Auditul calitii Sistemelor Tehnico-Economice

1. Rolul auditului n procesul implementrii sistemelor calitii Termenul de audit provine din latinescul ,,audio, care nseamn ,,a asculta. Introdus mai nti ca instrument de verificare a conturilor i nregistrrilor, auditul a devenit n present i un instrument de progres n sprijinul managementului pentru implementarea n firme a calitii totale. Practica auditului calitii, ca succesor al auditului financiar, s-a extins datorit cerinelor de asigurare a calitii impuse furnizorilor de consumatori, precum i n scopul evalrii aciunilor corective necesare pentru eliminarea deficienelor, a posibilitilor de mbuntire a sistemului de calitate din STE, a proceselor sale, a produselor i serviciilor pe care le realizeaz. Totodat, trecerea unui numr tot mai mare de organizaii prin procesul de certificare a sistemului calitii, a fcut ca auditul s capete valene noi, impunndu-se i ca principal metod de verificare a conformitii sistemului de calitate cu standardul de referin. Auditul calitii s-a impus, de asemenea, i ca un instrument important de cunoatere i mbuntire a funcionrii sistemului calitii ntr-un STE. Prin desfurarea auditului se realizeaz, n mod indirect, o diseminare a cunotinelor n domeniul calitii, se mbuntete managementul STE pe baza informaiilor reale oferite asupra activitilor i proceselor. Evideniind punctele slabe i forte ale STE, auditul ofer conducerii informaii fundamentate pentru optimizarea deciziilor privind alocarea resurselor n proiecte de modernizare, pentru evitarea disfuncionalitilor n producia i livrarea produselor, pentru prevenirea reclamaiilor din partea beneficiarilor. Scopul principal al auditului calitii este de a evalua posibilitile de mbuntire a sistemului calitii din STE, a proceselor, produselor i serviciilor pe care le realizeaz, a aciunilor corective necesare pentru eliminarea deficienelor. Auditul nu trebuie confundat cu alte activiti de investigare care-i sunt, mai mult sau mai puin, similare, cum ar fi inspecia, analiza, diagnosticarea. Inspecia, verificarea, controlul sunt activiti orientate ctre conformitate i nu presupun explicit abordarea perspectivelor de evoluie a sistemelor examinate. Analiza constituie o examinare a strii unui proces, activitate etc. i nu face de obicei apel la tere persoane, responsabilului activitii revenindu-i i rspunderea aciunilor care vor urma sau a coordonrii acestora, n cazul delegrii altor persoane. Exemple tipice de examinare a unor activiti sunt analizele efectuate de management asupra sistemului calitii, analiza proiectrii i dezvoltrii, prevazute n standardele ISO 9000. Diagnosticul este o activitate descriptiv n care problematica abordat exist, n timp ce demersul pentru audit const n punerea unor ntrbri referitoare la nsi existena problematicii. Diagnosticul este un demers care vizeaz cunoaterea dificultilor de funcionare i se manifest ca un proces static. Auditul este un proces orientat spre viitor, ce permite att relaxarea constrngerilor care influeneaz eficiena sistemului, ct i evidenierea perspectivelor sale de evoluie. Auditul financiar este un caz particular de audit, particularitatea sa fiind determinat de specificul domeniului n care se aplic. 2. Cadrul conceptual al auditului calitii n domeniul managementului calitii, termenul de audit este utilizat n sensul de examinare a calitii produselor, serviciilor, proceselor unui STE sau a sistemului calitii n ansamblu.

Standardul SR EN ISO 9001:2008 definete auditul calitii ca reprezentnd o examinare sistematic i independent efectuat de una sau mai multe persoane, pentru a determina dac activitile i rezultatele lor referitoare la calitate corespund dispoziiilor prestabilite, dac aceste dispoziii sunt efectiv implementate i corespunztoare pentru realizarea obiectivelor. Auditul este efectuat de ctre auditori, persoane care au calificarea necesar, i sunt autorizai n domeniu. Standardul SR EN ISO 19011:2003 Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitatii si/sau de mediu prevede cerinele pentru calificarea auditorilor sistemelor calitii care se refer la: studii, pregtire, experien, aptitudini de conducere, criterii pentru selectarea responsabilului de audit. Clientul, STE-ul care solicit auditul,este denumit comanditarul, entitatea n numele creia se realizeaz auditul i destinatara raportului de audit. Dup caz, clientul poate fi managerul STE-ului sau un client al acestuia. Conform SR EN ISO 19011:2003, clientul poate fi auditatul, care dorete auditarea propriului sistem al calitii n raport cu standardul de referin, un beneficiar care dorete s auditeze sistemul calitii unui furnizor, utiliznd propri auditori sau o ter parte, un organism independent autorizat s aprecieze dac sistemul calitii asigur controlul adecvat al produselor sau serviciilor furnizate, un organism independent desemnat s efectueze auditul n scopul de a nregistra sistemul calitii al organizaiei auditate. Relaia dintre clientul solicitant de audit i auditor este de tip client-furnizor, n cadrul creia raportul de audit constituie produsul furnizat. Clasificarea auditurilor calitii Certificarea sistemelor de calitate din organizaii a determinat sistematizarea auditului pe dou forme de aplicare: audit intern, audit extern de secunda i de ter parte, audit combinat i audit comun. Acestea sunt utilizate ca instrumente de evaluare ale conformitii organizaiei cu cerinele standardului. n toate aceste cazuri nelegerea corect a sensului auditului i tehnicilor care i asigur eficiena n aplicare este esenial. Acestea au fost sistematizate n standardul SR EN ISO 19011:2003. Conform acestui standard exist urmtoarele tipuri de audituri: ... Auditurile interne, uneori denumite audituri de prima parte, sunt conduse de, sau n numele organizaiei nsi, pentru analiza efectuat de management sau pentru alte interese interne, i pot alctui baza pentru declaraia pe proprie rspundere a e conformitii. n multe cazuri, n mod special n cazul organizaiilor mici, independena poate fi demonstrat prin lipsa responsabilitilor n activitatea care este n curs de auditare. ... Auditurile externe includ n general audituri numite de secund i de ter parte. Auditurile de secund parte sunt conduse de pri care au un interes n organizaie, cum ar fi clieni, sau alte persoane n numele acestora. Auditurile de ter parte sunt conduse de organizaii de auditare externe i independente, cum sunt cele care furnizeaz nregistrarea sau certificarea conformitii cu ISO 9001 sau ISO 14001. ... Atunci cnd un sisteme de management al calitii i un sisteme de management de mediu sunt auditate mpreun, acesta este numit audit combinat. ... Atunci cnd dou sau mai multe organizaii coopereaz pentru a audita un singur auditat (3.7), acesta se numete audit comun. Auditul mai poate fi independent, cnd se realizeaz de persoane care nu-i desfoar activitatea n zona auditat, de exemplu personalul aparinnd serviciului ,,Calitateal STE sau de auditori calificai aparinnd unor organisme specializate, i dependent cnd se execut de persoane specializate aparinnd zonei auditate. Dup domeniul n care se aplic, auditul poate fi: de produs, de proces i de sistem al calitii.

Situaii pentru care se recomand efectuarea auditului calitii a) Adotarea sistemului de calitate la schimbrile intervenite: la progresele tehnice i tehnologice; la schimbrile intervenite n structura organizaiei prin reducerea domeniilor funcionale n favoarea celor operaionale; la adoptarea unui nou standard de referin. b) Modificarea obiectivelor n domeniul desfacerilor: lansarea pe pia a unor produse noi; orientarea desfacerii ctre noi segmente de pia. c) Pregtirea unui plan de mbuntire a calitii, avnd ca obiectiv, de exemplu, ptrunderea pe noi piee ca urmare a creterii calitii produselor livrate. d) Extinderea relaiilor comerciale, de exemplu n cazul dezvoltrii exportului etc. Domenii un se poate aplica auditul calitii Auditul calitii se plaseaz n spirala calitii i vizeaz domenii funcionale i operaionale. Cel mai cunoscut domeniu este cel al realizrii produselor. n prezent are loc o extindere continu ctre servicii i activiti funcionale precum: marketing, aprovizionare, metode, vnzri, service, administraie, informatic, logistic, organizare. Dintre toate aceste domenii, cele mai cunoscute sunt: auditul calitii produsului, procesului i sistemului calitii. Pentru realizarea auditului, echipa de auditare trebuie s-i elaboreze un program de audit. Programul conine planul de audit, misiunile echipei i documentele de lucru. Structura planului de audit, corespunztor SR EN ISO 19011:2003, este prezentat n anexa nr.1. 2.1. Auditul calitii produsului Are ca obiectiv evaluarea conformitii caracteristicilor de calitate ale unui produs cu specificaiile din documentul de referin sau cu cerinele exprese ale clientului. Auditul calitii poate fi orientat n acest caz spre piese, subansamble, produs finit i se bazeaz pe procedurile sistemului de calitate, normative, specificaii, documentaia de execuie, mijloace de execuie. De asemenea, auditul calitii vizeaz i evaluarea eficienei msurilor de asigurare a calitii produsului. 2.2. Auditul calitii procesului Servete la evaluarea capabilitilor prceselor tehnologice de fabricaie de a rspunde cerinelor exprese ale clientului sau a celor specificate n documentele de referin. 2.3. Auditul sistemului calitii Se efectueaz asupra sistemului n ansamblul sau a unor pri ale acestuia, n scopul evalurii concordanei dintre conformitile elementelor sistemului i cerinele din documentele de referin, precum i a eficienei sistemului. Auditul poate viza funciile sistemului, structura organizatoric, documentele sistemului etc. Bazele acestui tip de audit sunt manualul caliti, procedurile, cerinele contractuale, planurile calitii i instruciunile de verificare, costurile calitii, raportrile managementului asupra calitii.

Auditul sistemului de calitate se poate realiza i n scopuri externe, pentru evaluarea sistemului calitii al furnizorilor. Ultima etap a metodologiei este reuniunea de ncheiere la care particip i conducerea STE i care se desfoar nainte de elaborarea raportului de audit. eful echipei de audit prezint concluziile acestuia n legtur cu conformitile i eficiena sistemului calitii. Raportul de audit conine cazurile de neconformitate sau deficiene constatate de echip, precum i aciunile corective asupra crora s-a convenit. Coninutul raportului de audit este structurat pe elementele prezentate n tabelul de mai jos.

Auditul se termin odat cu predarea raportului i nsuirea acestui de client. Activitile ulterioare de urmrire a auditurilor interne au ca scop verificarea i nregistrarea implementrii aciunilor corective stabilite i evaluarea eficienei acestor aciuni. Raportul de audit este predat clientului de auditorul ef, iar difuzarea acestuia ctre teri este permis numai cu acordul celui auditat. Pstrarea documentelor auditului revine n sarcina clientului, organismului auditor i celui auditat 3. Calificarea i certificarea auditorilor calitii Standardul SR EN ISO 19011:2003, prevede cerinele pe care trebuie s le ndeplineasc auditorii calificai, cu privire la studii, pregtire, experien, nsuiri personale, aptitudini de conducere i criteriile pentru selectarea responsabilului de audit. Astfel, pentru a deveni auditori calificai cei interesai trebuie s fie absolveni de studii superioare i s ndeplineasc urmtoarele condiii: cunoaterea i nelegerea standardelor de referin ale auditului calitii; cunoaterea i abilitatea de aplicare a tehnicilor de evaluare; alte tehnici necesare pentru conducerea unui audit, cum ar fi planificarea, organizarea, comunicarea. Standardul recomand i o experien practic de patru ani n domeniu i participarea la cel puin cinci audituri. n ceea ce privete nsuirile pe care trebuie s le aib auditorul, acestea se refer la obiectivitate, perseveren, capacitate organizatoric i de comunicare.

BIBLIOGRAFIE 1. *** http://www.biblioteca-digitala.ase.ro/biblioteca/pagina2.asp?id=cap6 2. *** SR EN ISO 19011:2003