Urmarirea si actualizarea avansului proiectului

Conducerea proceselor de implementare/realizare a proioectului

Urmarirea avansului tehnic

-urmarire-actualizare a stadiului realizarilor fizice Evaluarea cantitativa a avansului tehnic Ce s-a facut?, folosind indicatori tehnici de avans Validarea si difuzarea rezultatelor
Reflectaarea cat mai expresiva cu tehnici adecvate; grafice Grant, curbe de Costuri,etc

Conducere consumuri
- urmarire si actualizarea consumurilor si cheltuielilor Masurarea consumurilor Ce s-a cheltuit pana la revista proiectului (cumul realizat) Evaluarea abaterilor/ecarturi - abateri de cost/bugetare, - abatyeri de timp/durate - abateri de productie/sarcini

Informare aspura noilor scenarii de realizare

- informare stakeholders Pregatirea informatiei - pentru o informare rapida si clara a factorilor de decizie

Evaluare: Ce a ramas de facut? (in raport cu referentialele) Formulare masuri de corectie o noua previziune asupra duratelor?

Comunicare mijloace fiabile si rapide inclusiv de comunicare informatizata, in acord cu dispersia partenerilor

Formulare masuri de corectie (in cazul abaterilor nefavorabile)

Pilotajul procesului de implementare a proiectului

PERFORMANTELE PROIECTULUI (durate; costuri; calitate) Pilotajul avansului tehnic si a consumurilor de resurse

ORGANIZARE, OAMENI

Pilotajul performantelor tehnice

Pilotajul echipei de proiect

Performantele sistemului informational Evaluarea masurilor de ameliorare a sistemelor de comunicare

1. URMARIREA STADIULUI DE REALIZARE A PROIECTULUI Stabilirea referentialului; Costul bugetat al activitatilor planificate (CBAP)

cheltuieli

Esalonarea bugetului de cheltuieli conform programului de executie a proiectului (referentialul bugetar)

C.B.A.P

Cost Bugetat al Activitatilor Programate (C.B.A.P)

T0 d Tn Termenul contractual de finalizare a executiei proiectului d - durata de executie programata Tn timp

2. MODEL DE URMARIRE A STADIULUI IMPLEMENTARII PROIECTULUI a) Ecart de planificare pozitiv depasire a planului de realizare sarcinilor
cheltuieli

Costurile progrmate/bugetate aferente lucrarilor/sarcinilor realizate pana la momentul Tj

C.B.A.P

Ecart de plan Ep = CBAP - CBAR

C.B.A.R
Daca; Ep < 0, adica; CBAP < CBAR avem: depasire de sarcini de productivitate/productie

T0
d

Tj

Tn

timp

Tj momentul prestabilit de analiza a avansului proiectului (revista proiectului)

3. MODEL DE URMARIRE A STADIULUI IMPLEMENTARII PROIECTULUI b) ecart de planificare negativ restante in executiea activitatilor/sarcinilor

cheltuieli

Daca: b) Ep > 0 CBAP > CBAR sunt restante in procesul de implementare/ realizare a proiectului

C.B.A.P.

Ecart de plan Ep = CBAP - CBAR

C.B.A.R

T0
d

Tj

Tn

Timp

4. MODEL DE URMARIRE A STADIULUI IMPLEMENTARII PROIECTULUI

a. Ecart de timp pozitiv nerespectarea duratelor planificate

cheltuieli

Cheltueli efective aferente volumului de lucrari executate pana la momentulTj (C.E.A.R)

C.B.A.P

Ecart de ternene Et = Tj - Ti Daca: Tj > Ti (Et > 0), sunt restantede termene - angajamentele contractuale de executie nu vor fi respectate

CEAR = CBAP

T0

Ti

<

TJ

Tn

timp

d TJ - momentul/data de analiza si evaluare a avansului Ti momentul/data cand cheltuielile efective CEAR sunt egale cu costurile bugetate CBAPale activitatilor programate a se executa pana la momentul Tj

MODEL DE URMARIRE A STADIULUI IMPLEMENTARII PROIECTULUI b. Ecart de timp negativ respectarea si/sau depasirea duratelor planificate

cheltuieli

C.B.A.P

Ecart de ternene Et = Tj - Ti < 0

CEAR = CBAP

C.E.A.R
TJ < Ti

Daca: TJ < Ti (Et < 0), termenele sunt in grafic - angajamentele contractuale de executie sunt in avans fata de programul initial
Tn timp

T0

TJ - momentul/data de analiza si evaluare a avansului Ti momentul/data cand cheltuielile efective CEAR sunt egale cu costurile bugetate CBAPale activitatilor programate a se executa pana la momentul Tj

MODEL DE URMARIRE A STADIULUI IMPLEMENTARII PROIECTULUI

a. Ecart de costuri economie la cheltuielile planificate

cheltuieli

C.B.A.R

ECART DE COSTURI Ec = C.B.A.R - C.E.A.R

C.E.A.R

Avem economie de cheltuieli daca: Ec > 0 (CBAR > CEAR )

T0

Tj

timp

6. MODEL DE URMARIRE A STADIULUI IMPLEMENTARII PROIECTULUI b. Ecart de costuri depasirea cheltuielilor planificate

ECART DE COSTURI Ec = C.B.A.R - C.E.A.R < 0 C.E.A.R C.B.A.R

Daca: Ec < 0 ; (CBAR < CEAR )

- se inregistreaza depasire a costurilor planificate

T0

Tj

timp

8. Rezumat: C.B.A.P Costuri bugetate (la momenul T0) ale activitatilor/sarcinilor programate. (buget expus - ceea ce s-a prevazut de cheltuit la momentul initial T0) C.B.A.R Costuri bugetate al ale activitatilor/lucrarilor realizate (Valoarea bugetara a relizarilor - valeur produite reelle (la pret buget) constatate la momentul revistei Tjsau, valorizarea lucrarilor executate la costul lor previzionat) C.E.A.R - Costurile reale/efective ale activitatilor/sarcinilor indeplinite imputabile proiectului (Cost expus ceea ce s-a cheltuit/consumat efectiv din bugetul alocat proiectului)
Ecart de productie/planificare; Ep = C.B.A.P C.B.A.R Dac; Ep > 0 (CBAP > CBAR) - restante in activitate Ep < 0 (CBAP < CBAR) depasirea sarcinilor in realizarea proiectului Ecart de costuri; Ec = CEAR CBAR Dac; Ec < 0 (CEAR < CBAR) economie de cheltuieli ln raport cu previziuea initiala Ec > 0 (CEAR > CBAR) - depasirea plafonului previzionat de cheltuieli Ecart de termene; Et = Tj Ti Dac; Et > 0 (TJ > Ti) intarzierea termenelor planificate (intirzierea avasului global) Ti este moment (anterior TJ) la care CEAR = CBAP (ambele costuri calculate la momentul evalurii avansului proiectului Tj Et < 0 (TJ < Ti) avans in realizarea sarcinilor fata de plan Ti este moment (ulterior Tj) la care CEAR = CBAP ambele costuri calculate la momentul evalurii avansului proiectului Tj

9, Scenariile de finalizare a proiectului in conditiile noi definite la momentul Tj

Scenariul 1 - Ipotezele initiale de lucru (resursele) raman neschimbatedac nu se schimb nimic, Scenariul 2. Posibilitatea atragerii de resurse suplimentare finalzare fara constrangeri de resurse

t0

1.Finalizare in limita resurselor diponibile pentru proiect 2. Finalizare in conditii de resurse nelimitate Tn

Tn

timp

Se analizeaz termenul contractual (Dc) de finalizare in raport cu cele dou scenarii Tn 1. Finalizare in limita resurselor disponibile ale proiectului
T0 Termen contractual de finalizare (Dc) I II III

timp

2. Finalizare n condiii de resurse nelimitate

Tn

Zona I. Situarea duratei contractuale (Dc) in acesat sector arata ca ea nu va putea fi respectat chiar daca se vor aloca resurse suplimetare, (Dc < Tn) Zona II. Situarea duratei contractuale in acesata zona arata ca, va putea fi respectata numai daca se vor aloca resurse suplimentare, (Tn < Dc < Tn) Zona III. Situarea duratei contractuale in acest sector arata ca aceasta va fi respectat fara nici o masura suplimetara de corectie a necesrului de resurse (Dc >Tn)

Reproiectarea curbelor S pentru finalizarea proiectului

cheltuieli

Estimarea depasirii bugetului planificat la terminarea proiectulu Reprevizionarea cheltuielior efective Reprevizionarea costurilor bugetate

C.E.A.R C.B.A.P C.B.A.R

Ti
d

Tn-Tn intirziere in finalizarea proiectului estimata pe baza datelor reale la momentul Tj

T
j

Tn
d

Tn

timp

 SI CU TOATE ACESTEA !
intre teorie si practica managementului proiectelor exista in toata lumea un decalaj deloc neglijabil

Doar 44% din proiectele derulate in lume se finalizeaza conform planului

In medie duratele de realizare sunt de 2,22 ori mai mari fata de ce cele planificate

Aproximativ 30% din proiecte sunt abandonate inainte de finalizarea lor In medie, costul de realizare al proiectelor este cu 189% mai mare decat bugetul planificat initial (referntialul)

Sursa: Project management institute (PMI)