Crear informes sencillos

Corresponde a: Microsoft Office Access 2007

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Mostrar todo Puede crear una amplia variedad de informes en Microsoft Office Access 2007, desde los ms sencillos a los ms complejos. Por ejemplo, debe comenzar por pensar en el origen de los registros del informe. Aunque el informe sea un listado sencillo de registros o un resumen agrupado de las ventas realizadas por zona comercial, primero debe determinar qu campos contienen los datos que desea ver en el registro y en qu tablas o consultas residen. Despus de elegir el origen de los registros, normalmente le parecer ms sencillo crear el informe utilizando un asistente para informes. El Asistente para informes es una caracterstica de Access que le gua por una serie de preguntas y, a continuacin, genera un informe tomando como base las respuestas proporcionadas.

Qu desea hacer?

Elegir un origen de registros Crear un informe mediante la herramienta de informes Crear un informe mediante el Asistente para informes Crear un informe utilizando la herramienta Informe en blanco Obtener informacin sobre las secciones del informe Obtener informacin sobre los controles Ajustar el informe en la vista Presentacin Ajustar el informe en la vista Diseo Agregar controles al informe Guardar el trabajo Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrnico

Elegir un origen de registros

Los informes constan de informacin extrada de una tabla o consulta, as como de la informacin almacenada en el diseo del informe, como etiquetas, encabezados y grficos. La tabla o consulta que proporciona los datos subyacentes tambin se conoce como origen de registros del informe. Si los campos que desea incluir se encuentran todos en una sola tabla, utilice dicha tabla como origen de registros. Si los campos se encuentran en ms de una tabla, le ser ms conveniente utilizar una o ms consultas como origen de registros. Puede que dichas consultas ya existan en la base de datos, o bien, puede ser necesario crear consultas especficas que cubran las necesidades del informe. En la seccin Vea tambin encontrar vnculos que le permitirn obtener acceso a ms informacin sobre las consultas.

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Crear un informe mediante la herramienta de informes

La herramienta Informe es la manera ms rpida de crear un informe, porque lo genera inmediatamente sin solicitarle ningn tipo de informacin. El informe muestra todos los campos de la tabla o consulta subyacente. La herramienta Informe puede no crear el producto final terminado que desea obtener en ltima instancia, pero resulta muy til para ver rpidamente los datos subyacentes. Despus, puede guardar el informe y modificarlo en la vista Presentacin o en la vista Diseo para que se adapte mejor a sus propsitos. 1. 2. En el panel de exploracin, haga clic en la tabla o consulta en la que desea basar el informe. En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Informe.

Access crea y muestra el informe en la vista Presentacin. 3. Para obtener ms informacin sobre cmo ver e imprimir el informe, vea la seccin Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrnico. Despus de ver el informe, puede guardarlo y, a continuacin, cerrar tanto el informe como la tabla o consulta subyacente que ha utilizado como origen de registros. La prxima vez que abra el informe, Access mostrar los datos ms recientes del origen de registros.

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Crear un informe mediante el Asistente para informes

Puede utilizar el Asistente para informes para ser ms selectivo acerca de los campos que van a aparecer en el informe. Tambin puede especificar cmo se agrupan y se ordenan los datos, y puede utilizar los campos de ms de una tabla o consulta, siempre que haya especificado de antemano las relaciones entre las tablas y consultas. En la seccin Vea tambin encontrar vnculos que le permitirn tener acceso a ms informacin sobre la creacin de relaciones. 1. 2. En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Asistente para informes. Siga las instrucciones de las pginas del Asistente para informes. En la ltima, haga clic en Finalizar. En la Vista preliminar del informe, ste aparece tal y como se imprimir. Tambin puede ampliarlo para ver mejor determinados detalles. Para obtener ms informacin acerca de cmo ver e imprimir el informe, vea la seccin Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrnico.
NOTA

Si desea incluir en el informe campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar despus de

seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera pgina del Asistente para informes. Al contrario, repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los campos que desee incluir en el informe hasta haber seleccionado todos los campos necesarios. A continuacin, haga clic en Siguiente o en Finalizar para continuar.

Crear etiquetas utilizando el Asistente para etiquetas

Utilice el Asistente para etiquetas para crear fcilmente etiquetas de una amplia variedad de tamaos. 1. 2. 3. En el panel de exploracin, abra la tabla o consulta que pasar a ser el origen de registros para las etiquetas haciendo doble clic en ella. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Etiquetas. Siga las instrucciones de las pginas del Asistente para etiquetas. En la ltima, haga clic en Finalizar. Access muestra las etiquetas en la Vista preliminar para que pueda verlas tal como aparecern cuando se imprima. Puede utilizar el control deslizante en la barra de estado de Access para ampliar sus detalles. Para ver ms informacin sobre cmo ver e imprimir el informe, vea la seccin Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrnico.
NOTA

Vista preliminar es la nica vista que se puede usar para ver varias columnas; las dems vistas muestran los datos en

una sola columna.

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Crear un informe utilizando la herramienta Informe en blanco

Si no est interesado en utilizar la herramienta Informe o el Asistente para informes, puede utilizar la herramienta Informe en blanco para crear un informe desde el principio. Puede resultar una forma muy rpida de crear un informe, especialmente si est pensando en incluir slo unos pocos campos en l. El siguiente procedimiento muestra cmo utilizar la herramienta Informe en blanco:

1.

En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Informe en blanco. Se muestra un informe en blanco en la Vista Presentacin y el panel Lista de campos se muestra a la derecha de la ventana de Access.

2. 3. 4.

En el panel Lista de campos, haga clic en el signo que est ms junto a la tabla o tablas que contienen los campos que desea ver en el informe. Arrastre cada campo al informe, de uno en uno, o mantenga presionada la tecla CTRL y seleccione varios campos y arrstrelos al informe al mismo tiempo. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar un logotipo, ttulo, nmeros de pginas o la fecha y hora del informe.

Para obtener ms informacin sobre cmo agregar caractersticas al informe, siga los vnculos de la seccin Vea tambin.

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Obtener informacin sobre las secciones del informe

En Access, el diseo de los informes se divide en secciones. Puede ver las secciones del informe en la vista Diseo. Para crear informes tiles, debe comprender cmo funciona cada seccin. Por ejemplo, la seccin en la que eligi colocar un control calculado determina cmo calcula Access los resultados. En la lista siguiente se muestra un resumen de los tipos de seccin y sus usos:

Encabezado del informe Esta seccin se imprime una vez al principio del informe. El encabezado del informe se utiliza para ofrecer informacin que normalmente aparecera en una pgina de portada, como un logotipo o un ttulo y una fecha. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la funcin de agregado Sum (Suma) en el encabezado del informe, el resultado de la suma se calcula para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de pgina. Encabezado de pgina Esta seccin se imprime al principio de cada pgina. Por ejemplo, para repetir el ttulo del informe en todas las pginas se utiliza el encabezado de pgina. Encabezado de grupo Esta seccin se imprime al principio de cada grupo de registros y se utiliza para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe cuyos datos estn agrupados por productos, el encabezado de grupo se utiliza para imprimir el nombre de los productos. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la funcin Suma en el encabezado de grupo, la cantidad resultante de la suma corresponde al grupo actual. Detalle Esta seccin se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En ella se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe. Pie del grupo Esta seccin se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se utilizan para imprimir informacin de resumen para un grupo. Pie de pgina Esta seccin se imprime al final de cada pgina. Los pies de pgina se utilizan para imprimir nmeros de pgina o informacin sobre cada pgina. Pie del informe Esta seccin se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe se utilizan para imprimir totales de los informes u otra informacin de resumen de todo el informe.
NOTA

En la vista Diseo, el pie del informe aparece debajo del pie de pgina. Sin embargo, cuando se imprime el

informe o se obtiene la vista previa, el pie del informe aparece encima del pie de pgina, justo despus del ltimo pie de grupo o la ltima lnea de detalle en la ltima pgina.

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Obtener informacin sobre los controles

Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y le permiten ver y trabajar con informacin que enriquece la interfaz de usuario, como etiquetas e imgenes.

Control dependiente Los controles cuyo origen de datos son campos de una tabla o una consulta se denominan controles dependientes. Los controles dependientes se usan para mostrar valores contenidos en los campos de las bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, nmeros, valores S/No, imgenes o grficos. El tipo ms comn de control dependiente es el cuadro de texto. Por ejemplo, un cuadro de texto de un formulario que muestre los apellidos de un empleado podra obtener esta informacin del campo Apellidos de la tabla Empleados. Control independiente Los controles que no tienen orgenes de datos (un campo o expresin) son controles independientes. Puede utilizar los controles independientes para mostrar informacin, lneas, rectngulos e imgenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el ttulo de un informe es un control independiente. Control calculado Los controles cuyo origen de datos es una expresin en lugar de un campo son controles calculados. El valor que desea que aparezca en el control se especifica definiendo una expresin como el origen de los datos del control. Una expresin es una combinacin de operadores (como por ejemplo = y + ), nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven un nico valor y valores constantes. Por ejemplo, la siguiente expresin calcula el precio de un artculo con un descuento del 25 por ciento multiplicando el valor del campo Precio unidad por un valor constante (0,75).

= [Precio unidad] * 0,75

Una expresin puede usar los datos de un campo de la tabla o consulta subyacente de un informe, o bien, de un control incluido en el informe. En la seccin Vea tambin encontrar vnculos donde podr obtener ms informacin sobre las expresiones. Cuando cree un informe, posiblemente lo ms eficaz sea agregar y organizar primero todos los controles dependientes, especialmente si son la mayora de los controles del informe. Despus puede agregar los controles independientes y calculados que completen el diseo utilizando las herramientas del grupo Controles en la ficha Diseo. Los controles se enlazan con un campo especificando el campo del cual toma los datos el control. el campo del cual toma los datos el control. Puede crear un control enlazado con el campo seleccionado arrastrando el campo desde el panel Lista de campos hasta el informe. El panel Lista de campos muestra los campos de la tabla o consulta subyacente del informe. Para mostrar el panel Lista de campos, en la ficha Diseo, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes. Como alternativa, puede enlazar un campo con un control escribiendo el nombre del campo en el propio control o en el cuadro del valor OrigenDelControl de la hoja de propiedades del control. La hoja de propiedades define las caractersticas del control, como su nombre, su origen de datos y su formato. Utilizar el panel Lista de campos es la mejor manera de crear un control por dos motivos:

Un control dependiente lleva adjunta una etiqueta y la etiqueta toma como ttulo predeterminado el nombre del campo (o el ttulo definido para el campo en la tabla o consulta subyacente), por lo que no es necesario escribir manualmente el ttulo. Los controles dependientes heredan muchos de los mismos valores del campo de la tabla o consulta subyacente (como las propiedades Formato, LugaresDecimales y MscaraDeEntrada). Por tanto, puede estar seguro de que estas propiedades del campo seguirn siendo las mismas cuando cree un control dependiente de dicho campo. Si ya ha creado un control independiente y desea enlazarlo con un campo, ajuste la propiedad OrigenDelControl al nombre del campo. Para obtener informacin detallada sobre la propiedad OrigenDelControl, busque "OrigenDelControl" en la Ayuda.

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Ajustar el informe en la vista Presentacin

Despus de crear un informe, puede ajustar su diseo con precisin trabajando en la vista Presentacin. Con los datos del informe como gua, puede ajustar el ancho de las columnas, reorganizar las columnas y agregar niveles de grupo y totales. Puede colocar nuevos campos en el diseo del informe y establecer las propiedades para el informe y sus controles.

Para cambiar a la vista Presentacin, haga clic con el botn secundario en el nombre del informe en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista Presentacin Access muestra el informe en la vista Presentacin. Puede utilizar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del informe as como de sus controles y secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4. Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al informe. Para mostrar el panel Lista de campos, realice una de las acciones siguientes: .

En el grupo Controles de la ficha Formato, haga clic en Agregar campos existentes. Presione ALT+F8. Se pueden agregar campos arrastrndolos desde el panel Lista de campos hasta el informe.

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Ajustar el informe en la vista Diseo

Puede ajustar el diseo del informe con precisin trabajando en la vista Diseo. Puede agregar nuevos controles y campos al informe agregndolos a la cuadrcula de diseo. La hoja de propiedades le permite tener acceso a un mayor nmero de propiedades que puede establecer para personalizar el informe. Para cambiar a la vista Diseo, haga clic con el botn secundario en el nombre del informe en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo Access muestra el informe en la vista Diseo. La hoja Propiedades se utiliza para modificar las propiedades del informe en s y los controles y secciones que contiene. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4. El panel Lista de campos se emplea para agregar al diseo del informe campos de la tabla o la consulta subyacentes. Para mostrar el panel Lista de campos, lleve a cabo una de las siguientes acciones: .

En el grupo Controles de la ficha Formato, haga clic en Agregar campos existentes. Presione ALT+F8. Se pueden agregar campos arrastrndolos desde el panel Lista de campos hasta el informe.

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Agregar campos del panel Lista de campos

Para agregar un solo campo, arrstrelo desde el panel Lista de campos a la seccin del informe donde desee mostrarlo. Para agregar varios campos al mismo tiempo, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que desea. A continuacin, arrastre los campos seleccionados hasta el informe. Al colocar los campos en una seccin del informe, Access crea un cuadro de texto dependiente para cada uno de esos campos e incluye automticamente un control de etiqueta junto a cada uno de ellos.

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Agregar controles al informe

Algunos controles se crean automticamente, como el control de cuadro de texto dependiente que se crea al agregar al informe un campo desde el panel Lista de campos. Se pueden crear otros controles en la vista Diseo mediante las herramientas del grupo Controles en la ficha Diseo tab.

Averiguar el nombre de una herramienta

Coloque el puntero del mouse sobre la herramienta. Access muestra el nombre de la herramienta.

Crear un control utilizando las herramientas del grupo Controles

1. 2. Haga clic en la herramienta correspondiente al tipo de control que desee agregar. Por ejemplo, para crear una casilla de verificacin, haga clic en la herramienta Casilla de verificacin . Haga clic en la cuadrcula del informe donde desea colocar la esquina superior izquierda del control. Haga clic una vez para crear un control de tamao predeterminado, o bien, haga clic en la herramienta y arrstrela en la cuadrcula de diseo para crear un control que tenga el tamao deseado. Si no coloca correctamente el control al primer intento, muvalo con la ayuda del procedimiento siguiente: 1. Haga clic en el control para seleccionarlo. 2. 3. Site el puntero sobre el control hasta que se convierta en una flecha de cuatro puntas Arrastre el control a la ubicacin deseada. .

3.

Este procedimiento crea un control "independiente". Si el tipo de control puede mostrar datos (un cuadro de texto o casilla de verificacin, por ejemplo), es necesario especificar un nombre de campo o una expresin en la propiedad OrigenDelControl para el control antes de mostrar ningn dato. Vea la seccin Obtener informacin sobre los controles de este tema para obtener ms informacin.

Muestre la hoja de propiedades.

Para mostrar la hoja de propiedades en la Vista Diseo, realice una de las siguientes acciones:

En la ficha Diseo, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Hoja de propiedades. Presione F4.

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Guarde el trabajo
Una vez guardado el diseo del informe, puede usarlo siempre que lo necesite. El diseo del informe sigue igual, pero los datos se actualizan cada vez que imprime el informe. Si cambian las necesidades del informe, puede modificar el diseo del mismo o crear un nuevo y similar basado en el original.

Guarde el diseo del informe

1.

Haga clic en el botn de Microsoft Office

y, a continuacin, haga clic en Guardar o presione CTRL+G.

Tambin puede hacer clic en Guardar 2.

en la Barra de herramientas de acceso rpido.

Si el informe no tiene ttulo, escriba un nombre en el cuadro Nombre del informe y haga clic en Aceptar.

Guarde el diseo del informe con un nombre distinto

1. 2. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Guardar como.

En el cuadro de dilogo Guardar como, escriba un nombre en el cuadro Guardar informe en, seleccione Informe en el cuadro Como y haga clic en Aceptar.

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Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrnico

Una vez guardado el diseo del informe, puede usarlo una y otra vez. El diseo del informe sigue igual, pero los datos se actualizan cada vez que imprime el informe. Si cambian las necesidades del informe, puede modificar el diseo del mismo o crear un nuevo y similar basado en el original.

Ver el informe
Existen varias formas para ver el informe. El mtodo que elija depender de lo que desea hacer con el informe y de los datos:

Si desea realizar cambios provisionales en los datos que aparezcan en el informe antes de imprimirlo, o si desea copiar los datos del informe al Portapapeles, utilice la vista Informe. Si desea poder cambiar el diseo del informe mientras ve los datos, utilice la vista Presentacin. Si simplemente desea ver el aspecto del informe cuando se vaya a imprimir, utilice la Vista preliminar.
NOTA

Si el formato del informe cuenta con varias columnas, podr ver slo el diseo de columna en la Vista preliminar. La

Vista Presentacin y la de informe muestran el informe como una nica columna.

Ver el informe en la vista Informe

La vista Informe es la vista predetermina que se utiliza cuando se hace doble clic en un informe en el panel de exploracin. Si el informe no est abierto, haga doble clic sobre l en el panel de exploracin para verlo en la vista Informe. Si el informe ya est abierto, haga clic con el botn secundario en el nombre del informe en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista Informes

Trabajar con los datos en la vista Informe

En la Vista Informes, puede seleccionar texto y copiarlo en el Portapapeles. Para seleccionar filas completas, haga clic y arrastre en el margen derecho las fichas que desea seleccionar. A continuacin puede copiar estas filas en el Portapapeles siguiendo uno de estos procedimientos:

En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en Copiar. Haga clic con el botn secundario en las filas seleccionadas y, a continuacin, haga clic en Copiar.

Mtodo abreviado de teclado Presione CTRL+C.

Mostrar slo las filas que desee usando filtros

Se pueden aplicar filtros directamente al informe sin dejar la vista Informe. Por ejemplo, si se tiene la columna "Pas/regin" y se desea ver slo aquellas filas donde est "Canad", siga el procedimiento siguiente: 1. 2. Busque la palabra "Canad" en el informe y haga clic con el botn secundario sobre ella. Haga clic en Igual a "Canad". Access crear y aplicar el filtro.

Crear un filtro ms detallado

1. 2. 3. 4. Haga clic con el botn secundario del mouse en el campo que desee filtrar. Haga clic en Filtros comunes. Haga clic en la condicin del filtro deseada. Especifique los criterios.

Activar y desactivar un filtro

Puede alternar entre mostrar contenido filtrado y no filtrado haciendo clic en Alternar filtro en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio. De esta manera no se elimina el filtro: simplemente se activa y se desactiva.

Quitar un filtro
1. 2. Haga clic con el botn secundario del mouse en el campo cuyo filtro desea quitar. Haga clic en Quitar filtro. Una vez que se haya eliminado un filtro, no se podr volver a activar usando el comando Alternar filtro. Tendr que volver a crear el filtro.
NOTA

Si aplica un filtro a un informe y luego guarda y cierra el informe, el filtro tambin se guarda. Sin embargo, cuando

vuelva a abrir el informe, Access no aplicar el filtro. Para volver a aplicar el filtro, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Alternar filtro.

Obtener una vista previa del informe utilizando Vista preliminar

Haga clic con el botn secundario en el informe en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista preliminar en el men contextual. Puede utilizar los botones de desplazamiento para ver las pginas de un informe secuencialmente, o para ir directamente a cualquiera de ellas.

Haga clic para mostrar la primera pgina. Haga clic para mostrar la pgina anterior. Haga clic para mostrar la pgina siguiente. Haga clic para mostrar la ltima pgina. Escriba el nmero de pgina en este cuadro y presione ENTRAR para ir a una pgina concreta.

En la Vista preliminar, puede acercar la imagen para ver detalles concretos o alejarla para ver la disposicin de los datos en la pgina. Con el cursor dentro del informe, haga clic una vez. Para invertir el efecto del zoom, haga clic de nuevo. Tambin puede utilizar el control del zoom en la barra de estado de Access para acercar o alejar la imagen. Para cerrar la Vista preliminar, realice una de estas acciones:

En la ficha Vista preliminar, haga clic en Cerrar vista preliminar. Haga clic con el botn secundario en el informe en el panel de exploracin y elija Vista Presentacin en el men contextual.
SUGERENCIA

o Vista Diseo

Una vez obtenida la vista previa del informe, puede exportar los resultados a Microsoft Office Word 2007,

Microsoft Office Excel 2007 o a cualquier otro programa de Office. En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar datos, haga clic en el botn del formato que desea y siga las instrucciones.

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Imprimir el informe
Un informe se puede imprimir desde cualquier vista, con independencia de que est abierto o cerrado. Antes de imprimirlo, es conveniente asegurarse bien de la configuracin de pgina, como mrgenes u orientacin. Access guarda la configuracin de pgina junto con el informe, de modo que slo es preciso establecerla una vez. Sin embargo, podr modificarla posteriormente si cambian sus necesidades de impresin.

Cambiar la configuracin de pgina

1. 2. Abra el informe en Vista preliminar. Puede cambiar la configuracin de la pgina en cualquier vista, pero Vista preliminar es mejor porque puede ver inmediatamente el efecto de cualquier cambio realizado. En la ficha Vista preliminar, en el grupo Diseo de pgina, haga clic en Vertical o en Horizontal para definir la

3.

orientacin de la pgina; en Tamao para establecer el tamao del papel; en Mrgenes para ajustar los mrgenes, etc. Una vez hecho el cambio, utilice los botones de exploracin para ver varias pginas y asegurarse de que no se ha creado ningn problema de formato en las pginas siguientes.

Enviar el informe a una impresora

1. 2. Abra el informe en cualquier vista o seleccinelo en el panel de exploracin. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Imprimir.

Access mostrar el cuadro de dilogo Imprimir. 3. 4. Especifique las opciones deseadas, como la impresora, el intervalo de impresin o el nmero de copias. Haga clic en Aceptar.

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Enviar el informe por correo electrnico

Puede enviar su informe a los destinatarios como mensaje de correo electrnico en lugar de imprimir una copia de papel.

1. 2.

En el panel de exploracin, haga clic en el informe para seleccionarlo, haga clic en el botn Microsoft Office

y, a

continuacin, en Correo electrnico . En el cuadro de dilogo Enviar objeto como, dentro de la lista Seleccionar el formato de resultados, haga clic en el formato de archivo que desee utilizar.

3. 4.

Rellene los dems cuadros de dilogo que aparezcan. En el programa de correo electrnico, escriba los detalles del mensaje y envelo. Mostrar todo Una consulta de seleccin se puede usar para crear subconjuntos de datos que sirvan para responder a preguntas especficas. Tambin se puede usar para suministrar datos a otros objetos de base de datos. Una vez creada una consulta de seleccin, se puede usar siempre que sea necesario. En este tema, se explica cmo crear consultas de seleccin sencillas que busquen datos en una tabla nica. Tambin se explica cmo mejorar la consulta definiendo criterios para los registros y agregando valores calculados.

En este artculo

Introduccin Crear una consulta Agregar criterios a la consulta Agregar clculos a la consulta Resumir los valores de la consulta

Introduccin
Una consulta de seleccin es un tipo de objeto de base de datos que muestra informacin en una vista Hoja de datos. Una consulta puede obtener sus datos de una tabla o de varias, de consultas existentes, o de una combinacin de ambas opciones. Las tablas o las consultas de las que una consulta obtiene sus datos se conocen como su origen de registros. Ya cree consultas de seleccin sencillas mediante un asistente o trabajando en la vista Diseo, los pasos son, en esencia, los mismos. Debe elegir el origen de registros que desea utilizar y los campos que desea incluir en la consulta. Opcionalmente, puede especificar criterios para depurar los resultados. Una vez creada la consulta de seleccin, puede ejecutarla para ver los resultados. Las consultas de seleccin son muy fciles de ejecutar: slo tiene que abrirlas en la vista Hoja de datos. Podr reutilizarlas siempre que lo necesite; por ejemplo, como origen de registros para un formulario, un informe u otra consulta.
NOTA

Para obtener informacin sobre el uso de una consulta como origen de registros para un formulario o informe, vea el

artculo Usar una consulta como origen de registros de un formulario o informe. Hay varios tipos de consulta, y cada una sirve para un fin distinto. Por ejemplo, una consulta de seleccin para presentar datos. Una consulta de accin cambia los datos de su origen de datos o crea una nueva tabla. Una consulta de parmetros le pide que especifique criterios cuando se ejecuta. En este tema, se tratan nicamente las consultas de seleccin.
NOTA

En este tema se describe cmo se crean consultas de seleccin que devuelven datos de una nica tabla. Si desea crear

consultas que devuelvan datos de dos o varias tablas, vea el artculo Crear una consulta basada en varias tablas.

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Crear una consulta

En este ejercicio, crear la consulta de seleccin Contactos de Londres. Puede crearla en la vista Diseo o mediante un asistente. Adems, si sabe cmo escribir instrucciones SQL, podr crear una consulta mientras trabaja en una vista SQL, simplemente escribiendo una instruccin SELECT sencilla. Antes de comenzar, debe tener una tabla que contenga datos. A continuacin, se proporcionan datos de ejemplo en forma de tabla HTML.

IDCLI ENTE
1

COMP AA

DIREC CIN

CIU DAD

EDOO PROV

CDIGOP OSTAL
12345

PASOR EGIN
Venezuela

TELF ONO

CONT ACTO

FECHANACI MIENTO
03.12.1945

Museo de Rodeo de laCaracas DF Ciencias Cruz 477 Lneas Carlos Areas Pellegrini Cielo Azul 1263 Bodegas Cobra San Tchira Cristbal

(202) 555- Esteban 0122 Puerto (201) 555- David 0123 Santos

01234

Venezuela

21.03.1959

C/ Crcega I. de Nueva 452 Margarit Esparta a

98100

Venezuela

(206) 555- Ezequiel 0042 Pic

01.04.1973

Contoso Av. Londres Pharmaceu Benavides ticals 4858 Fourth Coffee Mensajera Av. 5 de s Mayo consolidad Porlamar as Graphic Design Institute Londres

45678

RU

(171) 555- Manuel 0125 Pereira

16.06.1967

W1J 8QB

RU

(171) 555- Julin 0165 Precio (206) 555- Cristina 0007 Portillo

09.08.1971

I. de Nueva Margarit Esparta a

98100

Venezuela

27.05.1948

151 Strand Londres

WC2R 0ZA

RU

(171) 555- Mara 0178 Barrera

12.08.1961

Lpez e Av. Barinas DF hijos, S.L. Libertador 135 Tailspin Toys 22 Wicklow Londres Street

97200

Venezuela

(503) 555- Antonio 0086 Moreno

01.09.1975

WC1 0AC

RU

Guillermo 15.02.1953 Fernndez (171) 555- Tom 0101 Perham 25.09.1938

10

Woodgrove 37 Lothbury Londres Bank

EC2R 7ED

RU

Puede especificar manualmente los datos de esta tabla de ejemplo o copiar esta tabla en un programa de hojas de clculo, como Microsoft Office Excel 2007, e importar la hoja de datos resultante a una tabla de Microsoft Office Access 2007. Escribir los datos de ejemplo manualmente Copiar la tabla en un programa de hojas de clculo e importarla a Access

Generar la consulta.
En primer lugar, usar un asistente para crear la consulta, basndose en la tabla de ejemplo que acaba de crear. Despus, la mejorar en la vista Diseo. En cada paso, puede revisar la instruccin SQL que se genera automticamente mediante los pasos que vaya siguiendo. 1. 2. 3. 4. 5. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Asistente para consultas. En el cuadro de dilogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuacin, haga clic en Aceptar. En Tablas y consultas, haga clic en la tabla que contiene los datos que desea usar. En este caso, haga clic en Tabla: Clientes. Recuerde que una consulta tambin puede usar otra consulta como origen de registros. En Campos disponibles, haga doble clic en los campos Contacto, Direccin, Telfono y Ciudad. Esto los agrega a la lista Campos seleccionados. Una vez agregados los cuatro campos, haga clic en Siguiente. Llame a la consulta Contactos de Londres y, a continuacin, haga clic en Finalizar. Access mostrar todos los registros de los contactos en la vista Hoja de datos. Los resultados incluyen todos los registros, pero slo muestran los cuatro campos especificados en el asistente para consultas. Revisar la instruccin SQL inicial 6. Cierre la consulta. Tenga en cuenta que la consulta se guarda automticamente.

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Agregar criterios a la consulta

Para limitar el nmero de registros que se devuelven en los resultados de la consulta, puede especificar criterios. Un criterio de consulta se puede considerar como una condicin que se especifica para un campo. El criterio especifica una condicin, basada en los valores del campo, que expresa lo que desea incluir en la consulta, como "mostrar slo los registros en los que el valor de Ciudad sea Londres". Abra la consulta en la vista Diseo. Agregar un criterio al campo Ciudad para ver en los resultados de consulta slo aquellos contactos que son de Londres. Tambin agregar criterios al campo Direccin y al campo Telfono para depurar an ms los resultados de la consulta. 1. En la fila Criterios del campo Ciudad, escriba londres. Ahora, agregue dos criterios ms para que los resultados sean ms tiles. Suponga que slo desea ver los registros en los que estn presentes tanto la direccin como el nmero de telfono. 2. En la fila Criterios del campo Direccin, escriba No es Nulo AND <>"". Haga lo mismo en la fila Criterios del campo Telfono.
NOTA

El criterio, No es Nulo AND <>"", es verdadero siempre que haya un valor conocido no vaco para el campo

para el que es un criterio. Es falso siempre que haya un valor desconocido (Nulo) o cuando el valor conocido est vaco (""). Puede usar esta expresin para comprobar un campo para un valor conocido no vaco. 3. Cambie a la vista Hoja de datos para ver los resultados. Revisar la instruccin SQL con criterios Y si no desea que se combinen las condiciones con el operador AND? Dicho de otro modo, cmo especifica dos o ms criterios pero de modo que se incluyan los registros que satisfagan simplemente uno de ellos o ambos?

Especificar criterios alternativos mediante OR

Suponga que desea ver todos los registros en los que la ciudad es Londres y en los que se dispone al menos de un tipo de dato de contacto (ya sea la direccin o el nmero de telfono). Desea combinar los criterios mediante el operador OR, de la forma siguiente: Para especificar criterios alternativos, use las filas Criterios y O en la cuadrcula de diseo. Todos los registros que cumplan los criterios definidos en la fila Criterios o en la fila O se incluyen en el resultado. Ahora, modificar la consulta especificando criterios alternativos en las filas Criterios y O. 1. 2. 3. 4. 5. Regrese a la vista Diseo. Quite la cadena No es Nulo AND <>"" de la fila Criterios del campo Telfono. En la fila O del campo Telfono, escriba No es Nulo AND <>"". En la fila O del campo Ciudad, escriba londres. Cambie a la vista Hoja de datos para ver los resultados. En los resultados de la consulta, se mostrarn todos los registros que incluyan una direccin, un nmero de telfono, o ambos y en los que el campo Ciudad sea Londres.
NOTA

Para especificar ms de dos conjuntos de criterios alternativos, use las filas debajo de la fila O. Cada fila

representa un conjunto independiente de criterios. Revisar la instruccin SQL con criterios revisados Para obtener ms informacin sobre cmo especificar criterios para diversos tipos de campos, vea Ejemplos de criterios de consulta.

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Agregar clculos a la consulta

Una base de datos bien diseada no almacena simples valores calculados en tablas. Por ejemplo, una tabla puede almacenar la fecha de nacimiento de una persona pero no su edad actual. Si se conoce la fecha actual y la fecha de nacimiento de la persona, siempre se puede calcular la edad actual, por lo que no es necesario almacenar ese dato en la tabla. En vez de eso, se crea una consulta que calcula y muestra el valor pertinente. Los clculos se efectan cada vez que se ejecuta la consulta, de modo que, si los datos subyacentes cambian, tambin cambian los resultados calculados. En este ejercicio, modificar la consulta Contactos de Londres para que muestre la fecha de nacimiento y la edad actual de cada contacto. 1. 2. 3. Abra la consulta en la vista Diseo. En la ventana de la tabla Clientes, arrastre el campo FechaNacimiento a la primera columna en blanco de la cuadrcula de diseo. Tambin puede hacer doble clic en el nombre del campo para agregarlo automticamente en la primera columna en blanco. En la siguiente columna, en la fila Campo, escriba la expresin que calcule la edad para cada registro. Escriba Edad: DifFecha ("aaaa", [FechaNacimiento], Fecha()). Edad es el nombre que utiliza para el campo calculado. Si no especifica un nombre, Access usar uno genrico para el campo, por ejemplo, EXPR1. La cadena a continuacin de los dos puntos (:) es la expresin que proporciona los valores para cada registro. La funcin DifFecha calcula la diferencia entre dos fechas cualesquiera y devuelve la diferencia en el formato especificado. El formato aaaa devuelve la diferencia en aos y los elementos [FechaNacimiento] y Fecha() de la expresin proporcionan los dos valores de fecha. Fecha es una funcin que devuelve la fecha actual y [FechaNacimiento] hace referencia al campo FechaNacimiento de la tabla subyacente.
NOTA

El clculo usado para Edad en este ejemplo es una aproximacin que puede resultar ligeramente imprecisa, en

funcin del mes actual. Cambie a la vista Hoja de datos. Ver dos campos adicionales, FechaNacimiento y Edad, en el resultado. Revisar la instruccin SQL con clculos Para obtener ms informacin sobre cmo escribir expresiones que calculan valores en una consulta, vea el artculo Crear una expresin.

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Resumir los valores de la consulta

Resumir las columnas de una consulta es ms fcil en Office Access 2007, si se compara con la misma tarea en versiones anteriores de Access. Puede agregar, contar o calcular otros valores agregados y mostrarlos en una fila especial (denominada la fila Total) que aparece debajo de la fila asterisco (*) en la vista Hoja de datos. Puede usar una funcin de agregado diferente para cada columna. Tambin puede optar por no resumir una columna. En este ejercicio, modificar la consulta Contactos de Londres de modo que se muestre la fila Total. 1. 2. 3. Abra la consulta en la vista Hoja de datos. En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Totales. Haga clic en la fila Total de la columna Contacto. En la lista desplegable, puede elegir entre Ninguno y Cuenta. Dado que la columna Contacto contiene valores de texto, otras funciones como Suma y Promedio no son aplicables y no estn disponibles por lo tanto. 4. Seleccione Cuenta para contar el nmero de contactos que se muestran en el resultado. El nmero 5 aparece en la fila Total. 5. En el campo Edad, seleccione Promedio. Dado que el campo Edad da como resultado un nmero, admite las funciones Suma,Promedio, Cuenta, Mximo, Mnimo, Desviacin estndar y Varianza. Access muestra la edad promedio en la fila Total. Para quitar el total de una columna, haga clic en la fila Total situada bajo la columna y, despus, seleccione Ninguno en la lista desplegable. Para ocultar la fila Total, en la ficha Inicio, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Totales.
NOTA

El uso de la fila Total no cambia la instruccin SQL base.