Managementul informaiilor

1. Introducere

Informaia reprezint o parte integral a activitii de afaceri n cadrul oricrui departament sau agenii de guvernmnt. Totalitatea serviciilor pe care guvernul le furnizeaz ctre clieni, instituii de afaceri, precum i clienii interni sunt bazate pe informaii. Guvernul are la dispoziie o cantitate uria de informaii cu care s vin n sprijinul tuturor aspectelor programelor i serviciilor care sunt accesate de ctre public. Astfel, este important s fie asigurat fluxul liber de informaii ntre guvern, ceteni, i afaceri. Efectuat n mod corespunztor, managementul informaiilor reprezint fundamentul pentru desfurarea majoritii activitilor de guvernmnt.

2.

Funciile i elementele

Existena unui cadru de lucru pentru managementul informaiilor (CMI) n cadrul guvernului poate asigura ndrumarea integrat, autoritar, i practic pentru administrarea informaiilor prin propunerea de standarde i directive. Aceste directive vor reflecta legile informaionale i cerinele de politic, precum i de cunotine sau de abiliti practice, a cror valoare i utilitate sunt recunoscute la nivel general. Cadrul de lucru va conine de asemenea idei noi avnd rolul de a ntmpina nevoile legate de furnizarea de servicii electronice, aflate n continu cretere. Astfel, CMI are rolul de a asigura ndrumarea practic de tipul cum s. Acesta constituie de asemenea documentul doveditor care reflect mediul schimbtor din jurul fluxurilor de informaie. Cadrul de lucru pentru Managementul Informaiilor Guvernului Canadian (Figura 1.1) este structurat n trei elemente. Acestea reprezint Fundaia care furnizeaz o vedere de ansamblu a managementului informaiilor i stabilete viziunea, scopurile, i principiile pentru managementul informaiilor; aceasta descrie de asemenea perspectivele i punctele de interes ale acionarilor, precum i cerinele legislative i de politic. ndrumrile pentru managementul informaiilor orientate pe nevoile de roluri specifice n managementul informaiilor; acestea descriu rolurile i responsabilitile i asigur o perspectiv unificat i acces rapid la standardele i directivele care sunt relevante pentru un anumit public int sau rol. Standardele i directivele n sine furnizeaz ndrumarea pentru elementele specifice de managementul informaiilor, cum ar fi planificarea pentru ntmpinarea nevoilor de informaie, necesitilor de reinere a informaiilor, clasificarea metodelor informaionale, i considerentelor legate de confidenialitate.

Managementul informaiei

Figura 1.1 Cadrul de Lucru pentru Managementul Informaiilor Guvernului Canadian n vederea mbuntirii accesului cetenilor i satisfacia clienilor, CMI pune accent pe nevoile de informaie ale cetenilor, interesele, i drepturile din cadrul furnizrii de programe i servicii guvernamentale. Acesta asigur o surs unic de ndrumare pe probleme de management informaional pe ntreaga sa durat de valabilitate (Figura 1.2) precum i informaii privind conduita profesional de lucru n relaie cu accesul online la informaiile i serviciile guvernamentale. Acesta faciliteaz de asemenea adoptarea abordrilor comune de management asupra furnizrii de servicii informaionale n departamentele i ageniile guvernamentale.

Figura 1.2 Procesul de dezvoltare al informaiilor CMI ncurajeaz un mediu propice pentru utilizarea responsabil a informaiilor, asigurnd n acelai timp luarea de precauii legale n vederea meninerii unui bun nivel de ncredere i credibilitate n rndul publicului. n plus, acesta fixeaz criteriile pentru calitatea informaiilor i verificrilor de informaii ,sprijin scopurile de responsabilitate i transparen pentru toate funciile din cadrul guvernului, i asigur integritatea informaiilor care sunt utilizate n analiza de programe i servicii furnizate ctre ceteni i instituiile de afaceri.

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

Pagina 2 din 6

Managementul informaiei

3.

Viziunea, scopurile i obiectivele pentru managementul informaiilor

Implementarea unui CMI constituie un angajament pe termen lung. Este vital deinerea unei viziuni clare, precum i a scopurilor i obiectivelor n vederea sprijinirii activitilor zilnice de luare a deciziilor i promovrii conduitei compatibile cu valorile comune. Viziunea trebuie s identifice n managementul informaiilor care sunt acele repere de viitor dorite pentru guvern. Realizarea viziunii reprezint un proiect pe termen lung, care presupune implicare i o bun cooperare ntre toate persoanele care lucreaz n cadrul departamentelor i ageniilor guvernamentale. Scopurile i obiectivele de management al informaiilor formuleaz o declaraie ampl a rezultatelor care se doresc a veni n ntmpinarea viziunii. n general, scopurile au rolul de a permite luarea de decizii bine informate, de a sprijini transparena i responsabilitatea n cadrul guvernului, i de a asigura accesul la informaii n armonie cu legislaia i politicile legate de confidenialitate i intimitate. Cele trei obiective existente sunt: 1. De asigurare a calitii informaiilor disponibile n cadrul guvernului; s se asigure de faptul c percepia informaiilor este aceea de resurs strategic valoroas pentru afacere care se pliaz pe legislaia, regulamentele i politice n vigoare. De asigurare ca toi cei a cror activitate profesional se intersecteaz cu activitatea guvernului s neleag exact care sunt responsabilitile lor i s fie contieni de faptul c performanele lor vor fi evaluate pe baza managementului pe care l creeaz, primesc, achiziioneaz, utilizeaz, abandoneaz sau pstreaz. De asigurare a punerii n aplicare la nivel general a principiilor i practicilor hotrte pentru managementul informaiilor i a acelora care se dovedesc a fi aplicabile pe perioada valabilitii managementului informaiilor.

2.

3.

Cadrul de Lucru pentru Managementul Informaiilor Guvernului Canadian sprijin conducerea guvernului, mbuntete rezultatele programelor i serviciilor i sprijin productivitatea forei de munc. De asemenea, acesta ntrete gradul de responsabilitate prin furnizarea de ndrumare pe probleme de management al informaiilor i mbuntete funciile de administrare prin ntrirea capacitii serviciilor publice de a proteja i de a spori valoarea informaiilor din custodia guvernului.

4.

Principiile pentru managementul informaiilor

Principiile pentru managementul informaiilor n cadrul guvernului furnizeaz valori concrete i convingeri necesare ndrumrii conduitei profesionale ctre realizarea viziunii stabilite. Lista cu cele mai importante principii pentru managementul informaiilor include: 1. Recunoaterea faptului c informaiile reprezint o parte integrant a activitii de afaceri din cadrul departamentelor i ageniilor guvernamentale, i sunt necesare pentru sprijinirea tuturor aspectelor activitilor guvernamentale. Informaia reprezint o resurs strategic de afaceri i utilizabil la toate nivelurile de guvern, aceasta fiind subordonat cerinelor legale i de politic. Informaia se afl n custodia guvernului, i este accesibil publicului, precum i subordonat cerinelor legale i de politic. Informaia de calitate nalt este esenial pentru guvern.

2.

3.

4.

5.

Managementul informaiilor constituie responsabilitatea tuturor celor care lucreaz pentru guvern.

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

Pagina 3 din 6

Managementul informaiei

5.

Legislaia, reglementrile i politicile

Legislaia, reglementrile, i politicile furnizeaz o baz legislativ i direcie statutar pentru managementul informaiilor n cadrul guvernului. Acestea trebuie s fie utilizate ca referine n sprijinul planificrii i proiectrii listelor de verificare, pentru a se asigura luarea n calcul a tuturor cerinelor de management. n furnizarea de programe i servicii, departamentele i ageniile guvernamentale trebuie s se asigure de respectarea legilor i politicilor de informaii la toate nivelurile guvernamentale, precum i a legislaiei i politicilor aflate n relaie cu informaiile specifice mandatelor acestora. Este necesar luarea n calcul a ntocmirii de noi legislaii, precum i aducerea de modificri legislaiilor existente n vederea ntmpinrii nevoilor cetenilor sau ale instituiilor de afaceri i/ sau unei noi oportuniti sau ameninri. Cu toate acestea, regulamentele i politicile difer de la un stat la altul. Acestea pot s includ sau s se adreseze: Accesul la informaii, s asigure dreptul de accesare a informaiilor n cadrul departamentelor i ageniilor guvernamentale, i s garanteze regulamente eficiente i compatibile la toate nivelurile de guvernmnt. Drepturile de autor, s protejeze calitatea de deintor al drepturilor de autor i drepturile corespunztoare n relaie cu oricare form de material, i s se asigure c drepturile de autor pentru lucrrile protejate de legile drepturilor de autor sunt respectate n ntregime la nivelul tuturor aplicaiilor media. Protecia informaiilor personale, s limiteze colectarea i folosirea informaiilor personale, i s se asigure c informaiile personale aflate sub controlul guvernului sunt folosite numai n scopuri legitime. Confidenialitatea, s protejeze confidenialitatea indivizilor n ceea ce privete informaiile personale deinute de o instituie de guvernmnt i s le asigure indivizilor dreptul de a accesa aceste informaii. Documentele electronice, s faciliteze utilizarea alternativelor electronice pentru nregistrarea sau comunicarea informaiilor sau tranzaciilor, s permit utilizarea semnturii electronice pentru autentificarea tranzaciilor de afaceri i s furnizeze dovezi n procesele legale. Securitatea, s protejeze informaiile deinute de o instituie guvernamental mpotriva divulgrii lor ctre o persoan neautorizat, i s se asigure c msurile de protecie pentru ansamblul de informaii sensibile i bunuri deinute de guvern sunt pe poziie.

6.

Autoritatea i responsabilitatea informaiilor

Informaiile fac posibil i susin livrarea de programe i servicii guvernamentale. Acestea susin procesele de guvernmnt care se asigur de faptul c guvernul ntmpin nevoile cetenilor i instituiilor de afaceri ntr-o manier deschis, transparent, i responsabil; procesele de guvernmnt care de asemenea se asigur c informaiile dein responsabilitatea pentru obinerea rezultatelor ateptate. Toate instituiile guvernamentale dein responsabilitatea pentru managementul informaiilor aflate n custodia lor i pentru utilizarea eficient a informaiilor la nivelurile ntregii instituii sau ntregului guvern. Toate persoanele aflate n slujba guvernului sunt responsabile pentru vrednicia de care dau dovad, pentru calitatea rezultatelor, eficiena efortului, i respectarea politicilor i legislaiilor pentru informaii aflate n relaie cu responsabilitile care le revin. Cu toate acestea, instituiile guvernamentale trebuie s-i desfoare munca n regim de parteneriat ncheiat ntre acestea, mpreun cu alte niveluri sau jurisdicii guvernamentale, precum i cu organizaiile nonguvernamentale. Instituiile trebuie s participe n definirea i punerea n practic a unui cadru de lucru comun pentru managementul informaiilor care s furnizeze ndrumarea autoritar, cuprinztoare, i integrat pentru managementul informaiilor de-a lungul ntregului guvern al statului n cauz.

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

Pagina 4 din 6

Managementul informaiei

7.

Perspectivele acionarilor

Acionarii reprezint indivizi, grupuri, sau organizaii care dein o dobnd sau procent n cadrul unui proiect sau relaii, n special n ceea ce privete rezultatul scontat pentru acesta/ aceasta. Ei pot s fie afectai de proiectul de afaceri, s exercite un anumit impact sau influen asupra lui, i ntr-o oarecare msur s dein responsabilitatea pentru acesta. Abordarea sistematic, de tip holistic n vederea identificrii i stabilirii de prioriti pentru perspectivele acionarilor va asista guvernul n furnizarea programelor i serviciilor care s ndeplineasc nevoile individuale ale clienilor, s respecte constrngerile operaionale, i s conserve interesele tuturor locuitorilor unei ri. Aceasta reprezint de asemenea un factor important n influenarea livrrii efective i eficiente de programe i servicii. Este necesar ca guvernul s recunoasc, s pun n balan, i s personalizeze nevoile i interesele tuturor grupurilor de acionari, inclusiv s ia n consideraie i s identifice toi potenialii acionari n cadrul unei livrri de servicii. O hart cu perspectivele acionarilor definite n mod clar poate s ajute guvernul s neleag att perspectivele acionarilor de amploare, ct i cele de tip granular. Astfel, drepturile de informaii ale acionarilor pot fi luate n calcul pentru fiecare etap a activitilor de management. Acionarilor trebuie s le fie atras atenia asupra responsabilitilor legate de livrarea i utilizarea informaiilor, indiferent dac este vorba despre un client care aplic pentru un serviciu guvernamental sau un angajat guvernamental care furnizeaz informaii interne. Contribuiile i reaciile acionarilor genereaz informaii valoroase pentru sprijinirea procesului de determinare a nevoilor acionarilor i msurare a gradului de satisfacie a acestora.

8.

Ghidurile de management al informaiilor

Se disting trei tipuri de ghiduri pentru managementul informaiilor, fiecare dintre acestea fiind adresat unui anumit public sau anumitor activiti specifice de management. Acestea sunt 1. Ghiduri de managementul informaiilor pentru livrarea de servicii. Acestea descriu activitile de management implicate n ntreg ciclul de via al informaiilor. inta cuprinde rolurile i responsabilitile, metodele de managementul informaiilor, i criteriile, listele de verificare, cazurile, exemplele, etc., care fac posibil livrarea de servicii. Ghiduri de managementul informaiilor pentru activitile de birou. Acestea descriu responsabilitile i obligaiile, abordrile practice, criteriile, listele de verificare, exemplele, etc. pentru a susine managementul informaiilor n cadrul guvernului. Acestea pot fi folosite pe post de agend de lucru pentru toi angajaii guvernului. Ghiduri de servicii de managementul informaiilor. Acestea asigur ndrumarea n ceea ce privete abordrile i practicile n sprijinul serviciilor de managementul informaiilor.

2.

3.

Urmtoarele puncte se adreseaz serviciilor i activitilor adiionale. Managementul arhivelor descrie procesele utilizate pentru a evalua i determina dac nregistrrile scrise sunt de valoare. Managementul serviciilor ATIP descrie procesele care asigur accesul la informaiile guvernamentale ntr-un mod adecvat, i compatibil cu interesele publice i confidenialitatea personal. Modelarea datelor descrie procesele folosite pentru managementul modelelor de date i standardelor de date, i este utilizat pentru intrarea n legtur cu grupurile de transformare a afacerilor i grupurile tehnologice.

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

Pagina 5 din 6

Managementul informaiei

Managementul documentelor/ nregistrrilor scrise descrie procesele utilizate pentru managementul activitilor informaionale, (de ex., analiza, stocarea, identificarea valorii informaiilor, i proiectarea de sisteme de management al nregistrrilor scrise). Managementul bibliotecilor descrie procesele utilizate pentru managementul informaiilor n cadrul unei biblioteci a guvernului, (de ex. achiziionarea de cri i alte publicaii, acorduri de schimb, evaluri de servicii pentru clieni, i sisteme de biblioteci). Uneltele de descoperire pentru managementul informaiilor descriu procesele utilizate pentru uneltele de management al informaiilor care sprijin descoperirea informaiilor, (de ex. directoarele, uneltele de clasificare, i motoarele de cutare). Sistemele de managementul informaiilor nglobeaz procesele utilizate pentru administrarea ansamblului de sisteme informaionale. Managementul portalurilor descrie procesele utilizate pentru managementul portalurilor principale cu uneltele i tehnicile necesare pentru implementarea la nivelul ntregului guvern. Managementul publicaiilor pe Internet i al altor publicaii descrie procesele utilizate pentru managementul site-urilor web, (de ex. de revizuire i aprobare a coninutului); managementul legturilor ntre guvern i siteurile din sectorul privat; i arhivarea informaiilor. Alte ghiduri pentru managementul uneltelor i serviciilor de MI descriu procesele utilizate pentru managementul altor servicii/sisteme/unelte de MI precum corespondena, proiectarea formularelor, serviciile potale, etc.

9.
sunt:

Standardele i directivele CMI

Standardele i directivele CMI sunt clasificate n domenii complementare, acestea fiind prezentate n continuare. Ele

Standardele i directivele legate de management. Acestea asigur ndrumarea n ceea ce privete integrarea cerinelor i funciilor de management n scopul de a efectua managementul informaiilor sub forma unei resurse de afaceri. Acest lucru este necesar pentru a avea certitudinea c managementul informaiilor este sprijinit de o form de autoritate puternic i cadru de responsabilitate, iar consideraiile de managementul informaiilor sunt incluse n toate funciile managementului. Standardele i directivele pentru ciclul de via al informaiilor. Acestea se adreseaz consideraiilor i cerinelor de la fiecare stadiu al ciclului de via al informaiilor. Cerinele specifice sunt definite de natura i de modurile de folosire a informaiilor. Etapele principale din ciclul de via al informaiilor urmeaz de obicei nevoia de a planifica, colecta, crea, primi, capta, organiza, folosi i rspndi, menine i conserva aceste informaii, i n final de renunare la ele. Regulile i considerentele de baz care s ndrume managementul informaional trebuie s fie identificate n cadrul fiecrei etape n parte. Standardele i directivele comune de cerine legale i de politic. Este necesar ca cerinele comune legale i de politic s fie luate n calcul i impuse pentru toate etapele ciclului de via al informaiilor. Acest lucru include accesul la informaii, confidenialitatea i intimitatea, proprietatea intelectual, securitatea, rspunderea, limbile oficiale (atunci cnd este cazul), i comunicaiile. Toate aceste elemente pot proteja i asigura sigurana informaiilor folosite n activitile de guvern.

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

Pagina 6 din 6