Cursul de Liderism CLT Sngerei CURS 5.

Organizarea unui eveniment 1) Alesul subiectului interesant, relevant, necesar 2) Pregtirea audiena, locul, d ata, materialele/resursele necesare 3) Crearea agendei obiective clare, informar e, activiti, conclusie

7 ETAPE ALE PLANIFICRII Sursa: Manualul Educaiei Neformale, Corpul Pcii 2004 Aceast este o cale folositoar pentru planificare de educatoar Jane Vella cnd pregtete pentru un atelier sau o prezentare. Cele 7 etape ale planificrii ale ei sunt un sablon simplu i efficient s ii n mintea ta cnd ncepi s faci un atelier sau o nteraciune. Ci ine sunt participani? Ct de mult deja tiu ei despre tema aceast? Care vrst, gen, cultu r, ierarhie la loc de munc, .a.m.d.? De Ce? Ce este scopul nvrii? Ce vor s nvee par i? Merg la training voluntar sau nu? Cnd? Ct de mult timp este disponibil pentru t raining-ul? Sunt cteva constringeri ai timpului legai cu anotimp sau lucru? Este o or pe zi mai bine dect altele pentru participanii ti? Unde? Unde va fi training? nau ntru sau afar? Care echipament este disponibil? Scaune? Mese? Flipchart? Material e locale? Pentru Ce? Care sunt obiectivele de comportament ale training-ului? Ce vor face diferit participanii dup training? Ce? Ce n specific vor nva participanii? C re cunotin, abiliti i atitudini nou vrei s mai dezvoli? Cum? n care activiti de ica participanii pentru c s nvee material? Care sunt toate etapele ale training-ului? Cum vei face o evaluare a training-ului?

ALESUL SUBIECTULUI n primul rnd trebuie s alegi un subiect- s hotreti despre ce doreti s vorbeti. Un se este de obicei facut cu scopul de a-i nva sau a-i convinge pe cei care ascult. Aleg e un subiect pe care v l consideri important sau necesar. Ar fi mai uor de efectuat dac alegi un subiect pentru ce ai un talent, cunotine necesare, o abilitate, sau o pasiune.

PREGTIREA Cine este audiena ta? Cine vor beneficia cel mai mult de seminaral tu pla nificat? Maturi? Femei? Adolesceni? Elevii absolveni din acest an? Fetele la gimna ziu? Oameni care au afaceri? Potriveti scopul tu, hotreti pe cine vei nvita, i cte per oane vrei s invii. Vrsta participanilor: ntotdeauna ii minte vrsta participanilor n re etap a planificrii unui seminar, pentru c s te asiguri c activitile pe care le-ai p anificat sunt potrivite i interesante. Vrsta de la care se poate practica o activi tate este orientativ. Participanii care sunt puini familiarizai cu un anumit concept pot ncepe cu activiti prevzute se vor atepta ceva mai simplu i mai clar dect cei care cunosc mai profund subiectul pot exersa activiti pentru vrstele mai mari. Rotaru Mi haela Page 1

Cursul de Liderism CLT Sngerei Mrimea grupului: Pentru atingerea unui rezultat mai bun, unele activiti necesit limitarea numrului de participani. Promovare/nvitaii Treb ie s te gndeti despre cum vei informa public c o s faci un seminar. Seminarul va fie d eschis (pentru oricine care vrea) sau numai prin invitaie? O s faci o campanie de publicitate? Cum? Prin vorbire la telefon, postere la staii de autobuze, pliante la coal, un anun la Primarie, sau altceva. Folosete imaginaia ta. E mai bine dac poi s oloseti mcar dou moduri de promovare, i ca este ntr-un timp potrivit. Dac este prea de vreme, toat lumea o s uite, i dac este prea trziu, este posibil c toat lumea o s fie pat deja cu altceva. Materiale Sunt enumerate resursele recesare pentru activitat e. Unele activiti includ fie care urmeaz a fi distribuite participanilor. Acestea pot fi multiplicate la xerox sau transcrise pe cartonae, dar asigur-te s faci totul ce va timp naintea seminarului n cazul c (doamne ferete)se ntmpl ceva. Pauz de cafea: emenea, depinde de bugetul tu i publicul tu, dar ntotdeauna este o motivaie bun dac (!!!!!!!! nota mea+nu era scris nimic)vei oferi participanilor cteva gustri(bisc uii i ceai sau cafea)

Rambursare Dac va fi necesar s plteti, clar c trebuie s tii nainte pentru c s caui (sau local sau printr-un grant sau ntr-un alt mod). Drum: Dac participanii vin de de parte, este ateptat s le rambursezi drumul. Experi: Foarte des experi lucreaz pentru gratis, dar dac l nvii pe un expert, asigur-te de la nceput ce se ateapt el. Agenda s narului ntotdeaun este o idee bun s faci o agend cu activitile propuse pentru ca s le mpai panilor (n special dac este un seminar lung cu mai muli prezentatori). Este profesio nal,i este un semn c te-ai pregtit (aceasta va spori ncrederea participanilor, i pentr u tine ca s te asiguri c eti binepregtit i tii aproximativ ce o s se ntmple. nclude e pas, ct timp va dura, i cine o s fie moderatorul. Iat un exemplu:

CUM S ORGANIZM UN SEMINAR Lucrurile pe care le vei nvaa astzi. CUM S: Identifici participani Elaborarezi planul Informezi publicul cu privire la acest eveniment Practici ac tiviti Delegzi responsabiliti Alegi localul Determinezi costul materialelor Cole publicaii i material pentru distribuire Faci o evaluare a seminarului

Etap 1- S identifici o tema Ai informaie despre acest subiect sau poi s gseti informaia? Acest subiect este import ant pentru comunitatea ta s sti? Ai analizat necesitile comunitii? Aceast tema va afec a cele mai mult persoanele in comunitatea ta? Ai observat boli care exist frecven t? Snt specialiti care va ajuta n seminarul tu? Rotaru Mihaela Page 2

Cursul de Liderism Etap 2- S identifici participanii Cum s gsim participanii? Cine sunt participanii? Ce vrst au participanii? participanii? Ci participani vor fi? Ce limb vorbesc? CLT Sngerei

Etap 3 Elaborarea planului n baza necesitilor i problemelor Un plan ar trebui s fie c ar i fluid De obicei, este necesar s revezi ce informaie ai nainte de a scrie un plan Este important s faci planul mpreun cu toate personele care vor prezenta n seminarul tu Orice persoan prezent ar trebui s aib o copie de plan Etap 4 Stabilirea datei i lor n procesul stabilirei datei i orei ce trebuie s iei n consideraie? -Srbtorile ce se ce ebreaz n (republic, comunitate, familie) -Calendarul colii (vacanele) Care snt alte lu cruri ce trebuie s iei n consideraie? -Temperatura afr -Accesibilitatea unei camere Recolt

Etap 5 Alege locul 1. Localul trebuie s fie ncptor 2. Verificeaz dac este lumin i dac funcioneaz priz n consideraie activitile pe care doreti s le petreci; o mas pentru facilitatori i ma ialele de care vei avea nevoie pe parcursul seminarului 4. Cu 1-2 ore nainte de a ncepe seminarul, asigur-te ca vei avea acces la locul dat pentru a aranja mesele i materialele i a face curat dupa aceasta

Etap 6 - Determin costul materialelor Determineaz costul materialelor distributive, agenda ncperii, publicrii materialelor , fotocopiilor, pauzele de mas, folosirea de internet pentru informaie, anunurile, etc. Elaborarea materialelor Cum s desenezi chiar daca nu poi s desenezi Cum s orga izezi materialele Cum s prezini informaia

Etap 7 - Informarea publicului cu privire la acest eveniment Informarea depinde n mare msur de grupul int. Decide-i o metod de informare care est ea mai reuit n cazul dat: Foi volante Convorbiri telefonice Prin pota electronic intermediul copiilor Prin intermediul agendei elevilor Etap 8 F o practicare nainte de cea de la seminar Este important s revezi mpreun cu toate persoanele care vor prezenta La acest timp, poate vei recunoate lucruri care ai nevoie, sau poi s nvei unde vrei s pui posterele Ar trebuie s calculezi timpul pentru prezentare, e important s respeci durata semin arului Rotaru Mihaela Page 3

Cursul de Liderism ntreab pe cineva s asculte n timpul practicrii, dup aceea intreab dac a neles licaii i material pentru distribuire Practic activitile CLT Sngerei

n cazul c activitile planificate sunt practicate des de tine, exerseaz-le nc o dat cu terialele pe care le ai acum. ncrederea participanilor la seminar depinde n mare msu r de ncrederea ta. Care parte este responsibilitatea mea? DELEGAIA RESPONSABILITILOR Cine va face anunurile? Cine va face agenda? Cine va gsi o camer? Cine va cumpra pau zele de mas? Cine va prezenta? Cine va pune anunurile? Cine va plti pentru materiale?

Identificai responsabilitile i persoanele care le vor ndepleni. Asigurai-v c toi fac torii i cunosc responsabilitile. Nu uita!!!: Colecteaz publicaiile i materia distribuire Organizeaz i aranjeaz pauzele de mas Implic participanii n activiti var Evaluare Asistena acordat participanilor dup seminar

LISTA PREGTIRILOR UNUI SEMINAR Hotrnd s faci un seminar : Vor fi nteresai oamenii de ubiect? Subiectul are relevan n opinia populaiei? Te vor ajuta oamenii la pregtire lanificare? Care sunt nevoile participanilor? BUDGET!!!! (nu ntotdeaun ai nevoie de bani pentru un seminar de succes) Crearea Seminarului Alegerea Temei / Topicului / Felului Este relevant pentru oameni nteresai? (ii mint e c este pentru ei!) Masa Rotund, Discurs, Dialog Deschis, Conferin, Dezbateri, Even iment Cultural, Persuazie, Lecie /Club, .a.m.d. (f sim i topic s fie ceva cu care eti omod) o Stabilizeaz Scopurile i Obiectivele Seminarului Alegerea Localitii o o o Loc alitate central i uor de accesat o coal, Cas de Cultur, Primaria, Afar (vreme??) o Fa iti (toalet, bucterie, .a.m.d.) Alegerea Datei o Nu uita de srbtori (naionale, raiona locale, familiale, religioase, .a.m.d.) o Un anun c s aminteasc participanilor de dat a activitii este o idee bun o Pauzele la coal sunt bune pentru activitile copiilor, pe parcursul sptminii pentru profesionali. Grupul Participanilor de Target o o o o Hotre cine va beneficia cel mai mult de acest seminar Estabileaz vrsta i abilitatea grupu lui (mixt sau similar) Timp diferit pentru invitaile copiilor i ale profesionalilo r Numrul participanilor Rotaru Mihaela Page 4

Cursul de Liderism Agend o ntotdeaun ai o agend n avans, dar care este deschis s se schimbe o Stabileaz rul i pauze (de cafea, de mas, de fum, .a.m.d.) o Amestic activitile plictisitoare cu acele distractive o F totul foarte clar pentru ca oaspeii i participanii s tie ce va u rma o F brainstorming despre cum informaia va fi prezentat i primit Activiti o Ar tr s fie focusate ctre public i ce ei pot face comod o Activitile ar trebui s aib un rezu tat care sprijin scopul seminarului o Activitile nu ar trebui s eschiveze scopul i ob iectivele seminarului o Gndete-te nainte de a da cteva ntrebri posibile i s ai rspun Publicitate o o o Invitai o o CLT Sngerei

NU POI PUNE POSTERE SAU BANERURI PE SEMNE SAU PE PERETE!!!!!!!!! (mcar n Chiinuntreab imarul sau directorul cholii) Anunuri la coal/pliante/prin cuvinte/du-te la ageni eco nomici care pot fi interesai/reeaua comunicrii Participanii trebuie s simt din publici tate c seminarul merit timpul lor Hotrete pe cine s invii formal Scrie scrisorile mult mai nainte de data petrecerii se minarului pentru ca programarea experilor i a participanilor s fie mai uoar o Cere con firmarea Resurse tehnice de care o s ai nevoie o o o Proiector, computer, sunet, COARDE DE EXTINDERE, .a.m.d. Electricitate, Ap, Caldur Ajutor visual i materiale xer oxate Sapte pasi pentru organizarea unui eveniment de succes: 1. Orice eveniment este rezultatul muncii unei echipe. Deci, formati o echipa de profesionisti. 2. Calculati corect resursele pe care le aveti (buget, timp, col aboratori) si termenele limita; 3. Listati in ordine logica toate actiunile care vor trebui sa fie intreprinse pentru ca evenimentul sa aiba loc la standardele impuse de dumneavoastra; 4. Alocati persoane responsabile pentru fiecare dintre actiuni; 5. Nu luati decizii impuse exclusiv de bugetul alocat - riscati sa scad eti calitatea evenimentului; 6. Fiti flexibil - este posibil sa trebuiasca sa sc himbati planurile pe parcurs. Faceti acest lucru in mod consecvent - daca schimb ati o actiune, verificati cum influenteaza acest lucru restul planului si faceti si celelalte schimbari necesare. 7. Faceti tot posibilul sa cunoasteti cat mai multe amanunte despre participanti - pozitii in cadrul companiilor pe care le re prezinta, preferinte, evenimente la care au mai participat, relatii frecvente de afaceri. Rotaru Mihaela Page 5