UNIVERSITATEA BABE-BOLYAI CLUJ-NAPOCA FACULTATEA DE TIINE ECONOMICE I GESTIUNEA AFACERILOR

LUCRARE DE LICEN
CONTABILITATEA DECONTRILOR CU FURNIZORII I CLIENII LA SC OREGONA GENERAL IMPORT EXPORT SRL

COORDONATOR : CONF.UNIV.DR.GHEORGHE FATACEAN

STUDENTA : FEHER(OMU) MIHAELA FLORICA

-2010-

INTRODUCERE

Prin prezenta lucrare se urmrete analiza contabilitii decontrilor cu furnizorii i clienii de la SC OREGONA GENERAL IMPORT EXPORT SRL Bihor. Obiectul de activitate al societii este tierea i rindeluirea lemnului, cod CAEN 1610, i comercializeaz urmtoarele produse: cherestea rinoase pentru construcii att n ar ct i n strintate i produse reziduale rezultate n urma procesului de producie: toctur rinoase, deeuri rinoase, lemn de foc rinos, celuloz rinoase iar rumeguul rezultat este folosit ca i combustibil la centrala termic proprie. Prin intermediul compartimentului de contabilitate se realizeaz o centralizare a evidenei privind relaiile de colaborare cu furnizorii i clienii la nivel de entitate ntr-o anumit perioad de gestiune, iar prin prelucrarea informaiilor centralizate se poate face o analiz economico-financiar care servete ca suport decizional la nivelul departamentului de marketing dar i la nivelul managementului de vrf. Acest departament de contabilitate are o deosebit importan n cadrul unei societi deoarece ofer o imagine de ansamblu a tranzaciilor realizate de aceasta, ns particulariznd doar relaiile cu furnizorii i clienii se pot emite concluzii respectiv propuneri cu privire la fundamentarea deciziilor strategice la nivel de departament, decizii care s vizeze doar categoriile de relaii economice menionate. In condiiile n care evidenierea relaiilor de decontare cu clienii i furnizorii se realizeaz n mod distinct la nivel de entitate economic, acest lucru permite o mai mare facilitate a centralizrii, prelucrrii i analizrii informaiilor contabile n vederea unei evaluri n timp real a acestor categorii de operaii la nivelul managementului de vrf. Astfel, se poate interveni cu mai mult uurin pentru a preveni i/sau corecta n timp real anumite disfuncionaliti care apar pe parcursul derulrii acestor tipuri de relaii contractuale.

MOTIVAIA, IMPORTANA I METODOLOGIA CERCETRII

Bazele normative ale cercetrii le constituie cadrul legislativ i normativ n vigoare n Romnia cu privire la organizarea i conducerea contabilitii decontrilor cu clienii i furnizorii. Bazele metodologice ale cercetrii se constituie dintr-o totalitate de mijloace i procedee teoretice i practice strict determinate de cunoaterea domeniului cercetat, a realitii juridice, economice i contabile. Au fost aplicate procedee specifice tiinelor economice i anume: documentarea, evaluarea, calculaia, precum i procedee specifice contabilitii. Bazele teoretice ale studiului constau n lucrri ale unor profesori, contabili sau economiti, printre care amintim prof.dr. Dumitru Mati, prof.univ.dr.lacob Petru Pntea, conf.univ.dr.Gheorghe Ftcean, precum i alte surse cu caracter tiinific i practic referitoare la clieni i furnizori. Structura i coninutul lucrrii de licena sunt indicate de obiectivele i scopul urmrit n timpul cercetrii efectuate. Lucrarea const n introducere, motivaia, importana i metodologia cercetrii, o scurt prezentare a entitii economice, aspecte teoretice privind contabilitatea decontrilor cu furnizorii i clienii, divizate n capitole, subcapitole i paragrafe, aspecte practice privind contabilitatea decontrilor cu furnizorii i clienii i se ncheie cu concluzii i referine bibliografice.

CUPRINS
Cap. l Prezentarea entitii economice.........................................................5 1.2 Scopul i obiectul de activitate al entitii............................5 1.3 Capitalul social i prile sociale.....................................................5 1.4 Reducerea i majorarea capitalului social......................................6 1.4.1 Reducerea capitalului social..................................................6 1.4.2 Majorarea capitalului social ..................................................6 1.5 Structura organizatoric a entitii..................................................7 1.5.1 Adunarea asociailor..............................................................7 1.5.2 Administrarea societii.........................................................7 1.5.3 Controlul activitii societii..................................................8 1.6 Coninutul i particularitile proceselor economice din cadrul societii.........................................................................................9 Cap. II Organizarea i conducerea contabilitii.........................................12 2.1 Necesitatea conducerii i organizrii contabilitii........................12 2.2 Forma de nregistrare contabil i documentele contabile..........13 2.3 Calculul indicatorilor economico-financiar....................................25 Cap. III Contabilitatea i gestiunea relaiilor cu clienii i furnizorii.............29 3.1 Organizarea funcional................................................................29 3.2 Structura general a datoriilor i creanelor comerciale...............29 3.3 Documente justificative utilizate....................................................30 3.4 Inventarierea i evaluarea datoriilor i creanelor din relaiile comerciale....................................................................................31 3.5 ContabiIitatea decontrilor cu furnizorii i clienii..........................32 3.5.1 Generaliti.........................................................................32 3.5.2 Instrumente de decontare a creanelor i datoriilor comerciale...........................................................................34 3.5.3 Organizarea contabilitii sintetice i analitice a creanelor i datoriilor comerciale............................................................37 Cap. IV Monografie contabil privind relaiile comerciale cu furnizorii i clienii.........................................................................................................42 Cap. V Concluzii i propuneri.....................................................................47 BIBLIOGRAFIE...........................................................................................49

CAP. l. PREZENTAREA ENTITII ECONOMICE

Denumirea entitii este "INDUSTRIE NATURAL FOREST" SRL. Societatea comercial este persoan juridic romn, societate cu rspundere limitat ale crei obligaii sociale sunt garantate cu patrimoniul social, asociaii rspund numai pn la concurena capitalului social subscris. Societatea este constituit potrivit dispoziiilor Legii 31/1990 privind nfiinarea societilor cu rspundere limitata, i desfoar activitatea pe teritoriul Romniei, potrivit legislaiei din Romnia i in conformitate cu statutul societii. Societatea este persoan juridic din ziua nmatriculrii in Registru Comerului, n orice factur, ofert, comand, tarif, prospect i alte documente ntrebuinate n comer emannd de la societate trebuie s se menioneze denumirea, forma juridic, sediul social, numrul din registru comerului, capitalul social i codul unic de nregistrare. Dac societatea deine o pagin de internet proprie, aceste informaii vor fi publicate i pe pagina de internet. Sediul societii este in localitatea Oorhei, strada Grii, nr.126, jude Bihor. Sediul societii poate fi schimbat n orice alt loc din Romnia, prin hotrrea asociailor. De asemenea , societatea poate nfiina sedii secundare - sucursale, agenii, puncte de lucru sau alte asemenea uniti fr personalitate juridic, numai cu aprobarea asociailor. 1. 2. Scopul i obiectul de activitate al entitii Scopul societii comerciale OREGONA GENERAL IMPORT EXPORT SRL, este obinerea unui rezultat economico-financiar favorabil i meninerea unei bune poziii pe piaa productorilor de cherestea rinoase, precum i dezvoltarea produselor i serviciilor. Obiectul principal de activitate al societii este : Tierea i rindeluirea lemnului - Cod CAEN 1610. 1. 3. Capitalul social i prile sociale Capitalul social este de 3000 lei n numerar care se divide n 300 pri sociale egale, o parte social avnd valoarea de 10 lei, i se compune din aportul asociailor dup cum urmeaz. Asociatul SC Canadian SRL, cu sediul in Episcopia,nr. 117 persoan juridic de naionalitate romana, deine 2640 lei n numerar adic 264 pri sociale 88%); Asociatul PAUL DORIAN, domiciliat in localitatea Oradea, strada Sucevei, nr. 21, jude Bihor, Romnia, persoan fizic de

naionalitate romn, deine 300 lei n numerar adic 30 pri sociale (10%); Asociatul VINTER FLORIN, domiciliat n localitatea Bratca, nr.216, Bihor, persoan fizic de naionalitate romana, deine 30 lei n numerar adic 3 pri sociale (1%); Asociatul VINTER GHEORGHE, domiciliat n localitatea Dobreti, nr.365,jud. Bihor , persoan fizic de naionalitate romana, deine 30 lei n numerar adic 3 pri sociale (1%). Fiecare parte social subscris i vrsat de asociai d acestora dreptul de a primi profiturile repartizate de adunarea general, de a participa la mprirea activului social rmas dup lichidarea proporional cu cota de participare la capitalul social, precum i dreptul la vot n adunrile generale ale asociailor conform principiului un vot pentru fiecare parte social". Drepturile fiecrui asociat rezult din actul constitutiv, din actele modificatoare i din actele de cesiune aprobate de adunarea general a asociailor. Administratorii vor elibera, la cerere, un certificat constatator al drepturilor asupra prilor sociale, dar cu meniunea c nu poate servi ca titlu pentru transmiterea drepturilor constatate, sub sanciunea nulitii transmiterii. 1. 4. Reducerea i majorarea capitalului social 1. 4.1. Reducerea capitalului social Reducerea capitalului social va putea fi fcut n condiiile i cu respectarea procedurii prevzut de lege, fr a cobor sub minimul prevzut de lege. Reducerea se face pe baza hotrrii adunrii asociailor, prin care s arate motivele pentru care se face reducerea i procedeul ce va fi utilizat pentru efectuarea ei, numai dup trecerea a dou luni din ziua n care hotrrea a fost publicat n Monitorul Oficial al Romniei. Capitalul social poate fi redus prin: reducerea valorii nominale a prilor sociale; micorarea numrului de pri sociale; restituirea ctre acionari a unei cote-pri din aporturi, proporional cu reducerea capitalului social i calculat egal pentru fiecare parte social; alte procedee prevzute de lege. 1. 4. 2. Majorarea capitalului social Capitalul social va putea fi majorat pe baza hotrrii adunrii asociailor, prin crearea de noi pri sociale, pe baza aportului in natur sau n numerar al asociailor, prin includerea n capitalul social a fondului de rezerv (cu excepia rezervelor legale i a celor provenite din diferenele
6

favorabile din reevaluarea patrimoniului), a beneficiilor, n condiiile prevzute de lege. 1.5. Structura organizatoric a entitii 1. 5. 1. Adunarea asociailor Este organul de deliberare i decizie al societii cu rspundere limitat. Ea exprim voina social i n consecin decide n toate problemele eseniale ale activitii societii. Ea hotrte asupra problemelor obinuite pentru viaa societii, precum i cu privire la unele probleme deosebite, cum sunt cele legate de modificarea actului constitutiv. Adunarea asociailor se convoac la sediul societii, cel puin o dat pe an sau de cte ori este necesar. Convocarea adunrii asociailor se face de ctre administratorul societii prin scrisoare recomandat. Adunarea asociailor are urmtoarele obligaii: aprob bilanul contabil i stabilete repartizarea profitului net; desemneaz cenzorii i administratorii societii; i revoc pe acetia i Ie d descrcarea pentru activitatea lor; decide urmrirea administratorilor i cenzorilor pentru prejudiciile cauzate societii; modific, n condiiile legii, actul constitutiv; aprob structura organizatoric a societii i numrul de posturi; stabilete salarizarea personalului angajat, cu respectarea limitei minime de salarizare prevzut de lege; hotrte cu privire la mrirea sau reducerea capitalului social, la modificarea valorii nominale a prilor sociale, precum i la cesionarea acestora; hotrte cu privire la comasarea, divizarea, dizolvarea sau lichidarea societii. Asociaii exercit dreptul de vot n adunarea asociailor proporional cu participarea la capitalul social: fiecare parte social d dreptul la un vot. Potrivit legii, hotrrile luate de Adunarea asociailor cu respectarea actului constitutiv i a dispoziiilor legale sunt obligatorii pentru toi asociaii, inclusiv pentru cei care nu au luat parte la adunare sau au votat contra. Aceste hotrri trebuie nregistrate la Registru Comerului, dac ele se refer la acte sau fapte ale cror nregistrare este prevzuta de lege. 1. 5. 2. Administrarea societii Potrivit legii, societatea cu rspundere limitat este administrat de unul sau mai muli administratori. Administratorii pot fi asociai sau

neasociai, persoane fizice sau juridice i sunt desemnai prin actul constitutiv sau de adunarea asociailor. Potrivit actului constitutiv al societii comerciale Oregona General Import Export SRL, administrarea societii se face de ctre asociaii Paul Dorian,Vinter Florin si Vinter Gheorghe , pe durat nedeterminat. Administratorii au puteri depline, lucreaz mpreun i iau decizii n unanimitate, n cazuri bine justificate, administratorii pot lucra i separat avnd obligaia de a se informa reciproc cu privire la activitile ntreprinse. Obligaiile i rspunderea administratorilor sunt reglementate de dispoziiile referitoare la mandat i cele special prevzute in Legea privind societile comerciale. Administratorii sunt solidar rspunztori fat de societate pentru: realitatea vrsmintelor efectuate de asociai; existena real a dividendelor pltite; existena registrelor cerute de lege i corecta lor inere; exacta ndeplinire a hotrrilor adunrilor generale; stricta ndeplinire a ndatoririlor pe care legea i actul constitutiv le impun. Societatea trebuie s in, prin grija administratorilor, un registru al asociailor, n care se vor nscrie, dup caz, numele i prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul fiecrui asociat, partea acestuia din capitalul social, transferul prilor sociale sau orice alt modificare privitoare la acestea. Registrul poate fi cercetat de asociai i creditori. 1. 5. 3. Controlul activitii societii In societatea cu, rspundere limitat controlul gestiunii societii se realizeaz n mod diferit: n anumite cazuri, prin cenzorii societii, iar n alte cazuri, controlul gestiunii este asigurat de ctre asociai. Cenzorii ca organ de control al gestiunii, pot exista n orice societate cu rspundere limitat, cu deosebirea c, n societile mici, cu cel mult 15 asociai, alegerea cenzorilor este facultativ, pe cnd n societile mai mari, cu peste 15 asociai, alegerea cenzorilor este obligatorie. SC Oregon General Import Export SRL nu are cenzori, deci controlul gestiunii se asigur de ctre asociai n conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990. Asociaii efectueaz controlul asupra gestiunii societii implicit prin exercitarea drepturilor pe care le confer calitatea de asociat n societate. Ei participa la deliberri i la luarea deciziilor privind toate problemele eseniale ale activitii societii. Asociaii sunt ndreptii s cerceteze registrul asociailor precum i registrele comerciale ale societii. Ei verific gospodrirea fondurilor fixe i a mijloacelor circulante, casa i registrele de eviden contabil; controleaz exactitatea inventarului ntocmit la ncheierea exerciiului

financiar, exactitatea documentelor i informaiilor prezentate, a bilanului contabil i a contului de profit i pierdere. 1. 6. Coninutul i particularitile proceselor economice din cadrul societii Toate firmele funcioneaz dup un principiu general: ncep prin a-i procura imobilizrile din resurse bneti proprii, iar apoi prin a-i cumpra materiile prime necesare realizrii obiectului lor de activitate pe care le transform n bunuri i servicii, acestea urmnd s fie comercializate pentru a le transforma din nou n bani. Acest procedeu poart denumirea de ciclu de exploatare. Ciclul de exploatare exprim durata necesar desfurrii ansamblului proceselor de schimbare i de transformare prin intermediul crora se asigur funcionarea curent, continu a fiecrei entiti economice. Durata ntregului ciclu de exploatare se msoar, sub aspect financiar, prin intervalul de timp, exprimat n zile, dintre prima plat din cont sau casierie i ultima ncasare pentru un proces complet de schimb i transformare. Este vorba de intervalul de cnd s-a fcut prima plat pentru aprovizionarea cu materii prime, materiale i alte elemente necesare exploatrii, referitoare la un anumit produs, lot de produse, lucrare sau serviciu i pn n momentul ncasrii contravalorii lotului de produse, lucrri sau serviciul respectiv. Ciclul de exploatare din cadrul entitii SC Oregon General Import Export SRL cuprinde trei faze a cror pondere n totalul duratei ciclului difer de la o unitate la alta. n funcie de profil, specificul produsului tehnologic, surse de aprovizionare, destinaia produselor, conjunctura pieei precum i ali factori. Cele trei faze sunt: faza de aprovizionare, faza de producie i faza de desfacere. Aprovizionarea cu materii prime reprezint un proces economic complex prin care se asigur materia necesar produciei, organizarea circulaiei i utilizarea judicioas a resurselor materiale, reducerea continu a consumului de materii prime, combustibil i energie, folosirea intens a capacitilor de producie, atragerea n ciclul economic i n consumul productiv de noi resurse materiale i pe aceste ci, sporirea eficienei fiecrei entiti economice reflectat n creterea susinut a profitului acesteia. Totodat, activitatea de aprovizionare reprezint un proces dinamic, n care desfurarea mijloacelor de producie de la furnizori la beneficiari se realizeaz n mod continuu, pe baza relaiilor economice dintre ntreprinderi, concretizate n programe de aprovizionare i contracte comerciale de livrare, necesitatea obiectiv a desfurrii nentrerupte a procesului de producie. Sistemul de aprovizionare utilizat de SC Oregon General Import Export SRL este unul programat. Acest sistem se bazeaz pe faptul c
9

partenerii furnizori i cumprtori se cunosc, pe baza relaiilor dintre ei. n acest sens se stabilete volumul i structura resurselor materiale care urmeaz a fi achiziionate. Singurul element care se negociaz ntre parteneri este preul care oscileaz datorit condiiilor impuse de pia. Producia este coordonat de Serviciul Programare i Urmrire a Produciei i se afl n subordinea directorului de producie. Activitatea de planificare a produciei se face pe baza profilului de comenzi de la beneficiarii din ar sau strintate, aflat la serviciul desfacere i a ofertelor de export aflate la serviciul import-export. Urmrirea activitii de producie const n supravegherea i nregistrarea parametrilor tehnologici i investiii de corectare a acestora cnd nu se ncadreaz n limitele prescrise n reglementrile de fabricaie. Programarea i urmrirea produciei presupune n principal, urmtoarele activiti: primirea, prelucrarea i lansarea comenzilor; optimizarea structurii sortimentelor de fabricat pe termen scurt; ntocmirea programelor de producie; repartizarea lucrrilor din programul de producie n timp i spaiu; minimizarea stocurilor de producie; programarea dispecerrii , urmririi i actualizrii programelor de producie; respectarea termenelor de livrare. Elaborarea programului de producie lunar ocup un loc important n activitatea de programare. Pe baza programelor lunare de producie corelate cantitativ i n timp se elaboreaz programe de producie care, de regul, se prezint sub forma unor grafice de producie. Unul din indicatorii ce caracterizeaz nivelul organizrii procesului de producie n timp este ciclul de producie. Ciclul de producie reprezint o succesiune de activiti prin care materiile prime i materialele trec n mod organizat pe fluxul tehnologic pentru a fi transformate n, semifabricate sau n produse finite, iar durata ciclului de producie reprezint intervalul de timp dintre momentul lansrii n fabricaie a diferitelor materii prime i materiale i pn n momentul transformrii lor prin prelucrri succesive n produse finite. Cu ct este mai mic durata ciclului de producie cu att vor fi folosite mai raional resursele materiale din ntreprindere. Desfacerea cuprinde activiti referitoare la: pstrarea i depozitarea n condiii adecvate a produselor finite i semifabricatelor, studiul pieei pentru bunurile, lucrrile i serviciile executate, livrarea propriu zis ctre beneficiari a bunurilor, lucrrilor i serviciilor, activiti referitoare la

10

verificarea comportamentului consumatorilor de bunuri, remedierea eventualelor defeciuni ivite n perioada de garanie. In vederea identificrii posibilitilor de impulsionare a desfacerii se urmresc unele elemente de marketing i anume: distribuia publicitatea promovarea vnzrilor vnzarea - direct i indirect

11

CAP. 2. ORGANIZAREA I CONDUCEREA CONTABILITII

2.1

Necesitatea conducerii i organizrii contabilitii

Conducerea eficient a activitii economice a unei entiti, impune organizarea, pe toate treptele, a unei evidene stricte i a unui control sistematic i exigent asupra tuturor mijloacelor materiale, a fluxurilor economice i a rezultatelor obinute. Din ansamblu mijloacelor pe care sistemul informaiilor economice le utilizeaz n vederea transmiterii i prelucrrii informaiilor, contabilitatea exercit un rol de prim nsemntate, ca i component de baz a sistemului informaional. Obiectul contabilitii l constituie reflectarea n expresie bneasc a bunurilor mobile i imobile, a altor bunuri cu potenial economic, disponibiliti bneti, titluri de valoare, precum i micrile intervenite n urma operaiunilor patrimoniale efectuate, a cheltuielilor i rezultatelor obinute din acestea. In cadrul oricrei uniti n care se gestioneaz bunurile materiale i bneti este obligatorie organizarea i conducerea contabilitii. Pentru realizarea obiectului su de activitate, contabilitatea colaboreaz cu celelalte compartimente din cadrul societii, ea fiind cea care rspunde de evidena patrimoniului, de modul de realizare a indicatorilor prevzui i de modul n care se gospodresc fondurile materiale i bneti ale unitii. Contabilitatea este folosit pentru identificarea Ia timp a fenomenelor negative, a deficienelor n gestionarea valorilor materiale i bneti, precum i n luarea masurilor cu caracter preventiv pentru asigurarea bunului mers al activitii economico-financiare. Organizarea i conducerea contabilitii n economia romn se bazeaz pe norme i principii interne. Sistemul contabil al entitilor economice este organizat potrivit Legii contabilitii nr. 82/1991 republicat, Regulamentul de aplicare a Legii contabilitii. Planul de conturi si Norme de aplicare a acestuia. Modalitile de inere a contabilitii sunt prevzute prin lege i sunt urmtoarele: prin compartimente distincte, conduse de ctre directorul financiarcontabil, contabilul ef sau alt persoan mputernicit s ndeplineasc aceast funcie; aceste persoane trebuie s posede studii superioare; prin persoane-juridice autorizate, reprezentate de societi comerciale, nfiinate n baza legislaiei romneti i care sunt
12

autorizate n acest scop de Corpul Experilor Contabili i Contabililor Autorizai din Romnia; prin persoane fizice autorizate, adic acele persoane care au calitatea de contabil autorizat sau expert contabil; prin persoane fizice calificate, adic cele cu pregtire economic superioar sau medie dar care n-au dobndit calitatea de expert contabil sau contabil autorizat. La SC Oregon General Import Export SRL inerea contabilitii se face prin compartiment distinct, condus de un contabil ef care rspunde, mpreun cu persoanele din subordine, de inerea contabilitii potrivit legii. 2. 2. Forma de nregistrare contabil i documentele contabile Forma de nregistrare contabil poate fi definit ca ansamblul mijloacelor de lucru existente i a modalitilor de utilizare a acestora folosite n contabilitatea curent a agenilor economici. Ea asigur nregistrarea documentelor justificative n ordine cronologic (n ordinea documentelor sau a numrului de ordine al acestora) i sistematic (dup natura i felul lor) privitoare la toate operaiunile economice ale unitilor. O form de nregistrare contabil presupune mbinarea urmtoarelor elemente: formularistica de lucru utilizat; modul de completare a formularisticii de lucru; tehnica de calcul utilizat. Formele de nregistrare contabil cu cea mai mare rspndire la ntreprinderile din Romnia sunt: forma de nregistrare contabil maestru-ah"; forma de nregistrare contabil pe jurnale"; forme de nregistrare contabil adaptate la echipamentele moderne de prelucrare a datelor. Forma de nregistrare contabil maestru-ah" se aplic ntr-un numr mare de uniti, fiind apreciat ca o form de nregistrare simpl, uor accesibil lucrtorilor contabili. Are o productivitate a muncii redus, deoarece se bazeaz pe nregistrarea bilateral n comun a operaiilor economice, respectiv att n debitul ct i n creditul conturilor, fiecare avnd i conturi corespondent. Formularistica de lucru utilizat este format din note de contabilitate, jurnale de nregistrare, registrul jurnal, fie sintetice ah, fie de cont analitic, balana de verificare, bilanul contabil, registrul inventar.

13

Forma de nregistrare contabil pe jurnale" asigur nregistrarea operaiilor economice i financiare n mod cronologic i sistematic, direct din documentele primare i centralizatoare n jurnal, care constituie instrumentul de lucru de baz n aceast form de nregistrare contabil. Prezint avantajul c nregistrarea operaiilor economice de face unilateral, adic o singur dat n creditul conturilor, n coresponden cu conturi debitoare. Formularistica de lucru utilizat este format din jurnale, registru jurnal, situaii auxiliare, fie de cont analitice, balane de verificare, bilanul contabil, registru inventar. Forma de nregistrare contabil adaptat la echipamente moderne de prelucrare a datelor. Ca urmare a creterii gradului de dotare a economiei naionale cu echipamente moderne de prelucrare a datelor, tot mai muli ageni economici trec de la formele clasice de nregistrare contabil la formele moderne, adaptate calculatoarelor electronice. Prin Regulamentul de aplicare a Legii contabilitii, persoanele fizice i juridice care utilizeaz sisteme de prelucrare automat a datelor au obligaia s asigure: efectuarea controlului legal intern i extern; respectarea normelor contabile, stocarea, pstrarea sub forma suporilor tehnici i controlul datelor nregistrate n contabilitate. Elaboratorii de programe informatice au obligaia de a prevedea prin contractele de livrare a programelor informatice, clauze privind ntreinerea i adaptarea produselor livrate, precum i clauze privind eliminarea probabilitilor de modificare a procedurilor de prelucrare a datelor de ctre utilizatori. Nota de contabilitate - este un document justificativ pe baza cruia se nregistreaz n contabilitatea sintetic i analitic, de regul pentru operaiile care nu au documente justificative, n notele de contabilitate se stabilesc articolele contabile pe baza documentelor primare sau cumulative, care apoi se trec n registrul jurnal pe baza cruia, lunar, li se atribuie un numr de nregistrare. Nota de contabilitate se ntocmete ntrun singur exemplar de ctre o persoan autorizat i se arhiveaz mpreun cu documentele n baza cruia a fost emisa. Registrul jurnal - este un document contabil obligatoriu i se utilizeaz pentru nregistrarea cronologic a tuturor operaiunilor economice i financiare consemnate n documentele justificative ce au loc ntr-o lun i apoi stabilirea rulajului lunar al acestora. Pentru nregistrarea n registrul jurnal, documentele justificative sunt supuse prelucrrii contabile. Dac pentru acelai fel de operaii exist mai multe documente justificative, acestea se totalizeaz cu ajutorul documentelor justificative cumulative, fie pentru debitul, fie pentru creditul contului care reflect
14

asemenea operaii. Totalul registrului jurnal trebuie s corespund cu totalul rulajelor debitoare i creditoare ale lunii respective din balana de verificare. Fia sintetic ah - pentru fiecare cont se ntocmesc dou fie, una pentru debit n coresponden cu conturile creditoare i una pentru credit n coresponden cu conturile debitoare, nregistrarea n fiele sintetice ah se face pe baza notelor de contabilitate. Registru cartea mare - este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz lunar i sistematic, prin regruparea conturilor, micarea i existena tuturor elementelor de activ i de pasiv, la un moment dat. Acesta servete la furnizarea de date pentru efectuarea analizei economice i financiare a unitii i la ntocmirea balanei de verificare. Este un document care asigur, pentru sfritul fiecrei luni i cumulat de la nceputul anului, sistematizarea datelor contabilitii sintetice, att pentru debitul ct i pentru creditul fiecrui cont sintetic. Se completeaz pe baza documentelor justificative, documentelor cumulative centralizatoare i notelor de contabilitate. Registru inventar - este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz toate elementele de activ i de pasiv, grupate n funcie de natura lor. Se ntocmete cel puin o dat pe an. cu prilejul efecturii inventarierii generale a patrimoniului, pe parcursul funcionrii unitii, cu ocazia furtunii, divizrii sau ncetrii activitii, precum i n alte situaii prevzute de lege pe baz de inventar faptic. n cazul n care inventarierea are loc pe parcursul anului, n Registru inventar se nregistreaz soldurile existente la data inventarierii, la care se adaug rulajele intrrilor i se scad rulajele ieirilor de la data inventarierii pn la data ncheierii exerciiului financiar. Elementele patrimoniale nscrise n registru inventar au la baz listele de inventariere sau alte documente care justific coninutul fiecrui post din bilan. El asigur stabilirea rezultatelor inventarierii patrimoniului, precum i a coninutului unor posturi din bilan, putnd fi folosit ca prob n litigii. Are un caracter de document cu regim special. Balana de verificare sintetic - se ntocmete lunar pe baza totalurilor preluate din fiele sintetice ah deschise pentru fiecare cont sintetic. Balana de verificare este utilizat pentru verificarea exactitii nregistrrilor contabile i controlul concordanei dintre contabilitatea sintetic i cea analitic. Este principalul instrument pe baza cruia se ntocmete bilanul contabil i celelalte situaii de sintez. Principalele categorii de jurnale folosite n cadrul unitii studiate sunt: jurnal de cas; jurnal de banc; jurnal de cumprri; jurnal de vnzri;

15

 jurnal privind consumurile; jurnal privind salariile i reinerile aferente: jurnal de operaiuni diverse. Persoanele prevzute la art. l din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, au obligaia pstrrii n arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum i a documentelor justificative care stau la baza nregistrrii n contabilitate. Pstrarea registrelor i a documentelor justificative i contabile se face Ia domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dup caz. Arhivarea documentelor justificative i contabile se face n conformitate cu prevederile legale i cu urmtoarele reguli generale: documentele se grupeaz n dosare, numerotate, nuruite i parafate; gruparea documentelor n dosare se face cronologic i sistematic, n cadrul fiecrui exerciiu financiara care se refer acesta. n cazul fuziunii sau al lichidrii societii documentele aferente acestei perioade se arhiveaz separat; dosarele coninnd documente justificative i contabile se pstreaz n spaii amenajate n acest scop. asigurate mpotriva degradrii, distrugerii sau sustragerii. dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor; evidena documentelor la arhiv se ine cu ajutorul Registrului de eviden, potrivit legii, n care sunt evideniate dosarele i documentele intrate n arhiv, precum i micarea acestora n decursul timpului. Organizarea contabilitii oricrei entiti economice necesit, printre altele, folosirea mai multor categorii de documente contabile care asigur att reflectarea operaiilor economico-financiare care afecteaz patrimoniul, ct i creeaz premisele necesare pentru prelucrarea, stocarea i raportarea ulterioar a datelor i respectiv a informaiilor obinute. De altfel, organizarea contabilitii la nivelul exigenelor asumate poate fi conceput fr existena unui sistem de documente contabile judicios elaborate i utilizate dup reguli bine stabilite. Contabilitatea are rolul de a urmri, controla i nregistra situaia economico- financiar a entitii economice. Ea se caracterizeaz prin justificarea datelor nregistrate pe baza actelor scrise n care sunt consemnate operaiunile n momentul efecturii lor. Nici o operaiune economic nu se poate nregistra n contabilitate fr a avea la baz un act scris n care s fie consemnat operaiunea economic respectiv. Documentarea, ca procedeu a metodei contabilitii , este aciunea de culegere i consemnare n documentele economice a datelor privitoare

16

la operaiunile economice dintr-o unitate patrimonial, n momentul efecturii lor. Pentru evidena contabil, dar i pentru entitile economice, documentele au o importan deosebit pentru c: prin ele se justific operaiunea nregistrat n evidene; stau la baza nregistrrii n contabilitate: consemneaz datele necesare pentru control i analiza economicofinanciar; constituie probe n justiie n caz de litigii. Potrivit prevederilor Legii contabilitii nr. 82/1991 republicat, entitile economice trebuie s consemneze operaiunile economice i financiare n momentul efecturii lor. n documentele justificative, pe baza crora se fac nregistrri n jurnale, n fie i n alte documente contabile dup caz. ntocmirea documentelor se face cu. respectarea Normelor metodologice pentru ntocmirea i avizarea formularelor comune privind activitatea financiar i contabil", elaborate de Ministerul Finanelor. Documentele economice, nainte de a fi nregistrate n contabilitate, trebuie verificate, astfel putndu-se descoperi eventuale erori, aciuni ilegale, asigurnd n acest fel exactitatea datelor contabile. Verificarea documentelor se face sub trei aspecte: verificarea formei - adic controlul ntocmirii documentelor pe formularele corespunztoare naturii operaiunilor economice, completarea tuturor rubricilor, existena tuturor semnturilor persoanelor mputernicite s vizeze; verificarea aritmetic - const n controlul prelurii corecte a datelor cifrice i dac s-au efectuat corect ca. culele aritmetice; verificarea de fond - const n cont olul realitii, necesitii, oportunitii i legalitii operaiunilor economice consemnate n documentele respective. Mrimea, coninutul i formatul documentelor variaz n funcie de natura operaiilor economice, de modul de ntocmire i de mijloacele utilizate pentru prelucrarea datelor pe care le conin. Completarea dalelor se poate face manual sau cu mijloace tehnice, ntocmirea manual a documentelor se realizeaz cu cerneala sau past i prezint urmtoarele neajunsuri: necesit un volum mare de munc, nu asigur garania exactitii datelor i nici o productivitate ridicat i o calitate superioar. ntocmirea documentelor cu mijloace tehnice elimin n mare msur aceste neajunsuri, n schimb impune anumite limite cu privire la mrimea, coninutul i formatul documentelor , n funcie de particularitile tehnice ale echipamentelor utilizate.

17

Pentru ntocmirea corect, complet i la timp a documentelor, s-au stabilit anumite reguli de ntocmire: n cazul documentelor care se ntocmesc n mai multe exemplare, pentru a servi concomitent la serviciile interesate, toate exemplarele trebuie s poarte acelai numr de ordine; n documente nu se admit tersturi, rzuituri; corectarea documentelor trebuie s se fac n aa fel nct s se poat recunoate cu uurin c ea a intervenit cu ocazia ntocmirii documentului, nu mai trziu, iar cei care au ntocmit documentul au cunotin de corectarea respectiv. Rectificarea greelilor n documente se face prin tierea textului sau sumei greite cu o linie, n aa fel nct s se poat citi ceea ce a fost greit. Apoi se scrie deasupra textul sau suina corect, fcndu-se meniune pe documentul rectificai asupra acestui fapt. care se confirm prin semnturile acelorai persoane care au semnat iniial documentul. SC Oregon General Import Export SRL utilizeaz n relaiile comerciale , urmtoarele documente: a. Documente privind recepia i comercializarea produselor i serviciilor Factura fiscal - este un formular cu regim intern de tiprire i numerotare. Se ntocmete n trei exemplare pentru livrrile de bunuri i/sau prestri de servicii. Factura fiscal servete ca: document pe baza cruia se ntocmete instrumentul de decontare a bunurilor livrate i a serviciilor prestate; document de nsoire a mrfii pe timpul transportului, dup caz; document de ncrcare n gestiunea cumprtorului; document justificativ de nregistrare n contabilitatea furnizorului i a cumprtorului; Factura fiscala trebuie s cuprind obligatoriu urmtoarele informaii: seria i numrul facturii ( factura va avea un numr de ordine, n baza uneia sau mai multor serii, numr ce trebuie s fie secvenial, stabilit de societate, astfel nct s se asigure necesarul n funcie de numrul de facturi emis. Persoanele care rspund de organizarea i conducerea contabilitii vor desemna, prin decizie

18

intern scris, o persoan sau mai multe, care s aib atribuii privind alocarea i gestionarea numerelor aferente facturilor emise de societate); data emiterii facturii; numele, adresa i codul unic de nregistrare fiscal ale persoanei care emite factura; numele, adresa i codul unic de nregistrare fiscal, dup caz, ale cumprtorului; denumirea i cantitatea bunurilor livrate sau a serviciilor prestate; preul unitar fr laxa pe valoarea adugat i baza de impozitare pentru fiecare cot sau scutire; cota de tax pe valoarea adugat valoarea taxei pe valoarea adugat sau meniunea taxare invers"

Factura fiscal circul, dup caz: la furnizor; la compartimentul desfacere, n vederea nregistrrii n evidenele operative i pentru eventualele reclamaii ale clienilor; la compartimentul financiar-contabil, pentru nregistrarea n contabilitate; la cumprtor, la compartimentul financiar-contabil. pentru acceptarea plii, precum i pentru nregistrarea n contabilitate. Se arhiveaz, dup caz: la furnizor, la compartimentul desfacere i compartimentul financiar- contabil; la cumprtor, la compartimentul financiar-contabil. la

Factura extern - are aceleai caracteristici ca i factura fiscal la care adugm urmtoarele: folosete pentru achiziii i vnzri de bunuri i servicii din/n afara Romniei. Dac furnizorul/clientul este din spaiul UE poart denumirea de achiziie/livrare intracomunitar, iar dac furnizorul/clientul este din afara spaiului comunitar achiziia/livrarea poart denumirea de import/export. Importul/exportul este

19

nsoit de declaraie vamal de import/export; valorile sunt exprimate ntr-o valut convertibil. Achiziiile intracomunitare sunt scutite de taxa pe valoarea adugat ( opereaz taxarea invers ), taxe vamale, comision vamal sau accize. Importul de bunuri genereaz obligativitatea beneficiarului de a nregistra i a achita TVA, taxe vamale, comision vamal, accize, dup urmtorul raionament: valoare factur extern + cheltuieli de transport = valoare n vam valoarea n vam x % taxe vamale = taxa vamal valoarea n vam x % comision vamal = comision vamal (valoarea n vam+taxa vamal+comision vamal)x%acciz = acciza (valoarea n vam+taxa vamal+comision vamal+acciza)x19%=TVA Avizul de nsoire a mrfii - se ntocmete n trei exemplare de ctre unitile care nu au posibilitatea ntocmirii facturii n momentul livrrii produselor, mrfurilor sau altor valori materiale, precum i n alte situaii stabilite prin procedurile proprii ale societii. n cazul transferului de bunuri ntre gestiunile aceleiai uniti, dispersate teritorial, avizul de nsoire a mrfii va purta meniunea " fr factur". Pe avizul de nsoire a mrfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la teri se face meniunea:pentru prelucrare la teri". In celelalte situaii dect cele prevzute mai sus se face meniunea cauzei pentru care s-a ntocmit avizul de nsoire a mrfii i nu factura. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al avizului de nsoire a mrfii este urmtorul: seria i numrul intern de identificare a formularului; data emiterii; datele de identificare ale furnizorului ( denumire, adres, cod unic de identificare fiscal ); datele de identificare ale cumprtorului ( denumire, adres, cod unic de identificare fiscal ), adresa punctelor de lucru; denumirea i cantitatea bunurilor livrate; date privind expediia: numele i prenumele delegatului, scrie i numr buletin/carte. de identitate,

20

numrul mijlocului de transport, ora livrrii, semntura delegatului; semntura expeditorului

Avizul de nsoire a mrfii servete ca: document de nsoire a mrfii pe timpul transportului; document ce st la baza ntocmirii facturii; document de primire n gestiune.

Avizul de nsoire a mrfii circul, dup caz: la furnizor: la delegatul unitii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire; la compartimentul desfacere. pentru nregistrarea cantitilor livrate n evidenele acestuia i pentru ntocmirea facturii; la compartimentul financiar-contabil; la cumprtor; la magazie, pentru ncrcarea n gestiune a produselor, mrfurilor sau altor valori materiale primite, dup efectuarea recepiei de ctre comisia de recepie i dup consemnarea rezultatelor; la compartimentul aprovizionare, pentru nregistrarea cantitilor aprovizionate n evidena acestuia; la compartimentul financiar-contabil. pentru nregistrarea n contabilitatea sintetic i analitic.

Se arhiveaz, dup caz: la furnizor, la compartimentul desfacere i la compartimentul financiar- contabil; la cumprtor, la compartimentul financiar-contabil; Nota de recepie i constatare de diferene - se ntocmete n dou exemplare, la locul de depozitare, pe msura efecturii recepiei , n situaia n care la recepie se constat diferene, aceasta se ntocmete n trei exemplare de ctre comisia de recepie egal constituit. Recepia calitativ se realizeaz de ctre un specialist (merceolog, tehnolog, inginer).

21

Nota de recepie i constatare de diferene servete ca: document pentru recepia bunurilor aprovizionate; document justificativ pentru ncrcare n gestiune; act de prob n litigiile cu cruii i furnizorii, pentru diferenele constatate la recepie; document justificativ de nregistrare n contabilitate. Se folosete ca document distinct de recepie n vzul: bunurilor materiale cuprinse ntr-o factur sau aviz de nsoire a mrfii, care fac parte din gestiuni diferite; bunurilor materiale primite spre prelucrare, n custodie sau n pstrare; bunurilor materiale procurate de la persoane fizice; bunurilor materiale care sosesc nensoite de documente de livrare; bunurilor materiale care prezint diferene la recepie; mrfurilor intrate n gestiunile la care evidena se ine la pre de vnzare cu amnuntul sau en-gros.

Nota de recepie i constatare de diferene circul: la gestiune, pentru ncrcarea n gestiune a bunurilor materiale recepionate (toate exemplarele); la compartimentul financiar contabil, pentru ntocmirea formelor privind reglementarea diferenelor constatate (toate exemplarele), precum i pentru nregistrarea n contabilitatea sintetic i analitic, ataat la documentele de livrare ) factura sau avizul de nsoire a mrfii); la unitatea furnizoare (exemplarul 2) i la unitatea de transport (exemplarul 3). pentru comunicarea lipsurilor stabilite. Nota de recepie i constatare de diferene se arhiveaz la compartimentul financiar- contabil. Documente de eviden contabil b.Jurnal privind decontrile cu furnizorii. Se ntocmete n cadrul compartimentului financiar-contabil, pentru toi furnizorii. Se completeaz zilnic pe baza documentelor justificativ, pentru operaiunile din creditul contului de furnizori i pe baza documentelor justificative

22

anexate la extrasul de cont primit de la banc sau registru de cas pentru operaiunile din debitul contului de furnizori. La sfritul lunii se centralizeaz rulajul creditor total, precum i totalurile fiecruia din conturile corespondente debitoare care se trec n Cartea mare. Jurnalul privind decontrile cu furnizorii servete : ca jurnal auxiliar pentru nregistrarea zilnic operaiunilor privind decontrile cu furnizorii; la inerea evidenei conturilor analitice a furnizorilor; la completarea registrului Cartea mare. a

n cazul nregistrrii pe baz de centralizatoare, evidena analitic se ine separat pe jurnal, utilizndu-se situaia ncasrii-achitrii facturilor sau alte formulare (fia de cont pentru operaiuni diverse). Facturile rmase neachitate (nelichidate) pn la sfritul lunii se nregistreaz n situaia ncasrii-achitrii facturilor. La sfritul lunii se determin rulajul creditor total, precum i totalurile fiecruia din conturile corespondente debitoare care se trec n Cartea mare. Nu circul, fiind document de nregistrare contabil i se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil. Situaia ncasrii-achitrii facturilor - se ntocmete lunar sau pe msura efecturii operaiilor, n cadrul compartimentului financiar-contabil, fie pentru toi clienii sau furnizorii, fie separat pe feluri de clieni sau de furnizori. n cazul n care situaia se ntocmete pentru achitarea facturilor separat pe feluri de furnizori, se au n vedere furnizorii principali potrivit categoriilor stabilite pentru nregistrarea n Jurnalul privind decontrile cu furnizorii. Situaia ncasrii-achitrii facturilor servele: ca jurnal auxiliar pentru inerea contabilitii analitice a clienilor sau furnizorilor; ca situaie a soldurilor contului 4111 Clieni" i contul 401 Furnizori"; Se completeaz astfel:

23

 n cazul ncasrii facturilor: zilnic, pe baza documentelor justificative privind produsele sau mrfurile livrare, respectiv ncasarea de la clieni; la nceputul lunii, prin transcrierea poziiilor (facturilor) rmase nencasate din situaia ncasrii facturilor ntocmite pentru luna precedent; n cazul achitrii facturilor: zilnic, pe baza documentelor justificative de recepie a materialelor i produselor aprovizionate, respectiv de achitare a furnizorilor; la nceputul lunii, prin transcrierea poziiilor (facturilor) rmase neachitate din situaia ncasrii facturilor ntocmite pentru luna precedent. Nu circul, fiind document de nregistrare contabil i se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil. Jurnal pentru cumprri - se ntocmete ntr-un singur exemplar unde se nregistreaz zilnic toate operaiunile de cumprri i este necesar pentru determinarea corect a taxei pe valoarea adugat deductibil. Jurnalul pentru cumprri se completeaz de ctre compartimentul financiar-contabil pe baza documentelor privind cumprrile de valori materiale sau de prestri de servicii. Jurnalul pentru cumprri servete ca: jurnal auxiliar pentru nregistrarea cumprrilor de valori materiale sau prestri de servicii; document de stabilire lunar a taxei pe valoarea adugat. Jurnal pentru vnzri - se ntocmete intr-un singur exemplar n care se nregistreaz zilnic operaiunile de vnzri. Acest jurnal este necesar pentru evidenta corect a valorii taxei pe valoarea adugat colectat. Se completeaz de ctre compartimentul financiar-contabil pe baza documentelor privind vnzrile de valori materiale sau prestri de servicii. Jurnalul pentru vnzri servete ca: jurnal pentru nregistrarea vnzrilor de valori materiale sau prestri de servicii; document de stabilire lunar a taxei, pe valoarea adugat colectat.

24

2. 3. Calculul indicatorilor economico-financiar

Indicatorii financiari sunt rapoarte semnificative ntre dou mrimi sau grupe de mrimi din bilanul contabil sau contul de profit i pierderi al societii comerciale, rapoarte ce permit efectuarea unei aprecieri asupra situaiei financiare i faciliteaz, pe aceast cale. adoptarea deciziilor pentru activitatea de viitor. Raportul trebuie s fie semnificativ, iar elementele care intervin n calcul trebuie s fie comparabile i legate, n general, printr-o relaie de cauz la efect. Indicatorul servete Ia msurarea acestei relaii, iar rezultatul poate fi exprimat sub form de sum absolut sau de procent. Punctul de plecare n stabilirea rezultatelor financiare l constituie veniturile i cheltuielile unei ntreprinderi. n cadrul veniturilor unei ntreprinderi, cel mai important loc l ocup ncasrile din realizarea produciei, comercializarea mrfurilor, n funcie de obiectul activitii de baz. Cifra de afaceri se calculeaz prin nsumarea veniturilor rezultate din vnzrile de bunuri, executarea de lucrri i prestri de servicii i alte venituri din exploatare, mai puin rabaturile, remizele i alte reduceri acordate clienilor. Cifra de afaceri reprezint partea preponderent a veniturilor obinute de o ntreprindere. Profitul societii comerciale este cel mai important dintre indicatorii sintetici, care caracterizeaz din punct de vedere calitativ activitatea societii comerciale. Profitul ntreprinderilor se previzioneaz prin bugetul de venituri i cheltuieli, determinndu-se ea diferen ntre veniturile i cheltuielile perioadei de gestiune. Realizarea unui anumit profit de ctre ntreprindere n cursul unei perioade de timp demonstreaz c ea lucreaz rentabil sau, altfel spus, arat gradul de eficien a! folosirii activului economic i al pasivului, adic al capitalului economic i al celui financiar. Analiza financiar descrie i explic caracteristicile principale ale performanei financiare i poziiei financiare Ac ntreprinderii, precum i principalele incertitudini cu care se confrunt. Un astfel de raport poate include o analiz a urmtoarelor aspecte: a principalilor factori i influene care determin performana, inclusiv a modificrilor mediului n care ntreprinderea i desfoar activitatea, reacia ntreprinderii la modificrile respective i efectul acestora, precum i a politicii de investiii pentru a menine i mbuntii aceste performane inclusiv politica de dividende. sursele de finanare ale ntreprinderii, politica de ndatorare i gestionare a riscului; a punctelor forte i resurselor ntreprinderii a cror valoare nu este reflectat n bilan conform Standardelor Internaionale de Contabilitate.

25

n sensul acestor prevederi internaionale considerm c analiza financiar vizeaz: analiza poziiei financiare, pe baza bilanului; analiza performanei financiare, pe baza contului de profit i pierdere; analiza modificrilor poziiei financiare, pe baza fluxurilor de trezorerie; analiza politicii de gestionare a riscului. indicatori de lichiditate Lichiditatea general (LG) reflect capacitatea activelor curente disponibile (stocuri, facturi nencasate, plasamente pe termen scurt, cheltuieli n avans) de a se transforma n disponibiliti bneti, care s acopere datoriile scadente ale ntreprinderii. LG = Active curente/Datorii curente Valoarea recomandat acceptabil este 2. Lichiditatea intermediar (LI) evideniaz capacitatea activelor curente (altele dect stocurile) de a participa la finanarea datoriilor scadente. LI = (Active curente-Stocuri)/Datorii curente Valoarea recomandat acceptabil este 1. Lichiditatea efectiv (LE) msoar gradul n care disponibilitile bneti acoper plile scadente. LE = Disponibiliti bneti/Datorii curente Valoarea recomandat acceptabil este 1. Indicatori de risc : Gradul de ndatorare = (Capital mprumutat / Capital propriu) x 100 sau Gradul de ndatorare = (Capital mprumutat / Capital angajat) x 100 unde: capital mprumutat * credite peste un an; capital angajat = capital mprumutat + capital propriu Indicatorul privind acoperirea dobnzilor - determin de cte ori persoana juridic poate achita cheltuielile cu dobnda. Cu ct valoarea indicatorului este mai mic, cu att poziia persoanei juridice este considerat mai riscant. Profit naintea plii dobnzii i impozitului pe profit / Cheltuieli cu dobnda = Numr de ori
26

Indicatori de activitate : Indicatorii de activitate furnizeaz informaii cu privire la viteza de intrare sau de ieire a fluxurilor de numerar ale persoanei juridice i la capacitatea acesteia de a controla capitalul circulant i activitile sale comerciale de baz. Viteza de rotaie a stocurilor aproximeaz de cte ori stocul a fost rulat pe parcursul exerciiului financiar. Costul vnzrilor / Stocul mediu = Numr de ori Numr zile de stocare (indic numrul de zile n care bunurile sunt stocate n unitate) = (Stoc mediu / Costul vnzrilor) x 365 Viteza de rotaie a debitelor-clieni calculeaz eficacitatea persoanei juridice n colectarea creanelor sale i exprim numrul de zile pn la data la care debitorii i achit datoriile ctre persoana juridic. (Sold mediu clieni / Cifra de afaceri) x 365 O valoare n cretere a indicatorului poate indica probleme legate de controlul creditului acordat clienilor i, n consecin, creane mai greu de ncasat (clieni ru platnici). Viteza de rotaie a creditelor-furnizor aproximeaz numrul de zile de ereditare pe care persoana juridic l obine de la furnizorii si. n mod ideal ar trebui s includ doar creditorii comerciali. (Sold mediu furnizori / Achiziii de bunuri fr servicii) x 365. unde pentru aproximarea achiziiilor se poate utiliza costul vnzrilor sau cifra de afaceri. Viteza de rotaie a activelor imobilizate evalueaz eficacitatea activelor imobilizate prin analiza cifrei desfaceri raportate la activele imobilizate. Cifra de afaceri / Active imobilizate Viteza de rotaie a activelor totale exprim eficiena gestionrii activelor entitii i se calculeaz ca raport ntre cifra de afaceri i total active. n consecin, dac cifra de afaceri crete fa de perioada precedent, iar valoarea activelor rmne constant, se va nregistra o accelerare a vitezei de rotaie a activelor

27

totale, prin reducerea duratei n zile a unei rotaii sau prin sporirea numrului de rotaii. Indicatori de profitabilitate : Indicatorii de profitabilitate exprim eficiena persoanei juridice n realizarea de profit din resursele disponibile. Rentabilitatea capitalului angajat reprezint profitul pe care l obine ntreprinderea din banii investii n afacere: Profitul naintea plii dobnzii i a impozitului pe profit / Capitalul angajat, unde capitalul angajat se refer la banii investii n persoana juridic att de acionari, ct i de creditorii pe termen lung ; include capitalul propriu i datoriile pe termen lung sau active totale minus datorii curente. Marja brut din vnzri se calculeaz: Profit brut din vnzri / Cifra de afaceri x 100. O scdere a procentului poate scoate n eviden faptul c societatea nu este capabil s-i controleze costurile de producie sau s obin preul de vnzare optim.

28

CAP. 3 CONTABILITATEA I GESTIUNEA RELAIILOR CU CLIENII I FURNIZORII

3. 1. Organizarea funcional Lund n calcul numrul marc de clieni, respectiv furnizori cu care entitatea SC Oregon General Import Export SRL colaboreaz, volumul mare de ncasri i pli, precum i din considerente care privesc fundamentarea deciziilor la nivel managerial privind rentabilitatea activitii desfurate ct i strategiile adoptate n raport cu realitatea prezent, societatea a decis proiectarea si implementarea unui serviciu distinct n cadrul departamentului financiar-contabil. serviciu prin care este gestionat evidena analitic pe categorii de clieni i furnizori, evidena fluxurilor de ncasri i pli, a creanelor i datoriilor nregistrate de entitatea economic n relaiile de decontare cu clienii, respectiv cu furnizorii si. Prin intermediul acestui compartiment distinct se realizeaz o centralizare a evidenei privind relaiile cu furnizorii i clienii la nivelul de entitate ntr-o perioad de gestiune, iar o prelucrare a informaiilor contabile Centralizate, concretizat ntr-o analiz economico-financiar riguroas servete ca suport decizional la nivelul departamentului de marketing, respectiv la nivelul managementului de vrf. 3. 2. Structura general a datoriilor i creanelor comerciale ntreprinderile i desfoar activitatea n contextul unui sistem complex de relaii de decontare cu furnizorii, cu clienii, cu angajaii, cu organismele de asigurare i protecie social, cu bugetul statului i alte organisme publice, cu grupul de asociai i cu subunitile, precum i cu. alte persoane fizice i juridice, care n contabilitate poart denumirea de teri. Aceste relaii comerciale curente genereaz. n contabilitate, apariia datoriilor pentru beneficiar i a creanelor pentru furnizor sau prestator. ambele, situaii avnd termene de decontare. de regul, sub un an. Datoriile (obligaiile) ntreprinderii reprezint surse strine atrase de la creditori. Existenta lor este generat de decalajul de timp dintre momentul primirii valorilor economice i cel al livrrii unui echivalent valoric sau a unei contra prestaii pe msur. Agenii economici care au avansat valorile economice poart denumirea de creditori. Reflectarea contabil, a acestor datorii ncepe odat cu crearea angajamentelor i nceteaz n momentul stingerii (plii) lor. Creanele ntreprinderii reprezint drepturile generate de existena unui decalaj ntre momentul livrrii unor bunuri economice sau prestrii

29

unor servicii i cel al decontrii, adic a primirii unui echivalent valoric sau a unei contra prestaii pe msur. Agenii economici care au beneficiat de bunurile i valorile avansate, poart denumirea de debitori. Reflectarea contabil a acestor creane ncepe odat cu apariia dreptului fa de teri i nceteaz n momentul stingerii (ncasrii) lor. Datoriile i creanele se pot clasifica astfel: datorii i creane comerciale fa de furnizori i clieni; datorii i creane fa de salariai; datorii i creane fa de bugetul are asigurri sociale; datorii i creane fa de bugetul statului; datorii i creane fa de asociaii ; datorii i creane fa de diveri creditori, respectiv debitori ;

Evaluarea datoriilor i creanelor se face n momentul apariiei lor la valoarea nominal consemnat n documente, adic a sumelor datorate, respectiv a sumelor de ncasat sau de decontat. Datoriile i creanele exprimate n devize se nregistreaz n contabilitate n lei, la cursul de schimb existent la data efecturii operaiilor care le-au generat. Diferenele de curs valutar ce apar ntre data plii datoriilor respectiv ncasrii creanelor n valut i data la care au fost nregistrate iniial sunt recunoscute ca venituri financiare (la datorii cursul valutar scade, la creane cursul valutar crete), respectiv cheltuieli financiare (la datorii cursul valutar crete, la creane cursul valutar scade) n perioada in care apar. 3. 3. Documente justificative utilizate Existena unei mari varieti de relaii economice din care iau natere datorii creane genereaz o diversitate de documente primare care le consemneaz. Prezentarea succint a categoriilor de datorii i creane corelate cu principalele documente aferente ar fi: angajarea respectiv stingerea datoriilor i a creanelor fa de furnizori i respectiv clieni presupune utilizarea de: facturi, facturi fiscale, aviz de nsoire a mrfii, ordin de plat, cec, bilet la ordin, cambie chitan; angajarea respectiv stingerea datoriilor i a creanelor fa de personalul unitii presupune utilizarea de: state de plat, list de indemnizaii, list de avans chenzinal, list pentru plile pariale, ordine de deplasare, chitan; angajarea respectiv stingerea datoriilor i a creanelor fa de asigurrile i protecia social presupune utilizarea de: state de plat, list de indemnizaii, desfurtorul indemnizaiilor sociale, ordine de plat, chitan;
30

 angajarea respectiv stingerea datoriilor i a creanelor fa de bugetul statului presupune utilizarea de: jurnal de cumprri, jurnal de vnzri, decont privind TVA, stat de plat, situaii de calcul, ordine de plat, chitan; angajarea respectiv stingerea datoriilor i a creanelor fa de asociai sau acionari presupune utilizarea de: declaraii de subscriere, act de constituire, situaii de calcul, proces verbal de predare-primire, chitan, ordine de plat. 3. 4. Inventarierea i evaluarea datoriilor i creanelor din relaiile comerciale Inventarierea este procedeul de verificare faptic a existenei, strii mijloacelor economice, a creanelor i a datoriilor entitii economice. Inventarierea are ca scop stabilirea situaiei reale a patrimoniului i se realizeaz prin intermediul a trei obiective principale: verificarea integritii patrimoniului prin compararea situaiei faptice, stabilit la inventariere, cu situaia scriptic din contabilitate, din care rezult plusuri sau minusuri de bunuri i valori; actualizarea valorilor elementelor patrimoniale la sfritul exerciiului i stabilirea plusurilor sau minusurilor valorice prin compararea valorilor de intrare cu valorile actuale; calculul i evidena stocurilor, n cazul n care entitatea economic utilizeaz metoda inventarului intermitent, cnd soldurile finale se stabilesc la sfritul lunii pe baz de inventariere. n ceea ce privete inventarierea creanelor i datoriilor, se urmrete stabilirea cu exactitate a soldurilor conturilor n care sunt nregistrate, verificndu-se cu atenie sumele nregistrate ca majorri sau diminuri i documentele justificative n care au fost consemnate. n cazul furnizorilor pentru livrri nefacturate este necesar confirmarea acestora privind exactitatea livrrilor n cauz, a preurilor i a valorii totale, precum i solicitarea expres a facturilor de vnzare a valorilor materiale n cauz. Creanele fa de teri sunt supuse verificrii i confirmrii pe baza extrasului de cont a soldurilor debitoare i creditoare ale conturilor de clieni i furnizori care dein ponderea n totalul soldurilor acestor conturi. Nu este necesar s se verifice i s se primeasc confirmri pentru creanele curente ale entitilor economice a cror pondere nu depete 1% din totalul creanelor. Pentru creanele care au o vechime mai mare de 6 luni, confirmarea soldului se face n mod obligatoriu pe baza unei adrese de confirmare de primire. Potrivit prevederilor din regulamentul de aplicare a Legii contabilitii nr. 82/1991, evaluarea creanelor i a datoriilor se face de regul la valoarea lor contabil de ncasare sau de plat, constituindu-se dup caz

31

provizioane pentru deprecierea creanelor, pentru creterea datoriilor precum i pentru sumele aflate n litigiu. Conform Standardelor Internaionale de Contabilitate, criteriile cumulative pentru recunoaterea datoriilor sunt: probabilitatea unei ieiri de resurse, purttoare de beneficii economice; evaluarea s se poat face n mod credibil. Pentru evaluarea datoriilor trebuie s se in cont de cele patru momente principale: recunoaterea iniial; evaluarea la inventariere; evaluarea n bilan; evaluare la decontare.

3. 5. ContabiIitatea decontrilor cu furnizorii i clienii 3. 5. 1. Generaliti Pentru a-i putea desfura activitatea, orice unitate economic efectueaz n mod curent tranzacii de cumprri i vnzri de bunuri i servicii. Derularea acestor operaii economice presupune existena a doi ageni economici: unul numit furnizor, pentru care operaia reprezint o vnzare de bunuri sau servicii, iar cellalt numit client, pentru care operaia reprezint o cumprare de bunuri sau servicii. Furnizorii (vnztorii) nregistreaz n con abilitate valoarea creanelor fa de clieni privind livrrile de bunuri i servicii execute precum i datoriile pentru avansurile primite de la clieni. Clienii (cumprtorii) nregistreaz n contabilitate valoarea datoriilor fa de furnizori privind livrrile de bunuri i servicii executate precum i creanele pentru avansurile acordate furnizorilor. n contabilitatea analitic, furnizorii i clienii se grupeaz astfel: interni i externi, iar n cadrul lor pe termene de plat respectiv de ncasare, precum i pe fiecare persoan fizic sau juridic. Documentul aferent este Situaia ncasrii/achitrii facturilor (cod 14-6-7) utilizat pentru evidena analitic a clienilor. respectiv a furnizorilor; se ntocmete lunar sau pe msura efecturii operaiilor, fie pentru toi clienii sau furnizorii, fie separat pe feluri de clieni sau furnizori. Servete ca jurnal auxiliar pentru inerea contabilitii analitice a clienilor sau furnizorilor la unitile care aplic forma de nregistrare pe jurnale" respectiv, pentru prezentarea situaiei soldurilor contului 4111 Clieni" sau a contului 401 Furnizori".

32

Acest document nu circul, arhivndu-se la compartimentul financiar contabil. Datoriile i creanele aferente livrrilor de bunuri i prestrilor de servicii pentru care nu s-au ntocmit facturi pn la sfritul lunii, se nregistreaz distinct n contabilitate. De acelai regim beneficiaz i creanele incerte. Separarea creanelor incerte de restul creanelor se poate realiza n urmtoarele momente: fie la expirarea termenului contractual de ncasare a creanei comerciale, fie la apariia incertitudinii ncasrii creanei datorit incapacitii de plat sau strii de insolvabilitate a clientului. n funcie de momentul decontrii vnzrilor-cumprrilor de bunuri sau servicii pot fi ntlnite dou cazuri: vnzarea - cumprarea cu decontarea imediat; vnzarea - cumprarea care. se efectueaz pe credit comercial. n funcie de natura creditelor i de documentele ce stau la baza nregistrrii lor distingem: creditul comercial clasic care presupune existena unui interval de timp pn la decontarea facturii, moment n care se utilizeaz instrumentele clasice (ordin de plat, cec, chitan); creditul comercial cambial care are la baz existenta unui efect comercial (bilet la ordin sau cambie) prin care se amn plata unei datorii, stipulndu-se n el. printre altele, suma de plat, scadena i banca la care se va face decontarea. n funcie de natura activelor vndute respectiv cumprate se disting: datorii sau creane provenite din comercializarea stocurilor i serviciilor; datorii sau creane prevenite din comercializarea imobilizrilor. ntr-un mediu de pia concurenial, existena reducerilor de preuri care se pot acorda de ctre furnizori clienilor cuantific printre altele ncrederea existent ntre cei doi parteneri, volumul afacerilor, calitatea bunurilor. Astfel, n literatura de specialitate ntlnim dou categorii de reduceri de pre: reduceri comerciale: rabatul, remiza, ristumul; reduceri financiare: scontul. Rabatul reprezint reducerea aplicat de ctre furnizor asupra preului de vnzare pentru calitatea inferioar a bunurilor livrate. Remiza reprezint reducerea pe care furnizorul o acord pentru importana cumprtorului n clientela vnztorului, fidelitatea clientului, volumul mare al unor comenzi. Ristumul este o reducere ce poate fi acordat pentru depirea unui plafon valoric anual al cumprrilor stabilit prin contract.
33

Scontul este reducerea financiar de care poate beneficia clientul, dac acesta i pltete nainte de scadent datoria. Toate aceste reduceri de pre trebuie s fie convenite ntre pri i prevzute n contract ca i clauze contractuale. Metodologia de calcul a reducerilor: reducerile comerciale premerg reducerilor financiare; reducerile se aplic asupra netului anterior: se opereaz nti rabaturile, apoi remizele; n baza de calcul a TVA nu se includ reducerile comerciale i financiare, indiferent dac acestea sunt acordate la facturarea bunurilor sau ulterior. 3. 5. 2. Instrumente de decontare a creanelor i datoriilor comerciale Ordinul de plat este dispoziia dat de o persoan (denumit ordonator) unei bnci de a plti o sum determinat n favoarea unei alte persoane (denumit beneficiar) n vederea stingerii unei obligaii bneti provenind dintr-o relaie direct existent ntre ordonator i beneficiar. Bncile implicate pot aparine aceleiai reele din acelai ora sau orae diferite (transfer interbancar) sau pot fi din dou reele diferite din acelai ora sau orae diferite (transfer interbancar). Ordinul de plat se caracterizeaz prin: relaia de plat este declanat ca urmare a unei obligaii asumate sau datorii preexistente; operaiunea este pornit la ordinul pltitorului care stabilete i regulile dup care operaiunea urmeaz s se deruleze; revocarea este o trstur fundamental a ordinului de plat; provizionul bancar este absolut obligatoriu n cazul ordinului de plat i presupune obligaia ordonatorului ca odat cu emiterea lui s creeze bncii i sursa de fonduri necesar, fie prin blocarea unei sume din contul su, fie prin depunerea ei n vederea executrii pltii; Din punct de vedere a modalitilor de ncasare, ordinul de plat poate fi: simplu, ncasarea nefiind condiionat de prezentarea unor documente; documentar, ncasarea sa fiind determinat de obligaia beneficiarului de a prezenta anumite documente. Prile implicate n derularea ordinului de plat sunt: ordonatorul, adic cel care iniiaz operaiunea i cel care pltete: beneficiarul, adic cel n favoarea cruia i se face plata; bncile care intervin n derularea operaiunii - au simplul rol de prestare de servicii, singura rspundere a bncilor fiind legat de manipularea corect a valorilor ncredinate.

34

n practic, aceste bnci sunt denumite: banca ordonatoare - cea la care ordonatorul d dispoziia de efectuare a plii prin ordin de plat i la care se constituie depozitul; banca pltitoare - cea la ghieele creia se achit suma. Ordinul de plat este un document tipizat care cuprinde urmtoarele elemente: numele i adresa ordonatorului; numele i adresa beneficiarului; denumirea i adresa bncii ordonatoare; data (ziua. luna. anul) emiterii ordinului de plat; ordinul de a plti prin formula v rog s pltii."; suma n cifre i n litere cu indicarea valutei n care se va face plata; motivul plii; semnturile autorizate ale bncii ordonatoare sau ale persoanei autorizat de firma ordonatoare. Cecul este un instrument de plat larg utilizat n tranzaciile interne i internaionale. Principiul funcionrii plii prin cec const n convenia dintre persoana care emite cecul (trgtor) i unitatea bancar precum i acoperirea cecului reprezentat de soldul creditor al contului bancar al trgtorului sau permisiunea de descoperire de cont acordat de banc. Cecul este deci un nscris prin care emitentul, care are un disponibil n bani la o anumit banc, ordon acesteia de a plti o sum de bani unei tere persoane (beneficiar), plata fcndu-se la vedere. Beneficiarul cecului poate fi o persoan menionat de trgtor sau poate fi chiar beneficiarul. Cecul poate fi nominativ (cnd se indic numele beneficiarului), la ordin (cnd se indic drept beneficiar o anumit persoan fizic, care, n anumite condiii poate transmite cecul prin adosare i acesta este pltit ultimei persoane nscrise) i la purttor (fr includerea numelui beneficiarului, este ncasat de deintor). n cazul nclcrii prevederilor legale privitoare la cec se ajunge invariabil la incidentul de plat i/sau interdicia bancar. Practic cecul se emite de banca unei entiti care urmeaz a achiziiona mrfuri sau servicii iar ca plata, aceasta va nmna cecul furnizorului care la rndu-i l va depune la banca partener pentru a-l ncasa cu condiia ca emitentul s aib disponibil pe contul curent. Intervalul ntre momentul depunerii cecului de ctre beneficiarul sumei, spre ncasare i ncasarea efectiv n conuri curent variaz n funcie de reelele bancare implicate ct i de plasamentul administrativ a acestora (2-7 zile). Cecul i sfrete circuitul la banca emitent, adic la banca pltitorului.

35

Incidentul de plat este reprezentat de imposibilitatea unui trgtor (beneficiar al uni cec) de a opera i/sau ncasa una sau mai multe file cec. n general, incidentul va apare odat cu depunerea spre ncasare a filei cec respective, moment n care banca trgtorului. BNR i banca trasului (emitentului) vor intra" ntr-o procedur tipic (precizat expres de normative legislative) iniiat de refuzul de plat-interzicerea plii din diferite motive. Acestea sunt reprezentate de: cec emis fr autorizarea trasului; cec refuzat din lipsa total sau parial de disponibil, n cazul prezentrii la plata dup expirarea termenului de prezentare; cec refuzat din lipsa total de disponibil. n cazul prezentrii la plata nainte de expirarea termenului de prezentare; trgtorul se afl n incapacitatea de a emite cecuri; cecul prezint diferite condiionri privind efectuarea plii, litigiu de proprietate: cec emis cu o dat fals sau cruia i lipsete o meniune obligatorie; cec circular/cec de cltorie emis la purttor; cecul aparine unui tiraj de instrumente neavizate de BNR; cec emis de ctre un trgtor aflat n interdicie bancar: cecul aparine unui set de instrumente care a fost retras din circulaie; falimentul trgtorului, cec declarat pierdut, furat, distrus; lipsa de mandat a semnatarului, vicii de completare a meniunilor de pe cec ( cu referire la modificarea unor elemente de pe cec, nscrierea greit sau lipsa unui numr de cont, neconcordana semnturilor). Cecul cuprinde: denumirea de cec trecut n nsui tactul titlului i exprimat n limba ntrebuinat pentru redactarea acestui titlu; ordinul necondiionat de a plti o anumit sum de bani; numele celui care trebuie s plteasc (tras); artarea locului unde plata trebuie fcut: artarea datei i a locului emiterii; semntura cel ui care emite cecul (trgtorul). Biletul la ordin este un instrument de plat similar cu cecul, cu urmtoarele specificaii: are scadena ferm cnd trebuie depus: dac nu arc trecut scadena, e valabil un an de la emitere;

36

 nu se emite de vreo banc nu are regim special ca i tipizat sau procedura de emitere; se poate avliza (garanta) de ctre o ter persoan de obicei administratorul sau asociatul entitii pltitoare astfel nct devine titlu executoriu asupra averii personale: se poate emite n valut; Incidentele legate de acesta nu atrag rspundere penal sau interdicie de a mai emite bilet la ordin, dac se dovedete c fapta nu a fost efectuat cu intenie de nelciune. Biletul la ordin cuprinde: denumirea de bilet la ordin trecut n nsui textul titlului i exprimat n limba ntrebuinat pentru redactarea acestui titlu; promisiunea necondiionai de a plti o sum determinat; artarea scadenei; artarea locului unde plata trebuie fcut; numele aceluia cruia sau la ordinul cruia plata trebuie fcut; artarea datei i a locului emiterii; semntura emitentului. 3. 5. 3. Organizarea contabilitii sintetice i analitice a creanelor i datoriilor comerciale Activitatea financiar-contabil este organizat i se desfoar n conformitate cu prevederile Legii Contabilitii nr. 82/1991 precum i a Reglementrilor contabile simplificate conforme cu directivele europene, aprobate prin ordinul nr. 1752/2005. Pentru a se putea realiza nregistrarea, urmrirea i controlul sistematizat al relaiilor de decontare cu terii s-au instituit grupe de conturi pe categorii omogene de relaii de decontare ale unei entiti economice cu restul participanilor la viaa economic. In cadrul fiecrei grupe de conturi s-au instituit conturi sintetice de grad I sau II pentru fiecare fel de relaie de decontare considerat reprezentativ. Cu ajutorul acestor conturi se delimiteaz toate operaiile sub forma datoriilor i creanelor fa de teri. n majoritatea cazurilor, contabilitatea datoriilor i a creanelor se va derula n dou etape: nregistrarea datoriilor i plata acestora; nregistrarea creanelor i ncasarea acestora. Pentru c datoriile fa de furnizori pot s apar n diverse situaii, este bine s facem o clasificare a lor, n funcie de mai multe criterii, dup cum urmeaz:

37

Dup natura cumprrilor efectuate, pot fi: datorii din cumprri de bunuri i servicii destinate activitii de exploatare; datorii din cumprri de imobilizri. Dup modalitatea stingerii datoriilor distingem: datorii din cumprri pe credit comercial, a cror plat se face pe baz de documente de decontare obinuite; datorii din cumprri pe credit cambial, a cror stingere se face pe baz de efecte comerciale de tip cambial. Dup scadena datoriilor se pot ntlni: datorii exigibile, al cror termen de plat este indicat n documentele furnizorilor i respectiv ale celor de decontare cu acetia; datorii neexigibile, care se ntlnesc, atunci cnd cumprrile de bunuri i servicii nu sunt nsoite de facturile furnizorilor i al cror termen de plat se va preciza ulterior de ctre furnizori. Reflectarea contabil a operaiilor economice privind obligaiile fa de furnizori se realizeaz cu ajutorul grupei 40 Furnizori i conturi asimilate" care cuprinde urmtoarele conturi sintetice de gradul 1: 401 Furnizori" 403 Efecte de pltit" 404 Furnizori de imobilizri" 405 Efecte de pltit pentru imobilizri" 408 Furnizori - facturi nesosite" 409 Furnizori - debitori" Contul 401 Furnizori" - este utilizat pentru evidenta de ctre clieni a datoriilor fa de furnizorii de stocuri i servicii. Dup coninutul economic , este un cont de datorii pe termen scurt, iar dup funcia contabil este un cont de pasiv. Se crediteaz cu valoarea bunurilor i serviciilor achiziionate cu titlu oneros pe baz de facturi. Se debiteaz cu ocazia achitrii datoriilor fa de furnizori. Soldul creditor reprezint sumele datorate furnizorilor. Contul 403 Efecte de pltit" - este utilizat pentru evidena obligaiilor de pltit fa de furnizorii de stocuri i servicii pe baz de efecte comerciale (bilet la ordin, cambie, etc.). Dup coninutul economic, este un cont de datorii pe termen scurt, iar dup funcia contabil, este un cont de pasiv. Se crediteaz cu valoarea efectelor comerciale de pltit acceptate de furnizori. Se debiteaz cu plile efectuate la scaden pe baz de efecte

38

comerciale. Soldul creditor reprezint valoarea efectelor comerciale de pltit. Contul 404 Furnizori de imobilizri" - este utilizat pentru evidena de ctre clieni a datoriilor fa de furnizorii de imobilizri corporale i necorporale. Dup coninutul economic este un cont de datorii pe termen scurt, iar dup funcia contabil este un cont de pasiv. Se crediteaz cu valoarea imobilizrilor i a lucrrilor de investiii pe baz de facturi. Se debiteaz cu ocazia achitrii datoriilor fa de furnizori. Soldul creditor reprezint sumele datorate furnizorilor de imobilizri. Contul 405 Efecte de pltit pentru imobilizri" - este utilizat pentru evidena obligaiilor de pltit fa de furnizorii de imobilizri corporale i necorporale pe baz de efecte comerciale (bilet la ordin, cambie, etc.). Dup coninutul economic este un cont de datorii pe termen scurt , iar dup funcia contabil este un cont de pasiv. Se crediteaz cu valoarea efectelor comerciale de pltit acceptate de furnizorii de imobilizri. Se debiteaz cu plile efectuate la scaden pe baz de efecte comerciale. Soldul creditor reprezint valoarea efectelor comerciale de pltit. Contul 408 Furnizori - facturi nesosite" - este utilizat pentru evidena de ctre clieni a datoriilor fa de furnizorii de stocuri i servicii pentru care nu s-au primit facturi. Dup coninutul economic este un cont de datorii pe termen scurt, iar dup funcia contabil este un cont de pasiv. Se crediteaz cu valoarea bunurilor i serviciilor achiziionate cu titlu oneros pentru care nu s-au primit facturi. Se debiteaz cu ocazia sosirii facturilor cnd datoriile fa de furnizori devin certe. Soldul creditor reprezint sumele datorate furnizorilor aferente facturilor nesosite. Contul 409 Furnizori - debitori" - este utilizat pentru evidena avansurilor acordate furnizorilor i a ambalajelor care circul pe principiul restituirii, facturate de ctre furnizori. Se detaliaz pe dou conturi de gradul II: 4091 Furnizori - debitori pentru cumprri de bunuri de natura stocurilor" 4092 Furnizori - debitori pentru prestri de servicii i executri de lucrri" Dup coninutul economic este un cont de creane, iar dup funcia contabil este un cont de activ. Se debiteaz cu avansurile acordate furnizorilor i cu valoarea ambalajelor restituibile facturate de furnizori.

39

Se crediteaz cu ocazia regularizrii avansurilor acordate furnizorilor i cu valoarea ambalajelor restituite furnizorilor, degradate sau reinute n stoc. Soldul debitor reprezint avansurile acordate furnizorilor i neregularizate, precum i valoarea ambalajelor nerestituite furnizorilor. De fiecare dat cnd entitatea economic vinde (livreaz) bunuri sau servicii, n contabilitate se consemneaz apariia unui drept de crean fa de persoanele fizice sau juridice care au calitatea de cumprtor. La fel ca i n situaia datoriilor fa de furnizori, se impune realizarea unei clasificri dup anumite criterii, astfel: Dup modalitatea lichidrii creanelor acestea pot fi: creane din vnzri pe credit comercial, care urmeaz s fie ncasate pe baz de documente de decontare obinuite; creane din vnzri pe credit cambial, a cror ncasare urmeaz a se face pe baz de efecte comerciale de tip cambial; Dup scadena creanelor distingem: creane exigibile, a cror termen de decontare este precizat n documentele de livrare; creane neexigibile, care apar n situaia livrrilor fr facturi i al cror termen urmeaz a se preciza n momentul ntocmirii facturilor. Reflectarea contabil a operaiilor economice privind decontrile cu clienii se realizeaz cu ajutorul grupei 41 Clieni i conturi asimilate" care cuprinde urmtoarele conturi sintetice de gradul I: 411 Clieni" 413.. Efecte de primit de la clieni" 418 Clieni - facturi de ntocmit" 419 Clieni - creditori". Contul 411 Clieni" - se detaliaz pe dou conturi de gradul II: 4111 Clieni" 4118 Clieni inceri sau n litigii" Contul 4111 Clieni" - este utilizat pentru evidena de ctre furnizori a creanelor aferente livrrilor de bunuri i servicii pe baz de facturi. Dup coninutul economic este un cont de creane comerciale, iar dup funcia contabil este un cont de activ. Se debiteaz cu valoarea la pre de vnzare a bunurilor i serviciilor livrate, inclusiv cu taxa pe valoarea adugat aferent, conform facturii. Se crediteaz cu ocazia ncasrii creanelor. Soldul debitor reprezint creanele de ncasat de la clieni.

40

Contul 4118 Clieni inceri sau n litigiu" - este utilizat pentru evidena de ctre furnizori a creanelor aferente livrrilor de bunuri i servicii devenite incerte. Dup coninutul economic este un cont de creane comerciale, iar dup funcia contabil este un cont de activ. Se debiteaz cu valoarea creanelor devenite incerte. Se crediteaz cu valoarea creanelor incerte ncasate sau trecute la pierderi. Soldul debitor reprezint creanele de ncasat de la clieni inceri sau n litigiu. Contul 413 Efecte de primit de la clieni" - este utilizat pentru evidena creanelor de ncasat de la clieni pe baz de efecte comerciale (bilete la ordin, cambie. e. t. c. ). Dup coninutul economic este un cont de creane comerciale, iar dup funcia contabil este un cont de activ. Se debiteaz cu valoarea efectelor comerciale acceptate de ctre furnizori. Se crediteaz cu ocazia primirii sau ncasrii efectelor comerciale. Soldul debitor reprezint valoarea efectelor comerciale de primit. Contul 418 Clieni - facturi de ntocmit" - este utilizat pentru evidena de ctre furnizori a creanelor, aferente livrrilor de bunuri i servicii pentru care nu s-au ntocmit facturi. Dup coninutul economic este un cont de creane comerciale,. ar dup funcia contabil este un cont de activ. Se debiteaz cu valoarea la pre de vnzare a bunurilor i serviciilor livrate, inclusiv cu taxa pe valoarea adugat aferent, pentru care nu sau ntocmit facturi. Se crediteaz cu ocazia ntocmirii facturilor. Soldul debitor reprezint creanele aferente bunurilor i serviciilor pentru care nu s-au ntocmit facturi. Contul 419 Clieni - creditori" - este utilizat pentru evidena sumelor facturate reprezentnd avansuri pentru livrri de bunuri, prestri de servicii sau executri de lucrri, respectiv a ambalajelor care circul n sistem de restituire. Dup coninutul economic este un cont de datorii comerciale, iar dup funcia contabil este un cont de pasiv. Se debiteaz cu avansurile primite de la clieni i cu valoarea ambalajelor restituibile, facturate de furnizori clienilor. Se crediteaz cu ocazia regularizrii avansurilor primite de la clieni i cu valoarea ambalajelor primite, degradate sau reinute de clieni. Soldul debitor reprezint avansurile primite de la clieni i neregularizate precum i valoarea ambalajelor nerestituite de ctre clieni.

41

CAP. 4. MONOGRAFIE CONTABIL PRIVIND RELAIILE COMERCIALE CU FURNIZORII I CLIENII

1. Se nregistreaz recepia de materii prime (200 mc lemn rotund rinos) n valoare de 32000 lei de la Ocolul Silvic Scuieni conform factura nr. 4567/25. 10. 2009, TVA 19% taxare invers:

301 Materii prime" = 401 Furnizori"32000 lei 4426 TVA deductibil" = 4427 TVA colectat"...6080 lei

2. Se nregistreaz recepia de materii prime ( 10 mc lemn rotund rinos) de la persoan fizic Caragia Daniel, legitimat cu CI seria XG nr. 369396, n valoare de 1500 lei TVA 19% conform bon de vnzare nr. 98765/26. 11. 2009:

% = 401 Furnizori"..1785 lei 301 Materii prime"1500 lei 4426 TVA deductibil"..285 lei 3. Se nregistreaz recepie la piese de schimb pentru maina de tiat lemn in valoare de 42000 lei. TVA inclus, de la SC SSAB Impex SRL. conform factura nr. 241/03. 11. 2009:

% = 401 Furnizori".40480 lei 3024 Piese de schimb"..34017 lei 4426 TVA deductibil".6463 lei 4. Se nregistreaz recepia de combustibil ( 400 litri motorin) n valoare de 1720 lei, TVA 19% de la SC Mol-Petrol SRL, conform factura ne. 00123/07. 11. 2009:

42

% = 401 Furnizori"...2047 lei 3022 Combustibili"...1720 lei 4426 TVA deductibil"...327 lei

5. Societatea nregistreaz cheltuieli cu energia electric furnizat de SC Electrica SA, n valoare de 2000 lei plus TVA 19%, conform factura nr. 78943/28. 11. 2009:

% = 401 Furnizori"...2380 lei 605 Cheltuieli privind energia i apa"...2000 lei 4426 TVA deductibil"...380 lei 6. Se achit, la scaden, factura cu energia, din contul de disponibiliti, cu ordinul de plat nr. 789/8. 12. 2009, aa cum rezult din extrasul de cont primit de la banc:

401 Furnizori" = 512 "Conturi la bnci n lei"..2380 lei

7. Se emite bilet la ordin pentru furnizorul de materie prim, Ocolul Silvic Scuieni:

nregistrarea emiterii biletului la ordin 401 Furnizori" = 403 Efecte de pltit"..32000 lei nregistrarea plii biletului la ordin prin banc 403 Efecte de pltit" = 5121 Conturi la bnci n lei ".32000 lei 8. Societatea achiziioneaz n luna octombrie 2009, din Germania, un utilaj pentru prelucrare material lemnos in valoare de 18000 euro, la un curs valutar de 4016lei/euro. Pentru decontare, emite un bilet la ordin n

43

favoarea furnizorului extern n valoare de 15000 lei, la un curs de 4.18lei/euro. La scaden. n cursul lunii noiembrie2009, cursul valutar este de 4.20lei/euro.

nregistrarea recepiei utilajului

2131 Echip.tehn.(maini,utilaje i instal. de lucru) = 404 Furnizori de imobilizri"74880 lei

nregistrarea emiterii biletului la ordin n favoarea furnizorului extern

( valoarea nominala a datoriei este 74880 lei, valoarea nominal a biletului la ordin emis este 18000 euro x 4.18lei/euro = 75240 lei, diferena nefavorabil de curs valutar este 360 lei).

% = 405 Efecte de pltit pentru imobilizri .............................75240 lei 404 Furnizori de imobilizri"..................74880 lei 665 Cheltuieli din diferene de curs valutar"..360 lei

nregistrarea achitrii la scaden a biletului la ordin emis (valoarea nominal a biletului la ordin este 752400 lei, valoarea actual a biletului la ordin este 18000 euro x 4.20lei/euro =75600 lei diferena nefavorabil de curs valutar este 300 lei).

% " 5124 Conturi la bnci n valut"...75600 lei 405 Efecte de pltit pentru imobilizri"...75240 lei 665 Cheltuieli din diferene de curs valutar"..360 lei 9. Societatea comercial Omiflores SRL acord societii Gabi Internaional SRL un avans comercial n valoare de 108000 lei, plus TVA 19% n vederea achiziionrii unei platforme remorc pentru transport buteni. Preul de facturare a mijlocului fix livrat ulterior este de 208000 lei; plus TVA 19%. Se deconteaz avansul comercial precum i restul de plat prin virament bancar.

nregistrarea acordrii avansului prin banc

% = 5121 Conturi la bnci n lei"...128520 lei 409 Furnizori debitori".108000 lei 4426 TVA deductibil"..20520 lei

44

nregistrarea achiziionrii mijlocului de transport

% = 404 Furnizori de imobilizri"..247520 lei 2133 Mijloace de transport"...208000 lei 4426 TVA deductibil"..39520 Iei

nregistrarea decontrii avansului acordat

% = 409 Furnizori debitori".108000 lei 404 Furnizori de mobilizri"...........................................128520 lei 4426 TVA deductibil"...............................................................-20520 lei nregistrarea achitrii datoriei rmase 404 Furnizori de imobilizri" = 5121 Conturi la bnci n lei"....128520 lei 10. Societatea livreaz pe baz de aviz de nsoire a mrfii clientului SC Eurostat Vest SRL produse finite n valoare de 400000 lei, taxare invers. n luna urmtoare se ntocmete factura fiscal care se deconteaz prin virament bancar. Costul de producie al produselor finite este 260000 lei. nregistrarea livrrii produselor finite pe baza avizului de nsoire a mrfii 418 Clieni-facturi de ntocmit" = 701 Venituri din vnzarea produselor finite"............................................................................................. 400000 lei nregistrarea descrcrii din gestiune a produselor finite vndute 711 Variaia stocurilor" = 345 Produse finite".........................260000 lei nregistrarea emiterii facturii fiscale 4111 Clieni" = 418 Clieni facturi de ntocmit"........................400000 lei se nregistreaz TVA taxare invers 4426 TVA deductibil" = 4427 TVA colectat"..........................76000 lei nregistrarea ncasrii facturii fiscale 5121 Conturi la bnci n Iei" = 4111 Clieni"...........................400000 lei

11. Se factureaz clientului SC TLE Electra SRL produse reziduale n valoare de 23000 lei plus TVA 19%. Pentru contravaloarea facturii, clientul acord societii furnizoare un bilet la ordin, care ulterior va fi depus la banca i ncasat.

nregistrarea facturii fiscale

45

4111 Clieni" = %.......................................................................27370 lei 703 Venituri din vnzarea produselor reziduale".......................23000 lei 4427 TVA colectat"....................................................................4370 lei nregistrarea acceptrii biletului la ordin 413 Efecte de primit" = 4111 Clieni"........................................27370 lei depunerea la banca spre ncasare a contravalorii biletului la ordin 5113 Efecte de ncasat" = 413 Efecte de primit".......................27370lei ncasarea contravalorii biletului la ordin 5121 Conturi la bnci n lei" = 5113 Efecte de ncasat"...........27370 lei

12. Se factureaz clientului SC Cerbu SA semifabricate (butean gater rinos), valoare de facturare fiind 70000 lei, TVA 19%, care au fost nregistrate n contabilitate la valoarea de 50000 lei. Ulterior se declar starea de insolvabilitate a clientului, existnd n acest sens o hotrre judectoreasc, i astfel apare incertitudinea ncasrii creanei. nregistrarea livrrii semifabricatelor 4111 Clieni" = %.......................................................................83300 lei 702 Venituri din vnzarea semifabricatelor"..............................70000 lei 4427 TVA colectat"..................................................................13300 lei nregistrarea descrcrii gestiunii de semifabricatele vndute 711 Variaia stocurilor" = 341 "Semifabricate"...........................50000 lei nregistrarea evidenierii creanei incerte de celelalte creane 29750 lei 4118 Clieni inceri sau n litigiu" = 4111 Clieni".......................83300

lei nregistrarea constituirii provizionului pentru deprecierea creanelor 6814 Cheltuieli de exploatare privind provizioanele pentru deprecierea activelor clieni" = 491 Provizioane pentru deprecierea creanelor70000 lei nregistrarea scoaterii din activ a creanei incerte 654 Pierderi din creane i debitori diveri" = %........................70000 lei 4118 Clieni inceri sau n litigiu"................................................83300 lei 4427 TVA colectat".................................................................-13300 lei nregistrarea anulrii provizionului pentru deprecierea creanelor 491 Provizioane pentru deprecierea creanelor clieni" = 7814 Venituri din proviz. pentru deprecierea activelor circulante".................... 70000 lei

46

CAP. 5 CONCLUZII I PROPUNERI

Prezenta lucrare prezint aspecte privind contabilitatea decontrilor cu furnizorii i clienii la nivelul agenilor economici n general i n special la nivelul entitii SC Oregon General Import Export SRL. Indiferent de activitatea pe care o desfoar, o entitate economic este nevoit s intre n relaii de colaborare cu alte persoane fizice sau juridice, relaii care genereaz fie datorii fie creane. Din aceste relaii economice se nasc obligaii fa de furnizori i creane asupra clienilor. Obligaiile (datoriile) sunt reprezentate de surse atrase pentru finanarea activitii entitii, iar din punct de vedere al apartenenei lor la patrimoniul unitii sunt considerate elemente patrimoniale de pasiv. Drepturile (creanele) reprezint drepturile generate de existena unui decalaj ntre momentul livrrii unor bunuri economice sau prestrii unor servicii i cel al decontrii, adic a primirii unui echivalent valoric sau a unei contraprestaii pe msur, acestea fiind considerate elemente, patrimoniale de activ. n ceea ce privete organizarea i conducerea contabilitii aceasta este realizat in conformitate cu prevederile Legii contabilitii nr. 82/1991 cu modificrile i completrile ulterioare, respectnd regulile i metodele contabile, precum i principiile contabile. Referitor la aprovizionarea cu materii prime i materiale necesare, am observat c firma are numai furnizori interni att din jude ct i din alte judee, ntre acetia existnd o relaie de durat ceea ce n timp a condus la achiziionarea de materii prime i materiale la un pre convenabil pentru ambele pri, stabilit de comun acord pe baza contractelor de vnzarecumprare, respectiv o calitate superioar, oferind un grad de utilitate foarte mare. Negocierea contractelor se datoreaz faptului c entitatea economic i-a consolidat poziia pe pia prin calitatea produselor sale, prin implementarea unui management al calitii n concordan cu cerinele pieei, prin certificarea calitii produselor sale de ctre un organism internaional unanim recunoscut i apreciat, prin capacitatea firmei de a-i onora n timp real obligaiile de plat fa de furnizorii si. SC Oregon General Import Export SRL a considerat necesar s achiziioneze materiile prime necesare produciei direct de la productor i nu prin firme intermediare, fapt care ar duce Ia creterea costului de
47

achiziie, n acest mod evitndu-se astfel de costuri suplimentare referitoare la adaosul comercial. Referitor la vnzarea produselor, SC Ooregon General Import Export acioneaz att pe piaa intern dar mai ales pe piaa extern, existnd o strns colaborare cu dou mai firme din Frana, dar i n Germania i Italia. Corelnd tema abordat n cadrul lucrrii de licen cu realitile din cadrul entitii economice studiate, propunem: corelarea legislaiei contabile cu cea fiscal, pe fondul asigurrii stabilitii legislative apreciat de ctre investitorii autohtoni i externi;

alegerea mijloacelor celor mai adecvate de contactare a partenerilor de afaceri; implementarea unor msuri eficace de stimulare a furnizorilor, respectiv clienilor; implementarea unui sistem de management mai eficient n ceea ce privete stimularea non-material a personalului; se recomand o dirijare mai accentuat de resurse ctre departamentul de marketing n vederea asigurrii cadrului necesar ca suport de decizie la nivel managerial central;

48

BIBLIOGRAFIE

PNTEA Petru lacob, POP Atanasiu - Contabilitatea financiar a ntreprinderii", Editura Dacia. 2004; MATI Dumitru Bazele contabilitii". Editura Alma Mater, ClujNapoca, 2005; FTCEAN Gheorghe - Contabilitate managerial", Editura Alma Mater, Cluj- Napoca. 2005; BTRNCEA loan, BTRNCEA Larissa-Margareta. BORLEA Sorin Nicolae - Analiza financiar a entitii economice" Editura Risoprint, Cluj-Napoca, 2007; *** - Reglementri contabile pentru ageni economici, Ministerul Finanelor Publice. Editura Economic, 2002; *** - Legea Contabilitii nr. 82/1991, republicat; Regulamentul de aplicare a Legii Contabilitii; *** - Legea nr. 31/1990 privind societile comerciale; *** - Legea nr. 571/2003 - Codul fiscal - cu modificrile i completrile ulterioare; *** - Ordinul Ministrului Finanelor Publice nr. 1752/2005 pentru aprobarea Reglementrilor contabile simplificate armonizate cu Directivele europene, cu modificrile i completrile ulterioare;

49