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PROGRAMA DE MANEJO DOCUMENTAL Es un conjunto de reglas y procedimientos que rigen las operaciones relacionadas con esta actividad.

Los programas de manejo de documentos se basan en un manejo de documentos basados en polticas, para esto es necesario conocer a la organizacin y sus documentos y tomar una decisin en cuanto a la futura organizacin de los mismos. Estos programas comprenden diferentes sistemas: *El plan de clasificacin *El inventario de los documentos *El calendario de conservacin *La administracin del almacenaje *El centro de archivo, etc. POLITICA DE MANEJO DE DOCUMENTOS La poltica de manejo de documentos sirve, para satisfacer las exigencias de la ley sobre los archivo en organismos pblicos as: Gobierno Ministerios Organismos Gubernamentales Municipios Consejos Escolares Instituciones Educativas de nivel secundario Universidades Establecimientos pblicos de salud y de servicios sociales Centros Hospitalarios, etc.

Los objetivos de una poltica de manejo de documentos son: a.- garantizar un manejo correcto de los documentos b.- facilitar el ordenamiento c.- facilitar la localizacin d.- reducir el tiempo dedicado al manejo de documentos e.- garantizar la proteccin f.- garantizar la conservacin de los documentos con valor administrativo, legal e histrico. g.- destruir los documentos intiles La poltica del manejo de documentos determina tambin la responsabilidad de la creacin, implantacin, y su funcionamiento. Ejemplo: POLITICA DE MANEJO DE DOCUMENTOS DE LA EMPRESA LA REBAJA Los documentos de la Empresa LA REBAJA estn ordenados de acuerdo a un programa de manejo uniforme y descentralizado.

La direccin general de la Empresa LA REBAJA es responsable de la elaboracin e implantacin del sistema de manejo de documentos uniformes. Cada unidad administrativa es responsable de la conservacin de sus documentos activos y de la transferencia de los documentos semiactivo e inactivos. La direccin general es responsable de la conservacin de los documentos semiactivo e inactivos de toda la organizacin. ANALICES DE LA SITUCION Antes de implantar un programa de manejo de documentos es necesario conocer la situacin de la empresa as como los espacios de conservacin de documentos. 1.-La organizacin a.- la estructura de la organizacin: - el organigrama - las divisiones administrativas -los empleos b.- Los objetivos de la organizacin: - la misin - la visin c.- Las actividades de cada divisin administrativa d.- Los temas tratados por la organizacin 2 La conservacin fsica de los documentos Los espacio de conservacin (almacn, centro de archivos, local) y los muebles para la organizacin (archivero, estante, caja, etc.) 3 Los documentos a.- Los tipos de documentos b.- El valor de los documentos c.- Los documentos en serie y por pieza d.- El ao de los documentos

ORDENAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS


a.- El ordenamiento es centralizado o descentralizado b.- El plan o planes de clasificacin c.- La localizacin d.- Las copias e.- Las circulacin de los documentos f.- La conservacin de los documentos g.- La proteccin de los documentos

INVENTARIO DE LOS DOCUMENTOS


Inventario Topogrfico.- Es un inventario virtual que representa todo el material de colocacin de los documentos. Estos espacios de colocacin estn identificados y numerados. Ejemplo grafico que representa al local a: 4
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