SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL

Marcelo Claudio Priss INTRODUCCIN En estos ltimos aos, el concepto de sistemas pas a formar parte del pensamiento y del vocabulario de todos los profesionales; incluidos aquellos profesionales capacitados en administracin. Es as que el pensamiento en trminos de sistemas pas a desempear un papel dominante en el campo de la empresa; tanto es as, que a travs del tiempo fueron apareciendo nuevas profesiones y empleos con nombres tales como los de proyectos de sistemas, anlisis de sistemas, Ingeniera de sistemas y muchos otros ms. Estos nuevos profesionales, conjuntamente con el desarrollo y la implementacin de la tecnologa informtica (hardware, software y comunicaciones), son el verdadero ncleo de una nueva tecnocracia, que estn en constante accin creando un mundo nuevo. La tecnologa fue llevada a pensar, bajo nuevos paradigmas, ya no en trminos de mquinas o procesos aislados sino en trminos de SISTEMAS. De este modo, se volvi necesario un enfoque sistmico; segn Bertalanffy este enfoque supone, dado un cierto OBJETIVO, el descubrimiento de los medios y modos que lleven a su relacin. Este enfoque requiere de un profesional capacitado en sistemas o de un equipo de especialistas (pues difcilmente una sola persona pueda comprender la alta complejidad de ciertos sistemas), para examinar las soluciones posibles y elegir aquellas que prometen tener carcter satisfactorio con mxima eficiencia y mnimo costo en una red altamente compleja de interaccin. Pues bien, todo esto requiere de tcnicas, equipamientos y de profesionales capacitados para el uso de estas metodologas y herramientas. Para tener una mejor compresin del tema sera bueno esclarecer los trminos de: Sistema, dato e informacin; pues son estos los elementos bsicos que conforman el concepto de Sistemas de Informacin. SISTEMAS Estamos pues en condiciones de definir sistemas como un conjunto de elementos en interaccin; tal cual fuera desarrollada por L. Von Bertalanffy. Dado que los sistemas estn integrados por un conjunto de elementos que trabajan agrupadamente para el objetivo general del todo; el enfoque de sistemas es simplemente una manera de pensar acerca de estos sistemas totales y de sus componentes; por lo tanto el pensamiento tiene fundamental intervencin; y el enfoque de sistemas modificar algunos procesos mentales tpicos y requerir de algunas modificaciones radicales del razonamiento. Por ejemplo, intente explicar el funcionamiento de un automvil de dos maneras diferentes: Una detallando sus partes componentes como un conglomerado de partculas y piezas, y la segunda describiendo o pensando para qu sirve el automvil y acerca de su funcin; y podr notar, en esta segunda manera de pensar, una mejora del razonamiento. Lo que queremos decir es que este proceso de pensar, en funcin de sus objetivos y la relacin entre las partes componentes, permite una mejor conceptualizacin. Para obtener una mejor comprensin de los sistemas son presentadas algunas apreciaciones de diferentes pensadores: Segn Dias Gazemato; los sistemas aparecen en nuestro mundo siempre estructurados en jerarquas; por lo tanto, normalmente un sistema siempre puede ser descompuesto en sistemas menores denominados Sub-sistemas y estos en procesos y procedimientos (todo esto es bajo el anlisis del observador). Por otro lado, siempre es posible asociar determinados sistemas a un sistema mayor, del cual l es parte integrante. Rusel Ackoff, recomienda la factorizacin de los sistemas en tantas partes como sea necesario para poder estudiar y comprender el sistema en anlisis. Churchmann; sugiere que, cuando se piense en sistemas, se deben tomar en cuenta cinco consideraciones bsicas:

1. - Los objetivos totales del sistema; son los que fijan los lmites, o medida de actuacin, que permitirn conformar un modelo para su estudio. 2. - El ambiente del sistema; es el entorno, o lo que est afuera, del sistema. 3. - Los recursos del sistema; son los insumos que l puede tomar de s o del medio ambiente para atender a los objetivos. 4. - Los componentes del sistema; son los elementos que conforman el sistema, sus actividades, sus finalidades y sus medidas de rendimiento. 5. - la administracin del sistema; engloba a los mtodos, a las personas y a los componentes, que los recursos del sistema utilizan para atender a sus objetivos. Estas apreciaciones tienden a buscar que la conformacin de un sistema sea una entidad investigable o que segn sea el caso acte como modelo; y que Segn Sowa , el propsito de todo modelo es el de relacionar las cosas y al pensar en ellas, nuestro pensamiento comienza a estructurarse y es as que podremos describir el funcionamiento de un sistema. CLASIFICACIN. Una manera de clasificar a los sistemas puede ser en dos categoras: 1. Sistemas naturales y; 2. Sistemas hechos por el hombre. Los sistemas naturales son encontrados en la naturaleza, y en general, sirven a sus propios propsitos, propsitos estos que cuando el observador no alcanza a conocerlos debe como mnimo definir su comportamiento (El sistema circulatorio es de objetivos conocido, el sistema solar es de objetivo desconocido). Estos sistemas pueden ser divididos en dos categoras bsicas: sistemas fsicos y sistemas vivos. Los sistemas fsicos como el sistema estelar, el sistema geolgico o el sistema molecular son constantemente estudiados por el hombre y para alcanzar su comprensin debe desarrollar otros sistemas. Los sistemas vivos, como los sistemas animales y los sistemas vegetales, pueden ser utilizados para una mejor compresin de los sistemas hechos por el hombre a travs de analogas (pjaros- avin, sol lmpara, inteligencia artificial redes neuronales). Dentro de los sistemas hechos por el hombre encontramos, entre otros a: los sistemas sociales (organizaciones de leyes, doctrina, costumbres); los sistemas de transporte (redes ferroviarias, canales, lneas areas, petroleros); los sistemas de comunicaciones (telfono, Internet, seales de comunicacin manual de operadores de bolsa), los sistemas financieros(contabilidad, inventario, control de stock). Hoy la mayora de esos sistemas usan computadoras y en verdad difcilmente se puede pensar que estos sistemas puedan evolucionar en ausencia del computador, es casi imposible penar en un sistema bancario eficiente sin la utilizacin de computadores. Y esto lleva a otra subclasificacin de los sistemas hechos por el hombre, que son los sistemas automatizados; siendo estos sistemas lo que interactan o son controlados por uno o mas computadores. Otro criterio utilizado para la clasificacin de los sistemas, est basado en el conocimiento que se tenga sobre su comportamiento y es el de: 1. Sistemas deterministas y; 2. Sistemas probabilistas. Un sistema determinista es aquel en el cual las partes interactan en forma perfectamente predecible; nunca hay dudas sobre el comportamiento del sistema. Dado un ltimo estado del sistema y el programa de informacin, por definicin de su estructura dinmica, siempre se puede predecir, sin ningn peligro a equivocarse, su estado siguiente. Un sistema probabilista, por otra parte, es uno acerca del cual no puede precisarse con prediccin exacta y detallada, ni su comportamiento ni su estado siguiente. Cuando tanto el comportamiento como los resultados de un sistema responden a algn algoritmo con una distribucin de probabilidades conocida, el sistema es denominado de riesgo. A diferencia de lo anterior, si se carece de esta probabilidad asociada sern predicciones ante incertidumbre.

DATO E INFORMACIN Muy frecuentemente es confundido el concepto de dato y el de informacin, utilizando indistintamente el concepto de uno u otro. Consideremos pues a un dato, como la representacin simblica de un hecho; el dato es el elemento fundamental que al ser procesado se transforma en informacin. Dado que un hecho no es la observacin de un evento por casualidad, sino, una afirmacin empricamente verificable; es preciso representarlo a fin de poder medir y evaluar los acontecimientos. As como Galileo cambi el concepto de Fuerza de Aristteles, as como el clculo diferencial de Newton y sus leyes evolucion las afirmaciones de Galileo; tambin en la administracin fue necesaria, para el estudio de la productividad, la representacin simblica; siendo que el mismo hecho fue observado y medido de distintas formas en cada una de las escuelas de administracin: Tal fue el caso de Taylor, estandarizando los movimientos de los obreros; Fayol observando los eventos y dictando normas o principios para garantizar su comportamiento futuro dentro de parmetros establecidos; Elton Mayo en la bsqueda de indicadores que permitan medir la motivacin, detectando a la variable de atencin a la persona y al grupo; Ackoff con la utilizacin de la Investigacin operativo y H. Simon con los procesos para la toma de decisiones y sus aspectos motivacionales. O sea, un mismo smbolo puede tener mas de un significado, dependiendo de quien lo est analizando. Sin querer extenderme demasiado sobre el tema, solamente pensemos en las dos maneras ms conocidas de interactuar con un computador; una es a travs del sistema MS-DOS, por el cual se deben recordar reglas (Copy a:, Rename, Print, etc.); y la otra es a travs del Windows, en la cual se deben interpretar metforas (para cada operacin existe un botn).Y para la mayora de los usuarios es ms fcil interpretar una metfora que recordar una regla y es mas fcil sealar que escribir. Mientras tanto, la informacin tambin consiste en smbolos que representan hechos, pero que se diferencian de los datos en su utilidad. O sea que la diferencia entre dato e informacin no es estructural sino funcional, y como el concepto de utilidad es relativo en funcin de lo que puede ser til para una persona no lo es para otra, se le asigna a la informacin los siguientes atributos: Origen o conocimiento de la fuente de datos; Temporalidad u horizonte de tiempo (presente o futuro). Forma o nivel de detalle apropiado a su uso y precisin. Exactitud o conocimiento del intervalo de confianza. Estos atributos le asignan a la informacin las siguientes propiedades: Relevancia; propiedad de satisfacer algn tipo de necesidad y quien le asignar una unidad de medida de til Oportunidad; propiedad de poder mantener su grado de utilidad en un perodo de tiempo dado; Integridad; propiedad de mantener su utilidad en funcin de su completitud. Con el fin de demostrar la importancia de saber comprender los significados de dato e informacin y su utilizacin en los estudios de investigacin bajo el enfoque (mtodo de estudio) sistmico, se presenta la opinin de dos notables Investigadores. Albert Einstein sola decir que LA EXPLICACIN INTUITIVA MAS OBVIA ES CON FRECUENCIA LA EXPLICAICN EQUIVOCADA. Compartiendo estos conceptos Ackoff deca que EN LA MAYORA DE LOS PROBLEMAS ADMINISTRATIVOS EXISTEN ALTAS POSIBILIDADES PARA ESPERAR QUE EXPEIENCIA, MAS BUEN TINO, MAS INTUICIN, IMPLIQUEN BUENAS ADIVINACIONES, AS SE CUENTE CON LA INFORMACIN PERFECTA". SITEMAS DE INFORMACIN. Un sistema de informacin es cualquier sistema que maneje datos, observando el aprovisionamiento de informaciones (con el fin de proveer informacin). Segn Mason y Mitroff observan que la definicin mas genrica de informacin viene de la filosofa: Informacin es el conocimiento con el propsito de tomar una accin

efectiva. A partir de esto propone la siguiente definicin para sistemas de informacin: Un sistema de informacin consiste de por lo menos una persona, con un cierto TIPO PSICOLOGICO en fase de un PROBLEMA dentro de un CONTEXTO ORGANIZACIONAL que necesita de un sistema generador de EVIDENCIA para llegar a una solucin (esto es, para seleccionar algn tipo de accin), y que esa evidencia es disponible para l a travs de algn MODO de presentacin. Las palabras en nfasis (negrita), dada por los autores, muestran las palabras - llaves que comprenden un sistema de informacin. SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL (SIG) Existen diversas definiciones para un SIG, y cada una de ellas est de cierta manera influenciada por la filosofa particular y por la estrategia del proyecto utilizado por aquellos que son responsables del buen desempeo del SIG en una situacin particular. Isaias custodio coloca inicialmente de manera genrica que, el proceso de transformacin de datos en informacin se caracteriza como un sistema de informacin y cuando ese proceso est volcado para la generacin de informacin que es utilizada en el proceso decisorio de la empresa, se dice que ese sistema es un Sistema de Informacin Gerencial (SIG). Segn A.F. King, SIG es un sistema que provee a los gerentes de todos los niveles y de todas las funciones, informaciones de todas las fuentes relevantes que son necesarias al gerente para tomar decisiones efectivas y oportunas en el planeamiento, direccin y control de las actividades por las cuales ellos son responsables. Davis y Olson definen al sistema de informacin como un sistema integrado, que utiliza un computador para proveer informaciones que den soporte a las operaciones, al gerenciamiento y a las funciones de toma de decisin en la organizacin. El sistema utiliza hardware (computadoras), software (programas de computacin), base de datos, procedimientos manuales, modelos para el anlisis, para planeamiento, para el control y para la toma de decisin. Segn Emery, las principales caractersticas de un SIG son: Ser parte de las actividades de la organizacin; un SIG bien proyectado, se vuelve parte integrante de las actividades de la organizacin, en todos sus niveles. Estar basado en tecnologa de computacin; un SIG es ciertamente mucho mas que un conjunto de procesos computarizados por lo tanto un SIG que no est basado en parte por tecnologa informtica, o es relativamente simple o fue proyectado precariamente. Ser un sistema Hombre - maquina; un SIG bien proyectado interrelaciona tareas entre hombres y mquinas en forma eficiente. Ser una coleccin de subsistemas; un SIG est compuesto por una coleccin de subsistemas; y el grado de conexin entre esos subsistemas es variado (puede ser mas fuerte o mas dbil), segn sea, el nivel de integracin tcnica y econmica ms adecuado. Un sistema integrado de datos electrnicos (EDI) es til para toda empresa cualquiera sea la situacin de su cultura organizacional. Ser adaptable a necesidades de cambios; Un SIG bien diseado debe responder continuamente a las necesidades de cambios y avances tecnolgicos. CLASIFICACIN DE LOS SITEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL. Una manera de clasificar a los sistemas de informacin gerencial (SIG), es por el nivel jerrquico de los usuarios y tipo de decisin. El esquema desarrollado por Anthony sobre los niveles jerrquicos de decisin en la organizacin: Planeamiento Estratgico, control Gerencial y control Operacional, provee los elementos para una clasificacin de los sistemas por niveles jerrquicos y para cada uno de ellos los sistemas se denominan de la siguiente manera: 1- Sistemas expertos. 2- Sistemas de apoyo a la toma de decisiones. 3- Procesamiento de datos

Figura 1 Procesamiento de datos; son aplicables a problemas estructurados donde hay metas bien establecidas, se pueden especificar los datos necesarios, hay procedimientos estndar para el clculo de una solucin y no se requieren de estrategias complejas para generar y evaluar alternativas. Los problemas totalmente estructurados son computables y es posible decidir si se justifica proceder a computarlos, teniendo en cuenta la suma de tiempos y recursos que se requieren. Sistemas de apoyo a la toma de decisiones; A medida que nos alejamos de los problemas totalmente estructurales, nos ponemos en contacto con los complejos problemas que se presentan diariamente en las organizaciones. Frente a estos, los procedimientos estndar son tiles pero no suficientes, ya que los datos pueden ser insuficientes y slo hay un entrenamiento parcial de las metas y las restricciones. En estos casos la computadora ejecuta las partes bien conocidas del camino a la solucin, mientras que los seres humanos proponen metas, usan su intuicin y aplican sus conocimientos generales para formular los problemas, modificar y controlar las vas de solucin e interpretar los resultados. Los usuarios humanos pueden introducir o modificar datos, procedimientos o metas, y usar su conocimiento de todos esos factores para decidir acera de las estrategias para la solucin de problemas. Sistemas expertos; es en el de que pueda codificarse lo esencial del conocimiento necesario para una solucin flexible. Los sistemas que los resuelven son los denominados sistemas expertos. Si se utilizan las tcnicas de programacin de la Inteligencia Artificial (como reglas de produccin y esquemas), con los sistemas expertos pueden codificarse algunas metas, reglas heursticas y estrategias de la misa forma de las que se usan habitualmente en la solucin de problemas, pero que antes eran muy difciles de abordar con programas tradicionales de computacin. Estas tcnicas permiten disear sistemas que no se cien precisamente a procedimientos estndares, sino que siguen estrategias flexibles para la solucin de problemas, en las cuales se explora un nmero de alternativas posibles antes de elegir una solucin. Otra, manera de abordar la estructura conceptual, para los sistemas de informacin genrencial, es desde los trabajos de Gorry y Scott Morton , en el que relacionan el trabajo fundamental de Herbert.A.Simon sobre la decisin estructurada y no estructurada con el planeamiento estratgico, control gerencial y control operacional de Anthony. Simon divide la toma de decisiones en tres fases: Inteligencia Diseo y Eleccin; en una decisin estructurada las tres fases son totalmente inteligibles y computables por el decisor humano, por lo cual esa decisin es programable. En una decisin no estructurada no hay pleno entendimiento de una o algunas de esas fases. Henry C. Lucas tambin toma a dichos trabajos, para poder diferenciar los distintos tipos de sistemas para definir una implementacin exitosa, de sistemas de informacin computarizados. La siguiente tabla muestra la estructura conceptual de Gorry y Scott Morton.

Control operacional

Control Gerencial

Planeamiento Estratgico

Cuentas a Cobrar Ingreso de pedidos Estructurado Control de Inventarios

Anlisis presupuestario costos proyectados Presupuesto a corto plazo Administracin de fondos Preparacin del presupuesto Anlisis de Varianza presupuesto total Planeamiento de nuevos productos Ventas y Produccin

Ubicacin de depsitos y fabricas

Semi-estructurado

Programacin de la Produccin

Fusiones y Absorciones

No-estructurado

Sistema PERT y de Costos

Planeamiento de investigacin y desarrollo

Para concluir queremos destacar que una correcta conceptualizacin permitir abordar, de forma eficaz y eficiente, todos aquellos proyectos que incluyan personas, equipamientos de hardware y software, enfocados en obtener uno o ms resultados deseables sobre un sistema de informacin gerencial. No importa el nivel del proyecto informtico; tanto sea una mejora o un cambio de programas, o bien el remplazo de un sistema, lo ms importante es lograr comprender los requerimientos de las personas que precisan de un sistema de informacin determinado, a fin de cumplir correctamente con sus actividades. BIBLIOGRAFA: Gorry, G.A. y Scott Morton, M:S:, A framework for management information systems, in Management Review, otoo 1971. Pag. 55/70. Henry C. Lucas Jr., Sloan Management Review, invierno 1978, pg. 39; The evolution of an information system: from key-man to every person. Herbert Simon, A capacidade de Decisao e de Liderana Isaias Custodio; Avaliaao de sistemas de informaao Joa Dias de Queiros, metodologia para elaboraao de proposta de desenvolvimento de sistemas de informaao automatizados. Kuhn Tomas, Revolucin del pensamiento cientfico. Ludwing von Bertalanffy, Teora General de sistemas Martin, J. Conceptual Strucutres: Information Processing in Mind and Machine. Addison Wesley, California 1984. Olga Maria Zulke de Miranda; a Implementaao da Tecnologia da infromao em um Hospital. Senn, James A., Anlisis y diseo de sistemas de informacin, McGraw-hill, 1992,segunda edicin.Sistemas expertos: el prximo desafo para los gerentes, Fred L luconi , Thomas W. Malone, Michaels s. Scott Morton, Administracin de empresas Tomo XVII pag. 965 Yourdon E., Anlise Estruturada Moderna, Editora Campus 1990 Zwicker Ronaldo, Aprendizagem e Uso de Sistemas. Anais do XXIV Congreso Nacional de Informtica, Sao Paulo, 1991