Sunteți pe pagina 1din 273

MINISTERUL FINANELOR PUBLICE UNITATEA CENTRALA DE ARMONIZARE PENTRU AUDITUL PUBLIC INTERN

GHID PRACTIC MISIUNEA DE AUDIT INTERN PRIVIND ACTIVITATEA DE ACHIZITII PUBLICE Ediia a-II-a

COLECTIV DE REDACTIE GHITA MARCEL Sef Serviciul pentru Strategie si Metodologie General NICOLAU CORNELIA Auditor superior AVIZAT SPRNCEAN MIHAI Director general UCAAPI Asteptam sugestiile dumneavoastra pe adresa UCAAPI sau pe e-mail: marcel.ghita@mfinante.ro sau cornelia.nicolau@mfinante.ro

BUCURESTI 2009

INTRODUCERE

Achiziiile ntr-o instituie public reprezint o funcie suport important, fiind un domeniu de preferin pentru auditorul intern, justificat n mare msur de ponderea acestora, de multitudinea de procese care sunt derulate i n mod implicit de riscurile care le sunt ataate (achiziiile publice sunt activitile cele mai vulnerabile corupiei). Ghidul de audit intern privind achiziiile publice reprezint un model practic de desfurare a unei misiuni, prin parcurgerea n detaliu, a fiecrui pas, ntr-o maniera didactic. Ghidul constituie un model care poate fi utilizat de entitile din sectorul public i care poate fi dezvoltat funcie de situaiile concrete ntlnite de auditori n practic. Elaborarea ghidului de audit intern privind achiziiile publice are la baza prevederile art. 8 lit. c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, referitoare la dezvoltarea i implementarea unor proceduri i metodologii uniforme, bazate pe standardele internaionale. In conformitate cu prevederile punctului 4, Partea I din Normele generale de exercitare a auditului public intern, aprobate prin OMF nr. 38/2003, misiunea de audit intern are drept scop evaluarea sistemelor de management i control intern ale entitii, urmrind transparena i conformitatea cu cadrul normativ. Elaborarea ghidului privind auditul achiziiilor publice cuprinde procedurile i documentele specifice structurate pe cele patru etape stabilite prin normele generale. - In etapa de pregtire a misiunii de audit intern au fost elaborate documentele prevzute de Normele generale i s-au adus clarificri, in special, cu privire la modul concret de dezvoltare a procedurii de Analiza riscurilor, succesiunea documentelor, structura acestora i modul de completare, nivelul de apreciere i mprire al riscurilor n mari, medii i mici, clasarea i ierarhizarea acestora n vederea finalizrii procedurii pe baza creia se va concentra munca pe teren i a Programului preliminar. - In etapa de intervenie la faa locului s-au elaborat teste, prin utilizarea diferitelor tehnici de eantionare, teste de verificare, modele de interviuri, note de relaii i foi de lucru, elemente care s-au constituit n probe de audit i au stat la baza ntocmirii FIAPurilor i FCRI- urilor. - In etapa de elaborare a Raportului de audit intern s-a urmrit structurarea acestuia pe Tematica n detaliu obinut n procedura de Analiza riscurilor i transferarea FIAPurilor i FCRI- urilor ntr-o maniera standardizat pentru a putea fi utilizat de factorii de management. - In etapa de urmrire a recomandrilor n afara documentelor standardizate sunt propuse unele modele de documente pentru evaluarea intern i extern a activitii de audit intern.

Obiectivele Ghidului practic de audit intern privind achiziiile publice de produse, lucrri si servicii corespund asigurrii c: 1. n adoptarea oricrei decizii s-au avut n vedere principiile general acceptate n Uniunea Europeana n acest domeniu: principiul nediscriminrii, respectiv asigurarea condiiilor de manifestare a concurenei reale astfel nct orice operator economic, indiferent de naionalitate, s aib dreptul de a participa la procedura de atribuire i, implicit, de a deveni, n condiiile legii, contractant; principiul tratamentului egal, respectiv stabilirea i aplicarea, n toate etapele procedurii de atribuire, a unor reguli, cerine i criterii, identice pentru toi operatorii economici, astfel nct toi participanii la procedura s beneficieze de anse egale de a deveni, n condiiile legii, contractant; principiul recunoaterii reciproce, respectiv acceptarea: - produselor, serviciilor, lucrrilor oferite in mod licit pe piaa Uniunii Europene, - diplomelor, certificatelor, a altor documente, emise de autoritile competente din alte state, - specificaiilor tehnice, echivalente cu cele solicitate la nivel naional. principiul transparenei, respectiv aducerea la cunotina tuturor celor interesai a informaiilor referitoare la aplicarea procedurii de atribuire; principiul proporionalitii, respectiv asigurarea corelaiei ntre necesitatea obiectiv a autoritii contractante, obiectul contractului de achiziie public i cerinele formulate n contextul aplicrii procedurii de atribuire, principiul eficienei utilizrii fondurilor publice, respectiv aplicarea procedurii de atribuire astfel nct s se obin o maximizare a rezultatului urmrit i utilizarea unor criterii de atribuire care s reflecte n primul rnd avantajele de natura economica ale ofertelor prezentate; principiul asumrii rspunderii, respectiv determinarea clar a sarcinilor i responsabilitilor persoanelor implicate n procesul de achiziie public, urmrindu-se totodat asigurarea profesionalismului i independenei deciziilor adoptate pe parcursul derulrii acestui proces. 2. activitatea de achiziii este bine cunoscut i stpnit, din faza iniierii i lansrii pn la livrare i decontrile finale; 3. Programul anual al achiziiilor publice corespunde necesitilor reale, justificate, bugetate i programate; 4. exist exhaustivitatea nregistrrilor; 5. documentele sunt corect certificate i nregistrate; 6. cheltuielile efectuate corespund unui serviciu prestat; 7. funcionalitatea sistemului de control intern.

Fr a se limita la acestea, obiectivele misiunii de audit intern privind achiziiile publice sunt urmtoarele: A. Obiective generale iniiale 1. Organizarea activitii de achiziii publice 2. Organizarea sistemului informatic al achiziiilor publice 3. Programul anual al achiziiilor publice 4. Pregtirea aplicrii procedurilor de achiziii publice programate

B. Derularea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice 5. 6. 7. 8. 9. Licitaie deschis Licitaie restrns Dialog competitiv Negociere Cererea de oferte

10. Concursul de soluii

C. Obiective generale finale 11. Atribuirea contractului de achiziie public 12. Derularea i administrarea contractului de achiziie public

LIST ACTE NORMATIVE 1) Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare; 2) OMFP nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, cu modificrile i completrile ulterioare; 3) OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, cu modificrile i completrile ulterioare; 4) HG nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din OUG nr. 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare; 5) Manual operaional pentru atribuirea contractelor de achiziii publice, vol. I, elaborat de ANRMAP n 2009; 6) OMFP 2181/2007 7) OMFP 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i de dezvoltare a sistemelor de control managerial; 8) Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare. LIST ABREVIERI UTILIZATE 1) ANRMNAP Autoritatea Naional pentru Reglementarea i Monitorizarea Achiziiilor Publice 2) BA Bcescu Ana, auditor superior; 3) CC Comnescu Cristian, auditor superior; 4) CNSC Consiliul Naional de Soluionare a Contestaiilor; 5) FCRI Formular de Constatare i Raportare a Iregularitilor ; 6) FIAP Fia de Identificare i Analiz a Problemelor; 7) MFP Ministerul Finanelor Publice; 8) PA Petrescu Aurel, ef Serviciul Audit Intern; 9) RN Radu Nicolae, ef Serviciul Achiziii Publice; 10) SAI Serviciul Audit Intern; 11) SAP Serviciul Achiziii Publice; 12) SEAP Sistem Electronic de Achiziii Publice 13) UCVAP Unitatea pentru Coordonarea de Verificarea Achiziiilor Publice 14) UE Uniunea European.

Prezentarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice prevzute de OUG nr. 34/2006 Licitaie deschis - procedura la care orice operator economic interesat are dreptul de a depune oferta. Licitaie restrns - procedura la care orice operator economic are dreptul de a-si depune candidatura, urmnd ca numai candidaii selectai s aib dreptul de a depune oferta. Dialog competitiv - procedura la care orice operator economic are dreptul de a-i depune candidatura i prin care autoritatea contractant conduce un dialog cu candidaii admii, n scopul identificrii uneia sau mai multor soluii apte s rspund necesitilor sale, urmnd ca, pe baza soluiei/soluiilor identificate, candidaii selectai s elaboreze oferta final. Negociere - procedura prin care autoritatea contractanta deruleaz consultri cu candidaii selectai i negociaz clauzele contractuale, inclusiv preul, cu unul sau mai muli dintre acetia. Negocierea poate fi: - cu publicare prealabil a unui anun de participare; - fr publicarea prealabil a unui anun de participare. Cerere de oferta - procedura simplificat prin care autoritatea contractant solicit oferte de la mai muli operatori economici. Autoritatea contractant are dreptul de a aplica aceast procedur numai n cazul n care valoarea estimat, fr TVA, a contractelor de achiziii publice nu depesc anumite praguri valorice. Concurs de soluii - procedura prin care se achiziioneaz, n special n domeniul amenajrii teritoriului al proiectrii urbanistice i peisagistice, al arhitecturii sau n cel al prelucrrii datelor, un plan sau un proiect, prin selectarea acestuia pe baze concureniale de ctre un juriu, cu sau fr acordarea de premii. Achiziia direct - Autoritatea contractant are dreptul de a achiziiona direct produse, servicii sau lucrri, n msura n care valoarea achiziiei estimat nu depete echivalentul n lei a 15.000 euro pentru fiecare achiziie de produse, servicii sau lucrri. (art. 19, OUG 34/2006). - reprezint o modalitate simpl de a cumpra produse, servicii sau lucrri a cror valoare, fr TVA, cumulat pe parcursul unui an, nu depete echivalentul n lei a 15.000 euro vezi Manualul operaional ANRMAP - Autoritatea contractant are obligaia de a asigura obinerea i pstrarea documentelor justificative care dovedesc efectuarea achiziiei directe.

Not: n acest ghid sunt auditate numai modalitile tradiionale de atribuire a contractului de achiziie public (licitaie deschis, licitaie restrns, dialog competitiv, negociere, cerere de ofert i concurs de soluii). Procedurile de licitaie deschis i licitaie restrns reprezint regula de atribuire a oricrui contract de achiziie public, indiferent de valoarea estimat a acestuia. Celelalte reprezint excepii de la regula de atribuire a contractului de achiziie public i intr n responsabilitatea exclusiv a autoritii contractante. Modalitile speciale de atribuire a contractului de achiziie public sunt: acordulcadru, sistemul de achiziie dinamic i licitaia electronic. Acordul-cadru reprezint nelegerea scris intervenit ntre una sau mai multe autoriti contractante i unul sau mai muli operatori economici, al crei scop este stabilirea elementelor/condiiilor eseniale care vor guverna contractele de achiziie public ce urmeaz a fi atribuite ntr-o perioad dat, n mod special n ceea ce privete preul i, dup caz, cantitile avute n vedere. Acordul-cadru este ncheiat de regul, prin aplicarea procedurilor de licitaie deschis sau licitaie restrns. Sistemul de achiziie dinamic este procesul n ntregime electronic, limitat n timp i deschis pe ntreaga sa durat oricrui operator economic care ndeplinete criteriile de calificare i selecie i care a prezentat o ofert iniial conform cu cerinele caietului de sarcini. Sistemul dinamic se utilizeaz numai pentru produse de uz curent ale cror caracteristici sunt general disponibile pe pia (exemple: articole de papetrie, suporturi de date - dischete, CD, DVD - produse de uz gospodresc, baterii electrice i acumulatori, unelte de mn) Licitaia electronic este procesul repetitiv realizat dup o prim evaluare complet a ofertelor, n care ofertanii au posibilitatea, exclusiv prin intermediul mijloacelor electronice, de a reduce preurile prezentate i /sau de a mbunti alte elemente ale ofertei; evaluarea final trebuie s se realizeze n mod automat prin mijloacele electronice utilizate. ncepnd cu anul 2008, autoritatea contractant are obligaia de a utiliza mijloacele electronice pentru aplicarea procedurilor de atribuire i pentru realizarea achiziiilor directe, ntr-un procent de cel puin 20% din valoarea total a achiziiilor publice efectuate de aceasta n cursul anului respectiv. Pn n 2010 toate administraiile publice din Europa trebuie s dispun de capacitatea de a realiza 100% din achiziiile publice prin mijloace electronice i cel puin 50% din achiziiile publice aflate peste pragurile valorice europene vor trebui realizate prin aceste mijloace.

Etapele de derulare ale misiunii de audit intern Modul de desfurare a unei misiuni de audit intern si documentele elaborate pe parcursul acesteia sunt prezentate in urmtorul tabel: Fazele Activiti/ operaiuni Documente elaborate misiunii
Elaborarea Ordinului de serviciu ntocmirea Declaraiei de independen Notificarea nceperii misiunii Colectarea i prelucrarea informaiilor preliminare Analiza aspectelor pozitive i negative PREGTIREA MISIUNII Stabilirea eantionului pentru realizarea interveniei la faa locului i ntocmirea calendarului interveniei Elaborarea programului de audit edina de deschidere Notificarea interveniei la faa locului Colectarea dovezilor i utilizarea instrumentelor aplicabile INTERVENIA LA FAA LOCULUI Analiza si prelucrarea informaiilor colectate Revizuirea documentelor de lucru edina de nchidere Elaborarea Raportului de audit intern privind achiziiile publice (proiect) Transmiterea proiectului Raportului de audit intern privind achiziiile publice Analiza observaiilor i punctelor de vedere ale structurii auditate Reuniunea de conciliere Finalizarea Raportului de audit intern privind achiziiile publice Difuzarea Raportului de audit intern privind achiziiile publice Arhivarea raportului i documentelor misiunii Urmrirea stadiului implementrii recomandrilor Supervizarea misiunii Ordinul de serviciu Declaraia de independen Notificarea i anexa Teste modele Tabloul aspectelor pozitive si negative posibile Situaia aspectelor negative semnificative identificate Calendarul preliminar al interveniei la faa locului Programul de audit Programul interveniei la faa locului Minuta edinei de deschidere Notificarea interveniei la faa locului Liste de verificare Chestionare Teste FIAP- uri FCRI- uri Rezumatul informativ Minuta edinei de nchidere Raport de audit public intern privind achiziiile publice (proiect) Adres de transmitere Raport de audit intern privind achiziiile publice (proiect actualizat) Minuta reuniunii de conciliere Raportul de audit intern privind achiziiile publice (forma finala) Nota de prezentare a raportului spre aprobare Nota de transmitere Dosarele misiunii de audit intern privind achiziiile publice Fi de urmrire a recomandrilor Lista de supervizare a documentelor

ELABORAREA RAPORTULUI DE AUDIT INTERN

URMRIREA RECOMANDRILOR SUPERVIZARE A MISIUNII

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern Nr. 45/9.01.2009 ORDIN DE SERVICIU

n conformitate cu prevederile art. 8, litera c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare, Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003, cu modificrile i completrile ulterioare i cu Planul de audit public intern pentru anul 2009, se va efectua o misiune de audit intern privind achiziiile publice la Direcia Administrativ i Patrimoniu, Serviciul Achiziii Publice, n perioada 1.02.-30.04. 2009. Scopul misiunii de audit intern este de a se asigura ca: n adoptarea oricrei decizii n procesul de achiziii publice s-au avut n vedere principiile general acceptate n U E n acest domeniu: activitatea de achiziii este bine cunoscut i stpnit, din faza iniierii i lansrii pn la livrare i decontrile finale; controlul intern este funcional; exista exhaustivitatea nregistrrilor; documentele sunt corect certificate i nregistrate ; cheltuielile efectuate corespund unui serviciu prestat; Programul anual al achiziiilor publice corespunde necesitilor reale, justificate, bugetate i programate. Obiectivele misiunii de audit intern sunt: A. Obiective generale iniiale 1. Organizarea activitii de achiziii publice 2. Organizarea sistemului informatic al achiziiilor publice 3. Programul anual al achiziiilor publice 4. Pregtirea aplicrii procedurilor de achiziii publice programate B. Derularea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice 5. Licitaie deschis 6. Licitaie restrns 7. Dialog competitiv 8. Negociere 9. Cererea de oferte 10. Concursul de soluii

C. Obiective generale finale 11. Atribuirea contractului de achiziie public 12. Derularea i administrarea contractului de achiziie public Menionm c se va efectua un audit de conformitate privind activitatea de achiziii publice. Perioada supus evalurii este: 01.01.-31.12.2008. Echipa de audit intern este formata din Comnescu Cristian (coordonator) i Popescu Maria. Supervizorul misiunii este eful structurii de audit intern.

ef Serviciul Audit Intern, Petrescu Aurel

10

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice DECLARAIA DE INDEPENDEN Incompatibiliti n legtur cu Serviciul Achiziii Publice Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni in misiunea de audit intern, n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit intern? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii auditate? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii auditate? Suntei so, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii auditate sau cu membrii organelor de conducere colectiv din unitile din subordinea/coordonarea/sub autoritatea acesteia ? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la entitatea/structura auditat? Ai fost implicat n activitatea financiar-contabil la entitatea auditat sau la o unitate din subordinea/n coordonarea/sub autoritatea acesteia ? Avei vreun interes direct sau indirect la entitatea/structura auditat? Dac n timpul misiunii de audit intern, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai de urgen conductorul structurii de audit intern? Auditor intern Comnescu Cristian In continuare se completeaz de ctre conductorul structurii de audit intern 1. Incompatibiliti personale. Nu exist. 2. Pot fi negociate/diminuate incompatibilitile? Dac da, explicai cum anume Nu este cazul. Data 12.01.2009 ef Serviciul Audit Intern, Petrescu Aurel 11 Da Nu X X X X X X X X X

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice DECLARAIA DE INDEPENDEN Incompatibiliti n legtur cu Serviciul Achiziii Publice Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni in misiunea de audit intern, n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit intern? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii auditate? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii auditate? Suntei so, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii auditate sau cu membrii organelor de conducere colectiv din unitile din subordinea/coordonarea/sub autoritatea acesteia ? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la entitatea/structura auditat? Ai fost implicat n activitatea financiar-contabil la entitatea auditat sau la o unitate din subordinea/n coordonarea/sub autoritatea acesteia ? Avei vreun interes direct sau indirect la entitatea/structura auditat? Dac n timpul misiunii de audit intern, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai de urgen conductorul structurii de audit intern? Auditor intern Popescu Maria n continuare se completeaz de ctre conductorul structurii de audit intern 1. Incompatibiliti personale D-ra Popescu Maria este rud cu noul conductor al structurii auditate. ncepnd cu 25 ianuarie 2008 a fost numit n funcia de director la Direcia Administrativ i Patrimoniu domnul Popescu Laureniu, vrul d-rei Popescu Maria. 2. Pot fi negociate/diminuate incompatibilitile? Dac da, explicai cum anume. Incompatibilitatea este real, nu se poate modifica. D-ra Popescu Maria este nlocuit cu d-na Bcescu Ana. Data 12.01.2009 Sef Serviciul Audit Intern, Petrescu Aurel 12

Da

Nu X X X X X X X X

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice DECLARAIA DE INDEPENDEN Incompatibiliti n legtur cu Serviciul Achiziii Publice Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni in misiunea de audit intern, n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit intern? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii auditate? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii auditate? Suntei so, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii auditate sau cu membrii organelor de conducere colectiv din unitile din subordinea/coordonarea/sub autoritatea acesteia ? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la entitatea/structura auditat? Ai fost implicat n activitatea financiar-contabil la entitatea auditat sau la o unitate din subordinea/n coordonarea/sub autoritatea acesteia ? Avei vreun interes direct sau indirect la entitatea/structura auditat? Dac n timpul misiunii de audit intern, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai de urgen conductorul structurii de audit intern? Auditor intern Bcescu Ana In continuare se completeaz de ctre conductorul structurii de audit intern 1. Incompatibiliti personale Nu exist. 2. Pot fi negociate/ diminuate incompatibilitile? Dac da, explicai cum anume Nu este cazul. Da Nu X X X X X X X X X

Data 13.01,2009

Sef Serviciul Audit Intern, Petrescu Aurel 13

n practic, se recomand ca eful compartimentului de audit intern, nainte de a se hotr asupra echipei de auditori, care va realiza misiunea, s le mai adreseze urmtoarele ntrebri: 1. Avei cunotine suficiente privind domeniul achiziiilor publice? 2. Putei selecta responsabilitile i problemele, s stabilii riscurile specifice i s identificai disfunciile i abaterile? 3. Putei evalua eficacitatea proceselor i sistemelor n raport cu cerinele specificate i conformitatea obiectivelor cu politica entitii? 4. Putei concepe sisteme de raportare i s formulai corect i obiectiv puncte de vedere n urma analizelor efectuate? 5. Stpnii tehnicile i metodele de colectare, analiz i interpretare a datelor i informaiilor specifice unui audit al conformitii? Dac n timpul misiunii de audit apare o situaie de incompatibilitate, eful compartimentului de audit intern procedeaz la eliminarea sau diminuarea lor, eventual prin transferarea atribuiilor ntre auditorii interni.

14

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern Nr. 46/14.01.2009 ORDIN DE SERVICIU n conformitate cu prevederile art. 8, litera c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare, Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003, cu modificrile i completrile ulterioare i cu Planul de audit public intern pentru anul 2009, se va efectua o misiune de audit intern privind achiziiile publice la Direcia Administrativ i Patrimoniu, Serviciul Achiziii Publice, n perioada 1.02.-30.04. 2009. Scopul misiunii de audit intern este de a se asigura c: n adoptarea oricrei decizii n procesul de achiziii publice s-au avut n vedere principiile general acceptate n U E n acest domeniu: activitatea de achiziii este bine cunoscut i stpnit, din faza iniierii i lansrii pn la livrare i decontrile finale; controlul intern este funcional; exista exhaustivitatea nregistrrilor; documentele sunt corect certificate i nregistrate ; cheltuielile efectuate corespund unui serviciu prestat; Programul anual al achiziiilor publice corespunde necesitilor reale, justificate, bugetate i programate. Obiectivele misiunii de audit intern sunt: A. Obiective generale iniiale 1. Organizarea activitii de achiziii publice 2. Organizarea sistemului informatic al achiziiilor publice 3. Programul anual al achiziiilor publice 4. Pregtirea aplicrii procedurilor de achiziii publice programate D. Derularea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice 5. Licitaie deschis 6. Licitaie restrns 7. Dialog competitiv 8. Negociere 9. Cererea de oferte 10. Concursul de soluii

15

E. Obiective generale finale 11. Atribuirea contractului de achiziie public 12. Derularea i administrarea contractului de achiziie public Menionm c se va efectua un audit de conformitate privind activitatea de achiziii publice. Perioada supus evalurii este: 01.01.-31.12.2008. Echipa de audit intern este formata din Comnescu Cristian (coordonator) i Bcescu Ana. Supervizorul misiunii este eful Serviciului Audit Intern.

ef Serviciul Audit Intern, Petrescu Aurel

16

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern Nr. 50/16.01.2009 NOTIFICARE privind declanarea misiunii de audit intern Ctre: Direcia Administrativ i Patrimoniu, Serviciul Achiziii Publice De la: eful Serviciului Audit intern Referitor la misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Stimate domn POPESCU Laureniu Stimate domn Radu NICOLAE n conformitate cu prevederile art.11, lit.c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare, i cu Planul de audit intern pe anul 2009, urmeaz c n perioada 1 februarie 30 aprilie 2009 s efectum o misiune de audit intern cu tema Activitatea de achiziii publice la Direcia Administrativ i Patrimoniu, Serviciul Achiziii Publice. Auditul intern va examina responsabilitile asumate de ctre Serviciul Achiziii Publice i va determina dac acesta i-a ndeplinit obligaiile n mod eficient i efectiv. Perioada supus evalurii este 01.01.-31.12.2008. Ulterior, v vom contacta pentru a stabili de comun acord data edinei de deschidere, n cadrul creia vor fi discutate diverse aspecte ale misiunii de audit intern. Printre acestea enumerm: - prezentarea auditorilor; - scopul i obiectivele misiunii de audit intern; - calendarul preliminar al interveniilor la faa locului; - persoanele de contact; - alte aspecte organizatorice. Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm s ne punei la dispoziie n termen de 10 zile de la data primirii prezentei adrese urmtoarea documentaie necesar: legile i reglementrile ce se aplic activitii dumneavoastr, organigrama, regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor existente, toate procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate n vederea desfurrii activitii de achiziii publice i un exemplar al rapoartelor anterioare care se refera la aceasta tem. Pentru documentele solicitate se va asigura conformitatea cu originalul. Detalii suplimentare putei obine la tel. ., persoana de contact este: Comnescu Cristian, auditor intern, coordonatorul misiunii.

Cu stim, ef Serviciul Audit Intern Petrescu Aurel

17

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern

COLECTAREA INFORMAIILOR

Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice ntocmit: Bcescu Ana Data: Avizat: Petrescu Aurel Data:

COLECTAREA INFORMAIILOR SERVICIUL ACHIZIII PUBLICE Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii auditate Obinerea organigramei Obinerea Regulamentului de organizare i funcionare Obinerea fielor posturilor Obinerea procedurilor scrise i formalizate Identificarea personalului responsabil Obinerea Raportului de audit intern anterior DA X X X X X NU X X Exist doar parial Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern privind activitatea de achiziii publice OBSERVAII

Rapoarte elaborate de alte instituii Obinerea strategiilor i politicilor de dezvoltare ale entitii i implicit ale departamentului de achiziii publice Obinerea delegrilor de atribuii i sarcini

X X X

Menionm c pentru rspunsurile negative primite n aceast faz a derulrii misiunii de audit intern se vor efectua teste pentru fixarea de recomandri i concluzii pertinente.

18

Entitatea Public Serviciul de Audit Intern CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOTIN - CLC Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01 31.12.2008 ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana Avizat: Petrescu Aurel Nr. crt. A. 1 2 3 4 NTREBAREA
DA NU

Data: Data:

5 6 7 8 9 10

OBSERVAII Cunoaterea contextului socio-economic de funcionare a Serviciului Achizitii Publice Care este numrul salariailor 20 de posturi cu 12 ocupate. Serviciului Achizitii Publice? Exist un buget al serviciului? Exist buget la nivel de Nu organizaie. Necesitile financiare ale serviciului Da sunt corelate cu bugetul elaborat? Care sunt atribuiile generale ale Elaborarea programului anual al serviciului? achizitiilor publice Elaborarea documentatiilor de atribuire Asigura activitatea de publicitate Aplica si finalizeaza procedurile de atribuire Constituie si pastreaza dosarele achizitiilor publice Atribuiile generale sunt acoperite n Da totalitate de sarcinile stabilite posturilor? Care este nivelul de competene al De a aplica intocmai prevederile salariailor? OUG nr. 34/2006 . Care este nivelul de calificare al 2 salariai sunt asisteni, 2 sunt personalului? principali i 8 sunt superiori. Tot personalul are calificare 2 salariati au studii tehnice. Da economica? Personalul este evaluat cel puin anual? Da Complexitatea obiectivelor individuale Sunt meninute anual la acelai este mbuntit anual, n corelaie de nivel. cunotinele acumulate? Aprecierea realizrii obiectivelor este realizat n funcie de nivelul de criteriile Da de performan?

11

19

12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

Posturile existente asigur realizarea Da activitilor? Exist un sistem de motivare al salariailor? Motivarea moral a salariailor exist n cadrul serviciului? Exist un plan de carier definit pentru funcia de expert si/sau consilier? Exist un sistem informatic fiabil la nivelul serviciului? Exist o politic elaborat la nivelul domeniului de activitate? Eficientizarea activitilor se realizeaz prin asigurarea accesului la elementele noi n materia achizitiilor publice? Exist o evaluare a funcionabilitii Serviciului Achizitii Publice? Abilitile de comunicare ale personalului se urmresc a fi dezvoltate? Relaiile de autoritate sunt definite i aplicate la nivelul serviciului? Relaiile ierarhice asigur o bun colaborare ntre posturile de conducere i cele de execuie? Delegarea activitilor este folosit pentru asigurarea continuitii activitilor? Sarcinile sunt astfel definite nct s asigure o bun cooperare ntre posturile de acelai nivel? Relaiile de control stabilite personalului de conducere conduc la o evaluare adecvat a modului de realizare a atribuiilor de ctre personalul din subordine? Relaiile de reprezentare asigur o bun reprezentare a serviciului att n cadrul entitatii ct i n afara acesteia? Structura organizatoric este capabil s rspund cerinelor entitatii sau a mediului n care acioneaz? Exist o analiz SWOT la nivelul serviciului? Nu Nu Da Nu

ns acestea au un grad de ocupare de 60%. Motivarea se face financiar

In mica masura Nu Nu Da Da Da Da

Da

26 27 28

Da Da Nu

20

B. 1 2 3 4

Cunoaterea contextului organizaional al Serviciului Achizitii Publice Care este subordonarea serviciului? Cu cine are relaii de colaborare? Care sunt relaiile ierarhice? n cadrul serviciului care sunt relaiile ierarhice? Mai exist i alte funcii de conducere? Exist organigram la nivelul serviciului? Organigrama exprim corect relaiile ierarhice? Organigrama exprim relaiile cu celelalte compartimente? Exist obiective definite la nivelul serviciului? Exist obiective individuale la nivelul posturilor de lucru? Care este organizarea funcional a serviciului? Exist fie ale posturilor pentru toate posturile existente n cadrul compartimentului? Fiele posturilor sunt ntocmite n funcie de complexitatea activitilor stabilite postului sau pregtirea persoanei care l ocup? n cadrul fiecrui post sunt definite i stabilite obiective? Sarcinile sunt definite clar n cadrul postului? n cadrul fielor posturilor sunt definite responsabiliti? Atribuiile posturilor de conducere difer fa de cele ale posturilor de execuie? Posturile rspund necesitilor obiectivelor? n cadrul serviciului exist norme de conduit? Nu Da Da Da Da Da Conducerea pe baz de obiective. Da n funcie de complexitatea activitilor Da Da Da Da Da Nu n subordinea conductorului entitatii. Cu toate celelalte compartimente. Subordonat conductorului instituiei, nu are compartimente n subordine. Seful serviciului este subordonat conductorului entitii, iar salariaii sunt subordonai sefului de serviciu.

5 6 7 8 9 10 11 12 13

14 15 16 17 18 19

21

20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

Exist asigurat continuitatea activitilor n cadrul serviciului? Exist o diagram funcional la nivelul serviciului? Nivelul de conducere are putere decizional? Exist un circuit al documentelor n cadrul serviciului? Toate documentele elaborate la nivelul serviciului sunt cuprinse n circuitul documentelor? Exist stabilit un circuit informaional la nivel de serviciu? Circuitul informaional permite urmrirea documentelor pe fluxul realizrii? Accesul la informaii este stabilit pe nivele ierarhice? Sarcinile sunt comunicate zilnic salariailor? Urmrirea realizrii sarcinilor de ctre salariai este realizat zilnic? Structura organizatoric rspunde necesitilor activitilor derulate?

Da Nu Da Da Da Da Da Da Nu Nu Toi salariai sunt implicai n realizarea tuturor activitilor. Este necesar o separare a activitilor i o specializare pe acestea a salariailor Da Promovare se face n condiiile stabilite de lege Da Da Nu Da Da Da

31 32 33 34 35 36 37 38

tatul de funcii corespunde posturilor existente? Exist un sistem de promovare al salariailor? Posturile de lucru asigur flexibilitate n realizarea activitilor alocate? Structura organizatoric corespunde scopurilor i obiectivelor generale ale organizaiei? Realizarea activitilor are la baz un set de indicatori stabilii? Activitile asigur conformitatea cu reglementrile i metodologiile? Activitile asigur conformitatea cu procedurile elaborate? Necesitatea postului este susinut prin definirea de atribuii specifice complexitii i nivelului acestuia?

22

39 40

41 42 C. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Este respectat principiul echilibrului dintre sarcini i competene? Concordana cerinelor postului cu caracteristicile titularului asigur corespondena dintre volumul, natura i complexitatea sarcinilor, competenelor i responsabilitilor postului cu aptitudinile, deprinderile i experiena acestuia? Elaborarea rapoartelor de activitate respect coninutul tematic? Lucrrile de sintez i raportare sunt aprobate de conducerea entitii?

Da

Nu in totalitate

Nu in totalitate Da

Cunoaterea funcionrii Serviciului Achizitii Publice? Fisa postului definete clar cerinele postului? Nivelul de cunotine al salariatului asigur realizarea sarcinilor postului e care l ocup? n cadrul serviciului sunt elaborate procedurile de lucru? Procedurile de lucru acoper toate activitile? Procedurile de lucru descriu corect activitile procedurate? Procedurile de lucru definesc corect responsabilitile? Procedurile de lucru sunt cunoscute i aplicate de salariai? Procedurile de lucru asigur separarea sarcinilor? Exist regulament de organizare i funcionare? Regulamentul de organizare i funcionare definete corect atribuiile serviciului? Exist registru de coresponden la nivelul serviciului? Care sunt problemele la nivelul serviciului? Care sunt reformele la nivelul serviciului? Exist realizat n cadrul serviciului o analiz a posturilor? Da Da Este folosit cadrul normativ Este folosit cadrul normativ Este folosit cadrul normativ Este folosit cadrul normativ Este folosit cadrul normativ Este folosit cadrul normativ Da Da Da Lipsa de personal. Nu exist elaborat nici o reform. Nu Dar necesita actualizari

23

15 16

Exist un program de pregtire a personalului? Programul de pregtire are la baz necesitile rezultate din evaluarea performanelor individuale i nevoile individuale?

edinele de lucru din cadrul serviciului. Programul este realizat pe baza solicitrilor formulate de salariai

Data:

Auditori,

24

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern LISTA CENTRALIZATOARE A ACTIVITILOR AUDITABILE Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01 31.12.2008 ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana Avizat: Petrescu Aurel

Data: Data:

A. OBIECTIVE GENERALE INIIALE Nr. crt. 1. Obiective ORGANIZAREA ACTIVITII DE ACHIZIII PUBLICE Activiti auditabile Obs.

2.

3.

4.

1. Procedurile specifice care reglementeaz activitatea de achiziii publice 2. Resursele umane ale Serviciului Achiziii Publice 3. Sistemul de gestionare a riscurilor conducerea Registrului riscurilor ORGANIZAREA 4. Dotarea cu tehnic de calcul a Serviciului SISTEMULUI Achiziii Publice i pregtirea profesional INFORMATIC AL corespunztoare a personalului ACHIZIIILOR 5. Crearea bazei proprii de date i PUBLICE responsabilizarea personalului implicat n utilizarea sistemului informatic al achiziiilor publice PROGRAMUL ANUAL 6. Fundamentarea Programului anual al AL ACHIZIIILOR achiziiilor publice PUBLICE 7. Alegerea procedurii de atribuire 8. Anunul de intenie PREGTIREA 9. Anunul de participare APLICRII 10. Notificare UCVAP PROCEDURILOR DE 11. Comisia de evaluare ACHIZIII PUBLICE 12. Documentaia de atribuire PROGRAMATE 13. Garania de participare

25

B. DERULAREA PROCEDURILOR DE ATRIBUIRE A CONTRACTELOR DE ACHIZIII PUBLICE- regrupare toate procedurile Nr. crt. 5. 6. 7. Obiective LICITAIE DESCHIS LICITAIE RESTRNS DIALOG COMPETITIV Activiti auditabile 14. Deschiderea i calificarea ofertelor 15. Stabilirea ofertei ctigtoare 16. Depunerea candidaturilor i selecia acestora 17. Stabilirea ofertei ctigtoare 18. Preselectarea candidailor 19. Desfurarea dialogului cu candidaii preselectai 20. Stabilirea ofertei ctigtoare 21. Condiii de aplicare a procedurii de negociere 22. Preselecia candidailor 23. Negocierea i stabilirea ofertei ctigtoare 24.Invitaia de participare 25. Deschiderea i calificarea ofertelor 26. Stabilirea ofertei ctigtoare 27. Juriul de evaluare 28. Selecia preliminar 29. Stabilirea concurentului ctigtor Obs.

8.

NEGOCIERE

9. 10.

CERERE DE OFERT CONCURS DE SOLUII

C. OBIECTIVE GENERALE FINALE Nr. crt. 11. 12. Obiective ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE DERULAREA I ADMINISTRAREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC Activiti auditabile 30. Soluionarea contestaiilor 31. Semnarea contractului de achiziie public 32. Anunul de atribuire 33. Garania de bun execuie 34. Finalizarea contractului de achiziie public 35. Dosarul achiziiei publice 36. Analiza procesului de achiziie public Obs.

Nota: Lista centralizatoare a activitilor auditabile reprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i cuprinde, pentru acest studiu de caz, 36 de activiti auditabile, structurate pe 12 obiective.

26

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern IDENTIFICAREA RISCURILOR SEMNIFICATIVE Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01 31.12.2008 ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana Avizat: Petrescu Aurel Nr. crt. 1.

Data: Data:

A. OBIECTIVE GENERALE INIIALE Obiective ORGANIZAREA ACTIVITII DE ACHIZIII PUBLICE Activiti auditabile 1. Procedurile specifice care reglementeaz activitatea de achiziii publice Riscuri semnificative Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice sunt insuficiente Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice nu ndeplinesc condiiile de conformitate Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice nu sunt actualizate funcie de modificrile legislative Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice nu sunt cunoscute i nu se aplic Neadecvarea structurii profesionale a personalului cu necesitile compartimentului Existena unui numr mare de posturi neocupate Neactualizarea fielor posturilor Nerespectarea principiului segregrii sarcinilor de serviciu Obs.

2. Resursele umane ale Serviciului Achiziii Publice

27

Nr. crt.

Obiective

Activiti auditabile 3. Sistemul de gestionare a riscurilor conducerea Registrului riscurilor

Riscuri semnificative Necuprinderea atribuiilor stabilite prin ROF n fiele posturilor Evaluarea formal a personalului Insuficienta unor programe de pregtire profesional continu Inexistena unei politici privind gestionarea riscurilor Nedesemnarea unei persoane responsabil cu identificarea i elaborarea Registrului riscurilor Neactualizarea sistematic a Registrului riscurilor

Obs.

2.

ORGANIZAREA SISTEMULUI INFORMATIC AL ACHIZIIILOR PUBLICE

4. Dotarea cu tehnica de calcul a Serviciului Achiziii Publice i pregtirea profesional corespunztoare a personalului

Dotarea cu hard i soft insuficienta Inexistena unui sistem informatic care sa asiste activitatea de achiziii publice Neinstruirea sistematic a utilizatorilor sistemului informatic Neinformarea periodic sau ori de cte ori este necesar asupra modificrilor survenite n sistemul informatic Baz de date insuficient, care nu permite consultarea ofertelor reprezentative Neactualizarea sistematica a bazei proprii de date Inexistena programelor anti-virus Neasigurarea proteciei mpotriva accesrii de ctre persoane neautorizate prin sistem de parole Nerespectarea calendarului privind modificarea periodica a parolelor de acces Nedesemnarea personalului pentru sigurana sistemului informatic aferent activitii de achiziii publice

5. Crearea bazei proprii de date i responsabilizarea personalului implicat n utilizarea sistemului informatic al achiziiilor publice

28

Nr. crt. 3.

Obiective PROGRAMUL ANUAL AL ACHIZIIILOR PUBLICE

Activiti auditabile 6. Fundamentarea Programului anual al achiziiilor publice 7. Alegerea procedurii de atribuire 8. Anunul de intenie

Riscuri semnificative Activitatea de achiziii nu se desfoar pe baza unui program anual Corelarea insuficienta ntre Program i politica de realizarea a obiectivelor entitii Lipsa referatelor de necesitate privind achiziiile publice Depirea bugetului alocat Programul nu ndeplinete condiiile de conformitate Estimarea eronata a valorii contractelor de furnizare/lucrri/ servicii Procedura de atribuire a contractului de achiziie public este stabilit fr respectarea pragurile valorice prevzute n ordonan Divizarea achiziiei publice astfel nct s se obin plafoane pariale mai mici Utilizarea abuziv/improprie a procedurii de atribuire Inexistena unei note justificative pentru utilizarea unui anumit tip de procedur de achiziie public Anunul de intenie nu respecta coninutul minim de informaii Omiterea unor contracte cu o valoare estimata egala sau mai mare de 750.000 euro Anunul de intenie cuprinde n comun achiziii de produse, lucrri i servicii Anunul de intenie nu este publicat n termenul legal Anunul de intenie nu este transmis corespunztor ctre sursele de informare prevzute (Monitorul Oficial, SEAP, Jurnalul Oficial al Uniunii Europene)

Obs.

29

Nr. crt. 4.

Obiective PREGTIREA APLICRII PROCEDURILOR DE ACHIZIII PUBLICE PROGRAMATE

Activiti auditabile 9. Anunul de participare 10. Notificarea UCVAP

Riscuri semnificative Anunul de participare nu respecta condiiile de conformitate Anunul de participare publicat n mijloace de informare diferite conine informaii diferite Anunul de participare conine informaii care contravin precizrilor din Documentaia de atribuire Neinformarea UCVAP de iniierea unor proceduri de atribuire Continuarea procedurii de atribuire, pe proprie rspundere, prin neimplementarea recomandrilor UCVAP Decizia de numire a comisiei de evaluare nu ndeplinete condiiile de conformitate Membrii comisiei de evaluare nu au pregtire profesional i experiena relevant n domeniu Incompatibilitate ntre membri comisiei de evaluare i ofertani Constituirea unei singure comisii pentru atribuirea tuturor contractelor de achiziii Mai puin de 3 membri n componena comisiei de evaluare Documentaia de atribuire nu ndeplinete condiiile de conformitate Cerine care ncalc principiile ce stau la baza atribuirii contractului de achiziie public Neconformitatea operaiunilor n ceea ce privesc solicitrile de clarificri i completri la Documentaie

Obs.

11. Comisia de evaluare

12. Documentaia de atribuire

30

Nr. crt.

Obiective

Activiti auditabile 13. Garania de participare

Riscuri semnificative Perioada de valabilitate a garaniei de participare mai mic dect perioada de valabilitate a ofertei Neconformitatea scrisorii de garanie bancar Nerespectarea cuantumului prevzut pentru garania de participare Nerespectarea condiiilor de restituire/reinere a garaniei de participare

Obs.

B. DERULAREA PROCEDURILOR DE ATRIBUIRE A CONTRACTELOR DE ACHIZIII PUBLICE Nr. crt. 5. Obiective LICITAIE DESCHIS Activiti auditabile 14. Deschiderea i calificarea ofertelor 15. Stabilirea ofertei ctigtoare Riscuri semnificative Proces-verbal de deschidere a ofertelor neconform Oferta depusa nu corespunde cerinelor prevzute n documentaia de atribuire Acceptarea ofertei nedepuse la termen Oferta nu este nsoit de dovada constituirii garaniei pentru participare Restricionarea numrului ofertelor depuse Modificarea/retragerea ofertei n perioada de valabilitate Acceptarea ofertei neeligibile/nenregistrate/fr capacitate tehnic i ec.-financiar Continuarea procedurii cu 1 singur ofert depus Examinarea ofertelor nu se realizeaz la sediul autoritii contractante Evaluarea ofertelor nu se realizeaz n concordan cu termenii din caietul de sarcini Stabilirea eronat a clasamentului ofertelor Obs.

31

Nr. crt.

Obiective

Activiti auditabile

Riscuri semnificative Neconformitatea Raportului de evaluare a ofertei i propunerii de atribuire a contractului Rezultatul evalurii nu se comunic participanilor Limitarea nejustificat a numrului de candidai Un candidat depune mai multe oferte n cadrul aceleiai proceduri Aplicarea unor criterii de selecie neprevzute n anunul de participare Continuarea procedurii cu mai puin de 5 candidai selectai Inexistena unui raport intermediar aprobat Necomunicarea rezultatului selectrii candidailor Candidaii modific oferta funcie de informaiile suplimentare solicitate de autoritatea contractant Nerespectarea termenului i locaiei stabilite pentru deschiderea ofertelor Stabilirea eronat a factorilor de evaluare a ofertelor Evaluare incorect a ofertelor Neasigurarea unei concurenei reale la preselectare Subiectivism i discriminare n preselectarea candidaturilor Neinformare asupra criteriilor i regulilor de preselecie Neinformare asupra numrului minim i maxim de preselectri Candidaii nu sunt informai de rezultatul preseleciei

Obs.

6.

LICITAIE RESTRNS

16. Depunerea candidaturilor i selecia acestora

17. Stabilirea ofertei ctigtoare

7.

DIALOG COMPETITIV

18. Preselectarea candidailor

32

19. Desfurarea dialogului cu candidaii preselectai

Date diferite de transmitere a invitaiilor de participare ctre candidaii preselectai Participarea la consultri i a unor ofertani nepreselectai Dialogul nu asigur un tratament egal tuturor candidailor Inexistena proceselor-verbale ale ntlnirilor cu candidaii admii Inexistena unui raport al fazei intermediare a dialogului, dac este cazul Candidaii nu sunt informai de rezultatul fazei intermediare a dialogului Timp insuficient prevzut pn la depunerea ofertei finale Oferta final este elaborat fr acordul candidailor Neconformitatea invitaiei de depunere a ofertei finale Candidaii modific oferta funcie de informaiile suplimentare solicitate de autoritatea contractant Inexistena raportului procedurii de atribuire Modificarea cerinelor iniiale prevzute n Documentaia de atribuire Neacordarea importanei atribuirii unui contract unui anumit operator economic Neiniierea de negocieri cu concurenii ctigtorii ai unui concurs de soluii Contractri n domeniul cercetrii tiinifice cu scopul obinerii de profit Continuarea contractului dup ncetarea situaiei de urgen Inexistena notei justificative pentru utilizarea acestui tip de procedur de achiziie public 33

20. Stabilirea ofertei ctigtoare

8.

NEGOCIEREA

21. Condiii de aplicare a procedurii de negociere

22. Preselecia candidailor

Folosirea la preselecie a criteriului preul cel mai sczut nceperea negocierilor cu un numr insuficient de candidai Nerespectarea termenelor pentru verificarea ofertelor preliminare Neinformarea ofertantului cu privire la admiterea/respingerea ofertei preliminare Participarea la consultri i a unor ofertani nepreselectai Dialogul nu asigur un tratament egal tuturor candidailor Inexistena proceselor-verbale pentru negocierile cu candidaii preselectai n toate cazurile, oferta ctigtoare este cea cu preul cel mai sczut Oferta final prezint modificri fa de cea preliminar negociat Neconformitatea invitaiilor de participare Numr mic de candidai invitai Procesul-verbal de deschidere a ofertelor este neconform Ofertele depuse nu corespund cerinelor prevzute n documentaia de atribuire Ofertele nu respecta termenul de depunere Oferta depus nu este nsoit de dovada constituirii garaniei pentru participare, dac este cazul Modificarea/retragerea ofertei n perioada de valabilitate

23. Negocierea i stabilirea ofertei ctigtoare

9.

CEREREA DE OFERTE

24. Invitaia de participare

25. Deschiderea i calificarea ofertelor

34

26. Stabilirea ofertei ctigtoare

Stabilirea eronat a clasamentului ofertelor Raportul de evaluare a ofertei i propunerea de atribuire a contractului nu ndeplinesc condiiile de conformitate Rezultatul evalurii nu se comunic participanilor Neeligibilitatea n ceea ce privete studiile i experiena n domeniu a membrilor juriului Proiectele nu i pstreaz anonimatul pn la formularea unei decizii/opinii Proiectele nu sunt evaluate exclusiv pe baza criteriilor indicate n anunul de concurs Neelaborarea raportului de evaluare calitativ a proiectelor nclcarea integritii i confidenialitii informaiilor Neasigurarea unei concurene reale Nerespectarea criteriilor de evaluare indicate n anunul de concurs Inexistena/neconformitatea raportului de evaluare calitativ Probleme consemnate n raport i neclarificate Procese-verbale incomplete ale rundelor de discuii

10.

CONCURSUL DE SOLUII

27. Juriul de evaluare

28. Selecia preliminar

29. Stabilirea concurentului ctigtor

35

C. OBIECTIVE GENERALE FINALE Nr. crt. 11. Obiective ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC Activiti auditabile 30. Soluionarea contestaiilor Riscuri semnificative 31. Semnarea contractului de achiziie public 32. Anunul de atribuire 12. DERULAREA I ADMINISTRAREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC 33. Garania de bun execuie Acceptarea contestaiilor care nu ndeplinesc condiiile de conformitate Analiza contestaiei nu se realizeaz n conformitate cu termenii din caietul de sarcini Rezoluia autoritii contractante nu s-a comunicat n termen Rezoluia autoritii contractante nu s-a comunicat tuturor participanilor nc implicai Contestatorul nu-i notific poziia fa de rezoluia i msurile corective decise Fundamentarea insuficient a reprezentrii n instan a cauzei Nerespectarea perioadei de ateptare, necesare eventualelor contestaii ncheierea contractului de achiziie nu respecta condiiile de conformitate Contractul nu se ncheie cu ofertantul a crei oferta a fost declarat ctigtoare Existena diferenelor ntre termenii prevzui n caietul de sarcini i termenii cuprini n contractul de achiziie ncheiat Anunul de atribuire nu respecta condiiile de conformitate Garania de buna execuie este sub nivelul impus Garania de buna execuie nu este constituit Neconformitatea scrisorii bancare a garaniei de bun execuie a contractului

36

Nr. crt.

Obiective

Activiti auditabile 34. Finalizarea contractului de achiziie public 35. Dosarul achiziiei publice 36. Analiza procesului de achiziie public

Riscuri semnificative Eliberarea garaniei de bun execuie, dei obligaiile contractului nu au fost respectate Neconcordan ntre coninutul facturilor (pre, cantitate) i termenii contractului Acceptarea nejustificata de devieri de la cantitatea, calitatea sau termenele stabilite Efectuarea plii finale fr realizarea recepiei finale Efectuarea recepiei finale naintea expirrii perioadei de garanie Neconformitatea procesului-verbal de recepie final Inexistena documentului constatator privind ndeplinirea obligaiilor contractuale Neconformitatea documentului constatator privind ndeplinirea obligaiilor contractuale Dosarul achiziiei publice nu respecta condiiile de conformitate indiferent de procedura de atribuire utilizat Restricionarea nejustificat a accesului la dosarul achiziiei publice Distrugerea dosarului achiziiei publice naintea limitei minime a termenului legal Pstrarea dosarelor n locaii i/sau condiii necorespunztoare Inexistena unor analize obiective a gradului de satisfacere a nevoilor n urma ncheierii fiecrei achiziii publice Inexistena unor propuneri de msuri de mbuntire a procesului de achiziie public pentru viitor

37

Nota: Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i presupune asocierea riscurilor semnificative la operaiile stabilite n Lista centralizatoare a activitilor auditabile. De regul, se asociaz unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieite din propria experien. n situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc n parte sau pe total activitate auditabil. Acest studiu de caz conine 12 obiective, 36 de activiti auditabile, crora le-au fost asociate 158 riscuri.

38

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern STABILIREA FACTORILOR DE RISC, A PONDERILOR SI APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 Intocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana Avizat: Petrescu Aurel Factori de risc (Fi) Aprecierea controlului intern F1 Aprecierea cantitativ F2 Aprecierea calitativ F3 Pondere (Pi) P1 55%

Data: Data:

Nivelul de apreciere al riscului (Ni) N1 Exist proceduri i se aplic Impact financiar sczut Vulnerabilitat e mic N2 Exist proceduri, sunt cunoscute, dar se aplic uneori Impact financiar mediu Vulnerabilitate medie N3 Nu exist proceduri sau nu sunt utilizate Impact financiar ridicat Vulnerabilitate mare

P2 25%

P3 20%

Not: Prin acest document se stabilesc, n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor. Cei trei factori de risc sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate, ns dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, trebuie s se aib n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s fie de asemenea 100.

39

Aprecierea controlului intern este necesar fiind factorul de risc cel mai complex dintre cei trei, deoarece cuprinde: riscul de fraud, riscul neimplementrii recomandrilor anterioare, riscul inexistenei procedurilor operaionale de lucru etc. i n consecin va avea o pondere nsemnat n cadrul factorilor de risc. Factorii de risc pentru aprecierea controlului intern evalueaz funcionalitatea sistemului de control intern, care este structurat pe o scal cu trei niveluri.

CONTROL INTERN Corespunztor (nivel 1)

Insuficient (nivel 2)

Cu lipsuri grave (nivel 3)

Dac conducerea i personalul demonstreaz o atitudine constructiv, existnd preocuparea de a anticipa i a nltura problemele; auditurile i studiile preliminare nu au descoperit nici o problem; sunt n funciune numeroase i eficiente tehnici de control intern; procedurile sunt bine susinute de documente. conducerea i personalul demonstreaz o atitudine cooperant cu privire la conformitate, la pstrarea dosarelor sau la controalele externe; auditurile i studiile preliminare au descoperit anumite probleme, dar conducerea a luat msuri imediate de remediere i a rspuns la recomandri; sunt n funciune tehnici de control intern. procedurile sunt puin utilizate. conducerea i/sau personalul demonstreaz o atitudine necooperant i nepstoare cu privire la conformitate, la pstrarea dosarelor sau la controalele externe; auditurile i studiile preliminare au descoperit probleme deosebite; nu sunt n funciune numeroase i eficiente tehnici de control intern; procedurile lipsesc.

40

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN - CCI Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana Avizat: Petrescu Aurel

Data: Data:

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA NU

OBS.

Obiectiv 1. Organizarea activitii de achiziii publice (importana procesului de achiziii publice) a) exist o strategie clar stabilit pentru activitatea de X achiziii publice? b) strategia privind achiziiile publice se bazeaz i X susine obiectivele generale ale entitii? c) Serviciul Achiziii Publice este vzut ca o organizaie X profesional, experimentat, care respect normele i contractele? d) personalul cunoate i nelege strategiile de X achiziionare? e) performana procesului de achiziie public este X msurat i sunt determinate tendinele pentru fiecare proces de achiziie f) exist un sistem de proceduri specifice care s X Cadrul normativ reglementeze activitatea de achiziii publice? g) procedurile specifice existente sunt scrise i X Ce este prevzut n formalizate? cadrul normativ h) procedurile specifice existente sunt cunoscute i X Parial aplicate de personalul compartimentului ? i) atribuiile cuprinse n procedurile specifice se regsesc X n fiele posturilor? j) avei stabilit responsabil cu elaborarea i actualizarea X procedurilor specifice? k) exist o politic privind recrutarea personalului? X l) avei toate posturile ocupate? X 10% neocupate prin blocarea posturilor m) avei un plan n ceea ce privete pregtirea profesional a personalului? n) planul reflect nevoia de dezvoltare a abilitilor de lucru n echip? X X

41

ACTIVITATEA DE AUDIT o) personalul este ncurajat s i dezvolte abilitile prin pregtire adecvat nafara entitii? p) sunt realizate sondaje cu privire la moralul i satisfacia salariailor? r) conducerea asigur un feedback regulat cu personalul? s) avei o persoan responsabil cu monitorizarea perfecionrii pregtirii profesional a personalului? t) personalul este contient de competena necesar? u) personalul este evaluat periodic? v) exist un proces formalizat al riscului? x) au fost riscurile identificate i evaluate? z) s-au adoptat msuri adecvate de gestionare i actualizare a riscurilor Obiectiv 2. Organizarea sistemului informatic al achiziiilor publice a) exist o politic i strategie de informatizare a Serviciului de achiziii publice? b) exist acces la internet, intranet etc.? c) informaiile gestionate sunt utilizate eficient? d) dispunei de dotare hard i soft suficient i corespunztoare activitii pe care o desfurai? e) dispunei de o baz de date proprie n ceea ce privete furnizorii de produse/executanii de lucrri/prestatorii de servicii i preurile practicate, foarte util desfurrii activitii dumneavoastr? f) avei personal responsabil de specialitate pentru ntreinerea i actualizarea sistematic a bazei de date? g) exist un sistem pentru prevenirea i detectarea accesrilor i modificrilor neautorizate in sistem ? h) utilizai programe antivirus? i) exist personal calificat pentru activitatea IT?

DA NU X X X X X X X X X

OBS.

Evaluarea anual

X X X X X

La nivelul entitii

Personalul DGTI responsabil cu activitatea de achiziii publice

X X X Personalul DGTI responsabil cu activitatea de achiziii publice La nivelul entitii

j) exist un program privind pregtirea IT pentru personalul serviciului?

42

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA NU

OBS.

Obiectiv 3. Programul anual al achiziiilor publice a) exist un sistem procedural complet pentru realizarea X obiectivului ? b) activitatea de achiziii publice se desfoar pe baza X de plan? c) dac da, exist o fundamentare detaliat a acestuia? X d) necesitatea fiecrei investiii este bine fundamentat? X e) nevoile, prioritile sunt definite i convenite cu prile X interesate? f) exist personal calificat pentru fundamentarea, X elaborarea i actualizarea Programului? g) Programul ndeplinete condiiile de conformitate X h) Programul are toate avizele i aprobrile persoanelor X autorizate? i) avei procedur specific scris i formalizat pentru X estimarea valorii contractelor de achiziie? j) exist un sistem bine definit pentru desfurarea X activitilor privind realizarea obiectivului? k) planificarea are asigurate resursele necesare? l) avei procedur specific scris i formalizat pentru X publicarea anunurilor de intenie? m) este respectat principiul dublei semnturi? X Obiectiv 4. Pregtirea aplicrii procedurilor de achiziii publice programate a) avei procedur specific scris i formalizat pentru X publicarea anunurilor de participare? b) exist persoan responsabil cu publicarea anunurilor X de participare? c) este respectat principiul dublei semnturi? d) exist lista activitilor privind constituirea comisiilor de X evaluare? e) avei procedur specific scris i formalizat privind X emiterea i comunicarea deciziilor de numire? f) exist stabilit persoan responsabil cu emiterea i X comunicarea deciziilor de numire? g) sunt numii n comisiile de evaluare i persoane X dinafara entitii? h) sunt stabilite atribuiile i responsabilitile experilor externi cooptai? i) membrii comisiilor de evaluare sunt remunerai ? X

Cadrul legal

Cadrul legal Cadrul legal

Cadrul legal

Cadrul legal Cadrul legal

Foarte rar funcie de natura achiziiei Cei dinafara entitii

43

ACTIVITATEA DE AUDIT j) avei procedur specific scris i formalizat pentru elaborarea Documentaiei de atribuire? k) sunt stabilite persoane responsabile cu elaborarea Documentaiei de atribuire? l) dac da, acestea beneficiaz de pregtire profesional continu? m) v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea profesional necesare elaborrii, completrii i clarificrii Documentaiei de atribuire. n) Documentaia de atribuire este ntocmit i cu consultani dinafara ? o) exist un sistem procedural de lucru pentru eventualele completri i rspunsuri la solicitrile de clarificare privind Documentaia de atribuire? p) sunt stabilite persoane responsabile cu efectuarea de completri i clarificri la Documentaia de atribuire?

DA NU X X X X X X X

OBS. Cadrul legal Personalul Serviciului Achiziii Publice

Cadrul legal Persoana care a elaborat documentul iniial

r) personalul serviciului are experiena i pregtirea X necesare? Obiectiv 5-10 Derularea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice a) exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului? X Cadrul legal b) sunt organizate licitaii pentru toate achiziiile X Mai puin pentru efectuate? cumprrile directe c) este selectat oferta cea mai avantajoas? X Potrivit criteriului de selecie d) se respect principiile care stau la baza organizrii i X Sunt respectate desfurrii licitaiilor? criteriile de atribuire e) exist planuri de ajustare a procedurilor pentru sporirea X eficienei? f) achiziiile se efectueaz la momentul planificat? X g) dac da, acest moment este corespunztor nevoilor? X Planul corespunde unor nevoi prioritate h) persoanele responsabile au experiena i pregtirea X necesare? i) este asigurat compatibilitatea acestor persoane cu X activitatea desfurat? j) este asigurat fidelitatea i completitudinea coninutului X proceselor verbale ncheiate?

44

ACTIVITATEA DE AUDIT k) avei proceduri specifice scrise i formalizate pentru fiecare etap care asigur atribuirea contractelor de achiziii publice? l) persoanele responsabile au experiena i pregtirea necesare? m) exist sigurana corectitudinii calculelor n ceea ce privete stabilirea ofertei ctigtoare? n) este respectat principiul celor patru ochi? Obiectiv 11. Atribuirea contractului de achiziie public a) exista lista activitilor pentru realizarea obiectivului? b) avei procedur specific scris i formalizat pentru ncheierea contractelor de achiziii publice? c) este stabilit responsabil pentru ncheierea contractelor de achiziie public?

DA NU X

OBS. Cadrul legal

X X X X X X In principiu seful echipei participante la atribuirea contractului

d) v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i X pregtirea profesional necesare postului. e) la atribuirea contractului de achiziie este respectat X procedura stabilit prin lege? f) este utilizat principiul celor patru ochi ? X g) procesul de achiziii satisface utilizatorul final? X h) Contractele includ i clauze de protecie a mediului? X Obiectiv 12. Derularea i administrarea contractului de achiziie public a) dup ncheierea contractelor de achiziie public mai X este urmrit administrarea acestora? b) dac da, exist o persoan responsabil cu aceasta X activitate? c) exist lista activitilor pentru realizarea recepiei bunurilor/serviciilor/lucrrilor care fac obiectul contractelor de achiziii publice ncheiate? d) avei proceduri specifice scrise i formalizate pentru numirea comisiei i realizarea recepiei bunurilor/serviciilor/lucrrilor care fac obiectul contractelor de achiziii publice ncheiate? X X

In principiu seful echipei participante la atribuirea contractului Cadrul legal Cadrul legal

45

ACTIVITATEA DE AUDIT e) sunt adoptate msuri corespunztoare de asigurare i protejare a activelor? if pentru fiecare proces exist o monitorizare a performanei? g) sunt evaluate preul i calitatea produselor/serviciilor achiziionate? h) sunt realizate studii de fezabilitate pentru a determina oportunitatea unei achiziii? i) avei procedur de lucru scris i formalizat pentru ntocmirea dosarelor fiecrei achiziii publice? j) exist persoan responsabil cu ntocmirea dosarelor fiecrei achiziii publice? k) spaiul destinat depozitrii dosarelor achiziiilor publice corespunde cerinelor?

DA NU X X X X X X

OBS.

Cadrul legal Un salarit, participant la desfurarea licitaiei

Not : n practic, acest chestionar reprezint faza a patra din Analiza riscurilor i se adreseaz managementului general i managementului de linie, cu privire la specificul direciei/serviciului, asupra cruia auditorul intern are aspecte neclarificate, dar i pentru observaii realizate pe baza documentelor colectate n procedura Colectarea i prelucrarea informaiilor. Se recomand ca CLC s fie structurat pe obiectivele misiunii de audit intern i s se construiasc ntrebri pentru probleme neclare abordate pn n aceast faz. Prin ntrebrile formulate i rspunsurile primite auditorii interni se asigur de existena i funcionalitatea controalelor interne.

46

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01 31.12.2008 ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana Avizat: Petrescu Aurel

Data: Data:

A. OBIECTIVE GENERALE INIIALE Criterii de analiz a riscurilor Apreciere Apreciere Apreciere controlului cantitativ calitativ intern F1 F2 F3 P1 N1 P2 N2 P3 N3 55% 25% 20% 0,55 3 0,25 1 0,20 1 Punctaj total Pt

Nr. crt. 1.

Obiective

Activiti auditabile 1. Procedurile specifice care reglementeaz activitatea de achiziii publice

Riscuri semnificative Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice sunt insuficiente Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice nu ndeplinesc condiiile de conformitate Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice nu sunt actualizate funcie de modificrile legislative

ORGANIZAREA ACTIVITII DE ACHIZIII PUBLICE

2,10

0,55

0,25

0,20

1,55

0,55

0,25

0,20

2,10

47

Nr. crt.

Obiective

Activiti auditabile

Riscuri semnificative Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice nu sunt cunoscute i nu se aplic

Criterii de analiz a riscurilor Apreciere Apreciere Apreciere controlului cantitativ calitativ intern F1 F2 F3 P1 N1 P2 N2 P3 N3 55% 25% 20% 0,55 3 0,25 1 0,20 2

Punctaj total Pt

2,30

2. Resursele umane ale SAP

Neadecvarea structurii profesionale a personalului cu necesitile compartimentului Existena unui numr mare de posturi neocupate Neactualizarea fielor posturilor Nerespectarea principiului segregrii sarcinilor de serviciu Necuprinderea atribuiilor stabilite prin ROF n fiele posturilor Evaluarea formal a personalului Insuficienta unor programe de pregtire profesional continu Inexistena unei politici privind gestionarea riscurilor Nedesemnarea unei persoane responsabil cu identificarea i elaborarea Registrului riscurilor Neactualizarea sistematic a Registrului riscurilor

0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55

3 2 2 2 1 2 3 2 3

0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25

1 3 2 2 3 2 1 3 1

0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20

1 1 2 2 3 2 2 1 2

2,10 2,05 2,00 2,00 1,90 2,20 2,30 2,05 2,30

3. Sistemul de gestionare a riscurilor conducerea Registrului riscurilor

0,55

0,25

0,20

2,10

48

Nr. crt. 2.

Obiective

Activiti auditabile 4. Dotarea cu tehnic de calcul a SAP i pregtirea profesional corespunztoar e a personalului

Riscuri semnificative Dotarea cu hard i soft insuficienta Inexistena unui sistem informatic care sa asiste activitatea de achiziii publice Neinstruirea sistematic a utilizatorilor sistemului informatic Neinformarea periodic sau ori de cte ori este necesar asupra modificrilor survenite n sistemul informatic Baz de date insuficient, care nu permite consultarea ofertelor reprezentative Neactualizarea sistematica a bazei proprii de date Inexistena programelor anti-virus Neasigurarea proteciei mpotriva accesrii de ctre persoane neautorizate prin sistem de parole Nerespectarea calendarului privind modificarea periodica a parolelor de acces Nedesemnarea personalului pentru sigurana sistemului informatic aferent ahiziiilor

Criterii de analiz a riscurilor Apreciere Apreciere Apreciere controlului cantitativ calitativ intern F1 F2 F3 P1 N1 P2 N2 P3 N3 55% 25% 20% 0,55 0,55 0,55 1 1 1 0,25 0,25 0,25 1 1 1 0,20 0,20 0,20 2 2 2

Punctaj total Pt

ORGANIZAREA SISTEMULUI INFORMATIC AL ACHIZIIILOR PUBLICE

1,20 1,20 1,20

0,55

0,25

0,20

1,20

5. Crearea bazei proprii de date i responsabilizare a personalului implicat n utilizarea sistemului informatic al achiziiilor publice

0,55 0,55 0,55 0,55

2 2 3 3

0,25 0,25 0,25 0,25

2 2 1 1

0,20 0,20 0,20 0,20

2 2 2 2 1 1

2,00 2,00 2,30 2,30

0,55 0,55

2 3

0,25 0,25

3 1

0,20 0,20

2,05 2,10

49

Nr. crt. 3.

Obiective

Activiti auditabile 6.Fundamentare a Programului anual al achiziiilor publice

Riscuri semnificative Activitatea de achiziii nu se desfoar pe baza unui program anual Corelarea insuficienta ntre Program i politica de realizarea a obiectivelor entitii Lipsa referatelor de necesitate privind achiziiile publice Depirea bugetului alocat Programul nu ndeplinete condiiile de conformitate Estimarea eronata a valorii contractelor de furnizare/lucrri/ servicii Nerespectarea pragurile valorice prevzute Divizarea achiziiei publice astfel nct s se obin plafoane pariale mai mici Utilizarea abuziv/improprie a procedurii de atribuire Inexistena unei note justificative pentru utilizarea unui tip de procedur de achiziie public

Criterii de analiz a riscurilor Apreciere Apreciere Apreciere controlului cantitativ calitativ intern F1 F2 F3 P1 N1 P2 N2 P3 N3 55% 25% 20% 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 3 2 3 3 2 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 1 2 1 1 3 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 2 2 1 2 1

Punctaj total Pt

PROGRAMUL ANUAL AL ACHIZIIILOR PUBLICE

2,30 2,00 2,10 2,30 2,05

7. Alegerea procedurii de atribuire

0,55 0,55 0,55 0,55

3 3 2 2

0,25 0,25 0,25 0,25

1 1 2 3

0,20 0,20 0,20 0,20

1 2 2 1

2,10 2,30 2,00 2,05

0,55

0,25

0,20

2,10

50

Nr. crt.

Obiective

Activiti auditabile 8. Anunul de intenie

Riscuri semnificative Anunul de intenie nu respecta coninutul minim de informaii Omiterea unor contracte cu o valoare estimata egala sau mai mare de 750.000 euro Anunul de intenie cuprinde n comun achiziii de produse, lucrri i servicii Anunul de intenie nu este publicat n termenul legal Anunul de intenie nu este transmis corespunztor ctre sursele de informare prevzute (Monitorul Oficial, SEAP, Jurnalul Oficial al Uniunii Europene) Anunul de participare nu respecta condiiile de conformitate Anunul de participare publicat n mijloace de informare diferite conine informaii diferite Anunul de participare conine informaii care contravin precizrilor din Documentaia de atribuire

Criterii de analiz a riscurilor Apreciere Apreciere Apreciere controlului cantitativ calitativ intern F1 F2 F3 P1 N1 P2 N2 P3 N3 55% 25% 20% 0,55 0,55 0,55 0,55 1 1 1 1 0,25 0,25 0,25 0,25 1 1 1 1 0,20 0,20 0,20 0,20 2 2 2 2

Punctaj total Pt

1,20 1,20 1,20 1,20

0,55

0,25

0,20

1,20

4.

PREGTIREA APLICRII PROCEDURILOR DE ACHIZIII PUBLICE PROGRAMATE

9. Anunul de participare

0,55 0,55 0,55

1 1 1

0,25 0,25 0,25

1 2 1

0,20 0,20 0,20

1 2 2

1,00 1,45 1,25

51

Nr. crt.

Obiective

Activiti auditabile 10. Notificarea UCVAP

Riscuri semnificative Neinformarea UCVAP de iniierea unor proceduri de atribuire Continuarea procedurii de atribuire, pe proprie rspundere, prin neimplementarea recomandrilor UCVAP Decizia de numire a comisiei de evaluare nu ndeplinete condiiile de conformitate Membrii comisiei de evaluare nu au pregtire profesional i experiena relevant n domeniu Incompatibilitate ntre membri comisiei de evaluare i ofertani Constituirea unei singure comisii pentru atribuirea tuturor contractelor de achiziii Mai puin de 3 membri n componena comisiei de evaluare

Criterii de analiz a riscurilor Apreciere Apreciere Apreciere controlului cantitativ calitativ intern F1 F2 F3 P1 N1 P2 N2 P3 N3 55% 25% 20% 0,55 1 0,25 1 0,20 1

Punctaj total Pt

1,00

0,55

0,25

0,20

1,20

11. Comisia de evaluare

0,55 0,55 0,55 0,55

3 3 2 2

0,25 0,25 0,25 0,25

1 1 2 3

0,20 0,20 0,20 0,20

1 2 2 1

2,10 2,30 2,00 2,05

0,55

0,25

0,20

2,10

12Documentaia Documentaia de atribuire nu de atribuire ndeplinete condiiile de conformitate

0,55

0,25

0,20

2,30

52

Nr. crt.

Obiective

Activiti auditabile

Riscuri semnificative Cerine care ncalc principiile ce stau la baza atribuirii contractului de achiziie public Neconformitatea operaiilor n ceea ce privesc solicitrile de clarificri i completri la Documentaia de atribuire

Criterii de analiz a riscurilor Apreciere Apreciere Apreciere controlului cantitativ calitativ intern F1 F2 F3 P1 N1 P2 N2 P3 N3 55% 25% 20% 0,55 3 0,25 1 0,20 2

Punctaj total Pt

2,30

0,55

0,25

0,20

2,10

13. Garania de participare

Perioada de valabilitate a garaniei de participare mai mic dect perioada de valabilitate a ofertei Neconformitatea scrisorii de garanie bancar Nerespectarea cuantumului prevzut pentru garania de participare Nerespectarea condiiilor de restituire/reinere a garaniei de participare

0,55 0,55 0,55 0,55

1 1 1 1

0,25 0,25 0,25 0,25

1 1 2 1

0,20 0,20 0,20 0,20

1 2 1 1

1,00 1,20 1,25 1,00

53

B. DERULAREA PROCEDURILOR DE ATRIBUIRE A CONTRACTELOR DE ACHIZIII PUBLICE Criterii de analiz a riscurilor Aprecier Apreciere Apreciere e calitativ controlului cantitati F3 intern F1 v F2 P1 Ni P2 Ni P3 Ni 55% 25% 20% 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 3 3 2 1 3 2 3 2 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 1 1 2 3 1 3 1 2 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 1 2 2 3 2 1 1 2 Punctaj total

Nr. crt.

Obiective

Activiti auditabile

Riscuri semnificative

5.

LICITAIE DESCHIS

14. Deschiderea i calificarea ofertelor

Proces-verbal de deschidere a ofertelor neconform Oferta depusa nu corespunde cerinelor prevzute n Documentaia de atribuire Acceptarea ofertei nedepuse la termen Oferta nu este nsoit de dovada constituirii garaniei pentru participare Restricionarea numrului ofertelor depuse Modificarea/retragerea ofertei n perioada de valabilitate Acceptarea ofertei neeligibile/nenregistrate/fr capacitate tehnic i ec.-fin. Continuarea procedurii cu o singur ofert depus Examinarea ofertelor nu se realizeaz la sediul autoritii contractante

2,10 2,30 2,00 1,90 2,30 2,05 2,10 2,00

15. Stabilirea ofertei ctigtoare

0,55

0,25

0,20

2,10

54

Nr. crt.

Obiective

Activiti auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiz a riscurilor Aprecier Apreciere Apreciere e calitativ controlului cantitati F3 intern F1 v F2 P1 Ni P2 Ni P3 Ni 55% 25% 20% 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 2 3 2 3 2 1 3 3 2 3 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 3 1 2 1 3 3 1 1 2 1 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 1 2 2 1 1 3 1 2 2 1

Punctaj total

Evaluarea ofertelor nu se realizeaz n concordan cu termenii din caietul de sarcini Stabilirea eronat a clasamentului ofertelor Neconformitatea Raportului de evaluare a ofertei i propunerii de atribuire a contractului Rezultatul evalurii nu se comunic participanilor 6. LICITAIA RESTRNS 16. Depunerea candidaturilor i selecia acestora Limitarea nejustificat a numrului de candidai Un candidat depune mai multe oferte n cadrul aceleiai proceduri Aplicarea unor criterii de selecie neprevzute n anunul de participare Continuarea procedurii cu mai puin de 5 candidai selectai Inexistena unui raport intermediar aprobat Necomunicarea rezultatului selectrii candidailor

2,05 2,30 2,00 2,10 2,05 1,90 2,10 2,30 2,00 2,10

55

Nr. crt.

Obiective

Activiti auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiz a riscurilor Aprecier Apreciere Apreciere e calitativ controlului cantitati F3 intern F1 v F2 P1 Ni P2 Ni P3 Ni 55% 25% 20% 0,55 3 0,25 1 0,20 2

Punctaj total

17. Stabilirea ofertei ctigtoare

Candidaii modific oferta funcie de informaiile suplimentare solicitate de autoritatea contractant Nerespectarea termenului i locaiei stabilite pentru deschiderea ofertelor Stabilirea eronat a factorilor de evaluare a ofertelor Evaluare incorect a ofertelor Neasigurarea unei concurene reale la preselectare Subiectivism i discriminare n selectarea candidaturilor Neinformare asupra criteriilor i regulilor de preselecie Neinformare asuopra numrului minim i maxim de preselectri Candidaii nu sunt informai de rezultatul preseleciei Date diferite de transmitere a invitaiilor de participare ctre candidaii preselectai Participarea la consultri i a unor ofertani nepreselectai

2,30

0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55

2 3 2 3 1 1 1 1

0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25

3 2 2 1 2 1 2 1

0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20

1 1 2 2 2 1 1 2

2,05 2,10 2,00 2,30 1,45 1,00 1,25 1,20

7.

DIALOG COMPETITIV

18. Preselectarea candidailor

19. Desfurarea dialogului cu candidaii preselectai

0,55 0,55

1 3

0,25 0,25

1 1

0,20 0,20

1 1

1,00 2,10 56

Dialogul nu asigur un tratament egal tuturor candidailor Inexistena proceselor-verbale ale ntlnirilor cu candidaii admii Inexistena unui raport al fazei intermediare a dialogului, dac este cazul Candidaii nu sunt informai de rezultatul fazei intermediare a dialogului 20. Stabilirea ofertei ctigtoare Timp insuficient prevzut pn la depunerea ofertei finale Oferta final este elaborat fr acordul candidailor Neconformitatea invitaiei de depunere a ofertei finale Candidaii modific oferta funcie de informaiile suplimentare solicitate de autoritatea contractant Inexistena raportului procedurii de atribuire Modificarea cerinelor iniiale prevzute n Documentaie Neacordarea unui contract unui anumit operator economic Neiniierea de negocieri cu concurenii ctigtorii ai unui concurs de soluii

0,55 0,55 0,55

3 1 1

0,25 0,25 0,25

1 1 1

0,20 0,20 0,20

2 1 1

2,30 1,00 1,00

0,55 0,55 0,55 0,55 0,55

1 1 1 1 1

0,25 0,25 0,25 0,25 0,25

1 1 1 1 1

0,20 0,20 0,20 0,20 0,20

1 1 1 1 1

1,00 1,00 1,00 1,00 1,00

0,55 0,55 0,55

1 3 3

0,25 0,25 0,25

1 1 1

0,20 0,20 0,20

1 1 2

1,00 2,10 2,30

8.

NEGOCIERE

21. Condiii de aplicare a procedurii de negociere

0,55

0,25

0,20

2,10

57

Contractri n domeniul cercetrii tiinifice cu scopul obinerii de profit Continuarea contractului dup ncetarea situaiei de extrem urgen Inexistena notei justificative pentru utilizarea acestui tip de procedur de achiziie public 22. Preselecia candidailor Folosirea la preselecie a criteriului preul cel mai sczut nceperea negocierilor cu un numr insuficient de candidai Nerespectarea termenelor pentru verificarea ofertelor preliminare Neinformarea ofertantului cu privire la admiterea/respingerea ofertei preliminare Participarea la consultri i a unor ofertani nepreselectai Dialogul nu asigur un tratament egal tuturor candidailor Inexistena proceselor-verbale pentru negocierile cu candidaii preselectai n toate cazurile, oferta ctigtoare este cea cu preul cel mai sczut Oferta final prezint modificri fa de cea preliminar negociat

0,55 0,55

2 3

0,25 0,25

3 2

0,20 0,20

1 3

2,05 2,75

0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55

1 1 1 1 1 3 2 2 3 3

0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25

1 1 2 1 1 1 3 2 1 1

0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20

1 1 2 2 1 1 1 2 2 1

1,00 1,00 1,45 1,20 1,00 2,10 2,05 2,00 2,30 2,10

23. Negocierea i stabilirea ofertei ctigtoare

58

9.

CEREREA DE OFERTE

24. Invitaia de participare 25. Deschiderea i calificarea ofertelor

Neconformitatea invitaiilor de participare Numr mic de candidai invitai Procesul-verbal de deschidere a ofertelor este neconform Ofertele depuse nu corespund cerinelor prevzute n Documentaia de atribuire Ofertele nu respecta termenul de depunere Oferta depus nu este nsoit de dovada constituirii garaniei pentru participare Modificarea/retragerea ofertei n perioada de valabilitate Stabilirea eronat a clasamentului ofertelor Raportul de evaluare a ofertei i propunerea de atribuire a contractului nu ndeplinesc condiiile de conformitate Rezultatul evalurii nu se comunic participanilor Neeligibilitatea n ceea ce privete studiile i experiena n domeniu a membrilor juriului Proiectele nu i pstreaz anonimatul pn la formularea unei decizii/opinii

0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55

3 3 1 1 1 1 1 1

0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25

1 1 1 2 1 2 2 2

0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20

1 2 1 2 1 2 1 2

2,10 2,30 1,00 1,45 1,00 1,45 1,25 1,45

26. Stabilirea ofertei ctigtoare

0,55 0,55

1 1

0,25 0,25

1 2

0,20 0,20

1 1

1,00 1,25

10.

CONCURSUL DE SOLUII

27. Juriul de evaluare

0,55

0,25

0,20

2,30

0,55

0,25

0,20

2,10

59

Proiectele nu sunt evaluate exclusiv pe baza criteriilor indicate n anunul de concurs Neelaborarea raportului de evaluare calitativ a proiectelor 28. Selecia preliminar nclcarea integritii i confidenialitii informaiilor Neasigurarea unei concurene reale Nerespectarea criteriilor de evaluare indicate n anunul de concurs Inexistena/neconformitatea raportului de evaluare calitativ Probleme consemnate n raport i neclarificate Procese-verbale incomplete ale rundelor de discuii

0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55

2 2 1 1 1 1 1 1

0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25

2 3 1 1 1 1 1 1

0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20

2 1 1 2 2 1 2 1

2,00 2,05 1,00 1,20 1,20 1,00 1,20 1,00

29. Stabilirea concurentului ctigtor

60

C. OBIECTIVE GENERALE FINALE Nr. crt. Obiective Activiti auditabile Riscuri semnificative Criterii de analiz a riscurilor Apreciere Aprecier Apreciere cantitativ e controlului F2 calitativ intern F1 F3 P1 Ni P2 Ni P3 Ni 55% 25% 20% 0,55 0,55 0,55 3 3 1 0,25 0,25 0,25 1 1 3 0,20 0,20 0,20 1 2 3 Punctaj total

11.

ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC

30. Soluionarea contestaiilor

Acceptarea contestaiilor care nu ndeplinesc condiiile de conformitate Analiza contestaiei nu se realizeaz n conformitate cu termenii din caietul de sarcini Rezoluia autoritii contractante nu s-a comunicat n termen Rezoluia autoritii contractante nu s-a comunicat tuturor participanilor nc implicai Contestatorul nu-i notific poziia fa de rezoluia i msurile corective decise Fundamentarea insuficient a reprezentrii n instan a cauzei Nerespectarea perioadei de ateptare, necesare eventualelor contestaii

2,10 2,30 1,90

0,55

0,25

0,20

2,05

0,55

0,25

0,20

1,00

0,55

0,25

0,20

2,10

31. Semnarea contractului de achiziie public

0,55

0,25

0,20

2,30

61

Nr. crt. Obiective Activiti auditabile Riscuri semnificative

Criterii de analiz a riscurilor Apreciere Aprecier Apreciere cantitativ e controlului F2 calitativ intern F1 F3 P1 Ni P2 Ni P3 Ni 55% 25% 20% 0,55 0,55 3 1 0,25 0,25 1 1 0,20 0,20 1 1

Punctaj total

ncheierea contractului de achiziie nu respecta condiiile de conformitate Contractul nu se ncheie cu ofertantul a crei oferta a fost declarat ctigtoare Existena diferenelor ntre termenii prevzui n caietul de sarcini i termenii cuprini n contractul de achiziie ncheiat 32. Anunul de atribuire 12. DERULAREA I 33. Garania de bun execuie ADMINISTRAREA CONTRACTULUI ACHIZIIE PUBLIC Anunul de atribuire nu respecta condiiile de conformitate Garania de buna execuie este sub nivelul impus Garania de buna execuie nu este constituit Neconformitatea scrisorii bancare a garaniei de bun execuie a contractului Eliberarea garaniei de bun execuie, dei obligaiile contractului nu au fost respectate

2,10 1,00

0,55

0,25

0,20

1,20

0,55 0,55 0,55 0,55

1 2 3 2

0,25 0,25 0,25 0,25

1 2 1 3

0,20 0,20 0,20 0,20

1 2 1 1

1,00 2,00 2,10 2,05

0,55

0,25

0,20

2,30

62

Nr. crt. Obiective Activiti auditabile Riscuri semnificative

Criterii de analiz a riscurilor Apreciere Aprecier Apreciere cantitativ e controlului F2 calitativ intern F1 F3 P1 Ni P2 Ni P3 Ni 55% 25% 20% 0,55 1 0,25 3 0,20 3

Punctaj total

34. Finalizarea contractului de achiziie public

Neconcordan ntre coninutul facturilor (pre, cantitate) i termenii contractului Acceptarea nejustificata de devieri de la cantitatea, calitatea sau termenele stabilite Efectuarea plii finale fr realizarea recepiei finale Efectuarea recepiei finale naintea expirrii perioadei de garanie Neconformitatea procesuluiverbal de recepie final Inexistena documentului constatator privind ndeplinirea obligaiilor contractuale Neconformitatea documentului constatator privind ndeplinirea obligaiilor contractuale Dosarul achiziiei publice nu respecta condiiile de conformitate indiferent de procedura de atribuire utilizat

1,90

0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55

3 3 2 2 3 2

0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25

1 1 2 2 1 3

0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20

1 2 2 2 1 1

2,10 2,30 2,00 2,00 2,10 2,05

35. Dosarul achiziiei publice

0,55

0,25

0,20

2,30

63

Nr. crt. Obiective Activiti auditabile Riscuri semnificative

Criterii de analiz a riscurilor Apreciere Aprecier Apreciere cantitativ e controlului F2 calitativ intern F1 F3 P1 Ni P2 Ni P3 Ni 55% 25% 20% 0,55 0,55 0,55 3 2 2 0,25 0,25 0,25 1 3 2 0,20 0,20 0,20 1 1 3

Punctaj total

Restricionarea nejustificat a accesului la dosarul achiziiei publice Distrugerea dosarului achiziiei publice naintea limitei minime a termenului legal Pstrarea dosarelor n locaii i/sau condiii neadecvate 36. Analiza procesului de achiziie public Inexistena unor analize obiective a gradului de satisfacere a nevoilor n urma ncheierii fiecrei achiziii publice Inexistena unor propuneri de msuri de mbuntire a procesului de achiziie public pentru viitor

2,10 2,05 1,80

0,55

0,25

0,20

1,00

0,55

0,25

0,20

1,20

64

Nota: Punctajul total al riscului se realizeaz prin nmulirea, pe fiecare risc identificat, a nivelului i ponderilor factorilor de risc i nsumarea acestora pe baza formulei de calcul prezentate n normele generale, i anume: Pt = Pi x Ni , unde: Pt punctaj total; Pi ponderea riscurilor pentru fiecare factor; Ni nivelul de apreciere a riscului pentru fiecare factor utilizat.Auditorii interni au mprit riscurile n urmtoarele trei categorii : - riscuri mici 1,00 1,20 ; - riscuri medii 1,25 2,00 ; - riscuri mari 2,05 3,00. Elaborarea acestui document are un oarecare grad de subiectivitate i din aceste motive auditorii interni aduc mbuntiri acestei lucrri pe toata durata misiunii de audit n funcie de informaiile privind activitile auditate i a riscurilor ataate acestora, pe care le constat.

65

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern CLASAREA RISCURILOR PE BAZA PUNCTAJELOR TOTALE Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01 31.12.2008 ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana Avizat: Petrescu Aurel

Data: Data:

A. OBIECTIVE GENERALE INIIALE B. Nr. crt. 1. Obiective ORGANIZAREA ACTIVITII DE ACHIZIII PUBLICE Activiti auditabile 1. Procedurile specifice care reglementeaz activitatea de achiziii publice Riscuri semnificative Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice sunt insuficiente Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice nu ndeplinesc condiiile de conformitate Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice nu sunt actualizate funcie de modificrile legislative Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice nu sunt cunoscute i nu se aplica Neadecvarea structurii profesionale a personalului cu necesitile compartimentului Existena unui numr mare de posturi neocupate Punctaj total 2,10 1,55 Clasare risc Mare Mediu Obs.

2,10

Mare

2,30

Mare

2. Resursele umane ale SAP

2,10 2,05

Mare Mare 66

Nr. crt.

Obiective

Activiti auditabile

Riscuri semnificative Neactualizarea fielor posturilor Nerespectarea principiului segregrii sarcinilor de serviciu Necuprinderea atribuiilor stabilite prin ROF n fiele posturilor Evaluarea formal a personalului Insuficienta unor programe de pregtire profesional continu

Punctaj total 2,00 2,00 1,90 2,20 2,30 2,05 2,30 2,10 1,20 1,20 1,20 1,20 2,00 2,00 2,30

Clasare risc Mediu Mediu Mediu Mare Mare Mare Mare Mare Mic Mic Mic Mic Mediu Mediu Mare

Obs.

3. Sistemul de gestionare a riscurilor conducerea Registrului riscurilor

2I.

ORGANIZAREA SISTEMULUI INFORMATIC AL ACHIZIIILOR PUBLICE

Inexistena unei politici privind gestionarea riscurilor Nedesemnarea unei persoane responsabil cu identificarea i elaborarea Registrului riscurilor Neactualizarea sistematic a Registrului riscurilor 4. Dotarea cu tehnic Dotarea cu hard i soft insuficienta de calcul a SAP i Inexistena unui sistem informatic care sa pregtirea asiste activitatea de achiziii publice profesional Neinstruirea sistematic a utilizatorilor corespunztoare a sistemului informatic personalului Neinformarea periodic sau ori de cte ori este necesar asupra modificrilor survenite n sistemul informatic Baz de date insuficient, care nu permite 5. Crearea bazei consultarea ofertelor reprezentative proprii de date i responsabilizarea Neactualizarea sistematica a bazei proprii personalului implicat de date n utilizarea Inexistena programelor anti-virus sistemului informatic al achiziiilor publice

Nu Nu Nu Nu

67

Nr. crt.

Obiective

Activiti auditabile

Riscuri semnificative Neasigurarea proteciei mpotriva accesrii de ctre persoane neautorizate prin parole Nerespectarea calendarului privind modificarea periodica a parolelor de acces Nedesemnarea personalului pentru sigurana sistemului informatic

Punctaj total 2,30 2,05 2,10 2,30 2,00 2,10 2,30 2,05

Clasare risc Mare Mare Mare Mare Mediu Mare Mare Mare

Obs.

3.

PROGRAMUL ANUAL AL ACHIZIIILOR PUBLICE

6.Fundamentarea Programului anual al achiziiilor publice

Activitatea de achiziii nu se desfoar pe baza unui program anual Corelarea insuficienta ntre Program i politica de realizarea a obiectivelor entitii Lipsa referatelor de necesitate privind achiziiile publice Depirea bugetului alocat Programul nu ndeplinete condiiile de conformitate Estimarea eronata a valorii contractelor de furnizare/lucrri/ servicii Procedura de atribuire a contractului de achiziie public este stabilit fr respectarea pragurile valorice prevzute n ordonan Divizarea achiziiei publice astfel nct s se obin plafoane pariale mai mici Utilizarea abuziv/improprie a procedurii de atribuire Inexistena unei note justificative pentru utilizarea unui tip de procedur de achiziie public

7. Alegerea procedurii de atribuire

2,10 2,30 2,00 2,05

Mare Mare Mediu Mare

2,10

Mare

68

Nr. crt.

Obiective

Activiti auditabile 8. Anunul de intenie

Riscuri semnificative Anunul de intenie nu respecta coninutul minim de informaii Omiterea unor contracte cu o valoare estimata egala sau mai mare de 750.000 euro Anunul de intenie cuprinde n comun achiziii de produse, lucrri i servicii Anunul de intenie nu este publicat n termen Anunul de intenie nu este transmis coresp. ctre sursele de informare prevzute (Monitorul Of., SEAP, Jurnalul Oficial al UE) Anunul de participare nu respecta condiiile de conformitate Anunul de participare publicat n mijloace de informare diferite conine informaii diferite Anunul de participare conine informaii care contravin precizrilor din Documentaia de atribuire Neinformarea UCVAP de iniierea unor proceduri de atribuire Continuarea procedurii de atribuire, pe proprie rspundere, prin neimplementarea recomandrilor UCVAP Decizia de numire a comisiei de evaluare nu ndeplinete condiiile de conformitate

Punctaj total 1,20 1,20 1,20 1,20

Clasare risc Mic Mic Mic Mic

Obs. Nu Nu Nu Nu

1,20 1,00 1,45 1,25

Mic Mic Mediu

Nu Nu

4.

PREGTIREA APLICRII PROCEDURILOR DE ACHIZIII PUBLICE PROGRAMATE

9. Anunul de participare

Mediu Mic Mic Nu Nu

10. Notificarea UCVAP

1.00 1,20

11. Comisia de evaluare

2,10

Mare

69

Nr. crt.

Obiective

Activiti auditabile

Riscuri semnificative Membrii comisiei de evaluare nu au pregtire profesional i experiena relevant n domeniu Incompatibilitate ntre membri comisiei de evaluare i ofertani Constituirea unei singure comisii pentru atribuirea tuturor contractelor de achiziii Mai puin de 3 membri n componena comisiei de evaluare

Punctaj total 2,30 2,00 2,05 2,10 2,30 2,30

Clasare risc Mare Mediu Mare Mare Mare Mare

Obs.

12.Documentaia de atribuire

Documentaia de atribuire nu ndeplinete condiiile de conformitate Cerine care ncalc principiile ce stau la baza atribuirii contractului de achiziie public Neconformitatea operaiilor n ceea ce privesc solicitrile de clarificri i completri la Documentaia de atribuire Perioada de valabilitate a garaniei de participare mai mic dect perioada de valabilitate a ofertei Neconformitatea scrisorii de garanie bancar Nerespectarea cuantumului prevzut pentru garania de participare Nerespectarea condiiilor de restituire/reinere a garaniei de participare

2,10

Mare

13. Garania de participare

1,00 1,20 1,25 1,00

Mic Mic Mediu Mic

Nu Nu

Nu

70

B. DERULAREA PROCEDURILOR DE ATRIBUIRE A CONTRACTELOR DE ACHIZIII PUBLICE Nr. crt. 5. Obiective LICITAIA DESCHIS Activiti auditabile 14. Deschiderea i calificarea ofertelor Riscuri semnificative Proces-verbal de deschidere a ofertelor neconform Oferta depusa nu corespunde cerinelor prevzute n Documentaia de atribuire Acceptarea ofertei nedepuse la termen Oferta nu este nsoit de dovada constituirii garaniei pentru participare Restricionarea numrului ofertelor depuse Modificarea/retragerea ofertei n perioada de valabilitate Acceptarea ofertei neeligibile/nenregistrate/ fr capacitate tehnic i economico-financiar Continuarea procedurii cu o singur ofert depus Examinarea ofertelor nu se realizeaz la sediul autoritii contractante Evaluarea ofertelor nu se realizeaz n concordan cu termenii din caietul de sarcini Stabilirea eronat a clasamentului ofertelor Neconformitatea Raportului de evaluare a ofertei i propunerii de atribuire a contractului Rezultatul evalurii nu se comunic participanilor Punctaj total 2,10 2,30 2,00 1,90 2,30 2,05 2,10 2,00 2,10 2,05 2,30 2,00 Clasare risc Mare Mare Mediu Mediu Mare Mare Mare Mediu Mare Mare Mare Mediu Obs.

15. Stabilirea ofertei ctigtoare

2,10

Mare

71

Nr. crt. 6.

Obiective LICITAIA RESTRNS

Activiti auditabile 16. Depunerea candidaturilor i selecia acestora

Riscuri semnificative Limitarea nejustificat a numrului de candidai Un candidat depune mai multe oferte n cadrul aceleiai proceduri Aplicarea unor criterii de selecie neprevzute n anunul de participare Continuarea procedurii cu mai puin de 5 candidai selectai Inexistena unui raport intermediar aprobat Necomunicarea rezultatului selectrii candidailor Candidaii modific oferta funcie de informaiile suplimentare solicitate de autoritatea contractant Nerespectarea termenului i locaiei stabilite pentru deschiderea ofertelor Stabilirea eronat a factorilor de evaluare a ofertelor Evaluarea incorect a ofertelor Neasigurarea unei concurene reale la preselectare Subiectivism i discriminare n selectarea candidaturilor Neinformarea asupra criteriilor i regulilor de preselecie Neinformarea asupra numrului minim i maxim de preselectri Candidaii nu sunt informai de rezultatul preseleciei

Punctaj total 2,05 1,90 2,10 2,30 2,00 2,10 2,30 2,05 2,10 2,00 2,30 1,45 1,00 1,25 1,20

Clasare risc Mare Mediu Mare Mare Mediu Mare Mare Mare Mare Mediu Mare Mediu Mic Mediu Mic

Obs.

17. Stabilirea ofertei ctigtoare

7.

DIALOG COMPETITIV

18 Preselectarea candidailor

Nu

Nu

72

19. Desfurarea dialogului cu candidaii preselectai

Participarea la consultri i a unor ofertani nepreselectai Dialogul nu asigur un tratament egal tuturor candidailor Oferta final este elaborat fr acordul candidailor Inexistena proceselor-verbale ale ntlnirilor cu candidaii admii Inexistena unui raport al fazei intermediare a dialogului, dac este cazul Candidaii nu sunt informai de rezultatul fazei intermediare a dialogului Timp insuficient prevzut pn la depunerea ofertei finale Candidaii modific oferta funcie de informaiile suplimentare solicitate de autoritatea contractant Este utilizat criteriul preul cel mai sczut Inexistena raportului procedurii de atribuire Neinformarea tuturor candidailor de rezultatul procedurii de atribuire Modificarea cerinelor iniiale prevzute n Documentaia de atribuire Neacordarea importanei atribuirii unui contract unui anumit operator economic Neiniierea de negocieri cu concurenii ctigtorii ai unui concurs de soluii Contractri n domeniul cercetrii tiinifice cu scopul obinerii de profit Continuarea contractului dup ncetarea situaiei de extrem urgen

2,10 2,30 2,05 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,90 2,10 2,30 2,10 2,05 2,75

Mare Mare Mare Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mare Mare Mare Mare Mare Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu

20.Stabilirea ofertei ctigtoare

8.

NEGOCIEREA

21. Condiii de aplicare a procedurii de negociere

73

Inexistena notei justificative pentru utilizarea acestui tip de procedur de achiziie public 22. Preselecia candidailor Folosirea la preselecie a criteriului preul cel mai sczut nceperea negocierilor cu un numr insuficient de candidai Nerespectarea termenelor pentru verificarea ofertelor preliminare Neinformarea ofertantului cu privire la admiterea/respingerea ofertei preliminare Participarea la consultri i a unor ofertani nepreselectai Dialogul nu asigur un tratament egal tuturor candidailor Inexistena proceselor-verbale pentru negocierile cu candidaii preselectai n toate cazurile, oferta ctigtoare este cea cu preul cel mai sczut Oferta final prezint modificri fa de cea preliminar negociat Neconformitatea invitaiilor de participare Numr mic de candidai invitai Procesul-verbal de deschidere a ofertelor este neconform Ofertele depuse nu corespund cerinelor prevzute n Documentaia de atribuire Ofertele nu respecta termenul de depunere

1,00 1,00 1,45 1,20 1,00 2,10 2,05 2,00 2,30 2,10 2,10 2,30 1,00 1,45 1,00

Mic Mic Mediu Mic Mic Mare Mare Mediu Mare Mare Mare Mare Mic Mediu Mic

Nu Nu

Nu Nu

23. Negocierea i stabilirea ofertei ctigtoare

9.

CEREREA DE OFERTE

24. Invitaia de participare 25. Deschiderea i calificarea ofertelor

Nu

Nu

74

Oferta depus nu este nsoit de dovada constituirii garaniei pentru participare, dac e cazul Modificarea/retragerea ofertei n perioada de valabilitate 26. Stabilirea ofertei ctigtoare Stabilirea eronat a clasamentului ofertelor Raportul de evaluare a ofertei i propunerea de atribuire a contractului nu ndeplinesc condiiile de conformitate Rezultatul evalurii nu se comunic participanilor

1,45 1,25 1,45 1,00 1,25 2,30 2,10 2,00 2,05 1,00 1,20

Mediu Mediu Mediu Mic Mediu Mare Mare Mediu Mare Mic Mic Mic Mic Nu Nu Nu Nu Nu

10.

CONCURSUL DE SOLUII

27. Juriul de evaluare Neeligibilitatea n ceea ce privete studiile i experiena n domeniu a membrilor juriului Proiectele nu i pstreaz anonimatul pn la formularea unei decizii/opinii Proiectele nu sunt evaluate exclusiv pe baza criteriilor indicate n anunul de concurs Neelaborarea raportului de evaluare calitativ a proiectelor 28. Selecia preliminar nclcarea integritii i confidenialitii informaiilor Neasigurarea unei concurene reale Nerespectarea criteriilor de evaluare indicate n anunul de concurs Inexistena/neconformitatea raportului de evaluare calitativ

28. Stabilirea concurentului ctigtor

1,20 1,00

75

Probleme consemnate n raport i neclarificate Procese-verbale incomplete ale rundelor de discuii C. OBIECTIVE GENERALE FINALE Nr. crt. 11. Obiective ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC Activiti auditabile 30. Soluionarea contestaiilor Riscuri semnificative Acceptarea contestaiilor care nu ndeplinesc condiiile de conformitate Analiza contestaiei nu se realizeaz n conformitate cu termenii din caietul de sarcini Rezoluia autoritii contractante nu s-a comunicat n termen Rezoluia autoritii contractante nu s-a comunicat tuturor participanilor nc implicai Contestatorul nu-i notific poziia fa de rezoluia i msurile corective decise Fundamentarea insuficient a reprezentrii n instan a cauzei Nerespectarea perioadei de ateptare, necesare eventualelor contestaii ncheierea contractului de achiziie nu respecta condiiile de conformitate Contractul nu se ncheie cu ofertantul a crei oferta a fost declarat ctigtoare

1,20 1,00

Mic Mic

Nu Nu

Punctaj total 2,10 2,30 1,90 2,05 1,00 2,10 2,30 2,10 1,00

Clasare risc Mare Mare Mediu Mare Mic Mare Mare Mare Mic

Obs.

Nu

31. Semnarea contractului de achiziie public

Nu

76

Existena diferenelor ntre termenii prevzui n caietul de sarcini i termenii cuprini n contractul de achiziie ncheiat 32. Anunul de atribuire 12. DERULAREA I ADMINISTRA-REA CONTRAC-TULUI DE ACHIZIIE PUBLIC 33. Garania de bun execuie Anunul de atribuire nu respecta condiiile de conformitate Garania de buna execuie sub nivelul impus Garania de buna execuie neconstituit Neconformitatea scrisorii bancare a garaniei de bun execuie a contractului Eliberarea garaniei de bun execuie, dei obligaiile contractului nu au fost respectate Neconcordan ntre coninutul facturilor (pre, cantitate) i termenii contractului Acceptarea nejustificata de devieri de la cantitatea, calitatea sau termenele stabilite Efectuarea plii finale fr recepia final Efectuarea recepiei finale naintea expirrii perioadei de garanie Neconformitatea procesului-verbal de recepie final Inexistena documentului constatator privind ndeplinirea obligaiilor contractuale Neconformitatea documentului constatator privind ndeplinirea obligaiilor contractuale Dosarul achiziiei publice nu respecta condiiile de conformitate indiferent de procedura de atribuire utilizat Restricionarea nejustificat a accesului la dosarul achiziiei publice

1,20

Mic

Nu

1,00 2,00 2,10 2,05 2,30 1,90 2,10 2,30 2,00 2,00 2,10 2,05 2,30 2,10

Mic Mediu Mare Mare Mare Mediu Mare Mare Mediu Mediu Mare Mare Mare Mare

Nu

34. Finalizarea contractului de achiziie public

35. Dosarul achiziiei publice

77

Distrugerea dosarului achiziiei publice naintea limitei minime a termenului legal Pstrarea dosarelor n locaii i/sau condiii necorespunztoare 36. Analiza procesului de achiziie public Inexistena unor analize obiective a gradului de satisfacere a nevoilor n urma ncheierii fiecrei achiziii publice Inexistena unor propuneri de msuri de mbuntirea procesului de achiziie public

2,05 1,80 1,00

Mare Mediu Mic Nu

1,20

Mic

Nu

Nota: Pe baza punctajelor totale obinute anterior, riscul se poate clasa pe baza unei scri de valori predeterminate n: risc mic, risc mediu, risc mare. Activitile auditabile clasate ca fiind cu riscuri mici, nu vor intra n etapa de ierarhizare, respectiv nu vor fi cuprinse n documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe. Riscurile prezint un nivel sczut, iar importana lor este redus pentru moment. Activitile auditabile clasate ca fiind cu riscuri semnificative (mari i medii), vor fi preluate pentru ierarhizare n documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe.

78

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern IERARHIZAREA RISCURILOR TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01 31.12.2008 ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana Avizat: Petrescu Aurel

Data: Data:

A. OBIECTIVE GENERALE INIIALE Nr. crt. Obiective Activiti auditabile Riscuri semnificative Punct T/S Consecina funcionrii/ nefuncio-nrii controlului intern Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern Sczut Obs.

1.

ORGANIZAREA ACTIVITII DE ACHIZIII PUBLICE

1. Procedurile specifice care reglementeaz activitatea de achiziii publice

Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice sunt insuficiente Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice nu ndeplinesc condiiile de conformitate Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice nu sunt actualizate funcie de modificrile legislative

Nerealizarea tuturor obiectivelor Nenelegere total a sarcinilor Riscul abaterii de la cadrul legal

S S

Sczut Sczut

79

Nr. crt.

Obiective

Activiti auditabile

Riscuri semnificative

Punct T/S

Consecina funcionrii/ nefuncio-nrii controlului intern

Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern Sczut

Obs.

Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice nu sunt cunoscute i nu se aplic 2. Resursele umane ale Serviciului Achiziii Publice Neadecvarea structurii profesionale a personalului cu necesitile compartimentului Existena unui numr mare de posturi neocupate Neactualizarea fielor posturilor Nerespectarea principiului segregrii sarcinilor de serviciu Necuprinderea atribuiilor stabilite prin ROF n fiele posturilor Evaluarea formal a personalului Insuficienta unor programe de pregtire profesionala

Nerealizarea obiectivelor la parametrii stabilii Neasigurarea competenelor n realizarea activitilor Riscul ca obiectivele s nu fie ndeplinite Neresponsabilizarea sarcinilor Relaii funcionale bine definite Colaborare n interiorul i exteriorul SAP Aplicarea incorect a legislaiei Riscul ca obiectivele s nu fie ndeplinite

Sczut

S S T T S

Sczut Sczut Ridicat Ridicat Sczut

Sczut

80

Nr. crt.

Obiective

Activiti auditabile

Riscuri semnificative

Punct T/S

Consecina funcionrii/ nefuncio-nrii controlului intern Producerea de evenimente nedorite Neasigurarea competenelor n realizarea sarcinilor Consecine nedorite ale unor riscuri poteniale Ineficiena informaiilor Denaturarea informaiilor Inexactitatea datelor stocate Nesigurana coninutului datelor Accesare neautorizat

Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern Sczut

Obs.

3. Sistemul de gestionare a riscurilor conducerea Registrului riscurilor

Inexistena unei politici privind gestionarea riscurilor Nedesemnarea unei persoane responsabil cu identificarea i elaborarea Registrului riscurilor Neactualizarea sistematic a Registrului riscurilor

Sczut

Sczut

2.

ORGANIZAREA SISTEMULUI INFORMATIC AL ACHIZIIILOR PUBLICE

4. Crearea bazei proprii de date i responsabilizare a personalului implicat n utilizarea sistemului informatic al achiziiilor publice

Baz de date insuficient, care nu permite consultarea ofertelor reprezentative Neactualizarea sistematica a bazei proprii de date Inexistena programelor antivirus Neasigurarea proteciei mpotriva accesrii de ctre persoane neautorizate prin sistem de parole Nerespectarea calendarului de modificare periodica a parolelor de acces

S S S S

Sczut Sczut Sczut Sczut

Sczut

81

Nr. crt.

Obiective

Activiti auditabile

Riscuri semnificative

Punct T/S

Consecina funcionrii/ nefuncio-nrii controlului intern Folosirea eficient a sistemului IT Realizarea de achiziii pertinente Realizarea de achiziii pertinente Decizii luate superficial Achiziii nerealizate Nerespectarea cadrului legal Cheltuieli mai mari cu achiziia Nerespectarea prevederilor legale Prelungirea duratei de execuie

Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern Ridicat

Obs.

Nedesemnarea personalului pentru sigurana sistemului informatic 3. PROGRAMUL ANUAL AL ACHIZIIILOR PUBLICE 5.Fundamentare a Programului anual al achiziiilor publice Activitatea de achiziii nu se desfoar pe baza unui program anual Corelarea insuficienta ntre Program i politica de realizarea a obiectivelor entitii Lipsa referatelor de necesitate privind achiziiile publice Depirea bugetului alocat Programul nu ndeplinete condiiile de conformitate 6. Alegerea procedurii de atribuire Estimarea eronata a valorii contractelor de furnizare/lucrri/ servicii Procedura de atribuire este stabilit fr respectarea pragurile valorice prevzute n ordonan Divizarea achiziiei publice astfel nct s se obin plafoane pariale mai mici

T T S S S S

Ridicat Ridicat Sczut Sczut Sczut Sczut

Sczut

Sczut

82

Nr. crt.

Obiective

Activiti auditabile

Riscuri semnificative

Punct T/S

Consecina funcionrii/ nefuncio-nrii controlului intern Respectarea cadrului legal Realizarea de achiziii pertinente Informarea similar a ofertanilor Depunerea de oferte valabile

Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern Ridicat Ridicat

Obs.

Utilizarea abuziv/improprie a procedurii de atribuire Inexistena unei note justificative pentru utilizarea unui tip de procedur de achiziie public 4. PREGTIREA APLICRII PROCEDURILOR DE ACHIZIII PUBLICE PROGRAMATE 7. Anunul de participare Anunul de participare publicat n mijloace de informare diferite conine informaii diferite Anunul de participare conine informaii care contravin precizrilor din Documentaia de atribuire 8. Comisia de evaluare Decizia de numire a comisiei de evaluare nu ndeplinete condiiile de conformitate Membrii comisiei de evaluare nu au pregtire profesional i experiena relevant n domeniu Incompatibilitate ntre membri comisiei de evaluare i ofertani Constituirea unei singure comisii pentru atribuirea tuturor contractelor

T T

Ridicat

T Competene i responsabiliti neclare Oferte incorect analizate Favorizarea unor ofertani Oferte insuficient studiate

Ridicat

S S S

Sczut Sczut Sczut

Sczut

83

Nr. crt.

Obiective

Activiti auditabile

Riscuri semnificative

Punct T/S

Consecina funcionrii/ nefuncio-nrii controlului intern Oferte insuficient studiate Necalificarea unor oferte bune Apariia de contestaii Litigii cu ofertanii

Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern Sczut Sczut Sczut

Obs.

Mai puin de 3 membri n componena comisiei de evaluare 9. Documentaia de atribuire Neconformitatea Documentaiei de atribuire Cerine care ncalc principiile ce stau la baza atribuirii contractului de achiziie public Neconformitatea operaiilor n ceea ce privesc solicitrile de clarificri i completri la Documentaia de atribuire Nerespectarea cuantumului prevzut pentru garania de participare

S S S

S Calcul direct, corespunztor .

Sczut

10. Garania de participare

Ridicat

84

B. DERULAREA PROCEDURILOR DE ATRIBUIRE A CONTRACTELOR DE ACHIZIII PUBLICE Nr. crt. Obiective Activiti auditabile Riscuri semnificative Punct T/S Consecina funcionrii/ nefuncionr ii controlului intern Derulare corect a procedurii Reducerea numrului ofertelor Cadru legal respectat Pierderea calificrii Descalificare incorect Reducerea concurenei Cadru legal nclcat Reluarea procedurii Contestarea rezultatului procedurii Ctigtor neeconomic Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern Ridicat Sczut Ridicat Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut 85 Obs.

5.

LICITAIA DESCHIS

11. Deschiderea i calificarea ofertelor

Proces-verbal de deschidere a ofertelor neconform Oferta depusa nu corespunde cerinelor prevzute n Documentaia de atribuire Acceptarea ofertei nedepuse la termen Oferta nu este nsoit de dovada constituirii garaniei pentru participare Restricionarea numrului ofertelor depuse Modificarea/retragerea ofertei n perioada de valabilitate Continuarea procedurii cu o singur ofert depus

T S T S S S S S S S

12.Stabilirea ofertei ctigtoare

Examinarea ofertelor nu se realizeaz la sediul autoritii contractante Evaluarea ofertelor nu se realizeaz n concordan cu termenii din caietul de sarcini Stabilirea eronat a clasamentului ofertelor

Nr. crt.

Obiective

Activiti auditabile

Riscuri semnificative

Punct T/S

Consecina funcionrii/ nefuncionr ii controlului intern Posibile greeli n derularea procedurii Inexistena transparenei Reducerea concurenei Ofert bun descalificat Anularea procedurii Neasigurarea concurenei Neresponsabilizare Contestaii nejustificate Principii nclcate Lipsa unor ofertani

Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern Sczut

Obs.

Neconformitatea Raportului de evaluare a ofertei i propunerii de atribuire a contractului Rezultatul evalurii nu se comunic participanilor 6. LICITAIA RESTRNS 13. Depunerea candidaturilor i selecia acestora Limitarea nejustificat a numrului de candidai Un candidat depune mai multe oferte n cadrul aceleiai proceduri Aplicarea unor criterii de selecie neprevzute n anunul de participare Continuarea procedurii cu mai puin de 5 candidai selectai Inexistena unui raport intermediar aprobat Necomunicarea rezultatului selectrii candidailor Candidaii modific oferta funcie de informaiile suplimentare solicitate de autoritatea contractant Nerespectarea termenului i locaiei stabilite pentru deschiderea ofertelor

S S S S S S S S

Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut

14. Stabilirea ofertei ctigtoare

Sczut

86

Nr. crt.

Obiective

Activiti auditabile

Riscuri semnificative

Punct T/S

Consecina funcionrii/ nefuncionr ii controlului intern Contestarea procedurii Rezultat eronat Pierderi financiare Obiectivitate Asigurarea concurenei Selecie obiectiv Rezultat asteptat Rezultat acceptat nclcarea normativului Pierderi financiare nclcarea normativului

Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern Sczut Sczut Sczut Ridicat Ridicat Ridicat Ridicat Ridicat Sczut Sczut

Obs.

Stabilirea eronat a factorilor de evaluare a ofertelor Evaluarea incorect a ofertelor 7. DIALOG COMPETITIV 15 Preselectarea candidailor Neasigurarea unei concurene reale la preselectare Subiectivism i discriminare n selectarea candidaturilor Neinformarea asupra numrului minim i maxim de preselectri Participarea la consultri i a unor ofertani nepreselectai Dialogul nu asigur un tratament egal tuturor candidailor Oferta final este elaborat fr acordul candidailor Modificarea cerinelor iniiale din Documentaia de atribuire Neacordarea importanei atribuirii unui contract unui anumit operator economic Neiniierea de negocieri cu concurenii ctigtorii ai unui concurs de soluii

S S S T T T T T S S

16. Desfurarea dialogului cu candidaii preselectai i stabilirea ofertei ctigtoare 8. NEGOCIEREA 17. Condiii de aplicare a procedurii de negociere

Sczut

87

Contractri n domeniul cercetrii tiinifice cu scopul obinerii de profit Continuarea contractului dup ncetarea situaiei de extrem urgen 18. Preselecia candidailor 19. Negocierea i stabilirea ofertei ctigtoare nceperea negocierilor cu un numr insuficient de candidai Participarea la consultri i a unor ofertani nepreselectai Dialogul nu asigur un tratament egal tuturor candidailor Inexistena proceselor-verbale pentru negocierile cu candidaii preselectai n toate cazurile, oferta ctigtoare este cea cu preul cel mai sczut Oferta final prezint modificri fa de cea preliminar negociat Neconformitatea invitaiilor de participare Numr mic de candidai invitai Ofertele depuse nu corespund cerinelor prevzute n Documentaia de atribuire Oferta depus nu este nsoit de dovada constituirii garaniei pentru participare, dac e cazul Modificarea/retragerea ofertei n perioada de valabilitate

S S

nclcarea normativului nclcarea normativului Informaii obinute din dosarele achiziiilor Corectitudine Ofert bine stabilit Lipsa observaiilor ulterioare Oferte avantajoase Ofert corect stabilit Nenscriere la procedur Reducerea concurenei Nu se cer clarificri Acceptarea ofertelor Oferte valabile

Sczut Sczut

T T T T T T S T T T T

Ridicat Ridicat Ridicat Ridicat Ridicat Ridicat Sczut Ridicat Ridicat Ridicat Ridicat 88

9.

CEREREA DE OFERTE

20. Invitaia de participare 21.Deschiderea i calificarea ofertelor

22. Stabilirea ofertei ctigtoare

Stabilirea eronat a clasamentului ofertelor Rezultatul evalurii nu se comunic participanilor

T T S S S S

Rezultat corect la atribuire Rezultat acceptat Evaluare incorect a proiectelor nclcarea confidenialitii Contestarea rezultatului Incertitudine n stabilirea ctigtorului

Ridicat Ridicat Sczut Sczut Sczut Sczut

10.

CONCURSUL DE SOLUII

23. Juriul de evaluare

Neeligibilitatea n ceea ce privete studiile i experiena n domeniu a membrilor juriului Proiectele nu i pstreaz anonimatul pn la formularea unei decizii/opinii Proiectele nu sunt evaluate exclusiv pe baza criteriilor indicate n anunul de concurs Neelaborarea raportului de evaluare calitativ a proiectelor C. OBIECTIVE GENERALE FINALE

Nr. crt.

Obiective

Activiti auditabile

Riscuri semnificative

Punct T/S

Consecina funcionrii/ nefuncionr ii controlului intern Respingerea de ctre CNSC Continuarea contestaiilor

Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern Sczut

Obs.

11.

ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC

24.Soluionarea contestaiilor

Acceptarea contestaiilor care nu ndeplinesc condiiile de conformitate Analiza contestaiei nu se realizeaz n conformitate cu termenii din caietul de sarcini

Sczut

89

Nr. crt.

Obiective

Activiti auditabile

Riscuri semnificative

Punct T/S

Consecina funcionrii/ nefuncionr ii controlului intern Creterea termenelor de soluionare Continuarea contestaiilor Pierderea cauzei Anularea contractului ncheiat Anularea contractului ncheiat Nerecuperarea unor eventuale pierderi Nerecuperarea unor eventuale pierderi Neconstituirea gajului

Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern Sczut Sczut Sczut Sczut

Obs.

Rezoluia autoritii contractante nu s-a comunicat n termen Rezoluia autoritii contractante nu s-a comunicat tuturor participanilor nc implicai Fundamentarea insuficient a reprezentrii n instan a cauzei 25. Semnarea contractului de achiziii publice Nerespectarea perioadei de ateptare, necesare eventualelor contestaii ncheierea contractului de achiziie nu respecta condiiile de conformitate Garania de buna execuie este sub nivelul impus Garania de buna execuie nu este constituit Neconformitatea scrisorii bancare a garaniei de bun execuie a contractului

S S S S

Sczut

12.

DERULAREA I 26. Garania de bun execuie ADMINISTRAREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC

Sczut

Sczut

Sczut

90

Nr. crt.

Obiective

Activiti auditabile

Riscuri semnificative

Punct T/S

Consecina funcionrii/ nefuncionr ii controlului intern Ineficiena utilizrii fondurilor Finalizare defectuoas a contractului Pierderi financiare Posibile pagube financiare i materiale Apariia unor probleme ulterioare Contestare ulterioar Pagube neacoprite Pagube neacoprite

Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern Sczut

Obs.

Eliberarea garaniei de bun execuie, dei obligaiile contractului nu au fost respectate 27. Finalizarea contractului de achiziie public Neconcordan ntre coninutul facturilor (pre, cantitate) i termenii contractului Acceptarea nejustificata de devieri de la cantitatea, calitatea sau termenele stabilite Efectuarea plii finale fr realizarea recepiei finale Efectuarea recepiei finale naintea expirrii perioadei de garanie Neconformitatea procesului-verbal de recepie final Inexistena documentului constatator privind ndeplinirea obligaiilor contractuale Neconformitatea documentului constatator privind ndeplinirea obligaiilor contractuale

S S

Sczut Sczut

Sczut

S S S S

Sczut Sczut Sczut Sczut

91

Nr. crt.

Obiective

Activiti auditabile

Riscuri semnificative

Punct T/S

Consecina funcionrii/ nefuncionr ii controlului intern Lipsa dovezilor n cazul unor contestaii nclcarea principiului transparenei Pierderea informaiilor Distrugerea dosarelor

Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern Sczut

Obs.

28. Dosarul Dosarul achiziiei publice nu achiziiei publice respecta condiiile de conformitate indiferent de procedura de atribuire utilizat Restricionarea nejustificat a accesului la dosarul achiziiei publice Distrugerea dosarului achiziiei publice naintea limitei minime a termenului legal Pstrarea dosarelor n locaii i/sau condiii necorespunztoare

S S S

Sczut Sczut Sczut

Nota: Ierarhizarea riscurilor realizat prin documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe a contribuit la identificarea a 29 riscuri, ataate unor activiti auditabile, care au fost evaluate ca fiind puncte tari, iar diferena de 85 de riscuri au fost identificate ca fiind puncte slabe. Evaluarea operaiile identificate ca fiind puncte tari i riscurile asociate acestora a avut loc ca urmare a unor controale interne funcionale care limiteaz apariia riscurilor. In urma ierarhizrii activitilor auditabile n documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit intern au fost preluate obiectivele i activitile auditabile, considerate ca fiind puncte slabe, ocazie cu care vor fi renumerotate, i ulterior stabilit corespondena cu paragrafele din Raportul de audit intern.

92

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern

TEMATICA N DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditata: 01.01.-31.12.2008 Intocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana Avizat: Petrescu Aurel Nr. obiectiv Activiti auditabile

Data: Data: Paragraful corespunztor din RAI

Obiective

A. OBIECTIVE GENERALE INIIALE 1.


ORGANIZAREA ACTIVITII DE ACHIZIII PUBLICE

1. Procedurile specifice care reglementeaz activitatea de achiziii publice 2. Resursele umane ale Serviciului Achiziii Publice 3. Sistemul de gestionare a riscurilor conducerea Registrului riscurilor

II.1.1.

II.1.2.

II.1.3.

2.

ORGANIZAREA SISTEMULUI INFORMATIC AL ACHIZIIILOR PUBLICE PROGRAMUL ANUAL AL ACHIZIIILOR PUBLICE

4. Crearea bazei proprii de date i responsabilizarea personalului implicat n utilizarea sistemului informatic al achiziiilor publice

II.2.1.

3.

5. Fundamentarea Programului anual al achiziiilor publice 6. Alegerea procedurii de atribuire

II.3.1.

II.3.2.

93

Nr. obiectiv 4.

Obiective
PREGTIREA APLICRII PROCEDURILOR DE ACHIZIII PUBLICE PROGRAMATE

Activiti auditabile

Paragraful corespunztor din RAI II.4.1.

7. Comisia de evaluare 8. Documentaia de atribuire

II.4.2.

B. DERULAREA PROCEDURILOR DE ATRIBUIRE A CONTRACTELOR DE ACHIZIII PUBLICE 5.


LICITAIE DESCHIS

9. Deschiderea i calificarea ofertelor 10. Stabilirea ofertei ctigtoare

II.5.1. II.5.2.

6.

LICITAIE RESTRNS

11. Depunerea candidaturilor i selecia acestora 12. Stabilirea ofertei ctigtoare

II.6.1.

II.6.2.

7.

DIALOG COMPETITIV

13. Preselectarea candidailor

II.7.1.

8.

NEGOCIERE

14. Condiii de aplicare a procedurii de negociere 15. Invitaia de participare

II.8.1.

9.

CERERE DE OFERTE CONCURS DE SOLUII

II.9.1. II.10.1.

10.

16. Juriul de evaluare

94

Nr. obiectiv

Obiective

Activiti auditabile

Paragraful corespunztor din RAI

C. OBIECTIVE GENERALE FINALE 11.


ATRIBUIREA CONTRACTELOR DE ACHIZIII PUBLICE

17. Soluionarea contestaiilor 18. Semnarea contractului de achiziie public 19. Garania de bun execuie 20. Finalizarea contractului de achiziie public 21. Dosarul achiziiei publice

II.11.1.

II.11.2.

12.

DERULAREA I ADMINISTRAREA CONTRACTELOR DE ACHIZIII PUBLICE

II.12.1.

II.12.2.

II.12.3.

Not: Analiza riscurilor a pornit de la Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 12 obiective i 36 de operaii, i s-a finalizat cu Tematica n detaliu a misiunii de audit intern, n care au fost selectate 12 obiective i numai 21 de activiti auditabile. Tematica n detaliu a misiunii de audit intern se obine n baza prelurii obiectelor auditabile considerate ca fiind puncte slabe din documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe. n continuare, doar acestea, vor fi avute n vedere n activitatea de auditare, deoarece prezint riscuri semnificative pentru domeniul auditat i vor fi supuse diferitelor testri, stabilite pe baza Programului interveniei la faa locului, care se vor materializa n FIAP-uri i FCRI-uri, acolo unde este cazul, i n final vor fi transferate i comentate n Raportul de audit intern, n ordinea din Tematica in detaliu a misiunii de audit. Precizm c n coloana Observaii a documentului, se trece numrul paragrafului corespunztor din Raportul de audit intern, n care vor fi abordate respectivele obiecte auditabile selectate. n situaia n care, se considera necesar, n Tematica n detaliu a misiunii de audit, la obiectele auditabile selectate se pot aduga si alte obiecte auditabile, care nu au fost auditate n ultimii 3 ani i/sau nu au fost supuse analizei riscurilor, iar aceasta completare va fi menionata n coloana Observaii.

95

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern PROGRAM DE AUDIT Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 ntocmit: Comnescu Cristian (CC), Bcescu Ana (BA) Avizat: Petrescu Aurel (PA) Etapele misiunii Domeniul Activiti

Data: Data: Durata (h) 1008 472 8 8 8 72 48 104 104 40 32 16 8 Persoane implicate Locul desfurrii

Tema: Activitatea de achiziii publice A. Pregtirea misiunii de 1. ntocmirea i aprobarea Ordinului de audit serviciu 2.Intocmirea si validarea Declaraiei de independen 3. Pregtirea i transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern ctre prile interesate 4. Colectarea i prelucrarea informaiilor 5. Elaborarea Chestionarului de control intern 6. Elaborarea Listelor de verificare 7. Analiza riscurilor 8. ntocmirea Programului de audit 9. ntocmirea Programului preliminar al interveniei la faa locului 10. Organizarea edinei de deschidere cu serviciul auditat 11. Redactarea Minutei edinei de deschidere.

PAl CC, BA CC, BA PA CC, BA CC, BA CC, BA CC, BA CC CC, BA CC, BA, Radu Nicolae CC

SAI SAI SAI SAI SAP SAI SAI SAI SAI SAI SAI SAP SAI

96

Etapele misiunii

Domeniul

Activiti 12. Organizarea edinei de nchidere cu serviciul auditat. 13. Redactarea Minutei edinei de nchidere.

Durata (h) 16 8 360 30 10 4 8 4 4

Persoane implicate CC, BA Radu Nicolae CC

Locul desfurrii SAP SAI

B. Intervenia la faa locului

1. Organizarea activitii de achiziii publice

1. Efectuarea testrilor (prezentare detaliata in Programul interveniei la fata locului) 2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 3. Elaborare FIAP - urilor 4. Colectarea dovezilor 5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 1. Efectuarea testrilor (prezentare detaliata in Programul interveniei la faa locului) 2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 3. Elaborare FIAP - urilor 4. Colectarea dovezilor 5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

CC CC, PA CC CC CC

SAP SAI SAI SAP SAI

2. Organizarea sistemului informatic al achiziiilor publice

30 10 4 8 4 4

BA BA, PA BA BA BA

SAP SAI SAI SAP SAI

97

Etapele misiunii

Domeniul 3. Programul anual al achiziiilor publice

Activiti

Durata (h) 30 10 4 8 4 4

Persoane implicate CC CC, PA CC CC CC

Locul desfurrii SAP SAI SAI SAP SAI

1. Efectuarea testrilor (prezentare detaliat n Programul interveniei la faa locului) 2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 3. Elaborare FIAP-urilor 4. Colectarea dovezilor 5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 1. Efectuarea testrilor (prezentare detaliata in Programul interveniei la faa locului) 2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 3. Elaborare FIAP urilor 4. Colectarea dovezilor 5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru. 1. Efectuarea testrilor (prezentare detaliata in Programul interveniei la fata locului) 2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 3. Elaborarea FIAP -urilor 4. Colectarea dovezilor

4. Pregtirea aplicrii procedurilor de achiziii publice programate

30 10 4 8 4 4

BA BA, PA BA BA BA

SAP SAI SAI SAP SAI

5. Licitaie deschis

30 10 4 8 4

CC CC, PA CC CC

SAP SAI SAI SAP 98

Etapele misiunii

Domeniul

Activiti 5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

Durata (h) 4

Persoane implicate CC

Locul desfurrii SAI

6. Licitaie restrns

1. Efectuarea testrilor (prezentare detaliata in Programul interveniei la fata locului) 2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 3. Elaborarea FIAP urilor 4. Colectarea dovezilor 5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 1. Efectuarea testrilor (prezentare detaliata in Programul interveniei la fata locului) 2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 3. Elaborarea FIAP urilor 4. Colectarea dovezilor 5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru.

30 10 4 8 4 4

BA BA, PA BA BA BA

SAP SAI SAI SAP SAI

7. Dialog competitiv

30 10 4 8 4 4

CC CC, PA CC CC CC

SAP SAI SAI SAP SAI

99

Etapele misiunii

Domeniul 8. Negociere

Activiti

Durata (h) 30 10 4 8 4 4

Persoane implicate BA BA, PA BA BA BA

Locul desfurrii SAP SAI SAI SAP SAI

1. Efectuarea testrilor (prezentare detaliata in Programul interveniei la fata locului). 2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 3. Elaborarea FIAP urilor 4. Colectarea dovezilor 5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru. 9. Cerere de oferte 1. Efectuarea testrilor (prezentare detaliata in Programul interveniei la fata locului) 2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 3. Elaborare FIAP - urilor 4. Colectarea dovezilor 5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 1. Efectuarea testrilor (prezentare detaliata in Programul interveniei la fata locului) 2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 3. Elaborare FIAP - urilor

30 10 4 8 4 4

CC CC, PA CC CC CC

SAP SAI SAI SAP SAI

10. Concurs de soluii

30 10 4 8

BA BA, PA BA

SAP SAI SAI 100

Etapele misiunii

Domeniul

Activiti 4. Colectarea dovezilor 5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

Durata (h) 4 4

Persoane implicate BA BA

Locul desfurrii SAP SAI

11. Atribuirea contractului de 1. Efectuarea testrilor (prezentare achiziie public detaliata in Programul interveniei la fata locului) 2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 3. Elaborare FIAP - urilor 4. Colectarea dovezilor 5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 12. Derularea i administrarea 1. Efectuarea testrilor (prezentare contractului de detaliata in Programul interveniei la fata achiziie publica locului). 2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 3. Elaborarea FIAP urilor 4. Colectarea dovezilor 5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru.

30 10 4 8 4 4

CC, BA CC, BA, PA CC, BA CC, BA CC, BA

SAP SAI SAI SAP SAP

30 10 4 8 4 4

CC, BA CC, BA, PA CC, BA CC, BA CC, BA

SAP SAI SAI SAP SAP

101

Etapele misiunii

Domeniul

Activiti

Durata (h) 160 80 8 16 32 8 8 8 16 16

Persoane implicate CC, BA, PA CC, BA, Radu Nicolae CC, BA, Radu Nicolae CC, BA CC, BA CC, BA CC, BA, PA CC, BA

Locul desfurrii SAI SAI SAP SAI SAI SAI SAI SAI

C. Raportul de audit intern 14. Redactarea i revizuirea proiectului de Raport de audit intern 15. Transmiterea proiectului de Raport la structura auditat i solicitarea de rspuns n 15 zile 16.Organizarea Reuniunii de conciliere, dac este cazul i elaborarea minutei 17.Includerea n Raportul de audit intern a punctului de vedere al structurii auditate, finalizarea si ntocmirea sintezei raportului 18.Obinerea avizrii Raportului de conducerea structurii de audit 19.Obinerea aprobrii Raportului de audit de conducerea entitii 20. Transmiterea recomandrilor aprobate, ctre structura auditat D. Urmrirea recomandrilor 21. ntocmirea fiei de urmrire a recomandrilor

Not: Programul de audit este un document de lucru intern al compartimentului de audit, prin care se realizeaz ordinea de parcurgere a procedurilor misiunii de audit intern pe timpul derulrii acesteia. Cuprinde numrul total de ore afectate misiunii de audit, repartizate pe membri echipei, cu menionarea locului de desfurare a aciunii. Confer sigurana neomiterii aspectelor importante ale auditului i repartizrii sarcinilor i planificrii activitilor pe auditori interni. Programul de audit este finalizat nainte de intervenia la faa locului. 102

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana Avizat: Petrescu Aurel Obiecte auditabile Tipul testrii Locul testrii

Data: Data: Durata testrii (h) 3 Nr. test Nr. lista de verificare Auditori

T O T A L G E N E R A L - 120 ore Obiectivul 1. ORGANIZAREA ACTIVITATII DE ACHIZITII PUBLICE 1. Procedurile specifice care Analiza procedurilor existente reglementeaz activitatea de Verificarea calitii i achiziii publice cuprinderii procedurilor SAP Interviu adresat sefului SAP 2. Resursele umane ale SAP Analiza statului de functii Analiza programelor de pregtire a personalui Verificarea corespondenei cerinelor postului cu pregtirea personalului Interviu adresat sefului SAP Verificarea existenei i modului de gestionare a riscurilor

Interviu 1.1.1. LV 1 CC

Interviu1.5.1. FIAP 1.5.1.

3. Sistemul de gestionare a riscurilor conducerea Registrului riscurilor

Interviu1.6.1. FIAP 1.6.1.

103

Obiecte auditabile

Tipul testrii

Locul testrii

Durata testrii (h)

Nr. test

Nr. lista de verificare

Auditori

T O T A L G E N E R A L - 120 ore Obiectivul 2. ORGANIZAREA SISTEMULUI INFORMATIC AL ACHIZIIILOR PUBLICE 10 Interviu 2.6.1. 4. Crearea bazei proprii de Studierea bazei de date de FIAP 2.6.1. date i responsabilizarea care dispune serviciul achiziii FIAP 2.6.2. personalului implicat n publice FIAP 2.6.3. utilizarea sistemului Interviu adresat sefului informatic al achiziiilor Serviciului Achiziii Publice, publice privind realizarea unui studiu al pieei si crearea bazei de date proprii Obiectivul 3. PROGRAMUL ANUAL AL ACHIZITIILOR PUBLICE SAP 5 Interviu3.5.1. 5. Fundamentarea Examinarea Referatelor de LC 3.5.1. Programului de achizitii necesitate FIAP 3.5.1. publice Analiza fundamentrii Programului de achiziii publice Observarea fizic directa a respectrii sumelor din Program cu bugetul alocat SAP 5 Test 3.6.1. 6. Alegerea procedurii de Verificarea modului de calcul a Foaie de lucru atribuire a contractelor de valorii estimative a contractului 3.6.1. achiziie publica de achiziie LC 3.6.1. Analiza alegerii procedurii de FIAP 3.6.1. atribuire Eantionul va fi de 25% din populaia totala, respectiv 8 achiziii publice

LV 3

BA

LV 3

BA

104

Obiecte auditabile

Tipul testrii

Locul testrii

Durata testrii (h)

Nr. test

Nr. lista de verificare

Auditori

T O T A L G E N E R A L - 120 ore Obiectivul 4. PREGATIREA APLICARII PROCEDURILOR DE ACHIZITII PUBLICE PROGRAMATE 3 Test 4.5.1. 7. Comisia de evaluare Examinarea deciziilor de Note de relaii numire 4.5.1. Verificarea declaraiilor de LC 4.5.1. confidenialitate i FIAP 4.5.1. imparialitate Note de relaii privind respectarea cadrului normativ referitor la compatibilitatea membrilor comisiilor de evaluare Test 4.6.1. 8. Documentaia de atribuire Verificarea coninutului 7 Test 4.6.2. Documentaiei de atribuire LC 4.6.2. Verificarea respectrii FIAP 4.6.1. principiilor care guverneaz FIAP 4.6.2. activitatea de achiziii publice Analiza solicitrilor i rspunsurilor pentru clarificri la Documentaia de atribuire, verificarea transmiterii la toi participanii Obiectivul 5. LICITAIE DESCHIS SAP 4 Test 5.5.1. 9. Deschiderea i calificarea Examinarea anunului de LC 5.5.1. ofertelor participare, examinarea FIAP 5.5.1. coninutului Examinarea Proceselor verbale ncheiate n urma edinelor de deschidere a ofertelor

LV 4

LV 4

LV 5

CC

105

Obiecte auditabile

Tipul testrii

Locul testrii SAP

Durata testrii (h) 6

Nr. test Test 5.6.1. LC 5.6.1. FIAP 5.6.1.

Nr. lista de verificare LV 5

Auditori CC

T O T A L G E N E R A L - 120 ore 10. Stabilirea ofertei Testarea a urmrit verificarea ctigtoare corectitudinii stabilirii ofertei ctigtoare din cele calificate cu privire la respectarea specificaiilor din Documentaia de atribuire i corectitudinea algoritmilor de calcul Obiectivul 6. LICITAIE RESTRNS 11. Depunerea candidaturilor Examinarea Documentaiei de i selecia acestora atribuire transmisa Analiza solicitrilor si rspunsurilor pentru clarificri la Documentaia de atribuire, verificarea adreselor ctre participani 12. Stabilirea ofertei Analiza Rapoartelor de ctigtoare stabilire a ofertei ctigtoare Analiza documentaiilor aferente Examinarea Procesului-verbal de adjudecare

SAP

Test 6.5.1. LC 6.5.1. Interviu 6.5.1.

LV 6

CC

SAP 4 Interviu 6.6.1. LV 6 CC

106

Obiecte auditabile

Tipul testrii

Locul testrii

Durata testrii (h)

Nr. test

Nr. lista de verificare

Auditori

T O T A L G E N E R A L - 120 ore Obiectivul 7. DIALOG COMPETITIV 13. Preselectarea Examinare direct candidailor Analiza raportului de stabilire a ofertei ctigtoare Analiza documentaiilor aferente contractului de achiziie ncheiat Examinarea Procesului-verbal de adjudecare Obiectivul 8. NEGOCIEREA 14. Condiii de aplicare a procedurii de achiziie public Studierea direct a condiiilor legale de aplicare a acestui tip de procedur

SAP

10

Interviu 7.5.1. FIAP 7.5.1.

LV 7

BA

SAP

10

FIAP 8.5.1. FIAP 8.5.2. Test 9.6.1. LC 9.6.1. FIAP 9.6.1.

LV 8

BA

Obiectivul 9. CEREREA DE OFERTE 15. Invitaia de participare Analiza invitaiilor de participare din punct de vedere al conformitii coninutului i publicrii n SEAP Obiectivul 10. CONCURS DE SOLUII 16. Juriul de evaluare Examinarea Fiei de achiziie aferent concursului de soluii Examinarea CV-urilor membrilor juriului de evaluare Not de relaii i interviu solicitate salariailor serviciului

10

LV 9

SAP

10

Not de relaii 10.5.1. Interviu 10.5.1. FIAP 10.5.1.

LV 10

BA

107

Obiecte auditabile

Tipul testrii

Locul testrii

Durata testrii (h) 2

Nr. test

Nr. lista de verificare LV 11

Auditori

T O T A L G E N E R A L - 120 ore Obiectivul 11. ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZITIE PUBLICA 17. Soluionarea Examinarea documentaiei de contestaiilor concurs i a contestaiilor existente. Vizualizarea documentelor care atest msurile administrative aplicate. Interviu adresat efului Serviciului Achiziii Publice 18. ncheierea contractului Examinarea unui procent mare de achiziie public din contractele atribuite de entitate pentru stabilirea corectitudinii pailor parcuri pentru semnarea acestora

Interviu 11.5.1.

Test 11.6.1., 11.6.2., 11.6.3 Foi de lucru 11.6.1., 11.6.2., 11.6.3 LC 11.6.1., 11.6.2., 11.6.3 FIAP 11.6.1., 11.6.2., 11.6.3 FCRI 11.6.3. Obiectivul 12. DERULAREA I ADMINISTRAREA CONTRACTELOR DE ACHIZITII PUBLICE 2 Test 12.5.1. 19. Garania de bun Analiza documentelor care Foaie de lucru execuie atest depunerea garaniei LC 12.5.1. FIAP 12.5.1.

LV 11

LV 12

108

Obiecte auditabile

Tipul testrii

Locul testrii SAP Serv. Contb. Interna

Durata testrii (h) 6

Nr. test Interviu 12.6.1.

Nr. lista de verificare LV12

Auditori CC BA

T O T A L G E N E R A L - 120 ore 20. Finalizarea contractului: Verificarea corectitudinii - Dosarul de urmrire a decontrii derulrii contractului Analiza adendum-urilor ncheiat Examinarea diferenelor i - Constatarea minusurilor soluionarea lor sau plusurilor la Verificarea conformitii recepie facturilor - Certificarea i Interviu privind administrarea verificarea facturilor contractelor de achiziii publice, adresat unui salariat din cadrul Serviciului Achiziii Publice 21. Dosarul achiziiilor publice Verificarea existenei, coninutului i condiiilor de pstrare a dosarelor achiziiilor publice derulate la nivelul serviciului

Test 12.7.1. LC 12.7.1. FIAP 12.7.1.

LV 12

Not: Programul de intervenie la faa locului sau Programul preliminar se elaboreaz pe baza Programului de audit i prezint detaliat lucrrile pe care auditorii interni i propun s le efectueze, tipurile de teste i eantioanele pe baza crora se vor realiza acestea, locul i durata testrii. Pentru organizarea acestor testri auditorii ntocmesc Liste de verificare (LV) care vor cuprinde operaiile din structura activitilor auditabile, precum i rezultatele obinute. De regul, Listele de verificare se elaboreaz pe fiecare obiectiv n parte i conin ansamblul testelor care se vor efectua i rezultatele acestora, respectiv necesitatea elaborrii de FIAP-uri i/sau FCRI-uri.

109

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern MINUTA EDINTEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 ntocmit: Bacescu Ana Data: Avizat: Petrescu Aurel Data: Lista participantilor: Numele Tnase Dumitru Popescu Laureniu Radu Nicolae Nicolescu Mircea Petrescu Aurel Comnescu Cristian Bcescu Ana Funcia/Direcia/ Serviciul Director Ec. Director Adm.Patr. Sef Serv. Achiziii Publice Director Audit Intern Sef Serv. Audit Intern Auditor intern Auditor intern Nr. telefon Email Semntura

Stenograma edinei: prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern; prezentarea funciei de audit intern de ctre auditori, n special a obiectivelor generale ale auditului intern, din care s rezulte semnificaia auditului intern; prezentarea Programului interveniei la faa locului, obiectivele auditabile care se intenioneaz a fi realizate, dup analizele de risc efectuate. A fost cerut prerea auditailor cu privire la aceste obiective, unde s-au fcut remarci c acestea n general reprezint zone cu risc; stabilirea persoanelor pe care auditorii le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste asupra muncii lor i pentru interviuri. A fost stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; stabilirea condiiile pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) stabilirea unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul misiunii, informarea sistematic asupra constatrilor. A fost stabilit edina de nchidere, inclusiv lista participanilor; Stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit). Recomandrile formulate ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate vor fi discutate i analizate cu structura auditat, inclusiv calendarul implementrii i persoanele rspunztoare cu implementarea.

110

LISTA DE VERIFICARE NR. 1


OBIECTIVE GENERALE Nr. crt. 1.1. Obiectivul 1. ORGANIZAREA ACTIVITATII DE ACHIZITII PUBLICE ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Examinarea procedurilor specifice care reglementeaz activitatea de achiziii publice 1.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin proceduri specifice a activitilor aferente compartimentului de achiziii publice a) existenta unui sistem de proceduri specifice pentru realizarea obiectivelor in domeniul achiziiilor publice b) aprobarea procedurilor de ctre persoanele competente c) stabilirea modelelor de formulare d) precizarea modalitilor de completare a modelelor e) oferirea unor exemple n acest sens f) cuprinderea modalitilor de actualizare a procedurilor 1.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale activitilor/operaiilor 1.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie 1.1.4. Modalitatea arhivarii documentelor Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu cele din procedura specifica i evaluarea completitudinii prelurii acestora Examinarea cunoaterii procedurilor specifice de ctre responsabilii cu realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor specifice: a) considera procedurile specifice corespunztoare ? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Analiza resurselor umane ale Serviciului Achiziii Publice a) numr mare de posturi neocupate b) corelarea structurii profesionale a personalului cu necesitile compartimentului de achiziii publice c) cuprinderea n fiele posturilor a atribuiile stabilite prin ROF i actualizarea permanent d) existena planurilor de pregtire profesional e) efectuarea sistematic a analizei ndeplinirii planurilor de pregtire profesional f) pregtirea profesional a salariailor este realizat conform atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin fia postului g) pregtirea profesional a salariailor asigur atingerea obiectivelor organizaiei OBS.

X X X X X X X X X X X X X X X Interviu nr. 1.1.1.

1.2. 1.3. 1.4.

1.5.

Interviu nr. 1.5.1. FIAP nr. 1.5.1.

111

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT h) existena unui sistem de indicatori de performan pentru evaluarea gradului de pregtire profesional Examinarea sistemului de gestionare a riscurilor conducerea Registrului riscurilor a) existena unei politici unitare privind gestionarea riscurilor b) existena Registrului riscurilor la nivelul Serviciului de Achiziii Publice c) actualizarea sistematic a Registrului riscurilor d) existena unui sistem de evaluare a riscurilor e) desemnarea unui responsabil privind gestionarea riscurilor la nivelul Serviciului de Achiziii Publice f) riscurile majore prezentate n Registrul riscurilor elaborat la nivelul Serviciului de Achiziii Publice se regsesc n Registrul riscurilor elaborat la nivelul ntregii entiti publice Analiza sistemului de arhivare a documentelor

DA

NU X

OBS.

1.6

X X X X X Interviu nr. 1.6.1. FIAP nr. 1.6.1.

X -

1.7.

Data: Auditor intern, Comnescu Cristian

Supervizor, Petrescu Aurel

112

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern

INTERVIU nr. 1.1.1. privind procedurile specifice care reglementeaz activitatea de achiziii publice, adresat domnului Radu Nicolae, ef serviciu, Serviciul Achiziii Publice

Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice

Nr. crt. 1. 2.. 3. 4. 5. 6. 7.

ntrebare Pentru activitatea de achiziii publice avei un sistem de proceduri? Exist coresponden ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fiele posturilor? Exist stabilit prin procedur modul de soluionare al abaterilor? Avei stabilii responsabili pentru procedurile de lucru? Procedurile sunt scrise i formalizate? Suntei de acord cu importana elaborrii procedurilor specifice n vederea mbuntirii mediului de control? Mai avei ceva de adugat referitor la acest subiect?

DA X X

NU

Obs. Cadrul normativ

X X X X X Cadrul normativ

Data

Auditor, Comnescu Cristian

Intervievat, Radu Nicolae

Nota: n aceast situaie nu se va elabora FIAP, dei s-ar impune, avnd n vedere c problema ntocmirii i formalizrii procedurilor specifice va fi abordata la toate obiectivele misiunii de audit intern. Informaiile obinute n cadrul interviului vor fi luate n consideraie la redactarea Raportului de audit intern. 113

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern INTERVIU nr. 1.5.1. privind analiza resurselor umane ale Serviciului Achiziii Publice adresat domnului Radu Nicolae, ef serviciu

Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Nr. crt. 1. 2. ntrebri Ai semnat fia postului pentru acest an? Da Nu X X X X X X X X X X Ne ndeplinim sarcinile de serviciu edinele de lucru din cadrul serviciului. Evalurile individuale anuale Obs.

Pregtirea profesional continu este o activitate coordonat de dumneavostr la nivelul serviciului i este cuprins n fia postului? 3. Avei aprobat un plan de pregtire profesional continu? 4. Procedai la efectuarea sistematic a analizei ndeplinirii planului? 5. Exist alte forme de pregtire profesional a salariailor? 6. Exist un sistem de verificare a cunotinelor dobndite ca urmare a cursurilor efectuate? 7. Pregtirea profesional a salariailor este n concordan cu atribuiile i responsabilitile stabilite prin fia postului? 8. Pregtirea profesional a salariailor asigur atingerea obiectivelor organizaiei? 9. Avei manuale, ghiduri practice referitoare la derularea activitii de achiziii publice? 10. Exist indicatori de performan pe baza crora s se poat evalua gradul de pregtire profesional al salariailor coroborat cu nivelul de realizare a obiectivelor strategice ale entitii? 11. Mai avei ceva de adugat? Data Auditor, Comnescu Cristian

X Intervievat, Radu Nicolae

Nota: Pe baza rspunsurilor la interviu i a documentelor transmise s-a hotrt ca pentru acest obiectiv s se elaboreze FIAP. De asemenea, informaiile primite n cadrul interviului vor fi utilizate i la elaborarea Raportului de audit intern. 114

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI nr. 1.5.1. Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01 31.12.2008 PROBLEMA Inexistena unui sistem de pregtire profesional continu a salariailor Serviciului de Achiziii Publice. CONSTATARE Din analiz s-a constatat c aproximativ 20% dintre salariaii serviciului au fost angajai n ultimele 6 luni i nu au primit o pregtire profesional adecvat. Pentru ntregul personal s-a constatat c de la intrarea n vigoare a OUG nr. 34/2006 nu s-au organizat nici un fel de cursuri de instruire n acest domeniu. De asemenea, nu exist elaborate manuale i ghiduri practice de aplicare a cadrului normativ. Astfel, majoritatea angajailor nu stpnesc clar prevederile cu privire la activitatea de achiziii publice sau de cele mai multe ori se fac confuzii cu prevederile cadrului normativ abrogat de curnd. CAUZE Inexistena planului de pregtire profesional continu. Lipsa experienei i profesionalismului n procesul derulrii achiziiilor publice. Nesolicitarea unor competene speciale din partea conducerii. Nedesemnarea unui responsabil cu planul de pregtire profesional continu. Neasigurarea instruirii adecvate a personalului. Inexistena procedurilor scrise i formalizate cu pregtirea profesional continu. CONSECINE Dei pn n prezent nu au aprut erori cu grave implicaii financiare, totui exist pericolul apariiei unor probleme/disfuncionaliti datorate pregtirii profesionale a salariailor. RECOMANDRI Elaborarea unui sistem de pregtire profesional continu a salariailor. Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru pregtirea profesional continu. Stabilirea unor responsabiliti cu elaborarea procedurilor i actualizarea acestora. Coroborarea atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin proceduri cu fiele posturilor. Analiza nivelului de pregtire profesional a salariailor i stabilirea modalitilor de realizare a perfecionrii pregtirii profesionale n vederea elaborrii planului pentru anul viitor.

115

Este necesar pregtirea personalului pentru utilizarea mijloacelor electronice n derularea activitii de achiziii publice avnd n vedere c: - din anul 2008, autoritatea contractant are obligaia de a utiliza mijloacele electronice pentru aplicarea procedurilor de atribuire i pentru realizarea achiziiilor directe, ntr-un procent de cel puin 20% din valoarea total a achiziiilor publice efectuate de aceasta n cursul anului respectiv. - ncepnd cu anul 2010 toate administraiile publice din Europa trebuie s dispun de capacitatea de a realiza 100% din achiziiile publice prin mijloace electronice i cel puin 50% din achiziiile publice aflate peste pragurile valorice europene.

ntocmit, Comnescu Cristian

Supervizat, Petrescu Aurel

Pentru conformitate, Radu Nicolae

116

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern

INTERVIU nr. 1.6.1. privind sistemul de gestionare a riscurilor adresat domnului Radu Nicolae, ef Serviciul Achiziii Publice

Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Nr. crt. 1. 2. 3. ntrebri Exist o politic de management al riscului? Exist preocupri pentru managementul riscurilor n cadrul Serviciului Achiziii Publice? S-au organizat cursuri cu ntreg personalul pentru activitatea de gestionare a riscurilor n conformitate cu metodologia de organizare a sistemului de control intern conform prevederilor OMFP nr. 946/2005 privind Codul controlului intern? Au fost identificate riscurile la nivelul Serviciului Achiziii Publice? Exist un sistem de evaluare a riscurilor? Au fost prevzute msuri de rspuns n cazul apariiei riscurilor? Exist un sistem de monitorizare i raportare periodic a riscurilor asociate activitii Serviciului Achiziii Publice? Avei elaborat i actualizat Registrul riscurilor? Este desemnat un responsabil cu gestionarea riscurilor la nivelul Serviciului Achiziii Publice? Data Auditor, Comnescu Cristian Da Nu X X X Obs.

4. 5. 6. 7. 8. 9.

X X X X X X

Intervievat, Radu Nicolae

Nota: Pe baza rspunsurilor la interviu i a documentelor transmise s-a hotrt ca pentru acest obiectiv s se elaboreze FIAP. Informaiile primite n cadrul interviului vor fi utilizate i la elaborarea Raportului de audit intern. 117

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.6.1. Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01 31.12.2008 PROBLEMA Inexistena unui sistem de identificare, evaluare i management al riscurilor la nivelul Serviciului Achiziii Publice. CONSTATARE Din analiz s-a constatat c nu exist preocupri pentru gestionarea riscurilor n Serviciului Achiziii Publice i nu a fost inut Registrul riscurilor cuprinznd riscurile poteniale i istoricul acestora, cu efectele i consecinele lor, precum i activitile de control intern asociate pentru limitarea riscurilor. CAUZE - Inexistena procedurilor scrise i formalizate pentru realizarea Registrului riscurilor. - Performana sistemului achiziiilor publice nu este eficace monitorizat. - Neacordarea ateniei cuvenite managementului riscurilor de ctre personalul Serviciului Achiziii Publice. CONSECINE - Informaiile aferente achiziiilor publice nu sunt adecvate, disponibile, corecte sau pot fi corupte, ceea ce conduce la luarea de decizii necorespunztoare sau incapacitatea de a lua decizii n timp util. - Posibilele mbuntiri ce pot fi aduse procesului achiziiilor publice nu sunt recunoscute. - Producerea unor evenimente nedorite pentru care Serviciul Achiziii Publice nu este pregtit s acioneze. - Exist pericolul de a nu identifica riscuri majore i de a nu fi asociate controale interne adecvate pentru reducerea efectului riscurilor la un nivel acceptabil pentru Serviciul Achiziii Publice. RECOMANDRI - Stabilirea unei strategii de gestionare a riscurilor la nivelul Serviciului Achiziii Publice. - Stabilirea responsabilului pentru elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor privind ntocmirea Registrului riscurilor. - Coroborarea atribuiilor i responsabilitilor din proceduri cu cele din fia postului referitor la gestionarea riscurilor. - Organizarea i inerea la zi a Registrului riscurilor cuprinznd msurile de control intern care sunt luate pentru limitarea acestora. - Monitorizarea sistematic a modului de respectare n activitatea zilnic a procedurilor scrise i formalizate menite s asigure gestionarea riscului. - Informarea echipei de auditori n privina stadiului elaborrii, nsuirii i monitorizrii riscurilor. ntocmit, Comnescu Cristian Supervizat, Petrescu Aurel Pentru conformitate, Radu Nicolae

118

LISTA DE VERIFICARE NR. 2 OBIECTIVE GENERALE Obiectivul 2. ORGANIZAREA SISTEMULUI INFORMATIC AL ACHIZIIILOR PUBLICE Nr. crt. 2.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurilor specifice privind organizarea sistemului informatic al achiziiilor publice 2.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin proceduri specifice organizrii sistemului informatic al achiziiilor publice a) existenta unui sistem de proceduri specifice b) aprobarea procedurilor de ctre persoanele competente c) stabilirea modelelor de formulare d) precizarea modalitilor de completare a modelelor e) oferirea unor exemple n acest sens f) cuprinderea modalitilor de actualizare a procedurilor 2.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale activitilor/operaiilor 2.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie 2.1.4. Modalitatea arhivarii documentelor Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu cele din procedura specifica i evaluarea completitudinii prelurii acestora Examinarea cunoaterii procedurilor specifice de ctre responsabilii cu realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor specifice: a) considera procedurile specifice corespunztoare ? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Analiza crerii bazei proprii de date i responsabilizarea personalului implicat n utilizarea sistemului informatic al achiziiilor publice a) existena bazei proprii de date b) actualizarea sistematic a bazei proprii de date c) elaborarea i actualizarea sistematic a documentaiei tehnice adecvate privind conectarea la Internet d) existena unui sistem de prevenire i detectare a accesrilor neautorizate ale bazei proprii de date e) monitorizarea sistematic a funcionalitii programelor anti-virus: DA NU OBS.

X X X

La nivelul serviciului nu exist personal cu specializare IT

2.2. 2.3. 2.4.

2.5.

Interviu nr. 2.5.1.

119

Nr. crt. -

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU X

OBS. FIAP nr. 2.5.1.

instalarea unui program anti-virus adecvat necesitilor - programul anti-virus s verifice staia de lucru la pornire; - programul anti-virus s monitorizeze toate programele i aplicaiile active, mesajele primite i s verifice automat actualizrile la intervale regulate (zilnic); f) alocarea unui singur nume de utilizator i singure parole de acces la sistemul informatic al achiziiilor publice g) urmrirea schimbrii periodice a parolelor de acces la sistemul informatic al achiziiilor publice h) examinarea siguranei accesului la reea i a comunicrii datelor n reea i) existena unui responsabil cu activitatea de formare X profesional j) existena programului privind pregtirea IT. 2.6. Analiza sistemului de arhivare a documentelor X -

X FIAP nr. 2.5.2. X X

X X La nivelul entitii La nivelul entitii -

Data: Auditor intern, Comnescu Cristian Supervizor, Petrescu Aurel

120

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern INTERVIUL nr. 2.5.1. privind crearea bazei proprii de date i responsabilizarea personalului implicat n utilizarea sistemului informatic al achiziiilor publice adresat domnului Radu Nicolae, ef Serviciu Achiziii Publice Nr. crt. 1. 2.

ntrebare Exist un sistem informatic integrat la nivelul entitii? Da. Exist o procedur de securitate pentru sistemul informatic al achiziiilor publice? Nu. Exist o procedur de sistem, deci la nivelul entitii, elaborat de structura de specialitate, dar care nu este aplicat la nivelul serviciului, deci privind activitatea de achiziii publice. Avei desemnat o persoan responsabil cu securitatea sistemului informatic al achiziiilor publice? Nu. Fiele posturilor nu prevd sarcini legate de securitatea sistemului informatic i n plus serviciul nu are angajat personal de specialitate. Accesul n sistemul informatic al achiziiilor publice se face printr-o singur parol de acces? Nu. Se utilizeaz mai multe nume de utilizator i parole de acces. Exist o persoan responsabil cu detectarea accesrii neautorizate a sistemului informatic al achiziiilor publice? Nu. Considerai c este asigurat securitatea sistemului IT privind datele intrate/ieite din Serviciul Achiziii Publice? Nu pot da un rspuns relevant. Cerinele posturilor i pregtirea profesional ulterioar nu fac referire la sigurana IT, iar serviciul, repet, nu are personal de specialitate. Sistemele de calcul din cadrul Serviciului Achiziii Publice sunt prevzute cu programe antivirus, antispyware, firewall .a.? Parial. Am dispus modificarea configuraiei programului anti-virus deoarece am considerat c are efect negativ asupra performanei sistemului informatic. Avnd n vedere c, activitatea de studiere a pieei i realizarea bazei de date proprii privind furnizorii/executanii/prestatorii este foarte important pentru desfurarea activitii serviciului dumneavoastr eficient, eficace i economic, este repartizat prin fia postului unei persoane din cadrul Serviciului Achiziii Publice? Nu, dar n urma discuiilor cu dumneavoastr a fost elaborat o decizie prin care este numit o persoan cu aceasta responsabilitate, cu pregtire n marketing, i urmeaz a se actualiza corespunztor fia postului. Exist procedur specific, scris i formalizat, privind studierea pieei i realizarea bazei de date proprii. Nu, dar persoana care a primit aceasta responsabilitate va avea sarcina elaborrii procedurii, in termen de trei luni. 121

3.

4. 5.

6.

7.

8.

9.

10.

Exista o baz de date proprie actualizat care s pun la dispoziie cea mai larg oferta. Da, i o consider suficient de complet i acoperitoare nevoilor serviciului nostru. Exista un istoric pe fiecare furnizor/ executant/prestator din baza de data.

11.

Da, i cu ocazia actualizrilor sistematice sunt eliminate informaiile mai vechi de doi ani. Se folosesc si alte mijloace de informare, de moment? Da, Serviciul Achiziii Publice dispune continuu de diverse materiale publicitare, dar baza o constituie publicaia Pagini aurii, i informaiile ce se gsesc pe Internet. Mai avei ceva de adugat referitor la cele de mai sus? Nu.

12. 13.

Data: Auditor intern, Comnescu Cristian

Intervievat, Radu Nicolae

Not: n urma acestui interviu, respectiv datorit rspunsurilor 4, 5, 6 i 7 se vor elabora FIAPurile nr. 2.5.1. i nr. 2.5.2.

122

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.5.1.

Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 PROBLEMA Inexistena unui sistem de prevenire i detectare a accesrilor neautorizate la sistemul informatic al achiziiilor publice. CONSTATARE Echipa de auditori constat posibilitatea accesrii sistemului informatic al achiziiilor publice de ctre persoane neautorizate. Din evaluare s-a constatat c majoritatea salariailor din cadrul entitii publice, prin natura sarcinilor de serviciu, trebuie s acceseze mai multe subsisteme IT care folosesc nume de utilizator i parole diferite. Sistemul IT este conceput astfel nct pentru accesul la fiecare subsistem IT trebuiesc folosite: nume de utilizator i parol diferite, n loc s se foloseasc acelai nume de utilizator i parol indiferent de subsistemul IT la care se conecteaz angajatul. CAUZE Inexistena la nivelul serviciului a unui responsabil care s detecteze accesul neautorizat la sistemul informatic al achiziiilor publice. Lipsa unei proceduri pentru schimbarea periodic a parolelor ce permit accesul la sistemul informatic al achiziiilor publice. Pregtirea profesional necorespunztoare n domeniul informatic a personalului din cadrul Serviciului Achiziii Publice. Inexistena unor proceduri adecvate de conectare a utilizatorilor la reea; Lips corelrii dintre atribuiile de serviciu i fiele de post ale salariailor. CONSECINE Posibilitatea accesrii sistemului informatic al achiziiilor publice de ctre persoane neautorizate; Vulnerabilitate ridicat a sistemului n faa unor accesri neautorizate. Neasigurarea integritii informaiilor. Datorit numrului mare de parole ce trebuiesc utilizate de salariai, deseori acetia noteaz parolele pe documente lsate pe birou. Astfel salariaii cunosc parolele colegilor de serviciu, putndu-se conecta la subsistemele IT folosindu-le datele de identificare i prin urmare putnd s vizualizeze i/sau modifice date aflate n acele subsisteme IT. Practic, sistemul de parole nu are funcia principal de restricionare a accesului persoanelor nepotrivite ci doar ngreuneaz funcionarea sistemului. n situaia apariiei unor incidente nu se pot stabili responsabilitile adecvate.

123

RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind schimbarea periodic a parolelor de acces la sistemul informatic al achiziiilor publice. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri. Stabilirea unui responsabil cu detectarea accesrii neautorizate a sistemului informatic al achiziiilor publice. Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul Serviciului Achiziii Publice pentru asigurarea securitii sistemului informatic al achiziiilor publice. Realizarea unui proces de reorganizare nivelul sistemului IT din cadrul entitii publice, astfel nct salariaii s poat accesa subsistemele IT de care au nevoie utiliznd un singur nume de utilizator i o singur parol; Instruirea adecvat a salariailor ce utilizeaz sistemul IT.

Data: ntocmit, Comnescu Cristian

Supervizor, Petrescu Aurel

Pentru conformitate, Radu Nicolae

124

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.5.2. Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: PROBLEMA Nefuncionalitatea programelor anti-virus i infectarea cu virui a unor staii de lucru din sistemul IT al serviciului. CONSTATARE O politic adecvat privind securitatea IT trebuie s prevad instalarea unui program anti-virus pe toate staiile de lucru i acesta s verifice staia de lucru la pornire, s monitorizeze toate programele de aplicaii active, mesajele primite i s verifice automat actualizrile la intervale regulate (poate chiar zilnic). Echipa de auditori a verificat 5 calculatoare personale, selectate n mod aleator i a constatat urmtoarele: - configuraia programului anti-virus a fost modificat pentru a nu ntrerupe monitorizarea ntregii activiti i verificarea e-mail-ului i, n special, a fiierelor anexate. Acest lucru s-a realizat la cererea efului serviciului, deoarece se considera c programul anti-virus are un efect negativ asupra performanei sistemului; - urmare acestei constatri, am verificat respectivele staii de lucru pentru a descoperi prezena viruilor i am descoperit c toate erau infectate cu virui. CAUZE Inexistena unei proceduri pentru aplicarea n mod unitar a politicii de securitate IT; Lipsa procedurilor formalizate care s prevad aciunile ce trebuiesc ntreprinse n cazul modificrii configuraiei programului anti-virus. CONSECINE Prezena viruilor i a altor programe duntoare pe staiile de lucru afecteaz n mod negativ activitatea utilizatorilor. Existena viruilor ridic numeroase semne de ntrebare n privina exactitii datelor stocate. RECOMANDRI Elaborarea procedurilor formalizate care s prevad aciunile ce trebuiesc ntreprinse n cazul modificrii configuraiei programului anti-virus; Stabilirea unui responsabil pentru elaborarea i actualizarea procedurilor; Coroborarea atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin fiele posturilor cu sarcinile stabilite prin proceduri; Monitorizarea aplicrii n mod unitar a politicii de securitate IT; Constituirea unor echipe pentru efectuarea de verificri anti-virus la nivelul tuturor staiilor de lucru din cadrul serviciului.

Data ntocmit, Comnescu Cristian

Supervizat, Petrescu Aurel

Pentru conformitate, Radu Nicolae

125

LISTA DE VERIFICARE NR. 3 OBIECTIVE GENERALE Obiectivul 3. PROGRAMUL ANUAL AL ACHIZIIILOR PUBLICE Nr. crt. 3.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurii specifice privind Programul anual de achiziii publice 3.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin procedura specific a activitilor aferente fundamentrii i ntocmirii Programului de achiziii publice: a) existenta procedurii specifice b) aprobarea procedurii specifice de ctre persoanele competente; c) stabilirea modelului Programului anual al achiziiilor publice i precizarea modalitilor de completare d) existena unui sistem de prioritizare al solicitrilor compartimentelor funcionale e) cuprinderea modalitilor de actualizare a Programului pe parcursul derulrii achiziiilor 3.1.2.Existenta activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 3.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie Modalitatea arhivrii documentelor Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu cele din procedura specific i evaluarea completitudinii prelurii acestora Examinarea cunoaterii proceduri specifice de ctre responsabilul cu realizarea activitii Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre responsabilul acesteia: a) consider procedura specific corespunztoare ? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice ? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii specifice? Analiza fundamentrii Programului anual al achiziiilor publice a) existena adresei de solicitare a referatelor de necesitate compartimentelor funcionale b) existena referatelor de necesitate transmise de compartimentele funcionale c) existena aprobrilor pe referatele de necesitate d) existena notelor de fundamentare la referatele utilizate la elaborarea Programului e) existena centralizatorului necesitilor f) ncadrarea necesarului n norme i normative g) corelarea necesarului cu stocul existent n depozit DA NU OBS.

3.2. 3.3. 3.4.

3.5.

X X X X X -

TEST nr. 3.5.1. Lista de control nr. 3.5.1. FIAP nr. 3.5.1.

126

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT h) corelarea cu contractele de achiziie aflate n derulare i) respectarea coninutului minim de informaii al Programului anual al achiziiilor publice - cuprinde cele trei pri: furnizare produse, prestare servicii, executare lucrri - fiecare articol are prevzut codul utilizat n CPV? - exist prevzut valoarea estimat fr TVA a fiecrei achiziii ? - exist procedura de atribuire a fiecrui contract de achiziie ? - este precizat suma total estimat a Programului j) conformitatea definitivrii Programului k) respectarea procedurilor privind actualizrile pe parcursul derulrii Programului Analiza alegerii procedurii de atribuire a contractelor de achiziii publice a) respectarea calculelor pentru determinarea valorii estimative, fr TVA, a fiecrui tip de achiziie cuprinse in Program b) alegerea corecta a procedurii de atribuire a contractelor de achiziie publica Analiza sistemului de arhivare a documentelor

DA X X X X X X X

NU

OBS.

Observare direct

3.6.

X X -

TEST nr. 3.6.1. Foaie de lucru nr. 3.6.1. Lista de control nr. 3.6.1. FIAP nr. 3.6.1.

3.7.

Data : Auditor intern, Bcescu Ana

Supervizor, Petrescu Aurel

127

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern TESTUL NR. 3.51. Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 OBIECTUL TESTULUI: Programul anual al achiziiilor publice. OBIECTIVUL TESTULUI: Fundamentarea Programului anual al achiziiilor publice. DESCRIEREA TESTULUI: Pentru efectuarea testului s-au analizat referatele de necesitate ale compartimentelor funcionale ale entitii i notele de fundamentare ale acestora, utilizate pentru ntocmirea Programului anual al achiziiilor publice pentru anul 2008. Populaia este reprezentat din documentele privind ntocmirea Programului elaborate de cele 10 compartimente funcionale ale entitii, ceea ce reprezint un numr redus de documente, motiv pentru care le vom analiza n totalitate pentru a conduce la o concluzie pertinent. n consecin, eantionul va fi constituit din referatele de necesitate i notele de fundamentare ale compartimentelor funcionale din cadrul entitii, deci n proporie de 100% din populaie. Testarea a urmrit analiza modului de fundamentare a Programului anual al achiziiilor publice, pe baza elementelor stabilite in Lista de verificare nr. 3, poz. 3.5., literele a e, astfel: Analiza fundamentrii Programului anual al achiziiilor publice: - existena adresei de solicitare a referatelor de necesitate ctre toate compartimentele funcionale; - existena referatelor de necesitate transmise de compartimentele funcionale; - existena aprobrilor pe referatelor de necesitate; - existena notelor de fundamentare ataate la referatele utilizate la elaborarea Programului anual al achiziiilor publice - existena centralizatorului necesitilor. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 3.5.1. privind analiza fundamentrii Programului anual al achiziiilor publice pe baza referatelor de necesitate. CONSTATARI: Din analiza listei de control putem remarca urmtoarele: - compartimentele funcionale nu au transmis n totalitate referate de necesitate; - inexistena unei persoane nominalizate cu responsabilitatea fundamentrii, ntocmirii i actualizrii Programului anual al achiziiilor publice; - nscrierea in Programul anual al achiziiilor publice a unor achiziii cuprinse in referate, dar care nu au fost fundamentate i/sau aprobate. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 3.5.1. Data: Auditor intern, Bcescu Ana Supervizor, Petrescu Aurel 128

Lista control nr. 3.5.1. privind analiza fundamentrii Programului anual al achiziiilor publice, respectiv a referatelor de necesitate Solicitarea referatelor de necesitate ale compartimentelor funcionale ale entitii X X X X X X X X X X Compartimentele funcionale au transmis referate de necesitate X X FIAP FIAP X X X FIAP X X Referatele de necesitate au avizele persoanelor responsabile FIAP X _ _ FIAP X X _ X X Referatele de necesitate au ataate note de fundamentare FIAP X _ _ FIAP X X _ X X

Elemente testate Populaia Compartiment funcional 1 Compartiment funcional 2 Compartiment funcional 3 Compartiment funcional 4 Compartiment funcional 5 Compartiment funcional 6 Compartiment funcional 7 Compartiment funcional 8 Compartiment funcional 9 Compartiment funcional 10

129

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 3.5.1. Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008. PROBLEMA: Elaborarea Programului anual al achiziiilor publice anual, fr realizarea unei fundamentri temeinice, conform cadrului normativ n vigoare. CONSTATARE: Activitatea de achiziii publice se desfoar pe baza Programului anual de achiziii publice, nefundamentat corespunztor, respectiv fr referatele de necesitate i notele de fundamentare ale tuturor compartimentelor entitii publice, fr o centralizare i prioritizare a necesitile de produse, lucrri i servicii ale acestora. CAUZE: - Neasigurarea prin fia postului a responsabilitilor, delegrii competenelor i separrii sarcinilor. - Efectuarea fundamentrii i elaborrii Programului de ctre persoane fr o pregtire corespunztoare (pentru primirea propunerilor de la compartimente, centralizarea i prioritizarea necesitilor a fost numit un funcionar debutant). - Inexistena unor proceduri scrise i formalizate. CONSECINE: - Imposibilitatea oferirii unei imagini de ansamblu asupra volumului necesitilor entitii i a gradului de prioritate al acestora, rezultnd de aici neachiziionarea unor bunuri i servicii indispensabile desfurrii activitii curente n favoarea altora care nu erau strict necesare. - Crearea de stocuri supranormative i imobilizare de fonduri financiare. RECOMANDRI: - Stabilirea unui responsabil cu elaborarea Programului anual al achiziiilor publice. - Existenta listelor de verificare ataate Programului, cu atribuiile persoanelor implicate n elaborarea i aprobarea acestuia. - ntocmirea procedurilor scrise i formalizate privind fundamentarea i elaborarea programelor de achiziii publice i actualizarea sistematic a acestora. - Completarea fielor posturilor cu atribuii clare, coroborate cu procedurile elaborate, privind coninutul referatelor de necesitate, modul de ncadrare n cadrul normativ i sistemul de centralizare i prioritizare al achiziiilor solicitate. - Instituirea unui sistem de asigurare a pregtirii profesionale a salariailor implicai n munca de planificare.

ntocmit, Bcescu Ana

Supervizat, Petrescu Aurel

Pentru conformitate, 130

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern

TESTUL NR. 3.6.1. Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 OBIECTUL TESTULUI: Programul anual al achiziiilor publice. OBIECTIVUL TESTULUI: Alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziii publice. DESCRIEREA TESTULUI: Eantionul pentru verificarea modului de alegere a procedurii de atribuire a contractelor de achiziie s-a stabilit la 25% din populaia totala, respectiv 6 proceduri, conform Foii de lucru anexate, la care se adaug o achiziie realizat prin cumprare direct. Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea alegerii procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public pe baza elementelor stabilite in Lista de verificare nr. 3.6., poz. 3.6. si anume: Verificarea alegerii procedurii de atribuire a contractelor de achiziie: - respectarea calculelor pentru determinarea valorii estimative, fr TVA, a achiziiilor publice cuprinse n Program; - alegerea corect a procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 3.6. privind verificarea modului de alegere a procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public. CONSTATARI: n urma verificrii i pe baza listei de control s-a constatat: - nerespectarea cadrului normativ, respectiv pragurile valorice, n ceea ce privete alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public. CONCLUZII: In baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 3.6.1.

Data: Auditor intern, Bcescu Ana Supervizor, Petrescu Aurel

131

FOAIE DE LUCRU nr. 3.6.1.

Obiectivul III : PROGRAMUL ANUAL AL ACHIZIIILOR PUBLICE Eantionul pentru testarea modului de alegere a procedurii de atribuire a contractelor de achiziie a fost constituit astfel: populaia total este reprezentat de 24 achiziii publice (10 licitaii deschise; 5 licitaii restrnse; 5 cereri de oferta; 1 dialog competitiv; 1 negociere cu publicarea unui anun de participare; 1 negociere fr publicarea unui anun de participare; 1 concurs de soluii), la care se adaug achiziia prin cumprare direct; eantionul s-a stabilit la 25% din populaia total, respectiv 6 achiziii publice (3 licitaii deschise, 1 licitaii restrnse , 1 cerere de ofert, 1 negociere) la care se adaug achiziia prin cumprare direct; selectarea celor 6 proceduri s-a realizat aleatoriu prin alegerea de achiziii publice din tipurile de proceduri mai frecvent utilizate, cuprinse in Programul anual al achiziiilor publice, la care se adaug achiziia prin cumprare direct; eantionul constituit din cele 7 achiziii va fi verificat integral; verificarea eantionului constituit se va realiza pe baza unui test.

Auditor intern, Bcescu Ana

In prezena, Radu Nicolae ef Serviciu Achiziii Publice

132

LISTA DE CONTROL nr. 3.6.1. privind verificarea modului de alegere a procedurii de atribuire a contractelor de achiziii publice Elemente testate Eantion Achiziia public 1, licitaie deschis Achiziia public 2, licitaie deschis Achiziia public 3, licitaie deschis Achiziia public 4, licitaie restrns Achiziia public 5, licitaie prin negociere Achiziia public 6, cerere de ofert Achiziia public 7, cumprare direct Respectarea calculelor pentru determinarea valorii estimative, fr TVA, a achiziiilor cuprinse n Program X X X X X X X Respectarea pragurile valorice pentru stabilirea procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public X X X X FIAP FIAP FIAP Alegerea corecta a procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public X X X X FIAP FIAP FIAP

133

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 3.6.1. Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008. PROBLEMA: Analiza respectrii cadrului normativ privind alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public. CONSTATARE: Schimbarea procedurii de atribuire a contractului de achiziie public din licitaie deschis prin divizarea acesteia n alte tipuri de proceduri cu plafoane pariale mai mici. Spre exemplu: Investiia privind unitatea exterioar de aer condiionat, a fost divizat n 3 achiziii, astfel: a) Achiziia privind unitatea exterioar de aer condiionat pentru 200 uniti interioare, in valoare de 90.000 euro, fr TVA, a fost atribuit prin procedura cerere de ofert (achiziia publica nr. 6); b) Demontare/montare i probe instalaie exterioar de aer condiionat, n valoare de 12 000 euro, fr TVA, a fost atribuit prin procedura negociere fr publicarea prealabil a unui anun de participare (achiziia publica nr. 5); c) Achiziionare consumabile, in valoare de 1.500 euro, fr TVA, a fost realizata prin cumprare direct (achiziia publica nr. 7). Echipa de auditori a constatat c prin divizarea investiiei privind instalaia exterioar de aer condiionat n valoare de 103.500 euro, fr TVA, a reuit s schimbe procedura de licitaie deschis care trebuia aplicat conform cadrului normativ, n alte trei tipuri de proceduri care presupun o serie de faciliti. CAUZE: - Scopul divizrii valorii achiziiei a fost acela de a diminua costurile investiiei prin executarea unor lucrri n regie proprie. - ncercarea de a diminua costurile i timpul aferent achiziionrii. - nelegerea eronat a legislaiei privind achiziiile publice. CONSECINTE: - nclcarea principiului tratamentului egal al posibililor ofertani. - Nerespectarea prevederilor legislaiei privind achiziiile publice i concurena. - Prelungirea duratei de execuie prin ncheierea mai multor contracte. - Posibilitatea realizrii unor cheltuieli mai mari cu achiziia respectiv, nclcndu-se astfel principiul utilizrii eficiente a fondurilor publice.

134

RECOMANDARI: - Stabilirea unui responsabil cu alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public i asigurarea pregtirii profesionale corespunztoare a acestuia. - Elaborarea listelor de verificare ataate la Nota privind estimarea valorii contractelor, n vederea precizrii elementelor verificate cu ocazia stabilirii procedurii de achiziie pentru atribuirea acestora. - Elaborarea unei proceduri specifice scris i formalizat, privind alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public i actualizarea acesteia. - Asigurarea coroborrii atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin fisa postului cu procedura. - Asigurarea pregtirii profesionale a salariailor n vederea nsuirii procedurilor i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acesteia. - Constituirea unei echipe de control i verificarea tuturor licitaiilor din ultimul an, pentru a constata dac aceasta divizare a valorii totale a achiziiei este o ntmplare sau se prezint deja ca o practic n cadrul Serviciului Achiziii Publice. - Analiza rezultatelor acestei aciuni de control.

ntocmit, Bcescu Ana

Supervizat, Petrescu Aurel

Pentru conformitate, Radu Nicolae

135

LISTA DE VERIFICARE NR. 4 OBIECTIVE GENERALE Obiectivul 4. PREGTIREA APLICRII PROCEDURILOR DE ACHIZIII PUBLICE PROGRAMATE Nr. crt. 4.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurii specifice privind pregtirea aplicrii procedurilor de achiziie public programqte 4.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura specific a) existena procedurii specifice b) aprobarea procedurii specifice de ctre persoanele competente c) stabilirea modelelor documentelor aferente acestui obiectiv i modalitile de completare 4.1.2.Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 4.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie 3.1.4. Modalitatea arhivarii documentelor Compararea atribuiilor cuprinse in fisele posturilor cu cele din procedura specifica si evaluarea completitudinii prelurii acestora Examinarea cunoaterii procedurii specifice de ctre responsabilul cu realizarea activitii Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre responsabilii acestora: a) considera procedura corespunztoare ? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice ? c)exist propuneri de perfecionare a procedurii? Analiza modului de constituire a comisiilor de evaluare a) ordinele de numire ale comisiilor de evaluare sunt aprobate; b) numrul membrilor comisiei este de cel puin 3; c) membrii comisiilor de evaluare sunt independeni de participanii la procedura; d) membrii comisiilor sunt eligibili n ceea ce privete studiile i experiena n domeniu; e) declaraiile de confidenialitate i imparialitate sunt semnate de toi membrii comisiei; f) semnarea declaraiilor se face nainte de deschiderea ofertelor; g) constituirea pentru atribuirea fiecrui contract de achiziie n parte a unei comisii de evaluare h) existena unui corp al membrilor de rezerv i) numirea n comisia de evaluare a experilor externi DA X X X X X X X TEST nr. 4.5.1. NOTE DE RELATII (4.5.1.a. i 4.5.1.b.) adresate d-nei Luiza Marin si d-lui Andrei Bratu, membrii n comisiile de evaluare Lista de control nr. 4.5.1. FIAP nr. 4.5.1. 136 NU OBS.

4.2. 4.3. 4.4.

4.5.

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT j) comisia de evaluare elaboreaz raportul procedurii de atribuire care este semnat de toi membri Analiza Documentaiei de atribuire a) Conformitatea coninutului Documentaiei de atribuire: - adresa la care se depune oferta - data limit i modaliti pentru depunerea ofertei - ora, data i locul deschiderii ofertelor - cerine minime de calificare - garania pentru participare (cuantum, perioada de valabilitate, modul de constituire) - criteriul aplicat pentru atribuirea contractului - garania de bun execuie a contractului (cuantum, modul de constituire) - caietul de sarcini b) Documentaia de atribuire cuprinde specificaii n favoarea unui operator economic c) Documentaia de atribuire restricioneaz posibilitatea depunerii ofertelor de ctre toi operatorii economici d) Autoritatea contractant transmite n termen Documentaia de atribuire ctre toi ofertanii solicitani n acest sens e) Preul de vnzare al unui exemplar al Documentaiei de atribuire nu depete costul multiplicrii acestuia plus costul transmiterii, dac este cazul f) Solicitarea de clarificri - respectarea termenului de rspuns la solicitri - oferirea de rspunsuri evazive sau care schimb specificaiile din documentaie fr a acorda un termen corespunztor operatorilor pentru a se adapta la clarificri - transmiterea clarificrilor la Documentaia de atribuire ctre toi ofertanii care au solicitat documentaia iniiala - existena nregistrrii i confirmrii primirii oricrui document transmis Analiza sistemului de arhivare a documentelor

DA -

NU -

OBS.

4.6.

X X X X X X X X X X X -

TEST nr. 4.6.1. FIAP nr. 4.6.1

X X

TEST nr. 4.6.2. Lista de control nr. 4.6.2. FIAP nr. 4.6.2. X

4.7.

Data: Auditor intern, Comnescu Cristian

Supervizor, Petrescu Aurel

137

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern TESTUL NR. 4.5.1. Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 OBIECTUL TESTULUI: Pregtirea aplicrii procedurilor de achiziie public. OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza modului de constituire a comisiilor de evaluare. DESCRIEREA TESTULUI: Populaia, pentru efectuarea testrii reprezint documentele aferente constituirii, componenei i a compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare, organizate n 2008. Eantionul s-a constituit din documentele celor 24 achiziii publice, prevzute n Program, respectiv 100%. Echipa de auditori interni a considerat necesar testarea ntregii populaii pentru obinerea unei concluzii de ansamblu, avnd n vedere faptul c populaia total a fost rezonabil ca mrime. Testarea a urmrit analiza constituirii, componenei i a compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare pe baza elementelor stabilite in Lista de verificare nr. 4, poz.4.5.1., literele a-g, i anume: Verificarea constituirii, componenei i a compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare: a) Ordinele de numire ale comisiilor de evaluare sunt aprobate; b) numrul membrilor comisiei este de cel puin 3; c) membrii comisiilor de evaluare sunt independeni de participanii la procedura; d) membrii comisiilor sunt eligibili n ceea ce privete studiile i experiena n domeniu; e) declaraiile de confidenialitate i imparialitate sunt semnate de toi membrii comisiei; f) semnarea declaraiilor se face nainte de deschiderea ofertelor; g) constituirea pentru atribuirea fiecrui contract de achiziie n parte a unei comisii de evaluare. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 4.5.1. privind Analiza modului de constituire a comisiilor de evaluare. De asemenea, au fost solicitate note de relaii de la salariai din cadrul Serviciului Achiziii Publice, membri ai comisiilor de evaluare, pentru problemele legate de declaraiile de confidenialitate i imparialitate. CONSTATRI: - declaraiile de confidenialitate i imparialitate nu au fost semnate de toi membrii comisiilor - unele declaraii de confidenialitate i imparialitate ale membrilor comisiilor de evaluare au fost semnate dup deschiderea ofertelor. CONCLUZII: In baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 4.5.1. Data, Auditor intern, Comnescu Cristian Supervizor, Petrescu Aurel 138

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern

NOTA DE RELAII nr. 4.5.1.a.


privind respectarea cadrului normativ referitor la compatibilitatea membrilor comisiilor de evaluare, adresat doamnei Luiza Marin, consilier in cadrul Serviciului Achiziii Publice ntrebare 1: La nivelul Serviciului Achiziii Publice exist proceduri specifice, scrise i formalizate, privind asigurarea compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare? Rspuns 1: Nu, dar avem cadrul legal i n plus exist n fiele posturilor principalele elemente care trebuie respectate pentru asigurarea compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare. ntrebare 2: De ci ani participai n calitate de membru n comisiile de evaluare? Rspuns 2: Lucrez n acest serviciu de numai 10 luni. ntrebare 3: Ai fost numit membru titular sau erai n corpul de rezerva? Rspuns 3: Membru de rezerv i am nlocuit o singur dat un membru titular iniial. ntrebare 4: Cunoatei prevederile legale privind asigurarea compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare? Rspuns 4: Da, cunosc prevederile legale pentru tot domeniul achiziiilor publice.

ntrebare 5: Atunci, cum explicai nesemnarea declaraiilor de confidenialitate i imparialitate? Rspuns 5: Fiind membru de rezerv, membrul comisiei de evaluare pe care l-am nlocuit a intrat n concediu medical in ziua edinei de deschidere a ofertelor, i acest aspect a fost i ntrebare 6: Mai avei ceva de adugat? Rspuns 6: Nu.

Auditor, Comnescu Cristian

Consilier, Luiza Marin

Nota: Pentru ntrebarea i rspunsul nr. 5 se va elabora FIAP-ul nr. 4.5.1. 139

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern NOTA DE RELATII nr. 4.5.1.b. privind respectarea cadrului normativ referitor la compatibilitatea membrilor comisiilor de evaluare, adresat domnului Andrei Bratu, consilier in cadrul Serviciului Achiziii Publice ntrebare 1: La nivelul Serviciului Achiziii Publice exist proceduri specifice, scrise i formalizate, privind asigurarea compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare? Rspuns 1: Nu, dar avem cadrul legal si fiele posturilor n care sunt prevzute de asemenea principalele elemente care trebuie respectate pentru asigurarea compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare. ntrebare 2: De cnd participai n calitate de membru n comisii de evaluare? Rspuns 2: Avnd 15 ani vechime n acest domeniu, i n acest serviciu, sunt numit frecvent n comisii de evaluare ca membru titular.

ntrebare 3: Cunoatei prevederile legale privind asigurarea compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare? Rspuns 3: Da i consider c am acumulat i mult experien practic n domeniul achiziiilor publice. ntrebare 4: Atunci, cum explicai nesemnarea declaraiilor de confidenialitate i imparialitate? Rspuns 4: n ziua ntrevederii membrilor comisiei de evaluare am ntrziat, declaraiile erau semnate de ceilali membri i, n continuare, s-a pierdut din vedere acest aspect. Semnarea s-a fcut ulterior, dup deschiderea ofertelor.

ntrebare 5: Mai avei ceva de adugat? Rspuns 5: Nu.

Auditor, Comnescu Cristian

Consilier, Andrei Bratu

Nota: Pentru ntrebarea i rspunsul nr. 4 se va elabora FIAP-ul nr. 4.5.1.

140

LISTA DE CONTROL nr. 4.5.1. privind Analiza modului de constituire a comisiilor de evaluare Elemente testate Licitaii achiziii publice cuprinse in Program Licitaie 1 Licitaie 2 Licitaie 3 Licitaie 4 Licitaie 5 Licitaie 6 Licitaie 7 Licitaie 8 Licitaie 9 Licitaie . Licitaie 19 Licitaie 20 Licitaie 21 Licitaie 22 Licitaie 23 Licitaie 24 Ordinele de numire ale comisiilor de evaluare sunt aprobate Numrul membrilor comisiei este de cel puin 3 persoane Membrii Membrii comisiilor comisiilor de sunt eligibili evaluare sunt in ceea ce independeni privete de studiile si participanii experiena la procedura in domeniu Declaraiile de confidenialitate i imparialitate sunt semnate de toi membrii comisiei Semnarea declaraiilor se face nainte de deschiderea ofertelor Constituirea pentru atribuirea fiecrui contract de achiziie n parte a unei comisii de evaluare X X X X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X X X X

X FIAP X X FIAP X X X X X X FIAP FIAP X X X

X X X X FIAP X X X X X X FIAP X X X FIAP

141

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern

FISA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 4.5.1. Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditata: 01.01.-31.12.2008 PROBLEMA: Neconformitatea documentelor aferente activitii comisiilor de evaluare. CONSTATARE: - Din examinarea notelor de relaii i a declaraiilor de confidenialitate i imparialitate ale membrilor comisiilor de evaluare, aferente procedurilor de atribuire a contractelor de achiziie public, organizate n anul 2008, respectiv 24 achiziii, s-a constatat c acestea nu erau semnate de toi membrii comisiei. - De asemenea, membrii unei comisii de evaluare semnaser aceste declaraii dup deschiderea ofertelor, nclcndu-se astfel prevederile legale n vigoare. CAUZE: - Interpretarea i aplicarea superficial a legislaiei privitoare la respectarea condiiilor de constituire, competen i compatibilitatea comisiilor de evaluare. CONSECINE: - Favorizarea potenialilor ofertani privind atribuirea unor contracte de achiziie public. - Nedelimitarea clar a competenelor i responsabilitilor membrilor comisiilor de evaluare n eventualitatea apariiei unor litigii. RECOMANDRI: - Ordinul de numire al comisiei de evaluare s aib n anex atribuiile i responsabilitile membrilor comisiei, ale secretarului comisiei care are sarcina verificrii semnrii declaraiilor de confidenialitate i imparialitate nainte de deschiderea ofertelor. - Elaborarea unei proceduri specifice, scris i formalizat, care s cuprind i modul de lucru al membrilor comisiilor de evaluare n activitatea practic. - Stabilirea unui responsabil pentru elaborarea procedurii i actualizarea sistematic a acesteia. - Coroborarea atribuiilor prevzute prin fiele posturilor cu procedurile realizate. - Realizarea unor perfecionri profesionale de ctre eful de compartiment pentru cunoaterea cadrului normativ i procedural cu personalul implicat n activitatea de achiziii publice i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestora.

ntocmit, Comnescu Cristian

Supervizat, Petrescu Aurel

Pentru conformitate, Radu Nicolae

142

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern TESTUL nr. 4.6.1. Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 OBIECTUL TESTULUI: Pregtirea aplicrii procedurilor de achiziii publice programate. OBIECTIVUL TESTULUI: Verificarea conformitii Documentaiei de atribuire. DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru realizarea testului o reprezint Documentaiile de atribuire existente n dosarele achiziiilor realizate n 2008 n cadrul entitii. Eantionul pentru testarea conformitii Documentaiei de atribuire este de 100%, considerndu-se o etap important n procesul achiziiilor publice, pentru a putea ajunge la o concluzie documentat . Testarea a urmrit existena unor indicatori n coninutul Documentaiei de atribuire i transmiterea acestora tuturor solicitanilor, important n derularea ulterioar a procedurii de atribuire a contractelor de achiziii publice i anume: a) Verificarea conformitii Documentaiei de atribuire: - adresa la care se depune oferta; - data limit i modaliti pentru depunerea ofertei; - ora, data i locul deschiderii ofertelor; - cerine minime de calificare; - garania pentru participare (cuantum, perioada de valabilitate, constituire); - criteriul aplicat pentru atribuirea contractului; - garania de buna execuie a contractului (cuantum, modul de constituire) - caietul de sarcini. b) Documentaia de atribuire cuprinde specificaii n favoarea unui operator economic c) Documentaia de atribuire restricioneaz posibilitatea depunerii ofertelor de ctre toi operatorii economici d) Autoritatea contractant transmite n termen Documentaia de atribuire ctre toi ofertanii solicitani n acest sens. CONSTATARI: In urma verificarii s-a constatat c unele documentaii de atribuire cuprind cerine care nclc principiile ce stau la baza atribuirii contractului de achiziie public. Datorita acestor constatari s-a elaborat FIAP nr. 4.6.1.

Data, Auditor intern, Comnescu Cristian

Supervizor, Petrescu Aurel

143

Lista de control nr. 4.6.1. privind conformitatea Documentaiei de atribuire


Elemente testate (cuprins Documentaia de atribuire) a) Conformitatea coninutului Documentaiei de atribuire - adresa la care se depune oferta - data limita i modaliti pentru depunerea ofertei - ora, data i locul deschiderii ofertelor - cerine minime de calificare - garania pentru participare (cuantum, perioada de valabilitate, modul de constituire) - criteriul aplicat pentru atribuirea contractului - garania de buna execuie a contractului (cuantum, modul de constituire) - caietul de sarcini b) Documentaia de atribuire cuprinde specificaii n favoarea unui operator economic c) Documentaia de atribuire restricioneaz posibilitatea depunerii ofertelor de ctre toi operatorii economici d) Autoritatea contractant nu transmite n termen Documentaia de atribuire ctre toi ofertanii solicitani n acest sens Licitaie 1 Licitaie 2 Licitaie 3 Licitaie 4 Licitaie 5 .. Licitaie 22 Licitaie 23 Licitaie 24

X X X X X X X X FIAP

X X X X X X X X FIAP

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

FIAP

FIAP

FIAP

FIAP

X Auditor intern,

..

X n prezena,

Data,

144

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 4.6.1. Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 PROBLEMA: Neconformitatea Documentaiei de atribuire. CONSTATARE: Din analiza Documentaiilor de atribuire a rezultat: 1. Specificaii nelegale n caietul de sarcini, respectiv n cazul achiziionrii de software de protecie antivirus, prin Documentaia de atribuire s-a specificat denumirea produsului, respectiv Symantec AntiVirus, GFI Download Securyti ver.6, sau similar, ceea ce contravine prevederilor art.38, alin.(1) din O.U.G. nr.34/2006 privind achiziiile publice, respectiv Se interzice definirea in caietul de sarcini a unor specificaii tehnice care indica o anumita origine, sursa, producie, un procedeu special, o marc de fabrica sau de comer () care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau a anumitor produse. 2. Documentaia de atribuire nu cuprinde informaii cu privire la modalitatea de prezentare a ofertei financiare n vederea redrii unitare de ctre participani a acesteia (moneda n care se va exprima preul, dac preul conine TVA sau nu, etc). De asemenea, s-a constatat c modalitatea de stabilire a preului final al ofertelor a fost diferit, comisia de evaluare stabilind n raport de modalitatea de prezentare a ofertei i modul de calcul a preului final. De exemplu: - n cazul societii AAA n consoriu cu societatea BBB, comisia de selecie a stabilit un pre mediu de 100 Euro/h, calculat prin efectuarea unei medii a tuturor tarifelor din oferta financiar (n ofert nu se precizeaz dac preurile conin sau nu TVA), pentru toi partenerii i asociaii din cele dou societi, dei onorariile variaz foarte mult. - n cazul societii CCC mpreun cu societatea DDD (n oferta financiar nu se precizeaz dac preurile conin sau nu TVA), nu s-a utilizat modalitatea de stabilire a preului mediu utilizat mai sus, ci o medie a tarifelor minim i maxim prezentate n ofert, astfel c media stabilit de comisie a fost de 120 Euro/h. - n cazul societii EEE, comisia de selecie a stabilit un pre mediu de 110 Euro/h, folosind media onorariilor din oferta financiar. De asemenea, menionm faptul c, n oferta financiar, societatea a prezentat onorarii n lire sterline, iar comisia a efectuat conversia n euro. - n cazul societii FFF, aceasta a prezentat un onorariu orientativ de 200 dolari, comisia de selecie efectund o conversie i stabilind un onorariu de 130 Euro/h. 3. La procedura de achiziii de manuale de nvare a limbii engleze autoritatea contractant a condiionat participarea numai a editurilor englezeti, nclcnd astfel principiul nediscriminrii operatorilor economici funcie de naionalitate. La procedura de achiziie de bonuri de mas autoritatea contractant a condiionat nscrierea la procedura de achiziie doar a imprimeriilor proprietate de stat (Imprimeria Naional i Imprimeria Bncii Naionale) excluznd din competiie imprimeriile proprietate privat, nclcnd astfel principiul nediscriminrii operatorilor economici funcie de forma de proprietate. 145

4. Autoritatea contractant a achiziionat un microbuz necesar transportului experilor n cadrul unui proiect de twinning n domeniul auditului intern. n documentaia de atribuire s-a decis utilizarea criteriului de atribuire preul cel mai sczut, iar la procedur au fost depuse dou oferte, respectiv: - Operatorul X pre ofert 60.000 euro pentru un microbuz cu urmtoarele caracteristici: - consum carburant 10 l/100 km (1) - garanie 1 an (2) - service post garanie 2000 euro/an (3) - cheltuieli cu piese de schimb post garanie 2000 euro/an (4). Operatorul Y pre ofert 55.000 euro pentru un microbuz cu urmtoarele caracteristici: - consum carburant 15 l/100 km (1) - garanie 1 an (2) - service post garanie 5000 euro/an (3) - cheltuieli ci piese de schimb post garanie 4000 euro/an (4). Calculnd dup: - o durat normal de funcionare de 3 ani - numr estimat de km/lun 200 - 1 euro 4 lei - cost carburant - 4lei/l. Oferta Pre 2 microbuz euro ani 60.000 55.000 1 1 3 Euro/ an 2000 5000 Total euro 4000 10.000 Cheltuieli 1 Euro/ an 240 360 Total euro 720 1080 Cheltuieli 4 Total euro 4000 8000 Total 3 ani Total euro 68.720 74.080

X Y

Potrivit criteriului de atribuire, prevzut n documentaia de atribuire, ofertantul Y al crui pre este cel mai sczut a fost desemnat ctigtor al contractului. Punctnd corespunztor factorii de evaluare raportai la cheltuielile pe ntreaga durat de funcionare, preul oferit strict de ofertantul Y nu constituie un avantaj d.p.d.v. economic. Autoritatea contractant ncalc principiul utilizrii eficiente a fondurilor publice. 5. Autoritatea contractant a atribuit un contract de furnizare de medicamente pentru propriul cabinet medical, solicitnd prezentarea unui document prin care ofertantul face dovada deinerii autorizaiei de punere pe piaa din Romnia de o anumit agenie, nclcnd principiul recunoaterii reciproce prin nerecunoaterea altor autorizri. 6. Autoritatea contractant a atribuit un contract de lucrri avnd ca obiect reabilitarea reelei de alimentare cu ap. Conform caietului de sarcini lucrrile constau n nlocuirea conductelor vechi din oel cu conducte din polipropilen care trebuie s dein certificat de conformitate n raport cu standardul romn SR XXXXXX. Se ncalc principiul recunoaterii reciproce ntruct i prin alte certificate operatorii economici pot face dovada ndeplinirii cerinelor de calitate solicitate. 146

7. Autoritatea contractant a atribuit un contract de furnizare articole papetrie, cu o valoare estimat de 150.000 euro, solicitndu-se cerine minime privind experiena similar n furnizare de cel puin 200.000 euro sau existena n stocul furnizorului la data depunerii ofertei a cel puin 50% din cantitatea total. Este nclcat principiul proporionalitii. CAUZE: Documentaiile de atribuire sunt elaborate de salariai care nu au ntotdeauna pregtirea corespunztoare specificului achiziiei. Documentaiile de atribuire sunt elaborate de salariai, posibili membri in comisia de evaluare, interesai de calificarea anumitor oferte. Inexistena unor proceduri specifice. CONSECINTE: Ofertele depuse de participani fiind prezentate n mod diferit, n cazul contestrii rezultatelor, chiar comisia de evaluare se poate confrunta cu situaia de a emite o decizie incorect, n lipsa unui cadru unitar. Posibilitatea ncheierii unor contracte cu sume mai mari dect suma stabilit iniial prin ierarhizarea ofertelor, prin adugarea unor sume suplimentare reprezentnd TVA (suma stabilit iniial n ofert este considerat fr TVA, dei oferta prezentat poate fi cu TVA, iar n contract se nscrie aceast sum stabilit iniial, la care se mai adaug nc o dat TVA). nclcarea principiilor de atribuire a contractului de achiyiie public[. Restrngerea ariei ofertanilor; Posibilitatea apariiei de contestaii i eventuale litigii cu ofertanii. RECOMANDARI: Elaborarea de proceduri de control (check-list) cu ajutorul crora comisia de evaluare va verifica daca Documentaiile de atribuire au fost realizate n conformitate cu prevederile legale privind achiziiile publice. Stabilirea unor responsabili cu realizarea si actualizarea procedurilor. Coroborarea atribuiilor stabilite in proceduri cu cele atribuite prin fisele posturilor. Elaborarea proiectelor Documentaiilor de atribuire de ctre persoane cu pregtire corespunztoare i care nu vor face parte din comisia de evaluare. Instruirea personalului cu atribuii n domeniul achiziiilor publice n vederea: constituirii si transmiterii Documentaiilor de atribuire i nsuirii i aplicrii corecte a legislaiei privind achiziiile publice n spiritul eliminrii caracterului interpretabil al acesteia. ntocmirea procedurii specifice, scris i formalizat, referitoare la elaborarea Documentaiei de atribuire. Efectuarea de instruiri profesionale n cadrul serviciului pentru nsuirea legislaiei i a cadrului procedural, ndeosebi pentru procedurile nou introduse, cunoaterea i interpretarea corecta a acestora i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele obinute. Data: Intocmit, Bacescu Ana Supervizat, Petrescu Aurel Pentru conformitate, Radu Nicolae

147

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern TESTUL NR. 4.6.2. Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 OBIECTUL TESTULUI: Pregtirea aplicrii procedurilor de achiziii publice programate. OBIECTIVUL TESTULUI: Verificarea solicitrilor de clarificri privind Documentaia de atribuire . DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru realizarea testului o constituie documentele aferente, completrile la Documentaia de atribuire, solicitrile de clarificri i transmiterea rspunsurilor la acestea. Eantionul va fi constituit din documentele de la o singura achiziie public, la care s-a aplicat procedura licitaie deschis i unde au existat astfel de solicitri, respectiv Achiziia de servicii ntreinere i reparaii ascensoare. Pentru participarea la licitaie cei trei ofertani au solicitat cte un exemplar al Documentaiei de atribuire, dintre care, ulterior, unul a solicitat clarificri. Testarea a urmrit analiza respectrii prevederilor privind completrile solicitate la Documentaia de atribuire i dreptul de a solicita clarificri, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 4, poz. 4.6., litera f), astfel: f) Solicitarea de clarificri - respectarea termenului de rspuns la solicitri; - oferirea de rspunsuri evazive sau care schimb specificaiile din documentaie fr a acorda un termen corespunztor operatorilor pentru a se adapta la clarificri - transmiterea clarificrilor la Documentaia de atribuire ctre toi ofertanii care au solicitat documentaia iniial. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 4.6.2. pentru Verificarea respectrii prevederilor privind completrile la Documentaia de atribuire i dreptul de a solicita clarificri. CONSTATRI: Pe baza testrii efectuate i a listei de control s-a constatat: - nu au existat completri la Documentaia de atribuire; - rspunsul la solicitarea de clarificri la Documentaia de atribuire s-a transmis numai solicitantului, iar ceilali competitori nu au fost informai. CONCLUZII: In baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 4.6.2. Data Auditor intern Comnescu Cristian Supervizor Petrescu Aurel 148

LISTA DE CONTROL nr. 4.6.2. privind solicitarea de clarificri Eantion : Achiziia de servicii ntreinere i reparaii ascensoare licitaie deschis

Ofertani SC Ascensorul SRL Elemente testate Respectarea termenului de rspuns la clarificrilor solicitate, de cel puin 6 zile nainte de data limit pentru depunerea ofertelor Oferirea de rspunsuri evazive sau care schimb specificaiile din documentaie fr a acorda un termen corespunztor operatorilor pentru a se adapta la clarificri Transmiterea clarificrilor la Documentaia de atribuire ctre toi ofertanii care au solicitat documentaia iniiala n cel mult 3 zile de la primirea solicitrii SC Liftul Service SRL SC Elevatorul SRL

FIAP

FIAP

Data,

Auditor intern,

n prezena, 149

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern FI DE IDENTIFICARE I ANALIZA A PROBLEMEI NR. 4.6.2. Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 PROBLEMA: Nerespectarea prevederilor ordonanei privind dreptul de a solicita clarificri la coninutul Documentaiei de atribuire. CONSTATARE: Din testul efectuat a rezultat faptul ca la solicitarea de clarificri din partea SC Elevatorul SRL rspunsul a fost transmis numai acesteia i nu i celorlali doi competitori. Rspunsul la clarificrile solicitate de unul dintre ofertani trebuie transmise tuturor ofertanilor, cu protejarea identitii celui care le-a solicitat, conform prevederilor legale. CAUZE: Inexistena unor proceduri specifice scrise i formalizate referitoare la transmiterea rspunsurilor la solicitrile de clarificri primite din partea unor ofertani. Efectuarea acestei activiti de ctre persoane care nu au atribuii i competene stabilite prin fia postului. CONSECINE: Posibilitatea respingerii unor oferte datorit nenelegerii complete a cerinelor prevzute n Documentaia de atribuire. nclcarea principiului transparenei, respectiv punerea la dispoziie tuturor celor interesai a informaiilor referitoare la aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public. nclcarea principiului tratamentului egal", respectiv aplicarea n mod nediscriminatoriu a criteriilor de selecie i a criteriilor pentru atribuirea contractului de achiziie public, astfel nct orice furnizor/executant/ prestator s aib anse egale de a i se atribui contractul respectiv. Posibilitatea informrii suplimentare a unor competitori n defavoarea altora. RECOMANDRI: ntocmirea procedurii specifice, scris i formalizat, referitoare la transmiterea rspunsurilor la solicitrile de clarificri primite din partea unor ofertani. Stabilirea prin procedura a unui responsabil cu transmiterea rspunsului la clarificrile la Documentaia de atribuire solicitate de ofertani. Coroborarea coninutului procedurilor cu responsabilitile stabilite prin fiele posturilor. Efectuarea de instruiri profesionale n cadrul serviciului pentru nsuirea legislaiei i a cadrului procedural, cunoaterea i interpretarea corecta a acestora i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele obinute. ntocmit, Comnescu Cristian Supervizat, Petrescu Aurel Pentru conformitate, Radu Nicolae 150

LISTA DE VERIFICARE NR. 5 LICITAIE DESCHIS Obiectivul 5. DERULAREA PROCEDURII DE ACHIZIIE PUBLIC

Nr. crt. 5.1.

ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurii specifice privind derularea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public 5.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura specific a) existena procedurilor specifice b) aprobarea procedurilor specifice de ctre persoanele competente c) existena modelelor aferente activitilor i precizarea modalitilor de completare d) existena componentei de actualizare a procedurilor specifice 5.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 5.1.3.Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie 5.1.4. Modalitatea arhivarii documentelor Compararea atribuiilor din procedura specific cu fiele posturilor Examinarea cunoaterii procedurilor specifice de ctre responsabilul cu realizarea activitii Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre responsabilul acesteia: a) considera procedura specific corespunztoare ? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice ? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii specifice? Analiza deschiderii si calificrii ofertelor a) respectarea termenului si adresei de depunere al ofertelor b) deschiderea ofertelor la data, ora si locul indicate in anunul de participare c) calificarea ofertelor care au depus garania pentru participare d) calificarea ofertelor nregistrate ca persoane juridice sau nregistrate/atestate/apartenena din punct de vedere profesional e) calificarea ofertelor eligibile f) calificarea ofertelor cu capacitatea tehnic

DA X

NU -

OBS.

5.2. 5.3. 5.4.

5.5.

TEST nr. 5.5.1. X X Lista de control nr. 5.5.1. FIAP nr. 5.5.1.

X X X

151

5.6.

5.7.

g) calificarea ofertelor cu capacitatea economico-financiar h) numrul ofertelor depuse este mai mare de 2 Analiza stabilirii ofertei ctigtoare a) conformitatea propunerii tehnice cu cerinele prevzute n Documentaia de atribuire b) conformitatea propunerii financiare cu cerinele prevzute n Documentaia de atribuire c) existena clarificrilor necesare pentru evaluarea ofertelor d) existena coreciilor aritmetice n textul ofertelor e) pstrarea criteriului pe baza cruia se atribuie contractul stabilit n Documentaia de atribuire, pe tot parcursul derulrii procedurii f) corectitudinea calculelor pentru stabilirea clasamentului ofertelor, n cazul aplicrii criteriului oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere tehnico-economic g) existena hotrrii comisiei de evaluare cu privire la rezultatul aplicrii procedurii de achiziie public h) existena comunicrii, n scris, simultan, a rezultatului aplicrii procedurii respective ctre toi ofertanii i) existena, n cazul anulrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public, a deciziei de anulare Analiza sistemului de arhivare a documentelor

X X X X X X X Test nr. 5.6.1. Lista de control nr. 5.6.1. FIAP nr. 5.6.1. X -

Data: Auditor intern, Comnescu Cristian Supervizor, Petrescu Aurel

152

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern TESTUL NR. 5.5.1. Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de licitaie deschisa pentru atribuirea contractului de achiziie public. OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza deschiderii i calificrii ofertelor. DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testului o reprezint licitaiile deschise, n numr de 10, realizate n anul 2008 n cadrul entitii. Eantionul a fost constituit din documentele aferente unei singure licitaii deschise, care reprezint 10% din populaia total, unde numrul ofertelor depuse a fost cel mai mare, respectiv Achiziia de calculatoare, cu 8 oferte depuse. Testarea a urmrit analiza deschiderii ofertelor i stabilirea ofertelor calificate pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 5, poz. 5.5, literele a- h, astfel: Verificarea desfurrii deschiderii i calificrii ofertelor: a) respectarea termenului i adresei de depunere al ofertelor; b) deschiderea ofertelor la data, ora i locul indicate n anunul de participare; c) calificarea ofertelor care au depus garania pentru participare; d) calificarea ofertelor nregistrate ca persoane juridice sau nregistrate/atestate din punct de vedere profesional; e) calificarea ofertelor eligibile; f) calificarea ofertelor cu capacitatea tehnic; g) calificarea ofertelor cu capacitatea economico-financiar; h) numrul ofertelor depuse este mai mare de 2 Pentru efectuarea testrii s-a elaborat Lista de control nr. 5.5.1. privind Analiza deschiderii si calificrii ofertelor. CONSTATRI: n urma verificrii i pe baza listei de control ntocmite s-a stabilit: - data indicat n anunul de participare nu a coincis cu data deschiderii propriu-zise a ofertelor; - ofertani nscrii la licitaie care nu au depus garania de participare; - ofertani descalificai incorect. CONCLUZII: In baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 5.5.1. Data, Auditor intern, Comnescu Cristian Supervizor, Petrescu Aurel

153

LISTA DE CONTROL nr. 5.5.1. privind Analiza deschiderii i calificrii ofertelor Eantion: Achiziia de calculatoare Ofertele depuse

Oferta 1 Oferta 2 Oferta 3 Elemente testate Verificarea desfurrii deschiderii si calificrii ofertelor respectarea termenului si adresei X X X de depunere al ofertelor deschiderea ofertelor la data, ora si FIAP FIAP FIAP locul indicate n anunul de participare calificarea ofertelor care au depus X X X garania pentru participare calificarea ofertelor nregistrate ca persoane juridice sau nregistrate/ X X X atestate din punct de vedere profesional X X X calificarea ofertelor eligibile calificarea ofertelor cu capacitatea FIAP X X tehnica calificarea ofertelor cu capacitatea X X X economico-financiara numrul ofertelor depuse este mai X X X mare de 2 existena i coninutul Procesuluiverbal al edinei de deschidere a X X X ofertelor Data, Auditor intern,

Oferta 4

Oferta 5

Oferta 6

Oferta 7

Oferta 8

X FIAP X

X FIAP FIAP

X FIAP X

X FIAP X

X FIAP X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

n prezena, 154

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 5.5.1. Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 PROBLEMA: Nerespectarea cadrului normativ privind deschiderea si calificarea ofertelor. CONSTATARE: Data precizat n anunul de participare la licitaie nu a coincis cu data deschiderii propriuzise a ofertelor. n urma aplicrii procedurii, ofertantul SC STYLE SRL a fost descalificat pentru nedepunerea garaniei de participare, dei n Procesul verbal al edinei de deschidere a ofertelor comisia de evaluare atesta existena garaniilor de participare pentru toate firmele ofertante. n cazul licitaiei deschise organizate pentru Achiziia de calculatoare, autoritatea contractant a dispus ca propunerile tehnice sa fie depuse, n vederea analizrii, la un termen limit anterior celui al depunerii efective a ofertelor. In aceste condiii, constituirea garaniei de participare la procedura de achiziie a devenit obligatorie doar pentru ofertanii calificai din punct de vedere al ndeplinirii condiiilor tehnice minimale. CAUZE: Neefectuarea controlului ierarhic privind corectitudinea elaborrii Documentaiei de atribuire. Inexistenta unei proceduri scrise i formalizate n ceea ce privete deschiderea i calificarea ofertelor. CONSECINE: Descalificarea incorecta a unui ofertant poate conduce la atribuirea contractului de achiziie public la un pre mai mare. Posibilitatea contestrii i anulrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie. Nerespectarea caracterului confidenial al informaiilor prezentate de ctre ofertani dup prima etapa de verificare a ndeplinirii condiiilor de calificare. Apariia riscului de a efectua verificri inutile, n contextul n care cei declarai calificai din punct de vedere al condiiilor tehnice minimale, nu ndeplinesc condiiile de eligibilitate impuse prin Documentaia de atribuire. RECOMANDRI: ntocmirea procedurii specifice scris i formalizat referitoare la deschiderea i calificarea ofertelor. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea procedurilor i actualizarea sistematic a acestora. Coroborarea fielor posturilor salariailor cu atribuiile stabilite prin procedurile elaborate. Asigurarea nsuirii cadrului normativ i procedural de ctre salariaii serviciului i influenarea evalurii anuale cu rezultatele activitilor practice. Data : ntocmit, Supervizat, Pentru conformitate, Comnescu Cristian Petrescu Aurel Radu Nicolae 155

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern TESTUL NR. 5.6.1. Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de achiziie public licitaie deschis. OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza stabilirii ofertei ctigtoare. DESCRIEREA TESTULUI: Populaia este reprezentat de documentele aferente ofertelor depuse pentru licitaiile deschise realizate n cadrul entitii n anul 2008. Eantionul va fi constituit din documentaiile a 5 din cele 10 achiziii prin licitaie deschis, prevzute n Program, respectiv pornind cu prima achiziie i urmnd din doi n doi. Testarea a urmrit analiza stabilirii ofertei ctigtoare pe baza elementelor din Lista de verificare nr. 5, poz. 5.6, lit. a-f, i anume: Verificarea stabilirii ofertei ctigtoare documentaiei : a) conformitatea propunerii tehnice cu cerinele prevzute n Documentaia de atribuire; b) conformitatea propunerii financiare cu cerinele prevzute n Documentaia de atribuire; c) existena clarificrilor necesare pentru evaluarea ofertelor; d) existena coreciilor aritmetice n textul ofertelor; e) pstrarea criteriului pe baza cruia se atribuie contractul stabilit n Documentaia de atribuire, pe tot parcursul derulrii procedurii; f) corectitudinea calculelor pentru stabilirea clasamentului ofertelor, n cazul aplicrii criteriului oferta cea mai avantajoas din punct de vedere tehnico-economic. Testarea s-a concretizat in elaborarea Listei de control nr. 5.6.1. pentru Analiza stabilirii ofertei ctigtoare. CONSTATRI: Pe baza testrii efectuate i a listei de control s-a constatat: - calcule eronate pentru stabilirea clasamentului ofertelor, n cazul aplicrii criteriului oferta cea mai avantajoas din punct de vedere tehnico-economic CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 5.6.1. Data, Auditor intern, Bcescu Ana Supervizor, Petrescu Aurel

156

LISTA DE CONTROL nr. 5.6.1. privind Analiza stabilirii ofertei ctigtoare

Achiziiile publice Elemente testate conformitatea propunerii tehnice cu cerinele prevzute n Documentaia de atribuire conformitatea propunerii financiare cu cerinele prevzute n Documentaia de atribuire existena clarificrilor necesare pentru evaluarea ofertelor existena coreciilor aritmetice n textul ofertelor pstrarea criteriului pe baza cruia se atribuie contractul stabilit n Documentaia de atribuire, pe tot parcursul derulrii procedurii corectitudinea calculelor pentru stabilirea clasamentului ofertelor, n cazul aplicrii criteriului oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere tehnico-economic Data,

Achiziie public 1

Achiziie public 3

Achiziie public 5

Achiziie public 7

Achiziie public 9

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

FIAP

Auditor intern,

n prezena,

157

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 5.6.1. Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 PROBLEMA: Analiza stabilirii ofertei ctigtoare. CONSTATARE: n coninutul Documentaiei de atribuire aferent Dosarului nr. 5 al achiziiei de servicii de ntreinere i reparaii climatizoare au fost constatate unele deficiene: n Fia de date a achiziiei pentru factorul financiar de evaluare tariful manoperei/ora de lucru la interveniile accidentale/lot au fost acordate 300 puncte, iar n algoritmul de calcul prezentat n Documentaia de atribuire punctajul maxim a fost de 150 de puncte. De asemenea, pentru valoarea minima a criteriului eantion de piese de schimb/unitate de aer condiionat s-a acordat punctajul maxim de 150 de puncte. n formula de calcul a punctajelor intermediare acestei valori minime a factorului financiar i-au fost acordate 300 de puncte. Datorit diferenelor mari dintre valorile nscrise n Fiele de date prezentate de ofertani, erorile de calcul nu au influenat clasificarea ofertelor n funcie de acest criteriu. Pentru valoarea maxim a factorului tehnic de evaluare asigurarea cu piese de schimb pe perioada ndelungat (minim 9 luni) au fost acordate 150 de puncte. n oferta tehnicoeconomic SC AER COM SA a ofertat termenul de 120 de luni, adic 10 ani, pentru care a primit punctajul maxim. De subliniat c, oferta SC AER COM SA privind manopera/ora servicii prestate a fost substanial mai mic dect a celorlali ofertani i n final nu a ctigat licitaia. CAUZA Interpretarea eronat a prevederilor Documentaiei de atribuire n privina calculelor necesare pentru stabilirea ofertei ctigtoare. Inexistena procedurii scrise i formalizate pentru evaluarea ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare. Necunoaterea prevederilor legale n ceea ce privete obligativitatea solicitrii de clarificri n cazul unei oferte cu un pre neobinuit de sczut. CONSECINE: Depunctarea nefondat a unor ofertani care au respectat cerina minim din Documentaia de atribuire care duce la favorizarea celorlali. Posibilitatea apariiei de contestaii i eventuale litigii cu ofertanii. ncheierea de contracte neeconomice.

158

RECOMANDARE: Elaborarea unei proceduri scrise i formalizate n ceea ce privete aplicarea prevederilor Documentaiei de atribuire pentru stabilirea ofertei ctigtoare i actualizarea sistematic a acesteia. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea procedurilor. Coroborarea responsabilitilor stabilite prin proceduri cu cele atribuite prin fiele posturilor. Realizarea unui sistem de pregtire profesional cu personalul Serviciului Achiziii Publice, viitori membrii n comisiile de evaluare, n ceea ce privete aplicarea prevederilor Documentaiei de atribuire pentru stabilirea ofertei ctigtoare. ntocmirea unor proceduri de control (check-list) cu ajutorul crora s se poat verifica respectarea prevederilor Documentaiei de atribuire privind stabilirea clasamentului ofertelor i implicit stabilirea ctigtorului. Realizarea unei instruiri periodice cu personalul de execuie de ctre eful serviciului i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestora. Constituirea unei echipe de control i verificarea tuturor licitaiilor din ultimul an, pentru a constata dac aceste erori de calcul pentru stabilirea ofertei ctigtoare a fost o ntmplare sau se prezint deja ca o practic n cadrul Serviciului Achiziii Publice. Analiza rezultatelor acestei aciuni de control. Luarea masurilor care se impun i informarea echipei de auditori interni.

Data: ntocmit, Bcescu Ana Supervizat, Petrescu Aurel Pentru conformitate, Radu Nicolae

159

LISTA DE VERIFICARE NR. 6 LICITAIA RESTRNS Obiectivul 6: DERULAREA PROCEDURII DE ACHIZIIE PUBLIC Nr. crt. 6.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurii specifice privind derularea procedurii de licitaie restrns pentru atribuirea contractului de achiziie public 6.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin procedura specific a) existena procedurii specifice b) aprobarea procedurii specifice de ctre persoanele competente c) stabilirea modelelor de formulare i precizarea modalitilor de completare d) existena componentei de actualizare a procedurii specifice 6.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 6.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie 6.1.4. Modalitatea arhivrii documentelor Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu cele din procedura specific i evaluarea completitudinii prelurii acestora Examinarea cunoaterii procedurii specifice de ctre responsabilii cu realizarea activitii Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare ? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice ? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Analiza depunerii candidaturilor i selecia acestora a) candidaturile sunt depuse n termenul legal, corespunztor i situaiilor suplimentar prevzute? b) sunt selectai un numr de candidai egal cu cel indicat n anunul de participare (peste 5)? c) procedura se continu cu un numr mai mic de 5 candidai? d) criteriile de selecie aplicate sunt cele indicate n anunul de participare? DA X X X X Test nr. 6.5.1. List de control nr. 6.5.1. 160 NU OBS.

6.2. 6.3. 6.4.

6.5.

e) criteriile de selecie aplicate sunt doar de natur tehnic i economico-financiar f) invitaia de participare la etapa a doua a procedurii se transmite, concomitent, tuturor candidailor selectai g) invitaia de participare la etapa a doua a procedurii se transmite i candidailor neselectai h) la etapa a doua a procedurii particip i candidai nenscrii n prima etap i) invitaia de participare include informaii privind modalitatea de procurare a Documentaiei de atribuire 6.6. Analiza stabilirii ofertei ctigtoare a) existena similitudinii ntre oferte i cerinele prevzute n Documentaia de atribuire b) clarificrile/completrile solicitate creeaz avantaje unui ofertant? b) corectitudinea calculelor pentru stabilirea clasamentului ofertelor c) pstrarea criteriului pe baza cruia se atribuie contractul stabilit n anunul de participare i n Documentaia de atribuire, pe tot parcursul derulrii procedurii d) existena hotrrii Comisiei de evaluare cu privire la rezultatul aplicrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public e) existena comunicrii, n scris, simultan, a rezultatului aplicrii procedurii respective ctre toi ofertanii f) existena, n cazul anulrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public, a deciziei de anulare Analiza sistemului de arhivare a documentelor

X X X X X Interviu nr. 6.5.1.

X X X X Interviu nr. 6.6.1.

X X X

6.7.

Data, Auditor intern, Comnescu Cristian

Supervizor, Petrescu Aurel

161

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern TESTUL NR. 6.5.1. Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de achiziie public prin licitaie restrns. OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza depunerii candidaturilor i selecia acestora. DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testului o reprezint licitaiile restrnse, n numr de 5, realizate n anul 2008 n cadrul entitii. Eantionul a fost constituit din documentele ofertelor depuse, aferente tuturor licitaiilor restrnse, deci reprezint 100% din populaia total. Testarea a urmrit analiza depunerii candidaturilor i selecia acestora pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 6, poz. 6.5, literele a-i, astfel: Verificarea depunerii candidaturilor i selecia acestora: a) candidaturile sunt depuse n termenul legal, corespunztor i situaiilor suplimentar prevzute b) sunt selectai un numr de candidai egal cu cel indicat n anunul de participare c) procedura se continu cu un numr mai mic de 5 candidai d) criteriile de selecie aplicate sunt cele indicate n anunul de participare e) criteriile de selecie aplicate sunt doar de natur tehnic i economico-financiar f) invitaia de participare la etapa a doua a procedurii se transmite, concomitent, tuturor candidailor selectai g) invitaia de participare la etapa a doua a procedurii se transmite i candidailor neselectai h) la etapa a doua a procedurii particip i candidai nenscrii n prima etap i) invitaia de participare include informaii privind modalitatea de procurare a Documentaiei de atribuire Pentru efectuarea testrii s-a elaborat Lista de control nr. 6.5. privind Analiza depunerii candidaturilor i selecia acestora CONSTATRI: n urma verificrii i pe baza listei de control ntocmite s-a stabilit: - Invitaia de participare la etapa a doua a procedurii nu s-a transmis concomitent tuturor candidailor selectai. - Etapa a doua a procedurii s-a continuat cu un numr prea mic de selecii. CONCLUZII: In baza acestui test s-a hotrt intervievarea unui membru n comisiile de evaluare la licitaiile cu probleme. Data, Auditor intern, Comnescu Cristian Supervizor, Petrescu Aurel 162

LISTA DE CONTROL nr. 6.5.1. privind Analiza depunerii candidaturilor i selecia acestora
Ofertele depuse la fiecare licitaie Elemente testate Licitaie restrns 1 Licitaie restrns 2 Licitaie restrns 3 Licitaie restrns 4 Licitaie restrns 5

a) candidaturile sunt depuse n termenul legal, corespunztor i situaiilor suplimentar prevzute b) sunt selectai un numr de candidai egal cu cel indicat n anunul de participare (peste 5) c) procedura se continu cu un numr mai mic de 5 candidai d) criteriile de selecie aplicate sunt cele indicate n anunul de participare e) criteriile de selecie aplicate sunt doar de natur tehnic i economico-financiar f) invitaia de participare la etapa a doua a procedurii se transmite, concomitent, tuturor candidailor selectai g) invitaia de participare la etapa a doua a procedurii se transmite i candidailor neselectai h) la etapa a doua a procedurii particip i candidai nenscrii n prima etap i) invitaia de participare include informaii privind modalitatea de procurare a Documentaiei de atribuire

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X Interviu X X Interviu X X X

X X Interviu X X X X X X n prezena,

X X X X X X X X X

Data,

Auditor intern,

163

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern

INTERVIU nr. 6.5.1. privind analiza depunerii candidaturilor i selecia acestora n cazul licitaiilor restrnse, adresat domnului Tnase Alexandru, salariat Serviciul Achiziii Publice Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Nr. crt. 1. ntrebare/rspuns Ai participat n comisiile de evaluare pentru atribuirea contractelor de achiziii publice prin licitaie restrns la cele dou proceduri unde s-au constatat abateri de la cadrul legal? Da. La prima licitaie restrns am fost membru titular, iar la a doua, iniial, membru de rezerv. Am devenit titular prin nlocuirea obiectiv a unui coleg. 2. Cunoatei cadrul normativ n vigoare n domeniul achiziiilor publice? Da. ntreg Serviciul Achiziii Publice, odat cu modificarea cadrului normativ a desfurat suficiente ore pentru cunoaterea modificrilor normative, chiar prezentarea n paralel cu cele abrogate, i au fost simulate multe posibile situaii. 3. Cum v explicai neregulile gsite la procedurile la care ai participat efectiv? Procedurile s-au continuat cu un numr foarte mic de candidai, mai exact la prima licitaie trei candidai, iar a doua cu doi candidai? Considerai c a fost asigurat concurena? Da. La ambele licitaii numrul operatorilor economici care i-au depus candidatura a fost foarte mare, (12 i 9), selecia a fost obiectiv i nediscriminatorie, s-au respectat criteriile de selecie i n consecin am considerat c ofertele selectate sunt cele mai bune i nu am anulat procedurile. 4. Invitaia de participare la etapa a doua a procedurii nu s-a transmis candidailor selectai n acelai timp. Nu. S-a dorit transmiterea electronic a invitaiilor. Baza proprie de date nu avea actualizat adresa electronic a unui candidat selectat. Ulterior, la sesizarea acestuia, i s-a transmis invitaia de participare la etapa a doua, iar acest candidat i-a dat acordul scris pentru continuarea procedurii.

164

5.

Care a fost msura ntreprins pentru aceast abatere? Colegul care nu a verificat adresa din dosarul candidatului, nainte de transmiterea invitaiilor, a fost sancionat material i retras din comisia de evaluare. Acesta a fost motivul trecerii mele din membru de rezerv n membru titular.

6.

Mai avei ceva de adugat? Da. Exceptnd greeala privind transmiterea neconcomitent a invitaiilor de participare la a doua etap a procedurii de licitaie restrns, lucru care n mod cert nu se va mai repeta, consider c Serviciul Achiziii Publice respect reglementrile legale n vigoare i are expertiza necesar derulrii unei activiti eficiente.

Data

Auditor, Comnescu Cristian

Intervievat, Chiriac Marian

Not: Nu se va elabora FIAP. Informaiile obinute n cadrul interviului vor fi luate n consideraie la redactarea Raportului de audit intern.

165

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern INTERVIU nr. 6.6.1. privind stabilirea ofertei ctigtoare, n cazul licitaiilor restrnse, adresat domnului Chiriac Marian, salariat Serviciul Achiziii Publice Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Nr. crt. 1. ntrebare/rspuns Ai participat n calitate de membru titular n comisii de evaluare pentru atribuirea contractelor de achiziii publice prin licitaie restrns? Da. La o licitaie restrns am fost preedintele comisiei de evaluare, deci persoana responsabil pentru atribuirea contractului, iar la o alta, iniial, membru de rezerv. Am devenit titular prin nlocuirea obiectiv, respectiv concediu medical, a unui coleg. 2. ntotdeauna oferta ctigtoare s-a stabilit pe baza criteriului de atribuire precizat n anunul de participare i n Documentaia de atribuire? Da. La licitaiile la care am participat eu s-a respectat criteriul de atribuire prevzut i nu au existat nicio dat contestaii privind acest aspect. 3. Pe parcursul examinrii i evalurii candidaturilor depuse ai solicitat candidailor clarificri/completri pentru documentele prezentate? Da. Am solicitat documente omise de acetia, am respectat termenul de solicitare i am ateptat 72 de ore, timp rezonabil pentru rspuns. 4. Dac da, acestea au urmrit avantajarea unuia dintre ofertani? Nu. Din verificri se poate observa c au fost solicitate doar documente prevzute de cadrul legal. 5. Au fost cazuri cnd o ofert a prezentat un pre neobinuit de sczut? Dac da, ce s-a ntreprins? Nu au fost cazuri. Dar n calitate de membru ntr-o comisie de evaluare cunosc foarte bine procedura ce trebuie parcurs n acest caz, posibilitile de acceptare/respingere a ofertei i obligaia notificrii ANRMAP n cazul respingerii. 6. Oferta ctigtoare este din rndul candidailor selectai? Cu siguran, rspunsul este da. 166

7.

Contractul de achiziie se ncheie ntotdeauna cu ofertantul a crui ofert a ieit ctigtoare? Regula general spune c da. A fost un caz cnd ctigtorul a renunat i contractul s-a ncheiat cu urmtorul clasat.

8. 9.

Comisia de evaluare elaboreaz Raportul procedurii de atribuire? Da. i Raportul este semnat de toi membri comisiei de evaluare. Rezultatul licitaiei este notificat tuturor ofertanilor participani la procedur? Da. ntotdeauna comunicm rezultatul final privind atribuirea contractului tuturor ofertanilor, nsoit de motivarea deciziei.

10.

Cnd este ncheiat contractul cu ofertantul ctigtor? Cadrul legal precizeaz clar numrul de zile dintre stabilirea ofertei ctigtoare, comunicarea rezultatului i ncheierea contractului. Respectm aceste termene pentru a anula eventuale contestaii.

11.

Mai avei ceva de adugat? Da. Sunt angajat n aceast entitate i n acest serviciu de 20 de ani. Am suficient experien care s-mi justifice i s m oblige s respect legislaia. Este un domeniu greu, responsabil, mereu nou i antrenant i Serviciul nostru ncearc s-i in pasul.

Data

Auditor, Comnescu Cristian

Intervievat, Chiriac Marian

Nota: Potrivit rspunsurilor la interviu, nu se va elabora FIAP. Informaiile obinute n cadrul interviului vor fi luate n consideraie la redactarea Raportului de audit intern.

167

LISTA DE VERIFICARE NR. 7 DIALOG COMPETITIV Obiectivul 7. DERULAREA PROCEDURII DE ACHIZIIE PUBLIC Nr. crt. 7.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurii specifice privind derularea procedurii de dialog competitiv pentru atribuirea contractului de achiziie public 7.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin procedura specific a) existena procedurii specifice b) aprobarea procedurii specifice de ctre persoanele competente c) stabilirea modelelor de formulare i precizarea modalitilor de completare d) existena componentei de actualizare a procedurii specifice 7.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 7.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie 7.1.4. Modalitatea arhivrii documentelor Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu cele din procedura specific i evaluarea completitudinii prelurii acestora Examinarea cunoaterii procedurii specifice de ctre responsabilii cu realizarea activitii Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare ? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice ? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Analiza etapei de preselectare a concurenilor a) asigurarea concurenei la preselectare b) mai puin de trei candidaturi preselectate c) conformitatea candidaturilor depuse d) informarea candidailor despre rezultatul preseleciei Analiza sistemului de arhivare a documentelor DA X X X NU X Observare direct Interviu 7.5.1. FIAP 7.5.1. OBS.

7.2. 7.3. 7.4.

7.5.

7.6.

Data, Auditor intern, Comnescu Cristian

Supervizor, Petrescu Aurel

168

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern INTERVIU nr. 7.5.1. privind desfurarea procedurii de dialog competitiv, adresat domnului Dumitru Gabriel, salariat Serviciul Achiziii Publice Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Nr. ntrebare/rspuns crt. 1. n anul 2008 un singur contract s-a ncheiat n baza unui dialog competitiv? Dialogul competitiv este o procedur introdus recent n legislaia romneasc referitor la achiziiile publice. n anul 2008 s-a derulat o singur astfel de procedur pentru ncheierea unui contract pentru construirea unui drum ntre dou uniti proprii pentru pregtirea profesional continu i recreerea salariailor. 2. Parcurgnd documentele din singurul dosar de achiziie public ncheiat prin dialog competitiv, am s v adresez cteva ntrebri ale cror rspunsuri mi vor completa constatrile proprii obinute n urma observrii directe. Ai fost membru n comisia de evaluare n cadrul acestei proceduri? Preedintele comisiei, n consecin responsabil cu derularea aciunii i atribuirea contractului. 3. innd cont de specificul achiziiei, din comisie au fcut parte i persoane cu pregtire n construcii drumuri i poduri? Din cei cinci membri, doi au avut o astfel de pregtire, iar ceilali au fost economiti. Cadrul legal privind acest gen de procedur de atribuire prevede asigurarea unei concurene reale, respectiv un numr minim de candidai nscrii. Care a fost realitatea? Aceast construcie era foarte important pentru instituia noastr. La competiie s-a inscris un singur candidat, un nume recunoscut n domeniu. Cum legislaia de ultim or face o modificare, respectiv la dialog poate participa chiar un singur candidat preselectat, dac ndeplinete criteriile specificate, am forat cadrul legal. Nu am anulat procedura, am purtat dialogul i fiind foarte mulumii de rezultat am ncheiat contractul. 5. De ce ai considerat c este o ofert avantajoas dac nu ai avut i altele n competiie? Cunoteam istoricul firmei candidate i de asemenea recomandrile i efectiv lucrrile executate de aceast firm sunt impresionante. Am considerat un avantaj al nostru c ia depus candidatura. 6. n cazul n care contractul nu are cursul normal ce decizie vei lua. Totul decurge conform pailor din contract. Fiind singurul candidat, oferta ctigtoare dealtfel, am fost foarte precaui la ntocmirea clauzelor contractuale. 7. Mai avei ceva de adugat la aceast discuie? Nu. Intervievat, Dumitru Gabriel

4.

Auditor, Comnescu Cristian Not: Se va elabora FIAP-ul nr. 7.5.1.

Data

169

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern FI DE IDENTIFICARE I ANALIZA A PROBLEMEI NR. 7.5.1. Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 PROBLEMA: Neasigurarea concurenei la preselectare. CONSTATARE: Autoritatea contractant a fost interesat de construirea unui drum ce leag dou localiti aflate pe versanii opui ai unui munte (n cele dou localiti aveau construite centre proprii de pregtire profesional continu i recreere a personalului). Pentru a utiliza o procedur de licitaie deschis sau restrns trebuia s tie cu precizie specificaiile tehnice ale construciei respective, dar acest lucru nu a fost posibil, avnd n vedere c exist mai multe soluii tehnice pentru a realiza respectiva construcie (tunel, pod suspendat, drum pe munte). Evident c i montajul financiar ar fi fost diferit n funcie de soluia tehnic aleas. n aceast situaie s-a utilizat procedura de dialog competitiv pentru a stabili soluia tehnic cea mai avantajoas din punct de vedere economic (construcie i ntreinere). S-a nscris un singur candidat, acesta a fost acceptat la preselecie i n final oferta depus a fost ctigtoare i s-a ncheiat contractul. Au fost astfel nclcate prevederile OUG 34/2006, Capitolul III Proceduri de atribuire, art. 94-109. CAUZE: Neacordarea importanei cuvenite concurenei; Folosirea doar a informaiilor externe n aprecierea candidailor; Comoditate n derularea procedurilor de achiziie public; Necunoaterea complet a cadrului normativ aferent acestei spee. CONSECINE: nclcarea principiilor generale care guverneaz activitatea de achiziii publice respectiv, nediscriminarea, concuren, eficiena utilizrii fondurilor publice; Eliminarea din start a unor candidai posibil mai performani tehnic/financiar; Posibila cretere a costurilor achiziiei publice respective. RECOMANDRI: ntocmirea procedurii specifice, scris i formalizat, referitoare la situaiile de aplicare a procedurilor de dialog competitiv i responsabilizarea personalului; Revizuirea dosarelor achiziiilor publice ncheiate prin proceduri noi, n anii 2007-2008, i n condiiile n care exist abateri de la legalitate, dar nu exist contestaii, atenionarea personalului responsabil; Efectuarea de instruiri profesionale n cadrul serviciului pentru nsuirea legislaiei i a cadrului procedural, ndeosebi pentru procedurile nou introduse, cunoaterea i interpretarea corecta a acestora i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele obinute. ntocmit, Comnescu Cristian Supervizat, Petrescu Aurel Pentru conformitate, Radu Nicolae 170

LISTA DE VERIFICARE NR. 8 NEGOCIEREA Obiectivul 8. DERULAREA PROCEDURII DE ACHIZIIE PUBLIC

Nr. crt. 8.1

ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurii specifice privind derularea procedurii de negociere pentru atribuirea contractului de achiziie public 8.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin procedurile specifice a activitilor aferente iniierii procedurii negociere cu publicarea prealabil a unui anun de participare: a) existena procedurilor specifice b) aprobarea procedurilor specifice de ctre persoanele competente c) existena modelelor aferente activitilor i precizarea modalitilor de completare d) existena componentei de actualizare a procedurilor specifice 8.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 8.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie 8.1.4. Modalitatea arhivrii documentelor Compararea atribuiilor din procedura specific cu fiele posturilor Examinarea cunoaterii proceduri specifice de ctre responsabilii cu realizarea activitii Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura specific corespunztoare ? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice ? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii specifice?

DA

NU

OBS.

8.2 8.3 8.4

171

8.5

Condiii de aplicare a procedurii de achiziie public de negociere a) anularea procedurii iniiale de licitaie deschis/licitaie restrns/dialog competitiv b) pstrarea cerinelor iniiale prevzute n Documentaia de atribuire c) atribuirea unui contract unui anumit operator economic (furnizor iniial i sigur compatibil cu necesarul suplimentar contractului iniial, condiii avantajoase prin lichidarea de ctre acest operator afacerilor etc. ) d) negocieri cu concurenii ctigtorii ai unui concurs de soluii e) contractri n scopul cercetrii tiinifice care nu urmresc obinerea de profit f) limitarea contractului la situaia de extrem urgen g) existena notei justificative pentru utilizarea acestui tip de procedur de achiziie public Analiza sistemului de arhivare a documentelor

X X Nu a fost cazul

Observare direct FIAP nr. 8.5.1. Observare direct

Nu a fost cazul X X X FIAP nr. 8.5.2.

8.6.

Data Auditor intern, Bcescu Ana Supervizor, Petrescu Aurel

Not: S-a recurs la observarea fizic direct avnd n vedere numrul mic de proceduri derulate, respectiv doua (o procedur de negociere cu publicarea prealabil a unui anun de participare i o procedur de negociere fr publicarea prealabil a unui anun de participare), specificul acestora (contract ncheiat dup anularea unei licitaii deschise, respectiv pentru o situaie de extrem urgen) i obiectivele cuprinse n tematica misiunii de audit intern. S-au elaborat FIAP-urile nr. 8.5.1. i 8.5.2.

172

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern FI DE IDENTIFICARE I ANALIZA A PROBLEMEI NR. 8.5.1. Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 PROBLEMA: Nerespectarea condiiilor de aplicare a procedurii de achiziie public de negociere. CONSTATARE: Pentru atribuirea unui contract de furnizare articole uz casnic s-a organizat iniial o licitaie deschis. S-au nscris 3 oferte care n urma evalurii au fost respinse ca neconforme. S-a decis organizarea procedurii de negociere cu publicare prealabil a unui anun de participare. S-a anulat licitaia deschis i pentru c s-a dorit o concuren mai puternic s-a transmis un anun de participare la negociere. Documentaia de atribuire a suferit modificri n ceea ce privete criteriul de atribuire, respectiv nu se mai dorea oferta cea mai avantajoas economic, ci preul cel mai mic. Astfel nu a fost respectat art. 110, alin.(1), lit a) privind dreptul de a aplica procedura de negociere, cu publicarea prealabil a unui anun de participare: a) atunci cnd, n urma aplicrii licitaiei deschise, licitaiei restrnse, dialogului competitiv sau a cererii de oferte, nu a fost depus nicio ofert sau au fost depuse numai oferte inacceptabile ori neconforme. Aplicarea procedurii de negociere n acest caz este posibil numai dup anularea procedurii iniiale de licitaie deschis, licitaie restrns, dialog competitiv sau cerere de oferte i numai dac cerinele iniiale prevzute n documentaia de atribuire nu sunt modificate substanial; CAUZE: Neacordarea importanei cuvenite concurenei i comoditate n derularea procedurilor de achiziie public; Necunoaterea complet a cadrului normativ aferent acestei spee. CONSECINE: Eliminarea din start a unor candidai posibil mai performani tehnic/financiar; Posibila cretere a costurilor achiziiei publice respective. RECOMANDRI: ntocmirea procedurii specifice, scris i formalizat, referitoare la situaiile de aplicare a procedurilor de negociere; Revizuirea dosarelor achiziiilor publice ncheiate prin proceduri noi, n anii 2007-2008, i n condiiile n care exist abateri de la legalitate, dar nu exist contestaii, atenionarea personalului responsabil; Efectuarea de instruiri profesionale n cadrul serviciului pentru nsuirea legislaiei i a cadrului procedural, ndeosebi pentru procedurile nou introduse, cunoaterea i interpretarea corecta a acestora i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele obinute. ntocmit, Comnescu Cristian Supervizat, Petrescu Aurel Pentru conformitate, Radu Nicolae 173

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern FI DE IDENTIFICARE I ANALIZA A PROBLEMEI NR. 8.5.2. Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 PROBLEMA: Nerespectarea condiiilor de aplicare a procedurii de achiziie public de negociere. CONSTATARE: n urma reorganizrii entitii publice, prin nfiinarea a dou noi direcii, cu un numr total de 50 de salariai, a fost necesar dotarea rapid cu mobilier i tehnic de calcul a spaiilor i personalului aferente. Serviciul Achiziii Publice a recurs n aceast situaie, de extrem urgen, la procedura de negociere fr publicarea prealabil a unui anun de participare. n virtutea acestei situaii create, Serviciul Achiziii Publice a mrit volumul i durata contractului pentru modernizarea tuturor departamentelor entitii, nelundu-se n calcul organizarea unei noi proceduri de achiziie public. Este nclcat astfel prevederea legal din OUG nr. 34/2006 privind achiziiile publice, art. 122, alin. (3), respectiv: Autoritatea contractant nu are dreptul de a stabili durata contractului pe o perioad mai mare dect cea necesar pentru a face fa situaiei de urgen care a determinat aplicarea procedurii de negociere fr publicarea prealabil a unui anun de participare. CAUZE: Neacordarea importanei cuvenite concurenei i comoditate n derularea procedurilor de achiziie public; Necunoaterea complet a cadrului normativ aferent acestei spee. CONSECINE: nclcarea principiilor generale care guverneaz activitatea de achiziii publice respectiv, nediscriminarea, transparena, eficiena utilizrii fondurilor publice; Eliminarea din start a unor candidai posibil mai performani tehnic/financiar; Posibila cretere a costurilor achiziiei publice respective. RECOMANDRI: ntocmirea procedurii specifice, scris i formalizat, referitoare la situaiile de aplicare a procedurilor de negociere; Revizuirea dosarelor achiziiilor publice ncheiate prin proceduri noi, n anii 2007-2008, i n condiiile n care exist abateri de la legalitate, dar nu exist contestaii, atenionarea personalului responsabil; Efectuarea de instruiri profesionale n cadrul serviciului pentru nsuirea legislaiei i a cadrului procedural, ndeosebi pentru procedurile nou introduse, cunoaterea i interpretarea corecta a acestora i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele obinute. ntocmit, Comnescu Cristian Supervizat, Petrescu Aurel Pentru conformitate, Radu Nicolae 174

LISTA DE VERIFICARE NR. 9 Obiectivul 9: CEREREA DE OFERTE Nr. crt. 9.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurii specifice privind derularea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public 9.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura specific a) existena procedurii specifice b) aprobarea procedurii specifice de ctre persoanele competente c) stabilirea modelelor documentelor aferente acestui obiectiv i modalitile de completare 9.1.2.Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 9.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie 9.1.4. Modalitatea arhivarii documentelor Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu cele din procedura specific i evaluarea completitudinii prelurii acestora Examinarea cunoaterii procedurii specifice de ctre responsabilul cu realizarea activitii Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre responsabilii acestora: a) considera procedura corespunztoare ? b) constata disfuncionaliti n timpul aplicrii practice ? c) exista propuneri de perfecionare a procedurii? Analiza conformitii invitaiilor de participare a) verificarea publicrii invitaiilor de participare n SEAP b) verificarea publicrii n SEAP n corelaie cu termenul de depunere a ofertelor c) verificarea respectrii coninutului minim de informaii: - data limit pentru depunerea ofertelor - adresa la care se transmit ofertele - limba n care trebuie elaborate ofertele - criteriile minime de calificare - descrierea pe scurt a viitorului contract de achiziie public - modalitatea de obinere a Documentaiei de atribuire d) asigurarea accesului direct i nerestricionat al operatorilor economici la Documentaia de atribuire publicat n SEAP e) verificarea transmiterii, n cazul anulrii primei proceduri i aplicarea unei proceduri noi, invitaiilor de participare i altor operatori economici de la care exist premisele obinerii de ofert Analiza sistemului de arhivare a documentelor DA NU X X X X X X X X TEST nr. 9.5.1. List de control nr. 9.5.1. FIAP nr. 9.5.1. Nu exist sesizri Nu a fost cazul OBS.

9.2. 9.3. 9.4.

9.5.

9.7.

Data: Auditor intern, Bcescu Ana

Supervizor, Petrescu Aurel 175

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern TESTUL NR. 9.5.1. Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de achiziie public prin cerere de oferte. OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza conformitii invitaiilor de participare. DESCRIEREA TESTULUI: Populaia a reprezentat-o invitaiile de participare existente in cele 5 dosare de achiziii, efectuate prin cerere de oferte, in anul 2008. Eantionul a fost constituit din totalitatea invitaiilor de participare, respectiv 100%, datorit numrului redus de documente, dar i pentru obinerea unor concluzii pertinente prin testarea ntregii populaii. Testarea a urmrit analiza invitaiilor de participare la procedura de cerere de oferte pentru atribuirea contractelor de achiziii publice, pe baza elementelor stabilite in Lista de verificare nr. 9, poziia 9.5., literele a-c, i anume: Analiza conformitii invitaiilor de participare a) verificarea publicrii invitaiilor de participare n SEAP b) verificarea publicrii n SEAP n corelaie cu termenul de depunere a ofertelor c) verificarea respectrii coninutului minim de informaii: - data limit pentru depunerea ofertelor; - adresa la care se transmit ofertele; - limba n care trebuie elaborate ofertele; - criteriile minime de calificare; - descrierea pe scurt a viitorului contract de achiziie public; - modalitatea de obinere a Documentaiei de atribuire. Testarea s-a concretizat in elaborarea Listei de control nr. 9.6. privind Analiza conformitii invitaiilor de participare. CONSTATARI: In urma verificrii i pe baza listei de control s-a constatat: - diminuarea termenului legal dintre publicarea invitaiei de participare i data limit de depunere a ofertelor - invitaiile de participare nu informeaz ntotdeauna cu privire la data limit pentru depunerea ofertelor; - nespecificarea modalitii de obinere a Documentaiei de atribuire. CONCLUZII: In baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 9.5.1. Data, Auditor intern, Bcescu Ana Supervizor, Petrescu Aurel 176

LISTA DE CONTROL nr. 9.5.1. privind Analiza conformitii invitaiilor de participare Ofertele depuse Elemente testate Verificarea publicrii invitaiilor de participare n X SEAP Verificarea publicrii n SEAP n corelaie cu FIAP termenul de depunere a ofertelor Verificarea respectrii coninutului minim de informaii - data limit pentru depunerea ofertelor; FIAP - adresa la care se transmit ofertele; X - limba n care trebuie elaborate ofertele; X - criteriile minime de calificare; X - descrierea pe scurt a viitorului contract de X achiziie public; - modalitatea de obinere a Documentaiei de FIAP atribuire. Data, Auditor intern, X X FIAP X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X FIAP FIAP X X X X X Cerere de oferta 1 Cerere de oferta 2 Cerere de oferta 3 Cerere de oferta 4 Cerere de oferta 5

n prezena,

177

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 9.5.1. Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditata: 01.01.-31.12.2008 PROBLEMA: Sistemul de prezentare al invitaiilor de participare la licitaii. CONSTATARE: ntre publicarea invitaiilor de participare n SEAP i termenul de depunere a ofertelor nu au fost ntotdeauna 6 zile distan indiferent de complexitatea contractului de furnizare ce se dorea a se atribui Invitaiile de participare nu au informat ntotdeauna cu privire la data limit pentru depunerea ofertelor. Invitaiile de participare nu au informat ntotdeauna cu privire la modalitatea de obinere a Documentaiei de atribuire. CAUZE: Nu a existat un control privind corectitudinea ntocmirii i publicrii invitaiilor de participare la licitaii. Inexistena unei proceduri scrise i formalizate n ceea ce privete ntocmirea i publicarea invitaiilor de participare CONSECINTE: Baza de selecie a ofertelor este mai mic, (de regula nefiind mai mult de doi ofertani pentru fiecare achiziie), ceea ce duce la o concuren limitat i se reduce posibilitatea asigurrii unui pre mai bun/performane tehnice mai mari pentru subiectul achiziiei. Preurile mai ridicate pot s mpiedice firmele mici, care de cele mai multe ori sunt surse de inovaie, s concureze i s obin contracte. Posibilitatea contestrii i anulrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public. RECOMANDARI: ntocmirea procedurii specifice, scris i formalizat, referitoare la invitaiile de participare. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurii. Asigurarea coroborrii responsabilitilor din fiele posturilor cu procedura elaborat. Realizarea verificrii de ctre eful Serviciului Achiziii Publice a nsuirii cadrului normativ de ctre salariaii serviciului i influenarea evalurii anuale cu rezultatele practice obinute de acetia. Data: Intocmit, Bacescu Ana

Supervizat, Petrescu Aurel

Pentru conformitate, Radu Nicolae 178

LISTA DE VERIFICARE NR. 10 CONCURS DE SOLUII Obiectivul 10. DERULAREA PROCEDURII DE ACHIZIIE PUBLIC Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT crt. 10.1 Examinarea procedurii specifice privind derularea procedurii de concurs de soluii pentru atribuirea contractului de achiziie public 10.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin procedurile specifice a activitilor aferente derulrii procedurii concurs de soluii a) existena procedurile specifice b) aprobarea procedurilor specifice de ctre persoanele competente c) existena modelelor aferente activitilor i precizarea modalitilor de completare d) existena componentei de actualizare a procedurilor specifice 10.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 10.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie 10.1.4. Modalitatea arhivrii documentelor 10.2 Compararea atribuiilor din procedura specific cu fiele posturilor 10.3 Examinarea cunoaterii proceduri specifice de ctre responsabilii cu realizarea activitii 10.4 Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura specific corespunztoare ? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice ? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii specifice? 10.5 Juriul de evaluare a) numrul membrilor comisiei este de cel puin 3 b) membrii juriului de evaluare sunt independeni de participanii la procedura c) membrii juriului sunt eligibili n ceea ce privete studiile i experiena n domeniu d) proiectele i pstreaz anonimatul pn la formularea unei decizii/opinii e) proiectele sunt evaluate exclusiv pe baza criteriilor indicate n anunul de concurs DA X X X X X Not de relaii nr. 10.5.1. 179 NU OBS.

f) juriul solicit concurenilor clarificarea unor aspecte privind proiectul propus g) dac da, toate aceste discuii sunt consemnate n procese-verbale h) juriul elaboreaz raportul de evaluare calitativ a proiectelor i) dac da, acesta este semnat de toi membri juriului j) este respectat conformitatea anunului privind rezultatul concursului k) numrul concurenilor selectai asigur o concuren real? l) sunt respectate criteriilor de selecie precizate n Documentaia de concurs 10.7 Analiza sistemului de arhivare a documentelor

X X X X X X X -

Interviu nr. 10.5.1. FIAP nr. 10.5.1.

Data: Auditor intern, Bcescu Ana Supervizor, Petrescu Aurel

180

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern NOTA DE RELAII nr. 10.5.1. privind respectarea cadrului normativ referitor la desfurarea unui concurs de soluii, adresat domnului Radu Nicolae, ef serviciu, Serviciul Achiziii Publice ntrebare 1: Cte contracte de achiziie public au fost ncheiate prin concurs de soluii, la nivelul Serviciului Achiziii Publice, n ultimii 5 ani? Rspuns 1: Acum doi ani, la modernizarea arhitectural a cldirii s-a mai derulat o astfel de procedur i acum n vederea elaborrii de materiale de prezentare a instituiei noastr. ntrebare 2: Considerai c avei experien n derularea acestui tip de procedur de achiziie public? Rspuns 2: Avem experien n achiziii publice n general i folosind legislaia am parcurs i acest tip mai rar de procedur. ntrebare 3: innd cont de cerinele minime de calificare solicitate concurenilor, considerai c persoanele componente ale juriului au asigurat proiectelor o evaluare profesionist corespunztoare ateptrilor? Rspuns 3: Juriul a fost compus din 4 persoane, respectiv o persoan din partea organului ierarhic superior, dou persoane din instituia noastr i o persoan din partea Universitii de Arhitectur. Aceasta din urm, a fost i n juriul format la licitaia de acum doi ani i cunoate bine activitatea instituiei. ntrebare 4: Fia de date a concursului de soluii este detaliat i complet nct s v asigure un proiect ctigtor ntr-adevr reprezentativ dumneavoastr? Rspuns 4: La completarea Fiei de date a fost solicitat sprijinul unui specialist extern, iar n ceea ce privete finalitatea licitaiei, instituia noastr a avut de ctigat n urma procesului de publicitate. ntrebare 5:Ai solicitat transmiterea electronic a ofertelor? n aceste condiii au fost ndeplinite toate cerinele legale aferente acestui proces? Rspuns 5: Modul de desfurare a procedurii de licitaie prin concurs de soluii nu a fost contestat de nici un participant. ntrebare 6: Mai avei ceva de adugat? Rspuns 6: Nu. Auditor, Bcescu Ana ef Serviciul Achiziii Publice, Radu Nicolae

Not: Pentru mai multe detalii privind desfurarea procedurii achiziie public prin concurs de soluii se va lua un interviu persoanei direct responsabile cu atribuirea contractului, respectiv preedintele juriului.

181

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern

INTERVIU NR. 10.5.1. privind desfurarea concursului de soluii, adresat domnului Ion Paraschiv, salariat Serviciul Achiziii Publice

Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Nr. crt. 1. ntrebare Ai participat n mod direct la desfurarea concursului de soluii organizat n vederea elaborrii de materiale de reprezentare a instituiei dvs.? Ai fost preedintele juriului de evaluare a proiectelor n cadrul acestei proceduri de licitaie public? Exist proceduri scrise i formalizate privind acest tip de licitaie? La concursul de soluii la care ne referim sa solicitat transmiterea electronic a proiectelor? S-a asigurat integritatea i confidenialitatea deplin a proiectelor? S-a pstrat anonimatul proiectelor pn ce juriul i-a exprimat o opinie? Considerai c membrii juriului aveau capacitatea profesional de a evalua proiectele, corespunztor cu criteriile de evaluare stabilite prin documentaia de atribuire? Ai solicitat din partea concurenilor o anumit calificare profesional? Dac da, parte din juriul de evaluare avea o calificare identic sau echivalent? Criteriul de evaluare al proiectelor a fost cel prevzut n anunul de concurs? X DA X NU Obs.

2. 3. 4. 5.

X X X X Salariaii serviciului au acces toi la toate calculatoarele. Eu am deinut informaii despre concureni. Cadrul normativ

6. 7.

8. 9. 10.

X X X

182

11.

Considerai c numrul concurenilor selectai a asigurat o concuren real?

Iniial au fost depuse 10 proiecte, iar n urma unei selecii preliminare au rmas 4, cu adevrat nume n domeniu publicitar.

12. 13. 14.

Suntei de prere c procedura de concurs de soluii s-a desfurat 100% obiectiv? Au existat contestaii referitor la modul de desfurare a acestui concurs de soluii? Mai avei ceva de adugat referitor la acest subiect?

X X X Soluionat

Data

Auditor, Bcescu Ana

Intervievat, Ion Paraschiv

Nota: Urmarea rspunsurilor la ntrebrile 5, 6 i 9 se va elabora FIAP-ul nr. 10.5.1..

183

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern

FISA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 10.5.1.

Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 PROBLEMA: Nereguli referitoare la constituirea i derularea activitii juriului pentru concursul de soluii. CONSTATARE: Din examinarea Documentaiei de concurs, respectiv a Fiei de date a concursului de soluii se poate observa c s-a solicitat concurenilor specializare n design i publicitate, experien n activitatea atelierelor de creaie i ageniilor de publicitate. Aceste specializri nu se regsesc n nici un CV al membrilor juriului. Se ncalc astfel prevederile ordonanei, respectiv n cazul n care concurenilor li s-a solicitat o anumit calificare profesional, atunci cel puin o treime din numrul membrilor juriului trebuie s aib acea calificare sau una echivalent. Potrivit rspunsurilor intervievatului, salariat n cadrul Serviciului Achiziii Publice i membru n juriul de evaluare, au fost nclcate prevederile legale de asigurare a integritii i confidenialitii depline a informaiilor comunicate de concureni. CAUZE: Interpretarea superficial a legislaiei privitoare la respectarea condiiilor de constituire a juriului de evaluare. Lejeritate n abordarea concursului, mai exact minimizarea scopului i importanei lui. CONSECINE: Neaprecierea just a criteriilor aplicate la evaluarea proiectelor. Posibilitatea contestrii rezultatului concursului de soluii Nedelimitarea clar a competenelor i responsabilitilor membrilor juriului de evaluare n eventualitatea apariiei unor litigii. RECOMANDRI: Ordinul de numire al juriului de evaluare s aib n anex atribuiile i responsabilitile membrilor comisiei. Elaborarea unei proceduri specifice, scris i formalizat, care s cuprind i modul de lucru al membrilor juriilor de evaluare n activitatea practic. Realizarea unor perfecionri profesionale de ctre eful de compartiment pentru cunoaterea cadrului normativ i procedural cu personalul implicat n activitatea de achiziii publice i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestora. ntocmit, Bcescu Ana Supervizat, Petrescu Aurel Pentru conformitate, Radu Nicolae 184

LISTA DE VERIFICARE NR. 11 OBIECTIVE GENERALE FINALE Obiectivul 11. ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

11.1. Examinarea procedurilor specifice privind atribuirea contractului de achiziie public 12.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura specific a activitii de atribuire a contractului de achiziie public a)existenta procedurilor specifice; b) aprobarea procedurilor specifice de ctre persoanele competente; c) existena modelelor aferente activitilor i precizarea modalitilor de completare; d) existena componentei de actualizare a procedurilor specifice; 12.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 12.1.3.Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie 12.1.4. Modalitatea arhivrii documentelor Compararea atribuiilor din procedura specific cu fiele posturilor Examinarea cunoaterii procedurilor specifice de ctre responsabilul cu realizarea activitii Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre responsabilul acesteia: a) consider procedura specific corespunztoare? b)constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c)exist propuneri de perfecionare a procedurii specifice? Analiza soluionrii contestaiilor a) verificarea conformitii contestaiilor b) verificarea rezoluiilor formulate de autoritatea contractant c) verificarea comunicrii rezoluiilor tuturor participanilor nc implicai n procedura de achiziie public d) analiza reprezentrilor n instan

11.2. 11.3. 11.4.

11.5.

Interviu nr. 11.5.1.

Nu a fost cazul

185

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA NU

OBS.

11.6. Analiza semnrii contractului de achiziie public a) existena avizului favorabil din partea serviciului financiar-contabil pentru disponibilitatea fondurilor b) verificarea existenei vizei de CFP c) verificarea existenei avizului juridic d) examinarea existenei vizei managementului general; e) examinarea clauzelor referitoare la reclamaii i aciuni n justiie f) examinarea clauzelor referitoare la penaliti pentru nefurnizarea bunurilor/neprestarea serviciilor/ neefectuarea lucrrilor la termenele stabilite g) examinarea clauzelor referitoare la penaliti pentru neplata n termen a datoriilor ctre furnizori h) verificarea similitudinii datelor din Fia de date a achiziie/ Caietul de sarcini cu cele din Contractul de achiziie public i) verificarea similitudinii datelor din Propunerea financiar cu cele din Contractul de achiziie public j) examinarea clauzelor referitoare la subcontractani, dac este cazul; k) examinarea datelor referitoare la asociere n cazul unei oferte depuse n comun de mai muli ofertani, dac este cazul. l) contractul se ncheie cu oferta declarat ctigtoare

X X X X X X X X X X X Lista de control nr. 11.6.2. FIAP nr. 11.6.2. ntr-un singur caz contractul s-a ncheiat cu al doilea clasat TEST nr. 11.6.3. X X X X X Lista de control nr. 11.6.3. FIAP nr. 11.6.3. FCRI nr. 11.6.3. TEST nr. 11.6.2. Foaie de lucru Foaie de lucru nr. 11.6.1. Lista de control nr. 11.6.1. FIAP nr. 11.6.1.

X m) existena, ca parte integrant a contractului, cel puin a urmtoarelor documente: - Caietul de sarcini - Propunerea tehnica i propunerea financiara - Graficul de ndeplinire a contractului - Graficul de pli n) Informaii/clauze privind modul de actualizare i/sau revizuire a preturilor contractelor 11.7. Analiza sistemului de arhivare a documentelor

Data : Auditor intern, Bcescu Ana

Supervizor, Petrescu Aurel

186

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern

INTERVIU nr. 11.5.1. privind soluionarea contestaiilor adresat domnului Radu Nicolae, eful Serviciului Achiziii Publice Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice ntrebare 1. Suntei eful Serviciului Achiziii Publice de 5 ani. Sunt anii cu multe schimbri n legislaia din domeniu. n anul 2008, la care ne raportm n misiunea de audit intern, au fost programate i sunt ncheiate/n derulare 24de contracte de achiziii publice. Rspuns 1. A fost un an plin, n care am avut experiena a 6 tipuri de proceduri de atribuire a contractelor de achiziie public, unele n premier. ntrebare 2. Din partea operatorilor economici cu care ai conlucrat ai ntmpinat greuti? Rspuns 2. Din pcate au existat probleme, dar s-au putut rezolva legal pe parcursul derulrii procedurilor, cu impedimentul maximizrii termenele legale. ntrebare 3. Au existat contestaii? Rspuns 3. Au existat n total 5 contestaii cu referire la 3 proceduri. Patru nu au fost acceptate de Consiliul Naional de Soluionare a Contestaiilor, fie au fost depuse dup ncheierea contractelor de achiziii publice, fie ca fiind nefondate. n consecin, o contestaie real a existat la concursul de soluii realizat de entitatea noastr. ntrebare 4. La ce s-au referit contestaiile tardive, respectiv depuse dup ncheierea contractelor de achiziii publice? Rspuns 4. Sunt situaiile depistate i de audit, i pentru care ai ntocmit FIAP, respectiv, netransmiterea clarificrilor la Documentaia de atribuire solicitate de un operator economic tuturor competitorilor, neprevederea datei de depunere a ofertelor prevzut n invitaiile de participare i o treime din membrii juriului de concurs nu aveau calificarea profesional solicitat concurenilor. ntrebare 5. Ce msuri au fost ntreprinse pentru eliminarea acestor probleme? Rspuns 5. Au fost luate msuri administrative vis-a-vis de persoanele responsabile de aceste nclcri ale legii.

187

ntrebare 6. Care a fost subiectul contestaiei reale? Rspuns 6. Acordarea premiilor primilor trei clasai n cazul concursului de soluii. Documentaia de concurs i anunul de participare prevedeau acordarea de premii primilor trei clasai. Avnd n vedere situaia financiar a entitii, mai puin favorabil, nu am onorat aceast obligaie. n perioada de ateptare prevzut pn la ncheierea contractului cu ctigtorul concursului, a fost depus contestaia, corect din toate punctele de vedere. Copia contestaiei ne-a fost transmis de contestatar. Situaia am fcut-o cunoscut tuturor participanilor la procedur, iar premiile au fost acordate n cuantumurile prevzute. Drept consecin, contestatarul a anunat Consiliul i autoritatea contractant c renun la contestaie. ntrebare 7. Mai avei ceva de adugat? Rspuns 7. M declar satisfcut de activitatea desfurat de compartimentul pe care l coordonez, i sperm ca proiectele de acte normative s revigoreze suficient aceast activitate att pentru autoritatea contractant, ct i pentru operatorii economici. Reducerea termenelor corespunztoare etapelor din cadrul procedurilor, procentul mai mare de folosire a sistemului electronic de transmitere a datelor vor performa activitatea noastr i vor da sigurana economicitii, eficienei i eficacitii utilizrii banului public.

Data:

Auditor intern, Comnescu Cristian

Intervievat, Radu Nicolae

188

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern TESTUL NR. 11.6.1. Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 OBIECTUL TESTULUI: Atribuirea contractului de achiziie public OBIECTIVUL TESTULUI: Semnarea contractului de achiziie public DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testului este format din contractele de achiziie public aferente perioadei auditate, atribuite de entitate, n numr de 24. Eantionul pentru examinarea modului de atribuire a contractului de achiziie public, va fi constituit dintr-un procent de 50%, din populaie, respectiv 12 contracte de achiziie public, conform Foii de lucru; Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea ncheierii contractelor de achiziie public pe baza Listei de verificare nr. 11, poz. 11.6., lit. c-i i anume: - existena avizului favorabil din partea serviciului financiar-contabil pentru disponibilitatea fondurilor; - verificarea existenei vizei de CFP; - verificarea existenei avizului juridic; - examinarea existenei vizei managementului general; - examinarea clauzelor referitoare la reclamaii i aciuni n justiie; - examinarea clauzelor referitoare la penaliti pentru nefurnizarea bunurilor/ neprestarea serviciilor/neefectuarea lucrrilor la termenele stabilite; - examinarea clauzelor referitoare la penaliti pentru neplata n termen a datoriilor ctre furnizori. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 11.6.1. privind Analiza atribuirii contractelor de achiziie public. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 11.6.1 am constatat c la nivelul entitii nu se respect condiiilor de conformitate cu privire la contractele de achiziie public. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 11.6.1.

Data:

Auditor intern, Bcescu Ana

Supervizor, Petrescu Aurel

189

FOAIE DE LUCRU nr. 11.6.1. Obiectivul nr. XI: ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC

Eantionul n vederea testrii modului de atribuire a contractelor de achiziie public a fost constituit astfel: - populaia statistic: 24 contracte de achiziie public; - eantionul 50%: 12 contracte de achiziie public; - pasul de selecie: 2; - eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la Contractul de achiziie public nr. 1, aa cum sunt prevzute n Programul anual al achiziiilor publice. - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 11.6.1. privind Analiza atribuirii contractelor de achiziie public, n care se vor concretiza rezultatele testrii.

Data:

Auditor intern,

n prezena,

190

LISTA DE CONTROL NR. 11.6.1. privind Analiza atribuirii contractelor de achiziie public Elemente eantionate Contract de Nr. crt. Elemente achiziie public testate nr.1 1. Existena avizului favorabil din partea Serviciului financiarX contabilitate pentru disponibilitatea fondurilor 2. Verificarea existenei vizei de CFP X 3. Verificarea existenei avizului juridic X 4. Examinarea existenei vizei X managementului general 5. Examinarea clauzelor referitoare la FIAP reclamaii i aciuni n justiie 6. Examinarea clauzelor referitoare la penaliti pentru nefurnizarea bunurilor/neprestarea X serviciilor/neefectuarea lucrrilor la termenele stabilite 7. Examinarea clauzelor referitoare la penaliti pentru neplata n termen X a datoriilor ctre furnizori Data: Contract de achiziie public nr.3 X X X X X Contract de achiziie public nr.5 X X X X X Contract de achiziie public nr.7 X X X X X Contract de achiziie public nr.9 X X X X X . Contract Contract de de achiziie achiziie public public nr.23 nr21 X X X X X X X X X X

. . . . .

FIAP

FIAP

X n prezena,

Auditor intern,

191

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 11.6.1. Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01-31.12.2008 PROBLEMA: Contractele de achiziie public nu respect condiiile de conformitate. CONSTATARE: Unele din contractele de achiziie public atribuite de entitate nu conin clauze referitoare la reclamaii i aciuni n justiie, daune-interese pentru neexecutarea total sau parial a contractului, precum i clauze referitoare la eventuale penaliti pentru neachitarea n termenele prevzute a obligaiilor i/sau nerealizarea n termen a lucrrilor, respectiv: contractul de achiziie public nr. 3 din data de 01 februarie 2008, atribuit SC CCC SA, nu conine clauze referitoare la reclamaii i aciuni n justiie, ce ar putea rezulta din nclcarea unor drepturi de proprietate intelectual (licene de software) n legtur cu utilizarea softului achiziionat. Totodat, avnd n vedere importana noului soft pentru entitate, echipa de auditori a constatat lipsa clauzelor contractuale referitoare la dauneinterese pentru neexecutarea total sau parial a contractului, sub forma daunelor moratorii sau a celor compensatorii. contractul de achiziie nr. 9 din data de 05 martie 2008, atribuit de autoritatea contractant SC BBB SRL, nu are stipulate clauze contractuale referitoare la penaliti pentru nerealizarea lucrrilor la termenele stabilite. contractul de achiziie nr. 15 din data de 22 februarie 2008, atribuit SC SSS SRL, privind furnizarea de produse, nu conine clauze referitoare la neplata n termen a datoriilor ctre furnizori. n acest fel nu se respect prevederile Legii nr.469/2002 privind unele msuri pentru ntrirea disciplinei contractuale. CAUZE: Inexistena unor proceduri scrise i formalizate. Lipsa unui personal specializat care s aib ca sarcin de serviciu urmrirea modului ntocmirea contractelor de achiziie public atribuite . Lipsa unui control efectuat de managementul entitii modului de ntocmire a contractelor de achiziie. CONSECINE: Entitatea se afl n imposibilitatea recuperrii unor eventuale daune cauzate de efectuarea unor achiziii necorespunztoare din punct de vedere cantitativ i/sau calitativ. Exist riscul apariiei unor datorii viitoare reprezentnd penaliti de ntrziere. De asemenea, lipsa unor preocupri n acest domeniu a condus la ntocmirea unor contracte de achiziie public care nu sunt n conformitate cu reglementrile legale n vigoare.

192

RECOMANDRI: Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind elaborarea i administrarea contractelor de achiziie public. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestui sistem. Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti. Realizarea uni program de pregtire profesional pentru personalul entitii cu atribuii n domeniul atribuirii i derulrii contractelor de achiziie public. Efectuarea unei analize contractelor de achiziie public atribuite de entitate n perioada auditat, n scopul identificrii contractelor care nu respect condiiile de conformitate i remedierea acestor deficiene.

Data:

Auditor intern, Comnescu Cristian

Supervizor, Petrescu Aurel

Pentru conformitate, Radu Nicolae

193

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern TESTUL NR. 11.6.2. Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 OBIECTUL TESTULUI: Atribuirea contractului de achiziie public OBIECTIVUL TESTULUI: ncheierea contractului DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testului este format din contractele de achiziie public aferente perioadei auditate, atribuite de entitate, n numr de 245 Eantionul pentru examinarea modului de atribuire a contractului de achiziie public, va fi constituit dintr-un procent de 10%, din populaie, respectiv 3 contracte de achiziie public, conform Foii de lucru. Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea atribuirii contractelor de achiziie public pe baza Listei de verificare nr. 11 poz. 11.6.2. lit. j-m i anume: - verificarea similitudinii datelor din Fia de date a achiziie/ Caietul de sarcini cu cele din Contractul de achiziie public; - verificarea similitudinii datelor din Propunerea financiar cu cele din Contractul de achiziie public; - examinarea clauzelor referitoare la sub contractani dac este cazul; - examinarea datelor referitoare la asociere n cazul unei oferte. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 11.6.2. privind Analiza concordanei datelor din contractelor de achiziie public cu cele din documentaiile de atribuire. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 11.6.2. s-a constatat c la nivelul entitii existena unor diferene ntre clauzele din contractele de achiziie public i solicitrile din documentaia de atribuire a contractelor. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 11.6.2.

Data:

Auditor intern,

Supervizor,

194

FOAIE DE LUCRU nr. 11.6.2. Obiectivul nr. XI: ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC

Eantionului n vederea testrii modului de atribuire a contractelor de achiziie public a fost constituit astfel: populaia statistic: 24 contracte de achiziie public; eantionul 15%: 3 contracte de achiziie public; pasul de selecie: 10; eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la Contractul de achiziie public nr. 4 i va cuprinde urmtoarele contracte de achiziie public: Contractul de achiziie public anual al achiziiilor publice. eantionul astfel constituit va fi verificat integral. n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 11.6.2. privind Analiza concordanei datelor din contractelor de achiziie public cu cele din documentaia de atribuire a contractelor, n care se vor concretiza rezultatele testrii. nr. 4, Contractul de achiziie public nr. 14,

Contractul de achiziie public nr. 24, aa cum sunt prevzute n Programul

Data:

Auditor intern,

n prezena,

195

LISTA DE CONTROL nr. 11.6.2. privind Analiza concordanei datelor din contractelor de achiziie public cu cele din documentaia de atribuire a contractelor Elemente testate Nr. crt. Compararea datelor din Fia de date a achiziie/ Caietul de sarcini cu cele din Contractul de achiziie public Compararea datelor din Propunerea financiar cu cele din Contractul de achiziie public Compararea datelor din Propunerea tehnic cu cele din contractul de achiziie public Examinarea clauzelor referitoare la sub contractani dac este cazul X X X Examinarea datelor referitoare la asociere n cazul unei oferte depuse n comun de mai muli ofertani, dac este cazul X X X

1. 2. 3.

Elemente eantionate Contract de achiziie public nr. 4 Contract de achiziie public nr. 14 Contract de achiziie public nr. 24

X X FIAP

X X FIAP

X X X

Data:

Auditor intern,

n prezena,

196

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 11.6.2. Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01-31.12.2008 PROBLEMA: Neconcordana dintre prevederile din Contractul de achiziie public i cele din Fia de date a achiziiei. CONSTATARE: Contractele de achiziie public sunt ntocmite n cadrul Serviciului Achiziii publice, pe baza Raportului procedurii de atribuire a contractului de achiziie public. Echipa de auditori interni a constatat existena unor diferene ntre clauzele din Contractul de achiziie public i solicitrile din Fia de date a achiziiei. De exemplu, n cazul Contractului de lucrri nr.4/22.03.2008 privind execuia de lucrri mpdurire n perimetru localitii XXX, atribuit S.C. Foresta SRL, la art.5 pct.2 este stipulat o clauz privind modificarea valorii contratului de achiziie, fiind prezentat inclusiv formula de modificare a tarifului. Aceste informaii nefiind solicitate n Fia de date a achiziiei nu au fost prezentate n Oferta financiar elaborat i prezentat de prestator cu ocazia desfurrii procedurii de achiziie public. n acest fel nu se respect prevederile art. 33 din Ordonana de urgen a Guvernului nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii. CAUZE: Lipsa unor proceduri de lucru, scrise i formalizate. Elaborarea Fiei de date achiziiei de ctre o persoan fr pregtire corespunztoare. Interpretarea superficial a legislaiei referitoarea la atribuirea contractelor de achiziie public. Neefectuarea controlului intern ierarhic privind corectitudinea elaborrii documentaiei de atribuire. CONSECINE: Nerespectarea principiului transparenei n atribuirea contractelor de achiziii publice. Descalificarea incorect a ofertanilor care au prezentat oferte financiare cu tarife mai mari. Posibilitatea contestrii i anulrii procedurii privind atribuirea contractului de achiziie public. Posibilitatea apariiei unor cheltuieli cu daunele morale.

197

RECOMANDRI: Elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, privind atribuirea contractelor de achiziie public; stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile disfuncionalitii constatate i remedierea deficienelor. Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentului.

Data: Auditor intern, Comnescu Cristian

Supervizor, Petrescu Aurel

Pentru conformitate, Radu Nicolae

198

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern TESTUL NR. 11.6.3. Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 OBIECTUL TESTULUI: Atribuirea contractului de achiziie public OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza ncheierii contractelor de achiziii publice. DESCRIEREA TESTULUI: Populaia este reprezentata de documentele care stau la baza ncheierii contractelor de achiziii publice in anul 2008. Eantionul va fi constituit din dosarele celor 24 achiziii publice, prevzute in Program, respectiv 100%. Procedam astfel, deoarece innd cont de importana obiectivului am considerat necesar testarea ntregii populaii pentru obinerea unor rezultate concludente. Testarea a urmrit analiza conformitii ncheierii contractelor de achiziii publice pe baza elementelor stabilite in Lista de verificare nr. 11 poziia 11.6., literele o-r, si anume: Analiza ncheierii contractelor de achiziii publice: o) contractul s-a ncheiat in perioada de valabilitate a ofertelor; p) existena, ca parte integrant a contractului, cel puin a urmtoarelor documente: - caietul de sarcini - propunerea tehnica i propunerea financiara - graficul de ndeplinire a contractului - graficul de pli r) existenta, ca parte integranta a contractului si a informaiilor/clauzelor privind modul de actualizare si/sau revizuire a preturilor contractelor; Testarea s-a concretizat in elaborarea Listei de control nr. 11.6.3. pentru Analiza ncheierii contractelor de achiziii publice. CONSTATARI: Pe baza testrii efectuate si a listei de control echipa de audit a constatat nerespectarea clauzelor existente la contractul de achiziie public privind modul de actualizare si/sau revizuire a preturilor contractelor. n mod surprinztor, la contract se mai ncheie un act adiional cu acelai numr i data, dar cu coninut diferit n ceea ce privete preul, rezultnd un prejudiciu adus entitii. CONCLUZII: In baza acestui test s-a elaborat att Fia de identificare i analiza a problemei (FIAP nr. 11.6.3.) cat si Formular de Constatare si Raportare a Iregularitilor (FCRI nr. 11.6.3.). Data, Auditor intern, Comnescu Cristian Supervizor, Petrescu Aurel

199

LISTA DE CONTROL nr. 11.6.3. privind Analiza ncheierii contractelor de achiziii publice Dosar Dosar Dosar Dosar Dosar Dosar Dosarele achiziiilor 1 2 3 4 5 6 publice Elemente testate - contractul s-a ncheiat X X X X X X n perioada de valabilitate a ofertelor - existena, ca parte integrant a contractului, cel puin a urmtoarelor documente: caietul de sarcini X X X X X X propunerea X X X X X X tehnica i propunerea financiara graficul de X X X X X X ndeplinire a contractului graficul de pli X X X X X X - existena informaiilor/clauzelor privind modul de X X X X X X actualizare i/sau revizuire a preturilor contractelor Dosar 7 Dosar 8 Dosar 9 Dosar 10

X X

X X

X X

X X

X X

X X FIAP FCRI

X X

X X

200

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 11.6.3. Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 PROBLEMA: nclcarea clauzelor privind actualizarea/revizuirea preturile din contractele de achiziii publice. CONSTATARE: Din analiza Dosarului de achiziie publica nr. 8 s-a constatat: La contractul de servicii, atribuit de autoritatea contractanta ofertantului SC ECOLOGIA SRL au fost ncheiate clauze privind actualizarea i/sau revizuirea valorii prestaiei de evacuare i depozitare a gunoiului menajer, pentru ntreaga perioad de valabilitate a contractului, 2006-2008, respectiv creterea anual a tarifului pe mc cu 5% (tariful de pornire, pentru anul 2006, a fost de 8 lei/mc gunoi menajer, fr TVA). In anul 2007, societatea prestatoare nainteaz autoritii contractante un memoriu justificativ, n urma cruia stabilete tariful prestaiei lunare la 10 lei/mc fr TVA, ncepnd cu ianuarie 2008. Tot in 2007 se nregistreaz pe adresa autoritii contractante un act adiional prin care se stabilete ca tariful prestaiei de evacuare i depozitare a gunoiului menajer s fie de 10 lei mc ncepnd cu ianuarie 2008, fr TVA. Actul adiional a fost gsit semnat doar de prestator. Corespunztor clauzelor contractuale, pentru anul 2008, al treilea an din perioada de valabilitate a contractului, tariful trebuia s fie de 8,8 lei/mc gunoi menajer, fr TVA. De asemenea, la contract, in mod inexplicabil, se mai ncheie un act adiional cu acelai numr i dat, dar cu coninut diferit n ceea ce privete tariful pentru anul 2008, respectiv 12,5 lei/mc, fr TVA. In consecin, pentru anul 2008, diferena nejustificat prin clauzele contractuale a fost de 3,7 lei/mc gunoi menajer, fr TVA. Din verificarea efectuat de ctre echipa de audit la firma prestatoare, s-a constatat c n anul 2008, aceasta a practicat mai multe tarife de la 7,5 lei la 12,5 lei mc. Pentru majoritatea instituiilor publice s-a practicat tariful maxim. CAUZA Inexistena procedurii scrise privitor la ncheierea contractului de achiziie public i derularea ulterioar a contractelor ce depesc perioada unui an. Necunoaterea temeinic a prevederilor legale in ceea ce privete ncheierea contractului de achiziie publica i derularea ulterioar a contractelor ce depesc perioada unui an. Lipsa controlului intern, neexercitarea corespunztoare a vizei controlului financiar preventiv propriu i delegat. 201

CONSECINTE: Posibilitatea prejudicierii entitii prin inexistena unor clauze de actualizare/revizuire adecvate. Spre exemplu n situaia de mai sus autoritatea contractanta a pltit in plus in anul 2008 suma de 4.500 lei noi. RECOMANDARE: ntocmirea unor proceduri de control (check-list) cu ajutorul crora s se poat verifica respectarea prevederilor contractuale. Elaborarea unei proceduri scrise i formalizate n ceea ce privete ncheierea contractului de achiziie public i derularea ulterioar a contractelor ce depesc perioada unui an. Asigurarea responsabilitilor prevzute in proceduri prin fiele posturilor. Realizarea unui sistem de pregtire profesional cu personalul Serviciului Achiziii Publice i influenarea cu rezultatele acestuia a evalurilor anuale.

Data: Intocmit, Comnescu Cristian

Supervizat, Petrescu Aurel

Pentru conformitate, Radu Nicolae

202

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern FORMULAR DE CONSTATARE SI RAPORTARE A IREGULARITATILOR nr. 11.6.3. Ctre: domnul NICOLESCU Mircea, conductorul structurii de audit intern CONSTATARE In urma misiunii de audit intern, efectuat la Serviciul Achiziii Publice din cadrul Direciei Administrative i Patrimoniu, n perioada 01.02-30.04.2009, la Dosarul achiziiei publice nr. 8, s-au constatat urmtoarele: La contractul de servicii atribuit de autoritatea contractanta ofertantului SC ECOLOGIA SRL au fost ncheiate clauze privind actualizarea si/sau revizuirea valorii prestaiei de evacuare si depozitare a gunoiului menajer, pentru ntreaga perioada de valabilitate a contractului, 2006-2008, respectiv creterea anuala a tarifului pe mc cu 5% (tariful de pornire, pentru anul 2006, a fost de 8 lei/mc gunoi menajer, fara TVA). In anul 2007, societatea prestatoare nainteaz autoritii contractante un memoriu justificativ, in urma cruia stabilete tariful prestaiei lunare la 10 lei/mc fara TVA, ncepnd cu ianuarie 2008. Tot in 2007 se nregistreaz pe adresa autoritii contractante un act adiional prin care se stabilete ca tariful prestaiei de evacuare si depozitare a gunoiului menajer sa fie de 10 lei mc ncepnd cu ianuarie 2008, fr TVA. Actul adiional a fost gsit semnat doar de prestator. Corespunztor clauzelor contractuale, pentru anul 2008, al treilea an din perioada de valabilitate a contractului, tariful trebuia sa fie de 8,8 lei/mc gunoi menajer, fr TVA. De asemenea, la contract, in mod inexplicabil, se mai ncheie un act adiional cu acelai numr si data, dar cu coninut diferit in ceea ce privete tariful pentru anul 2008, respectiv 12,5 lei/mc, fr TVA. In consecin, pentru anul 2008, diferena nejustificata prin clauzele contractuale a fost de 3,7 lei/mc gunoi menajer, fr TVA. Datorita acestor iregulariti, autoritatea contractanta a pltit in plus in anul 2008 suma de 4.500 lei noi. Echipa de auditori interni, din verificarea efectuata la firma prestatoare a constatat ca, in anul 2006, aceasta a practicat mai multe tarife de la 7,5 lei la 12,5 lei mc, iar pentru majoritatea instituiilor publice a practicat tarife maximale, evident cu acordul contractanilor.

203

ACTE NORMATIVE INCALCATE: OUG nr. 34/2006 privind achiziiile publice, cu modificrile si completrile ulterioare . HG nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind achiziiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare . RECOMANDARE: Deoarece au fost angajate cheltuieli suplimentare nejustificate, propunem recuperarea sumei de 4.500 lei, de la SC ECOLOGIA SRL. In eventualitatea in care suma nu se poate recupera de la SC ECOLOGIA SRL, directorul Direciei Administrativ si Patrimoniu va stabili, in vederea recuperrii, persoanele responsabile de derularea contractului care, dei aveau cunotina de prima form a contractului, au naintat, spre aprobare conducerii autoritii contractante un act adiional cu acelai numr si data, dar cu tarife diferite de cele stabilite prin contract. Faptul c a fost aprobat, conduce la ideea c nu exist o procedur pentru aceasta activitate, astfel conducerea a semnat pe ncredere, fr a verifica contractul. De asemenea, recomandam elaborarea unei proceduri scrise si formalizate si stabilirea unui responsabil de procedura. ANEXE: copie contract achiziie servicii de evacuare si depozitare a gunoiului menajer; copie Memoriu justificativ, depus la autoritatea contractanta; copii acte adiionale nregistrate la autoritatea contractanta.

Data: Auditor, Comnescu Cristian

Supervizor: Petrescu Aurel

204

LISTA DE VERIFICARE NR. 12 Obiectivul 12. DERULAREA I ADMINISTRAREA CONTRACTELOR DE ACHIZIII PUBLICE Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT crt. 12.1. Examinarea procedurilor specifice privind derularea i administrarea contractelor de achiziii publice 12.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin proceduri specifice a) existenta unui sistem de proceduri specifice b) aprobarea procedurilor de ctre persoanele competente c) stabilirea modelelor de formulare d) precizarea modalitilor de completare a modelelor e) oferirea unor exemple n acest sens f) cuprinderea modalitilor de actualizare a procedurilor 12.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale activitilor/operaiilor 12.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie 12.1.4. Modalitatea arhivarii documentelor 12.2. Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu cele din procedura specifica i evaluarea completitudinii prelurii acestora 12.3. Examinarea cunoaterii procedurilor specifice de ctre responsabilii cu realizarea activitilor 12.4. Aprecierea calitii procedurilor specifice: a) considera procedurile specifice corespunztoare ? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? 12.5. Analiza garaniilor de bun execuie a) examinarea existenei clauzelor contractuale referitoare la garania de bun execuie b) examinarea constituirii garaniei de bun execuie n termenele stabilite prin contract c) urmrirea constituirii garaniei de bun execuie n cuantumul stabilit prin contract d) verificarea posibilitilor de a emite pretenii asupra garaniei de bun execuie e) examinarea restituirii garaniei de bun execuie dup finalizarea contractelor DA X X X X X NU TEST nr. 12.5.1. Foaie de lucru nr. 12.5.1. Lista de control nr. 12.5.1. FIAP nr. 12.5.1. OBS.

205

12.6. Analiza finalizrii contractului 12.6.1.Verificarea dosarului de urmrire a derulrii contractului de achiziie public ncheiat: a) verificarea existenei devizului de lucrri si conformitatea lui cu condiiile contractuale b) verificarea existentei situaiilor de lucrri periodice naintea fiecrei trane de plat c) existena adendum-urilor la contract i conformitatea cu prevederile contractuale d) verificarea existenei certificatelor de calitate pentru bunuri i materiale e) verificarea existenei Proceselor-verbale de atestare a calitii executrii lucrrilor/prestrii serviciilor, conform normativelor prevzute n contract 12.6.2. Constatarea minusurilor i plusurilor la recepie: a) existena notelor de recepie semnate de comisia de recepie fr rezerve b) pentru note de recepie cu rezerve, verificarea Proceselor-verbale de soluionare a minusurilor si/sau plusurilor constatate 12.6.3. Certificarea i verificarea facturilor: a) existenta si conformitatea articolelor din facturi cu cele din devize si condiiile contractuale b) valoarea facturii este materializata si susinuta de Procesul-verbal de recepie c) existena i conformitatea articolelor din facturi cu cele din eventualele acte adiionale la contract d) verificarea sumelor din facturi cu sumele din ordinele de plat e) verificarea ncadrrii sumelor din facturi n plafoanele prevzute n contract 12.7. Analiza dosarelor achiziiilor publice (constituire i pstrare) a) verificarea existenei dosarelor achiziii lor publice b) existena numerotrii, nuruirii i semnrii procesului de predare-primire a dosarelor arhivate i a opisului; c) dosarul achiziiei publice se pstreaz un timp suficient de la data finalizrii contractului d) dosarul achiziiei publice este pus la dispoziia oricrei autoriti publice interesate, spre consultare e) verificarea coninutului dosarului achiziiei publice, cuprins n opis, care s cuprind cel puin: - Nota privind determinarea valorii estimative, fr tva, a contractului de achiziie public - Anunul i/sau invitaia de participare, dup caz - Documentaia de atribuire, inclusiv clarificrile solicitate i rspunsurile aferente transmise de autoritatea contractant; - Decizie de numire a comisiei de evaluare

X X X X X Interviu nr. 12.6.1.

X X

X X X X X

X X X X X X X X X 206 TEST nr. 12.7.1. Lista de control nr. 12.7.1. FIAP nr. 12.7.1.

Procesul-verbal ntocmit cu ocazia deschiderii ofertelor - Hotrrea comisiei de evaluare cu privire la rezultatul aplicrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public - Contestaiile primite, rezoluiile i, dup caz, msurile corective adoptate de autoritatea contractanta i comunicate, precum i hotrrile comisiilor de conciliere i, respectiv, hotrrile judectoreti irevocabile - Copia contractului de achiziie public - Anunul de atribuire a contractului de achiziie public f) dosarul achiziiei publice este pstrat n locaii/condiii corespunztoare

X X

X X X X

Data: Auditori interni: Bcescu Ana Supervizor: Petrescu Aurel

207

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern TESTUL NR. 12.5.1 Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 OBIECTUL TESTULUI: Derularea i administrarea contractului de achiziie public OBIECTIVUL TESTULUI: Garania de bun execuie DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testului este format din contractele de achiziie public aferente perioadei auditate, ntocmite i administrate de entitate, n numr de 24. Eantionul este constituit dintr-un procent de 25%, din populaie, respectiv 6 contracte de achiziie public, alese aleatoriu, conform Foii de lucru. Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea constituirii i gestionrii garaniei de bun execuie aferent contractelor de achiziie public pe baza Listei de verificare nr. 12 poz. 12.5. i anume: - examinarea existenei clauzelor contractuale referitoare la garania de bun execuie; - examinarea constituirii garaniei de bun execuie n temenele stabilite prin contract; - urmrirea constituirii garaniei de bun execuie n cuantumul stabilit prin contract; - verificarea posibilitilor de a emite pretenii asupra garaniei de bun execuie; - examinarea restituirii garaniei de bun execuie dup finalizarea contractelor Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 12.5.1. privind constituirea i gestionarea garaniei de bun execuie. CONSTATRI: Pe baza testrii i Listei de control nr. 12.5.1. s-a constatat : - garania de bun execuie nu este constituit n cuantumul prevzut n contract; - nerestituirea garaniei de buna execuie dup expirarea perioade de garanie stabilit pin contract; - entitatea public nu are un control asupra garaniei de bun execuie constituit conform prevederilor contractuale . CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 12.5.1. Data: Auditor intern,

208

FOAIE DE LUCRU nr. 12.5.1. Obiectivul XII: DERULAREA I ADMINISTRAREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC

Eantionul n vederea testrii modului de constituire i gestionare a garanei de bun execuie a fost constituit astfel: - populaia statistic: 24 contracte de achiziie public; - eantionul 25%: 6 contracte de achiziie public; - pasul de selecie: 4; - eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la Contractul de achiziie public nr. 1 i va cuprinde urmtoarele contracte de achiziie public: Contractul de achiziie public nr. 1, Contractul de achiziie public nr. 5, Contractul de achiziie public nr. 9, Contractul de achiziie public nr. 13, Contractul de achiziie public nr. 17, Contractul de achiziie public nr. 21. - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 12.5.1. privind Constituirea i gestionarea garaniei de bun execuie, n care se vor concretiza rezultatele testrii.

Data:

Auditor intern,

n prezena,

209

LISTA DE CONTROL nr. 12.5.1. privind constituirea i gestionarea garaniei de bun execuie Elemente testate Nr. crt. Elemente eantionate Contract de achiziie nr.1 Contract de achiziie nr.5 Contract de achiziie nr.9 Contract de achiziie nr.13 Contract de achiziie nr.17 Contract de achiziie nr.21 Data: Examinarea existenei clauzelor contractuale referitoare la garania de bun execuie X X X X X X Examinarea constituirii garaniei de bun execuie n termenele stabilite prin contract X X X X X X Urmrirea constituirii garaniei de bun execuie n cuantumul stabilit prin contract Verificarea posibilitilor de a emite pretenii asupra garaniei de bun execuie X X X X FIAP X Examinarea restituirii garaniei de bun execuie dup finalizarea contractelor X X FIAP X X X

1. 2. 3. 4. 5. 6.

X FIAP X X X X

Auditor intern,

n prezena

210

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Public Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 12.5.1. Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 PROBLEMA: Constituirea i gestionarea garaniei de bun execuie se realizeaz fr respectarea cadrului normativ. CONSTATARE: Echipa de auditori pe baza analizei modului de constituire i administrare a garaniei de bun execuie a constatat: - neconstituirea garaniei de buna execuie n cuantum de 10% din valoarea Contractului de servicii nr.2345 din data de 21 aprilie 2008, atribuit SC Foresta SRL. La data efecturii misiunii de audit garania de buna execuie era constituit n cuantum de 2% din valoarea contractului de achiziie, prin transformarea garaniei de participare la licitaie n garanie de bun execuie. - n evidena contabil a entitii, SC Flori SRL figureaz cu un debit de 200.000 lei, reprezentnd contravaloarea Contractului de lucrri nr. 10 din data de 21 mai 2004, sum care nu a fost restituit dup expirarea perioadei de garanie. - garania de buna execuie aferent contractului de furnizare de produse nr. 20 din 16 februarie 2008 atribuit SC Data SRL, a fost constituit n cuantumul stabilit prin contract, respectiv 6% din valoarea contractului, sub forma de depozit bancar deschis pe numele societii furnizoare la Banc. Acest cont deschis pe numele SC Data SRL permite utilizarea sumelor de ctre titularul contului, fr ca Banca s solicite acordul prealabil al autoritii contractante. CAUZE: Inexistena unor proceduri scrise i formalizate. Lipsa unui personal specializat care s aib ca sarcin de serviciu urmrirea constituirii i restituirii garaniei de buna execuiei. Necunoaterea adecvat a sistemului de decontare interbancar de ctre personalul entitii a avut ca rezultat posibilitatea utilizrii de ctre furnizor a sumelor constituite garanie de bun execuie. Lipsa unei colaborri ntre persoana nsrcinat cu evidena analitic a creditorilor din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern i personalul Serviciului Achiziii publice.

211

CONSECINE: Lipsa unei garanii referitoare la ndeplinirea cantitativ, calitativ i n perioadele convenite a contractelor de achiziii atribuite. Existena riscului apariiei unei datorii viitoare reprezentnd penaliti de ntrziere. RECOMANDRI: Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind constituirea i administrarea garaniei de bun execuie. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestui sistem. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul entitii, privind necesitile de informare n domeniul achiziiilor publice i a sistemului de decontare bancar. Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii, astfel nct s permit o circulai rapid a informaiilor, fr nicio distorsionare a coninutului acestora. Analiza tuturor contractelor de achiziii atribuite de entitate n perioada auditat, n scopul identificrii cazurilor n care constituirea i gestionarea garaniei de bun execuie s-a fcut fr respectarea cadrului normativ i remedierea deficienelor. Data:

Auditor intern, Bcescu Ana

Supervizor, Petrescu Aurel

Pentru conformitate, Radu Nicolae

212

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern INTERVIU nr. 12.6.1. privind administrarea contractelor de achiziii publice adresat domnului Victor UNGUREANU, salariat in cadrul Serviciului Achiziii Publice Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 Nr. crt. 1. Intrebri Cum este asigurata administrarea contractelor de achiziii publice, ulterior ncheierii acestora ? Rspunsuri Urmrirea derulrii unui contract de achiziie public, ulterior ncheierii lui, se face de ctre un salariat responsabil cu urmrirea respectrii clauzelor contractuale, respectiv eful echipei care a contribuit la desfurarea ntregii proceduri pentru atribuire a acestui contract. Completez cu faptul c funcie de specificul contractului, responsabilul are pregtirea profesional corespunztoare.

2.

Cum urmrii corectitudinea etapelor de decontare?

Verificarea corectitudinii decontrii presupune mai multe etape, funcie i de specificul contractului de achiziie public, dintre care enumr : verificarea existentei devizului de lucrri si conformitatea lui cu condiiile contractuale; verificarea existenei situaiilor de lucrri periodice naintea fiecrei trane de plat; existena adendum-urilor la contract i conformitatea cu prevederile contractuale; verificarea existenei certificatelor de calitate pentru bunuri si materiale; verificarea existentei Proceselor-verbale de atestare a calitii executrii lucrrilor/prestrii serviciilor, conform normativelor prevzute in contract. Da, i se finalizeaz prin ntocmirea Notelor de recepie semnate de comisia de recepie fr rezerve.

3.

Se face recepia obiectului contractului de achiziie publica ?

213

4.

Cum procedai n cazul Notelor de recepie cu rezerve ?

Se soluioneaz eventualele minusuri sau plusuri constatate la recepie, conform prevederilor contractuale, se ncheie un Proces-verbal de soluionare a minusurilor si/sau plusurilor constatate. Se verific existena si conformitatea articolelor din facturi cu cele din devize i condiiile contractuale, existena i conformitatea articolelor din facturi cu cele din eventualele acte adiionale la contract. Valoarea facturii este materializata i susinut de Procesul-verbal de recepie. Fiecare ordin de plata are in spate o factur, care presupune o sum identic cu cea trecut ulterior in ordin. Da, se verific ncadrarea sumelor din facturi in plafoanele prevzute in contract. In caz de depire, se corecteaz eventualele erori de calcul sau se cer justificri suplimentare celui care a emis factura. Nu.

5.

Ce presupune plile intermediare la contract?

6.

Cum verificai conformitatea facturilor? In baza cror acte sunt ntocmite ordinele de plata in derularea contractului? Verificai nedepirea valorii contractului?

7.

8.

9.

Mai avei ceva de adugat referitor la acest subiect?

Data:

Auditori interni, Bcescu Ana

Intervievat, Victor Ungureanu

Nota: Informaiile primite in cadrul interviului vor fi cuprinse in Raportul de audit intern. Pe baza rspunsurilor celui intervievat, nu s-a elaborat FIAP.

214

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern TESTUL NR. 12.7.1. Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 OBIECTUL TESTULUI: Derularea i administrarea contractului de achiziie public OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza dosarelor achiziii lor publice.

DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testului a fost reprezentata de totalitatea dosarelor achiziiilor publice atribuite. Eantionul va fi constituit din dosarele celor 24 achiziii publice, prevzute n Program, respectiv 100%, deoarece numrul achiziiilor n 2008 este rezonabil i n acelai timp ne va conduce la obinerea unor rezultante concludente. Testarea a urmrit analiza constituirii i coninutului dosarelor achiziiilor publice pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 12.7.1., poz 12.7., literele a,b,c,f, i anume: Analiza dosarelor achiziii lor publice: verificarea existenei dosarelor achiziiilor publice; existena numerotrii, nuruirii i semnrii procesului de predare-primire a dosarelor arhivate i a opisului; verificarea coninutului dosarului achiziiei publice, cuprins n opis, care va cuprinde cel puin: 1. Nota privind determinarea valorii estimative, fr tva, a contractului de achiziie public. 2. Anunul si/sau invitaia de participare, dup caz. 3. Documentaia de atribuire, inclusiv clarificrile solicitate i rspunsurile aferente transmise de autoritatea contractant. 4. Decizia de numire a comisiei de evaluare. 5. Procesul-verbal ntocmit cu ocazia deschiderii ofertelor. 6. Hotrrea comisiei de evaluare cu privire la rezultatul aplicrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public. 7. Contestaiile primite, rezoluiile i, dup caz, msurile corective adoptate de autoritatea contractant i comunicate, precum i hotrrile comisiilor de conciliere i, respectiv, hotrrile judectoreti irevocabile. 8. Copia contractului de achiziie public. 9. Anunul de atribuire a contractului de achiziie public. dosarul achiziiei publice se pstreaz un timp suficient de la data finalizrii contractului

215

dosarul achiziiei publice este pus la dispoziia oricrei autoriti publice interesate, spre consultare dosarul achiziiei publice este pstrat n locaii/condiii corespunztoare Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 12.7.1. privind Analiza dosarelor achiziiilor publice. CONSTATRI: n urma verificrii i pe baza listei de control ntocmite s-a constatat: unele dosare sunt incomplete. deoarece: - in dosarele achiziiilor 2, 3 i 17 nu exista Notele privind determinarea valorii estimative, fr tva, a contractului de achiziie public ; - in dosarul achiziiei 4 nu exist Documentaia de atribuire, inclusiv clarificrile solicitate i rspunsurile aferente transmise de autoritatea contractant; - in dosarul achiziiei 28 nu exist Decizia de numire a comisiei de evaluare; - in dosarele achiziiilor 17 i 24 nu exist copii ale contractelor de achiziii publice. Spaiul afectat pentru arhivare este necorespunztor nevoilor de arhivare a dosarelor achiziiilor publice. Din analiza respectrii modului de pstrare a dosarelor achiziiilor publice, s-a constatat c acestea sunt deteriorate, dei au termen de pstrare cel puin 5 de ani dup ncheierea contractelor. CONCLUZII: In baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 12.7.1. Data, Auditor intern, Comnescu Cristian Supervizor, Petrescu Aurel

216

LISTA DE CONTROL nr. 12.7.1. privind analiza dosarelor achiziii lor publice
Elemente testate Existena numerotri, nuruirii i semnrii procesului de predareprimire a dosarelor arhivate i a opisului Dosarul achiziiei publice se pstreaz un timp suficient de la data finalizrii contractului Dosarul achiziiei publice este pus la dispoziia oricrei autoriti publice interesate, spre consultare Coninutul dosarului achiziiei publice, cuprins n opis, trebuie s cuprind, cel puin: Dosarul achiziiei publice este pstrat n locaii/ condiii corespunztoare

Existena dosarelor achiziiilor publice

Dosarele achiziiilor publice

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Dosarul achiziiei publice nr. 1 Dosarul achiziiei publice nr. 2 Dosarul achiziiei publice nr. 3 Dosarul achiziiei publice nr. 4 Dosarul achiziiei publice nr. 5 .. Dosarul achiziiei publice nr. 15

X X X X X . X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X X

X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X

F F X X

F X

X FIAP

X . X

FIAP .. X

217

Elemente testate

Existena dosarelor achiziiilor publice

Dosarele achiziiilor publice

Existena numerotri, nuruirii i semnrii procesului de predareprimire a dosarelor arhivate i a opisului

Dosarul achiziiei publice se pstreaz un timp suficient de la data finalizrii contractului

Dosarul achiziiei publice este pus la dispoziia oricrei autoriti publice interesate, spre consultare

Coninutul dosarului achiziiei publice, cuprins n opis, trebuie s cuprind, cel puin:

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Dosarul achiziiei publice este pstrat n locaii/ condiii corespunztoare

Dosarul achiziiei publice nr. 16 Dosarul achiziiei publice nr. 17 .. Dosarul achiziiei publice nr. 24 Data:

X .. X

X .. X

X X

X .. X

Auditor intern,

n prezena,

218

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI NR. 12.7.1. Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 PROBLEMA: Nentocmirea complet a dosarelor achiziii lor publice pentru toate contractele ncheiate i pstrarea n condiii necorespunztoare a acestora. CONSTATARE: Din analiza echipei de auditori interni au reieit o serie de nereguli. Existena de dosare care conin originalele contractelor de achiziii publice care n mod normal ar trebui s se regseasc la Direcia Buget i Contabilitate; Unele dosare sunt incomplete, deoarece nu conin documente prevzute de cadrul normativ, respectiv: - notele privind determinarea valorii estimate a achiziiei, fr tva; - Documentaia de atribuire; - Decizia de numire a comisiei de evaluare; - copiile contractelor de achiziii. Din analiza respectrii modului de pstrare a dosarelor achiziiilor publice s-a constatat c nu se poate rspunde la cererea doamnei Ionescu Laura, nregistrat sub nr. 1852/18.04.2007, prin care solicit o copie a dosarului unei achiziii publice ncheiate n anul 2005, contract n derulare, deoarece dosarul este deja deteriorat, dei are termen de pstrare de 5 de ani dup ncheierea contractului. Lipsa la nivelul entitii a spaiului necesar care s permit arhivarea dosarelor achiziiilor publice, n conformitate cu prevederile legale n vigoare. CAUZA - Efectuarea parial a ndosarierii documentelor aferente desfurrii procedurilor de atribuire a contractelor de achiziie, aceasta fiind considerat de ctre eful serviciului ca o operaiune neimportant. - Inexistena unui responsabil cu activitatea de ndosariere care s aib atribuiile stabilite prin fia postului. - Pn la data acestei misiuni ntocmirea dosarelor achiziii lor publice s-a realizat prin rotaie de salariaii Serviciului Achiziii Publice, fr a se efectua verificarea ulterioara a integralitii coninutului dosarelor; - Inexistena procedurii specifice privind constituirea, arhivarea i pstrarea dosarelor achiziiilor publice.

219

CONSECINE: - Dificultate n gsirea unor documente datorit dosarelor incomplete; - Posibilitatea pierderii/dispariiei unor documente; - Imposibilitatea urmririi respectrii procedurilor de achiziie public, fapt care conduce la nerespectarea cadrului legal n domeniu, fr a putea constata i/sau preveni asemenea situaii. - n situaia necesitii de a consulta dosarelor achiziiilor publice acestea nu pot fi accesate. - Entitatea se afl n imposibilitatea eliberrii unor documente solicitate. RECOMANDARE: - Elaborarea procedurii specifice scrise i formalizate pentru ntocmirea dosarelor achiziiilor publice, care s cuprind modul de constituire, de accesare, stocare i utilizare a dosarelor arhivate. - Desemnarea unui salariat din cadrul Serviciului achiziii Publice, prin completarea fisei postului, care va avea atribuii i competente pentru constituirea dosarelor achiziiilor publice. - Coroborarea atribuiilor stabilite prin proceduri cu cele din fiele posturilor. - Pstrarea la dosare numai a copiilor contractelor de achiziie ncheiate, cu specificarea conform cu originalul. - Reconstituirea dosarelor pentru achiziiile efectuate i completarea acestora cu documentele prevzute de cadrul normativ i procedural, pentru ultimii trei ani. Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele aciunii de reconstituire a dosarelor de achiziii de ctre persoanele responsabile cu aceste activiti. - Verificarea ntregii arhive a entitii, n scopul depistrii documentelor deteriorate i/sau distruse i luarea msurilor necesare pentru reconstituirea acestora. Data: ntocmit, Bcescu Ana Supervizat, Petrescu Aurel Pentru conformitate, Radu Nicolae

220

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern NOT CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana Avizat: Petrescu Aurel Constatarea La nivelul Serviciului Achiziii Publice sistemul de control intern este in subordinea conductorului acestei structuri. Activitile de control intern nu sunt formalizate, sub forma unor proceduri scrise detaliate. Inexistena unui plan de pregtire profesional la nivelul serviciului Nu exist manuale i ghiduri practice de aplicare a cadrului normativ Inexistena unui sistem de identificare, evaluare i management al riscurilor la nivelul serviciului. Nerespectarea i lipsa parial a unei proceduri adecvate privind sistemul informatic al achiziiilor publice Nu exista o persoana nominalizata cu responsabilitatea fundamentrii, ntocmirii si actualizrii Programului; Nu toate compartimentele funcionale au transmis referate de necesitate. nscrierea in Program a unor achiziii cuprinse in referate neaprobate si nefundamentate. -

Data: Data: Exist DA NU X

Document justificativ ROF-ul Direciei

cadrul normativ n vigoare Plan de pregtire profesional manuale, ghiduri practice Registrul riscurilor

X X X

program anti-virus parol unic de acces

X X

fiele posturilor din cadrul Serviciului Achiziii Publice Programul de achiziii publice pentru anul 2008 referatele de necesitate

X X

221

Constatarea Nerespectarea cadrului normativ in ceea ce privete alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziie publica. Nesemnarea declaraiilor de confidenialitate i imparialitate de toi membrii comisiilor de evaluare. Semnarea declaraiilor de confidenialitate si imparialitate dup deschiderea ofertelor. Incompatibilitate ntre CV-urile membrilor juriului i specializrile solicitate candidailor la concursul de soluii. Neconformitatea Documentaiei de atribuire Rspunsul la solicitarea de clarificri la Documentaia de atribuire s-a transmis numai solicitantului. Data indicat n anunul de participare nu a coincis cu data deschiderii propriu-zise a ofertelor. nclcri ale cadrului normativ privind deschiderea i calificarea ofertelor -

Document justificativ Programul de achiziii publice pentru anul 2008

Exist DA NU X

declaraiile de confidenialitate i imparialitate aferente fiecrei comisii de evaluare interviuri not de relaii interviu CV membrii juriului

X X X X

Documentaia de atribuire rspunsurile la adresele de solicitare clarificri

X X

anunurile de participare procesele-verbale ale edinelor de deschidere a ofertelor. procesele-verbale ale edinelor de deschidere a ofertelor documente de depunere a garaniilor de participare Documentaia de atribuire pentru achiziiile analizate Ofertele depuse Rapoartele ntocmite pentru atribuirea contractelor

X X

X X X X X

Calcule eronate pentru stabilirea clasamentului ofertelor

222

Constatarea Nerespectarea numrului candidailor nscrii pentru preselectare ntr-un dialog competitiv nclcri ale cadrului normativ privind atribuirea prin negociere Sistemul de prezentare al invitaiilor de participare la licitaii Contractele de achiziii publice nu respect condiiile de conformitate Neactualizarea/nerevizuirea preurilor din contractele de achiziii publice nclcarea cadrului normativ privind constituirea i gestionarea garaniei de bun execuie Dosarele achiziiilor publice incomplete sau greit alctuite. -

Document justificativ Dosarul achiziiei publice

Exist DA NU X

Contractele de negociere invitaiile de participare existente in dosarele achiziiilor publice contractele de achiziii publice fiele de date ale achiziiilor publice dosarul de achiziie nr. 8

X X

X X

contractele de achiziii publice dosarele achiziiilor publice

Auditori interni, Comnescu Cristian Bcescu Ana

223

ENTITATEA PUBLICA Serviciul de Audit Intern

MINUTA EDINEI DE NCHIDERE Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 ntocmit: Comnescu Cristian Avizat: Petrescu Aurel Lista participanilor: Numele Tnase Dumitru Popescu Laureniu Radu Nicolae Nicolescu Mircea Petrescu Aurel Comnescu Cristian Bcescu Ana Funcia/ Direcia/ Serviciul Director Ec. Director Adm. Patr. Sef serv. Achiziii Publice Director Audit Intern Sef serv. Audit Intern Auditor intern Auditor intern Nr. telefon E-mail Semntura

Data: Data:

Stenograma edinei: Prezentarea obiectivelor auditate si constatrilor pentru fiecare obiect auditat; a fost discutat fiecare deficien n parte, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitii, au fost prezentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea deficienelor constatate. In cadrul edinei de nchidere structura auditat si-a nsuit in totalitate constatrile si recomandrile formulate de echipa de auditori. In consecin, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final care va fi pregtit pentru aprobare si transmitere structurii auditate. Raportul de audit intern va fi nsoit de o SINTEZA care va conine concluziile echipei de auditori interni cu prezentarea principalelor recomandri si opinia general a acesteia. Structura auditat se angajeaz s completeze Planul de aciune i calendarul implementrii recomandrilor, cu termenele de realizare si persoanele responsabile cu implementare acestora, pe care l vor discuta cu echipa de auditori.

224

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern

RAPORT DE AUDIT INTERN

STRUCTURA AUDITAT: DIRECIA ADMINISTRATIV SI PATRIMONIU SERVICIUL ACHIZITII PUBLICE

MISIUNEA DE AUDIT INTERN ACTIVITATEA DE ACHIZIII PUBLICE

BUCURESTI

225

I. INTRODUCERE Echipa de auditare a fost formata din : Comnescu Cristian - auditor intern, coordonator al misiunii; Bcescu Ana - auditor intern. Cei doi auditori fac parte din Serviciul Audit Intern al entitii publice. Ordinul de efectuare a misiunii de audit - Ordinul de serviciu nr. /2009. Baza legal a aciunii de auditare: - Planul de audit intern pentru anul 2009, aprobat de conducerea instituiei; - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile si completrile ulterioare; - OMFP nr. 38/2003 prin care se aproba Normele metodologice de aplicare a Legii nr. 672/2002, cu modificrile si completrile ulterioare; - Ordinul prin care se aprob Normele proprii de exercitare a auditului intern n cadrul entitii publice. Durata aciunii de auditare 01.02 - 31.03.2009. Perioada supus auditrii 01.01.-31.12.2008. Scopul misiunii de audit intern este de a evalua activitatea de achiziii publice de la nivelul entitii in ceea ce privete respectarea condiiilor de legalitate, economicitate, eficacitate, de a aduga valoare prin formularea recomandrilor, iar in cazul identificrii unor iregulariti, de a se corecta. Obiectivele misiunii de audit intern: A. Obiective generale iniiale 1. Organizarea activitii de achiziii publice Organizarea sistemului informatic al achiziiilor publice 5. Programul anual al achiziiilor publice 6. Pregtirea aplicrii procedurilor de achiziii publice programate B. Derularea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice: 7. Licitaie deschis 8. Licitaie restrns 9. Dialog competitiv 10. Negociere 11. Cererea de oferte 12. Concursul de soluii Obiective generale finale 13. Atribuirea contractului de achiziie public 14. Derularea i administrarea contractului de achiziie public

226

Tipul de auditare Echipa de auditori interni a efectuat un audit de conformitate privind respectarea principiilor, regulilor metodologice si procedurale in ceea ce privete activitatea de achiziii publice. Principalele tehnici si instrumente de audit utilizate: interviul pentru lmurirea de aspecte legate de organizarea i desfurarea activitilor; testarea pentru urmrirea detectrii erorilor sau a iregularitilor; eantionarea pentru analiza ntocmirii documentelor i efectuarea plilor; observarea fizic n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor; liste de verificare pentru a stabili condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil; liste de control; chestionare; FIAP-uri ntocmite pentru fiecare disfuncionalitate constatat; FCRI-uri ntocmite in cazul in care se constata existenta sau posibilitatea producerii unor iregulariti. Documente i materiale examinate n cadrul Serviciului Achiziii Publice verificarea la faa locului a vizat urmtoarele materiale i documente ntocmite pentru anul 2004: - Programul de achiziii publice ntocmit i aprobat; - ROF-ul si fiele posturilor; - legislaia in vigoare privind achiziiile publice; - contractele de achiziii publice ncheiate i documentaia aferent care a stat la baza ntocmirii lor; - rapoartele de audit anterioare; - rapoartele altor structuri de control sau audit. Materiale ntocmite pe timpul auditrii au fost ntocmite urmtoarele materiale: - teste si foi de lucru privind descrierea activitilor auditate; - fie de identificare si analiz a problemelor constatate (FIAP); - liste de verificare pe obiective (LV); - documente de lucru; - tabel Puncte tari i puncte slabe, - Tematica in detaliu; - Programul de audit, Programul interveniei la faa locului; - Chestionarul de control intern; - raport de audit, minutele edinelor de deschidere, nchidere etc.

227

Organizarea Serviciului Achiziii Publice n Serviciul Achiziii Publice din cadrul Direciei Administrative i Patrimoniu, a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 12 salariai, din care un post de conducere - ef de serviciu. Organizarea i funcionarea serviciului au fost conforme organigramei i Regulamentului de organizare i funcionare. Pentru toi salariaii sunt ntocmite fiele posturilor prin care sunt stabilite relaiile ierarhice de subordonare i sarcinile de serviciu. Activiti desfurate n cadrul Serviciului Achiziii Publice - elaborarea Programului anual de achiziii publice pe baza necesitilor i prioritilor entitii publice; - elaborarea documentaiilor de atribuire; - ndeplinirea obligaiilor referitoare la publicitate; - efectuarea licitaiilor; - ncheierea contractelor de achiziie; - urmrirea executrii contractelor de achiziii; - constituirea i pstrarea dosarelor achiziiilor publice. Echipa de auditori interni pentru realizarea derulrii etapelor specifice misiunii de audit intern a avut in vedere obiectivele misiunii, prezentate mai sus, pentru evaluarea funcionalitii sistemului de control intern care se desfoar in cadrul Serviciului Achiziii Publice, Direcia Administrativ si Patrimoniu, in baza ROF-ului entitii.

228

II. CONSTATRI SI RECOMANDARI Prezentul Raport de audit intern a fost ntocmit n baza tematicii n detaliu a obiectelor auditabile selectate, a Programului de audit i a Programului de intervenie la faa locului, a constatrilor efectuate n procedurile de colectare a dovezilor, din timpul interveniei pe teren, i s-au materializat n elaborarea de FIAP-uri i FCRI-uri. Activitatea de auditare privind achiziiile publice a nceput de la organizarea Serviciului Achiziii Publice, respectiv existena procedurilor operaionale, resursele umane de care dispune, existena i gradul de actualizare a Registrului riscurilor aferente aceste activiti. innd cont de importana i volumul activitii de achiziii publice se impune un puternic aport electronic la susinerea acesteia i n consecin s-a accentuat analiza crerii, actualizrii i ntreinerii bazei proprii de date, precum i pregtirea i responsabilizarea personalul n utilizarea sistemului informatic. Evaluarea respectrii condiiilor de conformitate i regularitate a pornit de la planificarea, iniierea i derularea licitaiilor privind achiziiile publice pana la concretizarea efectiv a acestora i s-a materializat in elaborarea listelor de verificare, testelor bazate pe eantionare, verificrilor prin listele de control, observrilor fizice pe teren, interviurilor care au condus la solicitarea unor note de relaii, prin care s-au identificat o serie de probleme si iregulariti care au fost nscrise in formularele de constatare (FIAP-uri si FCRI-uri). In acest sens, s-au inventariat 24 de achiziii publice pe 7 categorii de licitaii (10 licitaii deschise, 5 licitaii restrnse, 5 cereri de oferte, 1 dialog competitiv, 1 negociere cu publicarea prealabil a unui anun de participare, 1 negociere fr publicarea prealabil a unui anun de participare, 1 concurs de soluii), realizate in 2008, la care se adaug o cumprare direct. In continuare, prezentm principalele constatri si recomandrile formulate in vederea corectrii disfuncionalitilor semnalate sau ale celor care pot sa survin urmare neimplementrii acestora, diminurii riscurilor existente i mbuntirii sistemelor de management i control intern al activitilor auditate, cu scopul facilitrii atingerii obiectivelor prestabilite. 1. Organizarea activitii de achiziii publice 1.1. Procedurile specifice achiziii publice care reglementeaz activitatea de

Pentru realizarea obiectivelor trebuie sa se asigure un echilibru intre sarcini, competente (autoritate decizionala conferita prin delegare) i responsabiliti (obligaia de a realiza obiectivele) si s se defineasc proceduri. Procedurile reprezint paii ce trebuie urmai i cuprind algoritmul pentru realizarea sarcinilor, exercitarea competenelor, existena activitilor de control in punctele cheie si angajarea responsabilitilor.

229

In practic, exist dou categorii de proceduri: procedurile generale date de cadrul normativ; proceduri specifice pentru fiecare activitate, sub forma metodologiilor de lucru, care trebuie s fie: scrise si formalizate pe suport de hrtie si/sau electronic, care sa conin pe fluxurile operaiilor, activiti de control, responsabiliti, modele de documente cu exemplificri respectiv formalizate, cunotinele individuale i colective care trebuie stocate i puse n ordinea care sa corespunda scopurilor entitii publice si aprobate de management; simple i specifice, pentru ca executanii s le poat utiliza cu respectarea cadrului normativ, pentru fiecare domeniu al entitii publice; completate i actualizate n mod permanent, n funcie de evoluia reglementrilor si practicii n materie; aduse la cunotina executanilor pentru a putea fi discutate, nsuite i aplicabile n mod uniform.

Echipa de auditori interni, din analiz a constatat c in cadrul Serviciului Achiziii Publice atribuirea responsabilitilor, separarea sarcinilor si delegarea autoritilor nu sunt stabilite prin proceduri scrise si formalizate, care nc nu sunt elaborate, dar paii care trebuie parcuri i algoritmii de calcul sunt cunoscui de ctre salariai i se regsesc n ROF i in fiele posturilor. Totui, fisele posturilor dei exist i sunt semnate, sunt prea generale, fr specificarea, pentru fiecare post, a atribuiilor ce le revin, n conformitate cu cadrul normativ. Persoanele implicate n derularea achiziiilor publice sunt informate despre sarcinile care le revin, dar nu sunt familiarizai cu desfurarea activitii pe baza de proceduri specifice fiecrei activiti. Din aceste considerente, pe parcursul evalurii, nu au fost testate procedurile de lucru pentru desfurarea activitilor specifice privind achiziiile publice, dei au fost cuprinse in listele de verificate realizate pe obiectivele misiunii de audit intern, ci au fost urmrite operaiile si activitile auditabile in raport cu cadrul normativ. In baza acestor observaii, se regsete ca o recomandare general la toate obiectivele misiunii de audit intern, necesitatea elaborrii procedurilor scrise si formalizate pe baza cadrului normativ existent. Pentru organizarea activitii se impune, in primul rnd, s se treac la elaborarea procedurilor de lucru specifice entitii pe baza cadrului normativ in vigoare. In acest sens, auditorii interni recomand elaborarea listei activitilor din cadrul serviciului si a salariailor responsabili cu elaborarea si ulterior actualizarea procedurilor fiecrui post de lucru. In al doilea rnd, se impune stabilirea unui sistem de pregtire profesional pentru elaborarea, nsuirea, respectarea si monitorizarea aplicrii procedurilor de lucru de ctre toi salariaii serviciului.

230

1.2.

Resursele umane ale Serviciului Achiziii Publice

Conform organigramei aprobate la nivelul conducerii entitii publice, Direcia Administrativ i Patrimoniu, este constituit din 13 servicii, iar Serviciul Achiziii Publice are prevzute 20 posturi, din care sunt ocupate 12. Echipa de auditori interni a analizat numrul total de posturi de execuie i numrul de posturi de execuie vacante. Din analiza a rezultat ca i deficien existena unui numr mare de posturi de execuie vacante, care afecteaz ndeplinirea atribuiilor de serviciu i calitatea acestora. Echipa de auditori interni a analizat realizarea pregtirii profesionale a salariailor conform atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin fia postului, existena unui sistem de indicatori de performan pentru evaluarea gradului de pregtire profesional a acestora, precum i existena planului de pregtire profesional continu i a constatat inexistena unui sistem de pregtire profesional continu a salariailor Serviciului de Achiziii Publice. Astfel, aproximativ 20% dintre salariaii serviciului au fost angajai n ultimele 6 luni i nu au primit o pregtire profesional adecvat. Pentru ntregul personal s-a constatat c de la intrarea n vigoare a OUG nr. 34/2006 nu s-au organizat nici un fel de cursuri de instruire n acest domeniu. De asemenea, nu exist elaborate manuale i ghiduri practice de aplicare a cadrului normativ. Astfel, majoritatea angajailor nu stpnesc clar prevederile cu privire la activitatea de achiziii publice sau de cele mai multe ori se fac confuzii cu prevederile cadrului normativ abrogat de curnd. Dei pn n prezent nu au aprut erori cu grave implicaii financiare, totui exist pericolul apariiei unor probleme/disfuncionaliti datorate pregtirii profesionale a salariailor. Pentru mbuntirea activitii desfurate i eliminarea deficienelor constatate, au fost elaborate urmtoarele recomandri: - elaborarea unui sistem de pregtire profesional continu a salariailor; - elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru pregtirea profesional continu; - Stabilirea unor responsabiliti cu elaborarea procedurilor i actualizarea acestora. - coroborarea atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin proceduri cu fiele posturilor. - analiza nivelului de pregtire profesional a personalului i stabilirea modalitilor de realizare a perfecionrii pregtirii profesionale n vederea elaborrii planului pentru anul viitor. Este necesar pregtirea personalului pentru utilizarea mijloacelor electronice n derularea activitii de achiziii publice avnd n vedere c: - din anul 2008, autoritatea contractant are obligaia de a utiliza mijloacele electronice pentru aplicarea procedurilor de atribuire i pentru realizarea achiziiilor directe, ntr-un procent de cel puin 20% din valoarea total a achiziiilor publice efectuate de aceasta n cursul anului respectiv. - ncepnd cu anul 2010 toate administraiile publice din Europa trebuie s dispun de capacitatea de a realiza 100% din achiziiile publice prin mijloace electronice i cel puin 50% din achiziiile publice aflate peste pragurile valorice europene.

231

1.3.

Sistemul de gestionare a riscurilor conducerea Registrului riscurilor

Echipa de auditori interni a verificat existena unei politici unitare privind gestionarea riscurilor, constatnd inexistena unui sistem de identificare, evaluare i management al riscurilor la nivelul Serviciului Achiziii Publice. Din analiz a reieit c nu exist preocupri pentru gestionarea riscurilor i nu a fost inut Registrul riscurilor cuprinznd riscurile poteniale i istoricul acestora, cu efectele i consecinele lor, precum i activitile de control intern asociate pentru limitarea riscurilor. De asemenea, s-a evideniat neacordarea ateniei cuvenite managementului riscurilor de ctre personalul serviciului, fapt ce ar putea avea drept consecin producerea unor evenimente nedorite pentru care serviciul/entitatea public nu este pregtit/ s acioneze. Mai mult, exist pericolul de a nu fi identificate riscuri majore i de a nu fi asociate controale interne adecvate pentru reducerea efectului riscurilor la un nivel acceptabil pentru serviciul/entitatea public. Pentru mbuntirea activitii desfurate i eliminarea deficienelor constatate, au fost elaborate urmtoarele recomandri: - stabilirea unei strategii de gestionare a riscurilor la nivelul serviciului/entitii; - stabilirea responsabililor pentru elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor privind ntocmirea Registrului riscurilor; - coroborarea atribuiilor i responsabilitilor din proceduri cu cele din fia postului referitor la gestionarea riscurilor; - organizarea i inerea la zi a Registrului riscurilor cuprinznd msurile de control intern care sunt luate pentru limitarea acestora; - monitorizarea sistematic a modului de respectare n activitatea zilnic a procedurilor scrise i formalizate menite s asigure gestionare a riscului; - instruirea personalului pentru completarea Registrului Riscurilor de ctre responsabilul cu inerea acestuia; - informarea echipei de auditori n privina stadiului elaborrii, nsuirii i monitorizrii riscurilor. 2. Organizarea sistemului informatic al achiziiilor publice 2.1. Crearea bazei proprii de date i responsabilizarea personalului implicat n utilizarea sistemului informatic al achiziiilor publice Crearea si actualizarea sistematica a unei baze de date sunt activiti necesare pentru completarea permanenta a listei principalilor actori de pe pia, posibililor furnizori, nivelului calitativ al produselor sau serviciilor, preurilor practicate etc. Baza de date trebuie sa fie astfel constituita nct s reprezinte un instrument de observare i monitorizare a trendului evoluiei pieei i nu un instrument de restrngere a competiiei in domeniu. La nivelul Serviciului Achiziii Publice exist creat o baz de date i este actualizat sistematic.

232

n urma misiunii de audit efectuate, s-a constatat c majoritatea salariailor din cadrul serviciului, prin natura sarcinilor, trebuie s acceseze mai multe subsisteme informatice, fapt pentru care folosesc nume de utilizator i parole diferite. Sistemul informatic este conceput astfel nct pentru accesul la fiecare subsistem trebuie folosite: nume de utilizator i parol diferite, n loc s se foloseasc acelai nume de utilizator i parol indiferent de subsistemul la care se conecteaz angajatul. Datorit numrului mare de parole ce trebuiesc utilizate de salariai, deseori acetia noteaz parolele pe documente lsate pe birou. Astfel salariaii cunosc parolele colegilor de serviciu, putndu-se conecta la subsistemele informatice i prin urmare putnd s vizualizeze i/sau modifice date. Practic, sistemul de parole nu mai are funcii principale de restricionare a accesului persoanelor nepotrivite, ci ngreuneaz funcionarea sistemului, iar n situaia apariiei unor incidente nu se pot stabili responsabilitile adecvate. Pentru mbuntirea activitii desfurate i eliminarea deficienelor constatate, au fost elaborate urmtoarele recomandri: - realizarea unui proces de reorganizare la nivelul sistemului informatic din cadrul entitii publice, astfel nct salariaii s poat accesa subsistemele de care au nevoie utiliznd un singur nume de utilizator i o singur parol; - stabilirea unui responsabil pentru derularea acestui proces - instruirea adecvat a salariailor ce utilizeaz sistemul informatic; - informarea echipei de auditori n privina stadiului elaborrii, nsuirii i monitorizrii riscurilor. n cadrul acestui obiectiv echipa de audit a constatat neaplicarea programelor anti-virus, fapt ce a condus la infectarea cu virui a unor staii de lucru. O politic adecvat de securitate IT trebuie s prevad instalarea unui program anti-virus pe toate staiile de lucru, ca acesta s verifice staia de lucru la pornire, s monitorizeze toate programele de aplicaii active, mesajele primite i s verifice automat actualizrile la intervale regulate (poate chiar zilnic). n urma verificrii la faa locului a unui eantion din staiile de lucru s-au constatat urmtoarele deficiene: - configuraia programului anti-virus a fost modificat pentru a nu ntrerupe monitorizarea ntregii activiti i verificarea e-mail-ului i, n special, a fiierelor anexate. Acest lucru s-a realizat la cererea efului serviciului, deoarece se considera c programul anti-virus are un efect negativ asupra performanei sistemului; - urmare acestei constatri, am verificat staiile de lucru din eantion pentru a descoperi prezena viruilor i am descoperit c toate erau infectate cu virui. Considerm c aspectele negative constatate se datoreaz lipsei procedurilor formalizate care s prevad aciunile ce trebuiesc ntreprinse n cazul modificrii configuraiei programului anti-virus. Practic, prezena viruilor i a altor programe duntoare pe staiile de lucru afecteaz n mod negativ activitatea utilizatorilor. De asemenea, existena viruilor ridic numeroase semne de ntrebare n privina exactitii datelor stocate n sistemul informatic al achiziiilor publice. Pentru mbuntirea activitii desfurate i eliminarea deficienelor constatate, au fost elaborate urmtoarele recomandri:

233

elaborarea procedurilor formalizate care s prevad aciunile ce trebuiesc ntreprinse n cazul modificrii configuraiei programului anti-virus; stabilirea unui responsabil pentru elaborarea i actualizarea procedurilor; coroborarea atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin fiele posturilor cu sarcinile stabilite prin proceduri; monitorizarea aplicrii n mod unitar a politicii de securitate IT; constituirea unor echipe pentru efectuarea de verificri anti-virus la nivelul tuturor staiilor de lucru din cadrul serviciului. 3. Programul anual al achiziiilor publice 3.1. Fundamentarea Programului anual al achiziiilor publice

Unul din obiectivele declarate ale politicii bugetare l reprezint creterea eficienei si transparenei cheltuielilor bugetare ca efect al alocrii resurselor publice pe baza de programe, coninnd criterii de performan concrete, precum i stabilirea unui sistem coerent de prioriti n cadrul acestora. In acest sens, alocarea pentru achiziiile publice a resurselor previzionate, aprobate, se realizeaz pe baza Programului anual al achiziiilor publice, care trebuie fundamentat n mod realist, cu respectarea principiilor de economicitate, eficien i eficacitate i in condiii de transparen. In procesul elaborrii si definitivrii Programului, entitatea va trebui s acorde o atenie special problemelor privind estimarea valorii contractelor de achiziie public. Astfel, fiecare entitate este obligat s-i creeze propria baza de date cu privire la furnizori, prestatori de servicii sau executani poteniali, care s asigure realizarea in condiii optime a activitii de contractare. Programul de achiziii publice trebuie s fie structurat, n mod obligatoriu, n trei seciuni, respectiv contractele de furnizare, contractele de servicii i contractele de lucrri. Produsele, serviciile si lucrrile care fac obiectul contractelor de achiziii publice trebuie puse in coresponden cu codul vocabularului comun al achiziiilor publice CPV. Din analiza, echipa de auditori interni a constatat activitatea de achiziii publice se desfoar pe baza unui Program anual de achiziii publice, nefundamentat corespunztor, respectiv fr referatele de necesitate si notele de fundamentare ale tuturor compartimentelor entitii publice, pentru toate necesitile de produse, lucrri i servicii ale acestora. Pentru mbuntirea activitii desfurate i eliminarea deficienelor constatate, au fost elaborate urmtoarele recomandri: - stabilirea unui responsabil cu elaborarea Programului anual de achizitii publice. - existenta listelor de verificare ataate Programului, cu atribuiile persoanelor implicate in elaborarea si aprobarea acestuia. - ntocmirea procedurilor scrise si formalizate privind fundamentarea si elaborarea programelor de achiziii publice si actualizarea sistematic a acestora.

234

completarea fielor posturilor cu atribuii clare, coroborate cu procedurile elaborate, privind coninutul referatelor de necesitate, modul de ncadrare in cadrul normativ si sistemul de centralizare si prioritizare al achiziiilor solicitate. instituirea unui sistem de asigurare a pregtirii profesionale a salariailor implicai in munca de planificare. 3.2. Alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziii publice

De la nceput trebuie subliniat ca decizia entitii, ca autoritate contractant, privind aplicarea uneia din cele 7 proceduri legale pentru atribuirea contractului de achiziie public nu este dect o consecin a rezultatului la care se ajunge in urma parcurgerii obligatorii, in succesiune logic, a doua etape importante in efectuarea achiziiilor si anume: - estimarea valorii contractului de achiziie public pe care entitatea intenioneaz s l atribuie; - selectarea procedurii legale ce urmeaz a fi aplicat pentru atribuirea contractului de achiziie public. In general, schimbarea procedurii de atribuire a achiziiilor publice este o tehnica frecventa printre practicieni cu scopul de a scurta perioada de derulare a procedurilor si realizarea mai rapida a achiziiilor dorite. Insa, aceasta poate conduce in cele mai multe cazuri la creterea costurilor de achiziie i deci la utilizarea neeficienta a fondurilor, dar si la nerespectarea prevederilor legale de alegere a procedurilor de achiziii. Din evaluare, echipa de auditori interni a constatat deturnarea printr-o serie de mecanisme a unei achiziii de la procedura licitaie deschis la o procedura mai simpla si mai rapida cumprare direct. Echipa de auditori a constatat ca prin divizarea investiiei privind instalaia exterioara de aer condiionat in valoare de 103.500 euro, fr TVA, a reuit s schimbe procedura de licitaie deschis care trebuia aplicat conform cadrului normativ, in alte trei tipuri de proceduri care presupun o serie de faciliti. Din aceste considerente, echipa de auditori interni recomand : - In primul rnd, elaborarea unor proceduri de lucru, scrise i formalizate, specifice entitii, pe cele 7 tipuri de proceduri prevzute de cadrul normativ si stabilirea responsabililor cu monitorizarea aplicrii i actualizrii lor sistematice. - In al doilea rnd, recomandarea de elaborare a listelor de verificare care se vor ataa la Notele privind estimarea valorii contractelor, va contribui la responsabilizarea persoanelor care particip la derularea licitaiilor i astfel va ajuta la respectarea cadrului normativ. - In al treilea rnd, recomandarea privind instituirea unui sistem de pregtire profesional al salariailor in cadrul serviciului si influenarea evalurilor anuale cu rezultatele nsuirii si aplicrii procedurilor va contribui la eficientizarea activitilor serviciului.

235

4. Pregtirea aplicrii procedurilor de achiziii publice programate 4.1. Comisia de evaluare

Entitatea are obligaia de a constitui comisii de evaluare formate din membri cu pregtire profesional si experien relevante in domeniu achiziiei si cu probitate morala recunoscut. Comisiile se stabilesc pentru atribuirea fiecrui contract de achiziie public sau mai multe contracte de complexitate redus. Din examinarea declaraiilor de confidenialitate si imparialitate ale membrilor comisiilor de evaluare, aferente procedurilor de atribuire a contractelor de achiziie public organizate n anul 2008, si pe baza notelor de relaii, s-a constatat c unele dintre acestea nu erau semnate de toi membri comisiei. De asemenea, membrii unei comisii de evaluare semnaser aceste declaraii dup deschiderea ofertelor, nclcndu-se astfel prevederile art. 75, alin. 1 din HG nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a OUG nr. 34/2006 privind achiziiile publice, cu modificrile si completrile ulterioare. Pentru mbuntirea activitii desfurate i eliminarea deficienelor constatate, au fost elaborate urmtoarele recomandri: - Ordinele de numire ale membrilor comisiilor de evaluare pentru atribuirea contractelor de achiziii publice s aib, in anexa, atribuiile si responsabilitile membrilor comisiilor, ale secretarului comisiei care are sarcina verificrii semnrii declaraiilor de confidenialitate si imparialitate nainte de deschiderea ofertelor, pe care s o semneze pentru luare la cunotina. - elaborarea unei proceduri specifice, scris si formalizat, care s cuprind i modul de lucru al membrilor comisiilor de evaluare in activitatea practic. - stabilirea unui responsabil pentru elaborarea procedurii i actualizarea sistematic a acesteia. - coroborarea atribuiilor prevzute prin fiele posturilor cu procedurile realizate. - realizarea unor perfecionri profesionale de ctre eful serviciului pentru cunoaterea cadrului normativ si procedural cu personalul implicat in activitatea de achiziii publice si influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestora. Echipa de auditori interni, pe baza testrilor indirect efectuate, a constatat nerespectarea procedurii legale privind nlocuirea membrilor din comisiile de evaluare si recomand elaborarea de urgen a procedurilor de lucru specifice pentru activitatea de constituire a comisiilor de evaluare, stabilirea responsabilului si asigurarea nsuirii lor de toi salariaii implicai. 4.2. Documentaia de atribuire

Entitatea, in calitate de autoritate contractant, n vederea lansrii procedurilor pentru atribuirea contractelor de achiziii publice, are obligaia ntocmirii Documentaiilor de atribuire aferente achiziiilor programate, structurate astfel: Caietul de sarcini Clauze contractuale obligatorii Fia de date a achiziie;

236

Formulare i modele Alte informaii cu privire la impozitare, protecia mediului, protecia muncii La ntocmirea documentaiilor de atribuire, autoritatea contractanta va utiliza documentaia standard, conform cadrului normativ. Datorit constatrii privind constituirea incomplet a Documentaiilor de atribuire, echipa de audit intern recomand organizarea de instruiri periodice cu personalul serviciului privind aceast activitate i elaborarea unor proceduri de control care s vin n sprijinul comisiei de evaluare care verific respectarea conformitii realizrii Documentaiilor de atribuire. Orice furnizor, executant sau prestator, care a obinut un exemplar al Documentaiei de atribuire, are dreptul de a solicita, in scris, clarificri despre elementele cuprinse in aceasta. Entitatea publica, in calitate de autoritate contractanta, are obligaia de a rspunde la orice solicitare pentru eventuale clarificri, respectnd condiiile prevzute de cadrul normativ, astfel rspunsul la clarificrile solicitate de unul dintre ofertani trebuie transmis tuturor ofertanilor, cu protejarea identitii celui care le-a solicitat. De asemenea, autoritatea contractant are dreptul de a completa documentaiile din proprie iniiativ, ori de cate ori consider c este necesar. Aceste completri trebuie comunicate, n scris, tuturor celor crora li s-a transmis un exemplar al documentaiilor respective. Echipa de auditori interni a examinat respectarea prevederilor legale privind completrile la documentaii si dreptul de a solicita clarificri si au constatat faptul ca in urma unei solicitri pentru o clarificare, rspunsul nu a fost transmis dect solicitantului, nu si celorlali competitori. Aceasta aciune contravine cadrului normativ, avnd drept consecin respingerea unor oferte datorita nenelegerii complete a cerinelor, sau informarea suplimentara a unor competitori in defavoarea altora. S-au nclcat principiul transparentei, respectiv punerea la dispoziie tuturor celor interesai a informaiilor referitoare la aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public i principiul tratamentului egal", respectiv aplicarea in mod nediscriminatoriu a criteriilor de selecie i a criteriilor pentru atribuirea contractului de achiziie public, astfel nct orice furnizor/executant/prestator s aib anse egale de a i se atribui contractul respectiv. In acest context, echipa de auditori interni recomanda elaborarea unor proceduri de lucru, scrise si formalizate, cu respectarea ntocmai a cadrului normativ si stabilirea responsabililor cu monitorizarea aplicrii i actualizrii lor. De asemenea, este necesar instituirea unui sistem de pregtire profesional al salariailor, de ctre eful serviciului, i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele realizrii nsuirii i aplicrii procedurilor.

237

5. Licitaie deschis 5.1. Deschiderea i calificarea ofertelor

In cazul aplicrii procedurii de licitaie deschis, numrul de furnizori, executani sau prestatori de servicii care au dreptul de a depune oferta este nelimitat. Ofertantul are obligaia de a elabora oferta in conformitate cu prevederile Documentaiei de atribuire. Acesta trebuie s-i dovedeasc eligibilitatea, nregistrarea ca persoan juridic, capacitatea tehnic i capacitatea economico-financiar i s depun garania de participare. Garania de participare este necesar pentru protejarea autoritii contractante fa de riscul unui eventual comportament necorespunztor al ofertantului pe ntreaga perioad derulat pn la semnarea contractului de achiziie public. Echipa de auditori interni a examinat respectarea prevederilor legale privind deschiderea i calificarea ofertelor i a constatat neconcordan ntre data precizat n anunul de participare la licitaie i data deschiderii propriu-zise a ofertelor i descalificarea incorect a unor participani la licitaie. In legtur cu aceste constatri, auditorii interni au recomandat responsabilizarea expres a activitii de deschidere i calificare a ofertelor. 5.2. Stabilirea ofertei ctigtoare

Dup analiza modului de primire a ofertelor, comisia de evaluare a procedat la deschiderea acestora respectndu-se data prevzut n anunul de participare i s-a ntocmit Procesul-verbal de deschidere a ofertelor. In continuare, comisia de evaluare a verificat coninutul ofertelor in sensul concordanei acestora cu cerinele solicitate prin cererea de ofert si n toate cazurile a constatat ca s-au respectat prevederile legale, respectiv au fost ntocmite hotrri ale comisiei de evaluare in care au fost nominalizai ofertanii calificai, ct i cei desemnai ctigtori n urma adjudecrii licitaiei . Echipa de audit a constatat n coninutul Documentaiei de atribuire aferent Dosarului nr. 5 al achiziiei de servicii de ntreinere si reparaii climatizoare unele deficiente n stabilirea ofertei ctigtoare, din fericire fr rezultate finale eronate: In Fisa de date a achiziiei pentru factorul financiar de evaluare tariful manoperei/ora de lucru la interveniile accidentale/lot au fost acordate 300 puncte, iar in algoritmul de calcul prezentat in DEPO punctajul maxim a fost de 150 de puncte. De asemenea, pentru valoarea minima a criteriului eantion de piese de schimb/unitate de aer condiionat s-a acordat punctajul maxim de 150 de puncte. In formula de calcul a punctajelor intermediare acestei valori minime a factorului financiar i-au fost acordate 300 de puncte. Datorita diferenelor mari dintre valorile nscrise n Fiele de date prezentate de ofertani, erorile de calcul nu au influenat clasificarea ofertelor in funcie de acest criteriu.

238

Pentru valoarea maxima a factorului tehnic de evaluare asigurarea cu piese de schimb pe perioad ndelungat (minim 9 luni) au fost acordate 150 de puncte. In oferta tehnico-economica SC AER COM SA a ofertat termenul de 120 de luni, adic 10 ani, pentru care a primit punctajul maxim. De subliniat c, oferta SC AER COM SA privind manopera/ora servicii prestate a fost substanial mai mic dect a celorlali ofertani i in final nu a ctigat licitaia. Echipa de auditori interni a constat nereguli in stabilirea clasamentului ofertelor participante la licitaii i a recomandat o pregtire susinut i continu a salariailor serviciului, ca poteniali membri in comisiile de evaluare. De asemenea, pentru a uura i asigura corectitudinea calculelor efectuate in vederea stabilirii ofertei ctigtoare s-a recomandat ntocmirea de proceduri de control, scrise i formalizate, i stabilirea responsabilitilor adecvate pentru monitorizarea implementrii acestora. 6. Licitaie restrns Aceast procedur de atribuire a contractului de achiziie public s-a practicat i nainte de modificarea cadrului normativ n 2006, i se desfoar n dou etape distincte prin care numai candidaii selectai n prima etap de autoritatea contractant sunt invitai s depun oferte. Pentru ambele obiecte auditabile cuprinse n tematica misiunii, respectiv Depunerea candidaturilor i selecia acestora i Stabilirea ofertei ctigtoare, innd cont de experiena salariailor, dup verificarea dosarelor acestor licitaii i n urma rspunsurilor intervievailor, echipa de auditori a considerat c nu trebuie elaborat FIAP, legislaia se cunoate i se aplic n mod corespunztor. 7. Dialog competitiv 7.1. Desfurarea dialogului cu candidaii preselectai i stabilirea ofertei ctigtoare

Dialogul competitiv este procedura la care orice operator economic are dreptul de a-i depune candidatura i prin care autoritatea contractant conduce un dialog cu candidaii admii, n scopul identificrii uneia sau mai multor soluii apte s rspund necesitilor sale, urmnd ca, pe baza soluiei/soluiilor identificate, candidaii selectai s elaboreze oferta final. Procedura poate fi desfurat doar dup verificarea prealabil a ndeplinirii cumulative a dou condiii: - contractul ce urmeaz a fi atribuit este de complexitate deosebit; - aplicarea procedurii de licitaie deschis sau restrns nu permite atribuirea contractului n cauz. Contractul ncheiat de Serviciul Aciziii Publice este de complexitate tehnic, respectiv autoritatea contractant nu este n msur s defineasc (nseamn c i este imposibil nu c este incompetent) specificaiile tehnice capabile s i satisfac necesitile i exigenele.

239

Echipa de auditori a constatat c nu a fost respectat concurena impus de procedur, respectiv a existat un singur candidat, o singur ofert. Anunul de participare a indicat corect un numr de minim 3 candidaturi preselectate pentru continuarea procedurii. Pentru c acest contract este deja n derulare i este respectat n totalitate, auditorii au considerat necesar un interviu cu eful comisiei de evaluare care a atribuit acest contract i un FIAP pentru a scoate n eviden problema, eventualele consecine i recomandri i nu au ntocmit un FCRI. 8. Negociere Entitatea public a efectuat n anul analizat, respectiv 2008, 2 proceduri de atribuire prin negociere. S-a recurs la observarea fizic direct avnd n vedere numrul mic de proceduri derulate, specificul acestora i obiectivele cuprinse n tematica misiunii de audit intern. 8.1. Condiii de aplicare a procedurii de negociere

n legtur cu procedura de atribuire prin negociere s-a constatat c n cazul negocierii fr publicarea prealabil a unui anun de participare procedura s-a continuat i dup ncheierea situaiei de urgen care a determinat aplicarea ei, iar la o negociere cu publicarea prealabil a unui anun de participare s-a anulat licitaia deschis dar Documentaia de atribuire a suferit modificri n ceea ce privete criteriul de atribuire. Astfel nu au fost respectate art. 122 i 110 privind condiiile de aplicare a procedura de negociere. Pentru mbuntirea activitii desfurate i eliminarea deficienelor constatate, au fost elaborate urmtoarele recomandri: - ntocmirea procedurii specifice, scris i formalizat, referitoare la situaiile de aplicare a procedurilor de negociere; - revizuirea dosarelor achiziiilor publice ncheiate prin proceduri noi, n anii 20072008, i n condiiile n care exist abateri de la legalitate, dar nu exist contestaii, atenionarea personalului responsabil; - efectuarea de instruiri profesionale n cadrul serviciului pentru nsuirea legislaiei i a cadrului procedural, ndeosebi pentru procedurile nou introduse, cunoaterea i interpretarea corecta a acestora i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele obinute. 9. Cerere de oferte 9.1. Invitaia de participare

Din interviul realizat cu eful serviciului i din analiza indirect a contractelor de achiziii publice ncheiate prin proceduri de cerere de oferte s-a constatat c nu exist baz de date proprii complet, care s pun la dispoziie o ofert corespunztoare. De asemenea, nu exista un istoric actualizat pentru fiecare furnizor si nu sunt definite in scris criterii de selecie a furnizorilor, acetia fiind selectai doar de pe Internet si din

240

Pagini aurii. Nu se poate oferi asigurarea ca se dispune de proceduri de lucru, de mijloace pentru identificarea ofertelor reprezentative n ceea ce privete produsele/serviciile/lucrrile de achiziionat i pentru garantarea unei concurene reale, fapt care poate avea ca efect realizarea unor achiziii neavantajoase. Din testrile efectuate, la toate procedurile de atribuire prin cerere de oferte, s-au constatat abateri de la prevederile legale, respectiv: - diminuarea termenului legal dintre publicarea invitaiei de participare i data limit de depunere a ofertelor - invitaiile de participare nu informeaz ntotdeauna cu privire la data limit pentru depunerea ofertelor; - nespecificarea modalitii de obinere a Documentaiei de atribuire. Aceste disfuncionaliti au condus la o baz de selecie a ofertelor mai mica, (de regula nefiind mai mult de doi ofertani pentru fiecare achiziie), reducndu-se posibilitatea asigurrii unui pre mai bun/performane tehnice mai mari pentru subiectul achiziiei i la posibilitatea contestrii i anularii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public. In consecinta, recomandarea auditorilor interni a fost de responsabilizarea realizarii acestei activitati, prin intocmirea unei proceduri de lucru specifce i asigurarea coroborrii sarcinilor din fiele posturilor cu procedurile elaborate. 10. Concurs de soluii 10.1. Juriul de evaluare n condiiile organizrii unui concurs de soluii, n scopul evalurii proiectelor prezentate, autoritatea contractant are obligaia de a numi un juriu. Auditorii interni au constatat din examinarea Documentaiei de concurs, respectiv a Fiei de date a concursului de soluii c s-a solicitat concurenilor specializare n design i publicitate, experien n activitatea atelierelor de creaie i ageniilor de publicitate. Aceste specializri nu se regsesc n nici un CV al membrilor juriului. Se ncalc astfel prevederile ordonanei, respectiv n cazul n care concurenilor li s-a solicitat o anumit calificare profesional, atunci cel puin o treime din numrul membrilor juriului trebuie s aib acea calificare sau una echivalent. De asemenea, potrivit rspunsurilor intervievatului, salariat n cadrul Serviciului Achiziii Publice i membru n juriul de evaluare, au fost nclcate prevederile legale de asigurare a integritii i confidenialitii depline a informaiilor comunicate de concureni. Din aceste considerente s-a recomandat: - Ordinul de numire al juriului de evaluare s aib n anex atribuiile i responsabilitile membrilor comisiei. - elaborarea unei proceduri specifice, scris i formalizat, care s cuprind i modul de lucru al membrilor juriilor de evaluare n activitatea practic. - realizarea unor perfecionri profesionale de ctre eful de compartiment pentru cunoaterea cadrului normativ i procedural cu personalul implicat n activitatea de achiziii publice i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestora.

241

11. Atribuirea contractelor de achiziii publice 11.1. Semnarea contractelor de achiziii publice Concomitent cu efectuarea celorlalte testri, echipa de audit a examinat respectarea prevederilor legale n ceea ce privete existena avizelor (tampile i semnturi) din partea autoritii contractante si a contractantului, pe ultima pagina a contractului. Din evaluare a reieit ca dei, prevederile legislative in vigoare nu stipuleaz obligativitatea semnrii contractului pe fiecare pagina, exista riscul de a fi modificat coninutul anumitor file cu consecina diminurii obligaiilor contractantului. In caz de litigiu, autoritatea contractant nu ar putea demonstra c furnizorul nu i-a ndeplinit obligaiile asumate, deoarece aceste obligaii sunt cuprinse in paginile nesemnate ale contractului, care, eventual ar putea fi ntocmite. In acest context, se recomand introducerea in procedurile care se vor elabora obligativitatea semnrii contractelor pe fiecare pagina. De asemenea, s-a constatat existenta unor copii ale contractelor care nu au meniunea conform cu originalul. Aceasta situaie conduce la apariia riscului de a se difuza copii neconforme. Deoarece urmrirea contractelor si/sau certificarea pentru bun de plat se face pe baza copiilor, recomandam necesitatea asigurrii conformitii acestora prin elaborarea normelor de lucru. Aceste aspecte prezentate se ncadreaz in prevederile legale in vigoare privind desfurarea activitii de achiziii publice, dar buna practic in domeniu recomand elaborarea procedurilor de lucru pentru toate activitile desfurate in cadrul entitii si prin acestea s se completeze punctele slabe ale cadrului normativ cu elemente specifice entitii. n legtura cu ntocmirea contractelor de achiziii publice, echipa de auditori interni a constatat o problem, cu posibile consecine negative asupra fondurilor publice alocate achiziiilor. Din aceste considerente, n afar de elaborarea unui FIAP (Fisa de identificare si analiza a problemei) s-a procedat si la ntocmirea unui FCRI (Formular de constatare si raportare a iregularitilor), problema care fiind o potenial iregularitate a fost comunicat efului structurii de audit intern n termenul prevzut de cadrul normativ, respectiv 24 de ore, iar acesta, la rndul su, a comunicat conducerii n urmtoarele 48 de ore. Posibilitatea prejudicierii entitii prin inexistena unor clauze de actualizare/revizuire adecvate. Spre exemplu in situaia de mai sus autoritatea contractanta a pltit in plus in anul 2008 suma de 4.500 lei. Echipa de auditori interni a recomandat: - Intocmirea unor proceduri de control (check-list) cu ajutorul crora s se poat verifica respectarea prevederilor contractuale. - Elaborarea unei proceduri scrise si formalizate in ceea ce privete ncheierea contractului de achiziie public si derularea ulterioar a contractelor ce depesc perioada unui an. - Asigurarea responsabilitilor prevzute in proceduri prin fiele posturilor. - Realizarea unui sistem de pregtire profesional cu personalul compartimentului achiziii i influenarea cu rezultatele acestuia a evalurilor anuale.

242

Echipa de auditori interni, in baza acestui FIAP, a elaborat si FCRI, pe care l-a transmis managementului general in vederea acionrii in timpi reali, si prezentat in cele ce urmeaz. FORMULAR DE CONSTATARE SI RAPORTARE A IREGULARITATILOR CONSTATARE In urma misiunii de audit intern, efectuat la Serviciul Achiziii Publice din cadrul Direciei Administrative i Patrimoniu, n perioada 01.02-30.04.2009, la Dosarul achiziiei publice nr. 8, s-au constatat urmtoarele: - La contractul de servicii atribuit de autoritatea contractanta ofertantului SC ECOLOGIA SRL au fost ncheiate clauze privind actualizarea si/sau revizuirea valorii prestaiei de evacuare si depozitare a gunoiului menajer, pentru ntreaga perioada de valabilitate a contractului, 2006-2008, respectiv creterea anuala a tarifului pe mc cu 5% (tariful de pornire, pentru anul 2006, a fost de 8 lei/mc gunoi menajer, fara TVA). In anul 2007, societatea prestatoare nainteaz autoritii contractante un memoriu justificativ, in urma cruia stabilete tariful prestaiei lunare la 10 lei/mc fara TVA, ncepnd cu ianuarie 2008. Tot in 2007 se nregistreaz pe adresa autoritii contractante un act adiional prin care se stabilete ca tariful prestaiei de evacuare si depozitare a gunoiului menajer sa fie de 10 lei mc ncepnd cu ianuarie 2008, fr TVA. Actul adiional a fost gsit semnat doar de prestator. Corespunztor clauzelor contractuale, pentru anul 2008, al treilea an din perioada de valabilitate a contractului, tariful trebuia sa fie de 8,8 lei/mc gunoi menajer, fr TVA. De asemenea, la contract, in mod inexplicabil, se mai ncheie un act adiional cu acelai numr si data, dar cu coninut diferit in ceea ce privete tariful pentru anul 2008, respectiv 12,5 lei/mc, fr TVA. In consecin, pentru anul 2008, diferena nejustificata prin clauzele contractuale a fost de 3,7 lei/mc gunoi menajer, fr TVA. Datorita acestor iregulariti, autoritatea contractanta a pltit in plus in anul 2008 suma de 4.500 lei noi. Echipa de auditori interni, din verificarea efectuata la firma prestatoare a constatat ca, in anul 2006, aceasta a practicat mai multe tarife de la 7,5 lei la 12,5 lei mc, iar pentru majoritatea instituiilor publice a practicat tarife maximale, evident cu acordul contractanilor. ACTE NORMATIVE INCALCATE: OUG nr. 34/2006 privind achiziiile publice, cu modificrile si completrile ulterioare . HG nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind achiziiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare .

243

RECOMANDARE: Deoarece au fost angajate cheltuieli suplimentare nejustificate, propunem recuperarea sumei de 4.500 lei, de la SC ECOLOGIA SRL. In eventualitatea in care suma nu se poate recupera de la SC ECOLOGIA SRL, directorul Direciei Administrativ si Patrimoniu va stabili, in vederea recuperrii, persoanele responsabile de derularea contractului care, dei aveau cunotina de prima form a contractului, au naintat, spre aprobare conducerii autoritii contractante un act adiional cu acelai numr si data, dar cu tarife diferite de cele stabilite prin contract. Faptul c a fost aprobat, conduce la ideea c nu exist o procedur pentru aceasta activitate, astfel conducerea a semnat pe ncredere, fr a verifica contractul. De asemenea, recomandam elaborarea unei proceduri scrise si formalizate si stabilirea unui responsabil de procedura. ANEXE: copie contract achiziie servicii de evacuare si depozitare a gunoiului menajer; copie Memoriu justificativ, depus la autoritatea contractanta; copii acte adiionale nregistrate la autoritatea contractanta.

12. Derularea i administrarea contractelor de achiziii publice 12.1. Garania de bun execuie Garania de bun execuie a contractului asigur autoritatea contractant se ndeplinirea cantitativ, calitativ i n perioada convenit a contractului. Obligativitatea i modalitatea constituirii, cuantumul i valabilitatea garaniei de bun execuie se stabilesc n perioada premergtoare semnrii contractului sau ulterior semnrii acestuia, ntr-un termen limit convenit de ctre pri i se nscriu n contract. Din analiza efectuat echipa de audit a constatat: - garania de bun execuie nu este constituit n cuantumul prevzut n contract; - nerestituirea garaniei de buna execuie dup expirarea perioade de garanie stabilit pin contract; - autoritatea contractant nu are un control asupra garaniei de bun execuie constituit conform prevederilor contractuale . Pentru mbuntirea activitii desfurate i eliminarea deficienelor constatate, au fost elaborate urmtoarele recomandri: - responsabilizarea elaborrii, formalizrii i actualizrii periodice unui sistem procedural privind constituirea i administrarea garaniei de bun execuie i coroborarea cu fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti. - realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul entitii, privind necesitile de informare n domeniul achiziiilor publice i a sistemului de decontare bancar; - stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii, astfel nct s permit o circulai rapid a informaiilor, fr nicio distorsionare a coninutului acestora; - analiza tuturor contractelor de achiziii atribuite de entitate n perioada auditat, n scopul identificrii cazurilor n care constituirea i gestionarea garaniei de bun

244

execuie s-a fcut fr respectarea cadrului normativ i remedierea deficienelor. 12.2. Finalizarea contractului de achiziie public Pentru evaluarea finalizrii contractelor de achiziii publice ncheiate, auditorii interni au procedat la intervievarea unui salariat din cadrul Serviciului Achiziii Publice. S-a constatat astfel, c responsabilitatea urmririi derulrii unui contract, ulterior ncheierii lui, este a efului echipei care a contribuit la desfurarea ntregii proceduri pentru atribuirea acestui contract. Acesta are ca responsabiliti: - verificarea corectitudinii etapelor de decontare, funcie de specificul achiziiei contractate; - recepia obiectului contractului de achiziie public i ntocmirea documentelor justificative; - urmrirea respectrii termenelor plilor intermediare la contract i conformitatea facturilor i ordinelor de plat; - nedepirea valorii contractului etc. Din analiza, auditorii interni au evaluat ca funcionala activitatea de finalizare a contractelor de achiziii publice ncheiate de entitatea public. 12.3. Dosarul achiziiei publice n urma analizei efectuate cu privire la ntocmirea dosarelor de achiziie public pentru fiecare contract atribuit, s-a constatat c la nivelul serviciului au fost constituite aceste dosare care se completeaz pe msura ntocmirii, transmiterii sau primirii unor documente referitoare la atribuirea contractului de achiziie respectiv. Dosarul de achiziie public are caracter de document public i accesul nu poate fi restricionat dect n msura n care informaiile sunt clasificate sau protejate de un drept de proprietate intelectual, potrivit legii. Din analiza echipei de auditori interni au reieit i unele nereguli privind: - existena de dosare care conin contracte de achiziii publice nesemnate; - unele dosare sunt incomplete, deoarece nu conin toate documentele prevzute de cadrul normativ; - nerespectarea timpului de pstrare a dosarelor; - pstrarea dosarelor n condiii neadecvate. Pentru mbuntirea activitii desfurate i eliminarea deficienelor constatate, au fost elaborate urmtoarele recomandri: - desemnarea unui salariat din cadrul Serviciului Achiziii Publice, prin completarea fiei postului, care va avea atribuii i competene pentru constituirea dosarelor achiziiilor publice. - reconstituirea dosarelor pentru achiziiile efectuate i completarea acestora cu documentele prevzute de cadrul normativ i procedural, pentru ultimii trei ani. Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele aciunii de reconstituire a dosarelor de achiziii de ctre persoanele responsabile cu aceste activiti.

245

III. CONCLUZII Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Listei centralizatoare a activitilor auditabile, a Programului de audit i a Programului de intervenie la faa locului, a constatrilor efectuate, n timpul colectrii i prelucrrii informaiilor, i n timpul muncii pe teren. Toate constatrile au la baza probe de audit obinute pe baza testelor efectuate consemnate in documentele de lucru (liste de control, foi de lucru, interviuri, note de relaii) ntocmite de auditorii interni i nsuite de factorii de management ai entitii. Echipa de auditori interni pe baza testrilor i analizelor efectuate evalueaz Activitatea de achiziii publice conform grilei: Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. OBIECTIVUL
FUNCTIONAL

APRECIERE
DE IMBUNATATIT CRITIC

ORGANIZAREA ACTIVITATII DE ACHIZITII PUBLICE ORGANIZAREA SISTEMULUI INFORMATIC AL ACHIZIIILOR PUBLICE PROGRAMUL ANUAL AL ACHIZIIILORI PUBLICE PREGATIREA APLICARII PROCEDURILOR DE ACHIZIII PUBLICE LICITATIE DESCHISA LICITATIE RESTRNS DIALOG COMPETITIV NEGOCIERE CERERE DE OFERTE CONCURS DE SOLUII ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC DERULAREA I ADMINISTRAREA CONTRACTULUI DE ACHIZITIE PUBLICA

X X X X X X X X X X X X

246

Evaluarea are la baza discuiile care au avut loc, cu privire la recomandrile auditorilor interni, n edina de nchidere a misiunii, apreciate de ctre participani, ca fiind realiste i fezabile. In consecin, apreciem c prin implementarea recomandrilor echipei de audit intern activitatea de achiziii va cunoate o ameliorare semnificativ. Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune n vederea implementrii recomandrilor i s raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul de implementare al acestora. Data: Auditori interni, Comnescu Cristian Bcescu Ana Supervizat, Petrescu Aurel

Not: Precizm c n practic, Raportul de audit intern este semnat pe fiecare pagin de echipa de auditori interni, iar pe ultima pagin att de auditorii interni, ct i de supervizorul misiunii de audit.

247

SINTEZA RAPORTULUI DE AUDIT INTERN I. INTRODUCERE Misiunea de audit intern privind Activitatea de achiziii publice din cadrul entitii publice s-a desfurat conform prevederilor Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003 i a Normelor specifice aprobate de conducerea entitii. Misiunea a fost cuprins n Planul de audit intern pe anul 2009, i a fost realizat de auditorii interni: Comnescu Cristian, auditor superior i Bcescu Ana, auditor principal. II. CONCLUZII Echipa de auditori interni n baza Programului de audit intern, a testrilor i analizei efectuate evalueaz Activitatea de achiziii publice din cadrul entitii, dup cum urmeaz: Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. OBIECTIVUL
FUNCTIONAL ORGANIZAREA ACTIVITATII DE ACHIZITII PUBLICE ORGANIZAREA SISTEMULUI INFORMATIC AL ACHIZIIILOR PUBLICE PROGRAMUL ANUAL AL ACHIZIIILORI PUBLICE PREGATIREA APLICARII PROCEDURILOR DE ACHIZIII PUBLICE LICITATIE DESCHISA LICITATIE RESTRNS DIALOG COMPETITIV NEGOCIERE CERERE DE OFERTE CONCURS DE SOLUII ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC DERULAREA I ADMINISTRAREA CONTRACTULUI DE ACHIZITIE PUBLICA

OPINIE
DE IMBUNATATIT CRITIC

X X X X X X X X X X X X

248

III. CONSTATARI SI RECOMANDARI Principalele constatri i recomandri rezultate din evaluare sunt: Constatare 1: Inexistena unui sistem de pregtire profesional continu a salariailor Serviciului de Achiziii Publice. (FIAP nr. 1.5) Recomandare 1: Pentru mbuntirea activitii desfurate i eliminarea deficienelor constatate este necesar elaborarea unui sistem de pregtire profesional continu a salariailor n urma analizei nivelului de pregtire profesional a personalului i stabilirea modalitilor de realizare a perfecionrii pregtirii profesionale n vederea elaborrii planului pentru anul viitor. Constatare 2: Din analiz s-a constatat c nu exist preocupri pentru gestionarea riscurilor n Serviciului Achiziii Publice i nu a fost inut Registrul riscurilor cuprinznd riscurile poteniale i istoricul acestora, cu efectele i consecinele lor, precum i activitile de control intern asociate pentru limitarea riscurilor. (FIAP nr. 1.6) Recomandare 2: Echipa de auditori interni propune stabilirea unei strategii de gestionare a riscurilor care s cuprind msurile de control intern care sunt luate pentru limitarea acestora i implicit necesitatea unui responsabil cu atribuii pentru elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor privind ntocmirea Registrului riscurilor. Constatare 3: Programul de achiziii publice al entitii, pe anul 2008, este fundamentat necorespunztor. (FIAP nr. 3.5) Recomandare 3: Echipa de auditori interni propune stabilirea unui responsabil cu elaborarea Programului de achiziii publice, care sa aib atribuii clare privind solicitarea referatelor de necesitate de la structurile din cadrul entitii, verificarea conformitii, centralizarea si prioritizarea achiziiilor din cadrul acestora. De asemenea, auditorii interni consider necesar implementarea unui sistem de pregtire profesional a personalului implicat in activitatea de planificare, care s fie realizat de responsabilul cu elaborarea Programului de achiziii publice. Constatare 4: Schimbarea procedurii de licitaie deschisa in alte tipuri de proceduri, cum ar fi: cererea de oferte, negocierea cu o singur surs sau chiar cumprare direct, prin divizarea plafonului n sume pariale mai mici. (FIAP nr. 3.6) Recomandare 4: Numirea unei persoane care s aib responsabilitatea verificrii timp de 6 luni, de la data finalizrii misiunii de audit intern, a sistemului de selectare al procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice. Constituirea unei echipe de control pentru verificarea pe ultimul an a licitaiilor realizate, n vederea evalurii consecinelor care au afectat entitatea n cazurile de divizare a valorii totale n sume pariale mai mici i schimbarea tipului de licitaie.

249

Constatare 5: Unele persoane numite prin ordin, de conducere, pentru a face parte din juriile de evaluare pentru concursurile de soluii nu au adus dovada specializrilor solicitate concurenilor. Se ncalc astfel prevederile ordonanei, respectiv n cazul n care concurenilor li s-a solicitat o anumit calificare profesional, atunci cel puin o treime din numrul membrilor juriului trebuie s aib acea calificare sau una echivalent. (FIAP nr. 10.5) Recomandare 5: Ataarea unei anexe, la ordinul de numire al membrilor juriilor de evaluare pentru atribuirea contractelor de achiziii publice n concursurile de soluii, cu atribuiile ce le revin in aceasta calitate, pe care sa le semneze de luare la cunotin. Constatare 6: nclcarea clauzelor privind actualizarea/revizuirea preurilor din contractele de achiziii publice ncheiate. (FIAP nr. 11.6.3) Recomandare 6: Completarea procedurilor existente cu prevederi clare si responsabiliti adecvate pentru a evalua nerespectarea acestora. Stabilirea unei persoane pentru elaborarea procedurilor, monitorizarea respectrii i actualizrii sistematice a acestora. Constatare 7: ntocmirea incomplet a dosarelor de achiziii publice pentru toate contractele ncheiate. (FIAP nr. 12.7) Recomandare 7: Desemnarea unui salariat care s aib prin fia postului responsabilitatea de a verifica completitudinea dosarelor privind achiziiile publice ntocmite n cadrul compartimentului, conform legii. Stabilirea unei echipe pentru verificarea dosarelor achiziiilor publice constituite n ultimii trei ani i asigurarea completrii acestora ntr-un termen rezonabil, dac este cazul. Recomandare general Elaborarea procedurilor, scrise si formalizate, pentru toate activitile care se desfoar in cadrul Serviciului Achiziii Publice prin dezvoltarea i completarea cadrului normativ. De asemenea, pentru activitile de elaborare a procedurilor s se stabileasc responsabilii cu realizarea, monitorizarea implementrii lor si actualizarea periodic. Pregtirea personalului pentru utilizarea mijloacelor electronice n derularea activitii de achiziii publice avnd n vedere c ncepnd cu anul 2010 toate administraiile publice din Europa trebuie s dispun de capacitatea de a realiza 100% din achiziiile publice prin mijloace electronice i cel puin 50% din achiziiile publice aflate peste pragurile valorice europene.

Precizam ca in Sinteza au fost prezentate FIAP-uri reprezentative, in numr de 7, dar Raportul de audit intern cuprinde 20 FIAP-uri i un FCRI care a fost transmis managerului general, pentru instrumentare, nainte de finalizarea misiunii de audit intern. Data: Auditori interni, Comnescu Cristian Bcescu Ana Supervizat, Petrescu Aurel

250

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern

PLANUL DE ACIUNE I CALENDARUL IMPLEMENTRII RECOMANDRILOR Responsabil cu implementarea Radu Nicolae, Sef SAP

Nr. crt. 1.

Recomandarea Elaborarea procedurilor specifice care reglementeaz activitatea de achiziii publice -

Plan de aciune desemnarea persoanelor responsabile cu elaborarea procedurilor specifice care reglementeaz activitatea de achiziii publice demararea elaborrii procedurilor operaionale desemnarea unei persoane responsabile cu completarea atribuiilor in fisele posturilor, corespunztor procedurilor elaborate Analizarea necesitilor de pregtire profesional

Calendarul implementrii 31.12.2009

2. Asigurarea coroborrii atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin fiele posturilor cu procedurile specifice Elaborarea unui sistem de pregtire profesional continu a salariailor i numirea unui responsabil cu realizarea acestuia -

31.12.2009

Victor Ungureanu, salariat SAP

3.

31.12.2009

Radu Nicolae, Sef SAP

4.

Stabilirea unei strategii de gestionare a riscurilor la nivelul entitii publice

Elaborarea strategiei

30.06.2009

Radu Nicolae, Sef SAP

251

6.

Organizarea i inerea la zi a Registrului riscurilor cuprinznd msurile de control intern care sunt luate pentru limitarea acestora Instruirea adecvat a salariailor ce utilizeaz sistemul IT Stabilirea unui responsabil cu elaborarea Programului de achiziii publice. -

Elaborarea Registrului Riscurilor

31.03.2009

Radu Nicolae, Sef SAP

Realizarea instruirii utilizatorilor solicitarea de la fiecare compartiment a necesarului i justificarea acestuia; analiza necesarului de aprovizionat primit i centralizarea cantitilor; analiza stocurilor existente i compararea cu necesarul de aprovizionat; stabilirea cantitilor de aprovizionat, avnd n vedere stocurile; compararea valoric a necesarului stabilit cu bugetul aprobat, ajustarea acestuia n funcie de buget. stabilirea anexei cu atribuiile si responsabilitile fiecrei funcii din comisie si a secretarului comisiei

31.12.2009

Radu Nicolae, Sef SAP Andrei Bratu, salariat SAP

8.

Respectarea datei scadente pentru ntocmirea Planului anual de achiziii publice

9.

Ordinul de numire al comisiei de evaluare s aib in anexa atribuiile i responsabilitile fiecrei funcii din comisie, implicit ale secretarului comisie cu sarcina verificrii semnrii declaraiilor de confidenialitate i imparialitate nainte de deschiderea ofertelor.

15.07.2009

Luiza Marin, salariat SAP

252

10.

Existenta unei proceduri privind modul de lucru al membrilor comisiilor de evaluare in activitatea de achiziii publice. Stabilirea unui responsabil cu transmiterea rspunsului la clarificrile la Documentaia de atribuire solicitate de ofertani. Efectuarea de instruiri, de ctre eful Serviciului Achiziii Publice cu personalul, pentru cunoaterea si interpretarea corecta a legislaiei. Desemnarea unui salariat din cadrul Serviciului achiziii publice, prin completarea fisei postului, care va avea atribuii si competente in ntocmirea dosarelor achiziiilor publice. Reconstituirea dosarelor pentru achiziiile efectuate in ultimii trei ani. -

stabilirea responsabililor elaborarea procedurilor

31.08.2009

Luiza Marin, salariat SAP

11.

stabilirea responsabilului emiterea deciziei interne

31.07.2009

Luiza Marin, salariat SAP

12.

stabilirea persoanei responsabile realizarea unui program de instruire aprobarea programului informri periodice privind realizarea instruirilor

31.07.2009

Radu Nicolae, Sef SAP

. - verificarea contractelor ncheiate in anul 2008 i constituirea dosarului de achiziie publica pentru fiecare contract n parte

30.09.2009

Florin Gheorghe, salariat SAP

emiterea deciziei pentru constituirea echipei de verificare a dosarelor achiziiilor publice

31.12.2009

Mircea Tudoran, salariat SAP

253

Realizarea verificrii de ctre eful Serviciului achiziii publice a nsuirii cadrului normativ de ctre salariaii serviciului si influenarea evalurii anuale cu rezultatele instruirilor periodice. n cazurile n care n urma procedurii de licitaie prin cerere de oferte nu se primesc cel puin 2 oferte corespunztoare, s se repete procedura In toate cazurile n care se fac achiziii publice s se urmreasc elaborarea unui caiet de sarcini care s cuprind toate caracteristicile tehnice i alte caracteristici, astfel nct produsul achiziionat s corespund necesitilor .

supervizarea respectrii legislative si normative ntocmirea unui plan de evaluare sistematica a personalului organizarea unor aplicaii practice cu personalul responsabil

30.09.2009

Radu Nicolae, Sef SAP

la toate contractele achiziii publice ncheiate in 2005 prin cerere de ofert se va urmri ca exista cel puin 2 oferte corespunztoare completarea fiselor posturilor cu aceasta atribuie pentru toate achiziiile publice se vor elabora caiete de sarcini caietele de sarcini vor cuprinde n mod obligatoriu toate caracteristicile, astfel nct produsul s corespund necesitilor completarea atribuiilor din fisele posturilor

31.07.2009

Mircea Tudoran, salariat SAP

31.12.2009

Ion Pienaru, salariat SAP

..

..

Auditori interni,

Director, Direcia Administrativ si Patrimoniu

254

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR Data: 31.08.2009 Raport de audit nr. X/ ......2009 Data planificat/ Data implementrii 31.12.2009 31.12.2009 X X Data scadent legala pt. elaborare plan 15.07.2009

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Achiziii Publice Rec No. 1. 2. 3. 4.

Serviciul Audit Intern Misiunea de audit public intern: Activitatea de achiziii publice Implementat Parial implementat X Neimplementat

Recomandarea Elaborarea procedurilor specifice care reglementeaz activitatea de achiziii publice Asigurarea coroborrii atribuiilor si responsabilitilor stabilite prin fiele posturilor cu procedurile specifice Stabilirea unui responsabil cu elaborarea Programului de achiziii publice. Ordinul de numire al comisiei de evaluare s aib in anexa atribuiile i responsabilitile fiecrei funcii din comisie, implicit ale secretarului comisiei cu sarcina verificrii semnrii declaraiilor de confidenialitate i imparialitate nainte de deschiderea ofertelor. Existena unei proceduri privind modul de lucru al membrilor comisiilor de evaluare in activitatea de achiziii publice. Stabilirea unui responsabil cu transmiterea rspunsului la clarificrile solicitate de ofertani. Efectuarea de instruiri, de ctre eful Serviciului Achiziii Publice cu personalul, pentru cunoaterea si interpretarea corecta a legislaiei.

5.

31.08.2009 X 31.07.2009 X 31.10.2009 X

6. 7.

255

8.

n.

Realizarea verificrii de ctre eful Serviciului Achiziii Publice a nsuirii cadrului normativ de ctre salariaii serviciului i influenarea evalurii anuale cu rezultatele instruirilor periodice. .. n cazurile n care n urma procedurii de licitaie prin cerere de oferte nu se primesc cel puin 2 oferte corespunztoare, s se repete procedura In toate cazurile n care se fac achiziii publice s se urmreasc elaborarea unui caiet de sarcini care s cuprind toate caracteristicile tehnice i alte caracteristici, astfel nct produsul achiziionat s corespund necesitilor .. Desemnarea unui salariat din cadrul Serviciului Achiziii Publice, prin completarea fiei postului, care va avea atribuii i competene n ntocmirea dosarelor achiziiilor publice; Reconstituirea dosarelor pentru achiziiile efectuate in ultimii trei ani.

31.12.2009

15.07.2009

15.07.2009

30.09.2009 X

31.12.2009

Instruciuni Entitatea/structura auditat: 1. Introducei recomandrile de audit dup Serviciul Achiziii Publice cum sunt prezentate n Raportul de audit Data i semntura conductorului: 2.Verificai coloana corespunztoare: Radu Nicolae implementat, parial implementat, neimplementat Auditor: 3.Introduceri data planificat pentru Comnescu Cristian, Bcescu Ana implementare n Raportul de audit i data Data i semntura: implementrii

256

Supervizarea reprezint activitatea de ndrumare, consiliere, supraveghere i verificare efectuat de ctre supervizor asupra activitii echipei de audit; se realizeaz pe tot parcursul derulrii misiunii de audit intern prin semnarea documentelor ntocmite. Scopul supervizrii este de a da asigurri c obiectivele misiunii de audit intern au fost atinse la timp si n condiii de calitate. Conductorul compartimentului de audit intern sau persoana desemnat de ctre acesta este responsabil cu supervizarea misiunii de audit intern. Prezentm, n continuare, principalele atribuii ale supervizorului misiunilor de audit intern din metodologia general de organizare i exercitare a activitii de audit intern, structurat pe documentele i procedurile specifice. Documentul sau procedura supervizat Planificarea activitii de audit intern

Nr. crt. 1.

Aciunile supervizorului Evaluarea modului de elaborare a planului multianual de audit intern sub aspectul completitudinii acestuia; Analiza modului de elaborare a planului anual de audit intern avnd n vedere structura acestuia, perioadele stabilite i numrul de auditori interni; Verificarea Referatului de justificare i a procedurii de Analiza riscurilor, realizat pentru elaborarea planurilor anuale de audit intern; Analiza modului de ndeplinire a planului anual de audit intern i a sistemului de modificare a acestuia; Verificarea aprobrii planului de audit intern. Verific corectitudinea perioadei de desfurare a auditului; Verific corectitudinea perioadei cuprinse n evaluare; Verific concordana temei i obiectivelor de audit din planul de audit cu cele menionate n ordinul de serviciu. Analizeaz informaiile prezentate i identific eventualele incompatibiliti; Analizeaz capacitile profesionale ale auditorului i stabilete dac deine toate cunotinele i aptitudinile necesare realizrii misiunii de audit.

Obs.

2. Ordinul de serviciu -

3.

Declaraia de independen

257

Documentul Nr. sau crt. procedura supervizat 4. Notificarea

Aciunile supervizorului Verific domeniul i sfera entitii auditate; Verific informaiile privind scopul misiunii de audit intern; Analizeaz principalele obiective stabilite n vederea auditrii; Verific perioada de derulare a misiunii de audit intern. Verific consistena surselor de colectare a informaiilor; Verific dac sursele identificate s-a realizat n concordan cu cerinele obiectivelor de audit; Verific dac sursele de colectare a informaiilor sunt credibile; Verific dac informaiile colectate sunt pertinente, relevante i suficiente; Verific dac o informaie este culeas din mai multe surse; Verific modul de selectare i structurare a informaiilor; Verific dac informaiile sunt interpretate corect; Verific dac informaiile colectate asigur nelegerea organizrii i derulrii activitilor de audit; Verific dac chestionarul de luare la cunotin conine ntrebri cu privire la organizarea intern a entitii, la funcionarea acesteia, la contextul socio-economic n care i desfoar activitatea; Verific dac riscurile cu inciden major sunt identificate pe baza funcionalitii controalelor interne; Verific dac concluziile sunt elaborate pe baza tuturor informaiilor colectate; Verific dac constatrile exprimate ca urmare a prelucrrii documentelor exprim cu obiectivitate gradul de conformitate al documentelor.

Obs.

5.

Colectarea i prelucrarea informaiilor

258

Documentul Nr. sau crt. procedura supervizat 6. Lista operaiilor auditabile

Aciunile supervizorului Verific dac activitatea este detaliat corect n operaii auditabile; Verific dac operaiile sunt succesive realizrii activitii; Verific daca pentru fiecare operaie sunt stabilite controale specifice; Verific dac modalitile de funcionare stabilite asigur minimalizarea riscurilor; Verific dac lista centralizatoare a obiectelor auditabile conine toate datele din documentele colectate i prelucrate. Verific dac sunt identificate riscurile pentru fiecare operaie auditabil stabilit; Verific dac estimarea calitii procedurilor este corect; Verific dac calitatea controlului intern este evaluat corect; Verific dac chestionarul de control intern este elaborat i urmrete dac acesta asigur stabilirea sau identificarea n totalitate a controalelor interne. Verific dac criteriile de analiz a riscurilor sunt corect determinate; Verific dac nivelul riscului este stabilit pentru fiecare criteriu de analiz i dac acesta reflect starea de fapt; Verific daca factorul de greutate este atribuit corect n raport cu importana criteriului de analiz a riscului; Verific modul de stabilire a punctajului total. Verific modul de clasare a riscurilor n funcie de punctajele totale ale riscului stabilite; Verific modul de delimitare a nivelurilor riscurilor n vederea clasrii.

Obs.

7.

Identificarea riscurilor

8.

Analiza riscurilor

9.

Clasarea riscurilor

259

Documentul Nr. sau crt. procedura supervizat 10. Elaborarea tabelului Puncte tari puncte slabe

Aciunile supervizorului Verific dac riscurile clasate cu nivel mare, mediu sau mic dup caz au fost cuprinse n cadrul documentului; Verific consecinele menionate pentru fiecare risc; Verific modul n care a fost definit gradul de ncredere al auditorului cu privire la consecinele riscului; Verific modul de definire a riscului n punct tare sau slab; Verific modul de stabilire a riscurilor ce vor fi luate n auditare. Verific operaiile stabilite a fi auditate; Verific dac aceste operaii sunt aferente riscurilor cu impact determinate; Verific dac exist concordan ntre operaiile stabilite a fi auditate i Tabelul puncte tari i slabe. Verific dac activitile privind pregtirea misiunii sunt corect definite n cadrul programului; Verific dac obiectivele de audit sunt definite n cadrul programului; Verific dac activitile de audit ce urmeaz a fi realizate n cadrul fiecrui obiectiv sunt corect definite i asigur realizarea acestora; Verific dac activitile privind elaborarea i transmiterea raportului de audit sunt stabilite corect; Verific dac activitile menionate pentru urmrirea recomandrilor sunt definite corespunztor; Verific dac timpul de lucru stabilit pentru fiecare activitate cuprins n program este stabilit corect i asigur realizarea acesteia; Verific dac timpul total de lucru menionat n cadrul programului de audit corespunde cu timpul planificat de realizare a misiunii de audit;

Obs.

11.

Tematica n detaliu

12.

Programul de audit

260

Nr. crt.

Documentul sau procedura supervizat -

Aciunile supervizorului Verific dac locul de realizare a diferitelor activiti este menionat corect. Verific dac obiectele auditabile cuprinse n program corespund cu tematica n detaliu; Verific dac testrile menionate a se efectua corespund naturii obiectului auditabil; Verific dac testrile propuse a se efectua sunt consistente pentru atingerea obiectivului de audit; Verific dac locul efecturii testrilor este corect menionat; Verific dac timpul alocat fiecrei testrii asigur realizarea acesteia i atingerea rezultatului scontat. Verific dac termenul de deschidere a interveniei la faa locului respect planificarea; Verific consistena participanilor la edina de deschidere; Verific dac informaiile transmise n cadrul edinei asigur o comunicare eficient cu privire la derularea misiunii de audit intern. Verific dac coninutul acestora stabilete condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc domeniul auditabil, Verific dac tipul ntrebrilor privete obiectivele definite, responsabilitile, mijloacele financiare, resursele umane, tehnicile de informare. Verific dac obiectul testului concord cu obiectivul de audit stabilit n tematica n detaliu; Verific dac obiectivele testului conduc la evaluarea controalelor interne aferente riscurilor identificate i stabilite a fi luate n auditate; Verific dac descrierea testului corespunde cu tipurile de testri cuprinse n program;

Obs.

13.

Programul interveniei la faa locului

14.

Minuta edinei de deschidere

15.

Lista de verificare

16.

Testele

261

Nr. crt.

Documentul sau procedura supervizat -

Aciunile supervizorului Verific dac constatrile sunt bazate pe dovezi consistente, procurate din mai multe surse; Verific dac constatrile sunt obiective i corespund obiectivului de audit; Verific dac constatrile sunt consistente n comparaie cu obiectivul de audit i dac acestea contribuie la atingerea acestuia; Verific dac toate metodele, tehnicile i instrumentele stabilite pentru realizarea testului au fost aplicate i dac acestea au fost corect aplicate; Verific dac eantionarea aplicat populaiei n cauz pentru realizarea testului a fost corect aplicat; Verific dac constatrile efectuate pe populaia eantionat asigur a apreciere rezonabil a concluziilor; Verific dac constatarea referitoare la o deficien corespunde unei iregulariti i dac aceasta s-a raportat; Verific dac concluziile stabilite se bazeaz pe constatrile efectuate. Verific dac constatarea menionat se bazeaz i corespunde testului efectuat; Verific cauza stabilit pentru constatarea efectuat i determin dac aceasta a condus la apariia problemei respective; Verific consecina menionat i determin dac efectul problemei constatate este corect; Verific dac recomandarea este aferent constatrii efectuate i dac prin implementare contribuie la remedierea deficientei constatate i mbuntirea activitii; Apreciaz dac FIAP-urile asigur un sprijin corespunztor pentru misiunea de audit intern, respectiv sunt suficiente, concludente i relevante. Supervizeaz FIAP-urile.

Obs.

17. Fia de identificare i analiz a problemei -

262

Documentul Nr. sau crt. procedura supervizat 18. Formularul de constatare i raportare a iregularitilor

Aciunile supervizorului Verific dac constatarea prezentat prezint un grad de risc ridicat ce poate afecta sau a afectat resursele entitii; Verific dac constatrile se bazeaz pe documente adecvate; Verific dac documentele ridicate sau n copie xerox sunt consistente fa de constatarea prezentat; Verific dac actele normative nclcate sau cele procedurale sunt corect menionate; Verific dac propunerile de soluionare a aspectelor constatate sunt adecvate. Verific dac termenul de nchidere a interveniei la faa locului respect planificarea; Verific consistena participanilor la edina de nchidere; Verific dac informaiile transmise n cadrul edinei asigur o informare corect i in totalitate pentru structura auditat asupra constatrilor efectuate i recomandrilor formulate; Verific dac obieciile formulate de structura auditat au fost luate n calcul de echipa de audit. Verific definirea corect a bazei efecturii misiunii ; Verific definirea perioadei cuprinse n auditare i a perioadei de efectuare a misiunii de audit; Verific definirea corect a obiectivelor de audit; Verific dac tehnicile i instrumentele de audit menionate corespund cu cele aplicate efectiv; Verific consistena definirii documentelor verificate pe timpul auditului; Verific totalitatea definirii documentelor ntocmite pe timpul auditului;

Obs.

19.

Minuta edinei de nchidere

20.

Proiectul de raport de audit

263

Nr. crt.

Documentul sau procedura supervizat -

Aciunile supervizorului Verific dac raportul de audit intern este complet, exact, obiectiv, convingtor, clar i concis; Verific dac raportul de audit este echilibrat ca form i coninut i prezint dovezile de audit ntr-o maniera neprtinitoare; Verific dac tonul raportului de audit este ncurajator pentru factorii de decizie din cadrul structurii auditate; Verific dac raportul de audit are la baz constatrile i recomandrile efectuate pe timpul realizrii testrilor; Verific dac probele de audit sunt suficiente i relevante pentru constatrile prezentate i concluziile exprimate; Verific dac raportul de audit conine un limbaj uzual i un stil de exprimare concret; Verific transmiterea raportului de audit ctre structura auditat. Verific dac discuiile sunt purtate efectiv asupra obieciile formulate de structura de audit la raportul de audit. Verific dac este ntocmit pe baza proiectului de raport de audit; Verific modificrile efectuate n Raportul de audit urmare concilierii efectuate; Semneaz Raportul de audit intern pe ultima pagin; Verific transmiterea raportului de audit conducerii entitii n vederea aprobrii; Verific dac Raportul de audit este nsoit de sinteza asupra constatrilor efectuate; Verific dac recomandrile transmise structurii auditate dup aprobarea Raportului de audit corespund celor menionate n raport; Verific dac Raportul de audit intern este elaborat la termenul fixat.

Obs.

21.

Minuta edinei de conciliere, dac e cazul Raportul de audit

22.

Normele prevd ca aceste atribuii sunt n sarcina efului de serviciu, dar ele trebuie urmrite i de ctre supervizor

264

Documentul Nr. sau crt. procedura supervizat 23. Constituirea dosarelor de audit

Aciunile supervizorului Verific constituirea dosarului permanent i a dosarului documentelor de lucru; Verific n cadrul dosarului permanent constituirea celor 4 seciuni privind dosarele de audit; Verific dac n cadrul fiecrei seciuni sunt ataate documentele corespunztoare conform cadrului procedural; Verific dac dosarele de audit sunt numerotate i indexate; Verific dac documentele sunt etichetate i numerotate n totalitate. Verific dac modul n care au fost implementate recomandrile este corect n raport cu planul de aciune acceptat. Verific modul de informare al conducerii cu privire la implementarea recomandrilor i mbuntirile nregistrate sau cu privire la recomandrile neimplementate. Ofer pe tot parcursul misiunii de audit instruciuni necesare i adecvate n vederea asigurrii derulrii misiunilor de audit intern, n conformitate cu buna practic recunoscut n domeniu; Verific executarea corect i respectarea Programului de audit intern; Evalueaz misiunea de audit n ansamblul derulrii acesteia.

Obs.

24.

Urmrirea recomandrilor

Normele prevd ca aceste atribuii sunt n sarcina efului de serviciu, dar ele trebuie urmrite i de ctre supervizor

25.

Derularea misiunilor de audit intern n ansamblu

265

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008 Avizat: Petrescu Aurel Nr. crt. Propunerea sefului structurii de audit/supervizorului misiunii, ca urmare a revizuirii documentului Declaraia de Exista o incompatibilitate. independen Este propusa o alt persoan n echipa de audit. Programul Nu exist concordan la interveniei la un obiectiv fa de faa locului Tematica in detaliu FIAP nr. Se constata o pagub i nu exist fia de iregularitate Test nr. .. Modul de prezentare a constatrilor nu corespunde cu documentele prezentate Proiect de La pag. , alin. Raport de constatarea nu are la audit intern baz dovezi. Se solicit reanalizarea constatrilor. Documentul de audit Rspunsul auditorilor interni _ Revizuirea de ctre seful structurii de audit/ supervizorul misiunii de audit a rspunsurilor auditorilor De acord

1.

2. 3. 4

Obiectivul a fost refcut in program S-a ntocmit FCRI Constatarea a fost redefinit S-au reanalizat constatrile i paragraful a fost eliminat

De acord De acord

De acord

n.

De acord

266

PROGRAMUL DE ASIGURARE I MBUNTIRE A CALITII eful structurii de audit intern trebuie s elaboreze un Program de asigurare i mbuntire a calitii activitii de audit, prin implementarea cruia se urmrete: - Oferirea unui grad adecvat de asigurare c activitatea desfurat de auditorii interni adaug valoare i contribuie la mbuntirea proceselor i operaiunilor entitii; - Furnizarea unei asigurri suplimentare asupra faptului c activitatea este desfurat n conformitate cu legislaia aplicabil i Codul de conduit etic Auditul public intern necesit adoptarea unui proces permanent de supraveghere i evaluare a eficacitii globale a programului de calitate. Acest proces trebuie s permit evaluri interne i externe. Evaluarea intern const n supervizarea realizrii misiunii de audit intern, prin efectuarea de controale permanente de ctre eful structurii de audit intern, prin care acesta examineaz eficacitatea normelor de audit intern i dac procedurile de asigurare a calitii misiunii de audit sunt aplicate n mod corespunztor garantnd calitatea Raportului de audit intern. Supervizarea va permite depistarea deficienelor n anumite etape din derularea misiunii i va permite iniierea de activiti de mbuntire a viitoarelor misiuni de audit intern i asigurarea perfecionrii profesionale a auditorilor. Evaluarea se realizeaz dup fiecare misiune de audit intern. Este formalizat prin ntocmirea Fiei de evaluare a performanelor auditorilor interni i Fiei de evaluare a misiunii de audit intern. Evaluarea misiunii de audit intern mai poate fi realizat i de conducerea structurii auditate creia i se nainteaz un chestionar de evaluare prin care i se solicit s prezinte o apreciere asupra desfurrii misiunii de audit i a modului de implicare al auditorilor interni pe parcursul misiunii. Evaluarea misiunii de audit intern de ctre structura auditat este formalizat prin Fia de evaluare a misiunii de audit intern de ctre structura auditat.

267

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern FIA DE EVALUARE A PERFORMANELOR AUDITORILOR INTERNI Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Auditor evaluat: Comnescu Cristian/Bcescu Ana ntocmit: Petrescu Aurel Data: . Bugetul de timp efectiv: . ore n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile i controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit i a estimat corespunztor riscurile activitii Programele de audit au fost elaborate n vederea ndeplinirii obiectivelor misiunii n cadrul bugetului de timp alocat Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost reanalizate n mod constant pentru a asigura o eficient folosire a resurselor de audit A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat A existat o bun comunicare ntre auditor i conducerea structurii de audit intern Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile structurii auditate n procesul de audit Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier eficient i la timp Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i recomandrile cnd au fost identificate problemele Normele de audit intern, au fost respectate Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i concluzii, respectiv sunt formulate recomandri practice pentru probleme identificate Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i corecte Exist probe de audit care s susin concluziile auditorului Bugetul de timp planificat: .. 1 2 3 4 5 Observaii X A fost necesar s se lucreze peste orele de program

X X X X X X X X X X

268

Bugetul de timp efectiv: . ore Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competene, relevante i folositoare Documentele au fost completate n mod corespunztor i n conformitate cu normele de audit intern Bugetul de timp a fost respectat Nivel de productivitate personal al auditorului intern.

Bugetul de timp planificat: .. 1 2 3 4 5 Observaii X X X X

269

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern

Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Data: .. FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Note 2 3 4 X

Obiectiv auditat Obiectivele de audit au fost comunicate clar la nceputul misiunii Au fost furnizate suficiente informaii privind misiunea de efectuat Misiunea a contribuit la obinerea de rezultate sau la mbuntirea unora deja existente Misiunea a beneficiat de direcii clare i precise privind modul de desfurare Obiectivele de audit stabilite au fost n concordanta cu activitile desfurate Constatrile au fost prezentate ntr-o maniera logic, structurat, dinamic i interesant S-a rspuns n toate cazurile la ntrebrile legate de misiunea de audit, iar rspunsurile au condus la obinerea de concluzii relevante Misiunea a fost desfurat adecvat, intervenia la fata locului a privit doar obiectivele stabilite i comunicate A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii, iar acesta a fost util n gsirea de soluii la probleme Cum evaluai n general misiunea de audit Considerai ca obiectivele de audit stabilite au privit activitile cu riscuri majore In desfurarea misiunii de audit au fost prezentate constatrile i recomandrile cnd au fost identificate probleme A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat Auditorii au avut un comportament adecvat i profesional

5 X X

Obs.

X X X X X X X X X X X

270

15.

16. 17. 18. 19.

Ce v-a plcut cel mai mult pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care v-au plcut cel mai mult - claritatea recomandrilor - conduita auditorilor interni - calitatea discuiilor Ce v-a plcut cel mai puin pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care v-au plcut cel mai puin ntlnirile pe parcursul misiunii au fost limitate, nu ntotdeauna din vina auditatului. Ce obiective de audit considerai c nu au fost atinse n totalitate din cele comunicate Nu sunt comentarii. Ce obiective de audit considerai c ar fi necesar a fi cuprinse n programul viitor de audit Calitatea procedurilor privind achiziiile publice elaborate n urma recomandrilor. Alte comentarii

Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj: 1 pentru nesatisfctor; 2 pentru slab; 3 pentru satisfctor; 4 pentru bine; 5 pentru foarte bine. n practic se va urmri ca pentru orice notare sub 3 s se solicite explicaii scrise.

271

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Data: .. FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT DE CTRE STRUCTURA AUDITAT Nr. crt. 1. 2. 3. Acord total Programul de audit Programul de audit i timpul alocat misiunii au fost clar X exprimate/definite la nceputul misiunii de audit? Obiectivele i scopul misiunii au fost discutate i agreate n prealabil la nceperea misiunii de audit? Recomandrile i sugestiile managementului structurii auditate au fost obinute i incluse sau avute n vedere pe toat durata desfurrii misiunii de audit? Managementul structurii auditate a fost informat pe tot parcursul desfurrii misiunii de audit asupra stadiului acesteia i potenialele probleme ivite? Misiunea de audit a determinat ntreruperi nejustificate ale activitii structurii auditate? X X X Etapele misiunii Acord Dezacord Dezacord total Fr observaii

4.

5.

272

6.

Misiunea de audit a fost finalizat ntr-o perioad de timp rezonabil? Orice ntrziere n finalizarea misiunii a fost comunicat i explicat managementului? Finalizarea misiunii de audit Recomandrile propuse de ctre auditori au fost relevante pentru operaiunile structurii auditate? Toate prile implicate au avut posibilitatea de a furniza puncte de vedere referitoare la potenialele aspecte identificate de ctre echipa de audit, astfel nct recomandrile emise s fie viabile? Recomandrile propuse de ctre auditori au fost constructive i rezonabile? Echipa de audit Auditorii au avut cunotine despre politicile aplicabile i/sau alte informaii corelate acestora i privind cerinele care afecteaz operaiunile desfurate de ctre structura auditat? Auditorii au acionat ntr-o manier profesional i transparent? X

7. 8.

X X

9.

10.

11.

Not: S se furnizeze orice comentariu suplimentar fa de chestionarele de mai sus care ar putea conduce la mbuntirea activitii desfurate de structura de audit intern.

273