3.5 Estudios tcnicos para la adquisicin de bienes y servicios informticos 3.5.

1 Adquisicin de software Los recursos lgicos del computador (software) pueden obtenerse de distintas maneras: 1.- Desarrollo Interno a la medida: Esto implica que un grupo de desarrolladores que contribuyen personal de la empresa se dediquen a desarrollar el sistema de aplicacin necesario apegado a los requerimientos y caractersticas deseados por la empresa. 2.- Desarrollo externo a la medida: En esta opcin se encontrara a un equipo de personal externo para que, con sus recursos analicen las necesidades de la empresa y se dedique a desarrollar una aplicacin. 3.- Adquisicin de paquetes: Adquirir un sistema de aplicacin que este disponible en el mercado atendiendo a los requerimientos de la empresa. (Xiomar, 1998) Una empresa al utilizar software, se ve en la necesidad de comprar una licencia para cada usuario que la utilice dentro de su empresa. Hay diferentes maneras de adquirir un software y como ya mencionamos anteriormente, se adquiere un software a travs de una compra adquiriendo la licencia de esta. Otra manera de adquirir un software es a travs de un proveedor de servicios de aplicaciones (ASP). ASP: es una empresa que proporciona software de una manera rentada por otras empresas ya sea en la web o en una red privada. (Kenneth, 2004) 3.5.2 Adquisicin de hardware Adquisicin de Hardware: Es muy comn que se hagan compras de equipo por costumbre o porque se recibe alguna recomendacin, esto sucede porque no se tiene el conocimiento de las preguntas que debemos hacernos para poder elegir adecuadamente un equipo. Debemos considerar los siguientes puntos para la Adquisicin de Hardware: Determinacin del tamao y requerimientos de capacidad. Evaluacin y medicin de la computadora. Compatibilidad. Factores financieros. Mantenimiento y soporte tcnico. Evaluacin y medicin de la computadora: Los datos de referencia son generados a travs del empleo de programas sintticos (es un programa que imita la carga de trabajo esperada y determina resultados), lo cual permite comparar contra especificaciones tcnicas. Los programas sintticos se pueden correr prcticamente en cualquier tipo de ambiente y generalmente se toma como referencia: Velocidad de procesamiento. Tiempo de respuesta para envo y recepcin de datos desde las terminales.

Compatibilidad: Ocasionalmente por cuestiones econmicas se considera factible la compra de equipo llamado compatible. La ventaja de este equipo es un menor costo que el original, pero debe tenerse cuidado con los siguientes puntos: Nivel de calidad. Desempeo igual al original. Garantas. Acuerdos de servicio.

Factores financieros: Existen las siguientes posibilidades de adquirir equipo de cmputo: Por alquiler renta: Las ventajas son el que tenemos un alto nivel de flexibilidad, no se requieren pagos altos y elevados, y a corto plazo es ms econmico alquilar que comprar. Una limitante es en cuanto al uso. Por compra: Tiene como ventaja que puede pagarse a crdito en pagos predeterminados en perodos fijos, no necesariamente se tienen que efectuar pagos elevados y se puede disponer del equipo a la hora que se quiera. Tiene como desventajas que es una decisin irrevocable, que se requiere capital inicial mayor que en el caso anterior y el riesgo a la obsolescencia. Mantenimiento y soporte tcnico: Los puntos de mayor inters son: Fuente de mantenimiento: Una vez que el sistema se ha entregado e instalado, existe un perodo de garanta en el cual la unidad de ventas que efectu la operacin tiene la responsabilidad del mantenimiento, despus de este tiempo el comprador puede adquirir mantenimiento de varias fuentes. Trminos de mantenimiento: El contrato puede redactarse de manera tal que cubra tanto la mano de obra como las piezas que se hayan necesitado en el mantenimiento, mano de obra y piezas por separado. Servicio y respuesta: El apoyo de mantenimiento es til si se encuentra disponible cuando se requiere. Dos puntos de inters son el tiempo de respuesta y las horas en las que se puede obtener el apoyo.

(Sistemas)

3.5.3 Solicitud de propuesta Todo sistema se origina en base a una solicitud que hace el usuario al centro de cmputo, intentando satisfacer una necesidad especfica. Los parmetros sobre los cuales debe medirse dicha solicitud son los objetivos y las polticas, los cuales debe fijar el usuario, aunque puede ser que el departamento de anlisis le brinde ayuda en su clarificacin. Ambos parmetros deben quedar establecidos por escrito. La Solicitud de propuestas debe ser hecha por escrito. La solicitud de propuesta deber realizarse mediante las requisiciones que debern incluir: Informacin general Objetivo Propsito Fecha limite de entrega Fecha limite de aclaraciones Cobertura de requerimientos Solicitud de descripcin detallada del producto o servicio Solicitar especificaciones detallada de servicios de soporte de usuario. Coordinar presentaciones Documentacin Por ejemplo la Solicitud de propuesta para la compra de software debe de contener los siguientes puntos: Objetivo el software Propsito del software Deseables del software Cobertura del software Descripcin detallada del producto o servicio Especificaciones detalladas de servicios de soporte al usuario. (Planeacion, 2010)

3.5.4 Evaluacin de Propuesta Previamente debe llevarse a cabo una investigacin con el propsito de establecer con seguridad el tipo de Software y Hardware requerido para su implementacin, posteriormente se integra toda la informacin obtenida de dicha investigacin y as poder establecer la operatividad de los sistemas a adquirirse. Una vez que se han recibido y abierto los documentos de la licitacin, el dueo y/o el comit examinador o evaluador revisarn los documentos de licitacin para ver si estn completos y correctos y luego otorgar la adjudicacin, previendo cualquier requerimiento preliminar para otorgamiento, tales como el pago de un seguro de garanta o seguro de cumplimiento, ha sido satisfecho. Es te tipo de Evaluacin de propuestas tambin es conocida como de alternativas la cual contiene los siguientes puntos:

Validar lo que ofrece el proveedor (credibilidad de propuesta) Analizar propuesta Costo Disponibilidad Calidad Soporte y mantenimiento Configuracin Ambiente de software Documentacin

(Antares) 3.5.5 Financiamiento Para qu sirve? A travs de los financiamientos, se le brinda la posibilidad a las empresas, de mantener una economa estable y eficiente, as como tambin de seguir sus actividades comerciales; esto trae como consecuencia, otorgar un mayor aporte al sector econmico al cual participan. Fuentes de Financiamiento Renta Compra Arrendamiento Financiero: Contrato que se negocia entre el propietario de los bienes ( acreedor) y la empresa (arrendatario), a la cual se le permite el uso de esos bienes durante un perodo determinado y mediante el pago de una renta especfica, las estipulaciones pueden variar segn sea la situacin y las necesidades de cada una de las partes. La importancia del arrendamiento radica en la flexibilidad que presta para la empresa, da posibilidades de adoptar un cambio de planes inmediato, de emprender una accin no prevista con el fin de aprovechar una buena oportunidad o de ajustarse a los cambios que ocurran en medio de la operacin. El arrendamiento se presta por partes, lo que permite a la empresa recurrir a este medio para adquirir pequeos activos. El arrendamiento puede ser para la empresa, la nica forma de financiar la adquisicin de activo. (Becerril Ibarra & Perez Corbera, 2007) 3.5.6 Negociacin de contrato. Obtener un contrato justo Puntos de negociacin: Precios Costos Capacitacin Penalizaciones. Problemas que puedan presentarse. Contrato a favor del proveedor

Vendedor profesional Convenios no incorporados en las clausulas. Ausencia de penalizaciones

3.5.7 Garantas Una garanta es un negocio jurdico mediante el cual se pretende dotar de una mayor seguridad al cumplimiento de una obligacin o pago de una deuda. Son muy importantes para los consumidores. Permiten tener la certeza de que, en caso de vicios o defectos que afecten el correcto funcionamiento del producto, los responsables se harn cargo de su reparacin para que la cosa vuelva a reunir las condiciones ptimas de uso La Ley de Defensa del Consumidor contempla un doble rgimen de garantas: Legal: Dispone que todos los compradores de cosas que no se consumen con su primer uso (automviles, electrodomsticos, computadoras. relojes, paraguas etc.) gozan de una garanta legal, de tres meses como mnimo, en caso de que surjan defectos o vicios de cualquier ndole que afecten su correcto funcionamiento. Responsables del otorgamiento y cumplimiento de la garanta legal los productores, importadores, distribuidores y vendedores del producto. En caso de que la cosa debe trasladarse a fbrica o taller para su reparacin, los gastos de flete y seguro o cualquier otro que demande el transporte quedan a cargo del responsable de la garanta. Salvo que est expresamente previsto en la garanta, en caso de desperfecto no corresponde exigir el cambio del producto por uno nuevo; la obligacin de proveedor es reparar la cosa y dejarla en perfecto estado de funcionamiento. Contractual o voluntario. Ofrece el productor o vendedor, y que generalmente suele ser de seis meses, un ao, o ms. Es fundamental la entrega del certificado de garanta con la identificacin del responsable; sus alcances, limitaciones y dems requisitos exigidos por la ley. Las garantas no cubren los defectos provocados por el mal uso del producto. Tambin est previsto en la Ley de Defensa del Consumidor que todos los servicios de reparaciones en general, mantenimiento, acondicionamiento, limpieza o similares gozan de garanta legal, cuando dentro de los treinta das siguientes a la conclusin del servicio se evidencien deficiencias o defectos en el trabajo realizado. Es importante que la garanta sobre la prestacin de un servicio debe documentarse por escrito y contener la descripcin del trabajo realizado, un responsable y el tiempo de vigencia de la misma El prestador est obligado a corregir las deficiencias y a reemplazar los materiales y productos utilizados sin cargo. La garanta puede ser de tres tipos: Garanta personal: como, por ejemplo, un aval. Mediante la garanta personal una persona garantiza el pago de una deuda comprometindose a pagar ella en el caso de que el deudor principal no cumpliese con su obligacin. Garanta real: como la prenda o la hipoteca. El deudor garantiza con un bien el pago de una deuda. En el caso de incumplir, el acreedor podr vender el bien y saldar la deuda con el dinero obtenido, devolviendo al deudor el excedente (si lo hubiese). Garanta Constitucional: como proceso instituido por la misma Constitucin de un Estado cuya finalidad es defender. (Becerril Ibarra & Perez Corbera, 2007) 3.5.8 Permisos, derechos de autor El uso de hardware y software autorizado est regulado por las siguientes normas: Derechos de autor y cdigo penal El Copyright, o los derechos de autor, son el sistema de proteccin jurdica concebido para titular las obras originales de autora determinada expresadas a travs de cualquier medio tangible o intangible. Las obras literarias (incluidos los programas informticos), musicales, dramticas, plsticas, grficas y escultricas, cinematogrficas y dems obras audiovisuales, as como las fonogramas, estn protegidos

por las leyes de derechos de autor. El titular de los derechos de autor tiene el derecho exclusivo para efectuar y autorizar las siguientes acciones: Preparar obras derivadas basadas en la obra protegida por las leyes de derechos de autor. Distribuir entre el pblico copias de la obra protegida por las leyes de derechos de autor mediante la venta u otra cesin de la propiedad, o bien mediante alquiler, arrendamiento financiero o prstamo. Realizar o mostrar la publicidad de la obra protegida por las leyes de derechos de autor.

Licencias de uso

(Chaves, 2005)

3.5.9 Outsourcing Subcontratacin o tercerizacin es una tendencia muy fuerte actualmente. No slo es una herramienta que permite abaratar costos, sino que permite ser ms eficiente. El nico poder es que se pierde control sobre la empresa.

Anexo Ejemplo para toda la unidad:

ADQUISICION DE SOFTWARE CONTABLE

3.5 Estudios tcnicos para la adquisicin de bienes y servicios informticos 3.5.1 Adquisicin del Software
ESPECIFICACIONES GENERALES DEL SOFTWARE CONTABLE Deber ser un sistema contable con mdulos completos de contabilidad, mediante el mtodo de partida doble, con su respectivo auxiliar y capaz de formular Estados Financieros y de Ejecucin Presupuestara. As mismo que permita el manejo de varios proyectos y fuentes de financiamiento (local y externo) por separado y de forma consolida con su respectivo origen de fondos y moneda (dlares, euros y moneda nacional). CAPACIDADES DEL SISTEMA Capacidad General Deber tener la suficiente capacidad para mltiples usuarios, incluyendo acceso simultneo Est programado para varios tipos de monedas fluctuantes Se puede ampliar y modificar para cubrir las futuras necesidades del Programa Se puede agregar mdulos en el transcurso del tiempo Identificacin de cuentas Deber aceptar la estructura de codificacin de cuentas Deber aceptar las sub-clasificaciones de cuentas Metodologa Se registran los asientos contables en los libros de cuentas Permite correcciones en el mes actual Permite realizar correcciones o volver al paso anterior en la pantalla donde se est realizando el registro El sistema cierra los periodos contables y no permite modificaciones en los periodos cerrados Los asientos contables cuentan con un orden cronolgico por mes y por ao Integracin con otros Sistemas Podr importar y exportar datos a otros programas Podr vincularse con hojas de clculo Podr vincularse con la documentacin escaneada soporte del gasto como medio de respaldo Interfaz del Usuario La interfaz del usuario es de fcil uso y amable para el usuario, tanto para contadores y no contadores Los mens son lgicos e automticos Contiene tutoras y ayudas para el usuario Contiene un manual del sistema Informes y reportes Deber permitir adecuar los informes a la medida del usuario (cambiar columnas, fechas, divisiones. Etc.) Suministrar informes basados en ciertas varales o criterios a solicitud del usuario Suministrar presentaciones graficas de informes a solicitud del usuario Deber mostrar los informes en pantalla antes de su impresin Lista de cheques girados por el Programa (por cuenta bancaria, numero, beneficiario, monto y fecha) Se podr exportar los informes

Reporte de ejecucin financiera por: categora de gasto, objeto de gasto, fondo, proyecto, regin, tipo de moneda, financiamiento, mes, trimestre, semestre y por ao (cuentas FAO y Gobierno) Reporte de presupuestos y saldos por: categora de gasto, objeto de gasto, fondo, proyecto, regin, tipo de moneda, financiamiento, mes, trimestre, semestre y por ao (cuentas FAO y Gobierno) Detalle de transacciones del mes y acumuladas Reporte de cuentas de orden (transferencias, desembolsos, intereses y saldos) Catalogo contable Manual del sistema Imprimir de forma selectiva algunos registros para verificar si cumplen con los criterios

Seguridad Proteccin de acceso al sistema a travs del uso de contraseas Deber contar con categoras de acceso por usuario Registro histrico por usuario de las operaciones realizadas Deber permitir el cambio de contraseas Capacitacin Deber incluirse en el costo del sistema capacitacin al personal a modo que tengan la suficiente capacidad de operar el sistema Apoyo Apoyo tcnico inmediato presencial o mediante telfono e internet Contar con servicio de emergencia

3.5.2 Adquisicin del Hardware. 3.5.3 Solicitud de la Propuesta. 3.5.4 Evaluacin de la propuesta.
PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIN DE HARDWARE Y SOFTWARE Complementar y firmar ficha proteccin de datos y de compromisos adquiridos antes del 31/08/07. El empresario obtendr la firma electrnica y el certificado digital a travs de FNMT (Delegacin Agencia Tributaria) o Cmara de Comercio, segn procedimiento indicado en la pgina Web. Una vez obtenido el Certificado Digital enviar un correo electrnico, firmado digitalmente, a info@soriactiva.com, que servir como justificante antes del 15/11/07. Cumplidos estos dos requisitos imprescindibles, el beneficiario podr acceder a cualquier otro producto solicitado y aprobado, indicado en la carta enviada. El hardware deber adquirirlo en un proveedor colaborador (ver pgina Web) antes del 30/11/07: Todo beneficiario que adquiera un gasto financiable (base imponible) superior a 12.000 , debe tener como mnimo tres ofertas de diferentes proveedores, con carcter previo a la entrega del bien, y se adjudicar a la econmicamente ms ventajosa. Los precios mximos, IVA excluido, son los siguientes: Ordenador de sobremesa 765 y 795 . Servidor 3.300 . Impresora lser 139 , Impresora multifuncin (impresora-fax-copiadora-escner) 350 ; Escner DNI y pasaporte 802 ; PDA con telfono 435 ; PTV con pantalla tctil 1.270 .

El ordenador debe llevar el marcado CE y nmero de serie, lector de tarjeta criptogrfica compatible con el DNI electrnico, sistema antivirus, software abierto y dotado de la correspondiente licencia de uso, y resto de caractersticas especificadas (el interesado podr cargar cualquier otro programa de software legal pero no ser subvencionable). La homologacin de la CE la deben tener tambin el resto de bienes. Si el precio de cualquier producto es mayor que lo indicado, solamente se subvencionar sobre el precio mximo, y si es menor le corresponder el 70% sobre la base imponible del gasto realizado (excluido IVA). Cursos sobre software instalado y/o firma electrnica: gratuito para los solicitantes. Se apuntarn antes del 30/09/07 en ITS Duero o en la Fundacin SORIACTIVA y se realizarn antes del 30/11/07. El beneficiario abonar al proveedor el importe ntegro de todos los bienes adquiridos, y presentar en la Fundacin SORIACTIVA la factura, que una vez revisada y conforme, le transferir la subvencin correspondiente a una cuenta abierta en Caja Rural de Soria. Requisitos de la factura: Identificar el servicio facturado: Ordenador con las caractersticas mnimas indicadas en la solicitud, impresora con las principales caractersticas, etc. El proveedor pondr PAGADO en la factura y lo refrendar con su sello, nombre y firma de la persona autorizada. Los bienes adquiridos permanecern en propiedad del beneficiario durante un mnimo de 3 aos y llevarn incorporada una pegatina que se les facilitar, ya que durante ese periodo podrn ser sometidos a inspeccin por el Ministerio. Fechas lmites: Envo correo con firma electrnica y certificado digital: 15/10/07. Los cursos y la formacin deben realizarse antes del 30/11/07 Todos los bienes deben estar adquiridos y entregada la factura antes del: 30/11/07. Soria, 16 de agosto de 2007 (soriactiva)

3.5.5 Financiamiento 3.5.6 Negociacin del Contrato

CALIDAD DEL PROVEEDOR El proveedor deber estar constituido como empresa o comerciante individual, contar con experiencia comprobada, imagen y permanencia. Deber ser receptivo a sugerencias. Asimismo el proveedor deber presentar referencias verificables de trabajos realizados en otras empresas. CONTRATANTE La organizacin de la Agricultura y la Alimentacin (FAO), para realizar el trabajo bajo la coordinacin de la Unidad de Gestin PACTA PAGOS Se realizaran tres pagos el primer pago del 30% contra la recepcin del plan de trabajo, segundo pago del 30% contra la recepcin a satisfaccin del avance y el ltimo pago del 40% contra la recepcin del sistema contable instalado y puesto en marcha a satisfaccin.

3.5.7 Garantas
GARANTIAS Se constituir la garanta de cumplimiento con la retencin del 10% del monto de cada pago parcial del contrato, devolvindose una vez que se haya puesto a prueba el sistema contable y recibido a satisfaccin, asimismo al haber recibido suficiente capacitacin del personal para la operacin del sistema. (pacta)

Bibliografa
Antares. (s.f.). Recuperado el 16 de Noviembre de 2011, de Antares: antares.itmorelia.edu.mx/~jcolivar/courses/ifm09b/ifm_u3.ppt Becerril Ibarra, P., & Perez Corbera, A. (1 de Septiembre de 2007). Recuperado el 17 de Noviembre de 2011 Chaves, R. A. (24 de Noviembre de 2005). Recuperado el 19 de Noviembre de 2011 Kenneth, L. (2004). Sistemas de Informacion Gerencial. Mxico: Prentice Hall. pacta. (s.f.). Recuperado el 17 de Noviembre de 2011, de pacta: http://pacta.hn/web2.0/sites/default/files/Terminos%20de%20Referencia%20Adquisicion%20 de%20Software%20Contable%20PACTA.pdf Planeacion. (23 de Febrero de 2010). Recuperado el 16 de Noviembre de 2011, de Planeacion: http://planeacioncentrosinformatica.blogspot.com/2010/02/353-solicitud-de-propuesta.html Sistemas. (s.f.). Recuperado el 16 de Noviembre de 2011, de Sistemas: http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/admoncomp/tema15.htm soriactiva. (s.f.). Recuperado el 17 de Noviembre de 2011, de soriactiva: http://www.soriactiva.com/portal_turismo/procedimiento_adquisicion_hardware_software.p df Xiomar, D. R. (1998). Auditoria Informatica. EUNED.

Laura T. Matas Ismael Valencia Hernandez