Gua Excel: Formato de Datos

Para aprender a sobrevivir y empezar a sacarle el jugo.

Proteccin de Celdas y Hojas......................................................................................................................................1 Protegiendo desde men Archivo ..........................................................................................................................1 Protegiendo desde men Revisar...........................................................................................................................3 Protegiendo desde men Formato ........................................................................................................................4 Formatos en hojas de clculo .....................................................................................................................................6 Formato General ........................................................................................................................................................6 Alto de filas y ancho de columnas ..........................................................................................................................6 Alineacin de Celdas...............................................................................................................................................7 Formato condicional. ..................................................................................................................................................8 Validacin de datos. ................................................................................................................................................ 10 Mini grficos ............................................................................................................................................................ 12 Filas y columnas siempre visibles ............................................................................................................................ 13 Filtros y orden automtico ...................................................................................................................................... 14 Texto en Columnas .................................................................................................................................................. 15

Proteccin de Celdas y Hojas.

En muchas ocasiones nos interesa proteger contra escritura toda una hoja de clculo, ciertas celdas, u ocultar frmulas, de forma que sea imposible el borrar o cambiar accidentalmente la informacin de dichas celdas. Para esto existen diversos caminos, con distintas opciones y funcionalidades asociadas.

Protegiendo desde men Archivo

Esta es la manera ms fcil de proteger una parte o todo un documento. Primero guardas el documento y luego te diriges a archivo >> informacin (Ilustracin 1), all presionas permisos y se desplegarn una serie de opciones (Ilustracin 2).

Marcarlo como final: Bsicamente el documento que generaste se guarda en modo slo lectura, impidiendo que pueda ser modificado accidentalmente. Se deshabilitan todos los comandos de edicin y formato. Cifrar con contrasea: Se requiere una contrasea para abrir el documento, especial para las cosas Top Secret. Proteger Hoja: protege la hoja actual, se pueden seleccionar que cosas se desean proteger, como proteger slo al cambio de tamao, formato o valor, etc. Proteger estructura y ventanas: protege de la insercin, eliminacin o movimiento de las hojas en el libro. Restringir permisos por personas: creas castas de usuarios, unos pueden ver, otros editar y otros hacer todo lo que quieran con tu libro, muy til para la revisin y trabajo comunitario. Agregar Certificado Digital: si las contraseas no son lo tuyo, puedes generar un certificado que proteja al documento, debes tener conexin a internet.

Ilustracin 1

Ilustracin 2

Protegiendo desde men Revisar

En esta vista a la derecha, aparece un submen de cambios, all puedes utilizar las opciones de proteger hoja o libro, que son idnticos a los del men informacin, pero se agregan una serie de funciones (Ilustracin 3). Compartir libro: Establece los usuarios que pueden interactuar con el libro, permitiendo restringir funciones como el reformateo frente a la impresora. Proteger y compartir libro: Permite establecer un historial de cambios en el libro, as puedes saber si modificaron algo, cundo, quin y dnde. Permitir que los usuarios modifiquen rangos: puedes darles permisos de formato y edicin a un rango de datos dentro de hojas y libros. Control de cambios: el historial de cambios, resalta de manera visual el cundo, quin y dnde se realizaron cambios.

Ilustracin 3

Protegiendo desde men Formato

Debes seleccionar las celdas a proteger o bloquear, y haces clic con el botn derecho para abrir el men contextual, all seleccionas formato de celdas; una vez abierto el men dirgete a proteger (lustracin 4); Adems, puedes llegar fcilmente a este men utilizando el mtodo abreviado control + 1. Encontrars la opcin proteger, que impide la edicin y formato, y la opcin ocultar, que esconde las celdas (Ilustracin 5).

lustracin 4

Ilustracin 5

Formatos en hojas de clculo

Podemos formatear los nmeros y el texto contenidos en las celdas de datos, as como el tamao de las propias celdas, y todo es bastante fcil.

Formato General
En las nuevas versiones de Excel nos encontramos con un manejador de estilos completo, fcilmente cambia el esquema de fuentes y colores de todo el documento, podemos acceder a l a travs de la ficha diseo pgina (Error! No se encuentra el origen de la referencia.).

Ilustracin 6

Alto de filas y ancho de columnas

La altura de las filas y el ancho de las columnas se pude modificar de varias formas: Con el ratn: arrastrando el borde de la cabecera de la fila o de la columna. La modificacin afecta a la fila o columna anterior al borde arrastrado (Ilustracin 7). Con el ratn y teclado: Seleccionamos las filas o columnas con el ratn, luego botn de la derecha hacemos clic y buscamos ancho de columna o alto de fila segn corresponda, y podremos dar las medidas de manera exacta (Ilustracin 8).

Ilustracin 7

Ilustracin 8

Alineacin de Celdas
A los clsicas alineaciones de tabulado a la izquierda, centro, derecha y justificado, se agregan opciones como alinear el texto en la parte superior, media o abajo, que son fcilmente accesibles desde la ficha archivo (Ilustracin 9). Tambin se puede acceder a estas opciones desde el men formato de celda: control+1 > alineacin (Ilustracin 10). Adems encontraremos tres opciones muy importantes. Orientacin: establece la direccin del texto, se puede establecer por grados exactos o libremente. Ajustar texto: el tamao de fuente se adecuar para caer en la celda. Combinar Celdas: Fusiona celdas, el botn rpido fusiona y centra, pero si te fijas tiene un men para que encuentres otras opciones, e incluso separar celdas fusionadas

Ilustracin 9

Ilustracin 10

Formato condicional.
Es una de las opciones ms desconocidas y ms tiles en Excel, incluye una serie de formatos para diferenciar nuestros valores y resultados, va desde resaltar un valor especfico, hasta aplicar reglas para degradar valores mientras se desvan de uno central (Ilustracin 11). Es aplicable para valor numrico como texto. Bsicamente existen tres tipos de reglas de formato condicional, pero puedes crear ms segn tus necesidades, tanto lgicas como numricas: Barras de datos: Crea una barra proporcional a la magnitud del dato que seleccionaste (Ilustracin 12) Escalas de Color: Establece una escala de color para diferenciar grficos (Ilustracin 13). Conjuntos de iconos: Diferencia tus datos con un cono, existen distintos sets, pero puedes agregar ms (Ilustracin 14).

Ilustracin 11

Ilustracin 12

Ilustracin 13

Ilustracin 14

Validacin de datos.
Tambin es una de las funciones ms importantes, pero que la mayora de los usuarios desconoce. Permite establecer reglas para los datos (Ilustracin 15), valores mximos, mnimos, valores numricos y/o lgicos o de texto (Ilustracin 16). Una maravilla para evitar problemas a la hora de rellenar datos. Cuando no introducimos un dato adecuado el programa lanza una advertencia visual, como ejemplo tendremos una serie de datos a los cuales se les aplico la validacin de dato, para ingresar slo datos numricos, por lo que Excel lanza una advertencia al introducir un valor no numrico (Ilustracin 17).

Ilustracin 15

Ilustracin 16

Ilustracin 17

Mini grficos
Hay veces en las cuales tenemos una serie de datos y no sabemos cmo revisarlos rpidamente para ver si tiene una tendencia, para estas ocasiones, Excel viene equipado con una funcionalidad espectacular, se llama mini grficos, que es un grfico completo pero del tamao de una celda. Se encuentra en la ficha insertar (Ilustracin 18), y poseen tres posibilidades, un grfico de lneas, de barras o de ganancia que nos dice cuanto cambia en relacin al dato anterior. Para utilizarlo debemos seleccionar un rango de datos o un lugar de la hoja donde queramos colocar el mini grfico, o tan solo ir a insertar mini grfico, all se nos desplegar un men indicando qu datos usaremos y dnde se ubicar el resultado (Ilustracin 19). Ahora si queremos modificar el color o el tipo de mini grfico al hacer clic sobre l, aparece una nueva ficha, llamada mini grfico, que incluye muchas opciones, tanto para cambiar la forma o el color de este (Ilustracin 20).

Ilustracin 18

Ilustracin 19

Ilustracin 20

Filas y columnas siempre visibles

A veces tenemos tablas de datos con cientos de valores, donde muchas veces nos importa saber a qu corresponde cada dato, pero se nos desplazan las etiquetas, Esto es muy fcilmente solucionable utilizando la opcin de inmovilizar paneles (Ilustracin 21), disponible en la ficha Vista (Ilustracin 22).

Ilustracin 21

Ilustracin 22

Filtros y orden automtico

Son una funcin avanzada y muy fcil de utilizar, se convertir pronto en una de las cosas ms utilizada por el usuario medio y avanzado de Excel. Debes seleccionar una columna o fila dnde se encentren los rtulos de datos y luego ira a la ficha Inicio, y buscar la opcin Ordenar y Filtrar, all encontraremos varias opciones (Ilustracin 23): Ordenar: Es lo que promete, ordena los datos que seleccionaste en orden ascendente o descendente Filtro: crea un filtro dinmico que permite realizar ordenamientos, seleccionar rango de datos o buscar un dato en particular, tambin puede generar resaltados dinmicos (Ilustracin 24).

Ilustracin 23

Ilustracin 24

Texto en Columnas
Si hay algo que es comn cuando se trabajan con bases de datos, es que los datos se nos entregan en forma de texto plano, como datos separados por un espacio, una coma o un punto y coma en este caso es la plantilla de inventario de eBay que se descarga en un archivo csv (Ilustracin 25). Excel tiene una herramienta adecuada para ayudarte a trabajar con los datos de igual forma que lo haces en un base de datos, para ello debes ir a la ficha datos y buscar texto en columnas (Ilustracin 26) luego de lo cual se abrir un asistente para separar los datos mediante mltiples opciones, luego de lo cual obtendrs tus datos ordenados en filas y columnas (Ilustracin 27).

Ilustracin 25

Ilustracin 26

Ilustracin 27