Proiectarea i managementul programelor i proiectelor educaionale Vasile Marcu

Programe i proiecte
(englez) (francez)

Programul - vizeaz componente ale politicilor naionale, sectoriale, regionale - durat foarte mare / evoluie pe termen lung (5 10 ani) - buget global modificabil, dependent de execuia bugetar - ndeplinirea liniilor strategice generale - evaluarea se focalizeaz asupra impactului general al programului (criterii generale de performan)

Proiectul
vizeaz iniiative instituionale, organizaionale durat limitat (6 luni 3 ani) buget fix, limitat, pe capitole implementarea unor obiective precise evaluarea urmrete performane precise, legate de obiective specifice urmrete: - activiti pentru realizri obiectivelor - grup de activiti pentru obinerea rezultatelor specifice - succesiune logic a activitilor - investiie de resurse - imbuntirea situaiei existente

Abordarea sistemic

Proiect

obiective

activiti
resurse rezultate continuare

Tipuri de proiecte educaionale

Proiect de atragere a resurselor financiare i de dezvoltare a bazei materiale /Resurse umane B. Proiecte de dezvoltare a resurselor umane C. Proicete de intervenie educaional D. Proiecte de dezvoltare a relaiilor comunitare
A.

1. Programul Socrates Proiecte (aciuni comunitare n domeniul educaional) Comenius (nvmnt preuniversitar) Erasmus (nvmnt superior) Arion (schimb de informaii) European Label (Certificare Eu) Grundtvig (educaia adulilor) Lingua (limbi strine) Minerva (I.D.) Eurydice (politici educaionale)

2. Programul LdV (Leonardo da Vinci) (formare profesional / sporirea calitii f. prof.) 3. Programul PHARE (consolidarea instituional; investiii) 4. Program de granturi pentru dezvoltare colar Categorii A mbuntirea calitii educaiei B reducerea decalajului C mbuntirea procesului de predare nvare - evaluare D integrare colar i profesional a persoanelor cu CES

Traseul elaborrii unui proiect educaional

Ce? - Denumirea proiectului / eventual acronim Cine? - Organizatorul proiectului i partenerii De ce? - Justificarea proiectului; obiective; Rezultate estimate Pentru cine? - Beneficiarii; Grupul int Unde? Cnd? - Locul de desfurare; Perioada Cum? - Coninutul programelor; Etape / Activiti/ metode - Plan operaional i calendar Cum evalum? Evaluarea / indicatori de evaluare / vizibilitate Va fi continuat? - Perspectivele proiectului

Repere cadru pentru succesul unui proiect Inovaie Parteneriat Responsabilitate Participare comunitar Eficien Profesionalism Transparen

Proiectele eficiente au o perspectiv integratoare pe baza unor elemente de detaliu. Proiectul este un element tactic ntr-o strategie programatic
Politici

Strategii
Surse financiare Programe Proiecte Efecte

Aceasta este abordarea sistemic a programelor i proiectelor educaionale de Alois Gherghu

Managementul serviciilor educaionale Presupune - funcionalitate optim - optimizarea resurselor umane, materiale, valorice - factorii determinani comuni: coal; comunitate; creativitate - abordare teoretic i practic complex Managerul profesionist abilitatea de folosire a cunotinelor n rezolvarea probelemelor identificarea factorilor cheie luarea corect a deciziilor i asumarea riscului ITC abilitatea de a comunica vede complexitatea / abordeaz sistemic / holistic

Calitile personalitii managerului / a profesorului de vocaie

Miestrie pedagogic Tact pedagogic Ethos pedagogic Empatie didactic i managerial

Aptitudine pedagogic (bazat pe competene)

Umor

Direciile principale ale managementului serviciilor educaionale

1 Managementul politicilor instituionale 2 Managementul resurselor 3 Managementul programelor

Principalele componente manageriale sunt: Subsistemul metodologic Subsistemul decizional Subsistemul informaional Subsistemul organizatoric

Trsturile manageriale comune sunt: a) Cultura organizaional b) Misiunea organizaiei c) Clarificarea obiectivelor d) Orientarea ctre beneficiar e) Calitatea superioar a serviciilor f) Implicarea tuturor factorilor n decizii Este necesar o descentralizare pentru eficientizarea serviciilor educaionale. Aceasta se poate realiza i printr-un MARKETING EDUCAIONAL de calitate.

Fazele ciclului managerial de colaborare 1. Precizarea finalitilor i identificarea necesitii 2. Proiectarea elaborarea politicilor colare 3. Programarea activitilor 4. Pregtirea i aprobarea bugetului 5. Implementarea 6. Evaluarea

Schimbri la nivelul organizaiei Managementul schimbrii a) la nivelul organizaional

b) la nivelul culturii organizaionale

a) La nivelul sistemului - orientarea spre problem - mai uor de contestat - schimbri succesive - mbuntirea rezultatelor - descoperirea nepotrivirilor - schimb de liedership?!?

b) La nivelul culturii organizaionale - orientare ctre valori - necontrolabil - transformarea credinelor fundamentale - examinarea efectelor disfuncionale - obligativitatea schimbrii liedershipului!

Etapele schimbrii pentru ameliorarea / dezvoltarea colar

- identificarea problemelor i determinarea obiectivelor schimbrii - culegerea infomaiilor - sintetizarea i amelioarea informaiilor - reformularea problemei - elaborarea planului de aciune pentru rezolvarea problemei -desfurarea aciunii de schimbare - evaluarea Schimbare nvare / schimb = un proces, un eveniment / schimbarea cere timp / Poate fi derutant i dureaz prin efecte
=

Realizarea schimbrii presupune: Contientizarea necesitii schimbrii Manifestarea dorinei de schimbare Achiziionarea cunotinelor necesare Formarea abilitilor necesare noii situaii Consolidarea schimbrii Condiii pentru succesul schimbrii - claritatea scopului - obiective realiste / realizabile - motivaia pentru schimbare - resurse (materiale / umane / valorice) - evaluare corect

Stadii ale schimbrii

Recunoaterea nevoii de schimbare Identificarea schimbrii necesare Aplicarea schimbrii Evaluarea noii situaii

Rezistena la schimbare Cultura colii

Schimbarea vizeaz

Strategia de dezvolatre a politicilor inclusive n coal Practica educaional din coal Interes personal redus nelegere eronat a ideii de schimbare Evaluarea diferit a situaiei Intoleran fa de schimbare Intoleran fa de alte puncte de vedere Nencrederea n iniiatorii schimbrii

Rezistena

Condiii pentru modernizarea politicilor educaionale

Conducerea eficient Implicarea activ a cadrelor didactice Colaborarea la nivelul colii Perfecionarea personalului didactic

Principalele caracteristici ale organizaiei care nva

Furnizeaz oportuniti de nvare pentru toi componenii Folosete nvarea pentru atingerea obiectivelor organizaiei Asigur mbinarea performanei individuale cu cea a organizaiei ncurajeaz cercetarea, cutarea, comunicarea Apreciaz tensiunea creatoare Condiionare reciproc cu mediul Managementul serviciilor educaionale presupune: a) Managementul politicilor instituionale b) Managementul resurselor c) Managementul programelor

Procesul managerial judicios / eficient presupune

Obiectivele proiectelor s se potriveasc cu obiectivele strategice Managementul proiectelor s fie compatibil cu managementul instituiei Compatibilitatea managementului de proiecte cu organizarea acestora Similaritate ntre grupul int al proiectului i al organizaiei S fie abordate aceleai interese Organizaiile partenere s nu fie n conflict.

Abordarea participativ n managementul proiectelor Proiect

Instituie Context

Grup int

Criterii de selecie a unei idei de proiect S se rezolve o problem real S se armonizeze cu scopul organizaiei S existe oameni interesai n rezolvarea problemelor S fie realizabil

Caracteristici generale ale proiectului Termene / nceput finalizare Utilitatea / finalitatea / calitatea schimbrii Obiective / activiti / resurse Buget (financiar i de timp) Cadrul general i specific de desfurare Echipa de proiect Ciclul de via al proiectului Activitile Constituie unitatea fiecrui proiect

- rol bine determinat - consumatoare de resurse - momente de desfurare / nceput desfurare finalizare (Activitile se grupeaz pornind de la finaliti) WBS Work Breakdawn Structure)

Reuita unui proiect Voina de a reui a tuturor factorilor Claritatea structurii proiectului Urmrirea unui ciclu judicios de via Calitatea managementului proiectului

Etape majore ale unui proiect 1. Activiti teoretice i de documentare / Analiza de nevoi 2. Activiti de implementare i de management 3. Finalizarea proiectului

Cartea de vizit a unui proiect este REZUMATUL Titlul / i acronimul Cuvinte cheie Durata Programul / Domeniul Promotorul proiectului Scopul i justificarea proiectului Stadiul actual al contextului Obiectivul central Scurt descriere a proiectului Rezultate ateptate / preconizate Premise: grup int; impactul i eficiena; costuri estimate; echipa de management

Criterii generale de evaluare a proiectelor a) Conformitatea i adecvarea la tematica i obiectivele generale b) Realismul i fezabilitatea c) Calitatea managementului de proiect d) Organizarea i planificarea activitilor e) Claritatea responsabilitilor f) Structura i calitatea parteneriatului g) Asigurarea resurselor h) Analiza i evaluarea costurilor i) Calitatea produselor i serviciilor utilizate

Criterii specifice de evaluare a proiectelor

Calitatea tiinific a propunerii Beneficii estimate pentru grupul int Impactul asupra mediului Complexitatea structural Dezvoltarea de parteneriate Impunerea de bune practici

Principii ale managementului de proiect a) Unicitatea obiectivului b) Existena unui manager de proiect c) Descompunerea structural a proiectului / Activitile d) Abordarea de sus n jos / obiective - resurse e) Evaluarea i reevaluarea n toate etapele f) Monitorizarea continu

Principii operaionale ale managementului de proiect Adoptarea unei metodologii manageriale adecvate Implementarea unei filozofii de proiect Elaborarea unui plan de proiect viabil i fezabil Adoptarea unor obiective realiste Programarea, urmrirea i elaborarea bugetului Alegerea unui manager de proiect competent Susinerea i implicarea total a echipei de management Focalizarea ateniei asupra corelaiei timp activiti Recunoaterea rolului ntregii echipe n succes Evitarea aciunilor i ntlnirilor ineficiente Identificarea rapid i rezolvarea prompt a eventualelor probleme Evaluarea i msurarea constant a progresului ncadrarea strict n parametrii calitativi i financiari

Elemente proiectului

constitutive

ale

managementului

Gestionarea parteneriatului i managementului proiectului Resurse umane ale proiectului Comunicarea n cadrul proiectului / vizibilitatea pr. Urmrirea scopului Urmrirea costurilor Riscuri posibile Funcii ale managementului de proiect Previzionarea Organizarea Comanda

Coordonarea Controlul

Pregtirea proiectului (ex.)

Activitatea 1 Recrutarea membrilor echipei Subactiviti

- recrutarea celor mai buni candidai - descrierea activitii fiecruia - identificarea candidailor motivai - selectarea memebrilor echipei Activitatea 2 Familiarizarea echipei cu propunerea de proiect Subactiviti - prezentarea principalelor coordonate ale proiectului - organizarea unor edine de brainstorming - rescrierea n echip a proiectului

Activitatea 3 Identificarea unor eventuali nlocuitori

Abordarea de sus n jos realizarea unui calendar cu sarcini Graficul Gantt instrumente de planificare matricea logic

Modelul de elaborare a unei diagrame poate fi:

Obiectiv general / finalitate

scop ob. specific 1 ob. specific 2

Obiectiv 1.1
Activiti 1.1.1 1.1.2 1.1.3 etc

Obiectiv 1.2

Obiectiv 2.1

Obiectiv 2.2

Activiti 1.2.1 1.2.2 1.2.3 etc

Activiti 2.1.1 2.1.2 2.1.3 etc.

Activiti 2.2.1 2.2.2 2.2.3 etc.

Caracteristicile unui bun manager de proiect

Atitudine pozitiv Minte deschis Adaptabilitate Inventivitate Asumarea unor msuri calculate Corectitudine Angajament

Recunoaterea liedershipului

Matricea logic de proiect (schema de completare)

Descrierea proiectului
Obiectiv general Indicatori Mijloace de verificare Ipoteze / riscuri

Scopuri Obiective specifice Ieiri / output

Activiti

Indicatori SMART

Specific Msurabil Aplicabil Relevan Timp util de realizare

(Alois Ghergu)

Diagrama Gantt (ex)

(planificarea temporar)

etc
S
5

S
4

S3

S2
S1

T0

T1

T2

T3

T4

....................

etc.

Exemplu de matrice logic

Indicatori de performan verificabil Care-s indicatorii cheie Indicatori cantitativi i calitativi care indic atingerea obiectivului Indicatori care msoar gradul de atingere a obiectivelor

Descriere

Operaia logic

Surse i mijloace de verificare Surse de informare pentru indicatori

Ipoteze

Obiective genarele

Care-i obiectivul general?

Echipa de proiect poate realiza obiectivul

Scopul proiectului

Obiective specifice

Care-s metodele Factori/ condiii pentru obinerea controlate de informaiilor despre principalele riscuri? atingerea obiectivelor Surse de informare pentru aceti indicatori Surse de informare cu privire la derularea proiectului (vizibilitate) Factori externi i condiii pentru ob. rezult cf. planificrii Condiii iniiale ce condiii trebuie ndeplinite pentru realizarea proiectului

Rezultate preconizate

Rezultate msurabile efecte i beneficii. Modific produse Activit. cheie succesiunea lor subactiviti ptr. Producerea rezultatelor

Activiti

Mijloace necesare ptr. Implementarea acestor activiti (personal, echipam Studii etc.

Drumul critic al oricrui proiect

Specificarea sarcinilor / competenelor individuale Planificarea temporar / cursul activitilor (orar) Estimarea timpului Identificarea drumului critic al proiectului

Prima dat / zi / or / este

Cea mai ndeprtat (data limit)

Ce ntrzieri pot aprea Ce activiti sunt critice / ce se poate face

Din ghidul solicitantului Managementul financiar

cererea de finanare

a) lista de idei generale b) surse de finanare c) obiective i prioriti d) analiza tipurilor de proiecte e) analiza condiiilor financiare f) termene limit / pentru depunere / contract

Pai pentru depunerea unui proiect:

1. Pentrru ce dorii finanarea (obiective generale) 2. Surse de finanare / Programe axe prioritare 3. Depunerea proiectului la mai muli finanatori 4. Resursa de timp 5. Criterii de eligibilitate 6. Colaborare cu consultani specializai 7. Argumentarea solid a proiectului 8. Elemente de noutate bine evideniate

A. Bugetul proiectului - devizul estimativ (din cererea de finanare)

- s fie fezabil i s includ toate cheltuielile - nu se depete plafonul maxim - nu cerei suma maxim posibil!! - asigurai / sigurana cofinanrii - atenie la conjunctura economic i social a) cheltuieli directe - cheltuieli de personal (salarii, indemnizaii) - alte cheltuieli de personal (deplasri) - cheltuieli materiale i servicii - alte cheltuieli b) cheltuieli indirecte: - Regie (curent, ap, chirie, ntreinere etc. c) cheltuieli pentru dotri: echipamente, aparatur etc. B. Contractul de finanare: pri contractante; valoare; termene; condiii de decont; responsabiliti, etc.

Monitorizarea i evaluarea final a proiectelor verificarea continu a stadiului de realizare compararea rezultatelor obinute cu cele preconizate controlul costurilor achiziii legislaie, costuri, necesiti, etc. verificarea rezultatului i a impactului proiectului ntruniri periodice asigurarea bunei comunicri vizibilitatea proiectului

Aciuni pentru ameliorarea permanent a proiectului pentru integrarea deplin a acestuia - perspective - protecie - intervenie - corectare

Succes deplin n realizarea proiectelor educaionale

Vasile Marcu ian, 2012, Oradea