6M_Managementul proiectelor

6M_Instrumente/tehnici specifice n scrierea unei cereri de finanare de succes 27.04.2011, Carmen Rbonu
6M_Managementul_proiectelor_Instrumente_specifice

-2-

Ce este o cerere de finanare?

CEREREA DE FINANARE este un document scris prin care se solicit sprijinul (material sau financiar) cuiva din afara organizaiei (finaator) n vederea implementarii unui proiect. Altfel spus, cererea de finanare este un document - propunere de proiect prin care organizatia i vinde idea de proiect unui finanator.
-3-

O propunere bun . . .
ncepe cu o idee bun... Este bine documentat. Descrie nevoia proiectului, obiectivele, Atinge prioritile activitile, rezultatele finanatorului. preconizate, modul de evaluare, Este corect scris, sustenabilitatea i urmrind instruciunile graficul de timp. de redactare. Demonstreaz eficiena cheltuirii banilor alocai.

6M_Managementul_proiectelor_Instrumente_specifice

-4-

Ce este un proiect?
PROIECTUL este o succesiune de sarcini (aciuni) planificate, concepute cu scopul atingerii unor rezultate ateptate, ntr-o perioad de timp bine delimitat i n limita unui buget dat (sum de bani).

Scopul proiectului e o schimbare, care ncearc s rezolve o problem existent pentru un numr ct mai mare de oameni.
6M_Managementul_proiectelor_Instrumente_specifice

-5-

ORDINEA DE SCRIERE a cererii de finanare

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Elemente cheie de baz ProblemA Scopul Obiectivele Beneficiarii Metode Activiti Grafic de timp Rezultate Evaluare i monitorizare Buget i rentabilitate costuri
6M_Managementul_proiectelor_Instrumente_specifice

Elemente de pia/ marketing 10. Justificarea necesitii proiectului 11. Durabilitate 12. Introducerea 13. Pagina de titlu 14. Rezumat 15. Anexe 16. Scrisoarea de intenie/ carta proiectului

-6-

ORDINEA DE CITIRE (prezentare a cererii de finanare)

1. Scrisoarea de intenie/ Carta 2. Pagina de titlu 3. Rezumat 4. Introducerea 5. Problema 6. Scopul 7. Justificarea necesitii 8. Obiective
6M_Managementul_proiectelor_Instrumente_specifice

9. Beneficiari 10. Metode - Activiti 11. Grafic de timp 12. Rezultate 13. Evaluare i monitorizare 14. Sustenabilitate/finanare ulterioar/durabilitate 15. Buget 16. Anexe
-7-

Ciclul de via al unui proiect

I. Iniiere

II. Planificare V. Finalizare

IV. Execuie
6M_Managementul_proiectelor_Instrumente_specifice

III. Aprobare finanare

-8-

ETAPELE PROIECTULUI
I. Iniierea/ Concepia ideii de proiect - Identificarea problemei (legtura dintre beneficiarul proiectului i finanator), definirea scopului proiectului, a stakeholders, a rezultatelor - Estimarea resurselor necesare II. Planificarea/ redactarea ideii de proiect - Realizarea unei planificari a activitilor alocnd buget, responsabiliti i deadline pentru fiecare activitate.
6M_Managementul_proiectelor_Instrumente_specifice

-9-

III. Evaluare cerere i aprobare finanare IV. Realizare/Implementare - Pregtirea i derularea activitilor - Monitorizarea/ Urmrirea permanent a costurilor i activitilor, realizarea sarcinilor, ncadrarea n timpii programai - Diseminarea i evaluarea periodic a modului cum s-au realizat activitile - Realizarea de rapoarte periodice IV. Incheiere Finalizarea tuturor angajamentelor i contractelor legate de proiect; Evaluarea final; Srbtorirea; Raportarea final; Evaluare post-proiect.
6M_Managementul_proiectelor_Instrumente_specifice

- 10 -

ntrebri cheie n faza de iniiere

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Cine este eligibil? Cnd este deadline-ul? Care este valoarea grantului? Care este nivelul minim al cofinanrii? Cofinanarea/ contribuia proprie poate s fie i n natur sau e obligatoriu s fie numerar? Cte proiecte pot fi depuse de acelai aplicant? Cte proiecte pot fi finanate pentru acelai aplicant? Care este grupul int asupra cruia proiectul trebuie s aib un impact pozitiv? Ce problem are acest -grup int? - 11

6M_Managementul_proiectelor_Instrumente_specifice

ntrebri cheie n faza de iniiere

10.Ce documente oficiale trebuie anexate? 11.De unde poate fi descrcat formularul de aplicaie? 12.Exist un numr minim/maxim de pagini? 13.Unde trebuie depus propunerea? 14.Cine este persoana de contact din partea autoritii contractante (telefon/e-mail)? 15.n cte exemplare se depune propunerea de proiect? Cte n original? Exist subscriere electronic? 16.Care sunt obiectivele propunerii de proiect?
- 12 -

Rspunsul la aceste ntrebri

Etapa de analiz: 1. Analiza actorilor-cheie implicai n proiect (Stakeholders Analysis), 2. Analiza problemei (Arborele problemei), 3. Analiza obiectivelor (Arborele obiectivelor), 4. Analiza strategiilor (Analysis of Strategies) Etapa de planificare: (Logframe matrix)
6M_Managementul_proiectelor_Instrumente_specifice

Matricea

logic

- 13 -

Analiza problemei
1. !!! - problema este o stare negativ de fapt i nu lipsa unei soluii. 2. !!! n cadrul unei cereri de finanare vorbim despre probleme specifice organizaiei/ comunitii i nu despre probleme generale. PROBLEMA SPECIFIC este formulat ca un enun ce descrie o situaie actual, o anumit nevoie a societii, care afecteaz anumii oameni sau situaii, ntr-un loc anume, pe o anumit perioad de timp.
6M_Managementul_proiectelor_Instrumente_specifice

- 14 -

Arborele problemelor (AP)

Este un metod/ instrument care permite: analiza unei situaii existente i identificarea problemelor cheie n contextul acestora; vizualizarea problemelor n forma unei diagrame\arbore (relaie cauz-efect).

6M_Managementul_proiectelor_Instrumente_specifice

Oglinda arborilor decizionali

- 15 -

Arborele problemelor (AP)

Dac vrei s rezolvi o problem, trateaz cauza, nu efectele!

Arborele problemei este un instrument util n: Identificarea i documentarea problemei. Evidenierea cauzelor ce genereaz problema i efectelor subsecvente. Definirea scopului, obiectivelor, rezultatelor ateptate. Aceast metod are la baz ideea c orice problem este cauzat de existena i aciunea a o serie de factori i c, la rndul ei, reprezint o cauz pentru alte probleme.
6M_Managementul_proiectelor_Instrumente_specifice

- 16 -

Etape n metoda AP
1.Enunarea ct mai multor probleme existene la un moment dat ntr-un domeniu dat; 2.Identificarea legturilor de cauzalitate ntre problemele identificate i ordonarea problemelor n funcie de aceste legturi; 3.Alegerea problemei care este abordabil (rezolvabil) determinnd rezultate importante pentru grupul de beneficiari; 4.Identificarea problemelor-cauz i a problemelor-efect ale problemei alese i stabilirea obiectivelor pornind de la cauze i a rezultatelor ateptate pornind de la efecte.
6M_Managementul_proiectelor_Instrumente_specifice

- 17 -

ntrebri utile n formularea unei probleme

1.Care este problema (n ce const starea negativ pe care dorii sa o schimbai prin proiect)? 2.Cine are problema menionat? Cte persoane sau subieci? 3.Unde sunt localizai beneficiarii (geografic)? 4.De cnd exist problema/cnd se manifest? (periodic, de la un anumit moment, permanent) 5.Care sunt probele care v sprijin afirmaiile? (statistici/studii/analize) 6.De ce organizaia dumneavoastr este cea mai n msur s abordeze aceast problem? (reprezentativitate, succese anterioare, resurse umane i materiale disponibile)
6M_Managementul_proiectelor_Instrumente_specifice

- 18 -

Analiza problemelor
DE CE EXIST ACEAST PROBLEM (identificnd cauzele imediate sau mai profunde ale problemei funcie de cte de ce-uri succesive exista in jurul problemei). Procesul de rezolvare a problemei nsemnnd de fapt, abordarea ctor mai multe din radacinile (cauzele) problemei. CE SE NTAMPL DAC PROBLEMA NU ESTE REZOLVAT (aflnd astfel consecinele/ efectele problemei analizate).
6M_Managementul_proiectelor_Instrumente_specifice

- 19 -

Exemplu de analiz a problemei

6M_Managementul_proiectelor_Instrumente_specifice

- 20 -

Analiza obiectivelor (soluiilor)

1.Identific cele mai potrivite soluii ale problemei 2.Descrie situaia creat dup soluionarea problemei; 3.Verific ierarhia obiectivelor; 4.Ilustreaz relaia mijloace-finaliti sub forma unei diagrame (nu este altceva dect transpunerea n form pozitiv a diagramei Ishikawa/os de pete). 5.Conduce la o structur cu aceeai logic cauzal, de jos n sus: mijloacele sunt necesare pentru obinerea rezultatelor, care mpreun servesc la atingerea scopului proiectului.
6M_Managementul_proiectelor_Instrumente_specifice

- 21 -

Scopul
Este convertirea n forma pozitiv a problemei pe care dorim s o rezolvm. Descrie situaia dorit ca urmare a implementrii proiectului - rezolvarea problemei n totalitate sau ntr-o anumit proporie. s fie atractiv pentru grupurile implicate s justifice necesitatea proiectului, Scopul s fie exprimat ca stare nu ca proces, trebuie s nu conin n enun conjuncia i, astfel s-ar nelege c sunt formulate dou scopuri, s rezolve problema iniial (total sau ntr-o anumit proporie).
6M_Managementul_proiectelor_Instrumente_specifice

- 22 -

Scopul i obiectivele
Scopul e legat de aspiraii, rezultat i viziune. El este divizat n obiective. Obiectivele ndeplinite vor avea un efect asupra mediului politic, economic, social etc. Obiectivele reprezint paii ce trebuie fcui pentru a atinge scopul proiectului. n enunarea obiectivelor trebuie evitat confundarea lor cu metodele-activitile. Obiectivele sunt un punct final, sau jaloane spre un punct final, n timp ce metodele sunt drumul pe care se ajunge acolo.
- 23 -

ntrebri ajuttoare pentru formularea obiectivelor

Care sunt zonele cheie (rdcinile - cauzele problemei) pe care dorim s le schimbm prin acest proiect? Care este segmentul de populaie care va fi implicat n schimbare? Care este direcia schimbrii pe care o dorim? (cretere sau mbuntire, descretere sau reducere) Care este gradul sau proporia schimbrii? Care este termenul (sau intervalul de timp) prevzut pentru atingerea gradului de schimbare?
- 24 -

Metoda SMART de formulare a obiectivelor

Specific - este obiectivul clar:
Ce vreau s fac? - exprimat prin verb de aciune. De ce este important aceast aciune? Cine este grupul-int care va face aciunea? Cum, unde, cnd se va realiza aciunea?

Msurabil - sunt msurabile rezultatele? Abordabil - realizabil n timpul propus? Realist - are organizaia resursele (abiliti, bani, echipamente) necesare pentru atingerea lui? T - ncadrare n timp - exist un termen limit?
6M_Managementul_proiectelor_Instrumente_specifice

- 25 -

Scrierea unui proiect de succes... cere informaii

temeinice, originalitate, timp, rbdare i noroc Cererea de finanare este clar i logic elaborat i uor de studiat, chiar dac ideea proiectului nu este neaprat extrem de novatoare; ncadrare foarte bun n obiectivele i prioritile programului de finanare; Planificare atent care poate fi respectat la implementare; Indicatori clar definii, msurabili; Proiectul este sustenabil - poate continua n condiii normale dup terminarea finanrii nerambursabile;
- 26 -

Un proiect de succes...
Bugetul este clar i suficient de detaliat; Cheltuielile sunt absolut necesare pentru funcionarea proiectului; Rezultatele au o probabilitate mare de a fi realizate; Persoanele care vor lucra n cadrul proiectului au experiena necesar; Solicitantul are experien n managementul de proiecte; Exist o comunicare foarte bun ntre beneficiar i finanator, ncepnd din faza de elaborare a proiectului i continund pe parcursul implementarii sale.
6M_Managementul_proiectelor_Instrumente_specifice

- 27 -

6M_Managementul_proiectelor_Instrumente_specifice

- 28 -