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Unidad: 1 Semana: 2
ORIENTACIONES
Lea detenidamente este documento y utilicelo en el proceso de estudio de la semana 2
Tabla de Contenido
1. 2. 3. Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos Grupo de Procesos de Iniciacin Grupo de Procesos de Planificacin 1. El alcance (estructura analtica del proyecto) 2. El cronograma (tiempos) 3. Los costos 4. La calidad 5. El personal 6. Las comunicaciones 7. Los riesgos 8. Las adquisiciones 4. Grupo de Procesos de Ejecucin 5. Grupo de Procesos de Control 6. Grupo de Procesos de Cierre
Proceso
Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionada que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de productos, resultados y servicios. El equipo de proyecto es el encargado de ejecutar cada proceso. Los procesos se pueden ejecutar varias veces
Tipos de procesos
Los procesos de la direccin de procesos.
Son comunes a la mayora de proyecto. Se relacionan por que son integradores. Tienen el propsito de iniciar, planificar, ejecutar, supervisar, controlar y cerrar un proyecto. Interactan en relacin a los alcances, costos y cronograma del proyecto (reas de conocimiento).
Grupos de proceso
Son cinco grupos de procesos. Son independientes del rea de aplicacin y de la industria. Tienen dependencias claras y se llevan a cabo siguiendo la misma secuencia en cada proceso. Los procesos componentes se pueden repetir (volver a ejecutar) antes de concluir el proyecto.
Grupos de procesos Proceso Externo al proceso Flujo del proceso
Procesos de cierre
Procesos de iniciacin
Procesos de ejecucin
Grupos de Procesos
1.
2.
3.
4.
5.
Grupo de procesos de iniciacin. Define y autoriza el proyecto y una fase del mismo. Grupo de procesos de planificacin. Define y refina los objetivos y planifica el curso de accin requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido en el proyecto. Grupo de procesos de ejecucin. Integra a las personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestin del proyecto para el proyecto. Grupo de procesos de seguimiento y control. Mide y supervisa el avance a fin de identificar variaciones en el plan del proyecto y tomar las medidas. Grupo de procesos de cierre. Formaliza la aceptacin del producto y termina el proyecto y una fase del mismo.
Grupos de Procesos
procesos de ejecucin Nivel de esfuerzo
procesos de iniciacin
procesos de planificacin
Fase de Inicio
Tiempo
Fase de Trmino
Grupos de Procesos
Procesos de Iniciacin Procesos de Supervisin y Control Procesos de Planeamiento
Procesos de Ejecucin
Procesos de Cierre
Procesos de Iniciacin
Procesos de Iniciacin
Entradas Descripcin del Producto Plan Estratgico Criterios de seleccin del proyecto Informacin histrica Salidas Acta de constitucin del proyecto Enunciado del alcance del proyecto Jefe de Proyecto asignado Restricciones Supuestos
Procesos de Iniciacin
Los proyectos son tpicamente autorizados como resultado de una de las siguientes Necesidades del situaciones: negocio La demanda del mercado Problema u Una solicitud de un cliente oportunidad Un avance tecnolgico Un requisito legal o regulatorios Una necesidad social
La alta gerencia de precisa decidir cmo responder a estos estmulos y cuales proyectos deben ser autorizados
Ejemplo
Ejemplo 1 Construccin de depsitos para el almacenamiento. Construccin de 5 depsitos para el almacenamiento en 8 meses con un proyeccin de inversin de USD 60,000. Ejemplo 2 Aumento de la capacidad de procesamiento del servidor de datos. Aumento de la capacidad de procesamiento del servidor de datos de 1.2 GHz a 3.0 GHz para inicios del siguiente aos invirtiendo USD 8,000.
Procesos
Desarrollar el acta de constitucin del proyecto. Relacionado con la autorizacin del proyecto, o en mltiples fases con una fase del proyecto. Se documenta la necesidad del nuevo producto, servicio o resultado. Desarrollar el enunciado del alcance del proyecto (preliminar) Definicin preliminar de alto nivel del proyecto usando el acta de constitucin del proyecto y otras entradas. Aborda y documenta los requisitos del proyecto y de los productos entregables, los requisitos de los productos, los lmites de los proyectos, los mtodos de aceptacin y control de alcance de alto nivel
Es publicado por el director/gerente (patrocinador) con autoridad formal en la estructura organizacional. Reconoce y autoriza formalmente la existencia del proyecto. Designa al gerente del proyecto y le concede autoridad formal para usar recursos en la actividades del proyecto Identificar los lmites de reporte y atribuciones para el gerente de proyecto. Contiene un referencia a: las necesidades del negocio El alcance del producto o servicio a entregar Los beneficios para la organizacin Debe tener amplia publicidad en la organizacin
Premisas
Es algo que se asume como verdadero para el proyecto. Son condicionantes para la ejecucin del proyecto conforme a la planeacin. Si una premisa no es confirmada es preciso revisar el planeamiento del proyecto. Una premisa debe ser especfica, precisa y clara. Las premisas deben ser validadas por los stakeholders y resguardan al gerente de proyectos. Ejemplos Un analista de negocios debe estar disponible el 1/enero Cambios adicionales deben ser asumidas por el contratante Cada programador desarrolla 5 clases por da El tipo de cambio en el ao ser de 3.2
Restricciones
Son hechos concretos que limitan las opciones del equipo de proyecto. Tiempo
La triple restriccin Costo alcance Ejemplos El proyecto debe estar operativo a fines del 2007 Los lmites de gasto son USD 150,000 Todos los productos deben atender a las especificaciones de la norma ISO XXXXX
Permite planificar y gestionar el proyecto Ayuda a recoger la informacin de varias fuentes de diverso grado de completitud y confianza Es un proceso iterativo de control y mejora continua. Definen la lnea base del proyecto a partir del cual controlar el avance del proyecto. Define el plan de gestin del proyecto.
Procesos de Planeacin
Procesos de Planificacin
Entradas Acta de constitucin Enunciado del alcance del proyecto preliminar
Salidas Plan de Gestin del Alcance Plan de Gestin del cronograma Plan de Gestin de costes Plan de Gestin de calidad Plan de Gestin de personal Plan de Gestin de las comunicaciones Plan de Gestin de riesgos Plan de Gestin de las adquisiciones
Muchos caminos llevan a Roma. El objetivo del planeamiento es encontrar el mejor (el ms corto, de menor costo y de menor trabajo)
Qu planificar?
1. El alcance (estructura analtica del proyecto) 2. El cronograma (tiempos) 3. Los costos 4. La calidad 5. El personal 6. Las comunicaciones 7. Los riesgos 8. Las adquisiciones
AL TI CO CA RH CM RI AD
AL TI CO CA RH CM RI AD
AL TI CO CA RH CM RI AD
3. Planeamiento de Costo
Involucra planear los costos asociados a la realizacin de los trabajos y la forma de controlarlos. Tiene como objetivo garantizar que el capital disponible ser suficiente para obtener todos los recursos necesarios para que se ejecuten los trabajos del proyecto.
AL TI CO CA RH CM RI AD
4. Planeamiento de la Calidad
El objetivo es garantizar que el proyecto se concluya dentro de las cualidades deseadas, garantizando la satisfaccin de las necesidades de los interesados.
La calidad es el grado en que un conjunto de caractersticas inherentes satisface los requisitos.
AL TI CO CA RH CM RI AD
5. Planeamiento de RRHH
Involucra identificar, documentar y designar las funciones, las responsabilidades y las relaciones jerrquicas del proyecto.
AL TI CO CA RH CM RI AD
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7. Planeamiento de Riegos
Incluye los procesos relacionados con la planificacin, identificacin, anlisis, respuestas, seguimiento, control de los riesgos. Se pretende aumentar la probabilidad e impacto de los eventos (+) y reducir la probabilidad e impacto de los eventos (-) Los riesgos en los proyectos se presentan por la incerteza de ciertos eventos. Involucra la anticipacin y el tratamiento de los riesgos del proyecto.
AL TI CO CA RH CM RI AD
Procesos de Ejecucin
Procesos de Ejecucin
Entradas Plan de gestin del proyecto (PGP) Salidas Productos entregables Cambios solicitados Solicitudes de cambio implementadas Acciones correctivas implementadas Acciones preventivas implementadas Reparacin de defectos implementada Informacin sobre el rendimiento del trabajo
Procesos de Control
Procesos de Control
Entradas Productos entregables Cambios solicitados Solicitudes de cambio implementadas Acciones correctivas implementadas Acciones preventivas implementadas Reparacin de defectos implementada Informacin sobre el rendimiento del trabajo Salidas Solicitudes de cambio aprobadas rechazadas Acciones correctivas aprobadas rechazadas Reparacin de defectos recomendada aprobada - validada Actualizacin al PGP Actualizacin de alcances Acciones preventivas recomendadas Acciones correctivas recomendadas Informes de rendimiento Proyecciones Productos entregables aprobados
Procesos de Cierre
Procesos de Cierre
Entradas Productos entregables aprobados Procedimiento de cierre administrativo Procedimiento de cierre de contratos Salidas Producto, servicio o resultado final Actualizacin de: Activo de los procesos de la organizacin
Entradas Plan de gestin del proy ecto documento del contrato informacin sobre el rendimiento del trabajo productos entregables
Herramientas M.DP SI.GP juicio de ex pertos mtodos de seleccin del proyecto Salidas Acta de constitucin del proyecto
Herramientas M.DP SI.GP juicio de ex pertos Salidas Enunciado del alcance del proy ecto
Herramientas M.DP SI.GP juicio de ex pertos Salidas Plan de gestin del proy ecto
Herramientas M.DP SI.GP Juicio de expertos Tcnica de valor agregado Salidas Salidas productos entregables acciones correctiv as cambios solicitados recomendadas solicitudes de cambio acciones preventiv as implementadas recomendadas proy ecciones acciones correctiv as reparacin de implementadas acciones preventiv as defectos recomendada implementadas cambios solicitados reparacin de defectos implementada informacin sobre el rendimiento del trabajo
Herramientas M.DP SI.GP juicio de ex pertos Salidas procedim ientos de cierre adminis trativ o procedim ientos de cierre de contrato producto, servicio o resultado final actualizacin de los activ os de los procesos de la organizacin
El acta de constitucin del proyecto autoriza formalmente un proyecto. Confiere al jefe de proyecto (JP) autoridad Se nombra al JP antes del inicio de la planificacin Lo emite el patrocinador del proyecto Los proyectos se inician para satisfacer una necesidad
La demanda del mercado Una solicitud de un cliente Un avance tecnolgico Un requisito legal o regulatorios Una necesidad social
Tarea
Investigar los mtodos de seleccin de proyectos. Investigar los mtodos de seleccin de proyectos normados por el SNIP
Objetivos del proyecto y del producto Requisitos y caractersticas del producto o servicio Criterios de aceptacin del producto Lmites del proyecto Requisitos y productos entregables del proyecto Restricciones del proyecto Asunciones del proyecto Organizacin inicial del proyecto Riesgos iniciales definidos Hitos del cronograma EAP inicial Estimacin de los costos en orden de magnitud Requisitos de gestin de la configuracin del proyecto Requisitos de aprobacin.
Entradas enunciado del trabajo del proyecto Herramientas M.DP SI.GP juicio de expertos
Salidas Plan de gestin del proyecto
Tarea
Investigar, instalar y probar software disponible en Internet para la gestin de la configuracin de proyectos.
Entradas Plan de gestin del proyecto acciones correctivas aprobadas acciones preventivas aprobadas solicitudes de cambio aprobadas reparacin de defectos aprobada procedimiento de cierre administrativo
Herramientas M.DP SI.GP Salidas productos entregables cambios solicitados solicitudes de cambio implementadas acciones correctivas implementadas acciones preventivas implementadas reparacin de defectos implementada informacin sobre el rendimiento del trabajo
Herramientas y tcnicas
Sistema de Autorizacin de trabajo: un mtodo para asegurar que personas calificadas trabajen segn lo planificado y en la secuencia apropiada
Revisin del estado de reuniones: regularmente planifica la hora de reuniones para cambiar informacin del proyecto
Supervisar los procesos del proyecto Evaluar el rendimiento del proyecto y detectar variaciones. Recomendar acciones correctivas Analizar, seguir y supervisar los riesgos del proyecto Mantener una base de informacin del proyecto (todo) Suministrar proyecciones de costos y tiempos. Supervisar la implementacin de cambios.
Entradas Plan de gestin del proyecto informacin sobre el rendimiento del trabajo solicitudes de cambio rechazadas
Herramientas M.DP SI.GP Juicio de expertos Tcnica de valor agregado Salidas acciones correctivas recomendadas acciones preventivas recomendadas proyecciones reparacin de defectos recomendada cambios solicitados
Se ejecuta desde el inicio hasta el fin del proyecto. Identificar que debe producirse un cambio o que sucedi. Influir en los factores de generacin de cambios. Revisar y aprobar los cambios solicitados. Gestionar los cambios aprobados Mantener la integridad de la lnea de base, slo con cambios aprobados Revisar y aprobar las acciones preventivas y correctivas.
Control integrado de cambios Entradas Plan de gestin del proyecto cambios solicitados informacin sobre el rendimiento del trabajo acciones correctivas recomendadas acciones preventivas recomendadas reparacin de defectos recomendada Herramientas M.DP SI.GP juicio de expertos Salidas solicitudes de cambio aprobadas solicitudes de cambio rechazadas actualizacin del plan de gestin del proyecto actualizacin del enunciado del alcance del proyecto acciones correctivas aprobadas acciones preventivas aprobadas reparacin de defectos aprobada productos entregables
Vista moderna: La administracin del proyecto es un proceso de constante comunicacin y negociacin Solucin: Los cambios son a menudo beneficiosos, y el equipo de proyecto debe
Administracin de configuraciones
Asegure que los productos y sus descripciones sean correctos y completos
Concentre en la administracin de la tecnologa identificando y controlando las caractersticas funcionales y diseo fsico de productos Especialistas de administracin de configuraciones identifican y documentan las necesidades de configuracin, cambios de control, registro y reporte de cambios, y revisan los productos para verificar la
GRACIAS