SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL Eddy Jan Fuentes Jos Luis Marquez Gallo

LOS GERENTES Y LA INFORMACIN La obligacin principal de un gerente es asegurar que la entidad alcance sus objetivos, por lo que deben organizar y dirigir las diversas reas de la empresa para que funcionen juntas de manera correcta segn lo planificado. Todos los gerentes, sea cual sea su nivel o rea funcional desempean importantes papeles que implican actividades comunicacin interpersonales y de toma de decisiones, por lo que necesitan habilidades de comunicacin y capacidad de resolucin de problemas. Durante el proceso de resolver problemas, los gerentes toman decisiones, que no es ms que el acto de seleccionar uno de varios cursos de accin alternativos. Con la creciente complejidad de las actividades, con mayores exigencias legales, sociales, ambientales, etc. y mayores restricciones, se necesita cada vez mayor cantidad y mejor calidad de informacin para resolver los problemas. Si los gerentes ven a su organizacin como un sistema, les ser ms fcil resolver los problemas y lo harn de forma ms eficaz, por las siguientes razones: Evita que el gerente se pierda en la complejidad de la estructura de la organizacin y los detalles del trabajo. Reconoce la necesidad de tener buenos objetivos. Destaca la importancia del aporte de todas las partes de la organizacin. Reconoce las interconexiones de la organizacin y su entorno (interfaz). Asigna mucho valor a la informacin de la retroalimentacin para la aplicacin de medidas de adecuacin.

LOS DATOS Y LA INFORMACIN Aunque frecuentemente ambos trminos se usan de manera indistinta, los datos y la informacin tienen diferente significado. Los datos son medidas objetivas de los atributos (caractersticas) de las entidades (personas, lugares, objetos y eventos), es decir que consisten en observaciones y cifras en bruto sobre cantidades fsicas, valores comerciales, y otros, que tienen relativamente poco significado para el usuario. Los datos consisten en hechos y cifras que son relativamente insignificantes para el usuario. Ejemplos son horas trabajadas, cantidad de agua, precio unitario, etc. En contraste, la informacin se define como datos que han sido convertidos a un contexto significativo y til para los usuarios finales; consiste en datos con un valor agregado a travs de su procesamiento y que tienen significado para el usuario final especfico. Por ejemplo, datos podran ser el nmero de atenciones que se brindan en un consultorio o establecimiento, los mdico que brindan atencin por da y las horas en que brindan la atencin. Si se divide el nmero de atenciones de un da determinado entre los mdicos que atendieron ese da se tendra como resultado la informacin de nmero de atenciones por hora que brinda cada mdico.

La transformacin de datos en informacin est a cargo de un procesador de informacin (sistema), el cual puede incluir elementos computacionales, elementos no computacionales o una combinacin de los dos. Los atributos de la calidad de la informacin se enfocan a tres dimensiones: Tiempo, Contenido y Forma.

TABLA N 1. Atributos de la informacin

LOS SISTEMAS DE INFORMACIN Los sistemas de informacin son componentes interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y distribuyen la informacin para apoyar la toma de decisiones, el control, anlisis y visin en una organizacin. Los sistemas de informacin han ido evolucionando conforme las organizaciones han ido desarrollndose y fueron creciendo las necesidades de informacin. Inicialmente los sistemas de informacin estaban basados en la observacin y en mecanismos muy simples como lpiz y papel (sistemas de informacin manuales) y se utilizaban canales de comunicacin informales (verbales), posteriormente se utilizaron mquinas de escribir y calculadoras, y actualmente se emplean los sistemas de informacin basados en computadoras, que dependen de una variedad de sistemas computacionales conectados en red para lograr la actividad de procesamiento de informacin. Los sistemas de informacin usan recursos conceptuales: informacin y datos en imgenes mentales del cerebro, cifras o diagramas en papel, o en forma electrnica en el almacenamiento de una computadora, para dirigir finalmente los sistemas fsicos. 2

Los productos generados pueden adoptar una serie de formas: informes en papel, presentaciones visuales, documentos multimedia, mensajes electrnicos, imgenes grficas y respuestas de audio. Los sistemas de informacin desempean tres funciones esenciales en cualquier tipo de organizacin: Respaldar las operaciones empresariales Respaldar la toma de decisiones Respaldar la ventaja competitiva estratgica

Los sistemas de informacin en general son sistemas de apoyo a la toma de decisiones, son recursos de las organizaciones para proporcionar informacin a los gerentes, ayudarlos a resolver sus problemas y facilitar la comunicacin empresarial, como se muestra en la siguiente figura.

FIGURA N 1. Apoyo de los sistemas de informacin en la toma de decisiones

El uso y administracin responsable y efectiva de sistemas de informacin es importante para los gerentes y las empresas porque permiten gestiones eficientes.