PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA Tiene el propsito de servir como marco de actuacin para que las acciones en sus diferentes

fases de ejecucin se conduzcan en forma programada y sistemtica, se unifiquen criterios. CONSIDERACIONES FUNDAMENTALES El objetivo primordial es sacar a luz diferencias o irregularidades existentes en los elementos examinados dentro del sector de la empresa sujeto a estudio y apuntar los posibles remedios. El auditor encargado del programa tiene que decidir cules factores son los ms necesarios para alcanzar los objetivos, cules son los mejores mtodos para lograrlos y cules los sujetos ms apropiados para hacerse cargo de la funcin, cules son los factores limitativos y de control. El tiempo necesario para llevar a cabo una auditora administrativa variar segn la extensin y naturaleza del trabajo a realizar. Antes de dar principio a una auditora, lo mejor es reflexionar con calma y delinear el plan. Este aspecto consistir en hacer una lista de los renglones a examinar y los procedimientos a seguir. El programa se concreta a un nmero de pasos importantes, el conocimiento de los cuales constituye el meollo de una actuacin auditorial eficiente: 1. Planes y objetivos. Examinar y discutir con la direccin el estado actual de los planes y objetivos. 2. Organizacin. a) Estudiar la estructura de la organizacin en el rea que se valora. b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la grfica de organizacin de la empresa (si es que la hay). c) Asegurarse de si se concede o no una plena estimacin a los principios de una buena organizacin, funcionamiento y departamentacin. 3. Polticas y prcticas. Hacer un estudio para ver qu accin debe ser emprendida para mejorar la eficacia de polticas y prcticas. 4. Reglamentos. Determinar si la compaa se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y federales. 5. Sistemas y procedimientos. Estudiar si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear mtodos para lograr mejoras. 6. Controles. Determinar si los mtodos de control son adecuados y eficaces. 7. Operaciones. Evaluar las operaciones con objeto de precisar qu aspectos necesitan de un mejor control, comunicacin, coordinacin, a efecto de lograr mejores resultados. 8. Personal. Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicacin al trabajo en el rea sujeta a evaluacin. 9. Equipo fsico y su disposicin. Determinar si podran llevarse a cabo mejoras en la disposicin del equipo para una mejor o ms amplia utilidad del mismo. 10. Informe. Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en l los remedios convenientes. PLANEACIN La planeacin se refiere a los lineamientos de carcter general que regulan la aplicacin de la auditoria administrativa para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de informacin , investigacin preliminar, proyecto de auditoria y diagnostico preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante. FUENTES DE INFORMACIN Representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la informacin que se registra en los papeles de trabajo del auditor. Internas: rganos de gobierno, socios, sistemas de informacin, etc. Externas: rganos normativos, grupos de inters, organizaciones lideres en el mismo giro industrial u otro, etc. INVESTIGACIN PRELIMINAR Los criterios para realizar esta tarea de forma conveniente son: 1. Determinar las necesidades especificas. 2. Identificar los factores que requieren de atencin. 3. Definir estrategias de accin. 4. Jerarquizar prioridades en funcin del fin que se propone. 5. Describir la ubicacin, naturales y extensin de los factores. 6. Especificar el perfil del auditor. 7. Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido. RECOPILACIN DE INFORMACIN Debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible su examen objetivo. Debe aplicar un criterio de discriminacin, basado en el objetivo de la auditoria, hacer revisin y evaluacin para mantener una lnea de accin uniforme. TCNICAS DE RECOPILACIN Investigacin documental. Entrevista. Observacin directa. Cuestionarios. Acceso a redes de informacin. Cdulas. INVESTIGACIN DOCUMENTAL Implica localizar, seleccionar y estudiar la documentacin que puede aportar elementos de juicio a los auditores. Normativa. Estudios financieros. Administrativa. Situacin econmica. Mercado. Comportamiento del consumidor. Ubicacin geogrfica. OBSERVACIN DIRECTA Es la revisin fsica del rea donde se desarrolla el trabajo de la organizacin, para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional imperante. REDES DE INFORMACIN

El acceso a redes, intranet, extranet o query; permite detectar informacin operativa o normativa de los clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, lo que a su vez, facilita el intercambio electrnico de datos y mantener una relacin interactiva con el entorno. ENTREVISTA Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener informacin. Saber lo que se quiere y tener claro el propsito y sentido. Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo. Concertar previamente la cita. Atender al compromiso. Clasificar la informacin que se obtenga. Registrar la informacin en una bitcora. CUESTIONARIOS Se emplean para obtener la informacin deseada en forma homognea, estn constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos o temtica especifica. CDULAS Se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el objeto y alcance de la auditoria. Estn integradas por formularios cuyo diseo incluye casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y anlisis. MEDICIN Se puede visualizar desde dos perspectivas: Forma: o Escalas de medicin. Fondo: o Componentes del proceso administrativo. o Elementos especficos e indicadores. ESCALAS DE MEDICIN Los hechos deben relacionarse con una estrategia de accin. Las escalas a utilizar deben garantizar la confiabilidad y validez de la informacin. La eleccin y empleo de las escalas de medicin estn estrechamente relacionados con las directrices acordadas en la planeacin de la auditoria. COMPONENTES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Y ELEMENTOS ESFECIFICOS Se debe considerar las variables fundamentales que influyen en el desempeo de una organizacin: Naturaleza. Giro industrial. Campo de accin. Enfoque estratgico. Tamao. INDICADORES Permite ordenar las acciones en relacin con los resultados que se pretende alcanzar. Permite hacer comparaciones y proyectar retrospectiva o prospectivamente la informacin. PAPELES DE TRABAJO Sirven para ordenar, agilizar e imprimir coherencia en el trabajo. Deben incluir: Identificacin de la auditoria. El proyecto de la auditoria. ndices, cuestionarios, cedulas y resmenes del trabajo realizado. Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo. Anotaciones sobre informacin relevante. Ajustes realizados durante su ejecucin. Lineamientos recibidos por rea o por fase de ejecucin. Reporte de posibles irregularidades. EVIDENCIAS Representa la comprobacin de los hallazgos.: Fsica o Suficiente Documental o Competente Testimonial o Relevante Analtica: o Pertinente EXAMEN Dividir o separar los elementos componentes de los factores bajo revisin para conocer la naturaleza, caracterstica y origen de su comportamiento. Aplicar tcnicas de anlisis PROCEDIMIENTO Sirve para clasificar e interpretar hechos, diagnosticar problemas que se deben evaluar y racionalizar los efectos de un cambio. Conocer. Describir. Descomponerlo. Revisarlo de manera critica. Ordenas cada elemento. Definir las relaciones. Identificar y explicar su comportamiento. ACTITUD INTERROGATIVA

 Qu trabajo se hace? Con qu se hace? Para qu se hace? Cundo se hace? Quin lo hace? Por qu se hace? Cmo se hace? INDICADORES Un indicador es una estadstica simple o compuesta. Es una relacin cuantitativa entre dos cantidades que corresponden a un mismo proceso. Un sistema de indicadores permite hacer comparaciones, elaborar juicios, analizar tendencias y predecir cambios. CARACTERSTICAS DE UN INDICADOR Ser relevante o til para la toma de decisiones. Aceptado por la organizacin. Susceptible de medicin. Justificable en relacin con su costo-beneficio. Conducir fcilmente informacin de una parte a otra. Fcil de interpretar. Altamente discriminativo. Que pueda utilizarse con otros indicadores. Verificable. Precisin matemtica en los indicadores cuantitativos. Libre de sesgo estadstico o personal. Precisin conceptual en los indicadores cualitativos. INDICADORES ESTRATGICOS Permiten identificar: La contribucin o aportacin al logro de los objetivos estratgicos en relacin con la misin de la organizacin. Miden el cumplimiento de los objetivos con base en: Actividades Programas especiales Procesos estratgicos Proyectos organizacionales y de inversin INDICADORES DE GESTIN Informan sobre procesos y funciones clave. Controlan a operacin. Prevenir e identificar desviaciones que impidan el cumplimiento de los objetivos estratgicos. Determinar costos unitarios por reas, programas, unidades de negocio y centros de control. Verificar el logro de las metas e identificar desviaciones. INDICADORES DE SERVICIO Miden la calidad con que se generan los productos y / servicios en funcin de estndares y satisfaccin de clientes y proveedores. Implementar acciones de mejora continua. Mejorar la calidad de la atencin a clientes. Permiten identificar: Indicadores de desempeo o cumplimiento de los estndares de servicio. Indicadores de satisfaccin de calidad que percibe el cliente sobre el producto o servicio recibido. QU SE PUEDE EVALUAR? EFECTO: Mide el cumplimiento de los objetivos y metas. Cuantifica valores y efectos en clientes. Mide el desempeo de los procesos. COBERTURA: Informa sobre el alcance de las acciones. EFICIENCIA: Mide costos unitarios y productividad. Cuantifica la optimizacin de recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos para obtener productos y/o servicios al menor costo y en el menor tiempo. CALIDAD: Mide el grado en que los productos y servicios satisfacen las necesidades y cumplen con las expectativas de los clientes. Cuantifica la satisfaccin del cliente. PROPSITO ESTRATGICO: VISIN Indicadores cualitativos: Nivel en que enmarca el logro de las aspiraciones comunes. Manera en que eleva la moral y el espritu de equipo. Indicadores cuantitativos: Empleados que la conocen VS Total de empleados. Empleados que la comparte VS Empleados que la conocen. ANLISIS DE DATOS Despus de obtener informacin (recopilacin), sta deber ser sometida a anlisis para conocer si los objetivos se han logrado. Adems, permite descubrir las causas que impiden la operacin normal de un sistema, un procedimiento o un mtodo de trabajo. El anlisis consiste en dividir o separar sus elementos hasta conocer la naturaleza, caractersticas y causas de su comportamiento, sin perder de vista la relacin o interaccin de las partes entre s. El propsito del anlisis es establecer las bases para desarrollar opciones de solucin a un problema dado, con el fin de introducir medidas de mejoramiento. Los datos obtenidos deben ser analizados en todos sus aspectos; es necesario examinar la situacin, detectar las verdaderas causas de los problemas, evaluar la importancia de cada uno y encontrar soluciones adecuadas. CARACTERSTICAS 1. Conocer el hecho (problema) a analizar. 2. Describir ese hecho (problema).

3. Descomponerlo a fin de conocer todos sus detalles y aspectos. 4. Examinar y comprender cada elemento. 5. Ordenar cada elemento y der ser necesario, hacer comparaciones. 6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento individual y conjuntamente. 7. Identificar y explicar las causas por las que se genero el problema. OBJETIVOS 1. Identificar y comprender los datos. 2. Identificar si existen variaciones. 3. Identificar posibles relaciones entre datos. Al momento de realizar un anlisis, se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos: a) Capacidad intelectual. b) Sentido comn. c) Creatividad. d) Ser objetivo. e) Espritu de cooperacin. CAPACIDAD INTELECTUAL Sirve para entrar de lleno en el problema y de esta forma, evitar prdida de tiempo al estar revisando elementos secundarios. SENTIDO COMN Permite evaluar correctamente las situaciones y tomar una decisin de manera rpida y oportuna. CREATIVIDAD Sirve para realizar esquemas en donde se incluir la posible solucin a un problema dado. SER OBJETIVO Se debe considerar los problemas tal como son, sin mezclarlos con prejuicios, emociones, simpatas o antipatas propias. ESPRITU DE COOPERACIN Al momento de trabajar en equipo, se debe respetar las opiniones de todos los integrantes y en caso de que algo no te parezca correcto, decirlo sin agredir a esa persona. TCNICAS DE ANLISIS Generalmente las ms utilizadas para realizar el anlisis son las siguientes: 1. Organigramas. 2. Sociogramas. 3. Diagramas de flujo. ORGANIGRAMA Representacin grfica de la estructura de una organizacin o empresa. Representa las estructuras departamentales y en algunos casos las personas que las dirigen. SOCIOGRAMAS Es una tcnica que permite medir las relaciones existentes entre ciertos datos; dichos datos pueden tener una interrelacin. DIAGRAMAS DE FLUJO Representa los pasos o procesos a seguir para alcanzar la solucin de un problema. En conclusin, la informacin obtenida es sometida a un proceso de anlisis o examen crtico con la finalidad de descubrir las causas de los fenmenos que afectan e impiden un correcto funcionamiento. TECNICAS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA La auditora administrativa tiene el propsito de servir como marco de actuacin para que las acciones en sus diferentes fases de ejecucin se conduzcan en forma programada y sistemtica, unifiquen criterios, y delimiten la profundidad con que se revisarn y aplicarn las tcnicas de anlisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados Normas De Auditoria generalmente aceptadas Las normas de Auditoria Generalmente Aceptadas son los principios fundamentales de auditoria a los que deben enmarcarse su desempeo los auditores durante el proceso de la auditoria. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del trabajo profesional del auditor. Las normas tienen su origen en los boletines emitidos por el comit de Auditoria del Instituto Americano de Contadores pblicos de los estados Unidos de Norteamrica en el ao 1948. Estas normas por su carcter general se aplican a todo el proceso del examen y se relacionan bsicamente con la conducta funcional del auditor como persona humana y regula los requisitos y aptitudes que debe reunir para actuar como Auditor. En todos los asuntos relacionados con la Auditoria, el auditor debe mantener independencia de criterio. La independencia puede concebirse como la libertad profesional que le asiste al auditor para expresar su opinin libre de presiones (polticas, religiosas, familiares, etc.) y subjetividades (sentimientos personales e intereses de grupo). TCNICAS DE AUDITORIA Son los mtodos prcticos de investigacin y prueba que el auditor utiliza para comprobar la razonabilidad de la informacin financiera que le permita emitir su opinin profesional. Las tcnicas son las herramientas de trabajo del auditor y los procedimientos, la combinacin que se hace de esas herramientas para un estudio particular. Las tcnicas y los procedimientos estn estrechamente relacionados. Si las tcnicas son desacertadas, la auditoria no alcanzar las normas aceptadas de ejecucin. ESTUDIO GENERAL El estudio general, deber aplicarse con cuidado y diligencia, por lo que es recomendable que su aplicacin la lleve a cabo un auditor con preparacin, experiencia y madurez, para asegurar un juicio profesional slido y amplio. ANLISIS

ANLISIS. Clasificacin y agrupacin de los distintos elementos individuales que forman una cuenta o una partida determinada, de tal manera que los grupos constituyan unidades homogneas y significativas. INSPECCION Examen fsico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo o de una operacin registrada o presentada en los estados financieros. CONFIRMACIN Obtencin de una comunicacin escrita de una persona independiente de la empresa examinada y que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operacin y, por lo tanto, confirmar de una manera vlida. Esta tcnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la persona a quien se pide la confirmacin, para que conteste por escrito al auditor, dndole la informacin que se solicita y puede ser aplicada de diferentes formas: Positiva.- Se envan datos y se pide que contesten, tanto si estn conformes como si no lo estn Negativa.- Se envan datos y se pide contestacin, slo si estn inconformes. INVESTIGACIN Obtencin de informacin, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la propia empresa. Con esta tcnica, el auditor puede obtener conocimiento y formarse un juicio sobre algunos operaciones realizadas por la empresa. Por ejemplo, el auditor puede formarse su opinin sobre la contabilidad de los saldos de deudores, mediante informaciones y comentarios que obtenga de los jefes de los departamentos de crdito y cobranzas de la empresa. CERTIFICACIN Obtencin de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado por lo general, con la firma de una autoridad. Actitud La labor de investigacin tiene que llevarse a cabo sin perjuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor. Es de vital importancia que el equipo de auditores se abstenga de realizar comentarios que carezcan de sustento o hacer promesas que no se puedan cumplir TCNICAS DE AUDITORA La aplicacin de tcnicas de auditora permite encontrar evidencias objetivas para decidir si hay o no: - Documentacin que soporte el sistema de gestin de calidad. - Control efectivo de los procesos que influyen en la calidad. - Cumplimiento con los criterios de auditora. CUESTIONARIOS Es un formulario diseado para obtener informacin. Constituido por series de preguntas escritas predefinidas y secuenciadas tanto del tema a evaluar como aspectos generales de la organizacin. Todo cuestionario debe: Expresar el motivo de su preparacin Procurar que las preguntas sean claras y concisas Orden lgico Con redaccin comprensible y facilidad de respuesta *Cerrado *Opcin mltiple *Abierto Ventajas Agilidad para obtener informacin Optimizacin de actividades derivadas de la auditora Confirmacin de hechos y sucesos diversos ENTREVISTA Instrumento que permite descubrir aspectos ocultos que forman parte de todo trabajo administrativo, que ayuda a verificar inferencias y observaciones, tanto internas como externas, valindose de la narracin de personas. TIPOS DE ENTREVISTA En la entrevista todo tiene importancia, desde los gestos que realices, por ejemplo, hasta la disposicin de las mesas y donde ests colocado. En este caso, cuando vayas a realizar una entrevista te conviene conocer en que medio puede desarrollarse y en que forma. CIRCULAR Suele indicar un ambiente relajado en la conversacin, aunque sin perder su posicin dominante del entrevistador. FRONTAL La entrevista ms formal, el entrevistador tiene la posicin dominante. INFORMAL Como su nombre lo indica esta entrevista se produce en un ambiente informal, el entrevistador y el entrevistado suelen estar al mismo nivel. OTROS TIPOS : Colectiva: Con ella se busca candidatos que se desenvuelvan bien en situaciones de grupo. Se evala la capacidad de trabajo en equipo, iniciativa, resistencia en la fatiga, seguridad, capacidad de comunicacin, de persuasin y liderazgo. En profundidad: Con preguntas extensas y detalladas.

 Ensayo o simulacin: observa el rendimiento en una situacin ficticia parecida a la que puedes encontrar en el trabajo. De choque: Ve como acta en cuanto a paciencia, discrecin, seguridad en uno mismo, etc. Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos: Saber lo que se quiere y tener en claro el propsito y sentido. Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo. Concertar previamente la cita. Atender el compromiso. Concentrarse de manera relajada. Seguir un mapa mental para captar la informacin de manera lgica y consecuente. Utilizar preguntas de terminacin abierta. No hacer preguntas irrelevantes. En la medida de lo posible escuchar, no hablar. Asegurar de no presionar la entrevista. Evitar la confianza en su memoria. Clasificar la informacin que se obtenga. Registrar la informacin en una bitcora. Fases de la entrevista Saludo y acogida. Charla informal. Comportamientos. Final de la entrevista. Despedida. Consejos infalibles Llega puntual. Estrecha la mano del entrevistado o entrevistador con firmeza. Saluda al entrevistado o entrevistador por su nombre, pero sin llegar a tutearle. No te sientes hasta que lo indiquen. Al sentarte hazlo de forma correcta. No fumes. Si te ofrecen algo de beber, puedes tomarlo. Habla con sencillez, sin usar palabras rebuscadas. Reduce el uso de muletillas. Vigila el lenguaje corporal y gestos. Contesta a lo que te pregunten y escucha bien antes de contestar. Nunca hables mal de tu actual o antigua empresa, ni de los jefes o compaeros. No entres en polmicas. Al terminar la entrevista, resume tus puntos fuertes. Las preguntas Deben dirigirse a la informacin relevante. No deben sugerir respuestas. No deben contener expresividad o implicaciones emocionales. Usar palabras coloquiales. Se incorporan en la conversacin. Se deben evitar hacer un ejercicio de preguntas y respuestas. Preguntas directas y cerradas. Respuestas a preguntas cerradas: S/No Respuestas a preguntas directas: Pocas palabras. Se busca producir informacin especifica. La primera impresin Para el auditor: El orden y limpieza es un indicio de que tan bien esta funcionando el sistema de calidad. toma nota de lo observado. Para el auditado: La actitud del auditor determinar el desarrollo de la auditora: Aceptacin. Confianza. Agrado. Apertura. Comodidad. A quien se va a entrevistar? Entrevistas a funcionarios y gerentes. Entrevistas a jefes de departamentos. Entrevistas a personal operativo. OBSERVACIN Son sealamientos especficos que no se han realizado de acuerdo con la normatividad establecida de la Organizacin, que ocasionan un funcionamiento errtico. Acerca de operaciones, funciones, sistemas y prcticas de trabajo. Deben tener Claridad Enfoque mesurado Existencia real

Descripcin que la identifique Recomendaciones congruentes

PROPOSITO Conseguir que se enmiende la situacin sealada lo mas pronto posible Directa: Es la tcnica mas natural para percibir los hechos acontecidos en la organizacin relacionados con el tema de evaluacin y con el clima de trabajo. Especifica: Son sealamientos de deficiencias o aspectos atpicos. Planteamiento Sealamiento de observaciones. Logro de su aceptacin. Impulsar su enmienda. Implementacin de la solucin. Seguimiento. Presentacin Planteamiento respetuoso al directivo indicado. Apertura para el dialogo constructivo. Presentacin de los documentos que soporten las observaciones. Causa, efecto, recomendaciones pertinentes. Disposicin a escuchar las aclaraciones del auditado. Aceptacin y aplicacin de recomendaciones. ORGANIGRAMA Consiste en hojas en las que cada puesto directivo se representa por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto (y en ocasiones el de quien lo ocupa) representndose por la unin de los cuadros mediante lneas los canales de autoridad y responsabilidad. Qu es la division de funciones? Como se seala en el organigrama cuado un departamento es lineal o de staff ? Cmo se representan la autoridad y la comunicacin dentro de un organigrama? PARA QUE SIRVE EL ORGANIGRAMA Esta herramienta nos revela: La divisin de funciones Los niveles jerrquicos Los canales formales de la comunicacin Las lneas de autoridad y responsabilidad La naturaleza lineal o de staff del departamento Requisitos de los organigramas: Los organigramas deben de ser , ante todo , muy claros; por ello se recomienda que no contengan un numero excesivo de cuadros y de puestos . Los organigramas no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados. Los organigramas deben contener nombres de funciones no de personas Los organigramas no pueden representar un numero muy grande de elementos de organizacin Tipos de organigramas Tipos de organigrama: El nivel mximo comienza del lado izquierdo y hacindose los dems niveles sucesivamente hacia la derecha. Ventajas de organigramas horizontales Siguen la forma normal en que acostumbramos leer. Que disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulacin. Indica mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal. Cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior de cada cuadro del segundo nivel se sacan lneas que indican la comunicacion de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de el . Ventajas de los organigramas verticales Ser las mas usadas y por lo tanto fcilmente comprendidas. Indicar en forma objetiva las jerarquas de personal. Estn formados por un cuadro central , que corresponde a la autoridad mxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan crculos concntricos , a cada uno de los cuales les constituye un nivel de organizacin. En cada uno de esos crculos se colocan los jefes inmediatos y se les liga con lneas que representan los canales de autoridad y responsabilidad . Ventajas de los organigramas circulares Sealan muy bien la importancia de los niveles jerrquicos Eliminan o disminuyen al menos la idea del status ms alto o ms bajo. Permite colocar mayar numero de puestos en el mismo nivel DIAGRAMAS Es un modelo grfico relativo a un proceso que representa en forma esquematizada y simplificada algn fenmeno administrativo, ya sea de organizacin, de procedimientos, etc. Ventajas Idneo y concreto para registrar la revisin de un sistema

 Reduce la cantidad de explicaciones narrativas y condensan las presentaciones Parecido a una fotografa tomada de un flujo de operaciones Un documento eficiente del testimonio del anlisis del procedimiento DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO O CURSOGRAMA SINPTICO Muestra la secuencia cronolgica de todas las operaciones, inspecciones, mrgenes de tiempo y materiales a utilizar en un proceso de fabricacin o administrativo, desde la llegada de la materia prima hasta el empaque del producto terminado Sirve para Exponer con claridad el problema a analizar, ya que si no se plantea correctamente difcilmente podr ser resuelto Determinar en que reas existen las posibilidades de mejoramiento Representar los detalles del diseo, aqu se encuentran los ajustes, las tolerancias y especificaciones de fabricacin o administracin Determinar los puntos exactos de inicio y terminacin de la operacin DIAGRAMA DE FLUJO Describe la secuencia de los distintos pasos o etapas y su interaccin, empleando smbolos grficos para representar los pasos o etapas de un proceso Ventajas Favorece la comprensin del proceso ya que lo muestra como un dibujo Reemplaza varias pginas de texto Identifica los problemas, oportunidades de mejora del proceso, pasos redundantes, reprocesos, conflictos de autoridad, responsabilidades y puntos de decisin Muestran las transacciones cliente-proveedor, facilitando a los empleados el anlisis de las mismas Excelente herramienta para capacitar a nuevos empleados y a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso Emplea los siguientes smbolos con significados especficos que se conectan por medio de flechas que indican el flujo entre los distintos pasos o etapas DIAGRAMA DE PROCESO HOMBRE-MAQUINA Representacin grfica de la secuencia de elementos que componen las operaciones donde intervienen hombres y maquinas, permitiendo conocer el tiempo empleado por cada uno y la eficiencia de ambas partes con el fin de aprovecharlos al mximo Objetivos Analizar y estudiar una sola estacin de trabajo donde existe ociosidad en los operarios Conocer las operaciones y el tiempo del hombre con el fin de mejorar sus tiempos de ocio Conocer el tiempo de actividad e inactividad de su maquina as como de carga y descarga DIAGRAMA DE RECORRIDO Plano de fabrica o zona de trabajo hecho a escala que muestra la posicin correcta de las maquinas y puestos de trabajo Objetivo Indica el flujo de todo el trabajo de un departamento y de toda la empresa u organizacin y es el principal instrumento en la realizacin de mtodos y sistemas, ya que es importante que se elabore de forma secuencial y cronolgica Ventajas Favorecen la comprensin del proceso Identifican los problemas y oportunidades Excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados Permiten el mejoramiento continuo en los procesos Ayudan a minimizar los tiempos hombres-mquinas y costos DIAGRAMA DE HILOS Plano a escala en el cual se sigue y se mide con un hilo el trayecto de los trabajadores los materiales o el equipo durante una sucesin dada de hechos Objetivo Mostrar de manera grafica la ruta que recorre el producto final Ventajas Estudiar la trayectoria detallada del movimiento en el rea de trabajo inmediata o en el camino recorrido al moverse desde un puesto de trabajo a otro Examinar los movimientos como un todo, para determinar donde se sita la mayor concentracin de movimientos Utilizada como medio para localizar los puntos dbiles y aquellos que precisan ser analizados mas detalladamente Ejemplo Trabajo voluminoso o pesado: En el montaje de las bases de grandes aparatos, debido al tamao del material y a la dificultad de su manejo DIAGRAMA DE HILOS Y DIAGRAMA DE RECORRIDO Ambos buscan mostrar de manera grafica la ruta que recorre el producto final El diagrama de hilos se puede representar como una maqueta tridimensional y con hilos de colores El diagrama de recorrido hace lo mismo solo que sobre un dibujo a escala DIAGRAMA PERT Representacin grfica de las relaciones entre las tareas del proyecto que permite calcular los tiempos del proyecto de forma sencilla Caractersticas Representa las relaciones entre las tareas del proyecto, no su distribucin temporal Cada nodo puede representar hasta 2 instantes distintos, el inicio mnimo de las tareas que parten del nodo y el final mximo de las tareas que llegan al mismo

 Es una herramienta de clculo y una representacin visual de las dependencias entre las tareas del proyecto MANUALES Son todo un sistema de reglas que describe de manera sistemtica las actividades y labores que deben ser realizadas por los miembros de la organizacin con el propsito de lograr eficientemente los objetivos de la empresa Objetivo Facilitar el desarrollo y desenvolvimiento de las mltiples funciones administrativas que deben llevar a cabo y son esenciales debido a que nos permiten lograr el EQUILIBRIO Ventajas Recopilan de manera organizada los procedimientos de la organizacin Reduce en gran proporcin la improvisacin, ya que todo esta escrito Aclaran dudas con respecto a que hacer en un momento determinado Mantienen la igualdad (estandarizacin) en la cuestin organizacional Es una herramienta de control Es un instrumento informativo Ahorro de tiempo, debido a que las instrucciones ya estn dadas Permite una evaluacin objetiva de los procesos Permite evaluar los estndares que han sido establecidos Elementos Aquello que ser objeto de consulta ndice Contenido Instrucciones de uso del manual Introduccin MANUAL DE ORGANIZACIN Describe la formalidad de la organizacin para cada puesto de trabajo, objetivos, responsabilidades, funciones y autoridad Contiene Contenido: Enunciacin de cada una de los componentes del manual y la cantidad de pginas correspondientes a cada una Objetivo del manual: Fines y alcances generales del manual Objetivos y Polticas: Fines hacia los cuales se dirigen los esfuerzos Autoridad: Distintos tipos de autoridad vigentes Control: Definicin y establecimiento de los tipos de control Misin y Funciones: Funciones de cada uno de los entes y sus fines Atribuciones: Facultades delegadas a los responsables de cada rea Delegacin: Tareas que el personal jerrquico puede asignar a sus subordinados Reemplazo: Rgimen de reemplazos entre los responsables de los entes Informacin: Cul es la informacin que debe generarse en el ente orgnico, tanto para su uso como para integrar el sistema general de informacin Relaciones: Tipos de relaciones existentes entre los distintos entes internos o externos Responsabilidades: Obligaciones que emergen del ejercicio de una determinada atribucin Organigramas: Representacin grfica de la estructura orgnica, total y parcial Rgimen de autorizaciones: Establecimiento de disposiciones generales que rigen las autorizaciones para adoptar decisiones y/o para firmar documentos correspondientes Presentacin Contenido Objetivos Objetivos y polticas Conceptos generales Contenido comn de los entes del mismo nivel Contenido especifico de los entes Contenido comn de los rangos Jerarqua Organigramas Rgimen de autorizaciones