FURNIZORII ONU: INREGISTRARE SI PARTICIPARE LA LICITATII

CUPRINS
Introducere ..pag 3 Cum si cine poate deveni furnizor ONU....pag 3 Pasi necesari inregistrarii ca furnizor ONU..pag 4 A. crearea unui cont la UNGM..pag 4 B. activarea contului UNGM.pag 5 C. accesarea contului UNGM....pag 5 D. completarea formularului de solicitare a calitatii de furnizor al ONU (Application Form)..pag 5-9 E. procesul de evaluare a solictarii............pag 9 F. Tender Alert Service..pag 9-10 G. Identificarea oportunitatilor de afaceri ale ONU...pag 10 H. Inscrierea la licitatii si transmiterea oferteipag 10 Anexe corespunzatoare completarii pasilor din Application Form: Anexa nr.1, Informatii generale.....pag 11 Anexa nr.2, Selectarea Agentiilor ONU.pag 12 Anexa nr. 3, Introducere date contact...pag 13 Anexa nr. 4, Selectare tari catre care compania a derulat activitati de export ....pag 14 Anexa nr. 5, Contracte anterioare cu ONU sau cu alte agentii de dezvoltare...pag 14 Anexa nr. 6, Dispute cu ONU sau cu alte agentii de dezvoltare......pag 14 Anexa nr. 7, Certificate de calitate.....pag 15 Anexa nr. 8, Organizatii comerciale......pag 15 Anexa nr. 9, Sucursale/asociati/reprezentante straine ale companieipag 15 Anexa nr. 10, Trimiterea Application Form.pag 15

Cum sa devii furnizor ONU?

Introducere Organizatia Natiunilor Unite (ONU), realizeaza anual achizitii publice de bunuri si servicii necesare functionarii Agentiilor sale specializate si derularii actiunilor acestora, pe baza unui Plan de Achizitii ce poate fi consultat la http://www.un.org/depts/ptd/acquisition.htm O asemenea piat reprezinta o reala oportunitate pentru companiile ce desfasoara activitati de export din Romania, atat din punctul de vedere al sigurantei finantarii achizitiilor cat si al nivelului relativ scazut al cerintelor de calitate pentru produsele si serviciile respective (datorat consumului acestora in zone defavorizate. Bugetul ONU este compus din contributiile statelor membre, printre care se numara si Romania ; prin sistemul de achizitii ONU avem astfel posibilitatea valorificarii calitatii de membru cotizant. Cum si cine poate deveni furnizor ONU Prima conditie necesar oricarei firme (din intreaga lume) pentru a deveni furnizor ONU este nscrierea n baza de date a furnizorilor acestei organizatii. Odata intrata in aceasta baza de date si inregistrata ca furnizor ONU, orice companie internationala este indreptatita a accesa direct si/sau a primi (uneori, automat) invitatii de participare sau informatii cu privire la oportunitatile de achizitii si licitatiile organizate de toate agentiile specializate (prin subscrierea la Tender Alert Service v. pct F) Se recomanda celor interesati o nregistrare globala (ca furnizor general ONU), sistemul de inregistrare optim in acest sens fiind oferit de United Nations Global Marketplace (www.ungm.org) care contine baza de date a 21 dintre Agentiile ONU, dublata de inregistrarea specifica, pentru fiecare agentie specializata in parte (in functie de produsul/serviciul oferit). UN Global Marketplace actioneaz ca un instrument de selectie a furnizorilor n procesul de licitatie competitiv, baza sa de date care contine toti furnizorii activi si potentiali inregistrati fiind accesibil tuturor institutiilor din sistemul ONU, precum si personalului cu atributiuni similare de achizitii din cadrul Bncii Mondiale (BIRD si IFC). nscrierea nu se poate realiza decat direct (on-line) de catre fiecare companie interesata in parte (nu prin intermediari) si se realizeaza simplu, prin accesarea adresei web respective i completarea unui formular standard (Application Form) cu informatii referitoare la performanele, capabilitile i situaia economico-financiar a operatorului economic respectiv. Cu titlu orientativ, bunurile si serviciile achizitionate de ONU prin Agentiile sale sunt :
Bunuri Alimente provizii farmaceutice echipament medical Vehicule echipament pentru telecomunicatii computere si software Adapost si locuinta echipament pentru aprovizionarea cu apa echipament pentru laborator Produse chimice Servicii servicii de securitate

servicii externalizate de personal

servicii de inginerie servicii de leasing sau inchiriere servicii de management servicii de transport comercial Servicii de tipografie servicii de consultanta servicii de telecomunicatii constructii

Produse pentru agricultura Produse pentru uzul casnic

Pasi necesari inregistrarii ca furnizor ONU A. crearea unui cont la UNGM (United Nations Global Market) 1. accesare link www.ungm.org 2. completarea formularului de inregistrare:

Observatii: - toate campurile marcate cu * rosu sunt obligatorii; - specificati o adresa corecta de email pe care veti primi intreaga corespondenta de la UNGM ; - salvati registrul @ungm.org in lista de contacte a casutei de email pentru a va asigura ca primiti corespondenta de la UNGM. 3. a. in situatia in care compania dumneavoastra are o experienta certificata mai veche de 3 ani in activitati de comert international cu servicii, aveti dreptul sa va inregistrati ca potential furnizor global (Global potential supplier) pentru 19 Agentii ONU: Food and Agriculture Organization of the United Nations (FAO) International Atomic Energy Agency (IAEA) The International Fund for Agricultural Development (IFAD) International Labour Organization (ILO) International Trade Centre UNCTAD/WTO (ITC) International Telecommunication Union (ITU) United Nations Development Programme (UNDP) United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO) United Nations Population Fund (UNFPA) United Nations High Commissioner for Refugees (UNHCR) United Nations Children's Fund (UNICEF) United Nations Industrial Development Organization (UNIDO) United Nations Office for Project Services (UNOPS) United Nations Procurement Division (UN/PD) 4

United Nations Office at Vienna (UNOV) United Nations Economic Commission for Africa (UNECA) United Nations Relief and Works Agency (UNRWA) World Food Programme (WFP) World Intellectual Property Organization (WIPO) b. in situatia in care compania dumneavoastra are o experienta certificata de mai putin de 3 ani in furnizarea internationala de servicii, va puteti inregistra ca potential furnizor local in cadrul Agentiilor ONU implementate in tara dumneavoastra de resedinta. c. in situatia in care compania dumneavoastra are o experienta certificata de mai putin de 3 ani in furnizarea internationala de servicii si este localizata intr-o tara in care nici o Agentie ONU nu isi are sediu, sunteti invitat sa reveniti odata de veti indeplini cei 3 ani de experienta in activitatea de export. B. activarea contului UNGM 4. odata ce v-ati inregistrat pe UNGM, veti primi un email care contine linkul de activare a contului. C. accesarea contului UNGM 5. veti primi un al 2-lea email cu datele dumneavoastra de inregistrare usernameul si parola (UNGM username + password) pentru a va putea accesa contul UNGM. 6. introduceti datele dumneavoastra in fereastra de inrgistrare.

7. Odata inregistrat puteti trece la completarea on-line a formularului standard (Application Form). D. completarea formularului de solicitare a calitatii de furnizor ONU (Application Form) Observatii generale : - formularul contine 14 pasi dintre care unii sunt obligatorii si altii optionali ; puteti parcurge cei 14 pasi in ordine, selectand tasta SAVE , sau ii puteti completa aleator, selectandu-i individual din meniul din partea stanga a paginii. - campurile marcate cu *rosu sunt obligatorii. Restul sunt optionale; - urmati instructiunile de pe ecran ; 5

- innoiti si actualizati informatiile despre compania dumneavoastra in mod constant, cel putin o data pe an ; - starea aplicarii dumneavoastra poate fi: STARTED: ati inceput completarea formularului dar nu l-ati trimis inca Agentiei/Agentiilor ONU care prezinta interes pentru dumneavoastra; SUBMITTED: aplicatia dumneavoastra este evaluata de catre Agentia/Agentiile ONU selectate; ACCEPTED: ati fost acceptat ca potential furnizor ONU; VENDOR TO UPDATE: aplicatia dumneavoastra nu este completata, Agentia ONU solicita informatii suplimentare. Trebuie sa va inregistrati iar sis a actualizati/modificati/completati formularul de inregistrare inainte sa inaintati iar solicitarea dumneavoastra. REJECTED: solicitarea dumneavoastra nu indeplineste cerintele Agentiei ONU, produsele/serviciile dumneavoastra nu corespund necesitatilor Agentiti sau orice alt motiv ce v-a fost comunicat. In cazul in care puteti furniza agentiilor ONU alte produse/servicii sau compania dumneavoastra a suferit schimbari majore , puteti solicita o re-evaluare a solicitarii dumneavoastra prin raspunderea la emailul prin care v-a fost notificata respingerea initiala. Cei 14 pasi ai Application Form sunt urmatorii: Pasul 1: Informatii Generale (v. Anexa nr. 1) Autoritatea de licentiere (Licensing Authority) = autoritatea la care este inregistrata compania dumneavoastra ca persoana juridica ; Numarul licentei (Licence Number) = nr TVA, TAX ID emis de Autoritatea de licentiere ; EDI Capability (Electronic Data Interchange Capability) = posibilitatea transmiterii de date prin mijloace electronice, ex: email; Telefon/fax = nu uitati sa mentionati prefixul de tara. Pasul 2 : Selectarea Agentiilor ONU Selectati Agentiile ONU pentru care doriti sa deveniti furnizor inregistrat. Cele 18 Agentii ONU disponibile au nevoi diferite. Pentru a va ajuta in selectarea Agentiilor ONU interesate de produsul/serviciul oferit de dumneavoastra, va trebui sa consultati : Rapoartele statistice anuale (The Annual Statistical Reports) si Ghidul general pentru afaceri (The General Business Guide). Le puteti gasi accesand linkul http://www.ungm.org/Info/Publications.aspx Selectati Agentiile ONU, una cate una, prin accesarea tastei Select sau stergeti-o din lista dumneavoastra prin selectarea X rosu, conform Anexei nr. 2. Pasul 3: Intrebarile specifice ale Agentiilor ONU Pe langa informatiile generale, unele Agentii ONU au cerinte suplimentare care daca nu sunt indeplinite va impiedica sa inaintati solicitarea agentiei respective. OBS : Toate documentele trebuie incarcate in format PDF, dimeniunea maxima a documentului fiind de 3.5MB. Pasul 4 : Adresa companiei Introduceti adresa companiei ; nu uitati sa actualizati ori de cate ori este necesar aceasta informatie (prin Add new pentru introducerea unei noi adrese ; prin save pentru salvarea celei introduse ; prin Modify pentru a face modificari ; prin delete pentru a sterge adresa introdusa). Pasul 5 : Informatii de contact (v. Anexa nr. 3) Introduceti datele de contact ale persoanelor cu relevanta din compania dumneavoastra. Nu uitati sa actualizati aceasta informatie. Puteti oferi acces la contul dumneavoastra UNGM colegilor. Pentru aceasta, slectati Give UNGM
access. Ulterior, respectiva persoana trebuie sa acceseze linkul forgotten password

de pe pagina www.ungm.org pentru a primi parola de acces (username-ul UNGM fiind adresa de email pe care ati introdus-o).

Pasul 6 : Informatii financiare Aici introduceti informatiile financiare ale companiei dumneavoastra pentru ultimii 3 ani consecutivi. Aceste informatii trebuie actualizate periodic. Observatii : - Cifra de afaceri (Turnover) = valoarea totala a bunurilor si serviciilor vandute de compania dvs. intro anumita perioada de timp. - Export = parte a cifrei de afaceri inregistrate de compania dvs. in afara tarii de resedinta a companiei. - Informatiile financiare se exprima in 1.000$ - odata ce ati inaintat solicitarea dumneavoastra pentru aprobare la UNPD (United Nations Procurement Division), NU veti mai putea modifica sau edita informatiile financiare. Asigurativa de exactitatea informatiilor introduse inainte de a accesa tasta Submit de la sfarsitul Application Form. - daca nu puteti oferi date financiare pentru ultimii 3 ani consecutivi deoarece compania dumneavoastra a fost create in ultimii 3 ani, trimiteti email la registry@ungm.org in care mentionati Numarul dumneavoastra de Inregistrare UNGM (UNGM Registration Number).

Pasul 7 : Experienta in activitatea de export (v.Anexa nr. 4) Aici introduceti experienta in realizarea activitatilor de export a companiei dumneavoastra pentru ultimii 3 ani consecutivi. Selectati tarile catre care ati exportat bunuri si servicii. Actualizati periodic aceste informatii! Odata ce ati inaintat solicitarea dumneavoastra pentru aprobare la UNPD (United Nations Procurement Division), NU veti mai putea modifica sau edita informatiile financiare. Asigurativa de exactitatea informatiilor introduse inainte de a accesa tasta Submit de la sfarsitul Application Form. Daca nu puteti oferi date financiare pentru ultimii 3 ani consecutivi deoarece compania dumneavoastra a fost create in ultimii 3 ani, trimiteti email la registry@ungm.org in care mentionati Numarul dumneavoastra de Inregistrare UNGM (UNGM Registration Number). Pasul 8 : Contracte anterioare cu ONU optional (v. Anexa nr.5) Acest pas este unul optional, de a carui completare nu depinde transmiterea formularului catre UNGM. Se introduc informatiile legate de contractele anterioare derulate cu ONU sau alte agentii de dezvoltare. (sumele se exprima in 1.000$) Pasul 9 : dispute anterioare cu Agentiile ONU sau cu alte organizatii de dezvoltare optional (v. Anexa nr. 6) Pasul 10: Certificate de calitate optional (v. Anexa nr. 7) 7

Aici introduceti (optional) numele si tipul certificatelor de calitate detinute pentru produsele/serviciile ofertate. NU folositi acronime. Pasul 11 : Calitatea de membru al organizatiilor de comert optional (v. Anexa nr. 8) Aici introduceti (optional) informatii despre calitatea de membru pe care compania dumneavoastra o detine in diverse organizatii de comert (numele si tipul organizatiei). NU folositi acronime. Pasul 12: Sucursale, Asociati si/sau reprezentante in strainatate optional (v. Anexa nr. 9) Pasul 13 : Codarea produselor pas critic Toate achizitiile ONU sunt codate in UNCCS (United Nations Common Coding System). De indata ce solicitarea dvs. UNGM este acceptata de Agentiile ONU, compania dvs. figureaza in baza de date a potentialilor furnizori. Aceste coduri sunt astfel folosite drept criteriu de filtrare a companiilor furnizoare in functie de nevoile specifice. Este necesar sa selectati cat mai multe coduri UNCCS pentru a descrie cat mai exact gama de produse si/sau servicii pe care le oferiti. Codurile selectate trebuie sa fie cat mai reprezentative pentru produsele dumneavoastra. Structura codurilor UNCCS : UNCCS asigura un cod numeric de 6 cifre pentru aprox. 20.000 bunuri si servicii. Clasificarea consta in Sectiuni (1 cifra), Divizii (2 cifre), Grupe (3 cifre), Clase (4 cifre), Sub-clase (5-6 cifre), dupa cum urmeaza : X00000 prima cifra indica sectiunea XX0000 primele 2 cifre indica divizia XXX000 primele 3 cifre indica grupa XXXX00 primele 4 cifre indica clasa XXXXXX ultimele cifre indica sub-clasa sau produsul Codurile UNCCS cu valori cuprinse intre : 000000-499999 sunt pentru BUNURI Si intre: 500000-999999 sunt pentru SERVICII Cautarea codurilor UNCCS :
Accesati www.ungm.org si selectati UNCCS Codes din meniul principal.Va aparea urmatoarea fereastra::

Astfel, veti avea o structura precum cea de sus, unde puteti cauta codurile fie prin: - introducerea unuia sau mai multor cuvinte de cautare in Search Box si va va aparea o lista de coduri. Pentru a identifica si selecta codul cel mai exact, accesati Find in tree din dreapta fiecarui cod din structura initiala. 8

Extinzand ramurile structurii prin selectarea semnului +

Pasul 14: inaintarea solicitarii (SUBMIT) v. Anexa nr. 10 Acest pas finalizeaza solicitarea dumneavoastra, transmitand-o agentiei ONU selectate de dvs. De indata ce veti fi completat toate campurile obligatorii, o fereastra SUBMIT va fi afisata. Selectati-o in cazul in care doriti ca solicitarea dvs. sa fie transmisa agentiei ONU sau selectati tasta FINISH pentru a o salva, fara a o transmite agentiei ONU. E. Procesul de evaluare poate dura pana la 10 saptamani. Veti primi notificarea pe email de indata ce starea aplicatiei dumneavoastra se modifica (started / submitted / accepted / rejected / vendor to update). Puteti verifica oricand starea aplicatiei dvs. inregistrandu-va in profilul dvs. UNGM. F. puteti subscrie serviciului de alerta Tender Alert Service pentru a primi pe email notificarile privitoare la lansarea licitatiilor de interes pentru dvs. - inregistrati-va pe UNGM, introducandu-va Username-ul si parola ; - accesati formularul de subscriere la Tender Alert Service astfel :

- adaugati codurile UNCCS relevante pentru produsele/serviciile pe care le ofera compania dvs. prin selectarea tastei Edit selection si ulterior salvati prin selectarea save selected codes . 9

- selectati utilizatorii catre care vreti sa fie trimise mailurile cu notificarile respective prin edit selection iar dupa completare, save :

OBS : inainte de a fi selectati destinatarii emailurilor, acestia trebuie sa obtina accesul UNGM (detaliat mai sus) - acceptati Terms & Conditions - efectuati plata pentru serviciul Tender Alert (prin respectarea indicatiilor de pe ecran). Taxa pentru 1 an este de 250$ iar cartile de credit acceptate sunt: VISA, VISA Electron, Mastercard, JCB, Maestro - odata ce ati realizat plata, veti primi un email de confirmare care reprezinta si factura dumneavoastra. G. identificarea oportunitatilor de afaceri ale ONU - Accesati www.ungm.org i. Procurement Notices = alertele pentru oportunitatile viitoare. Pot fi accesate din meniul NOTICES Procurement Notice - Procurement Notices sunt clasificate in functie de : termenele limita, codurile UNCCS, Agentiile ONU, tari, referinta, titlu. Pentru a accesa detaliile fiecarei oportunitati, faceti click pe lupa din stanga denumirii acesteia. ii. Contract Awards = contractele castigate(din meniul Notices). Acestea sunt clasificate in functie de data castigarii/publicarii, codurile UNCCS, tara beneficiara, Agentia ONU, titlu/referinta.

H. inscreierea la licitatii si transmiterea ofertei - odata identificata licitatia la care doriti sa participati, contactati Agentia ONU respectiva prin adresa de email pusa la dispozitie in fisa de prezentare a oportunitatii respective de afaceri.

Anexa nr. 1 - Pasul 1, Informatii generale

10

Anexa nr. 2 Selectarea Agentiilor ONU 11

Anexa nr. 3 introducere date contact 12

Anexa nr. 4 selectare tari catre care compania a derulat activitati de export

13

Anexa nr. 5 contracte anterioare cu ONU sau cu alte agentii de dezvoltare

Anexa nr. 6 dispute cu ONU sau cu alte agentii de dezvoltare

14

Anexa nr. 7 certificate de calitate

Anexa nr. 8

Anexa nr. 9 introducerea sucursalelor/asociatilor/reprezentantelor straine ale companiei

Anexa nr. 10 Submitting the Application Form

15