Universidade do Estado do Par Centro de Cincias Naturais e Tecnologia Curso de Engenharia de Produo Projeto de Monografia

Ercielem de Lima Barreto Roberto Crislon da Silva Vitor Hugo Galvo Vieira

Organizao e Avaliao do Trabalho no Departamento Financeiro: um estudo de caso em uma unidade escolar da rede pblica

Belm 2011

Ercielem da Lima Barreto Roberto Crislon da Silva Vitor Hugo Galvo Vieira

Organizao e Avaliao do Trabalho no Departamento Financeiro: um estudo de caso em uma unidade escolar da rede pblica

Projeto de Monografia apresentado como exigncia parcial para a 2 Avaliao da disciplina Organizao e Avaliao do Trabalho na graduao de Engenharia de Produo, Universidade do Estado do Par.

Prof.: M Sc. Renata Melo e Silva de Oliveira

Belm 2011

Ercielem de Lima Barreto Roberto Crislon da Silva Vitor Hugo Galvo Vieira

Organizao e Avaliao do Trabalho no Departamento Financeiro: um estudo de caso em uma unidade escolar da rede pblica

Projeto de Monografia apresentado como exigncia parcial para a 2 Avalio da disciplina Organizao e Avaliao do Trabalho na graduao de Engenharia de Produo, Universidade do Estado do Par. Orientadora: Prof M Sc. Renata Melo e Silva de Oliveira

Data de Apresentao: Banca examinadora: _________________________________ - Orientadora Prof. M.Sc. Renata Melo e Silva de Oliveira
Universidade do Estado do Par

________________________________ - Professor (a) Avaliador (a) ________________________________ - Professor (a) Avaliador (a) ________________________________ - Professor (a) Avaliador (a)

Resumo No presente trabalho foi levantado um estudo sobre os mtodos de organizao e avaliao do trabalho em uma unidade escolar do setor pblico, localizado no municpio de Abaetetuba, a aproximadamente 60 km em linha reta da regio metropolitana de Belm, situada no bairro de Santa Clara. A escola presta servio para o ensino infantil e educao fundamental apresentando um total de 250 alunos. Para tanto utilizou-se ferramentas para uma melhor anlise das informaes obtidas, atravs de entrevistas com o diretor, tais como fluxograma e quadro de distribuio do trabalho, que contriburam para a modelagem do processo a fim de se obter uma compreenso melhor da realidade da organizao, alm da elaborao de um novo organograma que visasse melhorar a estrutura organizacional da mesma, assim como a descrio detalhada das funes do departamento financeiro estudado no trabalho, representado pelo funcionograma. De acordo com a pesquisa verificou-se que a Coordenao Financeira, composta integralmente pelo Conselho Escolar, assume um papel de grande importncia a ser estudado, pois nota-se que h uma dificuldade em formar o colegiado, j que os componentes deste no trabalham de forma remunerada e por ser um setor que requer grandes responsabilidades sendo obrigatrio em qualquer escola de unidade pblica.

Sumrio 1. Introduo ........................................................................................................ 05 1.1. Justificativa .................................................................................................. 06 1.2. Objetivos ...................................................................................................... 06 1.2.1. Objetivo Geral ......................................................................................... 06 1.2.2. Objetivos Especficos .............................................................................. 07 2. Reviso Terica ................................................................................................ 07 2.1. Gesto Escolar .............................................................................................. 07 2.2. Gesto Financeira Escolar ............................................................................ 07 2.3. Instrumentos e Ferramentas Utilizadas ........................................................ 08 2.3.1. Organograma ........................................................................................... 08 2.3.2. Funcionograma ........................................................................................ 09 2.3.3. Fluxograma .............................................................................................. 10 2.3.4. Quadro Distributivo do Trabalho (QDT) ................................................ 10 3. Metodologia ....................................................................................................... 11 3.1. Mtodo Utilizado: Entrevista ........................................................................ 11 4. Aplicao do estudo .......................................................................................... 12 4.1. A Organizao ............................................................................................... 13 4.1.1. Perfil da Organizao ............................................................................... 13 4.1.2. Organograma da empresa ........................................................................ 14 4.2. Conselho Escolar da E.M.E.I.E.F. Santa Clara ............................................. 15 4.2.1. Funcionograma ......................................................................................... 16 5. Modelagem do Processo ................................................................................... 16 5.1. Fluxograma .................................................................................................... 16 5.2. Quadro Distributivo do Trabalho .................................................................. 17 5.3. Proposta de Novo Organograma ................................................................... 18 6. Concluso .......................................................................................................... 18 7. Referencial Bibliogrfico ................................................................................. 20

1. Introduo Todas as organizaes para alcanarem a excelncia e atenderem as necessidades dos clientes, partem antecipadamente para o planejamento da organizao da empresa afim de que ela possa alcanar a eficincia, a eficcia e a excelncia em suas operaes e produzir resultados alm das suas expectativas. Dessa forma o presente trabalho trata de um estudo sobre a organizao e avaliao do trabalho em uma unidade escolar, com o objetivo de analisar o departamento de maior importncia, utilizando para esta analise ferramentas que pudessem auxiliar em sua compreenso, abordando questes de gesto escolar, administrao dos recursos financeiros, dentre outros. Para tanto, a constituio de 1988 fez um marco ao institucionalizar a Gesto Democrtica de Ensino Pblico, pois a partir dessa lei a organizao escolar ganha um novo perfil, agora no mais embasada nas conjecturas da administrao, mas nos princpios da Gesto por possuir um carter mais democrtico. A Gesto escolar anteriormente nomeada Administrao escolar, um termo recente. A mudana de denominao no foi apenas na escrita, mas tambm de concepes tericas a respeito dessa atividade, e, alm disso, reflete as transformaes oriundas de um determinado contexto histrico, desde a dcada de 1980, em que o tema de gesto escolar e sua autonomia vem ganhando destaque. Sendo assim, uma das grandes vitrias das escolas no campo poltico-educativo foi a conquista da liberdade de ao e de deciso em relao aos rgos superiores da administrao e a maior participao da comunidade escolar nos espaos de poder da escola, por meio de instncias como os conselhos de escola, graas a construo de uma sociedade democrtica. O sistema educativo hoje evidencia que as escolas devem estar preparadas as grandes mudanas e inovaes que ocorrem a cada dia na Instituio e na aprendizagem de seus alunos. Isso nos remete a uma nova organizao do trabalho, em que a administrao escolar deixa de adotar uma postura hierrquica, onde a direo exercia uma funo hegemnica na instituio estabelecendo e ditando o funcionamento das atividades em geral, para uma gesto democrtica, compartilhada e participativa; envolvendo todos os seus integrantes, assim como a sociedade.

Sendo assim, a anlise feita na escola nos levou a perceber que a administrao do recurso financeiro necessitava de uma maior ateno, devido s limitaes pblicas e polticas, levando a escola a no realizar tudo aquilo que esta dentro de seus objetivos. 1.1. Justificativa Em virtude da evoluo social e das mudanas nos processos de gesto educacional, as instituies pblicas de ensino procuram adaptar-se s caractersticas do sistema social que as envolvem. Uma boa gesto de recursos poder servir de suporte para o crescimento e desenvolvimento organizacional. Muitos questionamentos so feitos a cerca da gesto de rgos pblicos como: m distribuio de recursos, atraso no andamento dos processos, uso indevido dos recursos pblicos, falta de zelo para com o patrimnio pblico, falta de materiais de consumo, entre outros. Na gesto de uma escola no muito diferente. A escola necessita racionalizar o uso de recursos, coordenar e avaliar o trabalho das pessoas de forma democrtico participativa para uma correta gesto de recursos, como forma de retribuio para a sociedade que arca com os gastos das instituies pblicas. Em suma, a gesto financeira, em qualquer rea, deve seguir alguns princpios para obter xito, so eles: Definio de prioridades; Clculo correto dos gastos; Elaborao do oramento geral; Prestao de contas transparente; Comprovao de gastos. A funo financeira integra todas as tarefas ligadas obteno, utilizao e controle de recursos financeiros necessrios atividade da organizao. O tema do presente trabalho monogrfico trata da anlise da gesto financeira em uma unidade escolar. A questo central deste trabalho dar nfase ao departamento financeiro dentro da estrutura organizacional da escola, j que necessita uma maior ateno em todo o seu processo por apresentar grandes limitaes, envolvendo at mesmo questes polticas partidrias, alm de apontar possveis problemas e sugestes de melhorias, analisando todo o procedimento de como esse recurso administrado. O tema sugerido de fundamental relevncia, pois esclarece aos novos gestores educacionais a natureza dos recursos, a importncia de planejar as aes a serem desenvolvidas, a identificao das prioridades na aplicao dos recursos, quem pode ser a Unidade Executora (Uex) e como se d a prestao de contas de maneira a contribuir para a melhoria fsica e pedaggica da escola. 1.2. Objetivos 1.2.1. Objetivo Geral

Realizar um estudo de organizao e avaliao do trabalho em uma unidade escolar do setor pblico, a fim de analisara estrutura organizacional e administrativa do departamento financeiro. 1.2.2. Objetivos Especficos Coletar informaes referentes organizao atravs de uma entrevista para elaborao do organograma; Identificar o problema por meio do Brainstorming; Elaborar o funcionograma do departamento estudado e o fluxograma do processo; Montar o Quadro Distributivo do Trabalho para o processo de finanas; Conhecer a dinmica de funcionamento da poltica de gesto financeira da escola; Propor melhorias no processo escolhido que possam ser implementados. 2. Reviso terica 2.1. Gesto Escolar. A redemocratizao do Brasil trouxe no final dos anos 80 e incio dos anos 90 a reformulao da organizao e gesto da educao no pas. A prpria nomeao Gesto Escolar veio pra substituir no apenas o termo Administrao Escolar, mas tambm para descentralizar, dar autonomia e democratizar o mbito administrativo escolar. Uma vez que a Administrao tem por finalidade conseguir a economia do tempo, a gesto tem por objetivo educar crianas, jovens e adultos, tarefa totalmente diferente de qualquer outra administrao, com mais complexidade, envolvendo pais, mestres e funcionrios e toda uma coletividade (LUCK, 2000). De acordo com o autor tal democratizao associada participao dos professores e pais nas decises a respeito do processo educativo o que abrange composio de instncias colegiadas (conselhos escolares, grmios estudantis), eleies para cargos administrativos, introduo de mecanismos que favoream a eliminao da burocracia e flexibilidade normativa e organizacional do sistema. nesse novo cenrio que a escola ganha uma nova funo social assumindo distinta configurao na poltica educacional. Dentre uma de suas incumbncias que foram modificadas esto a gesto de seu pessoal, recursos materiais e financeiros como tarefa especfica. Ainda segundo essa nova gesto, a escola tem total autonomia para prever novas formas de organizao que atendam as peculiaridades regionais e locais, s diferentes clientelas e necessidades do processo de aprendizagem (LBD, Art.23). 2.2. Gesto Financeira Escolar

Segundo a revista Nova Escola (2009), a gesto financeira escolar requer organizao, responsabilidade e transparncia, uma vez que a gesto dos recursos pblicos regulada pelas leis federais de Direito Financeiro (4.320/64) e de Licitaes (8.666/93) e pela lei complementar de Responsabilidade Fiscal (101/2000). O artigo 212 da Constituio diz que a Unio deve aplicar no mnimo 18% (e os estados e municpios, 25%) de suas receitas em Educao. As verbas e os recursos que vem do governo federal so distribudos pelo Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educao (FNDE) por canais como o Programa Dinheiro Direto na Escola (PDDE) que so transferidos para as contas bancrias das escolas, sem necessidade de assinatura de convnios anualmente pelo mesmo fundo, ganhando assim rapidez para suprir necessidades bsicas de manuteno, aquisio de material didtico e formao (MINISTRIO DA EDUCAO, 2005). Dourado (2006) destaca que rgos colegiados das escolas, como, por exemplo, os conselhos escolares, so os responsveis pela definio da forma de utilizao dos recursos, que deve ser em conformidade com as decises da comunidade. J os recursos dos estados e municpios so administrados pelas Secretarias de Educao, que providenciam itens como estrutura fsica, carteiras e pagamento de funcionrios. Existe ainda o montante arrecadado em eventos ou em parcerias com o setor privado. Por isso segundo o Ministrio da Educao (2005) necessrio um olhar panormico para definir prioridades no investimento do oramento escolar. Esse olhar obtido atravs de reunies de representantes de professores, funcionrios, equipe gestora, estudantes, pais e comunidades. Definidas as prioridades de investimento da escola, cabe ao gestor elaborar um oramento, manter uma prestao de contas transparente conforme determina o artigo 70 da Constituio Federal e comprovar gastos atravs do encaminhamento de documentos originais fiscais ao rgo responsveis pela contabilidade para que esteja disposio da fiscalizao do Tribunal de Contas. 2.3. Instrumentos e ferramentas utilizadas 2.3.1. Organograma Ballestero-Alvarez (2000) define organograma como instrumento usado para configurar e estabelecer a estrutura formal de uma empresa ou de suas partes em um determinado momento; uma forma esttica de configurar a empresa ou uma de suas partes. A autora afirma que seu objetivo : Definir e estabelecer a diviso do trabalho;

Definir e estabelecer o tipo de relao de autoridade; Definir e estabelecer as relaes de comando; Definir e estabelecer os nveis hierrquicos; Definir e estabelecer o processo de tomada de deciso; Definir e estabelecer as relaes funcionais.

Arajo (2001) destaca que importante que o gerente responsvel pela sua elaborao observe o fato de que o organograma deve possibilitar uma leitura fcil e, consequentemente, boa interpretao dos componentes da organizao. vital que os gerentes preparem e elaborem seus organogramas, pensando sempre em termos de facilitao do entendimento, de sua utilizao. Trs tipos de organograma so citados por Chiavenato (2010) que so eles, o radial, o circular e o clssico. Ele afirma que esse ltimo basicamente composto de retngulos (que representam os cargos) que so ligados entre si por linhas (que representam as relaes de comunicao entre eles). Quando as linhas so horizontais, elas representam relaes laterais de comunicao. Quando so verticais, representam relaes de autoridade (do superior sobre o subordinado) ou relaes de responsabilidade (do subordinado ao superior). O que no est ligado por linha nenhuma no tem relao direta entre si. Trs tipos de relao de subordinao so detalhados por Ballestero-Alvarez (2000) que podemos encontrar que so: linha, assessoria e funcional. A relao do tipo linha demonstra a quem determinado funcionrio est subordinado, a relao do tipo assessoria trabalha apenas com sugestes, pois no tem autoridade para dar ordens, j a relao funcional aquela que possui poder de determinar funes, mtodos ou polticas a outras reas ou a outros subordinados. Chiavenato (2010) divide o organograma por departamentalizao em: funcional, produtos ou servios, geogrficos ou territoriais, clientela, processos, e projetos. 2.3.2. Funcionograma Santiago (2010) afirma que o funcionograma uma ferramenta de gesto cada vez mais aceita pela qualidade de dados que proporciona. Pode ser compreendido como a variao do organograma e contm informaes sobre as atribuies dos diversos setores, proporcionado um conhecimento detalhado da organizao. Ainda segundo ele, tal instrumento extremamente til para verificao e definies das responsabilidades setoriais.

10

O objetivo principal que o funcionrio exera tarefas especficas para evitar sobre carregamento ou negligncia do trabalho. Ballestero-Alvarez (2000) descreve que o funcionograma tem como objetivo representar as funes de uma rea especifica dentro de uma empresa. Ele uma extenso do organograma tradicional. Efetua uma fotografia ampliada dos trabalhos desenvolvidos por uma rea. A desvantagem citada por ele que o funcionograma no fornece detalhes do trabalho executado e a lgica completa das atividades. 2.3.3. Fluxograma O termo Fluxograma vem do ingls flow-chart (flow = fluxo + chart = grfico). Para DAsceno (2001), fluxograma uma tcnica de representao grfica que se utiliza de smbolos previamente convencionados, permitindo a descrio clara e precisa do fluxo, ou por sequncia, de um processo, bem como sua anlise e redesenho. Ballestero-Alvarez (2000) afirma que o objetivo principal do fluxograma descrever o fluxo, seja manual ou mecanizado, especificando os suportes (documento, papel, disco, formulrio ou qualquer outro) que sejam usados para os dados e as informaes. Cruz (2002) diz que essa tcnica pode assumir uma interminvel srie de nomes, formas e pequenos detalhes que no invalidam o carter geral da tcnica desenvolvida para desenhar o fluxo de processos, como, alis, est no significado etimolgico da palavra fluxograma. Como regra geral, o fluxograma deve ser construdo de cima para baixo e da direita para esquerda, sentido do formulrio, embora essa disposio no seja rgida e sirva apenas para dar ordem representao grfica. Outra regra a de que cada operao deve ser enumerada de forma sequencial, a fim de possibilitar a identificao de cada uma delas permitindo que sejam comentadas em qualquer parte do texto. Os fluxogramas dividem-se em trs tipos: fluxograma sinttico, fluxograma de bloco e fluxograma de vertical, este ltimo utilizado no presente estudo. 2.3.4. Quadro Distributivo do Trabalho (QDT) Ballestero-Alvarez (2000) diz que o quadro distributivo do trabalho um instrumento que descreve as tarefas desenvolvidas dentro de uma rea, especificando o tempo gasto entre os participantes em tal atividade. Essa ferramenta possibilita uma viso panormica das atividades executadas por uma rea e quem as executa, ressalta reas que possam estar sobrecarregados de atividades, de fcil aplicao e entendimento o que facilita a anlise comparativa da participao de cada integrante na atividade da rea.

11

O mesmo autor frisa que a ferramenta pode oferecer alguns inconvenientes, tal como, informaes quantitativas, ou seja, apenas numricas, e eventualmente o analista, pode esquecer que existem relaes entre as pessoas no momento em que elas se unem para desenvolver um trabalho, caso o QDT possua tarefas e atividades muito complexas, j que sua maior vantagem sintetizar as tarefas inteiras numa nica folha.

Fonte: Ballestero-Alvarez, 2000. Figura 1 Quadro de distribuio do trabalho

3. Metodologia Para a realizao do estudo foram utilizados dois tipos de pesquisa: a qualitativa e a bibliogrfica. Segundo Menezes (2001) a abordagem do tipo qualitativa do problema, aquela que considera haver um vnculo indissocivel entre o mundo objetivo e a subjetividade do sujeito que no pode ser traduzido em nmeros. Onde a interpretao dos fenmenos e a atribuio de significados so bsicas no processo de pesquisa qualitativa no tendo o uso de mtodos e tcnicas estatsticas, alm de possuir um carter descritivo. Nessa abordagem os pesquisadores tendem a analisar os dados de forma indutiva. Do ponto de vista dos procedimentos tcnicos trata-se de uma pesquisa bibliogrfica, considera-se bibliogrfica aquela pesquisa elaborada a partir de material j publicado, constitudo principalmente de livros, artigos de peridicos e atualmente com material disponibilizado na internet (GIL, 1999). 3.1. Mtodo Utilizado: Entrevista
A entrevista como coleta de dados sobre um determinado tema cientfico a tcnica mais utilizada no processo de trabalho de campo. Atravs dela os pesquisadores buscam obter informaes, ou seja, coletar dados objetivos e subjetivos. Os dados objetivos podem ser obtidos tambm atravs de fontes secundrias tais como: censos, estatsticas, etc. J os dados subjetivos s podero ser obtidos

12

atravs da entrevista, pois que, eles se relacionam com os valores, s atitudes e s opinies dos sujeitos entrevistados (QUARESMA, 2005).

De acordo com Medina (1995) o objetivo desse mtodo est relacionado ao fornecimento de elementos para compreenso de uma situao ou estrutura de um problema. Deste modo, como nos estudos qualitativos em geral, o objetivo muitas vezes est mais relacionado aprendizagem por meio da identificao da riqueza e diversidade, pela integrao das informaes e sntese das descobertas do que ao estabelecimento de concluses precisas e definitivas. A tcnica de entrevistas abertas, utilizada neste trabalho, atende principalmente finalidades exploratrias, bastante utilizada para o detalhamento de questes e formulao mais precisas dos conceitos relacionados. Em relao a sua estruturao o entrevistador introduz o tema e o entrevistado tem liberdade para discorrer sobre o tema sugerido. uma forma de poder explorar mais amplamente uma questo. A entrevista aberta utilizada quando o pesquisador deseja obter o maior nmero possvel de informaes sobre determinado tema, segundo a viso do entrevistado, e tambm para obter um maior detalhamento do assunto em questo. Ela utilizada geralmente na descrio de casos individuais, na compreenso de especificidades culturais para determinados grupos e para comparabilidade de diversos casos. Entre as vantagens das entrevistas de acordo com DAsceno (2001) destacam-se, o contanto direto (in loco) com quem responsvel pelo processo e com o ambiente no qual tramita o processo em estudo, alm de oferecer a oportunidade de estabelecer contato direto com a cultura da organizao e de seus membros; a possibilidade de alterar a forma, o curso, a sequncia das perguntas, em ocorrncia do desenvolvimento e direo que toma a entrevista; a incluso e/ou a eliminao de perguntas no previstas em um roteiro j pr-determinado e oferece a oportunidade de motivar os responsveis pelo processo em estudo participar e contribuir para que possa ser melhorado. Dentre as desvantagens de uma entrevista esto: a dificuldade de fazer anotaes ao longo da entrevista; a frequncia de palpites e adivinhaes, como eu acho que, eu penso que por parte do entrevistado, alm da probabilidade de um envolvimento de natureza emocional. 4. Aplicao do estudo Para realizar a modelagem do processo e obter as informaes necessrias sobre a organizao, foram feitas duas visitas a instituio. Essas informaes foram adquiridas por

13

meio de entrevistas realizadas com a diretora da escola. Na primeira visita, foi feito um conhecimento da estrutura organizacional, assim como a identificao do processo a ser estudado como a administrao do recurso financeiro, haja vista que este departamento necessita de um estudo de melhorias em seu processo, por trata-se no apenas de problemas administrativos, mas de apresentar limitaes impostas em sua administrao por parte do governo, j que pertence a uma unidade do setor pblico. Esta visita contribuiu para o melhor conhecimento da empresa no que diz respeito ao ambiente de trabalho e sua forma de gerenciamento, alm do nmero de funcionrios que compem a mesma, o nmero de salas e alunos, assim como sua estrutura organizacional. A segunda visita envolveu um levantamento de informaes mais detalhado sobre a modelagem do processo, possibilitando a elaborao na melhoria de um novo organograma, a representao do funcionograma, fluxograma e quadro de distribuio do trabalho para a anlise do processo, a fim de propor melhorias no processo em estudo. 4.1. A Organizao A Escola Santa foi fundada em 29 de abril de 2002, tendo seus trabalhos iniciados em 01 de fevereiro do mesmo ano. uma escola pblica da rede municipal, funcionando com Educao Infantil e Ensino Fundamental, localizada na rua 06 de junho, bairro: Santa Clara, n 1058 na cidade de Abaetetuba-PA. A instituio possui uma rea no total de 10.000m2 localizada em terra firme no bairro Perifrico, Santa Clara. A escola funciona com uma demanda de 250 alunos. O prdio apresenta-se em boas condies, construdo em alvenaria, apresentando caractersticas adequadas para o funcionamento, sendo em suas dependncias 07 salas de aula, 01 cozinha mdia, 03 banheiros masculinos e 03 banheiros femininos, 01 banheiro de professores e demais funcionrios, com boas condies de uso, de instalao eltrica e hidrulica prpria, com 01 sala para diretoria. 4.1.1. Perfil da Organizao Como visto anteriormente, a presente trabalho foi realizado em uma escola de rede pblica, situada no municpio de Abaetetuba, a aproximadamente 60 km, em linha reta da regio metropolitana de Belm. A escola presta servio para o ensino infantil, para alunos de 4 a 5 anos e ensino de educao fundamental, para alunos de 6 a 15 anos, apresentando um total de 250 alunos e 32 funcionrios. A organizao tem como clientela alunos da comunidade do bairro Santa Clara, que possui um nvel socioeconmico de classe baixa, onde 90% dos moradores no possui um

14

grau de escolaridade avanado, ou seja, alguns somente possuem o ensino fundamental (1 a 4 ano), outros no concluram o ensino mdio. A mesma apresenta grandes problemas sociais, sendo que a maioria desempregada ou trabalham como batalhadores de bicicleta, ou fazem plantaes em terrenos localizados na estrada, ou so carregadores, carroceiros, vendedores ambulantes, catadores de lixo e alguns em firmas. Em virtude disso, percebe-se a grande carncia que os alunos da escola apresentam, e principalmente sua manuteno na instituio, pois, de acordo com as informaes levantadas, este corpo discente em alguns casos vtima de maus tratos na prpria casa, no tendo uma estrutura e base familiar, fatores estes que desestimulam e causam a falta interesse pela aprendizagem, deixando evidente o nmero de falta bastante elevado. 4.1.2. Organograma da empresa Inicialmente para a modelagem do processo foi esboado o organograma geral da escola que corresponde ao grfico da estrutura da organizao atualmente, vale ressaltar que o mesmo foi elaborado de acordo com os nveis hierrquicos analisados nas visitas e entrevistas feitas com a direo, j que a escola no possua um modelo como este da organizao, no qual representado abaixo:

Figura 01: Ilustrao do organograma atual da escola Fonte: Autoria Prpria

A organizao possui uma autoridade compartilhada com o Coordenador Pedaggico e os demais departamentos intimamente ligados ao Diretor, que est diretamente envolvido em todos os setores, existindo trs cargos com comunicao direta com o mesmo, alm de um Conselho Escolar que funciona como assessoria para com a diretoria da instituio, alm de

15

desempenhar integralmente todas as funes administrativas dos recursos financeiros da escola, atuando pode-se dizer, como o departamento financeiro. A estrutura organizacional que prevalece na instituio a linha-staff, porm com grandes problemas de manter esse modo de organizao, haja vista que anteriormente a escola funcionava como uma organizao de estrutura linear, centrada na autoridade nica, o Diretor. Dentre os departamentos, o primeiro composto pela Coordenao Pedaggica, tem como funo o suporte que gerencia, coordena e supervisiona todas as atividades relacionadas com o processo de ensino e aprendizagem, visando sempre permanncia do aluno com sucesso. Dessa forma cabe ao coordenador acompanhar o projeto pedaggico, formar professores, partilhar suas aes, tambm importante que compreenda as reais relaes dessa posio. Partindo desse pressuposto, podem-se identificar as funes formadora, articuladora e transformadora do papel desse profissional no ambiente escolar, onde o coordenador precisa programar as aes que viabilizem a formao do grupo para qualificao continuada desses sujeitos. Consequentemente, conduzindo mudanas dentro da sala de aula e na dinmica da escola, produzindo impacto bastante produtivo e atingindo as necessidades presentes. O segundo, responsvel pelo setor administrativo compreende a organizao da Secretaria que necessita estar formalizada funcionando com profissionais que atendam as necessidades da escola de forma organizada, portanto a mesma deve estar em plena ordem, contendo os arquivos como: pastas funcionais dos discentes, requerimento expedidos, relao de materiais permanentes de consumo, entre outros. Alm da organizao de ocorrncia, do livro de ponto dos funcionrios, do regimento da escola e da organizao do recreio/lanche. E por ltimo o financeiro, composto pelo Conselho Escolar, responsvel pela administrao dos recursos que a escola recebe do Governo Federal e Estadual, sendo que este ltimo nem sempre chega escola por ser administrado pela SEMEC (Secretaria Municipal de Educao e Cultura), envolvido por questes polticas partidrias. A administrao do recurso financeiro vai desde normas para o recebimento de verbas, plano de aplicao e prestao de conta; aplicando o dinheiro nas necessidades primrias que a escola apresenta, e na maioria das vezes no atendendo todas as carncias que a instituio necessita. 4.2. Conselho Escolar (Departamento Financeiro) da E.M.E.I.E.F. Santa Clara o departamento responsvel pela administrao dos recursos que a escola recebe, nele so feitas Normas de recebimento de verbas, gerenciamento dos recursos prprios,

16

prestaes de conta, planos de aplicao e outros como, promover eventos e parcerias que venham contribuir com a escola como complemento oramentrio. Esse departamento possui 16 funcionrios, que so concedidos por votao. O Conselho Escolar de fundamental importncia na instituio, j que todos os recursos financeiros so gerenciados por ele. Podemos dizer que a escola recebe diretamente dois recursos federais o PDDE (Programa Dinheiro Direto na Escola) e o Mais Educao, e os outros recursos vo para a SEMEC que os distribui quando solicitado, muitas vezas no atendendo ao pedido da escolados, alem dos recursos prprios, que so maneiras de arrecadao do dinheiro por meio da realizao de eventos feitos pela escola como: festa junina, bingos, torneios, vendas na prpria escola, patrocnios (lojas, vereadores, parcerias e outros). 4.2.1. Funcionograma O funcionograma do Conselho Escolar,foi elaborado com o objetivo de atribuir uma maior informao sobre o processo de administrao do recurso financeiro para identificar se h entre algum setor, semelhanas entre atividades, verificar se falta algo essencial no quadro de atribuies; verificar se existe atribuio que no seja desempenhada na prtica; ou se h sobrecarga de algum profissional. Desta forma, de acordo com a anlise, o funcionograma obedece a todos os critrios, como mostra a representao abaixo.

Figura 02: Demonstrao do funcionograma do departamento financeiro. Fonte: Autoria prpria

5. Modelagem do Processo 5.1. Fluxograma Para uma melhor anlise do processo administrativo financeiro, utilizou-se o fluxograma um tipo de diagrama, que pode ser entendido como uma representao esquemtica de um processo, ilustrando de forma descomplicada a transio de informaes

17

entre os elementos que o compem. A representao abaixo mostra os passos necessrios para a execuo do processo estudado. De modo sua representao no identificou no processo, falhas nas atividades ou possveis problemas.

Figura 03: Demonstrao do fluxograma do processo financeiro Fonte: Autoria prpria

5.2. Quadro Distributivo do Trabalho A elaborao do quadro distributivo do trabalho foi desenvolvido com objetivo de estipular o tempo das tarefas das atividades realizadas pelo Coordenador do conselho, haja visto que este desempenha um dos papis de maior importncia dentro do Conselho Escolar. Os dados de tempo foram estimados atravs das entrevistas feitas com o diretor da escola. O coordenador do conselho desempenha as seguintes atividades: a pesquisa de mercado, que compreende a anlise de preos com tempo de 20horas/ms, compra do material tendo 6horas/ms, promoo de reunies com 4horas/ms; o registro de documentos, responsvel por formular atas e ofcios em 1hora/ms, arquivar todos os documentos referentes as transaes executadas com 3horas/ms e a prestao de contas, que rene toda a documentao arquivada para a prestao de contas, tais como cpias de cheques, atas, extratos, notas fiscais e recibos, efetuado em 12horas/ms, totalizando um tempo de 45horas/ms. Um fator importante a ser comentado que no momento da entrevista, foram repassadas informaes de que as atividades desempenhadas pelos funcionrios no

18

apresentam uma carga horria definida, sendo realizadas obrigatoriamente uma vez no ms, e extraordinariamente quando necessrio, desta forma o quadro de distribuio elaborado abaixo apresenta dados temporais que podem variar de acordo com as necessidades da escola.

Figura 04: Representao do QDT do Coordenador do conselho Fonte: Autoria prpria

5.3. Proposta de Novo Organograma Observando o organograma atual da escola, propem-se melhorias no que diz respeito melhor organizao da coordenao pedaggica, que se apresentava sobrecarregada com setores que no so necessariamente de suas competncias, outro foi a criao de um setor de materiais no departamento administrativo para organizar os recursos disponveis e criao de um ambulatrio. Alm de formalizar o conselho escolar, atribuindo-lhe caractersticas de uma comisso.

Figura 05: Representao do novo organograma Fonte: Autoria Prpria

19

6. Concluso O estudo sobre a organizao e avaliao do trabalho na unidade Escolar Santa Clara, nos proporcionou obter informaes necessrias para o conhecimento do processo de gesto financeira; identificando os problemas que a mesma vem enfrentando. Isso nos levou a propor melhorias nesse processo como a formulao de um novo organograma, como a criao de um ambulatrio para suprir uma lacuna, no que diz respeito aos primeiros socorros e possveis acidentes, tanto com alunos quanto com os funcionrios; a reorganizao dos setores de materiais e servios gerais na coordenao administrativa, retirando a sobrecarga da coordenao pedaggica, que apresentava funes que no eram necessariamente de sua competncia. De maneira a obter uma informao mais detalhada das funes executadas no departamento financeiro, elaborou-se um funcionograma, que apresentou no apresentou semelhanas nas funes, embora algumas atividades exercidas na realidade pelo coordenador e tesoureiro tenham algumas semelhanas. Outro fator importante foi a utilizao do quadro de distribuio do trabalho que no demonstrou uma sobrecarga ou cio do coordenador do conselho, j que a realizao de suas atividades no apresentam carga horaria definida, assim como os demais membros do colegiado financeiro, em que a formao do conselho escolar e feita pelos prprios funcionrios da instituio, no sendo estes remunerados pelas atividades executadas dentro do Conselho Escolar, nomeados atravs de votao. O grande problema encontrado, analisado atravs do QDT, foi que os funcionrios que atuam no conselho no trabalham de forma remunerada, isso leva a uma dificuldade muitas vezes para formar o colegiado. Alm de ser uma organizao de grande responsabilidade, que requer muito trabalho rduo, sendo obrigatria. Foi elaborado tambm como ferramenta de analise o fluxograma para melhor entendimento do processo administrativo financeiro da escola, demonstrando conformidades no processo de acordo com o regimento interno. Para tanto, a gesto de escolas de unidade pblica uma questo a ser estudada, pois mesmo apresentando mudanas ao longo do tempo, na forma de organizar, ainda necessita de melhorias tanto internas, no que diz respeito responsabilidade por parte dos docentes e discentes para o desenvolvimento da mesma, quanto externas como as questes polticas que deixam muito de lado o compromisso social, em funo de seus interesses. Ento de forma a melhorar a administrao financeira da escola, prope-se que seja feito uma alterao no

20

regimento do Conselho Escolar pelo Ministrio da Educao, estabelecendo uma forma de gratificao ou bonificao aos componentes do colegiado, j que o Conselho Escolar um setor de extrema responsabilidade para as escolas pblicas.

21

7. Referencial Bibliogrfico
ALMEIDA, Daniela. Como garantir uma gesto financeira eficiente. Revista Nova Escola Abril Eletrnica. Edio 01, Abril de 2009. BALLESTERO-ALVAREZ, Mara E. Manual de organizao, sistemas e mtodos: abordagem terica e prtica da engenharia da informao. 2 Ed. So Paulo: Atlas, 2000. BARRETO, Ana Patrcia de Lima. GESTO ESCOLAR: Espao e construo participativa e coletiva, garantindo Democracia e Cidadania. Proposta de planejamento organizacional na ao do gestor apresentado Escola de Educao Infantil e Ensino Fundamental Santa Clara. Abaetetuba, 2006. BRASIL. Ministrio da Educao. Secretaria de Educao Bsica. Programa nacional de fortalecimento dos conselhos escolares. Braslia, 2005. CHIAVENATO, Idalberto. Iniciao e mtodos: SO&M. Barueri, SP: Manole, 2010. CRUZ, Tadeu. Sistemas, organizaes & mtodos: estudo integrado das novas tecnologias de informao. 3 ed. So Paulo: Atlas, 2002. DASCENO, Luiz C. Organizao, sistemas e mtodos: anlise redesenha e informatizao de processos administrativos. 1 Edio. So Paulo: Atlas, 2001. DOURADO, L. F. Conselho escolar e o financiamento da educao no Brasil. Braslia, 2006. GIL, Antnio Carlos. Mtodos e tcnicas de pesquisa social. SoPaulo: Atlas, 1999. LUCK, Helosa. Gesto escolar e formao de gestores. Revista Em Aberto Eletrnica, ed. De Junho. Braslia, 2000. MARCONI, M.A.; LAKATOS, E.M. Tcnicas de pesquisa. 2ed. So Paulo: Atlas, 1990. MEDINA, Cremilda de A. Entrevista: o dilogo possvel. So Paulo: tica, 1995. QUARESMA, Slvia Jurema; BONI, Valdete. Aprendendo a entrevistar: como fazer entrevistas em Cincias Sociais. Revista Eletrnica dos Ps-Graduandos em Sociologia Poltica da UFSC, Vol. 2 n 1. Santa Catarina, 2005.