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UNIVERSIDADE PAULISTA - UNIP INSTITUTO DE CINCIAS SOCIAIS E COMUNICAO - ICSC CURSO DE ADMINISTRAO

RELATRIO DE ESTGIO EMPRESA: COSMOPOLITAN PRAIA FLAT

Yuri Cavazzani Goia

RA 974767-2

Orientador: Prof. Ms. Jos Alberto Yemal

SANTOS / SP 2012

S U M R I O

INTRODUO ................................................................................................................... 3

I. PERFIL DA ORGANIZAO ....................................................................................... 3

II. DESCRIO DOS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS DO EDIFCIO COSMOPOLITAN PRAIA FLAT SERVICE ....................................................................7

III. DESCRIO DOS PROCESSOS DO SETOR DE TRABALHO .............................. 8

IV. MODELAGEM DA ESTRUTURA ............................................................................. 11

V. ANLISE E AVALIAO DO DESEMPENHO DOS PROCESSOS ........................ 14

VI. CONCLUSO .............................................................................................................. 15

APRESENTAO O primeiro captulo est dividido em quatro sees que abrange a introduo, Perfil da Organizao, Produtos e Clientes, Fora de Trabalho e os Principais Insumos.

INTRODUO Este relatrio de estgio tem como objetivo demonstrar como funcionam alguns dos processos administrativos do setor de recursos humanos e do setor financeiro, executadas no Edifcio Cosmopolitan Praia Flat Service. I. PERFIL DA ORGANIZAO 1. Edifcio Cosmopolitan Praia Flat Service O Edifcio Cosmopolitan Praia Flat Service, localizado na Rua Bahia, 174 no bairro do Gonzaga na cidade de Santos. Teve seu incio em agosto de 1995. um edifcio composto por 76 apartamentos do tipo americano, divididos entre dois ramos de atividades: o primeiro um condomnio composto por 26 condminos fixos (alterados apenas se houver compra e/ou venda da propriedade), e o segundo, constituda de 50 apartamentos rotativos terminologia POOL, ou seja, so alugados por empresas pblicas, privadas, agncias martimas, agncias de viagens, universidades e at mesmo alunos do exterior que fazem visita ao Brasil intercmbio, mais precisamente em Santos devido a sua tradio do porto e histria do caf, no esquecendo os canais de Santos, construdos pelo Engenheiro Sanitarista Saturnino de Brito. A organizao constituda de duas empresas de Sociedade Annimas e administrada por uma s. O Edifcio Cosmopolitan Praia Flat Service, CNPJ 60.012.523/0001-80 (conforme anexo) a primeira empresa por onde executa as funes de Admisso/ Manuteno/ Demisso/ Resciso de funcionrios que trabalham prestando servios para as duas empresas; arquivamento de documentos do setor de departamento pessoal assim como do financeiro e contbil; contas a pagar de diversas empresas terceirizadas e a receber de todos os seus condminos (76 apartamentos), e por fim, cuida tambm de todos os setores de compras e almoxarifado. Na segunda empresa, no h registro de funcionrios apenas a consultoria que administra o setor hoteleiro de nome O.F. Santana Consultoria, CNPJ 08.109.836/0001-30 (conforme o anexo), situada no mesmo endereo acima.

1.1 Tipo de Organizao O Edifcio Cosmopolitan Praia Flat Service uma empresa sem fins lucrativos, no qual exerce a funo de prestadora de servios para o condomnio predial sendo esta sua principal atividade econmica e no possui nome fantasia, apenas a razo social. 1.2 Atividade Principal Como descrito acima, o Edifcio Cosmopolitan Praia Flat Service uma empresa sem fins lucrativos que executa fielmente todas as suas funes como administradora dos setores (governana, recepo, manuteno, administrao e gerencia), estando sempre em busca da excelncia no atendimento e da qualificao profissional. 1.3 Porte e Faturamento De acordo com o SEBRAE (quadro abaixo), o Edifcio Cosmopolitan Praia Flat Service, se enquadra numa empresa de pequeno porte por estar atualmente com 25 funcionrios ativos no seu quadro de colaboradores, sendo que o mnimo para se enquadrar 10 e no mximo 49.
Quadro I Classificao das MPEs segundo o nmero de empregados Nmeros de Empregados Porte da Empresa Comrcio e Servios Indstria Microempresa At 9 At 19 Empresa de Pequeno porte 10 a 49 20 a 99 Empresa de Mdio porte 50 a 99 100 a 499 Empresa de Grande porte >99 >499 Fonte: Sebrae (classificao utilizada pela rea de Pesquisa do Sebrae)

Outro tipo de qualificao da empresa d-se pelo faturamento bruto anual como mostra o quadro abaixo. O faturamento anual do ano base 2011 do Edifcio est aproximadamente em torno de R$1.198.000,00 (um milho cento e noventa e oito mil reais) por ano.
Quadro II Classificao das MPEs segundo o faturamento bruto anual Porte da Empresa Microempresa Empresa de Pequeno porte Faturamento Bruto Anual Estatuto Simples Federal At R$ 244.000,00 / ano At R$ 120.000,00 / ano De R$ 244.000,01 at R$ De R$ 120.000,01 at 1.200.000,00 1.200.000,00

Fonte: Lei Federal n. 9317/96, alterada pela Lei 9732/98.

2. SERVIOS E CLIENTES Aqui veremos os tipos de benefcios do qual os condminos tem direito, o tipo de prestao de servios e se atende s expectativas do cliente. 2.1 Cliente-Alvo O Edifcio tem como principal cliente-alvo seus 76 condminos que recebem mensalmente seus boletos a serem pagos dia 01 de cada ms, assim como o aluguel da academia todo dia 10. Os condminos tm como benefcios: direito a uma vaga no demarcada por apartamento no estacionamento do subsolo ou trreo (carros) e mezanino (motos), manobrista, direito a eleio de um sndico, de um administrador e h quatro conselheiros (que permanecero pelo tempo que for determinado na reunio da Assembleia Geral Ordinria do ano), pode-se contar tambm com a limpeza diria pelas arrumadeiras plenas e servios de manuteno geral alm de fcil acesso na comunicao com a gerncia, com o administrador e ou com o sndico do condomnio. 2.2 Necessidades e expectativas dos clientes finais Todos os condminos tem como expectativa serem muito bem tratados e respeitados durante o ano. Muitos atingem suas expectativas quando ocorre anualmente a reunio da Assembleia Geral Ordinria no ms de maro, devido explicao das contas prestadas do ano anterior, referente ao dinheiro recebido mensalmente dos condminos, das contas de investimento, do fundo de reserva e da compra de aes, quando tambm no h reclamaes na limpeza muito menos na administrao. Sendo assim, conseguimos atingir ao mximo a satisfao do cliente fidelizando o a administradora. 2.3 Servio Principal Nosso principal servio a prestao de servios aos residentes ou no (rede hoteleira do OF Santana Consultoria) do Edifcio Cosmopolitan Praia Flat Service, procurando sempre manter o nvel padro de qualidade e obter um bom desempenho no controle do gerenciamento de todos os setores responsveis pra satisfao do cliente. 3. FORA DE TRABALHO A fora de trabalho constituda por 25 funcionrios entre homens e mulheres que variam de 20 a 50 anos de idade. Abaixo esta a classificao por idade e setor.

Idade Setor 20 A 25

Idade 26 A 30 01

Idade 31 A 35

Idade 36 A 40

Idade 41 A 45 01

Idade 46 A 50

Administrao Gerente Geral Gerente Comercial Governana Manuteno Recepo 03 01

01 01 02 02 01 03 02 01 03 02

Tabela I Setor por Idade. (Fonte: Yuri C. Goia, maio de 2012)

No quadro acima, exemplifica a quantidade de funcionrios por setor independente do sexo. Isto mostra que a empregabilidade no setor hoteleiro tem um bom perfil de qualificao profissional, onde se deseja pra alguns cargos profissionais de nvel mdio assim como para ocupar os cargos de gerncia precisa-se de nvel superior. Competncia e carisma pra poder interagir-se com os outros colaboradores. O controle de qualidade realizado pelas empresas: Santos e Regio Convention Visitors Bureau (SRCVB) e a revista Guia quatro Rodas, para passeio.

II.

DESCRIO DOS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS DO EDIFCIO COSMOPOLITAN PRAIA FLAT SERVICE

1. Principal Processo: Elaborao da cobrana mensal (condomnio) Processos Descrio Sumria Recolhimento de todas as notas fiscais de manuteno extra dos apartamentos referente ao ms atual para cobrana no ms subsequente. Reorganizar as notas fiscais obtidas junto a cada apartamento para uma visualizao mais fcil e assim no h erro na cobrana. Todos os dados (nome do favorecido, data de vencimento, tipo de moeda, valor total, descrio do que ser pago, competncia, data da emisso tipo de espcie e o cedente) so inseridos no programa SISCOB (sistema de cobrana) do Banco Ita Unibanco S.A. Aps a conferncia dos dados inseridos no sistema, feita a impresso dos mesmos e enviados para os respectivos condminos dentro de trs dias.

Coleta de dados

Organizao dos dados

Elaborao do rateio do Condomnio

Impresso e mala-direta

2. Principais Processos de Apoio Processos Administrativo Financeiro Suprimentos Descrio Sumria Responsvel pela coleta de todos os dados, inclusive se houver alterao de moradores no Edifcio. Responsvel pelo calculo de todas as despesas realizadas no ms atual. Responsvel pelo almoxarifado, onde so recebidos e estocados os materiais utilizados para a confeco dos boletos (papel de sulfite, envelopes ofcio, toner de tinta e etiquetas). Responsvel por garantir o funcionamento das mquinas, em busca de um melhor desempenho para a confeco dos boletos condominiais.

Manuteno

III.

DESCRIO DOS PROCESSOS DO SETOR DE TRABALHO 3.1 Setor de Trabalho O estgio (vnculo empregatcio) foi realizado no setor administrativo do Edifcio

Cosmopolitan Praia Flat Service.

3.2 Principais Processos Abaixo, encontra-se o descritivo dos processos administrativos do Edifcio Cosmopolitan Praia Flat Service. Processos Descrio Sumria Contas a pagar e a receber dirio; Pagamentos de DARFS, GPS, FGTS e Folha de Pagamento (adiantamento e salrio); Fechamento dirio do caixa; Lanamentos bancrios; Fechamento e conciliaes bancrias mensais de todas as contas Ativas (conta corrente/ poupana/ Financeiro aplicaes diversas/ investimentos); Gerao de boletos para os condminos e Professor da Academia; Servios de rua como pagamentos do condomnio para alguns condminos; Produo de cartas e envio pelo correio; Retirada do nome da Empresa, quando a mesma estiver em cartrio. Responsvel pela elaborao das cotaes de materiais de limpeza, de escritrio, da piscina, de uso na recepo, do caf da manh, dos uniformes. Verificao das entregas de mercadorias. Arquivamento das contas a pagar e a receber, rea Administrativa dos impostos em geral e dos processos de cadastro dos colaboradores nos sistemas de plano de sade e odontolgico. Convocao dos condminos, sndico, administrador e conselheiros para reunio da Assembleia Geral Ordinria anual. Pr-seleo dos currculos assim como pode ocorrer Recrutamento & Seleo promoo aos funcionrios; Entrevista e Avaliao dos candidatos aprovados ou reprovados;

Aps a escolha definitiva do candidato, solicitado ao mesmo, alguns documentos importantes para que ocorra o processo de admisso, so eles: 2 fotos 3x4, uma cpia do RG (Registro Geral), CPF (Cadastro de Pessoa Fsica), PIS (Programa Admisso de Integrao Social), Comprovante de

Residncia, Ttulo de Eleitor, Certides de Casamento e de vacinas dos filhos at 18 anos de idade, Antecedentes Criminais, CTPS (Carteira de Trabalho e Previdncia Social), exame mdico admissional, Certificado de Reservista entre outros. Para que assim, possa ocorrer a contrao efetuando o cadastro no sistema da empresa. Cadastro do novo colaborador nos sistemas de vale alimentao/refeio; vale transporte; planos: odontolgico e de sade; ponto Secullum (apontamento do colaborador);

Departamento Pessoal

Solicitao de novos uniformes; Treinamento de dois dias ou mais dependendo da rea de contratao; Administrao dos exames de rotina atualizao de Carteiras de Trabalho e Previdncia Social (CTPS), no livro de registro. Realizar os exames de rotina (PCMSO). A demisso solicitada pelo lder do setor independente de ser por motivos legais ou no. Dever informar o porqu do seu desligamento da empresa ao colaborador.

Encaminha-lo (a) para o exame demissional. Documentos e exames pra Demisso e Resciso. Verificao do tempo de casa: Demisso - se for menos de um ano: a homologao ocorre no prprio empreendimento; - se for mais de um ano: a homologao ocorre no sindicato da classe, onde entregue toda a documentao e o comprovante do pagamento rescisrio. A resciso efetuada num prazo de at dez dias corridos, caso contrrio ocorrer multa. Processo de arquivamento mensal dos registros dos colaboradores.

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3.3 Principais Servios Os principais servios resultantes dos relatrios e documentos necessrios para atingir o objetivo final, so: Financeiro: contar a pagar e a receber de acordo com o sistema; Administrativo: manter todos os departamentos sempre abastecidos para que no haja complicaes no trabalho; Recrutamento & Seleo: candidato ideal a vaga; Admisso: funcionrio contratado e apto para iniciar suas atividades; Departamento Pessoal: regulariza-lo dentro das normas da empresa; Desligamento: funcionrio desligado conforme a legislao especfica.

3.4 Clientes Diretos Os clientes diretos do setor administrativo so todos os condminos residentes ou no no empreendimento. 3.5 Necessidades e Expectativas dos Clientes Diretos O setor administrativo tem por objetivo e responsabilidade corresponder a todas as necessidades (dvidas) atendendo as suas expectativas como condmino. 3.6 Principais Insumos Os principais insumos vindos dos fornecedores so: Interno: planilha com o clculo condominial, envelopes ofcios identificados para a maladireta, papel de sulfite e toner (preto e colorido) para a impresso do boleto. Externo: correio como meio de transporte da mala-direta. 3.7 Prticas de Avaliao e Melhoria do Processo de Coleta de Dados As avaliaes sobre todos os servios prestados acontecem trimestralmente desde o atendimento ao cliente at ao cargo da sndica. A melhoria adotada na coleta de dados feita atravs de uma pasta do qual so organizados todos os apartamentos de acordo com os finais relacionados aos valores condominiais.

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IV MODELAGEM DA ESTRUTURA 4.1 Organograma O organograma (abaixo) do Edifcio Cosmopolitan Praia Flat Service composto apenas por trs nveis hierrquicos: o primeiro formado pelo administrador que analisa todos os lanamentos e cotaes realizadas de acordo com a Assemblia Geral Ordinria do ano corrente; no segundo nvel a gerncia auxilia o administrador e intermedia todas as negociaes para que no terceiro nvel os: Sndico (a), Subsindco (a) e o Conselho Consultivo, possam aprovar e estarem cientes das mudanas ou melhorias solicitadas para o condomnio.

Administrao

Gerncia

Sndico (a)

Subsindico (a)

Conselho Consultivo

Figura 1. Organograma do Condomnio.

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4.2 Processo Principal (Processo-Chave) e Processo Apoio da Organizao Abaixo est relacionado o macroprocesso (Processo-Chave) e logo em seguida os departamentos que auxiliam (Processo de Apoio) o processo principal do Condomnio, que vem desde o atendimento de clientes na Recepo, limpeza e conforto (o cliente/morador no precisa se preocupar com consertos dentro dos apartamentos) com os departamentos de Governana e Manuteno, descontos pra hospedagem e fechamento de pacotes so tratados diretamente com a Gerente Comercial ou at mesmo o Gerente geral. J a Administrao se preocupa em manter todos os outros setores funcionando interligados alm de estarmos buscando sempre a qualidade de vida e o ponto de equilbrio entre funcionrios/ moradores/ clientes e fornecedores.

Captao de CLiente
Departamento Financeiro
Recepo: cadastro dos hospedes (check-In) e efetuao da reserva

Gerente
Administrao: Ps estadia ocorre o check-out, ou seja, o faturamento para as empresas.

Departamento Contbil

Comercial

Verificao da limpeza dos apartamentos para liberar a estadia do hspede (Governana)

Departamento Marketing

Impresso de boletos/selagem Departamento


Envio para os CLientes (correio)
Figura 2. Processo principal ( esquerda) e processo de apoio ( direita).

Pessoal

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4.3 Fluxograma do Processo de Recebimento do Condomnio INCIO

Recolhimento de todos os dados extras condominiais

N
Dados organizados e conferidos?

S Gerao do Boleto (Sistema SISCOB ITAU) para os condminos, com vencimento para o 1 dia do ms subsequente

Conferidos Com ou sem erro?

S Preparar para a impresso

Envelopar e selar

Correio

FIM
Figura 4. Fluxograma do Processo de Recebimento do Condomnio

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V. ANLISE E AVALIAO DO DESEMPENHO DOS PROCESSOS 5.1 Anlise e avaliao do desempenho do Processo Principal da empresa Captao de Cliente O processo principal do condomnio captar clientes para se hospedarem no Flat, assim como, temos como principal cliente os nossos condminos dos quais recebem os mesmos tratamentos e uma avaliao trimestral referente qualidade dos servios prestados ao mesmo. 5.1.1 Objetivos da organizao versus objetivos do Processo Principal da empresa Captao de Cliente Assim como os objetivos da empresa dar total atendimento aos nossos clientes com a melhor qualidade e servios oferecidos pelo empreendimento, o processo principal no foge desde objetivo que mantm sempre alinhado e focado pelos funcionrios de cada setor atravs de treinamentos constantes e de acordo com as regras de Hotelaria. 5.1.2 Indicadores de desempenho do Processo Principal da empresa Captao de Cliente H empresa possui apenas a Avaliao de Satisfao do Cliente, que atravs dele analisado todo o processo principal e de apoio. Buscamos sempre a perfeio. 5.2 Anlise e avalio do desempenho do processo do setor de Recebimento do Condomnio O departamento de Administrao tem como anlise e avaliao semanal sobre os servios prestados ao Condomnio atravs de relatrios que comprovam e conciliam os lanamentos realizados de acordo com a ATA do ano base. 5.2.1 Objetivos da organizao versus Processo do setor de Recebimento do Condomnio O objetivo do Condomnio estabelecer e manter o fluxo de caixa compatvel com as atividades dirias do Edifcio, no se esquecendo de que poder ter condminos que no efetuem o pagamento prejudicando todo o provisionamento. Assim, possvel controlar e gerenciar os principais departamentos que complementa o setor como a manuteno dos funcionrios e das empresas terceirizadas. 5.2.2 Indicadores de desempenho do Processo do Setor de Recebimento do Condomnio O monitoramento do processo de recebimento do condomnio dado atravs de dois sistemas: SISCOB (Sistema do Ita): assim que os boletos so gerados para pagamento entram automaticamente no sistema, assim como, se ocorrer o pagamento dado baixo caso contrrio o mesmo vai para protesto e o pagamento ser somente em cartrio; e, VHSBack (Sistema do Edifcio): aqui feito o provisionamento anual com todas as especificaes de cada cliente e atravs dele possvel conciliar com o sistema do banco, verificando os clientes pagantes e devedores do ano ou ms.

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VI. Concluso O estgio de auxiliar de escritrio com alterao de funo aps dois anos para auxiliar administrativo (efetivada aps experincia de noventa dias), ofereceu-me uma grande oportunidade de conhecimento geral da organizao e como funciona individualmente cada setor, sendo que todos os colaborados (novos ou antigos) tem em mente o mesmo objetivo: dar o melhor de si, sempre satisfazendo todas as necessidades do cliente no se esquecendo do Slogan (Cosmopolitan Praia Flat sua casa fora de casa). Toda a descrio de como funciona os processos internos citados anteriormente, prova que foram todas vistas durante o curso de Administrao de Empresas, principalmente as matrias de Evoluo do Pensamento Administrativo, Prticas de Gesto e Resultados e Governana Corporativa. Portanto, est sendo uma grande experincia ainda devido aos novos problemas que os Clientes e o Mercado nos proporcionam diariamente ou indiretamente, contribuindo para a evoluo tico-profissional de cada colaborador.