DEFINICION DEL PROYECTO

DEFINICIN LOS TRMINOS CLAVE .............................................................................................................. 3 PREGUNTAS DE REPASO .............................................................................................................................. 4 1. 2. 3. CULES SON LOS SEIS ELEMENTOS DE UNA DECLARACIN DE ENFOQUE TPICA? ..................................................... 4 QU DUDAS RESUELVE UN OBJETIVO DE PROYECTO? CUL SERA UN BUEN OBJETIVO DEL PROYECTO? ...................... 4 QU SIGNIFICA SI LAS PRIORIDADES DE UN PROYECTO INCLUYEN LIMITACIONES DE TIEMPO, ACEPTACIN DEL ENFOQUE Y MEJORAMIENTO DE LOS COSTOS? ........................................................................................................................... 4 4. QU TIPO DE INFORMACIN SE INCLUYEN EN UN PAQUETE DE TAREAS? ............................................................... 4 5. CUNDO SERA ADECUADO CREAR UNA MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Y NO UNA EDT COMPLETA? ........................ 4 6. CMO BENEFICIA UN PLAN DE COMUNICACIN A LA ADMINISTRACIN DE LOS PROYECTOS? .................................... 5 PREGUNTAS DE LOS EJERCICIOS ................................................................................................................... 5 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. PREGUNTA 1: ............................................................................................................................................ 5 PREGUNTA 2: ............................................................................................................................................ 6 PREGUNTA 3: ............................................................................................................................................ 7 PREGUNTA 4: ............................................................................................................................................ 8 PREGUNTA 5: ............................................................................................................................................ 8 PREGUNTA 6: .......................................................................................................................................... 11 PREGUNTA 7: .......................................................................................................................................... 13 PREGUNTA 8: .......................................................................................................................................... 14

CASOS: ....................................................................................................................................................... 14 1. RESOLUCIN DEL CASO MANCHESTER UNITED SOCCER CLUB ............................................................................ 14 1.1 Descripcin del caso: .................................................................................................................. 14 1.2 Preguntas.................................................................................................................................... 16

Definicin los trminos clave

A. Alcances variables: Es la tendencia del enfoque del proyecto a ampliarse conforme pasa el tiempo, sucede cuando no se redacta con cuidado una declaracin del alcance. B. Cuenta de costos: Agrupamiento de paquetes de trabajo para supervisar el progreso y la responsabilidad. C. Declaracin del alcance: Es un documento que sirve para tener definida los productos entregables para el usuario final, para enfocar el proyecto con sus metas, para usarse por los directores del proyecto y participantes en el desarrollo del proyecto como herramienta de planeacin y para medir el xito del proyecto. D. Estructura de descomposicin de la organizacin (EDO): Es el resultado del proceso de relacionar la EDT con las unidades de organizacin responsables para efectuar el trabajo. E. Estructura de descomposicin del Proceso (EDP): Es lo mismo que la EDT, pero para proyecto no tangibles, como por ejemplo un proyecto de desarrollo de Software. F. Estructura de descomposicin del Trabajo (EDT): Es el resultado de dividir el trabajo del proyecto en elementos de trabajo ms pequeos, se realiza luego de haber identificado el alcance y los productos a entregar. G. Hecho Importante: Es un punto natural y relevante de control en el proyecto, tiene una fecha de terminacin. H. Matriz de prioridades: Es un diagrama que permite manejar los cambios que se dan en costo, tiempo y alcance, ya que indica cuales de estos criterios estn limitados, cuales deben resaltarse y cuales aceptarse. I. Matriz de responsabilidades: Es un diagrama que incluye un listado de todas las actividades de un proyecto y de los participantes en cada actividad. J. Paquetes de Tareas: Actividades identificables de trabajo, tienen poca duracin y un punto definido de inicio y de terminacin, consume recursos y representa costos.

Preguntas de Repaso
1. Cules son los seis elementos de una declaracin de enfoque tpica? Los 6 elementos son: 1. Objetivo del proyecto. 2. Productos a entregar. 3. Momentos importantes. 4. Requerimientos tcnicos. 5. Lmites y exclusiones. 6. Revisiones con el cliente.

2. Qu dudas resuelve un objetivo de proyecto? Cul sera un buen objetivo del proyecto? Responde preguntas de que, cundo y cunto. Un buen objetivo de proyecto por ejemplo seria: Desarrollar una aplicacin que permita videoconferencia entre Smartphones de diferentes marcas mediante WIFI, se debe terminar el proyecto en 12 meses y a un costo no superior a 2 millones de dlares.

3. Qu significa si las prioridades de un proyecto incluyen limitaciones de tiempo, aceptacin del enfoque y mejoramiento de los costos? Significa terminar el proyecto en el tiempo estipulado, variar el alcance del proyecto y reducir el presupuesto.

4. Qu tipo de informacin se incluyen en un paquete de tareas? Debe ir informacin como la definicin del trabajo, tiempo para completarlo, presupuesto para completarlo, recursos requeridos para completarlo, el responsable de realizarlo y cules son los puntos de monitorio para medir que tan bien se est llevando a cabo el trabajo.

5. Cundo sera adecuado crear una matriz de responsabilidades y no una EDT completa? Cuando el alcance del proyecto no lo justifica, sea el proyecto es pequeo y no se necesita descomponerlo a un nivel de detalle cmo se hace en una EDT.

6. Cmo beneficia un plan de comunicacin a la administracin de los proyectos? El plan de comunicaciones beneficia a la administracin de proyectos en que a la hora de que ocurran problemas se pueda brindar la informacin necesaria a todos los interesados en el proyecto; as como tambin es un elemento clave para coordinar y rastrear los programas, problemas y acciones.

Preguntas de los ejercicios

1. Pregunta 1: Usted est a cargo de organizar un concierto para una fiesta local de caridad. Reservo un saln donde es posible sentar a 30 parejas y contrato un grupo de Jazz. a. Desarrolle una declaracin de alcance para este proyecto que contenga ejemplos de todos los elementos. Suponga que la celebracin tendr lugar en cuatro semanas y proporcione su mejor clculo de las fechas de los acontecimientos importantes. a) Objetivo del proyecto: Realizar un concierto de Jazz con una capacidad de 30 parejas dentro de 4 semanas con un presupuesto de 2000 soles. b) Productos a entregar: a. 1 Fase: Pedir permiso a la municipalidad. b. 2 Fase: Contratar el local con la capacidad para el nmero de espectadores. c. 3 Fase: Contratar el grupo de Jazz. d. 4 Fase: Repartir todas las entradas. e. 5 Fase: Inauguracin del concierto. c) Momentos importantes: Suponiendo que el proyecto comenz el 1 de Mayo. a. 1 Fase: 3 de Mayo b. 2 Fase: 10 de Mayo c. 3 Fase: 15 de Mayo d. 4 Fase: 20 de Mayo. e. 5 Fase: 28 de Mayo. d) Requerimientos tcnicos: a. Que el local tenga una capacidad de 60 espectadores. b. Que el local tenga un ambiente adecuado para los msicos.

c. Contar con un equipo de sonido de alta fidelidad. d. Contar con sillas y mesas para que se puedan sentar todos los espectadores. e. Contar con un quiosco para ofrecer alimentos y bebidas. e) Lmites y exclusiones: a. La venta de las entradas debe generar una ganancia de al menos 50% de la inversin. b. El local se debe contratar con todas las sillas y mesas que se necesiten para los espectadores, y tambin el local contratado debe contar con un quiosco. c. La duracin del concierto ser de 5 horas. La hora de entrada ser desde las 5pm, y el concierto comenzara a las 6pm. d. Las entradas se entregaran a las personas que hayan pagado con anticipacin. b. Cules seran las prioridades para este proyecto? En el costo: No sobrepasarse del presupuesto asignado para el proyecto. En el alcance: El local tiene que albergar por lo menos el nmero de espectadores asignados al principio, y si no se puede contar con un local con quiosco para la fecha de contratacin del local, se puede contratar uno sin quiosco. En el tiempo. Las fechas para los momentos importantes se deben cumplir s o s.

2. Pregunta 2: En grupos pequeos, identifique ejemplos de la vida real que podran adecuarse a cada uno de los escenarios de prioridades que estn a continuacin: a. Limitaciones de tiempo, mejoramiento del enfoque, aceptacin de costos. Para una actividad en una asociacin de vecinos de una urbanizacin, un evento se debe cumplir en una determinada fecha pero a pocos das del evento se pide contratar ms mozos para mejorar el servicio, en ese caso se puede sobrepasar el presupuesto. b. Aceptacin de tiempo, limitaciones de alcance, aceptacin de costos.

Un grupo de estudiantes que quieren presentar un producto al mercado, pero debido a la falta de experiencia se retrasaron en la fecha de lanzamiento por lo que aumentaron los costos del proyecto. c. Limitacin de tiempo, aceptacin de enfoque, mejoramiento de costos. Para la boda de Mara se planeaba contar con un grupo de cumbia de moda, pero como ese da van a llegar exclusivamente para la boda todos sus familiares del extranjero, se decide contratar ms mozos y 2 grupos de cumbia de moda as que deciden aumentar el presupuesto para la boda.

3. Pregunta 3: Desarrolle una EDT para un proyecto en el que usted va a construir una bicicleta. Intente identificar todos los componentes importantes y proporcione tres niveles de detalle.
Bicicleta Marco Pintura Marco del chasis Sistema de ruedas Aros Camara Llanta Cableado Frenos Cambios Timon Mango Timon Conexion cables Sistema del asiento Asiento Cuero Pedales

4. Pregunta 4: Usted es el padre o la madre en una familia de cuatro (los hijos tienen 13 y 15 aos) que est planeando un viaje de campamento. Elabore una matriz de responsabilidades para el trabajo que hay que terminar antes de comenzar su viaje. Equipo del proyecto Papa Mama Robert Daniel R A R A R A R A R R R R R R R A R

Tarea Comprar los alimentos en conserva Comprar nuevo equipo de campamento Seleccionar herramientas Seleccionar botiqun primeros auxilios Llenar tanque de Gasolina para todo el viaje Preparar equipaje personal Acomodar equipaje en carro Buscar el lugar de campamento Seleccionar el lugar de campamento

R R A: Apoyo/ayuda, R: Responsable

5. Pregunta 5: Desarrolle una EDT para una representacin teatral de la comunidad. Asegrese de identificar los productos a entregar y las unidades organizacionales (personas) responsables. Cmo codificara su sistema? De un ejemplo de los paquetes de trabajo en una de sus cuentas de costos. Desarrolle una EDO adecuada que identifique quien es responsable de que cosa.

Representacion Teatral Invitaciones

Lista Invitados VIP Publico general Imprimir invitacione s VIP Publico General Enviar invitacione s VIP Publico General Buscar local Investigar Locales

Local
Contratar local Seleccionar Pagar local Buscar Obra Obra teatral Seleccionar Obra Pagar derechos de autor Actores Casting Jurado Ubicacion

Puesta en escena
Ensayos Lugar Buscar Seleccionar Profesores Horarios Elaborar Comunicar actores Buscar Vestuarios Seleccionar

Seleccion

Permiso Municipalidad Verificar Instalaciones

Ver alternativas Comparar vestuario

PDT

PDT PDT
Tesorera

Paquetes de trabajo Investigar profesores con experiencia 1.3.3.2.2 Entrevistar profesores

1.3.3.2.1 1.3.3.2.1

Contratar profesores

Administracin

Logistica

Secretaria

Organizacin

1.

Representacin Teatral 1.1. Invitaciones 1.1.1. Lista Invitados 1.1.1.1. VIP 1.1.1.2. Publico general 1.1.2. Imprimir invitaciones 1.1.2.1. VIP 1.1.2.2. Publico General 1.1.3. Enviar invitaciones 1.1.3.1. VIP 1.1.3.2. Publico General 1.2. Local 1.2.1. Buscar local 1.2.1.1. Investigar Locales 1.2.2. Contratar local 1.2.2.1. Seleccionar 1.2.2.1.1. Permiso Municipalidad 1.2.2.1.2. Verificar Instalaciones 1.2.2.2. Pagar local 1.3. Puesta en escena 1.3.1. Obra teatral 1.3.1.1. Buscar Obra 1.3.1.2. Seleccionar Obra 1.3.1.2.1. Pagar derechos de autor 1.3.2. Actores 1.3.2.1. Casting 1.3.2.1.1. Jurado 1.3.2.1.2. Ubicacion 1.3.2.2. Seleccion 1.3.3. Ensayos

1.3.3.1. Lugar 1.3.3.1.1. Buscar 1.3.3.1.2. Seleccionar 1.3.3.2. Profesores 1.3.3.3. Horarios 1.3.3.3.1. Elaborar 1.3.3.3.2. Comunicar actores 1.3.4. Vestuarios 1.3.4.1. Buscar 1.3.4.1.1. Ver alternativas 1.3.4.2. Seleccionar 1.3.4.2.1. Comparar vestuario

6. Pregunta 6: Utilice un ejemplo de un proyecto con el que usted est familiarizado o que le interese. Identifique los productos a entregar y las unidades organizacionales (personas) responsables Cmo codificara usted a su sistema? De un ejemplo de los paquetes de tareas en una de sus cuentas de costos. Desarrollo de un Videojuego

Productos a entregar Concepto del Juego Bocetos de los conceptos Ilustraciones finales de los bocetos Digitalizacin de las ilustraciones Demo Prototipo Demo versin Alpha Demo versin Beta Demo versin final

Responsables Game designer Ilustradores conceptuales Ilustradores Senior Diseador grafico Programadores y diseadores grficos Programadores y diseadores grficos Programadores y diseadores grficos Programadores y diseadores grficos

El sistema lo codificara de acuerdo a los responsables de los productos a entregar, Sufijos para las diferentes tipos de tareas: (I) para Ilustradores, (D)para diseadores grficos, (P)para programadores, (B)para bocetos.

1. Videojuego 1.2. Concepto del Juego 1.2.1. Game design document 1.2.2. Graficos Conceptuales 1.3. Bocetos de los conceptos 1.3.1. Storyboard de los conceptos 1.3.2. Bocetos de los personajes 1.3.3. Bocetos de los escenarios 1.4. Ilustraciones finales de los bocetos 1.4.1. Ilustracin de los personajes 1.4.2. Ilustracin de los escenarios 1.4.3. Refinado de los storyboards 1.5. Digitalizacin de las ilustraciones 1.5.1. Digitalizacin de personajes 1.5.2. Digitalizacin de los escenarios 1.6. Demo Prototipo 1.6.1. Anlisis 1.6.2. Diseo 1.6.3. Codificacin 1.6.4. Integracin 1.6.5. Pruebas 1.7. Demo versin Alpha 1.7.1. Anlisis 1.7.2. Diseo 1.7.3. Codificacin 1.7.4. Integracin 1.7.5. Pruebas 1.8. Demo versin Beta 1.8.3. Codificacin 1.8.4. Integracin 1.8.5. Pruebas 1.9. Demo versin final 1.9.3. Codificacin 1.9.4. Integracin

1.9.5. Pruebas Paquetes de trabajo Game Design Document PDT 1.2.1.1 Caractersticas del Juego PDT 1.2.1.2 Planear Jugabilidad PDT 1.2.1.3 Redactar Historia 7. Pregunta 7: Desarrolle un plan de comunicaciones para un proyecto de seguridad en el aeropuerto. El proyecto implica la instalacin del sistema de hardware y software que 1) rastree los ojos del pasajero, 2) registre las huellas digitales del pasajero y 3) transmita la informacin a una ubicacin central para su evaluacin.
Que informacin Reporte de la contratacin de nuevos empleados Agendas de reuniones de avance de proyecto Decisiones de modificacin de alcances Seguimiento de los avances Reporte de progresos en el proyecto Reportes de los estados de los equipos de hardware Reportes de despidos Pblico Objetivo Alta direccin Cundo? Cuando se requiera Mtodo de comunicacin Correo electrnico y copia de respaldo Correo electrnico Proveedor Administrador del proyecto Secretara

Alta direccin ,Administrador del proyecto e Ingenieros Administrador de proyectos, personal e Ingenieros Administrador de proyecto Alta direccin

Cada semana

Cuando se requiera

Reunin

Alta direccin

Todos los das Cada mes

Correo electrnico y copia de respaldo Reunin

Personal Administrador del proyecto Ingenieros

Alta direccin y administrador de proyecto Personal y administrador del proyecto

Cuando se entreguen

Correo electrnico y copia de respaldo

Cuando se requiera

A travs de la pgina web

Alta direccin

8. Pregunta 8: Vaya a una maquina buscadora de Internet (por ejemplo, Google) y mecanografi Plan de comunicaciones del proyecto. Verifique 3 o 4 que tengan .gov como su fuente En que se parecen y en que se distinguen unos de otros? Cules seran sus conclusiones respecto a la importancia de un plan interno de comunicaciones? Se parecen en que casi todos utilizan criterios parecidos para definir cada columna del plan de comunicacin, pero hay algunos que no lo tienen descrito en una tabla, sino que lo tienen descrito todo en un documento especial con diferentes puntos aparte de los descritos en las tablas. Creo que un plan de comunicacin es muy importante y til para poder comunicar a los interesados cualquier cambio interno o externo que ocurra en el proyecto, ya que es mejor reaccionar ante un cambio a tiempo que reaccionar muy tarde.

CASOS:
1. Resolucin del Caso Manchester United Soccer Club
1.1 Descripcin del caso:

Nicolette Larson estaba llenando la quina de lavaplatos con su esposo, Kevin, a quien le comentaba sobre su primera reunin con el comit organizador del Torneo del Manchester United. Nicolette, que se autodenominaba una mama futbolera, fue electa directora del club y era la responsable de organizar el primer torneo de verano del equipo. El Manchester United Soccer Club (MUSC), con sede en Manchester, Nueva Hampshire, se fund en 1992 como una manera de llevar a los jugadores recreativos a un nivel ms alto de competencia y prepararlos para el programa de desarrollo olmpico estatal (State Olympic Development Program) y/o para equipos de preparatoria. En ese momento, el club contaba con 24 nios y nias (cuyas edades fluctuaban entre nueve y 16 aos) de equipos afiliados a la Hampshire Soccer Association y a la Granite State Girls Soccer League. El consejo directivo del club haba decidido, en otoo, que patrocinara un torneo de verano para generar ingresos. Dado el auge del balompi entre los jvenes, dicha competencia se haba convertido en un mtodo popular para recaudar fondos. Por lo general, los equipos del MUSC compiten en tres o cuatro torneos cada

verano en distintos lugares de Nueva Inglaterra. Se ha informado que estas justas generan entre 50000 y 70000 dlares para el club anfitrin. El MUSC necesita ingresos adicionales para reacondicionar y ampliar el nmero de canchas en el complejo de Rock Rimmon. Los fondos tambin se utilizaran para aumentar el programa escolar del Club, el cual proporciona ayuda financiera a los jugadores que no pueden pagar los 450 dlares de cuota mensual. Nicolette le reseo a su marido lo que se transpiraba durante la primera reunin del comit encargado del torneo de esa noche. Ella comenz la junta haciendo que todos los participantes se presentaran y expreso lo emocionada que estaba de que el club patrocinara un torneo propio. Luego le sugiri al comit que se hiciera una tormenta de ideas sobre todo lo que haba que hacer para sacar la temporada adelante; registrara sus ideas en una libreta. Surgi todo tipo de ideas y sugerencias. Un miembro de inmediato subrayo la importancia de tener rbitros calificados y describi en forma detallada como le haban robado el triunfo al equipo de su hijo en un juego de campeonato en el que los rbitros eran malos. A esta le siguieron otras historias de injusticia en la cancha. Otro miembro sugiri que necesitaban ponerse en contacto pronto con las Universidades locales para ver si podan utilizar sus campos. El comit dedico ms de 30 minutos a hablar sobre como supervisaran a los equipos y sobre cuanto podran cobrar por la entrada. Surgi una discusin respecto a si deberan recompensar a los equipos ganadores con medallas o con trofeos. Muchos integrantes consideraban que las medallas eran demasiado baratas, mientras que otros pensaban que los trofeos serian demasiado caros. Alguien sugiri que buscaran patrocinadores corporativos locales que les ayudaran a patrocinar el torneo. A la propuesta de vender camisetas y sudaderas del torneo sigui una censura general a las playeras que los padres de familia haban adquirido en otros torneos. Un miembro propuso que contrataran a un artista local, que l conoca, para que desarrollara un diseo nico del torneo. La reunin termino 30 minutos tarde y solo quedaba la mitad de los asistentes originales al final. Nicolette manejo de regreso a su casa con siete pginas de ideas y un dolor de cabeza. A medida que Kevin le serva un vaso de agua para las dos aspirinas que Nicolette estaba a punto de ingerir, intento reconfortarla afirmando que la organizacin de este torneo sera un proyecto importante, semejante a

aquellos donde el participaba en su empresa de diseo e ingeniera. Ofreci sentarse con ella la noche siguiente y ayudarle a planear el proyecto. Le sugiri que lo primero que necesitaban era desarrollar una EDT para el proyecto.

1.2 Preguntas

Haga una lista de los principales productos a entregar en el proyecto y utilcela para desarrollar un borrador de la estructura de descomposicin de tareas para el torneo que incluya al menos 3 niveles de detalle. Cules son los principales productos a entregar que se relacionan con patrocinar un torneo de balompi?

Torneo de verano

Inversion

Arbitros calificados

Canchas de Futbol

Souvenirs

Premios

Patrocinadores

Contactar

Buscar lugar adecuado

Contratar diseador

Melladas para finalistas

Actividades

Contratarlos

Solicitar permiso

Elaborar las camisetas y demas productos

Trofeo para el equipo ganador

Los principales productos a entregar son el dinero a recaudar para poder pagar a los rbitros, alquilar las canchas y comprar los premios.

De qu manera el desarrollo de una EDT aliviara alguno de los problemas que se presentaron durante la primera reunin y de qu manera le ayudaran a organizar y planear el proyecto? Ayudara a priorizar y elegir los principales productos para el proyecto, as como a tenerlos clasificados y divididos en sus respectivos paquetes de trabajo, ya que con cada paquete

organizado, se podran repartir a los diferentes socios del club para que los puedan llevar a cabo.

Dnde puede Nicolette encontrar informacin adicional que le ayude a desarrollar una EDT para el torneo? A parte de consultar con su esposo, puede investigar en libros de administracin de proyectos, investigar en la pgina del PMI, y consultar las experiencias de clubes de diferentes localidades. Cmo podran Nicolette y su grupo utilizar la EDT para generar calculos de costos para el torneo? Por qu esta informacin sera til? Dividiendo cada cuenta de costos en diferentes paquetes de trabajo se podra alcanzar una mayor estimacin de lo que se necesitara para invertir durante toda la temporada. As como tambin de acuerdo a la inversin necesaria podran planificar un nmero ms exacto de actividades para recaudar fondos.