P. 1
Suport de Curs

Suport de Curs

|Views: 14|Likes:
Published by Ioanca Andrei

More info:

Published by: Ioanca Andrei on Jun 15, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

06/03/2015

pdf

text

original

MANAGEMENTUL ACHIZIŢIILOR PUBLICE – suport de curs – ASPECTE INTRODUCTIVE  Achizitiile = o activitate de importanta strategica, esentiala, ceea ce inseamna ca deciziile

strategice legate de achizitii sunt luate mai curand la nivel de conducere decat la cel al unui manager de department.  Majoritatea organizaţiilor mari fac apel la echipe formate din specialişti în achiziţii şi aprovizionare  Rolul si contributia “Functiei de achizitii” a crescut constant in ultima jumatate a secolului 20, in ultimii ani remarcandu-se un interes sporit din partea specialistilor si organizatiilor fata de aceasta activitate.  Aceasta evolutie in importanta si recunoasterea acordate functiei achizitiilor se explica prin existenta unor factori ce au contribuit la aceasta stare, cum ar fi: - progresul tehnologic: majoritatea intreprinderilor se specializeaza intr-o gama mai restransa de activitati si sunt nevoite sa cumpere o parte mai mare din materiile prime necesare de la cei care dispun de experienta specializata, brevete, proprietate intelectuala sau drepturi de proiectare asupra tehnologiilor complexes au avansate; - politicile guvernamentale sau ale Comunitatii Europene: in present exista mai putina libertate in ceea ce priveste elaborarea politicilor si practicilor legate de achizitii si aprovizionare independent de influentele externe. De exemplu Directivele C.E. privind furniturile si serviciile impun anumite obligatii achizitiilor din sectorul public. - resursele limitate: recunoasterea faptului ca utilizarea si consumul resurselor, indeosebi a celor naturale limitate, trebuie planificate, a avut un impact profound asupra rolului pe care il joaca achizitiile prin prisma contributiei lor la utilizarea planificata si responsabila a resurselor; - furnizori mai putini dar mai mari: procesul de concentrare prin fuziune, absorbtie de companii falimentare a unitatilor economice mai mici si mai putin viabile a crescut in ultima perioada, el dand nastere unor probleme evidente in domeniul achizitiilor si asigura acestei functii o importanta crescuta si un rol strategic mai mare; - constientizarea crescanda a problemelor de mediu: reciclarea, includerea in caietele de sarcini a unor materii prime reinnoibile, precum si numeroase alte considerente associate acestui domeniu au deopotriva implicatii asupra achizitiilor si afecteaza modul in care este perceputa aceasta functie (a fi “verde” si prin urmare a fi considerat un agent economic responsabil in acest domeniu, prezinta numeroase avantaje economice); proportia crescanda a cheltuielilor externe

1

Total cheltuieli organizaţionale Cheltuieli privind manopera şi regia, Scad din următoarele cauze: • Automatizare • Muncă mai eficientă • Competitivitatea depinde de accesul la “cele mai bune practici” Resurse provenind din mediul extern Cresc din următoarele cauze: • Specializarea mai mare a organizaţiilor cumpărătoare • Politicile de “externalizare” (subcontractare a anumitor activităţi) • Concentrarea pe competenţele de bază ale întreprinderii • Crearea de legături cu antreprenori specializaţi • Accesul mai uşor la piaţa mondială de aprovizionare • Tehnologiile mai complexe care limitează capacităţile de a fabrica anumite produse în intern • Flexibilitatea depinde de active externe mai curând decât de alocarea unor active “proprietate personală” • Coordonarea mai strânsă cu furnizorii cheie Natura evolutiva a achizitiilor publice.  “Abordarea tranzactionala” - O abordare simplista a activitatii de achizitii - Achizitii = cumparari de bunuri si servicii, esenta lor constand in a gasi un furnizor care este dispus sa cedeze bunurile si serviciile necesare contra unei sume convenite de bani - este bazata pe ideea ca achizitiile se refera la schimburile simple, in care cumparatorul si vanzatorul interactioneaza pe principii ostile, oarecum opuse - In acest scenariu, cam simplu, interesul fundamental al cumparatorului este sa achizitioneze cat se poate de multe resurse platind minimul necesar de bani. - aceasta abordare nu este inca demodata. - Ea continua sa fie o modalitate potrivita de a aborda procesul prin care se achizitioneaza articole cu cost redus, pentru care exista numerosi furnizori concurenti. - nu mai e considerata o baza adecvata pentru analiza majoritatii cheltuielilor organizationale legate de achizitii. In ultimii ani, s-a acordat cu mult mai multa atentie crearii unor relatii de “reciprocitate” intre furnizori si achizitori, relatii in care beneficiile unei colaborari izvorasc in aceeasi masura din ideea de impartasire si din cea de schimb. Intr-o relatie de reciprocitate, accentul se pune pe actiunile intreprinse in comun in scopul obtinerii unui rezultat satisfacator cu ajutorul unori factori (precum tehnologia,de ex.). Ambele parti implicate investesc incredere si efort cu intentia de a obtine valoare adaugata, proces imposibil in cadrul unei simple tranzactii. Organizatiile implicate cauta sa se apropie una de cealalta si sa identifice interesele lor comune. Bineinteles ca nu toate organizatiile doresc sa stabileasca relatii de reciprocitate sau de parteneriat cu toti furnizorii lor. Si atunci se aplica principiul (al lui Pareto) ca, cu furnizorii cu care se cheltuiesc sumele cele mai mari de catre organizatie se vor stabili relatii mai stranse. 2

Functia de achizitii are o contributie potentiala la profitabilitatea sau eficienta entitatii cumparatoare. Acest potential profit ar putea fi realizat prin obtinerea unor costuri mai mici, fie prin plata unui pret mai mic pentru un bun sau serviciu, fie prin introducerea unor metode de achizitionare mai eficiente. Evoluţia rolului funcţiei de achiziţii: s-a trecut de la achizitii reactive la cele proactive Achiziţii reactive •Funcţia achiziţiilor este un centru de costuri •Funcţia achiziţiilor primeşte parametrii tehnici •Funcţia achiziţiilor respinge materialele defectuoase •Funcţia achiziţiilor este subordonată finanţelor sau producţiei •Achizitorii reacţionează la condiţiile pieţei •Problemele ţin de răspunderea furnizorului •Preţul este variabila-cheie •Accentul se pune pe prezent •Sistemele sunt independente de furnizori •Utilizatorii sau proiectanţii specifică parametrii tehnici (caietele de sarcini) •Negocierile sunt de tipul “unul pierde – celălalt câştigă” •Furnizori în număr mare = securitate •Stocuri în cantităţi mari = securitate •Informaţia înseamnă putere Achiziţii proactive •Funcţia achiziţiilor poate crea valoare adăugată •Funcţia achiziţiilor (şi furnizorii) contribuie la definirea parametrilor tehnici •Funcţia achiziţiilor evită recepţia de materiale defectuoase •Funcţia achiziţiilor este una dintre principalele funcţii manageriale •Funcţia achiziţiilor contribuie la crearea pieţelor •Problemele ţin de o răspundere împărtăşită •Costul total şi valoarea sunt variabilele-cheie •Accentul este de natură strategică •Sistemele pot fi integrate cu cele ale furnizorilor •Achizitorii şi furnizorii contribuie la specificarea parametrilor tehnici (caietelor de sarcini) •Negocierile sunt de tipul “ambele părţi câştigă” (sau chiar mai avantajoase) •Furnizori în număr mare = oportunităţi pierdute •Stocuri în cantităţi mari = risipă •Informaţia are valoare dacă este împărtăşită

3

Pretul de cumparare este probabil factorul cel mai frecvent asociat cu responsabilitatile achizitiilor. Functia de achizitii joaca un rol important in estimarea pretului adecvat pentru orice achizitie si acest aspect al activitatii sale iese cel mai mult in evidenta pe pietele de materii prime. Dat fiind ca preturile sunt afectate de costuri, cel putin pe termen lung, o sarcina importanta a aprovizionarii consta in a lucra impreuna cu ceilalti colegi si cu furnizorii pentru a eradica toate costurile care nu sunt necesare (costuri inutile care provin din ambalarea inutila, cheltuilei de transport,etc). Costul total de achizitie reprezinta mai mult decat simplul pret si este relevant pentru dezvoltarea rolului extins al achizitiilor in sensul managementului costului total. Acest cost reprezinta totalul sumei efectiv platite pentru achizitionarea unor bunuri sau servicii, in care sunt incluse si elemente precum: utilarea necesara, impozite si taxe, cheltuieli de transportare a stocurilor, inspectie, reparare sau rectificare, etc. Atentie! •Un preţ scăzut poate duce la un cost ridicat! •După ce au fost achiziţionate, materialele sau alte bunuri ar putea genera cheltuieli suplimentare în momentul în care sunt utilizate •Preţul este cel mai vizibil dintre diversele costuri care rezultă din efectuarea majorităţii achiziţiilor şi va fi, în numeroase cazuri, cea mai importantă componentă a costului total •Nu trebuie să uităm de “costurile ascunse” şi să ţinem seama de ele în procesul de luare a deciziilor legate de achiziţii •Importanţa funcţiei de achiziţii ca funcţie-cheie în managementul unei organizaţii poate fi accentuată prin analiza costului total legat de achiziţionarea materialelor şi serviciilor, care este, bineînţeles influenţat de parametrii tehnici cumpăraţi Icebergul preţ/cost preţ – livrare – servicii auxiliare – rebuturi – consumabile – instruire – cheltuieli de stocare – întârzieri – inspectare – cheltuieli de manipulare etc

Achiziţiile joacă un rol important în:

•Specificarea parametrilor tehnici (caietul de sarcini) - definirea unor parametri tehnici optimi •Programarea în timp şi cantitativă - nivelul stocurilor afectează costul total - livrările de materiale trebuie să respecte graficele •Monitorizarea preţurilor de pe piaţă - furnizarea promptă de informaţii privind modificările iminente ale preţurilor 4

•Continuitatea aprovizionării •Dezvoltarea produselor Obiectivele achiziţiilor: 1. A aproviziona organizaţia cu un flux constant de materiale şi servicii necesare pentru a face faţă nevoilor acesteia 2. A asigura continuitatea aprovizionării prin întreţinerea unor relaţii eficace cu sursele de aprovizionare existente şi prin dezvoltarea de relaţii cu alte surse, fie ca alternative, fie pentru a face faţă unor nevoi emergente sau planificate 3. A cumpăra cu eficienţă şi economie, obţinând, prin mijloace etice, cel mai bun raport preţcalitate pentru fiecare unitate monetară cheltuită 4. A gestiona stocurile astfel încât să ofere cel mai înalt nivel de deservire posibil utilizatorilor, la cel mai scăzut nivel al costurilor 5. A întreţine relaţii solide de cooperare cu alte departamente, oferind informaţii de consultanţă pe măsura necesităţii, în scopul de a asigura funcţionarea eficace a organizaţiei ca ansamblu 6. A perfecţiona personalul, politicile, procedurile şi organizarea astfel încât să se asigure realizarea obiectivelor menţionate anterior Câteva obiective specifice: 1. 2. 3. 4. 5. 6. A selecta cei mai buni furnizori de pe piaţă A contribui la obţinerea unei proiectări eficace a noilor produse A proteja structura costurilor companiei A menţine un echilibru corect între calitate şi valoare A monitoriza tendinţele de pe piaţa de aprovizionare A negocia de manieră eficace, în scopul de a colabora cu furnizori care vor urmări obţinerea unor avantaje reciproce prin intermediul unor performanţe economice superioare

ASIGURAREA ŞI GESTIUNEA RESURSELOR MATERIALE Tot ce se cumpără din bani publici înseamnă achiziţie publică. În lipsa unei definiţii legale a achiziţiilor publice, le putem defini ca fiind procesul de a obţine produse, servicii şi/sau lucrări în conformitate cu legislaţia în vigoare. Legea-cadru din domeniul achiziţiilor publice este OUG nr. 34/2006, intrată în vigoare la 30 iunie 2006. Achizitiile publice reprezinta una dintre activitatile cele mai sensibile ce se desfasoara la nivelul administratiei publice, ca si al institutiilor si intreprinderilor care functioneaza in sectorul public, si aceasta din cel putin trei puncte de vedere: se cheltuiesc “bani publici”, a caror alocare presupune respectarea anumitor cerinte: transparenta, tratamentul egal, proporţionalitate,…. decizia apartine unor “decidenti alesi” care in mod permanent sunt supusi unei duble presiuni (din partea alegatorilor si din partea profesionistilor). 5

-

aparent principiile de eficienta si eficacitate capata sensuri aparte daca avem in vedere faptul ca “proprietatea publica” nu stimuleaza eficienta ci “castigul”.

Pornind de la aceste premise, “Managementul achizitiilor publice” nu reprezinta decat o sintetizare a principalelor prevederi legale privind achizitiile publice: - OUG 34/2006, privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, aprobată prin legea 337/2006, modificată şi completată prin: Legea 128/2007, OUG 94/2007, OUG 143/2008, OUG 228/2008 şi OUG 19/2009; H.G. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii. Printre obiectivele pe care si le propune o institutie publica, se numara si asigurarea resurselor necesare, dintre care cele materiale ocupa o pondere importanta, achizitiile publice reprezentand doar o etapa a unui proces de asigurare a resurselor materiale in domeniul public. Resursele materiale necesare pot fi de natura: produselor, a materiilor prime, a utilajelor si echipamentelor, dar si a serviciilor: servicii de transport, de constructii, de consultanta si studii, etc. In conditiile economiei de piata, asigurarea resurselor materiale in domeniul public inseamna anumite relatii ce se caracterizeaza astfel: - sunt relatii de transfer (de schimb) intre diferite firme si o autoritate contractanta (autoritate publica, institutie publica) - sunt relatii economice prin care furnizorul urmareste obtinerea unui profit, iar beneficiarul urmareste obtinerea unui avantaj economic, care poate sa fie un cost “sanatos” (ce asigura cel mai bun raport calitate/cost) si uneori chiar a unei stari de profitabilitate - efectele economice se regasesc la nivelul activitatii beneficiarului, in sensul ca se pot satisface mai multe obiective, cu aceeasi valoare financiara - sunt raporturi economice care depind de “raportul de putere” ce exista intre furnizor si beneficiar. In acest caz, beneficiarul fiind in ultima instanta puterea publica – statul, poate sa impuna anumite limite legale, reguli care trebuie respectate de catre furnizori, indiferent de “puterea” pe care o detin pe piata. Activitatea de asigurare a resurselor materiale are rolul de a armoniza interesele, uneori contrare ale celor doi parteneri (consumatorul si furnizorul). Activitatea de asigurare materială în administraţia publică, trebuie să răspundă întrebărilor: •Ce se cere? •Când se cere? •Cât se cere? •Unde se cere? •Cum se cere? •La ce preţ se cere? 6

Respectand principiile ce definesc activitatea de achizitii publice ea trebuie sa se bazeze pe eficienta si eficacitate si nu exclusiv pe economisire. Astfel există o nouă viziune în elaborarea asigurării materiale în administraţia publică: să devină o activitate preponderent comercială, care să fie capabilă, ca pe baza cadrului legal, să valorifice cât mai eficient oportunităţile pieţei. In acest sens activitatea de asigurare cu resurse materiale trebuie privita din doua perspective: - pe termen scurt – cand preponderenta o detin activitatile de asigurare a materialelor ( achizitia publica ) - pe termen lung – cand preponderenta o detin activitatile de studii de piata, prin care sa se valorifice cat mai bine nevoia publica de a cumpara. Definitie: Asigurarea si gestiunea resurselor materiale in administratia publica este acea functie a autoritatii, institutiilor si intreprinderilor publice, ce are drept obiect asigurarea nevoilor de consum pe termen scurt, respectiv fundamentarea unor decizii eficiente in functie si de posibilitatea de aprovizionare pe termen lung. Particularitatile asigurarii resurselor materiale in administratia publica sunt date de: diversitatea beneficiarilor publici modul specific de cumparare (achizitie) in administratia publica; restrictiile legislative; activitatea de marketing – in cazul pietelor publice; caracteristicile cumpărărilor in administratia publică.

a) b) c) d) e)

a) Beneficiarii publici ai asigurarii resurselor materiale Se pot grupa astfel: 1. colectivitati naţionale şi locale 2. intreprinderi si institutii publice cu caracter industrial si comercial Colectivitatile nationale şi locale: - Statul – ca principala colectivitate la nivel national - Colectivitatile locale propriu-zise: - judetul - municipiul - orasul - comuna Statul – ca beneficiar public – isi desfasoara activitatea prin intermediul ministerelor, secretariatelor de stat sau a altor agentii guvernamentale. Beneficiarii publici de stat au drept caracteristica dominanta faptul ca sunt institutii cu character administrative. In aceasta categorie intra si institutiile de cultura cu activitate nationala. Colectivitatile locale se refera la colectivele administrative in conformitate cu legislatia Organizarii administrative, dar si la institutiile publice cu caracter local, cum ar fi: spitale, teatre, oficii, etc. 7

Intreprinderile si institutiile publice cu caracter industrial sau comercial Desi unele dintre acestea functioneaza pe principii comerciale, ele sunt considerate publice, deoarece statul este “proprietarul” acestora. Ele pot fi: - la nivel national (firme de productie sau comerciale de importanta nationala): regiile autonome, societatile nationale, etc. - la nivel local sunt firme in care autoritatea publica locala este proprietarul sau actionarul majoritar: intreprinderi locale de transport, de constructii, de curatenie, etc. b) Modul specific de cumparare in administratia publica Efectuarea cumpararilor in administratia publica se face pe baza unor proceduri prevazute in legislatia ce reglementeaza achizitiile publice. Pot sa existe exceptii pentru anumite intreprinderi care isi pot elabora propriile proceduri inspirate din legislatia achizitiilor publice si aprobate de catre puterea publica careia I se subordoneaza. Cumpararile pot fi: 1. cumparari simple – cand se cunosc caracteristicile si volumul resurselor ce se vor cumpara 2. cumparari complexe – cand nu se poate stabili cu certitudine ce se va cumpara. Si aici avem doua tipuri de cumparari: - cumparari la care se cunoaste un numar minim de comenzi, - cumparari la comanda. In functie de anumite caracteristici ale cumpararilor, dintre care valoarea este esentiala, exista anumite proceduri de cumparare: - licitatie deschisa sau restransa - cumpararea prin negociere - dialogul competitiv - cererea de oferte - acordul-cadru. c) Restrictiile legislative: (respectarea procedurilor legislative) efectuarea publicitatii cumpararii, care este de atentionare, participare si atribuire participarea la o anumită procedură nu se poate face de către operatorii economici decât în anumite condiţii (condiţii de calificare) alegerea unei proceduri de cumparare, conform caracteristicilor cumpararii si conditiilor legislative aplicarea procedurii de cumparare : primirea ofertelor, deschiderea, evaluarea atribuirea (încheierea contractelor) se face respectând anumite cerinţe comunicarea rezultatelor, rezolvarea litigiilor si incheierea contractului.

-

d) Atitudinea specifica de marketing Realizarea procesului de asigurare a resurselor materiale in domeniul public, presupune si anumite actiuni care sunt specifice marketingului aprovizionarii: definirea nevoilor, atragerea produselor, evaluarea furnizorilor, negocierea conditiilor, etc. 8

Specificații: - necesitatea de a fi alaturi de alegator(alesii alegatorilor introduce element de dicontinuitate) - necesitatea de a respecta opiniile specialistilor (vor asigura continuitatea in abordare). Important e ca intalnirea celor doua atitudini sa realizeze “planuri si bugete”, eficienta si eficacitate din punct de vedere economic si social. e) Caracteristicile asigurarii materiale in administratia publica a) restrictia bugetara b) presiunea contribuabilului c) autoritatea crescanda a achizitorului d) rigiditatea organizatorica e) fundamentarea riguroasa a materiilor f) transparenta Restrictiile bugetare au in vedere: - sumele alocate care pot fi schimbate foarte greu, prin modificari si reaprobari dificile - sumele nefolosite in anul bugetar sunt considerate “pierdute” dar in acelasi timp exista posibilitati de a se profita de anumite programe de sustinere Presiunea contribuabilului se refera la cel putin doua aspecte: • contribuabilul obisnuit care asteapta anumite servicii, ca urmare a taxelor platite; • fortele politice rezultate in urma alegerilor tot prin vointa contribuabilului. Autoritatea crescanda a achizitorului. In cazul administratiei publice, de obicei, nu exista o structura organizatorica specifica si exclusive pentru aceasta activitate. De aceea, lucratorul nu are cu cine sa se consulte se de cine sa fie coordonat professional. Aceasta presupune o buna cunoastere a legislatiei si a problemelor de gestiune economica. Rigiditatea organizatorica inseamna existenta unor posibilitati reduse de reorganizare datorita procedurilor de aprobare si a presiunii politice. De asemenea, datorita posibilitatilor de salarizare reduse, nu se pot realize angajari cu personal de inalta calificare, formarea interna dorind o solutie prioritara. Fundamentarea riguroasa a nevoilor de consum: alocatiile bugetare sunt greu de modificat pe de o parte, iar pe de alta parte caracteristicile nevoilor de consum se vor gasi in caietul de sarcini, care nu pot fi modificate decat in conditii legislative restrictive. Transparenta este determinate de faptul ca se cheltuiesc banii publici si de aceea contribuabilul trebuie informat corespunzator. Aceasta transparenta poate crea insa greutati in aprovizionare, deoarece furnizorii vor evita astfel beneficiari care le pot crea anumite greutati in pastrarea secretului si a confidentialitatii.

9

PRINCIPIILE ACHIZIŢIILOR PUBLICE Izvorul principiilor achiziţiilor publice: Tratatul de la Roma semnat la data de 25 martie 1957 de către reprezentanţii Germaniei, Belgiei, Franţei Italiei, prin care se instituiau CEE şi EURATOM. CEE nu include prevederi explicite referitoare la domeniul achiziţiilor publice, ci doar constituie cadrul general şi principiile care guvernează funcţionarea pieţei unice, caracterizată prin: - libera circulaţie a mărfurilor - libera circulaţie a serviciilor - libera circulaţie a capitalurilor - libera circulaţie a persoanelor Domeniul achiziţiilor publice este strâns legat de libera circulaţie a mărfurilor (art. 23, Tratat) produsele pot fi comercializate pe întreg teritoriul UE, fiind eliminate taxele vamale şi restricţiile de natură cantitativă între statele membre. Rolul principiilor este de a arminiza relaţiile ce intervin într-un proces pentru a putea fi găsite sau construite soluţii care să satisfacă necesităţile apărute. Principii (asigură unitatea, omogenitatea, echilibrul şi coerenţa): 1. Principiul nediscriminării 2. Principiul tratamentului egal 3. Principiul recunoaşterii reciproce 4. Principiul transparenţei 5. Principiul proporţionalităţii 6. Principiul eficienţei utilizării fondurilor publice 7. Principiul asumării răspunderii Obs. Dacă se utilizează fonduri obţinute de la diferite organisme internaţionale aceste principii se suplimentează cu principii impuse de aceste fonduri (ex. Fonduri de la U.E.: Principiul naţionalităţii, Principiul ţării de origine). 1. Principiul nediscriminării - presupune asigurarea condiţiilor de manifestare a concurenţei reale pentru ca orice operator economic, indiferent de naţionalitate să poată participa la obţinerea unui contract de achiziţie publică, adică orice operator economic să aibă şansa să participe la procedura de atribuire şi să aibă şansa de a deveni contractant. ! Principiul de mai sus nu se limitează numai la aspectele privind naţionalitatea operatorilor economici. Exemple:  La procedura de achiziţie de manuale şcolare pentru învăţarea limbii engleze au dreptul să participe cu oferte, atât editurile române cât şi editurile străine. Astfel se asigură respectarea principiului nediscriminării operatorilor economici indiferent de naţionalitate.

10

 La procedura de achiziţie de cartofi au dreptu de a depune oferte atât operatori economici persoane juridice (societăţi comerciale), cât şi producători autorizaţi (persoane fizice). Astfel se asigură respectarea principiului nediscriminării între persoanele fizice şi cele juridice.  La procedura de achiziţie de carnete de muncă au dreptul să participe cu ferte atât imprimeriile proprietate de stat (Imprimeria Naţională, Imprimeria BNR) cât şi cele proprietate privată. Astfel se asigură respectarea principiului nediscriminării operatorilor economici indiferent de forma de proprietate. 2. Principiul tratamentului egal - respectarea acestui principiu presupune ca oricând, pe parcursul procedurii de atribuire, să se stabilească şi să se aplice reguli, cerinţe, criterii, identice pentru toţi operatorii economici, astfel încât aceştia să beneficieze de şanse egale de a deveni contractanţi. ! Nu pot fi impuse reguli diferite pentru situaţii similare Obs. Nicio A.C. nu are voie să acorde tratament preferenţial unui operator economic doar pentru simplul motiv că este situat în aceeaşi zonă/localitate/regiune/ţară ori că este persoană fizică sau juridică. Respectarea principiului tratamentului egal presupune ca:  răspunsurile la solicitările de calificări să fie transmise tuturor ofertanţilor  procesul verbal de deschidere a ofertelor să fie transmis în copie tuturor participanţilor la procedură  criteriile de selecţie/calificare să fie aplicate identic tuturor participanţilor  factorii de evaluare să permită compararea şi evaluarea ofertelor în mod obiectiv  transmiterea tuturor ofertanţilor a proiectului de contract sau a părţilor esenţiale ale acestuia, odată cu documentaţia de atribuire. Exemplu:  Prin caietul de sarcini s-a solicitat ca produsul oferit să aibă o memorie RAM de cel puţin 1GB. Pentru a respecta principiul tratamentului egal, comisia de evaluare nu are dreptul de a admite ofertele care nu îndeplinesc această cerinţă minimă, chiar daca propunerea financiară a acestora este miai avantajoasă  Dacă s-a cerut ofertanţilor să facă dovada că nu au obligaţii restante la plata impozitelor la data zz/ll/aaaa, pentru a respecta principiul tratamentului egal, comisia de evaluare are obligaţia de a-i descalfica pe toţi acei ofertanţi care nu îndeplinesc această condiţie, chiar dacă din punct de vedere economic oferta acestora este mai avantajoasă.

11

3. Principiul recunoaşterii reciproce - respectarea acestui principiu înseamnă acceptarea de către toate A.C. a: a) produselor, serviciilor, lucrărilor oferite în mod licit pe piaţa Uniunii Europene; b) diplomelor, certificatelor, a altor documente, emise de autorităţile competente din alte state; c) specificaţiilor tehnice echivalente cu cele solicitate la nivel naţional. Acest principiu reflectă de fapt, două dintre libertăţile Pieţei Unice, şi anume: libera circulaţie a mărfurilor şi libera circulaţie a serviciilor. Exemplu:  Autoritatea contractantă (A.C.) urmează să atribuie un contract de furnizare medicamente, prin documentaţie, fiind solicitată prezentarea documentului prin care ofertantul face dovada deţinerii autorizaţiei de punere pe piaţa în România, eliberată de Agenţia Naţională a Medicamentului. La procedură se prezintă: a) un operator econmic care oferă medicamente pentru care prezintă o punere pe piaţă emisă de EMEA (Agenţia Europeană a medicamentului) b) operator econmic care oferă medicamente pentru care prezintă o punere pe piaţă emisă de Agenţia Naţională a Medicamentului în România. Pentru a respecta principiul recunoaşterii reciproce comisia de evaluare are obligaţia de a considera valabile ambele autorizări prezentate. 4. Principiul transparenţei - presupune aducerea la cunoştinţa publicului a tuturor informaţiilor referitoare la aplicarea procedurii de atribuire. Exemple:  pentru a asigura transparenţa procedurii, A.C. are obligaţia de a publica anunţurile de participare şi de atribuire în SEAP, sau, după caz, În JOUE  pentru a asigura transparenţa procedurii, A.C. are obligaţia de a transmite un exemplar al procesului verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor, tuturor ofertanţilor, indiferent dacă au fost sau nu prezenţi la şedinţă 5. Principiul proporţionalităţii - presupune ca prin cerinţe şi condiţiile impuse să se asigurare corelaţia între: a) necesitatea A.C. b) obiectul contractului de achiziţie publică c) cerinţele solicitate a fi îndeplinite.

12

! Solicitarea de cerinţe minime de selecţie/calificare nejustificate în raport cu complexitatea contractului de achiziţie publică poate conduce la afectarea principiului proporţionalităţii. Exemplu:  în cazul organizării unei proceduri pentru atribuirea unui contract de furnizare articole papetărie, având o valoare estimată de 150.000 euro, solicitarea cerinţei minime privind experienţa similară în furnizare papetărie de cel puţi 200.000 euro constituie o încălcare a principiului proporţionalităţii.

6. Principiul eficienţei utilizării fondurilor publice - presupune să se aleagă sau să se aplice acele proceduri şi să se utilizeze criterii care să reflecte avantajele de natură economică ale ofertelor în vederea obţinerii raportului optim între calitate şi preţ (un „preţ sănătos”). Obs. În administraţia publică, în utilizarea banilor se urmăreşte, de obicei, economisirea acestora, abordare care, de cele mai multe ori, duce la obţinerea unor soluţii neeficace. De aceea, rezultă că: 1. în orice decizie trebuie să avem în vedere, pe lângă efectele principale, dacă este cazul, şi efectele suplimentare, concrete, preconozate a se obţine în domeniul social sau în cel al protecţiei mediului şi promovării dezvoltării durabile. 2. banii publici sunt epuizabili, aşa încât trebuie utilizaţi judicios 3. prin cheltuirea banului public trebuie să se asigure o dezvoltare durabilă 4. preţul cel mai scăzut nu reprezintă întotdeauna cea mai bună valoare pentru bani Exemplu:  Primăria comunei X intenţionează să achiziţioneze un microbuz pentru transport copii. A. Dacă în documentaţia de atribuire, A.C. a decis utilizarea criteriului de atribuire „preţul cel mai scăzut”, iar la procedură se depun două oferte, respectiv: 1. Operatorul X – preţ ofertă 60.000 euro aferent unui microbuz cu următoarele caracteristici: consum carburant 10 l/100km., garanţie 3 ani, Service post garanţie 2000euro/an, cheltuieli cu piese de schimb post garanţie 2000 euro/an; 2. Operatorul Y – preţ ofertă 55.000 euro aferent unui microbuz cu următoarele caracteristici: consum carburant 15 l/100km., garanţie 3 ani, Service post garanţie 5000 euro/an, cheltuieli cu piese de schimb post garanţie 4000 euro/an Potrivit criteriului de atribuire, ofertantul Y al cărui preţ este cel mai scăzut, urmează să fie desemnat câştigător al contractului. B. Dacă în de atribuire, A.C. a decis utilizarea criteriului de atribuire „oferta cea mai avantajoasă d.p.d.v. economic”, punctând corespunzător alături de preţ şi cheltuielile pe durata de funcţionare, cele două oferte mai sus prezentate vor fi evaluate după cum urmează: C. În ipoteza de calcul: - durată de funcţionare a microbuzului = 5 ani - număr estimat de km/lună = 200 13

Ofertant

1 euro= 4 lei cost carburant = 4 lei/litru Garanţie Preţ microbuz Service garanţie post Cheltuieli carburanţi cu Cheltuieli piese de schimb postgaranţie Euro 5 Total, euro ani 1200 4.000 1800 8.000 TOTAL (pe durata de funcţionare5 ani) euro 69.200 74.800

Euro X Y 60.000 55.000

ani 3 3

Euro/ an 2.000 5.000

Total euro 4.000 10.000

Euro/an 240 360

Concluzie: Punctând corespunzătot factorii de evaluare raportaţi la cheltuielile pe întreaga durată de funcţionare, preţul oferit strict pentru microbuz de ofertantul Y nu constituie un avantaj în raport cu preţul ofertantului X, întrucât cheltuielile totale pe durata celor 5 ani de funcţionare sunt mai mari. Prin aplicarea criteriului „oferta cea mai avantajoasă d.p.d.v. economic”, A.C. urmează să atribuie contractul de furnizare ofertantului X. Comparând cele două situaţii prezentate, reiese că numai în cazul aplicării criteriului „oferta cea mai avantajoasă d.p.d.v. economic”, A.C. asigură respectarea principiului utilizării eficiente a fondurilor. 7. Principiul asumării răspunderii - prin acest principiu se înţelege determinarea clară a sarcinilor şi responsabilităţilor persoanelor implicate în procesul de achiziţie publică, asigurându-se profesionalismul, imparţialitatea şi independenţa deciziilor adoptate pe parcursul acesti proces. Satisfacerea cerinţelor principiilor în procesul de achiziţie publică conduce la obţinerea următoarelor efecte: - deschiderea şi dezvoltarea pieţei de achiziţii publice - instituirea unui cadru bazat pe încredere, corectitudine, imparţialitate - eliminarea elementelor de natură subiectivă care ar putea influenţa deciziile în procesul de achiziţie publică - eliminarea tratamentului preferenţial acordat operatorilor economici locali - asigurarea „vizibilităţii” regulilor, oportunităţilor, procedurilor şi a rezultatelor - eliminarea cerinţelor restrictive - obţinerea celei mai bune valori pentru fondurile publice, întotdeauna considerate ca fiind insuficiente în raport cu necesităţile - supravegherea costurilor procesului de achiziţie publică (atât costurile aferente administraţiei cât şi costurile aferente ofertantului) - limitarea apariţiei erorilor pe parcursul desfăşurării procesului de achiziţie publică - reducerea fraudei şi corupţiei. SISTEMUL ACHIZIŢIILOR PUBLICE 14

Dintre toate activităţile guvernamentale achiziţiile publice sunt cele mai vulnerabile corupţiei. Achiziţiile joacă un rol important în economia statelor membre – aprox. 16% din PIB-ul U.E. Sistemul achiziţiilor publice desemnează ansamblul regulilor, principiilor, instituţiilor şi acţiunilor referitoare la modul de cheltuire a banilor publici în interesul comunităţii şi în care cererea lansată de o autoritate contractantă se întâlneşte cu oferta unui operator economic. Sistemul achiziţiilor publice reprezintă o parte a realităţii juridico-economico-tehnice a societăţii româneşti, al cărui scop general este dedicat satisfacerii interesului public, respectiv dezvoltarea şi îmbunătăţirea mediului de viaţă al comunităţii. Elementele componente ale sisemului achiziţiilor publice sunt: 1. Autoritatea de reglementare: - Autoritatea Naţională pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice (ANRMAP) 2. Autorităţile contractante (A.C.): - autorităţile administraţiei publice şi alte persoane juridice de drept privat ce desfăşoară activităţi în domeniul utilităţilor, jucând rolul de cumpărători de produse, servicii sau lucrări, utilizând bani publici (cei care achiziţionează produse, servicii sau lucrări) 3. Operatorii economici: - cei care livrează produse, servicii sau lucrări (vânzătorii, prestatorii, executanţii). 4. Supraveghetorii sistemului: - Autoritatea Naţională pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice (ANRMAP) - Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor - Ministerul Finanţelor Publice - Sistemul Electronic al Achiziţiilor Publice (SEAP) prin Agenţia pentru Serviciile Societăţii Informaţionale (ASSI) - Curtea de Conturi

15

Supravegherea respect CNCS

ării legalit ăţii Justiţie

Reglementare, instruire şi monitorizare Sistemul electronic al achiziţiilor publice

Autorit ăţi contractante

Proceduri de atribuire
şi Finanţelor Verificare procedural ă

Operatori economici

Ministerul Economiei

ANRMAP Contract de achiziţie Audit de performanţă

Între elementele sistemului achiziţiilor publice se stabilesc relaţii care de regulă sunt:  Relaţii de comerţ – între A.C. şi operatorii economici  Relaţii de suport – în care ANRMAP oferă sprijin operatorilor economici pentru aplicarea regulilor stabilite  Relaţii de supraveghere - în care ANRMAP verifică aplicarea corectă a regulilor de către A.C.  Relaţii de înfăptuire a dreptăţii – în care partea lezată (operatorii economici lezaţi) îşi valorifică un drept pe calea acţiunii în instanţă (Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor, Instanţele de Judecată). În consecinţă, prin sistemul achiziţiilor publice înţelegem totalitatea regulilor şi acţiunilor referitoare la cheltuirea banului public prin întâlnirea dintre cererea autorităţii contractante cu oferta operatorilor economici. ANRMAP: - este o instituţie publică independentă, cu personalitate juridică, în subordinea Guvernului - are rolul de a elabora, promova şi implementa politica în domeniul achiziţiilor publice Autorităţi contrctante pot fi: a) oricare organism al statului, la nivel naţional, regional sau local b) orice organism de drept public care satisface nevoi de interes general şi care nu are caracter comercial sau industrial şi care: - este finanţat în majoritate de către o altă autoritate contractantă - se află în subordinea sau este supus controlului unei A.C. - în componenţa Consiliului de Administraţie/organului de conducere sau de supervizare mai mult de jumătate din numărul membrilor acestuia sunt numiţi de către o A.C. c) orice asociere formată din două sau mai multe A.C. 16

d) orice întreprindere publică care desfăşoară activităţi relevante în domeniul public, când acestea atribuie contracte de achiziţie publică sau încheie acord-cadru. e) oricare subiect de drept, altul decât cele deja menţionate, care desfăşoară una sau mai multe activităţi relevante în baza unui drept special sau exclusiv, acordat de o autoritate competentă, atunci când acestea atribuie contracte de achiziţie publică sau încheie acord-cadru. (ex. S.C. de Producere a Energiei Electrice şi Termice „Termoelectrica”S.A., Regia Autonomă de Transport Bucureşti, Regia Autonomă Apă-Canal, Timişoara, Compania Naţională Administraţia Porturilor, etc.). Operatori economici: - pot fi orice furnizori, prestatori sau executanţi care oferă în mod licit pe piaţă produse, servicii, lucrări - calitatea de operator economic o poate deţine: - fie o persoană fizică, fie o persoană juridică, fie un grup de astfel de persoane, de drept public sau de drept privat. Supraveghetorii sistemului: 1. ANRMAP - este autoritatea de reglementare în domeniul achiziţiilor publice, care prin Direcţia generală de control exercită următoarele atribuţii: - verifică şi avizează anunţurile de intenţie, de participare şi de atribuire - verifică rapoartele de evaluare - emite acordul pentru încheierea contractului de achiziţie publică, în cazul în care controlul efectuat nu a evidenţiat încălcări sau eludări ale legislaţiei - impune măsuri corective - aplică sancţiuni şi amenzi pentru eludarea sau încălcarea prevederilor legale. 2. Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor: - este un organism independent cu activitate administrativ-jurisdicţională care are ca atribuţii soluţionarea contestaţiilor formulate în cadrul procedurii de atribuire înainte de încheierea contractului şi să se pronunţe asupra legalităţii procedurilor şi operaţiunilor desfăşurate de autoritatea contractantă în atribuirea unui contract şi să emită opinie asupra litigiului depus judecăţii dacă instanţa de judecată solicită acest lucru (atribuţii de soluţionare nejuridică, din punct de vedere al legislaţiei achiziţiilor publice, a contestaţiilor depuse). 3. Ministerul Finanţelor Publice: - ca organ de specialitate al administraţiei publice centrale, verifică aspectele procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziţie publică 4. Curtea de Conturi: - este autoritatea publică a statului care exercită auditul extern în cadrul sectorului public. Obs. Referitor la supraveghere nu trebuie uitat nici rolul controlului judecătoresc la care poate apela orice persoană ce se consideră lezată în ineresul ei legitim pe parcursul aplicării unei proceduri de atribuire a contractului de achiziţie publică. În fapt, justiţia este singura putere care deţine supremaţia în supravegherea respectării legii 17

Domeniul de aplicare al legislaţiei privind achiziţiile publice Prevederile în domeniu sunt obligatorii pentru: a) Atribuirea contractului de achiziţie publică b) Încheierea acordului –cadru c) Atribuirea, de către o entitate juridică a unui contract *de lucrări : - este finanţat/subvenţionat mai mult de 50% de către o A.C. - Vc≥4.845.000 € *de servicii - este finanţat/subvenţionat mai mult de 50% de către o A.C - Vc≥193.000 € d) Atribuirea contractului de achiziţie publică de către o A.C., în numele şi pentru o altă persoană fizică/juridică, în cazul în care este finanţat/subvenţionat mai mul de 50% de o A.C. e) Organizarea concursului de soluţii f) Atribuirea contractului de concesiune de lucrări şi servicii Obs. Contractul finanţat sau subvenţionat în mod direct, în proporţie de mai mult de 50% de către o A.C. se consideră a fi contract de achiziţie publică şi trebuie să respecte legislaţia în domeniu. De la această regulă generală există următoarele excepţii: 1. Dacă se atribuie contracte de achiziţie publică în domeniul apărării şi securităţii naţionale, dacă prin intermediul acestora s-ar crea circumstanţe care: - ar conduce la divulgarea unor secrete - implică protecţia unor interese 2. În cazul contractelor care au fost declarate cu caracter secret de către autorităţile abilitate în acest sens 3. În cazul contractelor care presupun măsuri speciale de siguranţă pentru protejarea unor interese naţionale 4. În cazul contractelor atribuite ca urmare a încheierii unui acord internaţional, cu unul sau mai multe state care nu sunt membre ale U.E., dar încheiate conforma Tratatului U.E., şi care vizează furnizarea de produse sau execuţia de lucrări destinate implementării sau exploatării unui proiect comun de către statele semnatare şi numai dacă prin acordul respectiv a fost menţionată o procedură specifică pentru atribuirea contractului respectiv 5. În cazul contractelor atribuite ca urmare a încheierii unor acorduri internaţionale referitoare la staţionarea de trupe, şi numai dacă prin acordul respectiv a fost menţionată o procedură specifică pentru atribuirea contractului respectiv 6. În cazul acelor contracte de achiziţie publică atribuite ca urmare a aplicării unei proceduri specifice unei organizaţii internaţionale 7. În cazul acelor contracte de servicii care se referă la cumpărarea sau închirierea de terenuri, clădiri existente sau alte bunuri imobile sau a drepturilor asupra acestora 8. În cazul contractelor de servicii care au ca obiect: 18

-

cumpărarea, producţia (coproducţia) de programe destinate difuzării de către instituţii de radiodifuziune şi televiziune prestarea de servicii de arbitraj şi conciliere angajarea de forţă de muncă activităţi de cercetare-dezvoltare remunerate în totalitate de către A.C. şi ale căror rezultate sunt destinate, în mod exclusiv, A.C. pentru propriul beneficiu atribuirea contractului unei alte A.C. sau unei asocieri de A.C., dacă acestea beneficiază de un drept exclusiv pentru prestarea serviciilor respective.

Alte excepţii specifice de la domeniul de aplicare sunt: 1. Un subiect de drept căruia o A.C. i-a acordat drepturi speciale sau exclusive de a presta un serviciu public are obligaţia de a respecta numai principiul nediscriminării atunci când acesta atribuie contracte furnizate de către terţi. 2. Dacă un contract de servicii din categoria 2B (servicii hoteliere, de transport pe apă, juridice, de selecţie şi plasare a forţei de muncă, de învăţământ, de sănătate şi asistenţă socială, recreative, culturale, sportive), atunci obligaţia de a aplica ordonanţa: - există numai pentru acele contracte a căror valoare este mai mare de 125 000 euro şi - se limitează numai la prevederile referitoare la caietul de sarcini şi la anunţul de atribuire 3. Dacă contractul de servicii din categoria 2B cuprinde şi prestarea de servicii din categoria 2A (servicii de întreţinere şi reparare, de transport terestru şi aerian, transport poştal, de telecomunicaţii, financiare, informatice, cercetare-dezvoltare, contabilitate, audit financiar, pentru afaceri de management, arhitectură, publicitate, administrare, curăţenie a imobilelor, de eliminare a deşeurilor şi apelor uzate, salubrizare) şi a căror valoare estimată este inferioară valorii serviciilor din categoria 2B, atunci obligaţia de a aplica ordonanţa: - există numai pentru acele contracte a căror valoare este mai mare de 125 000 euro şi - se limitează numai la prevederile referitoare la caietul de sarcini şi la anunţul de atribuire.

19

Concepte utilizate în sistemul achiziţiilor publice: 1. ACCEPTAREA OFERTEI CÂŞTIGĂTOARE: - actul juridic prin care autoritatea contractantă îşi manifestă acordul de a se angaja juridic în contractul de achiziţie publică ce va fi încheiat cu ofertantul a cărui ofertă a fost desemnată câştigătoare 2. ACORD-CADRU - înţelegerea scrisă intervenită între una sau mai multe autorităţi contractante şi unul sau mai mulţi operatori economici, al cărei scop este stabilirea elementelor/condiţiilor esenţiale care vor guverna contractele de achiziţie publică ce urmează a fi atribuie într-o perioadă dată, în mod special în ceea ce priveşte preţul, şi după caz, cantităţile avute în vedere. 3. CANDIDAT - orice operator economic care a depus candidatura în cazul unei proceduri de licitaţie restrânsă, negociere sau dialog competitiv 4. CANDIDATURĂ - documentele prin care un candidat îşi demonstrează situaţia personală, capacitatea de exercitare a activităţii profesionale, situaţia economică şi financiară, capacitatea tehnică şi profesională, în vederea obţinerii invitaţiei de participare pentru depunerea ulterioară a ofertei, în cazul aplicării unei proceduri de licitaţie restrânsă, negociere sau dialog competitiv. 5. CONCURENT - oricare operator economic care a prezentat un proiect în cadrul unui concurs de soluţii 6. CONTRACT DE ACHIZIŢIE PUBLICĂ - contractul încheiat cu titlu oneros, în scris, între una sau mai multe autorităţi contractante pe de o parte şi unul sau mai mulţi operatori economici, pe de altă parte, având ca obiect execuţia de lucrări, prestarea de servicii sau furnizarea de produse.

7. CONTRACT DE CONCESIUNE DE LUCRĂRI PUBLICE - contractul care are aceleaşi caracteristici ca şi contractul de lucrări, cu deosebirea că în contrapartida lucrărilor executate contractantul, primeşte din partea autorităţii contractante dreptul de a exploata rezultatul lucrărilor pe o perioadă determinată sau acest drept însoţit de plata unei sume de bani prestabilite. 8. CONTRACT DE CONCESIUNE DE SERVICII - contractul care are aceleaşi caracteristici ca şi contractul de servicii, cu deosebirea că, în calitate de concesionar, contractantul primeşte din partea autorităţii contractante dreptul de a

20

exploata serviciile pe o perioadă determinată sau acest drept însoţit de plata unei sume de bani prestabilite. 9. CONTRACTANT - ofertantul care a devenit parte la un contract de achiziţie publică 10. DOCUMENTAŢIE DE ATRIBUIRE - documentaţia ce cuprinde toate informaţiile legate de obiectul contractului de achiziţie publică şi de procedura de atribuire a acestuia, inclusiv caietul de sarcini, sau după caz documentaţia descriptivă 11. DREPT SPECIAL SAU EXCLUSIV - dreptul care rezultă din orice formă de autorizare acordată, conform prevederilor legale sau ca urmare a emiterii unor acte administrative, de o autoritate competentă şi care are ca efect rezervarea desfăşurării de activităţi în domeniul anumitor servicii publice numai de către una sau de către un număr limitat de persoane, afectând în mod substanţial posibilitatea altor persoane de a desfăşura o astfel de activitate 12. FONDURI PUBLICE - sume alocate din bugetele prevăzute de legea 500/2002 privind finanţele publice (bugetul de stat, bugetul asigurarilor sociale de stat, bugetul asigurarilor de sanatate, bugetele fondurilor speciale, bugetul trezoreriei statului, bugetele locale, bugetele institutiilor publice finantate din venituri extrabugetare, fonduri externe acordate Romaniei, credite garantate de stat sau autoritati publice) 13. LICITAŢIE ELECTRONICĂ - procesul repetitiv realizat după o primă evaluare completă a ofertelor, în care ofertanţii au posibilitatea, exclusiv prin mijloace electronice, de a reduce preţurile prezentate şi/sau de a îmbunătăţi alte elemente ale ofertei; evaluarea finală trebuie să se realizeze automat prin mijloacele electronice utilizate. 14. OFERTANT - oricare operator economic care a depus o ofertă 15. OFERTĂ - actul juridic prin care operatorul economic îşi manifestă voinţa de a se angaja din punct de vedere juridic într-un contract de achiziţie publică; oferta cuprinde propunerea financiară şi propunerea tehnică 16. OPERATOR ECONOMIC

21

-

oricare furnizor de produse, prestator de servicii ori executant de lucrări – persoană fizică/juridică, de drept public sau privat, ori grup de astfel de persoane cu activitate în domeniul care oferă în mod licit pe piaţă produse, servicii şi sau execuţie de lucrări.

17. OPERATORUL SISTEMULUI ELECTRONIC DE ACHIZIŢII PUBLICE - persoană juridică de drept public care asigură autorităţilor contractante suportul tehnic destinat aplicării, prin mijloace electronice, a procedurilor de atribuire. 18. PROCEDURĂ DE ATRIBUIRE - etapele ce trebuie parcurse de autoritatea contractantă şi de către candidaţi/ofertanţi pentru ca acordul părţilor privind angajarea în contractul de achiziţie publică să fie considerat valabil; procedurile de atribuire sunt: licitaţia deschisă, licitaţia restrânsă, dialogul competitiv, negocierea, cererea de oferte, concursul de soluţii. 19. PROPUNEREA FINANCIARĂ - parte a ofertei ce cuprinde informaţiile cu privire la preţ, tarif, alte condiţii financiare şi comerciale corespunzătoare satisfacerii cerinţelor solicitate prin documentaţia de atribuire.

20. PROPUNERE TEHNICĂ - parte a ofertei elaborată pe baza cerinţelor din caietul de sarcini sau, după caz, din documentaţia descriptivă. 21. SISTEMUL ELECTRONIC DE ACHIZIŢII PUBLICE (SEAP) - desemnează sistemul informatic de utilitate publică, accesibil prin internet la o adresă dedicată, utilizat în scopul aplicării prin mijloace electronice a procedurilor de atribuire. 22. VOCABULARUL COMUN AL ACHIZIŢIILOR PUBLICE (CPV) - desemnează nomenclatorul de referinţă aplicabil contractelor de achiziţie publică la nivelul U.E.

22

MANAGEMENTUL ACHIZIȚ IILOR PUBLICE Managementul în administraţia publică are următoarele funcţii: - de previziune - de organizare - de coordonare - de decizie: motivare sau administrare - de control (monitorizare) –evaluare A. FUNCŢIA DE PREVIZIUNE A MANAGEMENTULUI ACHIZIŢIILOR PUBLICE Pentru realizarea unui management eficient al activităţii autorităţii contractante se recomandă planificarea achiziţiilor publice. Planificarea este prin excelenţă o acţiune managerială. Toţi managerii, într-un fel sau altul planifică. Modul de abordare a planificării, complexitatea şi conţinutul planurilor pot fi diferite de la un nivel managerial la altul şi chiar de la o autoritate contractantă la alta. Oriunde, la orice nivel şi în orice organizaţie, un management efectiv ş eficient implică acţiuni de planificare formalizate. Scopul planificării este de a stabili obiectivele precum şi modalităţile de realizare, respectiv acţiunile, resursele necesare şi alocarea lor în scopul implementării acestora. Rolul planificării este de a stabili cel mai adecvat curs al acţinilor viitoare pentru ca autoritatea contractantă să obţină rezultatele dorite. Planificarea poate fi justificată astfel: oamenii trebuie să ştie precis şi să înţeleagă ce au de facut, iar ceea ce fac trebuie să fie în concordanţă cu cerinţele mediului extern şi cu posibilităţile autorităţii contractante. Un instrument de lucru pentru planificarea activităţii în domeniul achiziţiilor, util atât compartimentului Funcţia de previziune În domeniul achiziţiilor publice se realizează două mari activităţi: I. elaborarea programului anual de achiziţii publice II. elaborarea şi publicarea anunţului de intenţie I. PROGRAMUL ANUAL AL ACHIZIŢIILOR PUBLICE – este documentul în care se regăsesc toate contractele de achiziţie publică, inclusiv acordurile-cadru, ce se intenţionează a fi atribuite sau incheiate pe parcursul unui an bugetar. Programul anual al achiziţiilor publice: - se întocmeşte în fiecare an - se elaborează într-o primă formă în decursul ultimului trimestru al anului de bază - se definitivează - după aprobarea bugetului - în funcţie de fondurile aprobate - cu luarea în considerare a posibilităţilor de atragere a altor fonduri 23

-

poate fi modificat dacă respectivele necesităţi nu au fost cuprinse iniţial în program iar introducerea lor este condiţionată de asigurarea surselor de finanţare se aprobă de către conducătorul autorităţii contractante cu avizul prealabil al compartimentului financiar-contabil

Modificarea programului anual necesită aceleaşi aprobări! Programul anual al achiziţiilor publice trebuie să cuprindă următoarele informaţii: - obiectul contractului sau acordului-cadru - cod CPV - valoarea estimată făra TVA (lei şi euro) - procedura ce urmează a fi aplicată - datele estimate pentru începerea şi finalizarea procedurii - responsabilul achiziţiei publice ce urmează a fi făcută La elaborarea Programului se va ţine cont de: - necesităţile obiective de produse, de lucrări şi servicii - gradul de prioritate a necesităţilor - anticipările cu privire la fondurile ce urmează a fi alocate prin bugetul anual - contractele de achiziţie publică aflate în derulare 1. Identificarea necesităţilor Responsabil este compartimentul intern de achiziţii publice pe baza referatelor de oportunitate şi necesitate primite de la verigile organizatorice. Referatul de necesitate cuprinde răspunsurile la următoarele întrebări: a) De ce anume avem nevoie? (denumirea produselor, serviciilor şi lucrărilor) b) Pentru ce avem nevoie? (se justifică necesitatea şi oportunitatea satisfacerii nevoii – scopul pentru care sunt necesare bunurile, serviciile sau lucrările) c) Când avem nevoie? (se indică data previzionată pentru dobândirea produselor, serviciilor sau lucrărilor; se ierarhizează nevoile în funcţie de prioritate) d) Cât costă produsul, serviciul sau lucrarea necesară? (se estimează valoarea contractului de achiziţie publică) e) Care sunt efectele previzionate a se obţine? (dacă este posibil se vor indica beneficiile ce urmează a se obţine). ! Referatul de necesitate nu trebuie confundat cu bonul de consum care intervine după ce achiziţia a fost finalizată Justificarea constă în evidenţierea scopului pentru care sunt necesare produsele, serviciile sau lucrările. Scopul poate consta fie în desfăşurarea activităţii curente, fie în realizarea unui proiect de interes general

24

Pentru justificarea necesităţii unei achiziţii trebuie luate în considerare atât obiectivele, beneficiile ce pot fi atinse, cât şi costurile pe întreaga durată de viaţă a produselor, lucrărilor sau serviciilor. Costurile pe întreaga durată de viaţă trebuie în vedere atât în etapa de elaborare a specificaţiilor tehnice cât şi în celelalte etape cheie ale procesului de achiziţie publică, respectiv cea de identificare a nevoii, precum şi la stabilirea criteriului de atribuire şi a factorilor de evaluare utilizaţi. Costurile care pot apărea pe întreaga durată sunt: - costuri de achiziţie (intrare în patrimoniu) – preţul iniţial de cumpărare, costurile de instalare şi costurile de transport - costuri de operare – consumul de energie, costurile de întreţinere, costurile de personal, costurile de training, primele de asigurare, taxele de mediu, costurile indirecte - costuri de îndepărtare a deşeurilor – costurile de curăţenie a obiectivului, costurile de colectare a deşeurilor, costurile de reciclare în funcţie de suma costurilor pe întreg ciclul de viaţă se poate lua decizia dacă o anumită achiziţie este sau nu fezabilă şi sustenabilă financiar. În fundamentarea necesităţilor pot fi utilizate diverse metode: 1. Metoda calculului direct (cu toate variantele) 2. Metoda pe baza realizărilor 3. Metoda sortimentului tip 4. Metoda pe şarje 2. Estimarea valorii contractelor de achiziţie publică Valoarea estimată reprezintă un concept economic care exprimă preţul cel mai probabil care se intenţionează a fi plătit pentru achiziţia unor produse, servicii sau lucrări, la o anumită dată, în anumite situaţii particulare. În estimarea valorii contractului nu trebuie făcute presupuneri nerealiste asupra pieţei şi nici să se stabilească un nivel al valorii estimate peste cel care ar putea fi obţinut într-un sistem concurenţial, întrucât valoarea estimată nu reprezintă un preţ de vânzare predeterminat. În scopul estimării realiste a valorii contractului de achiziţie publică este necesar să se studieze oferta pieţei în domeniul obiectului contractului, informaţiile putând fi obţinute din: prospecte, cataloage, oferte on-line, târguri şi expoziţii de specialitate şi, după caz, prin consultarea bazei de date proprii. Scopul estimării este: - determinarea resurselor financiare necesare - alegerea procedurii de atribuire Momentul estimării valorii contractelor de achiziţie publică: - înainte de iniţierea procedurii de atribuire a contractului respectiv - valoarea estimată să fie valabilă în momentul transmiterii spre publicare a anunţului de participare sau a invitaţiei de participare Elementele de care trebuie să ţinem seama: 25

-

informaţii obţinute din cercetările de piaţă durata previzionată a contractului costuri legate de îndeplinirea contractului posibilitatea apariţiei unor costuri accidentale (suplimentare) posibilitatea optării pentru suplimentarea către nivelul maxim prevăzut al cantităţilor de produse sau servicii.

În estimarea valorii contractelor de achiziţie publică se impun a fi respectate : - reguli generale - reguli specifice tipurilor de contracte/de achiziţie publică Reguli generale: 1. se identifică toate costurile aferente pentru obţinerea produselor, serviciilor sau lucrărilor necesare 2. se însumează toate costurile plătibile pentru îndeplinirea contractului respectiv, fără TVA, exprimate în lei şi în euro 3. se au în vedere modalităţile de dobândire (plata în rate, leasing, credit, etc.) 4. se iau în considerare eventualele majorări ale preţului contractului, prin acceptarea ajustării acestuia, dacă această posibilitate a fost prevăzută 5. se iau în considerare orice eventuale suplimentări faţă de obiectul iniţial 6. dacă este cazul, se ia în calcul şi valoarea premiilor sau primelor ce se intenţionează a se acorda. Reguli specifice Estimarea valorii contractelor de furnizare: 1. Dacă produsele ce urmează a fi achiziţionate necesită şi operaţii de instalare şi punere în funcţiune, atunci valoarea contractului va fi valoarea produselor plus valoarea manoperei, instalării şi punerii în funcţiune. 2. Dacă nu s-a stabilit încă modalitatea de cumpărare, respectiv nu s-a facut opţiunea între cumpărare, cumpărare în rate, închiriere sau leasing, atunci valoarea estimată va fi valoarea cea mai mare a contractului, dintre modalităţile de cumpărare. 3. În cazul în care s-a stabilit modalitatea de cumpărare, atunci: - dacă durata este stabilită şi este mai mică sau egală cu 12 luni, valoarea contractului va fi valoarea ratei plătibile înmulţită cu numărul de luni (Nu se aplică la cumpărarea prin leasing, caz în care calculul valorii va avea în vedere rata iniţială, ratele lunare şi rata reziduală!) - dacă durata contractului este stabilită şi este mai mare de 12 luni, dar mai mică de 48 de luni, valoarea contractului este valoarea ratei lunare multiplicată cu numărul de luni, la care se adaugă valoarea reziduală (eventual numărul de luni rămase inmulţit cu valoarea ratei) - dacă durata contractului este mai mare de 48 de luni sau dacă nu se cunoaşte exact durata acestuia dar se estimează la mai mare de 48 de luni, valoarea contractului va fi rata lunară 26

multiplicată cu 48. (în acest caz se face o planificare multianuală şi este necesară obţinerea acordului ordonatorului principal de credite) 4. În cazul în care avem de-a face cu un contract de furnizare repetabil, care trebuie reînnoit, atunci: - dacă se cunoaşte valoarea unui contract din anul precedent, valoarea contractului va fi egală cu valoarea din anul precedent ajustată şi actualizată - dacă se cunoaşte valoarea unui contract similar, valoarea contractului va fi valoarea contractelor similare care urmează a fi atribuite în următoarele 12 luni, ajustată şi actualizată. 5. În cazul în care produsele se achiziţionează pe loturi, prin atribuirea mai multor contracte de furnizare distincte, valoarea estimată va fi suma valorii tuturor loturilor. Obs. Partajarea contractului pe loturi, nu urmăreşte atribuirea loturilor prin procedura „cerere de ofertă”. Dacă valoarea contractului (suma valorii loturilor) este mai mare de 100 000 euro, atunci se poate aplica procedura de „cerere de oferă” numai pentru loturile care îndeplinesc cumulativ două condiţii: - valoarea estimată a lotului respectiv este mai mică sau egală cu echivalentul în lei a 75 000 euro - valoarea cumulată a loturilor respective nu depăşeşte 20% din valoarea totală a contractului. Estimarea valorii contractului de servicii: 1. În cazul în care autoritatea contractantă îşi propune să atribuie un contract de servicii pentru care nu se poate anticipa preţul total al prestaţiei, dar este posibilă estimarea unui tarif mediu lunar, atunci valoarea estumată este tariful mediu lunar înmulţit cu numărul de luni (dacă durata este stabilită şi nu depăşeşte 48 de luni); În cazul în care durata nu se poate estima sau este mai mare de 48 de luni, valoare va fi valoarea tarifului mediu lunar inmulţită cu 48 de luni. 2. În cazul în care autoritatea contractantă îşi propune să atribuie un contract de servicii care trebuie reinnoit, atunci: - dacă se cunoaşte valoarea unui contract din anul precedent, valoarea contractului va fi egală cu valoarea din anul precedent ajustată şi actualizată - dacă se cunoaşte valoarea unui contract similar, valoarea contractului va fi valoarea contractelor similare care urmează a fi atribuite în următoarele 12 luni, corectată. 3. În cazul în care se achiziţionează servicii similare defalcate pe tranşe a căror achiziţionare face obiectul unor contracte distincte de servicii, valoarea contractului va fi suma valorilor tranşelor. În cazul în care valoarea este mai mare de 100 000 euro, atunci se poate aplica procedura „cerere de ofertă” numai pentru tranşele care îndeplinesc cumulativ două condiţii: - valoarea lotului respectiv este mai mică sau egală cu 75 000 euro - valoarea cumulată a loturilor pentru care se aplică cererea de oferte nu depăşeşte 20% din valoarea totală a serviciilor care urmează să fie prestate. Obs. Este interzisă împărţirea contractului pe tranşe, urmărindu-se atribuirea prin cerere de ofertă! 27

4. În cazul în care autoritatea contractantă îşi propune să achiziţioneze servicii de asigurare, valoarea estimată este prima de asigurare multiplicată cu numărul de luni. 5. În cazul în care autoritatea contractantă îşi propune să achiziţioneze servicii bancare sau alte servicii financiare, valoarea estimată este dată de suma valorii taxelor, comisioanelor, dobânzilor, alte remuneraţii aferente. 6. În cazul în care autoritatea contractantă îşi propune să achiziţioneze servicii de proiectare, urbanism, inginerie şi alte servicii tehnice, atunci valoarea estimată este suma onorariilor şi a altor remuneraţii aferente.

Estimarea valorii contractelor de lucrări: 1. În cazul în care autoritatea contractantă îşi propune să achiziţioneze lucrări pentru care urmează să se pună la dispoziţia executantului materiale, utilaje, echipamente tehnologice sau orice alte amenajări şi dotări necesare execuţiei lucrărilor, atunci valoarea estimată este egală cu costul lucrării la care se adaugă valoarea facilităţilor puse la dispoziţie de către autoritatea contractantă 2. În cazul în care obiectul contractului de lucrări îl constituie execuţia unui ansamblu de lucrări care presupune, după caz, şi furnizarea de echipamente, instalaţii, utilaje sau alte dotări aferente, valoarea contractului va fi suma valorii estimate a echipamentelor, valorii estimate a instalaţiilor, a utilajelor şi a dotărilor aferente. 3. În cazul în care lucrarea permite execuţia pe obiective, pentru care autoritatea contractantă îşi propune să atribuie unuia sau mai multor executanţi contracte distincte de lucrări, atunci valoarea estimată va fi suma valorii obiectivelor. Obs. Este interzisă împărţirea valorii contractului pe obiective urmărindu-se atribuirea unui contract prin cerere de ofertă. Dacă valoarea contractelor este mai mare de 750 000 euro se poate aplica procedura prin cerere de ofertă numai pentru obiectivele care îndeplinesc, cumulativ, două condiţii: - valoarea estimată a obiectivului respectiv este mai mică sau egală cu 500 000 euro; - valoarea cumulată a obiectivelor pentru care se aplica cererea de ofertă nu depăşeşte 20% din valoarea totală a lucrărilor. Estimarea valorii în cazul organizării unui concurs de soluţii: În cazul în care concursul de soluţii este organizat ca o procedură independentă, atunci valoarea estimată este suma premiilor la care se adaugă valoarea estimată a contractului de servicii care poate fi încheiat.

Estimarea valorii în cazul încheierii unui acord-cadru: Valoarea estimată este egală cu valoarea maximă estimată, fără TVA, a tuturor contractelor de achiziţie publică care se anticipează că vor fi atribuite în baza acordului-cadru respectiv, pe întraga sa durată. 28

Estimarea valorii în cazul în care se utilizează un sistem de achiziţie dinamic: Valoarea estimată va fi egală cu valoarea maximă estimată, fără TVA, a tuturor contractelor de achiziţie publică care se anticipează că vor fi atribuite prin utilizarea sistemului de achiziţie dinamic respectiv. 3. Punerea în corespondenţă cu CPV (vocabularul comun al achiziţiilor publice) Utilizarea codurilor CPV este strâns legată de depăşirea barierelor lingvistice dintre autoritatea contractantă şi ofertanţi, astfel încât informaţia privind obiectul contractului să fie accesibilă şi precisă pentru toţi operatorii economici vorbitori de alte limbi, nefiind u instrument destinat estimării valorii contractelor. Produsele, serviciile şi lucrările care fac obiectul contractelor de achiziţie publică se pun în corespondenţă cu sistemul de grupare şi codificare utilizat în Vocabularul comun al achiziţiilor publice (CPV). Corespondenţa produselor, serviciilor şi lucrărilor cu sistemul de grupare şi codificare CVP se asigură atunci când: - se elaborează programul anual al achiziţiilor publice - se precizează în anunţul de intenţie şi anunţul sau invitaţia de participare produsele, serviciile sau lucrările ce urmează a fi achiziţionate - se întocmeşte documentaţia de atribuire - se precizează în anunţul de atribuire produsele, serviciile sau lucrările pentru care s-a încheiat contractul de achiziţie publică - se transmit ANRMAP informaţiile necesare monitorizării procesului de achiziţie publică. CPV conţine un nomenclator principal pentru definirea produselor/serviciilor/lucrărilor şi u nomenclator suplimentar pentru adăugarea altor informaţii calitative. Nomenclatorul principal se bazează pe o structură tip „arborescent”, care cuprinde coduri până la nouă cifre asociate cu un set de cuvinte care descriu produsele, lucrările sau serviciile care fac obiectul contractului. Nomenclatorul suplimentar se poate utiliza pentru a extinde descrierea obiectului unui contract; permite adăugarea unor detalii suplimentare referitoare natura ori destinaţia produselor ce urmează a fi achiziţionate. Paşii pentru selectarea codului CPV aferent produselor sunt următorii: 1. Identificarea produsului ca rezultat al activităţilor economice prin asocierea acestuia unei ramuri industriale sau agricultură 2. Găsirea codului numeric care se potriveşte cât mai exact achiziţiei 4. Ierarhizare

29

După realizarea operaţiunii de estimare, compartimentul specializat împreună cu şeful autorităţii şi departamentul financiar-contabil vor stabili gradul de prioritate al necesităţilor, având în vedere: - importanţa contractului pentru atingerea scopului general al autorităţii contractante - durata de realizare a contractului - anticiparea fondurilor bugetare. Programul anual al achiziţiilor publice se întocmeşte în mai multe variante: - o variantă în ultimul trimestru al anului de bază - o variantă propusă după primirea fondurilor bugetare - o variantă adoptată după aprobarea de către ordonatorul principal de credite - variante actualizate. 5. Alegerea procedurii Alegerea procedurii se face în funcţie de:  Complexitatea contractului de achiziţie  Costurile implicate de atribuirea contractului  Nivelul de dezvoltare şi concurenţa pe piaţa din domeniul unde va avea loc achiziţia  Constrângeri cum ar fi urgenţa, compatibilitatea cu produse, servicii deja existente în cadrul AC, existenţa unui singur op.ec Regula generală de alegere este: contractele se atribuie prin procedurile de licitaţie deschisă şi licitaţie restrânsă . Excepţii de la regulă sunt: dialogul competitiv, negocierea, cererea de oferte. Obs.  Alegerea procedurilor care reprezintă excepţii de la regulă intră în responsabilitatea exclusivă a AC  Contractul de achiziţie publică poate fi atribuit prin licitaţie deschisă sau restrânsă indiferent de valoarea estimată a acestuia  Cererea de oferte poate fi aplicată şi pentru atribuirea contractelor a căror valoare estimată, fără TVA, se află sub pragul de 15 000 euro Responsabilul contractului este stabilit de autoritatea contractantă din rândul lucrătorilor de la compartimentul de achiziţii publice, şi acesta va fi şi preşedintele comisiei de evaluare.

6. Identificarea fondurilor Reprezintă operaţiunea prin care se urmăreşte asigurarea finanţării necesare îndeplinirii contractului. Se vor avea în vedere sursele posibile de finanţare:  Buget de stat 30

     

Buget local Fonduri comunitare Fonduri obţinute de la organisme financiare internaţionale Credite bancare Fonduri nerambursabile Alte surse atrase

Obs.  În măsura în care AC poate identifica fondurile necesare în vederea îndeplinirii contractului ce se doreşte a fi atribuit, poate iniţia procedura de atribuire, însă la momentul semnării contractului creditele bugetare trebuie să fie disponibile în mod obligatoriu  La stabilirea duratei contractului trebuie avută în vedere frecvenţa de alocare a fondurilor 7. Calendarul procedurii Reprezintă proiecţia din punct de vedere temporal a procedurii de atribuire.  Are caracter orientativ  Se ataşează la documentaţia de atribuire  Este necesar pentru: - planificarea procesului de achiziţie publică - evitarea suprapunerilor şi întârzierilor - monitorizarea internă a procesului de achiziţie La elaborarea calendarului procedurii se va ţine seama de:  Termenele prevăzute în ordonanţă pentru publicarea anunţurilor  Termenele prevăzute în ordonanţă pentru depunerea candidaturilor/ofertelor  Durata previzionată pentru examinarea şi evaluarea candidaturilor/ofertelor sau pentru derularea rundelor de negocieri  Perioada de aşteptare  Orice alte termene ce pot influenţa procedura, cum ar fi cel pentru soluţionarea unei contestaţii

II. ANUNŢUL DE INTENŢIE Este un document care se întocmeşte în mod obligatoriu după primirea şi aprobarea bugetului şi cuprinde, pe tipuri de contracte, toate contractele estimate a fi atribuite în anul de plan. De ce se publică? 31

Atunci când AC doreşte să beneficieze de reducerea termenului referitor la perioada dintre data transmiterii spre publicare a anunţului de participare in JOUE şi data limită de depunere a ofertelor pentru aplicarea procedurilor de licitaţie Când se publică? Atunci când AC doreşte să beneficieze de reducerea termenelor, intervalul de timp dintre publicarea anunţului de intenţie şi a celui de participare trebuie să fie de minim 52 de zile şi maxim 12 luni Unde se publică?  JOUE şi  SEAP sau  numai în SEAP cu condiţia ca înainte de publicare să fi fost transmis un anunţ simplificat de informare prealabilă către CE Obs.  Anunţul simplificat de informare prealabilă transmis CE conţine informaţii referitoare la anunţul de intenţie publicat pe pagina de internet proprie AC denumită “profilul cumpărătorului” (buyer profile). Anunţul de intenţie se transmite spre publicare obligatoriu dacă: - valoarea contractului de produse şi servicii este mai mare sau egală cu 750 000 euro - valoarea contractului de lucrări este mai mare sau egală cu 4 845 000 euro. Publicarea în anunţul de intenţie a unui contract nu creează şi obligaţia atribuirii lui. Anunţul de intenţie se publică: - în Jurnalul Oficial al U.E. (dacă sunt depăşite anumite valori) - în SEAP - M.O. al României, partea a VI-a – Achiziţii publice Structura cadru a unui anunţ de intenţie este: În cazul contractelor de produse: - date de identificare a autorităţii contractante - natura, cantitatea şi valoarea produselor ce urmează a fi achiziţionate, identificarea inclusiv prin CPV - datele estimate de începere şi finalizare a procedurii - procedura de atribuire estimată - se precizează dacă este cazul încheierii unui acord cadru - alte informaţii necesare. În cazul contractelor de servicii: - aceeaşi structură, doar că se referă la serviciul respectiv În cazul contractelor de lucrări:

32

-

natura şi dimensiunea lucrărilor iar dacă este cazul împărţirea pe loturi şi caracteristicile esenţiale ale acestora după caz, amplasamentul lucrărilor.

B. FUNCŢIA DE ORGANIZARE Compartimentul intern de achiziţii publice – se constituie la nivelul fiecărei autorităţi contractante şi este în subordinea şefului sau conducătorului autorităţii contractante – are următoarele atribuţii: – trebuie asigurat cu forţă de muncă corespunzătoare – specialişti cu o pregătire specifică domeniului achiziţiilor publice şi de diferite calificări. Organizarea procesuală Documentaţia de atribuire: - reprezintă acele documente care conţin cerinţele formale, tehnice şi financiare, prin care se asigură: - descrierea obiectivă a obiectului contractului - elaborarea de către ofertanţi a unor oferte pertinente - se elaborează de către compartimentul intern de achiziţii publice - în cazul în care este elaborată de o firmă de consultanţă, compartimentul intern de achiziţii publice trebuie să coordoneze şi să supervizeze activitatea respectivă - trebuie să fie clară, completă şi fără echivoc - trebuie să fie finalizată înainte de transmiterea spre publicare a anunţului de participare sau a invitaţiei de participare către operatorii economici. A.C. are dreptul de a alege modalitatea de transmitere a documantaţiei de atribuire (cumpărare de către fiecare operator economic de la locul stabilit de A.C., expedierea de către A.C. către operatorii economici care au solicitat, expedierea electronică). Toate informaţiile trebuie să fie fără ambiguităţi astfel încât să asigure descrierea completă a:  Obiectului şi scopului contractului ce urmează a fi atribuit  Regulilor formale de prezentare şi depunere a ofertelor/candidaturilor  Condiţiilor de participare, eligibilitate şi calificare/selecţie a ofertanţilor/candidaţilor  Criteriului de atribuire a contractului şi, după caz, a ponderilor relative a factorilor de evaluare sau a algoritmului de calcul  Termenilor comerciali în care se va încheia contractul Cuprinde  Cerinţele formale ce permit descrierea obiectivă a ceea  Cerinţele tehnice ce urmează a fi 33

 Cerinţele financiare prestate, executate, furnizate A.C. prin documentaţia de atribuire • Stabileşte regulile privind participarea • Cerinţele pe care trebuie să le îndeplinească O.E. • Condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească oferta • Formaţităţile ce trebuie urmate pentru depunerea acesteia • Termenii derulării contractului ce urmează a fi atribuit Structura documentaţiei de atribuire: 1. Caietul de sarcini sau documentaţia descriptivă 2. Clauzele contractuale obligatorii 3. Fişa de date a achiziţiei 4. Formulare şi modele 5. Alte informaţii cu privire la impozitare, protecţia mediului, protecţia muncii. 1. Elaborarea caietului de sarcini - Caietul de sarcini reprezintă punctul de pornire al elaborării documentaţiei de atribuire - Se întocmeşte de către A.C. pentru licitaţia deschisă, licitaţia restrânsă, cerere de ofertă. Pentru dialogul competitiv şi negociere se întocmeşte documentaţia descriptivă. - Întocmirea se face de către compartimentul intern de achiziţii publice sau de către specialişti (consultanţi) angajaţi special în acest scop. - Cuprinde specificaţiile tehnice cu ajutorul cărora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrările. Specificaţiile tehnice sunt, în general, acele: - cerinţe, - prescripţii, - caracteristici tehnice Specificaţiile tehnice definesc, după caz: - caracteristici referitoare la nivelul calitativ, tehnic şi de performanţă - cerinţe privind impactul asupra mediului înconjurător - siguranţa în exploatare - dimensiuni, terminologie, simboluri, teste şi metode de testare, ambalare, etichetare, marcare şi instrucţiuni de folosire a produsului, tehnologii şi metode de producţie - sisteme de asigurare a calităţii şi condiţii pentru certificarea conformităţii cu standardele relevante.

În cazul contractelor de lucrări, specificaţiile tehnice pot face referire şi la: - prescripţii de proiectare şi calcul al costurilor - verificarea, inspecţia şi condiţiile de recepţie a lucrărilor 34

- verificarea, inspecţia şi condiţiile de recepţie a tehnicilor, procedeelor şi metodelor de execuţie - orice alte condiţii cu carater tehnic pe care A.C. este capabilă să le descrie Specificaţiile tehnice se definesc:  fie prin referire, de regulă, în următoarea ordine, la: 1. standarde naţionale care adoptă standarde europene 2. omologări tehnice europene 3. standarde internaţionale 4. alte referinţe de natură tehnică elaborate de organisme de standardizare europene 5. alte standarde, omologări sau reglementări tehnice naţionale privind utilizarea produselor sau proiectarea, calculul şi execuţia lucrărilor  fie prin precizarea performanţelor şi/sau cerinţelor funcţionale, care pot include şi caracteristici de mediu  fie prin precizarea performanţelor şi/sau cerinţelor funcţionale, susţinute prin referirea la standarde, omologări tehnice, specificaţii tehnice comune, ca mijloc de prezumţie a conformităţii cu nivelul de performanţă şi/sau cerinţele funcţionale solicitate  fie combinat, respectiv, pentru anumite caracteristici, prin precizarea performanţelor şi/sau cerinţelor funcţionale, şi pentru alte caracteristici, prin referirea la standarde sau omologări tehnice.

Obs. 1. Nicio ofertă nu poate fi respinsă pe baza specificaţiilor tehnice, dacă ofertantul demonstrează că propunerea sa tehnică satisface într-o manieră echivalentă cerinţele A.C., sau dacă demonstrează că propunerea sa tehnică asigură îndeplinirea performanţelor sau cerinţelor solicitate, deoarece sunt conforme cu: un standard naţional care adoptă un standard european, o omologare tehnică europeană, o specificaţie tehnică comună utilizată în Comunitatea Europeană, un standard internaţional, alte reglementări tehnice elaborate de organisme de standardizare europene. 2. A.C. are obligaţia de a accepta certificatele emise de organisme recunoscute în oricare dintre statele membre ale U.E. 3. Dacă se solicită îndeplinirea anumitor cerinţe de mediu se pot utiliza specificaţii definite prin etichete ecologice 4. este interzisă utilizarea specificaţiilor tehnice care indică o anumită origine, sursă, producţie, o marcă de fabrică sau de comerţ, etc. Documentaţia descriptivă – ţine locul caietului de sarcini în cazul dialogului competitiv şi al negocierii şi conţine: - o descriere a necesităţilor, obiectivelor şi constrângerilor A.C. - orice alte informaţii pe baza cărora se va derula dialogul pentru identificarea soluţiilor viabile - primele care se vor acorda participanţilor la dialog - posibilitatea de a realiza dialogul sau negocierea în runde succesive, cu scopul de a reduce numărul de soluţii discutate sau propuneri de oferte. 35

2. Clauzele contractuale obligatorii Contractul de achiziţie publică se încheie în formă scrisă, în cel puţin două exemplare, în urma aplicării unei proceduri de atribuire sau în baza unui acord-cadru. Clauzele contractului sunt stabilite în cea mai mare parte de către A.C. Clauzele contractuale sunt: A. Clauze de încetare a contractului: - încetează, de drept, la expirarea perioadei pentru care a fost încheiat - părţile pot stabili şi alte cauze de încetare a contractului, fără a aduce atingere clauzelor obligatorii B. Clauze obligatorii – sunt acele prevederi care se regăsesc obligatoriu în orice contract şi se referă la: - Obiectul principal al contractului - Preţ şi modalităţile de plată - Durata contractului - Sancţiuni pentru neexecutarea culpabilă a obligaţiilor - Documentele contractului - Obligaţiile principale ale părţilor A. Clauze contractuale specifice – sunt decise cu acordul părţilor şi pot face referire la: - subcontractanţi - garanţia de bună execuţie - garanţia de calitate - modalitatea de ajustare a preţului - termene de executare a obligaţiilor părţilor - recepţie, inspecţii, teste - ambalare, marcare, transport - asigurări - alte condiţii de executare a contractului Atât cele obligatorii cât şi cele specifice pot fi: - ajustabile - imperative Clauzele imperative nu pot fi ajustate iar cele ajustabile pot fi adaptate în funcţie de tipul contractului şi de oferta declarată câştigătoare. A.C. Trebuie să precizeze specifice care dintre acestea sunt obligatorii şi care pot fi ajustate în funcţie de specificul contractului respectiv şi de oferta declarată câştigătoare. Obs. Prin act adiţional la un contract se pot modifica prevederile referitoare la denumirea părţilor, adresa, timpul de suspendare a executării obligaţiilor, fără a fi afectate prevederile referitoare la preţ. 3. Fişa de date a achiziţiei este un formular şi cuprinde informaţii şi instrucţiuni privind: - date de identificare a A.C. 36

-

adresa de unde se poate achiziţiona, descărca documentaţia de atribuire activitatea A.C. modul de obţinere de clarificări şi alte informaţii soluţionarea litigiilor Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor, inclusiv adresa, tel., fax, mail date de descriere a obiectului contractului modul în care se va finaliza procedura existenţa loturilor şi modul de abordare acceptarea/neacceptarea de oferte alternative codul CPV cantitatea produselor garanţii termen de valabilitate a ofertei procedura aplicată şi dacă aceasta are ca etapă finală licitaţia electronică cerinţele minime de calificare şi documentele ce urmează a fi prezentate data limită de depunere şi ce alte formalităţi trebuie îndeplinite în legătură cu participarea la procedura de atribuire informaţii privind modul de elaborare şi prezentare a propunerii tehnice şi financiare informaţii privind modul de elaborare şi prezentare a ofertei informaţii detaliate şi complete privind criteriul de atribuire.

4. Formulare şi modele Documentaţia de atribuire conţine şi formulare şi modelele stabilite de către A.C. Modelele au caracter de recomandare şi pot fi adaptate de către A.C. Documentaţia de atribuire trebuie să conţină următoarele formulare: - fişa de date a achiziţiei - formularul de ofertă - formularul de contract - formularul de scrisoare de garanţie, dacă se solicită - formularul privind declaraţii

5. Alte informaţii şi cerinţe impuse de A.C. privind condiţiile de mediu, de protecţie a muncii sau cerinţe de impozitare. Comisia de evaluare Comisia de evaluare se stabileşte de către autoritatea contractantă şi are drept scop principal evaluarea ofertelor şi stabilirea ofertei câştigătoare. Comisia de evaluare este formată din specialişti cu abilităţi în problemele de achiziţii publice şi care: - nu deţin părţi sociale, părţi de interes, acţiuni din capitalul subscris la unul dintre candidaţi, ofertanţi, subcontractanţi, ori personae care fac parte din Consiliul de administraţie al acestora; 37

-

nu sunt soţ, soţie, rudă până la gradul 4 cu persoanele care fac parte din Consiliul de Administraţie; persoane care ar avea orice alt interes care i-ar afecta imparţialitatea.

Comisia de evaluare se nominalizează din compartimentul intern de achiziţii publice, având un anumit număr de membri şi un preşedinte care este responsabil pentru atribuirea contractului. Membrii pot fi din cadrul compartimentului specializat sau din alte compartimente -Pe lângă comisie pot fi desemnaţi şi specialişti externi -Nr.membrilor se recomandă să fie impar - AC va numi o persoană responsabilă cu aplicarea procedurii=preşedintele comisiei Atribuţiile comisiei: - deschiderea ofertelor şi a altor documente ce însoţesc ofertele - verificarea îndeplinirii cerinţelor minime - selecţia candidaţilor - realizarea dialogului sau a negocierii - verificarea detaliilor economice şi tehnice din punct de vedere al respectării cerinţelor prevăzute - stabilirea ofertelor neconforme şi a ofertelor admisibile - evaluarea ofertelor pe baza criteriilor stabilite - elaborarea şi justificarea propunerii de anulare a procedurii. Comisia de evaluare poate să apeleze la experţi din afara acesteia care sunt cooptaţi pe baza unui referat de necessitate şi care în general au următoarele atribuţii: - verifică şi evaluează propunerile tehnice - verifică propunerile economico-financiare - analizează clauzele de natură juridică. Experţii pot fi contactaţi de la început sau pe parcursul apariţiei anumitor probleme. Membrii comisiei au obligaţia să păstreze confidenţialitatea asupra acţiunilor desfăşurate, în acest sens semnând o declaraţie de confidenţialitate şi de evitarea conflictului de interese.

Modul de lucru al comisiei - la întrunirile comisiei au dreptul să participe membri acesteia şi cei cooptaţi - orice decizie a Comisiei de evaluare trebuie să întrunească votul a cel puţin 2/3 din numărul membrilor săi - fiecare membru fundamentează un punctaj, în mod individual, pe baza criteriului stabilit, pentru fiecare ofertă - dacă există divergenţe de păreri între membrii comisiei de evaluare şi decizia nu întruneşte 2/3 din numărul membrilor săi, atunci preşedintele comisiei va solicita reanalizarea punctelor de divergenţă

38

-

în situaţia în care Comisia de evaluare nu ajunge la un acord, şi se constată o criză de timp, deciziile se adoptă cu majotitate simplă membrii comisiei care nu sunt de acord cu decizia adoptată sunt obligaţi să-şi prezinte punctul de vedere în scris, elaborând în acest sens o notă justificativă, individuală, care se ataşează la Raportul procedurii de atribuire.

PROCEDURILE DE ATRIBUIRE Procedurile de aribuire: Un contract de achiziţie publică, în funcţie de valoarea acestuia şi de regăsirea în cerinţe, poate fi atribuit prin următoarele proceduri: - licitaţie deschisă - licitaţie restrânsă - dialog competitiv - cerere de ofertă - negociere Obs. Există o procedură specială numită acord-cadru 1. Licitaţia deschisă - Reprezintă proceducara prin care orice operator economic are dreptul de a depune o ofertă - Licitaţia deschisă se desfăşoară într-o singură etapă; uneori se poate decide şi organizarea unei etape suplimentare de licitaţie electronică, de obicei în fundamentarea punctajelor corespunzătoare fiecărei oferte, dar numai dacă se specifică acest lucru în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire - Se iniţiază prin transmiterea spre publicare a unui anunţ de participare prin care se solicită operatorilor economici depunerea de oferte. - Se poate finaliza printr-o etapă suplimentară de licitaţie electronică - Este recomandat a fi aplicată când oferta pe piaţă nu este excedentară

39

START ANUNŢ de participare Depunere oferte STOP Anunţ anulare STOP Anulare procedur ă NU NU Anulare Nr.oferte ≥1 DA

LICITAŢIA DESCHISĂ

Continuare Evaluare oferte Oferte admisibile DA

Licitaţie electronic ă, dup ă caz

Aplicare criteriu de atribuire Anunţ de atribuire Atribuire contract

STOP

2. Licitaţia restrânsă - reprezintă procedura la care orice operator economic are dreptul de a-şi depune candidatura, urmând ca numai candidaţii selectaţi să aibă dreptul de a depune o ofertă - se desfăşoară, de regulă, în două etape: a) etapa de selectare a candidaţilor b) etapa de evaluare a ofertelor Se poate decide şi aici organizarea unei etape suplimentare de licitaţie electronică, dar numai dacă se specifică acest lucru în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire - se iniţiază prin transmiterea spre publicare a unui anunţ de participare prin care se solicită operatorilor economici depunerea de candidaturi - se utilizează numai atunci când oferta este excedentară. - Se poate finaliza printr-o etapă suplimentară de licitaţie electronică  În anunţul de participare se precizează numărul minim de candidaţi pe care AC îi va selecta (nu mai mic de 5)  Dacă nr. celor selectaţi este mai mic decât cel indicat AC poate decide: ►anularea procedurii ►continuarea, prin trecere în etapa a doua dacă există cel puţin un candidat care a îndeplinit criteriile

40

START

ANUNŢ de participare Depunere candidaturi Anulare procedur ă
STOP
NU

LICITAŢIA RESTRÂNSĂ

Candidaturi respinse
STOP

Evaluare candidaturi

DA

Candidaturi admise
NU DA

Anulare procedur ă

NU

≥1

≥5

Invitaţie etapa 2 Depunere oferte

Anunţ anulare procedur ă

Evaluare
STOP

Anulare procedur ă

NU

Oferte admisibile

DA

Licitaţie electronic ă, dup ă caz

Anunţ de atribuire

STOP

Atribuire contract

Aplicare criteriu de atribuire

3. Dialog competitiv - reprezintă procedura prin care orice operator economic are dreptul a-şi depune candidatura şi prin care autoritatea contractantă conduce un dialog cu candidaţii admişi, în scopul identificării uneia sau mai multor soluţii apte să răspundă necesităţilor sale, urmând ca, pe baza soluţiei/soluţiilor identificate, candidaţii selectaţi să elaboreze oferta finală - se aplică numai atunci când: a) contractul în cauză este considerat a fi de complexitate deosebită (A.C. nu nu este în măsură să definească specificaţiile tehnice capabile sa îi satisfacă necesităţile sau să stabilească montajul financiar sau cadrul juridic de implementare a proiectului) b) aplicarea procedurii de licitaţie deschisă sau restrânsă nu ar permite atribuirea contractului respectiv - se desfăşoară în trei etape: a) etapa de selectare a candidaţilor b) etapa de dialog cu candidaţii admişi în urma preselecţiei, pentru identificarea soluţiilor cele mai bune c) etapa de evaluare a ofertelor finale - se iniţiază prin transmiterea spre publicare a unui anunţ de participare prin care se solicită operatorilor economici depunerea de candidaturi. - În anunţul de participare se precizează numărul minim de candidaţi pe care AC îi va selecta (nu mai mic de 3) - Dacă nr. celor selectaţi este mai mic decât cel indicat AC poate decide: ►anularea procedurii ►continuarea, prin trecere în etapa a doua dacă există cel puţin un candidat care a îndeplinit criteriile

41

ST R A T Iniţiere procedură E P 1 TA A R espingere candidaturi A nunţ anulare procedur ă - de participare

D L GC M T IV IA O O PE IT

- prim candidaturilor irea Evaluare candidaturi A nulare procedur ă N U
≥1

C andidaturi adm ise N U
≥3

D A

ST P O D LO IA G

E A 2 T PA Invitaţii la dialog +doc.descripti

-dezvoltare de soluţii

A plicare factori de evaluare Soluţii viabile Faza interm ediar E A 3 T PA ă +închidere dialog final ă Atribuire contract ST P O A nunţ atribuire

- Invitaţie depunere oferta E valuare/aplicare criterii

4. Negocierea - reprezintă procedura prin care autoritatea contractantă (A.C.) derulează consultări cu candidaţii selectaţi şi negocieză clauzele contractuale, inclusiv preţul, cu unul sau mai mulţi dintre aceştia - poate fi: A. negociere cu plublicarea prelabilă a unui anunţ de participare B. negociere fără plublicarea prelabilă a unui anunţ de participare A. Negocierea cu plublicarea prelabilă a unui anunţ de participare - se desfăşoară, de regulă, în două etape: a) etapa de selectare a candidaţilor b) etapa de evaluare a ofertelor depuse de candidaţii selectaţi. Se poate decide aici organizarea unei etape suplimentare de licitaţie electronică, dar numai dacă se specifică acest lucru în anunţul de participare şi în documentaţia descriptivă. - se iniţiază prin transmiterea spre publicare a unui anunţ de participare prin care se solicită operatorilor economici depunerea de candidaturi - se aplică atunci când: 1. în urma aplicării licitaţiei deschise, restrânse sau a dialogului competitiv nu a fost depusă nicio ofertă sau au fost depuse numai oferte inacceptabile ori neconforme (este posibil numai după anularea procedurilor menţionate şi numai dacă cerinţele iniţiale prevăzute în documentaţia de atribuire). 2. în situaţii excepţionale, temeinic motivate, atunci când natura produselor/serviciilor/lucrărilor sau riscurile implicate de livrarea/prestarea/executarea acestora nu permit o estimare iniţială globală a preţului viitorului contract de achiziţie publică 3. atunci când caietul de sarcini nu poate fi elaborat cu precizia pe care o impune atribuirea unui contract de achiziţie publică prin aplicarea licitaţiei deschise sau restrânse (servicii financiare, intelectuale, ex. Proiectarea lucrărilor). 42

4. când lucrările care urmează a fi executate sunt necesare exclusiv în scopul cercetării ştiinţifice, experimentării sau dezvoltării tehnologice, şi numai dacă acestea nu se realizează pentru obţinerea de profit.
START
START Far ă anunţ de participare Invitaţie la negociere OE calificaţi În procedura anterioară Runde de negocieri Îmbunătăţire oferte Evaluare oferte Depunere ofert ă final ă Aplicarea criteriului de atribuire Atribuire contract STOP Anunţ atribuire
Licitaţie electronică, dup ă caz

Anunţ anulare

STOP Anulare Respingere Candid.

START anunţ de participare Depunere candidaturi ETAPA 1 preselecţie candidaturi
NU

Candid. admise

≥1
ETAPA 2 Negociere cu candidaţii selectaţi Îmbunătăţire oferte Evaluare oferte ETAPA 3 runda Final ă de negociere Depunere ofert ă final ă

Neg.of.preliminare /runde succesive Reducere participanţi
Licitaţie electronică, dup ă caz

STOP

Atribuire contract

B. Negocierea fără plublicarea prelabilă a unui anunţ de participare - se aplică atunci când: 1. din motive tehnice, artistice sau legate de protecţia unor drepturi de exclusivitate, contractul poate fi atribuit numai unui operator economic 2. ca o măsură strict necesară, atunci când perioadele de aplicare a licitaţiei deschise, restrânse sau a negocierii cu publicarea prelabilă a anunţului de participare nu pot fi respectate din motive de extremă urgenţă determinate de evenimente imprevizibile şi care nu se datorează sub nicio formă unei acţiuni sau inacţiuni a A.C. 3. produsele sunt fabricate exclusiv în scopul cercetării ştiinţifice, experimentării, studiilor sau dezvoltării tehnologice, şi numai dacă acestea nu se realizează pentru obţinerea de profit 4. este necesară achiziţionarea de la furnizorul iniţial a unor cantităţi suplimentare de produse destinate înlocuirii parţiale sau extinderii echipamentelor/instalaţiilor livrate anterior, şi numai dacă schimbarea furnizorului ar presupune achiziţionarea de produse care, datorită caracteristicilor tehnice deja existente, determină incompatibilităţi sau dificultăţi tehnice sporite de operare şi întreţinere (perioada în care astfel de contracte pot fi atribuite nu trebuie să depăşească 3 ani de la atribuirea celui iniţial). 5. produsele sunt cotate la bursa de mărfuri, iar achiziţia acestora se realizează prin operaţiuni pe piaţa de disponibil 6. produsele pot fi achiziţionate în condiţii deosebit de avantajoase de la un operator economic care îşi lichidează definitiv afacerile 43

-

-

-

-

7. ca urmare a unui concurs de soluţii, contractul de servicii trebuie să fie atribuit, conform regulilor stabilite iniţial, concurentului câştigător 8. este necesară achiziţionarea suplimentară a unor servicii sau lucrări suplimentare care nu au fost incluse în contractul iniţial, dar care au devenit necesare pentru îndeplinirea contractului în cauză, şi numai dacă se respectă cumulativ condiţiile: atribuirea să fie făcută contractului iniţial cele nou achiziţionate nu pot fi separate de contractul iniţial valoarea cumulată a contractelor atribuite pentru lucrări şi servicii suplimentare/adiţionale nu depăşesc 50% din valoarea contractului iniţial 9. ulterior atribuirii unui contract de lucrări sau servicii, A.C. îşi propune să achiziţioneze noi lucrări/servicii, care sunt similare celor din contractul iniţial, şi numai dacă respectă cumulativ condiţiile: atribuirea se face contractului iniţial iar noile lucrări/servicii sunt similare celor prevăzute în contractul iniţial şi sunt conforme cu cerinţele din caietul de sarcini elaborat cu ocazia atribuirii respectivului contract contractul iniţial a fost atribuit prin licitaţie restrânsă sau deschisă valoarea estimată a contractului iniţial s-a determinat inclusiv prin luarea în considerare a lucrărilor/serviciilor similare care pot fi achiziţionate ulterior în anunţul de participare la procedura iniţială s-a precizat că A.C. are dreptul de a opta pentru achiziţionarea ulterioară de noi lucrări/servicii similare, de la operatorul a cărui ofertă a fost câştigătoare A.C. are dreptul de a aplica această procedură la nu mai mult de 3 ani de la atribuirea contractului iniţial

5. Cerere de oferte - reprezintă procedura simplificată prin care A.C. solicită oferte de la mai mulţi operatori economici - se poate aplica numai dacă valoarea estimată, fără TVA, a contractului este mai mică decât:  100 000 euro pentru produse  100 000 euro pentru servicii  750 000 euro pentru lucrări - se iniţiază prin publicarea în SEAP a unei invitaţii de participare la procedura de atribuire - Se desfăşoară într-o singură etapă Obs. A.C. are dreptul, în cazuri temeinic justificate, să solicite ANRMAP exceptarea de la obligaţia publicării invitaţiei de participare în SEAP, însă aceasta nu poate fi făcută pentru o perioadă mai mare de 12 luni de la intrarea în vigoare a ordonanţei

44

START
INVITAŢIE de participare Depunere oferte NU STOP Anunţ anulare procedur ă STOP Anulare procedur ă Nr. oferte ≥1 DA Continuare procedur Evaluare oferte Anulare procedur ă NU Oferte admisibile DA ă
Licitaţie electronic ă, dup ă caz

Aplicare criteriu de atribuire Anunţ atribuire STOP Atribuire contract

6. Concursul de soluţii - reprezintă procedura prin care se achiziţionează, în special în domeniul amenajării teritoriului, al proiectării urbanistice şi peisagistice, al arhitecturii sau în cel al prelucrării datelor, un plan sau un proiect, prin selectarea acestuia pe baze concurenţiale de către un juriu, cu sau fără acordarea de premii. - se poate organiza ca:  O procedură independentă, în care concurenţii pot obţine premii sau prime de participare  Parte a unei alte proceduri care conduce la atribuirea unui contract de servicii.  Se iniţiază prin publicarea unui anunţ de participare prin care se solicită depunerea de proiecte  Pentru depunerea ofertelor se acordă cel puţin 52 zile de la data anunţului  Se poate desfăşura într-o singură etapă sau în două

45

STAR T
deschis

ANUNŢ

de participare

restrâns

Prim candidaturi ire Selectare concurenţi Depunere proiecte Anulare procedur ă STO P Evaluare proiecte Anunţ anulare procedur U ă N Proiecte adm isibile DA N U DA ≥2 Depunere proiecte Evaluare proiecte A plicare criterii Raport evaluare Desem nare proiect câştigător STO P

Anunţ atribuire concurent căştigător

7. Cumpărarea directă - se aplică în cazul în care se achiziţionează produse, servicii sau lucrări, a căror valoare, fără TVA, cumulată pe parcursul unui an, nu depăşeşte 15 000 euro. - Se realizează pe bază de document justificativ care se consideră a fi baza legală de plată (factura fiscală).

46

MODALITĂȚ I SPECIALE DE ATRIBUIRE A CONTRACTELOR  ACORDUL-CADRU  SISTEMUL DE ACHIZIŢIE DINAMIC  LICITAŢIA ELECTRONICĂ 1. Acordul-cadru - reprezintă înţelegerea scrisă intervenită între una sau mai multe A.C. şi unul sau mai mulţi operatori economici, al cărei scop este stabilirea elementelor/condiţiilor esenţiale care vor guverna contractele de achiziţie publică ce urmează a fi atribuite într-o perioadă dată, în mod special în ceea ce priveşte preţul şi, după caz, cantităţile avute în vedere. - Nu reprezină bază legală pentru angajarea fondurilor publice; în baza lui se atribuie contracte subsecvente care constituie temei legal pentru plată - A.C. are obligaţia de a încheia acord-cadru, de regulă, prin licitaţie deschisă sau restrânsă; prin excepţie se pot aplica şi alte proceduri numai în anumite situaţii - Nu se poate utiliza abuziv sau impropriu de către A.C., încât să împiedice sau să distorsioneze concurenţa A.C. nu are dreptul:  De a încheia acorduri-cadru pe o perioadă mai mare de 4 ani, decât în cazuri justificate  De a atribui contracte subsecvente care au ca obiect prestaţii de altă natură decât cele stabilite prin acordul-cadru  De a încheia acorduri-cadru pe baza cărora se pot atribui contracte subsecvente de tipuri sau natură diferite unele faţă de altele  De a încheia contracte subsecvente decât cu operatorul sau operatorii economici semnatari ai acordului-cadru şi numai pe baza regulilor şi condiţiilor prevăzute în respectivul acord  De a atribui contracte subsecvente în numele şi pentru o altă A.C. care nu este parte în acordul-cadru respectiv decât în cazul în care are calitatea de unitate de achiziţii centralizată. Avantajele acordului cadru  Atribuirea rapidă şi flexibilă a contractelor subsecvente  Reducerea costurilor  Satisfacerea într-un timp optim a necesităţilor AC  Crearea unor relaţii pe termen lung între AC şi OE

47

2. Sistemul de achiziţie dinamic Este un proces în întregime electronic, limitat în timp şi deschis pe întreaga sa durată oricărui OE care îndeplineşte criteriile de calificare şi selecţie şi care a prezentat o ofertă orientativă conformă cu cerinţele caietului de sarcini. A.C. are obligaţia  De a respecta regulile procedurii de licitaţie deschisă în toate fazele și prevederile referitoare la regulile de comunicare şi transmitere a ofertelor  De a permite accesul nerestricţionat direct şi complet la conţinutul documentaţiei de atribuire și oricărui OE să depună o ofertă orientativă, cu scopul de a fi admis în sistem  De a invita toţi ofertanţii admişi în sistem să depună o ofertă fermă stabilind în acest sens o dată limită de depunere  De a atribui contractul ofertantului care prezintă cea mai avantajoasă ofertă fermă pe baza aplicării criteriilor stabilite

3. Licitaţia electronică Este procesul repetitiv, în întregime electronic, ce se realizează după o primă evaluare completă a ofertelor prin care ofertanţii au posibilitatea de a reduce preţurile prezentate şi/sau de a îmbunătăţi alte elemente ale ofertei. Licitaţia electronică se utilizează numai ca o etapă finală a:  Licitaţiei deschise  Licitaţiei restrânse  Cererii de oferte  Negocierii cu publicarea unui anunţ prealabil de participare  Cu ocazia depunerii ofertelor ferme în vederea atribuirii unui contract de achiziţie publică prin utilizarea unui sistem dinamic Procesul general de atribuire Atribuirea unui contract de achiziţie publică se face pe baza unui proces (succesiune de etape şi faze). Un proces general de atribuire poate fi structurat astfel: Etapa 1: Întocmirea programului anual de achiziţii publice - identificarea necesităţilor - estimarea valorii - punerea în corespondenţă cu CPV - ierarhizarea necesităţilor - alegerea procedurii - identificarea fondurilor - elaborarea calendarului - definitivarea şi aprobarea programului 48

-

publicarea anunţului de intenţie

Etapa 2: Elaborarea documentaţiei de atribuire - elaborarea caietului de sarcini sau a documentaţiei descriptive - stabilirea clauzelor contractuale - stabilirea cerinţelor minime de calificare şi dacă este cazul a criteriilor de selecţie - stabilirea criteriului de atribuire - solicitarea garanţiei de participare, dacă este cazul - completarea Fişei de date a achiziţiei - stabilirea formularelor şi modelelor - anunţ către Ministerul Finanţelor Publice privind verificarea procedurală - definitivarea documentaţiei de atribuire Etapa 3: Chemarea la competiţie sau iniţializarea procedurii - publicarea anunţului de participare - punerea la dispoziţie a documantaţiei de atribuire sau a documantaţiei descriptive - răspuns la solicitările de clarificări - stabilirea regulilor de participare şi de evitare a conflictului de interese – comisia de evaluare sau juriu

Etapa 4: Derularea procedurii de atribuire - dacă este cazul, primirea ofertelor de candidatură şi selectarea candidaţilor (doar la licitaţie restrănsă, dialog competitiv, negociere cu anunţ prealabil) - dacă este cazul, desfăşurarea rundelor de discuţii (dialog competitiv, negociere cu anunţ prealabil) - termen pentru elaborarea ofertelor - primirea ofertelor - examinarea şi evaluarea ofertelor - stabilirea ofertei câştigătoare - dacă este cazul, anularea procedurii Obs. Etapa 4 se desfăşoară într-o singură fază, uneori putând să apară o fază suplimentară ce se desfăşoară electronic, de obicei pentru evaluarea ofertelor. În cazul licitaţiei restrânse, a dialogului competitiv şi a negocierii cu anunţ prealabil, etapa 4 se desfăşoară în minim 2 faze: a. Faza 1: Evaluarea şi selecţia candidaţilor b. Faza 2: Evaluarea ofertelor Şi aici poate să apară o fază suplimentară de achiziţie electronică

Etapa 5: Atribuirea contractului de achiziţie publică 49

-

notificarea rezultatului perioada de aşteptare dacă este cazul, soluţionarea rezultatelor semnarea contractului transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire

Etapa 6: Încheierea dosarului de achiziţie publică - definitivarea dosarului de achiziţie publică Etapa 7: Derularea contractului sau acordului-cadru - dacă este cazul, constituirea garanţiei de bună execuţie - desfăşurarea contractului - verificarea rezultatelor şi recepţiile parţiale Etapa 8: Finalizarea contractului - recepţia finală - dacă este cazul, eliberarea garanţiei de bună execuţie Etapa 9: Analiza procesului - evidenţierea concluziilor privind atribuirea contractului - propuneri de măsuri de îmbunătăţire

C. FUNCŢIA DE ADMINISTRARE A ACTIVITĂŢII DE ACHIZIŢII PUBLICE Proceduri specifice de atribuire a unui contract de achiziţii publice 1. Licitaţia deschisă Etapa 1: aceeaşi ca în procesul general (identică) Etapa 2: aceeaşi ca în procesul general (identică) Etapa 3: aceeaşi ca în procesul general (identică) Etapa 4: Derularea procedurii Se desfăşoară de regulă într-o singură fază: - primirea ofertelor - deschiderea ofertelor - evaluarea cerinţelor de calificare - reţinerea ofertelor admisibile - examinarea şi evaluarea ofertelor - stabilirea ofertei câştigătoare - dacă este cazul, anularea procedurii. Etapele: 5, 6, 7, 8, 9: aceleaşi ca în procesul general (identică) 50

Faza de licitaţie electronică în general se referă la evaluarea ofertelor 2. Licitaţia restrânsă Etapele: 1, 2, 3: identice, ca în procesul general Etapa 4: se desfăşoară de obicei în două faze: Faza 1: Evaluarea şi selecţia candidaţilor Faza 2: Primirea, evaluarea ofertelor depuse Faza 1: - primirea ofertelor de candidatură - evaluarea îndeplinirii cerinţelor minime de calificare - evaluarea şi selecţia candidaţilor - reţinerea candidaţilor selectaţi - transmiterea invitaţiilor de participare pentru depunerea ofertelor Faza 2: - primirea ofertelor - deschiderea ofertelor - examinarea şi evaluarea ofertelor - stabilirea ofertei câştigătoare - dacă este cazul, anularea procedurii. Se poate stabili o fază 3 de evaluare electronică a ofertelor Etapele 5, 6, 7, 8, 9: ca în procesul general. 3. Dialogul competitiv Etapele 1, 2, 3: identice, ca în procesul general Etapa 4: se desfăşoară, de regulă, în trei faze: Faza 1: Evaluarea şi selecţia - primirea ofertelor de candidatură - evaluarea îndeplinirii cerinţelor minime - evaluarea şi selecţia candidaţilor - reţinerea candidaţilor selectaţi - transmiterea invitaţiilor de participare pentru depunerea ofertelor Faza 2: Desfăşurarea rundelor de discuţii - desfăşurarea discuţiilor în una sau mai multe runde succesive - identificarea uneia sau mai multor soluţii - transmiterea invitaţiilor de participare, pe baza unei soluţii finale Faza 3: Primirea şi evaluarea ofertelor - primirea ofertelor - deschiderea ofertelor - examinarea ofertelor - stabilirea ofertei câştigătoare - anularea procedurii, dacă este cazul

4. Negocierea cu anunţ prealabil de participare 51

Etapele 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9: identice ca în procesul general Etapa 4: Se desfăşoară în 3 faze: Faza 1: Evaluarea şi selecţia - primirea ofertelor de candidatură - evaluarea îndeplinirii cerinţelor minime de calificare - selecţia candidaţilor Faza 2: Derularea rundelor de discuţii - discuţii în una sau mai multe faze - identificarea unei soluţii finale Faza 3: Examinarea şi evaluarea ofertelor - primirea ofertelor - deschiderea ofertelor - evaluarea şi examinarea ofertelor - stabilirea ofertei câştigătoare - anularea procedurii, dacă este cazul. 5. Negocierea fără anunţ prealabil de participare (cu un singur operator economic) Etapele 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9: identice, ca în procesul general Etapa 4: Se desfăşoară practic într-o singură fază, pentru că, concomitent cu negocierea condiţiilor apare şi conţinutul ofertei. Obs. Şi în acest caz putem să avem activitatea de anulare a procedurii. Anunţul de participare Unde se publică? Este un document care se transmite spre publicare în SEAP, în M.O.R.- partea IV-a, Achiziţiile Publice, şi dacă este cazul (valorile contractelor de furnizare sau servicii este mai mare de 125 000 euro – pentru sistemul clasic, şi mai mare de 420 000 euro – pentru utilităţi; valoarea contractelor de lucrări este mai mare de 5 000 000 euro) se publică şi în JOUE. El trebuie să aibă nu mai mult de 650 de cuvinte şi are un conţinut standard, prevăzut în legislaţie. Când se publică? Anunţul de participare se publică ori de câte ori este nevoie pentru Iniţierea procedurii de atribuire a contractului de achiziţie sau de încheierea unui acord cadru prin: - licitaţie deschisă - licitaţie restrânsă - dialog competitiv - negociere cu publicarea prealabilă a unui anunţ Lansarea şi iniţierea unui sistem dinamic de achiziţii (anunţ simplificat) Organizarea concursului de soluţii ! Publicarea anunţului de participare de către autoritatea contractantăeste obligatorie. 52

 

Obs. Anunţul de participare, atunci când avem evaluare şi selecţie de candidaţi, adică în cazul aplicării procedurilor de licitaţie restrânsă, dialog competitiv sau negociere, trebuie să cuprindă: - criterii de selecţie - reguli aplicabile pentru selecţie: punctaje maxime, algoritm de punctare - numărul minim al candidaţilor ce vor fi selectaţi sau preselectaţi - numărul maxim al candidaţilor ce vor fi selectaţi sau preselectaţi - data limită de depunere a candidaturilor Cum se completează? Anunţul de participare se completează utilizând formularele standard disponibile în SEAP la adresa:www.e-licitaţie.ro – secţiunea „Anunţuri” Punerea la dispoziţie a documentaţiei de atribuire Documentaţia de atribuire poate fi obţinută în urma unei solicitări, în formă scrisă sau electronică. Obs. Se specifică în anunţul de participare modalitatea de obţinere. Documentaţia de atribuire trebuie pusă la dispoziţie în maxim 4 zile de la primirea solicitării şi nu mai târziu de 2 zile până la data limită de depunere a ofertelor. În cazul procedurilor de licitaţie restrânsă, dialog competitiv şi negociere, documentaţia aferentă primei etape cuprinde informaţii complete cu privire la condiţiile de participare, precum şi prezentarea detaliată a modalităţii de acordare a punctajului pe baza căruia se vor selecta, respectiv preselecta candidaţii. În cazul cererii de ofertă, documentaţia de atribuire se transmite odată cu cu invitaţia de participare. Pot să depună oferte şi operatorii economici care nu au achiziţionat direct documentaţia de atribuire. Răspunsul la solicitările de clarificări Orice operator economic interesat are dreptul să solicite informaţii suplimentare la documentaţia de atribuire/selectare/preselctare. Răspunsul, însoţit de întrebările aferente, se transmite în cel mult 3 zile lucrătoare de la primirea unei solicitări de clarificări către toţi operatorii economici care au solicitat documentaţia de atribuire, indiferent dacă aceştia vor sau nu informaţii suplimentare. Nu se dezvăluie identitatea celui care a adresat întrebări. Nu se transmit clarificările suplimentare mai târziu de 6 zile până la data depunerii ofertelor.

Reguli de participare şi de evitare a conflictului de interese

53

Participarea: Orice operator economic, indiferent de naţionalitate, are dreptul de a participa la o procedură de tribuire, individual sau într-un grup de operatori. În funcţie de etapa la care participă în cadrul procesului de atribuire, operatorii economici pot avea calitatea de:  ofertant, dacă depune oferta, în cadrul etapei „derularea procedurii de atribuire, Faza 1 a licitaţiei deschise, Faza 2 a licitaţiei restrânse, dialog competitiv, negociere  candidat, dacă depune oferta de candidatură în faza „evaluarea şi selecţia candidaţilor” (licitaţie restrânsă, dialog competitiv, negociere)  concurent, dacă prezintă un proiect în cadrul unui concurs de soluţii. Participarea operatorului economic într-un grup de operatori se poate realiza: - ca asociat, când se depune o ofertă comună - ca subcontractant, când execută ca subcontractant o parte din contractul gândit de contractantul principal. Asocierea are loc atunci când mai mulţi operatori economici depun o candidatură comună sau o ofertă comună. (daco oferta a fost declarată câştigătoare, şi o astfel de condiţie este necesară pentru îndeplinirea contractului, asocierea trebuie legalizată). Subcontractarea - ofertantul are dreptul să subcontracteze o parte din contract, caz în care are următoarele obligaţii: - să precizeze partea părţilor din contract pe care intenţionează să le subcontracteze - să precizeze datele de recunoaştere ale subcontractanţilor. Obs. Ofertantul principal rămâne pe deplin răspunzător pentru modul de îndeplinire a obligaţiilor contractuale. Un operator economic (asociaţie) nu are dreptul să depună mai multe oferte în cadrul aceleiaşi proceduri Un operator economic nu are voie să participe la o procedură atât cu o ofertă individuală, în calitate de ofertant, şi cu o ofertă comună, ca şi ofertant asociat. Oferte Oferta reprezină actul juridic prin care operatorii economici îşi manifestă dorinţa de a se angaja din punct de vedere juridic într-un contract de achiziţie publică. Oferta se elaborează în conformitate cu documentaţia de atribuire şi cuprinde: propunerea tehnică şi propunerea financiară. Ofertele pot fi: - oferte de bază - oferte alternative. Ofertele de bază se elaborează respectându-se caietele de sarcini întocmai. Ofertele alternative se elaborează numai dacă această posibilitate a fost prevăzută în documentaţia de atribuire, şi prin ofertă alternativă se înţelege acea ofertă care se abate într-o anumită măsură de la cerinţele documentaţiei de atribuire din care rezultă avantaje pentru A.C. ofertele alternative nu se utilizează decât în cazul aplicării criteriului de atribuire „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”. 54

Ofertele pot fi şi: - individuale, depuse de un singur operator economic - comune, depuse de o asociaţie de operatori economici Oferta de candidatură: se înţelege setul de documente prin care un operator economic îşi demonstrează: - situaţia personală - capacitatea de exercitare a activităţii profesionale - situaţia economică şi financiară - capacitatea tehnică şi profesională. Interdicţii: un operator economic nu are dreptul în cadrul aceleiaşi proceduri să participe la două sau mai multe asocieri, să depună o ofertă individuală şi o altă ofertă comună, să depună o ofertă individuală şi să fie subcontractant la o altă ofertă. Obs. Candidaţii selectaţi nu au dreptul să participe în faza a doua, în cazul licitaţiei restrânse sau negocierii cu anunţ prelabil de participare, în asociaţii sau ca subcontractanţi Candidaţii neselectaţi nu pot participa, în calitate de subcontractant sau asociat, la faza a doua a licitaţiei restrânse sau negocierii cu anunţ prelabil de participare. Limitarea participării: A.C. are dreptul să limiteze participarea numai la: - nivelul unor ateliere protejate - numai la anumiţi ofertanţi în care majoritatea angajaţilor sunt persoane cu dizabilităţi care, prin natura şi gravitatea deficienţelor lor, nu pot exercita o activitate profesională în condiţii normale. Decizia de limitare este prevăzută expres în anunţul de participare. Conflictul de interese Reprezintă situaţia în care angajatul public are un interes personal care ar putea influenţa în mod necorespunzător îndeplinirea sarcinilor şi obligaţiilor sale de serviciu. Conflictul de interese poate fi financiar sau nefinanciar. Interesele financiare: implică un câştig real sau potenţial care poate fi obţinut cu ajutorul unui funcţionar public, oficial guvernamental sau al unei persoane alese prin vot sau prin intermediul unui membru al familiilor acestora, care au proprietăţi, acţiuni sau deţin o anumită poziţie într-o societate care participă la o procedură de aachiziţie publică, acceptă cadouri sau alte atenţii sau primesc venit dintr-o a doua slujbă. Beneficiul nu reprezintă neapărat o cantitate de bani ci şi o creştere a valorii proprietăţii datorită unei decizii favorabile emise în acest scop sau datorită alegerii unui anumit operator economic drept căştigător al unei proceduri de achiziţie publică. Interesele nefinanciare: duc la apariţia puterii politice sau a unui control sporit. Ele pot apărea din relaţii personale sau de familie sau din implicarea în activităţi sportive, sociale sau culturale. Incompatibilităţi: 55

Nu au dreptul să fie implicaţi în comisiile de evaluare sau de jurizare următoarele categorii de persoane: - soţ, soţie, rudă sau afin, până la gradul al patrulea inclusiv, cu persoane care fac parte din consiliul de administraţie/organul de conducere sau de supervizare al unuia dintre ofertanţi/candidaţi - persoane care deţin părţi sociale, părţi de interes sau acţiuni din capitalul subscris al unuia dintre ofertanţi/candidaţi - persoane aflate într-o situaţie, care, în mod obiectiv, induce dubii cu privire la asigurarea imparţialităţii pe parcursul procesului de verificare/evaluare a candidaturilor/ofertelor. Obs. Pentru evitarea unor asemenea situaţii, după numirea Comisiei de Evaluare şi după depunerea ofertelor, membrii acesteia sunt obligaţi să dea o declaraţie de de inerese, imparţialitate şi confidenţialitate. Primirea candidaturilor, evaluarea şi selecţia candidaţilor Aceasta se constituie într-o fază distinctă în cazul licitaţiei restrânse, dialogului competitiv şi negocierii cu anunţ prealabil de participare. În acest caz, verificarea, evaluarea şi selecţia candidaţilor presupune doi paşi: Pasul 1: verificarea îndeplinirii cerinţelor minime de calificare Pasul 2: evaluarea şi selecţia candidaţilor Obs.

• Criteriile de calificare = cerinţele minime impuse de A.C. Care trebuie îndeplinite de către un •
O.E. Pentru a putea fi considerat calificat Criteriile de selecţie/preselecţie = condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească O.E. calificat în vederea selectării/preselectării

Cerinţele minime de calificare sunt cerinţe minime impuse, ce trebuie îndeplinite de către operatorul economic care doreşte să devină parte într-un contract de achiziţie publică. Atunci când se decide îndeplinirea unor cerinţe minime referitoare la situaţia economică şi financiară sau la capacitatea tehnică şi profesională, A.C. trebuie să elaboreze o notă de justificare prin care să argumenteze existenţa cerinţelor respective. Această notă se ataşează la dosarul achiziţiei. Cerinţele, criteriile de calificare şi selecţie se referă numai la: - situaţia personală a candidatului - capacitatea de exercitare a activităţii profesionale - situaţia economică şi financiară - capacitatea tehnică sau/şi profesională - standarde de asigurare a calităţii - standarde de protecţie a mediului. Criteriile de calificare şi selecţie se stabilesc în funcţie de cerinţele contractului cu respectarea principiului proporţionalităţii. Pentru demonstrarea îndeplinirii cerinţelor minime de calificare, operatorii economici vor prezenta: 56

certificate emise de autoritatea competentă sau de organisme publice sau private care respectă standardele europene de certificare - orice alte documente echivalente cu certificarea solicitată. Obs. Certificatele ca şi organismele şi autorităţile competente sunt prevăzute în documentaţia de atribuire. Este interzisă prevederea unor cerinţe minime referitoare la situaţia economico-financiară, precum şi la capacitatea tehnico-profesională care ar conduce la discriminări. Scopul criteriilor de calificare şi selecţie: o Demonstrarea potenţialului tehnic, financiar, organizatoric al fiecărui O.E. Participant la procedură Cerinţele de calificare şi selecţie solicitate de A.C. sunt precizate:  Anunţul/invitaţia de participare  Documentaţia de atribuire Criteriile de calificare şi selecţie se referă numai la: a) situaţia personală a candidatului sau ofertantului b) capacitatea de exercitare a activităţii profesionale c) situaţia economică şi financiară d) capacitatea tehnică sau/şi profesională e) standarde de asigurare a calităţii f) standarde de protecţie a mediului Cerinţele minime de calificare  sunt cerinţe minime impuse de A.C.  trebuie îndeplinite de către op. ec. care doreşte să devină parte într-un contract de achiziţie publică  când se decide îndeplinirea unor cerinţe minime referitoare la situaţia ec. şi fin. sau la capacitatea tehnică şi profesională trebuie elaborată o notă justificativă  Pt. demonstrarea îndeplinirii op. ec. vor prezenta:  certificate emise de aut. competentă sau de organisme publice sau private care respectă standardele europene de certificare  orice alte documente echivalente cu certificarea solicitată

-

Este interzis a se solicita O.E îndeplinirea unor cerinţe minime referitoare la: o Situaţia economică şi financiară o Capacitatea tehnică şi/sau profesională, care să ducă la restricţionarea participării 57

Este interzis a se restricţiona participarea la procedura de atribuire prin stabilirea unor cerinţe minime de calificare care:  Nu prezintă relevanţă în raport cu natura şi complexitatea contractului de achiziţie publică  Sunt disproporţionate în raport cu natura şi complexitatea contractului de achiziţie publică 1. Cerinţe privind situaţia personală a operatorului economic Situaţia personală a operatorului economic: • Face parte din categoria cerinţelor care pot duce la excluderea din competiţie a O.E • • Se consideră a fi necesară în toate cazurile Contribuie la menţinerea unei concurenţe sănătoase

Un operator economic trebuie să facă dovada că nu: a) a fost condamnat în ultimii 5 ani printr-o hotărâre judecătorească definitivă pentru participarea la activităţi ale unei organizaţii criminale, corupţie, fraudă, spălare de bani b) se află în una din următoarele situaţii: - nu este în stare de faliment sau lichidare, afacerile nu îi sunt administrate de un administrator judiciar - activităţile sale comerciale nu sunt suspendate sau nu fac obiectul unui aranjament cu creditorii - nu face obiectul unei proceduri legale pentru declararea sa în una din situaţiile de mai sus - şi-a îndeplinit obligaţiile de plată a impozitelor, taxelor şi contribuţiilor de asigurări sociale către bugetul general consolidat - nu a fost condamnat în ultimii 3 ani, prin hotărâre definitivă, pentru o faptă care a adus atingere eticii profesionale sau pentru comiterea unei greşeli în materie profesională - nu prezintă informaţii false sau prezintă informaţiile solicitate de către A.C. Sunt considerate documente edificatoare: - certificate - caziere judiciare - alte documente echivalente emise de autorităţi competente din ţara respectivă Obs. În cazul în care în ţara de origine sau unde este stabilit operatorul economic nu se emit astfel de documente, atunci se acceptă: - fie o declaraţie pe propria răspundere - o declaraţie autentică dată în faţa unui notar, a unei autărităţi administrative sau judiciare ori a unei asociaţii profesionale care are competenţe în acest sens. 2. Cerinţe privind capacitatea de exercitare a activităţii profesionale • • Înregistrarea în Registrul Comerţului a persoanelor fizice/juridice Autorizarea funcţionării pentru activităţile declarate încadrate în clasele CAEN

58

Aceste cerinţe se demonstrează prin: - forma de înregistrare ca persoană fizică sau juridică - atestarea ori apartenenţa din punct de vedere profesional 3. Cerinţe privind situaţia economică şi financiară • • • • • • Utilizarea lor poate fi opţională Are ca scop principal protejarea A.C. Reprezintă un set de informaţii prin care O.E. Poate demonstra că are capacitatea necesară pentru îndeplinirea contractului Documentaţia de atribuire cuprinde cerinţele minime privind capacitatea economică şi financiară pe care O.E. trebuie să le îndeplinească A.C. Nu are dreptul de a solicita îndeplinirea unor cerinţe minime referitoare la situaţia economică şi financiară care ar conduce la restricţionarea participării la procedură Când se solicită niveluri minime ale unor indicatori economico-financiari A.C.trebuie să elaboreze o notă justificativă

Se regăsesc în documentaţia de atribuire şi trebuie justificate. Situaţia economică şi financiară poate fi justificată cu documente cum ar fi: - declaraţii bancare corespunzătoare - bilanţul contabil sau extrase din bilanţ - declaraţii privind cifra de afaceri globală sau cifra de afaceri în domeniul de activitate aferent obiectului contractului, într-o perioadă anterioară care vizează activitatea din cel mult ultimii 3 ani - auditul financiar emis de persoane autorizate Obs. • CA a O.E. încadraţi conform legii în categoria IMM-urilor va fi admisă în cuantum de 50% • Dacă operatorul din motive justificate nu poate să prezinte documentele solicitate, acesta poate să prezinte alte documente care să evidenţieze o imagine reală a situaţiei economico-financiare • Capacitatea economică şi financiară a operatorului economic poate fi susţinută şi de o altă persoană, indiferent de natura relaţiilor juridice existente între aceştia, caz în care: - trebuie să existe un angajament ferm al persoanei care susţine op. ec. - Angajamentul reprezintă un act juridic unilateral prin care persoana care susţine operatorul economic confirmă faptul că va pune la dispoziţia acestuia resursele financiare invocate - Persoana care susţine financiar operatorul economic nu trebuie să se afle într-una din situaţiile care determină excluderea dintr-o procedură de atribuire. Dacă se depune o ofertă comună, atunci situaţia economică şi financiară se demonstrează prin luarea în considerare a resurselor tuturor membrilor grupului. Şi aici asociaţia poate să prezinte susţinerea fermă din partea unei terţe persoane, caz în care: trebuie să existe un angajament ferm (act unilateral)

59

Obs. Pentru a nu exista riscul neîndeplinirii obligaţiilor contractuale, capacitatea finaciară a ofertantului poate fi demonstrată prin: - cifra de afaceri medie pe 3 ani, în cazul în care se solicită, să fie de până la 3 ori mai mare decât valoarea estimată contractului ce urmează a fi atribuit - capacitatea financiară de susţinere a lucrărilor (pt. Contractele de lucrări).
Indicator economic
Cifra de afaceri (CA) Coeficientul de lichiditate Solvabilitatea

Circumstanţe privind oportunitatea solicit ării
Atribuirea contractelor de achiziţie complexe şi care implic ă grad ridicat de risc În cazul contractelor cu durat ă mai mare de 3 luni În cazul contractelor cu durat ă mai mare de 3 luni

Cerinţa minim ă adecvat ă
CA≤2xVal.esti mată a contractului L≤100%

S≤30%

În cazul contractelor de lucrări apare un indicator suplimentar:  Indicator = Capacitatea financiară de susţinere a lucrărilor CFDSL = venituri din exploatare estimate + linii de credit neconsumate +depozite bancare – rest de lucrări neexecutate 4. Cerinţe privind capacitatea tehnică şi/sau profesională  Capacitatea tehnică şi/sau profesională reprezintă elementele prin care O.E. demonstrează că are capacitatea necesară pentru îndeplinirea contractului  Documentaţia de atribuire cuprinde cerinţele minime privind capacitatea tehnică şi/sau profesională pe care O.E. trebuie să le îndeplinească pentru a fi considerat calificat  Capacitatea tehnică şi/sau profesională se apreciază în funcţie de: experienţă, aptitudini, eficienţa şi eficacitatea ofertantului Capacitatea tehnică şi/sau profesională reprezintă un indicator prin care se demonstrează că un candidat are capacitatea de a oferi produsele, serviciile, lucrările ce constituie obiectului contractului de achiziţie publică. Capacitatea tehnică şi/sau profesională se evidenţiază prin regăsirea în documentaţia de atribuire a unor cerinţe minime ce trebuie îndeplinite. Obs. 1. Este interzisă utilizarea unor cerinţe minime care să restricţioneze participarea la procedura de atribuire. 60

2. Atunci când se impun cerinţe minime acestea trebuie să fie justificate printr-o notă justificativă care se va regăsi în dosarul achiziţiei publice. Capacitatea tehnică şi/sau profesională se demonstrează prin prezentarea unor informaţii care se regăsesc în documentaţia de atribuire. În general, aceste informaţii se referă la: - experienţă - aptitudini - eficienţa şi eficacitatea ofertantului. Capacitatea tehnică şi/sau profesională a unui operator economic poate fi susţinută şi de către un alt operator economic, situaţie în care: - trebuie să existe un angajament ferm al operatorului economic care susţine, în favoarea operatorului economic care este susţinut (document ce se va regăsi printre documentele ofertei) prin care acesta confirmă faptul că va pune la dispoziţia celui susţinut resursele tehnice şi profesionale invocate - operatorul economic care susţine nu trebuie să fie într-o situaţie care determină excluderea din procedura de atribuire În cazul în care se depun oferte, (candidaturi) comune, capacitatea tehnică sau profesională se demonstrează prin luarea în considerare a resurselor membrilor grupului.

Verificarea capacităţii tehnice şi/sau profesionale I. În cazul contractelor de furnizare se poate face prin: 4. Prezentarea de liste privind principalele livrări de produse în ultimii 3 ani Obs. Demonstrarea livrărilor de produse se face printr-o declaraţie scrisă a operatorului economic 5. Prin prezentarea de declaraţii referitoare la echipamentele tehnice şi la măsurile aplicate în vederea asigurării calităţii 6. Prin prezentarea de informaţii referitoare la personalul/organismul tehnic de specialitate de care dispune operatorul economic 7. Prin prezentarea de certificate sau alte documente emise de organisme, care să ateste conformitatea produselor prin referire la specificaţiile relevante 8. Prin prezentarea de mostre, descrieri, fotografii, cataloage, fişe tehnice a căror autenticitate să poată fi demonstrată la cerere. Obs. În cazul unor produse complexe autoritatea contractantă poate să verifice direct sau prin intermediul unor organisme abilitate potenţialul tehnic de producţie şi de carcetare al operatorului economic.

61

Tip contract

Informaţii solicitate Documente de confirmare
Certificate sau alte documente emise de organisme, care s ă ateste conformitatea produselor , identificat ă clar prin referire la specificaţii şi standarde relevante Mostre, descrieri şi/sau fotografii, fişe tehnice/cataloage autentice
-Documente prin care se face dovada asigur ării conformit ăţii cu standardele solicitate, certific ări emise de organisme abilitate înregistrate de orice stat membru din UE sau altele (manualul calităţii, rapoarte de audit extern de calitate) -Se pot prezenta la solicitarea A.C.oricare dintre informaţiile menţionate prin care O.E. Confirmă că are capacitatea tehnic ă şi profesional ă de a furniza obiectul contractului

Furnizare

II. În cazul contractelor de servicii se poate face prin: 1. O listă de prezentare a principalelor servicii prestate în ultimii 3 ani, conţinând valori, perioade de livrare, beneficiari. Confirmarea prestărilor de servicii se face printr-o declaraţie scrisă a operatorului economic. 2. Prin prezentarea de informaţii privind echipamentele tehnice şi măsurile aplicate în vederea asigurării calităţii 3. Prin prezentarea de informaţii referitoare la personalul tehnic şi de specialitate a operatorului economic 4. Prezentarea de informaţii referitoare la studiile, pregătirea profesională şi calificarea personalului de conducere precum şi ale persoanelor responsabile pentru îndeplinirea contractului 5. Solicitarea unei declaraţii referitoare la efectivul mediu anual al personalului angajat şi al cadrelor de conducere în ultimii 3 ani. 6. Dacă este cazul, prezentarea de informaţii privind măsurile de protecţie a mediului 7. Prezentarea de informaţii referitoare la utilajele, instalaţiile, echipamentele tehnice de care poate dispune operatorul economic pentru îndeplinirea corespunzătoare a contractului de servicii 8. Prezentarea de informaţii privind proporţia în care contractul de servicii urmează să fie îndeplinit de către subcontractanţi şi specializarea acestora. Obs. În cazul unor servicii complexe, autoritatea contractantă poate să verifice sau să controleze direct sau prin organisme abilitate capacităţile tehnice de producţie sau de cercetare ale operatorului economic. III. În cazul contractelor de lucrări verificarea capacităţii tehnice şi/sau profesionale se poate realiza prin solicitarea: 3. Unei liste a principalelor lucrări executate în ultimii 5 ani, însoţite de certificatele de bună execuţie, şi care vor conţine: valori, perioada şi locul execuţiei, modul de îndeplinire a obligaţiilor, beneficiari, confirmarea lucrărilor executate făcându-se printr-o declaraţie scrisă a operatorului economic.

62

4. De informaţii referitoare la personalul/organismul tehnic de specialitate de care dispune, în special pentru controlul calităţii. 5. De informaţii referitoare la studiile, pregătirea profesională şi calificarea personalului de conducere, precum şi ale persoanelor responsabile pentru execuţia lucrării. 6. Unei declaraţii referitoare la efectivul mediu anual ap personalului angajat şi al cadrelor de conducere în ultimii 3 ani. 7. Dacă este cazul, de informaţii privind măsurile de protecţie a mediului pe care operatorul economic le poate aplica în timpul îndeplinirii contractului de lucrări. 8. Unei declaraţii referitoare la utilajele, instalaţiile, echipamentele tehnice de care poate dispune operatorul economic pentru îndeplinirea corespunzătoare a contractului. 9. De informaţii privind proporţia în care contractul de lucrări urmează să fie îndeplinit de către subcontractanţi şi specializarea acestora. Se recomandă ca cerinţa minimă privitoare la capacitatea tehnică şi/sau profesională să poată fi demonstrată prin cel puţin informaţii referitoare la: i. un contract de lucrări, servicii sau furnizare care fizic sau valoric să nu reprezinte mai mult de 30% din volumul fizic sau valoric al viitorului contract; ii. cel mult 3 contracte de lucrări, servicii sau furnizare care din punct de vedere fizic sau valoric să nu depăşească 50% din volumul fizic sau valoric al viitorului contract. 5. Cerinţe privind prezentarea de standarde de asigurare a calităţii Standard = document stabilit prin consens şi aprobat de un organism recunoscut, care furnizează – pentru utilizări comune şi repetate – anumite reguli, linii directoare şi caracteristici referitoare la activităţi şi rezultatele acestora, garantând astfel un nivel optim de ordine într-un context dat (definiţie conform standard european EN 45020-2006)

Tipuri de standarde
Standardul naţional Adoptat de un organism naţional de standardizare Adoptat de către o organizaţie europeană cu activitate de standardizare

Standardul european

Standardul internaţional Adoptat de către o organizaţie internaţională cu activitate de standardizare

A)Standarde care vizează în (standarde de organizaţie)  Sistem de management al calităţii

principal

organizarea

activităţilor

63

 Sistem de management de mediu  Sistem de management al siguranţei alimentului  Sistem de management al sănătăţii şi securităţii ocupaţional  Sistem de management al securităţii informaţiei  Sistem de management al responsabilităţii sociale  Sistem de management integrat B)Standarde care definesc caracteristicile unui produs (standard de produs) • Stabilesc modul corect de proiectare şi fabricaţie al acestora din punct de vedere tehnic, pragurile de performanţă ce trebuie atinse precum şi specificaţii (standarde) pentru activităţi de servicii C)Standarde de prescripţii fundamentale • Se referă la terminologie, metrologie, convenţii, semne şi simboluri D)Standarde pentru metode de încercare şi pentru analiza ce măsoară caracteristicile În cazul în care se solicită prezentarea unor certificate din care să rezulte respectarea anumitor standarde de calitate atunci cerinţele trebuie să se refere la sisteme de asigurare a calităţii bazate pe standarde europene şi la certificate emise de organisme care utilizează standarde europene de evaluare. 6. Cerinţe privind standarde de protecţia mediului Dacă se solicită prezentarea unor certificate în acest sens atunci raportările trebuie să se facă la: - Sistemul Comunitar de Management Ecologic şi Audit - Fie la standarde de gestiune ecologică bazate pe seriile de standarde europene sau internaţionale în domeniu Obs. 1. Autoritatea contractantă este obligată să accepte certificate emise şi de alte organisme stabilite în alte state ale U.E. 2. Dacă operatorul economic nu deţine certificate de calitate sau de mediu atunci acesta poate să prezinte alte probe sau dovezi prin care să demonstreze respectarea cerinţelor minime. Pe baza acestor cerinţe operatorii economici: a) au dreptul să participe la o procedură de atribuire b) pot să realizeze obiectul contractului respectiv În ceea ce priveşte capacitatea obiectului contractului respectiv, aceasta se demonstrează prin utilizarea unor criterii, a unor metode de punctare din care rezultă candidaţii care vor fi reţinuţi, selectaţi, care vor participa la faza de ofertare. Obs. Toate cerinţele minime, criterii de evaluare şi selecţie, toţi algoritmii de punctare se vor regăsi în mod obligatoriu în documentaţia de atribuire şi nu pot fi schimbaţi pe perioada derulării procesului de atribuire.

64

!Pe baza acestor cerinţe operatorii economici: a) au dreptul s ă participe la o procedur de atribuire b) pot s ă realizeze obiectul contractului respectiv

ă

Capacitatea obiectului contractului respectiv , se demonstreaz ă

 

Criterii Metode de punctare

candidaţii care vor fi reţinuţi, selectaţi, vor participa la faza de ofertare

Evaluarea ofertelor contractelor de achiziţii publice O ofertă se poate evalua utilizând două criterii: 1. Oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic 2. Oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere al preţului. Obs. 1. Criteriul de atribuire ales se precizează în mod obligatoriu în anunţul de participare şi în cadrul documentaţiei de atribuire. 2. Criteriul de evaluare odată stabilit nu poate fi schimbat pe toată durata de aplicare a procedurii de atribuire. 1. Oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic În acest caz, oferta câştigătoare este oferta care întruneşte punctajul cel mai mare rezultat din aplicarea unui sistem de factori de evaluare. Sistemul de factori de evaluare cuprinde: - factori obiectivi de evaluare (privitori numai la ofertă) - ponderile relative stabilite pentru fiecare dintre factori - algoritm de calcul specific. Factorii de evaluare pot să fie: - preţul: nu poate să lipsească iar ponderea lui trebuie să fie mai mare decât ponderea celorlalţi factori peste 50% - caracteristici privind nivelul calitativ, tehnic sau funcţional - caracteristici de mediu - costuri de funcţionare - servicii post-vânzare şi de asistenţă tehnică - termen de livrare sau de execuţie - alte criterii ce se pot utiliza în evaluarea ofertelor, în raport cu obiectul contractului respectiv. Obs. 1. Criteriile respective, ponderea acestora trebuie să se găsească în documentaţia de atribuire 65

2. Importanţa (ponderea criteriilor) trebuie să reflecte: - importanţa caracteristicii tehnice şi funcţionale considerate a reprezenta un avantaj calitativ în raport cu cerinţele minime şi care poate fi punctată suplimentar faţă de acest minim. - cuantumul valoric al avantajelor de natură financiară pe care ofertanţii le pot oferi prin asumarea unor angajamente suplimentare în raport cu cerinţele minime prevăzute în caietul de sarcini. 3. În cazul în care din motive obiective nu poate fi stabilită importanţa fiecărui criteriu, atunci în documentaţia de atribuire şi în anunţul de participare se va prezenta ordinea descrescătoare a importanţei factorilor de evaluare. 4. Ponderea stabilită pentru fiecare criteriu nu trebuie să determine o distorsiune a rezultatului Criteriul de atribuire „avantajul economic maxim” se utilizează în mod obligatoriu în cazul procedurii „dialog competitiv”. 2. Oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere al preţului. În acest caz oferta câştigătoare este declarată oferta care îndeplineşte toate cerinţele minime şi care conţine preţul cel mai scăzut. Criteriul „preţul cel mai scăzut” se utilizează în cazul contractelor pentru care îndeplinirea cerinţelor minime este suficientă pentru asigurarea unor contracte corespunzătoare nevoilor autorităţii contractante. Recomandare: În cazul contractelor de lucrări se va utiliza criteriul „în mod exclusiv, preţul cel mai scăzut”. În situaţia în care se atribuie un contract care are ca obiect proiectarea şi execuţia de lucrări, se poate utiliza criteriul „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic” în care ponderea totală însumată a factorilor de evaluare, alţii decât preţul, nu trebuie să depăşească 30% din total pentru a nu distorsiona rezultatul aplicării procedurii.

Primirea ofertelor Ofertele trebuie depuse în limita temenului stabilit în documentaţia de atribuire şi în anunţul de participare. Ofertele pot fi depuse prin:  Poştă  Direct la sediul autorităţii contractante sau la altă adresă specificată  Prin mijloace electronice dacă acest lucru a fost prevăzut de către A.C.

Deschiderea ofertelor

66

Ofertele se deschid la data şi locul indicate în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire. Orice ofertant are dreptul să participe la şedinţa de deschidere a ofertelor. Comisia de evaluare nu are dreptul să respingă o ofertă pe motiv că ofertantul este absent. În cadrul şedinţei de deschidere comisia de evaluare verifică modul de respectare a regulilor formale de depunere şi prezentare a ofertelor şi a documentelor care o însoţesc. Plicurile vor fi deschise de către preşedintele comisiei de evaluare care are obligaţia de a anunţa următoarele: a) denumirea (numele) ofertanţilor b) modificările şi retragerile de oferte c) existenţa garanţiilor de participare d) elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv preţul e) cursul de referinţă care va sta la baza comparării preţurilor la evaluarea ofertelor prezentate într-o altă monedă f) propuneri de oferte alternative (dacă este cazul) g) orice alte detalii considerate semnificative. Obs. Nicio ofertă nu poate fi respinsă în cadrul şedinţei de deschidere, cu excepţia: a) ofertelor depuse cu întârziere b) ofertelor care nu fac dovada constituirii garanţiei de participare Orice decizie cu privire la calificarea ofertanţilor, respectiv candidaţilor, sau cu privire la evaluarea ofertelor, va fi luată de către comisia de evaluare în cadrul unor şedinţe ulterioare şedinţei de deschidere a ofertelor. Comisia de evaluare va întocmi un proces-verbal de deschidere care trebuie să includă informaţiile anunţate de către preşedintele comisiei, care va fi semnat de către membrii comisiei şi de către reprezentanţii ofertanţilor care sunt prezenţi la deschidere. Examinarea şi evaluarea ofertelor Comisia de evaluare are obligaţia de a desfăşura activităţile de examinare şi evaluare numai la sediul autorităţii contractante. Această activitate se realizează înainte de evaluarea propriu-zisă a ofertelor. 1. Solicitarea prezentării documentelor care lipsesc. Dacă se constată că unul sau mai mulţi ofertanţi/candidaţi au omis să prezinte anumite documente, comisia de evaluare va solicita ofertanţilor să prezinte documentele care lipsesc, prin care se confirmă îndeplinirea cerinţelor privind: - situaţia personală - capacitatea de exercitarea a activităţii profesionale - situaţia economică şi financiară - capacitatea tehnică sau profesională. Obs. Se acordă un termen rezonabil de timp pentru prezentarea acestora, de regulă cel mult 72 de ore de la solicitare. 67

Comisia de evaluare este respunzătoare de ajungerea în timp a solicitării la candidaţi. Comisia nu are dreptul de a permite şi solicita un document care lipseşte dacă: - s-a menţionat expres în documentaţia de atribuire că nu este permisă depunerea ulterioară a respectivului document, neprezentarea ducând la descalificare - ofertantul deşi cunoştea cerinţele a omis să prezinte mai mult de 3 documente - prin acceptarea documentului se crează un avantaj evident în raport cu ceilalţi candidaţi. 2. Corectarea viciilor de formă Comisia de evaluare remediază viciile de formă (erori sau omisiuni din cadrul unui document, a căror corectare nu creează un avantaj evident în raport cu ceilalţi) ale documentelor şi ofertelor prezentate de către operatorul economic, dar numai cu acceptul acestuia. Dacă operatorul nu acceptă, atunci oferta se consideră neconformă. 3. Clarificările privind propunerea tehnică şi calificarea Solicitarea de clarificări se face de către Comisia de evaluare şi  Se stabilesc care sunt: - clarificările - completările formale - confirmările necesare pentru evaluarea fiecărei oferte  Se stabileşte perioada de timp acordată pentru transmiterea clarificărilor Comunicarea către ofertant privind clarificările necesare trebuie să fie clară, precisă şi să definească în mod explicit şi suficient de detaliat în ce constă solicitarea comisiei de evaluare. Dacă: a) clarificările nu sunt transmise de către ofertant în perioada stabilită, oferta este considerată neconformă b) clarificările transmise de către ofertant nu sunt concludente, oferta este considerată neconformă c) prin clarificările transmise nu se răspunde cerinţelor caietului de sarcini, ofertantul modificând prin răspunsurile pe care le prezintă conţinutul propunerii tehnice, oferta este considerată neconformă d) prin răspunsurile pe care prezintă, conţinutul propunerii financiare se modifică, oferta este considerată neconformă Excepţie! Când se corectează erori aritmetice nu avem de-a face cu modificarea propunerii financiare 4. Omisiuni sau neconcordanţe Se consideră că avem de-a face cu situaţia „omisiuni” sau „neconcordanţe” când: - se respectă în mod substanţial caietul de sarcini - estimarea valorică a omisiunilor/neconcordanţelor nu reprezintă mai mult de 3% din preţul propunerii financiare Eliminarea omisiunilor/neconcordanţelor se face de către ofertant. Dacă a) se refuză eliminarea omisiunilor/neconcordanţelor, oferta va fi considerată neconformă b) eliminarea omisiunilor/neconcordanţelor se condiţionează de modificarea propunerii financiare, oferta va fi considerată neconformă

68

c) în cazul unui contract de furnizare oferta conţine o cantitate mai mică de produse decât era solicitată prin caietul de sarcini, oferta va fi considerată neconformă 5. Corectarea erorilor aritmetice Se face de către: - ofertant - Comisia de evaluare, cu acceptul ofertantului Dacă nu se acceptă corectarea erorilor aritmetice, oferta va fi considerată neconformă. Corectarea erorilor aritmetice se face astfel: a) dacă există o discrepanţă între preţul unitar şi preţul total, trebuie luat în considerare preţul unitar, iar preţul total va fi corectat corespunzător b) dacă există o discrepanţă între valoarea în cifre şi cea în litere, trebuie luată în considerare valoarea în litere, iar valoarea exprimată în cifre va fi corectată corespunzător. 6. Respingerea ofertelor Se resping ofertele necorespunzătoare, respectiv cele care sunt: - irelevante în raport cu obiectul contractului - inacceptabile - neconforme. Se mai resping şi ofertele care deşi corespund în mod substanţial cerinţelor din caietul de sarcini, estimarea valorică a omisiunilor sau neconcordanţelor constatate în raport cu caietul de sarcini reprezintă o valoare mai mare decât diferenţa dintre preţul prevăzut în oferta respectivă şi preţul prevăzut în oricare altă ofertă considerată admisibilă de către comisia de evaluare. Oferte irelevante în raport cu obiectul contractului: - oferta care se referă la altceva decât la obiectul, cantitatea, solicitate de autoritatea contractantă Oferte inacceptabile: - ofertele depuse peste termenul limită de depunere - ofertele depuse la o altă adresă decât cea stabilită în anunţul de participare - oferta neînsoţită de garanţia de participare şi în forma în care a fost solicitată, dacă este cazul - oferta ce a fost depusă de către un ofertant care nu îndeplineşte cerinţele minime de calificare - constituie o alternativă la prevederile caietului de sarcini, alternativă care nu poate fi luată în considerare din următoarele motive: - în anunţul de participare nu este prevăzută această posibilitate -respectiva ofertă alternativă nu respectă cerinţele minime prevăzute în caietul de sarcini - conţine în propunerea financiară un preţ care depăşeşte valoarea fondurilor care pot fi disponibilizate pentru îndeplinirea contractului respectiv - prezină un preţ neobişnuit de scăzut în raport cu ccea ce urmează a fi furnizat, executat sau prestat, iar justificările primite nu sunt concludente - nu asigură respectarea reglementărilor obligatorii referitoare la condiţiile specifice de muncă şi protecţia muncii, dacă a fost solicitat acest lucru 69

dacă oferta a fost depusă de către un ofertant care în ultimii 2 ani, din motive imputabile lui, nu şi-a îndeplinit sau şi-a îndeplinit în mod defectuos obligaţiile contractuale, fapt care a produs grave prejudicii beneficiarilor acestuia. Oferte neconforme: - nu sunt satisfăcute cerinţele caietului de sarcini - conţin propuneri de clauze contractuale dezavantajoase pentru autoritatea contractantă - conţin în cadrul propunerii financiare preţuri care nu sunt rezultatul liberei concurenţe şi care nu pot fi justificate - conţin vicii de formă sau erori aritmetice a căror remediere nu a fost acceptată de către ofertant - este revocată/modificată ulterior deschiderii, cu excepţia licitaţiei electronice. Prin ofertă admisibilă se înţelege oferta corespunzătoare din punct de vedere al documentaţiei de atribuire. Obs. Oferta câştigătoare se va desemna din ofertele admisibile! Stabilirea ofertei câştigătoare Oferta câştigătoare se staileşte de către Comisia de evaluare, utilizând criteriul de evaluare stabilit în documentaţia de atribuire. • Dacă criteriul utilizat a fost „preţul cel mai scăzut”, atunci evaluarea ofertelor se realizează prin compararea preţului, fără TVA, al fiecărei oferte în parte şi întocmirea, în ordinea descrescătoare a preţurilor respective, a clasamentului pe baza căruia se stabileşte oferta câştigătoare. Deci oferta câştigătoare va fi oferta admisibilă ce propune preţul cel mai scăzut! Dacă există 2 sau mai multe oferte cu acelaşi preţ există posibilităţile: - Comisia de evaluare solicită o nouă propunere financiară - Poate stabili oferta câştigătoare pe baza unor criterii suplimentare ce trebuie să fie doar de natură tehnică. • Dacă criteriul utilizat este „avantajul economic cel mai bun”, atunci evaluarea ofertelor se realizează prin acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicării algoritmului de calcul stabilit în documentaţia de atribuire. Oferta câştigătoare va fi oferta cu punctajul cel mai mare. Punctajul obţinut de oferte reprezintă media aritmetică a punctajelor acordate de membrii Comisiei de evaluare. Dacă două sau mai multe oferte au acelaşi punctaj: - Comisia de evaluare stabileşte oferta câştigătoare ca fiind cea cu preţul cel mai mic. Dacă şi preţurile sunt egale Comisia de evaluare solicită ofertanţilor câştigători noi propuneri financiare urmând a câştiga cea care propune preţul cel mai mic. - Comisia de evaluare poate atribui contractul utilizând criterii suplimentare, exclusiv de natură tehnică. (care nu se regăsesc în documentaţia de atribuire)

-

70

Obs. Oferta declarată câştigătoare nu poate fi modificată şi este parte integrantă a viitorului contract de achiziţie publică.

Anularea procedurii de achiziţie publică, dacă este cazul Decizia de anulare se ia de către Comisia de evaluare şi se avizează de şeful autorităţii contractante înainte de data transmiterii comunicării rezultatului procedurii de atribuire. O procedură de atribuire se anulează atunci când: 1. nu s-a asigurat un nivel satisfăcător al concurenţei Se consideră nivel necorespunzător al concurenţei atunci când: a) numărul de operatori economici este mai mic decât cel minim prevăzut în documentaţia de atribuire şi în legislaţie, pentru fiecare procedură în parte b) numărul ofertelor admise este mai mic de 2, cu excepţia: - licitaţiei deschise când se poate atribui contractul chiar dacă a participat un singur ofertant, dacă preţul solicitat corespunde pieţei - lecitaţie electronică (SEAP) - preţul solicitat corespunde preţului pieţei. 2. dacă au fost depuse numai oferte inacceptabile, neconforme sau irelevantă 3. dacă au fost depuse oferte care, deşi pot fi luate în considerare, nu pot fi comparate între ele datorită modului neuniform de abordare a soluţiilor tehnice sau financiare 4. există abateri grave de la prevederile legislative. Aceste abateri afectează procedura de atribuire în sensul: - în cadrul documentaţiei de atribuire sau în modul de aplicare a procedurii de atribuire se constată erori sau omisiuni care au ca efect încălcarea principiilor prevăzute de lege - autoritatea contractantă se află în imposibilitate de a adopta măsuri corective fără ca acestea să conducă, la rândul lor, la încălcarea principiilor prevăzute de lege.

Elaborarea raportului privind procedura de atribuire Raportul se întocmeşte de Comisia de evaluare şi se aprobă de autoritatea contractantă. Raportul procedurii de atribuire trebuie să cuprindă: - denumirea şi sediul autorităţii - obiectul contractului de achiziţie publică - dacă este cazul, denumirea/numele candidaţilor participanţi la procedură - dacă este cazul, denumirea/numele candidaţilor selectaţi şi neselectaţi precum şi motivele care au stat la baza selectării sau neselectării respectivilor candidaţi - denumirea/numele ofertanţilor participanţi la procedură - denumirea/numele ofertanţilor respinşi şi motivele care au stat la baza acestei decizii - dacă este cazul, motivele concrete pentru care una sau mai multe dintre oferte au fost respinse ca urmare a considerării preţurilor prezentate ca fiind neobişnuit de scăzute 71

-

denumirea/numele ofertanţilor a căror ofertă a fost declarată câştigătoare şi motivele care au stat la baza acestei decizii în cazul ofertului câştigător partea din contract pe care aceştia au declarat că o subcontractează, împreună cu denumirea/numele subcontractanţilor dacă este cazul, justificarea hotărârii de anulare a procedurii de atribuire

Atribuirea contractului de achiziţie publică

1. Notificarea rezultatului Odată stabilită oferta câştigătoare autoritatea contractantă are obligaţia de a informa candidaţii/ofertanţii asupra situaţiei rezultatului. Comunicarea rezultatului se face în scris (nu mai târziu de 3 zile lucrătoare de la emiterea deciziilor respective) şi se transmite prin fax/mijloace electronice. Candidaţii sunt informaţi cu privire la: - în cazul candidaţilor/ofertelor care au fost respinşi/respinse li se comunică motivele care au stat la baza respingerii ofertelor de candidatură/ofertelor - în cazul ofertei câştigătoare i se comunică rezultatul însoţit de invitaţia de participare pentru a încheia contractul - în cazul ofertei necâştigătoare se prezintă avantajele relative ale ofertei câştigătoare în raport cu oferta sa, i se comunică numele ofertantului căruia urmează să i se atribuie contractul de achiziţie publică Autoritatea contractantă nu este îndreptăţită să comunice aceste informaţii dacă: - publicarea este contrară interesului public - publicarea afectează interesele comerciale ale operatorului ec. - Publicarea ar afecta concurenţa loială dintre aceştia - Ar conduce la neaplicarea unei prevederi legale 2. Perioada de aşteptare Contractul de achiziţie publică se semnează după o perioadă de aşteptare Între notificarea rezultatului şi semnarea contractului se asigură o perioadă de aşteptare de 7 – 15 zile în funcţie de valoarea contractului. 3. Contestaţiile. Rezolvarea contestaţiilor Se rezolvă de către Consiliul Naţional de rezolvare a contestaţiilorşi/sau de instanţele de judecată. Consiliul este competent: - să rezolve contestaţiile formulate înainte de semnarea contractului - să se pronunţe asupra legalităţii procedurilor şi operaţiunilor desfăşurate în atribuirea unui contract de achiziţie publică - să emită opinie asupra litigiului supus judecăţii, dacă instanţa solicită acest lucru Instanţa de judecată este competentă exclusiv în: - soluţionarea litigiilor apărute după semnarea contractului de achiziţie publică - soluţionarea litigiilor privind acordarea de despăgubiri 72

- judecă recursurile depuse împotriva deciziilor Consiliului Soluţionarea contestaţiilor se face respectând principiile: - legalităţii - celerităţii - contradictorialităţii - dreptului la apărare Contestaţia este un act depus în formă scrisă de partea care se consideră vătămată. Îl depune la Consiliu sau la Instanţă Contestaţia poate fi depusă: - individual, de fiecare parte ce se va considera vătămată - în comun, de mai multe părţi Conţinutul standard al unei contestaţii: - numele, domiciliul sau reşedinţa contestatorului sau, pentru persoanele juridice, denumirea, sediul şi codul unic de înregistrare şi numele persoanei care le reprezintă - denumirea şi sediul autorităţii contractante - denumirea obiectului contractului de achiziţie publică şi procedura de atribuire aplicată - obiectul contestaţiei - motivarea în fapt şi în drept a cererii - mijloacele de probă pe care se sprijină contestaţia - semnătura părţii sau a reprezentantului persoanei juridice Contestaţia va fi însoţită de: - o copie a actului atacat (contestat) - copii de pe alte înscrieri care susţin contestaţia Copiile sunt depuse la: - Consiliul Naţional de rezolvare a contestaţiilor - Instanţa de judecată Dacă Consiliul consideră că actele depuse la contestaţie nu sunt suficiente va solicita contestatorului noi acte. Dacă cererea nu este rezolvată contestaţia se consideră respinsă. Contestaţia poate fi depusă în termenul legal de depunere. Ea poate fi depusă în toate fazele procedurii de atribuire şi împotriva oricărui act al autorităţii contractante Termenul de depunere al contestaţiei este de cel mult: - 10 zile, în cazul în care valoarea este mai mare de 100 000(prod. şi serv) şi respectiv 750 000 euro (lucrări) - 5 zile în cazul în care valoarea este mai mică sau egală Rezolvarea contestaţiei se face de către Consiliu. Autoritatea contractantă are dreptul să-şi exprime în faţa Consiliului punctul său de vedere asupra contestaţiei. Neexprimarea punctului de vedere al A.C. nu împiedică soluţionarea contestaţiei, în măsura în care s-a făcut dovada comunicării acesteia. În rezolvarea contestaţiei Consiliul poate să ceară lămuriri suplimentare părţilor, administrarea de probe, solicita orice date necesare pentru stabilirea situiaţiei de fapt şi de la alte persoane . Rezolvarea contestaţiei se face în faţa Consiliului, în scris, astfel: - părţile pot fi audiate dacă este cazul - părţile pot fi reprezentate de către avocaţi 73

- părţile pot depune concluzii scrise în cursul procedurii Termenul de rezolvare a unei contestaţii este de 10 zile lucrătoare. În situaţii excepţionale acesta poate fi suplimentat cu 20 de zile. În urma rezolvării unei contestaţii Consiliul va lua o decizie prin care: - anulează în parte sau în tot actul atacat - obligă A.C. să emită un act - dispune orice altă măsură necesară pentru remedierea actelor ce afectează procedura de atribuire. Deciziile Consiliului: a) de admitere a contestaţiei, caz în care dispune luarea unei măsuri de remediere a actului atacat, precizând şi termenul în care aceasta trebuie să fie adusă la îndeplinire b) de respingere ca fiind nefondată, tardivă, lipsită de interes, lipsită de obiect, introdusă de o persoană fără calitate sau neîmputernicită să formuleze contestaţia, pe orice altă excepţie de procedură sau de fond. Fundamentarea deciziei Consiliului: - deciziile se iau de către un complet format din 3 membri, dintre care cel puţin preşedintele este licenţiat în drept - deciziile se adoptă cu votul majorităţii membrilor completului, aceştia neavând posibilitatea de a se abţine - decizia va fi motivată şi comunicată în scris părţilor în termen de 5 zile de la pronunţare - va fi publicată pe pagina de internet a Consiliului - decizia poate fi atacată cu plângere în 10 zile de la comunicare pentru nelegalitate şau netemeinicie - după luarea deciziei completul va întocmi o minută semnată de către toţi membrii completului şi înregistrată într-un registru special ţinut de către Consiliu Obs. Decizia Consiliului este obligatorie pentru părţi! 4. Verificarea legalităţii diferitelor aspecte de către autoritatea contractantă A.C., pe parcursul desfăşurării procesului de atribuire, poate sesiza Consiliul cu privire la legalitatea diferitelor acte şi operaţiuni. Consiliul poate să admită sesizarea şi să constate legalitatea actelor întocmite, să ateste corectitudinea operaţiunilor şi procedurilor desfăşurate de către A.C., sau să o respingă. 5. Atacarea deciziilor Consiliului Deciziile pot fi atacate în cel mult 3 zile de la comunicarea sa. Plângerea este depusă la sediul Consiliului care o va înainta la Instanţa de judecată împreună cu dosarul. Al achiziţiei. Rezolvarea plângerii împotriva deciziilor Consiliului se face în complet de 3 judecători. Plângerea se rezolvă de urgenţă şi cu precădere. Pe perioada desfăşurării procesului de judecată contractul nu este respectat (este lovit de nulitate absolută). În urma judecării, Instanţa poate: - anula în tot sau în parte contractul respectiv - obliga A.C. la emiterea unor acte - obliga la îndeplinirea unei obligaţii de către A.C. 74

- orice alte măsuri necesare. Obs. Hotărârea Instanţei este definitivă şi irevocabilă! Contestaţiile nu pot fi depuse concomitent şi Consiliului şi Instanţei. Dacă mai multe părţi se adresează concomitent Consiliului şi Instanţei, Instanţa va suspenda judecata până la soluţionarea cauzei pe cale administrativ-jurisdicţională. Competenţa de soluţionare a cauzelor aparţine tribunalului în a cărui atie de competenţă teritorială se află sediul A.C. 6. Semnarea contractului de achiziţie publică Procedura de atribuire a contractului se finalizează prin semnarea contractului. Clauzele conţinute în ofertă privitoare la propunerea tehnică şi financiară, graficul de îndeplinire a contractului, graficul de plăţi, garanţia bancară de bună execuţie, dacă este cazul, devin parte integrantă a contractului, în măsura în care nu afectează clauzele obligatorii. Publicarea anunţului de atribuire Anunţul de atribuire  Se publică în scopul asigurării transparenţei şi trasabilităţii procedurii şi nu în ultimul rând pentru monitorizarea modului de funcţionare a sistemului achiziţiilor publice  se publică după semnarea contractului de achiziţie publică, în cel mult 48 de zile de la  încheierea contractului/acordului-cadru prin:  licitaţie deschisă  licitaţie restrânsă  dialog competitiv  negociere cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare  negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare  sistem dinamic de achiziţii  cerere de oferte  finalizarea concursului de soluţii ! Publicarea anunţului de atribuire de către AC este obligatorie - În cel mult 48 de zile de la anularea procedurii, AC are obligaţia de a transmite în SEAP informaţiile referitoare la motivele anulării. El se publică obligatoriu, în funcţie de tipul şi obiectul contractului şi de valoarea estimată a acestuia în: - Monitorul Oficial al României, partea aVI-a, „Achiziţii publice” - S.E.A.P. - JOUE, dacă valoarea depăşeşte: - 125 000 euro pentru produse şi servicii (sistem clasic) - 420 000 euro pentru sistemul de utilităţi - 5 milioane euro pentru contractele de lucrări. Întocmirea Dosarului achiziţiei publice

75

 Este întocmit de către A.C. prin compartimentul intern de achiziţii publice şi se păstrează la
sediul acesteia atât timp cât contractul produce efecte juridice, dar nu mai puţin de 5 ani de la data finalizării acestuia.

 Conţine toate activităţile desfăşurate în cadrul unei proceduri de atribuire, respectiv toate
documentele necesare pentru derularea procedurii.

 Este întocmit pentru fiecare contract de achiziţie publică atribuit!
Dacă este solicitat, poate fi pus la dispoziţia: - oricărei autorităţi publice interesate spre consultare, cu condiţia să nu fie dezvăluită nicio informaţie dacă acest lucru este contrar legii - organelor abilitate de a ridica documente care pot servi la dovedirea fraudelor, contravenţiilor sau infracţiunilor ! Contractul de achiziţie publică are caracter de document public Conţinutul standard al unui dosar de achiziţie publică: - opis al documentelor - copia filei de buget sau orice alt document care dovedeşte existenţa fondurilor - nota privind determinarea valorii estimate fără TVA - înregistrările care dovedesc transmiterea anunţului de intenţie şi anunţul de intenţie, dacă este cazul - înregistrările care dovedesc transmiterea anunţului de intenţie şi anunţul de participare şi anunţul de participare şi/sau invitaţia de participare, după caz - documentaţia de atribuire - nota justificativă privind alegerea criteriilor de selecţie - nota justificativă privind alegerea criteriului de atribuire - nota justificativă privind alegerea procedurii de atribuire, în cazul în care procedura de atribuire a fost alta decât licitaţia deschisă sau restrânsă - nota justificativă privind accelerarea procedurii de atribuire, dacă este cazul - procesul verbal de deschidere a ofertelor - raportul procedurii de atribuire - oferta câştigătoare în original - contractul de achiziţie publică semnat - înregistrările care dovedesc transmiterea anunţului de atribuire şi anunţul de atribuire - înregistrările care dovedesc păstrarea garanţiei de bună execuţie şi garanţia de bună execuţie - documentele constatatoare privind îndeplinirea obligaţiilor contractuale. Pe parcursul derulării contractului dosarul se poate completa cu: - dovada îndeplinirii obiectului contractului, procese-verbale de recepţie preliminare şi finale - dovada efectuării plăţilor - dovada înregistrării în contabilitate a rezultatului derulării contractului. Punerea la dispoziţie a dosarului se face în copie, originalul rămânând la sediul A.C. Dacă totuşi este necesar originalul, A.C. realizează o copie a acestuia. Dosarul se pune la dispoziţia celor interesaţi pe bază de proces-verbal de predare-primire, care trebuie să cuprindă lista documentelor conţinute, orecum şi numărul de file al fiecărui document.

76

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->