UNIVERSITATEA Lucian Blaga din SIBIU FACULTATEA DE TIINE ECONOMICE

Lector univ. dr. Daniela PETRACU

AUDIT INTERN - Caiet de seminar -

Editura Universitii Lucian Blaga din Sibiu 2012

Refereni tiinifici: Prof. univ. dr. Livia Ilie Universitatea Lucian Blaga din Sibiu Prof. univ. dr. Petru tefea Universitatea de Vest Timioara

Descrierea CIP a Bibliotecii Naionale a Romniei PETRACU, DANIELA Audit intern : caiet de seminar / Petracu Daniela. Sibiu : Editura Universitii "Lucian Blaga" din Sibiu, 2012 ISBN 978-606-12-0313-0 657.6(075.8) 336.148(075.8)

Tiparul executat la Compartimentul de multiplicare al Universitii Lucian Blaga din Sibiu Str. Lucian Blaga nr. 2A, Sibiu editura@ulbsibiu. ro

CUPRINS CUVNT NAINTE..............................................................................5 CAPITOLUL I......................................................................................6 1. Definirea auditului.........................................................................6 1.1. Scurt istoric al auditului.........................................................6 1.2. Definirea auditului.................................................................8 1.3. Cadrul de referin al auditului intern...................................10 CAPITOLUL II.....................................................................................13 2.1. Tipologia auditului.................................................................13 2.2. Auditul intern i rolul acestuia n prevenirea i detectarea fraudelor. ...............................................................................................16 CAPITOLUL III....................................................................................21 3. Obiectivele auditului.....................................................................21 3.1. Obiectivele, funciile auditului i caracteristicile auditului intern......................................................................................................21 3.1.1. Obiectivele auditului..................................................21 3.1.2. Funciile auditului intern...........................................22 3.1.3. Caracteristicile auditului intern.................................26 3.2. Aria de aplicabilitate a Standardului profesional nr.36.........27 CAPITOLUL IV....................................................................................29 4. Standardizarea auditului intern....................................................29 4.1.Codul deontologic al auditorului intern............................................29 4.1.1. Integritate...........................................................................30 4.1.2. Obiectivitate........................................................................31 4.1.3. Competen........................................................................32 4.1.4. Confidenialitate.................................................................33 4.2. Standardele de calificare................................................................34 4.3. Standardele de realizare................................................................34 4.4. Standardele de implementare........................................................35

CAPITOLUL V.....................................................................................36 5. Desfurarea auditului intern.......................................................36 5.1. Instrumentele auditului intern....36 5.2. Etapele auditului intern...44 5.3. Desfurarea unei misiuni de audit public intern..................46 CAPITOLUL VI....................................................................................49 6. Aplicaii practice ................................................................................49 6.1. Misiune de audit public intern..49 6.2. Raport de audit intern ntocmit n baza standardului profesional nr. 36 Misiunile de audit intern realizate de experii contabili....89 CONCLUZII.........................................................................................105 BIBLIOGRAFIE...................................................................................106 ANEXE................................................................................................108 Proceduri achiziii instituii publice .108 Machete utilizate n auditul intern (anexe privind: programul auditului, programul interveniei la faa locului, fia de urmrire a recomandrilor..129

CUVNT NAINTE
Prezentul caiet de seminar are ca obiectiv nelegerea auditului intern nu numai prin cunoaterea cadrului legislativ, (lucru absolut obligatoriu) ci, mai ales din perspectiva pailor obligatorii de urmat de ctre auditor (poi fi chiar tu: astzi student - mine auditor) n desfurarea unei misiuni de audit. Caietul de seminar se dorete a constituii un ghid al problematicii minimale ridicate n cadrul unei misiuni de audit celui ce o efectueaz conform cadrului legislativ stabilit de Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern modificat prin Legea nr. 191/2011. Capitolele I V vizeaz urmtoarele aspecte teoretice: definirea auditului intern, tipologia auditului intern, obiectivele auditului intern, deontologie profesional, standarde i etape ale misiunilor de audit intern. Capitolul VI este alocat unor misiuni de audit i anume: - misiune de audit public Audit de regularitate pentru evaluarea i mbuntirea eficienei i eficacitii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare; - misiune de audit intern realizat n baza Standardul profesional nr. 36 Misiunile de audit intern realizate de experii contabili. Prezentarea misiunilor de audit intern fac referire la etapele i procedurile impuse de cadrul legislativ, documentele a cror ntocmire este necesar i a succesiunii n care trebuie ntreprinse n cadrul misiunilor de audit public intern i audit intern.

CAPITOLUL I
1. Definirea auditului 1.1. Scurt istoric al auditului Termenul de audit provine din limba latin de la cuvntul auditauditare, care are semnificaia a asculta, dar despre audit se vorbete de pe vremea asirienilor, egiptenilor, din timpul domniei lui Carol cel Mare sau al lui Eduard I al Angliei. 1 Apariia auditului intern i dezvoltarea auditului extern este strns legat, dup prerea specialistului Jaques Renard, de declanarea crizei economice din 1929 din Statele Unite, cnd ntreprinderile erau afectate din plin de secesiunea economic. Patronatele erau interesate de reducerea taxelor i impozitelor astfel nct toate conturile care conineau operaiuni generatoare de impozite i taxe au fost minuios analizate cu scopul de a se gsi posibilitatea de reducere a masei impozabile sau de operaiuni pentru care s-au pltit n mod necuvenit taxe.2 Conform celor enunate n paragraful anterior realizm ct de departe suntem n timp de anul 1929 i paradoxal ct de similar suntem afectai de criza actuala. Practica auditului are o vechime considerabil fiind folosii diveri termeni cum ar fi : inspecie, control, revizie, verificare, expertiz contabil, supervizare. Fiecare din aceti termeni presupun : - compararea situaiei reale cu situaia care ar trebui s existe; - stabilirea i analiza abaterilor i riscurilor; - propunerea sau recomandarea unor msuri menite s contribuie la atingerea obiectivelor entitii sau la asigurarea unei informri corecte. Aceti termeni pot avea o sfer de cuprindere diferit i pot s se bazeze pe unele tehnici i procedee specifice de investigare.3 Termenul de audit n general vine de la cuvntul latin audire a asculta i a informa pe alii. n rile anglo-saxone de azi, acest termen
Ghi M., Sas F., Tamas A., Briciu S., Ghi R. i Dobra B., Guvernaia corporativ i auditul intern, Editura AETERNITAS, Alba Iulia, 2009, pag.264. 2 Strcea D., Audit intern, Editura Academica Brncui, Trgu Jiu, 2008, pag.10. 3 Oprean I., Popa I., Lenghe R.l, Procedurile auditului i ale controlului financiar, Editura Risoprint, Cluj Napoca, 2007, pag.93.
1

are semnificaia unei revizii a informaiilor contabile i de alt natur, realizat de ctre un profesionist independent, n vederea exprimrii unei opinii asupra regularitii i sinceritii informaiilor auditate.4 Rolul i necesitatea auditorilor interni a crescut continuu i a fost unanim acceptat, motiv pentru care acetia au simit nevoia de a se organiza i de a-i standardiza activittile practice. Astfel, n anul 1941, s-a creat n Orlando, Florida, SUA, Institutul Auditorilor Interni (I.I.A.), care a fost recunoscut internaional. Ulterior, a aderat Marea Britanie, iar in 1951 Suedia, Norvegia, Danemarca i alte state. n prezent, la acest institut s-au afiliat peste 90 de institute naionale ale auditorilor interni i membri din peste 120 ari, in urma obinerii calitaii de Auditor Intern Certificat (C.I.A.), acordat de I.I.A., pe baza unor examene profesionale.5 Potrivit specialitilor rui I.G.Odegov si T.V. Niconova, etapele de conturare i dezvoltare ale cadrului general de aciune, precum i dinamica obiectivelor i a metodelor utilizate n cadrul procesului de auditare pot fi urmrite in tabelul prezentat mai jos. Istoricul etapelor procesului de audit Perioada Etapa I Preistoria (pn n 1850) Etapa a II-a Apariia auditului (1850-1905) Etapa a III-a Formarea profesiei (1905-1933) Etapa a IV-a Definirea profesiei (1933-1940) Etapa a V-a Situaia
4

Obiective Evidenierea eficienei muncii, prevenirea abuzului Evidenierea abuzului

Metode Verificarea detaliat a factorilor vieii sociale Controlul pe unitti (incluznd testarea pe elemente independente) Controlul general i pe componente Testarea

Evidenierea imaginii corecte a situaiei financiare a clientului Evidenierea imaginii corecte a situaiei financiare a clientului i depistarea greelilor Evidenierea eficienei

Standardizarea

Toma M., Iniiere n auditul situaiilor financiare ale unei entiti, Ed. CECCAR, Bucureti, 2007, pag.14. 5 Ghi M., Ghi R., Briciu S. i Sas F., Audit Public Intern, Editura AETERNITAS, Alba-Iulia, 2006, pag.10 7

actuala (1940-prezent) controlului intern 1.2. Definirea auditului

metodelor

Auditul, n general, este un proces sistematic de obinere i evaluare n mod obiectiv a unor informaii sau afirmaii n vederea aprecierii gradului lor de conformitate cu criteriile prestabilite, precum i de comunicare a rezultatelor ctre utilizatorii interesai.6 Auditul const n verificarea i certificarea situaiilor financiare de ctre un expert independent n vederea exprimrii unei opinii privind realitatea i exactitatea datelor cuprinse n acestea. Rolul auditului este de a asigura utilizatorii de informaii asupra respectrii principiilor i practicilor contabile, precum i asupra prezentrii n contabillitate i n situaiile financiare a imaginii fidele, clare i complete a poziiei financiare i a performanelor financiare ale societii.7 Din analiza definiiilor date auditului, n general se pot desprinde urmtoarele trsturi: 1. uditul este un proces, un ansamblu de operaiuni, de colectare, analiz i evaluare a informaiilor (a probelor de audit) n vederea obinerii unei asigurri rezonabile asupra conformitii sau neconformitii acestor informaii sau declaraii cu criteriile prestabilite. n esen un proces de audit const n: - colectarea probelor de audit just i suficiente (caracterul just al probelor se refer la calitatea i eficacitatea tipurilor de probe colectate iar caracterul suficient se refer la cantitatea de probe colectate) necesare pentru exprimarea unei opinii sau pentru formularea unei recomandri; - evaluarea concordanelor sau a neconcordanelor dintre diferitele tipuri de probe colectate; - stabilirea abaterilor fa de criteriile prestabilite. 2. Auditul confrunt politicile contabile aplicate i procedurile de lucru utilizate n entitate cu un set de criterii prestabilite, cum sunt Standardele Internaionale de Raportare Financiar (IFRS), Standardele Internaionale de Contabilitate (IAS), reglementrile contabile naionale, manualele de proceduri interne,
American Accounting Asociatim (AAA) Giurgiu A.,Ungureanu P., Duma F., Mic Lexicon Financiar Bancar i Bursier, Ed. Didactic i Pedagogic , Bucureti, 2009, pag. 28.
6 7

reglementrile fiscale, etc. Pentru a fi utile, aceste confruntri trebuie s se bazeze pe informaii justificabile i verificabile. 3. Auditorii sunt profesioniti competeni care au obinut aceast calitate pe baza unor examene. Examinarea informaiilor nu se face la ntmplare, dup intuiia auditorilor, ci se face dup standarde profesionale (conduit etic stabilit prin Coduri ale profesiei i prin Directiva a VII-a CCE din 1984, standarde profesionale i standarde tehnice de lucru). 4. Concluziile auditorilor sunt sintetizate i sistematizate n rapoartele care sunt puse la dispoziia celor interesai. 8 n anul 1999, Institutul Internaional al Auditorilor Interni (IIA) din SUA a emis o nou definiie a auditului intern, n urma unui studiu efectuat cu 800 de studeni, coordonat de auditorii din universitile australiene, astfel:9 Auditul intern este o activitate independent i obiectiv, care d unei organizaii o asigurare n ceea ce privete gradul de control deinut asupra operaiunilor, o ndrum pentru a-i mbuntii operaiunile i contribuie la adugarea unui plus de valoare. Auditul intern ajut organizaia s-i ating obiectivele evalund printr-o abordare sistematic i metodic procesele sale de management al riscurilor, de control i de conducere a entitii i facnd propuneri pentru a le consolida eficacitatea. Exist autori 10 care consider c folosirea cuvntului activitate, pentru a definii auditul intern, n locul termenului de funcie l situeaz pe responsabilul su pe o poziie subaltern, innd cont c o activitate este mai elementar dect o funcie. n lexicul Cuvintele Auditului11 exist urmtoarea definiie dat auditului: Auditul intern este n cadrul unei organizaii o funcie exercitat ntr-o manier independent i cu mandat de evaluare a controlului intern. Acest demers specific concureaz cu bunul control asupra riscurilor de ctre responsabili. n Legea nr.672/2002 privind auditul public intern din Romnia12 este adoptat definiia dat de IIA n anul 1999 i este considerat, n prezent, satisfctoare i exhaustiv din punct de vedere al coninutului.
Oprean I, .a., Op.cit., pag 97-98. Ghi M., Popescu M., Auditul intern al instituiilor publice: teorie i practic, Editura CECCAR, Bucureti, 2006, pag.35. 10 Jaques Renard, Theorie et practique de l audit interne, Ed. d Organisation, Paris, 2002, tradus n Romnia printr-un proiect finanat PHARE sub conducerea Ministerului Finanelor Publice, Bucureti, 2003, pag. 61. 11 Le mots d audit IFACI _IAS, Ed. Liaisons, Paris, 2000. 12 Legea 672/2002 modificat cu Legea 191/2011.
8 9

n 2004, IIA a mbuntit definirea conceptului de audit intern, prin implementarea unor termeni agreai tot mai mult n rndul profesionitilor, aa cum rezult din urmtoarea definiie:13 Auditul intern este o activitate independent, obiectiv de asigurare i de consultan conceput pentru a crea valoare i pentru a mbunti operaiunile unei organizaii. Asist o organizaie n ndeplinirea obiectivelor sale prin implementarea unei abordri sistematice i disciplinate n evaluarea i mbuntirea eficacitii managementului riscurilor i a controlului. n rezumat: auditul intern este o profesie care s-a redefinit mereu de-a lungul anilor, din dorina de a rspunde necesitilor n continu schimbare ale entitilor, obiectul su de activitate deplasndu-se de la analiza problemelor contabile i financiare ctre depistarea principalelor riscuri ale entitilor i evaluarea controlului intern al acestora.14 1.3. Cadrul de referin al auditului intern Profesia de audit intern se bazeaz pe un cadru de referin flexibil, recunoscut n ntreaga lume, care se adapteaz la particularitile legislative i de reglementare ale fiecrei ri, cu respectarea regulilor specifice ce guverneaz diferite sectoare de activitate i cultura organizaiei respective. Cadrul de referin al auditului intern cuprinde:15 a) conceptul de audit intern, care precizeaz cteva elemente indispensabile: - auditul intern efectueaz misiuni de asigurare i consiliere; - domeniile sale de responsabilitate sunt riscul, controlul intern i administrarea entitii; - finalitatea auditului intern este aceea de a aduga valoare organizaiilor; b) codul deontologic, care furnizeaz auditorilor interni principiile i valorile ce le permit s-i orienteze practica profesional n funcie de contextul specific;

Ghi M., .a., Op. cit., pag. 282. Jucan N.C., Audit i control intern Suport de curs Master B8, Ed. Alma Mater, Sibiu, 2011, pag. 71. 15 Norme profesionale ale auditului, publicate de IIA i comentate de IFACI, Bucureti, 2002.
13 14

10

c) normele (standardele) profesionale pentru practica auditului intern, care i ghideaz auditorii n vederea ndeplinirii misiunilor i n gestionarea activitilor; d) modalitile practice de aplicare, care comenteaz i explic normele (standardele) i recomand cele mai bune practici; e) sprijinul pentru dezvoltarea profesional, constituit n principal din lucrri i articole de doctrin, din documente ale colocviilor, conferinelor i seminariilor. Cunoaterea i aplicarea acestui cadru de referin ofer organizaiilor i organismelor de reglementare o asigurare privind nivelul de profesionalism al auditorilor interni. Nerespectarea lor nu nseamn numai situarea n afara profesiei, dar mai ales privarea de un mijloc de a fi mai eficace i mai credibil. Amatorismul nu poate s funcioneze n auditul intern, ci doar o abordare sistematic i metodologic poate aduce un plus de valoare organizaiilor.16 Este foarte important a se nelege responsabilitatea auditorilor n realizarea misiunilor concretizat n rapoartele de audit. Un raport de audit poate fi benefic pentru entitate n condiiile n care respect normele profesionale i deontologice enumerate n rndurile anterioare, cum poate fi i distructiv n cazuri contrare. n susinerea celor precizate n paragraful anterior este important de amintit cazuri eleocvente de nceputul mileniului trei cnd SUA a fost zguduit de cteva scandaluri financiare de proporii, respectiv fraude fiscale ale firmelor World Com i Enron, al crui audit intern i consultan managerial s-au efectuat n ultimii zece ani de firma de consultan i audit A. Andersen, i care a condus la dispariia acesteia de pe pia i la elaborarea Amendamentului Sarbanes & Oxley n Congresul SUA, care printre altele prevede: - separarea activitii de consultan de cea de audit; - controlul intern este responsabilitatea managementului, care trebuie s se ocupe de organizarea lui i actualizarea sistematic pe baza analizei riscurilor; - managerul poate eventual s apeleze la auditul extern pentru a-l sprijini n organizarea sistemului de control intern; - auditorul intern realizeaz numai evaluarea controlului intern pe baza evalurii analizei riscurilor asociate.17

Munteanu V., Zuca M., Zuca ., Auditul intern la ntreprinderi i instituii publice: Concepte, metodologie, reglementri, studii de caz; Wolters Kluwer, Bucureti, 2010, pag.16. 17 Ibidem,
16

11

12

CAPITOLUL II
2.1.Tipologia auditului. n literatura de specialitate auditul este structurat, n modaliti diferite i dup criterii diferite.18 A. n funcie de natura obiectivelor urmrite: 1. Audit de conformitate sau de regularitate. Obiectivul acestuia const n a stabili dac s-au respectat anumite criterii definite de o autoritate competent. Aceste criterii sunt de regul specifice unor entiti sau unor sectoare de activiti cum sunt: - respectarea deciziilor sau politicilor conducerii; - respectarea manualelor de proceduri referitoare la derularea operaiunilor; - respectarea clauzelor contractuale; - respectarea reglementrilor legale i a altor restricii externe (astfel inspecia fiscal poate fi considerat un audit de conformitate); - asigurarea exhausticitii, realitii i exactitii informaiilor; - asigurarea securitii activelor; - asigurarea unei atmosfere de lucru moral etice, etc. 2. Audit de eficacitate sau al performanelor. n cadrul acestui tip de audit criteriile nu mai sunt fixe; ele se modific de fiecare dat n funcie de raionamentul auditorilor, ce analizeaz care sunt cele mai bune, eficace, sigure i oportune soluii n funcie de conjuncturile interne i externe aprute. Auditul de eficacitate poate fi privit din dou puncte de vedere: audit de management i audit operaional. 3. Auditul financiar const n colectarea probelor de audit referitoare la situaiile financiare ale unei entiti i n utilizarea acestor probe pentru evaluarea conformitii lor cu criteriile prestabilite. n legislaia romneasc 19 se folosete expresia audit financiar, n Directiva a VII a a Consiliului Comunitii
Boulescu M. i colaboratorii, Fundamentele auditului, Editura did. i ped. Bucureti, 2001, pag. 11-15. 19 Ordonana de Urgen 75/1999 privind activitatea de audit financiar, modificat i republicat
18

13

Europene din anul 1984 este utilizat n aceeai accepie expresia control legal (auditul legal sau audit statutar).20 n funcie de afilierea auditorilor tipurile de audit sunt : - auditul intern; - auditul extern. Auditul intern este organizat sub forma unui compartiment independent din structura entitilor publice i private, iar auditul extern este exercitat sub forma auditului financiar i a auditului contractual realizat de ctre profesioniti independeni i de conducerea entitilor auditate. n ara noastr, legea prevede urmtoarele tipuri de audit:21 a. auditul de sistem, care reprezint o evaluare n profunzime a sistemelor de conducere i control intern, cu scopul de a stabili dac acestea funcioneaz economic, eficace i eficient, pentru identificarea deficienelor i formularea de recomandri n vederea corectrii acestora; b. auditul performanei, care examineaz dup criteriile stabilite: implementarea obiectivelor, realizarea sarcinilor entitii publice i sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor i apreciaz dac rezultatele sunt conforme cu obiectivele; c. auditul de regularitate, care reprezint examinarea aciunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectrii ansamblului principiilor, regulilor procedurale i metodologice, conform normelor legale.
B.

Un alt criteriu de clasificare a auditului se refer la momentul efecturii sale. Din acest punct de vedere exist:22 a) auditul preventiv; Ca urmare a faptului c operaiunile economice sau financiare sunt examinate anterior desfurrii lor, acest tip de audit are avantajul de a putea preveni posibilitatea apariiei unor prejudicii.
Toma M., Op.cit. pag.15. Ghi M., Popescu M., Op. Cit., pag. 101. 22 Boulescu M. Ghi M., Mare V., Fundamentele auditului, Ed. Didactic i Pedagogic, Bucureti, 2001, pag. 15
20 21

14

auditul ulterior; Denumit i audit corectiv, acest tip de audit constat post factum rezultatele desfurrii operaiunilor i poate contribui la prevenirea apariiei unor fenomene negative constatate anterior. Sunt i autori care delimiteaz auditul financiar-contabil de auditul financiar-fiscal. Auditul financiar-contabil i propune verificarea respectrii cadrului conceptual al contabilitii (postulate, principii, norme i reguli de evaluare) general acceptat, a procedurilor interne stabilite de conducerea agentului economic, precum i valorificarea i certificarea reflectrii n contabilitate a situaiilor financiare, a imaginii fidele, clare i complete a acestora pe parcursul exerciiului financiar.23 Auditul fiscal const n exprimarea unei opinii cu caracter independent, cu privire la activitile, competenele, drepturile i obligaiile fiscale i are ca obiectiv evaluarea controlului fiscal, a riscurilor n domeniul impozitelor i taxelor, a politicii fiscale i a performanelor fiscale.24 Din punct de vedere juridic, exist audit legal i audit contractual:25 Auditul legal: apare n rile francofone sub forma controlului legal i este exercitat de comisarii de conturi (Frana). Reprezint misiunea de audit care are ca scop certificarea sinceritii, regularitii i imaginii fidele a conturilor anuale, precum i verificarea specific n privina respectrii anumitor dispoziii legale i a altor informaii. Noiunea de imagine fidel este legat de regularitatea i sinceritatea contabilitii. Regularitatea presupune conformitatea cu regulile i procedurile contabile generale admise. Sinceritatea presupune aplicarea cu bun credin a regulilor i procedurilor contabile, n funcie de cunoaterea pe care responsabilii conturilor trebuie s o aib despre realitatea i importana operaiilor, evenimentelor i situaiilor din ntreprindere. Auditul contractual: este de ordin privat i neinstituional i presupune stabilirea unui contract ntre client i auditor, cruia i se propune o misiune de audit. Aceast misiune poate fi limitat la auditarea unor anumite categorii de documente emise de ntreprindere
b)

Stoian A., urlea E., Auditul financiar contabil, Ed. Economic, Bucureti, 2001. pag. 13. 24 Boulescu M., Ghi M., Mare V., Controlul fiscal i auditul financiar-fiscal, Ed. CECCAR, Bucureti, 2003, pag. 321-322. 25 Creoiu G., Bucur I., Contabilitate Fundamentele i noul cadru juridic, Ed. C.H. Beck, Bucureti, 2007, pag.320.
23

15

(auditul documentelor fiscale), a unei singure activiti a ntreprinderii (auditul vnzrilor) sau la auditul unuia dintre serviciile ntreprinderii (auditul riscului de trezorerie). Analiza acestor particulariti pune n eviden existena unei singure misiuni de audit sau control legal, care cuprinde obiectivele cunoscute (certificare, verificare, specificare), dar i a unui numr foarte mare de misiuni de audit contractual. Aceast situaie se datoreaz multiplelor semnificaii pe care le poate nregistra termenul de audit. Astfel, auditul poate desemna orice contract realizat ntre un auditor i un client i poate constitui o activitate de control, verificare, revizie, inspecie, etc. n aceste cazuri numeroase audituri pot aprea sub form de consultaie, analiz, evaluare, anchet, diagnostic, etc., fr ca persoanele care pretind c fac audit s activeze n domeniul contabilitii.26 2.2. Auditul intern i rolul acestuia n prevenirea i detectarea fraudelor. Pn nu demult companiile nu au considerat prevenirea fraudei ca fiind un obiectiv principal al sistemului de control intern al organizaiei. Aciunile de prevenire a fraudei erau privite ca o component implicit a obiectivelor generale, de conformitate, ale controalelor interne i nu ca un program structurat, cu obiective clare i explicite privind prevenirea i detectarea fraudei. De asemenea, n trecut, acionarii, consiliul de administraie i conducerea aveau tendina s trateze cazurile de fraud ca nite anomalii rezultate din funcionarea defectuoas a controalelor interne, cu o frecven redus. Ca urmare a numeroaselor cazuri rsuntoare de fraud descoperite n interiorul unora dintre cele mai prestigioase companii multinaionale, la nceputul secolului XXI, aceast viziune s-a modificat radical. n prezent, frauda este considerat ca fiind una din cele mai importante riscuri la care este expus o organizaie, n strns legtur cu riscurile de pia, de credit, juridice sau reputaionale.27 Ca o noutate este i faptul c investitorii au devenit mai sensibili la problema riscului de fraud, deoarece pierderile colaterale generate de
Alain Burlaud, (coord), Francois-Denis Poitrinal, Edouard Salustra, Compatabilite et droit comptable. Lintelligence des compts et leur cadre legal, Gualino editeur, Paris, 1998. 27 Munteanu V., .a., Op.Cit., pag. 33.
26

16

fraud au ajuns s depeasc n mod semnificativ pierderile financiare directe provocate de fraud. Aceste pierderi colaterale includ publicitatea negativ care poate afecta grav reputaia unei organizaii. Astfel, investitorii i pierd n primul rnd ncrederea n conducere i n modul n care este controlat compania, fapt care determin n mod evident scderea valorii acesteia. De asemenea, sunt afectate relaiile de afaceri i moralul angajaiilor. Ca rspuns la aceast situaie, investitorii impun dezvoltarea de mecanisme anti-fraud axate pe msuri de prevenire i, respectiv, de detectare la timp a fraudei. Se pune un accent tot mai mare pe controalele interne i pe auditul intern, ca elemente de baz ale acestor mecanisme. 28 Responsabilitile pentru prevenirea fraudei n cadrul organizaiei sunt mprite ntre: conducerea executiv, comitetul de audit i auditul intern. - Conducerea executiv: are responsabilitatea final pentru implementarea mecanismelor pentru prevenirea i detectarea la timp a fraudei. Membrii conducerii executive sunt cei care vor trebui s dea explicaii n cazul descoperirii unor cazuri de fraud. - Comitetul de audit: are rolul de a supraveghea gestionarea riscurilor de fraud i de a monitoriza n mod activ eforturile antifraud ntreprinse de ctre conducerea executiv. - Auditul intern: reprezint o linie de aprare efectiv mpotriva fraudei, cu rol att n monitorizarea riscurilor, ct i n prevenirea i detectarea fraudei. Auditul intern reprezint un instrument la dispoziia comitetului de audit, singurul n msur s evalueze n mod independent riscurile de fraud i msurile antifraud implementate de conducerea 29 executiv. n cadrul activitilor curente, auditorii interni trebuie: - s dein suficiente cunotine pentru a identifica indiciile referitoare la o posibil fraud;
28 29

Munteanu V., .a.,Op.Cit., pag.33 Idem, pag.34. 17

- s fie vigileni la cazurile n care o situaie implic un risc de fraud; - s aprecieze necesitatea de a recurge la cercetri suplimentare, s informeze persoanele competente din cadrul organizaiei i s ntreprind msuri pentru eliminarea sau reducerea posibilitilor de apariie a unor astfel de cazuri. Exist distincie clar ntre auditorii interni i specialitii n investigarea fraudelor, att prin prisma rolurilor i responsabilitilor acestora, ct i prin cea a specializrii i pregtirii profesionale. Bineneles c rolul auditorului intern n depistarea fraudelor depinde de pregtirea profesional i abilitile practice ale acestuia. n practic rolul auditului intern poate s includ: - sprijinirea conducerii n vederea definirii unor mecanisme anti-fraud auditabile; facilitatea evalurii riscurilor de fraud i reputaionale la nivelul organizaiei i al proceselor de afaceri; - evaluarea legturilor dintre riscurile de fraud i controalele interne; - auditarea fraudelor; - sprijinirea specialitilor n investigarea fraudelor; - sprijinirea eforturilor de remediere a deficienelor; - raportarea ctre comitetul de audit a problemelor legate de mecanismele antifraud, evaluarea riscurilor de fraud i reputaionale, a cazurilor sau suspiciunilor de fraud. Auditul intern nu poate preveni n totalitate frauda, dar i poate adapta modul i procedurile de lucru astfel nct s i mreasc ansele de a identifica i interpreta corect indiciile de fraud.30 Auditorii interni trebuie s dispun de un nalt nivel de cunotine teoretice i experien practic pentru a-i putea ndeplini acest rol cu succes. Acetia trebuie s cunoasc posibile scheme i scenarii de fraud specifice domeniului de activitate al organizaiei (ex. asigurri, retail, telecomunicaii,etc.) i s poat recunoate indicii ale schemelor respective de fraud. Pentru punerea n practic a celor enumerate mai sus este necesar investirea n specializarea auditorilor interni prin finanarea cursurilor de specializare a acestora. Alte organizaii apeleaz la
30

Munteanu V., .a.,Op.Cit., pag.35 18

specialiti externi (contractai n baza unor contracte de prestri servicii) pentru realizarea misiunilor de audit, avnd convingerea c n aceast manier au specialiti de nalt clas la costuri nu foarte ridicate. n evaluarea riscului de fraud, auditorul ar trebui s considere, printre altele, urmtoarele ntrebri:31 - Frauda poate fi favorizat de modul de remunerare a conducerii sau a salariailor? - Ct de solide sunt controalele interne? Pot fi evitate? - Cine din organizaie ar avea motivaia pentru a comite o fraud? - Au avut loc schimbri majore n organizaie? - Organizaia i desfoar activitatea ntr-un domeniu sau ntr-o zon geografic cu risc crescut de fraud? - Au fost cazuri n care membrii conducerii sau angajaii au fost investigai n cazuri de fraud? Capacitatea entitii de a prevenii i detecta frauda depinde de o evaluare corect i complet a riscurilor de fraud. n practic, evaluarea riscurilor de fraud este un proces n apte etape:32 1. Organizarea modului de evaluare a riscurilor de fraud. 2. Determinarea proceselor, unitilor organizaionale i a locaiilor care vor fi evaluate,att prin prisma valorii tranzaciilor i soldurilor, ct i a riscurilor specifice cunoscute. 3. Identificarea posibilelor scenarii i scheme de fraud. 4. Evaluarea probabilitii de comitere a fraudei. 5. Evaluarea gradului de importan a riscurilor de fraud identificate (evaluarea pierderilor posibile). 6. Determinarea controalelor interne anti-fraud existente i evaluarea msurii n care aceste controale interne acoper riscurile de fraud. n aceast etap se identific i vulnerabilitile sistemului de control intern. 7. Elaborarea sau modificarea planului de audit pe baza rezultatelor evalurii riscurilor de fraud. Pe lng cele enumerate, auditorul intern trebuie s includ un element de imprevizibilitate n programele sale de lucru.
31 32

Idem pag. 36. Munteanu V., .a.,Op.Cit., pag.37-38. 19

20

CAPITOLUL III

3.1. Obiectivele, funciile auditului i caracteristicile auditului intern 3.1.1. Obiectivele auditului. Obiectivul oricrui tip de audit l constituie mbuntirea utilizrii informaiei.33 Profesionitii din domeniul controlului i auditului au obiective care sunt corelate i intercondiionate ntre ele, astfel:34 - Controlul intern verific dac activitile i aciunile se desfoar n conformitate cu cadrul normativ n vigoare, coroborat cu riscurile cu care se confrunt organizaia; - Controlul extern semnaleaz apreciativ modul de asigurare i funcionare a sistemului de control intern din cadrul organizaiei; - Auditul intern se asigur de existena i funcionarea sistemului de control managerial i evalueaz eficacitatea acestuia, iar ca rezultat poate s recomande renunarea la unele aciuni de control i la dezvoltarea altora; - Auditul extern se asigur c sistemul prezentat mai sus exist i funcioneaz n cadrul organizaiei. n acest sens, urmrete ca misiunile de control intern i misiunile de audit intern s se realizeze n conformitate cu standardele practice n domeniu, de ctre profesioniti diferii i s aib n vedere toate activitile i compartimentele din cadrul organizaiei. Din cele prezentate mai sus rezult rolul cheie pe care l deine AUDITUL INTERN. Astfel, pe de o parte, el evalueaz controlul intern cu privire la funcionalitatea acestuia, n relaiile cu managementul general, dar i n relaiile cu controlul extern primit de entitate din afar, iar pe de alt parte, prin recomandrile i concluziile pe care le furnizeaz pe baza rapoartelor pe care le elaboreaz, ofer AUDITULUI EXTERN o baz pentru elaborarea i formularea unei opinii adecvate, lund n considerare gradul de cunoatere al organizaiei i gradul de asigurare furnizat managementului general de ctre auditorii interni.
33 34

Toma M., Op. Cit., Ghi M., Sas F.,Tamas A., Briciu S., Ghi R. i Dobra B., Op. cit.,pag.304. 21

n consecin, se impune acordarea unei atenii deosebite acestei noi profesii de AUDITOR INTERN, care deja s-a fixat n contiina specialitilor, prin introducerea acesteia ca disciplin de studiu n sistemul universitar, la toate profilurile i specializrile, inclusiv la faculti din afara domeniului economic, i realizarea de activiti de master privind auditul intern, care vor putea fi utilizate i pentru atestarea profesional a auditorilor interni.35 Auditul intern reprezint activitatea de examinare obiectiv, a ansamblului activitilor entitilor economice n scopul real al unor evaluri independente, a managementului riscului i controlului i proceselor acestora. Auditul intern are drept obiective:36 - Verificarea conformitii activitilor din entitatea economic auditat cu politicile, programele i managementul acestora n conformitate cu prevederile legale; - Evaluarea gradului de aplicare a controalelor financiare i nefinanciare dispuse i efectuate de conducerea unitii n scopul creterii eficienei activitii entitii economice; - Evaluarea gradului de adecvare a datelor i informaiilor financiare i nefinanciare destinate conducerii pentru cunoaterea realitii din entitatea economic; - Protejarea elementelor patrimoniale bilaniere i extrabilaniere i identificarea msurilor de prevenire a fraudelor i a pierderilor de orice fel. 3.1.2. Funciile auditului intern Standardele internaionale de audit37 definesc auditul intern ca activitatea de evaluare organizat n cadrul unei entiti ca un serviciu n folosul acesteia. Funciile auditului intern: - examinarea; - evaluarea; - monitorizarea adecvrii i eficacitii controlului intern. Auditul intern examineaz activitile i serviciile entitii, n primul rnd n scopul ameliorrii acestora. El conduce la aplicarea strict a
Ghi M. .a., Op. cit., pag.305 Strcea D., Op. Cit., pag. 43. 37 IFAC i CAFR, Audit financiar 2006, Ed. IRECSON, 2007, pag. 146.
35 36

22

politicilor i procedurilor instituite de entitatea respectiv i nu este limitat la aspectele financiare.38 Auditul intern este:39 - o revedere permanent a activitii entitii economice; - o activitate independent de apreciere, pentru conducerea entitii economice, prin examinarea operaiunilor financiare, contabile i de alt natur privind ansamblul serviciilor; - o evaluare a sarcinilor i a conformitii nregistrrilor contabile, rapoartelor, elementelor de activ, capitalurilor i rezultatelor; - o atestare sau certificare a documentelor financiar contabile. Auditul intern constituie o funcie a structurii de control a entitii. El nu trebuie confundat cu structura de control intern din entitate. Cele dou departamente sunt distincte i independente, neaflndu-se n relaie de subordonare.40 Responsabilii pentru realizarea activitii de audit intern, coordonarea lucrrilor sau angajamentelor, semnarea raporturilor de audit intern trebuie s aib calitatea de auditor intern. Auditorii interni sunt angajai permaneni ai entitii i sunt subordonai direct conducerii entitii sau Adunrii Generale a Acionarilor. Auditorul intern:41 consiliaz, asist, recomand, dar nu decide, obligaia lui fiind de a reprezenta un mijloc care s contribuie la mbuntirea controlului pe care fiecare manager l are asupra activitilor sale i a celor n coordonare, n vederea atingerii obiectivelor. Auditul intern se distinge de alte activiti aparent asemntoare sau similare; context n care avem n vedere urmtoarele:42 Auditul intern i consultana extern: Consultana extern este acordat de regul de experi. n raport cu funcia de audit intern, misiunile de consultan prezint urmtoarele caracteristici specifice: - consultantul este chemat pentru o anumit problem, bine delimitat, iar expertul nu trebuie s intervin n entitate n afara acelui domeniu;
Jinga c., Audit financiar, Ed. ASE, Bucureti, 2009, pag. 54. Boulescu M., Auditul financiar. Repere normative naionale, Ed. Economic, Bucureti, 2003. 40 Jinga C., Op. Cit. pag. 54. 41 Ghi M., .a., Op.cit., pag. 32. 42 CECCAR, Standardul profesional 36 Misiunile de audit intern realizate
38 39

23

- i se ncredineaz o misiune cu obiectiv clar care are de regul o durat fix (totodat pot fi precizate mai multe obiective n cadrul unei misiuni); - lucreaz pentru un anumit responsabil, care poate fi: administratorul entitii, directorul general, adunarea general a asociailor, .a.; - n funcie de obiectiv, se poate emite un diagnostic al situaiei existente. Funciile de audit intern i consultan externe se aseamn ntr-o oarecare msur i de aceea auditul intern este de regul desemnat s colaboreze cu consultantul extern. Auditul intern i inspecia: Sunt funcii complementare; funcia de inspecie este exercitat printr-un compartiment distinct. Auditul intern i controlul de gestiune: Uneori este dificil distincia ntre aceste dou funcii deoarece ambele au avut evoluii asemntoare: - auditul intern a evoluat de la un simplu control contabil la asistena acordat managementului pentru a avea un bun control asupra operaiilor i activitilor; - controlul de gestiune a evoluat de la simpla analiz a costurilor la controlul bugetar, la un adevrat pilotaj al ntreprinderii. Asemnri: - ambele funcii se ocup de toate activitile entitii i deci au un caracter universal; - ca i auditorul intern, controlorul de gestiune nu este un angajat din domeniul operaional; el atrage atenia, recomand, propune, ns nu are competene n domeniul operaional; - ambele sunt funcii relativ recente, n plin perioad de evoluie; - ambele funcii beneficiaz de o apartenen ierarhic ce le pstreaz independena i autonomia. Diferene ntre cele dou funcii: - referitor la obiective: auditul intern urmrete un mai bun control asupra activitilor printr-un diagnostic al dispozitivelor de control intern, iar controlul de gestiune se ocup mai mult de informare dect de sisteme i proceduri, rolul acestuia fiind de a asigura meninerea marilor
24

echilibre ale entitii (cumprri vnzri stocuri investiii etc.), sesiznd abaterile i recomandnd msuri; - referitor la domeniul de aplicare; controlul de gestiune este interesat n principal de rezultate, reale sau previzibile; deci el va lua n considerare tot ce este exprimat sau exprimabil n cifre. Auditorul intern va merge dincolo de aceast dimensiune, ocupndu-se de domenii precum relaiile sociale, calitatea, securitatea, mediul etc. - referitor la periodicitate: n timp ce auditorul intern efectueaz diverse misiuni pe tot parcursul anului cu o periodicitate definit n funcie de risc, controlul de gestiune are o activitate care depinde de rezultatele entitii i periodicitatea raportrilor. Altfel spus activitatea controlului de gestiune este o activitate determinat de prioritile conducerii entitii, pe cnd activitatea auditorului intern este planificat i sistematizat. - referitor la metodele de lucru: metodologia auditului intern este specific funciei; metodele controlului de gestiune sunt n mare parte analitice i deductive, bazndu-se pe informaiile personalului operaional.43 Relaiile de complementaritate: Prin toate interveniile sale auditul intern contribuie la controlul de gestiune acesta fiind cu att mai eficient cu ct primete informaii elaborate i transmise ntr-un sistem de control intern fiabil i validat de auditul intern. Ca i celelalte funcii ale unei entiti, controlul de gestiune trebuie s fie auditat; auditorul intern trebuie s vad dac controlorul de gestiune stpnete bine activitatea. La rndul su, auditorul intern va gsi la controlorul de gestiune informaii care vor constitui tot attea indicii capabile s-i atrag atenia asupra punctelor slabe ce trebuie luate n considerare n cadrul misiunilor de audit.

3.1.3.Caracteristicile auditului intern

43

CECCAR, Op. cit., pag. 8-10, 25

Organizarea funciei de audit intern n cadrul entitilor impune luarea n considerare a urmatoarelor caracteristici44: a) Universalitatea. Reprezint funcia auditului intern care trebuie neleas n raport cu aria de aplicabilitate, scopul, rolul si profesionalismul persoanelor implicate n realizarea acestei funcii. Auditul intern exist si funcioneaz n toate organizaiile indiferent care ar fi domeniul de activitate al acestora.Normele internaionale precizeaz c auditul intern nu este specialist n toate meseriile, specialitatea acestuia fiind sistemul de control intern. b) Independena. Auditul intern este o activitate independent, de asigurarea a ndeplinirii obiectivelor i de consultan, conceput n scopul de a aduga valoare i de a mbunti activitile unei organizaii. Auditul intern are trei principale preocupri i anume: - raporteaz managementului la cel mai nalt nivel pentru c acesta este cel care poate lua decizii, respectiv eful executivului sau al consilului de administraie; - evalueaz i supervizeaz sistemul de control intern; - ofer consiliere pentru mbuntirea managementului, pe baza analizei riscurilor asociate activitilor auditate. Auditul intern intr n cultura organizaiei atunci cnd managerul apeleaz la auditori. n acest fel, auditul intern devine o funcie responsabil, caracterizat prin independen. Auditul intern este o funcie i auditorul intern este o persoan care are obligaii i acestea nu sunt minore. c) Periodicitatea auditului intern este o funcie permanent n cadrul entitii, dar este i o funcie periodic pentru cei auditai. Frecvena auditrilor va fi determinat de activitatea de evaluare a riscurilor. Astfel, auditorii interni pot audita o entitate 8-12 sptmni i apoi s revin dup o perioad de 2-3 ani, n funcie de riscurile care apar. Auditul intern este o funcie periodic, deoarece se realizeaz conform unui plan i pe baza unor programe de activitate, comunicate i aprobate anticipat.
44

Munteanu V., Op cit., pag 20-21. 26

Auditul intern ajut entitile s i ating obiectivele, ceea ce se realizeaz printr-o organizare metodic i sistematic a procesului de audit, ndreptat spre mbuntirea controlului i proceselor de conducere, la diferite perioade de timp . Auditul intern trebuie s urmreasc obiectivele generale, dar i alte elemente ca: - existena unor disensiuni ntre diferite nivele ale organizaiei; - existena anumitor lucruri care descurajeaz oamenii s lucreze mai bine. Auditorii nu auditeaz persoane, ci sisteme, entiti, programe, activiti .a. n acest sens, rapoartele de audit nu conin nume i fapte. Aceasta nu nseamn c auditul intern nu are implicaii asupra persoanelor. Dac descoper fraude, atunci responsabilii activitilor respective vor avea probleme. O concluzie important este aceea c auditorii interni pot realiza o mbuntire constant a sistemului de control intern mai bine dect oricine altcineva, n cadrul misiunilor, datorit metodologiei exacte i riguroase pe care o desfoar. Aria de aplicabilitate a Standardului profesional nr.3645

3.2.

Standardul profesional nr. 36 trebuie respectat de experii contabili n cadrul misiunilor specifice la care sunt solicitai de ctre entitile economice, care pot fi: - misiuni de organizare a funciei de audit intern n cadrul unei entiti; - misiuni de efectuare a auditului n diferite domenii, funcii sau activiti ale ntreprinderii, tiut fiind c din diverse raiuni entitile mai ales cele mici i mijlocii au externalizat funcia de audit intern. Standardul poate fi folosit i n misiunile de audit public intern la care sunt solicitai experii contabili, cu precizarea c accentul este pus n acest caz pe conformitatea la reglementri, instruciuni i alte acte emise de instituiile care solicit acest tip de audit. Referindu-se la experii contabili care ndeplinesc misiuni de audit intern standardul folosete termenii de auditor intern i expert contabil cu aceeai semnificaie, n sensul c auditorul intern are calitatea de expert contabil. Standardul poate fi folosit i de auditorii interni angajai ai agenilor economici care nu au calitatea de expert contabil.
45

CECCAR, Op. cit., pag. 11 27

Pornind de la faptul c n mod curent activitatea auditorului intern este redus la aspecte financiar contabile, n exemplele practice, ca i n cuprinsul standardului n mod intenionat a fost evitat funcia financiar contabil a entitii. n capitolul 6 al acestei lucrri este expus i un raport de audit realizat n cadrul limitelor impuse de Standardul profesional nr.36.

28

CAPITOLUL IV
4. Standardele de audit intern Datorit faptului c auditul intern se desfoar n medii culturale i juridice eterogene, cu mrimi, structuri i obiective diverse, precum i cu specialiti provenii din coli diferite, i c toate aceste particularitai pot influena practica auditului intern din fiecare mediu, pe plan internaional au aprut Standardele de practic profesional a auditului intern, care sunt recomandate auditorilor interni, pe baza crora acetia trebuie s-i realizeze propriile standarde de aplicare a auditului intern. Standardele profesionale ale auditorilor interni cuprind mai multe componente, legate logic ntr-un tot unitar, care ghideaz activitatea acestora, recunoscut de practicieni n domeniu, i anume46: Codul deontologic al auditorului intern; Standardele de atribut - seria 1000 denumite i Standarde de calificare; Standardele de performan seria 2000 denumite i Standarde de funcionare sau Standarde de realizare; Standarde de aplicare practic seria AP 1000 i seria AP 2000 care sunt Standardele de implementare n cadrul misiunilor specifice. 4.1. Codul deontologic al auditorului intern Codul deontologic reprezint o declaraie asupra valorilor i principiilor care trebuie s cluzeasc activitatea i practica cotidian a auditorilor interni. n codul deontologic sunt cuprinse principiile i modul de aplicare pe care auditorul intern trebuie s le respecte, pentru a nu se ndeprta de prevederile standardelor, n cadrul realizrii misiunilor de audit. Codul deontologic enun patru principii fundamentale, i anume: Integritatea, constituie baza ncrederii acordate auditorilor interni; Obiectivitatea, este legata de independen; Confidenialitatea, este absolut necesar, exceptie facnd situaiile prevzute de lege;
46

Munteanu V., Op cit., pag 57. 29

Competena, care implic permanenta cunotinelor teoretice i practice.

actualizare

4.1.1. Integritatea Integritatea presupune onestitate i corectitudine n desfurarea serviciilor profesionale.47 Integritatea nu presupune numai cinste, dar i echitate si sinceritate. Pentru a realiza un audit intern onest i sincer, trebuie dezvoltat un mediu care s ofere baza pentru ncrederea general n toate activitile desfurate de echipa de audit intern,care trebuie s le exercite n mod profesional. Reguli de conduit aferente principiului integritii: desfoar activitatea cu onestitate, profesionalism i responsabilitate; respect legea i fac publice comunicrile necesare potrivit legii i profesiei; nu sunt, prtai cu bun tiin la activiti ilegale i nu se implica n acte care s compromit profesia de audit intern sau organizaia; respect i contribuie la atingerea obiectivelor legitime i etice ale organizaiei. Standardul profesional 36, viznd aceast norm prevede: Experii contabili trebuie s-i ndeplineasc misiunea de audit intern cu onestitate, contiinciozitate i responsabilitate, s fac dezvluirile cerute de lege i de regulile profesiei i s nu ia parte n mod contient la activiti ilegale sau s se angajeze n acte dezonorante pentru profesia de audit intern i pentru asociaia auditorilor interni.48 Exemple din practic: a) auditm un serviciu explicndu-le celor pe care i auditm c suntem acolo pentru a-i ajuta, pentru a le oferi consultan, cnd este cazul, dar deja am acceptat o srie de servicii exagerate din partea lor (cadouri, mese, etc) Cum credei c va fi privit intervenia noastr n aceste circumstane?49 b) Discutm n cadrul serviciului auditat despre problema reducerii costurilor i dup aceea ntrebm dac ni se pune la dispoziie, pe perioada desfurrii misiunii de audit, o main, un telefon, etc.

Stoian A.,urlea E., Audit financiar contabil, Ed. Economic, Bucureti, 2001, pag. 37. 48 CECCAR, Op.cit., pag.16. 49 Munteanu V., .a., Op.cit., pag. 58.
47

30

n aceste condiii, propunerea noastr privind reducerea costurilor mai pot avea vreun impact?50 c) Trebuie avut mare atenie din punctul de vedere al auditrii n mod egal a tuturor persoanelor supuse auditrii, pentru a nu fi pui n situaia de a rspunde unor ntrebri de genul: pe mine m-ai examinat iar pe colegul meu nu. Dac exist astfel de situaie putem demonstra c lucrurile nu stau aa deoarece activitatea colegului era ntr-o zon a riscurilor mai mici. n acest context lucrurile nu sunt simple iar auditorul trebuie s dea dovad de nalt profesionalism. Exemplele pot continua, dar nu vor fi niciodat suficiente deoarece practica l aduce de multe ori pe auditor n situaii inedite din care doar: profesionalismul, seriozitatea i experiena pot s-l scoat fr a-i fi tirbit reputaia i totodat fr a-i pune activitatea de audit ntr-o lumin proast. 4.1.2. Obiectivitatea Obiectivitatea presupune imparialitatea, evitarea situaiilor de incompatibilitate sau conflict de interese ori situaii de natur a determina un ter s pun la ndoial obiectivitatea auditorului. Principiul obiectivitii impune fiecrui profesionist obligaia de a fi just, cinstit n plan intelectual i neimplicat n conflicte de interese. Reguli de conduit aferente principiului obiectivitii: Nu iau parte la activiti i nu stabilesc relaii personale care pot afecta sau se presupune c afecteaz exprimarea unei opinii independente. Acestea includ activitile sau relaiile personale care pot fi n conflict cu interesele organizaiei; Nu accept nimic care poate afecta sau se presupune c afecteaz judecata lor profesional; Comunic toate elementele semnificative de care au cunotin i care, dac nu ar fi fcute cunoscute, ar putea prejudicia calitatea rapoartelor privind activitile aflate sub observaie. Standardul profesional 36, viznd aceast norm preved: Cu ocazia efecturii unei misiuni de audit intern, expertul contabil nu trebuie s ia parte la activiti sau s stabileasc relaii care ar putea compromite judecata lor profesional.51
50 51

Munteanu V., .a., idem, CECCAR, Op.cit., pag.17. 31

Auditorii interni au obligaia de a se abine de la orice activitate n care au un interes personal i care, altfel, le poate afecta obiectivitatea.52 Exemplu n acest sens: n etapa de redactare a raportului nu le este de folos auditorilor exagerarea unor aspecte i cuprinderea acestora n raport i n recomandri. Dac lucrurile nu sunt foarte clare cei auditai i vor susine punctul de vedere n cadrul edinei de conciliere i exist riscul ca auditorul s fie pus n situaia de a reface raportul de audit. n asemenea cazuri imaginea auditorilor va avea de suferit n sens negativ. 4.1.3. Competena Competen presupune c auditorul intern va aplica cunotinele, standardele, abilitile i experiena necesar n furnizarea serviciilor de audit. Auditorii interni trebuie s cunoasc standardele i normele profesionale i s nu accepte misiuni pentru care nu au competena necesar. Reguli de conduit aferente principiului competenei: Se implic doar n acele misiuni pentru care au cunotinele, competenele i experiena necesar; Presteaz servicii de audit intern conform SAI; i mbuntesc n mod continuu competenele, eficacitatea i calitatea serviciilor. Standardul profesional 36, viznd aceast norm preved: n cazul ndeplinirii unei misiuni de audit intern, experii contabili trebuie s utilizeze i s aplice cunotinele i experienele necesare n vederea realizrii atribuiilor lor.53 Auditorii interni trebuie s fie experi n audit, n evaluarea riscurilor, n management i control, dar mai ales n comunicare, s exploateze corect i eficient informaiile pe care le primesc. De asemenea n mod obligatoriu trebuie s aib cunotine de baz privind contabilitatea i sistemul de tehnologie al informaiei (IT) i s posede cunotine teoretico-metodologice i practice din domeniile: contabilitate, fiscalitate, audit, drept.54 Ca exemplu nu poi fi maestru buctar doar dac ai citit o carte de bucate. Cunotinele, abilitile, experiena i priceperea, toate la un loc nseamn competen profesional. 4.1.4. Confidenialitatea
Munteanu V., .a., Op.cit., pag. 59. CECCAR, Op.cit., pag. 19. 54 Munteanu V., .a., Op.cit., pag. 61
52 53

32

Confidenialitatea implic faptul c auditorii interni respect valoarea i dreptul de proprietate asupra informaiilor pe care le primesc i nu furnizeaz informaii fr aprobarea corespunztoare, dect n cazul n care exist obligaii legale sau profesionale n acest sens55. Reguli de conduit aferente principiului confidenialitii: Manifest pruden n utilizarea informaiilor obinute n timpul exercitrii sarcinilor de serviciu; Nu utilizeaz informaii n scopul obinerii unor beneficii personale sau n orice alt mod care ar fi contrar legii sau n detrimentul obiectivelor legitime sau etice ale organizaiei. Standardul profesional 36, viznd aceast norm preved: Cu ocazia realizrii unei misiuni contractuale de audit intern experii contabili trebuie s respecte valoarea i proprietatea informaiilor pe care le primesc: ei nu divulg aceste informaii dect pe baza autorizrii necesare, n afar de cazul n care o obligaie legal sau profesional i oblig s procedeze altfel.56 Auditorii interni sunt obligai s pstreze informaiile n posesia crora intr prin atribuiile ce le revin. Ei au acces la orice informaii, unele chiar foarte personale conform procedurilor, dar aceste informaii le primesc n funcie de modul cum vor lucra, altfel nu le vor mai primi. Aceste informaii nu trebuie divulgate sau comentate, ci trebuie utilizate, eventual discutate n echip.57 De exemplu anumite informai pot fi utilizate ca instrument de manipulare. Confidenialitatea este important de la cel mai mic amnunt pn la aspecte majore. Dac nu vom fi confideniali n lucruri minore, cine ne va mai ncredina spre examinare probleme majore? Un exemplu al aplicrii acestor principii, n practica mea de auditor, ar putea viza urmtoarele: Integritatea: - s respect n totalitate principalele standarde n domeniu; - s evit excepiile din activitatea mea. Obiectivitatea: - s fiu atent la ce misiuni de audit voi fi repartizat (eventual voi contracta), care s nu mi afecteze obiectivitatea. Confidenialitatea:
Cristea ., Audit intern, Suport de curs, pag 26. CECCAR, Op.cit., pag.18. 57 Victor Munteanu,, Op cit, pag. 60.
55 56

33

- s mi mbuntesc stilul de lucru i de comunicare n echip, fiind ntr-un colectiv nou; - s adopt i s respect principiile sntoase i bun practic recunoscute n domeniu. Competena: - s mi nsuesc structura organizatoric a entitii; - s mi actualizez cunotinele privind partea practic; - s m documentez n probleme legislative, fiscale, contabile, IT i orice alte probleme ce le vizeaz misiunea de audit. 4.2.Standardele de calificare58 Aceste standarde enun caracteristicile structurilor de audit i ale persoanelor individuale implicate n efectuarea activitilor de audit intern i sunt formate din patru standarde pricipale: 1000 Scopul, autoritatea i responsabilitatea; 1100 Independena si obiectivitatea; 1200 Atenia acordat competenei i obligaiilor profesionale; 1300 Program de asigurare i mbuntire a calitii. Standardele de calificare principale sunt dezvoltate i completate prin Standardele de implementare practic. 4.3.Standardele de realizare59 Aceste standarde descriu realizarea activitii de audit intern i definesc criteriile de calitate pentru msurarea acestora i se compun din apte standarde principale: 2000 Conducerea auditului intern; 2100 Natura activitii; 2200 Planificarea misiunii; 2300 ndeplinirea misiunii; 2400 Comunicarea rezultatelor; 2500 Supravegherea progresului; 2600 Acceptarea riscurilor de ctre management.
58 59

Idem, pag. 62 63. Idem pag. 62 34

Acestea sunt prezentate n Anexa la Standardele de audit intern, elaborate de Institutul Auditorilor Interni (I.I.A.). 4.4. Standardele de implementare Standardele de implementare reprezint transpunerea n practic a Standardelor de calificare i a Standardelor de realizare pentru misiuni specifice, cum ar fi: realizarea unui audit de conformitate/regularitate, realizarea unei misiuni de consiliere, realizarea unui audit de sistem, realizarea unui audit de perforforman60. Standardele de audit intern constituie biblia auditorului intern, care aplic i implementeaz n practic, pas cu pas, cu respectarea particularitilor specifice fiecrei culturi organizaionale i vor conduce la rezultate ateptate61 n concluzie, putem considera c aplicarea Standardelor de audit intern va aduce o valoare adugat efectiv organizaiilor n domeniu62: orientarea ctre servicii cu valoare adugat; consilierea managmentului; analiza i evaluarea riscurilor; asigurarea managementului general privind funcionarea sistemului de control intern; orientarea muncii auditorului intern; evaluarea performanei muncii de audit. n Romnia, baza legal a orgnizrii i desfurrii auditului intern este dat de Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, modificat i completat cu Legea 191 din 2011 publicat n Monitorul Oficial 780 din 3.11.2011.

Marcel Ghi, .a. Op. Cit., pag 161 Victor Munteanu,, Op cit, pag. 63. 62 Idem
60 61

35

CAPITOLUL V
5. Desfurarea auditului intern. 5.1. Instrumentele auditului intern. n realizarea unei misiuni de audit intern, auditorul intern (expertul contabil) folosete ca instrumente sondajele, interviurile, instrumentele informatice, verificri, comparri diverse i descrieri, n vederea obinerii probelor necesare pentru susinerea constatrilor fcute.63 Sondajele la care recurge auditorul intern pot fi: - de depistare; - de acceptare; - de continuare a atribuiilor. Interviul: este un instrument frecvent utilizat de auditor i nu trebuie confundat cu o discuie sau cu un interogatoriu. Un interviu corect trebuie s respecte urmtoarele reguli: - trebuie respectat organizarea ierarhic (superiorul celui intervievat trebuie informat n prealabil); - menionarea cu precizie a misiunii i a obiectivelor acesteia, astfel nct interlocutorul s cunoasc scopul i procedura interviului; - se vor indica nainte de toate dificultile, punctele slabe, anomaliile ntlnite; - concluziile interviului, rezumate mpreun cu interlocutorul, trebuie s fie agreate de acesta nainte de a fi comunicate conducerii ierarhice; - trebuie avut n vedere principiul c auditorul nu judec oamenii; - auditorul trebuie s vorbeasc mai puin i s asculte; - interlocutorul trebuie privit ca un egal. Un interviu corect se desfoar n mod normal n patru etape: - Pregtirea interviului definirea prealabil a subiectului, cunoaterea subiectului, cunoaterea persoanei, formularea ntrebrilor, fixarea ntlnirii. - nceputul interviului are loc prin prezentarea auditorului, a calitii pe care o deine, prin adaptarea cu interlocutorul, prin studierea atitudinii interlocutorului. - ntrebrile s fie bine formulate, s se urmreasc nendeprtarea interlocutorului de la subiect, rspunsurile s fie notate, dar fr a ntrerupe ritmul interviului.
63

CECCAR, Op.cit., pag.35 36

- ncheierea interviului ntodeauna interlocutorului trebuie s i se cear s spun dac dup prerea lui ar fi i alte probleme care ar merita s fie discutate. O list de ntrebri poate fi prezentat interlocutorului pentru pregtirea interviului sau o list de ntrebri la care persoana interogat trebuie s rspund n scris. Ex. un interviu realizat n cazul unei misiuni de audit la o instituie public:

INSTITUIA PUBLIC A

INTERVIU ACHIZIIILE PUBLICE, NCHEIEREA CONTRACTELOR DE FURNIZARE, SERVICII I LUCRRI

Misiunea de audit: Audit de regularitate pentru evaluarea i mbuntirea eficienei i eficacitii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare

Perioada auditat: 01.01.2010 31.12.2010

Nr. ntrebri crt. 1. Pentru activitatea de achiziii publice avei un sistem de proceduri scrise i formalizate? 2. Exist coresponden ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fiele posturilor? 37

Da X X

Nu -

Explicaii

3. 3.

4.

5.

6.

Procedurile privind achiziiile publice sunt actualizate cu ultimele modificri legislative? Cunoatei prevederile art. 22, alin. 1 din HG nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a OUG nr. 60/2001 privind achiziiile publice? Ai luat declaraii de confidenialitate i imparialitate de la membrii comisiei de adjudecare a ofertelor pentru contractele: de lucrri de reparaii la entitatea public B. numii prin Ordinul nr.13/21.07.2010 a ordonatorului de credite i lucrri pentru circuite electrice la aceeai entitate? La cumprarea materialelor necesare bunei funcionri a activitii (ex. produse de papetrie, produse de curenie etc.), la lucrri sau servicii (ex. reparaii la autoturisme) avei referate de necesitate? La derularea contractului de lucrri de reparaii la entitatea public B. i a contractului de lucrri pentru circuite electrice la aceeai entitatea ai reinut garania de bun execuie n contul din afara bilanului 927/8050 Disponibil din garania constituit pentru bun execuie ? Mai avei ceva de adugat referitor la cele de mai sus?

S-a reinut garania conform contractului, dar nu a fost evideniat.

Data 14.12.2010, ora 12:00

n msura n care explicaiile sunt susinute cu documente care pn la data prezentului interviu nu au fost puse la dispoziia auditorilor v rugm s le prezentai anexat.

Auditor intern, P. D. Manager economic D. A. 38

Intervievat,

Instrumentele informatice se clasific n trei categorii: - instrumente de lucru ale auditorului: programe de procesare, programe de reprezentri grafice, foi de calcul etc.; - instrumente de realizare a misiunilor: instrumente metodologice, instrumente de interogare i extragere a fiierelor; - instrumente de gestiune a serviciului: programe de elaborare a planului i de monitorizare a realizrii acestuia, programe de monitorizare a timpului de lucru al auditorilor, bazele de date coninnd constatri i recomandri etc. Verificri i comparri diverse: constituie instrumente folosite de auditor i constau n: - verificri diverse, n mod deosebit ale elementelor aritmetice; - cumprri diverse; - confirmare de la teri. Observarea fizic: este un instrument frecvent utilizat de auditori. Practica observrii fizice necesit ndeplinirea a trei condiii: - trebuie s fie transparent vizitele i inteniile auditorului sunt aduse la cunotina responsabililor; - nu trebuie s fie punctual fie dureaz un anumit timp, fie se reia de mai multe ori; - trebuie s fie ntotdeauna validat. Pot fi observate: - procesele (o operaie de recrutare, cum are loc ieirea autoutilitarelor, cum are loc ntocmirea, controlul i achitarea notelor de plat etc.); - bunurile (observarea cantitativ inventariere); - documentele (seria observrilor posibile este aproape infinit); - comportamentele (de exemplu, nimeni nu prezint legitimaia la intrare, cel cu atribuii de a aplica o tampil de regul nu o face etc.). Procedural se ntlnesc dou categorii de observri: - observarea direct aceea care permite constatarea imediat a fenomenului (ex. angajaii nu prezint la intrare legitimaiile); - observarea indirect presupune apelarea la un ter care va observa n locul auditorului i care i va comunica rezultatul (ex. circularizarea pentru confirmarea soldurilor la teri).
39

Naraiunea, ca instrument de audit intern, este de dou feluri: fcut de auditat i fcut de auditor. n cazul naraiunii fcute de auditat, auditorul ascult auditatul i ia notie: spre deosebire de interviu, care este pregtit i efectuat cu un scop precis, naraiunea are drept scop descrierea unui cadru general. Avantajele acestui instrument constau n aceea c el creeaz nc de la nceput o atmosfer destins ntre auditor i auditat, precum i n bogia informaiilor primite. Dezavantajele naraiunii constau n: - dificultatea de a gsi informaiile dorite n discursul interlocutorului; - dificultatea de a nelege dac auditatul folosete i abuzeaz de termeni tehnici, prescurtri etc.; - timpul poate fi o problem deoarece niciodat nu se recomand utilizarea reportofonului i deci rezultatul obinut depinde de priceperea auditorului de a lua notie, a le transcrie i a le interpreta. Naraiunea fcut de ctre auditor const n transcrierea narativ a unei prezentri orale fcute de auditat. Organigrama funcional este un instrument creat de auditor pentru a avea o imagine mai clar conform structurii organizaiei. Spre deosebire de organigrama ierarhic, n organigrama funcional nu figureaz nume de persoane, ci denumiri ale funciilor; cele dou organigrame nu se confund deoarece: aceeai persoan poate avea mai multe funcii, aceeai funcie poate fi ndeplinit de mai multe persoane, o funcie poate s nu fie atribuit nimnui, o persoan poate s nu aib nicio funcie. Organigrama funcional este documentul care permite trecerea de la organigrama ierarhic la analiza postului, ea indicnd totalitatea funciilor existente i permindu-i astfel s fie regsite n analizele posturilor.64 Gril de analiz a sarcinilor, este un alt instrument folosit de auditor; ea face legtura ntre organigrama funcional i organigrama ierarhic i va justifica analizele postului; reprezint fotografia repartizrii muncii la un moment dat. Citirea ei permite descoperirea lipsurilor n materie de separare a sarcinilor. Ex. situaie concret dintr-un raport de audit al unei societi comerciale private: incompatibilitate contabil casier. CONSTATARE a) persoana ce are calitatea de contabil ef deine i casieria. Conform Legii nr. 22 din 18 noiembrie 1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanii i rspunderea n legtura cu gestionarea bunurilor organizaiilor socialiste art. 9 Conductorii
64

CECCAR, Op.cit., pag.38 40

organizaiilor socialiste, angajaii cu atribuii de control financiar, precum i contabilii, cu excepia acelora care sunt ncadrai n uniti mici determinate de ministere i celelalte organe centrale, nu pot face operaii de primire, pstrare i eliberare de bunuri, modificat de Legea nr. 54 din 8 iulie 1994 pentru modificarea unor prevederi din Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanii i rspunderea n legtur cu gestionarea bunurilor organizaiilor socialiste: art.1. Termenii "organizaii socialiste" din titlul i cuprinsul legii se nlocuiesc cu termenii: "ageni economici, autoriti sau instituii publice". Conform Decretului nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operaiilor de cas: ART. 41 Compartimentul financiar-contabil verific, n mod obligatoriu, n aceeai zi sau cel trziu a doua zi, documentele de ncasri i pli predate de casier, precum i dac soldul nscris n registrul de casa este stabilit corect. n cazul operaiunilor de ncasri se verific dac sumele nscrise n registrul de casa corespund cu cele din duplicatele chitanelor emise, din carnetele de cecuri sau alte documente specifice aprobate de organele competente. De asemenea, compartimentul financiar-contabil verific dac sumele care au n casierie i pentru care s-au emis chitane au fost depuse la banca sau la celelalte instituii de credit, la termenele i n condiiile stabilite. Verificarea se face pe baza nregistrrilor din registrul de casa i a foilor de vrsmnt cu chitana. n cazul operaiunilor de pli se verific dac sumele nscrise n registrul de casa corespund cu cele din documentele prezentate, ca: state de retribuii, liste de plata i alte asemenea, urmrindu-se cu aceasta ocazie dac sumele depuse la banca sau la celelalte instituii de credit, reprezentnd drepturi bneti neachitate, au fost stabilite corect i dac restituirea lor a avut loc n termen. Lund n considerare cele mai sus precizate rezult existena incompatibilitii funciilor cumulate (contabil casier), justificat totodat de numrul mic de angajai ai societii . CAUZE Datorit activitii restrnse societatea nu-i permite angajarea unei persoane pentru a ine evidena casieriei apelndu-se la persoana ce ine evidena contabil. Nu au fost respectate prevederile legislative privind incompatibilitatea n acest domeniu stabilit prin: Legea 22/1969 modificat de Legea 54/1994 i Decret 209/1976. Plile electronice se realizeaz n baza conveniilor ntocmite de societate cu unitile bancare partenere. CONSECINE
41

Imposibilitatea realizrii controlului casieriei aa cum este reglementat de decretul 209/1976 art. 46. controlul inopinat al casieriei cel puin o dat pe luna, prin numrarea i verificarea tuturor valorilor existente n casa. Controlul inopinat al casieriei se face de conductorul compartimentului cu atribuii financiar-contabile sau de nlocuitorul acestuia ori de o alt persoana mputernicit de conductorul unitii, care va semna n registrul de cas pe fila cu nregistrrile din ziua controlului., acesta realizndu-se faptic de ctre directorul general. RECOMANDRI n vederea respectarea prevederilor legislative n vigoare: Legea 22/1969 modificat cu Legea 54/1994 , Decret 209/1976, Legea contabilitii nr.82/1991 i a Legii 31/1990 privind societile comerciale este indica:t emiterea unei hotrri AGA prin care atribuiile casieriei vor fi n sarcina altei persoane. Se vor aduce completri la fiele posturilor la toate persoanele implicate (contabil ef, director economic i director general). Aceast gril reprezint primul pas n analiza sarcinilor de munc ale fiecruia. Se poate concepe o gril pentru fiecare funcie important sau pentru fiecare proces elementar: fiecare gril va conine n coloana 1 separarea unitar a tuturor operaiilor legate de funcia sau procesul n cauz. n coloana 2 se indic natura sarcinii, cu referire la marile categorii de sarcini care sunt n principiu ireconciliabile: o simpl sarcin de executare, de autorizare, de nregistrare contabil sau financiar, de control. n coloanele urmtoare se indic persoanele vizate. Printr-o simpl citire i analiz a tabloului obinut se pot constata activitile incompatibile sau situaiile de conflicte de interese. Diagrama de circulaie, denumit i flow chart permite auditorului s reprezinte circulaia documentelor ntre diferitele funcii i centre de responsabilitate, s ofere o imagine complet a itinerariului informaiilor i a suportului lor. Pista de audit este un ansamblu de proceduri interne permanente care permit reconstituirea elementelor de gestiune n ordine cronologic, justificarea fiecrei informaii pornind de la documentul de sintez i pn la surs printr-un parcurs nentrerupt i reciproc, precum i nregistrarea elementelor care permit explicarea trecerii de la o decizie la alta i obinerea acestei informaii ntr-o form uor de consultat.

42

n acest context n prezentul caiet de seminar la capitolul anexe este ataat procedura intern privind efectuarea achiziiile directe ntocmite de Instituia public A.65

Procedura intern pus la dispoziie de Instituia public A. (denumirea instituiei nefiind prezentat pentru respectarea confidenialitii).
65

43

5.2. Etapele auditului intern Auditul intern la entitile publice se efectueaz de ctre compartimentul de audit public intern, care evalueaz dac sistemele de management i de control intern sunt transparente i conforme cu normele de legalitate, regularitate, eficien i economicitate.66 Auditul intern se exercit asupra tuturor activitilor desfurate ntr-o entitate public, inclusiv asupra activitilor entitilor subordonate, n coordonare sau sub autoritate, cu privire la formarea i utilizarea fondurilor publice precum i la administrarea patrimoniului public, care se deruleaz conform metodologiei specifice auditului intern pe etape, proceduri i documente dup cum urmeaz: ETAPA I67 Pregtirea misiunii de audit: ce impune procedurile urmtoare: 1. iniierea auditului ( n cadrul cruia sunt elaborate: ordinul de serviciu, declaraia de independen, notificarea privind declanarea misiunii de audit chestionar de control intern); 2. colectarea i prelucrarea informaiilor (este ntocmit lista centralizatoare a obiectelor auditate); 3. analiza riscurilor (se ntocmete tabelul cuprinznd punctele tari i punctele slabe); 4. elaborarea programului de audit intern (programul de audit, programul preliminar al interveniei la faa locului); 5. edina de deschidere (este ntocmit minuta edinei de deschidere). ETAPA II68 Intervenia la faa locului: impune urmtoarele proceduri: 1. colectarea dovezilor (vor fi ntocmite urmtoarele documente: lista de verificare, teste, fia de identificare i analiz a problemelor); 2. constatarea i raportarea iregularitilor (este ntocmit formularul de constatare i raportare a iregularitilor);

Ghi M. .a.,Auditul intern al instituiilor publice: teorie i practic, Editura CECCAR, Bucureti, 2006, pag. 312.
66

Daniela Petracu, Internal audit: defining, objectivs, functions and stages, Studies in Business and Economics, Sibiu, Vol 5,3 Decembrie 2010, ISSN 18424120, pag. 238-246.). 68 D. Petracu, idem
67

44

3. revizuirea documentelor de lucru (se ntocmete nota centralizatoare a documentelor de lucru); 4. edina de nchidere (este ntocmit minuta edinei de nchidere). ETAPA III 69 Raportul de audit intern: impune urmtoarele proceduri: 1. elaborarea proiectului de raport de audit intern (se ntocmete proiectul de raport); 2. transmiterea proiectului de raport de audit; 3. reuniunea de conciliere (este ntocmit minuta reuniunii de conciliere); 4. raportul final (ntocmirea raportului final); 5. supervizarea (se ntocmete lista de supervizare a documentelor). 6. difuzarea raportului de audit intern. ETAPA IV 70 Urmrirea recomandrilor: etap n cadrul creia este ntocmit fia de urmrire a recomandrilor. Pe baza acesteia entitatea auditat urmeaz s-i revizuiasc activitatea conform recomandrilor auditorilor, recomandri care au fost acceptate de ctre entitate. Compartimentul de audit public intern auditeaz, cel puin o dat la 3 ani, fr a se limita la acestea, urmtoarele71: - angajamentele bugetare i legale din care deriv direct sau indirect obligaiile de plat, inclusiv din fondurile comunitare; - plile asumate prin angajamente bugetare i legale, inclusiv din fondurile comunitare; - vnzarea, gajarea, concesionarea sau nchirierea de bunuri din domeniul privat al statului ori al unitilor administrativteritoriale; - constituirea veniturilor publice, respectiv a modului de autorizare i stabilire a titlurilor de crean, precum i a facilitilor acordate la ncasarea acestora; - alocarea creditelor bugetare; - sistemul contabil i fiabilitatea acestuia; - sistemul de luare a deciziilor;
D. Petracu, idem D. Petracu, idem 71 Art.13 alin.(2) Legea 672/2002 privind auditul public intern.
69 70

45

- sistemele de conducere i control, precum i riscurile asociate unor astfel de sisteme; - sistemele informatice.

5.3. Desfurarea unei misiuni de audit public intern conform etapelor precizate, realizat de auditori interni ai Ministerului X. Misiunile de audit public intern se realizeaz pe baz de plan. Proiectul planului de audit public ( ex. n acest Caiet de seminar la capitolul Anexe) este elaborat de catre compartimentul de audit public intern, pe baza evalurii riscurilor precum i prin preluarea sugestiilor conductorului entitii publice, prin consultare cu entitile publice ierarhic superioare, innd seama de recomandrile Curii de Conturi. Conductorul entitii publice aprob anual proiectul planului de audit public intern. Auditorul intern desfoar audituri ad-hoc, respectiv misiuni de audit public intern cu caracter excepional, necuprinse n planul anual de audit public intern. n realizarea misiunilor de audit, auditorii interni i desfoar activitatea pe baz de ordin de serviciu, emis de eful Compartimentului de Audit public intern, care prevede n mod explicit scopul, obiectivele, tipul i durata auditului public intern, precum i nominalizarea echipei de auditare. Misiunile de audit public intern pot avea ca obiective principale: - asigurarea conformitii procedurilor i a operaiunilor cu normele, regulamentele i legile auditul de regularitate (un asemenea tip de audit este exemplificat n prezentul Caiet de seminar); - evaluarea de profunzime a sistemelor de conducere i de control intern n scopul nlturrii eventualelor nereguli i deficiene din cadrul entitii publice auditul de sistem; - examinarea impactului efectiv al atingerii obiectivelor i calitii dorite stabilite de entitatea public n condiiile utilizrii criteriilor de economicitate, eficien i economicitate auditul performanei. Obiectivele misiunii sunt enunuri elaborate de auditori prin care i definesc ceea ce au prevzut a realiza n timpul misiunii.
46

Compartimentul de Audit public intern notific structura care va fi auditat, cu 15 zile nainte de declanarea misiunii de audit i aceasta va cuprinde scopul, principalele obiective i durata misiunii de audit (ex. n prezentul Caiet de seminar n cadrul Cap. VI). Compartimentul de Audit public intern notific, de asemenea, tematica n detaliu, programul comun de cooperare, precum i perioadele n care se realizeaz interveniile la faa locului, conform normelor metodologice. Auditorii interni au acces la toate datele i informaiile, inclusiv la cele existente n format electronic, pe care le consider relevante pentru scopul i obiectivele precizate n ordinul de serviciu. Personalul de conducere i de execuie din structura auditat are obligaia s ofere documentele i informaiile solicitate, n termenele stabilite, precum i tot sprijinul necesar desfurrii n bune condiii a auditului public intern. Auditorii interni pot solicita date, informaii, precum i copii ale documentelor, certificate pentru conformitate, de la persoanele fizice i juridice aflate n legtur cu structura auditat, iar acestea au obligaia de a le pune la dispoziie la data solicitat. Reprezentaniilor autorizai ai Comisiei Europene i ai Curii de Conturi Europene li se asigur drepturi similare celor prevzute pentru auditorii interni, cu scopul protejrii intereselor financiare ale Uniunii Europene; acetia trebuie s fie mputernicii n acest sens printr-o autorizaie scris, care s le ateste identitatea i poziia, precum i printrun document care s indice obiectul i scopul controlului sau al inspeciei la faa locului.72 Ori de cte ori n efectuarea auditului public intern sunt necesare cunotine de strict specialitate, conductorul compartimentului de audit public intern poate decide asupra oportunitii contractrii de servicii de expertiz/consultan din afara entitii publice. Conform art. 17 din Legea 672/2002 privind auditul public intern : Auditorii interni elaboreaz un proiect de raport de audit public intern la sfritul fiecrei misiuni de audit public intern; proiectul de raport de audit public intern reflect cadrul general, obiectivele, constatrile, concluziile i recomandrile. Raportul de audit public intern este nsoit de documente justificative. Proiectul de raport de audit public intern se transmite la structura auditat; aceasta poate trimite, n maximum 15 zile de la primirea raportului, punctele sale de vedere, care vor fi analizate de auditorii interni.
72

Marcel Ghi, Marin Popescu, Op. Cit., pag. 103. 47

n termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere compartimentul de audit public intern organizeaz reuniunea de conciliere cu structura auditat, n cadrul creia se analizeaz constatrile i concluziile, n vederea acceptrii recomandrilor formulate. eful compartimentului de audit public intern trimite raportul de audit public intern finalizat, mpreun cu rezultatele concilierii, conductorului entitii publice care a aprobat misiunea, pentru analiz i avizare; pentru instituia public mic, raportul de audit public intern este transmis spre avizare conductorului acesteia. Dup avizare recomandrile cuprinse n raportul de audit public intern vor fi comunicate structurii auditate. Structura auditat informeaz compartimentul de audit public intern asupra modului de implementare a recomandrilor, incluznd un calendar al acestora. eful compartimentului de audit public intern informeaz UCAAPI 73 sau organul ierarhic superior, dup caz, despre recomandrile care nu au fost avizate; aceste recomandri vor fi nsoite de documentaia de susinere. Compartimentul de audit public intern verific i raporteaz UCAAPI sau organului ierarhic superior, dup caz, asupra progreselor nregistrate n implementarea recomandrilor.

Unitatea Central de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI), art. 4 Legea 672/2002 privind auditul public intern.
73

48

CAPITOLUL VI
6. Aplicaii practice 6.1. Misiunea de audit public intern: Audit de regularitate pentru evaluarea i mbuntirea eficienei i eficacitii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare. Misiune de audit realizat de auditorii interni ai Ministerului X. Misiune de audit realizat la o Instituie public notat: Instituia public A, modificndu-se totodat aspecte legate de problemele sesizate; majoritatea fiind create fictiv n contextul obiectivelor precizate obiective reale, precum i numele, respectiv funciile persoanelor implicate. n paginile urmtoare vor fi prezentat ntr-o succesiune cronologic documentele ntocmite de auditorii interni n cadrul unei misiuni de audit public intern de la declanarea misiunii pn la ncheierea raportului final. Obiectivul analizat fiind: Achiziiile publice; ncheierea contractelor de furnizare, servicii i lucrri.

49

MINISTERUL X SERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERN Nr.777 /31.03.2011

Numele : D.P. Data : 31.03.2011 Misiunea:Audit de regularitate pentru evaluarea i mbuntirea eficienei i eficacitii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare la Instituia public A. DECLARAIA DE INDEPENDEN
Incompatibiliti n legtur cu Instituia public A. Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni n misiunea de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea acestei entitii publice ? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii publice ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau din primirea de foloase necuvenite de la entitatea public evaluat? Ai fost implicat() n activitatea financiarcontabil la aceast entitate sau la o unitate din subordinea acesteia ? Avei vreun interes direct sau indirect la aceast entitate ? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit public intern ? Da X Nu X X X X X X X X X -

Auditor intern, D.P.

ef serviciu audit public M.M.

50

MINISTERUL SERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERN

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN Misiunea de audit: Audit de regularitate pentru evaluarea i mbuntirea eficienei i eficacitii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, controlului i a proceselor de administrare Perioada auditat: 01.01.2010 - 31.12.2010 ntocmit:D.P.

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU 1. Bugetul entitii publice a) n perioada auditat ai efectuat propuneri de proiect de buget pentru instituia dvs.? b) Dac da, aceste propuneri au la baz fundamentri detaliate? 2. Organigrama i statul de funcii a) Avei organigrama Instituiei publice A pe perioada auditat? b) Avei un stat de funcii, formalizat, pe perioada auditat? c) Daca da, v rugm s ne furnizai un exemplar din organigram i statul de funcii. 3. Verificri efectuate de organele de specialitate a) n perioada auditat, activitatea Instituiei publice A a fost verificat de ctre Curtea de Conturi? b) Dac da, v solicitm cte un exemplar din actul de control al acestora (ncheierea/descrcarea de gestiune). 4. ntocmirea situaiilor financiare a) Ai ntocmit note explicative anexe la situaiile financiare anuale, care s furnizeze informaiile necesare utilizatorilor? b) Dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar din acestea. 5. Fia postului a) Aei fia postului, formalizat, pe perioada auditat pentru: - manager economic - consilier/expert/referent (contabil) - referent (administrator) 51

OBS.

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU - casier (dac este cazul) b) V rugm s ne furnizai un exemplar de pe fiele posturilor salariailor menionai la pct.5 a) 6. Categorii de personal a) Pe perioada auditat avei fluctuaii de personal (detari, delegri, transferuri, pensionri, etc ) ? 7. Ordine de numire a) Avei un ordin de numire pentru persoana mputernicit cu acordarea vizei de control financiar preventiv propriu pe perioada auditat? b) Dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar de pe acest ordin. c) Avei un ordin de numire pentru persoana care exercit activitatea de casier pe perioada auditat? d) Dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar de pe acest ordin. e) Avei un ordin de numire pentru persoanele cu atribuii de gestiune pe perioada auditat ? f) Dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar de pe acest ordin. g) Pe perioada auditat ai ncheiat contracte de garanii materiale cu salariaii cu atribuii de gestiune? h) Dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar de pe aceste contracte. i) Avei un ordin de numire al comisiei de recepie pe perioada auditat? j) Dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar de pe acest ordin. k) Avei ordine de numire ale comisiilor de inventariere pe perioada auditat ? l) Aac da, v rugm s ne furnizai un exemplar de pe aceste ordine. m) Dispunei de un act administrativ privind desemnarea persoanei i a nlocuitorilor acesteia cu atribuii pe linia organizrii i conducerii angajamentelor bugetare i legale, pe perioada auditat? n) Dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar de pe acest act (ordin). 8. Utilizarea sistemelor informatice de prelucrare a datelor a) n perioada auditat, contabilitatea a fost condus manual sau informatic? 9. Scoaterea din funciune a mijloacelor fixe, declasarea ori casarea bunurilor materiale a) n perioada auditat ai scos din funciune mijloace fixe? b) Dac da, v rugm s ne furnizai ordinul privind 52

OBS.

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU scoaterea din funciune a mijloacelor fixe i procesele verbale privind modul de valorificare a acestor bunuri. c) n perioada auditat ai avut declasri ori casri de bunuri materiale, altele dect mijloacele fixe? d) Dac da, v rugm s ne furnizai procesele verbale ntocmite . 10. Inventarierea patrimoniul unitii a) La finalul inventarierii, n perioada auditat, ai procedat la ntocmirea unui proces verbal, respectiv la nscrierea rezultatelor inventarierii n registrul inventar? b) Dac da, v rugm s ne furnizai xerocopii dup acestea. c) La reevaluarea activelor fixe corporale s-a determinat valoarea just a acestora, inndu-se cont de inflaie, utilitatea bunului i starea acestuia? 11. Circulaia documentelor a) Avei un grafic de circulaie al documentelor justificative i contabile pe perioada auditat? b) Dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar . 12. Fie fiscale a) n perioada auditat, ai depus fie fiscale, n termen, la organele abilitate? b) Dac da, v rugm s ne furnizai cte un exemplar dup adresa de naintare a acestora la organele fiscale. 13. Pregtirea profesional a) Avei un plan n ceea ce privete pregtirea profesionala a personalului? b) inei o eviden cu pregtirea profesional pe categorii de personal? c) Dac da, v rugm s ntocmii un tabel nominal pe categorii de personal, care s cuprind i perioadele i locul desfurrii pregtirilor profesionale, pentru perioada auditat pe care s ni-l furnizai n momentul declanrii misiunii de audit. 14. Achiziiile publice a) Pe perioada auditat ai ntocmit planuri de achiziii publice ? b) Planurile de achiziii publice sunt scrise i formalizate ? c) Dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar din planurile de achiziii publice pentru perioada care face obiectul misiunii de audit . d) n perioada auditat ai raportat anual la ANRMAP, contractele atribuite n anul anterior? e) Dac da, v rog s-mi furnizai un exemplar din aceste raportri. 15. Proceduri 53

OBS.

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU a) Avei ntocmite proceduri pentru activitile ce privesc angajarea, lichidarea, ordonanarea, plata i nregistrarea operaiunilor n conformitate cu prevederile legale i n concordan cu prevederile legii bugetare; evidena contabil i controlul financiar preventiv? b) Avei ntocmite proceduri pentru activitile ce privesc gestiunea resurselor umane, stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului, plata sumelor prevzute n titlurile executorii, avnd ca obiect acordarea unor drepturi de natur salarial? c) Avei ntocmite proceduri pentru activitile ce privesc achiziiile publice, ncheierea contractelor de furnizare, servicii i lucrri? Dac mai avei ceva de adugat referitor la cele de mai sus sau alte documente pe care le considerai a veni n ajutorul ntrebrilor puse, v rog s le furnizai .

OBS.

Auditor intern, D.P.

Manager economic, A.B.

Problem: Pentru o mai bun nelegere a ceea ce nseamn un chestionar de control intern recomand fiecruia dintre dvs. s v imaginai c urmeaz s realizai o misiune de audit intern la o entitate public i s creai propriul chestionar.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA NU

OBS.

54

MINISTERUL X SERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERN Nr.777/16.05.2011

MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE Misiunea de audit: Audit de regularitate pentru evaluarea i mbuntirea eficienei i eficacitii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare Perioada auditat: 01.01.2010 - 31.12.2010 ntocmit: D.P. Data: 16.05.2011 A. Lista participanilor
Numele Funcia Nr. telefon E-mail Semntura

B. Stenograma edinei Auditorul public intern din cadrul Ministerului X, auditorul intern D.P. deschide edina prezentnd principalele obiective privind auditul ce se va efectua n perioada 16.0503.06.2011. Cu adresa nr. 777/31.03.2011 s-a notificat Instituia public A despre tema misiunii de audit, care a fost planificat n perioada 16.05 03.06.2011. n continuare, auditorul intern D.P. detaliaz principalele aspecte referitoare la misiunea de audit : - scopul misiunii de audit; - programul de audit; - principalele obiective ale misiunii; - programul interveniei la faa locului. Se precizeaz ca va fi un audit de regularitate i solicit s fie puse la dispoziie toate documentele cerute n vederea auditrii. Conform procedurii auditului intern, misiunea va fi supervizat la faa locului de ctre eful Serviciului Audit Public Intern.

55

Dup detalierea obiectivelor se prezint etapele care urmeaz dup ncheierea interveniei pe teren (edina de nchidere, elaborarea proiectului Raportului de audit i eventual edina de conciliere). Pentru eventualele deficiene se va ntocmi Fia de identificare i analiz a problemei(FIAP) n care vor fi consemnate faptele, cauzele, consecinele i recomandrile pentru evitarea riscurilor, care vor fi discutate mpreun cu conducerea unitii pe parcursul controlului i se vor lua msuri n vederea remedierii. n cazul n care vor exista preri diferite n ceea ce privete constatrile, se va organiza o edin de conciliere n care se vor discuta problemele constatate i modul de consemnare n Raportul de audit final. Conducerea unitii precizeaz c unitatea nu a fost verificat de organele de control ale Curii de Conturi a Romniei pentru anul 2010. De asemenea, s-au stabilit: - persoanele pe care auditorul le poate contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste asupra muncii lor i pentru a lua interviuri, programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; - condiiile minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) - aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul misiunii, informarea sistematic asupra constatrilor; - data edinei de nchidere, inclusiv a participanilor; recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, ce vor fi discutate i analizate cu structura auditat, inclusiv a Planului de aciune i a calendarului implementrii i persoanelor rspunztoare cu implementarea recomandrilor.

Auditor intern D.P.

56

ANEXA

Foaie de lucru

Obiectiv: Achiziiile publice; ncheierea contractelor de furnizare, servicii i lucrri

Pentru constituirea eantionului n vederea testrii modului de ncheiere a contractelor de furnizare servicii i lucrri, se procedeaz astfel :
-

Perioad auditat: anul 2010 respectiv 12 luni ;

- eantionul va fi de 16,67 % din totalul lunilor, respectiv 2 luni ; - eantionul va cuprinde urmtoarele luni: iunie i august 2010; - eantionul constituit va fi verificat integral ; - n urma efecturii verificrii se va ntocmi un test.

Auditor intern, D.P.

57

LISTA DE VERIFICARE Obiectivul: Achiziiile publice; ncheierea contractelor de furnizare, servicii i lucrri
Nr. Crt. 1. 1.1. 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 1.1.4. 1.1.5. 1.2 1.2.1. 1.3. 1.3.1. 2. 2.1. 2.1.1. 2.2. 2.2.1. 2.3. 3. 3.1. 3.1.1. 4. 4.1. 4.1.1. 4.1.2. 4.1.3. 4.1.4. Activitatea de audit ntocmirea Programului anual al achiziiilor publice Programul anual al achiziiilor publice Existena programului anual al achiziiilor publice. ncadrarea programului anual al achiziiilor publice n bugetul aprobat. Programul anual al achiziiilor publice ndeplinete condiiile de conformitate. Programul anual al achiziiilor publice este actualizat. Verificarea corespondenei produselor, serviciilor i lucrrilor cu sistemul de grupare i de codificare utilizat CPV. Referatele de necesitate Analiza referatelor de necesitate (prestrile de servicii de traducere). Estimarea valorii contractelor de achiziii Verificarea cuprinderii n program a tuturor valorilor estimate ale contractelor. Respectarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice Documentul de numire a comisiei de evaluare Existena declaraiilor de confidenialitate i imparialitate. Oferta Oferta este nsoit de dovada garaniei de participare. Respectarea procedurilor privind achiziiile publice ncheierea contractelor de furnizare, servicii i lucrri Contractele de furnizare, servicii i lucrri Verificarea constituirii garaniei de bun execuie. Urmrirea executrii contractelor de furnizare, servicii i lucrri Dosarul achiziiei publice Verificarea existenei dosarului achiziiei publice. Verificarea respectrii clauzelor contractuale (termen, pre, calitate i cantitate). Raportul anual ctre ANRMAP s-a comunicat n termenul legal. Respectarea procentului legal privind achiziiile on line. Da X X X X X X X X X Nu Observaii Test nr.3 X FIAP nr.3

X X X X X X X X X X -

X X

FIAP nr.3

FIAP nr.3

Data: 31.05.2011
58

Auditor intern, D.P.

ANEXA

LISTA DE CONTROL Obiectivul :Achiziiile publice; ncheierea contractelor de furnizare, servicii i lucrri
Anii auditai 2010 Elementele testate ntocmirea Programului anual al achiziiilor publice. Programul anual al achiziiilor publice. Existena programului anual al achiziiilor publice. ncadrarea programului anual al achiziiilor publice n bugetul aprobat. Programul anual al achiziiilor publice ndeplinete condiiile de conformitate. Programul anual al achiziiilor publice este actualizat. Verificarea corespondenei produselor, serviciilor i lucrrilor cu sistemul de grupare i de codificare utilizat CPV. Referatele de necesitate. Analiza referatelor de necesitate (prestrile de servicii de traducere). Estimarea valorii contractelor de achiziii. Verificarea cuprinderii n program a tuturor valorilor estimate ale contractelor. Respectarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice. Documentul de numire a comisiei de evaluare. Existena declaraiilor de confidenialitate i imparialitate. Oferta Oferta este nsoit de dovada garaniei de participare. Respectarea procedurilor privind achiziiile publice. ncheierea contractelor de furnizare, servicii i lucrri Contractele de furnizare, servicii i lucrri Verificarea constituirii garaniei de bun execuie Urmrirea executrii contractelor de furnizare, servicii i lucrri. Dosarul achiziiei publice. Verificarea existenei dosarului achiziiei publice. Verificarea respectrii clauzelor contractuale (termen, pre, calitate i cantitate). Raportul anual ctre ANRMAP s-a comunicat n termenul legal. Respectarea procentului legal privind achiziiile online. Data: 21.06.2011 Auditor intern, D.P. X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

59

MINISTERUL X SERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERN

Anexa la Lista de verificare

INTERVIU ACHIZIIILE PUBLICE, NCHEIEREA CONTRACTELOR DE FURNIZARE, SERVICII I LUCRRI Misiunea de audit: Audit de regularitate pentru evaluarea i mbuntirea eficienei i eficacitii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare. Perioada auditat:01.01-31.12.2010

Nr. crt.

ntrebri

Da

Nu

Explicaii

1 . 2 . 3 .

Pentru activitatea de achiziii publice avei un sistem de proceduri scrise i formalizat? Ai ntocmit programul anual al achiziiilor publice pentru anul 2010? La rectificrile bugetare din cursul perioadei auditate ai respectat prevederile art. 4 din Hotrrea Guvernului 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii ? Ai transmis un raport anual privind contractele atribuite anterior ctre Autoritatea Naional pentru Reglementarea si Monitorizarea Achiziiilor Publice, conform prevederilor art. 99 alin.(2) din Hotrrea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea 60

da Incomplet, posibil s existe scpri da

4 .

da

contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii pentru anul 2010? 5 . n anul 2010 ai respectat prevederile Hotrrii Guvernului nr. 198/2008 pentru modificarea i completarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public prin mijloace electronice din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii conform art.66 1 din Hotrrea Guvernului nr.167/2010? n cazul achiziiei directe de materiale necesare bunei funcionri a activitii (ex. produse de papetrie, produse de curenie, materiale ntreinere etc.), la lucrri sau servicii se ntocmesc referate de necesitate? n cazul prestrilor de servicii de traducere autorizat se respect prevederile Ordinul ministrului justiiei nr.1054/C/2005 privind aprobarea Regulamentului de aplicare a Legii nr.178/1997 pentru autorizarea i plata interpreilor i traductorilor folosii de Consiliul Superior al Magistraturii, de Ministerul Justiiei, Parchetul de pe lng nalta Curte de Casaie i Justiie, Parchetul Naional Anticorupie, de organele de urmrire penal, de instanele judectoreti, de birourile notarilor publici, de avocai i de executori judectoreti, cu modificrile i completrile ulterioare aduse prin Legea nr. 281/2004 i prin Ordonana Guvernului nr. 11/2005, aprobat cu modificri prin Legea nr. 110/2005? Explicai de ce nu se ntocmesc toate documentele prevzute n actele normative enumerate n cazul furnizorului Birou Notarial B.B., reprezentnd contravaloare servicii traducere specializat autorizat romnmaghiar, Propunere de angajare de cheltuieli nr.259 din data de 26.04.2010, Angajament bugetar individual de plat nr.259 din data de 26.04.2010, dispus la plat cu Ordonanarea 61 da nu Fr explicaii

6 .

7 .

da

8 .

Din lips personal

de

de plat nr.411 din data de 31.08.2010, Ordin de plat nr.749 din 31.08.2010, nregistrat cu Nota contabil nr. 4/26.04.2010? 9 Mai avei ceva de adugat referitor la cele de . mai sus? nu

Data 01.06.2011 ora 9,00 n msura n care explicaiile sunt susinute cu documente care pn la data prezentului interviu nu au fost puse la dispoziia auditorului v rugm s le prezentai anexat. Auditor intern, D.P. Intervievat, Manager economic A.B.

62

MINISTERUL X SERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERN

TEST Misiunea de audit: Audit de regularitate pentru evaluarea i mbuntirea eficienei i eficacitii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare. Perioada auditat: 01.01.2010 31.12.2010 Obiectivul testului: Achiziiile publice, ncheierea contractelor de furnizare, servicii i lucrri. Obiectul testului: ntocmirea Programului anual al achiziiilor publice; respectarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice; dosarul achiziiei publice. Descrierea testului : Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control, prezentat n anexa care conine pe vertical elementele testate, iar pe orizontal anii auditai. Testarea a constatat n verificarea urmtoarelor elemente stabilite prin Lista de verificare:
1. 1.1. 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 1.1.4. 1.1.5. 1.2 1.2.1. 1.3. 1.3.1. 2. 2.1. 2.1.1. 2.2. 2.2.1. 2.3. 3. 3.1. 3.1.1. 4. 4.1. 4.1.1. 4.1.2. ntocmirea Programului anual al achiziiilor publice Programul anual al achiziiilor publice Existena programului anual al achiziiilor publice ncadrarea programului anual al achiziiilor publice n bugetul aprobat Programul anual al achiziiilor publice ndeplinete condiiile de conformitate Programul anual al achiziiilor publice este actualizat Verificarea corespondenei produselor, serviciilor i lucrrilor cu sistemul de grupare i de codificare utilizat CPV Referatele de necesitate Analiza referatelor de necesitate Estimarea valorii contractelor de achiziii Verificarea cuprinderii n program a tuturor valorilor estimate ale contractelor Respectarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice Documentul de numire a comisiei de evaluare Existena declaraiilor de confidenialitate i imparialitate Oferta Oferta este nsoit de dovada garaniei de participare Respectarea procedurilor privind achiziiile publice ncheierea contractelor de furnizare, servicii i lucrri Contractele de furnizare, servicii i lucrri Verificarea constituirii garaniei de bun execuie Urmrirea executrii contractelor de furnizare, servicii i lucrri Dosarul achiziiei publice Verificarea existenei dosarului achiziiei publice Verificarea respectrii clauzelor contractuale (termen, pre, calitate i cantitate) 63

Constatri Efectuarea cheltuielilor s-a realizat n limita creditelor bugetare aprobate i numai n legtur cu activitatea instituiei i cu atribuiunile acesteia. S-a procedat corect n ceea ce privete evaluarea pragului sub care nu este obligatorie procedura de licitaie (conform art.124 din O.U.G. nr. 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, modificat: pentru contractul de furnizare: 100.000 euro, pentru contractul de servicii: 100.000 euro, iar pentru contractul de lucrri: 750.000 euro). Pentru perioada auditat s-a ntocmit Programul anual al achiziiilor publice, au fost cuprinse n program toate valorile estimate ale contractelor de furnizare, servicii i lucrri; s-a respectat termenul legal de ntocmire. n toate cazurile privind achiziiile publice de furnizare, servicii i lucrri se ntocmesc referate de necesitate, aprobate de ctre conductorul unitii i se respect corespondena cu sistemul de grupare i de codificare CPV. Din analiza interviului managerului economic i verificarea la faa locului s-a constatat faptul c n perioada auditat la nivelul Instituiei publice A s-au ntocmit i actualizat procedurile interne privind achiziiile de bunuri, servicii i lucrri. Din analiza Listei de control i a interviurilor privind Achiziiile publice, ncheierea contractelor de furnizare, servicii i lucrri, s-au constatat urmtoarele : - pentru anul 2010 a fost ntocmit programul anual al achiziiilor publice dar nu s-a actualizat conform rectificrilor bugetare aprobate. - nu se ntocmesc documentele prevzute n Procedura intern a Instituiei publice A ce urmeaz a fi desfurat n vederea efecturii achiziiilor directe nregistrat sub nr. 32 din 23.02.2010, respectiv n cazul prestrilor de servicii de traducere specializat autorizat nu s-au ntocmit contracte i nici documente de recepie, care s confirme c acestea au fost prestate i sunt conforme. - pentru anul 2010 nu s-au respectat prevederile Hotrrii Guvernului nr.198/2008 pentru modificarea i completarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public prin mijloace electronice din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, aprobate prin Hotrrea Guvernului nr.1660/2006
64

i Hotrrea Guvernului nr.167/2010 n ceea ce privete obligaia de a utiliza mijloace electronice pentru aplicarea procedurilor de atribuire pentru realizarea achiziiilor directe ntr-un procent de cel puin 40% din valoarea total a achiziiilor directe. Concluzii n baza acestui test s-a elaborat Fia de Identificare i Analiz a Problemei.

Data: 31.05.2011 Auditor intern, D.P.

Supervizat, ef Serviciu audit public intern

65

MINISTERUL X SERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERN FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI Misiunea de audit: Audit de regularitate pentru evaluarea i mbuntirea eficienei i eficacitii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare Obiectivul Achiziiile publice; ncheierea contractelor de furnizare, servicii i lucrri Perioada auditat: 01.01.2010 31.12.2010 PROBLEME: 1. Nerespectarea procedurilor interne ale Instituiei publice A privind achiziiile publice prin cumprare direct. 2. Nentocmirea programelor de achiziii publice la rectificrile bugetare din anul 2010. 3. Neutilizarea n anul 2010 a mijloacelor electronice, conform prevederilor legale, n ceea ce privete modul de atribuire al achiziiilor directe. CONSTATRI 1. Nu se ntocmesc documentele prevzute n Procedura intern a Instituiei Publice A, ce urmeaz a fi desfurat n vederea efecturii achiziiilor directe nregistrat sub nr.32 din 23.02.2010, respectiv n cazul prestrilor de servicii de traducere specializat autorizat nu s-au ntocmit contracte i nici documente de recepie, care s confirme c acestea au fost prestate i sunt conforme. Exemplu: Bonul fiscal nr.5666 din data de 11.05.2010 - furnizor Birou Notarial B.B., n sum de 17,85 lei, reprezentnd contravaloare servicii traducere specializat autorizat romn-maghiar, Propunere de angajare de cheltuieli nr.259 din data de 26.04.2010, Angajament bugetar individual de plat nr.259 din data de 26.04.2010, dispus la plat cu Ordonanarea de plat nr.411 din data de 31.08.2010, Ordin de
66

plat nr.749 din 31.08.2010, nregistrat cu Nota contabil nr. 4/26.04.2010; nu s-a ntocmit contractul de prestri servicii i nici procesul verbal de recepie. Pentru cele nscrise mai sus s-a rspuns la ntrebrile nr. 6-8 din interviul managerului economic al Instituiei Publice A., anex la fia de identificare i analiz a problemei. Procedura intern a Instituiei Publice A ce urmeaz a fi desfurat n vederea efecturii achiziiilor directe nregistrat sub nr.24 din 05.01.2010, precizeaz: Art. 4 (I) Cumprarea direct efectuat conform art. 2, lit. a, va fi precedat de: - redactarea unui referat/raport de necesitate/comand coninnd propunerea concret de achiziionare a bunurilor/serviciilor/lucrrilor; - redactarea notei justificative (dup caz, n funcie de complexitatea achiziiei); Referatul i nota vor fi ntocmite de ctre compartimentul solicitant iar dup nregistrarea la secretariatul unitii, vor fi avizate de managerul economic i aprobate de ordonatorul teriar de credit. - n baza referatului de necesitate i a notei justificative - dup caz, aprobate de ordonatorul de credite, se va trece la efectuarea demersurilor economice necesare efecturii achiziiei propriu - zise (propunere de angajare a unei cheltuieli, angajament bugetar individual/global, cumprarea efectiv a produselor/serviciilor/lucrrilor), efectuarea recepiei cantitativ - valorice conform documentelor justificative (factur fiscal/bon fiscal/chitan, .a.), ntocmirea ordonanrii de plat i plata efectiv a produselor/serviciilor/lucrrilor Art.9 (2) Autoritatea contractant are obligaia de a efectua achiziia prin cumprarea direct a produsului/serviciului/lucrrii sau de a ncheia contractul (dup caz) cu ofertantul a crui ofert a fost stabilit ca fiind corespunztoare din punct de vedere al cerinelor achizitorului i care are totodat preul cel mai sczut, numai dup aprobarea de ctre conducerea instituiei. Ordonana de urgen a Guvernului nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii la art. 19 prevede: Autoritatea contractant are dreptul de a achiziiona direct produse, servicii sau lucrri, n msura n care valoarea achiziiei, estimat conform prevederilor seciunii a 2-a a prezentului capitol, nu depete echivalentul n lei a 15.000 euro pentru fiecare achiziie de produse, servicii sau lucrri. Achiziia se realizeaz pe baz de document justificativ, care n acest caz se consider a fi contract de
67

achiziie public, iar obligaia respectrii prevederilor prezentei ordonane de urgen se limiteaz numai la prevederile art. 204 alin. (2). Iar art.204 alin.(2) : (2)Autoritatea contractant are obligaia de a asigura obinerea i pstrarea documentelor justificative care dovedesc efectuarea oricrei achiziii publice. Ordinul ministrului justiiei nr.1054/C/2005 privind aprobarea Regulamentului de aplicare a Legii nr.178/1997 pentru autorizarea i plata interpreilor i traductorilor folosii de Consiliul Superior al Magistraturii, de Ministerul Justiiei, Parchetul de pe lng nalta Curte de Casaie i Justiie, Parchetul Naional Anticorupie, de organele de urmrire penal, de instanele judectoreti, de birourile notarilor publici, de avocai i de executori judectoreti, cu modificrile i completrile ulterioare aduse prin Legea nr. 281/2004 i prin Ordonana Guvernului nr. 11/2005, aprobat cu modificri prin Legea nr. 110/2005 prevede n anexa 1: ART. 8 (1) n scopul ndeplinirii unor atribuii date prin lege n competena lor, precum i pentru realizarea unor aciuni de cooperare internaional ori a unor manifestri tiinifice cu participare internaional, Ministerul Justiiei, Consiliul Superior al Magistraturii, Parchetul de pe lng nalta Curte de Casaie i Justiie, Parchetul Naional Anticorupie pot angaja, prin contracte civile pentru prestri de servicii, interprei, traductori i societi care au n obiectul de activitate efectuarea de traduceri n i din limbi strine. (2) Contractul civil pentru prestri de servicii se ncheie ntre ordonatorul principal de credite i traductor i interpret sau societatea care are n obiectul de activitate efectuarea de traduceri n i din limbi strine. (3) Competena ncheierii contractelor civile pentru prestri de servicii prevzute la alin. (1) se deleag directorilor (efilor de secii) care solicit traducerea ART. 11 Dup efectuarea prestaiei pentru care a fost ncheiat contractul civil pentru prestri de servicii, beneficiarul prestaiei ntocmete un proces-verbal care se semneaz de acesta i de traductor i interpret sau de reprezentantul societii care are n obiectul de activitate efectuarea de traduceri n i din limbi strine, care a efectuat prestaia. ART. 12(1) Calculul valorii i plata prestaiei efectuate de traductor i interpret sau de societatea care are n obiectul de activitate efectuarea de traduceri n i din limbi strine se fac de ctre Direcia economic dup caz, pe baza contractului civil pentru prestri de servicii i a procesului-verbal, completate cu datele necesare privind ntinderea i condiiile efecturii prestaiei, comunicate de beneficiarii prestaiilor
68

ART. 15(3) Onorariul cuvenit se va stabili, dup prestarea serviciului solicitat, printr-o nou ncheiere sau, dup caz, ordonan. (4) Organele prevzute la alin. (1) vor comunica n scris, n mod explicit, persoanei desemnate potrivit alin. (2) serviciile solicitate, dup cum urmeaz: a) felul prestaiei: interpretare sau traducere, dup caz; b) limba strin din care sau n care urmeaz a se efectua prestaia, cu specificarea limbii strine, potrivit diferenierilor prevzute la art.7 din lege. Sunt considerate limbi strine de circulaie internaional, n sensul prezentului regulament, limbile englez, francez, german, spaniol i rus; c) pentru interprei: locul unde urmeaz a fi efectuat prestaia, data i ora de ncepere a acesteia; d) pentru traductori: locul i termenul de predare a traducerii, precum i numrul de pagini de tradus; e) locul i intervalul orar n care poate avea acces la dosarul cauzei n vederea documentrii; f) orice alte informaii considerate ca fiind necesare traductorului i interpretului, cum ar fi: activitatea la care va participa (prezentarea materialului de urmrire penal; luarea declaraiei, confruntarea etc.), natura cauzei. 2. Pentru anul 2010 a fost ntocmit programul anual al achiziiilor publice dar nu s-a actualizat conform rectificrilor bugetare aprobate. Hotrrea Guvernului nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, privind atribuirea contractelor de achiziie public , a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, la art. 4 alin. (3) (9) prevede: (3) Autoritatea contractant are obligaia, atunci cnd stabilete programul anual al achiziiilor publice, de a ine cont de: necesitile obiective de produse, de lucrri i de servicii; gradul de prioritate a necesitilor; anticiprile cu privire la fondurile ce urmeaz s fie alocate prin bugetul anual. (4) Dup aprobarea bugetului propriu, autoritatea contractant are obligaia de a-i definitiva programul anual al achiziiilor publice n funcie de fondurile aprobate i de posibilitile de atragere a altor fonduri (7) Programul anual al achiziiilor publice se aprob de conductorul autoritii contractante, conform atribuiilor legale ce i revin, cu avizul compartimentului financiar-contabil. (8) Autoritatea contractant are dreptul de a opera modificri sau completri ulterioare n programul anual al achiziiilor publice, modificri/completri care se aprob conform prevederilor alin. (7).
69

(9) n cazul n care modificrile prevzute la alin. (8) au ca scop acoperirea unor necesiti ce nu au fost cuprinse iniial n programul anual al achiziiilor publice, introducerea acestora n program este condiionat de asigurarea surselor de finanare. Pentru cele nscrise mai sus s-a rspuns la ntrebarea nr. 3 din interviul managerului economic al Instituiei publice A anex la fia de identificare i analiz a problemei nr.3. 3. Pentru anul 2010 nu s-au respectat prevederile Hotrrii Guvernului nr.198/2008 pentru modificarea i completarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public prin mijloace electronice din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, aprobate prin Hotrrea Guvernului nr.1660/2006 i Hotrrea Guvernului nr.167/2010 n ceea ce privete obligaia de a utiliza mijloace electronice pentru aplicarea procedurilor de atribuire pentru realizarea achiziiilor directe ntr-un procent de cel puin 40% din valoarea total a achiziiilor directe: ...Art66^1. ncepnd cu anul 2010, autoritatea contractant are obligaia de a utiliza mijloacele electronice pentru aplicarea procedurilor de atribuire i pentru realizarea achiziiilor directe, reprezentnd 40% din valoarea total a achiziiilor publice finalizate de aceasta n cursul anului respectiv, care se pot efectua prin utilizarea mijloacelor electronice..... CAUZE Lipsa de personal n cadrul departamentului economico financiar i administrativ. Nu au fost respectate prevederile Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, Ordinul ministrului justiiei nr.1054/C/2005 privind aprobarea Regulamentului de aplicare a Legii nr.178/1997 pentru autorizarea i plata interpreilor i traductorilor folosii de Consiliul Superior al Magistraturii, de Ministerul Justiiei, Parchetul de pe lng nalta Curte de Casaie i Justiie, Parchetul Naional Anticorupie, de organele de urmrire penal, de instanele judectoreti, de birourile notarilor publici, de avocai i de executori judectoreti, cu modificrile i completrile ulterioare aduse prin Legea nr. 281/2004 i prin Ordonana Guvernului nr. 11/2005, aprobat cu modificri prin Legea nr.
70

110/2005, Hotrrea Guvernului nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, Hotrrea Guvernului nr.198/2008 pentru modificarea i completarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public prin mijloace electronice din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, aprobate prin Hotrrea Guvernului nr.1660/2006 i Hotrrea Guvernului nr.167/2010. Nerespectarea prevederilor cuprinse n Procedura intern a Instituiei publice A ce urmeaz a fi desfurat n vederea efecturii achiziiilor directe nregistrat sub nr. 32 din 23.02.2010. CONSECINE Prin nerespectarea prevederilor legale privind utilizarea mijloacelor electronice la aplicarea procedurilor de atribuire a achiziiilor directe ntr-un procent de cel puin 40% din valoarea total a achiziiilor publice efectuate n anul 2010, a coninutului dosarelor de achiziii publice, pot s nu fie respectate principiile care stau la baza atribuirii contractelor de achiziie public, respectiv: - nediscriminarea prin asigurarea condiiilor de manifestare a concurenei reale pentru ca orice operator economic, indiferent de naionalitate, s poat participa la procedura de atribuire i astfel s aib ansa de a deveni contractant; - transparena prin aducerea la cunotina publicului a tuturor informaiilor referitoare la aplicarea procedurii de atribuire; proporionalitatea prin asigurarea corelaiei ntre necesitatea autoritii contractante, obiectul contractului de achiziie public i cerinele solicitate a fi ndeplinite; - asumarea rspunderii prin determinarea clar a sarcinilor i responsabilitilor persoanelor implicate n procesul de achiziie public, urmrindu-se asigurarea profesionalismului, imparialitii i - independenei deciziilor adoptate pe parcursul derulrii acestui proces.
71

Neactualizarea programului anual al achiziiilor publice privind totalitatea contractelor de furnizare, de lucrri i de servicii, pe care autoritatea contractant intenioneaz s le atribuie n decursul anului bugetar urmtor, corespunztor necesitilor obiective de produse, de lucrri i de servicii coroborate cu gradul de prioritate al necesitilor, conduce la necunoaterea anticiprilor cu privire la fondurile ce urmeaz a fi alocate prin bugetul anual. RECOMANDRI Elaborarea listei activitilor i aprecierea riscurilor specifice activitii. Restudierea i aplicarea de ctre salariaii departamentului financiar contabil i administrativ a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, Ordinul ministrului justiiei nr.1054/C/2005 privind aprobarea Regulamentului de aplicare a Legii nr.178/1997 pentru autorizarea i plata interpreilor i traductorilor folosii de Consiliul Superior al Magistraturii, de Ministerul Justiiei, Parchetul de pe lng nalta Curte de Casaie i Justiie, Parchetul Naional Anticorupie, de organele de urmrire penal, de instanele judectoreti, de birourile notarilor publici, de avocai i de executori judectoreti, cu modificrile i completrile ulterioare aduse prin Legea nr. 281/2004 i prin Ordonana Guvernului nr.11/2005, aprobat cu modificri prin Legea nr. 110/2005, Hotrrea Guvernului nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii. n cazul achiziiei de bunuri i a prestrilor de servicii de traducere specializat autorizat se va respecta Procedura intern a Instituiei publice A ce urmeaz a fi desfurat n vederea efecturii achiziiilor directe nregistrat sub nr.32 din 23.02.2010, prin respectarea termenului de ntocmire al referatelor de necesitate, respectiv ntocmirea/ncheierea contractelor i a documente de recepie, care s confirme c acestea au fost prestate i sunt conforme. Se vor ntocmi programele anuale al achiziiilor publice la fiecare rectificare bugetar n conformitate cu prevederile Hotrrii Guvernului nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor
72

referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii. Pe viitor se vor respecta prevederile Hotrrii Guvernului nr.198/2008 pentru modificarea i completarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public prin mijloace electronice din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, aprobate prin Hotrrea Guvernului nr.1660/2006 i Hotrrea Guvernului nr.167/2010 n ceea ce privete obligaia de a utiliza mijloace electronice pentru aplicarea procedurilor de atribuire pentru realizarea achiziiilor directe ntr-un procent de cel puin 40% din valoarea total a achiziiilor directe. ntocmit: Auditor intern, D.P. Pentru conformitate, Echipa managerial a Instituiei publice A

Supervizat, ef Serviciu Audit Public Intern

73

MINISTERUL X SERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERN

MINUTA EDINEI DE NCHIDERE A. Meniuni generale: Misiunea de audit: Audit de regularitate pentru evaluarea i mbuntirea eficienei i eficacitii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare Perioada auditat: 01.01.2010-31.12.2010 ntocmit: D.P. Data: 03.06.2011 B.Lista participanilor
Numele Funcia Nr. telefon E-mail Semntu ra

C. Concluzii: n cadrul edinei, domnul D.P. auditor intern la Ministerul X prezint iregularitile constatate n fiele de identificare i analiz a problemelor, departamentului economico financiar i recomandrile la acestea. Recomandrile au fost discutate pe parcursul misiunii de audit cu personalul din departamentul economico - financiar care au fost de acord cu acestea. n perioada 23.05.2011-03.06.2011 s-a efectuat supervizarea prin e-mail, iar n data de 27.06.2011 s-a fcut supervizarea la faa locului de ctre eful serviciului audit public intern din cadrul Ministerului X. Doamna manager economic al Instituiei publice A. prezint opiniile n privina misiunii de audit, evideniind faptul c problemele constatate sunt reale, fiind de acord cu recomandrile auditorului privind soluionarea acestora. n cadrul edinei nu s-au exprimat preri divergente fa de constatrile i recomandrile din FIAPurile ntocmite care au fost semnate fr obiecii i n consecin nu s-a mai organizat edina de conciliere. Cu ocazia edinei de nchidere, s-a specificat c urmeaz ca unitatea s primeasc Fia de urmrire a recomandrilor i un exemplar
74

din Proiectul de Raport de Audit, care va fi ntocmit pe baza FIAP urilor de ctre auditorul public intern de la Ministerul X. Dup luarea la cunotin a Proiectului de Raport de Audit se va ntocmi o adres prin care entitatea auditat i va exprima punctul de vedere vizavi de acesta. De asemenea s-a discutat despre Planul de aciune i calendarul implementrii recomandrilor, pe care unitatea auditat urmeaz s l ntocmeasc i s l nainteze Serviciului audit public intern din cadrul Ministerului X. Au fost restituite de ctre auditor toate documentele puse la dispoziie de ctre entitatea auditat, n vederea realizrii misiunii de audit intern.

Auditor intern, D.P.

75

MINISTERUL X SERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERN Nr. 777/ 03.06.2011

R P R D A D IN R A O T E U IT TE N

STRUCTURA AUDITAT:

INSTITUIA PUBLIC A

Misiunea de audit:

AUDIT DE REGULARITATE PENTRU EVALUAREA I MBUNTIREA EFICIENEI I EFICACITII SISTEMULUI DE CONDUCERE BAZAT PE GESTIUNEA RISCULUI, A CONTROLULUI I A PROCESELOR DE ADMINISTRARE

2011
76

CUPRINS I. INTRODUCERE........ II. FIXAREA OBIECTIVELOR......... III. CONSTATRI I RECOMANDRI....... OBIECTIVUL Achiziiile publice; servicii i lucrri ncheierea contractelor de furnizare,

1. ntocmirea Programului anual al achiziiilor publice.......... Programul anual al achiziiilor publice 2.Respectarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice.......... 3.Urmrirea executrii contractelor de furnizare, servicii i lucrri............. IV. CONCLUZII...........

APROB, ORDONATOR PRINCIPAL DE CREDITE

77

I.

INTRODUCERE

Echipa de audit a fost format din: D.P. auditor intern la Ministerul X Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr. 777 din 31.03.2011 Baza legal a aciunii de auditare: Planul de audit public intern pe anul 2011 aprobat de Ministerul X; Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; Legea nr.191/2011; - Ordinul ministrului finanelor publice nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de exercitare a auditului public intern; - Normele proprii de exercitare a auditului public intern n cadrul Ministerului X nr.68 /2004. Durata aciunii de auditare: 16.05 03.06.2011 Perioada supus auditrii: 01.01.2010 - 31.12.2010 Organizarea Instituiei publice A. Instituia public A are calitatea de ordonator teriar de credite. n perioada supus auditrii ultimul stat de funcii pentru Instituia public A a avut aprobate 89 de posturi. Conform statelor de salarii ntocmite n luna decembrie 2010 au fost pltite un numr de 82 de persoane . Diferena de 7 posturi o reprezint posturi vacante.
II.

FIXAREA OBIECTIVELOR:

Achiziiile publice; ncheierea contractelor de furnizare, servicii i lucrri Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate. Tehnici utilizate:
78

a) verificarea n vederea asigurrii evalurii i mbuntirii eficienei i eficacitii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare. Tehnici de verificare utilizate: Comparaia: privind modul de eviden i raportare a angajamentelor bugetare ntre prevederi bugetare i cheltuieli, pentru ordinele de numire i datele nscrise n carnetele de munc; Analiza : datelor i informaiilor cuprinse n documente; Examinarea : situaiilor privind inventarierea pentru anul 2010 i a modului de reevaluare a mijloacelor fixe; pentru detectarea erorilor n completarea carnetelor de munc, proceselor verbale etc.; modului de ndosariere, arhivare i casare a documentelor; Confruntarea : soldurilor faptice cu cele din evidena contabil; Recalcularea verificarea :calculelor matematice a salariilor; Garantarea : pentru verificarea realitii datelor din documentele ce au stat la baza justificrii nregistrrilor n contabilitate, n crile de munc i n registrele i condicile obligatorii ale personalului auxiliar de specialitate; Urmrirea : datelor nscrise n bilanurile contabile i a existenei documentelor justificative i coninutul acestora, pentru a se constata dac toate operaiunile au fost real efectuate; Confirmarea : soldurilor de ctre contabilitate cu ocazia inventarierii bunurilor. b) interviul pentru lmurirea unor aspecte legate de organizarea i desfurarea activitilor; c) eantionarea pentru analiza modului de ntocmire al documentelor; d) observarea fizic n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor. Instrumente de audit: - lista de verificare pentru a stabili condiiile pe care trebuie sa le ndeplineasc fiecare obiectiv auditabil; - chestionare. Documente i materiale examinate n cadrul Instituiei publice A. Verificarea la faa locului a vizat urmtoarele documente ntocmite i completate pentru perioada 01.01.2010 - 31.12.2010: - bugetele de venituri i cheltuieli pe anul 2010; - situaiile financiare trimestriale i anuale;
79

- documente privind organizarea i conducerea contabilitii, a modului de acordare a vizei de control financiar preventiv i a modului de eviden i raportare a angajamentelor bugetare i legale; - evaluarea programului anual al achiziiilor publice i a modului de respectare a procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice, ncheierea contractelor i urmrirea executrii contractelor de furnizare, servicii i lucrri; - documentele privind inventarierea elementelor de activ i pasiv; - registrele, condicile i formularele statistice. Materiale ntocmite pe timpul auditrii: lista centralizatoare a obiectelor auditabile; programul de audit, programul interveniei la faa locului; foi de lucru privind descrierea activitilor auditate; liste de verificare pe obiective (LV); teste la listele de verificare pe obiective; lista de control, anex la test; fie de identificare i analiz a problemelor constatate (FIAP); interviuri cu salariaii entitii publice auditate privind activitatea desfurat; raportul de audit, minuta edinei de deschidere, minuta edinei de nchidere. III. CONSTATRI I RECOMANDRI

Procedurile specifice care reglementeaz activitatea financiar. Pentru realizarea obiectivelor trebuie s se asigure un echilibru ntre sarcini, competene (autoritate decizional conferit prin delegare) i responsabiliti (obligaia de a realiza obiectivele) i s se defineasc proceduri. Procedurile reprezint paii ce trebuie urmai i cuprind algoritmul pentru realizarea sarcinilor, exercitarea competenelor, existena activitilor de control n punctele cheie i angajarea responsabilitilor. Pe baza procedurilor, se monitorizeaz existena i funcionalitatea controlului intern, ceea ce ne va da posibilitatea s constatm dac: - este integrat n sistemul de management al fiecarei componente structurale a entitii publice; - intr n grija personalului de la toate nivelurile; -ofer o asigurare rezonabil atingerii obiectivelor, ncepnd cu cele individuale i terminnd cu cele generale.
80

n practic, exist dou categorii de proceduri: - procedurile generale date de cadrul normativ, respectiv de legi, norme metodologice, precizri/instruciuni, elaborate de ctre entitatea public, n vederea organizrii aplicrii unor reglementri de rang superior, aprobate de ctre conductorul entitii publice sau chiar de ctre Guvern; - proceduri specifice pentru fiecare activitate a entitii publice sub forma metodologiilor de lucru, care trebuie s fie: * scrise i formalizate pe suport de hrtie i/sau electronic, care s conin pe fluxurile operaiilor, activiti de control, responsabiliti, modele de documente cu exemplificri respectiv formalizate, cunotinele individuale i colective care trebuie stocate i puse n ordinea care s corespund scopurilor entitii publice i aprobate de conductorul unitii; * simple i specifice, pentru ca executanii s le poata utiliza cu respectarea cadrului normativ, pentru fiecare domeniu al entitii publice; * completate i actualizate n mod permanent, n funcie de evoluia reglementrilor i practicii n materie; * aduse la cunotina executanilor pentru a putea fi discutate, nsuite i aplicabile n mod uniform. Auditorul intern, din analiz a constatat c pentru atribuirea responsabilitilor, separarea sarcinilor i delegarea autoritilor sunt stabilite proceduri scrise i formalizate i au fost actualizate. Paii care trebuie parcuri sunt cunoscui de ctre salariai i se regsesc n Regulamentul de ordine interioar a parchetelor i parial n fiele postului. Persoanele implicate sunt informate despre sarcinile care le revin i sunt familiarizate cu desfurarea activitii pe baz de proceduri specifice fiecrei activiti. Din verificrile efectuate s-a constatat faptul c recomandrile cuprinse n Raportul de audit intern nr. 42/31.03.2010 au fost implementate parial. Achiziiile publice; servicii i lucrri ncheierea contractelor de furnizare,

1. ncadrarea cheltuielilor n prevederile bugetare Plile i cheltuielile Instituiei publice A s-au ncadrat n creditele bugetare repartizate de Ordonatorul secundar de credite, pe capitolele i
81

articolele clasificaiei bugetare, conform art.29 din Legea nr.500/2002, modificat, privind finanele publice. Situaia contului de execuie a bugetului instituiei publice se prezint astfel: - la data de 31.12.2010 - LEI Denumire indicatori I. Cheltuieli curente -Cheltuieli de personal -Bunuri i servicii Venituri din anii precedeni II. Cheltuieli de capital Cheltuieli privind asistena social TOTAL CHELTUIELI Credite bugetare aprobate 9.254.682 8.683.407 522.445 1.743.600 48.830 10.998.282 Plti efectuate 9.254.450 8.683.349 522.271 21.895 1.743.600 48.830 10.976.155 Cheltuieli efective 9.253.269 8.713.170 491.269 135.399 48.830 9.388.668

Se constat c plile efectuate s-au ncadrat n creditele bugetare aprobate. Din verificrile efectuate i analiza testului ntocmit s-a elaborat n baza listei de verificare, nu au fost constatate iregulariti cu privire la elaborarea proiectului de buget, acesta este nsoit de fundamentri detaliate prin care s se motiveze sumele solicitate. 2. ntocmirea Programului anual al achiziiilor publice Pentru perioada auditat s-a ntocmit Programul anual al achiziiilor publice, au fost cuprinse n program toate valorile estimate ale contractelor de furnizare, servicii i lucrri; a fost respectat termenul legal de ntocmire. n toate cazurile privind achiziiile publice de furnizare, servicii i lucrri se ntocmesc referate de necesitate, aprobate de ctre conductorul unitii i se respect corespondena cu sistemul de grupare i de codificare CPV. Au fost evideniate deficiene care au fost nscrise n Fia de identificare i analiz a problemei, n ceea ce privete urmtoarele aspecte :

82

CONSTATRI Pentru anul 2010 a fost ntocmit programul anual al achiziiilor publice, dar nu s-a actualizat conform rectificrilor bugetare aprobate. CAUZE Lipsa de personal n cadrul departamentului economico financiar i administrativ. Nu au fost respectate prevederile Hotrrii Guvernului nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii. CONSECINE Neactualizarea programului anual al achiziiilor publice privind totalitatea contractelor de furnizare, de lucrri i de servicii, pe care autoritatea contractant intenioneaz s le atribuie n decursul anului bugetar urmtor, corespunztor necesitilor obiective de produse, de lucrri i de servicii coroborate cu gradul de prioritate al necesitilor, conduce la necunoaterea de ctre echipa managerial a anticiprilor cu privire la fondurile ce urmeaz a fi alocate prin bugetul anual. RECOMANDRI Restudierea i aplicarea de ctre salariaii departamentului financiar contabil i administrativ a prevederilor Hotrrii Guvernului nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii. Se vor ntocmi programele anuale al achiziiilor publice la fiecare rectificare bugetar n conformitate cu prevederile Hotrrii Guvernului nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii.

83

3. Respectarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice Din analiza interviului managerului economic i verificarea la faa locului s-a constatat faptul c n perioada auditat la nivelul Instituiei publice A s-au ntocmit i actualizat procedurile interne privind achiziiile de bunuri, servicii i lucrri. Au fost evideniate deficiene care au fost nscrise n Fia de identificare i analiz a problemei, n ceea ce privete urmtoarele aspecte : CONSTATRI Nu se ntocmesc documentele prevzute n Procedura intern a Instituiei publice A ce urmeaz a fi desfurat n vederea efecturii achiziiilor directe i nregistrat sub nr. 32 din 23.02.2010, respectiv n cazul prestrilor de servicii de traducere specializate autorizate nu s-au ntocmit contracte i nici documente de recepie, care s confirme c acestea au fost prestate i sunt conforme. CAUZE Nu au fost respectate prevederile Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, Ordinul ministrului justiiei nr.1054/C/2005 privind aprobarea Regulamentului de aplicare a Legii nr.178/1997 pentru autorizarea i plata interpreilor i traductorilor folosii de Consiliul Superior al Magistraturii, de Ministerul Justiiei, Parchetul de pe lng nalta Curte de Casaie i Justiie, Parchetul Naional Anticorupie, de organele de urmrire penal, de instanele judectoreti, de birourile notarilor publici, de avocai i de executori judectoreti, cu modificrile i completrile ulterioare aduse prin Legea nr. 281/2004 i prin Ordonana Guvernului nr. 11/2005, aprobat cu modificri prin Legea nr. 110/2005. Nu a fost respectat Procedura intern a Instituiei publice A ce trebuia aplicat n vederea efecturii achiziiilor directe nregistrat sub nr.32 din 23.02.2010. CONSECINE Prin nerespectarea prevederilor legale privind achiziiile directe, a coninutului dosarelor de achiziii publice, pot s nu fie respectate principiile care stau la baza atribuirii contractelor de achiziie public, respectiv: nediscriminarea prin asigurarea condiiilor de manifestare a concurenei reale pentru ca orice operator economic,
84

indiferent de naionalitate, s poat participa la procedura de atribuire i astfel s aib ansa de a deveni contractant; transparena prin aducerea la cunotina publicului a tuturor informaiilor referitoare la aplicarea procedurii de atribuire. RECOMANDRI Elaborarea listei activitilor i aprecierea riscurilor specifice activitii. Aplicarea prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, Ordinul ministrului justiiei nr.1054/C/2005 privind aprobarea Regulamentului de aplicare a Legii nr.178/1997 pentru autorizarea i plata interpreilor i traductorilor folosii de Consiliul Superior al Magistraturii, de Ministerul Justiiei, Parchetul de pe lng nalta Curte de Casaie i Justiie, Parchetul Naional Anticorupie, de organele de urmrire penal, de instanele judectoreti, de birourile notarilor publici, de avocai i de executori judectoreti, cu modificrile i completrile ulterioare aduse prin Legea nr. 281/2004 i prin Ordonana Guvernului nr.11/2005, aprobat cu modificri prin Legea nr. 110/2005. n cazul achiziiei de bunuri i a prestrilor de servicii de traducere specializat, autorizat se va respecta Procedura intern a Instituiei publice A ce urmeaz a fi desfurat n vederea efecturii achiziiilor directe nregistrat sub nr.32 din 23.02.2010, prin respectarea termenului de ntocmire al referatelor de necesitate, respectiv ntocmirea/ncheierea contractelor i a documente de recepie, care s confirme c acestea au fost prestate i sunt conforme. 4. Urmrirea executrii contractelor de furnizare, servicii i lucrri Efectuarea cheltuielilor s-a realizat n limita creditelor bugetare aprobate i numai n legtur cu activitatea instituiei i cu atribuiunile acesteia. Au fost evideniate deficiene care au fost nscrise n Fia de identificare i analiz a problemei, n ceea ce privete urmtoarele aspecte : CONSTATRI Pentru anul 2010 nu s-au respectat prevederile Hotrrii Guvernului nr.198/2008 pentru modificarea i completarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public prin mijloace electronice din Ordonana de urgen a Guvernului
85

nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, aprobate prin Hotrrea Guvernului nr.1660/2006 i Hotrrea Guvernului nr.167/2010 n ceea ce privete obligaia de a utiliza mijloace electronice pentru aplicarea procedurilor de atribuire pentru realizarea achiziiilor directe ntr-un procent de cel puin 40% din valoarea total a acestora. CAUZE Nu au fost respectate prevederile Hotrrii Guvernului nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, Hotrrea Guvernului nr.198/2008 pentru modificarea i completarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public prin mijloace electronice din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, aprobate prin Hotrrea Guvernului nr.1660/2006 i Hotrrea Guvernului nr.167/2010. CONSECINE Prin nerespectarea prevederilor legale privind utilizarea mijloacelor electronice la aplicarea procedurilor de atribuire a achiziiilor directe ntrun procent de cel puin 40% din valoarea total a achiziiilor publice efectuate n anul 2010, pot s nu fie respectate principiile care stau la baza atribuirii contractelor de achiziie public, respectiv: nediscriminarea prin asigurarea condiiilor de manifestare a concurenei reale pentru ca orice operator economic, indiferent de naionalitate, s poat participa la procedura de atribuire i astfel s aib ansa de a deveni contractant; transparena prin aducerea la cunotina publicului a tuturor informaiilor referitoare la aplicarea procedurii de atribuire; proporionalitatea prin asigurarea corelaiei ntre necesitatea autoritii contractante, obiectul contractului de achiziie public i cerinele solicitate a fi ndeplinite; asumarea rspunderii prin determinarea clar a sarcinilor i responsabilitilor persoanelor implicate n procesul de achiziie public, urmrindu-se asigurarea profesionalismului, imparialitii i independenei deciziilor adoptate pe parcursul derulrii acestui proces.

86

RECOMANDRI Restudierea i aplicarea de ctre salariaii departamentului financiar contabil i administrativ a prevederilor Hotrrii Guvernului nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, Hotrrea Guvernului nr.198/2008 pentru modificarea i completarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public prin mijloace electronice din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, aprobate prin Hotrrea Guvernului nr.1660/2006 i Hotrrea Guvernului nr.167/2010. V. CONCLUZII Auditorul pe baza testrilor i analizelor efectuate evalueaz eficiena i eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare din entitatea auditat conform grilei:
APRECIERE DE MBUNTIT X

NR. CRT 1.

OBIECTIVUL Achiziiile publice; ncheierea contractelor de furnizare, servicii i lucrri

FUNC IONAL

CRI TIC

Precizm c faptele constatate au la baz probe de audit obinute pe baza testelor i interviurilor efectuate i consemnate n documentele de lucru ntocmite de ctre auditori i nsuite de ctre factorii de management ai Instituiei publice A. Aceste evaluri au la baz discuiile care au avut loc cu privire la recomandrile auditorilor n edina de nchidere, apreciate de ctre participanii la aceast edin, ca fiind realiste i fezabile, i materializate n minuta edinei de nchidere.

87

Considerm c n urma rezultatelor evalurii auditorilor interni cu privire la eficiena i eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare, activitatea factorilor de management ai Instituiei publice A. se nscrie n parametri normali.

Auditor intern, D.P. Supervizat, ef Serviciu audit public intern M.M.

88

6.2. Raport de audit intern realizat de experi contabili n baza Standardului profesional nr. 36 Misiunile de audit intern realizate de experii contabili. RAPORT DE AUDIT INTERN Privind misiunea de audit intern desfurat n anul 2011 la SC ABC SRL Subsemnata D.P., membru al Camerei Experilor Contabili i Contabililor Autorizai din Romnia, cod de nregistrare fiscal nr. XX 9847, nscris n Tabloul Corpului Experilor Contabili i Contabililor Autorizai din Romnia, avnd carnet nr.XX1722/2006/A, n baza contractului de prestri servicii nr. 10/2011 am efectuat: Misiune de audit intern realizat de experii contabili n baza Standardului profesional nr. 36, pentru perioada 01.01.2011 - 31.12.2011 la SC ABC SRL T. Eantion auditare lunile: martie, iunie, septembrie 2011. Durata misiunii de audit: 28.11.2011- 31.12.2011. Persoanele contractate in timpul misiunii de audit: -I.T. director general; -N.O. director economic; -M.A. contabil; Cadrul legal al aciunii de auditare l-a reprezentat : - Ordonana guvernului nr. 65/1994 privind organizarea activitii de expertiz contabil i a contabililor autorizai, republicat; - Standardul profesional nr. 36; Misiunile de audit intern realizate de experii contabili. - O.M.F.P. nr. 1267/2000 pentru aprobarea normelor minimale de audit - Legea nr. 31/1990 republicat i modificat privind societile comerciale; - Legea contabilitii nr. 82/1991 republicat; - Legea 571/2003 cu modificrile i completrile ulterioare privind Codul fiscal; - O.M.F.P. nr. 3055/2009 pentru aprobarea reglementrilor contabile conforme cu directivele europene; - Legea 22 din 1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanii i rspunderea n legtura cu gestionarea bunurilor, modificat cu Legea nr. 54 din 8 iulie 1994; - Decretul nr.209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operaiilor de cas;
89

- O.M.F.P. nr. 2861/09.10.2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii; Obiectivele aciunii de auditare sunt nominalizate distinct pe apte dosare dup cum urmeaz: 1. Dosarul juridic: - date de identificare, capital social, domenii de activitate; - puncte de lucru, acionariat, auditori, cenzori; - organigrama, hotrri AGA i consiliu de administraie; - titluri de proprietate precum i ntbulri sau alte documente pentru imobilele aflate n partimoniu; - contracte i deineri; - colaborri cu societi; - asigurri obligatorii impuse de lege. 2. Dosarul fiscal: - obligaii declarative; - autorizate comune i speciale; - obligaia deinerii de case de marcat; - obligaii fiscale curente i specifice, vector fiscal, scutiri, amnri la plat, ealonri; - registre obligatorii; - controale fiscale (perioadele controlate i concluzii); 3. Dosar gestiune: - jurnale contabile, fond i form, cerine, semnturi autorizate; - respectarea procedurilor de inventariere a patrimoniului; - planul de conturi personalizat; - mprumuturi i leasing proceduri comune, cuantum, tipologie, aprobri; - decontri ntre unitate i subunitate, custodii, consignaie; - circuitul documentelor n cadrul organizaiei; - politicile aplicate, evaluarea stocurilor, metoda de amortizare. 4. Dosar trezorerie: - specimen de semntur, aprobri pli, control intern; - asigurarea garaniilor (inclusiv cele contractuale), responsabiliti casier, plafoane aprobate, reineri efectuate; - alte valori deinute, gestiuni i control; - aprobarea avansurilor de trezorerie, decontare, diurne i cazri aprobate conform procedurilor grupului; - rulajele din conturile de trezorerie i aprobarea operaiunilor efectuate;

90

5. Dosar cheltuieli: - ntocmirea i aprobarea cererilor de achiziie, existena unui sistem centralizat, responsabili i gestiuni; - furnizori agreai de grup conform procedurilor sau independena n alegerea partenerilor furnizori de bunuri i servicii; - politici comune de acordare de beneficii salariailor sau ulterior (pensionare), asigurri, medicina muncii, tichete de mas. 6. Dosar resurse umane: - regulament intern de organizare, manualul angajatului; - politici de gril salarial, politici de angajare sau majorri de salariu, testele obligatorii la angajare; - fie de post; - evaluare angajai i management. 7. Dosar logistic: - cine utilizeaz programele informatice (existena unui sistem de securitate). Scopul aciunii de auditare conform contractului ncheiat ntre pri consta in: - asigurarea completitudinii si corectitudinii conducerii registrelor de contabilitate; - asigurarea respectrii principiilor generale ale contabiliti asigurarea respectrii regulilor de evaluare a elementelor de activ si pasiv; - asigurarea respectrii reglementarilor contabile in conformitate cu directivele europene - buna gestionare a fondurilor societii i rentabilizarea activitii prin politici de reducere a cheltuielilor; Tipul de auditare audit: audit intern realizat n baza standardului profesional nr.36 Misiunile de audit intern realizate de experii contabili. Tehnici utilizate: a) verificarea n vederea asigurrii evalurii i mbuntirii eficienei i eficacitii societii ; Tehnici de verificare utilizate: - Analiza : datelor i informaiilor cuprinse n documente; - Examinarea: situaiilor privind inventarierea i a modului de reevaluare a mijloacelor fixe; modului de ndosariere, arhivare i casare a documentelor; - Confruntarea : soldurilor faptice cu cele din evidena contabil - Recalcularea verificarea :calculelor matematice a salariilor;
91

Garantarea : pentru verificarea realitii datelor din documentele ce au stat la baza justificrii nregistrrilor n contabilitate; - Urmrirea : datelor nscrise n bilanurile contabile i a existenei documentelor justificative i coninutul acestora ; pentru a se constata dac toate operaiunile au fost real efectuate; - Confirmarea : soldurilor de ctre contabilitate cu ocazia inventarierii bunurilor. b) interviul pentru lmurirea unor aspecte legate de organizarea i desfurarea activitilor; c) eantionarea pentru analiza modului de ntocmire al documentelor; d) observarea fizic n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor. Verificarea la faa locului a vizat urmtoarele documente ntocmite i completate pentru perioada 01.01.2011 - 31.12.2011: - balanele de verificare pentru perioada auditat; - situaiile financiare semestriale i anuale; - documente privind organizarea i conducerea contabilitii; - state de salarii; - documentele privind inventarierea elementelor de activ i pasiv ; - registrele societii; Materiale ntocmite pe timpul auditrii: - tabloul obiectivelor auditate; - foi de lucru privind descrierea activitilor auditate; - foi de lucru, anex la F.I.A.P.; - fie de identificare i analiz a problemelor constatate (F.I.A.P.); - interviuri cu salariaii societii comerciale auditate privind activitatea desfurat; - raportul de audit. SC ABC SRL funcioneaz n baza Legii nr. 31 din 1990 (republicat cu modificrile ulterioare), sub form de societate cu rspundere limitat, fiind persoan juridic romn (conform contractului anex la actul constitutiv ncheiat la 04.03.2011). Societatea are sediul social n: municipiul T. Capitalul social este n valoare de 68.400 RON, fiind mprit n 6.840 pri sociale fiecare n sum de 10 RON fiecare. Asociaii: - T.A.: cu un aport de 61.500 RON la capitalul social, reprezentnd 6.150 pri sociale;
-

92

- T.C.: cu un aport de 6.900 RON la capitalul social, reprezentnd 690 pri sociale. Obiectul de activitate conform codurilor CAEN: Domeniul principal de activitate: 682 nchirierea i subnchirierea bunurilor imobiliare proprii sau nchiriate. Actul constitutiv precizeaz i alte activiti. ASPECTE SESIZATE CONFORM OBIECTIVELOR STABILITE I A FIELOR DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMELOR NTOCMITE Obiectivul nr. I: Dosarul juridic n cadrul acestui obiectiv au fost examinate urmtoarele: date de identificare, capital social, domenii de activitate; puncte de lucru, acionariat, auditori, cenzori; organigrama, hotrri AGA i consiliu de administraie; titluri de proprietate precum i ntbulri sau alte documente pentru imobilele aflate n patrimoniu contracte i deineri; colaborri cu societi; asigurri obligatorii impuse de lege. PROBLEME a) - societatea nu a ntocmit registrul acionarilor;. b) riscuri privind deducerea impozitelor locale (teren i cldiri) aferente activelor societii din localitatea C. M. jud. T. CONSTATARI a) nu a fost ntocmit registrul asociailor: Conform art. 198 din legea 31/90 privind societile comerciale: (1) Societatea trebuie sa ina, prin grija administratorilor, un registru al asociailor, in care se vor nscrie, dup caz, numele si prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul fiecrui asociat, partea acestuia din capitalul social, transferul prilor sociale sau orice alta modificare privitoare la acestea. b) deductibilitate impozit local aferent activelor societii din localitatea Comlou Mare; (teren 1.430 RON i cldiri 6.630 RON) Activul societii din loc. Comlou Mare compus din Construcii 2 grajduri i anexe n valoare de 385.000 RON (conform balanei de imobilizri octombrie 2011), nu are la acest moment utilizare, nefiind nchiriat, aspect datorat crizei economico-financiare.
93

CAUZE A fost omis aspectul legat de registrul asociailor deoarece din eroare administratorul a considerat c acesta se ntocmete doar n cazul societilor pe aciuni. Activul societii din loc. C. M. nu realizeaz venituri ntruct pe fondul crizei economico-financiare nu s-a putut ncheia un contract de nchiriere rentabil. Acest aspect vizeaz unul din obiectivele principale ale societii. Pentru realizarea acestui obiectiv s-a practicat publicitate n periodicul Agenda pe ntregul an 2011. CONSECINE Nefiind nchiriat activul de la C. M., acesta este n situaia de a nu genera venituri pentru societate n ansamblu, fapt ce nu ar permite deducerea cheltuielilor generate. Conform art. 19 din Legea 571/2003 privind codul fiscal (coroborat cu HG 44/2004 cu modificrile i completrile ulterioare) alin. (1) Profitul impozabil se calculeaz ca diferen ntre veniturile realizate din orice surs i cheltuielile efectuate n scopul realizrii de venituri, dintr-un an fiscal, din care se scad veniturile neimpozabile i la care se adaug cheltuielile nedeductibile. La stabilirea profitului impozabil se iau n calcul i alte elemente similare veniturilor i cheltuielilor potrivit normelor de aplicare. Aspect avut n vedere de ctre compartimentul contabil al societii i n consecin amortizarea contabil aferent acestui activ nu face obiectul deducerii fiscale. Este discutabil deducerea cheltuielilor cu impozitele locale. Nentocmindu-se registrul asociailor exist riscul necunoaterii n orice moment a situaiei prilor sociale, a naturii acestora, a persoanelor care le dein. RECOMANDRI Respectarea prevederilor art. 198 din legea 31/90 privind societile comerciale. Pe parcursul desfurrii misiuni a fost ntocmit Registrul asociailor. Obiectivul nr. II: Dosarul fiscal n cadrul acestui obiectiv au fost examinate urmtoarele: - obligaii declarative; - autorizate comune i speciale;

94

- obligaia deinerii de case de marcat; (pentru acest aspect a fost realizat un interviu cu contabilul ef ce este anexat la F.I.A.P. dosar fiscal i prezentului raprt); - obligaii fiscale curente i specifice, vector fiscal, scutiri, amnri la plat, ealonri; - registre obligatorii; - controale fiscale (perioadele controlate i concluziile acestora sunt prezentate n tabloul obiectivelor auditate i n raport). PROBLEME a) - registrul de cas nu este listat n dou exemplare;. b) - societatea nu a ntocmit registrul acionarilor/asociailor;.aspect analizat n dosarul juridic; CONSTATARI a) registrul de cas este editat ntr-un singur exemplar; Conform Decretului nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operaiilor de cas: art. 40 Evidenta ncasrilor i plilor n numerar se ine cu ajutorul registrului de casa, care se ntocmete de ctre casier pe baza documentelor justificative. Zilnic, casierul totalizeaz operaiile din fiecare zi i stabilete soldul casei, care se reporteaz pe fila urmtoare. Exemplarul al doilea se detaeaz i se pred compartimentului financiar-contabil, n aceeai zi, sau cel mai trziu a doua zi, mpreun cu documentele justificative, sub semntura n registrul de casa. ; precum i a precizrilor Ordinul Ministerului Economiei i Finanelor nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile REGISTRU DE CAS(Cod 14-4-7A i Cod 14-4-7bA): 1. Servete ca: - document de nregistrare operativ a ncasrilor i plilor n numerar, efectuate prin casieria unitii pe baza actelor justificative; - document de stabilire, la sfritul fiecrei zile, a soldului de cas; - document de nregistrare n contabilitate a operaiunilor de cas. 2. Se ntocmete n dou exemplare, manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, zilnic, de ctre persoanele care au calitatea de casier, pe baza actelor justificative de ncasri i pli. La sfritul zilei, rndurile neutilizate din formularul cod 14-4-7A se bareaz. Soldul de cas al zilei precedente se reporteaz, dup caz, pe primul rnd al registrului de cas pentru ziua n curs. Se semneaz de ctre casier pentru confirmarea nregistrrii operaiunilor efectuate i de ctre persoana din compartimentul financiar95

contabil desemnat pentru primirea exemplarului 2 i a actelor justificative anexate. 3. Circul la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactitii sumelor nscrise i respectarea dispoziiilor legale privind efectuarea operaiunilor de cas (exemplarul 2). Exemplarul 1 rmne la casier. 4. Se arhiveaz: - la casierie (exemplarul 1); - la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2). b) nu a fost ntocmit registrul asociailor: aspect detaliat la dosarul juridic CAUZE Evidena contabil este condus n sistem informatizat i a fost omis listarea registrului de cas n dou exemplare. Nu au fost respectate prevederile legislative privind editarea registrului de cas n dou exemplare: Decret 209/1976, Ordinului ministrului finanelor publice nr. 3512/2008, privind documentele financiar-contabile, cu modificrile ulterioare i a Legii nr.82/1991 Legea contabilitii . CONSECINE Prin needitarea registrului de cas n dou exemplare conform legislaiei n vigoare exista riscul depistrii acestui neajuns de ctre organele de control (Inspecia Fiscal DGFP, Garda Financiar, .a.) i n consecin a aplicrii unor msuri contravenionale. RECOMANDRI Respectarea prevederilor legislative n vigoare: Decret 209/1976, Ordinul Ministerului Economiei i Finanelor 3512/2008, privind documentele financiar-contabile, cu modificrile ulterioare, a Legii nr.82/1991 Legea contabilitii i a Legii 31/1990 privind societile comerciale. Pe parcursul desfurrii misiuni ambele probleme semnalate au fost remediate. n cazul registrului de cas a fost listat al doilea exemplar pentru ntreaga perioad auditat. Obiectivul nr. III: Dosar gestiune n cadrul acestui obiectiv au fost examinate urmtoarele: - jurnale contabile, fond i form, cerine, semnturi autorizate; - respectarea procedurilor de inventariere a patrimoniului; - planul de conturi personalizat;
96

- mprumuturi i leasing proceduri comune, cuantum, tipologie, aprobri; - decontri ntre unitate i subunitate, custodii, consignaie; - circuitul documentelor n cadrul organizaiei; - politicile aplicate, evaluarea stocurilor, metoda de amortizare. PROBLEME a) problema decontrii combustibilului; b) reglementarea din punct de vedere contabil a animalelor de paz de la complexul C. M. CONSTATARI a) problema decontrii combustibilului; n perioada auditat societatea a decontat cheltuieli privind combustibilul (aferent lunilor cuprinse n eantion) astfel: o luna martie: 410,36 RON; o luna iunie: 1.328,92 ROn; o luna septembrie: 1.620,05 RON. Pentru susinerea acestor cheltuieli au fost prezentate foi de parcurs ntocmite de agentul comercial. a) societatea deine n localitatea C. M. 5 cini de paz, care nu sunt nregistrai n evidenele contabile n contul 361 Animale i psri; CAUZE: Societatea a inut cont de reglementrile impuse de O.U.G. 34/2009 privind rectificarea bugetar i reglementarea unor msuri financiar fiscale: l^1) n perioada 1 ianuarie 2011 - 31 decembrie 2011 inclusiv, cheltuielile privind combustibilul pentru vehiculele rutiere motorizate care sunt destinate exclusiv transportului rutier de persoane, cu o greutate maxim autorizat care s nu depeasc 3.500 kg i care s nu aib mai mult de 9 scaune de pasageri, incluznd i scaunul oferului, cu excepia situaiei n care vehiculele se nscriu n oricare dintre urmtoarele categorii: 1. vehiculele utilizate exclusiv pentru: intervenie, reparaii, paz i protecie, curierat, transport de personal la i de la locul de desfurare a activitii, precum i vehiculele special adaptate pentru a fi utilizate drept care de reportaj, vehiculele utilizate de ageni de vnzri i de ageni de recrutare a forei de munc; Hrana pentru cinii de la spaiile din localitatea C. M. a fost considerat cheltuial deductibil fiscal i a fost dedus TVA-ul aferent.
97

CONSECINE Este discutabil deducerea cheltuielilor cu combustibilul, dei societatea a dedus doar acele curse realizate conform foilor de parcurs doar pentru deservirea spaiilor nchiriate (menionez c deplasrile realizate n alte scopuri nu au fcut obiectul deducerilor fiscale i nici al TVA-ului). Aceast problem rezid din faptul c dei combustibilul decontat este justificat conform foilor de parcurs doar n interesul strict al deservirii obiectului de activitate a societii, acesta nu este personalizat (deservirea spaiilor nchiriate) n articolul de lege mai sus amintit. Animalele de paz (cini) dei sunt ai societii, deoarece nu au fost achiziionai de la furnizori de specialitate (fiind primii de la acionari) s-a omis nregistrarea n contabilitate. RECOMANDRI Respectarea legii 571/2003 cu modificrile i completrile ulterioare, referitoare la deductibilitatea fiscal a combustibilului. ntocmirea zilnic a foilor de parcurs i vizarea acestora de ctre directorul economic al societii n vederea confirmrii curselor realizate doar n scopul obiectului de activitate al societii. Respectarea hotrrilor AGA i a deciziilor administratorului privind cheltuielile administrative indirecte. nregistrarea cinilor n contul 361 Animale i psri prin coresponden cu contul 7582 (7718) Venituri din donaii i subvenii primite, conform legii contabilitii nr. 82/91 i a regulamentului de aplicare a legii contabilitii nr. 704 din 1993 cu modificrile i completrile ulterioare Fa de acest obiectiv precizez c societatea procedeaz corect privind deducerea TVA n situaia spaiilor nchiriate la societi bancare (clieni ctre care se emit facturi fr TVA conform contractelor ncheiate), n sensul c achiziiile realizate strict pe aceste spaii nu fac obiectul deducerii TVA-ului. Obiectivul nr. IV: Dosarul trezoreriei n cadrul acestui obiectiv au fost examinate urmtoarele: specimen de semntur, aprobri pli, control intern; asigurarea garaniilor (inclusiv cele contractuale), responsabiliti casier, plafoane aprobate, reineri efectuate; alte valori deinute, gestiuni i control; aprobarea avansurilor de trezorerie, decontare, diurne i cazri aprobate conform procedurilor grupului;
98

- rulajele din conturile de trezorerie i aprobarea operaiunilor efectuate; PROBLEME a) inexistena constituirii garaniilor pentru persoana ce ndeplinete funcia de casier; b) nu exist hotrri AGA care s reglementeze aprobarea avansurilor de trezorerie, decontare, diurne i cazri n limitele conferite de Codul fiscal.; CONSTATARI a) nu este constituit garanie pentru persoana ce deine funcia de casier. Conform Legii nr. 22 din 18 noiembrie 1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanii i rspunderea n legtura cu gestionarea bunurilor organizaiilor socialiste CAP. 3. Garanii art.10 Gestionarul are obligaia de a constitui o garanie n numerar., art. 11 Constituirea garaniei se face prin contract ncheiat n scris, art. 12 Garania n numerar va fi de minimum un salariu i de maximum trei salarii tarifare lunare ale gestionarului; ea nu va putea depi valoarea bunurilor ncredinate, art. 13 Garania n numerar se reine n rate lunare de 1/10 din salariul tarifar lunar sau din ctigul mediu pe o lun, dup caz. Dac, din cauza altor reineri, ratele din contul garaniei n numerar nu pot fi reinute, gestionarul este obligat sa le depun, art. 15 Garania n numerar va fi depus de ctre organizaia socialist la Casa de Economii i Consemnaiuni, nscriindu-se ntr-un carnet de consemnare pe numele gestionarului. Carnetul de consemnare va fi pstrat de organizaia socialist n favoarea creia s-a constituit garania. Pentru garania depus, Casa de Economii i Consemnaiuni acord o dobnd de 1,5 % pe an.; modificat de Legea nr. 54 din 8 iulie 1994 pentru modificarea unor prevederi din Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanii i rspunderea n legtur cu gestionarea bunurilor organizaiilor socialiste: art.1. Termenii "organizaii socialiste" din titlul i cuprinsul legii se nlocuiesc cu termenii: "ageni economici, autoriti sau instituii publice",i art.2 Articolul 15 se modific i va avea urmtorul cuprins:ART. 15 Garania n numerar va fi depus de ctre agenii economici, autoritile i instituiile publice la Casa de Economii i Consemnaiuni sau la bnci, ntr-un cont special al agentului economic, al autoritii ori al instituiei publice respective. Garaniile n numerar depuse la Casa de Economii i Consemnaiuni sau la bnci se nscriu ntr-un carnet de consemnare pe numele gestionarului. Carnetul de consemnare va fi pstrat n casieria agentului
99

economic, autoritii sau instituiei publice n favoarea creia s-a constituit garania." b) nu exist hotrre AGA i nici procedur privind reglementarea aprobrii avansurilor de trezorerie, decontare, diurne i cazri conform limitelor conferite de legislaia n vigoare. Nu s-a considerat necesare ntocmirea acestor proceduri deoarece majoritatea plilor se realizeaz n sistem electronic (utilizare card, internet banking,) aspecte ce sunt reglementate. CAUZE, CONSECINE: Nu au fost respectate prevederile legislative privind incompatibilitatea n acest domeniu stabilit prin: Legea 22/1969 modificat de Legea 54/1994 i Decret 209/1976. Plile electronice se realizeaz n baza conveniilor ntocmite de societate cu unitile bancare partenere. RECOMANDRI n vederea respectarea prevederilor legislative n vigoare: Legea 22/1969 modificat cu Legea 54/1994 , Decret 209/1976, Legea contabilitii nr.82/1991 i a Legii 31/1990 privind societile comerciale. Constituirea garaniilor conform legii. Emitere hotrre AGA privind reglementarea aprobrii avansurilor de trezorerie, decontare, diurne i cazri conform limitelor conferite de legislaia n vigoare. Completri la fiele posturilor la toate persoanele implicate (contabil ef, director economic i director general), aspect remediat pe parcursul desfurrii misiuni de audit. Obiectivul nr. V: Dosar cheltuieli n cadrul acestui obiectiv au fost examinate urmtoarele: - ntocmirea i aprobarea cererilor de achiziie, existena unui sistem centralizat, responsabili i gestiuni; - furnizori agreai de grup conform procedurilor sau independena n alegerea partenerilor furnizori de bunuri i servicii; - politici comune de acordare de beneficii salariailor sau ulterior (pensionare), asigurri, medicina muncii, tichete de mas. PROBLEME a) problema decontrii combustibilului; b) inexistena unor proceduri formalizate ce reglementeaz circuitul documentelor i responsabilitatea persoanelor care le aprob;
100

CONSTATARI b) problema decontrii combustibilului; Aspect analizat n cadrul Fiei de identificare i analiz a problemei referitoare la Dosarul gestiunii; c) societatea nu deine proceduri privind reglementarea circuitului documentelor i responsabilitatea persoanelor care le aprob; Aspectele legate de ntocmirea i aprobarea cererilor de achiziie, existena unui sistem centralizat, responsabili i gestiuni precum i furnizori agreai de grup conform procedurilor sau independena n alegerea partenerilor furnizori de bunuri i servicii: sunt de competena hotrrilor AGA i a deciziilor administratorului societii. CONSECINE a) - aspecte analizate n F.I.A.P. dosar gestiune: b) neexistnd proceduri pot aprea situaii de efectuare a unor pli fr viza directorului general (aspect analizat n F.I.A.P referitor la dosarul trezoreriei); RECOMANDRI Similar F.I.A.P. dosar gestiune i dosar trezorerie. ntocmirea de proceduri privind reglementarea circuitului documentelor i responsabilitatea persoanelor care le aprob; Avnd n vedere faptul c societatea are o activitate profitabil, pltind un impozit considerabil, discuiile pe tema aprobrii cheltuielilor in de hotrrile AGA i de deciziile luate de ctre administrator i directorul general n acest sens (aspect analizat n F.I.A.P referitor la dosarul trezoreriei). Recomandare: ntocmire proceduri, completri la fiele posturilor la toate persoanele implicate (contabil ef, director economic i director general). Organizarea unui control intern (audit intern) cel puin periodic pe baza unor contracte de prestri servicii. Obiectivul nr. VI: Dosar resurse umane n cadrul acestui obiectiv au fost examinate urmtoarele: regulament intern de organizare, manualul angajatului; politici de gril salarial, politici de angajare sau majorri de salariu, testele obligatorii la angajare; fie de post; evaluare angajai i management.
101

PROBLEME a) fiele de post ale contabilului ef, directorului economic i directorului general nu reflect n totalitate activitatea pe care acetia o desfoar efectiv; . CONSTATARI; CAUZE; CONSECINE. a) constatrile, cauzele i consecinele legate de aceast problem au fost analizate distinct n: dosarul juridic, fiscal, de gestiune, dosarul trezorerie i al cheltuielilor; RECOMANDRI a) completarea fielor posturilor. Pe parcursul desfurrii misiunii au fost modificate fiele de post conform recomandrilor din cadrul fiecrei Fie de Identificare i Analiz a Problemelor. ntocmire organigram societate i graficul privind circuitul documentelor. Obiectivul nr. VII: Dosar logistic n cadrul acestui obiectiv au fost examinate urmtoarele: a) modalitatea de utilizarea programelor informatice; existena unui sistem de protejare a programelor informatice (exist parole i cine are acces la acestea, exist hotrri AGA sau decizii manageriale n acest sens?). PROBLEME a) programele informatice sunt protejate cu parole care sunt cunoscute i utilizate de ctre contabilul ef i directorul economic; RECOMANDRI Nu se pune problema utilizrii mai multor parole sau a modificrilor periodice ale acestora deoarece personalul angajat este stabil, acionarii au ncredere n acetia, iar biroul unde sunt amplasate calculatoarele se gsete n sediul societii este protejat pentru eventuale efracii printr-un contract cu o societate specializat n servicii de securitate i paz.

102

II. CONCLUZII Auditorul, pe baza testrilor i analizelor efectuate evalueaz eficiena i eficacitatea societii comerciale conform contractului ncheiat i n limitele impuse de Standardul profesional 36 Misiunile de audit intern realizate de experii contabili: NR. CR T 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. APRECIERE OBIECTIVUL DOSARUL JURIDIC DOSARUL FISCAL DOSAR GESTIUNE DOSAR TREZORERIE DOSAR CHELTUIELI DOSAR RESURSE UMANE DOSAR LOGISTIC FB74 X X X X X X X B75 S76

Faptele constatate au la baz probe de audit obinute pe baza testelor i interviurilor efectuate consemnate n documentele de lucru ntocmite de ctre auditor i nsuite de ctre management SCABC SRL. Aceste evaluri au la baz discuiile care au avut loc cu privire la recomandrile auditorului, apreciate de ctre participanii ca fiind realiste i fezabile. n urma rezultatelor evalurii auditorul apreciaz activitatea SCABC SRL ncadrat la foarte bine sau funcional referitor la examinarea aspectelor ce fac parte din dosarele: juridic, fiscal, al resurselor umane i logistic; respectiv binecu recomandri de mbuntit pentru aspectele ce au vizat dosarele: gestiune, trezorerie i cheltuieli; fiind n msura s emit o asigurare rezonabila managementului general cu recomandri de atenie asupra cheltuielilor ce nu vizeaz n mod direct obiectul de activitate al societii. Managementul SC ABC SRL a apelat la misiunea de audit pentru a da un plus de valoare activitilor i proceselor n ansamblu i nu n ultimul rnd pentru examinarea/aprecierea activitii personalului din compartimentul financiar contabil, care s-a dovedit a fi profesionist. De asemenea este, de apreciat
74 75

FB reprezint foarte bine sau funcional; B reprezint bine sau de mbuntit; 76 S reprezint suficient sau critic

103

colaborarea tuturor angajailor societii, ce au fost solicitai n activitatea de audit. n acest context s-a punctat n cadrul fiecrui F.I.A.P. i n prezentul raport de audit faptul c majoritatea recomandrilor au fost implementate din momentul sesizrii iar cele care nu s-au putut finaliza sunt n curs de realizare. 30.12.2011 ntocmit D. P.

104

CONCLUZII
Prin aceast lucrare nu am urmrit ca auditul intern ca disciplin s devin centrul preocuprilor studenilor de la Facultatea de tiine Economice, ci doar ca materia s fie mai permeabil, compatibil cu aspiraiile studenilor i apt s strneasc ambiii de mplinire profesional pentru viitor. Plecnd de la premisa c auditul intern nu este un control iar auditorii nu sunt adversarii unei entiti, relev cteva dintre caracteristicile i funciile auditului intern: - auditul intern este o funcie de asisten acordat managementului care permite responsabililor unei entiti s-i administreze mai bine activitile; - folosind metode i instrumente specifice, auditul intern emite judeci asupra tuturor dispoziiilor conducerii (reguli, proceduri, organizare, sistem de informare etc.) prin care aceasta asigur funcionarea normal i eficient a activitilor entitii, adic asupra ntregului sistem de control intern al acesteia prin care conducerea deine controlul asupra afacerii;77 - important este de reinut i faptul c recomandrile auditorilor interni nu sunt liter de lege, ele putnd fi contestate cu argumentri precise de ctre entitile auditate ajungndu-se n multe situaii prin conciliere (caz n care are loc o edin de conciliere i este ntocmit minuta edinei de conciliere) la ntocmirea unor rapoarte de audit i a unor planuri de recomandri cu adevrat constructive n interesul managementuluii entitii auditatei, a angajailor acesteia, precum i a tuturor celor ce au contact cu aceasta (sindicate, bancheri, furnizori, clieni etc.).

Standardul profesional nr. 36 Misiunile de audit intern realizate de experii contabili, Ed. CECCAR, Bucureti, 2007, pag. 5.
77

105

Bibliografie
Alain Burlaud (coord.), F.D. Poitrinal, E. Salustra: Compatabilite et droit comptable. Lintelligence des compts et leur cadre legal, gualino editeur, Paris, 1998; Boulescu M, Ghi M., Mare V.: Control fiscal i auditul financiar fiscal; Ed. CECCAR, Bucureti, 2003; Boulescu M.: Auditul financiar. Repere normative naionale, Ed. Economic, Bucureti, 2003; Boulescu M. i colaboratorii: Fundamentele auditului, Ed. Did. i Ped., Bucureti, 2001; Creoiu G., Bucur I.: Contabilitate Fundamentele i noul cadru juridic, Ed. C.H. Beck, Bucureti, 2007; Ghi M., Ghi R., Briciu S., SasF.: Audit Public Intern, Editura AETERNITAS, Alba-Iulia, 2006; Ghi M., Sas F., Tamas A., Briciu S., Ghi R., Dobra B.: Guvernana corporativ i auditul intern; Editura AETERNITAS, AlbaIulia, 2009; Ghi M. .a.: Auditul intern al instituiilor publice: teorie i practic, Editura CECCAR, Bucureti, 2006; Giurgiu A., .a.: Mic Lexicon Financiar Bancar i Bursier, Ed. Didactic i Pedagogic, Bucureti 2009; Jaques Renard,: Theorie et practique de l audit interne Ed. dOrganisation, Paris 2002, tradus n Romnia printr-un proiect finanat PHARE, sub conducerea M.F.P., Bucureti, 2003; Jinga C.: Audit financiar, Ed. ASE, Bucureti, 2009; Jucan N.C., Petracu D.: Problematica de ansamblu a controlului i auditului intern, Ed. Alma Mater, Sibiu, 2011; Jucan C.: Audit i control intern Suport de curs pentru Master B8, Ed. Alma Mater Sibiu, 2011; Munteanu A., Zuca M., Zuca .: Auditul intern la ntreprinderi i instituii publice: Concepte, metodologie, reglementri, studii de caz, Wolters Kluwer, Bucureti, 2010; Oprea I., Popa I., Lenghe R.I.: Procedurile auditului i ale controlului financiar, Ed. Risoprint, Cluj-Napoca, 2007; Petracu D., Internal audit: defining, objectivs, functions and stages Studies and Business and Economics, Sibiu, Vol 5,3 Decembrie 2010; Stoian A., urlea E, Audit financiar contabil, Ed. Economic, Bucureti, 2001; Strcea D: Audit intern, Ed. Academia Brncui, Tg. Jiu, 2008;
106

Toma M.: Iniiere n auditul situaiilor financiare ale unei entiti, Ed. CECCAR, Bucureti. 2007; Legislaie i standarde profesionale: Legea 672 din 2002 privind auditul public intern modificat i completat cu Legea 191 din 2011 publicat n Monitorul Oficial 780 din 3.11.2011. OUG 75/1999 privind activitatea de audit financiar, modificat i republicat; Standardul profesional nr. 36 Misiunile de audit intern realizate de experii contabili, Ed. CECCAR, Bucureti, 2007, pag. 5. Norme profesionale ale auditului publicate de I.I.A i comentate de I.F.A.C.I. Bucureti, 2002;

107

ANEXE: Proceduri achiziii instituii publice. PROCEDURA INTERN PRIVIND EFECTUAREA ACHIZIIILOR DIRECTE Avnd n vedere necesitatea elaborrii de ctre Instituia public A n calitate de ordonator secundar de credite a unei proceduri interne pentru efectuarea achiziiilor directe, n temeiul dispoziiilor art. 19 din OUG nr. 34 din 19 aprilie 2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, ce prevd c : ,,Autoritatea contractant are dreptul de a achiziiona direct produse, servicii sau lucrri, n msura n care valoarea achiziiei, estimat conform prevederilor seciunii a 2-a a prezentului capitol, nu depete echivalentul n lei a 5.000 euro pentru fiecare achiziie de produse, serviciu sau lucrare. Achiziia se realizeaz pe baz de document justificativ care, n acest caz, se consider a fi contract de achiziie public, iar obligaia respectrii prevederilor prezentei ordonane de urgen se limiteaz numai la prevederile art. 204 alin. (2)., acest articol avnd urmtorul coninut: ,, Autoritatea contractant are obligaia de a asigura obinerea i pstrarea documentelor justificative care dovedesc efectuarea oricrei achiziii publice. , Instituia public A :adopt prezenta procedur intern de atribuire a contractului privind achiziia direct de produse, servicii sau lucrri. Scopul prezentei proceduri l constituie abordarea unei metodologii unitare n efectuarea achiziiilor directe de ctre Ministerul X, precum i respectarea unor principii cum ar fi: asigurarea utilizrii eficiente a fondurilor publice, asigurarea transparenei i integritii procesului de achiziie public, nediscriminarea operatorilor economici, asumarea rspunderii, etc. n sensul prezentelor norme interne privind atribuirea contractelor/ lansarea comenzilor ferme avnd ca obiect achiziia de produse/ servicii/ lucrri prin procedura de achiziie direct, oricare dintre membri compartimentelor interne avnd atribuii n efectuarea achiziiilor publice, va utiliza urmtorii termeni principali, definii mai jos :
108

a) achiziie - dobndirea definitiv sau temporar, de ctre Ministerul X, definit ca autoritate contractant a unui produs, serviciu sau lucrare, prin atribuirea unui contract de achiziie sau lansarea unei comenzi ferme; b) contractant - ofertantul cruia i se atribuie contractul de achiziie public sau ctre care se lanseaz comanda ferm, n urma aplicrii procedurii prevzute n prezentul act. c) operator economic- oricare furnizor de produse, prestator de servicii sau executant de lucrri- persoan fizic/juridic, de drept public sau privat, ori grup de astfel de persoane cu activitate n domeniul care ofer n mod licit pe pia produse, servicii i/ sau execuie de lucrri d) ofertant - oricare operator economic care a depus ofert; d) concuren - existena a cel puin doi ofertani care ndeplinesc condiiile de eligibilitate impuse de autoritatea contractant; e) ofert - documentaie care cuprinde propunerea tehnic i propunerea financiar; f) propunere tehnic - document al ofertei, elaborat pe baza cerinelor din invitaia de participare, stabilit de autoritatea contractant; g) propunere financiar - document al ofertei prin care se furnizeaz informaiile cerute prin invitaia de participare cu privire la pre, tarif, alte condiii financiare i comerciale; h) specificaii tehnice - cerine de natur tehnic ale autoritii contractante, care definesc caracteristici ale bunului, serviciului sau lucrrii, care permit s fie descris n mod obiectiv ntr-o astfel de manier nct s corespund acelei necesiti care este n intenia autoritii contractante; i) autoritate contractant, n sensul prezentului act, este Ministerul X, ca i instituie public; j) ci de atac- contestaii sau aciuni n justiie mpotriva unor acte, decizii sau a unei proceduri aplicate de ctre autoritatea contractant. Autoritatea contractant are dreptul de a aplica aceast procedura intern avnd n vedere dispoziiile art. 19 din OUG nr. 34 din 19 aprilie 2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii. INIIEREA PROCEDURII DE ACHIZIIE Art. 1) Iniierea procedurii de achiziie are loc n momentul primirii de ctre Departamentul economico- financiar i administrativ a raportului de necesitate a achiziiei, ntocmit de ctre compartimentul
109

ce solicit diverse produse, servicii sau lucrri i avizat de ctre conductorul acestuia. Raportul de necesitate va cuprinde descrierea ct mai detaliat produselor/serviciilor/lucrrilor necesare compartimentului n cauz (caracteristici tehnico funcionale minimale), dimensiuni, cantitate, calitate, frecven a operaiunilor, etc, menionarea necesitii sau nu a consumabilelor aferente, perioada de livrare/prestare/ execuie/garanie, precum i valoarea estimat a achiziiei). Raportul de necesitate devine parte a dosarului achiziiei i va fi ntocmit orientativ, dup modelul din Formularul1 anexat prezentei. 2) Compartimentele din cadrul Departamentului economic-financiar i administrativ ce au atribuii de efectuare a achiziiilor publice, vor elabora obligatoriu o not justificativ (privind estimarea valorii achiziiei i a alegerii procedurii de achiziie), pe baza raportului de necesitate ntocmit de ctre compartimentul ce solicit achiziia. Nota justificativ devine parte a dosarului achiziiei i va fi ntocmit orientativ, dup modelul din Formularul 2 anexat prezentei. 3) Nota justificativ se aprob de ctre conductorul autoritii contractante n calitate de ordonator principal de credite, cu avizul managerului economic i al efului compartimentului ce a elaborat nota justificativ i constituie un nscris esenial al dosarului achiziiei publice. 4) Pentru determinarea valorii contractului de achiziie vor fi aplicate regulile de estimare prevzute n Seciunea a 2-a din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006 Reguli de estimare a valorii contractului de achiziie public. METODE DE EFECTUARE A ACHIZIIEI DIRECTE Art. 2 Achiziia direct de produse/servicii/lucrri se poate efectua prin una din urmtoarele 2 (dou) metode, n funcie de gradul de complexitate al achiziiei, dup cum urmeaz : 1. metoda ,,testrii de pia (testare din punct de vedere al existenei la vnzare i al preului produsului/serviciului/lucrrii solicitate) pentru achiziia produselor/ serviciilor/lucrrilor cu grad mic de complexitate. Aceasta metod const n urmtoarele: a) deplasarea unuia dintre membri compartimentului ce are atribuii n efectuarea achiziiilor publice i culegerea de informaii legate de pre:

110

- ntr-unul sau mai multe super-market- uri (METRO, SELLGROSS, CORA, PRACTIKER,etc) pentru produse comercializate de astfel de magazine i/ sau, - la operatori economici specializai (aflai n baza de date a compartimentului ce efectueaz achiziia, n publicaia Pagini Aurii sau pe internet) n domeniul ce face obiectul achiziiei- pentru servicii sau lucrri sau, b) solicitarea telefonic de oferte de pre de la operatorii economici de mai sus, cu condiia ca acetia s le transmit prin fax (semnate i tampilate) la compartimentul ce solicit ofertele. 2. metoda ,,invitaiei de participare pentru achiziia de produse/ servicii/lucrri cu grad mai mare de complexitate sau de specializare. Aceasta metod const n transmiterea prin fax (de ctre unul dintre membri compartimentului ce are atribuii n efectuarea achiziiilor publice) a unei invitaii ctre cel puin trei operatori economici cu activitate n profilul achiziiei (operatori economici aflai n baza de date a compartimentului ce lanseaz invitaia, n publicaia Pagini Aurii sau pe internet). Invitaia de participare mai sus menionat va fi ntocmit orientativ, dup modelul din Formularul 3, anexat prezentei. Este obligatoriu ca, n cadrul invitaiei de participare s se precizeze orice cerin, criteriu, regul i alte informaii necesare pentru a asigura operatorului economic o informare complet, corect i explicit cu privire la bunul, serviciul sau lucrarea ce se achiziioneaz, precum i cu privire la eventualele clauze contractuale. Not: n cazul aplicrii metodei de la punctul 2 al art.2, atunci cnd se consider a fi necesar, managerul economic i/ sau eful serviciului cruia i se subordoneaz compartimentele ce au atribuii n efectuarea achiziiilor publice, poate solicita numirea unei comisii de evaluare alctuit din minim 3 membri (angajai ai compartimentelor mai sus amintite), comisie ce va avea ca atribuii evaluarea ofertelor i propunerea de atribuire a achiziiei/ contractului de achiziie public. Aceast comisie de evaluare are obligaia de a respinge ofertele neconforme cu cerinele din Invitaia de participare. CRITERIUL DE ATRIBUIRE Art. 3 Evaluarea ofertelor se realizeaz prin compararea preurilor n lei, fr TVA, a fiecrei oferte calificate n parte i, prin ntocmirea, n ordine cresctoare a preurilor oferite, a clasamentului pe baza cruia se
111

stabilete oferta ctigtoare, criteriul de atribuire fiind preul cel mai sczut. DERULAREA I FINALIZAREA PROCEDURII Art. 4 (1) ,,Testarea de pia efectuat conform prevederilor de la punctul 1 al art.2 va fi urmat de: - redactarea unui raport de atribuire (model orientativ conform formular 4),coninnd rezultatul testrii i propunerea concret (din punct de vedere al identitii operatorului economic i al valorii ofertei de pre) de aprobare a achiziiei. Raportul va fi ntocmit de ctre cel ce a efectuat testarea de pia, va fi avizat de ctre conductorul direct al acestuia i aprobat de managerul economic i de ordonatorul principal de credite. - n baza raportului de atribuire aprobat de ordonator, se va trece la efectuarea demersurilor economice necesare efecturii achiziiei propriuzise (eliberarea din casierie a sumei necesare achiziiei, n baza formularelor ,,propunere de angajare a unei cheltuieli, ,,angajament bugetar individual/global i ,,ordonanare de plat i apoi la cumprarea efectiv a produsului/ serviciului/lucrrii). (2)Transmiterea ,,invitaiei de participare efectuat conform prevederilor de la punctul 2 al art. 2 va fi urmat de: -primirea de oferte prin fax, -semnarea (de ctre cel care a efectuat solicitarea de oferte sau de ctre comisia de evaluare menionat n Nota de la punctul 2 al art.2) a declaraiei de confidenialitate (model conform formular 6- pentru metoda ,,testrii de pia i pentru metoda ,,invitaiei de participare). -redactarea unui raport de atribuire (model orientativ conform formular 5) ce va conine date legate de parcurgerea procedurii, analiza ofertelor prezentate (respectiv a cel puin dou oferte de pre primite, din cele minim trei solicitate), clasamentul cresctor din punct de vedere al preurilor prezentate n ofertele declarate admise sau calificate i propunerea concret de atribuire a achiziiei. Raportul de atribuire va fi ntocmit, dup caz, de ctre cel ce a efectuat solicitarea de oferte, sau de ctre comisia de evaluare menionat n Nota de la punctul 2 al art.2. Acest raport de atribuire va fi avizat dup caz, de ctre conductorul direct al persoanei care l-a ntocmit, apoi va fi aprobat de managerul economic i de ordonatorul principal de credite sau, n cazul existenei comisiei de evaluare, va fi semnat de ctre comisia de evaluare i apoi aprobat de ctre ordonatorul principal de credite.
112

-n baza raportului de atribuire aprobat de ordonator, se va trece la ntiinarea ofertanilor despre rezultatul aplicrii procedurii de achiziie i, dup caz: a) la eliberarea din casierie a sumei necesare achiziiei, n baza formularelor ,,propunere de angajare a unei cheltuieli, ,,angajament bugetar individual/global i ,,ordonanare de plat i apoi la cumprarea efectiv a produsului/ serviciului/lucrrii, pentru cazul achiziionrii de produse/servicii/lucrri cu un grad mai mic de complexitate sau, b) la redactarea i ncheierea contractului, urmat de ndeplinirea efectiv a obiectului acestuia, pentru cazul achiziionrii de produse/servicii/lucrri ce presupun un grad mai mare de complexitate i clauze contractuale speciale. Not: n cazul n care, ca urmare a transmiterii ,,invitaiei de participare nu se primesc minim 2 (dou) oferte, din care 1 (una) este corespunztoare cerinelor tehnice, calitative, etc ale autoritii contractante, sau preurile din toate ofertele primite depesc alocaia bugetar pentru aceast achiziie, procedura se va relua, prin transmiterea invitaiei la cel puin nc un operator economic, altul dect cei care au fost invitai la prima organizare a procedurii de achiziie. PREUL CONTRACTULUI Art. 5 Preul achiziiei/contractului este ferm i va fi exprimat n lei. CILE DE ATAC Art. 6 (1)Actele sau deciziile nelegale, care determin nclcarea prevederilor legale, pot fi atacate pe cale administrativ. (2)Autoritatea contractant este competent s soluioneze contestaiile naintate pe cale administrativ. SOLUIONAREA CONTESTAIEI Art. 7 (1)Contestaia este forma de atac pe cale administrativ a actelor i deciziilor nelegale. (2)Contestaia trebuie formulat n scris. (3)Contestaia trebuie s fac referire la prejudiciile pe care le-a suferit, le sufer sau le poate suferi contestatorul, precum i modul n care acesta ateapt s fie rezolvat cazul n spe.

113

(4)ndat dup primirea unei contestaii autoritatea contractant verific contestaia i estimeaz temeinicia suspendrii procedurii pentru atribuirea contractului. (5)Pentru fiecare contestaie autoritatea contractant are obligaia de a formula o rezoluie motivat care trebuie s fie comunicat contestatorului, precum i celorlali participani nc implicai n procedura pentru atribuirea contractului, ntr-o perioad de cel mult 10 zile lucrtoare de la data naintrii contestaiei. (6) n termen de dou zile lucrtoare de la primirea comunicrii prevzute la alin. (2) contestatorii au obligaia de a notifica autoritii contractante dac accept sau nu rezoluia autoritii contractante i msurile corective, eventual decise, de ctre aceasta. Cei care notific autoritii contractante c accept rezoluia i msurile corective decise decad din dreptul lor de a ataca n justiie, inclusiv din acela de a introduce cerere de intervenie n interesul prii care ar ataca respectiva rezoluie i/sau msurile corective n cauz. (7) n vederea formulrii rezoluiei sale motivate autoritatea contractant se poate consulta cu contestatorul i cu toi cei care sau asociat contestaiei; de asemenea, autoritatea contractant poate iniia consultri i cu ceilali participani nc implicai n procedura pentru atribuirea contractului de achiziie public. (8) Ori de cte ori autoritatea contractant reine n vederea soluionrii mai multe contestaii mpotriva aceluiai act sau aceleiai decizii invocate ca nelegale are obligaia s soluioneze n mod unitar toate contestaiile primite, avnd n vedere respectarea principiului tratamentului egal. (9) n soluionarea contestaiilor autoritatea contractant poate decide msuri corective de modificare, ncetare, revocare, anulare i altele asemenea ale actelor i deciziilor nelegale sau ale activitilor n legtur cu acestea, n scopul conformrii cu prevederile legale. (10) Orice msur corectiv decis de ctre autoritatea contractant trebuie s fie precizat n cadrul rezoluiei motivate. ATACAREA N JUSTIIE Art. 8 (1)Aciunea n justiie trebuie introdus n cel mult 30 de zile de la data primirii rezoluiei motivate privind contestaia sau, n cazul n care nu primete rspuns, de la data expirrii perioadei de soluionare a contestaiilor. DISPOZIII FINALE
114

Art. 9 (1)Autoritatea contractant prin: reprezentantul compartimentului intern din cadrul Departamentului economic-financiar i administrativ ce are atribuii de efectuare a achiziiilor publice sau, - preedintele comisiei de achiziie, va asigura respectarea principiilor liberei concurene, transparenei, tratamentului egal i confidenialitii n relaia cu ofertanii interesai s participe la procedura pentru atribuirea contractului. (2) Autoritatea contractant are obligaia de a efectua achiziia prin cumprarea direct a produsului/ serviciului/ lucrrii sau de a ncheia contractul (dup caz) cu ofertantul a crui ofert a fost stabilit ca fiind corespunztoare din punct de vedere al cerinelor achizitorului i care are totodat preul cel mai sczut, numai dup aprobarea de ctre conducerea instituiei a raportului de atribuire rezultate n urma desfurrii procedurii interne. (3) n cazul n care raportul de atribuire nu se aprob de ctre conductorul instituiei, procedura va fi reluat n termen de maxim 3 zile lucrtoare, prin aplicarea n mod obligatoriu, a metodei de la punctul 2 al art.2 din prezenta procedur. (4) Prezentele norme procedurale pot fi completate, modificate sau abrogate de ctre conducerea autoritii contractante. (5) Prezentele norme de procedur intern privind atribuirea contractelor de achiziie prin procedura de ,,achiziie direct intr n vigoare la data aprobrii prin ordin de ordonatorul principal de credite.

115

MINISTERUL X Nr. ../2011

Formular 1

RAPORT DE NECESITATE Privind: achiziia produsului/serviciului/lucrrii. Temei legal: prevederile Legii 304/2004.privind legea de organizare judiciar Obiect achiziie: a)descrierea produsului/serviciului/lucrrii ce se dorete a fi achiziionat, cuprinznd date despre parametri tehnici, descriptivi, calitativi, cantitativi, etc. ai acestuia; b)eventuale clauze contractuale: termen (e) i/ sau condiii de livrare, termene de garanie, etc. Justificare achiziie (necesitate, etc): . Avnd n vedere cele de mai sus, V rugm s aprobai achiziia produselor/serviciilor/lucrrilor ce fac obiectul prezentului raport de necesitate. Tabel 1 Funcie Avizat ordonator secundar de credit Verificat ef compartiment ntocmit (compartimentul care solicit achiziia) Numele i prenumele Data Semntura

116

Tabel 2 Funcie Denumire situaie Data existent/ Nume i prenume Semntura

Eliberare din magazie/ Aprobat ef Inexistent n magazie i oportunitate a birou achiziiei administrativ

Administrator

Existent magazie/Inexistent magazie

n n

Not : Dup avizarea de ctre ordonatorul secundar de credite (tabel 1), referatul va fi transmis la Departamentului economico-financiar i administrativ care va completa tabelul 2.

117

Formular 2

MINISTERUL X Nr. ../2011

Aprobat, Ordonator secundar de credite

Not justificativ privind: - determinarea valorii estimate fr TVA a contractului de achiziie public avnd ca obiect achiziia produsului/serviciului/lucrrii ,,.. ,, - selectarea procedurii de ,,achiziie direct ca procedur de achiziie n conformitate cu Raportul de necesitate nr/data (pe care l anexm prezentei n copie), prin care Secia/ Departamentul Economico- Financiar i Administrativ solicit achiziia produsului/serviciului/lucrrii., Avnd n vedere urmtoarele: - n programul anual al achiziiilor publice pentru anul . al Instituiei publice A, aprobat sub nr. ./ data , figureaz la poziia nr de la art.bugetar . denumit ,,, produsul/serviciul/lucrarea avnd codul C.P.V.. i valoarea disponibil pe ntreg anul bugetar . de .. lei fr TVA, echivalent a ..euro , la paritatea leu/ euro comunicat de BNR pentru data aprobrii modificrii programului mai sus amintit (valoare sub pragul de 5000 euro). - pn la data prezentei, la aceast poziie din program s-a cheltuit valoarea total de ...............lei cu TVA inclus, prin procedura de ,,achiziie direct. -valoarea rmas disponibil la data prezentei pentru aceast poziie din programp este de .......lei cu TVA inclus. - valoarea estimat a achiziiei solicitat prin Raportul de necesitate nr/data..este de ..lei cu TVA inclus, Propunem aprobarea aplicrii procedurii de ,,achiziie direct n scopul efecturii achiziiei produsului/ serviciului/lucrrii de mai sus, justificarea fiind urmtoarea: In conformitate cu reglementarile legale n vigoare privind achizitiile publice (art.19 din OUG 34/2006 aprobat prin Legea nr.337/2006 i HG nr.955/2006), dac valoarea cumulat estimat a unui contract de achiziie public de produse/servicii/lucrri, fr TVA, pentru un ntreg an bugetar, este mai mic de 5.000 euro, este legal a se aplica procedura de achiziie direct.

118

Funcie Ordonator secundar de credite Manager economic Birou Achiziii Publice

Numele i Calitatea prenumele

Data

Semntura

Funcionar public

Formular 3 119

MINISTERUL X Aprobat, Ordonator secundar de credite Nr. ../2011 Ctre, S.C..S.R.L., Adres:. Fax nr.: Instituia public A, n calitate de autoritate contractant, are onoarea s v invite s participati la procedura de atribuire a contractului de achizitie public avnd ca obiect .. 1. Obiectul contractului: . 2. Caracteristici tehnice, calitative, cantitative, etc i condiii de garanie: .. Not: ofertantul care prezint n ofert un produs/serviciu/lucrare ce nu corespunde caracteristicilor solicitate la acest punct al invitaiei, va fi descalificat automat. 3. Procedura aplicat pentru atribuirea contractului de achiziie public: achiziie direct. 4. Sursa de finantare a contractului de furnizare care urmeaz s fie atribuit: bugetul de stat, bugetul local,, alte surse. 5. Oferta depus de operatorul economic trebuie s cuprind: Propunerea tehnic (dup caz): Ofertantul va elabora propunerea tehnic astfel nct aceasta s descrie i s respecte n totalitate cerintele prevazute la punctul 2 din prezenta invitaie. Propunerea financiara: Ofertantul va elabora propunerea financiar astfel nct aceasta s cuprind toate elementele de cost i informaiile cu privire la pre precum i la alte condiii financiare i comerciale legate de obiectul achiziiei publice, conform cerinelor de la punctul 2 al invitaiei de participare. Not: Propunerea tehnic i cea financiar vor fi semnate i tampilate de ctre ofertant. Se accept prezentarea ntr- un singur formular a celor dou propuneri mai sus menionate. 6. Limba de redactare a ofertei: romn 7. Perioada de valabilitate a ofertelor: 30 zile fa de data transmiterii prin fax a acestora. 8. Pretul va fi exprimat n lei RON, fara TVA i echivalent euro. 9. Pretul ofertei este ferm n lei RON. o NU se accepta actualizarea pretului contractului 10. Criteriul care va fi utilizat pentru atribuirea contractului de furnizare: preul cel mai sczut, cu condiia prezentrii tuturor documentelor solicitate la punctul 11 din prezenta invitaie. 11. Documente de calificare ce pot fi solicitate, dup caz: 120

certificat de nregistrare ca persoan juridic eliberat de Oficiul Naional al Registrului Comerului; - certificat de atestare fiscal privind plata sumelor datorate bugetului de stat i bugetelor sociale, eliberat de organele teritoriale ale Ministerului Finanelor Publice, din care s rezulte ca ofertantul nu are datorii la bugetul de stat. - certificat privind impozitele i taxele locale, eliberat de organele teritoriale ale Ministerului Finanelor Publice, din care s rezulte ca ofertantul nu are datorii la bugetul local. certificat constatator eliberat de Oficiul Registrului Comerului de pe langa tribunalul din raza teritorial unde i are sediul ofertantul, din care s reias: 1. existenta codului CAEN/CPV corespunzator comercializarii/prestrii/executrii obiectului achiziiei i, 2. c nu se afla n niciuna dintre situaiile menionate la art.180 i 181 din O.U.G. nr.34/2006. - alte cerine. (dup caz). 12.Prezentarea ofertei Toate documentele enumerate la punctele 5 i 11 din prezenta invitaie, se vor transmite prin fax la nr. 02/ .. (al Compartimentului ce efectueaz achiziia, din cadrul Entitii publice). 13. La oferta de baza: o NU se accepta oferte alternative 14. Termenul de livrare i/sau punere n funciune i/sau executare a lucrrilor este de maxim ,,x zile lucrtoare de la achiziia bunului/serviciului/lucrrii sau de la semnarea contractului. 15. Plata pretului contractului se va face n contul operatorului economic, deschis n trezoreria , in maxim 10 zile lucrtoare de la data semnrii procesului- verbal de recepie la livrarea produselor/ punerea n funciune a produselor /terminarea lucrrilor 16. Data limita pentru transmiterea prin fax a ofertei: ..ora .. 17. Telefonul de unde se pot procura informaii suplimentare, al (Compartimentul responsabil cu efectuarea achiziiei din cadrul autoritii contractante), este 021/.

ntocmit,

121

RAPORT DE ATRIBUIRE a achiziiei produsului/serviciului/lucrrii.. prin metoda ,,testrii de pia Urmare a solicitrii din Raportul de necesitate nr../datade achiziie a produsului/ serviciului/lucrrii. i a aprobrii efecturii acesteia prin procedura de achiziie direct- metoda ,,testare de pia (conform Not nr../dat.), Subsemnatul numeprenume.., angajat al compartimentuluidin cadrul Departamentului economic- financiar i administrativ, n conformitate cu prevederile procedurii de efectuare a achiziiilor directe aprobat de conductorul instituiei, m- am deplasat n data de ..la SC., SC../ am solicitat telefonic oferte de pre n data de .....de la S.C., S.C.. Urmare a celor mai sus menionate: 1. am constatat c produsul/serviciul/lucrarea ..poate fi achiziionat la preul de .lei cu TVA inclus de la SC., acesta fiind mai sczut dect preul oferit de SC sau 2. am primit oferte de pre de la SC.., SC, etc, nregistrate sub nr.,..,etc pentru produsul/serviciul/lucrarea ..i am constatat c preul cel mai sczut este oferit de SC.. Avnd n vedere cele menionate mai sus, propun aprobarea achiziiei produsului/serviciului/lucrrii .. de la SC.

Funcie Aprobat

Numele i Calitatea prenumele Ordonator secundar de credite Manager economic Funcionar public

Data

Semntur a

Avizat ntocmit Compartiment din cadrul Departamentului economico- financiar i contabilitate, responsabil cu efectuarea achiziiei

122

MINISTERUL X Nr. ../2007

Formular 5 Aprobat, Ordonator secundar de credite

RAPORT DE ATRIBUIRE a achiziiei produsului/serviciului/lucrrii.. prin metoda ,,invitaiei de participare Urmare a solicitrii din Raportul de necesitate nr../datade achiziie a produsului/ serviciului/lucrrii. i a aprobrii efecturii acesteia prin procedura de achiziie direct- metoda transmiterii ,,invitaiei de participare (conform Not nr../dat.), Varianta1.Subsemnatul numeprenume.., angajat al compartimentuluidin cadrul Departamentului economic- financiar i administrativ, n conformitate cu prevederile procedurii de efectuare a achiziiilor directe aprobat de conductorul instituiei, am transmis prin fax n data de ..invitaiile de participare nr./data..ctre SC., SC.. i SC. Am primit pe fax ofertele nregistrate sub nr./data.. a SC., nr./data..a SC.., nr./dataa SC Ca rezultat al analizrii acestora, am constatat urmtoarele: -Oferta SC. a prezentat/ nu a prezentat documentele de calificare solicitate de achizitor i, n concluzie, este declarat calificat i admis. Preul oferit pentru produsul/serviciul/lucrarea. este de lei fr TVA inclus/ este declarat descalificat i respins; -Oferta SC. a prezentat/ nu a prezentat documentele de calificare solicitate de achizitor i, n concluzie, este declarat calificat i admis. Preul oferit pentru produsul/serviciul/lucrarea. este de lei fr TVA inclus/ este declarat descalificat i respins; -Oferta SC. a prezentat/ nu a prezentat documentele de calificare solicitate de achizitor i, n concluzie, este declarat calificat i admis. Preul oferit pentru produsul/serviciul/lucrarea. este de lei fr TVA inclus/ este declarat descalificat i respins. Drept urmare, clasamentul cresctor al preurilor din ofertele declarate calificate este urmtorul: 1.SC.; 2.SC.; 3.SC.. Avnd n vedere analiza ofertelor nregistrate pentru achiziia ce face obiectul procedurii mai sus prezentat, propun aprobarea cumprrii produsului/serviciului/lucrrii.. de la SC..

123

Varianta2. Nume.prenume., angajat al compartimentuluidin cadrul Departamentului economic- financiar i administrativ, n conformitate cu prevederile procedurii de efectuare a achiziiilor directe aprobat de conductorul instituiei, a transmis prin fax n data de ..invitaiile de participare nr./data..ctre SC., SC.. i SC. Urmare a acestui lucru, s- au primit pe fax ofertele nregistrate sub nr./data.. a SC., nr./data..a SC, nr./dataa SC Comisia de evaluare numit prin Ordinul nr../data. al ordonatorului secundar de credite al Instituiei publice A a procedat la analizarea ofertelor i a constatat urmtoarele: -Oferta SC. a prezentat/ nu a prezentat documentele de calificare solicitate de achizitor i, n concluzie, este declarat calificat i admis. Preul oferit pentru produsul/serviciul/lucrarea. este de lei fr TVA inclus/ este declarat descalificat i respins; -Oferta SC. a prezentat/ nu a prezentat documentele de calificare solicitate de achizitor i, n concluzie, este declarat calificat i admis. Preul oferit pentru produsul/serviciul/lucrarea. este de lei fr TVA inclus/ este declarat descalificat i respins; -Oferta SC. a prezentat/ nu a prezentat documentele de calificare solicitate de achizitor i, n concluzie, este declarat calificat i admis. Preul oferit pentru produsul/serviciul/lucrarea. este de lei fr TVA inclus/ este declarat descalificat i respins. Drept urmare, Varianta a) Clasamentul cresctor al preurilor din ofertele declarate calificate este urmtorul: 1.SC.; 2.SC.; 3.SC.. Iar comisia de evaluare propune aprobarea cumprrii produsului/serviciului/lucrrii.. de la SC.. /atribuirii contractului de furnizare a produsului/prestare a serviciului/ execuie a lucrriin favoarea SC.. Varianta b) Avnd n vedere faptul c nu exist nici o ofert corespunztoare cerinelor achizitorului, comisia de evaluare propune repetarea procedurii de achiziie.

Comisia de evaluare: 1.- preedinte 2.-membru 3.-membru

124

Formular 6- pentru metoda ,,testrii de pia DECLARATIE DE CONFIDENTIALITATE I IMPARIALITATE Subsemnatul angajat al compartimentului.din cadrul Instituiei publice A, avnd funcia de , declar pe propria rspundere urmtoarele: - nu sunt so sau rud pn la gradul al treilea inclusiv ori afin pn la gradul al treilea inclusiv, cu unul dintre ofertani/candidai/concureni; - n ultimii trei ani nu am avut contracte de munc sau de colaborare cu vreunul dintre ofertani/candidai/concureni - nu am fcut parte din consiliul de administraie sau din orice alt organ de conducere sau de administraie al vreunui ofertant/candidat/concurent; - nu dein pri sociale sau aciuni din capitalul social subscris al unuia dintre ofertani/candidai/concureni; - nu am nici un interes financiar n derularea procedurii, cu excepia onorariului cuvenit, potrivit prevederilor legale, pentru serviciile prestate; - nu am nici un interes financiar fa de oricare dintre ofertani/candidai/concureni; - nu am nici o afinitate sau o inclinaie personal care ar putea s-mi afecteze deciziile n legatur cu procesul de selecie; - nu am nici o obligaie personal sau debite financiare, ori de alt natur, fa de nici un ofertant/candidat/concurent, care ar putea s-mi afecteze deciziile n legatura cu procesul de evaluare. - voi anuna autoritatea contractant n situaia apariiei unui conflict potenial sau aparent care ar putea mpieta asupra procesului de evaluare pentru care am fost nominalizat i sunt de acord cu nlocuirea mea cu alt persoan dac m aflu n oricare din situaia de mai sus. - prin termenul informaie neleg orice dat, document, grafic, hart, planuri de execuie, programe de calculator, baze de date i alte asemenea stocate prin orice mijloc i de asemenea, orice informaie pus la dispoziie n legtura direct ori indirect cu evaluarea ofertelor sau cu activitatea din cadrul Instituiei publice A. - voi trata orice informaie la care am acces sau mi-a fost dat ori adus la cunotin drept secret si confidential i nu voi transmite unei tere pri fr aprobarea n scris a conducerii autoritii contractante sau a unui potenial client, dup cum este cazul. - neleg, de asemenea, c aceast obligaie nu se aplic n cazul n care transmiterea informatilor se efectueaz ca o consecin a unei obligaii legale. - informaiile pe care le dein le voi folosi n unicul scop de a efectua evaluarea ofertelor pentru atribuirea contractului de achiziie public. - m angajez s nu copiez, s nu multiplic i s nu reproduc informaii fr aprobarea n scris a autoritii contractante i s nu permit persoanelor din afara comisiei de evaluare s intre n contact cu informaii din cadrul procedurii. - voi lua toate msurile rezonabil posibile pentru a mpiedica accesul la informaii aflate sub controlul meu precum i copierea acestora.

125

- voi informa imediat conducerea autoriti contractante dac am cunostin despre orice acces neautorizat la orice informaie i modul n care a avut loc acest acces. Dau prezenta declaraie de confidenialitate i imparialitate pe propria rspundere, cunoscnd prevederile legale cu privire la confidenialitatea i pstrarea secretului informaiei. Numele i prenumele _____________ Data ________________ Semntura ___________

126

Formular 6- pentru metoda ,,invitaiei de participare DECLARATIE DE CONFIDENTIALITATE I IMPARIALITATE Subsemnatul membru n comisia de evaluare pentru atribuirea contractului de achiziie public a produsului/serviciului/lucrrii ________________________, prin procedura de achiziie direct, numit prin Ordinul nr../. emis de ordonatorul de credite al Instituiei publice A, avnd funcia de ., declar pe propria rspundere urmtoarele: - nu sunt so sau rud pn la gradul al treilea inclusiv ori afin pn la gradul al treilea inclusiv, cu unul dintre ofertani/candidai/concureni; - n ultimii trei ani nu am avut contracte de munc sau de colaborare cu vreunul dintre ofertani/candidai/concureni - nu am fcut parte din consiliul de administraie sau din orice alt organ de conducere sau de administraie al vreunui ofertant/candidat/concurent; - nu dein pri sociale sau aciuni din capitalul social subscris al unuia dintre ofertani/candidai/concureni; - nu am nici un interes financiar n derularea procedurii, cu excepia onorariului cuvenit, potrivit prevederilor legale, pentru serviciile prestate; - nu am nici un interes financiar fa de oricare dintre ofertani/candidai/concureni; - nu am nici o afinitate sau o inclinaie personal care ar putea s-mi afecteze deciziile n legtur cu procesul de selecie; - nu am nici o obligaie personal sau debite financiare, ori de alt natur, fa de nici un ofertant/candidat/concurent, care ar putea s-mi afecteze deciziile n legatura cu procesul de evaluare. - voi anuna autoritatea contractant n situaia apariiei unui conflict potenial sau aparent care ar putea mpieta asupra procesului de evaluare pentru care am fost nominalizat i sunt de acord cu nlocuirea mea cu alt persoan dac m aflu n oricare din situaia de mai sus. - prin termenul informaie neleg orice dat, document, grafic, hart, planuri de execuie, programe de calculator, baze de date i alte asemenea stocate prin orice mijloc i de asemenea, orice informaie pus la dispoziie n legtura direct ori indirect cu evaluarea ofertelor sau cu activitatea din cadrul Instituiei publice A. - voi trata orice informaie la care am acces sau mi-a fost dat ori adus la cunotin drept secret si confidential i nu voi transmite unei tere pri fr aprobarea n scris a conducerii autoritii contractante sau a unui potenial client, dup cum este cazul. - neleg, de asemenea, c aceast obligaie nu se aplic n cazul n care transmiterea informatilor se efectueaz ca o consecin a unei obligaii legale. - informaiile pe care le dein le voi folosi n unicul scop de a efectua evaluarea ofertelor pentru atribuirea contractului de achiziie public. - m angajez s nu copiez, s nu multiplic i s nu reproduc informaii fr aprobarea n scris a autoritii contractante i s nu permit persoanelor din afara comisiei de evaluare s intre n contact cu informaii din cadrul procedurii. - voi lua toate msurile rezonabil posibile pentru a mpiedica accesul la informaii aflate sub controlul meu precum i copierea acestora.

127

- voi informa imediat conducerea autoriti contractante dac am cunostin despre orice acces neautorizat la orice informaie i modul n care a avut loc acest acces. Dau prezenta declaraie de confidenialitate i imparialitate pe propria rspundere, cunoscnd prevederile legale cu privire la confidenialitatea i pstrarea secretului informaiei. Numele i prenumele _____________ Data ________________ Semntura ___________

128

ANEXE A MINISTERUL X
SERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERN

Nr. X77/2011

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Audit de regularitate pentru evaluarea i mbuntirea eficienei i eficacitii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare ntocmit:P.D. Data: 05.05.2011 Avizat: Data: 16.05.2011
ETAPELE MISIUNII DOMENIUL ACTIVITI DURATA PERSOANELE IMPLICATE LOCUL DESFURRII

Tema general: Audit de regularitate pentru evaluarea i mbuntirea eficienei i eficacitii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare
1. Tiprirea i procesarea Ordinului de serviciu 2. Tiprirea i procesarea Declaraiei de independen I. PREGTIREA MISIUNII DE AUDIT 3. Notificarea privind declanarea misiunii de audit intern 4. ntocmirea Listei centralizatoare a obiectelor auditabile 5. Elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe 6. ntocmirea Programului de audit intern 7. ntocmirea Programului preliminar al interveniei la faa locului 03.0504.05.2011 05.05.2011 06.05.2011 P.D. Ministerul X 31.03.2011 31.03.2011 Ministerul X Ministerul X 31.03.2011 P.D. Ministerul X

P.D. P.D.

Ministerul X Ministerul X

129

8. Planificarea i organizarea edinei de deschidere II. INTERVENIA LA FAA LOCULUI

16.05.2011

P.D. P.D.

Ministerul X Instituia public A.

OBIECTIVUL Achiziiile publice; ncheierea contractelor de furnizare, servicii i lucrri

3.1. Efectuarea testrilor, detaliate n Programul interveniei la faa locului 3.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 3.3. Elaborarea F.I.A.P. urilor 3.4. Colectarea dovezilor 3.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 4. Planificarea i organizarea edinei de nchidere 5. Discutarea constatrilor cu structura auditat 6. Concluzii 7. Redactarea proiectului de Raport de audit intern 8. Revizuirea proiectului de Raport de audit intern 9. Obinerea aprobrii proiectului de Raport de audit intern de conducerea Serviciului Audit Public Intern 10. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la auditat i solicitarea rspunsului asupra coninutului n 15 zile 11. Planificarea i organizarea Reuniunii de conciliere, dac este cazul 12. Includerea n Raportul de audit intern a aspectelor reinute din punctul de vedere al auditatului 13. Finalizarea Raportului de audit intern 14. Obinerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea instituiei 15. Transmiterea recomandrilor aprobate ctre auditat 03.06.2011 30.0501.06.2011

03.06.2011

III. RAPORTUL DE AUDIT INTERN

10.06.2011

24.06.2011

IV. URMRIREA RECOMANDRILOR 21. Iniierea procesului de urmrire 27.06.2011

130

MINISTERUL X SERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERN Nr.X77/2011

ANEXA B

PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI

Misiunea de audit: Audit de regularitate pentru evaluarea i mbuntirea eficienei i eficacitii sistemului de
conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare

Perioada auditat: 01.01.2010 31.12.2010

ntocmit: P.D. 06.05.2011 Avizat: Data: Data: 16.05.2011

Obiectivul ACHIZIIILE PUBLICE ; NCHEIEREA CONTRACTELOR DE FURNIZARE, SERVICII I LUCRRI

NTOCMIREA PROGRAMULUI ANUAL AL ACHIZIIILOR PUBLICE - Existena programului anual al achiziiilor publice - ncadrarea programului anual al achiziiilor publice n bugetul aprobat - Programul anual al achiziiilor publice este actualizat - Verificarea corespondenei produselor, serviciilor i lucrrilor cu sistemul de grupare i de codificare utilizat CPV - Analiza referatelor de necesitate - Estimarea valorii contractelor de achiziii 30.05-

Instituia publica A

30.0531.05.2011

131

ESTIMAREA VALORII CONTRACTELOR DE ACHIZIIE RESPECTAREA PROCEDURILOR DE ATRIBUIRE A CONTRACTELOR DE ACHIZIII PUBLICE

- Verificarea cuprinderii n program a tuturor valorilor estimate ale contractelor - Documentul de numire a comisiei de evaluare -Existena declaraiilor de confidenialitate i imparialitate -Oferta este nsoit de dovada garaniei de participare - Verificarea ncheierii contractelor cu ofertantul declarat ctigtor - Verificarea constituirii garaniei de bun execuie - Verificarea existenei dosarului achiziiei publice - Verificarea respectrii clauzelor contractuale (termen, pre, calitate i cantitate)

31.05.2011

30.0531.05.2011

NCHEIEREA CONTRACTELOR DE FURNIZARE, SERVICII I LUCRRI

31.05.2011

URMRIREA EXECUTRII CONTRACTE-LOR DE FURNIZARE, SERVICII I LUCRRI

01.06.2011

132

MINISTERUL X SERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERN Nr.X77/03.06.2011

ANEXA C

FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR

Ministerul X
INSTITUIA PUBLIC A Obiecte auditabile

Serviciul de audit public intern

Misiunea de audit public intern Audit de regularitate pe perioada 01.01.201031.12.2010
Implementat Parial implementat Neimplementat

Luna
Raport de audit nr. X77/ 03.06.2011
Data planificat/ Data implementrii

Recomandarea

Obiectivul ACHIZIIILE PUBLICE ; NCHEIEREA CONTRACTELOR DE FURNIZARE, SERVICII I LUCRRI Respectarea Restudierea i aplicarea de ctre salariaii procedurilor de departamentului financiar contabil i administrativ i atribuire a membrii comisiilor de recepie a prevederilor contractelor de Ordonanei de urgen a Guvernului nr.34/2006 privind achiziii publice

atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare i a Ordinul ministrului justiiei nr.1054/C/2005 privind aprobarea Regulamentului de aplicare a Legii nr.178/1997 pentru autorizarea i plata interpreilor i traductorilor folosii de Consiliul Superior
133

Permanent

Ministerul X
INSTITUIA PUBLIC A al Magistraturii, de Ministerul Justiiei, Parchetul de pe lng nalta Curte de Casaie i Justiie, Parchetul Naional Anticorupie, de organele de urmrire penal, de instanele judectoreti, de birourile notarilor publici, de avocai i de executori judectoreti, cu modificrile i completrile ulterioare aduse prin Legea nr. 281/2004 i prin Ordonana Guvernului nr. 11/2005, aprobat cu modificri prin Legea nr. 110/2005. n cazul prestrilor de servicii de traducere specializat autorizat se va respecta Procedura intern a Instituiei publice A ce urmeaz a fi desfurat n vederea efecturii achiziiilor directe nregistrat sub nr.24 din 05.01.2010, prin ncheierea contractelor i a documente de recepie, care s confirme c acestea au fost prestate i sunt conforme.
ntocmit, Auditor intern Pentru conformitate, Instituia public A

Serviciul de audit public intern

Misiunea de audit public intern Audit de regularitate pe perioada 01.01.201031.12.2010

Luna
Raport de audit nr. X77/ 03.06.2011

Permanent

Manager economic Supervizat,

ef Serviciu Audit Public Intern

134

Autorul v adreseaz rugmintea de a trimite observaiile i criticile dvs cu privire la prezenta lucrare la adresa de e-mail: daniela.petrascu@yahoo.com, n vederea redactrii unei viitoare ediii.

Cu mulumiri, Lector univ. dr. Daniela Petracu

135