MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA MANEJO DE CAJA CHICA

ANTECEDENTES En el marco de la dinmica estructural y administrativa de la Empresa CONSVAR SRL, existe la necesidad de implantar un Manual de Procedimientos para el "Manejo de Caja Chica, de manera que este instrumento permita agilizar las contrataciones menores directas as como tambin efectuar un adecuado manejo operativo de los citados recursos por parte de los empleados o trabajadores responsables en la Institucin. OBJETIVOS DE CAJA CHICA Y/O FONDO ROTATIVO Objetivo General Agilizar las adquisiciones de bienes y servicios menores directos y de emergencia de la Empresa. Objetivos Especficos Permitir la correcta utilizacin de los fondos asignados para gastos menores directos, evitando el trmite frecuente de cheques. Facilitar el proceso de contabilizacin y registro de las erogaciones menores de manera integral, efectuadas en todas las dependencias de la Institucin. Establecer un control eficiente sobre gastos menores. Regular los procesos operativos de los gastos efectuados por Caja Chica o Fondo rotativo. DEFINICIONES Caja chica.- Es el desembolso de recursos autorizados por la Gerencia General y/o la Jefatura de Finanzas, en favor de la Asistente de Gerencia, con destino a gastos menores directos y de emergencia, resultantes del proceso operativo de la Empresa. Cuanta.- Es la cantidad de recursos monetarios fijada por el Gerente General, previo anlisis de la oportunidad del gasto con la Direccin de Gestin y Finanzas, con destino de recursos para la caja chica arriba mencionados. Responsable de Caja Chica.- Es el empleado o trabajador de la Empresa habilitado, (Asistente Administrativa), al que bajo garanta, se le entrega recursos con cargo a rendicin de cuenta documentada, para su manejo y administracin, mediante un memorndum de designacin como responsable de caja chica. RESPONSABILIDADES La responsabilidad sobre el uso adecuado de los fondos en caja chica descansa exclusivamente en el funcionario que los tienen bajo su custodia y el departamento financiero que debe vigilar para que todos los gastos realizados por caja chica estn de acuerdo con los procedimientos aqu establecidos. NORMAS ESPECFICAS Y PROCEDIMIENTOS 1. La caja chica funciona bajo el sistema de fondo fijo, sujeto a reembolsos contra presentacin de justificativos o comprobantes de pago. El monto mximo de cada gasto ser de Bs.1.500 para la caja chica.

2. Se prohbe destinar fondos de Caja Chica para efectuar prstamos, cambiar cheques o pagar, combustibles, tarjetas de presentacin personal, herramientas, equipo menor, viticos o cualquier operacin diferente a su propia finalidad. Adems no deben adquirir artculos que son incluidos en compras de la Empresa. 3. Cuando el funcionario reciba un fondo de caja chica este deber firmar un documento de constancia al recibir los fondos. 4. Todos los pagos que se hagan debern ser aprobados por el jefe inmediato del responsable de caja chica. 5. El encargado de la caja chica debe solicitar a la Gerencia General, el reembolso de los gastos cuando los mismos, hayan alcanzado un monto que no sea inferior al 25% ni superior al 80% de su fondo fijo, para trabajar con el remanente mientras se tramita la reposicin. 6. Se deber anotar en cada factura el nmero de la cuenta contable a la cual debe cargar su importe, con lapicero rojo u otro color diferente al detalle de la factura. Cuando el vendedor sea una persona jurdica la factura debe estar debidamente membretada, especificndose en ella todos los datos requeridos. Las facturas deben estar hechas a nombre de CONSVAR SRL, identificando la fecha en que se hizo la compra, todos los datos deben ser claros y no se admitirn borrones o tachaduras. 7. Queda totalmente prohibido el fraccionamiento de las compras que se hacen por medio de la Caja Chica con el fin de eludir los trmites de compra establecidos por la Gerencia General, los comprobantes de gastos adjuntos a las solicitudes de reintegro deben contener el sello de cancelado y/o la firma del responsable de la casa comercial vendedora. 8. Los comprobantes y justificativos cancelados con fondos de Caja Chica deben contener la firma de recibido conforme del funcionario que recibi los bienes o servicios. 10. Es obligacin del encargado de la Caja Chica identificar, con el sello de "Pagado con Caja Chica" todos los comprobantes de gastos pagados con dinero de este fondo. 11. Es obligacin del encargado de la Caja Chica, cada vez que solicite un reembolso, efectuar un arqueo del fondo, para cerciorarse que el total de comprobantes de gastos ms el efectivo en caja, es igual al fondo fijo asignado. 12. El encargado de caja chica efectuar semanalmente un informe el arqueo, debidamente firmado y lo guardar como parte del archivo de la caja por mes. El arqueo contendr necesariamente la aprobacin de quien ejerce las funciones de jefe inmediato. 13. Cuando de un arqueo sorpresivo por parte del Jefe del Departamento de Finanzas, al encargado de Caja Chica, resultase algn faltante, deber ser repuesto inmediatamente en presencia del que hace el arqueo, para as completar el monto del fondo fijo. Asimismo, si hubiese un sobrante, el mismo ser depositado en la caja central del Tesorero en forma inmediata. El Jefe del Departamento de Finanzas, informar de tales anomalas al Director de Gestin y Finanzas, y conjuntamente al Gerente General.

14. Cuando un encargado de caja chica, cese en sus funciones o se ausente por largo tiempo de su trabajo por cualquier motivo, debe solicitar a la Gerencia General, efectuar el traspaso de los fondos a la persona que l asigne para responsabilizarse de los mismos. Ese traspaso se har nuevamente al reingresar a sus funciones el titular responsable de la Caja Chica. REPOSICION DEL FONDO El responsable designado para la administracin de la Caja Chica deber presentar obligatoriamente, el cuadro de resumen de Caja Chica, utilizando el formulario respectivo al que se adjuntarn todos los vales de Caja Chica, pre-numerados, certificados por el responsable de la caja y autorizados por el jefe inmediato. Se acompaaran, los originales de: facturas, notas o boletas de venta, liquidaciones de compra de bienes o prestacin de servicios, tickets o vales emitidos por mquinas registradoras u otros que, por su contenido y sistema de emisin, permitan un adecuado control del gasto. Al finalizar el ejercicio econmico mensual vigente, el responsable encargado del manejo, presentarn al Departamento financiero la justificacin del gasto efectuado con el ltimo fondo asignado dentro de los cinco das posteriores a la finalizacin del ejercicio, y el saldo no utilizado ser tomado en cuenta para la reposicin al iniciarse el siguiente perodo. El Informe de caja Chica y los comprobantes de gastos debern ser presentados para su reembolso antes de transcurridos 60 das desde la fecha de emisin. Los documentos que incumplan esta disposicin sern rechazados y no se autorizar su respectivo reembolso. El cheque que se gire para el reembolso de los gastos de caja chica debe ser a nombre del encargado del fondo de caja chica, para establecer responsabilidades en cuanto a su buen manejo y custodia FORMULARIOS.Para efectos de justificacin del gasto y reposicin del fondo, se establecen los siguientes documentos: a) Formulario resumen de caja chica; b) Formulario vale de caja chica; c) Formularios de las casas comerciales o empresas proveedoras de bienes o servicios, tales como facturas, notas o boletas de venta, liquidaciones de compra de bienes o prestacin de servicios, tickets o vales emitidos por mquinas registradoras u otros que por su contenido y sistema de emisin permitan un adecuado control del gasto efectuado. UTILIZACION DEL FONDO El Fondo Fijo de Caja Chica servir para pagar las obligaciones derivadas de las transacciones indicadas anteriormente, tales como: a) Pago de luz, agua, telfono, expensas comunes; b) Adquisicin y reparaciones pequeas para las instalaciones de agua, energa elctrica, telfono, plomera y albailera, en las oficinas y dependencias de la empresa;

c) Adquisicin de repuestos y accesorios para los vehculos, con valor y cantidad, no susceptibles de adquirir a travs de la cancelacin mediante cheque, de ser el caso, as como la mano de obra que demande su instalacin o reparacin; d) Adquisicin de suministros de oficina, materiales de aseo y limpieza de menor cuanta que, por su naturaleza, no sean susceptibles de mantener en existencia en almacenes; e) Transporte y movilizacin local de funcionarios debidamente autorizados; f) Otros similares por su cuanta y objeto. http://www.mmaya.gob.bo/web_anexo/reglamento_institucional/caja_chica.pdf

A. PREPARACION DE FORUMULARIOS 1. Informe de Caja Chica Se preparar este formulario segn las siguientes explicaciones y la referencia numrica del modelo Que se adjunta como anexo III. a. A cargo de: Nombre completo del custodio o encargado de la Caja Chica. b. Fecha: Da y mes del informe. c. Departamento: Identificacin o nombre del departamento donde opera la Caja Chica. d. Contabilidad: se anota cada uno de los pagos identificando cada comprobante con un nmero en orden consecutivo, fecha, nmero de cuenta a la cual debe cargarse el gasto, detalle de la compra o gasto, nmero de factura, monto en moneda local y en dlares. e. Despus de sumar el total de los desembolsos correspondientes se incluye el saldo de la caja chica donde dice "Efectivo en Caja Chica" y al final el total de las dos cantidades, el cual debe ser igual al monto fijo asignado a cada caja chica. f. El responsable revisar la caja chica en el departamento de contabilidad debe llevar un control de los cheques girados y los gastos reportados de cada caja chica donde se especifiquen reportes registrados y presentados a la Contabilidad para su reembolso. g. Hecho por: Aqu debe firmar la persona encargada de elaborar el formulario. h. Revisado por: Firma de la persona designada para revisar los datos presentados en el formulario, generalmente debe ser firmado por el jefe del departamento o unidad. i. Aprobado por: Firma de la persona a quin se le ha delegado la responsabilidad de aprobar la revisin y el reembolso de los gastos. 2. "Arqueo de caja chica" Se prepara este formulario segn las siguientes explicaciones: (ver anexo IV) a. Fecha: Da, mes y el ao b. A las: se indicar la hora exacta en que se prctica el arqueo. c. A cargo y bajo la responsabilidad de: Nombre del encargado o responsable de la Caja Chica.

d. Departamento de: Identificacin o nombre del departamento que opera la Caja Chica e. Fondo fijo asignado: Se anotar el monto fijo con que opera la Caja Chica. f. Detalle de los valores encontrados: Detalle de los fondos en efectivo. g. Vales: El Monto de los vales realizados y pendientes de liquidar, los cuales no deben exceder del monto mximo aprobado, no deben tener ms de 24 horas de haberse emitido, y deben estar debidamente firmados. h. Facturas: Se anotar el monto total de las facturas originales que dan respaldo a las erogaciones de dinero hechas, las cuales en forma individual no deben exceder del monto mximo autorizado, ni deben contener borrones, tachaduras, alteraciones y las fechas que indiquen dichos documentos deben ser posteriores a la del ltimo reembolso. i. Total de valores: Se sumarn los montos consignados en los puntos (f), (g) y (h) anteriores, siendo este el total de valores y documentos en poder del custodio de la caja Chica. j. Diferencia: La diferencia puede ser sobrante o faltante. Si es un sobrante deber depositarse ste en la caja general de Centro. Si es un faltante de poca importancia relativa, el custodio del fondo lo cubrir de su bolsillo. En Caso de que el faltante sea de consideracin, deber comunicarse de inmediato al Director Financiero. h. Observaciones: se anota cualquier situacin anormal o poco recomendable que llame la atencin sobre el control y manejo de los fondos i. Arqueo hecho por: Debe indicarse el nombre de la persona que realiz el arqueo, firma y posicin.

j. Responsable de Caja Chica: En esta lnea debe firmar el encargado del manejo de la caja chica. 3. "Vale Provisional de Caja Chica" (Ver anexo V ). 4. "Acta por cambio de Llaves" (Ver anexo VI )