SC SHIPPING SA

Ediia 1 Revizia 0

PROCEDURA AUDITUL INTERN

COD: PG 8.2.2/4.5.5 Data aplicrii: 15.03.2010

AUDITUL INTERN
COD: PG 8.2.2/4.5.5

Numele i Prenumele Elaborat Verificat Aprobat Dana Marin Ionel Popa Ion Popescu

Funcie RMI Director Administrativ Director Executiv

Data
15.03.2010 15.03.2010 15.03.2010

Semntura

SC SHIPPING SA
Ediia 1 Revizia 0

PROCEDURA AUDITUL INTERN

COD: PG 8.2.2/4.5.5 Data aplicrii: 15.03.2010

NREGISTRAREA EDIIILOR I REVIZIILOR Ediia/Revizia

Pag/Cap

Cauza reviziei

Descrierea modificrii

Autorul modificrii

Data

1/0

Documentaie iniial

RMI

15.03.2010

DIFUZARE Prezenta procedur este accesibil ntregului personal al S.C. SHIPPING S.A. pe serverul acesteia, iar personalului care nu are acces direct i se distribuie pe un CD controlat. Este meninut un exemplar martor tiprit gestionat de RMI.

SC SHIPPING SA
Ediia 1 Revizia 0

PROCEDURA AUDITUL INTERN

COD: PG 8.2.2/4.5.5 Data aplicrii: 15.03.2010

1. Scop Procedura reglementeaz organizarea i desfurarea activitilor de audit intern al Sistemului Integrat de Management n cadrul S.C. SHIPPING S.A. n scopul verificrii conformitii cu prevederile stabilite i documentate, precum i pentru determinarea eficacitii Sistemului Integrat de Management aplicat. 2. Domeniu de aplicare Procedura se aplic Sistemului Integrat de Management pentru auditurile interne desfurate n cadrul S.C. SHIPPING S.A.. 3. Documente de referin 3.1 Standard ISO 9001: 2008. Sisteme de Management al Calitii. Cerine 3.2. Manualul de Management Integrat (MMI 01). 3.3 Standardul ISO 14001: 2004. Sisteme de management de mediu. Cerine cu ghid de utilizare. 3.4 OHSAS 18001: 2007. Sisteme de management al sntii i securitii ocupaionale. 4. Documente conexe 4.1 Procedura Tratarea accidentelor, incidentelor i neconformitilor (PG 8.3.0-4.5.3). 4.2 Procedura Aciuni corective (PG 8.5.2/4.5.3). 4.3 Procedura Aciuni preventive (PG 8.5.3/4.5.3). 5. Definiii i abrevieri 5.1. Definiii audit proces sistematic, independent i documentat n scopul obinerii de dovezi de audit i evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina msura n care sunt ndeplinite criteriile de audit; auditor - persoan care are competena de a efectua un audit. Auditorul nu poate aparine zonei auditate de ctre acesta; auditat organizaie care este auditat; criterii de audit ansamblu de politici, proceduri sau cerine; observaie a auditului constatare a faptelor fcut n cursul unui audit i susinut de dovezi obiective; mediu - mediul nconjurtor n care funcioneaz o organizaie, care include aerul, apa, solul, resursele naturale, flora, fauna, oamenii i relaiile dintre acestea; risc - combinaie a probabilitii de apariie a unui eveniment periculos sau expunerii la acesta i a severitii rnirii sau mbolnvirii profesionale care poate fi cauzat de eveniment sau de expunerea la acesta; Alte definiii conform standardelor ISO 9000. Sisteme de Management al Calitii Principii fundamentale i vocabular, ISO 14001. Sisteme de management de mediu. Cerine cu ghid de utilizare, OHSAS 18001. Sisteme de management al sntii i securitii ocupaionale.

SC SHIPPING SA
Ediia 1 Revizia 0

PROCEDURA AUDITUL INTERN

COD: PG 8.2.2/4.5.5 Data aplicrii: 15.03.2010

5.2. Abrevieri RAP Raport de aciuni preventive RMI Reprezentantul Managementului Integrat RNC Raport de neconformitate SIM Sistem Integrat de Management 6. Responsabilitate i autoritate 6.1. Directorul Executiv 6.1.1 Aprob Programul de audit intern (F 8.2.2/4.5.5-01) i Planul de audit intern (F 8.2.2/4.5.5-02). 6.1.2 Aprob componena echipelor de audit intern. 6.1.3 Asigur disponibilitatea i autoritatea necesare tuturor persoanelor implicate n activitatea de audit intern. 6.2. Reprezentantul Managementului Integrat (RMI) 6.2.1 Elaboreaz i prezint spre aprobare planul auditurilor interne. 6.2.2 Propune componena echipelor de audit intern. 6.2.3 Dispune msurile operative n pregtirea i derularea auditurilor interne. 6.2.4 Analizeaz constatrile fcute prin audit intern i informeaz Directorul Executiv asupra desfurrii acestei activiti. 6.3 Auditorul ef 6.3.1 Planific i conduce auditurile interne. 6.3.2 Evalueaz rezultatele auditului i elaboreaz Raportul de audit intern (F 8.2.2/4.5.5-03) i Rapoarte de neconformitate (F 8.3.0/4.5.3-01), cu sprijinul membrilor echipei i al auditatului. 6.4 Auditorii 6.4.1 Auditorii trebuie s aib cunotine i abiliti n tehnicile i metodele din domeniu pentru a permite examinarea sistemelor integrat de management i a genera constatrile i concluziile de audit corespunztoare, precum i cunotine i abiliti n procese, produse, inclusiv servicii pentru a nelege contextul tehnologic n care se efectueaz auditul; 6.4.2 Pregtesc efectuarea auditului intern. 6.4.3 Execut activitatea de audit conform planului de audit, instruciunilor auditorului ef i prezentei proceduri. 6.4.4 Consemneaz observaiile i raporteaz auditorului ef rezultatele auditului. 6.4.5 Asist auditorul ef la elaborarea raportului de audit i a rapoartelor de neconformitate. 6.5 Conductorii zonelor auditate 6.5.1 Informeaz personalul implicat asupra obiectivelor i programului auditului.

SC SHIPPING SA
Ediia 1 Revizia 0

PROCEDURA AUDITUL INTERN

COD: PG 8.2.2/4.5.5 Data aplicrii: 15.03.2010

6.5.2 Desemneaz persoanele care nsoesc membrii echipei de audit pe parcursul auditului. 6.5.3 Pun la dispoziie echipei de audit toate resursele necesare, n scopul de a se asigura un audit eficient. 6.5.4 Propun coreciile i aciunile corective necesare pentru nlturarea cauzelor neconformitilor identificate n timpul auditului. 6.5.5 Propun termenele de rezolvare a neconformitilor, exprimnd punctul de vedere propriu. ntreprind n timp util coreciile i aciunile corective pentru eliminarea deficienelor constatate. 6.5.6 Rspund de nlturarea cauzei neconformitilor n termenul stabilit, conform procedurii Aciuni corective (PG 8.5.2/4.5.3). 7. Desfurarea activitilor 7.1. Generaliti 7.1.1. Auditurile interne sunt efectuate semestrial de ctre personal calificat pentru efectuarea acestei activiti n domeniul definit pentru SIM. n prima perioad de funcionare a sistemului, pn la formarea i calificarea auditorilor interni proprii, auditurile interne pot fi realizate i de ctre personal specializat din afara organizaiei; 7.1.2. Auditurile sunt de regul dispuse de ctre conducerea societii i constituie un instrument de supraveghere al acesteia prin care se urmrete: - evaluarea conformitii Sistemului Integrat de Management proiectat i aplicat de societate fa de cerinele standardelor de referin; - determinarea eficicacitii i punerea n eviden a posibilitilor de mbuntire a SIM. 7.1.3. La nceputul fiecrui an RMI elaboreaz Programul de audit intern (F 8.2.2./4.5.5-01), planificnd auditarea n funcie de natura i importana activitii care urmeaz a fi evaluat, astfel nct fiecare element al sistemului s fie verificat cel puin de 2 ori pe an. 7.1.4. Programul de audit intern (F 8.2.2./4.5.5-01) poate conine, pe lng auditurile elementelor SIM, i audituri de proces sau de produs (serviciu), atunci cnd astfel de audituri sunt necesare pentru identificarea posibilitilor de mbuntire a serviciului respectiv. 7.1.5. Programele de audit conin informaii referitoare la: a) perioada de desfurare a auditului; b) zonele care vor fi auditate; c) elementele de sistem/ procesele auditate (funcie de tipul auditului). 7.1.6. Programul este aprobat de Directorul Executiv. Dup aprobare, programul este difuzat efilor compartimentelor care urmeaz a fi audiate. 7.1.7. Atunci cnd din anumite motive sunt necesare modificri n datele coninute n program, sau se consider necesar a se efectua anumite audituri de produs sau de proces care nu au fost iniial programate, aceste modificri sunt operate, iar noul program este supus aprobrii ca i programul iniial. Dup aprobare, programul este redifuzat. 7.1.8. Evaluarea conformrii se face cu ocazia auditului intern i ori de cte ori este cazul, utiliznd un chestionar cu ntrebri din reglementrile de mediu i

SC SHIPPING SA
Ediia 1 Revizia 0

PROCEDURA AUDITUL INTERN

COD: PG 8.2.2/4.5.5 Data aplicrii: 15.03.2010

sntate securitate ocupaional aplicabile organizaiei, numit Chestionar de evaluare a conformrii cu cerinele legale i alte cerine (F 8.2.2/4.5.5-04). 7. 2. Pregtirea auditului 7.2.1 Cu cel puin o sptmn nainte de efectuarea auditului, auditorul ef convoac membrii echipei de audit n vederea pregtirii auditului i elaborrii planului de audit. Se stabilesc sarcinile fiecrui auditor, documentele care trebuie analizate de acetia i strategia de efectuare a auditului. 7.2.2 Auditorul ef elaboreaz Planul de audit (F 8.2.2/4.5.5-02), prin care se stabilete scopul i amploarea auditului, documentele de referin, zilele i orele de desfurare a auditului precum i elementele de sistem care vor fi verificate n fiecare zon. 7.2.3 Planul de audit este transmis conductorilor zonelor care urmeaz a fi evaluate cu cel puin o sptmn nainte de audit. 7.2.4 Membrii echipei de audit analizeaz documentaia n baza creia se efectueaz auditul, rapoartele de la auditurile anterioare realizate n zonele care vor fi auditate, aciunile corective iniiate i alte nregistrri aplicabile. 7.3. Efectuarea auditului propriu-zis 7.3.1. Auditul debuteaz cu o edin de deschidere la care particip echipa de audit i conductorii zonelor care urmeaz s fie evaluate. Auditorul ef prezint planul de audit i dac sunt propuneri de modificare, acestea sunt discutate i stabilite n timpul acestei edine. 7.3.2. Dup terminarea examinrilor, echipa de audit discut rezultatele examinrilor i deficienele constatate. Auditorul ef decide care dintre acestea necesit iniierea de aciuni corective i care vor fi raportate doar ca observaii. 7.3.3. La edina de nchidere sunt comunicate conductorilor zonelor auditate constatrile fcute n timpul auditului; aciunile corective sau preventive i termenele de soluionare a acestora sunt stabilite de comun acord. 7.4. Documentarea auditului 7.4.1 Rezultatele auditului, precum i observaiile rezultate sunt documentate n Raportul de audit (F 8.2.2/4.5.5-03) ntocmit de auditorul ef. Raportul conine: a) identificarea i obiectivele auditului; b) componena echipei de audit i persoanele de contact din partea zonei auditate; c) elementele de sistem i documentele aplicabile; d) locurile unde se difuzeaz raportul. 7.4.2 Pentru neconformitile care pot conduce la nerealizarea obiectivelor SIM se stabilesc aciuni corective de ctre eful zonei auditate i se completeaz Rapoarte de neconformitate (F 8.3.0/4.5.3-01). 7.4.3 Rapoartele de audit, la care sunt ataate Rapoartele de neconformitate (F 8.3.0/4.5.3-01), se difuzeaz la Directorul Executiv i la conductorii zonelor auditate.

SC SHIPPING SA
Ediia 1 Revizia 0

PROCEDURA AUDITUL INTERN

COD: PG 8.2.2/4.5.5 Data aplicrii: 15.03.2010

7.4.4

Raportul de audit difuzat Directorului Executiv, cu dispoziia acestuia, se pstreaz de ctre RMI, care ia msuri pentru aplicarea n practic a dispoziiei Directorului Executiv.

7.5. Urmrirea realizrii msurilor corective 7.5.1. Aciunile corective iniiate n urma efecturii auditului se verific fie printr-o inspecie la finalizarea termenului de soluionare specificat n Raportul de neconformitate, fie printr-un audit de urmrire. 7.5.2. Auditorul ef decide necesitatea efecturii auditului de urmrire n funcie de numrul i importana aciunilor corective iniiate. 7.5.3. Auditul de urmrire se realizeaz n acelai mod ca i cel iniial, cu meniunea c verificrile se vor limita numai la zonele n care au fost depistate neconformiti. 7.5.4. n cazul n care aciunile corective nu se verific n cadrul unui audit de urmrire, auditorul ef inspecteaz modul n care acestea au fost realizate, conform prevederilor din procedura Aciuni corective (PG 8.5.2/4.5.3). 8. Formulare i nregistrri 8.1. Program de audit intern (F 8.2.2./4.5.5-01). 8.2. Plan de audit intern (F 8.2.2/4.5.5-02). 8.3. Raport de audit intern (F 8.2.2/4.5.5-03). 8.4. Chestionar de evaluare a conformrii cu cerinele legale i alte cerine (F 8.2.2/4.5.504). 8.5. Raport de neconformitate (F 8.3.0/4.5.3-01). 9. Anexe 9.1. Formular Program de audit intern (F 8.2.2/4.5.5-01). 9.2. Formular Plan audit intern (F 8.2.2/4.5.5-02). 9.3. Formular Raport de audit intern (F 8.2.2/4.5.5-03). 9.4. Formular Chestionar de evaluare a conformrii cu cerinele legale i alte cerine (F 8.2.2/4.5.5-04).