Sisteme Informatice Elemente Fundamentale

Cuprins
1. Sistemele informatice n activitatea economic ..................................... 2. Concepte ale sistemelor informatice ........................................................ 3. Tipuri i categorii de sisteme informatice .............................................. 4. Proiectarea i implementarea de sisteme informatice ......................... 5. Modelarea n sistemele informatice .......................................................... 6. Inteligena artificial i sistemele expert .............................................. 7. Tehnologii inteligente de vrf .................................................................... 8. Hardware pentru sisteme informatice ..................................................... 9. Software pentru sisteme informatice ...................................................... 3 11 17 41 53 65 75 83 89
10. Sisteme informatice de marketing .......................................................... 133 11. Sisteme informatice pentru turism ......................................................... 139
Bibliografie selectiv ......................................................................................... 146
Sistemele informatice n activitatea economic
SISTEMELE INFORMATICE N ACTIVITATEA ECONOMIC
Sistemele informatice ca form mai larg, cuprinztoare constituie un cmp esenial de studiu n administrarea afacerilor i management, domenii considerate majore n zona economic. Astfel, sistemele informatice trebuie s rspund la problemele legate de administrarea hardware-ului, software-ului, a datelor, precum i a reelelor informatice, ntr-un mod strategic pentru succesul n afaceri. Importana sistemelor informatice rezid n principal n nelegerea efectiv i responsabil de ctre toi conductorii (managerii) sau persoanele dintr-o organizaie a necesitii adaptrii la societatea informaional global. Sistemele informatice devin astzi tot mai mult o component vital a succesului n afaceri pentru o organizaie sau un ntreprinztor. Managerii sau utilizatorii (finali sau nu) nu trebuie s cunoasc tehnologiile complexe sau conceptele abstracte ori aplicaiile specializate din cmpul sistemelor informatice, ci s aib definit cadrul conceptual n cel puin cinci zone, i anume: Conceptele fundamentale ale sistemului informatic; Tehnologia sistemelor informatice; Aplicaiile sistemelor informatice;
3
Dezvoltarea de sisteme informatice; Managementul sistemelor informatice. Conceptele fundamentale ale sistemului informatic Conceptele de baz ale sistemului informatic asigur elementele tehnice i de comportament care ajut la fundamentarea aplicaiilor comerciale, a procesului de luare a deciziilor i de construire a unui avantaj strategic al firmei fa de competitori. Tehnologia sistemelor informatice Tehnologia sistemelor informatice este reflectat de dezvoltarea i managementulului n tehnologia informaiei (hardware, software, reele, Internet, managementul bazelor de date sau a altor tehnologii de prelucrare a informaiilor). Aplicaiile sistemelor informatice Utilizarea sistemelor informatice prin aplicaiile sale n domeniul operaional, managerial asigur i crearea unui avantaj competitiv al organizaiei de la nivelul local, intern (n colaborarea dintre compartimente, ntre nivelele ierarhice) pn la formele comerului electronic, schimbului de informaii utiliznd Internetul etc. Dezvoltarea de sisteme informatice Dezvoltarea de sisteme informatice reprezint modul n care utilizatorii (finali) elaboreaz sisteme informatice
4
pentru a rezolva problemele din cadrul organizaiei sau pentru a crete productivitatea. Managementul sistemelor informatice Managementul sistemelor informatice se refer la modul n care se administreaz resursele informatice precum i strategiile legate de implicarea i utilizarea tehnologiei informaiei la diferite niveluri: utilizator final, organizaie i global. Definirea sistemului informatic Un sistem informatic este acela n care informaia trece printr-un format digital - altfel spus, se transform, se prelucreaz sau se exprim ntr-o form digital. Sistemele informatice n sensul definiiei de mai sus au aprut odat cu dezvoltarea sistemelor de calcul, a computerelor, deci. Aceste sisteme au fost integrate n sistemele informaionale iar n prezent considerm c termenul de sistem informaional tinde s scad din ce n ce n importan deoarece exist din ce n ce mai puine activiti n care s nu se foloseasc informaii n form digital. Un sistem informaional este astfel i un mod organizat de a combina oameni, hardware, software, reele de comunicaie cu resursele de date care colecteaz, transform i disemineaz informaia ntr-o organizaie. Sistemele sunt compuse din canale de informaie care pot fi clasificate n: a) formale i informale; b) personale i impersonale; c) publice i private.
5
Canalele de informaie pot fi utilizate n diferite moduri i combinaii de ctre diferii oameni sau de ctre diferite comuniti. Tipuri de sisteme informaionale Evident, informatice: exist mai multe tipuri de sisteme
1. Sistemul informaional manual (ce utilizeaz creionul i hrtia); 2. Sistemul informaional informal (ce utilizeaz cuvintele); 3. Sistemul informaional formal (ce utilizeaz procedurile scrise); 4. Sistemul informaional bazat pe computer (sistemul informatic) care utilizeaz hardware, software, reelele de calculatoare, inteligena artificial sau alte forme ale tehnologiei informaiei ce permit transformarea datelor n produse informatice utilizate n procesul de luare a deciziilor de ctre manageri. n prezent remarc existena unor echipamente care vin s transforme informaia din forma scris direct n cea digital, comenzi ale soft-urilor ce exprim n form vocal, conversia textului dictat n form digital sau citirea de documente electronice (voice-command, dictation sau text-tospeech). Aspecte etice ale sistemelor informatice Elementele de natur etic, dintr-o perspectiv managerial precum i ca un aspect al societii globale se refer la:
6
Utilizarea tehnologiei informaiei n mod impropriu, iresponsabil sau duntor societii ( de exemplu: e-mail-uri agresive, cookies etc.); Utilizarea corect a resurselor de date ale organizaiei (de exemplu: respectarea confidenialitii informaiilor); Stabilirea rspunderii pentru cei care nu respect elementele de mai sus; Utilizarea de soft-uri fr plata copyright-ului.
Dimensiunea etic a sistemelor informatice privete aspectele care asigur c utilizarea tehnologiei informaiei i a sistemelor informatice nu se face ntr-o manier improprie sau iresponsabil care afecteaz persoanele individuale sau societatea. Din acest punct de vedere este foarte important ca n cadrul societii globale informaionale toi membrii acesteia s beneficieze de resursele informaionale i s aib scopuri strategice comune att la nivelul individual, naional ct i global. Utilizarea sistemelor informatice nivelul organizaiei poate duce la la creterea profitului dar i la economii de materii prime, energie sau alte resurse importante la nivel global. Relaia dintre sistemele informatice i organizaie Sistemele informatice joac un rol vital n succesul unei organizaii. Astfel, prin acestea se pot asigura infrastructura informaional intern (prin Intraneturi) sau extern, interorganizaional (prin extraneturi) pentru necesitile business-ului n:
7
- Asigurarea eficienei operaionale; - Asigurarea unui management eficient; - Asigurarea unui avantaj competiional. Succesul unui sistem informatic nu trebuie msurat numai prin eficiena sa (n minimizarea costurilor, timp sau utilizarea resurselor de informaie) ci i prin suportul pe care l asigur n: Elaborarea strategiilor de afaceri; Desfurarea proceselor comerciale; mbuntirea structurii organizaionale i a culturii organizaiei; Creterea cifrei de afaceri i valorii firmei ntr-un mediu dinamic, concurenial. Din punct de vedere individual - managerial sistemul informatic reprezint reprezint: un mijloc important pentru asigurarea funcionalitii business-ului; un factor esenial ce influeneaz eficiena operaional, productivitatea angajailor i a relaiei cu clienii; o sum de baz de informaii care asigur luarea de decizii corecte; un mijloc de a dezvolta noi produse (servicii) ce asigur un avantaj competitiv; una din cele mai importante resurse ale organizaiei i de analiz a costului businessului.
Alte aspecte ce privesc sistemele informatice contemporane Schimburile tot mai rapide n mediul de afaceri au determinat ca sistemele informatice s ajung o component esenial a organizaiei n ndeplinirea scopului acesteia (n esen obinerea de profit). Astfel utilizarea tehnologiei informaiei a devenit un aspect indispensabil n funcionarea organizaiei mai ales n prezent cnd se fac simite noi tendine n evoluia organizaiilor i anume: 1. utilizarea Internetului la nivelul organizaional local sau global; 2. apariia de organizaii Internet ce i desfoar business-ul numai n aceast zon; 3. globalizarea; 4. reformularea procesului de business. 1. Utilizarea Internetului la nivelul organizaional local sau global n perioada actual majoritatea firmelor mari i-au dezvoltat sisteme informatice la nivel global ca o consecin a diferenelor dintre costurile materiilor prime, forei de munc n diferitele locuri de pe glob, totodat, remarcndu-se i existena unor firme mici i mijlocii care folosesc Internetul devine un mijloc principal de comunicare pentru activitatea comercial, un mijloc important de promovare .a.m.d. 2. Apariia de organizaii Internet Tot ca o consecin a Internetului i a globalizrii se remarc n prezent apariia de forme care i desfoar activitatea numai pe Internet avnd ca domeniu de activitate:
9
distribuia de soft-uri, licitaii, site-uri de distracie etc. O organizaie Internet utilizeaz Internetul, Intranetul i Extranetul precum i alte reele pentru a asigura suportul activitii comerciale. 3. Globalizarea Relaia Internet - globalizare poate fi privit ca o relaie n care fiecare factor l determin pe cellalt. Globalizarea este un fenomen amplu i tinde s se accentueze din ce n ce mai mult. Dac la nivelul firmelor mari globalizarea s-a impus, iat c n prezent tot mai multe firme mici i mijlocii se integreaz n acest fenomen. 4. Reformularea procesului de business Procesul de business este format din orice grup de activiti efectuate n scopul de a produce un anumit rezultat specific orientat spre client sau spre pia. Acest rezultat apare ca o consecin la pasul trei. ntr-o organizaie modern tehnologia informaiei se impune determinnd noi orientri i utilizarea de mijloace din ce n ce mai sofisticate inteligen artificial, sisteme expert etc. Mediul de afaceri este ntr-o continu schimbare i se impun noi tehnici i metode de elaborare a acestui proces. Reformularea procesului de business (dup Michel Hammer) este fundamentat pe un nou tip de gndire i de schimbri n modul de desfurare a business-ului care se caracterizeaz prin schimbri radicale i noi abordri ale acestuia cu efecte n costuri, calitate, service i vitez de desfurare.
10
Concepte ale sistemelor informatice
CONCEPTE ALE SISTEMELOR INFORMATICE
2.1 Conceptul de sistem Conceptul de sistem are un rol de baz n domeniul sistemelor informatice. Odat neles, acesta vine s fundamenteze alte concepte conexe din domeniile tehnologiei, aplicaiilor, dezvoltrii i managementului sistemelor informatice. Conceptul de sistem este legat de: reelele de calculatoare ca elemente componente ale sistemelor de prelucrare a informaiilor; utilizarea computerelor din domeniul business-ului; tehnologiile de management-ul informaiei care au un rol deosebit de important asupra calitii, valorii business-ului etc. Definiia sistemului Un sistem este format dintr-un grup de componente ntre care se stabilesc relaii i care conlucreaz spre un scop comun prin acceptarea de intrri i producerea de ieiri printr-un proces (de transformare). Intrri Proces
Fig. 2.1 Diagrama unui sistem
Ieiri
11
Intrri (input) - sunt elementele care intr n sistem pentru a fi prelucrate; Proces - reprezint procesul de transformare a intrrilor n ieiri; Ieiri (output) - sunt elementele care au fost rezultate prin procesul de transformare. Pe lng aceste componente mai exist nc dou adiionale: feed-back (rspunsul) i controlul. Un sistem cu feedback i control este un sistem cibernetic. Feed-back sunt datele care reprezint performanele sistemului Controlul implic monitorizarea i evaluarea feed-back-ului n scopul de a determina msura n care sistemul se ndreapt ctre ndeplinirea scopului. Funcia de control face necesar ajustarea intrrilor din sistem pentru a asigura c acesta va produce ieirile corespunztoare. 2.2 Clasificarea sistemelor n cazul sistemelor, putem vorbi despre: Din punct de vedere ierarhic Subsistem un sistem care face parte dintr-un sistem mai mare. Cel mai mare sistem este considerat a fi mediul nconjurtor sau universul.
12
Suprasistem un sistem alctuit din alte sisteme (subsistem) Din punct de vedere relaiei dintre sisteme Limitele sistemului un sistem este separat de mediul unde acioneaz i alte sisteme prin graniele (limitele) sale. Sisteme deschise sisteme care interacioneaz cu altele aflate n acelai mediu se consider a fi un sistem deschis, conectat cu mediul sau prin intrri-ieiri. Sisteme nchise sisteme nu care interacioneaz cu altele i care n timp decad i dispar Sisteme adaptive sisteme care au abilitatea de a se modifica singure sau de a-i modifica mediul n care acioneaz n scopul de a i prelungi existena. 2.3 Componentele unui sistem informatic Modelul unui sistem informatic exprim cadrul conceptual pentru componentele principale i activitatea sistemului informatic. Sistemul informatic depinde de resursele umane, de hardware i software pentru a realiza intrrile n sistem, prelucrrile, ieirile din sistem, precum i activitile de control care convertesc datele n produse informaionale. Elementele componente ale unui sistem informatic: Oameni, hardware, software i date care sunt elementele de baz: Resursele umane - includ att utilizatorii ct i specialitii; Hardware includ echipamentele;
13
Software includ programe i proceduri; Datele sunt transformate prin activitile de procesare ntr-o mare varietate de produse informaionale pentru utilizatori
Un alt aspect important l reprezint procesarea informaiilor. Aceasta const n introducerea, prelucrarea, ieirea i stocarea i activitile de control. Datele sunt fapte brute sau observaii n general despre fenomene fizice sau tranzacii comerciale. Datele au un caracter obiectiv sunt msurabile prin caracteristicile lor. Informaiile sunt deja procesate, au un anumit neles i sunt folositoare utilizatorului. Datele sufer un proces de adugare de valoare prin: agregare, manipulare i organizare analizarea i evaluarea coninutului lor utilizarea lor ntr-un context folositor pentru utilizator
Activitile dintr-un sistem informatic Principalele activiti dintr-un sistem informatic sunt cele de prelucrarea informaiilor. Acestea includ: a - Introducerea datelor; b - Procesarea datelor pentru obinerea de informaii; c - Ieirea procedurilor informaionale; d - Stocarea resurselor infomaionale; e - Controlul performanelor sistemului. a. Introducerea datelor datele despre tranzaciile comerciale sau despre alte evenimente trebuie s fie adunate i pregtite pentru prelucrare. Introducerea se
14
refer la editarea de nregistrri. Odat introduse, datele pot fi transferate pe un suport (magnetic/optic) pn la prelucrare. b. Prelucrarea datelor datele care sunt subiectul activitilor de prelucrare cuprind: calcule, comparri, sortri, clasificri sau nsumri. Aceste activiti organizeaz, analizeaz i manipuleaz datele convertindu-le n informaii pentru utilizatori. Ieirea produselor informaionale informaiile rezultate n urma prelucrrii apar n forme variate pentru a fi transmise utilizatorilor n forma solicitat de acetia. Informaiile trebuie s ndeplineasc anumite condiii de calitate ce se refer n general la: d. timp viteza cu care informaia ajunge la utilizator; coninut atributele care confer valoare informaiei; form felul n care ajunge la utilizator;
c.
Stocarea produselor informaionale aceast activitate nu constituie o component foarte important n cadrul sistemelor informatice. Ea reprezint activitatea dintrun sistem informatic n care datele i informaiile sunt depozitate ntr-un mod organizat n vederea unei utilizri ulterioare. Atunci procesul de regsire este necesar utilizatorilor prin rapiditatea i acurateea sa. Suporturile utilizatorilor pentru stocarea datelor i informaiilor sunt n general magnetice sau optice.
15
e.
Controlul performanelor sistemului reprezint o activitate de mare importan n cadrul sistemului informatic o reprezint controlul performanelor sale. Aceast activitate are n vedere urmtoarele elemente: un sistem informatic produce un feed-back despre intrrile, procesul i ieirile sale precum i despre activitatea de stocare. Feed-back-ul trebuie monitorizat i evaluat pentru a determina dac sistemul urmeaz s-i ating scopul prin performanele sale. Feed-back-ul va trebui utilizat pentru a efectua ajustri n activitatea sistemului pentru a-i corecta deficienele.
16
Tipuri i categorii de sisteme informatice
TIPURI I CATEGORII DE SISTEME INFORMATICE
O viziune sistemic, de ansamblu a organizaiei permite cteva opiuni n a o defini. Se poate construi astfel, un model logic alctuit din subsisteme bazate pe circuitul resurselor: munc, bani, materii prime. Mai mult, putem avea n vedere nivelurile managementului care n funcie de modalitatea de luare a deciziilor poate fi alctuit din subsisteme cum ar fi cele de natur geografic, regional, a pieei etc. Client Vnzare Departamentul Vnzri Procesare comanda Departamentul Operaional Aprobare credit Departamentul Financiar-contabil
Fig. 3.1 Sistem de generare de profit
n cele mai multe organizaii, departamentele sunt alctuite prin gruparea unor funcii. Departamentul financiar-contabil este alctuit din persoanele care ndeplinesc funcii de natur financiarcontabil iar departamentul de marketing de cei care se ocup de
17
aceste activiti, .a.m.d. Este important ca fiecare dintre aceste departamente s fie considerat un subsistem n sine. n decursul timpului s-au evideniat mai multe forme de a gestiona activitatea economic prin utilizarea sistemelor informatice. n timp ele ar putea fi sintetizate aa: Anii 50 60 Prelucrarea electronic a datelor rolul sistemelor informatice era de a procesa tranzaciile, de a ntreine (edita) nregistrrile i de a oferi diverse rapoarte. Top management Staff/intermediares (management operational) Middle management (management n. intermediar) First line management Sisteme pentru prelucrarea tranzaciilor (management n. baz) Sisteme pentru nivelul executiv (management de vrf) Sisteme Expert / Sisteme pentru fundamentarea deciziei Sisteme informatice pentru management
Fig. 3.2 O viziune ierarhica a sistemelor informatice
18
Tabelul 3.1
SPT SIM Intrri Date, Tranzacii Date prelucrate, Modele Proces Clasificare, sortare, actualizare Generare de rapoarte, date de management, modele simple, interogri rspunsuri la interogri, modelri, simulri Analize personalizate Analize Ieiri Rapoarte detaliate Date prelucrate Decizii de rutin, rspunsuri la interogri Rapoarte speciale Proiecte, trenduri Soluii la probleme care necesit experien
SFD SIE SE
Date prelucrate, Modele Date prelucrate, Rapoarte Analize Fapte, corelaii reguli
Legenda: SPT SIM SFD SIE SE sisteme pentru prelucrarea tranzaciilor sisteme informatice pentru management sisteme pentru fundamentarea deciziei sisteme pentru activitatea executiv sisteme expert
Anii 60 - 70 Managementul sistemelor informatice Acest mod organizare avea rolul de a oferi managerilor (ca utilizatori ai sistemelor informatice) diverse rapoarte predefinite de management care le ofereau informaiile necesare pentru luarea deciziilor.
19
Anii 70 - 80 Sistemele pentru fundamentarea deciziei aceste sisteme nou aprute aveau rolul de a oferi managerilor utilizatori un suport ad-hoc pentru fundamentarea deciziei. Acest suport era croit pentru anumite probleme specifice i era mijlocit de compartimente specializate (alctuite din informaticieni). Anii 80 - 90 Sisteme orientate utilizator Sisteme de prelucrare pentru utilizator - utilizatorii finali (fr a fi specialiti n informatic) pot utiliza resursele de calcul pentru a i fundamenta deciziile fr a mai apela la intermediari (compartimentul informatic, informaticieni); Sisteme informatice pentru nivelul executiv rolul acestor sisteme informatice este de a da nivelului decizional de vrf posibilitatea de a obine informaiile necesare pe care le doresc, cnd doresc i n forma pe care o doresc; Sisteme expert rolul acestor sisteme este de a servi drept consultani (experi) pentru utilizator n anumite domenii, de obicei limitate. Anii 2000 Sisteme informatice strategice i globale - Sistemele informatice strategice rolul acestor sisteme este de a oferi un component integral al proceselor de business, de producie i service care ajut organizaia pentru a ctiga un avantaj competitiv; - Sisteme informatice globale care au rolul de a utiliza reelele (Intranet, Internet sau altele) globale n scopul de a interconecta utilizatorul, cu organizaia, de a asigura comunicaia i colaborarea ntre subsistemele
20
organizaiei pentru a asigura suportul desfurrii business-ului la un nivel de eficien maxim. 3.1 Modaliti de structurare a sistemelor informatice Sistemele informatice din prezent pot fi construite n aa fel nct s poat fi utilizate i n mod centralizat ct i descentralizat n activitile operaionale i de luare a deciziei. a) Avantajele centralizrii acest mod de lucru poate conecta toate componentele unei organizaii prin reele de comunicaii care ofer managementului posibilitatea de a centraliza procesul de luare a deciziei (deciziile ce erau luate la nivelul de jos); se poate promova centralizarea operaiilor care reduce numrul de birouri, depozite i alte spaii de munc. b) Avantajele descentralizrii utilizare de reele distribuite de calculatoare la mai multe puncte de lucru ce ofer managerilor de vrf posibilitatea de a delega deciziile la nivelul managementului de mijloc; managementul poate descentraliza activitatea operaional prin creterea numrului de grupuri care au acces la informaie i comunicaie. c) Tendine n structurarea sistemelor informatice Dac la nceputul utilizrii calculatoarelor sistemul de lucru era organizat ntr-un compartiment distinct - centralizarea era
21
singura opiune - prin dezvoltarea tehnologiei informaiei, a computerelor puternice a determinat centralizarea hard-ului, softului i a specialitilor din sistemele informatice la nivelul corporaiilor. Dup aceast perioad dezvoltarea de PC-uri a determinat o tendin de descentralizare mai ales c au aprut reelele de calculatoare ce puteau fi accesate de orice utilizator. n perioada urmtoare a aprut necesitatea de a se stabili un control asupra resurselor informaionale ale organizaiei rezultat din descentralizarea de la nivelul unor organizaii i descentralizarea de la nivelul altora ceea ce ar semna cu nite sisteme hibrid. n fine, se remarc n prezent tendina de a transfera funciile sistemelor informatice unor firme din afara organizaiei ca integratori de sistem. 3.2 Categorii de sisteme informatice Sistemele informatice joac un rol important n a asigura suportul activitilor manageriale i operaionale n business. Din acest motiv exist posibilitatea de a clarifica tipologia sistemelor informatice la nivel conceptual n: 1. Sisteme informatice operaionale 2. Sisteme informatice pentru management 1. Sistemele informatice operaionale ar putea cuprinde: - sisteme informatice operaionale - sisteme pentru procesarea (prelucrarea) tranzaciilor - sisteme pentru controlul proceselor; - sisteme pentru colaborarea la nivelul organizaiei 2. Sisteme informatice pentru management cuprind: - sisteme informatice pentru management (n general); - sisteme informatice pentru fundamentarea deciziei;
22
- sisteme informatice pentru activitatea executiv. Sistemele informatice operaionale Sistemele informatice sunt necesare pentru a prelucra datele generate i utilizate n operaiile de business. Aceste sisteme informatice operaionale produc a varietate de produse informaionale pentru uz intern sau extern. Aceste informaii vor fi prelucrate mai departe de ctre sistemele informatice pentru management. n general acestea au rolul: - de a procesa date privind business-ul; - de a controla procese industriale. Sistemele informatice de prelucrare a tranzaciilor Aceste sisteme sunt orientate ctre prelucrarea datelor rezultate din business sau operaionale: vnzri, cumprri, inventar i ofer o varietate de produse informatice (liste, situaii etc.) de uz intern sau extern. Prelucrarea datelor se face n urma acumulrii (la o perioad de timp) sau n timp real. Sisteme informatice pentru controlul proceselor Sunt acele sisteme care utilizeaz computerul pentru a controla anumite procese fizice (linii de producie robotizate, fabrici automate etc.) Sistemele informatice pentru colaborarea la nivelul organizaiei Sunt sisteme care utilizeaz o gam larg de tehnologii informatice pentru a asigura colaborarea, comunicarea dintre angajaii (membrii) unei organizaii. Aceasta ajut la schimbul de idei, mprirea resurselor, coordonarea ntre membrii. Scopul acestor sisteme informatice este de a crete productivitatea i creativitatea echipelor i grupurilor de lucru dintr-o ntreprindere modern.
23
Sistemele informatice pentru management Aceast categorie de sisteme informatice sunt orientate spre a oferi suport i informaii pentru autoritatea efectiv de luare a deciziei. Ele asigur suportul pentru necesitile decizionale de la nivelul de vrf (strategic), la cel de mijloc (tactic) sau cel operaional. Sistemele informatice pentru management ofer o varietate de rapoarte specifice folositoare n activitile manageriale curente. Produsele informatice pot fi obinute la cerere, periodic sau cnd apar necesiti excepionale. Sisteme informatice pentru fundamentarea deciziei Aceste sisteme ofer managerilor utilizatori informaii ntrun mod interactiv ori de cte ori este nevoie. Managerii i genereaz informaiile de care au nevoie pentru decizii, folosind modele decizionale i baze de date specializate. Sisteme informatice pentru activitatea executiv Sunt sisteme care asist nivelul mediu i de vrf al managementului organizaiei. Ofer un acces imediat i uor la informaiile necesare atingerii obiectivelor strategice ale firmei. Au un mod uor de operare i nelegere. Inteligena artificial Este o combinaie ntre tiin i tehnologie, al crei scop este de a dezvolta computere care pot gndi. Se pornete de la ideea c dezvoltarea de funcii ale computerului sunt asociate n mod normal cu inteligena uman. Sistemele expert Sunt sisteme bazate pe computer i care i utilizeaz cunotinele n aplicaii specifice cu o complexitate ridicat i care acioneaz similar cu un consultant uman. Aceste sisteme se
24
compun dintr-o baz de cunotine (informaii) i nite module software care se interfereaz i comunic apoi rspunsul la ntrebrile utilizatorului. Sistemele de management a cunotinelor Cele mai multe organizaii au realizat c au devenit companii de creare de cunotine pentru a supravieui i se dezvolt ntr-un mediu de business ntr-o continu i rapid schimbare. Aceste sisteme sunt dezvoltate pentru a gestiona nvmntul organizaional i business know-how-ul. Sisteme informatice strategice Asigur rolul strategic al sistemelor informatice care implic utilizarea tehnologiei informaiei pentru dezvoltarea de produse, servicii, care se vor constitui n avantaje strategice fa de competitori pe piaa global. Aceast necesitate a creat sisteme informatice strategice care sprijin poziia competitiv i strategia ntreprinderii. Un sistem informatice strategic poate fi orice tip de sistem informatice care ajut organizaia s ctige un avantaj competitiv, s reduc din distana competitiv sau s-i ndeplineasc obiectivele strategice. Sisteme informatice pentru business Aceste sisteme pot sprijini direct att activitile operaionale ct i pe cele de management din zona business-ului: contabilitate, finane, managementul resurselor umane, marketing, turism i management operaional. Pot fi att sisteme informatice operaionale ct i sisteme informatice pentru management. Sistemele informatice integrate Sistemele informatice din lumea real sunt de fapt combinaii integrate a mai multor tipuri de sisteme informatice. Acestea sunt sisteme informatice bazate pe computere care
25
combin activitile desfurate de mai multe tipuri de sisteme informatice. Cele mai multe sisteme informatice sunt elaborate pentru a produce informaii i pentru a sprijini luarea deciziilor la diferite niveluri ale managementului, dar i pentru inerea de diverse evidene i prelucrare a tranzaciilor. Sistemele informatice dintr-o organizaie pot fi clasificate n funcie nivelul decizional cruia i se adreseaz, dup tipurile de programe pe care le utilizeaz etc. dar n final putem spune c toate vin s asigure o desfurare corespunztoare a activitii de management. 3.3 Sistemele de prelucrare a tranzaciilor Sistemele de prelucrare a tranzaciilor ntrein nregistrrile de rutin ale activitii organizaiei. Aceste sisteme se concentreaz asupra nregistrrilor de zi cu zi i desfoar activiti de procesri de date. Exemple: evidena vnzrilor, sistemele de rezervri, contabilitate operativ, eviden bancar etc. Sistemele de prelucrare a tranzaciilor proceseaz datele de rutin care circul ntr-o organizaie. Aceste sisteme sunt considerate structurate deoarece datele introduse sunt prelucrate n concordan cu procedurile operaionale standard. Sistemele de prelucrare a tranzaciilor sunt utilizate mai ales de funcionari care au puine (sau deloc) atribuii de management. Utilizatorii iau rareori decizii pe baza datelor de ieire furnizate de aceste sisteme. Sistemele de prelucrare a tranzaciilor prelucreaz un volum mare de date de detaliu ntr-o perioad scurt de timp. Datele trebuie s fie corecte i la timp. Rezultatele prelucrrii sunt bazele de date n care se regsesc tranzaciile efectuate i care devin punctul de plecare pentru sistemele informatice pentru management i a sistemelor informatice de fundamentare a deciziilor.
26
Aceste sisteme se utilizeaz permanent deoarece curgerea datelor este constant i se canalizeaz pe stocarea datelor i pe viteza de prelucrare a lor. 3.4 Sistemele informatice de management Aceste sisteme ofer informaii managerilor prin generarea de rapoarte (de rutin sau periodice) necesare activitii de zi cu zi sau strategice. Sistemele informatice de management sunt utilizate i pentru depistarea de probleme sau oportuniti. Exemple pot fi: analiza bugetului, rapoarte de personal, rapoarte agregate ale vnzrilor. Utilizarea acestor sisteme n scop de control se canalizeaz n general la nivelul departamentului, diviziei sau al corporaiei. Sistemele de acest tip utilizeaz att date interne (date din tranzacii) ct i externe (de la clieni, observaii) i le nsumeaz pentru activitile de planificare i control. Sistemele informatice de management se utilizeaz mai rar dect sistemele de prelucrare a tranzaciilor i se focalizeaz asupra informaiei i a eficienei. 3.5 Sistemele pentru fundamentarea deciziei Sistemele pentru fundamentarea deciziei sunt o categorie deosebit de important a sisteme informatice pentru management. Aceste sisteme sunt sisteme bazate pe computer care ofer un sprijin informaional interactiv managerilor n timpul procesului de luare a deciziei. Sistemele pentru fundamentarea deciziei utilizeaz: 1. Modele analitice 2. Baze de date specializate 3. Modele interactive (bazate pe computer)
27
Aceste sisteme sunt create pentru a fi utilizate ad-hoc, oferind rspunsuri rapide sau imediate care sunt managerilor ca utilizatori finali. Componentele unui sistem pentru fundamentarea deciziei includ: Elementele hardware Elementele software Date Modelul de prelucrare Resursele umane
Modelele sunt elemente deosebit de importante ale sistemelor pentru fundamentarea deciziei. O definiie* a modelului este c modelul reprezint o abstractizare simplificat a unei realiti care ilustreaz componente fundamentale i relaiile dintrun sistem. Sistemele pentru fundamentarea deciziei se bazeaz nu numai pe modele dar i pe baze de date ca resurse vitale pentru sistem. Baza pentru sistemele pentru fundamentarea deciziei este alctuit dintr-un ansamblu organizat de modele matematice. Aceste modele reprezint: - calcule simple i rutine analitice; - modele matematice care exprim relaii complexe dintre numeroase variabile. Pentru a transcrie modelele ntr-un limbaj agreat de computer sunt necesare software-uri. Cele mai utilizate programe pentru sistemele de fundamentare a deciziilor sunt:
*
Modele mai sunt tratate n acest curs n.a.
28
1. Programele de baze de date 2. Programele de calcul tabelar 1. Programele de baze de date (managementul bazelor de date) sunt programe specializate care permit crearea, utilizarea i ntreinerea bazelor de date integrate unui sistem de fundamentare a deciziilor*. Aceste soft-uri fac posibil definirea i modificarea structurii bazei de date, a nregistrrilor i relaiilor stabilite ntre cmpuri, stocarea i regsirea datelor precum i actualizarea i controlul bazei de date. 2. Programele de calcul tabelar sunt programe tot specializate cel puin la fel de importante ca soft-urile precedente. Acestea ofer cele mai multe faciliti n elaborarea de modele analitice, interactive care utilizeaz numeroase variabile. Programele de calcul tabelar sunt utilizate att pentru sistemele de fundamentare a deciziilor ct i pentru analiza business-ului. Mai mult, acestea pot fi utilizate i pentru rezolvarea de probleme ce necesit comparaii, estimri precum i evaluarea alternativelor. Utilizarea unui sistem de fundamentare a deciziilor implic patru tipuri de modele analitice de baz: 1. Analiza What-if 2. Analiza senzitivitii 3. Analiza Goal-seeking 4. Optimizrile
A se vedea capitolul de software n.a.
29
1. Analiza What-if n acest tip de model utilizatorul modific variabilele utilizate sau/i relaiile dintre variabile i apoi observ rezultatul acestor schimbri n valorile altor variabile. 2. Analiza senzitivitii Acest tip de model reprezint un caz special de analiz What-if. Astfel o valoare a unei variabile este schimbat n mod repetat iar rezultatele sunt observate n modificrile celorlalte variabile. De cele mai multe ori se utilizeaz atunci cnd decidenii sunt nesiguri n estimrile fcute asupra modificrilor unor variabile cheie. 3. Analiza Goal-seeking Acest model reprezint o viziune rsturnat de analiz What-if. n loc s se observe modificrile unei variabile afecteaz celelalte variabile, modelul Goal-seeking stabilete o valoare int pentru o variabil i face schimbri asupra celorlalte variabile pn valoarea int a fost atins. 4. Optimizrile Optimizrile reprezint o extensie deosebit de complex a unei analize Goal-seeking. Astfel se urmrete ca n loc de stabilirea unei valori int s se obin o valoare optim pentru una sau mai multe variabile n condiiile existenei mai multor constante (sau restricii). Se fac schimbri repetate n funcie de constantele folosite pn cnd se gsesc cele mai bune valori pentru variabilele int. 3.6 Sisteme informatice pentru nivelul executiv Sistemele informatice pentru nivelul executiv sunt sisteme informatice care au unele trsturi comune cu sistemele pentru
30
fundamentarea deciziilor. Sistemele informatice pentru nivelul executiv se focalizeaz asupra informaiilor strategice necesare managementului la nivelul de vrf. Scopul acestor sisteme este de a oferi factorilor de decizie de la nivelul de vrf accesul imediat i facil la informaiile necesare realizrii scopurilor strategice ale firmei. Nivelul de vrf decizional are nevoie de cantiti mari de informaie din diverse surse, precum scrisorile, notele, rapoarte periodice sau rapoarte produse de alte sisteme informatice. Aceste sisteme trebuie s ofere un acces rapid, uor de accesat cu interfee prietenoase, folosind elemente grafice Componentele unui sistem informatice pentru nivelul executiv Sistemul informatic pentru nivelul executiv, la nivel conceptual are cteva caracteristici cum ar fi: Utilizarea de reele de calculatoare Soft-ul pentru sistemele informatice pentru nivelul executiv utilizeaz sistemul de telecomunicaii iar soft-ul de baze de date ofer acces la informaiile din mediul intern sau extern i un acces instantaneu la interogri Ofer o mare varietate de informaii privitoare la situaia prezent a organizaiei ct i estimrile privind situaia viitoare Sistemele informatice pentru nivelul executiv au posibiliti de a modela analitic i a evalua alternativele pentru sistemele pentru fundamentarea deciziei Informaiile oferite de sistemele informatice pentru nivelul executiv pot fi prezentate n forma dorit de manager.
31
Prelucrrile analitice on-line Prelucrrile on-line sunt sisteme informatice pentru management, sisteme pentru fundamentarea deciziei i sisteme informatice pentru nivelul executiv care ofer posibilitatea de a consulta i manipula n mod interactiv un volum mare de date, chiar la nivel de detaliu i din perspective diferite. Prelucrrile analitice on-line implic: 1. Consolidation 2. Drill-down 3. Slicing and dicing 1. Permite combinarea datelor, agregarea i stabilirea de legturi ntre ele. Aceast prelucrare poate fi de la o nsumare simpl pn la obinerea de grupri complexe. 2. Implic o analiz reversiv pornind de la datele generale pn la surs (detaliu). Se compar astfel datele agregate n mod ierarhic pe perioade de timp diferite. 3. Recurge la analiza unei mari baze de date din mai multe puncte de vedere. Datele sunt prelucrate de-a lungul unei axe de timp pentru a analiza trendul i a gsi modele. Sistemele informatice i ofer rezultatele prelucrrii i sub forma unor rapoarte (produse informatice) care vin s asiste deciziile luate de manageri n activitatea de zi cu zi. Aceste rapoarte asigur necesarul de informaie al acestora, att pentru nivelul operaional ct i pentru cel tactic. Tipuri de rapoarte pot fi: 1. Rapoartele periodice care sunt o form clasic de date aranjate ntr-un format prestabilit;
32
2. Rapoartele excepionale care sunt oferite cnd apar evenimente neprevzute; 3. Rapoarte la cerere care sunt produse atunci cnd sunt solicitate n forma dorit. 3.7 Sisteme informatice la nivel global n perioada contemporan se remarc existena necesitii utilizrii de manageri a sistemelor informatice i a tehnologiei informaiei. Tehnologia informaiei ofer posibilitatea managerilor de a gestiona mai bine interdependena organizaional ntr-un cadru global. Tehnologia informaiei cu componentele sale: telecomunicaiile, reelele, computerele i resursele informaionale sunt disponibile pentru manageri acum mai mult dect oricnd. Tehnologia informaiei devine n condiiile actuale i o provocare managerial. Gestionarea resurselor de sisteme informatice ale unui business nu mai este apanajul unui specialist, ci mai degrab o responsabilitate major a managerului. Tehnologia informaiei presupune i eficien din punct de vedere economic. n prezent putem vorbi de faptul c tehnologia informaiei este utilizat mai mult pentru a gestiona procesele comerciale dect pentru fundamentarea deciziilor. Eficiena tehnologia informaiei se refer i la timpul de rspuns la ntrebri, la incompatibilitatea sistemelor, la neintegrarea aplicaiilor etc. 3.7.1 Organizaiile i tehnologia informaiei Impactul tehnologia informaiei asupra organizaiei se reflect cel mai bine n definirea ei ca un sistem socio-tehnic. Componentele sale sunt: 1. Oamenii 2. Activitile
33
3. Tehnologia 4. Cultura 5. Structura Pentru a putea mbunti performanele organizaiei managerii trebuie s: - schimbe unul sau mai multe componente ale sistemului socio-tehnic - s supravegheze relaiile stabilite ntre aceste componente interdependente 1. Oamenii Managerii sunt persoane individuale cu preferine diverse n domeniul informaiilor precum i cu posibiliti mai mari sau mai mici de la le utiliza. n acest sens, un sistem informatice va trebui s ofere acele informaii care se apropie cel mai mult de necesitile i dorinele acestora. 2. Activitile Activitile desfurate ntr-o organizaie devin n timp dein ce n ce mai complexe i ineficiente. Tehnologia informaiei are un rol major n simplificarea activitilor i creterea eficienei organizaiei. 3. Tehnologia Sistemele informatice se afl ntr-o continu expansiune i devin din ce n ce mai sofisticate. Este nevoie ca nu tehnologia informaiei s dicteze necesarul de informaie pentru utilizatori n desfurarea activitilor. Se impune ca managementul s se acomodeze cu cultura i structura fiecrei organizaii.
34
4. Cultura Organizaiile i componentelor dispun de o cultur care este mprtit de manageri i de ceilali angajai. Toi dispun de un set unic de valori organizaionale i de stiluri care pot varia de la cele informale pn la prea formale. Sistemele informatice precum i produsele informaionale trebuie s fie calibrate la aceste cerine 5. Structura Organizaiile i structureaz managementul, angajaii i activitile n grupuri (subuniti) organizaionale. Funciile sistemelor informatice trebuie structurate n aa fel nct toate grupurile organizaionale s beneficieze de produsele informaionale furnizate. 3.8 Managementul sistemelor informatice la nivel global Dimensiunea internaional a business-ului devine din ce n ce mai important la nivelul managementului n noua economie global a anilor 2000. n acest sens, toate activitile sistemelor informatice de la nivel global trebuie astfel dimensionate n relaie cu mediul cultural, politic i geografic care se manifest n comunitatea comercial internaional. Caracteristicile sistemelor informatice se refer al strategiile de afaceri, managementul datelor, aplicaiile folosite, dezvoltarea de sisteme i platformele tehnologice. Mediul cultural, politic i geografic
Managementul sistemelor informatice la nivel global nu exist ntr-un spaiu gol. Managerii trebuie s in seama de
35
diferenele culturale, politice i geografice care exist n cazul business-ului internaional Aspectele politico-economice
Aspectele politic-economice sunt deosebit de importante, fapt pentru care menionm urmtoarele aspecte: Multe ri au o legislaie proprie care reglementeaz sau chiar interzic transferul de date dincolo de graniele naionale; Taxe, restricii sau chiar interzicerea importului de hardware i software; Legi locale care reglementeaz nivelul valorii adugate dac produsul se vinde acolo; Acordurile comerciale bilaterale care specific nivelul profitului care trebuie cheltuit n ara n care a fost obinut. Aspectele culturale
Aspectele culturale se refer la diferenele ntre limbaje, manifestri culturale, obiceiuri, atitudini sociale sau deosebiri ntre stiluri de munc, relaiile de afaceri etc. Aspectele geo-economice Implicaiile geo-economice se refer la: distanele mari; fusul orar; lipsa de faciliti n domeniul telecomunicaiilor (din unele ri);
36
lipsa de specialiti (idem); costul vieii i costul muncii;
3.9 Organizaiile globale i sistemele informatice O organizaie global este aceea care i desfoar activitatea la nivel planetar, care ofer (ar trebui s ofere) aceiai calitatea a produselor/serviciilor indiferent de loc i care are implementat o strategie pentru ntreaga planet. Multe organizaii i transfer domeniul de activitate n domeniul transnaional prin strategii de integrare a afacerilor, prin cooperarea i stabilirea de relaii de interdependen cu companiile subsidiare. Pentru gestionarea acestor activiti este necesar s se focalizeze atenia asupra utilizrii de: Aplicaii la nivel global
Aceste aplicaii depind de necesitile activitii din locul respectiv fiind influenate de mediul local. Aceste aplicaii (mai ales) din zona sistemelor de prelucrare a tranzaciilor includ: - clieni globali - resurse globale - produse globale - colaborare global - operaii globale Platforme tehnologice globale
Alegerea acestor platforme tehnologice denumit i infrastructura tehnologic, reprezint o alt dimensiune a
37
managementului sistemelor informatice la nivel global. Astfel acestea trebuie s asigure suportul pentru activitile operaionale prin: - alegerea hardware-ului - alegerea soft-ului - alegerea reelelor de comunicaii Se are n vedere : * Alegerea hardware-ului Aceasta poate ntmpina dificulti n anumite ri datorit preurilor ridicate i a restriciilor de import. Alte aspecte negative se refer la durata mare a aprobrii datorat autoritilor locale, lipsa service-ului i lipsa de documentaii adaptate condiiilor locale. * Alegerea soft-ului Problemele legate de aceste aspect privesc: - programele dezvoltate ntr-o ar nu sunt compatibile cu alta - programele utilizate curent nu sunt disponibile sau nu exist n versiuni locale. * Alegerea reelelor de comunicaii Aici exist dificulti legate de faptul c acestea pot funciona prost, nu sunt interconectate sau traverseaz prea multe ri. Dezvoltarea de sisteme globale Dezvoltarea de sisteme globale nu este o problem uoar cnd e vorba de utilizatori din ri diferite. Strategiile de dezvoltare a unor sisteme globale trebuie s includ: - transformarea de aplicaii utilizate la nivel local n aplicaii utilizate la nivel global
38
pregtirea unei echipe multinaionale care s asigure dezvoltarea de sisteme informatice n condiiile de utilizare local ca i la nivelul cartierului general dezvoltri paralele de sistem n care pri ale sistemului vor fi dezvoltate la nivel local iar altele la nivelul cartierului general.
39
40
Proiectarea i implementarea de sisteme informatice
PROIECTAREA I IMPLEMENTAREA DE SISTEME INFORMATICE
n proiectarea de sisteme informatice, un element esenial l constituie utilizarea elementelor teoriei sistemelor ca un mijloc ce asigur coerena etapelor. Abordarea sistemic pentru rezolvarea problemelor activitii dintr-o organizaie are drept cadru definirea problemelor i oportunitilor iar apoi dezvoltarea de soluii. Studiul unei probleme i formularea de soluii implic urmtoarele activiti relaionate: 1. 2. 3. 4. 5. 1. Cunoaterea i definirea problemei; Elaborarea de soluii alternative i evaluarea lor; Selectarea celei mai bune soluii; Design-ul sistemului; Implementarea i evaluarea sistemului.
Cunoaterea i definirea problemei Pentru a rezolva o anumit problem este necesar cunoaterea i nelegerea situaiei. Aceasta implic separarea problemelor de simptome, determinarea obiectivelor, stabilirea constantelor i evaluarea problemei ntr-un context sistemic sau o viziune sistematic. Problema este reprezentat de condiia care cauzeaz rezultatele nedorite.
41
Simptomele sunt semnale care au drept cauz problema. Elaborarea de soluii alternative i evaluarea lor n mod normal exist mai multe posibiliti de rezolvare a unei probleme i deci, nu este bine s se treac de la definirea problemei la o singur rezolvare deoarece se limiteaz opiunile fr a se considera avantajele sau dezavantajele fiecrei soluii. Pentru a construi nite variante alternative se pot folosi soft-uri de simulare (softuri pentru fundamentarea deciziei). Dup ce s-au elaborat soluiile alternative, acestea trebuie s fie evaluate pentru ca s se aleag cea mai bun soluie. Scopul evalurii este de a determina care dintre soluii ndeplinete condiiile. Criteriile de evaluare pot fi aranjate n ordinea importanei sau cntrite n funcie de rolul lor n realizarea scopului sistemului. 3. Selectarea celei mai bune soluii Odat ce toate soluiile alternative au fost evaluate se poate face o comparaie ntre ele, iar apoi se poate selecta cea mai bun dintre ele. Dac se folosesc criterii multiple de comparaie selecia celei mai bune soluii devine un proces dificil. 2.
4.
Design-ul sistemului Dup ce soluia optim a fost aleas trebuie trecut la construirea unui plan pentru aplicarea ei care precede implementarea soluiei. Aceast etap implic elaborarea unor specificaii i mai apoi a unui plan (program) de implementare. Specificaiile elaborate vor conine descrieri detaliate ale caracteristicilor personalului, software, hardware precum i a resurselor de date necesare precum i
42
a alternativelor i activitilor necesitate de sistemul informatic. Implementarea i evaluarea sistemului n cazul implementrii sistemului se vor specifica resursele, activitile precum i timpul necesar. Pasul final este de a monitoriza soluia adoptat i a o evalua. Exist i posibilitatea ca soluia adoptat s fie un eec. Etapa postimplementare este orientat spre determinarea faptului dac soluia ajut firma i obiectivele sistemelor afectate, iar dac acestea nu corespund se vor relua paii precedeni pn la gsirea unei soluii corespunztoare. Proiectarea i dezvoltarea de sisteme informatice este o activitate deosebit de important pentru o organizaie. n vederea proiectrii abordarea sistemic reprezint cea mai bun soluie. Dezvoltarea de soluii informatice pentru a rezolva problemele economice mai este denumit i dezvoltarea de aplicaii. Cele mai multe aplicaii informatice se bazeaz pe analiza informaiilor dintr-o organizaie. Cnd o viziune sistemic se folosete pentru a dezvolta sisteme informatice utilizndu-se mai muli pai ntr-un ciclu avem aa numitul ciclu al dezvoltrii de sisteme informatice. Pentru aceast etap paii urmrii i elementele produse sunt: 1. 2. 3. 4. 5. Investigarea sistemului Studiul de fezabilitate Analiza sistemului existent Necesitile funcionale Proiectarea sistemelor Specificaiile de sistem Implementarea sistemelor Sistemul operaional ntreinerea sistemului mbuntirea sistemului 5.
43
4.1 Investigarea sistemului Primul pas n procesul de elaborare este de a investiga sistemele existente. Aceast investigaie poate include studii preliminare ale sistemului informatic propus cu soluii pentru rezolvarea problemelor ce vor urmri: determinarea faptului c exist sau nu o problem; elaborarea unui studiu de fezabilitate; dezvoltarea unui plan de management. Studiul de fezabilitate este un studiu preliminar care investigheaz necesarul de informaii i determin necesarul de resurse, costuri, avantaje precum i fezabilitatea proiectului propus. n acest sens, fezabilitatea poate fi: - fezabilitate organizaional care se canalizeaz asupra modului n care sistemul informatic propus atinge obiectivele organizaiei; - fezabilitate economic care pune accentul pe costurile i beneficiile sistemului propus n relaie cu osturile dezvoltrii i operrii sale; - fezabilitate tehnic care se ocup de necesitile de hardware i software i de modul n care acestea pot fi achiziionate n timp; - fezabilitate operaional ce analizeaz dac managerii, angajaii etc., pot opera, utiliza sistemul propus.
44
4.2 Analiza sistemului existent Analiza sistemelor reprezint un studiu asupra necesitilor informaionale ale utilizatorului final. Ea implic studii detaliate asupra: 1. informaiilor necesare pentru organizaie i utilizatorii finali; 2. activitile, resursele i produsele existente n cadrul sistemului informatic prezent. Analiza organizaional care urmrete evaluarea sistemelor organizaionale precum i a mediului i care, n general, implic un studiu detaliat asupra: 123456mediului; structurii managementului; personalului; business-ului; sistemelor nconjurtoare; sistemele informatice prezente.
Analiza sistemului existent premergtor elaborrii unui nou sistem trebuie fcut o analiz a sistemului prezent (manual sau informatic). Aceasta analiz implic studiul activitilor, resurselor i produselor. Se mai analizeaz modul n care sistemul actual utilizeaz: - hardware, software, persoanele, convertirea lor n produse informatice; - cum se efectueaz introducerea, transmiterea, prelucrarea i controlul datelor.
45
Analiza necesitilor patrimoniale este o etap important n care paii urmrii sunt: 1. Determinarea necesitilor informaionale; 2. Determinarea posibilitilor prezente de prelucrare a informaiilor; 3. Elaborarea unui necesar funcional. Design-ul sistemului dac analiza sistemului descrie ce fel de sistem trebuie folosit pentru ndeplinirea scopului, design-ul sistemului specific cum sistemul i va atinge obiectivele. Design-ul este constituit din specificaii utilizate pentru: - dezvoltare de softuri; - achiziia de hardware; - testarea sistemului; - alte activiti legate de implementarea sistemului. Totodat, design-ul sistemului are la baz trei activiti: - designul interfaei cu utilizatorul; - datele utilizate; - procesul. Design-ul interfaei se refer la interaciunea ce va avea loc ntre utilizatorul final i program (aplicaie). Acesta trebuie s fie atractiv i uor de utilizat, s poat fi folosite i alte echipamente de introdus date (de exemplu un scanner). Interfaa cu utilizatorul are n vedere: - ecranele de afiare; - dialogurile interactive calculator/utilizator; - formulare de introducere a datelor; - documente; - rapoarte.
46
Design-ul datelor are n vedere structura bazei de date i a fiierelor ce vor fi utilizate de noul sistem informatic. n acest caz trebuie avut n vedere: - atributele sau caracteristicile entitilor (obiecte, oameni, locuri, eveniment) prin care sistemul informatic propus - relaiile ce se stabilesc ntre aceste entiti; - specificarea elementelor prin care fiecare entitate va fi urmrit de ctre SI propus; - stabilirea condiiilor pentru ca datele utilizate s fie valide. Design-ul procesului aceast activitate are n vedere resursele software, adic programele utilizate precum i procedurile prin care acestea vor fi utilizate de sistem. Astfel, n aceast etap, se vor elabora: - specificaii detaliate de programe i proceduri; - specificaii care s ntrein controlul funcional i s analizeze performanele sistemului. Specificaiile de sistem - vor fi orientate ctre: - resursele hardware; - resursele software; - resursele de personal. 4.3 Implementarea sistemului Implementarea de sisteme informatice bazate pe computer ntr-o organizaie implic, din punct de vedere managerial schimbri majore n procesele comerciale, n structurile organizaionale precum i n relaiile de munc.
47
n general, n domeniul managementului, se remarc: necesitatea implicrii managerilor n designul organizaional; necesitatea implicrii managementului resurselor umane incluznd activiti pentru dezvoltarea spiritului de iniiativ, a motivrii i a recompensrii personalului; analiza i definirea tuturor aspectelor privind organizaia, dezvoltarea de programe care costurile i riscurile n scopul de a maximiza beneficiile de pe urma schimbrii.
Implementarea de sisteme informatice trebuie vzut ca un proces care asigur respectarea planului elaborat. Astfel, procesul de implementare urmrete investigarea, analiza i designul ca etape ale dezvoltrii sistemului. Activitile principale ale procesului de implementare sunt: 1. 2. 3. 4. 5. Achiziionarea de software, hardware i servicii; Dezvoltarea de software; Pregtirea (trainingul) personalului; Elaborarea documentaiei de sistem; Elaborarea sistemului pilot.
1. Achiziionarea de software, hardware i servicii Achiziiile de software, hardware i servicii informatice sunt o activitate deosebit de important. Sursele de achiziie pot fi firmele mai mari sau mai mici cu avantaje sau dezavantaje pentru fiecare (n general pre i servicii). Furnizorii de servicii informatice pot fi: - Productorii de computere;
48
Distribuitorii de computere; Integratorii de sisteme (care dein resposnabilitile privind sistemele informatice pentru o organizaie, fiind o surs extern); Consultanii independeni (ca persoane individuale).
Evaluarea de software, hardware i servicii Pentru a evalua i selecta achiziiile de soft i hard trebuie avut n vedere: s se cear furnizorilor oferte i propuneri bazate pe specificaiile de sistem; s se prezinte necesarul minim din punct de vedere al performanelor pentru toate produsele achiziionate; dac sunt oferte asemntoare, pentru determinarea celei mai bune se va elabora un sistem de punctaj n funcie de anumii factori de evaluare. Atunci cnd se evalueaz hardware-ul trebuie s se analizeze performanele fiecrui echipament din punct de vedere al caracteristicilor sale: performanele: viteza de lucru, componentele, capacitate, fiabilitate; cost: preul total al componentelor; disponibilitate: data livrrii ( posibilitatea de livrare imediat); compatibilitate: cu echipamentele existente sau cu alte echipamente ce urmeaz a fi achiziionate; modularitate: posibilitatea de a interschimba echipamentele;
49
tehnologie: data fabricaiei i generaia din care face parte echipamentul; ergonomie: uurina n exploatare, confortabilitatea, lipsa radiaiilor; relaia cu mediul: nu afecteaz mediul, consum redus de energie; software: compatibilitate cu soft-ul necesar, existena driverelor; service i documentare: existena de suport on-line, documentaii, perioada de garanie. Factorii de evaluare pentru software:
eficiena: rezultatele oferite n urma prelucrrii, viteza de prelucrare, performanele; flexibilitatea: posibilitatea de a prelucra datele oferite de alte soft-uri sau de a folosi rezultatele prelucrrii altor programe; securitate: msura n care datele nu sunt afectate de atacuri informatice, virui i posibilitatea de a asigura secretul acestora; limbaj: dac soft-ul se gsete n limba local; hardware: existena de conflicte cu hardware; cost: preul de achiziie; disponibilitate: posibilitile de livrare imediat sau data livrrii; compatibilitate: cu alte soft-uri sau sisteme de operare existente sau n curs de achiziie; tehnologie: data fabricaiei, versiunea programului sau generaia din care face parte; documentaia: dace este complet, forma n care se gsete, limba n care este scris;
50
ergonomie: dac softul este uor utilizabil n exploatare i accesibil; suport: dac exist asisten on-line, perioada ct dureaz aceasta.
Evaluarea serviciilor informatice n cazul n care se dorete utilizarea acestui sistem de lucru, trebuie s se aib n vedere: 1. performanele 2. dezvoltarea de sisteme 3. ntreinerea cheltuielile cu ntreinerea, uurina ntreinerii 4. trainingul 5. back-up 6. accesibilitatea 7. hardware-ul 8. Software-ul 4.4 ntreinerea sistemului n general ntreinerea sistemului privete documentarea, trainingul i alte activiti legate de ea. testarea,
1- Testarea sistemului Implic urmtoarele activiti: - testarea hardware-ului i a conexiunulor; - testarea i modificarea (dac e cazul) a programelor; - testarea procedurilor de prelucrare a informaiilor. 2- Documentarea Servete ca o metod de comunicare a personalului responsabil cu dezvoltarea, implementare i ntreinerea sistemelor
51
informatice. Aceasta e important n diagnoza erorilor i a reparrii lor. Documentarea implic: - manuale pentru procedurile operaionale; - mostre de formulare pentru introducerea datelor; - mostre de rapoarte. 3- Trainingul Este un component vital care servete la buna funcionate a sistemului. Acesta poate include: - pregtirea introducerii datelor - pregtirea procedurilor de lucru - pregtirea personalului n nelegerea necesitii sistemului - pregtirea specific pentru anumite elemente de hardware i software 4- ntreinerea propriu zis Este reprezentat de activitile de monitorizare, evaluare i modificare operaional a sistemului prin care se pot face i unele mbuntiri. Funciile de ntreinere includ: - o postimplementare care vine s asigure c sistemul i ndeplinete obiectivele i corespunde ateptrilor - efectuarea de corecii n dezvoltarea sau utilizarea sistemului care include i o revizuire periodic sau un audit pentru sistem pentru a se asigura c sistemul funcioneaz corespunztor - efectuarea de schimbri n sistem datorate modificrii mediului de afaceri sau a activitii n general.
52
Modelarea n sistemele informatice
MODELAREA N SISTEMELE INFORMATICE
O caracteristic major a sistemelor pentru fundamentarea deciziei este modelarea. Dezvoltarea de sisteme pentru fundamentarea deciziei necesit nelegerea modalitilor de construire i utilizare a modelelor. De fapt modelarea nu este altceva dect o conceptualizare a problemei ntr-o form logic i matematic. Definirea modelelor Modelele reprezint abstractizri ale sistemelor. Un model este o reprezentare simplificat sau abstractizat a unei realiti (un obiect sau un fenomen din lumea real). Simplificarea este folosit deoarece realitatea este prea complex, iar pe de alt parte prea mult complexitate face irelevant analiza problemei respective. Obiectivul modelrii nu este acela de a copia realitatea ci de a selecta aspectele relevante i de a le analiza comportamentul. Modelele sunt nite nlocuitori ai sistemului real care surprind esena i nu detaliile sistemului real.
53
Clasificarea modelelor Reprezentarea sistemelor prin modele se poate face la diferite niveluri de abstractizare, n funcie de care se pot clasifica n: modele iconice - cele mai puin abstracte care sunt reprezentri fizice ale unui sistem, de cele mai multe ori reprezentri la o anumit scar fa de original. Exemplede modele iconice: modele de maini, vapoare avioane, etc. modele analogice reprezentri simbolice ale realitii care nu arat ca sistemul real dar se comport ca acesta. Ele sunt mai abstracte dect modelele iconice. Exemple de modele analogice : grafice, hri, termometre, organigrame. modele matematice sunt reprezentri n termeni matematici sub forma unor relaii. Complexitatea relaiilor dintr-un sistem organizaional nu poate fi reprezentat sub forma unor simboluri sau n mod analogic iar din acest motiv se utilizeaz modelele matematice. Modelele folosite de sistemele pentru fundamentarea deciziei sunt modele matematice. Modelele se mai pot caracteriza i n funcie de: Complexitate: de la modele o variabil la mai multe; Gradul de incertitudine: de la modele deterministice la modele probabilistice. Exemple: - model probabilistic static: vnzrile din luna curent;
54
model probabilistic dinamic: preul unei aciuni la burs;
Modelele pentru fundamentarea deciziei sunt abstractizri cantitative sau logice ale realitii create i utilizate pentru a ajuta o persoan s ia o decizie. De exemplu n cazul achiziionrii unei cldiri cu destinaie comercial se au n vedere: vnzrile (profitul) i costurile estimate pentru o perioad de n ani; determinarea valorii reziduale a cldirii;
urmnd ca pe baza acestor informaii s se ia decizia de cumprare sau nu a cldirii. n acest caz vor trebui exprimate n calculul privind veniturile i costurile i a inflaiei care va genera o varietate de scenarii. Un model pentru fundamentarea deciziei va conine toate previziunile i toate relaiile dintre variabile i va putea oferi o valoare estimativ a cldirii pentru toate scenariile. Componentele modelelor matematice Modelele matematice utilizeaz trei componente: variabilele controlabile (variabile de decizie) variabilele noncontrolabile variabilele rezultat
55
variabilele controlabile sunt acele variabile care se afl sub controlul decidentului i pot fi manipulate de acesta. Scopul oricrui sistem pentru fundamentarea deciziei este de a gsi cele mai bune variabile de acest tip; variabilele noncontrolabile aceste variabile nu se afl sub controlul decidentului dar influeneaz variabilele rezultat; variabilele rezultat indic ct de bine funcioneaz sistemul sau n ce msur acesta i atinge scopul, deci nivelul de pe Componentele modelelor matematice
Variabilele Independente
Variabilele noncontrolabile
Factori care afecteaz variabilele rezultat dar nu sunt sub controlul decidentului
Variabilele Controlabile
Relaii matematice/logice
Variabilele rezultat
Variabilele independente
Variabilele intermediare
Variabilele dependente
56
5.1 Elaborarea i utilizarea modelelor n sistemele pentru fundamentarea deciziei Modelele utilizate n sistemele pentru fundamentarea deciziei au urmtoarea structur: 1. O seciune de introducere a datelor care permite utilizatorului modelului s introduc informaiile 2. O seciune logic n care se specific cum informaiile introduse sunt transformate n informaii rezultat 3. O seciune de generare de rapoarte care permite utilizatorului s i aranjeze informaiile prelucrate n forma dorit (situaia veniturilor, balane, alte situaii, rapoarte etc.) Scopul utilizrii modelelor Utilizarea modelelor are ca obiective, urmtoarele: s ajute la luarea unei decizii bune s ofere o privire n interiorul deciziei modelate. Mai mult, modelele mai sunt utilizate i pentru : previziunea performanelor sistemului modelat; simularea viitorului (deoarece n cazul simulrii alternativele sunt) se pot face experimente rapid, la costuri reduse i fr riscuri; nelegerea mediului de afaceri; ca un ajutor n procesul de comunicare a mediului decizional celorlali; pentru analiza unui numr mai mare de variante; pentru a mbunti performana unui sistem folosind analiza What-if.
57
Un fapt important este acela c modelele pentru fundamentarea deciziei sunt foarte necesare n cazul mediilor de afaceri complexe precum i n cele dominate de incertitudine. Elaborarea modelelor Modelarea este un proces iterativ care ncepe cu un model simplu iar pe msur ce sa aprofundeaz relaiile ntre variabile (sau se adaug noi variabile) modelul se rafineaz i complexitatea sa crete. Paii de urmat n elaborarea unui model sunt urmtorii: 1. 2. 3. 4. 5. sunt: distincia dintre elementele sistemului modelat i mediul extern al sistemului (de exemplu: nivelul dobnzii acordat de banca X i rata inflaiei estimat de guvern); introducerea n model a acelor elemente care au relevan asupra deciziei; cu ct se utilizeaz mai multe variabile cu att volumul datelor colectate va crete i va crete i complexitatea modelului; la cel mai de jos nivel doar cteva variabile sunt importante deoarece doar cteva pot fi controlate;
58
Formularea problemei (cel mai important pas); Definirea mediului sistemului; Construirea modelului; Validarea modelului; Utilizarea modelului. Elementele luate n considerare n elaborarea modelelor
la cel mai de sus nivel multe variabile sunt controlabile dar n aceiai msur apar i multe variabile necontrolabile;
Construirea unui model este un proces iterativ de elaborare, testare i revizuire. Pe msur ce aceti pai sunt reluai validitatea modelului va crete i se va afla mai aproape de optim. Principiile construirii de modele sunt: - relevana modelul trebuie s conin numai acele elemente care afecteaz procesul decizional; - acurateea de acurateea datelor de intrare depinde decizia care va fi luat; - agregarea care implic gruparea unor entiti individuale ntr-o entitate mai mare; Pentru construcia de modele se pot folosi urmtoarele tehnici: descompunerea modelului general n submodele (n funcie de caracteristice, activitate, timp etc.); specificarea modului n care interacioneaz variabilele controlabile i noncontrolabile pentru fiecare submodel (utilizarea analizei regresionale, modele econometrice, estimri subiective); elaborarea de previziuni pentru toate variabilele noncontrolabile folosind abordri intuitive, subiective sau matematice (analiza regresional, utilizarea seriilor de timp, etc.) stabilirea restriciilor care limiteaz valorile variabilelor controlabile
59
Modelele fiind nite abstractizri sunt influenate din punct de vedere calitativ ntr-o msur mai mic sau mai mare de: 1. natura mediului n care acioneaz sistemul 2. modul de comportare a componentelor 3. modul de comportare a oamenilor Un alt element important este reprezentat de identificarea tipurilor de variabile. Exist, astfel, trei tipuri de variabile: 1. variabile binare care iau numai valorile 1 sau 0; 2. variabile discrete care pot lua un numr finit de valori; 3. variabile continue care pot lua un numr infinit de valori, valori aflate ntr-un interval; O alt clasificare a variabilelor, le mparte n: variabile aleatoare sunt variabile care modeleaz incertitudinea i de aceea vor fi descrise utiliznd probabilitile variabile exogene sunt variabile externe organizaiei sau entitii modelate i nu pot fi influenate de variabilele de decizie. Variabilele exogene pot afecta att variabilele decizionale ( de exemplu: politica guvernamental) ct i cele intermediare (de exemplu: starea economiei). Uneori aceste variabile pot fi aleatoare.
60
5.2 Modelul Cash-Flow Un model foarte utilizat n activitatea economic este modelul Cash-Flow. Acest model este compus din: A. Variabilele controlabile Preul Cheltuieli de operare (producie, comercializare, etc.) Metodele de plat B. Variabilele non-controlabile Preul competitorilor Rata inflaiei Vnzrile Cererea C. Variabilele rezultat Nivelul cash-ului la sfritul perioadei mprumuturile pe termen scurt Paii de urmat n dezvoltarea modelului sunt urmtorii: 1. determinarea relaiilor dintre variabilele controlabile i cele non-controlabile: - preul produsului este n relaie cu nivelul cheltuielilor de operare ? - Care este relaia dintre inflaie i preul competitorului ? - Care este relaia dintre preul nostru i preul competitorului asupra vnzrilor noastre i asupra nivelului cash-ului? - Care este impactul inflaiei asupra cheltuielilor de operare i n legtur cu nivelul cash-ului ?
61
2. descompunerea modelului general n sub-modele: lucrul nainte: se ncepe cu variabilele controlabile i noncontrolabile dup care orientarea se mut ctre variabilele rezultat lucrul napoi: se ncepe cu variabilele rezultat i aciunea se mut spre celelalte variabile
3. elaborarea de previziuni pentru variabilele non-controlabile: - care va fi rata inflaiei n anul urmtor ? - care va fi preul competitorului ? - care va fi nivelul vnzrilor noastre ? - preul produsului este n relaie cu nivelul cheltuielilor de operare ? 4. stabilirea restriciilor pentru variabilele controlabile: capacitatea de producie ncasrile (din datorii) preul 5.3 Modelul (analiza) What-if Analiza What-if este procesul prin care se schimb variabilele unui model, efectund scenarii multiple privind posibilitilor de evoluie ale modelului. n cazul analizei What-if se remarc variantele: What-if pentru variabilele controlabile care este necesar pentru pretestarea politicii decizionale nainte de implementare
62
What-if pentru variabilele non-controlabile care poate fi utilizat pentru studierea variantei celei mai bune sau celei mai proaste n cazul unui scenariu. Aceast analiz este utilizat n condiiile unui nivel mare de incertitudine economic. What-if pentru variabilele controlabile care sunt: - lucrul napoi: se ncepe cu variabilele rezultat i aciunea se mut spre celelalte variabile
lucrul nainte: se ncepe cu variabilele controlabile i aciunea se mut spre variabile rezultat.
63
64
Inteligena artificial i sistemele expert
INTELIGENA ARTIFICIAL I SISTEMELE EXPERT
Organizaiile care desfoar activiti comerciale ncep s acorde o atenie din ce n ce mai mare ncercrilor de a ajuta inteligena uman, cunotinele personalului, experiena sa cu mijloacele i tehnicile utilizate de sistemele expert. Putem spune c, n general, sistemele expert includ limbajul natural, roboii industriali, precum i computerele inteligente. Sistemele expert se consider a fi o combinaie a tiinei cu tehnologia bazat pe domenii ca tiina computerelor, biologie, psihologie, lingvistic i matematic. Scopul sistemelor expert este de a crea computere care pot gndi, vedea, auzi i chiar dezvolta sentimente. Ca fundament al sistemelor expert se consider a fi faptul c dezvoltarea computerelor este asociat n mod normal cu inteligena uman adic: raionament, nvare, dezvoltarea de probleme. Domeniile de utilizare a sistemelor expert includ: 1. 2. 3. 4. aplicaii n domeniul tiinelor cognitive aplicaii n tiina computerelor robotic interfee naturale
65
1. Aplicaii n domeniul tiinelor cognitive Acest domeniu al sistemelor expert este fundamentat pe cercetrile din domeniul biologiei, neurologiei, psihologiei, matematicii i a altor discipline conexe. Aceste cercetri se concentreaz asupra modului n care lucreaz creierul i se desfoar procesul de gndire i nvare. Aplicaiile din aceast zon includ: a. sistemele expert propiu zise b. sistemele de nvare adaptiv c. sistemele care utilizeaz logica fuzzy a. sistemele expert Un sistem expert este un sistem informatic care utilizeaz cunotinele ntr-un domeniu i foarte specializat, domeniu n care sunt utilizai de obicei consultani umani. Aceste sisteme sunt alctuite dintr-o baz de cunotine i nite modele software care apeleaz la informaiile din baza de date i n urma prelucrrii transmit (ofer) rspunsuri la ntrebrile utilizatorului. b. sistemele de nvare adaptiv Un sistem de acest tip este definit ca un sistem informatic care i poate schimba comportamentul n funcie de informaiile primite din mediul n care opereaz. sistemele care utilizeaz logica fuzzy Sistemele fuzzy sunt sisteme informatice care pot prelucra date incomplete sau parial corecte. Aceste sisteme pot rezolva probleme nestructurate care nu
66
c.
dispun de cunotine complete oferind rspunsuri n acelai mod ca oamenii 2. Aplicaii n tiina computerelor Aceste se concretizeaz asuprea hardware-ului i softwareului de sistem necesar pentru a dezvolta supercomputere necesare utilizrii n aplicaiile cu utilizeaz sisteme expert . Domeniile de dezvoltare sunt: arhitecturi ce permit procesarea paralel adic executarea de mai multe instruciuni n acelai timp. procesarea la nivel simbolic n loc de procesare numeric reelele neuronale care sunt reprezentate de computere a cror arhitectur este bazat pe modelul minii umane (structura neuronilor). Aceste reele pot prelucra mai multe informaii simultan dar i pot nva s recunoasc modele i s rezolve sigure anumite probleme.
3. Robotica Inteligena artificial, ingineria i filozofia sunt disciplinele de baz ale roboticii. Acestea permit construcia de maini care dispun de sisteme expert i sunt controlate de computer desfurnd activiti umane. Aplicaiile includ percepia vizual, micarea, dexteritatea i navigaia.
67
4. Interfeele naturale Sunt aplicaii care implic cercetri n domeniul lingvistic, filozofic, tiinei computerelor i altor discipline n scopul de a asigura o comunicare natural, ntr-un limbaj obinuit cu computerul. Aici se regsesc: a) limbajele naturale b) interfeele multisenzoriale c) recunoaterea vocal d) realitatea virtual a) limbajele naturale Sunt limbaje de programare foarte apropiate de limbajul uman, fiind considerate limbaje de nivel foarte nalt. b) interfeele multisenzoriale Sunt facilitate de posibilitile computerelor de a recunoate o serie de micri umane i pe aceast baz de a opera. c) recunoaterea vocal Este reprezentat de capacitatea sistemului (hardware+software) de a recunoate vocea utilizatorului i de a executa comenzi pe baza acesteia. d) realitatea virtual Aceasta este definit de utilizarea de interfee multisenzoriale om-computer care ofer posibilitatea utilizatorului uman s experimenteze relaii cu obiecte simulate de computer, entiti, spaii sau lumi ca i cum ar exista n mod real denumite i cyberspaiu sau realitate artificial.
68
Potrivit acestei teorii, termenul de comunicaie este utilizat pentru a descrie orice procedur prin care o persoan afecteaz, influeneaz creierul altei persoane (comunicaia scris sau oral, limbajul corpului etc.) Teoria informaiei pune accentul pe trei dimensiuni importante n evaluarea comunicaiei: dimensiunea tehnic care se refer la acurateea informaiei dimensiunea semantic se refer la precizia cu care un anumit neles este preluat de informaie. dimensiunea efectiv se refer la efectul informaiei asupra recipientului.
Redundana reprezint un alt aspect n teoria informaiei prin care se nelege repetiia unei pri sau a ntregului mesaj. n acest sens trebuie avut n vedere c: un mesaj poate conine informaie n plus redundana poate crete eficiena sistemului n cazul n care mesajul este neles corect redundana poate scdea eficiena sistemului n cazul n care se transmite mai mult informaie dect este necesar. Alte aspecte importante se refer la acurateea informaiei care are i o dimensiune semantic i una efectiv, deoarece chiar i un mesaj cu un coninut clar poate fi interpretat greit.
69
(i) Definiia sistemelor expert Dup cum am menionat mai sus un sistem expert este un sistem informatic care utilizeaz o baz de cunotine i un soft specific pentru a oferi consultan ntr-un domeniu specific. Sistemele expert rezolv probleme specifice folosind un raionament similar cu cel uman. Aceste sisteme pot fi folosite att pentru activitatea de management ct i pentru cea operaional pentru a controla procesul operaional sau a oferi sprijin procesului decizional. O caracteristic important a perioadei actuale este integrarea sistemelor expert n sistemele de fundamentare a deciziei i a altor tipuri de sisteme informatice. (ii) Componentele unui sistem expert Componentele unui sistem expert sunt reprezentate de: 1. 2. 3. 4. Baza de informaii Resursele software Resursele hardware Resursele umane
1. Baza de informaii Baza de informaii conine n general fapte despre subiectul specificat 2. Resursele software Resursele software sunt reprezentate de soft-ul specializat care conine: - un modul de prelucrare a cunotinelor; - o interfa cu utilizatorul prin care programul comunic cu acesta; - un program de ajutor sau o documentaie.
70
3. Resursele hardware Cuprind calculatoare (care pot avea unele componente speciale) i reele. 4. Resursele umane Cuprind specialiti i utilizatori Aplicaii ale sistemelor expert
Sistemele expert sunt utilizate n mod curent n: 1. 2. 3. 4. 5. Managementul deciziei, Design; Monitorizare / control de procese; Diagnostic; Documentare. Dezvoltarea de sisteme expert
Pentru a porni la construcia unui sistem expert trebuie rspuns la urmtoarele ntrebri: 1. Ce aplicaii corespund sistemelor expert? 2. Ce avantaje i ce dezavantaje trebuie avute n vedere la elaborarea sistemului expert? Avantajele oferite de utilizarea sistemelor expert sunt urmtoarele: ofer informaii provenite de la mai muli experi (cunoatere); sunt mai rapide i mai consistente dect un expert uman;
71
sunt disponibile tot timpul i nu obosesc; sunt mai eficiente;
Exist i unele dezavantaje legate de utilizarea sistemelor expert, care ar putea fi legate de: faptul c au un domeniu de utilizare foarte specific; nu au posibilitatea de a nva; au costuri ridicate de dezvoltare.
Cel mai rapid i uor mod de a construi sisteme expert (folosind modelarea) este prin utilizarea programelor de calcul tabelar1. Aceste programe permit elaborarea de modele dinamice care, n plus, pot fi i reversibile (se pornete de la rezultat ctre factorii care l determin). Structura logic esenial a unui sistem expert este: IF THEN - ELSE (DAC ATUNCI - ALTFEL) Coninutul unui sistem expert realizat cu ajutorul programelor de calcul tabelar este prezentat n continuare. Sistemul expert cuprinde: 1. zona de identificare i documentaie aceast zon ofer informaii de baz despre numele modelului, autorii, data elaborrii, dac conine macrouri, zona de documentaie ofer i o scurt descriere a aplicaiei, modul de lucru i instruciuni de folosire.
A se vedea capitolul Sofware n.a.
72
2. zona de intrare de date este locul unde se vor introduce datele de intrare, constantele i variabilele. 3. zona de lucru aceast zon conine partea de procesare a modelului. 4. zona de ieire - cuprinde rezultatele prelucrrii datelor introduse; 5. zona de macrouri aceast zon cuprinde instruciunile macro i explicaii pentru fiecare comand; aceast zon poate lipsi. Criterii pentru evaluarea sistemelor expert
n general, criteriile pentru evaluarea sistemelor expert sunt urmtoarele: 1. acuratee n cazul n care sistemul expert ofer rezultate incorecte, nu are nici o valoare. Formulele i funciile utilizate ntr-o foaie de calcul nu sunt vizibile imediat utilizatorului, ceea ce poate conduce la erori. 2. claritatea sistemul expert trebuie neles att de creatorii lui ct i de utilizatori. Este necesar o bun documentaie i chiar o modalitate de exprimare standardizat. 3. flexibilitatea foaia de calcul trebuie s se poat adapta rapid la schimbrile ce pot interveni n utilizarea modelului. n construcia iniial trebuie s se prevad posibilitatea modificrii coninutului sau relaiile existente ntre variabile.
73
4. auditabilitatea o aplicaie poate fi utilizat de cele mai multe ori ca un suport individual pentru planificarea sau luarea unei decizii. Pe msur ce acestea sunt utilizate n efectuarea de activiti de business (contabilitate, inventar, facturi) este necesar s existe i posibilitatea audit-ului. Totodat, aceste aplicaii pot fi proiectate n aa fel nct s poat fi supuse unui control intern sau operaional (documentare, testare, proceduri de securitate, accesul la control).
74
Tehnologii inteligente de vrf
TEHNOLOGII INTELIGENTE DE VRF
Tehnologiile inteligente de vrf au un rol din ce n ce mai important n managementul contemporan i sunt din ce n ce mai folosite. Astfel, dintre acestea se remarc: 1. Reelele neuronale 2. Logica fuzzy 3. Algoritmii genetici 4. Agenii inteligeni 5. Ageni Internet 6. Ageni de comer electronic 7. Ali ageni inteligeni 7.1 Reelele neuronale Reelele neuronale sunt elemente de hardware i software care ncearc s emuleze modelele de procesare existente n creierul uman. Neuronii din creier opereaz n paralel reuind s realizeze circa 10 milioane de miliarde de interconexiuni pe secund ceea ce este departe de posibilitile actuale ale tehnologiei. Diferene ntre sistemele expert i reelele neuronale: sistemele expert emuleaz un model uman (expert) n modul de soluionare a problemei reelele neuronale nu modeleaz inteligena uman, ci are ca scop s pun inteligena ntr-o form hard/soft
75
sistemul expert este foarte specific i nu poate fi modificat dect cu dificultate. Domeniile de utilizare: o previziunea valorii obligaiunilor o previziunea momentelor de cumprare/vnzare a aciunilor o detectarea fraudelor la crile de credit (utilizat de VISA) 7.2 Logica fuzzy
Logica fuzzy utilizeaz datele imprecise, ambigue sau incerte ceea ce i determin o mai mare apropiere de modul uman de gndire. Simulnd procesul uman de gndire logica fuzzy ofer pentru rezolvarea problemelor sisteme informatice cu un comportament mai puin precis i logic dect sistemele convenionale. Logica fuzzy prezint urmtoarele avantaje n utilizare: - ofer o mare flexibilitate - ofer mai multe opiuni de lucru - este foarte util n observaii - scurteaz timpul de dezvoltare al sistemelor - crete productivitatea Domenii de utilizare: o o o o selectarea de companii n vederea achiziionrii sisteme ABS recunoaterea de modele aparatur electrocasnic
76
7.3 Algoritmii genetici Algoritmii genetici reprezint metode i tehnici de rezolvare a problemelor care folosesc modelul organismelor vii n adaptarea la mediu. Aceste tehnici sunt programate s lucreze n acelai mod n care oamenii rezolv problemele prin schimbarea i reorganizarea prilor componente utiliznd procese ca reproducia, mutaia i selecia natural. Pe msur ce soluiile se modific i se combin cele eronate sunt date de-o parte iar cele bune se utilizeaz n scopul de a produce soluii i mai bune. n domeniul algoritmilor genetici se pornete de la ideea (preconizat de J. Holland) c orice obiect se poate reprezenta n mod binar cu o combinaie corespunztoare de digii folosind un ir suficient de lung. Algoritmii genetici ofer metode de cutare a tuturor combinaiilor de digii pentru a-l identifica pe acela care reprezint structura posibil a problemei. Acest tip de algoritmi se preteaz pentru aplicaii ce folosesc arhitecturi paralele de prelucrare. Domenii de utilizare: o optimizri o designul de produse o monitorizarea sistemelor industriale o planificarea aprovizionrii i livrrii comenzilor 7.4 Agenii inteligeni Agenii inteligeni sunt softuri care utilizeaz cunotine prestabilite sau nvate s ndeplineasc activiti specifice sau repetitive pentru un utilizator individual, un proces de business sau o aplicaie software. Agenii inteligeni pot fi programai s ia decizii pe baza preferinelor individuale ale utilizatorilor cum ar fi : tergerea
77
mesajelor nedorite, stabilirea de ntlniri, navigarea pe Internet pentru a gsi diverse bunuri sau servicii. Domeniile de utilizare: o sisteme de operare, sisteme de e-mail o localizarea de informaii pentru Internet o mbuntirea procesului de nvmnt Agenii inteligeni mai sunt utilizai i pentru gestionarea activitii organizaiilor virtuale, deoarece ei pot interaciona cu diferite structuri de baze de date sau chiar organizaii. 7.5 Agenii software ce utilizeaz Internetul Agenii inteligenii din aceast categorie sunt construii pe o tehnologie care utilizeaz Internetul i se ntlnesc sub denumirea de roboi software sau softbots. Dintre ei cei mai importani sunt:
Fig. 7.1 Spider
78
agenii de e-mail - care comunic cu programele de e-mail sub Windows asistenii pentru navigare : o care caut pagini cu un coninut asemntor celei curente (dorite) o monitorizeaz informaiile despre comportamentul utilizatorului o asigur informaii personalizate agenii FAQ (ntrebri puse frecvent) o care ghideaz utilizatorii spre rspunsurile FAQ o accept ntrebrile utilizatorilor n limbaj natural (www.ask.com) agenii de cutare inteligeni (sau de indexare inteligent)care utilizeaz mai multe motoare de cutare pentru a descoperi rspunsurile cele mai relevante ( se mai numesc spiders, wanderers)
Fig. 7.2 Agent software (ask.com)
79
7.6 Ageni pentru comerul electronic Agenii pentru comerul electronic se afl la nceputuri. Aceste programe ajut utilizatorii s gseasc i s compare informaii despre produse i servicii i eventual s efectueze tranzacii. n general sunt folosii deocamdat pentru a cuta cele mai mici preuri pentru produse (servicii) i acestea ofer liste de recomandri (www.copernic.com).
Fig. 7.3 Agent pentru comerul electronic(copernic.com)
7.7 Ali ageni inteligeni Agenii inteligeni sunt ntlnii i n late zone cum ar fi: ageni pentru software de calcul tabelar ageni de detectare i colaborare mineri de date mineri de web
80
Fig. 7.4 Miner de date (mysimon.com)
81
82
Hardware pentru sisteme informatice
HARDWARE PENTRU SISTEME INFORMATICE
Computerul reprezint un sistem de prelucrare a informaiilor, i ca orice sistem permite intrri, prelucrri, ieiri precum i stocarea i controlul informaiilor. Computerul este alctuit dintr-un grup de componente pentru intrri i ieiri, o unitate de prelucrare a datelor i alte elemente periferice (a se vedea capitolele de lecturi). 8.1 Echipamente de intrare 1. Tastatura 2. Mouse 3. Ecran sensibil (touchpad sau touchscreen), trackball, pointstick 4. Scanner 5. Echipament pentru recunoatere vocal 6. Echipament pentru intrri video
83
1. Tastatura este cel mai cunoscut mijloc de introducere a datelor. Numrul de taste este variabil iar unele dintre acestea ndeplinesc funcii specifice.
2. Mouse-ul este un echipament de poziionare i alegere utilizat prin micarea unui cursor pe ecran.
3-4. Sunt echipamente similare cu mouse-ul, fie sub forma unui creion fie prin atingerea ecranului cu un deget. Trackball se prezint sub forma unei bile i pointstick sub forma unei mici taste cilindrice.
84
5. Sunt echipamente care fotografiaz imagini sau text i genereaz reprezentarea lor digital. 6. Aceste echipamente cu un soft specific analizeaz i convertesc n format digital mesajele vocale. 7. Echipamente care permit introducerea de date de la echipamente tv. 8.2 Echipamentul de prelucrare Echipamentul de prelucrare este alctuit din procesorul computerului i alte elemente specifice. 8.3 Echipamentul de ieire Echipamentul de ieire este reprezentat n general de: - video display sau LCD
85
imprimante i plottere tipresc n mai multe forme (impact, laser, jet)
echipament vocal similare cu cele de intrare
8.4 Echipamentul de stocare a datelor 1. Discuri floppy discuri din plastic acoperite cu o suprafa metalic. Sunt ieftine uor de utilizat i stabile.
86
2. Hard discuri discuri magnetice acoperite cu oxid de zinc ambalate ntr-un modul. Permit depozitarea de cantiti mari de date.
3. CD-ROM, CD-RW, DVD discuri optice bazate pe tehnologii laser care permit depozitarea de cantiti mari de date la preui mici. CD-RW se permit nscrierea repetat de informaii.
87
88
Software pentru sisteme informatice
SOFTWARE PENTRU SISTEME INFORMATICE
Sistemele informatice depind n mod esenial de resursele software care ajut utilizatorii s lucreze cu echipamentul hardware i s acceseze reelele de calculatoare. Astfel software-ul asigur introducerea, prelucrare, ieirea, datelor precum i controlul sistemelor informatice. 9.1 Categorii de software Software-ul se clasific n dou mari categorii de programe: A - software de aplicaii B - software de sistem A software-ul de aplicaii este reprezentat de programele care acioneaz direct asupra unui domeniu de utilizare particular pentru a asigura procesarea informaiilor necesare utilizatorilor finali. B software-ul de sistem sunt programele care gestioneaz i manipuleaz resursele i activitile unui computer fiind o interfa ntre computer i software-ul de aplicaii.
89
Tendine n dezvoltarea software 1. Dezvoltarea de aplicaii, pachete integrate ieftine i care se pot utiliza n mai multe domenii 2. Pachete soft care utilizeaz resursele de reea, permit conlucrarea la aceleai documente 3. Integrarea software-ului cu Internetul 4. Programe uor de utilizat ce folosesc tehnologii obiectuale orientate grafic, inteligena artificial n scopul de a utiliza limbajul natural pentru a uura programarea 5. Dezvoltarea de experi-asisteni n cadrul sistemelor expert ce nglobeaz inteligena artificial A - software de aplicaii Acest tip de programe se gsesc ntr-o multitudine de variante, versiuni, platforme de lucru, productori i pre. Softwareul de aplicaii are o zon determinat de utilizare (de ex. domeniul economic) iar n cadrul ei, zona poate fi i mai specific (de ex. calcul tabelar)*. O clasificare a acestora pentru domeniul economic poate fi urmtoarea: 1. 2. 3. 4. 5. Programe de procesate de text; Programe de calcul tabelar; Programe de management al bazelor de date; Programe de prezentri i grafic Programe de lucru n Internet i pot electronic
Majoritatea categoriilor de soft sunt tratate in extenso la capitolele de lecturi n.a.
90
n prezent se remarc folosirea cu precdere de pachete integrate (suite) pentru activitile de birou care au un rol important n creterea productivitii. Acestea cuprind: procesor de texte, calcul tabelar, baze de date, programe de prezentare i de lucru pe Internet. Cele mai importante aplicaii de acest tip sunt: MS Office, Corel Word Perfect Office, Lotus Smart Suite i Sun Star Office. Avantajele acestor grupuri de aplicaii sunt: determin creterea productivitii, faciliteaz comunicaia n interiorul organizaiei, permit lucrul n reea i integreaz aplicaiile Internet includ toate tipurile de programe necesare activitii de birou costul achiziiei unui pachet integrat este mai mic dect al aplicaiilor cumprate individual toate aplicaiile din pachet arat aproape identic ceea ce le face mai uor de nvat i de lucrat au faciliti importante de transfer al informaiilor dintr-o aplicaie n alta. Dezavantaje: multe din facilitile oferite de aceste programe nu sunt folosite de utilizatori au nevoie de resurse mari pentru a funciona corespunztor (spaiu pe disc, memorie) pot afecta viteza de lucru i puterea sistemului
Tot n aceast categorie productorii de soft au dezvoltat o categorie de pachete integrate de nivel mediu care au preluat o serie din caracteristicile celor de mai sus. Acestea combin
91
funciile mai multor tipuri de programe n unul singur. Cele mai cunoscute sunt: MS Works, Lotus Works, Claris Works. Ca avantaje ar putea fi resursele modeste pe care le utilizeaz i costul sub 100 US $, iar dezavantajul este c nu au performanele programelor individuale. Programe de lucru pe Internet ntre cele mai importante softuri utilizate n prezent, aflate ntr-o dezvoltare permanent se afl web browser ele. Netscape Navigator, Internet Explorer sau Opera sunt cele mai rspndite programe care lucreaz n Internet i ofer accesul la resursele acestuia. Domeniile de utilizare a lor sunt: o navigare n Internet o cutare de informaii o pot electronic o transferul de fiiere o grupuri de discui o alte aplicaii (chat, video-chat, fax) Pota electronic (e-mail) a schimbat modul de lucru al oamenilor i posibilitile de comunicare. Acest sistem permite transmisia i recepia de mesaje n form electronic (digital) prin Internet sau alte reele. Facilitile sale sunt: - transmitere/primirea de mesaje de la/ctre unul sau mai muli utilizatori, folosirea de mailing list - confidenialitate i securitate - posibilitatea rspunsului automat - crearea de liste de subscripie - acces la cutia potal din mai multe locuri - transfer de fiiere (text sau multimedia) - filtrarea i sortarea mesajelor primite - utilizarea de ageni inteligeni
92
Procesarea de text i DTP (desk top publishing) Programele de procesat text permit crearea modificarea i tiprirea de documente aflate n form digital. Avantaje utilizrii lor: - capacitatea de a edita brouri, manuale etc. - utilizarea i convertirea de documente din/n formatul HTML pentru Internet - corectarea textului, gramaticii i traducere Programele DTP sunt programe mai specializate n producerea de cri, manuale, brouri i care ofer mai multe faciliti n acest domeniu (grile, formatri, stiluri). Programe de calcul tabelar Sunt programe utilizate pentru analize de business, planificare i modelare. Acestea ofer un mod electronic de nlocuire a tabelelor de hrtie, creionului i a calculatorului de buzunar. Programele se prezint sub forma unui tabel cu un numr foarte mare de rnduri i coloane, permit combinarea acestora, calcule, grafice, analize what-if etc. Totodat permit accesarea i interogarea bazelor de date de pe Internet pentru al le prelucra. Programe de baze de date Programe de baze de date ofer posibiliti de a construi i gestiona baze de date att la nivel local ct i pe Internet. n esen putem spune c aceste programe controleaz, ntrein i gestioneaz informaiile dintr-o organizaie. Avantaje: - organizaiile pot integra datele - asigur posibilitatea pentru alte soft-uri pentru a accesa aceleai date
93
simplific accesul la date i permit interogri folosind un limbaj specific ( query language) Programe de prezentare
Programele de prezentare sunt utilizate pentru a converti diverse informaii n elemente grafice. Aceste programe ofer capaciti multimedia (utilizarea de fotografii, animaii, sunete i secvene video) dar i posibiliti de a face prezentri pentru Internet. Avantaje: - asigur o comunicare simpl i sugestiv - construiesc prezentri eficiente - ofer posibiliti de interactivitate Programele PIM ( Personal Information Manager) Programele PIM sunt foarte utilizate n prezent pentru creterea eficienei lucrului la nivel individual i a cooperrii. Acestea sunt folosite pentru a stoca, organiza i regsi date numerice i text. Domenii de utilizare: - agend electronic - urmrirea de proiecte - acces la Internet - faciliti de e-mail B - software de sistem Software de sistem sunt programe care desfoar activiti diverse ce in de gestionarea hardware i software. n aceast categorie se includ: 1. sisteme de operare care asigur interfaa dintre calculator i softul de aplicaii. Ex: MS DOS, Windows, Linux, Mac OS, OS2 etc.
94
programe de reea care asigur comunicaia dintre calculatoare. Ex: Windows NT, 2000 sau Novell 3. programe utilitare ce efectueaz diverse activiti precum: diagnoza utilizrii sistemului i resurselor, protecia antivirus, arhivarea documentelor, optimizarea sistemului, etc. O definiie a sistemelor de operare ar fi c acestea sunt o parte esenial de soft pentru a asigura lucrul pe un computer. Totodat, el asigur i alte faciliti ca vizualizarea de fiiere, tergere, copieri de fiiere. Mai are rolul de a nmagazina i regsi datele pe disc, organizeaz intrrile de date de la tastatur, trimite datele ctre imprimant i verific dac tiprirea decurge normal, controleaz monitorul. Exist diverse sisteme de operare, diferite ntre ele n funcie de arhitectura calculatorului, codurile main, instruciuni etc. Scopul unui sistem de operare este de a face comenzile mainii transparente utilizatorului. Acelai sistem de operare poate fi implementat pe o varietate larg de maini, cu viteze i capaciti diferite. Cele mai multe softuri sunt fcute ca lucrul cu ele s fie intermediat de sistemul de operare. Datorit faptului c sistemul de operare este acelai, programele pot rula pe diverse tipuri de computer fr sau cu mici modificri. Acest element de portabilitate a ajutat ca softul s se diversifice. 9.2 Procesoarele de texte A da o definiie exact unui procesor de texte este o activitate hazardat, sortit eecului, datorit complexitii i diferenelor specifice ntre att de diversele pachete numite procesoare de texte. Cert este c un procesor de texte este un pachet de programe ce lucreaz asupra unui text n vederea imprimrii acestuia, chiar dac textul va fi transmis prin fax sau pot electronic, va fi stocat n fiiere text, ce vor reprezenta surse
95
2.
ale unui program sau documentaii on-line etc. Evolund de la minieditoare de texte, cu performane sczute, ca Edit pentru MSDos, Write pentru Windows i ajungnd pn la procesoare profesionale ca Word for Windows, AmiPro, JustWrite, procesoarele de texte realizeaz acum toate operaiile necesare pentru editare, machetare, formatare, vizualizare, tiprire, verificare i multe alte operaii ce dau unui text un aspect foarte plcut i atractiv. Rspndirea interfeelor grafice, de tipul WYSIWYG (What You See Is What You Get ceea ce vezi (pe ecran) este ceea ce vei avea (la imprimant)), au dus la apropierea din ce n ce mai mare a tipografului, tehnoredactorului, secretarei i nu n ultimul rnd, al oricrui om ce vrea s scrie un text, de calculator prin procesorul de texte i ndeprtarea sa de maina de scris clasic. Utilizarea procesoarelor de texte O imagine actual a secretariatului unei instituii este de neconceput fr calculator. Editarea unor documente la maina de scris, cu riscul existenei greelilor, ce trebuiesc corectate prin reeditarea paginii respective sunt probleme ce dispar odat cu folosirea calculatorului pentru redactare. Considerentele de ordin estetic impun, de asemenea, folosirea editoarelor de texte: utilizarea diferitelor corpuri i dimensiuni de litere, integrarea n document a unor scheme, desene, grafice sau imagini duc la un document mult mai lizibil i expresiv. Vedem din ce n ce mai des documente, cri, reviste, acte cu o prezentare spectaculoas: antete grafice, text pe coloane, imagini n text, note de subsol i altele i mai i. Toate acestea devin realitate prin folosirea unor editoare de texte performante. Imaginea firmei se poate schimba n mod radical apelnd la calculator i utilizndu-l adecvat.
96
Sigur, dezavantajul ce pare la prima vedere fundamental, ar fi costul mare al unui calculator fa de o main de scris, la care se adaug costul imprimantei i al instruirii personalului. Dar comparnd performanele calitative, sporul de productivitate, reducerea substanial a timpului necesar editrii unui document i neuitnd faptul c un calculator nu este destinat numai procesrii textelor, ajungem la concluzia c lipsa unui asemenea instrument din procesul de editare de texte va deveni n scurt timp un anacronism. Trsturile standard Funciile de baz pe care trebuie s le ndeplineasc un bun program din clasa procesoarelor de texte WP (Word Processing) pot fi grupate n: editare, formatare, cutare i nlocuire. La acestea se pot aduga i alte faciliti specifice ce vor fi prezentate n subcapitolul urmtor. S ne imaginm acum cum arat un procesor de texte. De regul pe ecranul monitorului apare foaia n care urmeaz s introducem textul iar pe marginea acesteia se gsesc diverse cuvinte, riglete, butoane, toate formnd aa-numitele meniuri. Dac interfaa este de tip grafic (WYSIWYG), atunci pe ecran vom vedea exact textul care va aprea i la imprimant. Un alt punct comun al editoarelor de texte este i cursorul sau prompter-ul, adic locul n care ne aflm n text i care apare de regul sub forma unei linii clipitoare. Un exemplu de procesor n modul grafic este prezentat n figura 9.1.
97
Fig 9.1 Imagine din Word 2000
Editarea textului Culegerea textului este operaia fundamental ce trebuie executat asupra unui text. Ea nu este o problem nici pentru cele mai simple editoare. Introducerea textului se face de la tastatur, textul aprnd pe ecran ncepnd de la poziia curent (poziia n care se gsete cursorul). Deplasarea n interiorul documentului se face de regul cu ajutorul tastelor sgei ( , , , ) i a tastelor speciale (Home, End, PageUp, PageDown). n cazul n care se dorete modificarea textului, se poate face tergerea cu ajutorul tastei Backspace ( ), a poziiei anterioare, din stnga, sau a tastei Delete (Del) ce terge caracterul din poziia curent. Procesoarele de texte ofer, n afara celor descrise anterior, o gam ntreag de instrumente adiionale, care pot fi de mare
98
utilitate n realizarea unor documente complexe, cum ar fi: seturi de simboluri speciale, posibilitatea de a crea diverse tipuri de tabele, editorul de ecuaii, editorul de grafic .a. Cele mai multe procesoare permit utilizatorului s-i creeze glosare cuprinznd termeni de specialitate sau folosii mai des. Aceti termeni pot fi introdui uor n text, ceea ce faciliteaz culegerea textului. Formatarea textului Formatarea documentului nu este o faz sau o etap de lucru asupra textului, ci un set de operaii care se pot efectua asupra acestuia pentru a fi adus la forma dorit pentru imprimare. Foarte multe dintre acestea se pot aplica nc de la culegerea textului. De fapt aceste operaii sunt definitorii pentru un procesor de texte, prin acestea deosebindu-se de un simplu editor. De regul, formatarea se aplic asupra textului propriu-zis i asupra paginii. Elementul constitutiv al unui text se numete paragraf. Acesta coincide, n general, cu ceea ce numim n mod curent alineat, cu deosebirea c i titlurile i enumerrile una sub alta sunt tot paragrafe. Procesoarele de texte definesc, de obicei, paragraful ca fiind o bucat de text urmat de un semn numit sfrit de paragraf, care poart cu sine toate informaiile privind modul de imprimare. Majoritatea programelor insereaz automat un astfel de semn, cnd se tasteaz Enter (CR). Elementele care definesc aspectul unui paragraf sunt: corpul de liter (fontul); alinierea (alignment); indentarea (indentation); spaierea (spacing). Corpul de liter (fontul) reprezint o familie de caractere coninnd literele mari i mici, cifrele, semne speciale. Exemple de astfel de fonturi sunt: Courier, Arial, Times New Roman, Dutch, Wingdings etc. (fig. 9.2.).
99
Acest rnd este scris cu fontul Courier . Acest rnd este scris cu fontul Times New Roman . Acest rnd este scris cu fontul Arial .
Fig. 9. 2. Tipuri de fonturi
n funcie de mediul de lucru, de imprimant, exist o mulime de fonturi disponibile. Dac ele pot avea orice dimensiuni atunci se numesc fonturi scalabile. Prin alegerea unui anumit font, de o anumit dimensiune, se urmrete obinerea unui efect vizual specific. Exist fonturi mai agresive sau mai moi, tradiionale sau nonconformiste. De exemplu, pentru o tez tiinific se recomand un font ce sugereaz caracterele mainii de scris, de obicei Courier. Obinerea unui aspect plcut n designul tipografic pleac de la utilizarea a nu mai mult de trei familii de fonturi, n funcie de lungimea documentului. De regul, cele mai multe documente folosesc doar dou fonturi: unul pentru text, de obicei font cu serif i unul pentru titluri. Fontul cu serif este format din caractere care au mici linii, crlige, fa de litera obinuit (exemplu: I, T, z, w, M). Folosirea unui font cu serif duce la o uurin n citirea textului, datorit acestor elemente direcionale (serife), ce ghideaz privirea de-a lungul textului. Folosirea unui font fr serif implic o spaiere mai mare a literelor sau alegerea unui font subire pentru a face textul ct mai lizibil. Tot legat de corpul de liter se mai poate alege culoarea, dac este cazul i anumite atribute: bold, italic, underline, strikethrough, etc. Aceste atribute pot fi folosite incidental oriunde n text, pentru a pune n eviden un cuvnt, o fraz, o idee sau
100
pentru a respecta nite convenii de notare. De regul, se evit sublinierile, ce dau senzaia de forare, separare, distanare, nlocuindu-se cu alte atribute (bold, italic) sau majuscule, fonturi diferite etc. n figura 3 sunt exemplificate cteva atribute ale fonturilor. bold = ngroat strikethrough = tiat underline = subliniat italic = nclinat
Fig. 9.3. Atribute ale fonturilor
Alinierea (alignment) se refer la raportul dintre text i marginile laterale. Textul poate fi deci aliniat la marginea din dreapta, la cea din stnga, la ambele margini (justified) sau poate fi centrat. n cazul alinierii la ambele margini (modul cel mai uzual) se pune o problem special: desprirea n silabe (hyphenation). Exist procesoare de texte care rezolv i aceast problem a despririi n silabe. Se recomand alinierea n ambele pri pentru naraiuni, editoriale sau alte documente formale i celelalte alinieri (stnga, dreapta) pentru coresponden, materiale publicitare, ziare sau oriunde stilul neformalist se poate tolera. Indentarea (indentation) permite modificarea marginilor laterale ale textului. De obicei se refer la marginea din stnga i cu precdere la primul rnd al paragrafului, obinndu-se astfel subparagrafele. Spaierea (spacing) se refer mai ales la distana dintre rnduri, dar i la cea dintre litere. De asemenea, se poate stabili i o distan special pentru separarea nceputului sau sfritului de paragraf. Spaiul dintre linii trebuie s fie mai mare dect cel dintre
101
cuvinte, astfel nct ochiul cititorului s nu aib tendina s alunece n jos, de-a lungul liniilor. Titlurile i subtitlurile trebuie s fie mai aproape de textul care le urmeaz dect de cel care le precede. Formatarea paginii Punerea n pagin sau formatarea paginii este un element specific procesoarelor de texte i programelor DTP, neexistnd la editoarele simple, clasice. Modul de lucru specific pentru dimensionarea i vizualizarea paginii se numete layout (poziionat). La o pagin se pot seta dimensiunile paginii, introducerea antetului i recapitulaiei, scrierea textului pe coloane, inserarea cadrelor n text. Dimensiunile paginii (page size) reprezint formatul paginii dat prin lungimea i limea acestuia precum i prin cea a marginilor ce vor fi excluse la imprimare. Se poate opta, de obicei, ntre cteva formate standard (A4, A5, B3, US Legal, Scrisoare) sau se poate defini un format-utilizator (custom size). De asemenea, procesoarele de texte au faciliti de stabilire a orientrii paginii: pe vertical (portrait) sau pe orizontal (landscape). Antetul (header) i recapitulaia (footer) sunt elemente ce apar n partea superioar, respectiv inferioar a paginii repetnduse, de obicei, n toate paginile identic sau cu mici modificri. Ele pot conine anumite informaii cum ar fi: numrul paginii curente, titlul lucrrii i al capitolului, numele autorului, data etc. Unele procesoare permit stabilirea lor difereniat pentru paginile pare sau impare, precum i eventuala exceptare a primei pagini. Coloanele (columns). Textul poate fi tiprit pe una sau mai multe coloane, de regul de limi egale. Un procesor de texte poate stabili numrul de coloane, distana dintre coloane, trasarea unei linii de separaie ntre coloane, etc. Textul umple coloanele ca i cum ar fi pagini separate, el putnd fi forat s nceap pe o nou coloan sau pagin printr-un semn special (column/page break).
102
Pentru pagini incomplete sau coloane inegale se poate cere balansarea coloanelor, adic o completare a acestora n mod egal prin mrirea spaiului dintre linii, cuvinte etc. Unele procesoare de texte pot preveni apariia unui break ntre titlu i textul ce urmeaz, unor rnduri la sfritul sau nceputul unei coloane sau pagini, numite vduve (widows) i respectiv orfani (orphans). Cadrele (frames). Apariia i perfecionarea interfeelor grafice a permis procesoarelor de texte s preia din DTP (Desktop Publishing) unul dintre cele mai spectaculoase i mai utile instrumente: cadrele. Un cadru este o suprafa dreptunghiular care poate s conin un text, o imagine grafic sau un tabel. Dimensiunile cadrului pot fi liber configurate, iar pentru paginarea sa exist mai multe posibiliti: poate avea o poziie fix n pagin, poate fi ancorat n text, poate apare la fel n toate paginile documentului, poate fi ocolit de text pe laterale sau poate ntrerupe textul etc. Unele programe permit tratarea unui cadru n acelai mod n care este tratat o pagin: margini, coloane, .a. Un cadru poate fi ncadrat ntr-un box, ce poate fi bordat cu diverse stiluri de linie, interiorul poate fi umplut cu o haur definit i multe alte efecte speciale. Cutare i nlocuire Una din funciile de baz pe care, ntr-o form simplist, o au i minieditoarele de texte este posibilitatea de a localiza ntr-un text o anumit secven, numit funcia de cutare (search). Cutarea poate fi ncheiat la prima apariie sau continuat cu localizarea urmtoarei apariii i tot aa pn la sfritul textului. Funcia de cutare, combinat cu nlocuirea subtextului gsit de o alt secven dat, realizeaz operaia numit nlocuire (replace). Ea poate fi fcut automat n toate punctele de apariie sau cu certificarea locurilor n care se dorete nlocuirea. De
103
exemplu, schimbarea cratimei (-) cu linia de dialog (), realizat prin nlocuire, corecteaz o greeal de tehnoredactare. O facilitate pe care o au toate procesoarele de texte este posibilitatea de marcare a unui bloc n vederea tergerii, copierii sau mutrii. Acest lucru se realizeaz cu ajutorul unei memorii auxiliare, numit Clipboard, n care este pus textul, cu comanda Cut sau Copy, dup cum se dorete mutarea sau copierea textului. Aducerea coninutului memoriei auxiliare n text se face cu comanda Paste, care insereaz n poziia curent textul, imaginea, ecuaia .a. ce exist n Clipboard. Copierea i mutarea se pot realiza i cu ajutorul mouse-ului prin drag and drop, adic innd butonul din stnga apsat ne deplasm pn n locul de inserie i elibernd butonul va aprea textul selectat. Aceast memorie (Clipboard) este folosit i pentru comunicarea ntre diverse produse compatibile, cum ar fi: procesoare de grafic, baze de date, speadsheet-uri, etc. Dup culegerea textului, formatarea i verificarea lui, operaiunea ce trebuie fcut de regul este stocarea textului ntr-un fiier pe disc, n vederea unei eventuale refolosiri a acestuia. Pentru acest lucru se utilizeaz comanda Save sau Save As, ce stocheaz textul ntr-un fiier existent, respectiv n unul cu numele specificat n momentul salvrii. Operaiunea invers salvrii este ncrcarea sau deschiderea unui fiier text creat anterior (Load, Open). De regul, documentele, textele sunt fiiere cu extensia DOC sau TXT, dar ele pot avea i orice alt extensie dorit de utilizator. Scopul final al editrii unui text fiind tiprirea sa, toate procesoarele vor avea posibilitatea de scriere la imprimant (Print), cu observaia c, n general, un text este dependent de tipul imprimantei (Printer driver) i modificarea imprimantei va afecta aranjarea n pagin a textului. De aceea este recomandabil setarea imprimantei nainte de culegerea textului, pentru a evita deficienele descrise anterior.
104
Alte faciliti Pe lng trsturile standard, unele procesoare de texte pot asigura i alte faciliti, cum ar fi: macro-uri, tezaur, verificare lexical i gramatical, corecii i adnotri, outline, tipizri, integrare de aplicaii, caractere strine. Macro-urile sunt cuvinte, fraze, paragrafe, formatri speciale, ce pot fi realizate cu ajutorul unei combinaii de dou sau mai multe taste (shortcut). Ele pot reduce simitor timpul de editare i formatare a textului. Se nregistreaz de obicei cu ajutorul unui Recorder, putnd fi ulterior modificate. Tezaurul (thesaurus) cuprinde termeni folosii foarte des sau de specialitate precum i o list de sinonime i antonime specifice unei anumite limbi (de regul englez, german, francez). Verificarea lexical (spell checking) este un instrument de verificare a corectitudinii scrierii textului, dependent de limb. Pe baza unui dicionar, analizorul lexical depisteaz cuvintele care i par suspecte i sugereaz cteva posibiliti de corectare. n acest fel pot fi corectate greelile inevitabile la culegere. Totodat, unele procesoare de texte permit completarea dicionarului cu noi cuvinte sau editarea unui dicionar propriu. Verificarea gramatical (grammar checking) permite verificarea automat a corectitudinii textului din punct de vedere gramatical. Procesoarele avansate au posibilitatea de a face verificri specifice naturii documentului elaborat: anumite reguli sunt verificate n cazul unei scrisori comerciale, altele n cazul unei lucrri tiinifice sau beletristice. Exist, de asemenea, procesoare ce-i pot mbogi colecia de reguli gramaticale.
105
Desigur c aceste verificri automate nu sunt ntotdeauna suficiente, de aceea exist posibilitatea ca la text s fie adugate corecii (revision) sau adnotri (adnotations). Ele nu fac parte efectiv din document, lsnd la latitudinea proprietarului documentului ca acele corecii sau adnotri s fie operate n document. Outline (schi, rezumat) este modul prin care textul este structurat pe mai multe nivele, ca de exemplu: seciune, capitol, paragraf, alineat etc. Numerotarea titlurilor acestor nivele se poate face automat, practic n toate modurile imaginabile. Mutarea unui titlu dintr-un loc n altul atrage dup sine mutarea ntregului text subordonat acestuia. Procesoarele de texte permit de asemenea, tratarea elegant a unui sistem de referine, ce poate cuprinde: semne de carte (bookmarks) sunt marcaje ale unor locuri din text, n vederea regsirii lor rapide; note de subsol i de final (footnotes & endnotes) numerotarea sau marcarea acestora precum i plasarea lor se poate face n diverse moduri; intrri n sumar (table of contents entries) permit generarea automat a cuprinsului unei lucrri, ce poate fi structurat pe nivele; numerele de pagin corespunztoare intrrilor sunt detectate automat. intrri n index (index entries) sunt asemntoare intrrilor n sumar i permit generarea automat a unui index tematic. Tipizarea documentelor. Pentru evitarea formatrii migloase a documentelor de fiecare dat cnd acestea sunt create, procesoarele de texte ofer posibilitatea de a crea documente cu
106
acelai aspect general, dar coninut diferit (Style sheet sau template), iar pe de alt parte exist posibilitatea de a crea documente aproape identice, care difer doar prin anumite elemente de coninut (field & merge). Din prima gam, productorii ofer, odat cu procesorul, machete pentru diverse documente: scrisori comerciale, circulare, reete, referate tiinifice. Cea de-a doua, se refer la crearea unor documente n serie. Acele elemente de coninut care difer de la un document la altul se numesc cmpuri (fields), iar coninutul lor poate fi preluat din fiiere de date printr-un procedeu de combinare (merge). Integrarea aplicaiilor. Procesoarele de texte nu lucreaz n general singure, ci coopereaz cu alte aplicaii ce realizeaz operaii complexe. Orice program care se respect tie s se descurce cu cteva formate grafice, spreadsheet-uri, cu formatele celor mai populare baze de date i mai ales cu diverse formate de text. Pe lng procesorul de texte se gsesc de obicei, un editor de ecuaii, un editor de grafic, un editor de stil i art i multe altele. Mediul Windows, prin multitasking, ofer procesoarelor de texte posibilitatea de a folosi n comun cu alte aplicaii resursele sistemului. Astfel, vom avea posibilitatea de a ataa documente mesajelor trimise prin fax sau pot electronic. De asemenea se pot crea legturi dinamice (DDE Dynamic Data Exchange sau OLE Object Linking & Embedding) cu datele unei aplicaii Windows, astfel nct orice actualizare a datelor originale se reflect n document, dac aplicaiile sunt deschise simultan (DDE) sau la cerere (OLE). Caracterele strine sunt fonturi specifice limbilor strine ce includ literele alfabetului limbii, cum ar fi n romn: , , , , sau n german: , , , . Ele pot fi tastate direct de la tastatur, dac exist driver-ul corespunztor sau inserate cu ajutorul unor coduri ASCII speciale.
107
Microsoft Word este fr ndoial un etalon n domeniul procesoarelor de texte. Este dotat cu toate funciile necesare pentru a realiza practic orice document, de orice complexitate. Modul prietenos i comod de utilizare este bazat pe lucrul cu mouse-ul, multe funcii putnd fi realizate printr-un simplu clic pe butoanele i meniurile programului. Poate lucra i numai cu tastatura, meniul apelndu-se apsnd tasta Alt, deplasarea n meniu se face cu ajutorul tastelor-sgei i selectarea cu tasta Enter. Exist desigur i scurtturi (shortcuts), ce pot fi nvate foarte rapid cu ajutorul documentaiei clare i detaliate sau mai simplu cu ajutorul help-ului prevzut cu un set de lecii practice pentru nceptori, deosebit de atractive i ingenioase. Pentru utilizatorii de WordPerfect, Word ofer posibilitatea utilizrii scurtturilor specifice acestuia. Este dotat cu un puternic limbaj, WordBasic, pentru care exist n domeniul public o mulime de macro-uri deosebit de utile, cu el putndu-se insera n text butoane, iconuri, ce fac din Word un instrument de realizare a unor prezentri interactive de calitate. Documentele pot fi vizualizate n diverse moduri: layout, outline, normal sau print preview. Modul normal permite o foarte comod formatare a textului, lipsind din ecran elementele specifice amplasrii n pagin. Vederea print preview nu este complet ngheat, ci permite corectarea marginilor paginii, amplasarea numrului de pagin i a antetului. Documentul este format din seciuni, fiecare putnd fi formatat altfel. O colecie de stiluri se numete n Word template. Dotat cu multe accesorii ca: editor de ecuaii accesibil, editor de grafic orientat pe obiecte, editor de grafice sub diverse stiluri, .a. Word for Windows devine un instrument foarte atractiv, puternic, uor de utilizat i spectaculos, existnd att versiune pentru IBM ct i pentru Macintosh.
108
9.3 Programe de calcul tabelar S ne aducem aminte c locul unde s-au cerut pentru prima dat calculatoare PC foarte puternice a fost Wall Street. Domeniul economic este, se pare, unul primordial pentru producia de hard i soft. Dac din punct de vedere al hard-ului problemele erau n cea mai mare parte rezolvate, din pcate soft-ul era mai puin dezvoltat i devenise apanajul unor specialiti. Aceasta a determinat necesitatea unor programe care s fie foarte uor accesibile i novicilor, nemaifcnd necesar intermedierea prin specialiti (analiti progrmatori). Cum ntr-o economie de pia apariia unei nevoi duce la apariia mijlocului prin care este satisfcut, pe fondul dezvoltrii hard-ului, la nceputul anilor 80 au aprut primele programe de calcul tabelar numite i spreadsheets. Programele de calcul tabelar sunt pachete de programe (dac sun prea pretenios s le numim mai simplu programe) care permit manipularea datelor aranjate sub form de tabel. Mai simplu spus pentru cei ce au tangen cu activitatea de birou, s ne gndim la un document cumulativ dar foarte foarte mare. Utilizarea programelor de calcul tabelar Datele care apar ntr-un program de calcul tabelar constau n numere (valori) i texte care explic nelesul acestora. ntr-un spreadsheet rndurile sunt numerotate cu numere de la 1 pn la, n funcie de tipul programului, 8132 sau 16000, iar coloanele sunt desemnate de litere (de la A la ...) sau tot de numere. Fiecare intrare are ca referin o celul (prin celul nelegem intersecia unei coloane cu un rnd), numrul acestora
109
variind evident, n funcie de numrul de linii i coloane ale foii de calcul. Sau altfel spus referina celulei care este adresat de exemplu cu B5 reprezint celula de la intersecia coloanei B cu rndul 5, form ce este utilizat n programele de calcul tabelar Lotus 1-2-3, Quattro Pro, Excel. O alt form de adresare este R2C5 intersecia rndului 2 cu coloana 5 folosit n Excel sau CASupercalc. Pentru modul text de afiare pe display sunt expuse circa 20 de rnduri i circa 8 de coloane, iar pentru cel grafic (mai elegant) limitrile sunt legate de ct de bine vede (sau nu) utilizatorul. Exist ntr-o foaie de calcul posibilitatea de a efectua deplasri cu ajutorul sgeilor, tastelor funcionale sau mouse-ului. n general pe ecran nu se vede dect o parte din foaia de calcul, iar deasupra ei exist un rnd de informaie n care se afieaz celula activ (deci celula unde ne gsim la un moment dat) precum i coninutul acesteia, evident dac nu este goal. Celulele pot fi legate ntre ele prin diverse relaii de calcul care poart numele de formule. De exemplu n celula B4 poate fi calculat totalul celulelor B1, B2, B3 introducnd n acea celul (B4) urmtoarea formul: +B1+B2+B3. Evident, complexitatea acestor formule poate crete la niveluri profesionale ajungnd pn la construcia de modele de calcul. Avantajele utilizrii acestor programe const n faptul c odat stabilite formulele, relaiile ntre celule i introduse datele, imediat rezultatele calculelor vor fi afiate i mai mult, la modificarea datelor sau o alt introducere ulterioar, rezultatele calculelor vor fi refcute imediat sesizndu-se modificarea intervenit. Posibilitatea de a crea modele fiind foarte dezvoltat se pot dezvolta modele extrem de complexe, se pot elabora i diverse analize i calcule financiare (cnd ne-am referit la faptul c spreadsheet-urile acoper domeniul economic vom mai meniona c exist o multitudine de funcii financiare, contabile, statistice,
110
matematice i chiar inginereti, care vin s uureze i mai mult lucrul cu aceste programe). Aceste analize se pot face uurin folosind comenzile what-if (ce s-ar ntmpla dac ...), solve for (rezolv pentru ...) sau optimizri. Trsturi standard - ncrcarea unui spreadsheet Odat ncrcat spreadsheet-ul acesta ne va oferi o foaie de calcul goal n care noi putem introduce datele dorite. n cazul n care foaia de calcul exist, nu avem dect s-i alegem numele dintrun panou i ne va aprea pe display. - Salvarea datelor Dup ce am introdus datele n foaia de calcul, am stabilit relaiile dintre formule, avem posibilitatea de a o salva. Salvarea se face atribuindu-i un nume. Ori de cte ori avem nevoie vom putea deschide acea foaie de calcul, apelnd numele dat. O meniune este modalitatea de a salva cu parol. Avem posibilitatea astfel de a atribui o parol acelei foi de calcul, caz n care ea va putea fi deschis (ncrcat) numai de persoanele care cunosc parola. - Formulele i funciile Formula pentru spreadsheet este o combinaie ntre adrese de celule i eventual numere reunite prin intermediul unor semne matematice (+, , /, *) sau operatori logici. Cnd se introduce o formul pointerul va trebui s se gseasc n celula unde va fi introdus formula. Aceasta, n general, trebuie s nceap cu un semn matematic ( de obicei =) sau specific (@ pentru Lotus 1-2-3 i Quattro), pentru cazul n care dorim s implicm o funcie. Totodat, formulele pot fi modificate (editate) ca i coninutul oricrei celule.
111
Exemple de formule1: = D1 + D2 ; + C5 * 2.3 ; @ SUM (A1..C25) ; = SUM (A1:A10) * 3% . Funciile sunt create n scopul uurrii i mai mult a calculelor, putnd fi clasificate n: funcii matematice; funcii statistice; funcii financiare; funcii contabile; funcii de baze de date. Sortri i cutri Spreadsheet-ul poate fi vzut i ca o baz de date n care informaiile sunt dispuse n mod tabelar. Astfel ca n orice baz de date se pot efectua introduceri de nregistrri, tergeri de nregistrri i sortri (ordonri) dup unul sau mai multe criterii. n cazul sortrilor, criteriul va fi o coloan din baza de date ce se numete cheie a sortrii, putnd exista mai multe chei. Cutrile n baza de date se pot face n funcie de capul de tabel care conine numele cmpurilor i criteriile cutrii. Aceste criterii se exprim fa de programele obinuite de baze de date sub forma unui bloc (zon). Alte faciliti Scenarii
1
Atenie formulele nu sunt universal valabile (n.a.)
112
Acestea poart nume n genul Scenario Manager i asigur posibilitatea de a face anumite estimri n funcie de anumite variabile i factori. De exemplu, se poate estima nivelul vnzrilor n condiiile n care profitul este maxim sau profitul este minim .a.m.d. Grafice i prezentri Un alt domeniu n care spreadsheeturile exceleaz (Excel!) este acela al elaborrii de grafice. Att timp ct datele sunt dispuse n mod tabelar folosind diverse opiuni este extrem de simplu pentru a elabora un grafic. Toate spreadsheet-urile au zeci de tipuri de grafice: histograme simple, cumulate, liniare, sectoriale, radar etc. Mai departe n cazul n care am elaborat mai multe grafice i dorim s realizm o prezentare (slide) este foarte simplu trebuind s trecem ntr-o zon numele graficului i timpul care dorim s rmn pe ecran. Foile de calcul tridimensionale Toate spreadsheet-urile noi ofer aceast facilitate oferind pe lng cele dou dimensiuni n care lucreaz un spreadsheet i o a treia. Pentru a nelege acest concept vom folosi urmtorul exemplu. S presupunem c avem statele de plat pe tot anul puse unul peste altul. Dac le avem ntr-un spreadsheet avem facilitatea ca s ne vedem veniturile pe fiecare lun pur i simplu navignd n interior lun cu lun (deci ca i cum am strpunge hrtia). 9.4 Software pentru baze de date Fiecare organizaie lucreaz cu un numr mai mic sau mai mare de documente i date. Unele date se afl n arhive, altele n
113
circulaie, unele sunt create n interior, altele n exterior. Indiferent de forma, coninutul sau proveniena lor, ele formeaz un volum de informaie care este vital pentru buna administrare i succesul activitii respectivei organizaii. Toate aceste colecii de date mpreun cu aplicaiile ce utilizeaz datele respective, formeaz o baz de date, mai exact o baz de date i un sistem de gestionare a bazelor de date (SGBD). Deci bazele de date cuprind colecii structurate de date, sistemul de gestionare a acestora cu interogri, machete, rapoarte, aplicaii precum i mediile de interfaare i dezvoltare a aplicaiilor referitoare la coleciile de date. Utilizarea bazelor de date Gestionarea datelor n cadrul unor organizaii mari sau a celor cu un flux rapid de date devine o problem care consum timpul, energia i nervii unui numr considerabil de funcionari. Consum deci resurse, bani. Cci indiferent dac este vorba de facturi sau de datele secrete ale unui nou produs, exist situaii n care afaceri extraordinare sau simpla imagine public depind de eficiena cu care sunt manipulate aceste date. Calculatoarele ncearc s fac ordine n milioanele de date de diverse tipuri ce tind s ne sufoce. Dar n spatele lor trebuie mereu s se afle cineva care s le conduc i s neleag tot fluxul acestora. Folosirea sistemelor de gestiune a bazelor de date n mod eficient nseamn economie de timp, de munc, de bani i nu n ultimul rnd confer competitivitate i stil. Trsturile standard n orice sistem de gestionare a bazelor de date primul lucru care trebuie fcut este stabilirea structurii (organizrii) datelor. Structura relaional a reuit s se impun n domeniul SGBDurilor, astfel nct marea majoritate a acestora sunt relaionale, de aceea vom trata numai acest tip de SGBD.
114
- Bazele de date se stocheaz n fiiere, de obicei cu extensia DBF (standardul xBase) i sunt organizate pe linii i coloane. Coloanele se mai numesc cmpuri (fields) iar liniile se mai numesc nregistrri (records). Fiierele de acest tip se numesc tabele. Crearea tabelelor se poate face n dou moduri: interactiv, folosind o fereastr de dialog special sau prin intermediul unui alt fiier n care introducem descrierea cmpurilor noii tabele. Pentru a ajunge n modul interactiv se alege n general din meniu comanda New i Table sau se tasteaz comanda: CREATE <nume fiier>. Cmpurile fiierului se descriu printr-un nume de maxim 10 caractere, de obicei, un tip, o lungime i eventual un numr de cifre zecimale. Tipul unui cmp poate fi Caracter, Numeric, Dat/Or, Logic, Memorie, Moned, General, Poz, Contor, .a. Cmpurile de tipul General, Memorie i Poz sunt cu lungime variabil. Cmpurile de tip General se folosesc de obicei ca suport pentru OLE (Object Linking and Embedding). Cel de-al doilea mod de a crea fiiere DBF este util n cazul n care se creaz fiierele din interiorul unui program, n mod neinteractiv. - Dup crearea bazei de date, de regul, se introduc nregistrrile, n unele cmpuri validndu-se data introdus cu tipul declarat, domeniul minim sau maxim, formatul etc. nregistrrile pot fi introduse att interactiv sub form de tabel, coloan sau neinteractiv prin comenzi-program. Fiecare cmp are un set de proprieti, dependente de tipul lui: mrime, format, tip de numr i numr de cifre zecimale, expresie de validare, mesaje afiabile n diverse situaii, valori implicite, tipul de indexare. n plus fa de proprietile fiecrui cmp mai exist un set de proprieti ale tabelei, care includ cheia primar a tabelei i cmpurile de index. Fiecare tabel este bine s
115
aib o cheie primar care s defineasc n mod unic o nregistrare din tabel, lucru ce mrete viteza de acces la datele din tabel i permite definirea unor relaii ntre tabele. - Asupra bazelor de date pot fi realizate operaii care s finalizeze un scop bine definit al utilizatorului. Una din aceste operaii elementare este modificarea structurii bazei de date, prin adugare de cmpuri, tergere de cmpuri, modificare a valorilor unor componente din structur. De observat c, modificarea afecteaz valorile nregistrrilor n mod corespunztor i de aceea ea poate avea i efecte nedorite, dac nu este analizat corect. - O alt operaie este adugarea i modificarea nregistrrilor. Pot fi astfel inserate una sau mai multe nregistrri n poziii fixe sau variabile, condiionate de valoarea unei expresii. Modalitatea de lucru poate fi interactiv, sub diverse forme: tabel (browse), formatat (edit, insert) sau neinteractiv, prin comenziprogram (replace). Modul de afiare a tabelei poate fi setat printr-o multitudine de parametri ai comenzilor sau meniurilor de setare. Pentru baze de date de dimensiuni mari este mult mai lejer modificarea valorilor nregistrrilor automat, prin formule, de exemplu o indexare cu 15 % a salariilor celor 10 000 de angajai ai unei ntreprinderi. - Poziionarea n baza de date poate deveni o problem n cazul bazelor de date mari, de aceea SGBD-urile dispun de faciliti de deplasare n interiorul bazei (go to) pe lng tastele direcionale ce fac deplasri lente. Ne putem astfel poziiona pe o nregistrare cu un numr de ordine dorit, la nceputul sau sfritul bazei de date sau pe o nregistrare ce ndeplinete anumite condiii.
116
- tergerea nregistrrilor este i ea o operaie absolut necesar n lucrul cu baze de date. Aceasta se face de obicei n dou etape: o tergere logic (delete) i o tergere fizic (pack, zap). n urma tergerii logice nregistrrile nu dispar, ele putnd fi refcute (recall), dac se dorete acest lucru, n totalitate sau parial. tergerea logic implic o marcare a nregistrrilor respective, ele nemaiputnd fi copiate, modificate, ci numai listate, vizualizate. tergerea fizic duce la dispariia definitiv a nregistrrilor din baza de date. - Sortarea i indexarea este o operaiune care nu afecteaz valorile nregistrrilor ci numai ordinea acestora. De multe ori sunt necesare situaii, clasamente n care nregistrrile s apar ordonate dup valorile existente ntr-un cmp. Acest lucru l realizeaz sortarea (sort). Ea poate fi fcut dup o cheie principal i una sau mai multe chei secundare, poate fi fcut cresctor sau descresctor, poate ine cont de litere mari sau mici etc. Indexarea (index) este o operaiune prin care se creeaz legturi ntre nregistrrile unei baze de date, ce folosesc la regsirea i sortarea mult mai rapid a acestora. Ea nu modific ordinea nregistrrilor bazei de date ci creeaz un fiier de legturi simple sau multiple. Un exemplu pentru a nelege indexarea este cutarea unui nume n cartea de telefon, n cazul n care exist un index (ordinea alfabetic) comparativ cu o cutare oarb. Indexarea este eficient n bazele de date foarte mari. O baz de date poate fi indexat n mai multe moduri dar numai un index poate fi activ. La deschiderea bazei de date se specific de obicei i indexul dup care se dorete stabilirea legturilor ntre nregistrri. - Machetele (forms) sunt modaliti de afiare a nregistrrilor pe ecran sau la imprimant, fiind de obicei, cea mai convenabil form de a introduce, modifica sau vizualiza datele dintr-o baz de date. Dac dorii ca datele dumneavoastr s fie
117
afiate pe ecran altfel dect sub form tabelar, putei crea pentru tabela respectiv o machet. Unele SGBD au la dispoziie o facilitate numit Forms Wizard (magicianul machetei), ce las la latitudinea utilizatorului selectarea dintre cteva stiluri predefinite a machetei ce este cea mai apropiat de cerinele utilizatorului. n continuare, se poate interveni n machet pentru a o aduce ct mai aproape de propria viziune asupra datelor. Se pot aduga astfel linii, cercuri, poze, plus o serie de controale specifice Windows-ului: butoane de comand, liste, butoane radio, bare de derulare, butoane de bifare, cmpuri de editare. Toat aceast palet de controale poate fi acordat cu ajutorul unei ferestre de proprieti, n care sunt afiate rnd pe rnd proprietile fiecrui control, referitoare la culoare, fonturi, vizibilitate, mrime etc. n acest fel se pot obine machete personalizate, ce pot fi vizualizate imediat apsnd pe butonul de vizualizare sau deschise cu un dublu-clic al mouse-ului pe numele machetei. Bazele de date actuale permit crearea machetelor bazate pe mai multe tabele, odat cu introducerea noiunii de submachet. Prin aceasta se nelege o zon de ecran n care va fi afiat o alt machet, ce poate conine controale legate de cmpurile unei alte tabele dect cele ale machetei principale. Pot fi definite de asemenea, n machet, cmpuri de legtur ntre machete, astfel nct n submachet se selecteaz automat care sunt nregistrrile care conin aceleai valori n cmpurile de legtur. Se pot crea machete ce conin informaii din afara bazei de date, construind submacheta pornind de la o interogare n loc de tabel. Unele cmpuri din machet pot fi inhibate la operaiunea de editare prin setarea tipului cmpului ca ncuiat, nchis. - Rapoartele (reports) sunt rezultatele finale pe hrtie. Orice aplicaie se termin desigur cu o serie de rapoarte pe hrtie, care vor fi ndosariate sau prezentate superiorilor. Aceast parte
118
final este foarte important, modul de prezentare a datelor fiind aici esenial. De exactitatea datelor se ocup celelalte componente, rapoartele ocupndu-se doar de frumuseea lor. n plus, n rapoarte este locul statisticilor de gen totaluri, subtotaluri, stocuri. Raportul se poate face pe baza unei tabele sau pe baza unei interogri. i pentru crearea rapoartelor exist SGBD-uri care v ofer un magician, Reports Wizard. Cu ajutorul acestuia putei crea rapoarte de cteva tipuri predefinite, tabelare sau nu, sub form de etichet, etc. n afar de format, magicianul mai pune ntrebri relative la cmpurile dup care dorii s sortai raportul i la cmpurile pentru care dorii totaluri sau subtotaluri. Pentru fiecare tip de cmp (dat, numeric, caracter, etc.) exist stiluri de totaluri predefinite, de exemplu la cmpurile de tip dat/or se pot face subtotaluri pe an, lun, sptmn, zi, or, etc., la cmpurile de tip text se pot face subtotaluri dup primul caracter, primele dou etc. Dup definirea raportului putei mai nti s vedei pe ecran rezultatele, print comanda Print Preview, iar apoi, dac imaginea v satisface, s imprimai raportul. - Interogrile (QBE = Query By Example) sunt ntrebri pe care le putem pune despre datele din baza de date. Pentru situaiile n care dorim s selectm pe anumite criterii informaia din baza de date, datele necesare gsindu-se ntr-una sau n mai multe tabele, vom lansa o interogare cu condiiile exacte pe care informaiile trebuie s le ndeplineasc. Rezultatul ntrebrii este un set de nregistrri, ce au cmpurile specificate n interogare i date provenind eventual din mai multe tabele sau cmpuri calculate pe baza altor cmpuri. Pentru a selecta date din mai multe tabele, va trebui s avem un set de relaii ntre tabelele respective. Acest lucru l putem face, n unele SGBD-uri, pur i simplu prin tragerea unui cmp dintr-una din tabele peste cmpul corespunztor dintr-o alt tabel
119
(drag and drop). Setrile suplimentare ale unei anumite relaii se fac prin dublu-clic pe linia ce reprezint relaia. Interogrile nu sunt n general doar de selecie, ci pot fi i de tergere, de actualizare, de adugare. Exist SGBD-uri care genereaz codul SQL corespunztor interogrii, ce se poate porta i compila n interiorul aplicaiilor. Alte faciliti - Una din facilitile pe care o vom gsi n majoritatea SGBD-urilor, dar diferit realizat de la program la program este scrierea aplicaiilor (programarea). Avnd la dispoziie limbaje de programare specifice bazelor de date, putei dezvolta diverse proceduri ce personalizeaz cu adevrat aplicaia dumneavoastr. Programele pot fi scrise instruciune cu instruciune sau descrise prin evenimente, pot exista structuri de gen WHILE, FOR, CASE sau nu. Se pot genera n unele SGBD-uri i fiierele sau codurile executabile EXE, ce pot fi de sine stttoare (stand alone) sau minimale, adic folosesc biblioteci externe cu care se pot lega dinamic. - O alt facilitate foarte important este securitatea datelor. Se pot proteja astfel, prin parole, nregistrri sau fiiere, grupuri de fiiere i aplicaii. Exist diverse nivele de protecie, stabilite n general, de administratorul bazei de date. n cazul lucrului n reea, securitatea datelor este foarte important. Sunt probleme create de accesul la date partajat sau accesul la date numai pentru vizualizare i nu pentru modificare sau restructurare. Poate fi protejat chiar i intrarea n SGBD, prin parole pe dou sau mai multe nivele. - Orice aplicaie mai serioas trebuie prezentat ntr-o form ct mai accesibil. Acest lucru se realizeaz de obicei, prin ceea ce se numete interfaa aplicaiei sau meniurile. Meniurile sunt
120
dialoguri la nivel utilizator prin care se pot selecta diverse ci de urmat n aplicaia respectiv. Exist n general un generator de meniuri ce scoate n final cod-program, care poate fi legat de restul prilor din aplicaie. Se pot folosi meniuri Pop-up, Pull-down, butoane radio, de bifare, de apsare .a., ce pot fi lansate printr-o combinaie de taste (shortcut) sau selectate cu mouse-ul i care dau aplicaiei o fa mult mai prietenoas i mai ales mai accesibil. - Relaii ntre fiiere (join) sunt necesare n cazul n care nu dorim sau nu putem s pstrm informaii complete despre un obiect. Descrierea obiectului, aflat n alt tabel, poate fi accesat prin stabilirea unei relaii cu aceast descriere, evitndu-se astfel multiplicarea aceleiai informaii i inconsistena informaiei. n baze de date relaionale aceast trimitere se realizeaz printr-o adres, un cod. Pot fi stabilite relaii de tipul unu la unu (one to one) sau unu spre mai muli (one to many). Ele pot fi terse sau modificate n mod interactiv sau descriptiv. - O alt problem realizat n mod diferit de diversele SGBD-uri este cea a importului i exportului de fiiere sau date, adic a compatibilitii. n lumea bazelor de date sunt ncetenite cteva formate standard de tip xBase, ISAM (Indexed Sequential Access Method), ceea ce face ca SGBD-urile s poat lucra nu numai cu baze de date proprii ci i cu celelalte. Astfel se pot porta ntre ele baze de date dBASE cu FoxPro, Paradox, Access, Informix; ba chiar exist un SGBD numit Magic care nu are format propriu ci folosete drivere specifice pentru celelalte baze de date. - n fine, mai semnalm existena n SGBD-uri a Helpurilor interactive sau obinuite, ce pot scoate utilizatorul din multe ncurcturi. Bazele de date sub Windows ofer suport pentru DDE i OLE (grafic, imagine) ce permite elaborarea unor aplicaii cu imagine, sunet i animaie - multimedia.
121
9.5 Alte tipuri de software Evident software-ul pentru sistemele informatice nu se oprete aici. Exist un numr mare de programe ce vor fi prezentate n continuare. 9.5.1 Programe utilitare Programul utilitar este un program mai mic ce aduce mbuntiri fa de lucrul n sistem de operare, realiznd diverse operaii simple sau mai complexe asupra discului sau datelor aflate pe disc. Operaiile pe care le fac programele utilitare pot fi realizate i direct din sistemul de operare de ctre specialiti, lucrnd cu ntreruperile, gestionnd memoria mai bine, ns ele se realizeaz foarte greu de ctre un nespecialist. De altfel, apariia programelor utilitare a dus la dezvoltarea i perfecionarea sistemelor de operare, astfel nct aceste sisteme au integrat treptat i multe programe utilitare. Facilitile pe care le-au adus programele utilitare referitor la disc au fost legate n primul rnd de posibilitatea de afiare n regim text sau grafic a structurii pe directoare i subdirectoare a discului. Afiarea sub form arborescent (tree) cu ramificaiile desfcute sau nu, cu relaiile dintre fiiere i structur, afiarea n ferestre cu posibilitatea rapid de copiere, mutare dintr-o fereastr n alta, selectarea fiierelor mult mai rapid, afiarea coninutului unui fiier cu posibilitatea editrii lui, dac dimensiunea acestuia nu este prea mare, vizualizarea fiierelor i directoarelor ordonate dup diverse criterii: nume, extensie, lungime, dat sunt numai cteva faciliti pe care le-au adus programele utilitare. Tot cu aceste programe se mai pot crea meniuri proprii n care pot fi introduse comenzi ntlnite frecvent, executarea lor fcndu-se prin selectarea opiunii din meniu sau prin scurtturi
122
(shortcuts). Sunt de fapt primul pas fcut spre sistemele de operare vizuale, cu interfee prietenoase ca WindowsNT, Macintosh, Next. Din categoria acestor programe utilitare amintim: Norton Desktop (Symantec) Norton Antivirus (Symantec), Dashboard (Hewlett-Packard), .a. Ele aduc i alte faciliti referitoare la date, fiiere cum ar fi: protejarea prin parole a fiierelor, directoarelor, discurilor, compactarea sau arhivarea datelor pentru a mri spaiul pe disc, copierea i tergerea fiierelor automat (backup) la un anumit moment din zi curarea discului i a memoriei de eventualii virui. Unele programe utilitare pot reface informaii terse (fiiere, directoare) sau pierdute prin formatare accidental, faciliti numite undelete i unformat. Defragmentarea este o alt operaiune prin care se grupeaz spaiul liber de pe disc n mod compact (la nceput sau la sfrit) astfel nct accesul la un fiier sau director s fie mult mai rapid ca i cutarea unui spaiu liber pentru crearea unui fiier sau director. Gestionarea memoriei mult mai eficient se poate face prin programe utilitare, ce pot mri memoria convenional de 640 Kb prin utilizarea memoriei de la 640 K n sus (expanded & extended memory), astfel nct cantitatea de date ce poate fi prelucrat nemaifcndu-se acces la hard-disk crete substanial i odat cu aceasta timpul de execuie se micoreaz. Tot pentru mrirea vitezei exist utilitare ce pot anticipa ce parte a discului va fi folosit i pot ncrca n memorie informaiile din aceast zon (chaching). Probleme de comunicaii pot fi rezolvate i ele cu ajutorul programelor utilitare.
123
Astfel de utilitare sunt: Norton Utilities, PCAnywhere (Symantec), After Dark (Berkeley Sys.), QEMM (Quarterdeck), Fastback (Fifth Generation). Odat cu dezvoltarea platformei Windows au aprut utilitare ce pot crea iconuri, cursoare de mouse, meniuri, dialoguri, acceleratoare etc. 9.5.2 Limbaje de programare Limbajele de programare sunt medii de dezvoltare a aplicaiilor profesionale, specializate. Ele sunt destinate n general programatorilor, necesitnd cunotine ce nu pot fi nvate ntr-un timp scurt. n categoria limbajelor de programare intr compilatoare, interpretoare, depanatoare, optimizoare, sisteme 4GL. Exist limbaje de programare mai simple, cu puine instrumente ataate cum ar fi: Turbo Pascal, C++ (Borland), MS Visual C++, MS Visual Basic (Microsoft), GW Basic, Basic A, Ada, Simula etc. Dar fora acestui domeniu o reprezint limbajele de programare profesionale, ce ofer i bogate biblioteci specializate pentru acces la baze de date, calcule tiiifice, indexri ISAM, funcii grafice etc. dintre acestea amintind: Symantec C++ (Symantec), Borland C++, Pascal Objects (Borland), Watcom C++ (Watcom), MS Visual C++, MS Visual Basic Pro (Microsoft), High C/C++ (Metaware). Dezvoltate de la limbaje de programare structurate ctre limbaje orientate pe obiecte, clasificate n generaii, actualmente fiind n generaia 3-4, limbajele de programare pot realiza practic orice, dar cu un efort mult mai mare, de la programare de sistem, apropiat de main (programare de nivel jos) pn la programarea de aplicaii de tot soiul: contabile, medicale, sportive adic o programare apropiat de problem (de nivel nalt).
124
Putnd realiza orice interfa pentru aplicaiile scrise n aceste limbaje de programare se constat totui o orientare actual spre interfeele de tip grafic, cum este i cea oferit de Windows cu meniuri, butoane, scroll-bar etc. De aceea multe limbaje de programare sunt sub Windows, putnd folosi i resursele oferite de acest mediu. Rezultatele utilizrii limbajelor de programare sunt n general programe executabile, codul surs fiind n general protejat. 9.5.3 Programe de prezentare, grafic i procesare de imagini Programele de grafic s-au dezvoltat uimitor dup apariia unei interfee grafice i a unor plci grafice puternice, cu posibilitatea definirii unui numr mare de culori i forme. Folosesc, n general, mouse-ul, creioanele optice, uneltele pe care le avem la dispoziie sunt afiate sub forma unor butoane pe ecran (creioane, foarfec, gum, pensule, rolluri, lupe etc.). Dispun de palete de culori prin care putem selecta o culoare predefinit sau defini o culoare utilizator (custom). Genereaz formate grafice specifice, unele de tip bitmap (orientate pe puncte), altele de tip vectorial (orientate pe curbe, linii). Programele de grafic actuale sunt programe orientate pe obiecte grafice, dar mai rezist nc i programe de grafic orientate ecran. Exist n aceast lume a graficii, programe de grafic utilitar sau de afaceri (Bussines Graphics) care sunt extrem de pretenioase din punct de vedere hard dar sunt suficiente de simple n utilizare. Ele sunt dotate cu seturi ample de desene prefabricate (Clip Art) i au n general formate vectoriale. Dintre acestea putem aminti: Powerpoint (Microsoft), Freelance Graphics (Lotus), Corel Presentations (Corel), Persuasion (Aldus), Charisma (Micrografx). O a doua categorie o constituie procesoarele de imagini ce sunt utilizate pentru pictur, afie, colaje, retuuri fotografice, animaie, prelucrare video. Prelucrrile oferite de astfel de
125
programe merg de la reglaje de contraste i luminozitate, efecte speciale de vizualizare i transformare a imaginii, deformri plane i spaiale, efecte de posterizare, pn la colorarea imaginilor albnegru, capturi ale ecranelor, adugare de perspective i multe altele. Din aceast categorie putem s semnalm cteva menionnd c toate sunt sub Windows sau sub Mac: PhotoShop (Adobe), PhotoStyler (Aldus), Picture Publisher (Micrografx), Corel Draw (Corel), Painter (Fractal Design), PhotoMagic (Micrografx),), Image Wizard (Image Ware), Image Pals (ULead). Programele de prezentare sunt programe de grafic, sunet i animaie menite s realizeze mult mai ocant i diversificat prezentri necesare lansrii unui produs nou, reclame publicitare, clipuri, instruire asistat de calculator etc. Paleta lor este foarte larg, mergnd de la simple programe de grafic i ajungnd la programe multimedia, adic programe ce pot lucra cu imagini video, muzic, animaie. 9.5.4 Programe DTP (de tehnoredactare i tiprire) Programele DTP (Desktop Publishing) sunt destinate tipririi de ziare, cri i reviste. Ele pot lucra asupra textului formatndu-l n toate modurile posibile: spaieri ntre rndurile unui paragraf pn la 0.1 puncte tipografice, spaieri de 0.01 puncte ntre litere, cuvinte, caractere tipografice, control automat asupra vduvelor i orfanilor (vezi cap. 3), desprirea automat n silabe, setri ale alinierilor, control asupra numrului de pagin, setri ale atributelor textului, echilibrri de coloane. Textul poate fi redimensionat , rotit sau nclinat n orice direcie, caracterele de la nceput de paragraf pot fi scrise artistic. Imaginile ce se insereaz n text pot fi importate din diverse editoare de imagine datorit existenei unei multitudini de filtre grafice pentru import/export de picturi. Aceste imagini pot fi
126
scalate la diverse dimensiuni, rotite, nclinate, deformate, reflectate. Textul poate ocoli imaginile sau poate curge pe lng aceasta. Pe lng facilitile pe care le au asupra textului i imaginii, adic faciliti de tehnoredactare, de aranjare n pagin, programele DTP permit i controlul asupra tipririi. Astfel sunt disponibile de la 10.000 la 1.000.000 de culori standard, se poate imprima pe hrtie, film sau band video, televiziune. Cernelurile tipografice pot fi create i sintetizate astfel nct, n funcie de cernelurile disponibile, s poat fi vizualizat textul i imaginile pe calculator. Separaia de culori se poate face pe sistemul RGB sau orice alt sistem, putnd face i corecii ale separaiilor pentru ajustarea unor parametri de finee ca sensibilitatea de punct (dot-gain), densitatea, sinteza de negru etc. Dintre programele DTP putem semnala: Page Maker (Aldus), Quark Xpress (Quark), Ventura Publisher (Corel), Frame Maker (Frame), MS Publisher (Microsoft), Timeworks Publisher (GST) .a. Aceste programe ofer i alte faciliti ca: publicaii multiple deschise simultan, suport pentru OLE, Paste multiple, Zoom liniar, indexare i cuprins complet rescrise, grosimi variabile ale liniilor, independena documentelor i multe altele ce pot fi nvate uor cu ajutorul unor tutoriale i help-uri interesante i atractive. 9.5.5 Pachete integrate Folosirea eficient a unui calculator necesit cel puin folosirea unui procesor de texte, unui program de calcul tabelar, a unei baze de date i eventual a unui procesor de imagine. Cum majoritatea utilizatorilor au nevoie de cte un program din fiecare, multe firme ofer pachete coninnd fie o colecie de programe care sunt vndute i separat, fie un produs integrat care ofer facilitile
127
de procesare de texte, calcul tabelar, grafic i baze de date simple. Acestea se numesc pachete integrate i au avantajul comunicabilitii ntre produse, uniformitii stilistice i nu n ultimul rnd al preului mai sczut. Dintre acestea putem aminti: MS Office al firmei Microsoft; Smart Suite al firmei Lotus; WordPerfect Office al firmei Corel; Star Office al firmei Sun; Open Office al Open Office Org; Aproape toate pachetele integrate ofer i programe de comunicaii de pot electronic, organizatoare, etc. i folosesc Windows-ul, ceea ce asigur o portabilitate i compatibilitate a aplicaiilor dintr-un produs n altul. 9.5.6 Proiectare asistat de calculator CAD Programele de proiectare asistat de calculator CAD (Computer Aided Design) sunt programe de grafic, mai pretenioase, n care precizia desenrii joac un rol foarte important. Se pot proiecta obiecte tridimensionale asupra crora se pot aplica secionri, scalri, rotaii, compuneri i descompuneri de obiecte. Vizualizarea obiectelor poate fi fcut n cele mai mici amnunte i din diverse poziii. Produsele din aceast categorie dispun de bogate biblioteci grafice, cu multe exemple, cu imagini ce pot fi adugate n bibliotec, cu stiluri de linii, cu pattern-uri pentru hauri i suprafee. Ustensilele de care dispunem sunt uor accesibile cu ajutorul mouse-ului, putem folosi cu uurin compasul, linia, guma, lupa i multe altele, printr-o simpl apsare a unui buton dintr-o tabel de instrumente (tools). Posibilitatea inserrii textului
128
n imagine precum i importul de imagini de tip raster sunt alte faciliti ce fac din programele de proiectare o soluie productiv pentru crearea rapid de desene, rapoarte, schie, documente. Dintre aceste programe de proiectare asistat se remarc Auto CAD for Windows (AutoDesk), Generic CAD (AutoDesk), Drafix CAD (Foresight), Auto Sketch (AutoDesk), Design CAD 2D/3D (American Design), Toolbox Professional, Auto Architect, etc. 9.5.7 Programe DMS de gestionare documentelor i de birou PIM Programele DMS (Document Management System) sunt programe specializate n organizarea i stocarea documentelor de tip text sau imagine. Exist sisteme DMS destinate n principal prelucrrii de texte prin stocarea lor ntr-o arhiv indexat i sisteme DMS destinate prelucrrii de imagini cu stocarea acestora pe discuri optice. ntr-un sistem DMS se definesc mai nti profilurile documentelor, adic informaii ce definesc coninutul unui document, tipul acestuia, cine l-a creat i cnd, unde este stocat, legturi cu alte documente. Indexarea se poate face dup aceste profile sau dup cuvinte cheie existente n documente. Funcia principal a unui DMS este regsirea rapid a documentelor i vizualizarea acestora. Dac specificaiile nu sunt complete atunci se furnizeaz lista documentelor ce satisfac condiiile de interogare, pe baza indexului profilelor sau chiar cuvintelor din documente. Un sistem DMS este destinat lucrului n reea, deoarece la un document trebuie s aib acces, eventual n acelai timp, mai multe persoane precum i faptului c un document poate fi realizat de ctre mai multe persoane. Apar astfel probleme de actualizare a versiunilor documentelor, modificri ireconciliabile de ctre
129
persoane diferite, securitate i control asupra accesului la un document, ce sunt rezolvate n mod diferit de la program la program. Calea ctre biroul fr hrtii este deschis prin aceste DMS, dar ele necesit n general un scanner, un PC puternic, o imprimant rapid, discuri optice n cazul prelucrrii de imagini, ceea ce poate duce la un cost destul de ridicat, deocamdat! De altfel probleme legate de recunoaterea optic a caracterelor (OCR), arhivare, dezarhivare rapid sunt probleme de actualitate n domeniul DMS i care dau o imagine fantastic viitorului. Din familia sistemelor DMS putem remarca: Auto EDMS al firmei ACS Telecom; Notes 3.0 al firmei Lotus; Apple Search al firmei Apple; Acrobat al firmei Adobe. Produsele PIM (Personal Information Manager) includ un planificator de activiti corelat cu un calendar, o agend de adrese, cu posibilitatea de conectare la telefon prin plac de fax sau modem, notesuri pentru diverse documente, dicionare i alte cteva . Un PIM este un produs uor de folosit, rapid n utilizare i nu necesit un spaiu mare pe disc. Este un program ce st rezident n memorie, adic poate fi accesat oricnd dorii, chiar dac v aflai ntr-un alt program. Manipularea produsului se face de obicei cu ajutorul mouse-ului ca de exemplu rsfoirea unor pagini ce apar pe ecran, selectarea unor litere din repertoar. n prezent multe din funciile acestora se regsesc n programele e e-mail (Outlook, de exemplu) Acestea pot importa date dintr-o baz de date sau spreadsheets sau interschimba date, informaii cu un alt utilizator de PIM. Mai poate conine agende cu cri de vizit, cu organizarea timpului pe zile i ore, avnd posibilitatea realizrii unor legturi
130
ntre persoane i notesul cu activiti sau ntlniri, anunrii programate n cazul unor evenimente ca aniversri, activiti importante. Dintre aceste produse putem s remarcm: Act ! al firmei Symantec (CSI); Organizer al firmei Lotus; Posibilitatea listrii la imprimant, n diverse formate standard sau definite de utilizator, a oricrei componente a PIMului, introducerii parolelor de acces, personalizrii agendei prin notaii proprii, inserrii de poze i imagini n agend sunt i alte faciliti care fac din PIM instrumentul ce poate elibera un birou de teancul de hrtii, agende, cri de vizit etc. 9.5.8 Shareware i public domain Oferta shareware const din programe diverse testate sau netestate, disponibile la preuri foarte mici, cu posibilitatea ncercrii lor nainte de a le cumpra. Dac programul se dovedete a fi util atunci este obligatorie virarea unei sume modice n contul autorului produsului, nu al vnztorului, putnd primi astfel documentaii i versiuni mbuntite ale programului respectiv. Piaa produselor shareware cuprinde practic toate domeniile, cum ar fi: programe utilitare, jocuri, programe educaionale, aplicaii grafice, limbaje de programare, spreadsheets, procesoare de texte, baze de date etc. Oferta public domain const din produse software la preuri foarte mici pe care cumprtorul le poate da prietenilor sau chiar le poate revinde fr nici o restricie. Ce se urmrete prin produsele shareware i public domain? n primul rnd intrarea n lumea bun a informaticii, de asemenea promovarea produselor, ctigarea unui numr mare de clieni, virtuali cumprtori i ai unor alte produse ale aceleai
131
firme (nu obligatoriu tot produse shareware). De altfel, tehnic asemntoare de promovare folosesc i firmele mari, de exemplu Microsoft a lansat pe pia cu SGBD-ul Access la preul de numai 99 $, ca ulterior preul s creasc la o valoare normal pentru un produs software de calitate i anume la 495 $.
132
Sisteme informatice de marketing
10
SISTEME INFORMATICE DE MARKETING
Sistemul informatic de marketing este construit pentru a aduce mpreun diverse tipuri de date ntr-un corp comun informatic. Un sistem informatic de marketing este mai mult dect nite date brute sau informaii utilizate pentru procesul decizional. Totodat, sistemul informatic de marketing ofer i metode de interpretare a informaiilor primite. Mai mult dect toate acestea dup definiia lui Kotler un sistem informatic de marketing este mai mult dect o colecie de date sau un set de tehnologii informatice. Un sistem informatic de marketing este alctuit dintr-o structur de oameni, echipamente i proceduri aflate n interaciune, n mod continuu, folosite pentru a colecta, ordona, canaliza, evalua i distribui n mod pertinent, la timp i cu precizie informaiile pentru uzul decidenilor din marketing pentru a-i mbunti activitatea de planificare, implementare i control. Acest model al unui sistem informatic de marketing este alctuit din patru componente principale: sistemul intern de raportri, sistemul de cercetri de marketing, sistemul creativ de marketing i modelului de marketing.
133
INFORMAII
Mediul de marketing - piee - canale - competitori - m. politic - m. legislativ - m. economic - m. tehnologic Sistemul intern de raportri Sistemul de cercetri de marketing
Decizii operative
Decizii de
Modele de marketing
control
Decizii strategice
Decizii de marketing i comunicaii

Fig 10.1 Sistemul informatic de marketing i componentele sale
1. Sistemul intern de raportri n tot cursul activitii orice organizaie care funcioneaz, vehiculeaz o cantitate mare de informaii. Totui, aceste informaii sunt de multe ori neutilizate deoarece sunt compartimentate la nivelul individual sau la nivelurile departamentale ale organizaiei. n acest caz, informaiile sunt ncadrate n categorii n funcie de natura lor: financiare, de producie, de marketing, date logistice i personalul din departamentele deintoare de informaii (pariale) nu vd cum ar putea ajuta decidenii din alte departamente funcionale. n mod asemntor decidenii pot aprecia eronat cum informaiile din alte departamente ar putea s-i ajute i deci consider c nu este necesar s le cear. Raportrile interne importante pentru deciziile de marketing sunt: comenzile primite, cursul aciunilor i volumul facturilor, evident acestea fiind doar cteva din cele mai importante care n pofida faptului sunt puine sunt capabile de a genera un volum de informaii mari pentru managerii de marketing.
134
Sistemul de raportri poate fi asimilat cu sistemul de cercetri interne n cadrul firmei. 2. Sistemul de cercetri de marketing cercetrile de marketing reprezint o modalitate activ de cutare i prelucrare a informaiilor utilizate de organizaie pentru a rezolva probleme de marketing. Datele sunt colectate n mod util pentru soluionarea aspectelor specifice de marketing. Alte forme ale cercetrilor de marketing se circumscriu nu neaprat asupra problemelor de marketing ci sunt utilizate pentru a monitoriza permanent mediul de marketing. Pentru realizarea monitorizrii se pot constitui panele de consumatori sau distribuitori de la care sunt colectate datele la anumite intervale sau ocazional. 3. Modelele de marketing sunt o alt component a sistemului informatic de marketing. Aceste modele pot fi: modele de serii de timp ale vnzrilor modele de schimbare a mrcii programarea linear elasticitatea (n funcie de pre, venit, cerere, ofert etc.) regresii i corelaii analiza varianei (ANOVA) analiza Cash-flow analiza What-if
135
Exemple de utilizare a modelelor de marketing a. Modele descriptive Aceste modele descriu procese care au loc n lumea real. De exemplu se pot face previziuni folosind urmtorii factori: Factorul nr. 1 = volumul activitii clientului Factorul nr. 2 = numrul de vnztori ... Factorul nr. n = starea general a economiei Se evideniaz faptul c modelele de acest tip sunt utilizate pentru a descrie sisteme mari, deoarece numrul mare al variabilelor i a interaciunilor dintre ele face dificil utilizarea altor tipuri de modele. Totodat modelele descriptive se mai utilizeaz i n dezvoltarea de ipoteze structurate, ipoteze care fundamenteaz discuiile, analizele i nelegerea problemelor. b. Modele predictive Modelele predictive sunt de obicei mai complexe dect cele modelele descriptive. Mai mult dect descrierea obiectelor i evenimentelor, modelele predictive se mai utilizeaz pentru analiza evoluiei viitoare a fenomenelor. Un model de previziune a vnzrilor, de exemplu, este utilizat pentru a estima rezultatul deciziei de cumprare a consumatorilor. Acest model poate furniza explicaii mai precise prin specificarea modului n care factorii 1...k interacioneaz n modul x1...xk pentru a estima vnzrile. Alt exemplu ar putea fi utilizarea unei regresii n care timpul este o variabil pentru a estima impactul cheltuielilor cu
136
publicitatea i a frecvenei de apariie a mesajelor promoionale (alte variabile) c. Modele normative Modelele normative sunt modele mai greu de elaborat deoarece acestea nu numai descriu i prezic ci i arat o direcie de urmat pentru cursul aciunii. Dac un model de estimare a vnzrilor include i preul (care poate fi modificat) se poate lua o decizia asupra nivelului acestuia n viitor pentru a crete vnzrile. Un model de acest tip poate fi exprimat n forma: Factorii 1...k interacioneaz n modul x1...xk din motivele w1...wk . d. Modele iconice i simbolice Modelele din management pot fi mprite i n modele simbolice i modele iconice. Dac modelele iconice arat ca realitatea reprezentat de ele, cele simbolice nu arat ca aceasta ci o emuleaz. Modelele simbolice includ sau o form verbal, schematic sau matematic. De exemplu: forma verbal pentru a evidenia intenia cumprtorilor de achiziionare a unei mrci se poate msura fiecare din atributele ei i se pot aduna; forma schematic evaluarea inteniei de cumprare = evaluarea atitudinii 1 + evaluarea atitudinii 2 + evaluarea atitudinii 3 ... forma matematic Ic = b0 + b1A1 + b2A2 + b3A3 unde b0, b1, b2, b3 reprezint gradul de importan A1 , A2 , A3 reprezint nivelul atributelor 1,2,3
137
138
Sisteme informatice pentru turism
11
SISTEME INFORMATICE PENTRU TURISM
n activitatea de turism exist anumite activiti particulare care determin construcia i utilizarea unor sisteme informatice specifice. n general aceste sisteme se pot clasifica n: 1. Sistemele Front Office Sunt sisteme de prelucrare a informaiilor i care ofer rapoarte n form vizual sau scris. Aceste sisteme pot fi: a. sisteme pentru nregistrarea turitilor (fig. 10.1)sisteme prin care se preiau datele personale ale turitilor b. sisteme pentru gestiunea managementul camerelor sisteme care ofer informaii privind nivelul de ocupare camerelor, statutul (liber/ocupat, curenia .a), situaia financiar, preluarea mesajelor, precum i diverse informaii statistice. c. sisteme pentru evidena ncasrilor sisteme care asigur procesarea tranzaciilor i ofer informaii despre debitele i creditele n relaie cu clienii
139
2. Sisteme de rezervri (fig. 11.2) Sisteme care pot opera att cu turitii individuali ct i cu ageniile de turism sau comisionarii. Trebuie menionat c exist sisteme de rezervri care utilizeaz Internetul (tratate ntr-un paragraf separat).
Fig. 11.1 Sistem Front Office
140
3. Sistemele de management ale meniului Aceste sisteme administreaz baze de date de reete, ingrediente i valorile nutriionale. Utilizarea lor permite: crearea unei baze de date de ingrediente crearea de meniuri zilnice gestiunea cantitativ i valoric a ingredientelor elaborarea de situaii privind analiza valoric a costurilor elaborarea de inventare
Fig. 11.2 Sistem informatic de rezervri
141
4. Sistemele informatice ce utilizeaz Internetul Aceste sisteme informatice vin s gestioneze activitile desfurate de ageniile de turism sau de ageni individuali la nivel global. Sistemele de acest tip utilizeaz echipamente hardware i software specifice n desfurarea acestor activiti. Dei n Romnia utilizarea acestor sisteme este similar cu activitatea de ticketing, aceste sisteme pot fi utilizate i n activiti de marketing, management sau comunicaii. Vom prezenta n continuare dou dintre cele mai utilizate sisteme n Romnia: Amadeus (www.amadeus.com)
Fig. 11.3 www.amadeus.com
142
Amadeus este una dintre companiile de vrf din domeniul tehnologiei informaiei care ofer mijloace de distribuie on line, marketing i management pentru activitatea ageniilor de turism sau a altor organizaii specifice. Sistemul oferit de Amadeus este un mijloc esenial de derulare a vnzrilor ceea ce reprezint i modulul cel mai folosit de majoritatea utilizatorilor. Compania s-a nfiinat n 1987 (60% din capital este deinut de Air france, Iberia i Lufthansa), are sediul n Madrid iar centrul de prelucrare a datelor se afl n Erding (Germania) Reeaua global Amadeus (AMANET) este asigur comunicaia dintre utilizatori folosind o reea de mare vitez pentru transmisia de date, voce i video i dispune de 15 centre de prelucrare ( n Europa, America de Nord i Asia). Worldspan (www.worldspan.com)
Fig. 11.4 www.worldspan.com
143
Ca i Amadeus, concurentul sau Worldspan ajut ageniile de turism s desfoare o activitate eficient. Astzi, n lume mai mult de 20000 de agenii de turism utilizeaz Worldspan pentru a gestiona informaiile de cltorie i activitile ageniilor de turism cu soluii hardware i software, incluzndule pe cele mai noi bazate pe Web. 5. Sisteme inteligente pentru cutarea informaiilor i planificarea cltoriilor Aceti ageni inteligeni ( prezentai separat n curs n.a.) vin s ajute la gsirea informaiilor (legate de oferte, transport, restaurante) ntru-n mod rapid i eficient, permind compararea ofertelor i alegerea celei optime 6. Sisteme de prezentare bazate pe realitatea virtual Aceste sisteme sunt di ce n ce mai folosite pentru a oferi clientului potenial o informare ct mai complet asupra ofertei. Sunt soft-uri specifice ce asigur o interaciune cu utilizatorul permind panoramri, vizualizri n detaliu si alte elemente ce in de realitatea virtual.
144
Fig. 11.5 Sistem de prezentare ce utilizeaz realitatea virtual
145
Bibliografie
BIBLIOGRAFIE SELECTIV
1. Anghel L., Onete B., Nistoreanu P. 2. Appleby R.C. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Marketing n Internet, Editura ASE, Bucureti, 2000.
Modern Business Administration, Editura Pitman Publishing, London, 1993. Avgeron C., Developing Information System, Conford T. Editura Macmillan, London, 1993. Barr A., The Handbook of Artificial Feigenbaum E.A. Intelligence, Editura Kaufman, Los Altos Ca., 1987 Bolkins P., Expert Systems for Business and Eliot L. Management, Editura Prentice Hall, Englewood Cliffs, 1991 Carroll M.L. Cyberstrategies, Editura Van Nostrand Reinhold, New York, 1996 Coogan A. Developing Quality Computer Systems, Editura Blackwell, Oxford, 1994 Fraser-Robinson J. Total Quality Marketing, Editura Kogan Page, London, 1992 Haag S., Management Information Systems for Cummings M., the Information Age, Editura McGrawDawkins A. Hill Higher Education 1999 Henry C. Using Excel- ed. Ziff-Davis Press, New York, 2000 Kudyba S., Data Mining and Business Hoptroff R. Intelligence: A Guide to Productivity, Editura Idea Group Publishing, 2001
146
Bibliografie
12. Laudon K., Laudon J.P. 13. Laudon K., Laudon J.P. 14. Nickerson R.C. 15. O Brian L., 16. Onete B. 17. Onete B., Colibaba D 18. Onete B., Luca D. 19. Onete B., Luca D., Vlad A. 20. Onete B. 21. Turban E., 22. Wentk R. 23. Wood D.J.
Management Information Systems, Editura Prentice Hall, New York, 2000 Management Information Systems: Managing the Digital Firm, Editura Prentice Hall, New York, 2002 Business and Information Systems, Editura Prentice Hall 2000 Introduction to Information Systems, Editura McGraw-Hill Higher Education, 1998 Internet-ul i comerul electromic - n Tribuna Economic Nr. 1 - 4 / 1995 Modelarea deciziei manageriale, Editura Economica, Bucureti, 1998 Calcul tabelar n aplicaii economice, Editura Centrul Editorial A.S.E., Bucureti, 1997 Alegerea i utilizarea calculatorului, Editura Hardiscom, Piteti, 1995 Sisteme informaice, Editura A.S.E Bucureti, Bucureti, 2000 Decision Support Systems and Intelligent Systems, Editura Prentice Hall PTR, New York 2000 Computers, Editura Penguin Books Ltd., London, 1995 Business and Society, Editura Harper Collins Publishers, Pittsburgh, 1990
147

Sisteme Informatice Elemente Fundamentale

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Sisteme Informatice Elemente Fundamentale

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Cuprins

Bibliografie selectiv ......................................................................................... 146

Sistemele informatice n activitatea economic

SISTEMELE INFORMATICE N ACTIVITATEA ECONOMIC

Sistemele informatice n activitatea economic

Sistemele informatice n activitatea economic

Sistemele informatice n activitatea economic

Sistemele informatice n activitatea economic

Sistemele informatice n activitatea economic

Sistemele informatice n activitatea economic

Sistemele informatice n activitatea economic

Concepte ale sistemelor informatice

CONCEPTE ALE SISTEMELOR INFORMATICE

Concepte ale sistemelor informatice

Concepte ale sistemelor informatice

Concepte ale sistemelor informatice

Concepte ale sistemelor informatice

Concepte ale sistemelor informatice

Tipuri i categorii de sisteme informatice

TIPURI I CATEGORII DE SISTEME INFORMATICE

Fig. 3.1 Sistem de generare de profit

Tipuri i categorii de sisteme informatice

Fig. 3.2 O viziune ierarhica a sistemelor informatice

Tipuri i categorii de sisteme informatice

Tipuri i categorii de sisteme informatice

Tipuri i categorii de sisteme informatice

Tipuri i categorii de sisteme informatice

Tipuri i categorii de sisteme informatice

Tipuri i categorii de sisteme informatice

Tipuri i categorii de sisteme informatice

Tipuri i categorii de sisteme informatice

Tipuri i categorii de sisteme informatice

Tipuri i categorii de sisteme informatice

Modele mai sunt tratate n acest curs n.a.

Tipuri i categorii de sisteme informatice

A se vedea capitolul de software n.a.

Tipuri i categorii de sisteme informatice

Tipuri i categorii de sisteme informatice

Tipuri i categorii de sisteme informatice

Tipuri i categorii de sisteme informatice

Tipuri i categorii de sisteme informatice

Tipuri i categorii de sisteme informatice

Tipuri i categorii de sisteme informatice

Tipuri i categorii de sisteme informatice

lipsa de specialiti (idem); costul vieii i costul muncii;

Tipuri i categorii de sisteme informatice

Tipuri i categorii de sisteme informatice

Tipuri i categorii de sisteme informatice

Proiectarea i implementarea de sisteme informatice

PROIECTAREA I IMPLEMENTAREA DE SISTEME INFORMATICE

Proiectarea i implementarea de sisteme informatice

Proiectarea i implementarea de sisteme informatice

Proiectarea i implementarea de sisteme informatice

Proiectarea i implementarea de sisteme informatice

Proiectarea i implementarea de sisteme informatice

Proiectarea i implementarea de sisteme informatice

Proiectarea i implementarea de sisteme informatice

Proiectarea i implementarea de sisteme informatice

Proiectarea i implementarea de sisteme informatice

Proiectarea i implementarea de sisteme informatice

Proiectarea i implementarea de sisteme informatice

Modelarea n sistemele informatice

MODELAREA N SISTEMELE INFORMATICE