Sunteți pe pagina 1din 13

Aspecte privind introducerea informatizrii la CLUBUL COPIILOR I ELEVILOR MEDIA Introducere

Conducerea oricrei organizaii, att n ansamblul ei, ct i la nivelul diferitelor uniti organizatorice, presupune cunoaterea permanent i n detaliu a mediului su exogen i endogen. Cunoaterea exact i oportun a tot ceea ce se ntmpl n organizaie, dar i n afara acesteia (respectiv n macromediu i micromediu) reprezint o necesitate pentru organizaiile care vor s supravieuiasc n condiiile concurenei acerbe cu care se confrunt pe pia. Pentru a planifica, organiza, coordona, controla i adopta decizii, managerii, indiferent de nivelul ierarhic pe care se afl, au nevoie de informaii. Din perspectiv sistemic, o organizaie reprezint un sistem ce are n componena sa mai multe subsisteme, care, la rndul lor, pot fi privite ca i sisteme conductoare sau conduse. Pentru a putea gestiona toate activitile dintr-o organizaie, subsistemul conductor solicit subsistemului informaional anumite informaii care s descrie procesele, fenomenele i evenimentele ce au loc la nivelul subsistemului operaional. El stabilete legtura permanent i feed-back-ul ntre toate componentele organizaiei, ct i ntre organizaie i mediul exogen. n prezent o organizaie bazat pe informaie poate fi ntemeiat i fr o tehnologie avansat de procesare a datelor, dar, pe msur ce organizaia se implic n procesul de creare i utilizare computerizat a informaiei, structura organizatoric, procesele decizionale i modul de realizare a activitilor se mbuntesc vizibil. Sistemul informaional nu este n mod obligatoriu bazat pe computere, ns pot exista situaii cnd sistemul manual nu mai poate realiza eficient i fr eroare, o sarcin datorit complexitii acesteia sau a interdependenei cu alte activiti, i atunci utilizarea calculatoarelor este absolut necesar. Sistemul informatic este o component a sistemului informaional i anume acea parte a acestuia care preia i rezolv sarcinile de culegere, prelucrare, transmitere i stocare a datelor cu ajutorul sistemelor de calcul. Resursele umane au un rol foarte important n cadrul sistemului informaional ele fiind deintoare de informaii, stricte de natur uman, care nu pot fi informatizate, spre deosebire de tendina actual de restrngere a mijloacelor manuale i mecanizate i extinderea masiv a ponderi sistemului informatic n cadrul celui informaional.1
1

Prof.dr. Mihescu Liviu curs Tehnologia informatiilor si fundamentarea deciziilor de firma

Prezentarea instituiei
Informaii generale Instituiile publice i desfoar activitatea de regul n domeniile (nvmnt, securitate naional, sntate, ordine public) avnd drept scop satisfacerea unor nevoi generale ale populaiei. Palatele i Cluburile copiilor reprezint forma de nvmnt preuniversitar n care se realizeaz educaia non-formal a copiilor. Acestea sunt instituii de nvmnt n care se desfoar activiti instructiv educative specifice, prin care se aprofundeaz i se completeaz cunotine, se dezvolt aptitudini potrivit vocaiei i opiunii copiilor, se organizeaz petrecerea timpului liber prin programe educative monitorizate de specialiti. Din categoria acestor instituii publice face parte i Clubul Copiilor i Elevilor Media. Clubul Copiilor i Elevilor din Media este amplasat n cartierul GuraCmpului, pe strada Nucului nr.5, ntr-un cadru linitit i propice desfurrii activitilor practice extracolare specifice cercurilor din cadrul clubului. A fost nfiinat n anul 1959 n cldirea unui fost conac boieresc i se afl situat n partea nordic a cartierului, ntr-o zon linitit, ferit de traficul intens al oselelor i cu foarte mult verdea n jur. Clubul Copiilor i Elevilor este o unitate de nvmnt cu activiti extracolare care instruiete att elevii din clasele I-XII de la toate unitile colare din ntreg municipiul, ct i copii precolari din grdiniele din cartier. La activitile clubului particip ntr-un numr mai restrns i elevii din coala special, iar procesul instructiv-educativ se desfoar n limba romn. Prezentarea activitii clubului n Clubul Copiilor i Elevilor Media, prin coninutul bogat i variat al activitilor desfurate, cercurile ofer posibiliti informative i formative multidirecionale nelimitate, contribuind la orientarea general, realist tiinific a elevilor, oferindu-le posibilitatea de a petrece o parte din timpul lor liber n mod util i recreativ. Activitatea didactic se desfoar n cercuri, ateliere, cabinete, laboratoare, sal de gimnastic, cu grupe de iniiere, avansate sau de performan. Toate activitile din cadrul clubului se desfoar n afara orelor de curs din coli, n timpul liber al elevilor i se mparte pe cercuri, fiecare cerc avnd specificul su. Astfel n club funcioneaz 11 cercuri i anume: - ATELIERUL FANTEZIEI; - AGROBIOLOGIE; - TEATRU I TEATRU DE PPUI;
2

- CHIMIE EXPERIMENTAL; - INFORMATIC; - MUZIC; - DESEN; - CREAIE CONFECII; - BALET DANS MODERN; - KARTING; - SCULPTUR N LEMN. Structura ierarhic Structura ierarhic a clubului este format din totalitatea subdiviziunilor organizatorice subordonate gradual Consiliului de administratie. Astfel la nivelul superior al conducerii clubului se afl Consiliul de administraie, apoi la nivelul urmtor directorul clubului, la urmtorul nivel regsim Consiliul Profesoral i la ultimul nivel serviciul administrativ, dup cum se poate vedea n urmtoarea schem: Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4 Consiliul de administraie Director Consiliul Profesoral Administrativ ( Administrator Financiar, ngrijitoare, paznici, mecanic de ntreinere).

Resursele umane n anul colar 2011-2012, numrul total de posturi este de 15,5 toate fiind finanate de Inspectoratul colar Judeean Sibiu. Pentru ca procesul de predare-nvare s se ridice la un nivel ct mai nalt, este nevoie n permanen de perfecionare i n acest sens cadrele didactice sunt direct preocupate de propria lor perfecionare. Astfel la nivelul instituiei noastre posturile sunt structurate astfel: Nr. Posturi crt. 1. Didactice Titulari Suplinitori calificai Suplinitori necalificai 2. Didactice auxiliare 3. Nedidactice Total general Total din care 11 8 3 1 3,5 15,5 Ocupate 11 8 3 1 3,5 15,5 % 70,97 45,16 25,81 6,45 22,58 100

Din tabelul prezentat rezult urmtoarea situaie statistic: Numrul total de cadre didactice -11 - Numrul de titulari 8 - Numrul de suplinitori calificai 3 - Numrul de cadre didactice gradul I 3 - Numrul de cadre didactice gradul II 5 - Numrul de cadre didactice gradul definitivat 3 - Numrul de cadre didactice debutante 0 Personalul didactic auxiliar este reprezentat printr-un singur post de administrator financiar. Avnd n vedere c nu exist post de secretar i administrator, administratorul financiar preia toate activitile specifice unui post de secretar n cluburi. Personalul nedidactic este reprezentat de: - 1 post de mecanic ntreinere; - 2 posturi de paznici; - 0,5 post de ngrijitoare. Efectivele de elevi nscrii la club La nceputul fiecrui an colar, n Clubul Copiilor i Elevilor se nscriu elevii care doresc s-i ocupe timpul ntr-un mod util. Astfel pentru a-i atrage pe copii la activitile din club s-au elaborat proiecte strategice, iar tematica orelor din cadrul cercurilor a fost adaptat particularitilor de vrst ale elevilor i nivelului de cunotine ale acestora, n vederea modelrii personalitii copilului i adolescentului. Deschiderea anului colar la cluburi i palate este dup nceperea cursurilor la colile i grdiniele din ora pentru a putea fi informai i ndrumai copiii n legtur cu activitile din cadrul cercurilor din cluburi i palate. nscrierile se fac n coli i grdinie unde se deplaseaz cadrele didactice, dar se mai pot face i pe parcursul anului colar avnd n vedere c muli renun din cauza programului din coal. Efectivele de elevi nscrise pe cercuri se prezint astfel: Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. CERCUL AGROBIOLOGIE ATELIERUL FANTEZIEI BALET DANS MODERN CHIMIE EXPERIMENTAL CREAIE CONFECII
4

TOTAL ELEVI 105 116 135 92 115

6. 7. 8. 9. 10. 11.

DESEN INFORMATIC KARTING MUZIC TEATRU SCULPTUR N LEMN Total elevi

96 145 140 103 95 125 1267

Analiz comparativ privind situaia existent n club inaintea

informatizrii i dup aceea


Situaia existent n club naintea introducerii informatizrii nainte ca sistemele informatice s fie implementate n activitatea clubului, toate activitile clubului se desfurau pe alte coordonate. Evidena resurselor umane, respectiv numrul cadrelor, competenele lor, ncadrrile lor, toate informaiile care trebuie specificate n crile de munc, se inea prin nscrisuri pe suport de hrtie. n ceea ce privete aspectul financiar al activitii clubului, adic pontajele, salarizrile, nregistrrile n contabilitate, bilanul, putem spune c toate aceste activiti se fceau manual si erau stocate pe suport de hrtie. Acest activiti necesitau un volum mare de munca precum i un numr mare de angajai, ceea ce presupunea costuri mai ridicate cu fora de munc. Cutarea, selectarea i transmiterea informaiilor de ctre cadrele situate la un nivel inferior ctre cadrele situate la un nivel superior era anevoioas. Accesul la informaiile din mediu exogen era greoi. Directivele i reglementrile venite din partea forurilor superioare din nvmnt erau primite prin telefon sau prin pot. Clubul i fcea cunoscut oferta n ceea ce privete numrul i specificul cercurilor trimindu-i cadrele la unitile colare din teritoriu, aceast activitate necesitnd un volum mare de resurse umane precum i un interval mare de timp. Se poate observa c fluxurile informaionale din interiorul unitii att cele verticale ct i cele orizontale i oblice aveau vitez de deplasare redus i cost ridicat. Acelai lucru l putem spune i despre fluxurile informaionale cu exteriorul. Situaia n club dup introducerea informatizrii La fel ca n toate instituiile i n toate domeniile de activitate i n Clubul Copiilor i Elevilor Media a ptruns informatizarea, s-au implementat sisteme

informatice care au dus la dinamizarea activitii clubului i la o mai bun circulaie a fluxurilor informatice. Unul dintre sistemele inteligente a fost implementat n cadrul compartimentului financiar contabil de la Clubul Copiilor i Elevilor Media acesta fiind eXpert Bugetar Contabilitate furnizat de Adi Com Soft , firm specializat n software pentru instituiile bugetare. n cadrul programului eXpert Bugetar sunt implementate urmtoarele aplicaii : Contabilitate Salarizare Diplome CONTABILITATE
1. Contabilizarea facturilor de bunuri, servicii, imobilizri:

o o o

nregistrarea facturilor Plata facturilor nregistrarea consumului

Operaiuni efectuate de utilizator: preluarea datelor de identificare ale furnizorului preluarea datelor de identificare ale facturii preluarea articolelor facturate cu selectarea articolului bugetar de la care se efectueaz plata i selectarea tipului de nregistrare repartizarea cantitilor aprovizionate pe magazii (la configurarea gestiunilor i magaziilor, fiecare magazie creat este asociat unei activiti astfel nct, n momentul repartizrii cantitilor aprovizionate pe magazii, aplicaia tie de la ce activitate va fi efectuat plat) Operaiuni i documente efectuate automat de aplicaie: cont analitic pentru furnizorul introdus, n scopul conducerii evidenei analitice a furnizorului not contabil asociat fia de cont analitic, operarea n fiele de cont sintetice ale conturilor implicate, a nregistrrii contabile generate actualizarea registrelor de contabilitate i a balanelor de verificare sintetice i analitice cu operaiunea efectuat operarea facturii n jurnalul de cumprri operarea facturii n Registrul pentru evidena documentelor i operaiunilor supuse vizei de control preventiv not de recepie i constatare de diferene pentru articolele recepionate

fie de magazie i fie de cont analitic pentru valori materiale pentru articolele recepionate i operarea intrrilor n fie actualizarea balanei analitice, a stocurilor i a listei de inventariere cu intrrile efectuate propunerea de angajare a unei cheltuieli, angajamentul bugetar pentru factura prelucrat, cu calculul automat al disponibilului de credite pe structura clasificaiei bugetare i operarea simultan a angajamentelor bugetare i legale pe conturile de clas 8 n afara bilanului, n Registrul pentru evidena documentelor i operaiunilor supuse vizei de control financiar preventiv. 2. Contabilizarea veniturilor o Introducerea ncasrilor zilnice n fiecare cont i pe fiecare contribuabil o Operarea n fiele de cont sintetice i analitice Operaiuni efectuate de utilizator: integrarea bazei de date pentru selectarea contribuabilului introducerea ncasrilor zilnice n fiecare cont de venit i pe fiecare contribuabil, cu selectarea modului de ncasare Operaiuni i documente efectuate automat de aplicaie: dispoziii de plat/ncasare; chitane de ncasare; ordine de plat; registru de cas evidenierea ncasrilor pe fiecare tip de venit din clasificaia bugetar evidenierea plilor (contribuabililor) care au achitat obligaiile datorate (pentru fiecare debitor rezult automat debitul) preluarea i generarea borderourilor note contabile asociate operarea n fiele de cont sintetice i analitice actualizarea registrelor de contabilitate i a balanelor de verificare sintetice i analitice cu operaiunile efectuate Contabilizarea salariilor o Transpunerea automat a centralizatoarelor statelor de salarii pe activiti pentru structura clasificaiei bugetare
3.

Operaiuni efectuate de utilizator: prelucrarea salariilor lunare curente (pontaje, prime, sporuri, reineri) introducerea datelor pentru contabilizare (data evidenierii cheltuielilor, data efecturii viramentelor, data ridicrii numerarului) Operaiuni i documente efectuate automat de aplicaie:
7

tratarea centralizatoarelor de salarii pe activiti, pe structura clasificaiei bugetare note contabile asociate pentru: nregistrarea cheltuielii cu salariile; nregistrarea reinerilor din salarii; efectuarea viramentelor; ridicarea n numerar i achitarea restului de plat operarea n fiele de cont sintetice i analitice a nregistrrilor contabile generate actualizarea registrelor de contabilitate i a balanelor de verificare sintetice i analitice operarea n fiele pentru operaiuni bugetare a nregistrrilor efectuate propunerea de angajare a unei cheltuieli, angajamentul bugetar pentru centralizatoarele prelucrate, cu calculul automat al disponibilului de credite pe structura clasificaiei bugetare i operarea simultan a angajamentelor bugetare i legale pe conturile de clas 8 n afara bilanului, n Registrul pentru evidena documentelor i operaiunilor supuse vizei de control financiar preventiv ordinele de plat pentru efectuarea viramentelor i operarea simultan a acestora n Registrul pentru evidena ordinelor de plat ordonarea, cu calculul automat al disponibilului de credite pe structura clasificaiei bugetare i operarea simultan a acesteia n Registrul pentru evidena documentelor i operaiunilor supuse vizei de control financiar preventiv. o o 4. Alte faciliti oferite de aplicaie Preluarea automat a soldurilor anului precedent Generarea automat a notelor contabile

prelucrarea automat a soldului anului precedent generarea automat a notelor contabile pentru nchiderea lunar/ trimestrial/ anual a conturilor de venituri i cheltuieli, operaiune reversibil care poate fi actualizat n orice moment permite conducerea evidenei contabile pe activiti, cu posibilitatea obinerii unei balane cumulate pentru toate activitile generarea automat a situaiilor financiare trimestriale, ntocmite potrivit Ordinelor Ministerului Finanelor Publice nr. 1719/2005 i nr. 616/2006, cu verificarea automat a tuturor corelaiilor i avertizarea utilizatorului asupra corelaiilor care nu sunt respectate generarea automat a Situaiei privind monitorizarea cheltuielilor de personal conform O.M.F. nr. 166/21.02.2006 o 5.Centralizarea situaiilor financiare trimestriale Bilanul generat automat cu verificarea tuturor corelaiilor

Operaiuni efectuate de utilizator: exportul datelor n vederea centralizrii

Operaiuni i documente efectuate automat de aplicaie: a) Bilanul b) Contul de rezultat patrimonial detaliat pe activiti (din bugetul local; din venituri proprii; subvenii; transferuri; credite interne sau externe) c) Cont de execuie venituri pentru activiti finanate (din bugetul local; din venituri proprii; subvenii; transferuri; credite interne sau externe); cheltuieli cont de execuie detaliat pe capitol, subcapitol, articol, alineat, pentru activiti finanate (din bugetul local; din venituri proprii; subvenii; transferuri; credite interne sau externe) d) Situaia fluxurilor de Trezorerie e) Situaia activelor fixe f) Situaia trimestrial i anual a creanelor i datoriilor pe surse de finanare g) Situaia trimestrial a plilor restante pe surse de finanare h) Situaia veniturilor i cheltuielilor instituiilor publice SALARIZARE Stat de plat cu coloane distincte indiferent de numrul acestora o Stat de funciuni pentru Inspectoratul colar Judeean o List de avans chenzinal o Fluturai foarte explicit care reprezint exact statul de plat al salariatului o Centralizator salarii o Preluare automat a declaraiilor lunare pentru Casa de Pensii o Preluare automat a declaraiilor lunare pentru omaj o Preluare automat a declaraiilor lunare pentru Sntate o Centralizare automat a tuturor declaraiilor n cazul centrelor bugetare o Preluare automat a sumelor de plat pe carduri pentru orice banc respectnd structura impus de aceasta, listare borderou i copiere pe dischet o Centralizare automat pe bnci, n cadrul centrelor bugetare, pentru ntocmirea unui singur borderou respectiv o singur dischet/banc o Situaii recapitulative pentru Trezorerie pe surse de finanare o Preluare automat fie fiscale, listare i copiere pe dischet o Centralizare i regularizare fie fiscale pentru centrele bugetare o Arhivare total a statelor de plat i a tuturor situaiilor legate de salarizare. o

DIPLOME Dei n program sunt implementate aceste aplicaii la cluburi i palate nu se elibereaz alte diplome dect pentru premierea copiilor la concursurile privind activitile extracolare. Un alt sistem expert folosit este Revisal furnizat utilizatorilor de ctre Inspecia Muncii. Aplicaia este folosit pentru nfiinarea i completarea Registrului General de Eviden a Salariailor n format electronic i este disponibil pentru descrcare pe pagina de internet a Inspeciei Muncii www.inspeciamuncii.ro. Aplicaia conine urmtoarele capitole ce vor indica modalitatea de realizare a principalelor operaiuni: Introducerea datelor despre angajator Introducerea datelor despre salariai i contracte Actualizarea datelor despre angajator Actualizarea datelor despre salariai i contracte Transmiterea registrului electronic. Transmiterea registrului electronic se poate efectua prin dou moduri: 1. Transmiterea prin depunere la sediul Inspectoratului Teritorial de Munc n acest caz transmiterea se realizeaz prin salvarea sau copierea fiierului generat de aplicaia Revisal pe suport CD, dischet sau medii de stocare USB care se depun la sediul Inspectoratului Teritorial de Munc nsoit de o adres de naintare. 2. Transmiterea on-line prin intermediul portalului Inspeciei Muncii Transmiterea on-line se face prin accesarea portalului Inspeciei Muncii http://itmonline.inspeciamuncii.ro i autentificarea angajatorului prin nume utilizator i parola. Activarea accesului on-line i obinerea nume utilizator i parol se face la sediul Inspectoratului Teritorial de Munc n a crui raz teritorial angajatorul i are sediul sau domiciliul. Am prezentat dou sisteme expert implementate n sistemul informatic al clubului, care au un impact deosebit att n activitatea clubului precum i n sistemul su informaional. Prezentnd funciunile programului eXpert Bugetar am putut observa c acesta a dinamizat activitatea contabil a clubului dup cum urmeaz: Operaiunile contabile sunt mai rapid de realizat datorit aplicaiilor programului.
10

Informaiile contabile sunt stocate n format electronic ceea ce a dus la reducerea costurilor cu formularele necesare nregistrrii operaiunilor contabile. S-au redus costurile cu fora de munc, nemaifiind nevoie de acelai volum de personal la serviciu contabilitate. Activitatea de cutare i selectare a informaiilor se face mai uor i cu rapiditate sporit. Cadrele din managementul superior al instituiei au acces mai rapid i mai uor la informaiile contabile, ceea ce le d posibilitatea s ia decizii mai rapid.

La fel prezentnd funciunile sistemului expert Revisal am putut observa mbuntirea activitii n privina datelor cu privire la resursele umane: Bazele de date sunt realizate n format electronic ceea ce duce la reducerea costurilor cu hrtia necesar realizrii acestora. La fel au sczut costurile cu fora de munc fiind nevoie de personal mai puin. Stocarea i organizarea datelor este mult mai bun. A crescut eficiena n ceea ce privete cutarea i selectarea informaiilor cu privire la personalul instituiei. Internetul are de asemenea un impact important n ceea ce privete interaciunea cu mediul exogen, subliniind rapiditatea cu care parvin informaiile din exterior spre instituie dar i cantitatea mare de informaii disponibile. De asemenea s-a dinamizat i comunicarea clubului cu alte foruri i instituii. Analiza SWOT Fore: tradiia clubului buna organizare a clubului competena cadrelor Slbiciuni: vechimea echipamentelor hardware dificulti n meninerea forei de munc.

Oportuniti: mediatizarea bun a activitii clubului datorit internetului posibilitatea de a atrage cursani datorit interesului manifestat de copii pentru cercul de informatic lipsa concurenei Ameninri: reducerea fondurilor de la buget.
11

scderea populaiei tinere i natalitii.

CONCLUZII n urma realizrii analizei comparative a situaiei existente n club nainte de introducerea informatizrii i dup aceea putem spune c implementarea sistemelor informatice n club a dus la mbuntirea activitii clubului dar i a sistemului informaional. Activitatea clubului a devenit mai eficient iar informaia se transmite mai uor i mai rapid att pe vertical ct i pe orizontal. n ceea ce privete legtura cu mediul exogen clubul are acces la informaii din exterior rapid i uor i de asemenea poate transmite informaii i comunica rapid prin intermediul internetului.

12

13