Integrarea socioprofesional a noilor angajai n autoritile publice 1.

Introducere Materialul instructiv-metodologic cu privire la integrarea socio- profesional a noilor angajai n autoritile publice a fost elaborat n scopulacordrii unui ajutor metodologic serviciilor resurse umane din cadrulautoritilor publice centrale i locale privitor la aciunile pe care urmeaz s lentreprind n procesul de ncadrare a noilor angajai n activitatea autoritii publice. Integrarea socioprofesional reprezint procesul de asimilare a unei persoane n mediul profesional, de adaptare a acesteia la cerinele de munc icomportament ale colectivului n cadrul cruia lucreaz. La elaborarea prezentului material instructiv-metodologic s-a inut cont de prevederile Legii nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcia public istatutul funcionarului public, Regulamentului cu privire la perioada de prob pentru funcionarul public debutant, aprobat prin Hotrrea Guvernului nr.201 din11 martie 2009 ,,Privind punerea n aplicare a prevederilor Legii nr.158-XXI din4 iulie 2008 cu privire la funcia public i statutul funcionarului public iHotrrii Guvernului nr.724 din 13 iunie 2003 ,,Cu privire la serviciul resurseumane din cadrul autoritii administraiei publice centrale locale.Materialul n cauz va servi drept suport instructiv-metodologic nactivitatea serviciilor resurse umane din autoritile publice n procesul deelaborare i realizare a programului de integrare a noilor angajai. Este descrisscopul i sarcinile de baz ale procesului de integrare, atribuiile factorilor implicai n acest proces, formele de integrare. Avnd n vedere c noii angajai se pot afla n diferite situaii, snt descrise diverse strategii de integrare.n procesul de elaborare a prezentului material instructiv-metodologic aufost consultate manuale n domeniul managementului resurse umane, materialeinstructive n domeniul integrrii noilor angajai din alte ri, sugestii ale efilor servicii resurse umane din cadrul autoritilor publice.Materialul respectiv este destinat colaboratorilor serviciilor resurse umanedin cadrul autoritilor publice centrale i locale, funcionarilor publici.Punerea n aplicare a unei politici de integrare a noilor angajai va fi benefic att pentru noii angajai, ct i pentru succesul autoritii publice nansamblu. 2 2. Necesitatea i scopul perioadei de integrare Integrarea noilor angajai ncepe din momentul recrutrii i selectrii de personal, cnd potenialii angajai i fac primele impresii despre autoritatea public n care urmeaz s activeze.Integrarea unui nou angajat cuprinde implicaii de ordin psihologic, social,organizatoric i pedagogic. Aceasta vizeaz o serie de obiective dintre care celmai important este acordarea ajutorului noilor angajai n familiarizarea cu noilecondiii de munc, facilitarea acomodrii noului angajat cu grupul de munc icrearea unei atmosfere de siguran, confidenialitate i de apartenen. Toateaceste aspecte se pot materializa n cadrul unui program efectiv de integrare. Necesitatea perioadei de integrare are la baz faptul c orice individ careschimb un loc de munc este supus unei presiuni psihologice prin faptul cacesta trebuie s-i demonstreze calitile ntr-un mediu nou. Punerea n aplicarea unei politici de integrare a noilor angajai este benefic att pentru funcionarii publici debutani, ct i pentru cei care au fost promovai sau transferai. Scopul integrrii socioprofesionale: asimilarea noului angajat n mediul profesional; acomodarea noului angajat la tradiiile echipei de lucru;

adaptarea la noile sarcini de munc i comportament ale colectivului ncadrul creia lucreaz; cunoaterea specificului i a exigenelor administraiei publice; acumularea succesiv a deprinderilor practice pn cnd randamentulactivitii noului angajat este conform cerinelor. 3. Forme de integrare a noilor angajai Activitatea de integrare a noului angajat este cu mult mai complex dect pare la prima vedere i poate fi aplicat sub diferite forme , cum ar fi: integrarea administrativ (planul de dezvoltare instituional/planul dedezvoltare pentru urmtorii ani, obiectivele autoritii publice, structuraorganizatoric, locul subdiviziunii, structura ierarhic a personalului etc.); sanitaro-igienic (norme sanitare i igienice, securitatea muncii, spaiileauxiliare etc.); economic (salariul de funcie, sporurile la salariu, sistemul de premii, alterecompense); psihofiziologic (acomodarea la condiiile de munc: solicitarea fizic i psihic, nivelul intensitii muncii, confortul locului de munc, factorii mediuluiambiant); social (relaii interpersonale n cadrul echipei, tradiiile, regulile decomportament). 3 4. Factorii implicai n activitatea de integrare i atribuiile acestora Desfurarea cu succes a perioadei de integrare depinde n mare msur deimplicarea mai multor factori, cum ar fi: serviciul resurse umane, conductorulsubdiviziunii, mentorul sau ndrumtorul. a) Atribuiile conductorului subdiviziunii: asigur amenajarea locului de munc al noului angajat; pregtete colegii pentru primirea noului angajat; prezint noul angajat;

explic drepturile i obligaiile angajatului; mpreun cu noul angajat examineaz fia postului pentru poziiaacestuia; comunic programul de munc i odihn n cadrul autoritii; explic cerinele de munc: disciplina tehnologic i organizatoric,cerinele fa de normele sanitare i igienice, securitatea muncii etc.; realizeaz dialogul direct i periodic cu noul angajat; realizeaz controlul integrrii noului angajat etc. b) Atribuiile serviciului resurse umane: elaboreaz Ghidul noului angajat; perfecteaz permisul pentru accesul liber al noului angajat n sediulautoritii publice; perfecteaz ordinul privind numirea sau confirmarea funcionarului public; explic mrimea salariului de funcie, sporurile la salariu, sistemul de premii, alte recompense de care beneficiaz funcionarii publici; n comun cu conductorul subdiviziunii n care activeaz, noulangajat/funcionarul public debutant i mentorul acestuia, ntocmete programul de integrare a noului angajat; familiarizeaz noul angajat cu organigrama autoritii publice, punctelede reper referitoare la politica i strategia autoritii publice, locul deamplasare a subdiviziunii n care se afl locul de munc; familiarizeaz noul angajat cu locul de amplasare a spaiilor auxiliare:cantina, punctul medical, vestiarul etc. monitorizeaz activitatea de integrare etc. c) Atribuiile mentorului sau ndrumtorului: sensibilizeaz echipa de lucru pentru acceptarea noului angajat; familiarizeaz noul angajat cu sistemul de relaii interpersonale dincolectiv, tradiiile lui, regulile de comportament n cadrul echipei delucru; ncurajeaz generarea iniiativelor noului angajat. 4 5. Programul de desfurare a perioadei de integrare Specialitii serviciilor resurse umane cu experien invoc dou argumentecare demonstreaz importana perioadei de integrare a noilor angajai: -

nu se poate lucra n mod eficient fr o cunoatere a autoritii publice; complexitatea sarcinilor face imposibil ndeplinirea acestora fr oiniiere prealabil. Unii conductori nu iau n calcul aceste argumente i cer noului angajatexecutarea atribuiilor chiar din prima zi de activitate. Pentru angajat apare osituaie stresant, care poate fi evitat doar prin aplicarea unui sistem dendrumare a noului angajat.Perioada de integrare a noului angajat/funcionarului public debutant sedesfoar n baza unui program individual, elaborat de serviciul resurse umane,mpreun cu conductorul subdiviziunii noului angajat/funcionarului publicdebutant i a mentorului su. n cazul n care snt mai muli noi angajai, seelaboreaz un program comun.Programul cuprinde activiti ce in de atribuiile factorilor implicai n procesul desfurrii perioadei de integrare.Conform prevederilor Regulamentului cu privire la perioada de prob pentru funcionarul public debutant, pe parcursul perioadei de prob, activitateafuncionarului public debutant se desfoar sub ndrumarea unui mentor. ns i pentru noii angajai, numirea unui ndrumtor pe parcursul perioadei de integrareeste un factor important pentru succesul integrrii n cultura organizaional aautoritii publice. De regul, ndrumtorul este unul din colaboratoriisubdiviziunii n care activeaz noul angajat, care are deja o experien n cadrulautoritii publice i poate oferi nu doar informaii, ci i sfaturi/recomandri nceea ce privete principiile i valorile autoritii publice. Rolul ndrumtoruluieste de a-l ajuta pe noul angajat s neleag mai uor ce se face i ce nu se face norganizaie, de a-l ajuta s-i cunoasc noii colegi i s se integreze n mediulsocial i cultural al autoritii publice. ndrumtorul este acea persoan pe carenoul angajat l va ntreba atunci cnd nu tie sau nu nelege ceva. Chiar dacndrumtorul nu are neaprat toate rspunsurile, va ti, totui, s ghidezeangajatul ctre ali colegi care l vor putea ajuta.Programul de desfurare a perioadei de integrare a nouluiangajat/funcionarului public debutant prevede: familiarizarea cu coninutul Ghidului noului angajat; examinarea fiei postului i clarificarea tuturor aspectelor aferenteacesteia; stabilirea obiectivelor de dezvoltare profesional; elaborarea i realizarea unui plan de instruire intern, inclusiv la loculde munc, i de instruire extern; planificarea activitilor specifice postului care urmeaz s fiedesfurate pe parcursul perioadei de integrare. 5 La ntocmirea unui program de integrare se va ine seama de faptul cmotivaiile, cerinele i comportamentul noilor angajai snt n continuschimbare.Programul de integrare trebuie s nceap, pe ct e posibil, cu conductorulautoritii publice sau cu unul din adjuncii acestuia, care se va reduce la un salutde bun venit n echip i o descriere general i succint a activitii autoritii publice, dar este important de a se implica la aceast etap, pentru ca noul angajats nu-l perceap ca pe un personaj distanat.Iniierea detaliat o face conductorul subdiviziunii, avndu-se n vedereurmtoarele: crearea unei atmosfere psihologice pozitive, care s-l fac pe noulangajat s se simt sigur n aciunile sale; dezvoltarea interesului fa de post i de autoritatea public;

oferirea informaiilor minimum necesare despre angajamentele demunc; explicarea standardelor de performan i comportament pe care trebuies le ndeplineasc; descrierea angajamentelor de instruire profesional i posibilitile de promovare n cadrul autoritii publice etc.Conductorul subdiviziunii prezint noul angajat colegilor. Pentru ca noulangajat s se simt ct mai confortabil, prezentarea va avea loc n momentul cndceilali colegi nu vor fi antrenai n diverse edine sau discuii telefonice. Astfel,se creeaz un microclimat familial pentru noul venit, nefiind tratat ca un strin.Pregtirea locului de munc al noului angajat se face din timp.n timpul prezentrii noului angajat, conductorul subdiviziunii manifest oatitudine prietenoas, optim relaxant i se abine de la remarci defavorabiledespre colegii noului angajat. 6. Ghidul noului angajat Pentru documentarea noului angajat/funcionarului public debutant cudatele generale despre autoritatea public, serviciul resurse umane elaboreazGhidul noului angajat, care urmeaz s fie nmnat fiecrui nou angajat n primazi de activitate.Ghidul noului angajat, de regul, conine urmtoarele informaii descrierea succint a autoritii publice, modul de organizare ifuncionare a acesteia, structura i persoanele de conducere; orarul de munc, procedurile disciplinare i de soluionare aconflictelor; prevederile prevzute de contractul colectiv de munc, n cazul n careun asemenea contract a fost ncheiat; procedurile de evaluare a performanelor, de promovare, de dezvoltare profesional, de motivare (financiar i nonfinanciar) etc.; posibilitile de ngrijire medical i acordare a primului ajutor; 6 posibilitile de luare a mesei (cantina, bufetul); angajamentele de asisten i protecie social; condiiile de nvoire de la serviciu; regimul apelurilor telefonice i al corespondenei; regulile de utilizare ae-mail-ului etc. 7. Strategii de integrare Pe parcursul perioadei de integrare, factorii implicai n procesul deintegrare pot aplica mai multe strategii, adic activiti prin care autoritatea public i alege, i organizeaz i i administreaz aciunile n vedereaatingerii scopului n cauz.Pot aprea diverse situaii, care necesit strategii diferite: a) angajatul cunoate responsabilitile postului, dar nu i culturaorganizaional acesta are mai puin nevoie s fie instruit referitor la performanele ce urmeaz s fie atinse, ns are nevoie s fie informat despreregulile pe care trebuie s le respecte, valorile care trebuie s le urmeze, principiile care trebuie s-i ghideze activitatea;

b) angajatul cunoate cultura organizaional, dar nu i responsabilitile postului acestei persoane i se acord suficient timp pentru afi instruit n legtur cu responsabilitile postului, dar nici abordarea culturii nutrebuie omis. Exist autoriti publice cu reguli extrem de stricte, care trebuierespectate, iar informaiile pe care le posed noul angajat pot fi subiective sau deordin general; c) exist mai muli angajai pentru acelai tip de post este cazul ncare ar trebui s existe un program colectiv de integrare; d) exist mai muli angajai simultan, dar pentru posturi diferite laniveluri de specializare asemntoare sau diferite din punct de vedere al ierarhiei ntr-o astfel de situaie este, de preferin, s se abordeze o parte dintre probleme ( cele generale ) n cadrul unui program comun ( prezentarea autoritii publice, elemente de cultur ), apoi s existe o parte mai detaliat, aprofundat iindividualizat; e) noii angajai au ocupat poziii ierarhice mai nalte sau mai joase fa de poziia prezent n ambele cazuri este nevoie de prezentarearesponsabilitilor primite odat cu noua funcie. Pentru cei aflai n situaia ncare poziia este mai joas fa de cea anterioar este nevoie, n special, de uncurs motivaional. 8. Durata i etapele perioadei de integrare 7 Procesul de integrare este unul de durat i nu poate derula pe parcursulunei zile. Astfel, snt cazuri n care noului angajat i se arat biroul, i se comunicfia postului i regulamentul de activitate a subdiviziunii, i se indic eful ierarhici apoi este lsat s se descurce cum poate!Pentru funcionarul public debutant perioada de prob, care prevede untermen de 6 luni, este i o perioad de integrare, la finalul creia, n corespunderecu calificativul obinut la evaluare, acesta este confirmat n funcie public saueliberat. Dup caz, pot fi situaii cnd procesul de integrare profesional continudup susinerea perioadei de prob, pn cnd funcionarul public atinge unrandament optim al activitii sale.Integrarea noilor angajai cere timp i depinde de o serie de factori carevizeaz motivaia, comportamentul, relaiile interpersonale, performana nmunc.Se poate spune c integrarea noului angajat a luat sfrit atunci, cnd acestaeste capabil s-i ndeplineasc sarcinile postului pe care l ocup. Dar integrarea profesional nu nseamn numai ajutorul acordat angajatului, ci i observareaacestuia pe o perioad mai ndelungat dup angajare, identificndu-se atitudinea,interesele, aspiraiile lui, ritmul de progresare, reaciile la diferii stimuli i participarea la realizarea obiectivelor autoritii publice.Durata perioadei de prob pentru un nou angajat cu o experien vast poate dura o lun de zile, pentru altul 3-4 luni sau i mai mult.n toate cazurile, ns, se va ine cont de faptul c reducerea la minimum a perioadei de integrare poate conduce la apariia stresului i la crearea unei situaiitraumatizante, precum i la creterea fluctuaiei personalului, care poate aveaefecte negative pentru rezultatele activitii autoritii

publice.Din punct de vedere al eficienei, perioada de integrare a noului angajat poate fi divizat n trei etape: a) etapa de informare . Este etapa cnd noul angajat: se familiarizeaz cu activitile specifice postului pe care l ocup; studiaz materialele existente referitor la activitatea subdiviziunii; face cunotin cu persoanele cu care urmeaz s colaboreze n plan profesional etc.; b) etapa de nsuire a sarcinilor de baz ale funciei. Este etapa cnd noulangajat: ncepe s efectueze activiti specifice postului pentru care este angajat; demonstreaz treptat o cretere a eficienei activitii sale; c) etapa de contribuie personal n activitatea autoritii publice. Esteetapa n care noul angajat: este ,,stpn pe postul sau; i corecteaz eventualele erori profesionale; contribuie din plin la activitatea autoritii, conform cerinelor funcieideinute. 9. Surse de informare 8 Legea nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcia public i statutulfuncionarului public (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2008,nr.230-232, art.840) Regulamentul cu privire la perioada de prob pentru funcionarul publicdebutant, aprobat prin Hotrrea Guvernului nr.201 din 11 martie2009 ,,Privind punerea n aplicare a prevederilor Legii nr.158XVI din 4iulie 2008 cu privire la funcia public i statutul funcionarului public(Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2009, nr.55-56, art.249) Alic Brc, Managementul resurselor umane, Editura A.S.E.M., Chiinu,2005 M.Armstrong, A Handbook of Personnel Management Practice,Kogan Page Ltd, 2003 Mathis Robert, Nica Panaite, Rusu Costache, Managementul Resurselor Umane, Editura Economic, 1997 Viorel Lefter, Aurel Manolescu i alii, Managementul Resurselor Umane: studii de caz, probleme, teste, Editura Economic, 1999

 Angajare i integrare profesional.http://www.referate.com Laura Ciodaru, Procesul de integrare a noilor angajai.http://www.hr-romania.ro http://www.iteam.ru/publications/human/section_46 http://www.top-personal.ru http://www.psyfactor.org /personal/personal1-07.htm Condiii eseniale n procesul de adaptare a personalului.http://hr-club.md 9