AUDITUL CALITII

n contextul preocuprilor actuale de implementare a unor sisteme ale calitii, potrivit standardelor din familia ISO 9000, auditul este considerat un instrument esenial pentru realizarea obiectivelor organizaiei, n acest domeniu. Scopul principal al auditului calitii este de a evalua aciunile corective necesare pentru eliminarea deficienelor i posibilitile de mbuntire a sistemului calitii organizaiei, a proceselor sale, a produselor i serviciilor pe care le ofer. Pe de alt parte, certificarea sistemelor calitii, a crei importan a crescut n ultimii ani, presupune efectuarea unor audituri ale acestor sisteme, n raport cu standardele internaionale i europene, aplicabile n domeniu. 4.1 Cadrul conceptual al auditului calitii Termenul de audit provine de la verbul audio, care n limba latin nseamn a asculta. n evul mediu acest termen era utilizat n sensul de a asculta prile implicate ntr-un proces. Ulterior a cptat o larg extindere, n rile anglo-saxone i n Frana, n domeniul reviziilor contabile, inclusiv al Curii de Conturi. Astfel, n dicionarul anglo-francez Hachett, din anul 1934, auditul este definit ca reprezentnd verificarea conturilor de ctre experi. Potrivit Websters Encyclopedic, prin audit se nelege examinarea oficial sau verificarea conturilor i nregistrrilor, n special a conturilor financiare. Aceeai semnificaie este dat termenului de audit n dicionarele aprute n ara noastr: audit: verificare,revizie a conturilor, bilan, a verifica conturi; audit: revizie (contabil). Un sens larg dau acestui termen enciclopediile britanice, potrivit crora prin audit se nelege o examinare a unei situaii, ntr-un anumit sector. n domeniul managementului calitii , termenul de audit este utilizat in sensul de examinare a calitii n ansamblu. Standardul ISO 9000:2006 definete auditul calitii ca reprezentnd o examinare sistematica i independenta, efectuat pentru a determina dac activitile i rezultatele lor, referitoare la calitate, corespund dispoziiilor prestabilite, dac aceste dispoziii sunt efectiv implementare i corespunztoare pentru realizarea obiectivelor. Auditurile calitii reprezint, prin urmare, examinri sistematice ale activitilor i rezultatele acestora, referitoare la calitate, fiind planificate i programate n funcie de natura i 1

importana activitilor respective. Ele sunt, pe de alt parte, examinri independente, n sensul c trebuie conduse de persoane care nu au responsabiliti directe n domeniile audiate. Prin auditurile calitii se evalueaz: sistemul calitii organizaiei n ansamblu sau elemente ale acestuia; procesele organizaiei; rezultatele proceselor (produse, servicii). Aceast evaluare se realizeaz in raport cu dispoziiile prestabilite (standardele aplicabile, manualul calitii, proceduri, instruciuni, specificaii tehnice), pentru a stabili n ce msur ele sunt respectate. Auditul calitii nu se rezum ns numai la stabilirea acestei corespondene, ci urmrete evaluarea eficacitii dispoziiilor n realizarea obiectivelor propuse n domeniul calitii. Pe baza rezultatelor auditului calitii, vor fi definite aciunile corective necesare. Aceste aciuni au n vedere identificarea i eliminarea cauzelor neconformitilor constatate, n scopul prevenirii repetrii lor. Aciunile corective pot implica modificri n proceduri i n sistemul calitii, astfel nct s se asigure mbuntirea calitii n fiecare dintre etapele traiectoriei produsului. Nu trebuie confundat auditul cu activitile de supraveghere a calitii, sau cu cele de inspecie, care au ca scop inerea sub control a unui proces, respectiv acceptarea unui anumit produs. Eficacitatea auditurilor calitii depinde foarte mult de competena i experiena auditorilor. Prin auditor (n domeniul calitii) se nelege o persoan care are calificarea necesar pentru a efectua audituri ale calitii. El trebuie sa fie autorizat pentru efectuarea unui anumit audit. 4.2 Obiectivele generale i importana auditului calitii Auditul calitii poate fi efectuat n urmtoarele scopuri principale: evaluarea conformitii proceselor i rezultatelor acestor procese (produse, servicii) cu un anumit standard sau cu un alt document normative; evaluarea conformitii unor elemente ale sistemului calitii sau a sistemului n ansamblu cu cerinele specificate; identificarea punctelor critice, surse ale deficienelor, n desfurarea activitilor din organizaie; iniierea msurilor corective i de mbuntire necesare, privind procesele i rezultatele acestor procese (produse, servicii); urmrirea aplicrii msurilor corective i de mbuntire stabilite. 2

O organizaie poate hotr, prin urmare, efectuarea unor audituri periodice pentru a stabili dac produsele n curs de fabricaie sau cele noi corespund cerinelor specificate (n standarde sau n alte documente normative) i pentru a evalua n ce msur procesele sunt inute sub control. Pe de alt parte, auditurile pot fi efectuate pentru evaluarea sistemului calitii organizaiei, n raport cu un anumit standard, sau pentru a verifica dac acest sistem este implementat i satisface n mod constant cerinele prestabilite. Prin auditul calitii organizaia urmrete, de asemenea, identificarea punctelor critice, n vederea reducerii costurilor referitoare la calitate, ca i supravegherea aplicrii msurilor corective stabilite. Pe baza rezultatelor pot fi mai bine fundamentate aciunile de mbuntire a calitii proceselor, produselor i a sistemului calitii organizaiei. n msura n care aceste audituri sunt corect planificate i programate, innd seama de natura i importana activitilor i sunt efectuate de auditori calificai, se poate ajunge la micorarea continu a abaterilor i implicit la creterea gradului de satisfacere a cerinelor. (fig. 4.1)

Fig. 4.1 Eficiena auditurilor calitii 4.3 Tipuri de audituri ale calitii Prin auditurile calitii pot fi evaluate produse, servicii, procese sau sistemul calitii unei organizaii. n funcie de obiectul lor, auditurile calitii sunt de trei tipuri (fig. 4.2): 3

auditul calitii produsului/serviciului; auditul calitii procesului; auditul sistemului calitii. Auditul calitii

Auditul calitii produsului/serviciului

Auditul calitii procesului

Auditul sistemului calitii

Fig. 4.2 Tipuri de auditori ale calitii, n funcie de obiectul lor Pe de alt parte, auditurile calitii pot fi efectuate n scopuri interne sau externe. n mod corespunztor, deosebim audituri interne i externe ale calitii (fig. 4.3) Auditurile interne ale calitii au ca scop evaluarea aciunilor corective sau de mbuntire necesare, n cadrul propriei organizaii. Ele sunt efectuate de organizaia nsi, fiind denumite audituri prima parte (first part audits). De regul, aceste audituri reprezint o combinaie ntre auditul calitii produsului/ serviciului, procesului i sistemului calitii organizaiei. Auditul calitii

Audituri interne (prima parte)

Audituri externe

Audituri secund parte

Audituri ter parte

Fig. 4.3 Tipuri de audituri ale calitii, n funcie de scopul lor Auditurile externe ale calitii au ca scop principal obinerea unei dovezi privind capacitatea furnizorului de a asigura obinerea calitii cerute. Ele sunt efectuate i n vederea nregistrrii (certificrii) sistemului calitii unei organizaii. Auditurile externe, efectuate de beneficiari ai organizaiei prin auditori proprii, n scopul evalurii sistemului calitii acestuia, sunt denumite audituri secund parte (second-part audits).

Auditurile externe, efectuate de un organism neutru, la cererea organizaiei care dorete auditarea sistemului calitii sau la cererea unei alte pri (beneficiar al organizaiei sau un organism independent), sunt denumite audituri ter parte (third-part audits). Relaiile dintre organizaia auditat, beneficiar i organismul neutru, n cazul celor trei niveluri de auditare a sistemului calitii, sunt evideniate n figura 4.4. Productor Primul nivel
Dezvoltare, Aprovizionare, Producie

Declaraia productorului Livreaz produse i servicii

Certificarea sistemului calitii

Audit intern Constatarea conformitii sistemului calitii Audit secund parte Audit ter parte

Nivelul al doilea

Beneficiar Comand i utilizeaz produsele i serviciile Constatarea conformitii sistemului calitii Organism neutru Evaluarea sistemului calitii

Nivelul al treilea

nu

Fig. 4.4 Relaiile dintre organizaia auditat, beneficiar i organismul neutru, n cazul celor trei niveluri de auditare a sistemului calitii innd seama de scopul in care sunt efectuate unele, audituri au denumiri specifice. Astfel,de exemplu, auditul sistemului calitii efectuat de o ter parte, n scopul certificrii, este denumit audit de certificare. naintea auditului propriu-zis de certificare se efectueaz un audit de preevaluare (preaudit). Pe de alt parte, dup certificarea sistemului calitii se efectueaz auditul de supraveghere, pentru a verifica dac se asigur respectarea cerinelor stabilite. 4.4 Auditul calitii produsului 4.4.1 Obiectivele auditului calitii produsului Auditul calitii produsului servete pentru evaluare conformitii caracteristicilor de calitate a unui produs finit sau semifinit (componente, pri constructive) cu cerinele clientului sau cu cerinele specifice in documentele de referin (standarde, specificaii tehnice, documente de

fabricaie). Cu acest prilej sunt verificate i documentele de referin, pentru a se stabili dac sunt corespunztoare pentru realizarea obiectivelor preconizate n domeniul calitii produselor. Auditul nu se rezum ns numai la o simpl examinare a calitii produsului, ci are n vedere evaluarea eficacitii msurilor de asigurare a calitii, referitoare la produsul respectiv. Pe baza rezultatului auditului calitii pot fi stabilite msurile corective sau de mbuntire necesare, privind produsul auditat. Pentru efectuarea auditului calitii produsului se iau n considerare procedurile sistemului calitii, specificaia produsului, caietul de sarcini, documentele i mijloacele de fabricaie i inspecie corespunztoare. 4.4.2 Metodologia auditului calitii produsului Efectuarea unui audit al calitii produsului presupune, de regul, parcurgerea urmtoarelor etape mai importante (fig. 4.5): examinarea produsului n raport cu documentele de referin, in relaie cu procesele implicate in realizarea produsului i cu materiile prime,materialele care au fost utilizate; elaborarea raportului de examinare, cu specificarea clar a neconformitilor constatate; analiza neconformitilor i a cauzelor acestora; stabilirea msurilor corective sau de mbuntire necesare; supravegherea aplicrii msurilor corective sau de mbuntire stabilite. Se recomand ca necesitatea i frecvena auditurilor calitii produselor s fie fcut de compartimentul calitate din organizaie (serviciul de asigurare a calitii). Independent de aceast programare, trebuie asigurat posibilitatea efecturii unor audituri ori de cte ori este necesar, de exemplu, n cazul unor produse reclamate de beneficiari sau care prezint neconformiti majore sau repetate. Raportul ntocmit la finalizarea auditului trebuie s conin toate rezultatele inspeciilor i ncercrilor efectuate, identificndu-se neconformitile i cauzele acestora, pentru a se putea stabili cele mai potrivite msuri corective sau de mbuntire a calitii produsului.

Auditul calitii produsului Examinarea produsului n raport cu: Caietul de sarcini Specificaia produsului

Examinarea produsului n relaie cu: Mediul Materialele prelucrate

Elaborare Raport de examinare Analiza neconformitilor Analiza cauzelor neconformitilor

Stabilire Msuri corective Supravegherea aplicrii msurilor corective Fig. 4.5 Metodologia general a unui audit al calitii produsului 4.5 Auditul calitii procesului 4.5.1 Obiectivele auditului calitii procesului Auditul calitii procesului servete pentru evaluarea conformitii unui proces (de proiectare, producie, administrativ) cu cerinele clientului sau cu cerinele specificate n documentele de referin (proceduri i instruciuni de lucru, reete, specificaiile tehnice ale produselor realizate, prin procesul respectiv). Ca i n cazul auditul calitii produsului, sunt verificate i documentele de referin, pentru a stabili dac sunt corespunztoare pentru realizarea obiectivelor preconizate, referitoare la procesul auditat. Prin auditul calitii procesului se urmrete, de asemenea, eficacitatea msurilor de asigurare a calitii, referitoare la procesul respectiv, stabilindu-se msurile corective de mbuntire necesare. 7

Auditul calitii procesului se bazeaz pe procedurile corespunztoare ale sistemului calitii, documentele referitoare la desfurarea, supravegherea i inspecia procesului respectiv. Se iau n considerare i cerinele referitoare la calificarea personalului implicat n procesul auditat. 4.5.2 Metodologia auditului calitii procesului Efectuarea unui audit al calitii procesului presupune, de regul, parcurgerea urmtoarelor etape (fig. 4.6): Auditul calitii proceselor Examinare Documente de referin Echipamente (maini, instalaii) Echipamente de inspecie Materii prime, materiale Produse (componente) Date referitoare la calitate Liste de verificare Raport de examinare Raport de audit Analize Dezvoltarea produsului Echipamente Planificarea fabricaiei Desfurarea procesului Aprovizionare Supraveghere Msuri corective Fig. 4.6 Metodologia general a auditului calitii procesului examinarea tuturor elementelor relevante pentru calitatea procesului auditat : valabilitatea documentelor referitoare la proces instruciuni de lucru, de inspecie, desene) 8

Elaborare

Stabilire msuri corective pentru:

 capacitatea echipamentelor (maini, instalaii) privind realizarea calitii cerute; starea echipamentelor de inspecie i corectitudinea utilizrii acestora; analizele referitoare la materiile prime, materialele prelucrate prin procesul respective; rezultatele ncercrilor efectuate n cazul pieselor (componentelor) la care se aplica autocontrolul; elaborarea unor documente menionate (liste de verificare, raport de examinare); elaborarea raportului de audit, cu specificarea clar a neconformitilor constatate; analiza neconformitilor i a cauzelor acestora; stabilirea msurilor corective sau de mbuntire necesare; pot fi fcute propuneri privind: modificarea echipamentelor utilizate n cadrul procesului respectiv; perfecionarea planificrii fabricaiei; modificarea structurii procesului de fabricaie; perfecionarea metodologiei de asigurare a calitii materiilor prime, materialelor prelucrate; corectarea desfurrii anumitor faze ale procesului; supravegherea aplicrii msurilor corective sau de mbuntire stabilite. Este recomandabil ca aceste audituri s fie programate i efectuate n mod sistematic, cel puin o dat pe an, pentru toate procesele organizaiei, acordndu-se prioritate proceselor complexe, celor cu numr mare de componente intermediare realizate sau avnd anumite particulariti tehnologice. Concluziile raportului de audit trebuie aduse la cunotin efilor compartimentelor ale cror procese au fost auditate, pentru a fi luate msurile corective sau de mbuntire necesare. 4.6 Auditul sistemelor calitii 4.6.1 Obiectivele auditului sistemelor calitii Auditurile sistemelor calitii sunt efectuate n urmtoarele scopuri principale: determinarea conformitii elementelor sistemului calitii cu cerinele specifice n documentele de referin (standarde sau alte documente normative aplicabile); determinarea eficacitii sistemului calitii privind realizarea obiectivelor stabilite n domeniul calitii; mbuntirea sistemului calitii organizaiei auditate; satisfacerea unor cerine reglementare; 9

nregistrarea (certificarea) sistemului calitii organizaiei auditate. Auditurile sistemelor calitii pot fi realizate n scopuri interne i externe. Astfel, o

organizaie poate hotr efectuarea unor audituri pentru evaluarea propriului sistem al calitii, n raport cu un anumit standard, sau pentru a verifica dac acest sistem este implementat i satisface n permanen cerinele prescrise. Prin aceast evaluare se urmrete determinarea conformitii elementelor sistemului calitii cu cerinele specificate, n toate etapele realizrii produselor, stabilindu-se aciunile corective necesare pentru eliminarea neconformitilor. Folosirea n acest scop a unui sistem de punctaj, cu reprezentarea grafic a rezultatelor evalurii fiecrui element al sistemului calitii, poate fi deosebit de util (fig. 4.7). Prin auditul sistemului calitii organizaia i poate propune, de asemenea, evaluarea eficacitii acestui sistem, ca i a documentaiei aferente, privind realizarea obiectivelor pe care i le-a propus n domeniul calitii. Pag. Auditul sistemului calitii (fi de evaluare) 1/1 ntreprindere: Auditor: Data: Elementele sistemului Punctaj Punctaj Gradul de ndeplinire a cerinelor calitii maxim obinut 20 40 60 80 100 Rspunderea conducerii 40 35 88 Sistemul calitii 60 50 83 Analiza contractului 40 35 88 .. Instruire 70 60 86 Servicii asociate 50 65 70 Tehnici statistice 50 50 100

Nr. crt. 1 2 3 18 19 20

100%

Evoluia gradului de ndeplinire a cerinelor

1/90

2/90

1/91

2/91

1/92

Fig. 4.7 Auditul sistemului calitii (evaluarea gradului de ndeplinire a cerinelor) Pot fi, astfel, mai bine fundamentate msurile de mbuntire a sistemului calitii n ansamblu, cu implicaii favorabile asupra desfurrii tuturor activitilor de management al 10

calitii. Pe de alt parte, beneficiarii pot hotr evaluarea sistemului calitii unui furnizor, fie nainte de stabilirea unor relaii contractuale, fie dup ncheierea contractului. Printr-o auditare precontractual se verific n ce msur sistemul calitii furnizorului permite satisfacerea unor cerine privind calitatea produselor pe care le utilizeaz. Un asemenea audit prezint i avantajul c evideniaz msurile de mbuntire necesare pentru a asigura, de exemplu, stabilirea judicioas a termenelor de livrare, astfel nct acestea s poat fi respectate, elaborarea corespunztoare a comenzilor. Toate aceste aspecte, dac nu sunt puse la punct nainte de ncheierea contractului, pot genera, ulterior, divergene. Prin efectuarea unui audit al sistemului calitii furnizorului, dup ncheierea contractului, se verific dac acest sistem asigur, n mod constant, satisfacerea cerinelor contractuale, referitoare la calitate. Independent de eventualele relaii contractuale ale unei organizaii cu beneficiarii si, auditarea sistemului calitii acesteia poate fi cerut de organisme independente, n dou scopuri principale: pentru a determina dac acest sistem permite inerea sub control a produselor furnizate de organizaie, astfel nct s poat fi satisfcute cerinele reglementare (de exemplu, n cazul produselor alimentare, farmaceutice) sau atunci cnd dorete nregistrarea (certificarea) sistemului calitii organizaiei auditate. Auditurile sistemului calitii se realizeaz pe baza urmtoarelor documente : standardele referitoare la sistemul calitii, manualul calitii, procedurile sistemului calitii, procedurile operaionale, instruciunile de lucru, documentele de inspecie, specificaii tehnice, proceduri referitoare la costurile calitii. 4.6.2 Metodologia auditului sistemelor calitii Standardul internaional ISO 10011 stabilete principiile, criteriile, practicile de baz i furnizeaz linii directoare pentru planificarea, efectuarea i documentarea auditului sistemelor calitii. El prevede, de asemenea, criteriile minime cerute pentru calificarea auditorilor i liniile directoare pentru managementul programelor de audit. Acest standard a fost adoptat i de ara noastr ca standard naional. 11

Potrivit prevederilor sale, efectuarea unui audit al sistemului calitii presupune parcurgerea urmtoarelor etape: declanarea, pregtirea i realizarea auditului, elaborarea documentelor acestuia, ncheierea auditului i urmrirea implementrii aciunilor corective (fig. 4.8). Auditul sistemelor calitii Obiectul auditului Declanarea auditului Frecvena auditului Examinarea preliminar Planul de audit Pregtirea auditului Organiz. echipei de audit Stab. documentelor de lucru Reuniunea de deschidere Efectuarea auditului Examinarea sist. calitii Reuniunea de ncheiere Elaborarea i gestionarea documentelor auditului Raportul de audit Difuzare raport audit Pstrarea doc. auditului ncheierea auditului Urmrirea aciunilor corective Fig. 4.8 Metodologia auditului sistemelor calitii, potrivit standardului ISO 10011-1 a) Declanarea auditului presupune stabilirea obiectului auditului, frecvenei acestuia i examinarea preliminar (prin auditul de preevaluare). Obiectul auditului este stabilit de client. Se recomand ca aceast decizie s fie luat mpreun cu auditorul ef, putnd fi consultat i organizaia auditat. Clientul stabilete, de asemenea, standardele sau documentele de referin pentru efectuarea auditului sistemului calitii. Frecvena auditurilor este stabilit tot de ctre client, n funcie de eventualele modificri importante intervenite n managementul organizaiei, care ar putea afecta sistemul calitii 12 Culegerea dovezilor Observaiile auditorilor

acestuia, de modificrile aduse n mod direct sistemului. Pot fi luate n considerare i concluziile auditurilor anterioare. Examinarea preliminar (auditul de preevaluare) const n analiza documentaiei referitoare la metodele utilizate de cel audiat pentru satisfacerea cerinelor sistemului calitii. Principalul document analizat este manualul calitii sau un document echivalent cu acesta. Dac, urmare a acestei examinri, rezult c sistemul calitii descris de cel audiat nu este corespunztor pentru satisfacerea cerinelor, se recomand ca auditul propriu-zis s fie efectuat dup rezolvarea problemelor constatate. b) Pregtirea auditului presupune elaborarea unui plan de audit, organizarea echipei de audit i stabilirea documentelor de lucru, care vor fi utilizate pe parcursul desfurrii auditului. Planul de audit trebuie aprobat de client i comunicat auditorilor i celui auditat. Se recomand ca acest plan s fie astfel conceput nct s aib flexibilitatea necesar pentru a putea fi adaptat unor situaii concrete, pe baza informaiilor obinute n timpul efecturii auditului. Planul de audit poate cuprinde elementele menionate n tabelul 4.1. Organizarea echipei de audit. Auditul sistemului calitii poate fi efectuat de unul sau mai muli auditori. Responsabilitatea general a auditului revine auditorului ef (lead auditor). El trebuie s aib capacitatea, experiena i autoritatea necesar pentru a lua deciziile referitoare la conducerea auditului, n toate fazele desfurrii acestuia. Auditorul ef stabilete atribuiile fiecrui auditor din cadrul echipei de audit, pe elemente ale sistemului calitii sau pe compartimentele organizaiei. Echipa de audit poate cuprinde i experi, specialiti n domeniul respectiv, auditori n curs de formare sau observatori, n condiiile acceptrii lor de ctre client, cel audiat i de responsabilul auditului. Principalele atribuii ale unui auditor i ale auditorului ef sunt menionate n tabelul 4.2 Stabilirea documentelor de lucru. Pentru facilitarea desfurrii auditului i pentru consemnarea i raportarea concluziilor pot fi utilizate urmtoarele tipuri de documente: liste de verificare, pentru evaluarea fiecrui element al sistemului calitii (elaborate, de regul de auditorul desemnat pentru auditarea acestor elemente); formulare pentru raportarea observaiilor auditorului; formulare pentru documentarea dovezilor care vor servi la fundamentarea concluziilor finale ale auditorilor. Documentele de lucru trebuie astfel concepute nct s nu limiteze activitile sau investigaiile suplimentare, care pot deveni necesare pe parcursul desfurrii auditului.

13

Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Tabelul 4.1 Coninutul planului de audit Elementele planului de audit Obiectivele i domeniul auditului Identitatea persoanelor care au responsabiliti directe referitoare la obiectivele i domeniul auditului Identificarea documentelor de referin (standarde ISO, manualul calitii, etc.) Identitatea membrilor echipei de audit Limba utilizat n timpul auditului Perioada i locul efecturii auditului Identificarea entitilor organizatorice care trebuie auditate Data i durata fiecrei activiti desfurate n cadrul auditului Programul reuniunilor cu conducerea organizaiei auditate Cerine privind confidenialitatea informaiilor Lista de difuzare a raportului de audit i data prevzut pentru difuzare

c) Efectuarea auditului presupune parcurgerea a trei etape: reuniunea de deschidere, examinarea propriu-zis a elementelor sistemului calitii i reuniunea de ncheiere a auditului. Reuniunea de deschidere are loc n urmtoarele scopuri: prezentarea membrilor echipei de audit conducerii organizaiei auditate, discutarea obiectivelor i domeniului de aplicare al auditului, prezentarea succint a metodelor i procedurilor care vor fi utilizate pentru efectuarea auditului, determinarea sistemului oficial de comunicare ntre echipa de audit i cel auditat, confirmarea asigurrii mijloacelor i facilitilor necesare efecturii auditului, confirmarea datei la care va avea loc reuniunea de ncheiere, precum i reuniunile intermediare ale echipei de audit cu conducerea organizaiei, clarificarea detaliilor de audit. Tabelul 4.2 Principalele responsabiliti ale auditorului i ale auditorului ef Auditor Auditor ef ndeplinirea cerinelor auditului Comunicarea i clarificarea cerinelor auditului Pregtirea i ndeplinirea eficient a responsabilitilor atribuite Consemnarea observaiilor personale Stabilirea echipei de audit Elaborarea planului de audit Pregtirea documentelor de lucru

Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Prezentarea echipei de audit conducerii organizaiei Raportarea rezultatelor auditului Conducerea discuiilor Verificarea eficacitii msurilor Evaluarea i prezentarea rezultatelor corective (dac o cere clientul) auditului Pstrarea i asigurarea securitii Elaborarea raportului de audit documentelor referitoare la audit Cooperarea cu responsabilul de audit i Urmrirea aplicrii msurilor corective sprijinirea acestuia n realizarea sau de mbuntire stabilite 14

Nr. crt. atribuiilor sale

Auditor

Auditor ef

Examinarea sistemului calitii, sau a unor elemente ale acestuia, presupune culegerea dovezilor i formularea observaiilor auditorilor. Culegerea dovezilor se realizeaz prin analiza documentelor, chestionarea personalului implicat n domeniul auditat i prin observarea direct a desfurrii activitilor n domeniul respectiv. Observaiile auditorilor, formulate dup auditarea tuturor activitilor, sunt analizate de echipa de audit, pentru a se stabili care din ele vor fi raportate ca neconformiti. Aceste neconformiti trebuie s fie documentate clar i concis i demonstrate pe baza unor dovezi corespunztoare. Identificarea neconformitilor se realizeaz n raport cu cerinele specificate n standard sau n alte documente de referin ale auditului. Se recomand ca observaiile s fie analizate de auditorul ef, mpreun cu reprezentantul conducerii organizaiei auditate.

n mod obinuit, neconformitile constatate cu prilejul auditului se clasific, n funcie de gravitatea lor, n dou categorii: majore i minore. Aceast delimitare este important n luarea deciziei de aprobare/certificare a sistemului calitii organizaiei. Neconformitile majore se refer la nesatisfacerea cerinelor standardului de referin, care afecteaz ntr-o msur important implementarea sau meninerea sistemului calitii. Exemple tipice de asemenea neconformiti sunt considerate urmtoarele: definirea i documentarea necorespunztoare a politicii organizaiei referitoare la calitate sau a procedurilor sistemului calitii; cerinele prevzute n procedurile sistemului calitii nu au fost documentate ntr-o msur semnificativ; o cerin specificat de standardul de referin, relevant pentru o anumit activitate, nu a fost menionat; nregistrrile referitoare la calitate nu demonstreaz funcionarea eficient a sistemului calitii. n cazul constatrii unor neconformiti majore, echipa de audit nu recomand aprobarea/certificarea sistemului calitii organizaiei auditate. Neconformitile minore sunt neconformiti izolate sau sporadice, care nu afecteaz n mod semnificativ implementarea sau meninerea sistemului calitii. Exemple tipice de asemenea neconformiti sunt considerate urmtoarele: 15

 existena unor abateri minore n implementarea procedurilor documentate ale sistemului calitii. Unele nregistrri referitoare la calitate sunt incomplete, astfel nct nu pot servi la demonstrarea funcionrii corespunztoare a sistemului; Stadiul confirmrii metrologice a unor echipamente de ncercri nu este identificat; Unele documente referitoare la sistemul calitii nu sunt semnate sau nu exist alte dovezi privind aprobarea lor. n cazul constatrii unor neconformiti minore, echipa de audit recomand aprobarea/certificarea sistemului calitii organizaiei auditate, urmnd ca verificarea implementrii aciunilor corective necesare s se fac, de regul, cu prilejul auditului de supraveghere. Pentru ca o neconformitate s poat fi considerat minor, este important ca aceasta s apar n mod izolat. n caz contrar, poate deveni o neconformitate major. Reuniunea de ncheiere cu conducerea organizaiei are loc nainte de elaborarea raportului de audit. La aceast reuniune particip i responsabilii domeniilor auditate. Auditorul ef prezint constatrile echipei de audit i concluziile acesteia privind eficacitatea sistemului calitii n realizarea obiectivelor. Auditorii pot face recomandri, dac acest lucru este cerut de organizaia auditat, privind mbuntirea sistemului calitii. d) Elaborarea i gestionarea documentelor auditului. Principalul document cu care se finalizeaz auditul sistemului calitii este raportul de audit. Elaborarea raportului de audit se realizeaz sub coordonarea auditorului ef. Acest raport poate conine elementele prezentate n tabelul 4.3. Difuzarea raportului de audit. Raportul de audit este predat clientului, de ctre auditorul ef. Clientul este cel care pune la dispoziia conducerii organizaiei auditate un exemplar al acestui raport. Difuzarea raportului ctre teri este posibil numai cu acordul celui auditat. Pstrarea documentelor auditului se realizeaz potrivit celor stabilite de comun acord, de ctre client, organismul auditor i cel auditat. Tabelul 4.3 Coninutul raportului de audit Elementele raportului de audit Obiectivele i domeniul auditului Detalii privind: planul de audit, identitatea membrilor echipei de audit, a reprezentanilor auditatului, data efecturii auditului, identificarea organizaiei auditate Identificarea documentelor de referin ale auditului Neconformitile constatate Aprecierile echipei de audit privind conformitatea sistemului calitii cu referenialul stabilit Aprecierile echipei de audit privind eficacitatea sistemului calitii n realizarea obiectivelor 16

Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Nr. crt. 7.

Elementele raportului de audit Lista de difuzare a raportului de audit

e) ncheierea auditului. Auditul se consider ncheiat atunci cnd raportul de audit a fost predat clientului. f) Urmrirea aciunilor corective. Responsabilitatea stabilirii aciunilor corective pentru eliminarea neconformitilor identificate cu prilejul auditului, sau a cauzelor acestora, revine organizaiei auditate. Responsabilitatea auditorului se limiteaz la identificarea neconformitilor. Clientul, mpreun cu cel auditat, poate stabili, dup consultarea organismului auditor, data finalizrii aciunilor corective i a auditurilor de urmrire (follow-up audits) . Dup verificarea implementrii aciunilor corective, organismul auditor poate elabora un raport de urmrire pe care-l va difuza n acelai mod ca i raportul de audit iniial.

17