Lect. Drd. Octavian Dospinescu, Prof. Dr.

Doina Fotache NAVISION prezentare introductiv Navision este un produs de tip ERP promovat de compania Microsoft i care se adreseaz n principiu organizaiilor de dimensiuni medii/mari. Platforma general spre care se va tinde const ntr-o integrare a tehnologiilor web cu SQL Server + OLAP + Visual Studio .NET. Ca mod de lucru general, trebuie cunoscut faptul c interfaa grafic este organizat n 4 zone funcionale: 1. Bara de meniu + bara de instrumente 2. Zona de acces la module (Management Financiar, Vanzari Marketing, Cumprri, Depozit, Fabricaie, Planificare Resurse, Service, Resurse Umane, Administrare, Comenzi rapide). De regul aceste module se afl n partea din stnga jos a ecranului de lucru. 3. Zona de opiuni ale modulului curent selectat. Aceast zon se actualizeaz pe msur ce sunt selectate modulele i se prezint sub forma unui arbore, ale crui ramuri/frunze ne vor conduce ctre funcionalitatea efectiv. 4. Zona funcional (zona de lucru efectiv) se afl n partea central-dreapt a ecranului i conine formularul/raportul curent, n funcie de seleciile precedente. -

Figura nr. 1 Zonele funcionale din Navision

nainte de a ncepe aplicaii propriu-zise, trebuie fcute cteva precizri: - Modelele de procese implementate n Navision nu coincid n toate cazurile cu modelele clasice ntlnite n Romnia sau predate n cadrul altor discipline

Lect. Drd. Octavian Dospinescu, Prof. Dr. Doina Fotache n cazul n care avei senzaia c v-ai pierdut n aplicaie i c nu mai deinei controlul, una dintre urmtoarele variante sunt posibile: i. Fie chiar ai pierdut controlul (ceea ce rar se poate ntmpla) ii. Fie nu suntei poziionai n modulul corect (adic de fapt ncercai s cutai acul n alt car cu fn). ncercai aadar s fii contieni de modulul n care lucrai la momentul curent.

O prezentare clasic ar ncepe probabil cu simpaticul plan de conturi, ns avnd n vedere gusturile dvs. n materie de contabilitate, o s ncercm s amnm puin aceast pastil amar i s ncepem cu un nomenclator uzual. Adic ne vom strdui s introducem un nou client n baza de date. Oricum ar fi, fr puine noiuni contabile chiar nu se poate: fiind vorba de clieni, n mod implicit este vorba de creane. Aadar, selectm modulul Managament Financiar, opiunea Creane/Clieni. Ca regul general, notaiile din prezentul material vor respecta standardul: Nume_modul/Nume_opiune/Nume_subopiune/... Management Financiar/Creane/Clieni

Figura nr. 2 Ecranul nomenclatorului de clieni

Este destul de dificil de prezentat n mod dinamic operaiunile n cazul unui material static (scris) cum este cel de fa, ns vom ncerca s enumerm principalele operaiuni care se pot realiza: - navigarea n cadrul setului de nregistrri: se utilizeaz butoanele sgei din bara de instrumente (primul, precedentul, urmtorul, ultimul) - prezentarea clienilor sub forma unei liste (asemntoare cu una Excel): fie se acioneaz tasta F5, fie butonul corespunztor din bara de instrumente (cel de la sfritul butoanelor de navigare) 2

Lect. Drd. Octavian Dospinescu, Prof. Dr. Doina Fotache

Figura nr. 3 Prezentarea nomenclatorului sub form de list

adugarea unui nou client se realizeaz cu tasta F3 sau prin poziionarea pe ultima nregistrare care permite adugarea de noi informaii

Pentru fiecare client exist o multitudine de informaii care pot sau trebuie introduse, n paginile care sunt enumerate n partea de sus a ecranului curent: General, Comunicare, Facturare, Pli, Livrare, Comer Exterior, Commerce Portal. Spre exemplificare, prezentm ecranul pentru un nou client al crui nume este Client unu i care are caracteristicile prezentate n figura urmtoare:

Lect. Drd. Octavian Dospinescu, Prof. Dr. Doina Fotache

Figura nr. 4 Noul client introdus (seciunea General)

De asemenea, putem introduce informaii legate de modalitile de contactare a clientului, n seciunea Comunicare.

Figura nr. 5 Elemente de contact ale clientului

Din punct de vedere al modului de facturare pentru clientul respectiv, el trebuie ncadrat n grupe generice care vor asigura nregistrarea corect a conturilor.

Lect. Drd. Octavian Dospinescu, Prof. Dr. Doina Fotache

Figura nr. 6 Stabilirea parametrilor de facturare (seciunea Facturare)

De asemenea, trebuie precizate i cteva elemente definitorii ale modului n care se vor realiza plile, n seciunea Pli.

Figura nr. 7 Seciunea pli

Stabilim i parametrii necesari pentru operaiunile de livrare.

Lect. Drd. Octavian Dospinescu, Prof. Dr. Doina Fotache

Figura nr. 8 Parametrii de livrare

Ultimele dou seciuni (Comer Exterior i Commerce Portal) sunt mai puin importante la acest moment. nchiderea ecranului curent va avea ca efect memorarea clientului n nomenclator. Ca s ne convingem, nu avem dect s selectm opiunea de vizualizare tip list (F5, mai inei minte?!? ) Avem aadar un client. Ar fi cazul s-i lum banii!!! Dar mai nti trebuie s-i vindem ceva, iar el s cumpere. Pentru a cumpra, trebuie s fac o comand. Pentru a face o comand, are nevoie de o ofert din partea noastr. Cam ncurcate sunt procesele acestea, nu-i aa? Partea interesant este c acest proces are o logic destul de simpl: Trimitere ofert -> acceptare ofert i ntocmire comand -> facturare Aadar, ne poziionm n Vnzri Marketing/Procesare Comenzi/Oferte i ntocmim prima ofert:

Lect. Drd. Octavian Dospinescu, Prof. Dr. Doina Fotache

Figura nr. 9 Prima ofert

Navision v permite s inei evidena tuturor vnzrilor, din momentul n care se creeaz ofertele i pn la momentul livrrii comenzii finale. Avei posibilitatea s parametrizai facturi, iar stocurile se pot actualiza automat n funcie de vnzare. Toate tabelele sunt corelate, iar informaiile din cmpuri se copiaz dintr-o parte n alta a programului, astfel nct introducerea informaiilor s se fac o singur dat. n plus, avei posibilitatea s schimbai informaiile din fiecare antet sau din fiecare linie dac este necesar. Antetul de vnzare constituie baza tranzaciilor care implic vnzri i trecerea lor n eviden. Fie c se creeaz o ofert, o comand general, o factur, o comand, o comand general sau o not de credit, se utilizeaz acelai antet de vnzare cu aceleai informaii, cu toate c se vor afia n ferestre diferite. Toate documentele corelate cu Vnzri i Creane (Oferte, Comenzi generale, Comenzi, Facturi, Note de credit, Livrri nregistrate, Facturi nregistrate i Note de credit nregistrate) sunt alctuite dintr-un antet de vnzare i dintr-un numr de linii de vnzare. Antetul de vnzare conine toate informaiile relevante despre clienii crora li se vinde i clienii crora li se factureaz, cum ar fi numele, adresa, numrul documentului i data. Are patru file: Generaliti, Facturare, Livrare i Comer exterior. Aceste file conin informaii despre clientul de destinaie a vnzrii, clientul de destinaie a notei de plat, despre livrri i valut. Programul regsete automat majoritatea acestor informaii din tabelul Client. Liniile de vnzare conin informaii (cum ar fi numrul, cantitatea i preul articolelor) referitoare la articolele din stocuri. Sumele din liniile de vnzare se exprim n valuta surs, mai puin atunci cnd numele de cmp indic faptul c suma este n MN. Valuta surs este valuta care este reprezentat de codul valutar din antetul de vnzare.

Lect. Drd. Octavian Dospinescu, Prof. Dr. Doina Fotache Pentru a crea o nou comand, completai antetul de vnzare, apoi parametrizai liniile. Programul va copia automat orice informaie relevant din antet n liniile de vnzare. Dup ce ai completat antetul de vnzare i liniile de vnzare asociate ntr-o ofert sau ntr-o comand general, avei posibilitatea s creai o comand fcnd clic pe butonul ntocmire comand. Dup ce ai completat antetul de vnzare i liniile de vnzare asociate dintr-o comand, factur sau not de credit, trebuie s nregistrai pentru a crea o livrare, o factur sau o not de credit. Dac dup ce ai ntocmit oferta, dorii s o previzualizai, trebuie s apsai butonul Imprimare... i apoi Examinare. n funcie de driverul de imprimant instalat, va fi generat previzualizarea.

Figura nr. 10 Previzualizarea ofertei

Presupunnd c oferta a fost acceptat de client, el va trimite o comand bazat pe datele din aceast ofert. Acionnd click pe butonul ntocmire comand, putem genera automat comanda asociat ofertei. E posibil s apar un ecran de avertizare n cazul n care stocul disponibil din respectivul produs nu este suficient pentru onorararea comenzii.

Lect. Drd. Octavian Dospinescu, Prof. Dr. Doina Fotache

Figura nr. 11 Avertizare stoc insufficient (rspundem totui DA)

Ca rezultat, ar trebui s se transforme oferta n comand ferm:

Nu credem pn nu vedem. Mergem n Vnzri Marketing/Procesare Comenzi/Comenzi i acionm hotrt F5, pentru a vedea lista tuturor comenzilor. Printre ele ar trebui s se afle i comanda pe care am procesat-o anterior.

Figura nr. 12 Lista comenzilor (1005 e cea care ne intereseaz)

Lect. Drd. Octavian Dospinescu, Prof. Dr. Doina Fotache Pe baza acestei comenzi putem s ntocmim o factur i/sau s efectum o livrare. Din butonul de jos numit Inregistrare... stabilim acest lucru (sau folosind tasta F11).

Figura nr. 13 Inregistrarea unei comenzi n vederea ntocmirii unei facturi

Figura nr. 14 Intocmirea facturii pe baz de comand

n mod normal, ar trebui s putem nregistra factura pe care s o putem apoi gestiona din punct de vedere al plilor, jurnalelor etc. Deocamdat documentaia se oprete aici, urmnd ca pn la sfritul orei s v dai cu prerea cu privire la modalitile de vizualizare ale documentelor parcurse anterior i ale jurnalelor aferente.

10