Curs Access

SUPORT DE CURS
Baze de date AGORA SOFTWARE

TRAINING CENTER
UNUNEA EUROPEAN pag. 1
PROGRAM FNAN|AT DE PHARE
Baze de date
ACCESS
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
CUPRINS
1. Utilizarea aplica[iei Access ................................................................................................................. 4
1.1. Concepte generale privind bazele de date ................................................................................. 4
1.2. Primii pai n lucrul cu baze de date ........................................................................................... 6
1.2.1. Deschiderea i nchiderea unei aplica[ii de baze de date ..................................................... 6
1.2.2. Deschiderea unei baze de date existente.............................................................................. 7
1.2.3. Crearea unei baze de date nou ........................................................................................... 9
1.2.4. Salvarea unei baze de date................................................................................................. 10
1.2.5. Utilizarea func[iei Help ......................................................................................................... 10
1.2.6. nchiderea unei baze de date .............................................................................................. 11
1.2.7. Schimbarea modului de vizualizare..................................................................................... 12
2. Tabele............................................................................................................................................... 13
2.1. Opera[iile principale .................................................................................................................. 13
2.1.1. Crearea unei tabele cu diferite atribute................................................................................ 13
2.1.2. Adugarea, tergerea, parcurgerea nregistrrilor ntr-o tabel .......................................... 14
2.1.3. Adugarea unui atribut nou unei tabele existente ............................................................... 15
2.1.4. Modificarea, tergerea datelor unei nregistrri i salvarea tabelei ..................................... 15
2.1.5. Utilizarea comenzii Undo ..................................................................................................... 15
2.1.6. Stergerea unei tabele........................................................................................................... 15
2.2. Definirea cheilor unei tabele ..................................................................................................... 16
2.2.1. Definirea cheii primare a unei tabele ................................................................................... 16
2.2.2. Crearea unui index............................................................................................................... 17
2.3. Structura unei tabele................................................................................................................. 18
2.3.1. Schimbarea propriet[ilor unui atribut.................................................................................. 18
2.3.2. Crearea unei reguli de validare............................................................................................ 18
2.3.3. Schimbarea dimensiunii unei coloane ntr-o tabela............................................................. 20
2.3.4. Mutarea unei coloane ntr-o tabela...................................................................................... 20
2.4. Legturile unei tabele................................................................................................................ 21
2.4.1. Crearea unei legturi ntre doua tabele ............................................................................... 21
2.4.2. Stergerea legturilor ntre dou tabele ................................................................................ 23
3. Formularele....................................................................................................................................... 24
3.1. Lucrul cu formularele................................................................................................................. 24
3.1.1. Deschiderea unui formular................................................................................................... 24
3.1.2. Crearea i salvarea unui formular........................................................................................ 25
3.1.3. Utilizarea unei formulare pentru a introduce i modifica date ntr-o tabel ......................... 27
3.1.4. Parcurgerea nregistrrilor utiliznd formularele.................................................................. 28
3.1.5. Adugarea i modificarea textului n antet i subsol ........................................................... 29
3.1.6. Stergerea unui formular ....................................................................................................... 30
3.1.7. Salvarea i nchiderea unei formular ................................................................................... 30
4. Prelucrarea datelor ........................................................................................................................... 31
4.1. Opera[ii de cutare i filtrare..................................................................................................... 31
4.1.1. Folosirea func[iei de cutare, pentru gsirea unei nregistrri ............................................ 31
4.1.2. Aplicarea unui filtru asupra unei tabele................................................................................ 31
4.1.3. Stergerea unui filtru.............................................................................................................. 32
4.2. nterogarea bazei de date......................................................................................................... 32
4.2.1. Crearea unei interogri (query)............................................................................................ 32
4.2.2. Modificarea unei interogri .................................................................................................. 34
4.2.3. Rularea unei interogri......................................................................................................... 35
4.2.4. Salvarea, tergerea i nchiderea unei interogri ................................................................ 35
5. Rapoarte ........................................................................................................................................... 37
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
5.1. Lucrul cu rapoartele .................................................................................................................. 37
5.1.1. Crearea i salvarea unui raport ........................................................................................... 37
5.1.2. Adugarea, modificarea antetului i subsolului unui raport. ................................................ 40
5.1.3. Salvarea, tergerea i nchiderea unui raport...................................................................... 42
5.1.4. Gruparea datelor dup diferite atribute................................................................................ 42
6. Pregtirea rezultatelor ...................................................................................................................... 44
6.1. Pregtirea pentru imprimare ..................................................................................................... 44
6.1.1. Vizualizarea nainte de imprimare a unui raport, formular, tabel....................................... 44
6.1.2. Modificarea orientrii i a dimensiunii paginii unui raport .................................................... 44
6.2. Op[iuni pentru mprimare .......................................................................................................... 45
6.2.1. mprimarea unei pagini, a nregistrrilor selectate sau a ntregii tabele.............................. 45
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
1. UtiIizarea apIica|iei Access
1.1. Concepte generaIe privind bazeIe de date
Evolu[ia diferitelor metode i tehnici de organizare a datelor, pe suporturi de
memorie extern, a fost determinat de necesitatea de a avea un acces ct mai
rapid i mai uor la un volum ct mai mare de date. Datele stocate i prelucrate sunt
foarte complexe cu foarte multe interdependen[e, lucru ce a fcut necesar apari[ia
bazelor de date.
O baz de date reprezint un ansamblu de date, organizate coerent,
structurate cu o redundan[ minim, accesibile ct mai multor utilizatori n acelai
timp.
Deci, o baz de date este un ansamblu de colec[ii de date cunoscute sub
denumirea de tabel (pentru bazele de date rela[ionale) i obiect (pentru bazele de
date orientate obiect).
Lumea real con[ine diferite obiecte pe care e vom numi entit|i. Aceste
entit[i au anumite caracteristici (propriet[i), pe care e vom numi atributeIe
entit|iIor, aceste atribute pot lua anumite valori. n acest context informa[ia se
poate defini ca fiind format din:
entitate (obiectul informa[iei);
atribut (propriet[ile entit[ii)
valoare (msura propriet[ii).
De exemplu entitatea angajat este format din atributeIe nume, vrsta, ani
vechime, care au diferite vaIori
Toate aceste date sunt organizate n tabele. 0 baz de date este format din
mai multe tabeIe cu diferite Iegturi ntre eIe. Pentru a defini o tabel sunt
necesare urmtoarele elemente:
DomeniuI de vaIori - reprezint un ansamblu de valori caracterizate printr-
un nume, ce poate fi definit implicit sau explicit.
AtributuI - reprezint o coloana dintr-o tabela caracterizat printr-un nume.
Acesta de obicei semnific valorile luate dintr-un domeniu corespunztor. Mai multe
atribute pot lua valori din acelai domeniu. Pntru a defini o baz de date este nevoie
de:
TabeIa - reprezint un produs cartezian dintre mai multe domenii,
caracterizat printr-un nume. 0 foaie de calcul din Excel se poate considera o tabel,
unde pe prima linie sunt trecute domeniile ce
apar[in tabelei, iar apoi se trec datele
corespunztoare acestor domenii, unde de
exemplu, domeniuI 1 se refera la sexul unor
persoane, iar domeniuI 2 se poate referi la
vrsta persoanelor respective.
DomeniuI
1
DomeniuI
2
M 12
F 45
M 21
F 32
F 43
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
LegturiIe dintre tabele
De exemplu sa construim o tabela pentru entitatea Angajat.
Oricare dintre aceste coloane reprezint un atribut al entit[ii angajat
Entitate angajat
Nume Vrsta Ani
vechime
SaIariu
brut
Numr
copii
Vasile
Violeta
32 6 22200000 1
on
Popescu
45 14 45000000 3
Orice rnd reprezint o nregistrare a tabelei
0 baz de date este format din mai muIte tabeIe cu diferite Iegturi.
Tipurile de legturi dintre doua tabele pot fi urmtoarele:
1:1 - Iegtura de tip unii Ia unu cnd unei nregistrri dintr-o tabel i
corespunde o singura nregistrare n cealalt tabel;
1:M - Iegtura de tip unu Ia muI|i cnd unei nregistrri dintr-o tabel i
corespund mai multe nregistrri n cealalt tabel;
M:N - Iegtura de tip muI|i Ia muI|i cnd mai multor nregistrri dintr-o
tabel i corespund mai multe nregistrri n cealalt tabel.
Uneori ntr-o tabel exist foarte multe date, de aceea se recomand
ierarhizarea datelor din tabel, pentru a putea fi regsite ct mai uor. De aceea
pentru anumite tabele se recomand construirea indecilor. Cu ajutorul unui index
datele din tabel se pot regsi foarte uor (de exemplu pute[i construi un index care
s ordoneze date din tabel n ordine cresctoare a anilor de vechime).
Orice tabel trebuie s aib definit o cheie. Cheia unei tabele reprezint un
ansamblu minim de atribute care identific o nregistrare dintr-o tabel.
Cheia poate fi format dintr-un singur atribut (cheie simpl) sau din mai multe
atribute (cheie compus). Determinarea cheii necesit cunoaterea semnifica[iilor
atributelor din tabel. La un moment dat ntr-o tabel pot exista mai multe atribute cu
proprietatea c pot identifica o nregistrare, aceste combina[ii se numesc chei
candidate. Dintre aceste chei candidate se alege o combina[ie care se folosete
efectiv. Aceast combina[ie folosit se numete cheie primar. Aceast cheie
primar va identifica n mod unic o nregistrare din tabel. Dac ntr-o tabel un
atribut sau ansamblu de atribute ia valori n acelai domeniu ca i cheia primar a
unei tabele, atunci acest ansamblu de atribute se numete cheie extern.
ntr-o baz de date exist diferite legturi ntre tabele. Este foarte important de
definit restric[iile referitoare la legturile existente ntre tabele. De exemplu putem
avea tabela Angajat i tabela Copii. Tabela angajat are o legtur de tip unu la mul[i
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
cu tabela copii deoarece un angajat poate avea mai mul[i copii. Este foarte important
de definit restric[iile acestor legturi. Aceste restric[ii se refer la tergerea datelor, la
introducerea datelor sau la modificarea unor date. De exemplu nu se poate terge o
nregistrare din tabela Angajat dac aceasta are nregistrri n tabela copii, deoarece
n acest caz n tabela copii ar exista nregistrri care nu ar avea corespondent n
tabela Angajat.
1.2. Primii pai n IucruI cu baze de date
1.2.1. Deschiderea i nchiderea unei apIica|ii de baze de date
Pentru a deschide aplica[ia de baze de date exista mai multe posibilit[i:
Din meniuI Start - Programs - Microsoft Access
Dac exist o pictogram pe ecran sub care scrie Microsoft Access se
poate porni aplica[ia printr-un dublu clic pe aceast iconi[.
n acest moment pe ecranul monitorului apare imaginea specific acestui
program ce con[ine: o bar de meniu, o bar de instrumente, i altele.
Pentru a nchide aplica[ia se va alege op[iunea Ieire (Exit) din meniul Fiier
(FiIe) sau se va nchide printr-un clic pe butonul din dreapta sus a ferestrei.
Apsa[i acest buton pentru a nchide aplica[ia
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
1.2.2. Deschiderea unei baze de date existente
Pentru a deschide o baz de date existent se poate alege ntre urmtoarele
posibilit[i:
Avnd aplica[ia Microsoft Access deschis se poate alege din meniul FiIe
op[iunea Open sau se poate apsa pe pictograma existent n bara de sub
meniul FiIe .
Se observ c i apsarea tastelor CtrI + O realizeaz deschiderea unei baze
de date existent.
Apare urmtoarea fereastr de dialog, n care preciza[i locul unde este fiierul
ce trebuie deschis. Deschiderea bazei de date se poate realiza:
printr-un dublu clic pe numele bazei de date;
printr-un clic efectuat pe butonul Open, dup ce fiierul dorit a fost selectat;
De aici alege[i calea unde se afl baza de date
Numele bazei de date Tipul bazei de date
Dac ave[i deschis fereastra ExpIorer, atunci baza de date se poate
deschide printr-un dublu clic pe fiierul dorit.
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
Mai ave[i dou posibilit[i de deschidere a bazelor de date deja create:
1. Prin meniul Start n documentele recent create:
2. De obicei n partea de jos a meniului FiIe, exist n ordinea folosirii ultimele
fiiere accesate (aproximativ 4-5 fiiere). Printr-un clic pe cel dorit se efectueaz
deschiderea lui (doar n cazul n care acest fiier nu a fost mutat, ters sau
redenumit).
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
1.2.3. Crearea unei baze de date nou
0 baz de date nou, se poate deschide prin op[iunea New din meniul FiIe,
sau printr-un clic pe simbolul din bara de instrumente .
Se observ c i prin apsarea tastelor CtrI+N se realizeaz crearea unei baze
de date.
alt posibilitate de creare a unei baze de date nou dac ave[i fereastra
ExpIorer deschis, este: clic dreapta n directorul n care vre[i s salva[i
baza de date i apoi alegerea op[iunii New Microsoft Access AppIication
(ApIica|ie Microsoft Access).
Pentru a salva un fiier Access, se apeleaz func[ia Save din meniul FiIe,
sau se apas pictograma existent n bara de sub meniul FiIe .
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
Se observ c i prin apsarea tastelor CtrI+S se realizeaz salvarea unui fiier
Access.
1.2.4. SaIvarea unei baze de date
Atunci cnd a[i ales crearea unei baze de date noi, pe ecran apare fereastra
FiIe New Database (Fiier nou Baz de date), n care vi se cere s preciza[i
loca[ia noii baze de date, precum i numele acesteia.
Calea unde va fi salvat noua baz de date
Numele noii baze de date Pentru a crea baza de date apsa[i butonul Creare
1.2.5. UtiIizarea func|iei HeIp
Pute[i apela sistemul Ajutor pentru a va oferi asisten[, defini[ii pentru
instrumentele de baz, sau sfaturi privind modalit[i rapide de executare a unor
ac[iuni.
Helpul se poate accesa prin lansarea comenzii Ajutor pentru Microsoft
Access din meniului Ajutor, sau direct prin apsarea butonului Ajutor de pe bara de
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
instrumente Standard.
Va apare pe ecran o fereastr, mpr[it n dou sec[iuni. n sec[iunea din
partea stng sunt dou butoane, Contents i Search. Daca apsa[i butonul
Contents va aprea o lista cu toate domeniile despre care pute[i afla informa[ii.
Apsnd pe semnul ,+ din fa[a fiecrui titlu ve[i avea acces la toate subdomeniile
existente ale Ajutorului.
Apsnd butonul Search ve[i putea cuta informa[iile necesare, tastnd cuvinte
cheie n csu[a de text i apoi dnd comanda List Topics.
Prin apsarea comenzii din meniul Ajutor, Ce este aceasta?, cursorului
mouse-ului i se va aduga un semn al ntrebrii. Dnd clic cu acest cursor pe
diversele op[iuni de meniu sau pe butoanele de pe bara de instrumente ve[i ob[ine
diverse informa[ii despre ce face fiecare dintre acestea.
Pentru a afla ce valori trebui s introduce[i n diferitele csu[e de text, ce fac
anumite butoane ce apar n diferite casete de dialog, apsa[i pe butonul Help din
bara de titlu a casetei de dialog. Cursorului mouse-ului i se va ataa un semn al
ntrebrii. Fcnd clic cu acest cursor pe casetele derulante, pe butoane, pe casetele
de text pute[i ob[ine informa[ii despre rolul fiecreia dintre ele.
1.2.6. nchiderea unei baze de date
Pentru a nchide o baz de date, fr a nchide i aplica[ia Access ce este
necesar pentru utilizri ulterioare, se utilizeaz urmtoarea comand:
FiIe - CIose
sau se apas butonul existent n col[ul din dreapta sus al bazei de date .
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
1.2.7. Schimbarea moduIui de vizuaIizare
Microsoft Access ofer mult mai multe instrumente dect sunt prezente ini[ial.
Aceste pictograme se pot aduga sau terge din bara de instrumente dup
preferin[ele fiecrui utilizator. Adugarea sau tergerea barelor se ob[ine prin
deschiderea meniului View -TooIbars. Doar prin simpla apsare a mouse-ului se pot
activa i alte bare de instrumente Toate barele active la un anumit moment sunt
marcate (cu o bif), dar pentru a dezactiva una dintre ele este suficient s apsa[i o
singur dat pe numele acesteia.
Nu se recomand folosirea unui numr prea mare de bare de instrumente
deoarece micoreaz spa[iul dedicat lucrului cu baza de date.
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
2. TabeIe
2.1. Opera|iiIe principaIe
2.1.1. Crearea unei tabeIe cu diferite atribute
Dup ce a[i ales crearea unei baze de date noi si a[i introdus noua denumire a
bazei de date ct i locul unde va fi salvat, pe ecran apare fereastra bazei de date.
n aceast fereastra, n partea stng, ave[i afiat tot ceea ce pute[i realiza ntr-
o baz de date. Pute[i realiza tabele, rapoarte, formulare de introducere a datelor
ntr-o tabel, ct i diferite interogri asupra unor tabele.
Pentru a crea o tabel nou, va trebui s apsa[i butonul TabeIe (TabIes) i
apoi da[i dublu clic pe op[iunea Creare tabeI n moduI VizuaIizare proiect (Create
tabIe in Design view). Alege[i aceast op[iune pentru a v defini propriet[ile
atributelor. n cazul celorlalte op[iuni nu v pute[i stabili propriet[ile atributelor.
Acum, pe ecran, va aprea o fereastr n care v introduce[i atributele dorite,
ct i propriet[ile acestora.
S presupunem c dorim s cream tabela Angajat. Pentru aceasta introducem
atributele dorite cu propriet[ile acestora.
Dup introducerea atributelor i a propriet[ilor aferente nchide[i tabela. Pe
ecran va aprea o caset de dialog, n care vi se va cere s preciza[i noua denumire
a tabelei.
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
Acum tabela va arta n modul urmtor:
n cadrul coloanei Nume Cmp
introduce[i atributele dorite
Aceste propriet[i le pute[i particulariza n partea de jos a ferestrei
2.1.2. Adugarea, tergerea, parcurgerea nregistrriIor ntr-o
tabeI
Dup ce a[i creat tabela pute[i introduce date n ea. ntroducerea datelor, se
realizeaz cu ajutorul unor formulare create pentru aceast tabel, sau pur i simplu
prin selectarea tabelei dorite i apsarea butonului existent n partea de
sus a ferestrei. Acum, pe ecranul monitorului, va aprea o fereastr ce v permite
introducerea datelor.
n cadrul coloanei Tip de dat introduce[i
propriet[ile atributelor
Apsa[i acest buton pentru a
v ntoarce la nregistrarea
anterioar
Apsa[i acest buton pentru a
trece la urmtoarea
nregistrare
Apsa[i acest buton
pentru a v deplasa pe
ultima nregistrare a
tabelei
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
n aceast fereastr introduce[i datele corespunztoare. n partea de jos a
ferestrei, se afl un mic meniu, ce v permite s parcurge[i nregistrrile tabelei,
nainte, napoi i care v anun[ cte nregistrri con[ine tabela respectiv.
2.1.3. Adugarea unui atribut nou unei tabeIe existente
n timp ce lucra[i cu tabela, dac realiza[i c mai ave[i nevoie de anumite
atribute, pe care nu le-a[i introdus atunci cnd a[i creat tabela, ave[i posibilitatea de a
introduce atribute noi n tabel. Pentru aceasta, va trebui s deschide[i tabela n
VizuaIizare proiect (Design View). Acest lucru, l realiza[i prin selectarea tabelei n
care dori[i s introduce[i atribute noi i apoi prin apsarea butonului Proiect (Design)
existent n partea de sus a ferestrei bazei de date. Aceast ac[iune, va
deschide fereastra n care pute[i introduce noi atribute, cu propriet[ile acestora.
2.1.4. Modificarea, tergerea dateIor unei nregistrri i
saIvarea tabeIei
Dac dori[i s terge[i sau s modifica[i anumite date dintr-o tabel, va trebui s
deschide[i tabela asupra creia dori[i s lucra[i (printr-una din metodele cunoscute),
apoi localiza[i nregistrarea dorit i modifica[i datele. Cnd a[i terminat de modificat
sau de ters anumite informa[ii, pentru a salva modificrile fcute, nchide[i tabela.
Microsoft Access v salveaz automat ceea ce a[i modificat. Pentru o mai mare
siguran[, pute[i apsa butonul Save, existent pe bara de instrumente a aplica[iei,
sau pute[i apela func[ia Save existent n meniul FiIe. Dac dori[i s terge|i
anumite nregistrri dintr-o tabel, va trebui s v pozi[iona[i pe nregistrarea dorit i
apoi s da[i clic dreapta pe celula existent n partea stng a tabelei. Din
meniul derulant aprut alege[i op[iunea DeIete Record.
2.1.5. UtiIizarea comenzii Undo
Atunci cnd a[i introdus ceva greit, sau a[i ters anumite date care crede[i c
v mai trebuie, pute[i anula aceste modificrii cu ajutorul comenzii Undo. Pentru a
utiliza aceast comand va trebui s apsa[i butonul UNDO existent pe bara de
instrumente, sau s apela[i func[ia Undo existent n meniu Edit.
Va trebui s fi[i foarte aten[i cnd realiza[i anumite tergeri deoarece n unele
cazuri nu pute[i folosi comanda Undo i atunci ceea ce a[i ters nu mai pute[i
recupera.
2.1.6. tergerea unei tabeIe
Pute[i terge o tabel prin apsarea butonului existent n partea de sus a
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
ferestrei bazei de date, dup ce a[i selectat tabela dorit, sau prin alegerea op[iunii
Delete din meniul aprut, dup ce a[i dat clic dreapta pe tabela pe care dori[i s o
terge[i. Pute[i selecta tabela pe care dori[i s o terge[i i apoi s apsa[i butonul
DeIete existent pe tastatur.
Pe ecran va aprea o caset de dialog n care vi se cere confirmarea tergerii
tabelei. Pentru a terge tabela definitiv apsa[i butonul Yes, pentru a renun[a la
tergere apsa[i butonul No.
2.2. Definirea cheiIor unei tabeIe
2.2.1. Definirea cheii primare a unei tabeIe
Cheia unei tabele reprezint un ansamblu minim de atribute care identific n
mod unic o nregistrare dintr-o tabel.
Cheia poate fi format dintr-un singur atribut (cheie simpla) sau din mai multe
atribute (cheie compus). Determinarea cheii necesit cunoaterea semnifica[iilor
atributelor din tabel. La un moment dat ntr-o tabel pot exista mai multe atribute cu
proprietatea c pot identifica o nregistrare, aceste combina[ii se numesc chei
candidate. Dintre aceste chei candidate se alege o combina[ie care se folosete
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
efectiv. Aceast combina[ie folosit se numete cheie primar.
Atunci cnd crea[i o tabel, trebuie s stabili[i cheia primara a tabelei. Cheia
primar a unei tabele se stabilete cu ajutorul comenzii Primary Key din meniul Edit.
Va trebui s apela[i aceast func[ie, dup ce a[i selectat cmpul sau cmpurile care
dori[i s fie cheia primar a tabelei. Acelai lucru, l pute[i ob[ine prin alegerea
func[iei Primary Key, existent n meniul derulant, dup ce a[i dat clic dreapta pe
cmpul pe care dori[i s l face[i cheie primar.
Dac cheia dumneavoastr primar este format din mai multe cmpuri, selectarea
acestora se poate realiza [innd apsat tasta Shift.
2.2.2. Crearea unui index
Crearea unui index se realizeaz tot n fereastra n care aduga[i noi atribute
tabelei. Pentru a aduga un index unui cmp, va trebui s selecta[i cmpul respectiv
i apoi n partea de propriet[i a acestui atribut, n dreptul cmpului Indexed, alege[i
op[iunea Da. Dac alege[i op[iunea Da (fr DubIuri), atunci n cmpul respectiv nu
pute[i introduce dou nregistrri cu aceeai valoare.
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
2.3. Structura unei tabeIe
2.3.1. Schimbarea propriet|iIor unui atribut
Atunci cnd a[i creat o tabel cu diferite atribute, a[i dat acestor atribute diferite
propriet[i. Dac la un moment dat aceste propriet[i nu vi se mai par satisfctoare
e pute[i modifica n fereastra tabelei. Deschide[i aceast fereastr (cu ajutorul
butonului Proiect) i selecta[i atributul cruia dori[i s i modifica[i propriet[ile i apoi
n partea de jos a ferestrei alege[i propriet[ile dorite.
n aceste cmpuri v pute[i alege propriet[ile dorite
Un lucru foarte important, atunci cnd modifica[i propriet[ile unui atribut, este
s nu alege[i o dimensiune mai mic pentru aceste propriet[i, deoarece exist
pericolul s pierde[i date importante.
2.3.2. Crearea unei reguIi de vaIidare
Atunci cnd introduce[i anumite date, pentru a nu introduce date eronate pute[i
defini reguli de validare asupra cmpurilor, reguli ce nu permit s fie introduse date
necorespunztoare.
O regul de validare se creeaz n fereastra tabelei asupra atributului selectat.
Va trebui s modifica[i proprietatea corespunztoare cmpului ReguI de vaIidare
(VaIidation RuIe). De exemplu, s presupunem c dorim ca n cmpul CNP al
entit[ii Angajat s fie introduse numere mai mari de 100. Pentru aceasta selectm
Pentru a crea un index asupra
cmpului selectat alege[i op[iunea Da
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
atributul CNP i n cmpul ReguI de vaIidare apsa[i butonul din dreapta .
Acesta va deschide fereastra Expression BuiIder n care v pute[i crea propriile
reguli de validare. n aceast fereastr pute[i crea diferite reguli de validare folosind
diferite func[ii sau diferi[i operatori.
Din cadrul func[iilor predefinite, pute[i folosi func[ii pentru a crea reguli de
validare asupra diferitelor atribute (data, matematice, text). Pentru a v construi
diferite reguli de validare, pute[i folosi i butoanele existente sub cmpul de editare a
regulii de validare. Dup introducerea regulii de validare apsa[i butonul OK. Daca
introduce[i date greite dori[i s fie afiat un text de aten[ionare. Acest text, l
introduce[i dumneavoastr, n cmpul Text de vaIidare (VaIidation Text).
Atunci cnd n tabel ve[i introduce date care nu corespund regulii de
validare, aplica[ia va afia pe ecran o caset de dialog n care vi se va atrage aten[ia
c a[i introdus date greite i vi se va comunica ceea ce a[i introdus
dumneavoastr n cmpul Text de vaIidare.
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
2.3.3. Schimbarea dimensiunii unei coIoane ntr-o tabeIa
Dac denumirile atributelor dumneavoastr sunt foarte mari, pute[i modifica
l[imea coloanelor, prin alegerea func[iei CoIumn Width din meniul Format. Aceast
func[ie o pute[i apela, numai dup ce a[i deschis tabela dorit cu ajutorul butonului
Open. Aceast func[ie, va deschide o fereastra, n care vi se va cere s introduce[i
dimensiunea dorit.
Acelai lucru l pute[i realiza manual cu ajutorul mouse-ului.
2.3.4. Mutarea unei coIoane ntr-o tabeIa
Dac dori[i s schimba[i ordinea atributelor ntr-o tabela, va trebui s deschide[i
fereastra tabelei, apsnd butonul Open. n aceast fereastr, cu ajutorul mouse-
ului, trage[i de atributul pe care dori[i s l muta[i i pune[i-l acolo unde dori[i. De
exemplu, dac dori[i s muta[i atributul D_Copil, astfel nct s urmeze imediat dup
CNP, dup ce a[i selectat atributul pe care dori[i s l muta[i va trebui s trage[i cu
mouse-ul acest atribut [innd apsat butonul stnga al mouse-ului i s l pozi[iona[i
imediat dup atributul CNP.
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
2.4. LegturiIe unei tabeIe
2.4.1. Crearea unei Iegturi ntre doua tabeIe
Daca ave[i mai multe tabele, ntre care dori[i s crea[i anumite legturi, va trebui
s apela[i func[ia ReIationships din meniul TooIs. Pe ecran, va aprea fereastra
Afiare tabeI (Show TabIe), din care dumneavoastr va trebui s alege[i tabelele
ntre care dori[i sa crea[i legtura.
Selecta[i tabela dorita i apoi apsa[i butonul Adugare (Add), Face[i acest
lucru pe rnd cu toate tabelele dorite.
Pe ecran, n fereastra ReIa|ii (ReIationships), vor aprea tabelele pe care
dumneavoastr dori[i sa e lega[i.
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
Acum, din meniul ReIationships va trebui s apela[i func[ia Edit
ReIationships, pentru a defini legtura dintre cele doua tabele. Pe ecran va
aprea fereastra Edit ReIationships.
Pentru a crea o legtur, apsa[i butonul Create New. Acesta va deschide o
nou fereastr, n care v alege[i tabelele pe care dori[i s e lega[i ct i atributele
dup care ve[i realiza legtura.
Dup ce a[i ales atributele, dup care dori[i s realiza[i legtura, apsa[i butonul
OK pentru a va rentoarce la fereastra precedent, n care v pute[i defini i
restric[iile asupra legturii.
Selecta[i csu[a
corespunztoare
pentru a putea defini
restric[ii legturii nou
create
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
Se observ tipul legturii: unu la mul[i
Dup definirea legturilor i a restric[iilor referitoare la aceste legturi, pentru a
crea legtura apsa[i butonul Create. Pe ecran n fereastra ReIationships va aprea
legtura nou creata ( semnul este corespunztor tabelei ce de[ine mai multe
nregistrri unei nregistrri din tabela printe):
Un lucru deosebit de important de care trebuie [inut seama este faptul c nu
pute[i crea legturi ntre dou tabele dup orice cmpuri ci numai dup acele
cmpuri care ntr-o tabel sunt cheie primara i n cealalt tabel reprezint cheie
extern. Cele dou cmpuri dup care se face legtura trebuie s fie de acelai tip.
2.4.2. tergerea IegturiIor ntre dou tabeIe
Dac dori[i s terge[i o legtura creat va trebui s da[i un clic dreapta pe
legtura pe care dori[i s o terge[i i apoi din meniul derulant aprut alege[i op[iunea
DeIete.
Pe ecran va aprea o caset de dialog care va cere confirmarea tergerii
legturii. n cazul n care nu mai dori[i s terge[i legtura respectiv apsa[i butonul
No. Pentru a terge legtura definitiv apsa[i butonul Yes:
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
3. FormuIareIe
3.1. LucruI cu formuIareIe
3.1.1. Deschiderea unui formuIar
Daca ave[i deja creat un formular, aceasta se poate deschide prin apsarea
butonului Deschidere (Open) existent n partea de sus a ferestrei baza de date,
dup ce a[i selectat formularul pe care dori[i s-l deschide[i, sau l pute[i deschide
printr-un dublu clic pe formularul dorit. Pe ecran va aprea o fereastra, n care pute[i
introduce, modifica sau terge date din tabela corespunztoare formularului.
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
3.1.2. Crearea i saIvarea unui formuIar
Pentru a crea un formular nou va trebui s apsa[i butonul FormuIare (Forms)
existent n partea stng a ferestrei baza de date i apoi s alege[i
op[iunea Creare formuIar utiIiznd ExpertuI (Create by using wizard), dup care
va trebui s parcurge[i paii necesari pentru a crea formularul dorit.
Pas 1 - alege[i tabeIa creia dori[i s i crea[i formularul i atributele pe care
dori[i s e con[in formularul.
Pas 2 - n aceasta etapa v pute[i alege moduIn care s fie afiate atributele
n formular.
Pentru a trece la urmtoarea etap apsa[i butonul Next.
Din meniul
derulant
TabeIe/Intero
gri alege[i
tabela dorit
Din acest cmp
v pute[i alege
cmpurile pe
care, dori[i s e
introduce[i n
form.
Pentru a
putea
introduce
toate
cmpurile
apsa[i
butonul
Pentru a
trece la
urmtoarea
etap
apsa[i
butonul
Next.
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
Pas 3 - acum v pute[i alege din stiIuriIe predefinite stilul pe care dori[i s l
con[in formularul.
Pentru a trece la urmtoarea etap apsa[i butonul Next.
Pas 4 - aceasta este etapa finala, n care v alege[i numeIe dorit pentru
formular si dac dori[i s introduce[i date n tabela cu ajutorul formularului.
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
Pentru a crea form apsa[i butonul Finish
Pentru a salva o form dup ce a[i creat-o pute[i alege apsarea butonului
SAVE existent pe bara de instrumente sau apelarea func[iei Save din meniul FiIe ct
i prin apsarea tastelor CtrI+S.
3.1.3. UtiIizarea unei formuIare pentru a introduce i modifica
date ntr-o tabeI
Avnd deschis forma, pute[i introduce i modifica date n tabela
corespunztoare formularului, Pentru a introduce date n tabel cu ajutorul
formularului, va trebui s apsa[i butonul existent n partea de jos a formularului.
Acesta v va pozi[iona pe o nou nregistrare i acum pute[i introduce noile date.
Cu ajutorul cursorului v pozi[iona[i n cmpurile de editare i introduce[i datele
corespunztoare noi nregistrri. Se observ c acum tabela con[ine 4 nregistrri.
Dup ce a[i introdus datele corespunztoare noi nregistrri, pute[i introduce o
nregistrare nou parcurgnd aceiai pai.
S presupunem c am introdus o nregistrare cu CNP=101. Dup nchiderea i
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
redeschiderea formularului tabela a fost actualizat astfel nct acum nregistrarea
introdus anterior apare prima n tabel deoarece tabela este sortata n mod
cresctor dup CNP.
Modificarea datelor n tabel, se face asemntor cu modul de introducere a
datelor, dar acum va trebui s v pozi[iona[i pe nregistrarea dorit cu ajutorul
mouse-ului, i apoi modifica[i datele corespunztoare.
De exemplu, n cazul noii nregistrri introduse, vrem s nlocuim prenumele
Alina cu loana. Pentru aceasta ne pozi[ionam pe nregistrare i apoi n dreptul
atributului ,prenume" introducem noul prenume. Dup realizarea modificrilor
dorite, prin nchiderea formularului modificrile vor fi actualizate n tabel.
3.1.4. Parcurgerea nregistrriIor utiIiznd formuIareIe
Cu ajutorul formularelor pute[i parcurge toate nregistrrile unei tabele. Acest
lucru l pute[i realiza cu ajutorul butoanelor existente n partea de jos a formularului.
Pentru a v pozi[iona
pe prima nregistrare
a tabelei apsa[i
butonul
Dac vre[i s v
ntoarce[i la nregistrarea
anterioar apsa[i
butonul
Pentru a trece la
nregistrarea urmtoare
apsa[i butonul
Pentru a trece la ultima
nregistrare apsa[i
butonul
Pentru a aduga o
nregistrare nou apsa[i
butonul
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
3.1.5. Adugarea i modificarea textuIui n antet i subsoI
Pentru a aduga un text sau o imagine n antetul sau subsolul unei formular
este necesar s deschide[i formularul prin apsarea butonului Proiect (Design). Pe
ecran va aprea constructorul de formulare n care pute[i modifica ceea ce dori[i.
Pe ecran va aprea i o bar de instrumente corespunztoare constructorului
de formulare, prin intermediul creia pute[i realiza diferite modificri n formular.
Pentru a introduce un text n antet sau n subsol va trebui cu ajutorul mouse-ului s
trage[i de antet sau de subsol i apoi n spa[iul creat introduce[i textul dorit. Pentru a
putea introduce un text n antet sau subsol va trebui s apsa[i butonul de pe
bara de instrumente.
Dup apsarea acestui buton selecta[i n antet locul unde dori[i s fie pozi[ionat
textul i apoi introduce[i textul dorit.
Dup introducerea textului salva[i forma i pentru a vedea modificrile fcute
deschide[i forma apsnd butonul Deschidere (Open).
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
Asemntor pute[i modifica i subsolul formularului, sau mai pute[i introduce i
diferite pagini n antet sau subsol cu ajutorul comenzii Insert-Picture.
3.1.6. tergerea unui formuIar
Pute[i terge un formular prin apsarea butonului existent n partea de sus
a ferestrei bazei de date dup ce a[i selectat formularul dorit sau prin alegerea
op[iunii Delete din meniu aprut dup ce a[i dat clic dreapta pe formularul pe care
dori[i s- terge[i.
Pute[i selecta formularul pe care dori[i s l terge[i i apoi s apsa[i butonul
DeIete existent pe tastatur.
Pe ecran va aprea o caseta de dialog n care vi se cere confirmarea tergerii
formularului. Pentru a terge formularul definitiv apsa[i butonul Yes, pentru a
renun[a la tergere apsa[i butonul No.
3.1.7. SaIvarea i nchiderea unei formuIar
siguran[a pute[i apsa butonul Save existent pe bara de instrumente a aplica[iei,
sau pute[i apela func[ia Save existent n meniul FiIe.
nchiderea unei formular se realizeaz prin apsarea butonului din partea
dreapt a formularului sau prin alegerea din meniul FiIe a op[iunii CIose.
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
4. PreIucrarea dateIor
4.1. Opera|ii de cutare i fiItrare
4.1.1. FoIosirea func|iei de cutare, pentru gsirea unei
nregistrri
0 tabel poate con[ine foarte multe date astfel nct gsirea unei anumite
informa[ii poate fi foarte dificil. Pentru a gsi datele ntr-o tabela, ct mai rapid,
Microsoft Access v pune la dispozi[ie func[ia Find. Aceast func[ie se gsete n
meniul Edit sau o pute[i activa prin apsarea tastelor CtrI+F. Dac dori[i s realiza[i
cutarea doar n cadrul unui cmp, atunci, nainte de a apela func[ia Find va trebui
s selecta[i cmpul respectiv, n caz contrar cutarea se poate realiza n toat
tabela. Pe ecran va aprea fereastra Find and RepIace:
Atunci cnd a fost gsit o nregistrare corespunztoare, cutarea este oprit i
cmpul respectiv apare selectat. Pentru a continua cutarea, va trebui s apsa[i din
noul butonul UrmtoruI (Find Next).
4.1.2. ApIicarea unui fiItru asupra unei tabeIe
0 alt modalitate de regsire a anumitor date ntr-o tabel, este prin intermediul
crerii unui filtru asupra tabelei. Microsoft Access v pune la dispozi[ie urmtoarele
tipuri de filtre:
FiIter By Form - aceasta este o tehnica ce utilizeaz datele curente i n care
n cmpul De cutat
introduce[i ceea ce
dori[i s cuta[i
Din cmpul derulant Privire n
alege[i unde dori[i s se fac
cutarea
Pentru a ncepe
cutarea apsa[i
butonul UrmtoruI
Cutarea se va realiza asupra
tuturor nregistrrilor
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
dumneavoastr v pute[i alege ceea ce dori[i s cuta[i;
FiIter For Input - aceast tehnica realizeaz filtrarea datelor cu ajutorul unei
expresii pe care o construi[i dumneavoastr;
FiIter By SeIection - aceast tehnica filtreaz o anumit tabel n func[ie de
nregistrrile selectate de dumneavoastr;
Advanced FiIter - reprezint un mod de filtrare foarte complex. Acesta va
deschide o fereastr n care v crea[i diferite op[iuni de filtrare. Cu ajutorul
acestui filtru pute[i cuta nregistrri ce ndeplinesc mai multe criterii, cuta
nregistrri care ndeplinesc anumite condi[ii construite sub forma unor
expresii.
Dup ce a[i deschis tabela creia dori[i s i aplica[i un filtru din meniul Records
al aplica[iei alege[i tipul de filtrare dorit.
Dup crearea filtrului dorit pentru a-l aplica asupra tabelei alege[i din meniul
Records func[ia AppIy fiIter sau apsa[i butonul existent pe bara de
instrumente a aplica[iei. Atunci cnd nchide[i tabela, filtrul creat este salvat odat cu
aceasta, dac alege[i s salva[i modificrile fcute, astfel nct data viitoare cnd ve[i
deschide tabelul dac ve[i dori ve[i putea aplica din nou filtrul respectiv.
4.1.3. tergerea unui fiItru
Pentru a terge un filtru creat va trebui s apela[i din meniul Records func[ia
Remove FiIter.
4.2. Interogarea bazei de date
4.2.1. Crearea unei interogri (query)
Pentru a crea o interogare nou, va trebui s apsa[i butonul Interogri
(Queries) existent n partea stng a ferestrei baza de date. n
fereastra aprut alege[i op[iunea Creare interogare n moduI VizuaIizare proiect
(Create query in Design View), op[iune ce v va deschide constructorul de
interogri.
Ca prima etap va trebui s alege[i tabela sau tabelele asupra creia dori[i s
crea[i interogarea.
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
0 interogare se poate crea asupra unei tabele sau asupra mai multor tabele n
func[ie de anumite criterii. S presupunem c din tabela Angajat dorim s vizualizm
acele nregistrri pentru care CNP este mai mare de 200. Pentru aceasta, n
constructorul de interogri, alegem cmpurile pe care dorim s e con[in interogarea
i n dreptul cmpului CNP introducem restric[ia respectiv.
Din cmpul derulant Cmp (FieId) alege[i cmpurile pe care dori[i s e con[in
interogarea, din cmpul TabeI (TabIe) alege[i tabela corespunztoare.
Dac dori[i ca datele s fie sortate cresctor sau descresctor din cmpul
Sortare (Sort) alege[i una din op[iunile Ascendent (Ascending) sau
Descendent (Descending).
n cmpul Show selecta[i csu[a dac dori[i ca acest cmp s apar n
interogare sau nu.
n cmpul Criterii (Criteria) v pute[i defini propriile restric[ii. Acestea pot fi de
genul: mai mare dect o anumita valoare (>x), mai mare sau egal, mai mic, mai mic
sau egal dect o valoare, pute[i alege i op[iunea egal cu o valoare sau diferit de o
valoare (o). Pute[i crea i expresii logice folosind operatorii logici And i Or.
Dup salvarea i nchiderea interogrii deschide[i aceast interogare cu ajutorul
butonului Deschidere. nterogarea va con[ine numai acele nregistrri care
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
corespund restric[iei create i anume au CNP mai mare dect 200.
4.2.2. Modificarea unei interogri
Dac dori[i, pute[i modifica o interogare. Pute[i aduga att restric[ii noi, ct i
tabele noi. Pentru a efectua opera[iunea dorit, selecta[i interogarea dorit i apoi
apsa[i butonul Proiect. Pe ecran va aprea constructorul de interogri. Pentru a
aduga o tabela nou interogrii, selecta[i din meniul Query op[iunea Show TabIe,
sau pute[i apsa butonul existent pe bara de instrumente a aplica[iei, ce va afia pe
ecran fereastra din care v pute[i alege tabela dorita. S presupunem c dori[i s
alege[i acele nregistrri care au CNP mai mare de 200 i pentru care numele copiilor
este Viorel.
Legtura ntre tabele apare aici dac ea a fost definit anterior cu ajutorul
comenzii Edit Relationship, dac nu, pute[i lucra cu tabelele fr a avea definite
legturi ntre ele.
Pentru aceasta, va trebui s introduce[i i tabela Copil, s alege[i atributul
prenume i apoi s pune[i condi[ia n dreptul cmpului Criteria.
Aceast interogare va afia acele persoane care au CNP>200 i copii cu
prenumele Viorel.
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
4.2.3. RuIarea unei interogri
Dup ce a[i creat o interogare, pentru a vedea rezultatele acesteia, va trebui s
rula[i interogarea. Rularea unei interogri, se realizeaz din meniul Query apelnd
func[ia Run, sau apsnd butonul corespunztor existent pe bara de instrumente a
aplica[iei.
Nu uita[i c pentru a putea rula o interogare, prin aceste op[iuni, aceasta trebuie
s fie deschis cu ajutorul constructorului de interogri, prin apsarea butonului
Proiect (Design).
0 modalitate mai rapid de rulare a unei interogri este prin dublu clic pe
interogarea dorita.
4.2.4. SaIvarea, tergerea i nchiderea unei interogri
Atunci cnd crea[i o interogare cu ajutorul constructorului de interogri, pentru a
salva interogarea, pute[i apela din meniul FiIe func[ia Save, sau pute[i apsa butonul
corespunztor existent pe bara de instrumente, sau pute[i apsa simultan tastele
CtrI+S.
Pe ecran va aprea fereastra Save As n care introduce[i numele dorit pentru
interogare.
Pentru a nchide o interogare pute[i alege una dintre urmtoarele op[iuni: pute[i
apsa butonul existent n partea dreapta a ferestrei, sau pute[i apela din meniul FiIe
func[ia CIose.
Pute[i terge o interogare prin apsarea butonului existent n partea de sus
a ferestrei bazei de date, dup ce a[i selectat interogarea dorit sau prin alegerea
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
op[iunii Delete din meniul care a aprut dup ce a[i dat clic dreapta pe interogarea pe
care dori[i s o terge[i.
Pute[i selecta interogarea pe care dori[i s o terge[i i apoi s apsa[i butonul
Delete existent pe tastatur.
interogrii. Pentru a terge definitiv interogarea apsa[i butonul Yes, pentru a
renun[a la tergere apsa[i butonul No.
4.3 Sortarea nregistrriIor
Pentru a regsi datele mai uor n cadrul unei tabele sau a unei interogri pute[i
realiza sortarea datelor cresctoare sau descresctoare. Pentru a sorta un anumit
atribut al unei tabele n ordine cresctoare sau descresctoare, va trebui s selecta[i
atributul dorit i apoi pute[i alege una din urmtoarele trei posibilit[i:
1. Din meniul Records apela[i func[ia Sort.
2. Apsa[i unul din butoanele existente pe bara de instrumente a aplica[iei,
pentru a sorta atributul respectiv n ordine cresctoare i pentru a sorta atributul
respectiv n ordine descresctoare.
3. Da[i clic dreapta pe atributul selectat i din meniul derulant aprut alege[i tipul
de sortare dorit.
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
5. Rapoarte
5.1. LucruI cu rapoarteIe
5.1.1. Crearea i saIvarea unui raport
Pentru a crea un raport nou, va trebui s apsa[i butonul Rapoarte (Reports)
existent n partea stng a ferestrei baza de date i apoi s alege[i op[iunea Creare
raport utiIiznd ExpertuI (Create report by using wizard), dup care va trebui s
parcurge[i paii necesari pentru a crea raportul dorit.
Pas 1 - alege[i tabela sau interogarea creia dori[i sa i crea[i raportul i
atributele pe care dori[i s e con[in raportul.
Pas 2 - la aceasta etapa, v alege[i cum dori[i s fie structural raportul. V
pute[i grupa datele din tabel sau din interogare dup cum dori[i.
Din meniul
derulant
TabeIe /
Interogri
alege[i
tabela dorit
n acest cmp pute[i s v alege[i cmpurile
pe care s le introduce[i n form
Pentru a trece la
urmtoarea etap apsa[i
butonul Next
Pentru a
introduce
toate
cmpurile
apsa[i
butonul
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
Pas 3 n aceast etap stabili[i dac dori[i s sorta[i datele din raport i v
pute[i alege modul n care sortate datele (cresctor sau descresctor).
Pas 4 n aceast etap v pute[i alege modul cum vor fi reprezentate datele
n raport i pute[i alege i orientarea paginii raportului (Portrait sau Landscape).
Pentru a
trece la
urmtoarea
etap
apsa[i
butonul Next
Selecta[i
atributul
dup care
dori[i s
grupa[i
datele i
apoi
apsa[i
butonul
Selecta[i
din cmpul
derulant
atributul
dup care
dori[i s
sorta[i
datele
Pentru a trece la urmtoarea
etap apsa[i butonul Next
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
Pas 5 acum v pute[i alege din stilurile predefinite stilul pe care dori[i s l
con[in raportul.
Pas 6 - aceasta este etapa final n care v alege[i numele dorit pentru raport.
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
Pe ecran va aprea fereastra raportului, n care pute[i vizualiza, datele
corespunztoare raportului creat.
5.1.2. Adugarea, modificarea antetuIui i subsoIuIui unui
raport.
Pentru a aduga text sau imagine n antetul sau subsolul unui raport, este
necesar s deschide[i raportul prin apsarea butonului Proiect.
Pentru a crea raportul apsa[i
butonul Finish
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
Pe ecran va aprea constructorul de rapoarte n care pute[i s modifica[i ceea
ce dori[i.
Pe ecran va aprea i o bar de instrumente corespunztoare constructorului
de rapoarte, prin intermediul creia pute[i realiza diferite modificri n raport. Pentru a
introduce un text n antet sau n subsol, va trebuii cu ajutorul mouse-ului s trage[i de
antet sau de subsol i apoi n spa[iul creat introduce[i textul dorit. Pentru a putea
introduce un text n antet sau subsol va trebui s apsa[i butonul de pe bara de
instrumente. Dup apsarea acestui buton, selecta[i n antet locul unde dori[i s fie
pozi[ionat textul i apoi introduce[i textul dorit.
Dup introducerea textului salva[i raportul i pentru a vedea modificrile fcute
deschide[i raportul.
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
Asemntor pute[i modifica i subsolul raportului, sau pute[i introduce diferite
imagini n antet sau subsol cu ajutorul comenzii Insert-Picture.
5.1.3. SaIvarea, tergerea i nchiderea unui raport.
siguran[ pute[i apsa butonul Save existent pe bara de instrumente a aplica[iei, sau
pute[i apela func[ia Save existent n meniul FiIe.
Pute[i terge un raport prin apsarea butonului existent n partea de sus a
ferestrei bazei de date dup ce a[i selectat raportul dorit sau prin alegerea op[iunii
DeIete din meniul aprut dup ce a[i dat clic dreapta pe raportul pe care dori[i s-l
terge[i.
Selecta[i raportul pe care dori[i s l terge[i i apoi apsa[i butonul DeIete
existent pe tastatur.
raportului.
Pentru a terge raportul definitiv apsa[i butonul Yes, pentru a renun[a la
tergere apsa[i butonul No.
nchiderea unui raport se realizeaz prin apsarea butonului din partea dreapta
a raportului sau prin alegerea din meniul FiIe a op[iunii CIose.
5.1.4. Gruparea dateIor dup diferite atribute
Dac atunci cnd a[i creat raportul nu a[i dorit gruparea datelor dup diferite
atribute, pute[i realiza acest lucru cu ajutorul comenzii Sorting and Groupping.
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
Aceast comand o pute[i apela din meniul View sau din meniul derulant, dup
ce a[i dat clic dreapta n bara din partea stng a constructorului de meniuri. Pe
ecran va aprea fereastra Sorting and Grouping, n care v alege[i cum dori[i s fie
grupate datele i anume dup ce atribute i modul de sortare a datelor (cresctor sau
descresctor).
n meniul de jos a ferestrei, n meniul Propriet|i grup (Grup Proprieties) ave[i diferite op[iuni
referitoare la modul referitoare la modul de grupare a datelor
Din cmpul
Cmp
Expresie
alege[i
atributul dup
care dori[i s
grupa[i datele
Din cmpul
Sort Order
alege[i tipul
dorit (cresctor
sau
descresctor)
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
6. Pregtirea rezuItateIor
6.1. Pregtirea pentru imprimare
6.1.1. VizuaIizarea nainte de imprimare a unui raport, formuIar,
tabeI
Un lucru important, naintea imprimrii, l reprezint vizualizarea datelor ce vor
fi imprimate. Vizualizarea, naintea imprimrii, se realizeaz cu ajutorul comenzii
Print Preview din meniul FiIe sau prin apsarea butonului existent pe bara de
instrumente a aplica[iei.
Cu aceast comand pute[i vizualiza datele din tabele, formulare, rapoarte.
6.1.2. Modificarea orientrii i a dimensiunii paginii unui raport
Dup prelucrarea datelor dac dori[i imprimarea acestora, ave[i foarte multe
op[iuni referitoare la setarea paginii. Aceste op[iuni le pute[i alege sau modifica, din
meniul FiIe prin apelarea func[iei Page Setup. n fereastra Page Setup ce se
deschide, v pute[i alege orientarea scrisului n pagin (pe Iung- Portrait sau pe Iat
- Landscape) ct i dimensiunea paginii (A4, letter, legal, executive i altele).
Din meniul
Orientation
v alege[i
orientarea
paginii
Din meniul
derulant
Paper Size
alege[i
dimensiunea
paginii
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
ni[ial, exist o setare implicit a paginii, dar atunci cnd dori[i s modifica[i marginile
paginii, va trebui s lucra[i cu meniul Margins existent n fereastra Page Setup.
6.2. Op|iuni pentru Imprimare
6.2.1. Imprimarea unei pagini, a nregistrriIor seIectate sau a
ntregii tabeIe
Pentru a imprima con[inutul unei tabele, sau doar anumite nregistrri din
aceasta, deschide[i tabela, selecta[i nregistrrile dorite (n cazul n care dori[i
imprimarea anumitor nregistrri) i apoi alege[i din meniul FiIe op[iunea Print.
Pentru a imprima
numai datele
selecta[i op[iunea
Print Data OnIy
Pute|i alege
ceea ce dori[i
s imprima[i
(toate
nregistrrile,
doar anumite
pagini) sau
doar
nregistrrile
selectate
Pentru a imprima n
fiier selecta[i
op[iunea Print to fiIe
SUPORT DE CURS
TRAINING CENTER
Acelai rezultat l pute[i ob[ine i dac alege[i s imprima[i datele
corespunztoare tabelei cu ajutorul formei create pentru a introduce date n tabela.
Cu ajutorul comenzii Print din meniul FiIe, pute[i alege imprimarea datelor din
diferite interogri sau rapoarte. Pute[i imprima doar anumite nregistrri prin
selectarea acestora i alegerea op[iunii SeIected Record(s) din fereastra Print.

Curs Access

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Curs Access

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

SUPORT DE CURS

Baze de date AGORA SOFTWARE

S-ar putea să vă placă și