1. Definiti conceptul de sistem informational si prezentati semnificatia elementelor sale componente.

Un sistem informational este un ansamblu de oameni, echipamente, software , procese si date destinate sa furnizeze informatii active sistemului decizional, informatii necesare in elaborarea de solutii pentru problemele cu care se confrunta managerii agentilor economici. Sistemul informational face legatura intre sistemul de conducere si sistemul condus si este subordonat sistemului de conducere. Informatia, scria sau orala, generala sau particulara, constituie elementul central al sistemului informational si prin semnificatia ei conditioneaza ansamblul proceselor desfasurate la nivelul celorlalte componente sistemice ale organizatiei. Componentele sistemului informational: Data reprezinta descrierea cifrica sau letrica a proceselor, resurselor etc, putand fi utilizata in activitatea de management ca atare (informatie) sau supusa unor procese de prelucrare pt cresterea gradului ei semnificatie si utilitate. Informatia se refera numai la acele date care aduc elemente noi destinatarului lor, care modifica perfecptia asupra realitatii si reduc gradul de incertitudine asupra acesteia. Circuitul informational - reprezinta traseul pe care il parcurge o informatie de la sursa la destinatie. Acesta ia nastere atat in interiorul organizatiei, cat si intre aceasta si mediul extern. Fluxurile informationale - ansamblul informatiilor care parcurg circuitele informationale. Acestea pot fi verticale, orizontale, oblice. Procedurile informationale metode si tehnici de prezentare a informatiilor primare prin asigurarea unor interfete om-calculator. Mijloace de tratare a informatiilor ansamblul elementelor constructive (hardware) si a suporturilor logice (software) care asigura prelucrarea informatiilor si obtinerea rezultatelor finale. 2. Definiti si exemplificati deficientele generale si specifice ale sistemelor informationale. Cele mai cunoscute deficiente, reunite sub titulatura de generale deoarece caracterizeaza orice sistem informational, indiferent de specificul organizatiei, sunt: Distorsiunea se refera la modificarea in mod neintentionat a continului informatiei de-a lungul circuitului informational pe care il parcurge. Cele mai multe cazuri in care apare aceasta deficienta sunt generate de o intelegere eronata a unei informatii, fara a exista insa aceasta intentie din partea sursei de transmitere. Filtrajul se refera la modificarea intentionata a continului informational, fie direct de la sursa, fie in alte puncte aflate pe circuitul informational. Ex: atunci cand un angajat furnizeaza un raport altei persoane sau compartiment al carui continut este modificat intentionat conform unui interes personal sau de grup. Redundanta se refera la inregistrarea, transmiterea si prelucrarea repetata a unor informatii, ducand la risipa de timp si energie. Reprezinta o deficienta importanta, efecte negative in acuratetea si exploatarea informatiei, precum si in ceea ce priveste rationalitatea unui sistem informational. Ex: la nivelul unei primarii, introducerea unor informatii referitoare la planul general de urbanism al orasului intr-o baza de date trebioe sa se realizeze o singura data, ele putand fi utile atat directiei de investitie, cat si directiei de urbanism si amenajarea teritoriului. Aglomerarea canalelor informationale - reflecta o perturbare in functionarea sistemului informational, care consta in vehicularea unui volum mare informatii, mai mare decat este necesar, de-a lungul circuitelor informationale, precum si in transmiterea catre anumite destinatii a unor informatii care nu intra in sfera lor de competenta. Deficientele specifice sunt legate de codificarea si criptarea informatiilor, spre exemplu: Inexistenta unei codificari unice si coerente a tuturor categoriilor de informatii; Consumarea unui volum mare de munca manuala pt executarea operatiilor din sistem.

3. Detaliati conceptele de circuit informational si flux informational, in contextul organizarii procesuale a firmei. Conceptul de informatie este un concept de mare generalitate, intalnindu-se in absolut toate activitatile umane si innatura. Nu este posibil nici un sistem natural sau social fara schimb de informatii, atat in interiorul sistemului respectiv, cat si intre acesta si alte sisteme din spatiul exterior. In definirea sistemului informational se opereaza cu conceptele de circuit informational si flux informational. Circuit informational reprezinta traseul pe care il parcurge o informatie de la sursa la destinatie. Aceasta ia nastere atat in interiorul unei organizatii cat si intre aceasta si mediul extern. Practic atat intre compartimentele functionale aflate pe acelasi nivel in structura organizatorica, cat si intre cele situate pe niveluri diferite se creeaza canale informationale mai mult sau mai putin complexe. Fluxurile informationale - ansamblul informatiilor care parcurg circuitele informationale. Pot fi verticale ( se stabiesc intre compartimente aflate pe niveluri ierarhice diferite si intre care exista relatie de subordonare nemijlocita), orizontale (intre compartimente aflate pe acelasi nivel ierarhic) si obloce (intre compoartimente aflate pe niveluri ierarhice diferite, dar intre carenu exista relatie de subordonare). Daca avem in vedere organizarea procesuala a firmei, cu reprezentarea functiunilor si activitatilor acesteia, putem observa in urmatoarea figura legaturile si fluxurile de informatii care apar: Flux bugetar Flux contabil si financiar Flux de vanzari<->Flux de aprovizionare<->Flux de productie<->Flux de personal In practica, sistemul informational este adesea completat si uneori contracarat de numeroase circuite informationale parelele, de natura informala, generate de obiceiuri si relatii interpersonale in cadrul organizatiei. Desi reprezentarea lor prin diagrame de flux nu este posibila, este acceptat faptul ca ele fac parte din sistemul informational, fiind din pacate dificil de rationalizat si in consecinta, aducand o serie de disfunctionalitati in dunctionarea acestuia. 4. Detaliati conceptul de entropie, avand in vedere caracteristica unei organizatii de a functiona ca sistem cibernetic. Entropia reprezinta un concept care a fost tratat initial in contextul sistemelor fizico-chimice si biologice, fiinde definita ca o multime fizica ce masoara gradul de dezorganizare, de degradare sau de hazard pe care il inregistreaza aceste sisteme. In anul 1949 Claude Shannon contureaza notiunea de entropie informatioanal definita ca fiind un indicator care reflecta gradul de nederminare (incertitudine) al unui fenomen, exprimat prin cantitatea medie de informatie detinuta in urma realizarii cu o anumita probabilitate a evenimentelor specifice fenomenului. Unitatea de masura pt cantitatea de informatie poarta numele de BIT (binary digit). Astfel pt orice proces desfasurat in cadrul sistemului unei organizatii se poate cuantifica cantitatea de informatii obtinuta prin realizarea sa, respectiv este posibila determinarea nivelului entropiei informationale. La nivelul unui sistem complex, dinamic si probabilistic, cum este cel al organizatiei, importanta cunoasterii acestui indicator este nu numai necesara, dar in primul rand utila si extrem de importanta pt procesul managerial.

Nivelul entropiei informationale intr-un sistem este influentat de cel putin 2 factori: probabilitatile de realizare a evenimentelor si gradul de organizare al sistemului. Organizatia ca sistem cibernetic este caracterizata de prezenta feedback-ului. Acesta permite manifestarea proprietatii de autoreglare in functie de factorii intrinseci si de cei care provin din mediu, astfel incat sistemul in ansamblul sau sa-si atinga finalitatea. Autoreglarea implica un mod de control al functionarii sistemului, materializat prin retroactiune, care poate fi negativa sau pozitiva. In cazul celei negative, o crestere a valorilor de iesire din sistem antreneaza o scadere a celor de intrare, situatie in care sistemul tinde spre o stare de echilibru. In cazul retroactiunii pozitive, o crestere sau o diminuare a valorilor de iesire, genereaza tot o crestere sau o diminuare a celor de intrare, ceea ce face ca evolutia sistemului sa tinda spre o crestere exponentiala sau spre o stare de blocaj, crescand astfel nivelul entropiei. 5. Definiti conceptul de sistem informaticsi prezentati locul si rolul acestuia in cadrul sistemului informational al organizatiei. In cadrul oricariu sistem informational exista de regula un subsistem de prelucrare a datelor, care poate fi manual, mecanizat, automat sau combinat. Daca in sistemul informational prelucrarile de date se realizeaza cu ajutorul tehnicii electronice de calcul, pe baza unor programe (software-uri) specializate, vorbim atunci de existenta subsistemului informatic, acesta fiind un caz particular al subsistemului de prelucare. Privit in perspectiva sistemica, subsistemul informatic reprezinta un ansamblu structurat, format din echipamente electronice de calcul si comunicatie, procese si proceduri automatizate, care interactioneaza in vederea asigurarii prelucrarii automate a datelor si informatiilor din cadrul sistemului informational. O formulare mai concisa a conceptului de subsistem informatic evidentiaza ca acesta reprezinta acea parte a sistemului informational in care prelucarea datelor se realizeaza automat. Sistemul informatic ocupa un loc central in cadrul sistemului informational si are rolul de a trata si administra (creare, consultare, modificare, suprimare) datele ajunse in sistem, prin intermediul canalelor de comunicatie. Elementele componente ale unui sistem informatic sunt: resursele umane (utilizatarorii), hardware (echipamentele), software (programele) si datele. 6. Definiti fenomenul de entropie si particularizati-l la nivel organizational, informational si organizatoric. Entropia reprezinta un concept care a fost tratat initial in contextul stiintelor materiale (fizica, chimie si biologia). Aceasta este definita ca o marime fizica ce masoara gradul de dezorganizare, de degradare sau de hazar pe care il inregistreaza un sistem (in cazul de fata fiind vorba despre o organizatie). La nivel informational vorbim despre entropie informationala, care reflecta gradul de incertitudine al unui fenomen exprimat prin cantitatea medie de informatie obtinuta in urma realizarii fenomenului. La nivel organizational si organizatoric se apreciaza ca intre gradul de organizare al unui sistem si nivelul entropiei exista un raport invers proportional: cu cat sistemul este mai bine organizat, cu atat entropia informationala va fi mai redusa. 7. Definiti conceptul de sistem si comentati determinantii acestuia. In literatura de specialitate definitiile notiunii de sistem sunt numeroase si ele au evoluat de-a lungul timpului, cunoscand diferite interpretari. Conform lui Joel de Rosnay: un sistem este un ansamblu de elemente aflate in interactiune dinamica, care sunt organizate si functioneaza dupa un anumit scop. Indiferent de abordarile diferitilor autori, se considera ca orice sistem este caracterizat de urmatorii determinanti fundamentali: Input-uri reflectate in intrarile sistemului. La nivelul unei organizatii pot fi identificate mai multe tipuri de intrari, precum: materiale, informationale, financiare, personal, comenzi etc. Procese - se refera la o succesiune de operatii, in cursul carora sunt prelucrate variabilele de intrare (input-urile). Uneori procesele sunt asociate notiunii de functii ale sistemului, prin care se exprima ce face efectiv acesta. Output-uri sunt elemente superior elaborate, furnizate de sistem in urma actiunii asupra intrarilor. Relatii de cauzalitate se reflecta in ansamblul relatiilor aflate atat la nivelul intregului, cat si intre acesta si partile componente ale sistemului. Comportamentul unui sistem este definit prin interactiunile si relatiile de cauzalitate dintre elemente si de aceea, cunoasterea lor cat mai exacta este deosebit de importanta in orice domeniu teoretic sau practic. Mediul este inseparabil de insasi notiunea de sistem. Orice sistem este plasat intr-un mediu pt a stabili interactiunile cu acesta, iar supravietuirea sistemului depinde de capacitatea sa de adaptare la schimbarile care survin in cadrul acestuia. Finalitatea se refera la obiectivul pt care este creat sistemul. Cunoasterea obiectivelor sistemului impune ca elementele sale componente sa poata fi evaluate regulat, astfel incat sa fie asigurata realizarea functiilor caracteristice.

8.Comentati interdependenta intre sistemul informational si cel decizional al organizatiei. Sistemul informational este definit ca un ansamblu de componente, care actioneaza in baza unor relatii de cauzalitate, in vederea culegerii si prelucrarii datelor si informatiilor necesare la nivel decizional si operational. Sistemul decizional este definit ca un ansamblu intercorelat al deciziilor adoptate si aplicate intr-o organizatie, structurate corespunzator sistemului de obiective si configuratiei ierarhice manageriale, in scopul desfasurarii procesului de management. Raportul de cauzalitate sistemica intre componenta informationala si cea decizionala isi are originea in una din cele mai cunoscute si discutate relatii: informatiedecizie. Se stie ca orice decizie se bazeaza pe un fond de informatii. Informatia are un sens si o valoare daca este raportata la un anumit context si numai astfel prezinta relevanta pt adoptarea unei decizii. Legatura dintre sistemul informational si cel decizional poate fi prezentata astfel: a) la intrare, sistemul informational furnizeaza sistemului decizional materia prima (informatia) pe care acesta din urma o prelucreaza; b) la iesire, sistemul informational dirijeaza deciziile luate in cadrul sistemului decizional pt a fi executate si aplicate in celelalte subsisteme ale firmei. c) sistemul informational ca atare necesita un circuit intern de informatii. Sistemul informational si decizional sunt cuplate, variabilele de intrare ale unui fiind variabilele de iesire ale celuilalt asa cum reiese din figura urmatoare:

Sistem informational

Sistem decizional

9. Tipologia sistemelor informatice. Analiza sistemului informatic ca obiect multidimensional. Rolul sistemului informatic in cadrul organizatiei. Sistemul informatic ocupa un loc central in cadrul sistemului informational si are rolul de a trata si administra datele ajunse in sisteme prin intermediul canalelor de comunicatie. Tipologia sistemelor informatice:

Dupa scopul urmarit: S.I. pt automatizarea activitatilor de rutina S.I. pt conducerea operativa, tactica si strategica S.I. pt asistarea deciziilor S.I. pt automatizaera proceselor de comunicatie Dupa gradul de dispersie a resurselor sistemului: Locale Distribuite in plan teritorial Dupa specificul activitatii pe care o automatizeaza: S.I. de gestiune S.I. pt optimizarea procesului decizional, economic si administrativ S.I. pt conducerea proceselor tehnologice Dupa gradul de integrare: singulare; partial integrate; total integrate Dupa legatura cu tipul de organizare: S.I. grefate pe organizarea procesuala S.I. grefate pe subdiviziuni organizatorice Dupa tipul retelei pe care se dezvolta: bazate pe LAN, MAN, VPN Dupa modul de tratare a prelucrarilor: S.I. cu prelucrare on-line S.I. cu prelucrare in timp real S.I. cu acces multimplu simultan Impactul functionarii sistemului informatic este diferita la nivelul proceselor decizionale si al celor de executie. Finalmente scopul realizarii si implementarii sistemelor informatice se reflecta pt decidenti in a fi mai bine si mai repede informati, iar pt angajati in a dispune de mijloace care sa le faciliteze realizarea sarcinilor.

11. Abordarea sistemica a componentelor sistemului de management al unei organizatii. Rolul acestora in implementarea tehnologiilor IT&C in cadrul organizatiei. Abordarea sistemica a componentelor sistemului de management porneste de la urmatoarea schema:

Sistemul de management al unei organizatii = ansamblul interconectat de componente care permit definirea organizarii procesuale si functionale a unei organizatii. Aceste componente sunt: Subsistem decizional = ansamblul cailor de actiune constiente care se promoveaza in cadrul organizatiei in vederea atingerii obiectivelor sale fundamentale Subsistem informational = ansamblul interconectat al datelor, informatiilor, circuitelor si fluxurilor informationale, procedurilor informationale si a mijloacelor de culegere, stocare, transmitere, prelucrare si arhivare a informatiilor. Subsistem organizatoric = totalitatea verigilor organizatorice, de executie si/sau de conducere prin intermediul carora se asigura organizarea structurala a organizatiei. Subsistemul metodologic = include metodele si tehnicile de management utilizate la nivelul organizatiei la un moment dat in vederea eficientizarii activitatii sale. 12. Dimensionarea costurilor antecalculate necesare reproiectarii componentelor sistemului de management. Intr-o organizatie managerii se pot confrunta la un moment dat cu diferite situatii manageriale, definite ca fiind clase de probleme cu care se intalnesc decidentii in efortul de eficientizare a procesului de management. O astfel de clasa face referire la situatiile manageriale ce pot fi rezolvate cu ajutorul solutiilor IT pt alocarea si repartizarea resurselor organizatiei. Una dintre aceste probleme consta in dimensionarea costurilor antecalculate necesare reproiectarii componentelor sistemului de managament. Dimensionarea acestor costuri se face cu ajutorul ingineriei valorii, definita ca fiind o tehnica de analiza a procesului de realizare, proiectare sau reproiectare a unui sistem, in scopul identificarii componentelor sale cu costuri antecalculate supradimensionate. Etapele determinarii sunt urmatoarele: 1. Determinarea nivelurilor de importanta ale functiilor prin elaborarea matricii functiilor, in functie de importanta acordata de decident fiecarei functii in comparatie cu celelalte.

2.

Determinarea costurilor functiilor

Cs=cost antecalculat; nk=nivelurile de importanta;

= suma nivelurilor de importanta.

3. Determinarea costurilor antecalculate supradimensionate ale functiilor (se determina costurile reale ale functiilor si se compara apoi cu costurile antecalculate) Costurile reale se determina prin intermediul valorii coeficientului de regresie, aplicand formula: y = a * x

10. Sistemul informatic si problematica strategica a organizatiei. Necesitatea dezvoltarii de sisteme informatice strategice si tipologia acestora. Sistemele informatice ocupa un loc central in cadrul sistemului informational si au rolul de a trata si administra datele ajunse in sistem prin intermediul canalelor de comunicatie. Sistemele informatice strategice sprijina pozitia competitiva si strategia intreprinderii. Un sistem informatic strategic poate fi orice tip de sistem informatic care ajuta organizatia sa castige un avantaj competitiv sau sa-si indeplineasca obiectivele strategice. Elaborarea strategiei unei organizatii presupune determinarea urmatoarelor elemente: Obiectivele strategiei Caile de actiune prin care pot fi realizate obiectivele Resursele materiale, umane si financiare necesare promovarii cailor de actiune Termenele intermediare care definesc faze ale strategiei precum si termenul final. Avantajul competitiv pe care il va genera strategia la nivelul activitatii companiei. Necesitatea dezvoltarii de sisteme informatice strategice in organizatii consta in faptul ca acestea constituie un real suport atat in gestionarea activitatilor operationale, cat si in optimizarea procesului de fundamentare a deciziilor, la toate nivelurile de conducere. Tipologia sistemelor informatice se face dupa mai multe criterii, astfel: Dupa scopul urmarit: S.I. pt automatizarea activitatilor de rutina S.I. pt conducerea operativa, tactica si strategica S.I. pt asistarea deciziilor S.I. pt automatizaera proceselor de comunicatie Dupa specificul activitatii pe care o automatizeaza: S.I. de gestiune S.I. pt optimizarea procesului decizional, economic si administrativ S.I. pt conducerea proceselor tehnologice Dupa modul de tratare a prelucrarilor: S.I. cu prelucrare on-line S.I. cu prelucrare in timp real S.I. cu acces multimplu simultan Intr-un final, scopul implementarii sistemelor informatice se reflecta pt decidenti in a fi mai bine si mai repede informati, iar pt angajati in a dispune de mijloace care sa le faciliteze realizarea sarcinilor. Alte exemple de sisteme informatice strategice: S.I. de monitorizare a utilajelor de productie (avantaj: reducerea costurilor) S.I. de analiza a nevoilor clientilor (avantaj: cresterea cotei de piata) S.I. de administrare a conturilor clientilor (avantaj: lider de piata) S.I. de inregistrare la punctele de vanzare (av.:cresterea vanzarilor) S.I. bazate pe schimbul electronic de date intre parteneri (av.: cresterea cotei de piata)