LA ADMINISTRACIN

CONCEPTOS GENERALES

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Especial para 222

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Introduccin Aportes de Henry Fayol a la administracin Funciones esenciales segn Henry Fayol El proceso administrativo Definiciones de administracin La empresa como sistema Fuentes bibliogrficas

GUILLERMO IBACACHE MARCHANT

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Introduccin
La administracin se aplica en reas de actividades o reas de responsabilidad, departamentos o divisiones que estn en relacin directa con las funciones bsicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos. stas comprenden actividades, funciones y labores homogneas, las ms comunes y usuales en todas las empresas son: produccin, comercializacin, recursos humanos y finanzas. Qu origen tienen estas funciones? El mbito de accin de la Administracin es la empresa, entendida sta como la unidad social de produccin y/o de servicio constituida por una pluralidad de personas, entre las que aportan bienes, conocimientos tcnicos y fuerza de trabajo para producir satisfactores (bien o servicio) que beneficien a la colectividad, y cuyo funcionamiento deber estar sujeto a las leyes del pas donde se establezca. Los principales objetivos de la empresa privada son la continuidad, el crecimiento y la rentabilidad. La principal es siempre la auto continuidad de ella a travs del tiempo. Pero esta sobrevivencia requiere de utilidades. Luego, el rol de las utilidades (ingresos totales menos costos totales despus de deducidos impuestos) en la supervivencia de la empresa es vital. Entender, entonces, la administracin general y la empresa es primordial para profundizar en las operaciones o en la produccin de la empresa.

Aportes de Henry Fayol a la administracin

Fayol era francs. Naci en Estambul en 1841 y falleci en Pars en 1925). Era Ingeniero y terico de la administracin de empresas. Nacido en el seno de una familia burguesa, Henry Fayol se gradu como ingeniero civil de minas en el ao 1860 y desempeo el cargo de Ingeniero en las minas de un importante grupo minero y metalrgico, la Sociedad Annima Commentry Fourchambault. Henry Fayol es conocido por sus aportes en el terreno del pensamiento administrativo. Expuso sus ideas en la obra Administracin industrial y general, publicada en Francia en 1916. En la poca de Fayol se manejaban cinco reas de operaciones: 1. OPERACIONES TCNICAS, 2. OPERACIONES COMERCIALES, 3. OPERACIONES FINANCIERAS, 4. OPERCIONES DE SEGURIDAD. 5. OPERACIONES DE CONTABILIDAD, y adems de una SEXTA OPERACION. Estos seis grupos de operaciones o funciones esenciales existen siempre en toda empresa, simple o compleja, pequea o grande. Las primeras cinco eran conocidas en tiempos de Fayol: la sexta requiere mayor explicacin.

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Funciones esenciales segn Henry Fayol

Las cinco funciones de operaciones expresadas en su investigacin por Fayol1, son, textualmente, las siguientes: FUNCION TECNICA El nmero, la variedad y la importancia de las operaciones tcnicas; la circunstancia de que los productos de cualquier naturaleza (materiales, intelectuales, morales) salen generalmente de las manos del tcnico; la enseanza casi exclusivamente tcnica de nuestras escuelas profesionales; las ventajas acordadas a los tcnicos; todo contribuye a dar a la funcin tcnica y, en consecuencia, a la capacidad tcnica, una importancia que redunda en detrimento de las otras capacidades, tan necesarias y a veces ms tiles para la marcha y la prosperidad de las empresas. Sin embargo, la funcin tcnica no es siempre la ms importante de todas. Aun en las empresas industriales hay circunstancias en que cualesquiera de las otras funciones pueden tener sobre la marcha de la empresa una influencia mucho mayor que la de la funcin tcnica. Es necesario recordar siempre que las seis funciones esenciales se hallan entre s en una estrecha dependencia. La funcin tcnica, por ejemplo, no puede subsistir sin materias primas y sin mercados para sus productos, sin capitales, sin seguridad y sin previsin. FUNCION COMERCIAL La prosperidad de una empresa industrial depende frecuentemente de la funcin comercial tanto como de la funcin tcnica; si el producto no circula se produce la ruina. Saber comprar y vender es tan importante como saber fabricar bien. La habilidad comercial, unida a la astucia y a la decisin implica competidores, una larga previsin y, en las grandes empresas, la aplicacin cada vez ms frecuente de las ententes2. Finalmente, cuando algunos productos pasan en una misma empresa de un servicio a otro, la funcin comercial vigila para que los precios fijados por la autoridad superior los llamados precios de orden no sean la fuente de peligrosas ilusiones. FUNCION FINANCIERA Nada se hace sin su intervencin. Se necesitan capitales para el pago de salarios al personal, para la adquisicin de inmuebles, tiles y materias primas, para el pago de dividendos, para la realizacin de mejoras, para la constitucin de reservas, etctera. Es indispensable una hbil gestin financiera a fin de procurarse capitales, para obtener el mayor provecho posible de las disponibilidades, para evitar compromisos imprudentes. Muchas empresas que hubieran podido alcanzar una vida prspera sufren la enfermedad de la falta de dinero. Ninguna reforma, ninguna mejora, es posible sin disponibilidades o sin crdito.

FUENTE: Administracin industrial y general, Henry Fayol. 2 Ententes. Entendido como pactos entre grandes empresas.

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Es una condicin esencial del xito tener constantemente a la vista la situacin financiera de la empresa. FUNCION DE SEGURIDAD Tiene la misin de proteger los bienes y las personas contra accidentes, tales como el robo, el incendio y la inundacin; de evitar las huelgas, los atentados y, en general, todos los obstculos de orden social que puedan comprometer la marcha y hasta la vida de la empresa. Es el ojo del amo, es el perro de guardia de la empresa rudimentaria, es la polica, es el ejrcito, es el Estado. Es, de una manera general, toda medida que da a la empresa la seguridad y al personal la tranquilidad de espritu que tanto necesita.

FUNCION DE CONTABILIDAD Constituye el rgano de la vista de las empresas. Debe permitir conocer, en cualquier momento, dnde se est y a dnde se va. Debe dar informes exactos, claros y precisos sobre la situacin econmica de la empresa. Una buena contabilidad, simple y clara, que d una idea exacta de las condiciones de la empresa, es un poderoso medio de direccin. Para esta funcin, como para las otras, se necesita cierta iniciacin. La indiferencia que se tiene hacia ella en las grandes escuelas industriales demuestra que no se sabe apreciar los servicios que presta. Estas son las funciones que, segn Fayol, desarrollan el quehacer de toda empresa; no obstante, la importancia de Fayol en la historia de la administracin moderna, es recopilar y construir una SEXTA FUNCION, sin la cual ninguna de las anteriores podra funcionar bien. De hecho, la ignorancia al respecto en esos tiempos provocaba que no fueran considerados estudios de este tipo en las instituciones de educacin. A partir del estudio de Fayol esto cambiara. FUNCION ADMINISTRATIVA Ninguna de las cinco funciones precedentes est encargada de formular el programa general de accin de la empresa, de constituir el cuerpo social de coordinar los esfuerzos, de armonizar los actos. Estas operaciones no forman parte de las atribuciones de la funcin tcnica, como tampoco de las funciones comercial, financiera, de seguridad o de contabilidad. Ellas constituyen otra funcin, designada habitualmente con el nombre de administracin, y cuyas atribuciones y esfera de accin se hallan muy mal definidas. La previsin, la organizacin, la coordinacin y el control forman parte, sin lugar a dudas, de la administracin, de acuerdo con el concepto corriente del trmino. Es necesario incluir tambin entre ellas el mando? No es imprescindible; podra estudirselo aparte. Sin embargo, me he decidido a incorporarlo a la administracin por las siguientes razones: 1. El reclutamiento, la formacin del personal y la constitucin del cuerpo social 3, que son funciones a cargo de administracin, tienen una ntima relacin con el mando. Pgina

Cuando Henry Fayol menciona cuerpo social, se refiere a la estructura organizacional de la empresa, ms all de la representacin grfica que pudiere representar un organigrama.

2. La mayor parte de los principios del mando son principios de administracin. Administracin y mando tienen entre s una relacin muy estrecha. Desde el nico punto de vista de la facilidad de su estudio existe inters en agrupar estas dos clases de operaciones. 3. Este agrupamiento tiene, adems la ventaja de dar origen a una funcin muy importante, digna de atraer y mantener la atencin del pblico, al menos tanto como la funcin tcnica. He adoptado, pues, la siguiente definicin: Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar. Prever es escrutar el porvenir y confeccionar el programa de accin. Organizar es constituir el doble organismo, material y social, de la empresa. Mandar es dirigir al personal. Coordinar es ligar, unir y armonizar todos los actos y todos los esfuerzos. Controlar es vigilar para que todo suceda conforme a las reglas establecidas y a las rdenes dadas.

As comprendida, la administracin no es ni un privilegio exclusivo ni una carga personal del jefe o de los dirigentes de la empresa; es una funcin que se reparte, como las otras funciones esenciales, entre la cabeza y los miembros del cuerpo social. La funcin administrativa se distingue netamente de las otras funciones esenciales. Es necesaria no confundirla con el gobierno. Gobernar es conducir la empresa hacia el fin propuesto, tratando de obtener el mayor provecho posible de todos los recursos de que ella dispone; es asegurar la marcha de las seis funciones esenciales. La administracin no es sino una de las seis funciones cuya marcha debe asegurar el gobierno. Para ella ocupa, en la actuacin de los altos jefes, un lugar tan grande, que puede a veces parecer que esta actuacin es exclusivamente administrativa. Como puede observarse, esta sexta funcin de Fayol es la que da coherencia a las otras funciones esenciales. Cabe hacer notar la plena vigencia de estos conceptos, a pesar de que esta publicacin (Administration Industrialle et Gnerale. Prvoyance. Organisation. Commandement. Coordination. Controle) se hizo en1916 hace casi un siglo ya!

El proceso administrativo
Henri Fayol, en la conceptualizacin del primer proceso administrativo, parti de la idea de que si las organizaciones deseaban obtener objetivos administrativos, tenan que coordinar sus recursos, obligando al administrador a prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Actualmente la administracin se estudia en base a las funciones: PLANIFICAR, ORGANIZAR, DIRIGIR y CONTROLAR. Algunos autores aaden la funcin COORDINAR. ADMINISTRACION. Es un proceso. Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad o lograr un objetivo.

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Luego, proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. Qu significa cada uno de los elementos de la administracin?
Previsin Es el acto de examinar el futuro, fijar objetivos, tomar decisiones y establecer planes de accin, es decir, se debe tener una visin hacia el futuro, estableciendo un objetivo con un mnimo de riesgo para poder lograrlo. Consiste en formular una estructura dual (material y humana) que conforme la organizacin; es decir, una vez obtenido el objetivo se necesita saber qu material y trabajadores se requieren para cumplirlo. Es la etapa del mando, donde se hacen funcionar los planes y la organizacin. Es la organizacin de toda la informacin, buscando cohesin y unificacin. (ALGUNOS AUTORES CONSIDERAN INTEGRADA EN UNA DE LAS DEMAS ESTA FUNCION ADMINISTRATIVA). Se verifica el resultado con el plan original. Una vez realizado el trabajo se debe ver el resultado y compararlo con el que se esperaba.

Organizacin

Direccin Coordinacin

Control

La efectividad de la administracin de una empresa no depende del xito de un rea especfica sino del ejercicio de una coordinacin balanceada entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada realizacin de las actividades de las principales reas funcionales, mencionadas antes. PROCESO ADMINISTRATIVO Est compuesto por la fase mecnica y la dinmica: MECANICA comprende a la planeacin (trata ms o menos de que cosas se van a realizar en la empresa, se realizan planes, programas, presupuestos, etc.) y la organizacin (de como se va a realizar y se cuenta con los organigramas, recursos, funciones...) DINAMICA aqu est la direccin que se encarga de ver que se realicen las tareas y para ello cuenta con la supervisin, liderazgo, comunicacin, y motivacin, y el control que es el encargado de decir cmo se ha realizado, qu se hizo, cmo se hizo, y compara los resultados. PROCESO ADMINISTRATIVO EN DETALLE: FASE MECANICA: Planeacin: propsitos, objetivos, estrategias, polticas, programas, presupuestos, procedimientos. Organizacin: Divisin del trabajo y de departamentalizacin, descripcin de funciones. la coordinacin; jerarquizacin,

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FASE DINAMICA: Direccin: Toma de decisiones, integracin, motivacin, comunicacin, y supervisin Control: Establecimiento de estndares, medicin, retroalimentacin y correccin. Por efectuarse en forma continua, al proceso administrativo tambin se dice que es un CICLO ADMINISTRATIVO, pues permanentemente se est desarrollando. UNIVERSALIDAD DEL PROCESO ADMINISTRATIVO El proceso tiene aplicacin universal y los gerentes lo pueden aplicar, no importando el tipo de empresa de que se trate. Es utilizado donde varias personas trabajan juntas para el logro de objetivos comunes. Este proceso lo puede utilizar un gerente de una empresa constructora e igualmente lo utilizar un gerente de una tienda de retail. Asimismo, este proceso puede ser utilizado en cualquier nivel de la organizacin ya sea directivo o simplemente de supervisin. VENTAJAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO. 1. Se ofrece un marco de trabajo conceptual 2. Proporciona fundamentos para el estudio de la administracin promoviendo el entendimiento de lo que es la administracin. 3. Son factibles de las contribuciones de otras escuelas administrativas ya que puede usarse lo mejor del pensamiento contemporneo administrativo. 4. Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones, se da al usuario el margen necesario para adaptarlo a un conjunto particular de situaciones. 5. Se reconoce flexibilidad y arte de la administracin y se fomenta la mejor manera de utilizarlo en una forma prctica. 6. Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la administracin. El patrn del proceso hace que el gerente analice y entienda el problema y lo lleve a determinar los objetivos y los medios para alcanzarlos. 7. Los principios de la administracin estn derivados, refinados y aplicados y sirven como directrices necesarias para una til investigacin administrativa. 8. Se estimula el desarrollo de una filosofa determinada de la administracin, cada una de las fases de sus aplicacin requiere servirse de valores, convicciones del gerente y el entendimiento de los objetivos, recursos en torno del cual opera.

Definiciones de administracin
Diferentes autores han definido la administracin en diferentes pocas. HENRY FAYOL Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar. HAROLD KOONTZ Y CYRIL O DONNELL La Administracin es la direccin de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes WILLIAM J. McLARNEY

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La administracin es la combinacin ms efectiva posible del hombre, materiales, maquinas, mtodos y dinero para obtener la realizacin de los fines de una empresa. F. TANNENBAUM La Administracin es el empleo de la autoridad para organizar, dirigir y controlar a subordinados responsables (y consiguiente, a los grupos que ellos comandan), con el fin de que todos los servicios que se prestan sean debidamente coordinados en el logro del fin de la empresa. ROBERT F. BUCHELE Es el proceso de trabajar con y a travs de otras personas a fin de lograr los objetivos de una organizacin formal. GEORGE R. TERRY La Administracin es un proceso distintivo que consiste en la planeacin, organizacin, ejecucin y control, ejecutados para determinar y lograr los objetivos, mediante el uso de gente y recursos. EMILIO PABLO DEZ DE CASTRO Es el conjunto de las funciones o procesos bsicos que, reaslizados convenientemente, repercuten de forma positiva en la eficacia y eficiencia de la actividad realizada en la organizacin. JOS ANTONIO FERNANDEZ ARENA Es una ciencia social que persigue la satisfaccin de objetivos institucionales por medio de una estructura y a travs del esfuerzo y cooperacin de todos. E.F.L. BRECH La Administracin es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propsito dado.

La empresa como sistema

Qu es un sistema? La Teora general de sistemas (TGS) fue desarrollada por Ludwig von Bertalanffy. La teora general de sistemas afirma que las propiedades de los sistemas no pueden describirse significativamente en trminos de sus elementos separados. De hecho, el sistema como un todo es diferente al que sus partes considerados por separado (la TGS afirma que las propiedades de los sistemas no pueden describirse significativamente en trminos de sus elementos separados). Se llama GENERAL porque sus principios pueden aplicarse a cualquier ciencia o disciplina. Hay tres premisas bsicas: Los sistemas existen dentro de sistemas (son subsistemas de un sistema mayor). Los sistemas son abiertos (interactan con su medio ambiente, que es de donde obtienen la energa para sobrevivir y para efectuar el proceso de conversin). Las funciones de un sistema dependen de su estructura (son interactuantes e interdependientes).

Definicin de IDALBERTO CHIAVENATO4 Pgina

Chiavenato, I., INTRODUCCION A LA TEORIA GENERAL DE LA ADMINISTRACION, Ed. McGraw-Hill, 1995.

Sistema es

a) un conjunto de elementos (partes u rganos componentes del sistema) b) dinmicamente relacionados, en interaccin (que forman una red de comunicaciones cuyos elementos son interdependientes c) que desarrollan una actividad (operacin o proceso de sistema) d) para lograr un objetivo o propsito (finalidad del sistema) e) operando con datos/energa/materia (que constituyen los insumos o entradas de recursos necesarios para poner en marcha el sistema). f) unidos al ambiente que rodea al sistema (con el cual se relaciona dinmicamente) g) para suministrar informacin/energa/materia (que conforman las salidas o resultados de la actividad del sistema) Definicin de GARY DESSLER5 Un sistema es una entidad conceptual o fsica que se compone de partes interdependientes. Existe y slo puede existir intercambiando materiales con su ambiente. Los importa, los transforma por medios de procesos de conversin, consume parte del producto para su mantenimiento interno y exporta el resto. COMPONENTES DE UN SISTEMA Un sistema est dado por una corriente de entrada (input), un proceso de conversin (black box) y una corriente de salida (output). Y posee un mecanismo de retroalimentacin para conseguir su equilibrio dinmico (feedback). REPRESENTACION GRAFICA DE SISTEMA
Black box Input Feedback Output

1) Corriente de Entrada: Se define como la energa que IMPORTA el sistema desde el exterior para su funcionamiento y mantencin.

Input Black box Output

Feedback

2) Proceso de Conversin (Black box): La energa que el sistema importa es transformada en productos y sistemas, los cuales tienen como propsito satisfacer ciertas necesidades. El proceso de conversin transforma la energa importada en otra energa, que es la produccin del sistema.

Input
5

Output Feedback

Dessler, G., ORGANIZACIN Y ADMINISTRACION, Ed. Prentice Hall, 1979.

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Black box

3) Corriente de Salida: Es la exportacin que hace el sistema al medio. Tambin se considera como ENERGIA.

Black box Input Feedback Output

Hay dos formas: Salidas positivas: si es til para el medio. Salidas negativas: Si afecta al medio. 4) Feedback o Retroalimentacin: Es un mecanismo de control que posee el sistema para asegurar el logro de sus objetivos.
Black box Input Feedback Output

Definicin de empresa como sistema Segn el acadmico Carlos de Carlos S6., viendo a la empresa como sistema, la define de esta manera: "La empresa es una entidad con realidad mayor y diferente de la de sus partes. Est formada por un conjunto coherente de elementos humanos (iniciativa, trabajo directivo o gerencial, trabajo operativo) e instrumentales (capital) que estn ordenados para alcanzar el cumplimiento de ciertas finalidades, entregar bienes y servicios a la sociedad, agregar valor econmico suficiente con sus procesos para satisfacer a todos los elementos humanos comprometidos en su actividad, a los sistemas instrumentales para asegurar su pervivencia y auto continuidad, colaborar subsidiariamente con el desarrollo de la comunidad en que se encuentra inserta, y para generar excedentes que premien su labor como tal organizacin que es." Ejercicios. a. Qu significa black box o caja negra? Ejemplifique a travs de un sistema. b. Mencione algunos sistemas. Determine las partes del sistema a describir segn modelo esquematizado anteriormente. c. Especifique en el sistema empresa las entradas, el proceso de conversin, las salidas del sistema y la retroalimentacin. d. Identifique el medio ambiente de la empresa. Pgina

Carlos de Carlos S., acadmico de la Pontificia Universidad Catlica de Valparaso.

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Fuentes bibliogrficas
o Apuntes de clases de administracin, Guillermo Ibacache Marchant. o Administracin industrial y general. / Principios de la administracin cientfica. H. Fayol / F.W. Taylor. Biblioteca de la empresa, Ediciones Orbis S.A., arcelona, 1987. o Administracin y direccin, Emilio Pablo Dez de Castro, Julio Garca del Junco, Francisca Martn Jimnez, Rafael Periez Cristbal, Ed. Mc Graw Hill, 2001. o G. Dessler, "Organizacin y administracin" Ed. Prentice Hall. 1995. o Idalberto Chiavenato, "Introduccin a la teora general de la administracin" Ed. Mc Graw Hill, 1995. o http://www.knoow.net

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