Sunteți pe pagina 1din 8

Management de

Proiect
Schita preluata din scoala anglo-saxona despre cum se
gindeste si se organizeaza un proiect – valabila pentru
orice tip de proiect de investitii inclusive cele finantate
din fonduri nerambursabile

Noiembrie 2008
DIGITIZER Consult Timisoara
Introducere
Nu vom pierde timpul cu explicatii despre ce inseamna un proiect sau care
este rolul unui manager de proiect, ce trebuie sa faca, etc. ci vom aborda
schematic care sint etapale unui proiect si cum trebuie organizat un proiect
pentru a avea sanse maxime de reusita. De asemeni trebuie sa mentionez
caci prezentul material se bazeaza pe gindirea anglo-saxona, scoala
britanica fiind in opinia mea cea mai pragmatica si mai profunda institutie
care poate forma un individ in societatea umana in materie de intelegere in
profunzime a unui scop sau obiectiv. Prezentul material este valabil pentru
orice tip de proiect, indiferent de volumul financiar, cu conditia ca in cazul
proiectelor de dimensiuni mari sau complexe tehnic, sa se completeze cu
detaliile specifice acelui proiect.
Orice nedumerire sau intrebare poate fi pusa autorului la:
office@digitizerconsult.eu

Autorul materialului: TOMA Dimitrie – Project Manager

www.digitizerconsult.eu Page 2
Elemente fundamentale
Orice proiect din orice sistem juridic din lume trebuie sa contina un set de
informatii numite termenii de referinta; acestia sint cei de mai jos. De regula
in Romania sint inlocuiti de Caietul de Sarcini.

Termenii de referinta ai proiectului

• Nume proiect
• Autorul si finantatorul
• Beneficiarul
• Obiectivele
• Scopul
• Constringerile
• Costuri / buget
• Resursele
• Ce anume se livreaza ( rezultatele )
• Fazele proiectului si desfasurarea lor in timp – WBS
• Strategia
• Riscurile
• Rolurile si responsabilitatile

Un manager de proiect experimentat, din prima discutie cu beneficiarul va


stabili dimensiunile proiectului si anume: Anvergura; Calitate; Cost; Timp;
Risc. In functie de aceste dimensiuni se calculeaza pretul consultantei
pentru managementul proiectului.
Pretul consultantei pentru magement de proiect in principiu este intre 8% si
10% din costul proiectului putind creste sau scadea in functie de tipul
proiectului.
Acestea sint elementele pe baza carora se incheie un contract de
consultanta pentru management de proiect. In rindurile ce urmeaza va fi
prezentat un schita de organizare a gindirii unui proiect, pe faze si activitati.
De mentionat caci proiectele se impart dupa dimensiune in: proiecte mici
(pina la 200 ore munca), proiecte mijlocii (pina la 500 ore munca), proiecte
mari (pina la 5000 ore munca) si proiecte foarte mari (peste 5000 ore
munca).

www.digitizerconsult.eu Page 3
Faza I. Initierea Proiectului
Presupune clarificarea elementelor fundamentale ale proiectului.

1. Definirea Proiectului
Inseamna definirea rezultatelor proiectului. Se compune din doua activitati;
a)Cunoasterea Motivului Proiectului sau Scopul
De ce doresc sa fac acest proiect ?
b)Cunoasterea Obiectivului Proiectului
Atentie ! Din motivul proiectului rezulta obiectivul proiectului pe care il aflam
intrebind;
Ce se vrea ? Ce anume trebuie realizat? Ce trebuie sa obtin in acest proiect?

2. Verificarea rolului managerului de proiect


Sinteti responsabil doar de atingerea obiectivului sau si pentru realizarea
motivului ?

3. Consultarea cu clientul asupra fazei parcurse


Intotdeauna definirea unui proiect se face cu clientul de fata prin intrebari si
raspunsuri.
Adevar: niciodata clientul nu stie 100% ce vrea.
Solutie: ajutati-l sa-si clarifice ideile prin intrebari pragmatice.

www.digitizerconsult.eu Page 4
Faza II. Planificarea Proiectului
Planul proiectului va arata cum veti face proiectul, din el puteti vedea cit va
dura proiectul si cit va costa. Atentie ! Acum este momentul verificarii
fezabilitatii proiectului sau Studiul de fezabilitate cerut de UE.

1.Stabilirea listei de misiuni


Se recomanda stabilirea unei intilniri de brainstorming pentru stabilirea listei
de misiuni sau activitati, de regula se numesc misiuni. Se recomanda 5-6
persoane sa participle la sedinta.
2.Translatarea listei intr-un plan cadru
Numerotati misiunile in functie de ierarhia sau ordinea lor. Aceste misiuni se
transcriu intr-un plan cadru numit de manageri WBS(Work Breakdown
Structure), in ordinea executiei.
3.Estimarea timpilor, stabilirea corelatiilor si intirzierilor
Acum se transforma WBS intr-un program de activitati ordonate stabilind
timpul necesar fiecarei activitati, luind in calcul o marja de eroare de 10-30%
la timp, infunctie de complexitatea proiectului. Se stabilesc corelatiile intre
diferite activitati.
4.Repartizarea misiunilor(activitatilor) pe persoane
Se repartizeaza misiunile persoanelor care le vor efectua, acum veti vedea
de cite persoane aveti nevoie in proiect.
5.Dezvoltarea planului intr-un program(WBS)
Aceasta presupune stabilirea datei de incepere si finalizare pentru fiecare
misiune, aici vedeti cit timp va dura proiectul. Se ia o marja de 10% de
eroare.
6.Calcularea costurilor
Se identifica mai intii costurile apoi se calculeaza mai intii costurile directe
pentru derularea proiectului, apoi costurile indirecte. Se rotunjesc costurile
ca sa se depaseasca evenimentele neprevazute, in functie de imprejurarile
economice sau tara unde se deruleaza proiectul adaugind la costuri intre 10
si 30 % marja de eroare. Ex. Germania 10%, Romania 30% etc.

www.digitizerconsult.eu Page 5
7.Adaugarea jaloanelor si a cheltuielilor neprevazute
Jaloanele sint repere de timp sau evenimente cheie cind se poate verifica
progresul proiectului, pot fi jaloane zilnice sau periodice.
8.Trecerea in revista si corijarile
Presupune o privire circumspecta, detaliata, peste tot planul de pina acum si
modificarea unde este cazul a activitatiilor sau parametrilor proiectului.
9.Examinarea planului impreuna cu clientul
Acum se semneaza aprobarea finala a proiectului.

Faza III. Executia Proiectului


Acestea de mai jos sint misiunile managerului de proiect. Activitatea de zi cu
zi a managerului de proiect.

1.Inceperea proiectului
Se dau dispozitiile de incepere a lucrului, tuturor responsabililor de misiuni,
conform planificarii WBS si se incepe executia misiunilor pina la finalizarea
lor.
2.Planificarea unei zile de lucru
Managerul isi planifica munca pe zi sau perioade mai mari pentru a putea
coordona bine proiectul, ex. sedinte zilnice, interval de comunicare, situatii
3.Stringerea informatiilor si rapoartelor
Se primesc zilnic informatii si rapoarte de la echipa de proiect in legatura cu
etapele parcurse, problemele aparute, detalii, evenimente neprevazute etc.
4.Monitorizarea si managementul progresului
Se analizeaza stadiul general al proiectului, verificarea graficului proiectului,
modificari de proiect, suplimentare resurse, etc.
5.Identificarea si rezolvarea problemelor
Care este problema? Cind a fost identificata? Ce impact are asupra
proiectului? Cine rezolva problema? Ce se va face pentru rezolvarea
problemei? Care este termenul de rezolvare? Este o problema cu
continuitate sau doar de moment?
6.Identificarea si managementul riscurilor
Ce se intimpla daca?
7.Managementul schimbarilor

www.digitizerconsult.eu Page 6
Notarea fiecaror schimbari aparute ce duc la schimbarea proiectului.
8.Actiuni pentru asigurarea succesului proiectului
Fiti un adevarat project manager, implicati–va in actiuni propriuzise atunci
cind echipa v-o cere nu doar sa dati dispozitii, dar ramineti dirijorul
orchestrei.
9.Informarea clientului
Clientul trebuie tinut la curent cu graficul proiectului. Clientul trebuie sa stie
la ce sa se astepte. Comunicati permanent ca sa-i mentineti increderea.
10.Actualizarea planului sau bugetului proiectului
In multe situatii planul si bugetul au ajuns sa difere mult de realitate incit
trebuie actualizate, atentie, trebuie cazut de accord cu clientul asupra
acestui aspect grav.

Faza IV. Finalizarea proiectului


1.Testarea rezultatelor
Se verifica cu clientul daca rezultatul obtinut este conform obiectivului cerut
de client
2.Implementarea rezultatelor
Poate insemna predarea catre client.
3.Asigurarea de asistenta pentru client
Ca sa nu deveniti sclavul clientului conveniti de la inceput asupra acestui
aspect cu clientul.
4.Eliberarea resurselor
Trebuie eliberati doar atunci cind sinteti sigur ca au terminat misiunile cerute
si nu mai aveti nevoie de ei
5.Trecerea in revista pentru proiectul viitor
Ce voi continua sa fac? Ce voi inceta sa mai fac? Ce voi incepe sa fac? Ce
altceva?
6.Petrecerea
Obisnuiti-va sa sarbatoriti reusitele cu echipa.

www.digitizerconsult.eu Page 7
Aceasta este o schita de gindire a unei structuri de proiect, evident orice
manager poate avea o schita proprie obtinuta in urma experientei sale, dar
in linii mari aceasta organizare de mai sus se va regasi in orice proiect de
investitii.

SUCCES !

www.digitizerconsult.eu Page 8