Analiza informaional-decizional pentru Departamentul Credite din sucursala PHARbank S.A.

A. Cunoaterea mecanismului economic Studiul de caz prezint o analiz informaional-decizional a sistemului, reprezentnd Departamentul Credite din cadrul sucursalei X a bncii PHARbank S.A. Obiectul de activitate i forma juridic Societatea PHARbank este o prezen activ pe piaa financiar bancar din Romnia nc de la nfiinare, din februarie 2000. Societatea este o persoan juridic care are forma de societate pe aciuni. Numrul su de nregistrare la Registrul Comerului este J40/12301/1993. Structura acionariatului: Acionari PHAR International Holding PHARbank. S.A PHAR.Leasing S.A Companii private din Romnia i ceteni Total Grup Aciuni(%) 44.3% 41.8% 3.5% 10.4% 100%

Capitalul social al bncii nregistrat la Registrul Comerului Bucureti la data de 28.11.2005 i notificat Bncii Naionale a Romniei este de 81.500.062,90 RON. Obiectul principal de activitate: Societatea deservete toate segmentele economice cu o gam variat de produse i servicii, cum ar fi credite de consum, carduri, conturi de economii, certificate de depozit, credite pentru IMM-uri, finanarea capitalului de lucru, finanarea de proiecte i a comerului internaional. PHARbank S.A inteioneaz s i mreasc cota de pia n Romnia, oferind noi produse personalizate clienilor si, precum i prin deschidere de noi sucursale. Scurt istoric PHARbank. S.A, motorul grupului PHiARi Servicii Financiare a fost nfiinat n anul 1987 i a devenit cea de-a cincea banc privat din Grecia, cea de-a asea din lume din punctul de vedere al rentabilitii financiare (potrivit revistei The Banker-2004). Grupul PHiARi Servicii Financiare ocup locul 1557 n revista Forbes, n topul companiilor din ntreaga lume. Activele grupului au ajuns la 8 miliarde USD la sfritul anului 2003, cu un numr de peste 7000 de angajai. Grupul PHiARi este activ n prezent n 10 ri, cu 32 de companii. PHARbank. S.A , i PHARbank. (Elveia) S.A , PHARbank. (Olanda) NV, PHARbank. (Moscova) Ltd, PHARbank. (Romnia) S.A i PHAR Leasing S.A. sunt

instituiile de baz ale grupului PHiARi, oferind servicii financiare: de la servicii oferite persoanelor fizice i finanare IMM-uri i pn la finanarea proiectelor din mai multe ri. PHARbank. (Romnia) S.A. este activ pe piaa romneasc din februarie 2000. Banca are n prezent 32 de sucursale, agenii i puncte de lucru, fa de 10 existente la nceputul funcionrii. Furnizorii companiei: Banca are ca furnizori unele dintre cele mai mari firme de pe pia n domeniul lor de activitate. Astel serviciile de telefonie i de comunicaii sunt asigurate de Romtelecim S.A i de Orange Romnia; produsele de birotic necesare desfurrii activitii sunt furnizate de RTC Holding; serviciicile de paz i protecie, indispensabile desfurrii activitii unei bnci sunt asigurate de BGS Security. Beneficiarii companiei: mai mult de 200.000 clieni persoane fizice i 20.000 clieni persoane juridice. Definirea subsistemelor componente Analiza structurii informaionale lrgete sfera de cunoatere prin interferarea structurii organizatorice cu structur funcional. Realizarea acestei structuri permite identificarea compartimentelor care realizeaz fiecare activitate pentru fiecare funcie a bncii. Departamentul Marketing este acea parte a unei bnci care ofer clienilor si toate produsele specifice disponibile pe piaa romneasc. Rolul departamentului Marketing este acela de a stabili canal direct de comunicare ntre oferta de produse i clienii PHARbank. Relaiile zilnice cu clienii cad deasemenea n sarcina acestui departament, care ofer soluii inovative ajungnd la satisfacerea nevoilor unui client n urma unei analize temeinice a riscurilor legate de activitatea de creditare n condiiile unei piee dinamice i a unui mediu concurenial acerb. Departamentul Operaiuni este mna dreapt a bncii. Cu ajutorul minilor dibace ale angajaiilor acestui departament, banii sunt transferai dintr-un cont n altul prin diferite operaiuni cum ar fii ncasarea instrumentelor de plat, ncasarea comisioanelor bancare, pliile ordonate de clieni, etc. Departamentul Caserie, intr n subordinea Departamentului Operaiuni. n cadrul acestui departament clienii pot efectua ncasri i pli n numerar. Departamentul Credite este acela care strnge datele despre solicitriile clienilor, le analizeaz i n funcie de mai muli factori, precum ar fi rezultatele financiare ale acestora, ramura industrial n care acetia activeaz, felul activitii lor, aprob sau nu acorderea creditului. Odat creditul acordat, tot n cadrul acestui departament se face i urmrirea rambursrii lui. Departamentul Administrativ este departamentul de suport al bncii care are grij ca ntrega activitate a celorlalte deprtamente s nu fie perturbat de evenimente neprvzute.

B. Descrierea sistemului informaional actual 1. Analiza structurii organizatorice a unitii Aceasta se concretizeaz ntr-o organigram a relaiilor ierarhice care permit orientarea fluxurilor ascedentare, descedente i orizontale. Analiza structurii organizatorice a companiei este n mod firesc nsoit de regulamentul de organizare i funcionare, prin care se stabilesc competenele, sarcinile i atribuiile pentru fiecare post.

Director sucursal

Director Operaiuni i Creditare

Directorul Marketing

Departamentul marketing Departamentul Credite Departamentul Operaiuni

Departamentul Casierie
Departamentul Administrativ

2. Elemente supuse observrii n cazul analizei informaional-decizionale vor fi supuse observrii elementele principale ale sistemului informaional: - documentele (mesajele informaionale) - indicatorii economici - deciziile - fluxurile informaionale

 Machetele documentelor proprii

M01- Structura documentelor luate n garanie dup emitent i tipul documentelor EMITENT/ CECURI % BILETE % FACTURI % TOTAL PLTITOR LA ORDIN I01 I02 I03 I04 I05 I06 I07 M02- Formular profitabilitate Tip comision Comision standard I08 Comision actual I09 Data aprobrii

M03- Fi utilizare credit Nume client Cont Activitate Grup Sucursal Existent
Nr Tip Cre dit Val Lim aprob Lim n echiv USD I13 Matur. limit Risc curent Risc curent in echiv. USD I15 Matu ritate

Data Nr: Curs schimb RON/USD:I10 Curs de schimb ON/USD:I11 Nou

Tranz. nou Tranz nou n Echiv. USD I17 Risc Total Risc total n Echiv USD I19

I12

I14

I16

I18

Garanii Tip Proprietar/ Val Valoare Val. Data Faciliti Valoarea Societatea scurt n evalurii garantate asigurat de asig descriere echiv. USD Data expi rrii poliei de asig.

Existente I20 Noi I07 I23 I24 I21 I22

Detalii cu privire la noua tranzacie Tip Val. Suma Maturitate Rata Comision Scadentar Destinaie Dobnzii credit I16 I25 I09 Detalii suplimentare - Cifra de afaceri I26 - Rulaj prin PHARbank I27 - Ultima consultare CIP pentru solicitanul creditului (data) - Ultima consultare CRB pentru solicitanul creditului (data) M04- Fie de urmrire a documentelor aduse n garanie Client Credit (valut + suma) I01 Matur credit I02 Tip document I03 Pltitor (nume, J, CUI) I04 Valoare document +valut I05 Nr docu ment I06 Maturitatea documentelor I07

M05- Fia completare documente/ condiii Socie tatea 1 Tip credit 2 Val Suma Dat acor dare 5 Dat scaden 6 Docume nte/ condiii necesare 7 Docu mente/ condiii lips 8 Motiv Dat comple tare 10

4 I16

Fiele documentelor

Pentru fiecare document identificat n cadrul sistemului analizat se ntocmete cte o fi, care va conine: - beneficiarii documentului respectiv; - periodicitatea i numrul de exemplare n care se completeaz respectivul document; - modul de obinere a indicatorilor indicatori primari, indicatori derivai (trebuie specificat modul de calcul) sau indicatori preluai din alte documente dac se preiau din documentele proprii se va indica codul documentului i poziia indicatorului n document, iar dac se preiau din alte documente externe se va indica denumirea indicatorului i cine elaboreaz acest document extern. - fapte de opinie.

M01 Structura documentelor luate n garanie dup emitent i tipul documentului 1. Beneficiari: - Departamentul Credite (S1) 2. Periodicitate: - se ntocmete de cte ori este necesar ntr-un singur exemplar 3. Modul de calcul al indicatorilor: I 01 valoarea cecurilor aduse pentru garanie

- Furnizor: clientul (E1); se preia din documentul extern M06 I 02 = I 01/I 07*100 I 03 valoarea biletelor la ordin aduse pentru garanie - Furnizor: clientul (E1); se preia din documentul extern M07 I 04 = I 03/I 07*100 I 05 valoarea facturilor aduse pentru garanie - Furnizor: clientul (E1); se preia din documentul extern M08 I 06 = I 05/I 07*100 I 07 = I 01+I 03+I 05 4. Fapte de opinie: M02 Formular profitabilitate 1. Beneficiari: - Departamentul Credite (S1) - Departamentul Operaiuni (S2) 2. Periodicitate: - se ntocmete de cte ori este necesar n 2 exemplare 3. Modul de calcul al indicatorilor: I 08 valoarea comision standard - Furnizor: Departamentul de Marketing (S3); se preia din documentul extern M09 I 09 valoare comision actual - Furnizor: Departamentul de Marketing (S3); se preia din documentul extern M09 4. Fapte de opinie: - acest document nu are nici un indicator propriu, ambii indicatori fiind preluai din documente externe. M03 Fia utilizare credit 1. Beneficiari: - Departamentul Credite (S1) - Departamentul de Marketing (S3) 2. Periodicitate: - se ntocmete de cte ori este necesar (adic de cate ori se face o tragere din suma aprobat) n 2 exemplare 3. Modul de calcul al indicatorilor: I 10 cursul de schimb valutar RON/USD Furnizor: Banca Naional a Romniei (E2), document extern M10 I 11 cursul de schimb valutar RON/EUR Furnizor: Banca Naional a Romniei (E2), document extern M10

I 12 valoarea limitei aprobate Furnizor: departamentul credite (S1), conform normelor de creditare interne I 13 valoarea limitei aprobate n echiv. USD - este indicator derivat si se calculeaz astfel: I 12/I 10 I 14 valoarea riscului curent - datele sunt preluate din documentul propriu M03, coloana 12, linia 1, ntocmit la ultima tranzacie efectuat (n cazul n care nu exist o tranzacie precedent acesta are valoarea 0) I 15 valoarea risc curent n echiv. USD - indicator derivat si se calculeaz astfel: I 14/I 10 I 16 valoarea unei noi tranzacii - datele sunt preluate din documentul extern M11 provenit de la client (E1) I 17 valoarea unei noi tranzacii n echiv. USD - indicator derivat si se calculeaz astfel: I 16/I 10 I 18 valoarea riscului total - indicator derivat i se calculeaz astfel: I 14+I 16 I 19 risc total n echiv. USD - indicator derivat i se calculeaz astfel: I 18/I 10

Garanii I 20 valoarea garaniilor existente - datele sunt preluate din documentul propriu M03, ntocmit la tranzacia precedent, tabelul Garanii, coloana 4; I 21 valoarea garaniilor existente n echiv. USD - este indicator derivat i se calculeaz astfel: I 20/I 10 I 22 valoarea asigurat a garaniilor existente - datele sunt preluate din documentul propriu M03, ntocmit la tranzacia precedent, tabelul Garanii, coloana 8; I 23 valoarea garaniilor noi n echiv. USD - indicator derivat i se calculeaz astfel: I 07/I 10 I 24 valoarea asigurat a garaniilor noi Furnizor: Societatea de Asigurare (E3), documentul extern M12 Detalii cu privire la noua tranzacie I 25 rata dobnzii Furnizor: Departamentul de Marketing (S3), document extern M13 Detalii suplimentare I 26 cifra de afaceri a clientului Furnizor: Clientul (E1), document extern M14

I 27 valoarea rulajului prin PHARbank Furnizor: Departamentul Operaiuni (S2), document extern M1 4. Fapte de opinie: - indicatorul I 11 nu este folosit la calculul nici unui alt indicator

M04 Fia de urmrire a documentelor aduse n garanie 1. Beneficiari: - Departamentul Credite (S1) - Departamentul Operaiuni (S2) 2. Periodicitate: - se ntocmete de cte ori este necesar n 2 exemplare 3. Modul de calcul al indicatorilor 4. Fapte de opinie: - indicatorii din cadrul acestui document sunt preluai din documentul propriu M03 M05 Fia completare documente/condiii 1. Beneficiari: - Departamentul Credite (S1) - Departamentul Marketing (S3) 2. Periodicitate: - se ntocmeste lunar n 2 exemplare 3. Modul de calcul al indicatorilor 4. Fapte de opinie: - indicatorii din acest document sunt preluai din documentul propriu

3. Matricea informaional a documentelor Se noteaz cu S1,S2,,Sn staiile informaionale interne i cu E1,E2,,Em staiile informaionale externe. Elementul Aij reprezint documentul care circul ntre staiile informaionale i i j. Pe coloane se vor reprezenta staiile ctre care pleac informaiile, iar pe linii staiile de la care pleac informaiile.

Statia S1 S2 S3 S1 M01,M02, M02,M04 M03,M05 M03,M04,M0 5 S2 M15 S3 M09,M13 E1 M06,M07,M0 8, M11,M14 E2 M10 E3 M12

E1

E2

E3

4. Lista documentelor proprii Cod doc M01 M02 M03 M04 Denumire document Structura documentelor luate in garantie dupa emitent si tipul documentului Formular profitabilitate Fisa utilizare credit Furnizor document Departament Credite Departament Credite Departament Credite Departament Credite Departament Credite Codul doc care participa la formare M06,M07,M08 M09 M01,M02,M10,M11, M12, M13,M14,M15 M01,M03 M03

Fisa de urmarire a documentelor aduse in garantie M05 Fisa completare documente/conditii

5. Cod doc M06 M07 M08 M09 M10 M11 M12 M13 M14 M15

Lista documentelor externe Denumire doc Cec Bilet la ordin Factura fiscala Call Memo Curs valutar Cerere de credit Polita de asigurare Normele interne departamentului Bilantul contabil Extras de cont Furnizor E1 - Clientul E1 - Clientul E1 - Clientul S3 - Departament de Marketing E2 - Banca Nationala a Romaniei E1 - Clientul E3 - Societatea de Asigurari S3 - Departament de Marketing E1 - Clientul S2 - Deparament de Operatiuni

6. Lista beneficiarilor Cod statie S1 S2 S3 Denumire statie Departament Credite Departament de Oeratiuni Departament de Marketing

7. Lista furnizorilor de informatie

Cod sta tie

S1 S2 S3 E1 E2 E3

Denumire statie

Departament de Credite Departament de Operatiuni Departament de Marketing Clientul Banca Nationla a Romaniei Societatea de Asigurari

8. Lista spaiului informaional Tipul statiei Cod statie S1 S2 S3 E1 E2 Denumire Departamentul Credite Departamentul de Operatiuni Departamentul de marketing Clientul Banca nationala a Romaniei Beneficiar Furnizor * * * * * * * *

E3

Societatea de asigurari

9. Fluxurile informaionale la nivel fizic

S2: Departamentul Operaiuni M15 M02;M04

S3: Departamentul Marketing M09;M13 M03;M05

M01;M02;M03;M04;M05 S1: Departamentul credite

M06;M07; M08;M11; M14; E1: Clientul

M10

M12

E2: BNR

E3: Societatea de asigurri

C Analiza i reprezentarea sistemului informaional actual 1. Matricea document document

Spatiu informationa l S1 1/-1 1/-1 1/-1 1/-1 1/-1 IV 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

CDP M01 M02 M03 M04 M05 CDE M06 M07 M08 M09 M10 M11 M12 M13 M14 M15

M01

M02

M03 1 1

M04 1 1

M05

S2 1

S3

E1

E2

E3

1 1 1 -1 -1 -1 -1 -1 -1 -1 -1 -1 -1

III 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

2. Schema fluxurilor de formare a documentelor proprii

S2

S3

S1

E1
M06

E2

E3

P: M01

M07

M01

M8

M09

P:M02

2 M02 1

M15

M13

P:M03 M10 M12

2 M03 1

P:M04

2 M04 1

P:M05

2 M05 1

3.Lista indicatorilor

Indica N tor

Functia

I01

I02

I03

I04

I05

I06

I07 I08 I09 I10

valoarea cecurilor aduse pentru garanie Valoarea cecurilor in total garantii valoarea biletelor la ordin aduse pentru garanie Valoarea biletelor de ordin in total garantii valoarea facturilor aduse pentru garanie Valoare facturi in total garantii Total garantii valoarea comision standard valoare comision actual cursul de schimb valutar

Bani

incasari

Zilnic servi cii

valoric

Cod docum Care contin e indic M01

Mod de formare

M06

Bani

calcul

Zilnic

servi cii servi cii

valoric

M01

I01/I07*100

Bani

incasari

Zilnic

valoric

M01

M07

Bani

calcul

Zilnic

servi cii

valoric

M01

I03/I07*100

Bani

incasari

Zilnic

servi cii

valoric

M01

M08

Bani

calcul

Zilnic servi cii servi cii servi cii servi cii servi cii

valoric

M01

I05/I07*100

Bani Bani Bani Bani

calcul evidenta evidenta calcul

lunar anual lunar Zilnic

valoric valoric valoric valoric

M04 M02 M02 M03

M01,M03 I01+I03+ I05 M09 M09 M10

I11

I12 I13

RON/USD cursul de Bani schimb valutar RON/EUR valoarea Bani limitei aprobat valoarea Bani limitei aprobate n echiv. USD valoarea riscului curent valoarea risc curent n echiv. USD valoarea unei noi tranzacii valoarea unei noi tranzacii n echiv. USD valoarea riscului total risc total n echiv. USD valoarea garaniilor existente valoarea garaniilor existente n echiv. USD valoarea asigurat a garaniilor Bani Bani

calcul

zilnic

servi cii servi cii servi cii

valoric

M03

M10

evidenta calcul

anual anual

valoric valoric

M03 M03

M03 I07 I07, I12/I10

I14 I15

evidenta calcul

Lunar lunar

servi cii servi cii servi cii servi cii

valoric valoric

M03 M03

M03 M03 I14/I10 M11 I16/I10

I16 I17

Bani Bani

eviden calcul

Zilnic zilnic

valoric valoric

M03 M03

I18 I19 I20 I21

Bani Bani Bani Bani

calcul calcul evidenta calcul

anual anual anual anual

servi cii servi cii servi cii servi cii

valoric valoric valoric valoric

M03 M03 M03 M03

I14+I16 I15 I18/I10 I01,I03,I05 I20/I10

I22

Bani

evidenta

anual

servi cii

valoric

M03

I20

I23

I24

I25 I26 I27

existente valoarea garaniilor noi n echiv. USD valoarea asigurat a garaniilor noi rata dobnzii cifra de afaceri a clientului valoarea rulajului prin PHARban k

Bani

calcul

anual

servi cii

valoric

M03

I07/I10

Bani

calcul

anual

servi cii servi cii servi cii servi cii

valoric

M03

M12

Bani Bani Bani

calcul

lunar

valoric valoric valoric

M03 M03 M03

M13 M14 M15

eviden, anual calcul anual

4. Matricea informaional indicator-document

I02 I04 I06 I07 I12 I13 I14 I15 I17 I18 I19 I20 I21 I22 I23 I01 I03 I05 I08 I09 I10 I11 I16 I24 I25 I26 I27

M01 1 1 1 1

M02

M03

M04

M05

M06

M07

M08

M09

M10

M11

M12

M13

M14

M15

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

D. Elaborarea fluxurilor informaionale la nivel conceptual 1. Matricea informationala indicator-indicator

I02 I02 I04 I06 I07 I12 I13 I14 I15 I17 I18 I19 I20 I21 I22 I23 I01 I03 I05 I08 I09 I10 I11 I16 I24 I25 I26 I27

I04

I06

I07

I12

I13

I14

I15

I17

I18

I19

I20

I21

I22

I23

1 1 1 1

1 1

1 1 1

1 1 1

1 1 1

2. Matricea informaional indicatori decizii Decizii luate pe baza indicatorilor utilizai n documentele proprii ale departamentului de crdite sunt: D1: acceptarea/ respingerea efecturii unei noi tranzacii D2: acceptarea/ respingerea garaniilor aduse D3: acordarea/ neacordarea comisionului standard sau preferanial.

INDICATOR/DECIZII I01 I02 I03 I04

D1

D2 1 1

D3

I05 I06 I07 I08 I09 I10 I11 I12 I13 I14 I15 I16 I17 I18 I19 I20 I21 I22 I23 I24 I25 I26 I27

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

E. Analiza fluxurilor informaionale la nivel logic 1. Matricea cerinei externe de informaii

I02 I04 I06 I07 I12 I13 I14 I15 I17 I18 I19 I20 I21 I22 I23 I01 I03 I05 I08 S1 1/-1 1/-1 1/-1 1/-1 1/-1 1/-1 1/-1 1/-1 1/-1 1/-1 1/-1 1/-1 1/-1 1/-1 1/-1 1 1 1 1 S2 S3 E1 E2 E3

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 -1 -1 -1 1 -1

I09 I10 I11 I16 I24 I25 I26 I27

1 1 1 1 1 1 1 1

-1

-1 1 1 1 1 -1 1 1

-1 -1 -1 -1 -1

2. Matricea modului de utilizare a indicatorilor

SP * * * * SC * * * * * * * * * * * CE ANALIZA U I U I U I U U U U U U C U C U C C C U C U C U U U U

I01 I02 I03 I04 I05 I06 I07 I08 I09 I10 I11 I12 I13 I14 I15 I16 I17 I18 I19 I20 I21 I22 I23 I24 I25 I26 I27

* * * * * *

* * * * * *

* * * * * * * * * * * * * * * * * * *

SP= sistem de prelucrare

SC= sistem de conducere CE= cerina extern F. Evaluarea i reproiectarea sistemului 1. Evaluarea Structura studiului de caz Cod element 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Denumire element Organigram Machetele documentelor Fiele documentelor Lista documentelor proprii Lista documentelor externe Lista beneficiarilor Lista furnizorilor Lista spaiului informaional Schema fluxurilor la nivel fizic Matricea document-document Schema fluxurilor de formare a documentelor proprii Lista indicatorilor Matricea indicator-document Matricea indicator-indicator Matricea indicator-decizii Matricea cerinei externe Matricea modului de utilizare a indicatorilor Cod element care participa la formare 2,3 3 1,3 1,3 6,7 5,8 4,5,8 3,5,8 2,3 4,5,12 12 2,3,12 3,5,12 14,15,16

Matricea studiului de caz (matricea proiectului)

elem. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 1 1 5 6 1 1 7 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 8 9 10 11 12 1 1 1 1 13 14 15 1 1 16 17

1 1

1 1

13 14 15 16 17

1 1 1

2. Reproiectarea Continund i finaliznd exemplul practic, se poate constata c indicatorii I02,I04,I06 sunt inutili, iar documentul din care fac parte este M01 dar acesta particip i la formarea lui I07, motiv pentru care nu poate fi eliminat. Acest document nu apare menionat nici la faptele de opinie.