Manual de Inventarios

ndice
PRLOGO 1 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2 1.3 Sistema de Captacin y Control de Bienes Patrimoniales Objetivos Activo Fijo Criterios para Considerar un Bien como Activo Fijo Clasificacin Personal que Interviene en el Sistema Pg. 1 1 1 1 2 2 2 3 4 4 5 5 5 5 5 6 6 6 6 6 7 7 7 7 7 7 8 8 8 8 8 9 9 10 11

1.3.1 Funciones Bsicas 1.4 Fases del Sistema 2 2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.3 2.3.1 2.3.2 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 4 4.1 4.2 5 5.1 5.2 6 6.1 7 8 Levantamiento del Inventario Fsico Canales de Captacin de los Bienes Normas Unidad Inventariable Marcaje Procedimiento para el Levantamiento de Inventarios Levantamiento Inicial Catlogos Manejo de Reportes Por Nmero de Inventario Por Dependencia Por Artculo Por rea Por Dependencia y Fecha de Adquisicin Substitucin de Reportes Altas de Activo Fijo Concepto de Alta de Activo Fijo Normas para dar de Alta Bienes de Activo Fijo Bajas de Activo Fijo Concepto de Baja de Activo Fijo Normas para dar de Baja Bienes de Activo Fijo Prstamo de Bienes de Activo Fijo Normas para Prestar Bienes de Activo Fijo Conciliacin de Registros de las Dependencias Visitas Peridicas a las Dependencias

Instructivo para el llenado de la Ficha de Captacin Ficha de Captacin

Prlogo

Con el presente Manual de Inventarios, pretendemos proporcionar la informacin de la forma en que funciona el Sistema de Captacin y Control de los Bienes Patrimoniales de la UASLP. (SCCBP)

La informacin aparece ordenada de acuerdo con las etapas del Sistema.

1. Sistema de Captacin y Control de los Bienes Patrimoniales

1.1 Objetivos
Levantar, etiquetar, controlar, preservar y mantener actualizado el inventario de todos los Bienes Patrimoniales de la UASLP, al servicio de cada una de las Dependencias. Proporcionar informacin eficiente y oportuna a todas las autoridades y dependencias con respecto a los bienes de Activo Fijo que les correspondan. El cumplimiento de los objetivos anteriores, nos llevan a la consecucin de planeacin que responda a las necesidades de crecimiento de la UASLP y un mejor aprovechamiento de los recursos con que cuente.

1.2 Activo fijo

1.2.1 Criterios para considerar un bien como activo fijo
En el Departamento de Inventarios se utilizan dos criterios para definir si un bien es considerado como activo fijo. El primer criterio es: por su costo Cuando el bien tiene un costo de $ 1,000.00 (un mil pesos 00/100 M.N.) o ms y no es consumible, considerando en forma unitaria, aquellos muebles que tengan un valor inferior a dicha cantidad, pero que por sus caractersticas y volumen se consideren como Activo Fijo. El segundo criterio es: por su durabilidad Cuando se considera que el bien tiene una durabilidad, permanencia o funcionamiento de por lo menos un ao a partir de la fecha en que este es utilizado por primera vez. Cuando el bien o bienes son adquiridos a travs de proyectos CONACYT, se toman como activo fijo todos y cada uno de ellos, as sean consumibles, no duraderos, o que su costo no sobrepase los mil pesos.

1.2.2 Clasificacin
Para el SCCBP, los bienes de Activo Fijo, se clasifican en los siguientes grupos: 1.- Bienes Races 2.- Maquinaria pesada 3.- vehculos 4.- Equipo de cmputo 5.- Equipo de laboratorio 6.- Mquinas y herramientas 7.- Mobiliario y artculos de oficina 8.- Equipo de audio y video 9.- Mobiliario escolar 10.- Equipo de seguridad 11.- Muebles y enseres complementarios

1.3 Personal que interviene en el sistema

Secretara Administrativa Departamento de Inventarios Personal Comisionado Dependencias Director Secretario Administrador Jefe de Departamento Personal Administrativo, Tcnico, Acadmico y de Investigacin. Departamento Jurdico Departamento de Mantenimiento y Construccin

1.3.1 Funciones bsicas Secretaria Administrativa: Corresponde sealar las polticas para el control y
captacin de Activos Fijos.

Departamento de Inventarios: Corresponde a este Departamento proporcionar los

datos relativos a adquisiciones, costos y resguardo de todos los bienes, as como coordinar el levantamiento de los inventarios. Promover el alta y baja de los activos fijos de acuerdo a las necesidades y movimientos de las Dependencias, as como la cultura de entrega-recepcin. Mantener actualizado el Sistema.

Personal Comisionado: Corresponde a estos practicar la captacin de informacin y

realizar las visitas peridicas para su actualizacin.

Dependencias: Deben de proporcionar las facilidades necesarias para que en coordinacin con el personal de Inventarios se realice el levantamiento y revisiones peridicas. 2

Personal Administrativo, Tcnico, Acadmico y de Investigacin:

Corresponde a estos, proporcionar la informacin sobre la identificacin correcta de los bienes, su ubicacin y caractersticas tcnicas al personal comisionado.

Departamento Jurdico: Corresponde a este intervenir en los casos de prdidas o

desaparicin de los bienes de activo fijo, sujetndose a los trmites necesarios para su recuperacin o determinacin de responsabilidades.

Departamento de Mantenimiento y Construccin: Es la obligacin de este

Departamento, proporcionar la informacin necesaria de las obras que bajo su direccin o supervisin se realicen, ello con el fin de proceder a su inventario al momento de su terminacin. Debiendo participar adems en la dictaminacin de bajas por obsolescencia y deterioro de bienes inmuebles.

1.4 Fases del sistema

El Sistema de Captacin y Control de Bienes Patrimoniales, consta de las siguientes fases: a) b) c) d) e) f) g) h) i) Levantamiento. Conciliacin. Revisin. Procesamiento de datos. Emisin de resguardos y etiquetas. Pegado de etiquetas. Firma de resguardos. Archivo. Envo de copias de resguardos.

Levantamiento: Consiste en la localizacin y toma de datos del bien, asignndole a cada uno un nmero fijo e intransferible para su control. El inventario de los bienes de activo fijo Universitario, lo practica el personal que se designe para tal efecto por el Departamento de Inventarios en coordinacin con los jefes de Departamentos y/o Dependencias. Los datos se tomarn en fichas de captacin elaboradas de acuerdo a un programa de computacin. Cuando los bienes adquiridos lleguen al Almacn General, se registrar su alta antes de ser entregado al usuario o Dependencia, asignndole el nmero de inventario que le corresponda, emitiendo la etiqueta para ser pegada en el bien, as como el resguardo para su firma. Cuando los bienes adquiridos lleguen directamente a la dependencia, se trasladar personal del Departamento de Inventarios para hacer el levantamiento correspondiente. Si el activo fijo se incrementa por obras de contrato, el inventario se levantar una vez terminada esta, cotejando las existencias con los documentos de entrega. Si el patrimonio Universitario se incrementa por donaciones o convenios, se integrar al Sistema, previo levantamiento que se practique por el personal designado para tal efecto. 3

Conciliacin: Consiste en comparar los datos registrados contra los bienes existentes. Revisin: Consiste en corregir y completar la informacin captada en el levantamiento. Procesamiento de datos: Consiste en capturar en el Sistema de Inventarios la
informacin recabada por el personal comisionado en las fichas de captacin. Hacer correcciones y obtener listados de los bienes de activo fijo concentrados en su memoria.

Emisin de resguardos y etiquetas: El Sistema emite los resguardos de los activos

fijos inventariados con todos los datos que a estos describen. Tambin emite la etiqueta de cdigo de barras con el nmero de inventario.

Pegado de etiquetas: El personal comisionado vuelve al lugar donde recab la

informacin del bien y le pega la etiqueta en un lugar visible para su fcil acceso.

Firma de resguardos: Cuando el bien es inventariado fuera del Almacn General, el personal comisionado le entrega el resguardo del bien inventariado al usuario o al Administrador para que se firme dejndole una copia como comprobante. Cuando el bien es inventariado en el Almacn General, se le entrega el resguardo del bien inventariado a la persona designada por el Departamento de Proveedura para entregar el bien, para que l sea quien recabe la firma de quien le recibe dicho bien. Archivo: La secretaria del Departamento de Inventarios, archiva el resguardo original, acompaado de la ficha de captacin y de una copia de la factura cuando sta ltima est disponible. Envo de copias del resguardo: La secretaria del Departamento de Inventarios
enva una relacin a Secretara Administrativa, de los resguardos que sern enviados en copia a Contabilidad (copia azul) y en listado a Contralora. La copia amarilla se le deja al usuario. La copia rosa se le enva al Administrador. La copia verde se archiva en un consecutivo dentro del Departamento de Inventarios.

2. Levantamiento del Inventario Fsico

2.1 Canales de captacin de los bienes
Los bienes de activo fijo, para fines de inventarios, se considerarn de la siguiente forma: a) Los que ya existen en la UASLP. b) Las nuevas adquisiciones.

2.2 Normas
2.2.1 Unidad inventariable
Se consideran todas las Dependencias y sus partes integrantes para el funcionamiento, cuyo denominador comn sea la asignacin presupuestal.

2.2.2 Marcaje
Se hace por medio de etiquetas de cdigo de barras que consta de un nmero de identificacin del bien, seguido de AA, BB o CC, que identifica la computadora en que se captur y de un consecutivo del bien que nos indica cuantos bienes iguales han sido ya inventariados. Esta etiqueta se adhiere al bien. En aquellos bienes en los que por su tamao, construccin, material o funcionamiento, no sea posible pegar la etiqueta, deber pegarse sta en el resguardo. En caso de ser necesario, se har un marcaje especial y las instrucciones debern ser giradas por el responsable del bien.

Formas de marcaje
a) b) c) d) e) f)

Mobiliario: En la parte superior derecha. Sillas: Debajo del asiento. Maquinaria: Junto a la marca y/o nmero de serie. Aparatos: Lugar visible y de fcil acceso. Vehculos: Debajo del tablero.

Cuando los equipos estn formados por varios componentes y exista la posibilidad de separarlos, se debe de marcar con el mismo nmero cada componente, reproducindose este en las etiquetas que sean necesarias. g) Bienes por lote: Son aquellos que existen en grandes cantidades y que son iguales por sus caractersticas y costo, tales como, sillas, mesas, butacas, etc. En estos casos los bienes se marcarn pegando una etiqueta en cada uno de los bienes, en la cual slo se modificar el folio que dar un consecutivo.

2.3 Procedimiento para el levantamiento del inventario

2.3.1 Levantamiento inicial
1.- Se acuerda el levantamiento inicial. 2.- Se notifica a los Directores, Administradores, Jefes de Dependencia, sugiriendo proporcione todo tipo de facilidades a las brigadas.

3.- El Coordinador del Sistema, celebra reunin con Directores, Administradores o Jefes de Dependencia, para informar objetivos, elaborar plano o distribucin de la Dependencia, acordar calendario de trabajo y fijar ubicacin de inicio y trmino del levantamiento. 4.- El Administrador de la Dependencia designa personal de apoyo, muestra la Dependencia y seala si hay centros de trabajo que dependan de sta. 5.- Las brigadas y personal de apoyo realizan el levantamiento segn manual. 6.- El Administrador, jefe o coordinador de laboratorio, despejan dudas en la nominacin de bienes y en caso de ser necesario, indica donde se debe marcar. 7.- Terminado el trabajo de recabacin de informacin, se remite sta al Departamento de Inventarios para proceder a su captura. 8.- Se procesa la informacin, se emiten etiquetas, resguardos y listados para proceder a etiquetar y recabar firmas de conformidad. 9.- Se hace entrega de copias de resguardos a usuarios y Administradores.

2.3.2 Catlogos
De Bienes: Los bienes existentes en cada uno de los diferentes espacios de la Dependencia, aparecen registrados en un catlogo que comprende ms de 1000 nombres de los diferentes bienes.

3 Manejo de Reportes
3.1 Por nmero de inventario
Muestra un listado consecutivo de todos los bienes inventariados, con fecha de adquisicin, cantidad y rea.

3.2 Por dependencia

Muestra un listado de los bienes que tiene inventariados una Dependencia, con nmero de inventario, fecha de adquisicin, cantidad y costo.

3.3 Por artculo

Muestra un listado de los bienes iguales que tiene inventariados una Dependencia, con nmero de inventario, fecha de adquisicin, cantidad, costo y rea.

3.4 Por rea

Muestra un listado de bienes que posee un rea especfica dentro de una Dependencia, con nmero de inventario, cantidad y costo.

3.5 Por dependencia y fecha de adquisicin

Muestra un listado de los bienes de una Dependencia, ordenados por fecha de adquisicin especfica, con artculo, nmero de inventario, cantidad y costo.

3.6 Substitucin de reportes

Los reportes por inventario, sern renovados anualmente. Los Administradores y Directores que deseen tener un listado especfico antes del ao, podrn solicitarlo al Departamento de Inventarios.

4 Altas de Activo Fijo

4.1 Concepto de alta de activo fijo
a) b) c) d) e) f) Compras a travs del Departamento de Adquisiciones Compras a travs de las Dependencias Donaciones Traspasos Permutas Otros.

4.2 Normas para dar de alta bienes de activo fijo

Los bienes de activo fijo adquiridos a travs del Departamento de Adquisiciones, son dados de alta e incorporados al inventario de la Dependencia correspondiente en cuanto llegan al Almacn General, por lo tanto, los Secretarios o Jefes de las Dependencias, slo tienen que firmar el resguardo que les presenta el Departamento de Proveedura al entregar el bien. Todas las altas por donaciones, traspasos, permutas de los activos fijos, debern ser tramitadas por la Administracin de la Dependencia mediante oficio dirigido al Departamento de Inventarios. Las permutas y las transferencias son dictaminadas por la Secretara Administrativa. El conocimiento oportuno de estos cambios, permite tener actualizados los registros de inventarios.

5 Bajas de Activo Fijo

5.1 Concepto de bajas de activo fijo
a) b) c) d) e) f) g) Obsolescencia Extravo Destruccin Robo Traspaso Permuta Otros.

5.2 Normas para dar de baja bienes de activo fijo

Todas las bajas debern ser del conocimiento de la Secretara Administrativa y del Departamento de Inventarios mediante oficio emitido por el Director y/o Administrador de la SUO. Una vez recibido el oficio en el Departamento de Inventarios, un grupo de auxiliares de Inventarios se desplazarn a la SUO para recoger el mobiliario y/o equipo y llevarlo a resguardar al Almacn de bajas. Este mobiliario y/o equipo ser reubicado en alguna otra SUO que lo requiera, o quedar a disposicin de Delegaciones, diputados, Escuelas o Instituciones rurales o de escasos recursos, Asociaciones de beneficencia, etc., para recibirlos en donacin, previa solicitud dirigida a la Rectora y/o Secretara Administrativa con copia al Departamento de Inventarios. Las prdidas y robos, debern ser notificadas al Departamento Jurdico mediante el acta administrativa correspondiente. Simultneamente, deber informarse a la Secretara Administrativa, a travs de la copia de la misma.

6 Prstamo de Bienes de Activo Fijo

Esta modalidad puede ocurrir entre Dependencias de la UASLP, o Instituciones extra Universitarias, con objetos de ndole acadmica o administrativa. Deber ser previo acuerdo de la Secretara Administrativa.

6.1 Normas para prestar bienes de activo fijo

Las Direcciones de las Dependencias y las Unidades Administrativas, como responsables de los bienes de activo fijo, solicitarn mediante oficio la aprobacin de la Secretara Administrativa para realizar el prstamo de los bienes, tanto del interior de la UASLP, como Instituciones y Dependencias no Universitarias. 8

Los prstamos se harn bajo las siguientes condiciones

a) La Dependencia solicitante debe firmar un documento por el cual se compromete a preservar y cuidar los bienes y a devolverlos en las mismas condiciones en que fueron recibidos. b) La Secretara Administrativa, a travs del Departamento de Inventarios, dar fe previo dictamen del estado de los bienes que se pretenden prestar. c) En ningn caso se podrn prestar bienes en malas condiciones o si el bien est en peligro de destruccin durante el traslado o uso, salvo que la Dependencia solicite este acuerdo.

7 Conciliacin de Registros en las Dependencias

Los Secretarios y Jefes de las Unidades Administrativas, deben verificar peridicamente sus registros, con los listados que les enve la coordinacin del Sistema, para asegurarse que los datos de su inventario coinciden con la informacin del Departamento de Inventarios. En caso de haber discrepancias, se efectan las aclaraciones correspondientes, ya sea por telfono o cuando el caso lo amerite, acudiendo al Departamento de Inventarios con la documentacin comprobatoria. La conciliacin entre el registro de las Dependencias y los reportes de los bienes de activo fijo, son de gran importancia para asegurar el adecuado control de los inventarios.

8 Visitas Peridicas a las Dependencias

Las visitas peridicas a las Dependencias por el Departamento de Inventarios, tendr como objetivos los siguientes: a) Verificar que todos los bienes se encuentren inventariados. b) Asesorar en la actualizacin de su inventario. c) Revisar que todos los bienes cuenten con su etiqueta de cdigo de barras correspondiente en el lugar adecuado y que est legible. d) Incorporar al Sistema todos aquellos bienes que no estn incorporados.

Instructivo para el Llenado de la Ficha de Captacin

Inventario anterior: Cuando el bien ha sido registrado ya ha sido inventariado. Inventario nuevo: Este lo da el sistema al capturar la informacin. Cdigo: Lo emite el sistema y se refiere al nmero que identifica al bien. Nombre: Se refiere al nombre con que se le conoce al bien. Fondo: Se refiere al tipo de fondo con que fue adquirido el bien. Pedido: Se refiere al nmero con que se identifica al pedido que ser surtido por el proveedor. Documento: Es el nmero de Factura. Fecha del documento: Es la fecha de la factura. Costo: Es el valor monetario del bien, ya sea en pesos Mexicanos o en dlares. Grupo: Se refiere al nmero asignado al tipo del bien. Cantidad: Se refiere al nmero de bienes iguales. Especificaciones Marca: Se refiere al fabricante del bien. Serie: Se refiere al nmero de serie que le da el fabricante al bien. Proveedor: Es la persona fsica o moral que surte cualquier tipo de bien o servicio. Descripcin: Se refiere a mencionar caractersticas especficas del bien. Estado Nuevo: Cuando el bien est recin desempacado. Usado: Cuando el bien ya ha sido utilizado. Observaciones: Informacin adicional que describa de forma ms concreta al bien. Dependencia: Se refiere a la Sub Unidad Organizacional. rea: Se refiere al rea que pertenece el bien dentro de la Dependencia.

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Ubicacin: Se refiere al lugar especfico en que se encuentra el bien dentro del rea. Equipo adicional: Cuando el bien necesita de otro u otros bienes para su
funcionamiento.

No. de serie: Se refiere al nmero de serie que le da el fabricante al bien que integra el equipo adicional. Notas: Cualquier comentario que se tenga que hacer con respecto al bien inventariado y
a la facilidad que se haya tenido para realizar el inventario.

Fecha de elaboracin: Es la fecha en que se levanta la ficha de captacin. Elabor: Persona que levant los datos del bien.

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