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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO SI SOBRE PRESUPUESTO 1. Cuenta con manuales y directivas propias de gestin 2.

Para el presupuesto se toma en cuenta la priorizacin de actividades 3. Los saldos del perodo anterior no comprometidos fueron depositados en la cuenta del Tesoro Pblico? 4. Los fondos transferidos mensualmente del Tesoro Pblico para el PVL son abonados ntegramente en una cuenta bancaria especfica. 5. Los fondos provenientes de otros tipos de fuentes, se depositan intactos y al da siguiente de su recepcin 6. Cuando existe atraso en la recepcin de los fondos, la entidad ha efectuado los reclamos correspondientes ante el MEF? 7. La entidad asigna parte de los ingresos propios para la atencin del P.V.L? 8. Se emplea todos los recursos transferidos por el MEF en adquirir exclusivamente los insumos para el P.V.L? 9. Los fondos asignados al Programa han sido utilizados en su totalidad durante el ao 2010 en el cumplimiento del objetivo previsto en la normativa SOBRE CONTABILIDAD -TESORERIA 1. La entidad cancela mensualmente al proveedor el valor de los insumos?? 2. Cuenta con manuales y directivas propias de gestin 3. Las facturas de las rdenes de compra consignan el sello restrictivo Pagado? 4. Previo al pago, se exige la conformidad de recepcin de los insumos (gua de remisin, nota de ingreso? 5. Los compromisos contrados por adquisicin de productos para el programa se cancelan con cheque y a nombre del proveedor? 6. En relacin a los cheques: Se controla su secuencia numrica? SOBRE DESARROLLO SOCIAL 1. Se efecta una conciliacin peridica entre las firmas de recepcin de conformidad y los padrones que obran en la Municipalidad 2. Las transferencias que se reciben del MEF son suficientes para atender a los beneficiarios del P.V.L.? X X X X NO OBS

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3. Las municipalidades pueden celebrar convenios entre s para adquirir alimentos para el PVL 4. Existe padrones de beneficiarios por cada Club y /o Comit del P.V.L? 5. Se confirma y/o indaga en situ que la informacin consignada en los padrones es real 6. Se ha establecido que los beneficiarios del P.V.L. sean: Primera Prioridad 7. Los padrones son actualizados permanentemente 8. La atencin del P.V.L se encuentra concentrada en zonas de mayor pobreza? 9. Los insumos o alimentos que se adquieren con los recursos del Programa del Vaso de Leche benefician solo a la poblacin de la jurisdiccin territorial de su municipalidad? 10. El Comit de Administracin del P.V.L. esta constituido por el Alcalde, el Director Municipal y dos representantes de los Clubes de Madres y/o Comits del P.V.L? 11. Existe evidencia sobre la difusin del Programa en lugares de pobreza extrema? 12. A fin de asegurar de manera efectiva la distribucin de las raciones diarias a los beneficiarios, se cuenta con el apoyo de organismos especializados en identificacin tales como la ONPE o RENIEC? SOBRE PROGRAMAS ALIMENTARIOS 1. Se lleva un registro detallado del control de ingresos del Programa del Vaso de Leche mediante el libro bancos? 2. Se cuenta con un manual y/o directiva interna del Programa del Vaso de Leche? 3. Se lleva un registro de los desembolsos para el Programa de Vaso de Leche? 4. Es un nutricionista quin tiene la responsabilidad de establecer los valores nutricionales mnimos que debe contener la racin diaria del PVL? 5. Se ha establecido un sistema adecuado de registro permanente de los movimientos de los productos por unidades de iguales caractersticas? 6. Si en algn mes no hubo atencin, se reporta beneficiarios? 7. Se solicita a los Comits y /o Club de madres la relacin diaria de las personas que han recibido su racin de P.V.L? 8. Existe padrones de beneficiarios por cada Club y /o Comit del P.V.L.? X X

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9. Estos padrones contienen informacin bsica como: Nios de 0 6 aos y de 7 a 13 aos, Nombre y apellidos del Beneficiario, Nombres y apellidos de la madre, Direccin, Edad, Fecha de Nac. Firma o huella digital de la madre, Firma del Presidente del Comit del P.V.L 10. Se confirma y/o indaga en situ que la informacin consignada en los padrones es real 11. Los padrones son actualizados permanentemente 12. Existen otras solicitudes de Comits y/o Club de madres que desean acogerse al Programa del Vaso de Leche. 13. Los insumos o alimentos que se adquieren con los recursos del Programa del Vaso de Leche benefician solo a la poblacin de la jurisdiccin territorial de su municipalidad 14. Se deja constancia de los productos recibidos, a travs de una firma de recepcin por parte del almacenero 15. Al distribuirse la leche con otro agregado tales como: avena u otros productos equivalentes, se calcula el volumen de la racin, de tal forma que sta no sea inferior a los 250 cc 16. Se cuenta con un cronograma de fechas de entrega de productos 17. Se solicita a los Comits y /o Club de madres la relacin diaria de las personas que han recibido su racin de P.V.L? 18. Se ha instruido a los Presidentes de los Comits y/o Club de Madres la forma que se debe preparar los insumos del PVL 19. Se ha efectuado entrevistas a los beneficiarios para determinar si vienen recibiendo su racin diaria del PVL 20. La Distribucin se efecta en forma inmediata, despus de haber recibido los productos del proveedor 21. La Municipalidad ha organizado y determinado los Clubes de Madres o Comits del Vaso de Leche que se encargarn de la atencin del programa

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22. Se cuenta con un cronograma de fechas de X entrega de productos SOBRE SUPERVISION DEL PROGRAMA VASO DE LECHE 1. Se cuenta con un Plan de supervisin y control del programa en su jurisdiccin 2. En los avisos de licitacin o concurso se da preferencia X a la adquisicin de leche fresca 3. Se efectan visitas de supervisin a los diversos X

Comits 4. La supervisin efectuada por la Municipalidad, tiene receptividad de parte del Comit 5. Se deja evidencia de la accin realizada en la supervisin 6. La Municipalidad cuenta en forma permanente con el apoyo de Instituciones especializadas que brindan capacitacin sobre el valor nutritivo, higiene, manipuleo de alimentos, conservacin y condiciones de salubridad de los insumos adquiridos 7. La preferencia por la leche fresca a ser adquirida, est acorde con las condiciones climticas, de tal forma que no afecte su conservacin 8. En caso de no existir en el mercado local leche fresca o en polvo, sta es sustituida por otro producto equivalente de produccin local 9. En las Bases y condiciones de Compra, se fija la responsabilidad del proveedor de garantizar el abastecimiento puntual y permanente de leche fresca, leche en polvo u otros productos agrarios de origen local 10. Se exige previamente al proveedor el cumplimiento de las condiciones y frecuencia de entrega de distribucin, de tal forma que la calidad no se vea deteriorada o merme la cantidad o peso de los productos 11. La Municipalidad remite a la CGR dentro de los 15 das del mes vencido, la informacin del P.V.L? 12. El formato del P.V.L es llenado y suscrito por el Presidente del Comit de Administracin del Programa del Vaso de Leche y por el Director de Administracin o quien hace sus veces 13. La documentacin original, sobre la ejecucin del P.V.L, se conserva en poder de la Municipalidad y se encuentra debidamente foliada y archivada

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MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO INTRODUCCION El presente memorndum ha sido elaborado por los Seores encargados de realizar la Auditoria del rgano de Control Institucional para realizar el Examen Especial: Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial Mariscal Nieto en el tiempo del 01 de Enero hasta el 31 de Diciembre del ao 2010. En razn a sus competencias. Fue realizado de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditora y las Normas de Auditora Gubernamental (NAGU) emitidas por la Contralora General de la Repblica del Per. Tales normas requieren que planifiquemos y realicemos el examen con la finalidad de obtener seguridad razonable de los empadronados queden satisfechos con el Programa del Vaso De Leche y a su vez que los estados de ingresos y egresos no contenga errores importantes. Una auditora comprende el examen basado en comprobaciones selectivas de evidencia que respaldan los importes y las divulgaciones reveladas en una investigacin exhaustiva. Una auditora tambin comprende una evaluacin de los principios de contabilidad aplicados y de las estimaciones significativas efectuadas por la Direccin de la Municipalidad, as como una evaluacin de la presentacin del estado financiero. Consideramos que nuestro examen constituye una base razonable para fundamentar nuestra opinin. El Sistema de Control Interno de la Municipalidad Provincial Mariscal Nieto comprende su plan de organizacin, mtodos procedimientos y la funcin de auditora interna; establecidos para salvaguardar su patrimonio contra el gasto inadecuado, las probables prdidas, el uso indebido de los fondos, verificar la exactitud y veracidad de la informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia en sus operaciones, as como verificar el cumplimiento de los objetivos y polticas establecidos por la entidad. Nuestra revisin en lo que respecta al Programa Vaso de Leche revel ciertos cambios que podran ser aplicados, con la finalidad de permitir a la Municipalidad Provincial Mariscal Nieto, salvaguardar sus intereses en forma ms efectiva. Las siguientes debilidades 1. Los Padrones de Beneficiarios no estn adecuadamente Elaborados sustentados ni aprobados oficialmente.

2. No todos los Beneficiarios empadronados reciben su racin diaria completa de leche y Avena preparada, sin embargo en los cuadernos de control figura la entrega normal. 3. La Supervisin ejecutada por los promotores y funcionarios es dbil y no se implementa medidas correctivas para mejorar el funcionamiento de los comits del Programa del Vaso de Leche. II DEBILIDADES DEL CONTROL INTERNO Desorden en la documentacin que sustenta la programacin y ejecucin de la administracin del Programa Vaso de Leche, con lo PROGRAMADO EN EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL DEL 2010 De la revisin y evaluacin efectuada a las actividades del Programa Vaso de Leche para el ejercicio 2010 aprobado mediante Ley N 24059 Crean el Programa del Vaso de leche en todos los municipalidades provinciales de la Repblica. Dicha gerencia debe realizar 14 supervisiones a los rganos desconcentrados. Sobre el particular cabe mencionar que la documentacin sustentatoria ha sido difcil su ubicacin. RECOMENDACIN DE LAS DEBILIDADES 1. De revisin a los documentos de gestin; Documentacin detallada para la elaboracin del empadronamiento, se recomienda que cada persona que ha sido empadronada cuente con una copia de todos los documentos que se llenan en el momento que se realiza el empadronamiento, con todos los vistos y firmas de todos los responsables del Programa de vaso de leche. Estos documentos deber estar bien resguardados y escritos de manera legible por un personal especializado en el tema de digitacin para evitar errores en el momento de llenar la base de datos con los detalles de los empadronados. 2. De la revisin de documentos que dan sustento a la forma del registro de los empadronados para que puedan recibir su racin diaria, se recomienda que constantemente la gerencia encargada realice supervisiones y encuestas a las personas que reciben su racin diario, a fin de poder constatar como indica los libros de registros donde se manifiesta que todos reciben su racin, y poder conciliar con los documentos fuentes,

para que lleven un mejor control y que todos los empadronados se beneficien de este programa, ya que es el requisito primordial que todas las personas de menores recursos econmicos gocen de dicho beneficio. 3. La supervisin que realizan los promotores y dems funcionarios encargados es deficiente, por lo que se sugiere que peridicamente se supervise no solo los promotores, si no tambin por los responsables, para tener una buena supervisin y al trmino poder realizar una conciliacin entre los promotores y dems encargados de las supervisiones.

AO DEL BICENTENARIO MACHUPICCHU Y PARA EL MUNDO

Moquegua 02 de Febrero 2011 OFICIO N. Seor: Ing. Freddy Zevallos Gmez MUNICIPALIDAD PROVINCIAL MARISCAL NIETO- Moquegua PRESENTE ASUNTO : Remisin de Memorndum de Control Interno REF : estructura del Control Interno 001 - 2011 UDITORES MSG. /MOQ.

************************************************************************* Tengo el agrado de dirigirme a Ud. a fin de remitir adjunto un (01) ejemplar del Memorndum de Control Interno conteniendo debilidades evidenciadas durante el trabajo de campo de la accin de control denominada examen especial del Inventario Fsica Valorizado de Activo Fijo del Mes de Enero hasta el mes de Junio. Precisar que las debilidades de control detectadas no constituyen la totalidad de las mismas ya que fueron determinadas como resultados de evaluaciones selectivas de actividades y procesos relacionados con los objetivos de nuestra accin de control con el propsito de evaluar la estructura de control interno.. Sin otro particular y esperando la atencin al presente, es propicia la ocasin para expresarle los sentimientos de mi especial consideracin y estima.

Atentamente,

AUDITORES ASOCIADOS SA.

CPC. MILAGROS SILVA GOMEZ


AUDITORIA

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