ARCHIVO Es un sistema de informacin relacionado con la historia o actividad de una empresa, cuyo fin es organizar, clasificar y conservar toda

la documentacin escrita en un espacio adecuado de forma tal que pueda ser consultada de manera fcil y rpida. En otras palabras es la memoria o historia escrita de una empresa. IMPORTANCIA Es importante contar con un buen sistema de administracin de documentos para poder almacenar y recuperar la informacin. Los documentos son un recurso activo organizacional. Como recurso, proveen informacin y como activo, proveen documentacin. El archivo es de vital importancia para las empresas modernas por cuanto ellas realizan innumerables operaciones, las cuales estn respaldadas por alguna constancia escrita que describe los acuerdos. Estas constancias recuerdan las operaciones en el pasado y contienen informacin valiosa y til que servir para tomar decisiones y acuerdos presentes y futuros. UTILIDAD Los archivos pueden ser tiles ya que en ellos podemos: Registrar datos tiles. Archivar de forma rpida y segura. Centralizar y descentralizar la correspondencia. TIPOS DE ARCHIVO Nido de Paloma. Gancho o espigon. Carpeta de acorden. Archivo horizontal. Archivo vertical. Tabla Shannon. Archivo caja. PROCESOS TCNICAS DE ARCHIVO INSPECCIONAR: El documento debe estar listo para ser archivado, es decir, que tenga la fecha de recibido y las iniciales de archivo. CLASIFICAR: El documento debe tener el titulo, nombre, asunto, o numero bajo el cual se archivara. CODIFICAR: Es indicar el nombre, el nmero o el asunto decidido en la clasifcacion. DISTRIBUCIN: Los documentos se coleccionan en grupos los que se refieren a un mismo asunto, a un mismo lugar, o los que tienen subrayado nombres que comienzan con la misma letra. GUARDAR: Cumplidos los pasos anteriores, se procede a colocar los documentos en las carpetas corresponientes dentro de las gavetas.

ARCHIVOS Y LAS NUEVAS TECNOLOGAS No existe el soporte electrnico que nos permita deshacernos del soporte tradicional en forma definitiva. Las nuevas tecnologas nos brindan la posibilidad de automatizar los procesos archivsticos, y la difusin de los archivos. Sirven como soportes de conservacin ms no de sustitucin de los documentos. Las nuevas tecnologas de la informacin debemos verlas como aquella herramienta que facilita nuestro quehacer laboral, profesional y acadmico. El proceso de clasificacin y ordenacin para los documentos en soportes informticos debe ser el mismo que para los documentos en el soporte tradicional. La estructura jerrquica y lgica del cuadro de clasificacin, para clasificar un fondo, sus secciones y sus series puede ser ejecutada de la misma manera en los soportes electrnicos, gracias a que se puede crear carpetas y subcarpetas. Es necesario normalizar la creacin de los documentos en soporte electrnico, se hace necesaria e importante su denominacin y clasificacin, para su posterior recuperacin y asegurar su rpida y oportuna localizacin con la facilidad por cualquier usuario. Uno de los problemas ms graves desde el punto de vista archivstico de los documentos electrnicos es la dificultad en garantizar la autenticidad y fiabilidad del contenido debido a que se pueden copiar y modificar con facilidad. Razn por la cual no podemos deshacernos del soporte tradicional. La conservacin permanente de los documentos electrnicos es un problema, debido a la durabilidad fsica de los soportes y otra, a la obsolescencia tecnolgica del software y el hardware. Por consiguiente el soporte tradicional sigue siendo el ms importante.