Elena Trziman

UNIVERSITATEA DIN BUCUREsTI FACULTATEA DE LITERE

PROCESELE DE BIBLIOTEC: abordare n contextul utilizarii noilor tehnologii

CUPRINS I. generale Informatizarea bibliotecilor: integrate si proceselor Notiuni Servicii de de

II. Sisteme Bibliografice III. biblioteca IV. biblioteca V. VI. Informatizarea Software Concluzii

Bibliografie selectiva

I. INFORMATIZAREA BIBLIOTECILOR: NOIUNI GENERALE Termenul "informatica" a fost creat n 1962 fuziunea"informatiei" si "automaticii" (sau electronicii). prin

n 1967 Academia Franceza definea informatica drept "stiinta prelucrarii rationale n special prin masini automate, a informatiei considerate ca suport al cunostintelor omenesti si a comunicatiilor n domeniul tehnic, economic si social". (1) Definitia implica colectarea, analiza, organizarea si stocarea ntr-o maniera accesibila calculatorului, a datelor sub o forma elaborata si conventionala numite informatii. Informatica a patruns n lumea bibliotecilor nca din primii sai ani de existenta.

De cteva decenii se vorbeste de automatizarea sau informatizarea bibliotecilor. Termenii "informatizare" si"automatizare" sunt sinonimi. "Informatizarea" este folosit cu precadere n spatiul francofon iar "automatizarea" este folosit n tarile care utilizeaza limba engleza. n Romnia se vorbeste att de informatizarea ct si de automatizarea bibliotecilor. n esenta, un proces de automatizare presupune colectarea unor date, prelucrarea acestora cu ajutorul calculatorului si obtinerea unor informatii. Informatiile sunt produsul obtinut n urma procesului de automatizare dar, n acelasi timp, pot fi date pentru un alt proces de automatizare. Potrivit lexicului de informare si documentare, data reprezinta: "fapt sau notiune (informatie) reprezentate sub forma conventionala convenabila pentru comunicarea, interpretarea sau prelucrarea fie de catre om fie prin mijloace automatizate". (2) n activitatea de biblioteca, prelucrarea datelor nu nseamna doar transpunerea ntr-o forma automatizata a proceselor biblioteconomice traditionale. Automatizarea bibliotecilor nseamna mult mai mult. Pe lnga sporirea eficientei prin marirea vitezei si acuratetei activitatilor si reducerea rendundantelor, automatizarea proceselor de biblioteca presupune si realizarea de sinteze elaborate (aproape imposibil de realizat n sistem traditional), realizarea de produse noi oferite utilizatorilor, posibilitatea de integrare ntr-un sistem national (si chiar international) de informare. Datele create si utilizate de biblioteca sunt organizate n baza de date. Bazele de date sunt: "colectii de date organizate n scopul optimizarii prelucrarii acestora n contextul unor activitati determinate. Baza de date necesita utilizarea unui sistem de gestiune a bazelor de date". (3) Automatizarea este privita n acest moment ca o necesitate si nu ca o optiune, de catre toate bibliotecile. Automatizarea proceselor de biblioteca ofera o multime de avantaje att pentru biblioteca si bibliotecari ct, mai ales, pentru utilizatori deoarece serviciile oferite sunt mult mai prompte si mai adecvate solicitarilor.

Bibiotecile ar trebui automatizate din cel putin trei motive: "pentru a face ceva mai putin costisitor, mai rapid si cu o mai mare acuratete". (4) Alain Jacquesson n studiul sau "L'informatisation des bibliotheques" a identificat urmatoarele motive pentru care se informatizeaza bibliotecile(5) a) Ameliorarea serviciilor tehnice Informatizarea permite ameliorarea serviciilor tehnice sub aspectul calitatii activitatiilor efectuate si produselor oferite ct si sub aspectul rapiditatii, al sporirii eficientei muncii. n procese precum achizitia, circulatia documentelor etc. efectele informatizarii se observa imediat. b) Control costurilor Cnd o biblioteca decide sa se informatizeze spera sa reduca costurile. Nu se realizeaza nsa, n mod obligatoriu acest lucru. Notiunea de "cost" (n sens pur economic) aplicata bibliotecilor este, cu unele exceptii, o notiune putin cunoscuta. Se evalueaza n general costul unitar al operatiunilor (mprumut, catalogare, indexare etc), costurile generale ale bibliotecii dar este dificil de apreciat care vor fi costurile n cazul informatizarii bibliotecilor. Este greu de apreciat costul informatizarii ntruct la costul hardware-ului si software-ului se adauga costul activitatiilor propriu-zise, costul noilor servicii oferite, costul ntretinerii sistemului, costul actualizarii sistemului etc. Chiar daca se cunoaste costul global al informatizarii este dificil de apreciat raportul cost/performanta cu alte cuvinte eficienta unui sistem informatizat de biblioteca nu depinde doar de eficienta proprie a sistemului ci si de o serie de variabile care ti spun de fapt cuvntul hotartor n activitatile informatizate de biblioteca. Aceasta eficienta se observa n timp. c) Ameliorarea utilizatori). serviciilor (n special cele pentru

Este admis faptul ca informatizarea aduce ameliorari evidente la serviciile deja existente. Creste viteza de lucru, datele sunt mai complete, se realizeaza mai usor cataloagele colective, bibliografiile etc. d) nbunatatirea managementului de biblioteca. Informatizarea poate furniza elemente de baza n fundamentarea deciziilor, poate ajuta ntr-o foarte mare masura managementul bibliotecii. Informatizarea proceselor de biblioteca alaturi de compartimentul administrativ si de gestiune al bibliotecii permite managerilor sa ia cele mai bune decizii n cel mai scurt timp. e) Reorganizarea bibliotecii Trecerea de la procedurile traditionale la producerile informatizate genereaza la nivelul bibliotecilor o serie de reorganizari ale activitatilor. Informatizarea produce modificari esentiale n activitatea bibliotecilor: se modifica activitatea n sine a serviciilor, continutul diverselor activitati si mai ales se produc modificari la nivelul personalului de biblioteca, a psihologiei acestuia si a relatiilor interpersonale. f) Raspunsul la criza sistemului manual Este evident faptul ca sistemul traditional, manual al activitatilor de biblioteca se afla adesea n situatii de criza. Solicitarile tot mai diversificate ale utilizatorilor, volumul mare de munca, incapacitatea de a pastra un control permanent si efectiv asupra masei de informatii si documente determina o eficienta din ce n ce mai scazuta a sistemelor traditionale. Informatizarea pare a fi solutia la multiplele probleme cu care se confrunta n prezent bibliotecile. g) Cooperarea Astazi mai mult ca oricnd bibliotecile sunt condamnate sa coopereze. Imposibilitatea de a asigura servicii si produse de informare doar pe baza colectiilor proprii obliga bibliotecile sa coopereze. Informatizarea, prin posibilitatea pe care o ofera de legare n retele permite o reala cooperare ntre biblioteci. Pe lnga schimbul de documente se realizeaza, mai ales, schimburi

informationale sau, pur si simplu, informarea din surse externe bibliotecii. h) Informatizarea pentru sine Crearea de baze de date proprii, arhivarea diverselor informatii pot constitui o motivatie puternica de informatizare si implicit de dezvoltare a institutiei. Informatizarea nu mai este o optiune ci o necesitate. Ea poate modifica profund organizarea muncii si implicit a posturilor n care se realizeaza anumite sarcini. Se reduce timpul afectat anumitor activitati, se diminueaza costurile, se reduc redundantele. Toate schimbarile pe care le aduce informatizarea trebuie sa fie compatibile cu arhitectura interioara a cladirilor care trebuie sa ofere o anumita flexibilitate precum si posibilitatea de permanenta remodelare a arhitecturii externe a sistemului. Repere istorice Automatizarea activitatilor biblioteconomice a nceput cu peste doua decenii n urma ca urmare a cresterii rapide a nevoi de informare a utilizatorilor si datorita dezvoltarii extraordinare a tehnicii de calcul si apoi a tehnologiei telecomunicatiilor. La sfrsitul anilor '80 majoritatea bibliotecilor din Europa, America, Japonia si din alte tari dezvoltate realizau principalele servicii specializate de biblioteca numai n sistem automatizat. Doua mari realizari au pregatit calea pentru introducerea rapida a sistemelor de calcul n biblioteca. Prima mare realizare a fost crearea n 1967 a formatului MARC (format pentru cataloage pe suporti citabili de calculator) de catre Biblioteca Congresului Statelor Unite ale Americii. Acest format asigura mijloace uniforme de codificare a datelor de catalogare pentru comunicarea informatiei ntre calculatoare. Folosirea formatului MARC face posibila catalogarea partajata cu un minimum de formatare. (6) Primele activitati cu care bibliotecile au nceput automatizarea au fost gestionarea inventarelor si a cataloagelor pe fise precum si evidenta mprumutului la domiciliu.

Adoptarea formatului MARC sau a unui format de tip MARC a contribuit ntr-o foarte mare masura la realizarea cataloagelor colective nationale. Dorinta bibliotecilor nationale de a participa la schimbul de semnalari bibliografice si n acelasi timp proliferarea formatelor nationale au facut sa se impuna ca o necesitate crearea unui format de schimb international UNIMARC. Asa a aparut formatul UNIMARC. Acesta a fost elaborat de un Grup de Lucru, special constituit, al IFLA si a fost publicat mai nti n 1977 iar n 1988 s-a publicat editia revizuita. Formatul UNIMARC poate fi utilizat asa cum se specifica n aceasta ultima editie sau poate fi adoptat n functie de necesitati pentru a se crea un format national. A doua mare realizare care a impulsionat dezvoltara sistemelor de calcul n biblioteci a fost crearea, n 1971 a catalogului unic online al centrului de calcul online pentru biblioteci (OCLC). (7). Centrul OCLC s-a constituit pe baza conceptului de catalogare partajata. OCLC ajuta bibliotecile sa localizeze, achizitioneze, catalogheze si sa mprumute carti si alte materiale de biblioteca. OCLC este o organizatie nonprofit, cel mai mare serviciu bibliografic din lume si n acelasi timp, liderul cercetarii si dezvoltarii din domeniul informaticii n biblioteca. (8) Cele doua elemente, formatul MARC si crearea OCLC si a catalogarii prin cooperare, au demonstrat utilitatea practica a calculatorului n biblioteca si au avut un rol determinant n constituirea bazelor de date. Alaturi de aceste elemente hotartoare n introducerea calculatorului n biblioteca, componentele hardware si software au avut si au implicatii serioase n informatizarea bibliotecilor. Sistemul de biblioteca din anii '60 si nceputul anilor'70 se bazau pe un calculator de capacitate mare care realiza n cea mai mare parte, comunicarea documentelor. n anii '70 apar minicalculatoarele. Nu aveau un cost prea ridicat, erau relativ usor de utilizat si erau adecvate aplicatiilor de biblioteca. Datorita acestor caracteristici, siste 11411r171l mele

automatizate au devenit o prezenta familiara n biblioteci. Tot n anii '70 proiectantii de sisteme de biblioteca au nceput sa dezvolte si sa introduca sisteme online. Microcalculatoarele au aparut pe piata n 1975 si au fost accesibile bibliotecilor de toate dimensiunile iar produsele oferite de industria sistemelor automatizate permiteau realizarea unor activitati diverse de biblioteca. Pe la jumatatea deceniului opt au aparut n biblioteci si tehnologiile CD-ROM. O statie de lucru CD-ROM consta dintr-un calculator prevazut cu o unitate de CD-ROM, un soft de regasire si discuri CD-ROM. Pe aceste compact discuri se pot stoca cantitati foarte mari de informatie. Pentru multe biblioteci CD-ROM-urile asigura o alternativa realista costurilor ridicate pentru OPAC sau pentru accesul la alte baze de date bibliografice. Bazele de date pe CD-ROM sunt extrem de variate si cuprind aproape toate sferele cunoasterii umane. Primele sisteme automatizate de biblioteca au fost sisteme pentru circulatie deoarece n aceste servicii se intersectau adesea un numar mare de utilizatori cu un volum mare de documente si cu un indice de circulatie al acestora ridicat. n faza de nceput automatizarea bibliotecilor s-a realizat modular si adesea n etape prin programe separate pentru anumite functii ale bibliotecii. Astfel s-au creat software pentru procesarea n achizitii, controlul serialelor, catalogare, circulatie, etc. Dar utilizarea mai multor sisteme independente produce redundanta datelor, dublarea echipamentelor si a eforturilor si implicit cresterea costurilor. Chiar daca este posibila conectarea de sisteme independente, solutia cea mai eficienta este sistemul automatizat integrat de biblioteca care sa asigure toate functiile de biblioteca. (9) Stadiul actual al automatizarii bibliotecilor

n prezent se folosesc pe scara larga sisteme automatizate integrate de biblioteca care pot sa urmareasca un document de la decizia de achizitie, elaborarea comenzii, primire, receptie si plata pna cnd este asezat la raft si pregatit pentru utilizare. Exista pe piata sisteme de biblioteca pentru biblioteci de toate dimensiunile, la preturi diferite si care ofera facilitati diferite. n orice sistem automatizat sunt implicate trei mari componente: hardware-ul sau echipamentul, software-ul sau programele si datele sau informatiile pe care hardware-ul si software-ul le proceseaza, stocheaza, disponibilizeaza. 1. Hardware-ul reprezinta: "termenul generic utilizat pentru denumirea tuturor componentelor fizice care alcatuiesc un calculator, un echipament, o configuratie de echipamente cu exceptia programelor". (10). Componentele hardware pot fi mpartire n doua grupe: - calculatorul - echipamentele periferice Calculatoarele au avut si au o evolutie extraordinara: de la calculatoarele de mari dimensiuni, minicalculatoare, microcalculatoarele s-a ajuns la calculatoare personale (PC-uri) deosebit de performante si la preturi accesibile. William periferice: Saffady distinge trei grupe de echipamente

- periferice de intrare: echipamentele ce recunosc vocea; tehnologiile de scanare; tastatura ca echipament propriu-zis de intrare dar si ca intermediar pentru echipamentele de stocare; instrumentele specifice pentru aplicatii stiintifice. - periferice de iesire: dispozitive audio, dispozitive ce folosesc hrtia; terminalul; microformatul. - periferice auxiliare de stocare si periferice media: banda magnetica; discheta; CD-ROM; etc. (11)

n sistemele automatizate integrate de biblioteca echipamentele sunt conectate ntre ele formnd retele locale. Aceste retele pot fi de doua categorii: - PC-uri interconectate ntr-o retea locala care dispune de un server puternic. - Terminale conectate la un calculator puternic care dispune de functii de lucru n retea. n cazul conectarii n retele, componenta hardware include si echipamentul specific acestora (modemuri, routere, echipamente pentru conectarea la retele metropolitane si retele de lunga distanta). (12) 2. Software-ul reprezinta: "termenul generic utilizat pentru denumirea unui ansamblu de programe destinat utilizarii de catre calculator. Programele sunt furnizate pe suporti de informatie specifici (disc flexibil, banda magnetica etc) si sunt nsotite de documentatia necesara instalarii si folosirii lor". (13) Programul reprezinta o succesiune predefinita de instructiuni ce determina calculatorul sa execute anumite operatii. n informatica se face distinctie ntre software de baza (ce controleaza functionarea calculatorului) si software de aplicatie (program destinat unei anumite activitati). 3. Datele si informatiile reprezinta o componenta esentiala a unui sistem automatizat. Prelucrarea datelor si a informatiilor constituie motivul existentei acestuia. Prelucrarea datelor reprezinta: "o secventa de operatii prin care se manipuleaza date, efectuata de un sistem de calcul n acord cu o anumita procedura stabilita anterior". (14) Prelucrarea informatiilor reprezinta: "ansamblu proceselor care se executa pe fluxul informatie-data-informatie". (15) n procesul de prelucrare a informatiilor se parcurg mai multe etape: colectarea informatiilor; introducerea acestora n sistemul de calcul; prelucrarea propriu-zisa a datelor; stocarea; disponibilizarea informatiilor. Sistemele pe care le ofera astazi furnizorii specializati n produse de biblioteca includ cele mai evoluate si diversificate componente hardware si software capabile sa raspunda celor mai sofisticate solicitari.

Modalitati de realizare a unui sistem automatizat de biblioteca Sunt trei moduri de realizare a unui sistem: Prin dezvoltate interna, prin efortul propriu al bibliotecii. Aceasta metoda necesita timp si experienta din partea personalului si nu este ntotdeauna cea mai putin costisitoare. n general, bibliotecile mari si bogate si pot permite aceasta metoda. n prealabil, trebuie sa existe un plan de implementare bine documentat care sa includa si experienta altor biblioteci si care sa aiba n vedere asigurarea compabilitatii cu alte sisteme astfel nct sistemele dezvoltate intern sa fie accesibile utilizatorilor aflati la distanta. Daca se ia decizia de cumparare a unui sistem se poate opta pentru una din urmatoarele variante: Sisteme de cheie. ntr-un sistem de cheie, hardware-ul, software-ul, instalarea, instruirea personalului, documentatia si asistenta pentru hardware si software sunt furnizate de un singur producator. Pe toata perioada de garantie, producatorul si asuma responsabilitatea pentru toate aspectele legate de performanta sistemului (siguranta echipamentului n exploatare, capacitatea de raspuns a sistemului, functionarea si dezvoltarea software-ului etc). O biblioteca care a achizitionat un sistem la cheie nu are nevoie sa angajeze analisti de sistem, programatori sau specialisti n operare pe calculator. Functionarea sistemului (n perioada de garantie) este asigurata de personalul de baza sub ndrumarea personalului din partea firmei producatoare care are obligatia de a asigura asistenta n legatura cu echipamentele si pachetele de programe. Totusi, este necesar ca biblioteca sa aiba cel putin o persoana care sa fie coordonator al sistemului si o persoana de legatura cu compania care furnizeaza sistemul. (16) Achizitionarea software-ului de la o firma iar a hardwareului de la alta firma. Furnizorii de pachete de programe ofera servicii similare serviciilor oferite de furnizorii de sisteme de cheie dar numai n

legatura cu software-ul. Firmele furnizeaza software, documentare, instruirea personalului, asistenta legata de software si de dezvoltarea lui. Aceste firme pot oferi asistenta n selectia echipamentelor si n stabilirea configuratiei dar nu ofera de obicei garantii legate de performanta sistemului chiar daca a fost proiectat si instalat n acord cu consultanta oferita. Este obligatia bibliotecii sa se asigure ca software-ul si hardware-ul sunt compatibile. (17) Etapele informatizarii n procesul de informatizare a bibliotecilor se disting patru etape: - informatizarea activitatilor proprii a fiecarei biblioteci (de la achizitie pna la accesul publicului online la baza de date). - interconectarea bibliotecilor din aceeasi retea - crearea unui sistem de informare la nivelul retelelor de biblioteci. - interconectarea retelelor de biblioteci si a altor categorii de retele de informare-crearea Sistemului National de Informare. - integrarea bibliotecilor n sistemele internationale existente n domeniu, prin intermediul retelelor automatizate de comunicatii de date (18) Fara ndoiala,informatizarea ofera biliotecilor posibilitati nelimitate de dezvoltare. Viitorul va apartine bibliotecilor integrate n sisteme nationale si internationale de informare, deci acelor biblioteci care ofera posibilitati nelimitate de informare, care ofera produse informationale ct mai diferite si ct mai sofisticate. A aparut si cstiga teren, alaturi de biblioteconomia traditionala (biblioteconomia achizitiei de documente) biblioteconomia fara documente tiparite (de exemplu documente electronice). Referinte bibliografice 1. apud. Brigitte biblioteconomie. Bucuresti: Editura Grafoart, 1995, p. 278 Richter. Ghid de

2. p. 44 3.

BANCIU, Doina; LARSEN, Patricia. Lexic de informatica. documentara. Bucuresti: Editor Revista "Biblioteca", 1993, Ibidem. p. 32 Major Decision Points in Library

4. VEANER, Allen. Automation. apud.

Anderson, Marcia; Riggs, Donald. Vendor Relations and Automation. n: Automated Acquisitions: Issues for the Present and Future. NewYork; London: The Haworth Press, 1989, p. 33-44 5. Conf. JACQUESSON, bibliotheques. Alain. L'informatisation des

Paris: Editions du Cercle de la Librairie, 1992, p. 30-33 6. LARSEN, Patricia. Prezentarea generala a sistemelor automatizate de biblioteca. n Lexic documentara. Bucuresti: Editura Revista "Biblioteca", 1993, p. 8 7. 8. 9. 10. Ibidem, p. 9 Conf. BANCIU, Doina; LARSEN, Patricia. op. cit. p. 9-10 Ibidem. p. 11-12 Ibidem. p. 57 de informatica

11. Conf. SAFFADY, William. Introduction to Automation for Librarians. Chicago; London: American Library Association, 1994, p. 355 12. BANCIU, bibliotecilor din Doina; BORA, Mihaela. Automatizarea

Romnia. Nationala a

Programul

de

automatizare

la

Biblioteca

Romniei. n: Probleme de Informare si Documentare, vol. 31, nr. 3-4, 1997, p. 270 13. 14. 15. 16. BANCIU, Doina; LARSCA, Patricia. op. cit. p. 88 Ibidem. p. 77 Ibidem. Inf. p. 77 Conf. BOSS, Richard W. The Library Manager's. Guide to Automation. Boston: GK Hall, 1990, p. 3-4 17. 18. Ibidem. p. 5 BANCIU, Doina; BORA, Mihaela. op. cit. p. 266 II. SISTEME INTEGRATE sI SERVICII BIBLIOGRAFICE Conceptul de "integrare" este foarte des ntlnit n literatura biblioteconomica. El s-a impus n urma cu peste 20 de ani si a devenit aproape sinonim cu notiunea de"sistem integrat". n general, adjectivul "integrat" aplicat unui sistem de gestiune a unei biblioteci (nu obligatoriu automatizata) arata ca acest sistem este multifunctional si ca ntre functiile bibliotecii exista interdependente. n context automatizat, conceptul de "integrat" presupune realizarea unor functii diferite cu ajutorul unei baze de date comune. Unii specialisti ncearca sa defineasca precis termenul "integrare". Pentru Alain Jacquesson "integrarea"semnifica ansamblu de operatii informatizate al unei biblioteci, planificate si realizate astfel nct modulele sau subsistemele sa se mbine armonios iar utilizatorilor sa li se ofere facilitati operationale. (1)

Primele sisteme integrate aveau o anumita rigiditate, o anumita complexitate a modulelor (se bazau n special pe modulul de catalogare) iar modificarile si actualizarile ce se realizau impuneau uneori miscari n ntregul sistem si nu doar n modulele n cauza. Reprezentau o forma intermediara ntre sistemele n lant si sistemele automatizate integrate actuale. Sistemele n lant se realizau de catre biblioteci prin efort propriu, prin programe de dezvoltare interna. Se numesc "sisteme n lant" deoarece se bazeaza pe principiul nlantuirii fisierelor ce contin diverse date. (2) Serverele primelor sisteme integrate de biblioteca ndeplineau n principal rolul de gestiune a cataloagelor. n urma cu 10-14 ani au aparut pe piata sisteme comerciale de calitate ce ofera o integrare eficienta a functiilor de biblioteca. Sistemele actuale ofera module de catalogare, mprumut, achizitie, OPAC, controlul periodicelor precum si unele module ce pot oferi diverse alte facilitati (n functie de software-ul respectiv si de cerintele bibliotecii). Aceste sisteme permit interconectarea cu baza de date locale (de ex. baze pe CD-ROM). Cele mai multe biblioteci care au parcurs drumul automatizarii sunt de parere ca o solutie eficienta consta n combinarea serverelor bibliografice (baze de date de tip OCLC) cu sistemele locale. (3) n literatura biblioteconomica sunt aduse n discutie doua modalitati de integrare a functiilor de bibliotecaintegrare verticala (sistem integrat unic central). Este mai mult un concept ideal imposibil de realizat; se bazeaza pe posibilitatea ca mai multe biblioteci sa foloseasca o singura baza de date. Integrarea orizontala: nlocuieste n plan real integrarea verticala si se realizeaza prin acoperirea functiilor unei biblioteci prin module (sau sisteme) specializate care comunica ntre ele si care se bazeaza pe baza de date centrala a bibliotecii. Sistemul automatizat integrat a bibliotecii este un sistem care dispune de o baza de date centrala, gestionata cu un software adecvat, prin intermediul caruia se asigura toate functiile specifice de biblioteca: achizitia documentelor,

schimbul de publicatii, prelucrarea documentelor, servirea informationala a benificiarilor, controlul serialelor. (4) Esential pentru un sistem automatizat integrat de biblioteca este crearea bazei de date, ntretinerea si dezvoltarea ei avndu-se n vedere n special, nregistrarile bibliografice si fisierul de autoritate. Majoritatea sistemelor oferite de producatori au pentru fisierul bibliografic o serie de caracteristici precum: - suport pentru formatele tip MARC pentru nregistrarile bibliografice. - interfata pentru conversia nregistrarilor bibliografice de pe banda sau caseta. - interfata pentru realizarea transferului online nregistrarilor bibliografice dintre serviciile bibliografice suportul propriu de catalogare al sistemului. a si

- asigurarea formatului de ecran pentru nregistrarile bibliografice. - capacitatea de realizare a nregistrarilor bibliografice scurte. - capacitatea de modificare a nregistrarilor prin adaugare, schimbare, stergere a datelor dintr-o nregistrare fara stergerea acelei nregistrari sau fara realizarea unei noi nregistrari. (5) Scurta istorie a sistemelor automatizate de biblioteca comerciale releva faptul ca dezvoltarea si ntretinerea, de nalta calitate si n cele mai mici detalii a bazelor de date bibliografice si de autoritate pot fi elementele cele mai importante n functionarea pe termen lung a unui program automatizat de biblioteca. Hardware-ul n orice configuratie de sistem devine nvechit si este nlocuit cu tehnologii mai avansate si la un pret n scadere. Software-ul este continu dezvoltat astfel nct sa furnizeze noi facilitati si mbunatatirea functiilor existente.

O baza de date trebuie proiectata n asa fel nct sa poata asimila cteva generatii de hardware si software. ncepnd cu anii '90, cele mai multe dintre bibliotecile americane, olandeze, engleze, suedeze etc. utilizeaza un server bibliografic pentru catalogarea curenta si pentru mprumutul interbibliotecar. Alaturi de aceasta mai utilizeaza sisteme locale pentru alte functii de biblioteca. Alegerea sistemului local este facuta n functie de nevoile si resursele proprii fiecarei biblioteci. De exemplu, sunt nevoi locale foarte diferite ntre o biblioteca specializata n stiinte umane, deci cu un volum de mprumut mai mare si o biblioteca de medicina sau de stiinte exacte care lucreaza cu periodice. Primul tip de biblioteca va cauta un sistem cu un modul de mprumut (de circulatie) performant n timp ce ultimul tip se va orienta catre un sistem cu un modul de periodice (controlul serialelor) eficient. Conexiunea online (sau chiar offline) cu servere bibliografice (OCLC, RLIN, PICA etc) constituie un argument comercial important al furnizorilor de sisteme locale. Coexistenta celor doua sisteme n biblioteca poate pune cteva probleme: personalul trebuie format pentru utilizarea ambelor sisteme; trebuie asigurate unele compatilitati sub aspect tehnic si al metodologiei de lucru. Informatizarea bibliotecilor parcurge o noua etapa n care se evidentiaza o disputa ntre sistemele integrate si integrarea sistemelor. n marile biblioteci (universitare sau publice) un singur sistem local nu pare a fi suficient si pe deplin eficient. Par a fi necesare mai multe sisteme locale specializate pe functii (achizitie, circulatie, OPAC, controlul serialelor etc). De exemplu: o configuratie clasica poate utiliza serverul OCLC pentru catalogare, un sistem specializat (cu un software adecvat) pentru circulatie, un software gazda pentru OPAC legat n retea si un software specializat pentru periodice. Baza de date constituita este un subansamblu al bazei de date OCLC la care se adauga fisierele locale. Nu se poate vorbi n acest caz de un sistem integrat ci mai curnd de o integrare a sistemelor. Principiul folosirii unei singure baze de date ramne valabil dar software-ul nu mai este unic. Integrarea sistemelor duce la

sporirea eficientei activitatilor din diversele servicii de biblioteca dar o reala optimizare a ntregii activitati de biblioteca se realizeaza ntr-o masura foarte mica. Cele doua modalitati de informatizare a bibliotecilor, prin sistem integrat sau prin integrarea sistemelor, si gasesc n egala masura sustinatori n rndul specialistilor fara a reusi nca, sa se impuna definitiv una din ele. (6) Retelele informatizate de biblioteci, printre multele avantaje pe care le ofera, ofera si posibilitatea ca un ansamblu de biblioteci sa foloseasca o baza de date bibliografice comuna. Aceasta cooperare ofera numeroase avantaje dintre care se detaseaza posibilitatea de a mparti costurile si n acelasi timp, posibilitatea de a oferi utilizatorilor cele mai bune si mai diversificate servicii. Serviciile bibliografice oferite prin retelele de biblioteci sunt ntr-o continua expansiune. Astfel, n America de Nord exista patru centre care ofera servicii bibliografice. Toate au nceput ca sisteme de catalogare partajata si apoi, treptat, si-au introdus functionalitati noi. Un asemenea serviciu bibliografic se bazeaza pe un server central de foarte mare capacitate sustinut de un puternic context al telecomunicatiilor. Astfel, bibliotecile au posibilitatea de a transmite si de a primi informatii catre si de la asemenea servicii bibliografice. Bazele de date bibliografice disponibile prin retele pot fi evaluate dupa doua criterii cantitative: - numarul de nregistrari bibliografice. Se are n vedere numarul de titluri si nu numarul de volume deoarece o nregistrare bibliografia corespunde mai multor volume (de ex: descrierea periodicelor) sau pot exista mai multe nregistrari bibliografice pentru parti ale aceluiasi volum (de ex: descrierile analitice); - numarul localizarilor. Termenul "localizare" se foloseste pentru desemnarea locului fizic n care se gaseste fiecare exemplar aflat n colectiile bibliotecilor din retea. n cazul unui

sistem de catalogare partajata, numarul localizarilor va depasi sensibil numarul nregistrarilor bibliografice.(7) OCLC - Online Computer Library Center OCLC este o organizatie non-profit care furnizeaza servicii si produse n scopul sprijinirii activitatilor de biblioteca si se bazeaza pe intercooperarea bibliotecilor membre. Serviciile oferite de OCLC sunt accesibile prin intermediul retelelor internationale de telecomunicatii. Fondat n 1967 de catre Biblioteca Centrala a Colegiului din Ohio-SUA, OCLC (numit pna n 1984 OhioCollege Library Center) oferea doua utilitati: catalogarea partajata si constituirea catalogului colectiv. n primii ani OCLC a fost o adevarata uzina de produs fise de catalog. Ulterior si-a multiplicat numarul de servicii oferite: Astfel, OCLC furnizeaza optiuni de catalogare online si prin CD-ROM. Serviciul online se numeste PRISM si furnizeaza, pentru localizarea nregistrarilor bibliografice urmatoarele elemente: nr. de control, indexuri alfabetice si de cuvinte cheie. Produsele offline (fise de catalog, microfise, benzi MARC) se pot comanda sau nregistrarea dorita poate fi copiata pe o discheta sau pe hard-disk, apoi exportata catre un sistem de biblioteca local sau national. OCLC ofera si optiuni de conversie retrospectiva printr-un serviciu off line numit MICROCON. Bibliotecile interesate introduc chei de identificare (autor, titlu, ISBN sau alt nr. standard) pe o discheta care se transmite la OCLC pentru confruntare n baza de date OCLC. nregistrarile gasite se trimit pe benzi MARC pentru a fi ncarcate n sistemul local. mprumutul interbibliotecar este o alta facilitate oferita de OCLC. Bibliotecile cu acces la baza de date OCLC, pe lnga nregistrarile bibliografice, pot vizualiza si cataloagele colectiilor bibliotecilor membre. Prin intermediul unui formular electronic care circula prin reteaua OCLC, se pot transfera informatiile bibliografice la potentialii mprumutatori selectati de biblioteca care emite cererea de mprumut. De asemenea, sistemul de

mprumut interbibliotecar ofera acces la un numar de furnizori de documente. Serviciile de referinta OCLC. OCLC furnizeaza accesul la o multitudine de baze de date ce acopera o mare diversitate de domenii. n 1990, OCLC introduce serviciul EPIC, un sistem de referinte online ce ofera accesul n catalogul OCLC (on line Union Catalogue) si la nca alte 50 de baze de date. Ofera posibilitati de regasire pentru profesionisti. n 1991, OCLC introduce serviciul First Search - primul produs online proiectat n mod special pentru utilizatorii de biblioteca si mai putin pentru bibliotecari. Acest serviciu are o interfata simpla si ofera accesul n peste 50 de baze de date cunoscute. n 1993, OCLC a introdus posibilitatea de comanda a documentelor prin legatura creata ntre Firest Search si centrele de furnizare a documentelor. Se poate astfel comanda un articol la furnizorul care ofera un pret mai convenabil. Livrarea materialului se poate face prin posta sau fax. n 1994, OCLC a introdus, contra cost, accesul la fisiere full text ce pot fi afisate pe ecran, copiate pe discheta sau printate, directionate catre o adresa Internet de e-mail. Serviciul se numeste FASTDOC si include o lista cu titlurile serialelor pentru care exista fisiere full text. Alte activitati mai importante ar mai fi: - prezervarea materialelor: prin serviciul MAPS se produc anual aproximativ 5 milioane de microfilme cu scopul de a prezerva ziare, colectii de manuscrise, materiale de arhiva, fotografii si alte tipuri de materiale. - editarea jurnalelor electronice ce se pot accesa prin Internet. OCLC s-a constituit cu scopul de a stabili, mentine si face operanta o retea computerizata a bibliotecilor; pentru a promova biblioteconomia ca domeniu teoretic si implicit evolutia bibliotecilor, pentru a oferi servicii si produse n beneficiu utilizatorilor de biblioteci si a bibliotecilor. (8) RLIN - Research Libraries Information Network

RLIN este al doilea mare serviciu bibliografic din SUA. A fost creat n 1978 prin fuziunea serviciilor RLG (Research Libraries Group: cuprindea bibliotecile din Harvard, Yale si Columbia) si serviciul de catalogare dezvoltat de serverul Universitatii Stanford. n aceasta retea sunt incluse foarte multe biblioteci de cercetare. RLIN furnizeaza n principal servicii de catalogare. nregistrarile bibliografice sunt disponibile (sub forma de fise de catalog) pe banda magnetica sau dischete). n retea, informatiile sunt difuzate si afisate pe terminale ntr-un mod similar cu cel din OCLC. RLIN se distinge prin bazele de date specializate pe care le-a creat si prin faptul ca ofera asistenta bibliotecilor membre n alegerea sistemelor locale considernd ca mbunatatirea calitatii colectiilor este asigurata de folosirea unui anumit sistem local. Grupul RLIN a stabilit contracte formale cu trei furnizori de sisteme locale: NOTIS, GEAC si BLIS. Bazele de date specializate sunt: - catalogul prescurtat al publicatiilor din secolul XVII. (Aceasta baza de date a fost conceputa n colaborare cu British Library.) - colectia desenelor de arhitectura - bazata pe colectia recunoscuta pe plan interna_ional Avery Arhitecture Library de la Universitatea Columbia. - catalogul operelor de arta - o baza de date ce contine informatii detaliate despre mai mult de 50 000 de opere de arta. RLIN are obiective extrem de diversificate, mult mai largi dect retelele informatice obisnuite. (9) WLN - Western Library Network este al treilea serviciu bibliografic din SUA. Furnizeaza online informatii de catalogare, fise de catalog, microformate. Are doua mari sisteme operationale: sisteme de catalogare si sistem de achizitie. Sistemul de catalogare constituie suport pentru constituirea n bibliotecile din retea a fisierelor de autoritate de nume si subiecte.

Sistemul de achizitie se bazeaza pe patru tipuri de fisiere: de procesare, de ordonare si stocare, nume si adrese, situatia conturilor pentru plati. Aceste fisiere combinate cu fisierele de catalogare permit bibliotecilor sa realizeze o buna selectie si sa constituie colectii valoroase functionale.(10) UTLAS Sistem - University of Toronto Library Automation

UTLAS ofera servicii similare celorlalte retele bibliografice dar UTLAS nu este o organizatie non profit. Principalul sau scop este acela de a furniza (contra cost) date bibliografice despre publicatiile aparute n America de Nord, n limba engleza, date utilizate n special pentru conversia retrospectiva. Pentru multe biblioteci costul informatiilor este prea mare n ciuda calitatii serviciilor oferite de acest sistem. PICA - Project for Integrated Catalogue Automation PICA reprezinta un sistem centralizat de catalogare realizat prin participarea bibliotecilor din Olanda fiind primatara europeana care a conceput o retea informatizata de biblioteci. Principala caracteristica este aceea ca a ncercat sa constituie o retea care sa nglobeze toate tipurile de biblioteci. PICA face oficiul de catalog colectiv national si faciliteaza mprumutul interbibliotecar. Un sistem de posta electronica (Picamail) permite diferitelor biblioteci membre sa comunice ntre ele. PICA a fost prima retea de biblioteci care a realizat o interfata OSI ntre un sistem central de catalogare si sistemele locale att pentru transferul de nregistrari bibliografice ct si pentru mprumutul interbibliotecar. (11) Sistemele bibliografice prezentate sunt cele mai reprezentative din lume fara a fi nsa, singurele. Multe tari si dezvolta sisteme bibliografice proprii. Activitatile unei biblioteci, sub toate aspectele (procese biblioteconomice, manageriale, administrative, economice) sunt influentate de integrarea sau neintegrarea ntr-o asemenea retea bibliografica.

Referinte bibliografice 1. JACQUESSON, bibliotheques. Alain. L'informatisation des

Paris: Edisions du cercle de la Librairie, 1992, p. 219 2. RICHTER, Brigitte. Ghid biblioteconomie. Bucuresti: Editura Grafoart, 1995, p. 282 3. JACQUESSON, Alain. op. cit. p. 220 Doina; BORA, Mihaela. Automatizarea de

4. BANCIU, bibliotecilor din

Romnia. Programul de automatizare la Biblioteca Nationala a Romniei. n: Probleme de informare si documentare. Bucuresti: INID, 1997, vol. 31, nr. 3-4, p. 266-267 5. BOSS, Richard W. The Library Manager's. Guide to Automation. Boston; Massachusettes: GK Halle, 1990, p. 9-10 6. 7. Conf. JACQUESSON, Alain op. cit. p. 219-226 Ibidem. p. 138 -

8. Conf. OCLC Online Computer Library Center. [Document inedit]. BCU Bucuresti, 1997 9. Conf. JACQUESS, Alain op. cit. p. 143-146 Edward. Developing Library

10. Conf. EVANS, information

and

center Unilimited, 1987,

collections. Littleton, Colorado:

Libraries

p. 283-284. 11. Conf. JACQUESSON, Alain. op. cit. p. 149-150

III. INFORMATIZAREA PROCESELOR DE BIBLIOTEC Bibliotecile si centrele de informare si documentare au menirea de a asigura transferul de informatiecontribuind astfel la procesul cunoasterii si implicit la progresul societatii. Transferul de informatii poate fi prezentat grafic astfel:

diseminarea ntificare

ide

informatiilor

comunicarea selectie documentelor produse de

informar e achizitie depozitare prezervare or conservare documentare organizarea fonduril

Aceste opt cercuri prezinta simplificat activitatea oricarei biblioteci si faptul ca exista o strnsa legatura ntre servicii (decurg unul din altul) iar transferurile de informatii continua sa existe att timp ct exista structurile care le-au generat. 1. Identificarea resurselor informationale constituie prima etapa a oricarui proces de transfer informational. Orice structura documentara trebuie sa-si cunoasca contextul informational ct mai bine posibil. Identificarea resurselor informationale nu are n vedere numai acele informatii disponibile pe o piata consacrata a documentelor (librarii, anticariate, edituri, producatori de alte tipuri de documente etc) ci si informatiile existente n alte structuri documentare (facilitndu-se n caz de nevoie transferuri informationale ntre biblioteci sau mprumutul interbibliotecar). 2. Selectia decide care anume din resursele informationale adecvate identificate vor fi achizitionate de biblioteca. Selectia este o etapa foarte importanta ntruct calitatea acestei activitati determina calitatea colectiilor constituite. De aceea este necesara o politica de selectie care sa coroboreze nevoile utilizatorilor cu structura si continuitatea colectiilor de biblioteca. 3. Achizitia reprezinta procesul prin care documentele selectate intra n posesia bibliotecilor. Este acel proces care pune n legatura bibliotecile cu furnizorii de documente si care implica o serie de proceduri legate de elaborarea comenzi, transmiterea acesteia, receptia si plata facturilor.

4. Organizarea fondurilor documentare are n vedere prelucrarea documentelor (catalogare, indexare, cotare) si constituirea cataloagelor de biblioteca. Eficienta unei colectii este determinata si de modul n care este prelucrata si apoi reflectata n cataloage. 5. Depozitarea documentelor trebuie sa se faca n spatii n care se poate asigura un microclimat corespunzator. n cazul deteriorarii documentelor trebuie sa se asigure reconditionarea acestora iar n unele cazuri sa se realizeze chiar restaurarea dupa anumite tehnici precis stabilite. Pentru a mpedica deteriorarea (sau chiar distrugerea) unor documente, multe biblioteci prefera sa realizeze documente de substitutie. 6. Produse de informare dintre cele mai diverse se realizeaza pe baza colectiilor de biblioteca: bibliografii, sinteze, rezumate etc. Acestea reprezinta un mod de a arata utilitatea colectiilor si de a veni n ntmpinarea nevoilor de informare ale utilizarorilor sau de a raspunde unor asemenea nevoi de informare precis exprimate. 7. Comunicarea documentelor reprezinta procesul prin care se realizeaza efectiv transferul de informatii de la structurile documentare catre utilizatori. Comunicarea documentelor se realizeaza n mai multe moduri ncepnd cu lectura n sali special amenajate, mprumutul la domiciliu si terminnd cu mprumutul interbibliotecar care se realizeaza ntre biblioteci si nu implica persoane fizice. Aceasta este faza n care utilizatorii sunt n contact direct cu colectiile bibliotecilor solicitnd documente primare (sau alte produse de informare) n functie de necesitatile lor de informare. 8. Diseminarea informatiilor sau folosirea acestora de catre utilizatori potrivit scopurilor lor nchide cercul transferului de informatii. Prin valorificarea informatiilor se obtin noi informatii, noi cunostinte care pot fi apoi regasite n documente pe o piata specifica si care vor fi identificate de catre structurile documentare pentru a fi utilizate ntr-un proces de transfer de informatii. Prin urmare, transferul de informatii este un proces continu, ntr-o permanenta dinamica si n care se porneste de la informatii si se ajunge tot la informatii. Informatia este att materia ct si produsul acestui proces.

Trecerea pe un nivel superior de transfer informational este determinata de calitatea si de modul de valorificare al informatiilor. Progresul societatii este asigurat de cunostinte si nu de informatii adica de acele informatii care aduc un plus de cunoastere n realitatea existenta. Bibliotecile trebuie sa se implice n transferul informational att cantitativ ct mai ales calitativ, pentru a ajuta utilizatorii sa valorifice ntr-o ct mai mare masura informatiile astfel nct sa obtina noi cunostinte nu numai noi informatii. n procesul de transfer de informatii trebuie sa existe o politica clara, proceduri, personal specializat pentru fiecare etapa operationala. De asemenea, trebuie sa se realizeze o coroborare ntre resursele de care dispune biblioteca si activitatile pe care le desfasoara. Acesta este aspectul managerial si administrativ al transferului de informatii. III. 1. Dezvoltarea colectiilor Dezvoltarea colectiilor constituie una din cele mai importante activitati de biblioteca si n egala masura un domeniu de baza al biblioteconomiei si al managementului resurselor de informare. Edward Evans defineste dezvoltarea colectiilor ca: "un proces de evaluare a modului n care colectiile de biblioteca se integreaza n resursele comunitare de informare si raspund nevoilor utilizatorilor si corectarea anumitor deficiente n completare, daca ele exista". (1) Dezvoltarea colectiilor este procesul de concretizare a nevoilor de informare ale utilizatorilor, de ntlnire a acestor nevoi cu documentele de biblioteca ntr-o maniera eficienta si economica folosind resursele interne si externe ale organizatiei. "Dezvoltarea colectiilor" nu este o sintagma sinonima cu "cresterea colectiilor". Dezvoltarea colectiilor include, pe lnga cresterea colectiilor si aspectul managerial si pe cel de analiza a nevoilor de informare, restructurare si evaluare a colectiilor. Conferinta IFLA de la Beijing, din 1996, a luat n discutie n cadrul Sectiunii de Achizitie si Schimb, pe lnga problemele

achizitiei n contextul schimbarilor economice si a dezvoltarii formelor de documente netiparite, si achizitionarea conceptelor. Astfel s-a considerat ca ar trebui nlocuit conceptul de "cresterea colectiilor" cu cel de"dezvoltarea colectiilor" care are o ncarcatura semantica mai apropiata de realitate si impune o metodologie diferita cu o finalitate diferita. Ca rezultat, sectiunea si-a schimbat denumirea n "Achizitia si Dezvoltarea Colectiilor". Joseph Barker a identificat trei directii ce se concretizeaza n dezvoltarea colectiilor bibliotecilor: dezvoltarea managementului colectiilor; constrngeri determinate de buget; valorificarea si ramificarea potentialului oferit de automatizare. (2) Dezvoltarea colectiilor este un serviciu complex constituit din mai multe procese, fiecare avnd tendinta de a se dezvolta independent. Poate fi reprezentat grafic astfel: (3)

COMUNITATEA

Analiza comunitatii

Eliminarea Selectia

Achizitia Potrivit acestei reprezentari, dezvoltarea colectiilor este un proces circular, dinamic, influentat de schimbarile din mediul si comunitatea deservita. Componentele procesului de dezvoltare a colectiilor au tendinta de a se dezvolta independent. De exemplu, achizitia este privita ca o activitate mult mai concreta, mai practica: este un serviciu specializat care decide cum se realizeaza achizitia si nu ce se achizitioneaza (Selectia decide ce se achizitioneaza si ce nu). Pentru a putea furniza utilizatorilor informatiile necesare, o biblioteca trebuie sa cunoasca foarte bine comunitatea pe care o deserveste, sa-si structureze colectiile (prin selectie, achizitie, deselectie, evaluare), sa dispuna de un personal specializat si de anumite resurse, toate acestea ncadrate ntr-un context managerial adecvat. III 1.1. Analiza comunitatii. Determinarea nevoilor de informare ale utilizatorilor Prima datorie a unui bibliotecar este aceea de a investiga nevoile de informare ale utilizatorilor pe care biblioteca i deserveste. Trebuie analizate: tipologia utilizatorilor (populatie urbana sau rurala, studenti sau profesori, un grup mic de specialisti sau o institutie de cercetare etc); activitatile