem folosi facilitatile existente?

Structurarea proiectelor
Capitole importante Comunicare Intrebari
COMUNICARE INTERNA Cum va circula informatia in cadrul echipei de proiect? COMUNICARE EXTERNA are proiectul nevoie de acoperire media? (de ce? Cum? Sub ce aspecte?)

Structurarea proiectelor
Capitole importante Evaluare si continuare Intrebari

Cand si cum va fi evaluat? Ce aspecte vor fi evaluate? De ce? Ce continuare va avea proiectul?

Ciclul proiectului

IDENTIFICAREA SI ANALIZAREA PROBLEMEI

Ce este o problema?
Situatie sau complex de situatii care afecteaza anumiti oameni, anumite grupuri sau intreaga societate la un moment dat si intr-un anumit loc

Ce este o problema?
Orice proiect are drept scop o schimbare in bine a situatiei beneficiarilor proiectului, pentru ca orice proiect incepe deoarece s-a identificat o problema ce trebuie inlaturata sau atenuata

Problema
Motivul pentru care scriem un proiect Trebuie sa fie bine gandita si argumentata inclusiv statistic Sa fie logica si clara Sa fie furnizate date comparative Sa fie folosite propozitii scurte si clare

Intrebari folosite in identificarea si analizarea problemei

Cine? Cand? Unde? Unde sunt oamenii? Cand apare problema? Ce? De ce? De ce apare problema? Dovezi ale problemei Consecinte Care sunt consecintele nerezolvarii problemei?

FISA DE LUCRU
Cine? Cand? Unde? Cine sunt cei care au problema? Unde sunt oamenii? Cand apare problema? Enuntul problemei: Ce? De ce? Dovezi ale problemei Consecinte

Ce problema Ce probe aveti in Care sunt consecintele exista? sprijinul cererii nerezolvarii De ce apare voastre? problemei? problema? Ce legatura are problema cu organizatia voastra?

Exercitiu
ANALIZA PROBLEMEI - IN PLEN, PE GRUPE PRIORITIZAREA PROBLEMELOR LUCRU IN ECHIPA

DECLARATIA PROBLEMEI
avea statistici bine documentate avea legaturi cu scopuriile si misiunea organizatiei oferi documentatie din partea clientilor si a comunitatii scrisa din punctul de vedere a acestora stabilii necesitatea in limite geografice rezonabile fi scrisa clar si concis

Recomandari utile:
Nu umpleti componenta problemei cu presupuneri sau declaratii nedocumentate prezentate ca realitate. Nu folositi date statistice neclare sau care va contrazic argumentele. Nu faceti ca problema sa apara prea globala Folositi statistica si cercetarea comparative, cand este posibil.

Arborele problemei
Identificati problema principala Organizati o intalnire cu membrii grupului si analizati problema principala cu care se confrunta Scrieti in centrul unei coli de flipchart problema identificata Rugati membrii grupului care sunt cauzele si efectele acestei probleme. SCRIETI CAUZELE SUB PROBLEMA SI EFECTELE DEASUPRA

Rugati membrii grupului sa raspunda la intrebarea

CE S-A FACUT DEJA IN LEGATURA CU ACEASTA PROBLEMA

Problema
Aspecte ale problemei Indicator de simptom Simptom
Cauza simptomului Probleme sistemice de baza

Problema
Stranut Sinus inflamat Infectie Imunitate slabita

Remediu
Batista Picaturi in nas antibiotice Regim, exercitii fizice, evitarea stress-ului

Problema
Aspecte ale problemei Indicator de simptom Simptom Cauza simptomului Probleme sistemice de baza Problema Oameni fara casa Somaj Lipsa de pregatire profesionala Economie in tranzitie Remediu Adapost temporar Loc de munca temporar Pregatire profesionala Planificare economica cu viziune

SWOT analiza competetentei organizatiei de a rezolva problema identificata

SWOT este un instrument de analiza strategica flexibil si usor de aplicat pe care o organizatie sau o echipa de proiect il foloseste pentru a identifica cele mai potrivite directii de actiune

SWOT analiza competetentei organizatiei de a rezolva problema identificata

Scop

este de a realiza un plan strategic sau de a gasi solutii la o problema luand in considerare factori interni si externi ai unei echipe sau a unei organizatii.

SWOT analiza competetentei organizatiei de a rezolva problema identificata

Avantaj consensul intre membrii echipei identificarea solutiilor adecvate

SWOT analiza competetentei organizatiei de a rezolva problema identificata

Pozitiv
I n t e r n

Negativ

Puncte tari

Puncte slabe

E x t e r n

Oportunitati

Amenintari

SWOT analiza competetentei organizatiei de a rezolva problema identificata

Factori interni :Propria noastra organizaie - avem noi oare capacitatea i disponibilitatea? Resursele umane, financiare, tehnice; Luarea deciziilor (cine i ce); Cultura organizaionala; Alte proiecte; Strategie, compatibilitate cu misiunea organizaiei.

SWOT analiza competetentei organizatiei de a rezolva problema identificata

Factori externi: Micro-mediul - este vecinatatea noastra pregatita pentru a fi implicata? Surse (posibili finanatori sau clieni); Contacte; Mediul socio-cultural; Informaia.

Macro-mediul - care ar fi consideraiile de ordin general? Social; Politic; Economic; Juridic.

SWOT analiza competetentei organizatiei de a rezolva problema identificata

Premisele strategiei:

Folosirea punctelor tari Eliminarea sau reducerea punctelor slabe Fructificarea oportunitatilor Evitarea pericolelor (amenintarilor)

SWOT analiza competetentei organizatiei de a rezolva problema identificata

Puncte tari (S)
Oportunitati (O)

Puncte slabe (W)

SO

WO

Amenintari (T)

ST

WT

SWOT analiza competetentei organizatiei de a rezolva problema identificata

Premisele strategiei:

Folosirea punctelor tari Eliminarea sau reducerea punctelor slabe Fructificarea oportunitatilor Evitarea pericolelor (amenintarilor)

SCOP
Scopul proiectului este ceea ce dorim sa realizam, adica starea la care vrem sa ajungem. UNDE VREM SA AJUNGEM?

SCOPUL TREBUIE SA CONTINA:

Enunt clar si concis Un ideal Un rezultat urmarit pe termen lung Un verb la forma conjuctiva: sa realizeze..sau un substantiv verbal: realizarea

SCOPUL NU TREBUIE SA CONTINA:

Elemente masurabile Conjunctia si desparte 2 scopuri Cuvantul prin descrie metoda

METODA PRIN CARE ENUNTAM SCOPUL

Cea mai simpla metoda de a scrie un scop este pozitivarea problemei, adica vom reformula problema intr-un mod pozitiv Problema: nivel scazut de informare al tinerilor din Cluj pe subiectul X Scop: Un nivel ridicat de informare in randul tinerilor din Cluj pe subiectul X

Intrebari de verificare a scopului

Reiese schimbarea pe termen lung din formularea scopului? E clar? Poate fi inteles de cineva care nu cunoaste proiectul

OBIECTIVE
Daca scopul este destinatia la care dorim sa ajungem, obiectivele sunt pasii necesari pentru atigerea scopului. Obiectivul trebuie sa fie in mod logic legat de problema si scop

Cum trebuie sa fie obiectivele?

Obiectivele trebuie sa fie SMART:

Specifice (Ce schimbam? Pentru cine?) Masurabile (gradul schimbarii) de Atins (rezultatul poate fi atins cu resursele de care dispunem?) Realiste (in realitate poate sa exista rezultatul pe care ni l-am propus?) definite in Timp. (Este specificat intervalul de timp de care avem nevoie sa obtinem rezultatul?)
Ex.: Obiectivul proiectului este de a elimina somajul la 75% din grupul pilot de 20 de detinute in sase luni de la eliberarea din inchisoare.

Recomandari utile
Nu va fixati mai mult de cinci obiective. Nu expuneti obiectivele fara un enunt clar al problemei. Includeti toate segmentele relevante ale populatiei vizate. Rezervati mai mult timp; lucrurile cer mai mult timp decat indica planul. Obiectivele nu descriu metodele (activitatile) Obiectivele trebuie sa fie masurabile pentru a putea determina schimbarile aparute in timpul derularii proiectului

LOGFRAME MATRICEA LOGICA A PROIECTULUI

Logframe
Formulare Indicatori de realizare Surse de verificare Factori externi

Obiectiv general
Obiectiv specific Rezultate Rezultate Activitati Resurse

Intervenie logic

Indicatori de performan verificabili n mod obiectiv Care sunt indicatorii-cheie relevani pentru obiectivele generale? Ce indicatori arat n mod clar c obiectivele proiectului au fost realizate?

Surse i mijloace de verificare

Ipoteze

Obiective generale

Care sunt obiectivele generale la care va contribui proiectul? Care sunt obiectivele specifice pe care i le propune proiectul pentru a contribui la obiectivele generale?

Care sunt sursele de informare pentru aceti indicatori?

Obiective specifice

Care sunt sursele de informaii existente sau care pot fi culese? Care sunt metodele necesare pentru obinerea acestor informaii?

Care sunt factorii i condiiile care nu intr n responsabilitatea Beneficiarului, dar care sunt necesare pentru realizarea acestor obiective? (condiii externe) Care sunt riscurile care trebuie luate n considerare? Ce condiii externe trebuie ndeplinite pentru a obine rezultatele preconizate conform planificrii?

Rezultate preconiza te

Rezultatele sunt efectele avute n vedere pentru atingerea obiectivelor specifice. Care sunt rezultatele preconizate? (enumerai-le)

Care sunt indicatorii care arat dac i n ce msur proiectul obine rezultatele preconizate?

Care sunt sursele de informare pentru aceti indicatori?

Activiti

Care sunt activitilecheie ce vor fi derulate i n ce ordine, n scopul obinerii rezultatelor preconizate? (grupai activitile pe rezultate)

Mijloace: Care sunt mijloacele necesare pentru implementarea acestor activiti, de exemplu: personal, echipament, instruire, studii, bunuri, faciliti operaionale etc.

Care sunt sursele de informare cu privire la derularea proiectului? Costuri Care sunt costurile proiectului? Cum sunt aceste costuri clasificate? (detalierea costurilor n Bugetul proiectului)

Care sunt condiiile ce trebuie ndeplinite nainte de nceperea proiectului? Ce condiii, aflate n afara controlului direct al Beneficiarului, trebuie ndeplinite pentru implementarea activitilor planificate?

Logframe - Obiectivul general - formulare

sa fie o directie de dezvoltare reala, eventual prioritara sa fie atractiv pentru stakeholder-ii majori sa poata fi influentat direct si semnificativ de realizarea obiectivului specific sa justifice suficient existenta proiectului sa fie exprimat ca stare, nu ca proces / mijloc

sa nu contina mai multe obiective legate cauzal

sa fie verificabil / masurabil prin indicatori

Logframe - Definitii
Obiectiv general = directie de dezvoltare la realizarea careia proiectul contribuie si care justifica existenta proiectului Obiectiv specific = efectul pozitiv asupra grupului sau zonei tinta la care proiectul trebuie sa contribuie hotarator Rezultate = beneficii directe aduse de catre proiect grupului tinta

Logframe - Definitii (continuare)

Activitati = actiuni intreprinse in cadrul proiectului pentru transformarea resurselor in rezultate Resurse = mijloace materiale, financiare, umane, informationale sau de alta natura, utilizate pentru realizarea activitatilor. Sunt, de obicei, cuantificabile in bani (sau -intermediar- in timp) Factori externi = conditii de care depinde realizarea proiectului, aflate inafara controlului echipei de proiect, sicare nu este sigur ca se vor produce

Logframe - Activitatile
se includ toate activitatile necesare pentru atingerea obiectivelor si obtinerea rezultatelor, dar ... ... numai cele care se desfasoara in cadrul proiectului sub controlul managementului de proiect

pe baza resurselor proiectului

formulate ca procese, nu ca stari formulare care sa reflecte limitarea in timp

Logframe - Activitatile
Exemplu

Scop: crearea unei rezerve de apa a unei comunitati:

Activitati: 1. Realizarea design-ului

2. Stabilirea comitetului ce va folosi apa si a procedurilor de intretinere a rezervei

3. Pregatirea locatiei 4. Colectarea de materiale din zona 5. Construirea rezervorului si realizarea rezervei de tevi 6. Saparea Puturilor

Logframe - Rezultatele - formulare

decurg din activitatile proiectului
fiecare rezultat poate fi generat de una sau mai multe activitati sa contribuie la atingerea obiectivului specific se limiteaza la cadrul proiectului

Logframe - Rezultatele - formulare

EXEMPLE:
Rezerva de apa in functiune Sistem de irigare construit

5 Zone de pamant plantate

111 Copii vaccinati 5 Km de drum comunal asfaltat Campanie de promovare realizata

Logframe - Resursele
corelate direct cu activitatile
sa fie conditii necesare si suficiente pentru realizarea activitatilor sa fie definite precis si verificabile sa fie exprimate prin unitati de masura omogene

Logframe - Resursele
EXEMPLE: Personal (contabil, inginer, consultant etc) Echipamente (calculator, imprimanta etc) Mobilier (mese, birou, etc)

Publicatii (pliante, brosuri etc)

Cheltuieli cu sediu (telefon, internet etc) Transport

Servicii (studii, evaluare, formare, intretinere soft etc)

5 Km de drum comunal asfaltat Campanie de promovare realizata

Logframe Indicatori
Indicatori:
unitate de masura (cantitativa sau calitativa) ale criteriilor alese: Nr de (cazuri rezolvate, persoane consiliate, angajate, antreprenori informati, firme create.) Procentul de.. Nivelul de (satisfactie, implicare, prezenta.)

Logframe Surse de verificare

Surse de verificare
Sursele din care vor fi colectate informatiile cu privire la indicatori culegerea informatiilor este o activitate care trebuie planificata inclusiv din punct de vedere al resurselor Exemple:

baza de date, fisele de consiliere, chestionare, interviuri, cereri de inscriere, studii, certificate de calificare etc

Logframe - Factorii externi

favorabili sau nefavorabili formulare consistenta: fie oportunitati, fie riscuri se includ numai cei cu impact semnificativ asupra proiectului se includ numai cei cu o probabilitate semnificativa de producere nu se includ cei care vor interveni cu siguranta sa fie monitorizabili (preferabil)

Estimarea resurselor

Graficul de desfasurare a activitatilor

Gantt Chart Simboluri utilizate
activitate eveniment

Graficul Gantt
Timp Activitate sau eveniment START 111 112 113 FINAL 5 10 15 20 25 30 35 40 45

Planificarea costurilor
Tipuri de costuri Estimarea costurilor pe activitate Estimarea costului total al proiectului Trasarea curbei costurilor

COSTURI SI BUGETE
Tipuri de costuri Estimarea costurilor Realizarea si utilizarea bugetelor

Tipuri de costuri
directe - indirecte
clasificare dupa continut administrabile - neadministrabile

Costuri directe/indirecte
functie de relatia cu activitatile proiectului
costuri directe - cele care pot fi asociate direct si complet unei activitati din proiect (salarii, materiale, costul intern al utilizarii unor utilaje si echipamente, subcontractari etc) costuri indirecte - cele care nu pot fi asociate direct si complet unei activitati a proiectului, sau intervin indiferent de realizarea sau nerealizarea proiectului (salarii personal auxiliar, materiale si echipamente de uz general, utilitati, chirii, comunicatii etc)

Costuri directe/indirecte
Costurile indirecte pot avea o parte fixa si una variabila cu volumul general al activitatii este de dorit ca cea mai mare parte a costurilor sa fie distribuite drept costuri directe nu exista o metoda obiectiva de distribuire (alocare) a costurilor indirecte
metoda contributiei metoda absorbtiei (a centrelor de cost) metoda stabilirii costurilor pe baza activitatilor desfasurate relatia dintre partea variabila si volumul general al activitatii poate imbraca diverse forme: proportionala, in trepte etc

Clasificarea costurilor dupa continut

costuri cu munca vie costuri cu materiale costuri cu echipamente costuri de transport costuri preliminare si generale costuri de subcontractare etc

Costuri administrabile/ neadministrabile

Diferentiere importanta in momentele de criza costuri administrabile - cele aflate in controlul echipei de proiect
ex: cheltuieli cu munca vie, subcontractare etc

costuri neadministrabile - stabilite prin mecanisme aflate in afara controlului echipei de proiect
ex: utilitati, taxe si impozite etc

Costing si estimarea costurilor

Costing: Estimare:
stabilirea costului total stabilirea costului prin de jos in sus, prin metode indirecte: insumarea directa a exeprienta unor costurilor confirmate proiecte sau activitati ale fiecarei anterioare, ipoteze de componente a proportionalitate etc proeictului

Factori care influenteaza estimarea costurilor

inflatia rata de schimb a monedei nationale volumul activitatii: nu exista intotdeauna proportionalitate directa intre costuri si volum, datorita: localizarea proiectului
indivizibilitatii factorilor tehnologici etc

baza de proiecte de referinta similare

reglementari locale grupuri de presiune etc

Costuri (cheltuieli) neprevazute

de acelasi tip cu costurile planificate
trebuie sa acopere aproximarea estimarii subestimari datorate definirii defectuoase a obiectivului sau unor erori de proiectare reluarea unor lucrari datorita unor erori de executie, unor materiale defecte etc sub-utilizarea unor resurse (personal, utilaje) datorita intarzierii unor activitati anterioare

de un tip neinclus in costurile planificate

erori de proiectare factori externi

Costuri (cheltuieli) neprevazute

capitol special in bugetul proiectului; de regula:
se refera numai la costuri suplimentare de acelasi tip cu cele planificate nu depasesc 10% din bugetul total administrarea lor se face intr-un regim special de confirmare cu managerul de nivel superior

parte a managementului riscurilor

Elaborarea bugetului...
este parte a managementului financiar al proiectului, alaturi de:
contabilitate si administrarea financiara analiza financiara aprovizionarea si managementul stocurilor contractari utilizarea unor servicii de specialitate

Elaborarea bugetului
Metoda bazei de precedenta principiu: bugetul necesar este bugetul proiectului de referinta corectat cu rata inflatiei(sau alt factor de corectie) dezavantaje:
descurajeaza preocuparea pentru cresterea eficientei dificil de utilizat in cazul proiectelor inovative uneori nu sunt disponibile informatii privind proiecte similare anterioare

Elaborarea bugetului
Metoda bazei zero principiu: fiecare articol de buget se estimeaza aici si acum, pe baza informatiilor directe de la furnizori, prestatori etc dezavantaje:
procesul poate fi foarte costisitor in etape avansate ale proiectului, revizuiri prin aceasta metoda pot implica modificari majore in organizarea proiectului

Avantajele bugetului ca instrument

asociat direct cu planificarea activitatilor sub-structurile organizationale ale proiectului isi (re)definesc obiectivele cu ocazia elaborarii bugetului elaborarea stimuleaza comunicarea in cadrul proiectului si contribuie la stingerea conflictelor asigura o baza pentru sistemul de monitorizare si control permite formularea de prioritati si responsabilitati clare pentru diferitele sub-structuri ale proiectului

Cum arata un buget ?

Nu exista un format unanim agreat ! o matrice grupand diferite tipuri de costuri, impartite pe (grupe de) activitati
totaluri pe linii (activitati), coloane (tipuri de costuri) si grupari ale acestora

poate fi completat cu:

lista cheltuielilor eligibile pentru fiecare tip de cost planificarea fluxurilor de numerar

Planificarea costurilor pe durata proiectului

Timp
Activitate
1
2 3
Cost/zi 100 100 100 0 150 200 100 50 200 150

$
9

8
150

150

Cost acumulat

100

200

300

300

450

650

850

1000

1150

Curba costurilor

100
48

Exercitiu

Elaborarea bugetului
Proces iterativ
Determinarea necesarului de fonduri Alocarea fondurilor pe activitati Verificarea acoperirii necesarului de fonduri

Efectuarea de rectificari

Ciclul se poate relua - uneori pana la finalizarea proiectului !

MONITORIZARE
O unealta de management Ajuta la urmarirea si intelegerea progresului facut in vederea realizarii obiectivelor proiectului Se concentreaza asupra analizei performantelor pe termen scurt comparate cu ceea ce s-a planificat

RECOMANDARI MONITORIZARE EFICIENTA

CE VOM MONITORIZA?
activitati Buget Personal rezultate

RECOMANDARI MONITORIZARE EFICIENTA

Cum se realizeaza? PRIN CE METODE?
Indicatori cantitativi (nr de beneficiari) Indicatori calitativi (grad de satisfactie)

Metode de colectare: jurnale observatii interviu chestionare Surse de colectare: Beneficiari Parteneri echipa

RECOMANDARI MONITORIZARE EFICIENTA

CINE O VA FACE? Toata echipa proiectului

RECOMANDARI MONITORIZARE EFICIENTA

CINE ESTE RESPONSABIL DE REALIZAREA EI?

MANAGER PROIECT

CONTROL
Analiza permanenta sau periodica a unei activitati, a unei situatii etc. pentru a urmari mersul ei si pentru a lua masuri de corectare sau de imbunatatire. Implica folosirea informatiei ca principala componenta a controlului

CONTROL
Un mod de a controla un proiect este acela ca fiecare membru al echipei sa detina controlul asupra propriiilor activitati Pentru ca un manager sa detina controlul la nivel macro trebuie ca acest control sa fie detinut la nivel micro

CONTROL ASUPRA PROIECTULUI

PROCES - TRAIECTORIE INCADRAREA IN PLANIFICAREA STABILITA (buget, agenda,sarcini) CALITATEA PROIECTULUI ATINGEREA PERFORMANENTELOR

CONTROL ASUPRA SARCINILOR

definiti clar ce aveti de facut. stabiliti-va scopul in ceea ce faceti faceti un plan personal privind indeplinirea sarcinilor stabiliti deprinderile si resursele necesare pentru indeplinirea sarcinilor asigurati-va ca rezultatele sunt cele preconizate

asigurati-va de limitele pe care le aveti in vederea luarii masurilor corective atunci cand este cazul

EVALUARE
O unealta de apreciere Masoara in mod global, rezultatele, obiectivele si impactul proiectului Asigura date pentru proiecte similare in viitor Se poate face la finalul proiectului sau se pot face si evaluari intermediare

RAPORT DE EVALUARE
CE SE EVALUEAZA? proces cum? produs ce? CUM SE EVALUEAZA? Metode Cine? Evaluator intern si/sau externi Criterii de evaluare: indicatori cantitativi si calitativi Metode de colectare: interviu, chestionare etc

OBTINEREA UNEI FINANTARI

APELURI DE PROPUNERI sau LICITAII DE PROIECTE

I. Lansarea apelului anun n pres

Pachetul de documente: 1. Ghidul solicitantului 2. Cererea de finanare 3. Buget 4. Matrice logic 5. Rate per-diem 6. Condiii speciale

Condiii generale Proceduri achiziii Cerere de plat Fi de identificare financiar Manual de identitate vizual CV (format european) Declaraie de imparialitate Rezumat n englez.

II. Perioad de elaborare i documentare suplimentar III. Primirea propunerilor III. Evaluarea propunerilor a) Conformitate administrativ i eligibilitate b) Evaluare tehnic IV. Anunarea rezultatelor V. Semnarea contractelor.

Ghidul Solicitantului
Eligibilitate Cine? Ce? Ct? Unde?

Documente necesare (anexe).

Cererea de finanare
I. Aciunea II. Solicitantul III. Parteneri la proiect IV. Declaraia solicitantului

1. DESCRIERE
1.1 Titlu 1.2 Localizare 1.3 Suma solicitat 1.4 Rezumat 1.5 Obiective 1.6 Justificare
a. relevana pt obiective b. relevana pt prioriti c. nevoi i constrngeri d. grupuri int e. motive alegere gr. int f. relevan pt gr. int

1.7 Descrierea activitilor

1.8 Metodologie
a. metode de implementare b. justificarea alegerii metodologiei c. continuarea unui proiect anterior d. evaluare intern e. rolul partenerilor f. justificarea alegerii partenerilor g. echipa de proiect propus h. promovarea proiectului

1.9 Planul de aciune

2. REZULTATE ATEPTATE
2.1 Impactul asupra gr. int a) situaia gr. int b) capaciti tehnice i manageriale mbuntite 2.2 Publicaii i alte rezultate 2.3 Efecte multiplicatoare 2.4 Impactul pe termen scurt i lung a) financiar b) instituional c) politici.

3. BUGETUL

4. SURSE DE FINANARE ESTIMATE

II. SOLICITANTUL
1. Identitate 2. Date despre banc 3. Descrierea solicitantului 3.1 cnd a fost nfiinat organizaia 3.2 activiti curente 3.3 comitetul de conducere 4. Capacitatea de management 4.1 experien n derularea de proiecte asemntoare 4.2 Resurse 5. Alte cerei de finanare la UE 5.1 finanate deja 5.2 n curs de analiz.

III. PARTENERI
1. Descrierea partenerilor 2. Declaraia de parteneriat

! - att de solicitant ct i de fiecare partener

IV. DECLARAIA SOLICITANTULUI

V. REZUMAT N ENGLEZ DECLARAIA DE IMPARIALITATE