Sunteți pe pagina 1din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Studiu privind implementarea unui sistem informatic unei firme de distributie

1. INTRODUCERE

Apariia calculatoarelor electronice i constituirea ca tiin a "Informaticii", reprezint al treilea moment important n istoria informaional a omenirii, dup limbaj i tipar. Calculatorul electronic a produs o adevrat revoluie n societatea uman, n ansamblul ei, cu implicaii deosebite n sfera informaional (prin modificarea activitii intelectuale a omului), cu preponderen n activitatea managerial. Dezvoltarea echipamentelor de calcul i ndeosebi a calculatoarelor electronice a contribuit la perfecionarea modelelor economice, ceea ce a fcut posibil apariia sistemelor informatice i de conducere. Utilizarea modelelor economice cu ajutorul sistemelor electronice de calcul a permis formalizarea i adaptarea deciziilor la nivel macro sau microeconomic. n aceste condiii, informatica a devenit un instrument forte de investigare i cunoatere tiinific a fenomenelor i proceselor desfurate n toate domeniile de activitate social, cu implicaii fundamentale n domeniul economic. Indiferent de tipul agentului economic (regie autonom, societate comercial), activitatea de informatic presupune existena unei dotri corespunztoare cu calculatoare electronice i cu personal capabil s proiecteze/utilizeze sisteme informatice specifice activitii agentului economic. Acest cadru tehnico-organizatoric confer activitii de proiectare i realizare a sistemelor informatice un grad ridicat de complexitate, care implic mbinarea cunotinelor de marketing, financiar-contabile cu cele de informatic. Aceast lucrare sintetizeaz cunotinele de baz referitoare la sistemele informatice pentru management, plecnd de la premisa c este dificil conducerea unei organizaii moderne fr un minim de cunotine din domeniul sistemelor informatice, i prezint modul de elaborare al unui sistem informatic adecvat unei firme de distribuie.

Pagina 5 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

O percepie clar a sistemelor informatice este esenial pentru managerii de azi, deoarece majoritatea organizaiilor au nevoie de sisteme informatice performante pentru a supravieui i a prospera. n plus, gestiunea informaiilor a devenit o responsabilitate foarte mare pentru manageri. Acetia sunt interesai n a construi sisteme informatice pentru colectarea informaiilor, nregistrarea, stocarea i procesarea lor, cu scopul de a-i ajuta la realizarea obiectivelor organizaionale. Scopul lucrrii este acela de a pune n eviden toate aspectele realizrii unui sistem informatic adecvat desfurrii activitii unei firme de distribuie. n ceea ce privete coninutul lucrrii, sunt prevzute 5 capitole, primul fiind reprezentat de introducere, respectiv prezentarea lucrrii. Al doilea capitol este alocat prezentrii firmei pentru care este conceput sistemul informatic ct i a prezentrii sistemului su informaional i a componentelor sale. Prin definiie, sistemul informaional al unei organizaii este ansamblul datelor, informaiilor, fluxurilor, circuitelor informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor necesare bunei desfurri a activitii organizaiei. Datele sunt fapte, statistici, opinii sau predicii clasificate pe o anumit baz pentru a fi stocate, procesate sau regsite atunci cnd este necesar. Informaiile, n schimb, sunt date care au relevan pentru nevoile managerilor i contribuie la exercitarea funciilor manageriale. Circuitul informaional reprezint traseul parcurs de informaie de la generarea pn la eliminarea sa, fiind condiionat de o serie de factori cum ar fi: scopul informaiei, capacitatea canalelor de comunicaie. Fluxurile de informaii configureaz traiectoria datelor ntre procese, entitile externe ale sistemului i punctele de stocare a datelor i informaiilor. Entitile externe iniiaz sau primesc fluxurile de informaii. Ele constau din clieni, furnizori, agenii guvernamentale, angajai sau departamente din interiorul organizaiei aflate n afara sistemului informatic existent. n acest context, organizaia poate fi vzut n oricare din urmtoarele trei ipostaze: generator, purttor sau consumator de informaie. Sistemele informaionale sunt clasificate n sisteme care se bazeaz pe utilizarea calculatoarelor sisteme informatice i sisteme care se bazeaz pe prelucrri manuale folosind tehnologii bazate pe hrtie i creion sisteme manuale. Sistemele manuale servesc rezolvrii unor nevoi importante pentru organizaie, dar nu constituie un subiect al lucrrii de
Pagina 6 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

fa, care trateaz sistemele informaionale care se bazeaz pe utilizarea tehnologiei calculatoarelor. n terminologia european, acestea se numesc sisteme informatice i reprezint ansamblul de echipamente conectate ntre ele, care lucreaz mpreun, folosind tehnici i proceduri specifice pentru colectarea, procesarea, stocarea i diseminarea informaiilor, n vederea susinerii proceselor de adoptare a deciziilor, coordonare, control, analiz i monitorizare a activitilor organizaionale. Componena fizic a unui sistem de calcul, programele de calculator aferente mpreun cu reelele de telecomunicaii formeaz infrastructura informatic a unei organizaii. Componena fizica (hardware) a unui calculator const dintr-un ansamblu sau o colecie de dispozitive fizice care alctuiesc sistemul de calcul i este format din ase categorii de componente eseniale: unitatea central, memoria intern (principal), memoria extern (secundar), dispozitivele de intrare/ieire, dispozitivele pentru comunicaii i magistralele de comunicaii interne. Softul poate mri sau diminua performanele unei organizaii, n funcie de instrumentele software selectate i de modul n care sunt folosite. Instrumentele software trebuie s fie uor de nvat de ctre specialitii n informatic din organizaie. Ele trebuie s fie stabile i flexibile, astfel nct s poat fi dezvoltate o dat cu organizaia. Softul (software) const din programe care conin instruciuni ce asigur realizarea controlului operaiilor unui sistem de calcul. Fr soft, un calculator nu poate realiza sarcinile pe care le solicit utilizatorii. Un program de calculator reprezint o succesiune de instruciuni ordonate logic, astfel nct s poat realiza obiectivele pentru care a fost proiectat. Al treilea capitol trateaz aspectele de realizare i proiectare a sistemului informatic, conceperea sistemului, elementelor componente ale acestuia, structura lor i modul de realizare. Datorit complexitii, proiectarea sistemului informatic este descompus n dou etape: Proiectarea de ansamblu; Proiectarea de detaliu. Principalele activiti realizate n faza de proiectare de ansamblu privesc definirea obiectivelor, structura sistemelor informatice, definirea ieirilor, definirea intrrilor, definirea coleciilor de date, alegerea modelului matematic i a programelor aferente, alegerea soluiilor tehnice de realizare, listarea necesarului de resurse. Activitile fazei de proiectare detaliat privesc componentele principale ale oricrui sistem informatic, respectiv baza de date, interfeele (formulare, rapoarte) i programele. Desfurarea acestor activiti nu este secvenial ci, mai curnd, paralel i iterativ. Baza de date trebuie s reflecte specificaiile de proiectare privind formularele i rapoartele din sistem,
Pagina 7 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

iar proiectarea formularelor i rapoartelor nu poate fi finalizat fr ca schema bazei de date s fie clar definit. Totui, baza de date reprezint nucleul oricrui sistem informatic, n jurul su gravitnd celelalte componente, motiv pentru care a fost prezentat mai nti problematica proiectrii bazelor de date. Prin modelarea conceptual a datelor se urmrete construirea unui model al datelor care s asigure transpunerea exact a realitii din domeniul analizat, fr a lua n considerare cerinele specifice unui model de organizare a datelor (cum este modelul relaional), criteriile de calitate privind organizarea datelor, cerinele nefuncionale ale sistemului i criteriile de performan privind stocarea i accesarea datelor. Proiectarea logic presupune organizarea datelor n tabele i coloane, conform regulilor modelului relaional (acesta fiind modelul cel mai popular de organizare a datelor). Modelul fizic al datelor, rezultat n urma proiectrii fizice, este invizibil utilizatorilor i programatorilor. El specific modul de stocare fizic i accesare a datelor, utiliznd facilitile oferite de un anumit SGBD. Proiectarea structurii bazelor de date structura bazei de date reprezint un model al datelor exprimat n concepte specifice unui anumit sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD), lucru ce face ca proiectarea bazei de date s reprezinte transpunerea modelelor conceptuale n termenii unui model al datelor suportat de un anumit tip de SGBD, model ierarhic, reea, relaional, funcional. n capitolul patru este prezentat implementarea sistemului informatic. Aceasta const n realizarea fizic a proiectului folosind diverse limbaje. Sistemul informatic pentru firmele de distribuie este implementat folosind sistemul de gestiune al bazelor de date MS Access, limbajul structurat pentru interogarea bazelor de date relaionale SQL i limbajul orientat pe obiecte i pe evenimente VBA. Tot n aceast parte a lucrrii sunt prezentate rezultatele obinute, mai exact prezentarea sistemului informatic, opiunile oferite de acesta ct i modul de lucru. Capitolul cinci prezint concluziile lucrrii. n ceea ce privete semnificaia i valoarea aplicativ a lucrrii trebuie specificat faptul c ideile reflectate n lucrare au avut i valoare practic, fapt ce se confirm prin utilizarea sistemului informatic de ctre firma de distribuie JADER S.R.L.

Pagina 8 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

2. SISTEMUL INFORMAIONAL AL FIRMEI JADER S.R.L. 2.1. Prezentarea firmei JADER S.R.L. 2.1.1. Forma juridic a firmei S.C. JADER S.R.L. este una din principalele firme de distribuie din Prahova, comercializnd produse nealimentare. Sediul societii este n comuna Drgneti, sat Belciug, judeul Prahova i poate fi schimbat n alt localitate din Romnia, n baza hotrrii asociailor, conform legii. Firma i desfoar principalele activiti la punctul de lucru din localitatea Ploieti, str. Pompelor nr.4; poate avea sucursale, filiale, reprezentane, agenii, situate i n alte localiti din ar sau din strintate. Din punct de vedere juridic, orice afacere aparine uneia dintre urmtoarele categorii: ntreprinztor individual societate de persoane societate cu rspundere limitat cooperativ. Societatea comercial JADER este ncadrat n cadrul societilor cu rspundere limitat. n acest context, cuvntul limitat nseamn c rspunderea asociailor pentru plata datoriilor este limitat la suma cu care au fost de acord s contribuie la capitalul social. n consecin, dac societatea d faliment, bunurile personale ale asociailor nu pot fi confiscate pentru a se plti datoriile contractate. n aceasta const marea atracie exercitat de acest mod de a nfiina o firma. Totui, exist i unele dezavantaje, dup cum se va vedea mai jos. O societate cu rspundere limitat are o personalitate juridic total separat de cea a acionarilor ei. La fel ca o persoan fizic, firma nsi poate ncheia contracte cu alte persoane fizice sau juridice, poate da n judecat sau poate fi dat n judecat i poate fi urmrit n justiie, fr ca acionarii ei s fie implicai n aceste proceduri. Mai simplu spus, odat ce o societate cu rspundere limitat a fost nfiinat, ea exist de drept i va continua s existe un timp nedefinit, chiar dac i nceteaz activitatea, pn cnd se ntreprind aciuni care s duc la lichidarea ei.

Pagina 9 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

O societate cu rspundere limitat poate fi format de cel puin un asociat. Trebuie numit att un director, care s fac parte dintre acionari, ct i un secretar, care poate s nu fie acionar. n cazul unei firme mici, acesta este, de obicei, contabilul sau consilierul juridic. n plus, pentru a putea fi nregistrat, o societate cu rspundere limitat trebuie s elaboreze i apoi s aprobe dou documente fundamentale: contractul de societate i statutul. Contractul de societate stabilete obiectul de activitate al societii. De obicei, obiectul de activitate are o form destul de cuprinztoare pentru a permite firmei ca, pe msur ce se extinde, s-i diversifice gama de produse i servicii pe care le vinde sau le produce. Contractul prezint, n detaliu, capitalul subscris de asociai. Statutul cuprinde reguli suplimentare n funcie de care va fi condus societatea. n multe privine, acesta este similar n coninut, dar nu i ca stil de redactare, cu unele pri din contractul societilor de persoane. Avantajele oferite de o societate cu rspundere limitat: Rspundere financiar limitat Un prestigiu mare sau o imagine bun Structura conducerii societii este bine definit Activitatea nu este afectat dac asociaii mor sau dau faliment Transferul sau achiziia de pri sociale se poate face ntr-un mod simplu. Dezavantajele pe care le prezint o societate cu rspundere limitat: Rspunderea limitat tinde s-i piard din importan, deoarece, n ultimul timp, tot mai multe instituii care acord mprumuturi pretind garanii personale din partea directorilor i asociailor principali Constituirea societii poate fi costisitoare Firma va trebui s publice rezultatele financiare, ceea ce nseamn c vor putea afla concurenii care au fost vnzrile, costurile, activele i pasivele pe anul care a trecut Activitatea poate fi nceput doar dup ce societatea s-a constituit n mod corespunztor. Asociatul unic al societii este Marcu Vasilica iar firma este reprezentat n relaiile cu terii de ctre Marcu Liviu Bogdan, n calitate de administrator. Capitalul social subscris este de 5.000 lei n numerar.

Pagina 10 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Capitalul social este divizat n 500 de pri sociale egale n valoare nominal de 10 lei fiecare. n toate actele, facturile, anunurile, publicaiile i alte acte emannd de la societate, denumirea societii va fi precedat sau urmat de cuvintele societate cu rspundere limitat sau de iniialele S.R.L., de capitalul social i de codul unic de nregistrare. Durata societii este nelimitat, cu ncepere de la data nregistrrii la Camera de Comer i Industrie, 12.11.2001.

2.1.2. Obiectul de activitate Firma i desfoar activitatea n conformitate cu legile romne i cu statutul societii. Obiectul de activitate al societii, conform statutului n baza cruia firma s-a nfiinat n data de 12 noiembrie 2001 este urmtorul: Comer cu ridicata (cu excepia autovehiculelor i motocicletelor) Comer cu ridicata al produselor alimentare, al buturilor i al tutunului Comer cu ridicata al zahrului, ciocolatei i produselor zaharoase Comer cu ridicata cu cafea, ceai, cacao i condimente Comer cu ridicata nespecializat al produselor alimentare, buturilor i tutunului Comer cu ridicata al bunurilor de consum, altele dect cele alimentare Comer cu ridicata al altor bunuri de consum nealimentare Comer cu ridicata al produselor intermediare neagricole i al deeurilor Comer cu ridicata al produselor chimice admise de lege. Domeniul principal de activitate al societii este : Comer cu ridicata (cu excepia autovehiculelor i motocicletelor) Comer cu ridicata al bunurilor de consum altele dect cele alimentare 5145. Comer cu ridicata al altor bunuri de consum nealimentare. Conform statutului, S.C. JADER SRL se regsete din punct de vedere al obiectului activitii n domeniul comerului. Din varietatea de forme n care se poate practica aceast latur a economiei, s-a optat pentru comerul en-gross, concretizat prin ceea ce se numete distribuie.
Pagina 11 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

DISTRIBUIA reprezint repartizarea uniform a unuia sau a mai multor produse venite de la furnizori printr-o magistral de aprovizionare ctre clienii finali, prin reeaua proprie.

2.1.3. Activitatea curent De la nceputul activitii pn la sfritul anului 2002 firma a funcionat ca microntreprindere, iar n anul 2003 a devenit macrontreprindere (conform bilanului de la sfritul anului 2002, firma avea o cifr de afaceri de 1.658.780 lei). Cifra de afaceri a crescut continuu nc de la nfiinarea firmei estimndu-se ca n anul 2006 aceasta s ajung la valoarea de 6.000.000 lei. Evoluia cifrei de afaceri n perioada 2001 2005 conform situaiilor financiare ntocmite este afiat n figura 2.1.
NOV.2001 DEC.2001 IAN.2002 DEC.2002 IAN.2003 DEC.2003 IAN.2004 reprezentat pe DEC.2004 IAN.2005 DEC.2005

5,000,000.00 4,000,000.00 Fig.2.1. Evoluia cifrei de afaceri a firmei JADER S.R.L. PERIOADA CIFRA DE AFACERI 3,000,000.00 NOV.2001 - DEC.2001 125,678.91 2,000,000.00 IAN.2002 - DEC.2002 1,658,780.05 Firma este pltitoare de TVA i de impozit pe profit. IAN.2003 - DEC.2003 2,592,478.64 1,000,000.00 IAN.2004 - DEC.2004 3,924,789.23 Portofoliul firmei cuprinde n totalitate produse nealimentare, fiind bine 0.00 IAN.2005 - DEC.2005 5,000,000.00 CIFRA DE sectorul cosmetic-chimic. AFACERI

Aprovizionarea se face sptmnal, cea mai mare parte a furnizorilor asigurnd transportul produselor proprii ctre depozitul firmei. Furnizori: PRODCOM T. produse chimice de uz casnic ROMIRA COSMETICS cosmetice (Geroroyal), detergeni (MAX) PRESTIGE TRADING cosmetice (Loncolor) TORDAI HAIR COSMETICS - cosmetice (Kallos) GEROCOSSEN cosmetice (Gerocossen) PATRIAPLAST mase plastice OVERSEAS detergeni (Interstar) MERT - spunuri EROSTAR - detergeni (Benfatto) RESOURCE - cosmetice (Nivea)
Pagina 12 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Din punct de vedere al organizrii, firma i desfoar activitatea pe raza a trei judee (PRAHOVA, BUZAU, DMBOVIA). La momentul actual suportul logistic este asigurat de trei autoutilitare DACIA, o autoutilitara DAMAS, o autoutilitara MERCEDES, dou autoturisme DACIA, dou autoturisme MATIZ, un autoturism CIELO, un autoturism FIAT PUNTO i dou autoturisme VOLSWAGEN GOLF. Pentru un autoturism CIELO, un autoturism FIAT PUNTO i dou autoturisme VOLSWAGEN GOLF se pltesc lunar rate, acestea fiind achiziionate n sistem leasing. Din punct de vedere al clienilor, firma lucreaz cu aproape toi clienii care pot oferi spre desfacere produsele comercializate. Ca numr, firma colaboreaz cu aproape 1000 de societi comerciale, lucrul cu acestea fcndu-se pe baz de precomenzi. n funcie de anumii parametrii, sunt oferite termene de plat variate i discounturi, comenzile fiind onorate n maxim 48 de ore. Att gestiunea ct i situaia soldurilor sunt realizate prin reea computerizat, fapt ce ofer posibilitatea de a fi la curent n orice moment cu situaia economico-financiar a firmei.

2.1.4. Situaia organizatoric Principalele structuri care apar n organizarea intern a activitii firmei sunt: departamentul financiar contabil, departamentul aprovizionare desfacere i departamentul resurse umane, dup cum se vede n figura 2.2.

Asociat unic Director Fig.2.2. Organigrama firmei JADER S.R.L. general


Compartimentul financiar contabil reprezint unul din centrii nervoi ai firmei, al Baz de transp. Analiz ec-fin. Marketing intern, compartimentul financiar contabil prezint informaii cu privire la gestionarea financiar a patrimoniului firmei, iar pe plan extern permite informarea terilor, inclusiv a statului despre rezultatele economico financiare ale societii. Salarizare Depozite Vnzri Preuri

Dep.fin.-contabil

Aprov.-desfacere

Resurse umane

Pagina 13 din 146

Instruirea pers.

Aprovizionare

Contabilitate

crui rol este de a dirija i regla relaiile economice interne i externe ale acesteia. Pe plan

Evaluarea pers.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

O delimitare clar i precis ntre serviciul financiar i serviciul contabilitate nu se poate efectua datorit faptului c exist anumite operaiuni contabile i financiare care sunt strns legate intre ele. Principalele seciuni ale organizrii activitii financiare existente n cadrul S.C. JADER S.R.L. sunt reprezentate de previziunea financiar, ordonanarea actelor de ncasri i pli, salarizare, asigurarea resurselor financiare necesare ndeplinirii programului economic, achitarea obligaiilor fa de buget, bnci i alte persoane juridice i fizice, i de inere la zi a evidenei informaiilor financiare. Seciunile serviciului contabilitate sunt: Contabilitatea capitalurilor efectuarea lucrrilor contabile ce privesc nregistrarea operaiunilor legate de capitalurile firmei cum ar fi: constituirea societii, modificarea capitalului social, constituirea i utilizarea rezervelor, fondurilor proprii cu scop determinat, provizioanelor reglementate, diferenelor din reevaluare, rezultatului reportat, provizioane pentru riscuri i cheltuieli, credite bancare pe termen mediu i lung; Contabilitatea activelor imobilizate nregistrarea i evidenierea tuturor operaiilor contabile legate de intrarea, amortizarea i ieirea activelor imobilizate; aceast seciune se mparte n dou subseciuni: Contabilitatea imobilizrilor corporale Contabilitatea imobilizrilor necorporale i financiare; Contabilitatea stocurilor de mrfuri reprezint domeniul cel mai important al activitii contabile din cadrul S.C. JADER S.R.L. deoarece furnizeaz informaii referitoare la situaia i micarea stocurilor. De menionat este faptul c pentru evaluarea mrfurilor ieite se utilizeaz metoda F.I.F.O. primul intrat primul ieit, conform creia bunurile ieite din gestiune se evalueaz la costul de achiziie al primei intrri, iar pe msura epuizrii lotului, stocurile ieite se evalueaz la costul de achiziie al lotului urmtor n ordine cronologic. Contabilitatea decontrilor cu terii evideniaz operaiile contabile generate de relaiile de decontare cu furnizorii pentru aprovizionrile de bunuri materiale, lucrri i servicii prestate; cu debitorii unitii pentru creanele comerciale legate de vnzarea de mrfuri; decontarea cu salariile cuvenite angajailor; decontarea impozitelor i taxelor datorate bugetului de stat i bugetelor locale;
Pagina 14 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Contabilitatea trezoreriei reprezint partea din serviciul Contabilitate unde are loc nregistrarea n contabilitate i evidenierea operaiunilor de ncasri i pli efectuate att prin conturile de la bnci ct i prin casieria unitii. Toate aceste seciuni ale serviciului Contabilitate sunt realizate de trei persoane autorizate n acest sens i sunt coordonate de ctre un contabil ef, post de conducere ce necesit cunoaterea att a practicii contabile ct i a celei financiare. Forma de contabilitate practicat de Compartimentul financiar contabil al S.C. JADER S.R.L. este o adaptare a contabilitii pe jurnale prin folosirea echipamentelor electronice de calcul (calculatoare, imprimante, program informatic specific). Schema formei de contabilitate pe jurnale poate fi observat n figura 2.3.

DOCUMENTE JUSTIFICATIVE

Fig.2.3. Schema formei de contabilitate pe jurnale


PRELUARE, VERIFICARE, CONTARE

Compartimentul aprovizionare desfacere se afl n strns legtur cu cel financiar contabil deoarece pentru a se face aprovizionarea cu mrfuri i pentru stabilirea diferitelor NREGISTRARE strategii de vnzare este necesar studiul SISTEMATIC vnzri. rapoartelor de Ca i n cadrul compartimentului financiar contabil, nici aici nu se poate face o delimitare clar ntre cele dou servicii, aprovizionare i desfacere, acestea fiind strns legate ntre ele. PENTRU EVIDENA
ANALITICA FIE I SITUAII SITUAII PENTRU DEBITUL UNOR CONTURI JURNALE PENTRU EVIDENTA SINTETIC, UNEORI I ANALITIC CRONOLOGIC I

Nu se poate spune precis crui serviciu aparine depozitul de mrfuri (aprovizionare sau desfacere), angajaii din aceast seciune ocupndu-se att de stabilirea necesarului de marf,
CENTRALIZARE vnzri, ct i de livrarea mrfurilor ctre clienii firmei. n cadrul CENTRALIZARE I conform rapoartelor deI

acestei seciuni a compartimentului aprovizionare desfacere sunt patru angajai: trei gestionari i un gestionar ef. Gestionarul ef stabilete aprovizionarea cu mrfuri necesare n vederea
CENTRALIZARE I VERIFICARE realizrii obiectului de activitate, fundamentnd necesarul de aprovizionare pe baza rapoartelor

VERIFICARE

VERIFICARE

de vnzri i de stoc, verific mrfurile primite de la furnizorii firmei conform facturilor


CARTEA MARE

primite de la acetia, ulterior semnnd nota de intrare recepie ntocmita n cadrul BALANA CONTURILOR departamentului financiar contabil, verific mrfurile ce ies din depozit pentru a ajunge la
GRUPARE I CENTRALIZARE clienii firmei astfel nct marfa sa fie conform documentelor de ieire (aviz de nsoire a BILAN CONTABIL Pagina 15 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

mrfurilor sau factur) i coordoneaz activitatea celor trei gestionari care se ocup de aranjarea mrfurilor n pachete conform comenzilor primite de la agenii de vnzri. De la depozit marfa este preluat de ctre oferii firmei care ulterior o livreaz ctre clieni. oferii trebuie s pstreze o legtura strns cu agenii de vnzri pentru a le comunica acestora condiiile n care marfa a fost livrat ctre clieni, dac au fost sau nu probleme n momentul livrrii (exist cazuri cnd marfa este refuzat de ctre client sau acesta refuz s emit instrument de plat pentru mrfuri datorit lipsei de disponibiliti). Att oferii ct i agenii de vnzri trebuie s ntocmeasc zilnic foi de parcurs i ordine de deplasare, documente pe care le nmneaz inginerului bazei de transport. Tot acestuia i aduc la cunotin i eventualele probleme privind funcionarea, utilizarea i exploatarea n deplin siguran a mijloacelor de transport, pentru prevenirea i eliminarea ntreruperilor datorate defeciunilor n funcionarea acestora, ct i necesitatea efecturii operaiilor de ntreinere, revizii i reparaii. Fora de vnzare este format din opt ageni de vnzri i doi supervisori. Agenii de vnzri sunt cei care formeaz puntea de legtur ntre firm i clieni, ei sunt cei care se ocup de vnzarea efectiv a mrfurilor i de ncasarea contravalorii acestora. Activitatea acestora este coordonat i controlat de ctre cei doi supervisori. Seciunea marketing se ocup cu studierea pieelor de desfacere, de contractarea de produse cu beneficiarii i de stabilirea diverselor strategii menite creterii vnzrilor totale (n general) sau a produselor greu vandabile (n particular). Compartimentul resurse umane are ca principale sarcini stabilirea necesarului de personal pe meserii i profesiuni, selecionarea i ncadrarea personalului conform calificrii, organizarea formelor de perfecionare a pregtirii profesionale, asigurnd orientarea profesional pentru meseriile specifice sau a altor activiti de ridicare a nivelului profesional, evidenierea timpului lucrat al salariailor, pe baza foilor colective de prezen. Tot n cadrul acestui compartiment se realizeaz examinarea reclamaiilor i propunerilor fcute de salariai n vederea mbuntirii activitii i informarea acestora asupra modului de rezolvare. Activitile din cadrul tuturor compartimentelor sunt coordonate i controlate de ctre directorul general, funcie care n cazul societii JADER S.R.L. este ndeplinit de ctre administratorul societii.

Pagina 16 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Relaiile de serviciu ntre persoanele ncadrate n munca n cadrul societii sunt relaii de ierarhie administrativ i relaii de subordonare operativ, stabilite prin organigrama societii. n cadrul relaiilor de ierarhie administrativ, fiecare salariat este subordonat direct unui singur ef ierarhic, conform schemei de organizare a societii.

2.1.5. Aspecte privind evoluia n perspectiv a societii comerciale JADER S.R.L. Echipa managerial aflat la conducerea S.C. JADER S.R.L. i propune efectuarea unor lucrri de investiii avnd drept scop creterea cifrei de afaceri i modernizarea firmei. Pentru a crete cifra de afaceri va fi mrita piaa de desfacere a mrfurilor prin acapararea clienilor din judeele Arge, Braov i Ialomia, ncepnd din luna iulie 2006, i din alte judee din anul 2007 (prin deschiderea altor puncte de lucru). n scopul realizrii acestui obiectiv, firma i propune achiziionarea de noi autoturisme i a unei autoutilitare cu o capacitate de ncrcare mai mare pentru a putea fi asigurat transportul de mrfuri de la furnizori i ntre depozitul central i celelalte puncte de lucru. Un alt obiectiv al politicii de investiii este achiziionarea de echipamente moderne de calcul pentru transmiterea n timp real a comenzilor de mrfuri i ulterior pentru a menine o legtur permanent ntre punctele de lucru i depozitul central. Pentru o imagine profesional, agenii de vnzri vor fi dotai cu sisteme de calcul portabile, cu ajutorul crora vor prelua de la clieni comenzile de mrfuri, eliminnd prezentarea produselor cu ajutorul pliantelor. n acest sens este necesar implementarea unui nou sistem informatic, cel pe care l utilizeaz firma n momentul actual neputnd fi adaptat la cerinele actuale. Acest sistem informatic va fi realizat de ctre utilizatorul final deoarece aceast metod prezint importante avantaje pe care le aduce organizaiei: Determinarea mai bun a cerinelor informaionale. Cnd utilizatorii realizeaz singuri propriul sistem informatic, se bazeaz mai puin pe ajutorul specialitilor n domeniu pentru analiza cerinelor i, ca atare, eventualele erori de interpretare se vor diminua considerabil; Implicarea i satisfacia utilizatorilor. Utilizatorii vor utiliza mai bine sistemul, dac acesta este proiectat i realizat de ctre ei; Utilizatorii exercit controlul asupra procesului de dezvoltare a sistemului informatic. Existena instrumentelor software d posibilitatea utilizatorilor de a avea un rol mai activ n
Pagina 17 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

procesul de realizare a sistemului. Ei pot realiza aplicaii ntregi sau cu asisten minimal din partea specialitilor n domeniu. Utilizatorii joac un rol esenial n crearea aplicaiilor; Reducerea sarcinilor nerezolvate. O parte din aplicaiile nerezolvate pot fi transferate de la specialitii n domeniul sistemelor informatice utilizatorilor finali. n felul acesta se poate obine o cretere a productivitii realizrii unui sistem informatic. Reducerea timpului de livrare a aplicaiei. Considernd c utilizatorul posed experien pentru a realiza proiectul cu succes, se poate evita implicarea specialitilor TI. Proiectul poate fi iniiat peste noapte i n funcie de complexitatea proiectrii poate fi realizat n cteva ore sau cteva sptmni. Cu ct sistemul este pus mai repede n funciune, cu att organizaia poate obine mai multe avantaje. Este eliminat din faza de analiz a sistemului activitatea de identificare i formalizare a cerinelor utilizatorilor. Utilizatorii sunt adesea incapabili s-i exprime verbal cerinele cu acelai grad de claritate cu care le pot percepe. n realizarea sistemului informatic de ctre utilizatorul final, analistul i utilizatorul sunt aceeai persoan. Aceasta faciliteaz transformarea rapid a cerinelor utilizatorului ntr-un prototip de lucru. Unele probleme de implementare pot fi eliminate prin transferarea procesului de implementare la utilizator. Adesea probleme de comunicare ntre analist i utilizatori apar n timpul etapei de implementare. n cazul realizrii unui sistem informatic de ctre utilizatori, utilizatorul este familiarizat imediat i n detaliu cu modul de operare al sistemului informatic i-l poate utiliza cu minim de efort i timp. Avantajul final al dezvoltrii sistemului informatic de ctre utilizatori este o consecin a celor trei avantaje anterioare i anume costul sczut al dezvoltrii. Reducerea timpului i a resurselor organizaiei duce la o reducere semnificativ a costurilor pentru organizaie.

2.2. Prezentarea sistemului informaional 2.2.1. Informatizarea o caracteristic a economiei moderne Pragul mileniului III este dominat de schimbrile produse n planul informaiei i al comunicrii. Revoluiile tehnologice la care asistm (sau despre care aflm) de cteva decenii conduc rapid la o societate informaional (bazat pe informaie i cunoatere) precum i la eliberarea barierelor de comunicare. Societatea planetar se schimb, economiile naionale se schimb, ntreprinderile de asemenea, oamenii la rndul lor ca mentaliti i mod de via.
Pagina 18 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Indiferent de sistemul economic, nici o ar nu poate ignora aceast for colosal de remodelare socio-economic, dect cu riscul de a rmne n preistorie. n aceast micare global care consolideaz dominaia tehnologiilor informatice i de comunicare, i firmele romneti se confrunt cu provocarea de proporii pe care o reprezint schimbarea paradigmei informaionale i de comunicare. Problema nu este teoretic; nici ipotetic. n cei zece ani de tranziie multe uniti economice au prsit scena. Altele sunt sufocate, multe se zbat n incertitudine. Au aprut, ns, i noi actori economici, n ramuri tradiionale sau n noi cmpuri de activitate. Muli dintre acetia dovedesc o capacitate superioar de adaptare ntr-un mediu n care informaia i comunicarea urc vertiginos n ierarhia argumentelor concureniale. ntr-o societate informaional exist schimbri de substan ale modului de existen a informaiei: Cmpul de informaii care pot fi puse n micare (n circulaie) s-a extins spre infinit, n timp ce enorma varietate a mijloacelor disponibile multiplic diversitatea soluiilor posibile; Spre deosebire de sistemul mainist tradiional, protezele intelectuale de astzi (calculatoarele, de pild) nu sunt specializate. Transferarea ctre computer a unor proprieti ale creierului uman permite ncredinarea ctre main a unui numr mare de decizii rezervate, pn mai ieri, indivizilor umani; Informaia circul quasi instantaneu, indiferent de distan, i poate fi stocat n cantiti uriae, cu preuri derizorii pentru ambele operaiuni. Problema stocajului de informaii este generat de urmtoarele aspecte: creterea volumului de informaii susceptibile de a fi stocate; multiplicarea formelor de stocaj; posibilitatea distribuirii geografice a stocajului; generalizarea depozitelor al cror scop este de a permite accesul la alte depozite de informaii. Tehnologiile informaionale contribuie la apariia simultan a muzeului i efemerului. Altfel spus, informaia n lumea modern ajunge rapid n zona de tezaurizare istorica, iar valoarea sa se epuizeaz cu rapiditate. Asistm, de asemenea, la apariia unei duble concurene/ complementariti ntre limbajele dominante ale civilizaiei actuale: limbajul scris, limbajul vizual, limbajul electronic. Aceste limbaje prelucreaz i organizeaz n mod diferit realitatea: ele se concureaz ntr-o relaie de complementaritate.
Pagina 19 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Tehnologiile informaionale conduc la o cretere spectaculoas a complexitii sistemelor. Ele permit o mare varietate de arhitecturi, tratarea poate fi centralizat sau distribuit, o anumit funcie (parte) a sistemului, poate fi deschis sau nchis etc. Ca o concluzie, aceste tehnologii stau la baza unor construcii greu de neles, a cror baz de cunotine se transmite cu dificultate chiar i ntre specialiti. Este vdit c, n condiiile revoluiei informaionale, expansiunea i circulaia informaiilor poteneaz materia prima pentru inovaii de tot felul. Abundena informaiilor, transgresivitatea lor dintr-un domeniu n altul, posibilitatea ca o persoan sau un grup mic de persoane s aib acces la informaii variate, multe n timp real, sporete potenialul inovativ al speei umane, n genere. Acest suport relaional este consolidat pn la limite greu de ntrezrit de baza tehnologic n continu perfecionare. Nu numai c informaiile sunt mai numeroase, mai diverse, pot fi obinute de tot mai multe persoane, dar componentele moderne prelund funcii ale creierului uman prelucreaz, organizeaz, structureaz, combin aceste informaii ntr-un numr infinit de combinaii, multiplicnd la modul concret capacitatea intelectului uman. Prin noua paradigm informaional-comunicaional capacitatea creativ i de inovare a fiinei umane face un salt calitativ. Aceste aprecieri generale pot fi mai bine ancorate n concret dac le filtrm prin universul ntreprinderii. De mai mult vreme, n economiile dezvoltate se particularizeaz o sub-populaie de ntreprinderi denumit a ntreprinderilor inovative. Fr a fi riguros surprins conceptual i statistic, aceast categorie include firme dinamice, deschise spre inovare, capabile s opereze modificri sistemice pe ntreaga filier a produsului sau serviciului de la concepie la vnzare. n viaa noastr de zi cu zi, calculatoarele sunt ceva obinuit, ba chiar indispensabil n unele cazuri. Se poate spune, pe drept cuvnt c trim ntr-o societate informatizat. n zilele noastre, ntlnim calculatoare peste tot, de la firmele mici, care i in evidenele cu ajutorul unui PC i pn la companiile multinaionale. Peste tot sunt calculatoare, legate eventual ntre ele i formnd astfel reele de calculatoare. Toate acestea se datoreaz faptului c ne dm seama din ce n ce mai mult c PC-ul ne uureaz munca. Dar trebuie subliniat faptul c un calculator este de fapt o mainrie care prelucreaz o serie de informaii pe care i le dm. Informaia, este elementul esenial din acest ntreg lan. De fapt, n practic ntlnim, printre altele, dou concepte legate de aceasta i anume sistemul informaional i sistemul informatic.

Pagina 20 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

2.2.2. Sistemul informaional al firmei Un sistem informaional este ansamblul datelor, informaiilor, fluxurilor, circuitelor informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilirea i realizarea obiectivelor societii. Sistemul informaional al firmei se impune ca un subsistem vital al acesteia. Vital ntruct o entitate economica orict de simpl (asemeni organismelor vii) nu poate funciona fr un sistem (o structur, o reea) informaional, orict de rudimentar ar fi acesta. Modalitatea de evaluare a sistemului informaional al firmei este apropiat de cea anatomic: sistemul exist n mod natural n organism (cum ar fi, de pild, sistemul sanguin); parametrii si de stare i de funcionare pot fi descoperii n urma unor cercetri n adncime. Tot aa, prin analogie, orice firm din momentul nfiinrii sale ca entitate juridic dispune de schia unui sistem informaional. Acesta se dezvolt n timp, face parte din nsi istoria firmei. Etapele de cretere ale firmei i, atunci cnd este posibil, de decalaj calitativ pozitiv n raport cu ntreprinderi concurente, focalizeaz atenia spre aspectul constructiv, de proiectare i realizare a sistemului. Scopul sistemului informaional este acela de transmisie a informaiilor ntre diferite elemente. n cadrul unei uniti economice acest obiectiv se materializeaz n asigurarea cu informaii a persoanelor de conducere, pentru fundamentarea deciziilor acestora, i transferul deciziilor respective la persoanele executante. Deci, la baza sistemului informaional sunt elementele originare, datele i informaiile, urmtorul nivel de articulare a sistemului fiind circuitele i fluxurile informaionale. Colectarea, transmisia i prelucrarea datelor se preteaz foarte bine la automatizare, sau mai bine zis, la informatizare, o mare parte a activitilor desfurate n cadrul sistemului informaional putnd fi realizate automat. De exemplu, n locul transportului manual al documentelor de la un compartiment la altul se poate recurge la transportul electronic al datelor pe cablu (folosindu-se o reea local de calculatoare). Centralizarea datelor, adic alctuirea fiierelor cumulative din mai multe documente primare, se poate realiza foarte repede i sigur cu ajutorul tehnicii de calcul. Informaiile care sunt stocate n depozite pline de dulapuri pot fi accesate la o singur apsare a butonului mouse-ului. Prin urmare, n cadrul sistemului informaional, o serie de activiti se pot desfura automat, cu ajutorul tehnicii de calcul. Aceast parte a sistemului informaional care folosete pentru manipularea informaiilor tehnica electronic de calcul o reprezint sistemul informatic.
Pagina 21 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig.2.4. Locul sistemului informatic in sistemul informaional

Sistemul informaional Sistemul informatic

Datele i informaiile Informaia reprezint suportul material al deciziei. Informaiile pe care le primesc managerii influeneaz semnificativ deciziile luate de acetia care, la rndul lor, influeneaz Activitile informaionale automatizate activitile ntreprinse n organizaie, aceasta determinnd succesul saumanuale) firme. Totalul activitilor informaionale (automatizate i eecul unei Procesul de dobndire a informaiilor ncepe prin culegerea anumitor fapte sau statistici, care se numesc date. Acestea sunt culese, analizate, prelucrate n diferite modaliti, fiind preschimbate n informaii. De exemplu, managerii culeg date privind salariile pe care le primesc angajaii n diferite sectoare de activitate pentru a dobndi informaii legate de modul n care pot s stabileasc salarii competitive, precum i date despre aspectele demografice ale clienilor pentru a dobndi informaii privind cererea viitoare de produse. Din punct de vedere al funciilor pe care le ndeplinete informaia n procesul economic, sunt identificate cinci ipostaze, a cror detaliere susine activiti distincte ale ntreprinderii: informaia factor de producie; informaia apare ca rezultant a activitilor de inovare i de capitalizare a experienei de producie; informaia suport al proceselor de analiz-decizie-control; informaia resurs intangibil a firmei; informaia este considerat un activ al firmei; cu utilitate specific, implicnd procese complexe de organizare i costuri semnificative; informaia forma de reprezentare i capitalizare a cunoaterii organizaionale; informaia mediu al comunicrii i integrrii organizaionale; n literatura de specialitate sunt definite mai multe tipologii aplicabile informaiei. Informaiile pot fi organizate dup urmtoarele criterii i tipologii: dup modul de exprimare: informaii orale, scrise i audio-vizuale; dup gradul de prelucrare: informaii primare (de baz), intermediare i finale; dup direcia vehiculrii: informaii cu sens descendent, ascendent i orizontal; dup modul de organizare a nregistrrii i prelucrrii: informaii tehnico-operative, de eviden contabil, statistice;
Pagina 22 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

dup provenien: informaii exogene i endogene; dup destinaie: informaii interne i externe; dup obligativitatea pentru adresant: informaii imperative i nonimperative; dup natura informaiei: informaie tiinific, tehnologic, tehnic, economic, financiar, politic, de marketing, juridic, social, sociologic, etc.; dup natura proceselor reflectate: informaii privind activitatea de cercetare-dezvoltare, comercial, de producie, financiar-contabil, de personal. Informaiile au o anumit valoare, n funcie de avantajul care poate fi obinut de organizaie prin folosirea lor. Valoarea informaiilor este determinat de o serie de factori cum ar fi: oportunitate, respectiv obinerea informaiei n timp real, deoarece ntrzierea lurii unor decizii creeaz perturbaii n cadrul sistemului organizaional; actualitate, informaia trebuie s fie actual n momentul transmiterii; relevana, const dintr-o informaie clar i concis, care s asigure exprimarea sintetic i clar a mesajului informaional, n caz contrar aprnd ambiguiti, confuzii, pierderi de timp n descifrarea mesajului; realism, const n calitatea informaiei de a reflecta realitatea aa cum este; dinamism, respectiv reflectarea situaiilor, a faptelor n evoluia lor; complexitate nseamn informaie complet care identific toi factorii cheie a unei probleme; fiabilitate, adic extragerea i conservarea informaiei semnificative pentru trecutul, prezentul i perspectiva sistemului productiv, n caz contrar aprnd lips de continuitate, inconsecven decizional. Valoarea ateptat a informaiilor este comparat cu costul ateptat pentru obinerea acestor informaii. De aceea este necesar un proces de evaluare a informaiilor, prin care se stabilete dac se justific sau nu efortul depus pentru obinerea informaiilor. Circuitele i fluxurile informaionale Circuitul informaional reprezint traseul parcurs de informaie de la generarea pn la eliminarea sa, fiind condiionat de o serie de factori cum ar fi: scopul informaiei, capacitatea canalelor de comunicaie. Fluxul de informaii se refer la desfurarea unei anumite operaiuni, aciuni sau activiti. Se caracterizeaz prin: coninut, volum, frecven, calitate, form, suport, proces de obinere i cost.
Pagina 23 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

De cele mai multe ori, o activitate economica sau de alt natura este nsoit de un flux informaional (de informaii). De exemplu, n cadrul unei uniti economice care desfoar o activitate productiv ntr-un anumit domeniu, orice operaie de prelucrare este consemnat ntrun document, pe baza cruia se ine evidena activitii desfurate. Prin urmare, n paralel cu operaiile de prelucrare, n unitatea economic respectiv au loc i fluxuri de documente i, deci, fluxuri de informaii (deoarece documentele sunt purttoare de informaii). Fluxurile informaionale nu au loc numai n cadrul unitilor economice ci i ntre acestea i mediul extern. Sistemul de comunicaii constituie un ansamblu de elemente care permite transmiterea unui mesaj de la un emitor la un receptor. Aa cum se vede n figura 1, schema clasic a unui sistem de comunicaii implic existena unui emitent, a unui purttor de informaie i a unui receptor.

Fig.2.5. Schema unui sistem de comunicaii

Emitent

Purttor de informaie

Receptor

ntreprinderea poate fi vzut n ipostaza oricruia dintre cele trei elemente ale sistemului de comunicaii: generator, purttor i consumator de informaii. ntreprinderea generator de informaie Cea mai simpl observaie evideniaz aptitudinea particular a firmei comerciale (agentului economic) de a produce informaii. Prin prezena sa n mediul economic, prin comportamentul su, prin produsele i serviciile pe care le realizeaz, ntreprinderea creeaz informaii unele cu caracter spontan, altele ca suport (nsoitor) al unor activiti principale. n acelai timp, ntreprinderea deine un sistem (mai dezvoltat sau mai simplu, n funcie de complexitatea sa de ansamblu), care produce informaii n mod sistematic, organizat. De regul, n elaborarea acestor structuri informaionale sunt angajate servicii i persoane specializate. n acest context, sunt identificate cinci categorii de informaii: informaii despre starea ntreprinderii; informaii necesare la nivelul de ansamblu al societii comerciale sau pe proiecte individualizate;

Pagina 24 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

informaii pentru instituii exterioare societii, cu atribuii de eviden, urmrire i control; informaii destinate ncunotinrii acionarului asupra principalelor elemente de diagnostic i evaluare privind societatea; informaii cu destinaie public, de natur preponderent comercial. Informaiile de stare provin, n proporie majoritar, din studii, sinteze, analize denumite generic analiz economic. Fie c are un caracter de regularitate, fie c este realizat n condiii speciale, atunci cnd se caut un diagnostic al ntreprinderii n ntregul su ori a unei activiti (sector) analiza economic trebuie s ofere informaii riguroase cu privire la starea intern a ntreprinderii. Principalele informaii interne, n special financiare, se obin din documente de sintez: bilanul, contul de profit i pierdere, anexe. mpreuna cu celelalte informaii privind producia, costurile, distribuia, utilizarea factorilor de producie etc., se organizeaz blocul informaional intern al ntreprinderii. Informaia intern de natura analizei economice reprezint nucleul informaional al ntreprinderii. Acest statut este conferit, pe de o parte, de senzitivitatea indicatorilor folosii de regul indicatori compleci, cu caracter sintetic iar pe de alt parte caracterul cumulativ, ntruct astfel de analize se efectueaz cu o periodicitate care permite desenarea unor evoluii istorice a principalelor corelaii, comparaii, decupaje informaionale etc. Importana acestui trunchi de informaii al ntreprinderii rezult i din multiplele sale utilizri. Generate de ntreprindere, n mod constant, informaiile de stare sunt utile analizelor interne, deciziilor manageriale, informrii acionarilor, comunicrilor oficiale ctre felurite instituii cu rol de eviden, urmrire, control etc. Acurateea unor asemenea informaii, preponderent sintetice, depinde de organizarea bazei de informaii primare. Funcia ntreprinderii de generator de informaii este mai cuprinztoare dect cea filtrat de analiza economic (de regul sunt folosii n aceast matrice urmtorii indicatori: indicatori ai potenialului tehnico-economic, indicatori ai potenialului financiar, indicatori ai rezultatelor economico-financiare, indicatori ai eficienei utilizrii potenialului tehnicoeconomic i financiar). ntreprinderea este o organizaie, este o entitate dinamic a crei via se sprijin pe oamenii care o populeaz. Tocmai de aceea, o multitudine de informaii din firm i despre firm depesc structura tehnic i, pentru muli, ermetic a indicatorilor economici i a diagnozelor economico-financiare care se alctuiesc n temeiul acestora. n cadrul informaiilor atipice pot fi remarcate urmtoarele: Informaii de pia n sens larg informaii referitoare la furnizori, clieni, produse, etc.;
Pagina 25 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Informaii istorice acele aspecte referitoare la evoluia (involuia) firmei, la momente semnificative ale istoriei organizaiei. Informaii de poziie locul firmei n bran, poziia n plan teritorial, informaii viznd nivelul tehnologic, capacitatea concurenial, etc. Toate aceste trunchiuri informaionale sunt, n esena lor, de tip universal, n dou sensuri: pe de o parte, ele pot fi utilizate pentru diferite scopuri utilizate ca atare; pe de alt parte aceste feluri de informaii se produc, de regul, n aceiai parametrii, n cadrul quasitotalitii organizaiilor economice. Producerea lor form, mod de agregare, periodicitate, corelare etc. sunt, n bun parte, stabilite prin acte normative din sfera financiar-contabil. Creterea gradului de autonomie al agenilor economici concomitent cu multiplicarea situaiilor patrimoniale i economice n care acetia se pot afla a mrit importana unor produse informaionale speciale, cu destinaie special sau cu alegerea anumitor momente din evoluia societii comerciale. ntreprinderea, pe parcursul existenei sale, se confrunt cu nenumrate situaii, multe fiind neprevzute. Firmele fiind nfiinate, de regul, prin voin privat, sunt angrenate ntr-un sistem ciclic care le pune, n diverse momente, n situaii de: modificare a acionarului; modificare a structurii activelor; absorbii, preluri, asocieri, fuziuni; privatizri, naionalizri pariale; dizolvri, lichidri; cotri la burs; trecerea de la statutul de societate nchis la cel de societate deschis. Toate aceste operaiuni juridice i patrimoniale, ncadrate n categoria evenimentelor de parcurs n viaa unei firme, reprezint i un prilej (dorit sau nu) de exteriorizare a unor informaii despre firm. Aceste informaii sunt, dup mprejurare, structurate n fel i chip. Toate au la baz informaii de natur economico-financiar i nregistrri contabile, alte informaii de de stare. n astfel de mprejurri, de situaii conjuncturale, informaiile despre ntreprindere nu mai sunt de utilitatea exclusiv a managementului ntreprinderii, ci sunt adresate i mediului extern. Aceste informaii sunt structurate n formulare sintetice precum evalurile, audit-urile i lucrrile speciale. Evalurile sunt folosite n situaii de expansiune (mrirea capitalului social), de fuziune, de angajare a unor proiecte de anvergur, etc. Evaluarea unei ntreprinderi vizeaz stabilirea valorii afacerii la un moment dat, msurarea avuiei (bogiei) reale i a potenialului acesteia
Pagina 26 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

de a-i mri bogia. Aceasta nseamn c evaluarea ntreprinderii nu reprezint doar stabilirea valorii unor proprieti sau bunuri din patrimoniul acesteia, ci i determinarea capacitii firmei de a genera fluxuri (profit, cash-flow, etc.) la dispoziia proprietarului su, avndu-se n vedere c obiectul evaluat (firma) este un bun care are capacitatea de a crea alte bunuri. Audit-urile (expertizele economico-financiare) sunt utilizate n cazurile n care se impune un diagnostic asupra strii generale sau a unei componente de activitate a ntreprinderii. Audit-urile sunt efectuate de specialiti din afara ntreprinderii (firme specializate, experi contabili acreditai); analizele lor se bazeaz, ns, pe datele primare i sintetice existente (acumulate) n mod uzual n cadrul societii comerciale auditate. Aceast operaiune este necesar n situaii dintre cele mai diverse: de la solicitarea de audit formulat de managementul societii, prin care se dorete confirmarea public a performanelor ntreprinderii, pn la solicitri formulate de acionari (n cadrul unor intenii de vnzare, de privatizare, de restructurare) sau de ctre creditori, n cazul unor proceduri de dizolvarelichidare. Lucrrile speciale sunt tot de domeniul sintezelor economico-financiare (adesea mai extinse) a cror ntocmire este realizat cu un scop bine determinat. ntre astfel de scopuri punctuale sunt de menionat: inteniile de angajare a unor mprumuturi bancare, documentaia necesar nscrierii pentru cotare la Bursa de Valori, iniierea unor emisiuni publice de aciuni (sau nfiinarea unor societi comerciale prin subscripie publica), ori cazul particular de conduit al ntreprinderilor cu caracter public (societi comerciale deschise). ntreprinderea consumator de informaie n structura input-urilor firmei, partea ce revine informaiei crete progresiv. Lumea nconjurtoare (mediul extern) devine tot mai bogat i divers. Ritmul schimbrii crete. Se accelereaz propriul puls, volumul de informaii (sub diverse forme) provenind din propriul organism se mrete. Supus acestor presiuni multiple, echilibrul ntreprinderii este permanent ameninat. Sistemul decizional este, de cele mai multe ori, pus n dificultate: presiuni interne, presiuni externe, o pia cu evoluii contradictorii, reguli nc nesedimentate, concuren neloial. Toate compun ansamblul de fore de presiune, n buna msur structurate pe componenta informaie. Relaia dintre mediul informaional i ntreprindere nu are la baz un cuplaj automat. Altfel spus, componenta informativ evolueaz dup legi proprii, n timp ce reacia firmei la aceast evoluie poate include comportamente variate. Simplificnd, aceast palet comportamental se ntinde de la asumarea de ctre ntreprindere a funciei active de creare i
Pagina 27 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

structurare a universului informaional (pe segmente definite, evident) pn la un comportament pasiv sau chiar un blocaj de absorbie informaional voluntar. Problema de fond care se pune nu este cea a volumului de informaii absorbit, prelucrat i utilizat de fiecare ntreprindere n parte. n logica diversitii de societi comerciale i domenii de activitate, necesarul de informaii uzuale difer substanial. ntreprinderile care activeaz n ramuri dinamice, deschise progresului tehnic i concurenei internaionale, vor avea un nivel nalt al minimului informaional; de asemenea, ntreprinderile cu organizare complex, cu structur ramificat (filiale, structuri tip holding etc.). Pe de alt parte, firme mici (gen S.R.L., de pild) sau cu activitate localizat consum puin informaie. Important este ca oricare societate comercial indiferent de mrime sau complexitate s contientizeze universul informaional n care activeaz; s-i defineasc poziia i s-i ncadreze interesul; s-i organizeze veghea informaional. Acest ultim aspect este important din dou raiuni practice: pe de o parte asigur un flux constant (i pe ct posibil sistematic, cuprinztor) de informaii despre evoluia domeniului principal n care activeaz firma i, pe de alt parte, asigur baza informativ pentru eventualele dezvoltri de perspectiv ale ntreprinderii fie ca diversificare de produse, fie ca penetrare pe alte piee (inclusiv ntr-o politic de preluri de firme sau preluarea controlului asupra acestora). Schind o structur a universului informaional, din perspectiva ntreprinderii n calitate de consumator (absorbant) de informaie, primul nivel l reprezint informaia intern. Informaiile pe care societatea le produce n mod obligatoriu (situaii financiar-contabile, cu caracter de document oficial) suport un anumit grad de interpretare. Managementul ntreprinderii, n mod firesc, are o component subiectiv: exploateaz situaiile favorabile i le interpreteaz partizan pe cele defavorabile. Mai mult dect att, este posibil ca echipa de conducere s fie prizoniera unor abloane de judecat i comportament; ea este, n acelai timp, un microgrup cu toate complicaiile umane pe care le genereaz aceast situaie. Pentru a atinge un grad sporit de obiectivitate, managementul trebuie s dobndeasc acea capacitate de ascultare a semnalelor adesea ntmpltoare, fragmentate, dar semnificative care provin din interior. Starea de spirit a salariailor, corectitudinea structurilor organizatorice, eficiena structurilor ierarhice etc., sunt surse de informaii interne care arat starea general a societii comerciale. Capacitatea manageriala se confirm i prin abilitatea de a sesiza i interpreta corect acest gen de informaii n situaii de criz. Informaiile externe reprezint, ns, sursa cea mai important, deoarece ntreprinderea se mic permanent ntr-un univers informaional. Acest univers este n continu expansiune, dezvoltare i cunoate noi forme de expresie. Firma absoarbe informaii din mediul extern prin
Pagina 28 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

multiple pori de intrare: att la nivelul comandamentului strategic, ct i la nivelul acionarilor, salariailor, partenerilor de afaceri etc. Nici una din componente nu deine, din acest punct de vedere, adevrul absolut. n mod logic i real, raportul dintre informaia intern i cea extern este constant dezechilibrat. Informaia extern are tendina de multiplicare spre infinit, pe cnd cea intern este fatalmente limitat. Problema care apare este de alt natur: informaia extern (prezent n mediul exterior ntreprinderii) este de o calitate diferit. De multe ori informaia este difuz, contradictorie, cu fiabilitate redus, nestructurat, i, de multe ori, neimportant pentru ntreprindere. Valoarea unei ntreprinderi const i n capacitatea de a organiza aceast informaie, n propriul folos. n cadrul zonelor informaionale cu care ntreprinderea stabilete contacte (mai mult sau mai puin intense) se ncheag tipuri de informaii i fluxuri informaionale care, n cele din urm, reprezint temelia unor judeci de esen decizional. Cmpurile informaionale se refer predilect la informaia extern a firmei, informaie care, prin caracterul i volumul su, impune nevoia unei sistematizri. Aceste cmpuri informaionale sunt, practic, decupaje conceptuale operate n universul informaional general. ntruct acest univers se extinde permanent, devine tot mai complex i vdete influene dintre cele mai diverse, folosirea cmpurilor permite o minim poziionare n raport cu ntreprinderea. Mai exact, prin identificarea acestora, ntreprinderea poate realiza dou scopuri importante: pe de o parte, determinarea necesarului propriu de informaie la un moment dat, iar pe de alt parte pregtirea anticipat pentru situaii conjuncturale care pot surveni n viitor. Exist multiple tipuri de cmpuri informaionale care pot prezenta interes la un moment dat, principalele fiind: Cmpurile ndeprtate i cmpurile apropiate; Cmpurile ndeprtate sunt acele zone de informaie care privesc ansamblul mediului economic concret. Astfel de elemente informative au o valoare pentru ntreprindere ntruct pot sugera similitudini sau pot reliefa tendine, evoluii, rigiditi etc. la nivelul economiei naionale; semnale (indicii) despre micri ample sau evenimente care pot avea, ntr-o conjunctur dat, o ncrctur problematic semnificativ. Un exemplu elocvent n acest sens este criza economic ce a afectat, n cursul anului 1998, o parte din rile Asiei de sud-est sau perturbrile nregistrate n America Latin dezechilibre macroeconomice la nivelul unor ri precum Brazilia i Argentina. Informaii de aceast natur nu au importan practic nemijlocit asupra agenilor economici din Romnia. Cu toate acestea, n momentul n care ri
Pagina 29 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

(i implicit modele economice) considerate super performante se dovedesc fragile, apar semne de ntrebare cel puin la nivel intelectual asupra stabilitii unor variante de dezvoltare economic, semnificative pentru orientarea macro-economic naional. Cmpurile apropiate (unele chiar de contact nemijlocit) sunt, pentru majoritatea ntreprinderilor, cele legislativ-instituionale interne. De asemenea, o presiune semnificativ exercit relaiile cu furnizorii i clienii. n cazul ntreprinderilor cu activitate de comer exterior, cmpul apropiat devine nsui climatul economic din rile cu care desfoar relaii comerciale. Cmpurile generale i cmpurile de specialitate; Pstrnd, ca referin, economia naional, cel mai bine ilustreaz acest nivel informaiile despre starea economiei, despre politicile economice i iniiativele legislative etc. Informaiile speciale descriu, n esen, starea economic a unui domeniu anume cel n care o firm i desfoar activitatea. Sunt semnificative din acest unghi, de pild, informaiile privind regimul economic i de fiscalitate; schimbrile la nivelul cererii, schimbrile n legtur cu furnizorii i reelele de distribuie, micarea concurenial etc. Un exemplu elocvent este cazul modificrilor de accize la produse din cafea, buturi alcoolice, tutun, care, n pofida zarvei pe care au produs-o, intereseaz un anumit segment de ageni economici; la consumator, efectul se concretizeaz n scumpirea produselor, iar pentru alte domenii de activitate economic aceste presiuni fiscale nu prezint, pur i simplu, interes. Cmpurile cu impact constant i cmpurile tangeniale; Legislaia (sfera reglementrilor economice, n general) reprezint un cmp informaional cu impact constant. Mai ales n contextul fluiditii legislative, informaia de aceast natur devine o obsesie, o surs de stres. Din aceeai categorie fac parte evoluiile din sfera bancar, monetar, a cursului de schimb. Astfel de informaii prezint anumite particulariti: influeneaz quasi-totalitatea populaiei de ageni economici, au, de cele mai multe ori, un caracter imperativ i sunt intermediate de diverse instituii ale statului (instituii ale administraiei financiare, instituii de control etc.). Cmpurile informaionale tangeniale sunt, unele, conjuncturale politici de stat care influeneaz ntreaga economie (cum ar fi scderea puterii de cumprare a populaiei), politici monetare, politici din domeniul bunurilor de capital, etc. i altele normale, n sensul c, n
Pagina 30 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

domenii colaterale activitii de baz a unei ntreprinderi se petrec schimbri care, n anumite mprejurri, pot avea influene directe (evoluii tehnologice, modificri n structura furnizorilor etc.) Cmpurile active n timp real i cmpurile de perspectiv; Informaiile n timp real reprezint baza deciziilor operative. Acestea provin att din zona autoritilor de reglementare, ct i din viaa economic cotidian. Evoluia vnzrilor, structura aprovizionrii, echilibrul (dezechilibrul) financiar, etc., susin aceast categorie de informaii. Cmpurile de perspectiv se suprapun, n buna msur, peste ceea ce specialitii denumesc marketing anticipativ. Este vorba de tendine sau chiar evenimente care au o probabilitate ridicat de a se produce i care, n eventualitatea confirmrii realitii lor, vor influena semnificativ starea ntreprinderii. Un bun exemplu n acest sens este susinerea de ctre stat a dezvoltrii unor domenii prin proiecte finanate. n condiii de adjudecare, pe baze competitive, firmele specializate i pot orienta dezvoltarea n funcie de astfel de proiecte. Acordurile internaionale la care Romnia a aderat reprezint un alt exemplu de informaie cu inciden practic, dar de viitor. Este cazul acelor nelegeri prin care se prevede reducerea taxelor vamale. ntreprinderile care nu ntocmesc un calendar judicios se pot trezi fie descoperite, fie pot pierde anumite avantaje comerciale. Cmpurile informaionale cu valoare operaional i cmpurile informaionale de esen cultural; Cmpurile culturale se refer la dinamica profund a cunotinelor dintr-un domeniu care are legtur cu ntreprinderea. Dac urmrirea celor mai recente realizri tehnologice dintr-un anumit proces de fabricaie poate oferi informaii operaionale (care stau la baza unor decizii operative ale echipei manageriale), cmpul cultural se refer la practica inovrii, la gestiunea schimbrii tehnologice, la modalitatea de interpretare a implicaiilor unor cunotine tiinifice de dat recent. La fel, urmrirea schimbrilor de metode n domeniul vnzrilor se ncadreaz n sfera informaiilor operative, n timp ce studiul psiho-sociologic al stilului de via al unor categorii de populaie face parte din cmpul cultural. Aceast sistematizare a cmpurilor informaionale ne permite o mai bun ncadrare a tipurilor i fluxurilor informaionale ale firmei, cele care, n final, constituie baza practic a strategiilor informaionale, a alctuirii patrimoniului informaional al ntreprinderii.
Pagina 31 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

ntreprinderea purttor de informaii Aceast a treia calitate nu este pe deplin acoperitoare, n sensul c ea nu se exercit, n toat plenitudinea sa, n mod direct pe suportul ntreprindere. Elementul de comunicare a informaiei, n raport cu ntreprinderea, se realizeaz, n cea mai mare parte prin intermediul unei structuri distincte mediul economic din care ntreprinderea, ca individualitate i ca grup, face parte organic. Mediul economic este cel care preia, filtreaz, transmite, direcioneaz informaia. Analiza a ceea ce nseamn mediu economic, din perspectiva informaiei i comunicrii, este relevant din mai multe puncte de vedere. n primul rnd, se va detaa o alt percepie asupra circulaiei informaiei economice (n sens larg), care nu este nici pe departe ncadrat ntr-un traseu liniar. Pe de alt parte, calitatea mediului informaional economic este o msur i, deopotriv, o condiie a organizrii economiei n ansamblu, a gradului su de organizare. Informaia economic nu are o circulaie prestabilit i automat. Mai curnd, ntr-un recipient care este mediul economic (de tip cutie neagr) numeroase surse deverseaz informaie, numeroi intermediari preiau fragmente i le combin dup reete proprii, iar receptorii finali se orienteaz n funcie de interese, de capacitatea proprie de a identifica, procura, prelua, gestiona i folosi informaia. n pofida schemei intuitive pe care o sugereaz comunicarea: emitor transmitor receptor (o schem simpl, direct, liniar) comunicarea informaional filtrat prin mediul economic are o cu totul alt schem de baz. Ea poate fi reprezentat ca un lichid oarecare, ncrcat cu suspensii; masa acestor particule, pe de o parte, este sporit prin aportul informaional, iar pe de alt parte, este micorata prin consumul de informaie. Exista particule n aceasta sup informaional care se aeaz, se sedimenteaz (reprezentnd patrimoniul informaional), altele n continu micare (pn la urm i pierd puterea informativ) iar altele care genereaz ele nsele particule i fascicule informaionale. n acest mediu turbulent, n continu expansiune i diversificare, se alctuiesc uneori spontan, uneori dirijat coridoare de comunicare; unele cu caracter constant, altele efemere. Aceast sup informaional este specific mediilor dinamice, diversificate, segmentate medii proprii economiei de piaa. Nu este singura structur posibil: n economiile centralizate, sistemul traseelor de comunicare i natura fluxurilor informaionale erau predeterminate, standardizate, controlate. Diferena dintre cele dou realiti sistemul centralizat i cel de pia poate fi sugerat i prin urmtoarea paralel: n timp ce, n domeniul
Pagina 32 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

comerului alimentar (de pild), populaia era adunat la centrele de vnzare, n economiile concureniale, sistemele de distribuie sunt orientate ctre cumprtor acolo unde este i cnd este el. Informaia presupune, ca modus vivendi, micarea. Stagnant, ea se pietrific, i pierde proprietile, moare. Acest proces cu consecine fatale se petrece chiar i n acele structuri de colectare i sistematizare cum ar fi bazele de date. Vectorul de micare a informaiei (poate nu singurul, dar n mod cert cel mai important) este comunicarea. Tocmai de aceea noiunile informaie comunicare merg pereche. n fond, componena fluxurilor informaionale a oricrui sistem informaional surprinde aceast dimensiune. O ntreprindere exist prin transfer permanent de informaie. Acest transfer poate fi privit prin similitudine cu sistemul nervos central i cu sistemul nervos vegetativ, care funcioneaz n conexiune n cadrul organismelor evoluate. Altfel spus, fie c exist intenie, fie nu, ntreprinderea, din momentul n care funcioneaz ca entitate, produce i absoarbe informaie, i exercit funcia de comunicare; sistemul nervos central ar fi similar cu strategia de comunicare a firmei (deci o construcie logic), n timp ce nivelul vegetativ ar corespunde schimbului de informaii prin sisteme de comunicare. Sistemul informatic n cadrul sistemului informaional, majoritatea activitilor se pot desfura cu ajutorul tehnicii de calcul. Se pot prelucra datele primare i apoi, rezultatul poate fi transferat mai departe, ctre alt compartiment spre prelucrare. Transferul se poate face i el pe cale electronic, prin intermediul unei reele de calculatoare sau cu ajutorul modemului. Ansamblul de elemente implicate n tot acest proces de prelucrare i transmitere a datelor pe cale electronic reprezint un sistem informatic. ntr-un sistem informatic pot intra: calculatoare, sisteme de transmisie a datelor, alte componente hardware, software-ul, datele prelucrate, personalul ce exploateaz tehnica de calcul, teoriile ce stau la baza algoritmilor de prelucrare, etc. Componentele hardware sunt dispozitive fizice care alctuiesc sistemul de calcul. Se poate vorbi de ase categorii de componente eseniale: unitatea central, memoria intern (principal), memoria extern (secundar), dispozitivele de intrare/ieire, dispozitivele pentru comunicaii i magistralele de comunicaii interne. Unitatea central de procesare a datelor este cea mai complex component a unui sistem de calcul. Ea prelucreaz datele de intrare i controleaz celelalte componente ale
Pagina 33 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

sistemului. Unitatea central execut instruciunile elementare precum adunarea, mprirea, nmulirea sau compararea i interpreteaz instruciunile de program i genereaz comenzi pentru celelalte componente ale sistemului de calcul, pentru a ndeplini astfel cerinele de programare. Memoria intern sau memoria principal are rolul de a stoca temporar datele i instruciunile de program. Ea este compusa din circuite logice digitale i poate memora att poriunea curent a programului aflat n execuie, ct si datele sau informaiile necesare n acel moment pentru execuie. Memoria extern are rolul de a stoca aplicaiile si datele pe o durat nelimitat, fiind permanent i nevolatil. Principalele dispozitive care compun memoria extern sunt hard discul, unitatea de dischet i unitatea de CD. Dispozitivele de intrare/ieire sunt utilizate pentru comunicarea om-calculator. Prin intermediul acestora se asigur un transfer bidirecional de date, informaii sau instruciuni. Dispozitivele de intrare sunt acele periferice care permit introducerea datelor sau a comenzilor. Principalele dispozitive de intrare sunt tastatura, mouse-ul, track-ball-ul, scanerul i ecranul sensibil. Aceste dispozitive realizeaz conversia datelor i a instruciunilor ntr-un format electronic acceptat de sistemul de calcul. Dispozitivele de ieire permit transpunerea informaiei din calculator pe un suport extern (hrtie, folie, calc, film) sau afiarea elementelor vizuale grafice, valori numerice, texte, etc. Principalele dispozitive de ieire sunt monitorul i imprimanta. Dispozitivele de comunicaii realizeaz conexiunile dintre calculator i reelele de comunicaie. Magistralele de comunicaii sunt medii fizice folosite pentru a transmite datele i semnalele ntre diferite componente ale sistemului de calcul. O aplicaie (software) este un program de calculator care este semnificativ pentru un utilizator final. Ea poate fi un program scris de utilizator pentru a ndeplini o funcie specifica sau un pachet de programe (software) scris de o firm specializat i vndut apoi mai multor companii. Programul aplicaie este scris de programatori n cod surs. Succesiunea generaiilor de limbaje de programare dezvoltate este corelat cu succesiunea n timp a generaiilor de calculatoare. Limbajul main a fost prima generaie de limbaje de programare. A doua generaie de limbaje de programare cuprinde limbajele de asamblare conform crora fiecare operaie n asamblare corespunde unei operaii n cod main (1950). A treia generaie de limbaje de programare (1950 1970) a constat n apariia primelor limbaje de nivel nalt conform crora fiecare instruciune n cod surs genereaz mai multe instruciuni la nivel de cod main.
Pagina 34 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

A patra generaie de calculatoare a aprut prin anii 70 i se afl n plin desfurare. Limbajele de programare din a patra generaie constau dintr-o varietate de instrumente software care permit utilizatorilor finali s dezvolte aplicaii software cu asisten tehnic minim sau chiar fr a fi asistai. De asemenea, ele pot contribui la creterea productivitii programatorilor profesioniti. Exist cteva categorii de limbaje de generaia a patra: limbaje de interogare, generatoare de rapoarte, limbaje grafice, generatoare de aplicaii, limbaje de programare de nivel foarte nalt, pachete software de aplicaii i instrumente software pentru PC-uri. Sistemele informatice acoper cele mai diverse domenii. Pe de alt parte, principiile, tehnicile, fenomenele care stau la baza acestor sisteme sunt i ele numeroase. Pentru a avea o imagine global asupra tipurilor de sisteme informatice existente este necesar o clasificare a acestora. n funcie de gradul de specializare, putem avea sisteme informatice : specializate, adic orientate spre rezolvarea unui anumit tip de probleme, dintr-un domeniu restrns; de uz general, prin intermediul crora sunt rezolvate mai multe tipuri de probleme, dintr-o clas mai larg. Datorit preteniilor tot mai ridicate ale utilizatorilor i, ca o consecin, a performanelor tot mai ridicate impuse sistemelor informatice, se tinde spre o specializare din ce n ce mai accentuat. Facilitile de folosire n comun a resurselor de ctre mai muli utilizatori reprezint un alt criteriu de clasificare. Conform acestui criteriu, putem avea sisteme informatice: locale datele i programele se afl pe un singur sistem de calcul, pe care se execut i prelucrrile; pe reea, sistemul informatic funcioneaz ntr-o reea de calculatoare, n care datele i programele pot fi distribuite pe mai multe staii de lucru ale reelei. Tendina actual este cea a dezvoltrii sistemelor informatice cu facilitai de lucru n reea, multiutilizator, avantajele fiind evidente: transfer de date ntre staii foarte rapid, costuri minime, etc.

Pagina 35 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

n funcie de localizarea datelor ntr-o reea de calculatoare, putem avea sisteme informatice: cu date centralizate datele se afl pe un singur sistem de calcul; cu date distribuite datele se afl distribuite pe mai multe calculatoare n reea; n funcie de locul n care sunt efectuate prelucrrile ntr-o reea de calculatoare, putem avea sisteme informatice: cu prelucrri centralizate prelucrrile au loc pe un singur calculator, indiferent dac datele se afl pe acel sistem de calcul sau se afl distribuite pe mai multe calculatoare; cu prelucrri distribuite mai multe calculatoare dintr-o reea i mpart sarcinile de prelucrare, n vederea creterii vitezei operaiilor respective, a micorrii traficului pe liniile de legtur dintre calculatoare etc. Dup domeniul n care funcioneaz, sistemele informatice pot fi: de baze de date specializate n gestiunea unor cantiti mari de date (organizate n baze de date); pentru prelucrri grafice specializate n prelucrarea de imagini (captare, stocare, prelucrare, generare etc.); pentru calcule tiinifice specializate pe diferite domenii tiinifice, cum ar fi inginerie, fizic, calcule matematice complexe, chimie etc.; pentru conducerea proceselor tehnologice concepute pentru conducerea inteligent a unor maini, unelte, scule implicate ntr-un proces tehnologic; Dup nivelul ocupat n ierarhia programelor pentru sisteme de calcul, putem avea sisteme informatice: la nivelul sistemelor de operare nsi sistemele de operare reprezint sisteme informatice complexe, fr de care calculatoarele nu ar putea funciona; utilitare care se afl deasupra sistemului de operare, folosindu-se de acesta pentru realizarea sarcinilor de prelucrare. Aceste sisteme automatizeaz anumite operaii complexe, care nu au fost prevzute (sau implementate nesatisfctor) n sistemul de operare; de aplicaie restul programelor realizate de utilizatori pentru un anumit sistem de calcul, pentru un anumit sistem de operare.

Pagina 36 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Dup nivelul ierarhic ocupat de sistemele informatice (economice) n structura organizatoric a societii, putem avea: sisteme informatice pentru conducerea activitilor la nivelul unitilor economice; sisteme informatice la nivelul organizaiilor cu structur de grup; sisteme informatice teritoriale; sisteme informatice la nivel de ramur i subramur i la nivelul economiei naionale; sisteme informatice de uz general. Dup activitatea automatizat n cadrul unei uniti economice, sistemele informatice pot fi: pentru conducerea produciei; pentru activitatea comercial (aprovizionare i desfacere); pentru evidena contabil; pentru evidena materialelor i mrfurilor; pentru evidena personalului i salarizare; pentru evidena mijloacelor fixe ale unitii etc. Aceste sisteme au o aplicare imediat n cadrul rezolvrii unor probleme de natur economic. Deci, una dintre ramurile cele mai informatizate este economia. nc din cele mai vechi timpuri, omul, chiar fr s tie, era preocupat de acest domeniu economia. Omul avea nevoie, pentru a tri, de o serie de elemente indispensabile, cum ar fi apa, hrana, arme pentru a se apra de animale; odat cu evoluia lui, au crescut i necesitile, pe lng cele vechi au aprut i altele: haine, mijloace de transport, unelte, etc. Astfel, apare conceptul de interes economic. Pentru a satisface anumite nevoi, este necesar s se consume anumite bunuri, anumite resurse. Totalitatea elementelor utilizate la producerea de noi bunuri necesare poart numele de resurse economice. Aceste resurse sunt limitate, deci trebuie gestionate corespunztor, n vederea satisfacerii prioritare a nevoilor cele mai stringente. Astfel apare problema economic general care reprezint munca depus de om n vederea alegerii i folosirii resurselor pentru a-i satisface ct mai bine nevoile. Activitatea desfurat de om pentru gsirea i prelucrarea resurselor economice se numete activitate economic. Aceast lege se regsete i n zilele noastre, n sensul c omul, muncete pentru a-i procura cele necesare traiului. Cu ct ctig mai mult, cu att cresc i nevoile acestuia.
Pagina 37 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

n cazul ntreprinderilor, acestea desfoar o activitate de producie, veniturile obinute din valorificarea resurselor permind acestora continuarea activitii i chiar a dezvoltrii. Aici, nevoile sunt cele de a rmne n competiie pe pia, iar resursele sunt constituite din materia prim folosit, fora de munc, mijloacele de producie, etc. Criteriul satisfacerii nevoilor n cazul unei ntreprinderi se transform n elul urmrit de aceasta obinerea de profit maxim. Pentru realizarea acestei dorine, unitile economice trebuie s-i perfecioneze continuu activitatea. Utilizarea tehnicii de calcul, mrete considerabil eficiena economic. Unul dintre mijloacele prin care activitatea economic este automatizat este dat de sistemele informatice de gestiune economic (domeniul activitilor ce fac obiectul sistemului informatic este cel economic). n cadrul unitilor economice sunt o multitudine de activiti ce pot fi supuse informatizrii. Acestea pot fi mprite n grupe, n funcie de compartimentele n care se desfoar. Putem considera o structur organizatoric standard a unitilor economice, structur n care se ncadreaz majoritatea unitilor.

C P r o d u c t ie C o m e r c ia l P

o n d u c e r e F in a n c ia r c o n t a b il C C e r c e t a r e -A d e z v o lt a r e d m in is t r a t iv

e r s o n a l

Fig.2.6. i Structur organizatorice standarda al aunitilorF economice p r o v i z o n a r De e s f a c e r e E v id n t a S r iz a r e in a n c ia r


p e r s o n a l

o n t a b il

n cadrul compartimentelor puse n eviden n organigrama de mai sus pot fi informatizate o serie de activiti specifice. De exemplu, n cadrul compartimentului producie se poate informatiza activitatea de stabilire a structurii produciei (ce se produce) i de dimensionare a sa (ct se produce), programarea i urmrirea produciei (stabilirea planului pe perioade de timp i urmrirea ndeplinirii sale) etc. n cadrul compartimentului financiarcontabil, activitatea ar putea fi informatizat aproape n totalitate, la fel ca i activitatea din cadrul compartimentului personal-salarizare. Fiecare dintre compartimentele unei uniti economice poate fi informatizat ntr-o msur mai mare sau mai mic, ideal ns ar fi ca toate acestea s fie nglobate ntr-un sistem informatic global de gestiune economic la nivelul ntregii ntreprinderi.

2.2.3. Sistemul informaional actual al S.C. JADER S.R.L


Pagina 38 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

i direcii de mbuntire a acestuia Fie c este considerat la reala sa importan, fie c nu, problema exist: orice firm, pentru a funciona eficient i competitiv, trebuie s-i organizeze un sistem informaional adecvat. Schind o structur a universului informaional, din perspectiva societii comerciale JADER S.R.L. n calitate de absorbant de informaie, primul nivel l reprezint informaia intern. n cadrul informaiilor interne informaia contabil deine rolul esenial. Statutul respectiv este argumentat prin faptul c, n majoritate, informaiile vehiculate n economia firmei sunt de natur contabil i, fiind exprimate n etalon bnesc, ofer posibilitatea unei msurri exacte a fenomenelor i proceselor economice. Informaiile pe care societatea le produce n mod obligatoriu (situaii financiar-contabile, cu caracter de document oficial) sunt folosite de managementul ntreprinderii, pentru a exploata situaiile favorabile i pentru a le putea evita pe cele defavorabile. Principalele informaii interne, n special cele financiare, se obin din documente de sintez: bilan, cont de profit i pierdere, anexe. Numeroase rapoarte ce evideniaz aprovizionrile, vnzrile, stocurile de marf, costurile, ncasrile i plile sunt, deasemenea, generatoare de informaie intern. Toate aceste informaii formeaz mediul informaional intern al firmei JADER. Informaiile externe reprezint, ns, sursa cea mai important, deoarece firma aparine mediului economic din care absoarbe informaii. Mediul informaional extern al firmei JADER este compus dintr-o multitudine de emiteni de informaie, dintre care cei mai importani sunt: clienii, furnizorii, concurenii, autoritile administraiei publice centrale i locale. Blocul informaional CLIENI Clientul, n accepiune generic, este aezat n centrul procesului decizional. Firmele eficiente i concentreaz energiile i atenia spre exterior, spre nevoile i satisfacerea clienilor, i nu n mod unilateral spre interior, spre produse. ntruct clienii cumpra utiliti, respectiv soluii pentru problemele pe care le au, mijlocite de produse i servicii, cercetarea cererii prin intermediul nevoilor devine obligatorie. Nucleul blocului informaional CLIENI l reprezint "Profilul clienilor". n acest nucleu, de regul se urmrete obinerea unor informaii valide despre: compoziia (structura) socio-economic-demografic-cultural a clienilor; beneficiile pe care le urmresc clienii; obinuinele de cumprare (achiziionare) ale clienilor.
Pagina 39 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Profilul clienilor unei firme se poate recompune aflnd rspunsul la un numr relativ precis de informaii cu caracter generic, pe care orice companie, indiferent de mrime trebuie s i le procure. ntrebrile pentru schia "portretului robot" al clientului ar fi urmtoarele: Cine cumpr produsele firmei? Cine influeneaz o achiziie? La ce nivel se ia decizia de cumprare? Care sunt criteriile de cumprare (calitate, pre, performane, livrare, asistena, etc.) De ce clientul are nevoie n primul rnd de aceste produse? Cnd devine clientul contient de o anumit nevoie? Ce funcie ndeplinete produsul? De ce nu ar fi alte tipuri de produse mai bune? Ce servicii ateapt clientul? De ce clientul prefer o marc n locul alteia? Ce avantaje obin clienii de pe urma produsului? Ce canal de vnzare prefer clientul? Ct dureaz procesul de cumprare? Ct de mare este dorina clientului de a cheltui? De unde obine clientul informaii despre produsul dumneavoastr? Cu ce frecven achiziioneaz clientul produse noi? S.C. Jader S.R.L. i asigur un plus de ans prin cunoaterea clienilor (att a firmelor care achiziioneaz produsele pentru a le revinde ct i a clienilor finali, a consumatorilor produselor), prin anticiparea problemelor acestora, prin gsirea unor soluii pentru a-i sprijini, meninndu-i astfel "baza de clieni", cererea solvabil, piaa. Blocul informaional FURNIZORI Situaia lor poate influena capacitatea ntreprinderii de a-i onora obligaiile. Evaluarea gradului de disponibilitate a acestora reprezint un barometru informaional constant ritmicitatea livrrilor, calitatea, gradul de sindicalizare, situaia financiara etc. Un element informaional important l reprezint estimarea evoluiei preurilor la principalele variabile de intrare. Blocul informaional CONCUREN Orice firm, pentru a avea succes de pia, a avea clieni, a avea profit trebuie s-i compare n mod constant produsele, preurile, canalele de distribuie i aciunile de promovare
Pagina 40 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

cu cele ale concurenei. Numai n acest fel ea poate localiza avantajele i dezavantajele n confruntarea pe pia, i poate construi o strategie competitiv adecvat. Din punct de vedere informaional, pot fi individualizate urmtoarele axe strategice ale cercetrii concurenei: Identificarea concurenilor firmei. Se opereaz o distincie n identificarea concurenilor: din punct de vedere al industriei sau din punct de vedere al pieei. Identificarea strategiilor concurenilor. Cei mai importani concureni ai unei firme urmresc cucerirea acelorai piee-int, prin utilizarea aceleiai strategii. Determinarea obiectivelor concureniale. Obiectivele concurenilor pot fi diferite sau definite printr-un mix (combinaie) de obiective: maximizarea profiturilor poate fi, de pild, subordonat obiectivului creterii, n timp, a cotei de pia. Cunoaterea mix-ului de obiective al unui concurent permite a ti dac acesta este mulumit de rezultatele sale i cum ar putea reaciona la diverse presiuni de natur concurenial. Identificarea punctelor tari i a punctelor slabe ale unui concurent. Datele de baz pentru realizarea unei asemenea diagnoze sunt considerate: vnzrile, cota de pia deinut, marja de profit, eficiena investiiilor, fluxul de numerar, noile investiii, utilizarea capacitilor de care dispune. Aceste informaii ajut firma s se decid pe cine urmeaz s atace pe pia, sau de cine trebuie s se protejeze n mod special. Aprecierea reaciei concurenilor. Profiluri de concureni n funcie de reacii posibile sunt considerate, la modul general, urmtoarele: concurent pasiv (relaxat); concurent selectiv; concurent - tigru; concurent imprevizibil. Alegerea concurenilor de atacat i de evitat. O strategie de firm trebuie s-i fundamenteze opiunile n funcie de perechile dihotomice: concureni slabi - concureni puternici; concureni "ri" - concureni "buni"; concureni direci - concureni indireci. Cunoaterea concurenei, n multitudinea laturilor sale, presupune proiectarea i realizarea unui sistem informaional competitiv. Informaiile trebuie culese, interpretate, transmise n sistem i utilizate. Se apreciaz c, dei costul unei asemenea operaiuni este ridicat, preul neefecturii sale este i mai mare. Blocul informaional COMPETENE INSTITUIONALE Printre cei mai importani emiteni informaionali instituionalizai sunt autoritile administraiei publice - centrale i locale - precum i instituia de legiferare a rii Parlamentul. Prin documente diverse, aceste instituii transmit agenilor economici informaii

Pagina 41 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

cu caracter obligatoriu. n cazul Guvernului - ordonane, ordonane de urgen, hotrri; n cazul Parlamentului - legi. Acestei structuri principale i corespunde un nivel secund de competene instituionale. Ministerele sau, mai nou, ageniile specializate, sunt mputernicite s elaboreze reglementri n domeniul de competen sau norme, metodologii etc. de aplicare a unor reglementri cu caracter mai general, emise de Guvern i Parlament. Impactul lor concret este, adesea, mai substanial dect cel al reglementrilor generale, datorit caracterului practic, procedural i, n mod egal, capitolului de sanciuni pe care l conin. n funcie de mediul informaional (intern i extern), sistemul informaional al firmei JADER poate fi reprezentat n figura 2.7.

Mediul informaional extern

Mediul informaional extern


Clieni Furnizori Concuren Competene instituionale

Mediul informaional intern

Mediul informaional intern

Sistemul informatic

Financiar Contabil Aprovizionare Depozitare i livrri Vnzri Marketing

Sistemul informatic al firmei


Tehnica de calcul Baze de date Software Personal

Fig.2.7. Sistemul informaional al firmei JADER S.R.L. Sistemul informaional al societii este structurat n dou medii informaionale: mediul informaional extern format din patru blocuri informaionale principale: clieni, furnizori,

Pagina 42 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

concuren i competene instituionale i mediul informaional intern structurat n patru activiti principale: financiar-contabil, aprovizionare, depozitare-livrri i vnzri-marketing. Toate aceste activiti i blocuri informaionale genereaz principalele informaii i fluxuri informaionale care sunt modelate i structurate n baze de date i mpreun cu tehnica de calcul i personalul ce o exploateaz ofer infrastructura necesar funcionrii i dezvoltrii sistemului informatic. Mijloacele automatizate de tratare a informaiilor de care dispune n prezent SC JADER SRL sunt prezentate n tabelele urmtoare: Nr. Crt. 1 Nr. de buc. computere 1 Configuraie IBM PC Intel PIII 800 HDD 40GB Memorie 256MB 2 1 SO Windows NT4 IBM PC Intel PIII 800 HDD 40GB Memorie 128MB 3 1 SO Windows 98 IBM PC Intel PIII 800 HDD 10GB Memorie 64MB SO Windows 98 Nr. Crt. 1 2 Nr. de buc. imprimante 1 1 Tip Imprimant de reea matriceal EPSON LX 300+ Imprimant de reea cu laser

CANON LASER SHOT LBP-1120 Cele trei sisteme de calcul PENTIUM III, n reea, se afl n dotarea departamentului financiar contabil care transmite informaii organizate sub form de rapoarte celorlaltor departamente. Se urmrete ca, n viitor, s fie achiziionate i alte sisteme de calcul pentru dotarea celorlaltor departamente precum i achiziionarea unor sisteme de calcul portabile ce vor fi folosite de ctre agenii de vnzri. De asemenea se dorete ca n viitor s se realizeze o
Pagina 43 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

conexiune permanent la INTERNET, fapt ce va ajuta, n primul rnd la o comunicare mai ampl cu mediul extern al societii. Comenzile vor putea fi transmise de ctre ageni n timp real, principalul avantaj fiind creterea randamentului activitii prin monitorizarea permanent a agenilor de vnzri dar i eliminarea orelor suplimentare i de noapte ale gestionarilor (se are n vedere faptul c, n momentul de fa, agenii de vnzri aduc comenzile seara, iar oferii trebuie s ncarce marfa dimineaa, fapt ce implic ore suplimentare de noapte pentru gestionari). n cadrul firmei Jader S.R.L., n momentul actual nu exist distinct serviciul Tehnologia Informaiei (IT). Atribuiile serviciului IT sunt preluate, n prezent, de angajaii departamentului financiar-contabil, n msura n care acetia au pregtirea necesar ndeplinirii sarcinilor specifice. Atunci cnd apar probleme ce nu pot fi rezolvate de ctre acetia, se apeleaz la intervenia unor persoane specializate, din afara firmei. Deoarece numrul de calculatoare din dotarea firmei este mic i nu a aprut foarte des necesitatea interveniei unui specialist, pn n momentul de fa nu s-a simit lipsa serviciului IT. Avnd n vedere faptul c, n viitorul apropiat, se urmrete achiziionarea mai multor sisteme de calcul ct i implementarea unui alt program informatic de gestiune va fi necesar angajarea unui specialist IT. Principalele atribuii ale acestuia vor fi: asigurarea prelurilor de date (importuri, exporturi de date dintr-un format n altul); asigurarea administrrii bazelor de date pe serverele firmei; asigurarea primului nivel de intervenie i asistare a echipamentelor de calcul; asigurarea tehnoredactrii la nivel superior, pentru scopuri de reprezentare; actualizarea n permanen a aplicaiilor folosite n conformitate cu modificrile legislative; instruirea angajailor n privina utilizrii echipamentelor de calcul precum i a aplicaiilor folosite. Programul informatic de contabilitate i gestiune care se folosete este NEOMANAGER. Acest program este achiziionat de la firma TRANSART, este implementat utiliznd MS-Access i este alctuit din patru module: administrare, gestiune, contabilitate i salarizare. Modulul de Administrare permite gestionarea firmelor (deschidere, reconfigurare, tergere), a utilizatorilor (parole, drepturi de acces), precum i ntreinerea datelor (salvare/restaurare, reparare, testare consisten). De asemenea n cadrul modulului se realizeaz legtura ntre modulul de Gestiune i cel de Contabilitate prin generarea automat a notelor contabile, iar prin operaiile de nchidere de lun se face trecerea la luna urmtoare.
Pagina 44 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Sistemul programabil de back-up automat al datelor ofer o siguran deosebit aplicaiei. Modulul de Salarii din cadrul aplicaiei permite prelucrarea datelor legate de drepturile salariale aferente fiecrui angajat. Fiabilitatea programului const ntr-o rapiditate deosebit la procesarea datelor, complexitatea rapoartelor oferite (Realizri Salarii, Dispoziii de Plata, Contare Sume Salarii, Centralizator Sume, toate tipurile de obligaii, etc.) iar gradul ridicat de parametrizare precum i comunicarea perfect cu celelalte module, ofer o privire ct mai ampl asupra situaiei financiare a firmei. Modulul de Contabilitate permite att importul de note contabile din celelalte module ct i introducerea de note contabile diverse. n cadrul modulului de Contabilitate exist posibilitatea de a lucra pe dou luni concomitent, respectiv se pot introduce i prelucra notele contabile pe luna urmtoare naintea nchiderii lunii curente. Acest modul permite automatizarea unor operaii ca nchiderea conturilor de venituri i cheltuieli i a conturilor de TVA, ntocmirea declaraiilor privind obligaiile de plat la buget, bilanului i anexelor la bilan, realizarea automat a documentelor de control i de sintez, ca de exemplu balana lunar, registrul jurnal, cartea mare, fia contului. Un alt avantaj al acestui modul este acela c, dac utilizatorul posed o alt aplicaie care are reflectare i n contabilitate prin generri de note contabile, acestea vor putea fi grupate ntr-un fiier din care programul NeoManager va putea prelua aceste informaii. Modulele de Gestiunea stocurilor, Facturare i Pli realizeaz activitatea de gestiune n timp real a stocurilor, urmrirea plilor i a ncasrilor i permite obinerea, n orice moment, de situaii exacte att cantitativ ct i valoric. Aceste module sunt ntr-o strns interdependen i permit, dup caz, generarea automat sau nregistrarea urmtoarelor documente: Documente pentru preluarea stocurilor la inventar, Note de intrare recepie i Note de intrare recepie pentru Import, Fie de magazie i Fie de magazie centralizatoare, Facturi, Avize de nsoire a mrfii, Chitane simple, Bon de casa, Ordine de plat, Dispoziii de plat, Extrase de cont. Acest modul prezint ns i unele dezavantaje. n primul rnd nu exist n cadrul aplicaiei nici o posibilitate de nregistrare a comenzilor, lucru absolut necesar n momentul transmiterii acestora n timp real. Un alt dezavantaj l constituie faptul c nu ofer posibilitatea realizrii automate a multor rapoarte deosebit de importante ce ofer informaii menite s contribuie la stabilirea i realizarea obiectivelor societii. Aceste rapoarte sunt obinute, n momentul de fa, prin exportul de date n Excel sau Access i prelucrarea acestora. Din acest motiv, un alt obiectiv al firmei este realizarea i implementarea unui nou sistem informatic care s corespund cerinelor actuale.
Pagina 45 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

3. PROIECTAREA SISTEMULULUI INFORMATIC 3.1. Proiectarea schemei de ansamblu Pentru realizarea unui sistem informatic sunt implicate multe persoane, materiale, timp, etc., ceea ce implic n final costuri ridicate. Din aceast cauz, modul de abordare a problemei proiectrii este foarte important. n decursul timpului s-au cristalizat cteva metodologii standard de proiectare. Una dintre principalele etape de parcurs pentru realizarea unui sistem informatic este proiectarea schemei de ansamblu. Principalele activiti n proiectarea de ansamblu sunt: definirea obiectivelor; structura sistemelor informatice; definirea intrrilor; definirea ieirilor; definirea coleciilor de date; alegerea modelului matematic i a programelor aferente; alegerea soluiilor tehnice de realizare; listarea necesarului de resurse.

3.1.1. Obiectivele sistemului informatic n general, obiectivele unui sistem informatic reprezint scopuri imediate i de perspectiv ale perfecionrii activitii economice i de conducere, n vederea ridicrii nivelului de informare operativ i previzional a structurilor organizatorice, a perfecionrii metodelor i proceselor tehnico-informaionale i de conducere pentru asigurarea maximizrii eficienei unitii economice. Obiectivele sistemului informatic presupun abordarea i rezolvarea informatic a unor probleme cu caracter sintetic i analitic, ntr-o manier sistemic, pentru asigurarea scopurilor propuse. Aceste obiective sunt difereniate, avnd caracteristici generale i specifice, subordonate cadrului legislativ-normativ, dotrii cu tehnic de calcul i cerinelor dezvoltrii imediate i de perspectiv a societii comerciale JADER S.R.L.
Pagina 46 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

n acest context, pentru elaborarea unui sistem informatic privind activitatea de baz n cadrul societii comerciale JADER S.R.L. putem delimita urmtoarele categorii de obiective: a) Obiective generale, obiective ce vizeaz probleme cu caracter global ale conducerii unitii i compartimentele funcionale, n scopul realizrii atributelor conducerii i ale funciunilor unitii. Aceste obiective sunt fundamental dependente de specificul activitii de distribuie i n acest context ne propunem s atingem urmtoarele obiective n realizarea sistemului informatic: realizarea activitii de gestiune a stocurilor i urmrire a plilor i ncasrilor; nregistrarea cronologic i sistemic a tuturor operaiunilor efectuate; obinerea, n orice moment, de situaii absolut necesare pentru desfurarea n condiii optime a activitii de distribuie; acuratee n realizarea situaiilor. Toate aceste obiective trebuie s asigure utilizarea eficient i extensiv a sistemelor electronice de calcul viznd, n special, creterea vitezei de circulaie a informaiilor i reducerea ciclului informaional i a timpului de rspuns ca urmare a realizrii acestui sistem informatic. b) Obiective specifice, care au n vedere realizarea tuturor prelucrrilor ntr-un cadru unitar, care s conduc la creterea gradului de prelucrare a informaiilor din baza de date prin multiplele posibiliti de sintetizare i corelare a datelor, prelucrarea integrat a unor operaiuni, n strns legtur cu exploatarea concomitent a tuturor aplicaiilor informatice componente ale acestui sistem. De asemenea, aceste obiective presupun existena unei baze de date la care s poat avea acces persoanele implicate n exploatarea acesteia. Realizarea complet a obiectivelor acestui sistem informatic presupune existena i funcionarea cel puin a unui calculator personal, PC-AT de preferin i a unei imprimante proprii, prin intermediul cruia s se poat declana toate tranzaciile externe asupra bazei de date, privit ca un fond centralizat de date.

3.1.2. Structura sistemelor informatice Structura sistemelor de informatice este o etap necesar, datorit: numrului mare de elemente i legturi ce compun de regul un sistem informatic;
Pagina 47 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

implementarea simultan a tuturor componentelor sistemelor informatice ntr-o unitate economic apare ca o activitate deosebit de dificil n cazul n care nu are loc structurarea sistemului; prioritatea unor obiective; cantitatea limitat de resurse umane i materiale fac imposibil proiectarea n bloc a sistemului informatic. Cerine ale structurrii sistemelor informatice n etape de proiectare de ansamblu: pe fiecare nivel al structurrii trebuie asigurat unicitatea criteriului de descompunere a sistemului; structurarea realizat trebuie s permit constituirea ulterioar a ntregului sistem prin agregarea modulelor separate; structura creat nu trebuie s conin ntretieturi.

3.1.3. Definirea intrrilor sistemului informatic Prin "intrrile" unui sistem informatic vom nelege totalitatea datelor primare necesare obinerii informaiilor de ieire ale sistemului, n urma prelucrrii. Datele primare reflect starea i dinamica fenomenelor i proceselor economice din unitatea economic i sunt necesare crerii i populrii bazei de date i obinerii rezultatelor/rapoartelor finale de control fiscal. Definirea intrrilor trebuie s includ toate elementele necesare realizrii tehnice ulterioare a documentelor de intrare i s ofere soluii pentru prelucrarea datelor n sistemul informatic. Adaptarea sistemului informatic n funcie de documentele primare de intrare este o faz important n cadrul activitii de proiectare deoarece n documente se consemneaz starea i dinamica fenomenelor i proceselor economice desfurate n unitatea economic i reflectate prin intermediul sistemului informatic. Datele consemnate n documentele de intrare sunt introduse n sistemul informatic prin intermediul tranzaciilor externe efectuate asupra coleciilor de date organizate n fiiere. Concordana cu structura general de funcionare a unui sistem informatic, documentele n care sunt consemnate operaiile economice din societatea comercial, reprezint documentele de intrare n raport cu structura sistemului informatic.

Pagina 48 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Tipuri de documente de intrare Documentele de intrare n care se consemneaz starea i dinamica fenomenelor i proceselor economice pot fi structurate n funcie de: a) sfera de utilizare; b) frecvena de utilizare; c) regimul de gestionare; d) tipul tranzaciilor externe; e) formatul de prezentare, cum se poate observa i din figura 3.1.

Sfera de utilizare Fig.3.1. Tipologia documentelor de intrare

COMUNE SPECIFICE

a) Sfera de utilizare a documentelor de intrare permite gruparea acestora n dou TIPRITE Frecvena de categorii: NETIPRITE utilizare 1. Documente de intrare COMUNE, utilizate pentru nregistrarea datelor privind procesele tehnico-economice din activitile desfurate n toate tipurile de uniti economice, Tipologia CREAREA ENTITIILOR Tipul indiferent de domeniul de activitate (exemplu: nota de contabilitate, facturaACTUALIZAREA fiscal, stat salarii); documentelor tranzaciilor de Documente de intrare SPECIFICE, folosite pentru nregistrarea datelor ce ENTITILOR 2. intrare caracterizeaz anumite procese tehnico-economice desfurate n cadrul unor ramuri sau subramuri; UZUAL SPECIFICAT b) Frecvena de utilizare i ponderea informaiilor fixe coninute n documentele de Regimul de gestionare

intrare permit gruparea acestora n dou categorii: 1. Documente de intrare TIPRITE, caracterizate printr-o utilizare general la nivelul Format de INDIVIDUALE tuturor unitilor economice, ceea ce justific din punct de vedere economic multiplicarea lor prezentare COMUNE MIXTE cu regim special (exemplu: factura, NIR, aviz de expediie); 2. Documente de intrare NETIPRITE, caracterizate printr-o utilizare special numai la nivelul unor anumite unitii economice. c) Regimul de gestionare a documentelor de intrare impune gruparea acestora n dou categorii:

Pagina 49 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

1. Documente de intrare cu REGIM UZUAL, sunt caracterizate printr-o folosire i o eviden similar cu cele tiprite n vederea utilizrii generale, fr restricii exprese din punct de vedere legal; 2. Documente de intrare cu REGIM SPECIAL, a cror gestionare, folosire i eviden sunt impuse de reglementrile n vigoare, cu precizarea c n coninutul lor este tiprit meniunea "Regim special". d) Tipul tranzaciilor externe asigur gruparea documentelor de intrare n dou categorii: 1. Documente care redau starea iniial a fenomenelor i proceselor economice, prin care se asigur cuantificarea elementelor patrimoniale ale unitii economice n momentul lansrii n execuie a sistemului informatic; 2. Documente care reflect dinamica fenomenelor i proceselor economice ce modific elementele patrimoniale ntr-o anumit perioad de gestiune. Documentele de intrare din prima categorie permit constituirea iniial a coleciilor de date n momentul lansrii n funciune a sistemului informatic. Aceste documente surprind starea iniial a fenomenelor i proceselor economice prin intermediul valorii reale a atributelor cu caracter convenional-constant, nregistrate prin intermediul nomenclatoarelor. Documentele din a doua categorie permit constituirea coleciilor de date curente (operative), n care se vor reflecta actualizrile de atribute cu caracter convenional constant (actualizarea nomenclatoarelor), ct i dinamica fenomenelor i proceselor economice desfurate n unitatea economic ntre dou momente aferente versiunilor succesive ale coleciilor de date. e) Formatul de prezentare al documentelor permite gruparea documentelor de intrare n trei categorii: 1. Documente de intrare individuale asigur redarea denumirii i valorii atributelor prin amplasarea acestora pe ntreaga suprafa n funcie de succesiunea logic a operaiei economice rezultate (factura); 2. Documente de intrare comune reflect denumirile i valorile atributelor prin ordonarea acestora sub form de tabel n cadrul cruia succesiunea atributelor este determinat de relaiile de apartenen i incluziune dintre mulimile specifice ale atributelor;

Pagina 50 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

3. Documente de intrare mixte, permit ordonarea numrului i valorii atributelor att n format individual ct i n format comun, pentru a furniza ntr-o form eficient, dispunerea atributelor n structura documentelor de intrare. Documentele de intrare prezentate constituie sursa principal a tranzaciilor externe utilizate ntr-un sistem informatic pentru gestiunea coleciilor de date, ct i sursa secundar pentru generarea tranzaciilor interne n cadrul nucleului sistemului informatic. Definirea intrrilor trebuie s includ toate elementele necesare realizrii ulterioare a documentelor de ieire i s ofere soluii pentru prelucrarea datelor n sistemul informatic. Intrrile unui sistem sunt condiionate de ieirile acestuia att pe plan logic ct i pe plan fizic. Intrrile sistemului informatic privind activitatea de distribuie fiscal sunt culese din documentele primare (facturi, note de intrare - recepie, documente pli, documente ncasri), aa cum se poate vedea n figura 3.2, i introduse n ferestrele de culegere a datelor.

Note de Intrrile sistemului informatic Fig. 3.2. Pli Comenzi intrare furnizori clieni recepie
3.1.4. Definirea ieirilor sistemului informatic

Facturi clieni

ncasri clieni

ncasri ncasri cu prin banc satisfacereanumerar informaionale ale structurilor organizatorice i ale conducerii din cerinelor numerar banc
Realizarea cu Pli practic a prin Pli obiectivelor sistemului informatic se caracterizeaz prin unitatea beneficiar, utilitatea i viabilitatea unui sistem informatic fiind determinat de coninutul i operativitatea cu care se transmit situaiile de ieire la factorii de decizie implicai. Putem privi ieirile sistemului informatic din trei puncte de vedere: structural, funcional i tipologic. Din punct de vedere structural, ieirile sistemului informatic reprezint a treia component din triada ce caracterizeaz structura general a oricrui tip de sistem INTRRI PRELUCRRI - IEIRI. Din punct de vedere funcional, ieirile unui sistem informatic concretizeaz obiectivele generale i specifice ale sistemului proiectat. Din punct de vedere tipologic, ieirile sistemului informatic pot fi redate sub form de: a) rapoarte sintetice privind stocurile, vnzrile i urmrirea plilor i ncasrilor;
Pagina 51 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

b) liste/situaii de ieire analitice privind analiza stocurilor, vnzrilor, plilor i ncasrilor; c) ieiri ctre alte sisteme informatice transmise prin intermediul suporturilor externe (magnetice/optice) sau prin intermediul reelei locale de calculatoare. Proiectarea ieirilor este un domeniu n care utilizatorul trebuie s joace un rol important, cu toate c el are nevoie de asistena profesional a analistului de sistem care s descrie caracteristicile operaionale ale diferitelor moduri de producere a ieirilor i s-l asigure c cerinele lui sunt realizabile. Lucrnd mpreun, analistul i utilizatorul trebuie s defineasc urmtoarele aspecte: - tipul ieirilor (pe ecran, listate pe hrtie, pe suport magnetic/optic); - coninutul; - formatul (machetele tabelelor); - aezarea n pagin; - frecvena; - timpul de rspuns cerut. Proiectarea situaiilor finale are ca rezultat ntocmirea specificaiilor de ieire, care trebuie s conin, pentru fiecare situaie, macheta acesteia precum i detalii i indicaii tehnice de realizare. Pe baza cerinelor informaionale reieite din studiul i analiza sistemului existent se vor realiza machetele de ieire care vor cuprinde titlul, date de identificare, capul de tabel, date elementare i totalurile. Alegerea tipului de suport fizic de ieire se face n funcie de timpul de rspuns solicitat, amplasarea utilizatorului fa de calculator i dorina de a pstra informaiile obinute. n vederea definitivrii situaiilor finale s-a inut seama de o serie de considerente practice: - respectarea unor cerine ale factorilor de conducere privind macheta situaiei finale, oblignd la o anumit structurare a informaiilor prezentate; - restricii tehnice datorate performanelor tehnice ale echipamentelor precum numrul de caractere pe rnd acceptate de monitor sau imprimant, numrul de rnduri vizibile pe un monitor; - elemente de eficien privind reducerea timpului calculator asumat pentru editarea diferitelor situaii de ieire, a economiei consumabilelor;

Pagina 52 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

- utilizarea monitoarelor ca suport de ieire, situaiile putnd fi obinute n timp scurt, n regim conversaional, utilizndu-se ecrane de tip informativ, de asistare i cu informaii propriu-zise. Ieirile sistemului informatic privind activitatea de distribuie sunt prezentate in figura 3.3.

Centralizator Jurnale Fig. 3.3. Ieirile sistemului informatic Situaii documente contabile stocuri

Situaii vnzri cumprri Vnzri

Situaii ncasri plai Scadenier


pli ncas.

NIR-uri Jurnal de 3.1.5. Definirea coleciilorde date cumprri

Balana stocurilor

Facturi Cumprri Principalele criterii pe baza crora se pot grupa datele sunt legate de sfera de Fia client Oferta Jurnal de cunoatere, de domeniul de activitate, de stabilitatea coninutului datelor i de rolul datelor n furnizor produse vnzri Pli Top produse procesul prelucrrii. Dup sfera de cunoatere: ncasri date primare; Necesar
aprovizionare

Top ageni

Pli ageni

indicatori tehnico-economici cu caracter operaional; indicatori tehnico-economici cu centralizare media; indicatori sintetici. Dup domeniul de activitate colecia furnizori; colecia beneficiari; colecia contracte; colecia produse; colecia repere; colecia lucrri; colecia personal; colecia pli; colecia ncasri. Dup stabilirea datelor colecii de date convenional-constante; colecii de date variabile.
Pagina 53 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Clasificarea coleciilor de date convenional-constante: coleciile de date cu caracter normativ dein 50-60% din volumul total de informaii care circul n procesul informaional al unei uniti economice. Principalele colecii de date cu caracter normativ: normativele de fabricaie; normativele tehnologice; normativele de munc; normativele materiale. Dup prelucrarea datelor colecii de date de baz; colecii de date pentru tranzacii; colecii de date intermediare sau de lucru; colecii de date statistice; colecii de date istorice. Coleciile de date ale sistemului informatic privind activitatea de distribuie sunt prezentate in figura 3.4.

Clieni Coleciile de date ale sistemului informatic Furnizori Ageni Delegai Fig. 3.4.

Grupe Produse

Produse

3.1.6. Alegerea modelelor economico-matematice Modelele matematice folosite n perfecionarea activitii economice sunt urmtoarele: modele de programare liniar problemele economice ce se pot rezolva cu acest tip de modele privesc optimizarea planului de producie, repartizarea sarcinilor de producie i folosirea optim a resurselor; modele de programare problemele economice ce se pot rezolva cu acest tip de modele sunt determinarea minimului global/local pentru o funcie real. metodele de programare dinamic problemele economice ce se pot rezolva cu aceste modele sunt realizarea analizei secveniale a proceselor de luare a deciziilor, rezolvarea problemelor de nlocuire a utilajelor.
Pagina 54 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

modele de teoria grafurilor problemele economice ce pot fi astfel rezolvate sunt cele legate de determinarea drumurilor cu valoare optim, determinarea fluxului maxim; modele de gestiune a stocurilor problemele economice ce se pot rezolva cu aceste modele privesc optimizarea activitilor de aprovizionare, de producie i de desfacere; modele de simulare problemele economice ce se pot rezolva cu aceste modele sunt simularea evoluiei fenomenelor i proceselor economice n funcie de caracterul lor; modele de teoria deciziilor problemele economice rezolvate n acest mod sunt legate de fundamentarea deciziilor multidimensionare, fundamentarea deciziilor n condiii de risc i incertitudine. modele de ateptare problemele economice ce se pot rezolva cu aceste modele privesc minimizarea timpului de ateptare concomitent cu minimizarea cheltuielilor ocazionate de ateptare. Avnd n vedere ieirile sistemului informatic realizat, acesta se ncadreaz n categoria modelelor de gestiune a stocurilor.

3.1.7. Alegerea tehnologiilor de prelucrare Tehnologiile pot fi clasificate n funcie de: metodele, tehnicile i echipamentele utilizate; modul n care se structureaz i se organizeaz datele pentru prelucrare; procedeele de introducere a datelor n calculator; metodele i tehnicile de prelucrare i de redare a rezultatelor obinute. Din punct de vedere al performanelor tehnico-funcionale respectiv, dup timpul de rspuns al sistemelor informatice, tehnologiile se pot diferenia n: tehnologii cu rspuns ntrziat; tehnologii n timp real. Dup modul de structurare i organizare a datelor, tehnologiile de preluare automat a datelor se clasific n: tehnologii care utilizeaz fiierele clasice; tehnologii care utilizeaz fiierele clasice i/sau fiiere integrate; tehnologii care utilizeaz baze de date. Dup locul amplasrii calculatorului electronic n raport cu punctele de generare a datelor i cu funciile de valorificare a informaiilor obinute din prelucrare:
Pagina 55 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

tehnologii pentru sisteme informatice centralizate; tehnologii pentru sisteme informatice distribuite. Sistemul informatic realizat se ncadreaz n urmtoarele categorii: tehnologii n timp real; tehnologii care utilizeaz baze de date; tehnologii pentru sisteme informatice centralizate.

3.1.8. Estimarea necesarului de resurse Elementele determinante pentru configuraia fiecrui echipament de prelucrare sunt: Memoria intern estimarea necesarului de memorie intern se face pe baza relaiei de calcul M=M1+M2 unde: M=necesarul total de memorie, M1=necesarul de memorie pentru folosirea sistemului de operare ales, M2=necesarul de memorie pentru execuia programelor aplicative. Necesarul de memorie intern pentru programe aplicative este: M2=max(Ma,Mb,. .,Mn) Estimarea necesarului de echipamente periferice ale sistemului central de prelucrare se realizeaz n funcie de echipamentele de intrare-ieire i de unitile de memorie extern. Numrul echipamentelor periferice necesare se stabilete n raport de factorii: fluxul de intrare-ieire; volumul de date ce se cere a fi stocat n memoria extern; modul de exploatare; numrul de programe ce se execut n paralel. Estimarea necesarului de personal de specialitate personalul de specialitate necesar realizrii i exploatrii sistemului informatic se determin n raport cu volumul de munc cerut de complexitatea proiectului i volumul de munc cerut de ntreinerea i exploatarea sistemului informatic. Estimarea necesarului de produse program se realizeaz: din ansamblul de programe care nsoesc calculatorul electronic; prin preluarea de elemente tipizate; prin preluarea altor programe de la alte centre de informatic; prin elaborarea softului cu eforturi proprii.
Pagina 56 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

3.2. Proiectarea bazei de date Organizarea datelor n vederea prelucrrii pe calculator este o activitate tot aa de important ca i realizarea programelor. Cele dou componente ale unui sistem informatic: datele i programele, se gsesc ntr-o strns interdependen. Un program, orict de elaborat i rafinat ar fi, nu va produce rezultatele scontate, dac va lucra cu o structur de date depit. Tot aa de bine, o structur de date bine pus la punct nu va putea suplini carenele unui program care o prelucreaz. Trebuie fcut distincie ntre date, informaii i cunotine. Din punct de vedere al prelucrrii pe calculator, datele sunt definite de trei elemente: un identificator, atribute i valoare. Exemplu: cantitate (identificator), numr real i pozitiv (atribute), 50.5 (valoare). La modul cel mai simplu, informaia este un mesaj care are caracter de noutate, altfel spus care nltur o nedeterminare (necunoatere). Informaiile se obin n urma prelucrrii datelor. Cunotinele reprezint informaii simple sau agregate, pe care le dobndim de-a lungul timpului, relativ la obiecte, fenomene sau procese din lumea real. n ultimul timp se vorbete tot mai mult de organizarea acestora n baze de cunotine. Organizarea datelor din punct de vedere informatic are dou componente: organizarea datelor n memoria intern a calculatorului, care cuprinde structurile de tip: list, coad, stiv i decoad; organizarea datelor pe memoria extern, care cuprinde structurile de tip fiier i baz de date. Organizarea datelor pe memoria extern a parcurs n timp mai multe stadii: fiiere, fiiere cu legturi i a culminat cu bazele de date actuale. Majoritatea sistemelor informatice actuale lucreaz cu baze de date. O baz de date poate fi definit ca un ansamblu de date elementare sau structurate, accesibile unei comuniti de utilizatori. Mai concret, o baz de date, este un ansamblu de fiiere intercorelate, care conine nucleul de date necesare unui sistem informatic (aplicaie informatic). Un fiier este un ansamblu de nregistrri fizice, omogene din punct de vedere al coninutului i al prelucrrii (figura 3.5). O nregistrare fizic este unitatea de transfer ntre memoria intern i cea extern a calculatorului. Aceasta este format din una sau mai multe nregistrri logice. O nregistrare logic este unitatea de prelucrare din punct de vedere al
Pagina 57 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

programului utilizat. Aceasta este format dintr-un ansamblu de cmpuri, care descriu o anumit realitate.

Fiier nregistrare fizic

nregistrarea fizic 1

nregistrarea fizic 2

.........

nregistrarea fizic n

nregistrarea fizic 1 nregistrare logic Cmp 1

nregistrarea fizic 2

.........

Cmp 2

.........

Cmp n

Fig. 3.5. Organizarea datelor n fiiere Tipologia bazelor de date. Extinderea utilizrii tehnologiilor informaionale n procesele operaionale i de decizie a dus la tipizarea bazelor de date n funcie de rolul lor. La nivelul organizaiilor se pot identifica urmtoarele tipuri de baze de date: Bazele de date operaionale stocheaz datele cu privire la principalele sisteme operaionale din organizaie. Interdependena datelor din bazele de acest tip conduce la o abordare structural a bazei de date la nivel organizaional. Acest aspect rezid din faptul c bazele de date operaionale sunt legate funcional (corespunztor funciilor firmei) sau procesual, n funcie de procesele principale care au loc n organizaie. Bazele operaionale sunt agregate pentru a forma o baz de date la nivel organizaional. De exemplu, baza de date de gestiune a produciei, baza de date a resurselor umane etc. Bazele de date operaionale constituie nucleul sistemelor informaionale din organizaii. Bazele de date pentru management stocheaz, de regul, rezultate ale prelucrrii datelor din bazele de date operaionale i/sau din bazele de date externe. Bazele de date multidimensionale sunt baze de date integrate, nevolatile i istorizate, organizate pentru a ajuta n procesul de management al unei organizaii. Ele regrupeaz i integreaz date din surse interne sau surse externe i din perioade diferite. Sursele interne sunt constituite din bazele de date operaionale din diferite domenii de activitate, iar cele externe sunt baze de date online sau baze de date ale altor organizaii. Timpul reprezint o dimensiune de baz n analiza datelor, iar evoluia n timp este esenial. Nevolatilizarea se refer la faptul
Pagina 58 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

c datele nu fac obiectul actualizrii, adic o interogare efectuat la momente diferite trebuie s conduc la acelai rezultat. Bazele de date externe pot conine date comerciale sau date statistice i pot fi accesate online sau offline. Dup modul de accesare, bazele de date pot fi: colective, accesate de ctre mai muli utilizatori (eventual simultan). Majoritatea bazelor de date din organizaii sunt colective; individuale, accesate exclusiv de ctre cel care le gestioneaz. Dup modul de localizare, bazele de date pot fi: locale, stocate de regul pe serverul unei reele locale de calculatoare i utilizate de mai multe calculatoare client; distribuite, stocate parial sau total n diferite puncte ale unei reele distribuite de calculatoare ca, de exemplu, n cazul instituiilor bancare. Dup tipul datelor gestionate i specificitatea lor, bazele de date pot fi: convenionale, ce conin date alfanumerice clasice; multimedia, ce conin date multimedia (imagini, sunete, etc.); textuale, ce conin documente. Privitor la arhitectura bazelor de date, ANSI (American National Standards Institute) i SPARC (Standards Planning and Requirements Committee) au propus trei nivele: conceptual; logic; fizic. Proiectarea bazei de date se face pe aceste trei nivele ale arhitecturii. Prima faz de proiectare se realizeaz pe nivelul conceptual. Proiectarea conceptual const n crearea unui model conceptual al bazei de date, independent de detaliile de implementare, de programele de aplicaie, sistem de operare, elemente hardware etc. Proiectarea logic reprezint a doua faz de proiectare a bazei de date i const n rafinarea modelului conceptual i transpunerea acestuia ntr-un model de date logic, cunoscnd tipul de SGBD int (relaional, ierarhic, n reea sau orientat-obiect). Cele dou etape sunt eseniale pentru obinerea unui model al bazei de date complet, care s permit definirea tuturor vederilor utilizatorilor i meninerea integritii bazei de date.

Pagina 59 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

A treia etap de proiectare, proiectarea fizic a bazei de date, const n descrierea modului de implementare a bazei de date, a structurilor de stocare n capacitatea de stocare secundar i metodele de acces la date.

3.2.1. Nivelul conceptual (modelul conceptual) Nivelul conceptual este nivelul central care reflect datele structurate astfel nct acestea s poat fi preluate i prelucrate. Schema conceptual st la baza modelului conceptual care va permite definirea proprietilor elementare ale obiectelor care intereseaz dintr-o ntreprindere (de exemplu: model de pantof, culoare, mrime, etc.), gruparea acestora, n funcie de criterii de omogenitate stabilite, n scopul descrierii obiectelor lumii reale (comanda, articole de nclminte, livrare) i a relaiilor dintre ele (cantitatea i preul fiecrui articol livrat). Sunt definite regulile de care trebuie s se in seama n manipularea datelor existente. Aadar, prin modelarea conceptual a datelor se urmrete construirea unui model al datelor care s asigure transpunerea exact a realitii din domeniul analizat, fr a lua n considerare cerinele specifice unui model de organizare a datelor (cum este modelul relaional), criteriile de calitate privind organizarea datelor, cerinele nefuncionale ale sistemului i criteriile de performan privind stocarea i accesarea datelor. n acest sens, se construiete diagrama entitate-relaie, care evideniaz entitile de date din sistem, atributele acestora, precum i legturile dintre entiti. Modul n care vor fi implementate legturile dintre entiti, de exemplu, nu intereseaz n acest moment, atenia fiind ndreptat doar spre identificarea i descrierea lor. Cerinele informaionale ale sistemului informatic conceput sunt urmtoarele: pentru teri (clieni sau furnizori) se ntocmesc documente i comenzi de mrfuri prin intermediul unor ageni i a unor delegai. Comenzile au un anumit coninut reprezentat printr-o anume cantitate comandat a unor produse care aparin unor grupe de produse. Documentele pot fi de mai multe feluri (facturi, NIR-uri, documente ncasri, documente pli). Ele pot conine cantitile unor produse care aparin grupelor de produse i totodat genereaz o micare a plilor (creeaz o crean/datorie, terge o crean/datorie). Produsele aparin unor grupe de produse, au un anumit istoric al achiziiilor necesar descrcrii gestiunii i au un anumit pre de vnzare care poate fi fixat n momentul achiziiei sau ulterior. Modelul conceptual al datelor este prezentat n figura 3.6.
Pagina 60 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig. 3.6. Modelul conceptual al datelor


Se ntocmesc Prin intermediul

Ageni Nr. Agent Nume Zon Telefon Comision

Delegai Nr. Delegat Nume Teri Serie BI Nr. ter Numr BI Denumire Proiectarea logic presupune organizarea datelor n tabele i coloane, conform regulilor Eliberat Adres Jude modelului relaional (acesta fiind modelul cel mai popular de CNP organizare a datelor). Proiectarea Mijl. de transp. Cod fiscal Nr.mj. de al datelor prin aplicarea logic a bazei de date presupune transformarea modelului conceptual transp. Reg.Com. Cont bancar regulilor i conceptelor specifice modelului relaional i a criteriilor de calitate aplicabile Banc Produse Telefon Nr. Produs modelului logic al datelor, aspecte ignorate n etapaDenumire conceptuale. Scopul urmrit modelrii Fax Grupe Email Descriere const n obinerea unui model relaional pur, adic neafectat de cerinele nefuncionale Produse i cele Comenzi Web Imagine Nr. grup Tip ter de performan n Nr. Comand accesarea datelor, nici de facilitile UM oferite de diferite SGBD-uri existente pe Denumire Data Care aparin Zile scaden Pre intrare Conin Descriere Data Scadent nglobate n etapa proiectrii fizice a bazei de date. pia. Toate aceste aspecte sunt Credit Curent Pre vnzare Cantitate Imagine Facturat Credit Maxim Adaos Pre Stoc Limit Principalele criterii deTVA Valoare fr calitate utilizate n evaluareaFinal Stoc modelului logic al datelor sunt: Rabat TVA Stoc Limit Pre real Completitudine. Modelul logic trebuie s conin toate datele necesare prelucrrilor i Suma

3.2.2. Nivelul logic (modelul relaional)

obinerii ieirilor din sistem.


Documente Neredundan. Redundana datelor genereaz probleme privind integritatea datelor i Conin Cantitate solicit procese suplimentare pentru ntreinerea datelor (vor trebui actualizate toate copiile Numr intern Rabat existente pentru oData De aceea, modelul logic trebuie s fie format dintr-un set de tabele dat). Fixare pre Nr.Doc.Intrare Pre real Denumire produs Data Scadent Pre intrare normalizate. Tip Cantitate Observaie Adaos vechi Or facturare Pre utilizatori sau Valoare fr TVA satisfac nu doar cerinele anticipate ale sistemului ci i cele ale altor poteniali vnzare vechi Micri Pre intrare nou TVA pli eventualele cerine viitoare care apar inevitabil. Dac datele sunt organizate avnd n minte Adaos nou Suma Suma Pre vnzare nou Rest de plat Dat facturare PV trebuie conceput Pre intrare vechi s Reutilizabilitate. Schema logic a bazei de date Fixat astfel nct ea Cantitate Serie Pre Istoric intrri Nr. Document

doar cerinele actuale, atunci reorganizarea datelor determinat de apariia unor noi cerine funcionale va fi foarte costisitoare. Stabilitate Nr. Tip i flexibilitate. Aceste criterii vizeaz uurina adaptrii bazei de date la modificrile ulterioare ale cerinelor sistemului. Un model al datelor este considerat stabil dac Tip document
Contor eventualele modificri ale cerinelor funcionale nu determin modificarea sa. Schema bazei de Denumire Tip Document

date va fi

Serie Observaie considerat mai stabil

sau mai puin stabil n funcie de amploarea modificrilor

generate de schimbarea cerinelor. Flexibilitatea unui model al datelor este dat de uurina extinderii sale pentru nglobarea noilor cerine cu impact minim asupra structurii existente.
Pagina 61 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Simplitate i elegan. Modelul logic al datelor trebuie s ofere o clasificare natural i elegant a datelor. De exemplu, este inadecvat existena tabelelor Furnizor i Client att timp ct unii parteneri de afaceri pot fi att furnizori, ct i clieni. Aceeai situaie poate aprea n cazul facturilor, fiind neelegant conceperea a dou tabele, una pentru facturi emise i alta pentru facturi primite. Modelul relaional al datelor corespunztor sistemului informatic realizat este prezentat n figura 3.7. Teri ID_Tert, Tert, Adresa, Judet, CodFiscal, RegCom, ContBancar, Banca, Telefon, Fax, Email, Web, Flags, ZileScadenta, ID_Agent, CreditCurent, Ageni CreditMaxim ID_Agent, Agent, Zona, Numar telefon, Comision1, Termen ncasare1, Comision2, Termen ncasare2, Comision3, Termen ncasare3, Delegai Comenzi Documente Comision4, Termen ncasare4 ID_Delegat, Delegat, SerieBI, NrBI, Eliberat, CNP, MijlDeTransp, NrMijlDeTransp ID_Comanda, Data, ID_Tert, ID_Agent, ValoareFaraTVA, TVA, Suma, Facturata, Data Scadenta ID_Document, Data, Numar, Serie, ID_Tert, ID_TipDocument, ID_Agent, Observatie, ID_Delegat, DataFactuare, Ora Facturare, Tip documente Linii comenzi Micri stocuri Micri pli Nomenclator produse Grupe produse Stocuri Fixare pre vnzare ValoareFaraTVA, TVA, Suma, RestPlata, Data Scadenta ID_TipDocument, DenumireDocument, TipDocument, Contor, Serie, Observatie ID_Miscare, ID_Comanda, ID_Grupa, ID_Produs, Pret, RabatProdus, PretReal, Cantitate ID_Miscare, ID_Document, ID_Grupa, ID_Produs, NumarIntern, Pret, Rabat Produs, PretReal, Cantitate, Tip ID_MiscarePlata, Suma, ID_Document, ID_RefDoc ID_Produs, DenumireProdus, DescriereProdus, ID_Grupa, Imagine, UM, PretIntrare, PretVanzare, Adaos, StocFinal, StocLimita ID_Grupa, Grupa, Descriere, Imagine Grupa ID_Miscare, ID_Produs, Numar, Pret, Cantitate, PVFixat ID_Produs, ID_Grupa, Denumire Produs, Cantitate, Pret Intrare Vechi, Adaos Vechi, Pret Vanzare Vechi, Pret Intrare Nou, Adaos Nou, Pret Vanzare Nou Fig. 3.6. Modelul relaional al datelor

Pagina 62 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Structurarea datelor n fiiere este o operaie de definire a structurilor logice, de descriere a coninutului informaional pe articole. Structurarea logic se prezint ca un ir de caractere constituit prin concatenarea mai multor elemente informaionale. Proiectarea structurilor logice const n stabilirea elementelor informaionale care compun articole inndu-se seama de coninutul real al intrrilor informaionale, de rolul fiecrui fiier n procesul prelucrrii. Structura datelor din fiier implic definirea coninutului informaional al articolelor. Prin precizarea caracteristicilor logice de utilizare analistul stabilete caracteristicile descriptive specifice datelor i modul lor de existen i utilizare. Caracteristica logic a elementului informaional Atribut posibil Natura datelor Numeric-alfanumeric-alfabetic Tipul datelor ntreg-real-complex Precizia datelor Simpl-dubl-extins Mrimea datelor n caractere Factorul de repetitivitate n operaii Caracteristica principal pe baza creia se stabilete formatul articolelor este factorul de repetitivitate al anumitor elemente informaionale din structur. Indicatorii de activitate ai fiierelor sunt obligatoriu de definit i respectat deoarece nivelul lor este o condiie esenial a realizrii urmtoarelor operaii: stabilirea necesarului de suporturi tehnice de date; estimarea duratelor de exploatare a fiierelor; planificarea operaiilor de culegere i control. Indicatori pentru fiiere cei mai reprezentativi indicatori folosii pentru gestiunea datelor a cror nivele maxime trebuie estimate la momentul proiectrii logice sunt: n (numrul de articole estimate n perioadele de vrf din activitate) ns (numrul de articole terse la momentul actualizrii unui fiier) na (numrul de articole noi adugate la momentul actualizrii unui fiier) ne (numrul de articole exploatate la momentul unei prelucrri automate) nm (numrul de articole modificate la momentul actualizrii unui fiier) Un indicator utilizat frecvent pentru caracterizarea stabilitii n timp, stabilitate specific pentru fiecare tip de colecie n parte este ponderea (m) a articolelor actualizate ntr-o perioad de timp. Pentru caracterizarea modului de utilizare al articolelor din fiier, n procesul prelucrrii, se poate calcula indicele de utilizare al articolelor din fiier (Iu)

Pagina 63 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Descrierea structurii coleciei de tabele din aplicaia realizat este relevat n figurile 3.7.- 3.19. Cmp 1 ID_Tert Tert Adresa Jude CodFiscal RegCom ContBancar Banca Telefon Fax E-mail Web Flags Explicaie 2 Cheia primar a tabelei Denumirea terului Adresa terului Judeul de care aparine terul Codul fiscal al terului Nr. de nreg. la Reg.Com. al terului Contul Bancar la terului Banca cu care lucreaz terul Telefonul terului Fax-ul terului Adresa de e-mail a terului Web-ul terului Tipul terului respectiv client, furnizor sau client/furnizor (ia valorile 1,2 i ZileScadenta ID_Agent CreditCurent CreditMaxim 3) Termenul de plat cu care se lucreaz pentru respectivul ter ID_ul agentului care se ocup n mod uzual de terul respectiv Creditul curent al terului Creditul maxim care poate fi acceptat Number Number Number Number Tip 3 AutoNumbe r Text Text Text Text Text Text Text Text Text Hyperlink Hyperlink Number Lungime 4 Long Integer 50 50 50 50 50 50 50 50 50 Long Integer Long Integer Long Integer Double Double 0 0 2 2 Zecimal e 5 0

pentru terul respectiv Fig.3.7. Structura tabelei tbl_Terti

Cmp 1 ID_Agent Agent Zona Numr telefon

Explicaie 2 Cheie primar a tabelei Numele agentului Zona pe care acioneaz Numrul de telefon al agentului

Tip 3 AutoNumbe r Text Text Text

Lungime 4 Long Integer 50 50 50

Zecimal e 5 -

Pagina 64 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Comision 1

Valoarea comisionului care se aplic ncasrilor ce nu depesc termenul de ncasare 1 Termenul maxim de ncasare pentru care se aplic comisionul 1 Valoarea comisionului care se aplic ncasrilor ce nu depesc termenul de ncasare 2 Termenul maxim de ncasare pentru care se aplic comisionul 2 Valoarea comisionului care se aplic ncasrilor ce nu depesc termenul de ncasare 3 Termenul maxim de ncasare pentru care se aplic comisionul 3 Valoarea comisionului care se aplic ncasrilor ce nu depesc termenul de ncasare 4 Termenul maxim de ncasare pentru

Number

Double

Termen ncasare 1 Comision 2

Number Number

Long Integer Double

0 2

Termen ncasare 2 Comision 3

Number Number

Long Integer Double

0 2

Termen ncasare 3 Comision 4

Number Number

Long Integer Double

0 2

Termen ncasare 4

Number

Long Integer

care se aplic comisionul 4 Fig.3.8. Structura tabelei tbl_Agenti

Cmp 1 ID_Delegat Delegat SerieBI NrBI Eliberat CNP MijlDeTransp

Explicaie 2 Cheia primar a tabelei Numele delegatului Seria BI a delegatului Numrul BI al delegatului Unitatea emitent a BI CNP-ul delegatului Tipul mijlocului de transport folosit de delegat pentru livrare (exemplu: auto) Numrul mijlocului de transport folosit de delegat pentru livrare

Tip 3 AutoNumbe r Text Text Number Text Text Text

Lungime 4 Long Integer 50 50 Long Integer 50 13 50

Zecimal e 5 0 -

NrMijlDeTransp

Text

50

Pagina 65 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig.3.9. Structura tabelei tbl_Delegati

Cmp 1 ID_Comanda Data ID_Tert ID_Agent ValoareFaraTVA TVA Suma Facturata Data Scadenta

Explicaie 2 Cheia primar a tabelei Data comenzii ID-ul terului de la care s-a luat comanda de marf ID-ul agentului care a luat comanda Valoarea fr TVA a comenzii Valoarea TVA-ului Suma total a comenzii Yes n cazul n care comanda s-a facturat i No n caz contrar Data la care terul se oblig s achite

Tip 3 AutoNumbe r Date/Time Number Number Number Number Number Yes/No Date/Time

Lungime 4 Long Integer Long Integer Long Integer Double Double Double -

Zecimal e 5 0 0 2 2 2 -

marfa ce i se va livra Fig.3.10. Structura tabelei tbl_Comenzi

Cmp 1 ID_Document Data Numr Serie ID_Tert ID_TipDocument ID_Agent

Explicaie 2 Cheia primar a tabelei Data documentului Numrul intern al documentului Seria documentului ID-ul terului pentru care s-a ntocmit documentul ID-ul tipului de document corespunztor ID_ul agentului care a mediatizat vnzarea sau ncasarea (dac este

Tip 3 AutoNumbe r Date/Time Number Number Number Number Number

Lungime 4 Long Integer Long Integer Long Integer Long Integer Long Integer Long Integer

Zecimal e 5 0 0 0 0 0

Pagina 66 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Observatie ID_Delegat DataFacturare OraFacturare ValoareFaraTVA TVA Suma RestPlata DataScadenta

cazul) Observaia ce apare pe document ID_ul delegatului ce face livrarea (dac este cazul) Data n care se emite factura (doar pentru facturi) Ora la care se emite factura (doar pentru facturi) Valoarea fr TVA a documentului (dac este cazul) Valoarea TVA-ului (dac este cazul) Valoarea total a documentului Restul de Plat (doar pentru facturi i NIR-uri) Data la care clientul se oblig s achite marfa livrat (pentru facturi) i cea la care firma trebuie s achite

Text Number Date/Time Date/Time Number Number Number Number Date/Time

255 Long Integer Double Double Double Double -

0 2 2 2 2 -

marfa recepionat (pentru NIR-uri) Fig.3.11. Structura tabelei tbl_Documente

Cmp 1 ID_Miscare ID_Grupa ID_Produs Pret RabatProdus PretReal Cantitate ID_Comanda

Explicaie 2 Cheia primar a tabelei ID-ul grupei de care aparine produsul din cuprinsul comenzii ID-ul produsului din cuprinsul comenzii Preul de vnzare al produsului Rabatul aplicat asupra preului de vnzare al produsului Preul real de vnzare al produsului Cantitatea comandat din produsul respectiv ID-ul comenzii din cuprinsul creia

Tip 3 AutoNumbe r Number Number Number Number Number Number Number

Lungime 4 Long Integer Long Integer Long Integer Double Double Double Long Integer Long Integer

Zecimal e 5 0 0 2 2 2 0 0

face parte linia respectiv Fig.3.12. Structura tabelei tbl_LiniiComenzi

Pagina 67 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Cmp 1 ID_Miscare ID_Grupa ID_Produs Numar Intern Pret RabatProdus PreReal Cantitate ID_Document Tip

Explicaie 2 Cheia primar a tabelei ID-ul grupei de care aparine produsul din cuprinsul documentului ID-ul produsului din cuprinsul documentului Numrul intern al documentului de intrare/ieire Preul de intrare/vnzare al produsului Rabatul aplicat asupra preului de intrare/vnzare al produsului Preul real de intrare/vnzare al produsului Cantitatea intrat/ieit din produsul respectiv ID-ul documentului din cuprinsul

Tip 3 AutoNumbe r Number Number Number Number Number Number Number Number Yes/No

Lungime 4 Long Integer Long Integer Long Integer Long Integer Double Double Double Long Integer Long Integer -

Zecimal e 5 0 0 0 2 2 2 0 0 -

cruia face parte linia respectiv Yes pentru intrri i No pentru ieiri Fig.3.13. Structura tabelei tbl_MiscariStocuri

Cmp 1 ID_MiscarePlata Suma

Explicaie 2 Cheia primar a tabelei Suma ce a creat obligaie de plat sau un drept de crean sau care a ters o obligaie de plat sau un drept de crean ID-ul documentului ce a creat obligaie de plat sau un drept de crean sau care a ters o obligaie de plat sau un drept de crean ID-ul documentului la care se refer

Tip 3 AutoNumbe r Number

Lungime 4 Long Integer Double

Zecimal e 5 2

ID_Document

Number

Long Integer

ID_RefDoc

Number

Long

Pagina 68 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

plata sau ncasarea Fig.3.14. Structura tabelei tbl_MiscariPlati

Integer

Cmp 1 ID_TipDocument DenumireDocumen t TipDocument Contor Observatie Serie

Explicaie 2 Cheia primar a tabelei Denumirea documentului Tipul documentului (FC, NIR, etc.) Numrul intern al documentului

Tip 3 AutoNumbe r Text Text Number

Lungime 4 Long Integer 50 50 Long Integer 255 Long Integer

Zecimal e 5 0 0

Observaia uzual pentru respectivul Text tip de document Seria documentului Number

Fig.3.15. Structura tabelei tbl_TipDocumente

Cmp 1 ID_Produs DenumireProdus DescriereProdus ID_Grupa Imagine UM PretIntrare PretVanzare Adaos StocFinal

Explicaie 2 Cheia primar a tabelei Denumirea produsului Descrierea produsului ID-ul grupei de care aparine produsul Imaginea produsului Unitatea de msur a produsului Ultimul pre de intrare al produsului Ultimul pre de vnzare al produsului Ultimul adaos practicat Stocul actual (produsele sunt grupate indiferent de intrare, apar si cele cu stoc 0) Stocul limit al produsului

Tip 3 AutoNumbe r Text Text Number OLE Object Text Number Number Number Number

Lungime 4 Long Integer 50 50 Long Integer 50 Double Double Double Long Integer

Zecimal e 5 0 2 2 2 0

StocLimita

Number

Long

Pagina 69 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Integer Fig.3.16. Structura tabelei tbl_NomenclatorProduse

Cmp 1 ID_Grupa

Explicaie 2 Cheia primar a tabelei

Tip 3 AutoNumbe r Text Text OLE Object

Lungime 4 Long Integer 50 153 -

Zecimal e 5 -

Grupa Denumirea grupei Descriere Descrierea grupei Imagine Grupa Imaginea grupei Fig.3.17. Structura tabelei tbl_GrupeProduse Cmp 1 ID_Produs DenumireProdus Cantitate PretIntrareVechi AdaosVechi PretVanzareVechi PretIntrareNou AdaosNou PretVanzareNou ID_Grupa Explicaie 2 ID-ul produsului cruia i se fixeaz preul de vnzare Denumirea produsului cruia i se fixeaz preul de vnzare Cantitatea pentru care se fixeaz preul de vnzare Preul de intrare anterior Adaosul anterior Preul de vnzare anterior Preul de intrare actual Adaosul actual Preul de vnzare actual ID-ul grupei de care aparine produsul cruia i se fixeaz preul de vnzare Fig.3.18. Structura tabelei tbl_FixarePretVanzare

Tip 3 Number Text Number Number Number Number Number Number Number Number

Lungime 4 Long Integer 50 Long Integer Double Double Double Double Double Double Long Integer

Zecimal e 5 0 0 2 2 2 2 2 2 0

Cmp 1 ID_Micare

Explicaie 2 ID-ul micrii conform creia a intrat produsul

Tip 3 Number

Lungime 4 Long Integer

Zecimal e 5 0

Pagina 70 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

ID_Produs Numar Pre Cantitate PVFixat

ID-ul produsului intrat Numrul intern al documentului de intrare Preul de intrare al produsului Cantitatea intrat n funcie de achiziie Yes n cazul n care i s-a fixat preul de vnzare i No

Number Number Number Number Yes/No

Long Integer Long Integer Double Long Integer -

0 0 2 0 -

n caz contrar Fig.3.19. Structura tabelei tbl_Stocuri

3.2.3. Nivelul fizic (modelul fizic) Modelul fizic al datelor, rezultat n urma proiectrii fizice, este invizibil utilizatorilor. El specific modul de stocare fizic i accesare a datelor, utiliznd facilitile oferite de un anumit SGBD. De exemplu, date din tabele diferite pot fi stocate fizic mpreun pentru a putea fi transferate n memoria calculatorului printr-o singur operaiune. Luarea n considerare a acestor aspecte implic alterarea modelului logic (adic a modelului relaional pur), presupunnd uneori prejudicierea aspectelor calitative amintite anterior. Soluia ideal ar presupune obinerea performanelor cerute n condiiile pstrrii aspectelor calitative ale modelului logic. Obiectivul principal al proiectrii fizice const n optimizarea performanelor bazei de date n ce privete stocarea fizic i accesul la date. n unele situaii timpii de acces cerui pot fi obinui prin intermediul indecilor ns, de multe ori este necesar modificarea structurii logice a datelor prin procesul denormalizrii. Dac la proiectarea schemei logice s-a urmrit prezervarea integritii datelor prin procesul de normalizare, acum poate deveni necesar introducerea unui anumit nivel de redundan a datelor sau introducerii n schema bazei de date a cmpurilor calculate. Principala provocare const n gsirea compromisului optim ntre uurina pstrrii integritii datelor i performanele bazei de date. Denormalizarea implic selectarea proceselor dominante (interogare i actualizare a datelor) pe baza frecvenei, volumului de date i prioritii acestora, evaluarea costurilor totale ale operaiunilor de actualizare, interogare i stocare a datelor, precum i evaluarea efectelor determinate de pierderea integritii datelor.

Pagina 71 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

De asemenea, la proiectarea fizic vor fi luate n considerare i facilitile oferite de SGBD-ul ales. Diferenele dintre diferite SGBD-uri se refer adesea la tipurile de date suportate, reprezentarea sau nu a relaiilor dintre clase i subclase, implementarea relaiilor recursive. Prin urmare, schema logic a bazei de date poate diferi, mai mult sau mai puin, de schema fizic a bazei de date. Structura bazei de date reprezint un model al datelor exprimat n concepte specifice unui anumit sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD), lucru ce face ca proiectarea bazei de date s reprezinte transpunerea modelelor conceptuale n termenii unui model al datelor suportat de un anumit tip de SGBD, model ierarhic, reea, relaional, funcional. Determinarea legturilor dintre coleciile de date i a modului de reprezentare a acestora se realizeaz pe baza legturilor naturale dintre obiectele descrise cu ajutorul entitilor identificate. Presupunem entitile gestiuni i materiale, relaiile dintre entiti pot fi de 3 tipuri: Relaii de tipul unu la unu atunci cnd ntr-o gestiune se poate afla un singur material iar un material aparine unei singure gestiuni; Relaii de tipul unu la muli atunci cnd ntr-o gestiune se pot afla unul sau mai multe materiale, iar un material aparine unei singure gestiuni. Relaii de tipul muli la multi atunci cnd ntr-o gestiune se pot afla unul sau mai multe materiale, iar un material poate aparine uneia sau mai multor gestiuni. Pentru entitile gestiuni i materiale, pot exista gestiuni care nu dein nici un material, reprezentnd gestiunile de produse finite dar nu poate exista un material care s nu aparin nici unei gestiuni. n aceast etap a proiectrii sistemului informatic adecvat firmei de distribuie, au fost transformate relaiile de baz identificate n modelul logic avnd n vedere caracteristicile SGBD-ului utilizat i s-a ntocmit documentaia referitoare la proiectarea relaiilor de baz pentru respectivul SGBD. SGBD-ul utilizat este MS Access care permite crearea de tabele, formulare, rapoarte i interogri pentru aplicaii BD personalizate, rulate pe un singur calculator sau ntr-o reea de calculatoare cu utilizatori multipli. Tabelele corespunztoare modelului relaional din Microsoft Access sunt prezentate n figura 3.20.

Pagina 72 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig. 3.20. Modelul fizic al datelor

3.3. Proiectarea formularelor ntr-o baz de date se pstreaz structurat sub form de tabele un mare volum de informaie. Prin programe se asigur crearea i actualizarea nregistrrilor din tabele folosind proceduri activitate prin comenzi procedurale, prin meniuri sau prin interfee grafice. Interfaa grafic, este un termen cu neles larg care se refer la toate tipurile de comunicare vizual ntre un program i utilizatorii si. Interfaa cu utilizatorul se refer nu numai la ceea ce utilizatorul vede pe ecran ci la toate mecanismele de comunicare ntre acesta i program. Interfaa pentru utilizator este poate cea mai important parte a aplicaiei deoarece este cea care se vede cel mai mult. Pentru utilizatori, interfaa este aplicaia nsi, unii nefiind

Pagina 73 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

nici mcar contieni de codul care este executat n spatele interfeei. Nu are importan ct de mult timp i efort este consumat pentru scrierea i optimizarea codului, fiabilitatea aplicaiei st n interfa. Interfaa principal ntre utilizator i o aplicaie este reprezentat de ctre formulare, acestea fiind machete (ferestre) folosite n scopul adugrii, modificrii, tergerii sau consultrii datelor n/din tabelele bazei de date. Introducerea datelor direct ntr-un tabel prezint un dezavantaj n cadrul unor baze de date cu multe cmpuri deoarece introducerea datelor ar deveni mult mai complex i urmrirea nregistrrilor din cmpuri ar deveni mult mai dificil. Folosirea formularelor uureaz mult munca i ajut la o mai mare flexibilitate n gestionarea datelor. Utilizarea formularelor prezint urmtoarele avantaje: Interfa prietenoas - realizat cu ajutorul diferitelor controale; Posibilitatea definirii unor reguli de validare suplimentare celor definite la nivelul tabelelor; Posibilitatea actualizrii mai multor tabele printr-un singur formular. n cadrul unei aplicaii, formularele pot ndeplini mai multe funcii: Afiarea i editarea datelor. Aceasta este cea mai des ntlnit form de utilizare a formularului. De fapt, formularul permite afiarea datelor n forma dorit de proiectantul aplicaiei. De asemenea, datele afiate n cadrul formularelor pot fi modificate sau terse. Controlul operaiilor realizate de aplicaie. Se pot proiecta formulare care, mpreun cu anumite comenzi sau coduri, s realizeze afiarea automat a anumitor date sau executarea automat a unui ir de operaii cum ar fi deschiderea unui subformular dintr-un formular. Introducerea de date Afiarea de mesaje. Formularele pot afia informaii privind modul n care aplicaia poate fi utilizat sau despre operaiile ce urmeaz a fi executate. Tiprirea informaiilor. Chiar dac mai rar, formularele pot fi totui folosite i pentru tiprirea de informaii la imprimant.
Pagina 74 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

n principiu, crearea unui formular presupune urmtoarele lucruri: Crearea unei suprafee de afiare (cum ar fi o fereastr) pe care vor fi aezate obiectele grafice care servesc la comunicarea cu utilizatorul (butoane, controale de editare, texte, etc.); Crearea i aezarea obiectelor grafice pe suprafaa de afiare n poziiile corespunztoare; Definirea unor aciuni care trebuie s se execute n momentul n care utilizatorul interacioneaz cu obiectele grafice ale aplicaiei; "Ascultarea" evenimentelor generate de obiecte n momentul interaciunii cu utilizatorul i executarea aciunilor corespunztoare aa cum au fost ele definite. Deoarece interfaa grafic servete interaciunii cu utilizatorul, de cele mai multe ori programul trebuie s fac o anumit prelucrare n momentul n care utilizatorul a efectuat o aciune i, prin urmare, obiectele grafice trebuie s genereze evenimente n funcie de aciunea pe care au suferit-o (aciune transmis de la tastatura, mouse, etc.). n faza de proiectare a interfeelor s-au identificat principalele formulare care sunt necesare pentru sistemul informatic pentru activitatea de distribuie astfel nct utilizatorii s poat folosi cu uurin opiunile aplicaiei. n figurile 3.21. - 3.32. sunt prezentate principalele formulare ale aplicaiei cu informaiile pe care acestea trebuie s le conin, n funcie de cerinele utilizatorului final.

Denumirea agentului Fig. 3.21. Structura formularului de actualizare a agenilor Numrul de telefon al acestuia Zona peTer activeaz care Denumirea delegatului Fig. Adres 3.22. Structura formularului de actualizare a delegailorNr.nreg.ncasare1 Jude Cod Termenul maxim de la Reg.Com Valoarea procentual a comisionului1 Fiscal Seria i numrul de buletin Unitatea care a eliberat actul de identitate Valoarea Termenul maxim de ncasare2 Cont bancar procentual a comisionului2 Banca Telefon Fax Codul numeric personal Valoarea procentual a comisionului3 Termenul maxim de ncasare3 Email Web Zile scaden Agent Mijlocul de transport Numrul maxim de ncasare4 Valoarea procentual a comisionului4 Termenulmijlocului de transport Credit curent Credit maxim
Pagina 75 din 146

Tipul terului (client, furnizor, client/furnizor)

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig. 3.23. Structura formularului de actualizare a terului

Tipul documentului

Denumirea documentului

Numrul intern Seria Observaia Fig. 3.24. Structura formularului de actualizare a documentelor

Denumirea grupei Descrierea grupei Fig. 3.25. Structura formularului de actualizare a grupelor de produse Imaginea grupei Denumirea produsului Fig. 3.26. Structura formularuluiDescrierea produsului de actualizare a produselor Grupa de care aparine Data Nir-ului

Furnizorul

Data scadent

Imaginea produsului Fig. 3.27. Structura formularului de nregistrare Seria documentului nsoitor a Nir-urilor Numrul Intern al Nir-ului Stocul limit Unitatea de msur Clientul Agentul Data comenzii Data scadent Cuprinsul Nir-ului: Denumirea produselor primite | Cantitatea primit | Preul | Rabatul | Valoarea fr TVA | TVA Vizualizarea imaginilor produselor i a caracteristicilor acestora pentru a putea formularului de nregistrare a comenzilor Fig. 3.28. Structurafi ofertate de ctre ageni direct din opiunea Comenzi Valoarea fr TVA Valoarea Valoarea total a Cuprinsul comenzii: a Nir-ului TVA - ului Nir-ului Denumirea produselor comandate | Cantitatea comandat | Preul | Clientul Data facturii Data scadent Rabatul | Valoarea frAgentul TVA | TVA Fig. 3.29. Structura formularului de nregistrare a facturilor Numrul Seria Valoarea Data i ora Valoarea fr TVA Valoarea total a Delegatul facturii facturii TVA - ului facturrii a comenzii comenzii Clientul Agentul Data ncasrii Observaia ce trebuie s apar n Numrul comenzii n cazul n care cuprinsul facturii a fost nregistrat anterior Numrul doc.FurnizorulSeria documentuluiData plii ncasrii de Tipul Fig. 3.30. Structura formularului de nregistrare a ncasrilor ncasare de ncasare (cas / banc) Cuprinsul facturii: Seria documentului vndut | Preul | plii Tipul Rabatul | Denumirea produselor vndute | Cantitatea de Numrul doc. de plat Cuprinsulfr TVA | TVA ncasare: documentului de plat (cas / banc) Valoarea Numrul i seria facturilor din care s-a ncasat | Data facturii ncasate | Valoarea facturii | Restul de ncasat | Suma ncasat Valoarea fr TVA Valoarea total a Fig. 3.31. Structura formularului de nregistrare a plilor Cuprinsul documentului de plat: Valoarea ai seria facturilor din care s-a- pltit | Data facturii pltite | Valoarea facturii TVA ului facturii Numrul facturii | Restul de plat | Suma achitat Valoarea documentului de ncasare
Pagina 76 din 146

Valoarea documentului de plat

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Denumirea produselor pentru care se fixeaz sau schimb preul Fig. 3.32. Structura formularului de fixare / schimbare a preurilor Cantitatea pentru care se fixeaz / schimb preul de vnzare n afara formularelor prezentate, aplicaia necesit i folosirea altor formulare cu ajutorul crora vor fi introdui parametrii de filtrare utilizai pentru afiarea anumitor date n Preul de intrare vechi Adaosul vechi Preul de vnzare vechi rapoarte. Preul de intrare nou 3.4. Proiectarea rapoartelor Rapoartele sunt produse finale ale aplicaiilor cu baze de date. Ele sunt obiecte ce se folosesc la afiarea/tiprirea datelor din tabele sau interogri. Spre deosebire de formulare, datele aflate n rapoarte nu sunt editabile. Cele mai multe rapoarte au o form excelent de prezentare, cnd se apeleaz la instrumentele grafice. Cantiti mari de date pot fi condensate n cteva pagini de rapoarte grafice, ce pot fi mult mai uor interpretate dect rapoartele cu coloane. Pachetele de programe moderne au o multitudine de faciliti de lucru n mod grafic. Rapoartele pot fi clasificate dup mai multe criterii: Dup sursa de date: Rapoarte legate conin date furnizate de o tabel sau o interogare; Rapoarte nelegate nu sunt ataate unor surse de date i sunt, de obicei, folosite drept containere pentru subrapoarte construite pe tabele/interogri ntre care nu au fost definite relaii; Dup forma de afiare: Rapoarte de tip Columnar afieaz datele unei nregistrri pe o singur coloan; Rapoarte de tip Tabular afieaz fiecare cmp n coloan distinct; Rapoarte de tip Chart conin diferite tipuri de grafice (2D, 3D) n funcie de momentul elaborrii rapoartelor: Adaosul nou Preul de vnzare nou

Pagina 77 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Rapoarte programate (la termen) au un coninut predeterminat i formatul lor este dinainte stabilit; aici se ncadreaz rapoartele realizate lunar pentru fiecare compartiment, analizele sptmnale ale vnzrilor, precum i drile de seam financiar-contabile. Rapoarte de analiz neprogramate cu rol special deseori numite i rapoarte ad-hoc, nu au coninutul i forma dinainte stabilite i nu sunt realizate conform unor programri anterioare. Ele sunt elaborate ca rspuns la ntrebrile managerilor privind anumite probleme de planificare managerial. Rapoartele declanate de excepii. Au un coninut predeterminat i un format anume, dar sunt elaborate numai cnd sunt realizate unele condiii de excepie (depirea costurilor, stocuri supradimensionate, etc.). Rapoartele la cerere - au coninut i form predeterminate dar sunt elaborate numai ca rspuns la cererea managerilor sau a altor angajai. Att rapoartele declanate de excepii, ct i cele la cerere explic puterea sistemelor bazate pe calculatoare de a fi deosebit de eficiente n procesul conducerii. Principalele asemnri ntre formulare i rapoarte sunt: Controalele disponibile la proiectarea rapoartelor sunt aceleai cu cele folosite la crearea formularelor. Subrapoartele pot fi definite n acelai mod n care sunt definite subformularele. Principalele deosebiri ntre formulare i rapoarte: Rapoartele sunt destinate numai afirii sau tipririi datelor, deci datele coninute de acestea nu pot fi editate. Chiar dac suport aceleai controale ca i formularele, trebuie precizat c nu toate controalele vor fi funcionale. Proprietile de Event nu sunt disponibile pentru controale, ci numai pentru rapoarte i seciunile acestora. n aceast etap a proiectrii au fost identificate principalele rapoarte pe care aplicaia trebuie s le conin astfel nct datele de ieire s poat fi prezentate ntr-un format atrgtor. n figurile 3.33. - 3.40. sunt prezentate principalele rapoarte ale aplicaiei cu informaiile pe care acestea trebuie s le conin, n funcie de cerinele utilizatorului final.
Pagina 78 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Nr. Crt. 1.

Ter Liavi SRL

Data 19/08/2006

Data scadent 26/08/2006

Numr intern 443

Serie doc. 255669

Suma 236.50 Valoarea total a sumelor scadente

Sold 136.50 Valoarea total a soldurilor

Fig. 3.33. Structura raportului Scadenier Recepii Nr. Crt. 1. Ter Liavi SRL Data 19/08/2006 Data scadent 26/08/200 6 Total Suma Fig. 3.34. Structura raportului Scadenier Facturi Nr. Crt. 1. Grupa Burei Total Denumire produs Mop XXL UM Buc Pre intrare 1.56 Stoc final 12 Stoc limit 42 Suprastoc Cant. Val. 0 0.00 Valoare total Necesar Cant. Val. 24 37.44 Valoar e total Fig. 3.35. Structura raportului Necesar Aprovizionare Nr. Crt. 1. Grupa Henkel Denumire produs Pur 500 ml Total Valoarea Valoare UM Buc Stoc 5 Pre vnzare fr TVA 2.56 Pre vnzare cu TVA 3.05 Valoare fr TVA 12.8 Valoare cu TVA 15.25 Total Sold Numr intern 443 Serie doc. 2556699 Suma 236.50 Sold 136.50 Agent Bz.

Pagina 79 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

total Fig. 3.36. Structura raportului Lista Inventar Nr . Crt Factura sau documentul nlocuitor legal aprobat Da Num Cumprtor ta ar Den umire 1. 10/ 08/ 06 Tota l Fig. 3.37. Structura raportului Jurnal pentru Vanzari Nr. Crt. Factura sau documentul nlocuitor legal aprobat Data Num ar Denu mire a Cod fiscal Total fact. Cu TVA Neim Cumprri pozabile Cota 0 Baza de impo zitare Total Fig. 3.38. Structura raportului Jurnal pentru Cumprri Nr. Crt. 1. Data 03/07/2006 Tip Document NIR Numr 416 Serie PH Suma debitoare 350.00 Suma Valo a-rea TVA Cota 19% Baza de impo zitare Valo a-rea TVA a 4325 Liav 621 i Cod fisca l R19 Tota l fact. cu TV A 185. 0 Tota l Din care scutite cu fr dedu dedu -cere -cere 0 0 Neimpozabile Exp ort (TV A cota 0) 0 Cota 0 Baza de impozitare 0 Valo TV A 0 Vnzri

total

Cota 19% Baza impozitare 156.0 0 Valo a-rea TVA 29.6 4

a-rea de

4222 64

Import cu certificat de amnare Baza Valo de impo zitare a-rea TVA

Creditoare 0.00

Pagina 80 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Total:

Valoarea total a sumelor debitoare

Valoarea total a sumelor creditoare

Fig. 3.39. Structura raportului Fi furnizor Nr. Crt. 1. Data 20/07/2006 Tip Document FC Total: Numr 21 Serie 4325604 Suma debitoare 1768.46 Valoarea total a sumelor debitoare Fig. 3.40. Structura raportului Fi client Nr. Crt. 1. Data 09/08/2006 Total Tert Liavi SRL Numr intern 38 Serie doc. 4235566 Valoare fr TVA 125.50 Valoarea total fr TVA Fig. 3.41. Structura raportului Centralizator Documente Nr. Crt. 1. Liav i Tota l Henkel Ter Grupa Denumire produs Pur 500 ml 10/08/20 06 Data Num Serie r doc. 38 doc. 32562 1 Cantitate 10 15.6 0 Valoarea total a 156.00 DB. Pre Valoare Agent TVA 23.84 Valoa -rea TVA Suma 149.34 Suma total Agent DB. Suma creditoare 0.00 Valoarea total a sumelor creditoare

Pagina 81 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

vnzrilo r Fig. 3.42. Structura raportului Centralizator Vnzri Nr. Crt. 1. Ter TDG Grupa Henkel Denumire Produs Silan 500ml Data 03/07/200 6 Total Valoare total Fig. 3.43. Structura raportului Centralizator Cumprri Agent Necunoscut Total Vnzare 334.98 Valoarea total a vnzrilor Fig. 3.44. Structura raportului Top Ageni Grupa Henkel Denumire produs Silan Balsam 500 ml Total Numr clieni 3 Cantitate 612 Numrul total de buci vndute Valoare 62356.20 Valoarea total a produselor vndute Fig. 3.45. Structura raportului Top Produse Numele agentului Bondarenco Rzvan Termene de ncasare 30 21 14 8 Total Procent comision 1.50 % 2.00 % 2.50 % 3.00 % ncasri 50.00 0.00 0.00 0.00 50.00 Comision 0.75 0.00 0.00 0.00 0.75 ncasare 250.00 Valoarea total a ncasrilor Numr doc. 416 Serie doc. 452233 Cantitate 12 Pre 4.00 Valoare 48.00

Fig. 3.46. Structura raportului Comision Ageni

Pagina 82 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

4.

IMPLEMENTAREA

SISTEMULUI

INFORMATIC

REZULTATELE

OBINUTE 4.1. Implementarea utiliznd MS-Access Pentru arhitectura datelor nivelul de implementare se refer de fapt la limbajul de definire utilizat pentru a construi baza de date. Pentru multe din componentele tehnice, implementarea se exprim n metadate, o specificaie de extragere sau un set de parametri pentru instrumentul de interogare. Deci implementarea bazelor de date i a aplicaiilor const n realizarea fizic a proiectelor acestora folosind diverse limbaje. Astfel, sistemul informatic este implementat folosind sistemul de gestiune al bazelor de date MS Access, limbajul structurat pentru interogarea bazelor de date relaionale SQL i limbajul orientat pe obiecte i pe evenimente VBA. MS-Access Access este un sistem de gestiune a bazelor de date relaionale pentru Microsoft Office care funcioneaz sub sistemul de operare Windows. Din punct de vedere al creatorului soft realizarea sistemelor informatice este relativ facil. Modelul relaional al datelor este obinut rapid prin aplicarea regulilor de trecere la modelele semantice. Utilizarea datelor stocate ntr-un singur fiier (MDB) asigur o lips de redundan a tabelelor simultan cu integritatea i accesibilitatea datelor. Schema bazei de date este constituit din coleciile de tabele i poate fi exploatat prin manipularea interogrilor. Baza acestor interogri o constituie limbajul standard SQL (Structured Query Language). Sistemul Access se bazeaz pe un sistem relaional definit ca un ansamblu format din structura relaional a datelor i mulimea operatorilor relaionali. Prin folosirea limbajului de programare Visual Basic pentru aplicaii (VBA) i prin adugarea bibliotecilor legate dinamic (DLL), este posibil scrierea unor aplicaii care comunic cu sistemul de gestiune a bazelor de date, trimind comenzi scrise n limbajul de manipulare a datelor. Sistemul Access are facilitatea de a exporta structuri de tabele, definiii de interogri, formulare, rapoarte i module. De asemenea, poate s scrie direct n baza de date FoxPro, dBASE, Paradox sau n foile de calcul de tip Lotus 1-2-3 sau Excel. De asemenea,
Pagina 83 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

acest sistem poate manipula i date externe fie prin importul lor direct, fie prin crearea unei legturi la baza de date extern, datele rmnnd n fiierele lor originale. Construirea sistemelor informatice care modeleaz situaii reale face ca cerina componentelor standard care pot fi reutilizate, s creasc. Pentru a rspunde acestor cerine, utilizatorii Access au posibilitatea de a defini obiecte, entiti cu identitate proprie, care respect tehnicile orientrii pe obiecte. Astfel, acest sistem lucreaz cu colecii de obiecte. Interfaa Access permite monitorizarea modului de proiectare al cmpurilor, tabelelor i de exprimare a relaiilor care formeaz structura unei baze de date. Prin intermediul formularelor, interogrilor i rapoartelor se uureaz operaiile de extragere a datelor. Se va dezvolta ulterior interfaa utilizator, aprofundnd proprietile i evenimentele controalelor, formelor i rapoartelor. n cazul n care beneficiarul solicit activitatea simultan a mai multor utilizatori asupra bazei de date, existnd n structura organizatoric staii de lucru conectate permanent, Access reprezint o alegere corect datorit acceptrii duplicrii bazei de date i sincronizrii acesteia. Prin filtrare i sortare se permite ca setul curent de nregistrri s fie limitat. Access permite rspunsul rapid la o ntrebare formulat bazei de date. n momentul n care se pornete la construcia unei interogri trebuie s existe o viziune de ansamblu asupra datelor dorite a se regsi exprimate prin cmpuri, tabele, criteriile de selecie i eventual ordinea de sortare. Construirea unei interogri n Access reprezint un proces simplu i rapid de aezare a tabelelor i a cmpurilor necesare pe o gril (Query by Example) care reprezint o modalitate facil de regsire a datelor. Deoarece transferarea datelor din baza de date se poate cere n regim text, fiecare rnd este considerat ca fiind o nregistrare iar caracterele care delimiteaz sunt virgula sau marcajele tabulare. VBA Limbajul VBA (n unele lucrri fiind descris precum Visual Basic pentru Aplicaii iar n altele precum Visual Basic pentru Access) este un limbaj orientat pe obiecte i pe evenimente. Aa cum se tie, limbajul VBA este instrumentul de programare pentru aplicaiile informatice dezvoltate cu ajutorul pachetului Office. Obiectele Access se caracterizeaz prin metode i proprieti. Cu ajutorul metodelor se acioneaz asupra strii unui obiect, iar proprietile indic starea acestuia.

Pagina 84 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Modulele din Access sunt obiecte ale bazei de date care permit scrierea de rutine n limbajul VBA. Acestea pot fi constituite din: declaraii de variabile, tipuri de date utilizator, proceduri i/sau funcii, etc. VBA este mult mai puternic dect AccessBasic, i face simite facilitile oferite dezvoltatorului software dar i utilizatorului. Programatorului i sunt oferite noi tipuri de date, posibiliti de compilare condiionat, operaii OLE extinse. VBA permite ca tipurile definite de utilizator s cuprind la rndul lor alte categorii (standard sau definite explicit) i ca datele returnate prin rspuns al funciilor s fie corespunztoare acestor tipuri. Prin utilizarea tabloului de parametrii (ParamArray) dezvoltatorul poate realiza funcii cu argumente opionale, funcii cu un numr variabil de argumente opionale. Supravegherea execuiei n faza de testare este posibil prin fereastra Watch existnd posibiliti de anulare a comenzilor anterioare pe mai multe niveluri, reliefarea cuvintelor cheie prin selecia culorilor, precum i introducerea comentariilor, extrem de utile n momentul depanrii i dezvoltrii soft. Avantajul VBA oferit beneficiarului de sistem rezult din cerinele moderate hard i implicit costul echipamentelor. Cu un efort minimal persoanele cu sarcini de exploatare pot interveni pentru personalizarea, modernizarea sistemului datorit programelor de asisten disponibile implicit. Cu siguran vor apare disensiuni ntre proiectant, executant al sistemului i beneficiar. n acest moment suita de avantaje oferite beneficiarului se exprim pe poziia programatorului ca puncte conflictuale. SQL Sistemul de gestiune a bazelor de date MS-Access accept utilizarea limbajului de interogare SQL (Structured Query Language). Existena tehnicii grafice QBE (Query by Example interogare prin exemplu) permite proiectarea facil a unor interogri complexe. Informaia definit pe grila QBE va fi automat transformat ntr-o instruciune SQL. Dialectul Access conine unele particulariti n raport cu standardul ANSI SQL, fiind conceput mai mult pentru crearea interogrilor de selecie. SQL este unul dintre cele mai puternice limbaje structurate pentru interogarea bazelor de date relaionale. Acesta a devenit chiar un standard pentru o gam din ce n ce mai larg de sisteme de gestiune a bazelor de date. Limbajul SQL permite o comunicare complex i rapid a utilizatorului cu bazele de date, n funcie de cerinele i restriciile acestuia. Pe lng manipularea i regsirea datelor, se efectueaz i operaii complexe privind actualizarea i
Pagina 85 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

administrarea bazei de date. SQL pune la dispoziia programatorului sau a administratorului de baze de date urmtoarele faciliti: Posibilitatea de modificare a structurii bazei de date; Posibilitatea schimbrii valorilor de configurare pentru securitatea sistemului; Permite stabilirea i modificarea drepturilor date utilizatorilor asupra bazelor de date sau a tabelelor; Permite interogarea unei baze de date; Ofer faciliti multiple referitoare la actualizarea coninutului unei baze de date. Limbajul SQL este nainte de toate un limbaj neprocedural sau declarativ deoarece utilizatorul lui descrie numai informaiile pe care vrea s le obin n urma interogrii, fr a fi nevoie s stabileasc modalitile de a ajunge la rezultatele dorite. n acelai timp, SQL nu poate fi considerat un limbaj de programare sau unul de sistem ci, mai curnd, face parte din categoria limbajelor de aplicaii, fiind orientat pe mulimi. Foarte frecvent, limbajul SQL este utilizat n administrarea bazelor de date client/server, aplicaia client fiind aceea care genereaz instruciunile SQL. Exist un anumit grad de standardizare a limbajului SQL, mai multe sisteme de gestiune a bazelor de date recunoscnd principalele instruciuni de folosire ale acestuia (de exemplu: Oracle, Sybase, Access, etc.). Pe plan mondial, standardul n domeniu este considerat ANSI SQL care are n vedere att aspectele de definire, interogare, manipulare a datelor, procesare a tranzaciilor, ct i caracteristicile complexe privind integritatea informaiilor, cursoarele derulante sau jonciunile externe. Muli productori de sisteme de gestiune a bazelor de date furnizeaz propriile extensii ale limbajului SQL, asigurndu-i astfel exclusivitatea. Se cunosc n literatura de specialitate trei metode de baz privind implementarea limbajului SQL i anume: cea prin apelare direct (Direct Invocation), cea modular (Modul Language) i, n sfrit, cea de tip ncapsulat (Embedded SQL). Prima metod const n introducerea instruciunilor SQL de la prompter, cea de-a doua folosete anumite proceduri apelate de programele aplicaiei, iar cea de-a treia variant de implementare are n vedere instruciuni ncapsulate n codul de program, fiind de tip static i dinamic. Cea mai utilizat form de SQL este cea ncapsulat care presupune c instruciunea SQL este compilat n cadrul aplicaiei i nu poate fi modificat n timpul execuiei programului. Instruciunile SQL, n funcie de rolul lor n manipularea datelor i tranzaciilor, pot fi grupate astfel: instruciuni de definire a datelor care permit descrierea structurii bazei de date;
Pagina 86 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

instruciuni de manipulare a datelor n sensul adugrii, modificrii i tergerii nregistrrilor; instruciuni de selecie a datelor care permit consultarea bazei de date; instruciuni de procesare a tranzaciilor care privesc unitile logice de prelucrare i constituie n fapt operaii multiple de manipulare a datelor; instruciuni de control al cursorului; instruciuni privind controlul accesului la date. Consider c SQL reprezint numitorul comun al VBA i Access acordnd prin cumul avantajele prezentate i eliminnd deficienele acestora. n figurile 4.1. - 4.4. sunt prezentate tabelele, interogrile, formularele i rapoartele stabilite n faza de proiectare i implementate cu ajutorul SGBD-ului Access 2000. n afara interogrilor prezentate s-au folosit i alte interogri folosind limbajul SQL inclus n codul VBA iar acestea apar n Anexa 1 Listing cod surs sistem informatic. Exemplu de interogare SQL inclus n codul VBA: DoCmd.RunSQL "INSERT INTO [tbl_TemporarMiscariStocuri] ( [ID_Grupa], [ID_Produs], [Pret], [RabatProdus], [PretReal], [Cantitate], [ID_Document], [Tip], [NumarIntern] )" & _ "SELECT [tbl_LiniiComenzi].[ID_Grupa], [tbl_LiniiComenzi].[ID_Produs], [tbl_LiniiComenzi].[Pret], [tbl_LiniiComenzi].[RabatProdus], [tbl_LiniiComenzi].[PretReal], [tbl_LiniiComenzi].[Cantitate]," & Me.ID_Document.Value & " , No, " & Me.Numar.Value & ""&_ "FROM [tbl_LiniiComenzi]" & _ "WHERE [tbl_LiniiComenzi].[ID_Comanda]= " & Me.Combo115.Value & " "

Pagina 87 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig. 4.1. Tabelele sistemului informatic

Fig. 4.2. Interogrile sistemului informatic

Pagina 88 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig. 4.3. Formularele sistemului informatic

Fig. 4.4. Formularele sistemului informatic

Pagina 89 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Toate formularele i rapoartele conin coduri VBA care sunt prezentate n anexa 1 a lucrrii. n figura 4.5. este prezentat formatul ecranului de introducere a codului VBA.

Fig. 4.5. Videoformatul de introducere a codului VBA

4.2. REZULTATE OBINUTE

Aplicaia realizat este un produs care ar putea fi folosit de orice firm de distribuie, deoarece permite urmrirea la nivel de document a situaiei creanelor, datoriilor, stocurilor, vnzrilor i achiziiilor. Fiabilitatea produsului const n rapiditatea deosebit la procesarea datelor i rapoartele oferite de aplicaie. O alt caracteristic a sistemului informatic realizat este faptul c este ergonomic - interfaa de tip Windows este prietenoas, iar programul poate fi

Pagina 90 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

asimilat uor chiar i de ctre cei care nu sunt familiarizai cu acest mod de lucru. Securitatea este o problem de maxim importan pentru oricine deine date confideniale. Programul ofer protecie la rulare prin testarea unei parole, n momentul iniializrii aplicaiei. n fig.4.6. este afiat prima fereastr din aplicaie:

Fig.4.6. Logarea n momentul deschiderii aplicaiei Utilizatorul alege cu ajutorul unui combo-box numele i tasteaz parola. n cazul n care parola este incorect apare un mesaj de eroare i utilizatorul trebuie s introduc parola corect. Aplicaia permite introducerea a trei parole eronate, dup care utilizatorul este scos din aplicaie. Dup introducerea parolei corecte aplicaia este iniializat, aprnd meniul principial, aa cum se poate vedea n figura 4.7.

Pagina 91 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig.4.7. Meniul principal al aplicaiei Pentru a uura lucrul cu aplicaia, meniul a fost structurat astfel: - Nivelul 1 - meniul principal format din urmtoarele 7 module: - Parametrii; - Documente; - Comenzi; - Rapoarte; - Parola; - Administrare; - Ieire. - Nivelul 2 - conine submeniurile fiecrui modul. - Nivelul 3 - n cadrul unor opiuni din submeniu exist mai multe variante. Structura nivelurilor din cadrul meniului aplicaiei informatice este redat n figura 4.8.: Nivelul 1 al meniului Parametri Teri Nivelul 2 al meniului Nivelul 3 al meniului

Pagina 92 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Documente

Comenzi Rapoarte

Grupe Produse Nomenclator Produse Ageni Delegai Tip Documente Facturi Note de Intrare Recepie ncasri Pli Fixare pre vnzare Schimbare pre vnzare nregistrare Comenzi Centralizator Documente Listri Documente Documente Contabile

Situaii stocuri Situaii Vnzri/Cumprri

Situaii ncasri/Pli Parola Administrare Ieire Fig.4.8. Nivelurile meniului principal al aplicaiei Comision Ageni Modificare Parola Administrare Utilizatori Administrare Baza de Date

Nota de Intrare Recepie Facturi Jurnal de Cumprri Jurnal de Vnzri Fia Client Fia Furnizor Lista Inventar Necesar aprovizionare Centralizator Vnzri Centralizator Cumprri Top Produse Top Ageni Scadenier Facturi Scadenier Recepii

4.2.1. Modulul Parametri Teri Introducerea sau modificarea datelor despre clienii i furnizorii firmei se face selectnd opiunea Teri din meniul Parametri. Fereastra care se deschide la actualizarea terilor este prezentat n figura de mai jos:

Pagina 93 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig.4.9. Formularul de actualizare a terilor n fereastra care se deschide pe ecran, se stabilesc urmtoarele caracteristici ale unui ter: Denumirea; Adresa, judeul; Codul fiscal, Numrul de nregistrare n Registrul Comerului; Contul bancar i banca; Numrul de telefon i fax; Adresa de E-mail, respectiv de Web; Agentul; Zile scaden (adic n cte zile de la emiterea facturii, ea trebuie achitat); Creditul maxim se folosete doar dac terul este client i reprezint valoarea maxim a facturilor emise ctre clientul respectiv fr ca acestea s fie achitate. Valoarea implicit care apare n acest cmp este 0. Daca nu se completeaz o valoare n acest cmp (rmne 0 ) atunci nseamn c terul nu are credit maxim, adic i se poate factura orice sum. n momentul

Pagina 94 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

facturrii se calculeaz creditul curent care este diferena dintre suma facturilor emise i totalul ncasrilor de la client. Dac creditul curent plus valoarea facturii care se ntocmete ar depi creditul maxim, se afieaz un mesaj de atenionare; Se va marca caseta corespunztoare tipului su: furnizor sau/i client; Se va introduce datoria iniial ca furnizor sau ca i client, dac este cazul. Dup introducerea acestor date despre un ter, pot fi nregistrate acionnd butonul nregistrare. Butonul Modificare sau tergere devine activ numai n momentul n care terul introdus exist deja n baza de date iar cel de nregistrare atunci cnd terul nu a mai fost introdus anterior. Butonul Renunare nu salveaz modificarea fcut asupra nregistrrilor, golind formularul de date pentru a putea aduga sau modifica ali teri. Butonul Terminare realizeaz nchiderea formularului, dar nu salveaz datele dect dac anterior a fost acionat butonul nregistrare. Grupe de produse Pentru o ct mai bun organizare a produselor din stoc, este recomandabil ca acestea s fie mprite pe grupe, n funcie de anumite proprieti care le caracterizeaz. Pentru adugarea, modificarea sau tergerea unei grupe sau a anumitor caracteristici ale acesteia, se va selecta opiunea Grupe din meniul Parametri. Fereastra n care se vor actualiza grupele de produse este prezentat n figura urmtoare:

Pagina 95 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig.4.10. Formularul de actualizare a grupelor de produse n fereastra deschis se pot introduce: Denumirea grupei de produse; Dac grupa cu aceast denumire a mai fost introdus, este suficient s fie introdus numele acesteia, restul caracteristicilor afindu-se automat; O scurt descriere a caracteristicilor sale; Imaginea grupei (aceast opiune este necesar deoarece n opiunea Comenzi vor putea fi prezentate clienilor grupele de produse i produsele); Dac dorii doar schimbarea denumirii unei grupe, n cmpul Denumire nou introducei noua denumire a grupei; Grupa setat astfel poate fi adugat, modificat sau tears, fiecreia dintre aceste aciuni corespunzndu-i un buton special pe ecran. Nomenclatorul de produse

Pagina 96 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Dup ce s-au stabilit grupele de produse, se poate trece la urmtorul pas care este stabilirea nomenclatorului de produse corespunztoare fiecrei grupe. Pentru a completa nomenclatorul cu noi componente, sau pentru a le modifica pe cele existente selectai opiunea Nomenclator din meniul Parametri. Fereastra n care se va introduce nomenclatorul, este prezentat n figura urmtoare:

Fig.4.11. Formularul de actualizare a nomenclatorului de produse n fereastra deschis se vor introduce urmtoarele date pentru fiecare denumire din nomenclator: Denumire produs, o denumire poate fi ntr-o singur grup; Grupa din care face parte; Unitatea de msur; Descrierea produsului ; Denumire nou , daca se dorete schimbarea acesteia;

Pagina 97 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Stocul Limit adic cantitatea de produse necesare astfel nct s fie evitate out-ofstock-urile. Ageni comerciali Avnd n vedere c firma realizeaz vnzrile produselor prin ageni comerciali, vor trebui introduse datele despre fiecare dintre acetia. Operaia de introducere a datelor despre agenii comerciali se realizeaz selectnd opiunea Ageni din meniul Parametri. Fereastra corespunztoare actualizrii agenilor de vnzri este prezentat mai jos:

Fig.4.12. Formularul de actualizare a agenilor de vnzri n fereastra de actualizare a agenilor de vnzri se vor introduce urmtoarele informaii despre ageni: denumirea, zona pe care acesta activeaz, telefonul i comisioanele pe care acesta le ncaseaz din preul de vnzare al produselor intermediate de el (fr TVA). Avnd n vedere faptul c exist termene de ncasare diferite, pentru a evita ntrzierea ncasrilor se pot stabili comisioane diferite n funcie de perioada trecut de la livrarea mrfurilor pn la ncasarea acestora. Dac s-a greit la introducerea denumirii sau codului agentului, se va selecta agentul cu numele greit introdus dup care se va introduce n cmpul Denumire nou, denumirea corect a agentului. Pentru nregistrarea datelor despre agent se va aciona butonul Adugare sau Modificare, n funcie de natura operaiei efectuate.

Pagina 98 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Pentru a terge datele corespunztoare unui agent, se va selecta denumirea agentului dup care se va aciona butonul tergere. Delegai Pentru uurarea facturrii, programul permite ncrcarea unei baze de date cu delegai. Delegaii se vor introduce prin opiunea Delegai din meniul Parametri. Dup selectarea acestei opiuni, pe ecran va aprea o fereastr n care se vor introduce urmtoarele informaii despre delegai: denumirea, poliia emitent a Buletinului de Identitate, CNP-ul, seria BI, numrul BI, mijlocul de transport, numrul mainii. Dac s-a greit la introducerea denumirii delegatului, se va selecta delegatul cu numele greit introdus dup care se va introduce n cmpul Denumire nou, denumirea corect a delegatului. Pentru nregistrarea datelor despre delegat se va aciona butonul Adugare sau Modificare, n funcie de natura operaiei efectuate. Pentru a terge datele corespunztoare unui delegat, se va selecta denumirea delegatului dup care se va aciona butonul tergere. Fereastra corespunztoare actualizrii delegailor este prezentat n figura urmtoare:

Fig.4.13. Formularul de actualizare a delegailor Tip Documente n cadrul acestei opiuni se pot actualiza observaiile care vor aprea pe documente, se poate iniializa sau modifica contorul de la care vor porni numerele interne sau seria

Pagina 99 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

documentelor n cazul n care exist o plaj de serii pentru a nu fi necesara introducerea manual a seriei pe fiecare document. Fereastra corespunztoare acestei opiuni este prezentat mai jos:

Fig.4.14. Formularul de actualizare a observaiilor, seriilor i numerelor interne ale documentelor

4.2.2. Modulul Documente Reguli generale de completare a documentelor Informaiile care se completeaz pe un document sunt n general interdependente. Dac se selecteaz pentru un cmp o anumit informaie, atunci n cmpul urmtor este permis s fie selectate doar informaii compatibile cu informaia selectat anterior. Acest lucru este benefic deoarece mpiedic introducerea informaiilor inconsistente pe un document. n continuare sunt prezentate cteva reguli generale pentru completarea documentelor: n cadrul unui document se recomand introducerea informaiilor n cmpurile corespunztoare acestora n ordinea n care ele apar n document. O informaie introdus ntrun cmp determin accesul n cmpul urmtor doar la informaiile compatibile cu aceasta. De exemplu, n cazul completrii unei facturi, programul nu permite completarea cuprinsului facturii nainte de a completa cmpurile corespunztoare antetului facturii (clientului pentru care aceast factur va fi emis, seria i numrul intern, scadena, data, delegatul, etc.). n caz

Pagina 100 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

contrar se semnaleaz eroare i aplicaia nu permite continuarea dect n momentul completrii cmpurilor. Numerele interne ale documentelor pot fi gestionate automat selectnd opiunea Tip Documente din meniul Parametri. Se vor introduce date corecte: programul nu permite livrarea unor cantiti negative sau egale cu zero, dar nici a unor cantiti mai mari dect cele din stoc. La acionarea butonului Renunare se golesc toate cmpurile din documentul deschis fr a fi salvate (deci se renun la operaia curent). Nu se prsete fereastra activ. La acionarea butonului Terminare se prsete fereastra activ, dar n prealabil trebuie acionat butonul nregistrare pentru a nregistra documentul introdus. La acionarea butonului nregistrare se determin nregistrarea documentului introdus n fereastra activ pe ecran. Documentele fiscale au dou cmpuri de identificare: serie fiscal i numr intern. n ferestrele de listare, aceste documente se pot selecta att dup serie ct i dup numr. Facturile i NIR-urile pot fi listate imediat dup nregistrare fr a mai fi necesar ieirea dintr-o opiune i utilizarea alteia. Astfel, dup nregistrare, pe ecran va aprea un mesaj care va ntreba daca se dorete listarea documentului. Facturi Pentru a nregistra o factur se va selecta opiunea Facturi din meniul Documente. Fereastra care se deschide la selectarea acestei opiuni este prezentat n figura urmtoare:

Pagina 101 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig.4.15. Formularul de nregistrare a facturilor n fereastra de nregistrare a facturilor se vor parcurge urmtorii pai: Se alege clientul cruia i se livreaz marfa; Se introduce agentul (n momentul alegerii clientului, programul selecteaz automat agentul care a fost introdus n actualizarea terilor pentru respectivul client; avnd n vedere faptul c este posibil ca vnzarea s fie intermediat de un alt agent, se poate alege denumirea acestuia); Se introduce data i data scadent a facturii; Se introduce seria si numrul intern al facturii; n continuare se completeaz datele privind expediia. n momentul n care se alege un delegat din combo-box-ul Delegat, datele personale ale delegatului i ale mijlocului de transport se vor completa automat.

Pagina 102 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Dac se dorete modificarea observaiilor implicite (cele nregistrate n opiunea Tip Documente), se va completa textul dorit la Observaii. Se va selecta grupa i denumirea produselor care urmeaz s fie livrate; daca se dorete, se poate alege direct denumirea produsului, fr s fie aleas grupa, iar programul va identifica grupa n care se gsete, n caz c produsul exist. Se vor completa cantitile i preurile de vnzare (implicit este propus preul de vnzare fixat iniial); Se va completa rabatul iar programul va calcula automat preul real de vnzare, valoarea fr TVA a produselor i TVA-ul aferent. Dup completarea informaiilor de pe factur, se va nregistra acionnd butonul nregistrare; Mai precizez faptul c la nregistrarea facturii se calculeaz dac se depete creditul maxim acordat clientului (facturile nencasate plus factura nregistrat s nu depeasc creditul maxim). n cazul n care acesta se va depi prin emiterea acestei facturi, se afieaz un mesaj de atenionare, prin care se cere confirmarea depirii creditului. Numai dac utilizatorul confirm acest lucru se va nregistra factura. La nregistrarea facturii, aplicaia va face automat o verificare a stocurilor existente astfel nct s nu se efectueze o vnzare a unui stoc egal cu zero sau a unuia mai mare dect cel disponibil. n cazul n care la verificare apare o eroare de acest gen (utilizatorul va fi ntiinat asupra ei cu ajutorul unui mesaj) se vor face modificrile necesare i apoi va fi acionat din nou butonul nregistrare. n momentul n care anterior au fost nregistrate comenzi de marf, operaiunea este facil, utilizatorul trebuind s aleag numrul comenzii pe care dorete s o factureze din combo-box-ul Comanda iar aplicaia va ncrca automat datele de pe comand n opiunea facturi. n acest caz se va mai completa doar delegatul i se vor modifica anumite date n situaia n care se dorete. Nota de Intrare Recepie

Pagina 103 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Pentru a nregistra o not de intrare recepie, selectai opiunea Nota de Intrare Recepie din meniul Documente. Fereastra care se deschide la selectarea acestei opiuni este prezentat n figura urmtoare:

Fig.4.16. Formularul de nregistrare a NIR-urilor Pentru nregistrarea unei recepii se vor parcurge urmtorii pai: Se selecteaz din list furnizorul; dac acesta nu exist, se poate aduga pe loc; Se introduce numrul documentului (sau se trece mai departe dac numerotarea este automat); Se introduce data de nregistrare a documentului i data de scaden a plii; Se completeaz seria i numrul documentului nsoitor; Se selecteaz grupa de produse; Se selecteaz denumirea produsului dorit;

Pagina 104 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Dac se dorete, n loc de ultimii doi pai, se poate alege direct denumirea produsului, fr a se alege grupa, iar programul va identifica grupa n care se gsete, n caz c produsul exist. Se introduce cantitatea, preul i rabatul produselor nregistrate; Programul va calcula automat Preul Real, Valoarea i TVA-ul corespunztor acestora; Se acioneaz butonul nregistrare pentru a nregistra documentul introdus. Preul la care intr produsele n stoc este dup cum urmeaz: a. Rabat 0% - preul este cel de pe documentul nsoitor; b. Rabat x% - preul este cel de pe documentul nsoitor minus rabatul (discount-ul) acordat de furnizor. Dup nregistrarea unui NIR, produsele intr n stoc ns nu devin livrabile dect dup ce se fixeaz preul de vnzare. Programul ofer posibilitatea listrii NIR-ului imediat dup nregistrare, n cazul n care se dorete. ncasri Prin nregistrarea unei ncasri se realizeaz ncasri n numerar sau n contul curent de la clieni. Suma ncasat reprezint contravaloarea la facturile care se vor preciza. Aceast operaie se realizeaz selectnd opiunea ncasri din meniul Documente. Fereastra care se deschide la selectarea acestei opiuni este prezentat n figura urmtoare:

Pagina 105 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig.4.17. Formularul de nregistrare a ncasrilor Se vor completa datele necesare pentru nregistrarea ncasrii: Se selecteaz felul ncasrii (prin cas sau prin banc); Se selecteaz clientul; Se selecteaz agentul: Se completeaz numrul, data i seria documentului de ncasare; Se completeaz suma total a ncasrii; Se selecteaz facturile care se ncaseaz i eventual se va modifica suma ncasat n cmpul Achitat (n cazul n care factura nu se ncaseaz integral). n cazul n care se introduce n cmpul Achitat o valoare mai mare dect cea din cmpul Rest de Plat programul va afia un mesaj de eroare iar utilizatorul va trebui s modifice aceast sum. O alt condiie care trebuie ndeplinit este ca totalul ncasrilor de pe facturi s fie egal cu suma documentului (cea introdus n partea de sus a ferestrei). Se va nregistra documentul acionnd butonul nregistrare. Pli

Pagina 106 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Prin nregistrarea unei Pli se realizeaz pli cu numerar sau din contul curent ctre furnizori. Suma pltit reprezint contravaloarea la facturile care se vor preciza. Aceast operaie se realizeaz selectnd opiunea ncasri din meniul Documente. Fereastra care se deschide la selectarea acestei opiuni este prezentat n figura urmtoare:

Fig.4.18. Formularul de nregistrare a plilor Se vor completa datele necesare pentru nregistrarea plii: Se selecteaz felul plii (prin cas sau prin banc); Se selecteaz furnizorul; Se completeaz numrul, data i seria documentului de plat; Se completeaz suma total a plii;

Pagina 107 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Se selecteaz facturile care se pltesc i eventual se va modifica suma pltit n cmpul Achitat (n cazul n care factura nu se achit integral). n cazul n care se introduce n cmpul Achitat o valoare mai mare dect cea din cmpul Rest de Plat programul va afia un mesaj de eroare iar utilizatorul va trebui s modifice aceast sum. O alt condiie care trebuie ndeplinit este ca totalul plilor de pe facturi s fie egal cu suma documentului (cea introdus n partea de sus a ferestrei). Se va nregistra documentul acionnd butonul nregistrare. Fixare preuri de vnzare Pentru vnzarea mrfii achiziionate trebuie stabilit un pre de vnzare. Prima stabilire a preului de vnzare se numete fixare pre vnzare, iar urmtoarele stabiliri de pre se vor numi schimbare pre vnzare. Fixarea preului de vnzare marcheaz disponibil (pentru descrcare) stocul pentru care se fixeaz preul de vnzare, adic devine livrabil. Pentru aceasta, se selecteaz opiunea Fixare pre vnzare din meniul Documente. Fereastra care se deschide la selectarea acestei operaii este prezentat n figura urmtoare:

Fig.4.19. Formularul de fixare a preului de vnzare

Pagina 108 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

n fereastra care apare pe ecran, se vor completa preurile de vnzare ale produselor. Se vor afia doar produsele i cantitile pentru care nu au fost nc fixate preurile de vnzare. Informaiile care se pot vizualiza despre aceste produse sunt: Denumirea i cantitatea intrat de la ultima fixare de preuri pentru vnzare; Ultimul pre de achiziie (deci corespunztor stocului din produsul respectiv pentru care au fost deja introduse preurile de vnzare); Adaosul anterior (corespunztor stocului din produsul respectiv pentru care au fost deja introduse preurile de vnzare); Preul de vnzare anterior (corespunztor stocului din produsul respectiv pentru care au fost deja introduse preurile de vnzare); Noul pre de intrare. n aceast fereastr trebuie fixat noul pre de ieire sau noul adaos (care va fi calculat n funcie de noul pre de intrare). Schimbare pre vnzare Aceast operaie stabilete preul de vnzare al stocului. Pentru aceasta, se va selecta opiunea Schimbare pre vnzare din meniul Documente. Utiliznd aceast opiune se pot vizualiza i schimba preurile de vnzare a stocurilor existente, n funcie de grupa aleas. Modul de realizare al acestei operaii este similar cu cel de fixare a preurilor de vnzare. Fereastra care se deschide la selectarea acestei operaii este prezentat n figura urmtoare:

Pagina 109 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig.4.20. Formularul de schimbare a preului de vnzare 4.2.3. Modulul Comenzi nregistrarea comenzilor Aceast opiune este una dintre cele mai importante, ea fcnd programul adecvat n special firmelor de distribuie deoarece permite ofertarea produselor direct prin intermediul aplicaiei. Pentru a nregistra o comand se va selecta opiunea nregistrare Comenzi din meniul Comenzi. Fereastra care se deschide la selectarea acestei opiuni este prezentat n figura urmtoare:

Pagina 110 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig.4.21. Formularul de nregistrare a comenzilor n fereastra de nregistrare a comenzilor se vor parcurge urmtorii pai: Se alege clientul cruia i se oferteaz marfa; Se introduce agentul (n momentul alegerii clientului, programul selecteaz automat agentul care a fost introdus n actualizarea terilor pentru respectivul client; avnd n vedere faptul c este posibil ca vnzarea s fie intermediat de un alt agent, se poate alege denumirea acestuia); Se introduce data, termenul de plat i data scadent a comenzii; Se ncepe ofertarea grupelor de produse defilndu-se printre acestea cu ajutorul butoanelor; dac respectivele grupe au introduse imagini, acestea pot fi vzute de ctre clieni deci se evit utilizarea pliantelor; n momentul n care clientul dorete ofertarea produselor dintr-o anumit grup, dup alegerea acesteia n partea stng a formularului se vor prezenta produsele cu ajutorul butoanelor de defilare. Alte informaii ce pot fi vizualizate n aceast faz sunt descrierea produsului, unitatea de msur, cantitatea livrabil, preul de vnzare fr TVA i cel cu TVA;

Pagina 111 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Atunci cnd clientul dorete s comande unul din produsele ofertate este necesar s se introduc cantitatea comandat de produs i rabatul i s se acioneze butonul Adaug Produs n Comand; Dac se dorete vizualizarea produselor comandate sau modificarea acestora ct i a rabatului sau termenului de plat se va aciona butonul Vizualizare Comand. Fereastra care se deschide la accesarea acestei opiuni este urmtoarea:

Fig.4.22. Formularul de vizualizare a comenzilor ce vor fi nregistrate Aplicaia va calcula automat valoarea comenzii pentru a putea fi comunicat clientului; Dup completarea tuturor informaiilor, se va nregistra comanda acionnd butonul nregistrare din formularul principal;

4.2.4. Modulul Rapoarte Centralizator Documente Rapoarte centralizate se genereaz pentru toate tipurile de documente:

Pagina 112 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Nota de Recepie; Factura; Chitana; ncasri bnci; Chitana furnizor; Plai. Aceste rapoarte centralizate conin toate documentele dintr-un interval de timp dat. Pentru a vizualiza aceste rapoarte se va selecta din meniul Rapoarte, opiunea Centralizator Documente. Fereastra care se deschide la accesarea acestei opiuni este urmtoarea:

Fig.4.22. Formularul de alegere a filtrelor pentru vizualizarea raportului Centralizator Documente

Pagina 113 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Datele se pot filtra dup: Document, Ter, Agent, Interval i pot fi ordonate dup numele terului sau dup dat. Dup modificrile filtrelor butonul Aplic trebuie acionat pentru a se afia raportul. Dup afiare, n cazul care se dorete listarea raportului pe suport de hrtie, se acioneaz opiunea Tiprire/Print din submeniu. Unul din rapoartele afiate (respectiv Centralizatorul Facturilor) este prezentat n figura urmtoare:

Fig.4.23. Raportul Centralizator Documente

Pagina 114 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Documente Contabile Jurnal de Vnzri Acest document servete la nregistrarea operativ a vnzrilor, pe baza actelor justificative, avnd forma cerut de Ministerul Finanelor. Acest jurnal se arhiveaz de ctre unitate, care este obligat s-l pstreze mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui. Se alege din meniul Rapoarte, Documente Contabile, opiunea Jurnal de Vnzri. La alegerea acestei opiuni se va deschide fereastra urmtoare:

Fig.4.24. Formularul de alegere a intervalului pentru Jurnalul de Vnzri Datele se pot filtra dup Interval (de timp). Butonul Aplic trebuie acionat dup fiecare modificare de filtru. Se va aciona butonul Terminare cnd se dorete ieirea din aceast opiune. Raportul conine urmtoarele cmpuri: Nr. curent, Data, Nr. document; Cumprtor (Denumire, Cod fiscal); Val. Total, Val. Neimpozabil, Val. Export; Baza de impozitare; Valoare TVA; Raportul care va aprea pe ecran este prezentat n figura urmtoare:

Pagina 115 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig.4.25. Raportul Jurnal pentru Vnzri Dup afiare, n cazul care se dorete listarea raportului pe suport de hrtie, se acioneaz opiunea Tiprire/Print din submeniu. Jurnal de Cumprri Acest document servete la nregistrarea operativ a cumprrilor, pe baza actelor justificative, avnd forma cerut de Ministerul Finanelor. Acest jurnal se arhiveaz de ctre unitate, care este obligat s-l pstreze mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui. Aceast opiune se alege din meniul Rapoarte, Documente Contabile, opiunea Jurnal de Cumprri. Fereastra care se deschide la alegerea acestei opiuni este prezentat n figura urmtoare:

Pagina 116 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig.4.26. Formularul de alegere a intervalului pentru Jurnalul de Cumprri Datele se pot filtra dup Interval (de timp). Butonul Aplic trebuie acionat dup fiecare modificare de filtru. Se va aciona butonul Terminare cnd se dorete ieirea din aceast opiune. Raportul conine urmtoarele cmpuri: Nr. curent, Data, Nr. document; Vnztor (Denumire, Cod fiscal); Val. Total, Val. Neimpozabil; Cumprri (baza de impozitare, val. TVA); Importuri cu certificat de amnare(baza de impozitare, val. TVA); Raportul care va aprea pe ecran este prezentat n figura urmtoare:

Pagina 117 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig.4.27. Raportul Jurnal pentru Cumprri Dup afiare, n cazul care se dorete listarea raportului pe suport de hrtie, se acioneaz opiunea Tiprire/Print din submeniu. Fi Client/Fi Furnizor Aceast opiune se alege din meniul Rapoarte, Documente Contabile, opiunea Fi Client respectiv Fi Furnizor. La alegerea acestor opiuni se vor deschide urmtoarele ferestre:

Pagina 118 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig.4.28. Formularul de alegere a clientului pentru Fia Client

Fig.4.29. Formularul de alegere a furnizorului pentru Fia Furnizor Datele se pot filtra dup denumirea Clientului, respectiv Furnizorului. Butonul Aplic trebuie acionat dup modificarea de filtru, pentru a se deschide raportul. Acest raport este foarte important deoarece permite vizualizarea documentelor pentru respectivul ter i soldul acestuia. Rapoartele care se deschid sunt urmtoarele:

Pagina 119 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Pagina 120 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig.4.28. Raportul Fia Client

Pagina 121 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Pagina 122 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig.4.30. Raportul Fi Furnizor Rapoartele conin urmtoarele cmpuri: Data Documentului; Tipul Documentului; Nr. Document; Serie Document; Suma Debitoare; Suma creditoare. Dup afiare, n cazul care se dorete listarea raportului pe suport de hrtie, se acioneaz opiunea Tiprire/Print din submeniu. Listare Documente Nota de intrare recepie / Factura Programul permite listarea documentelor n dou moduri: la nregistrarea documentului. Dup operaia de nregistrare a unui document este propus i cea de listare a documentului nregistrat; n orice alt moment, dac este selectat explicit efectuarea operaiei de listare a documentului specificat. Pentru aceasta, se va selecta din meniul Rapoarte, Listri Documente, opiunea dorit respectiv Factura sau Nota de Intrare Recepie. Ferestrele care se vor deschide la alegerea acestor opiuni sunt prezentate n figurile urmtoare:

Fig.4.31. Formularul de alegere a NIR-ului pentru Listare

Pagina 123 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig.4.32. Formularul de alegere a facturii pentru Listare Dup alegerea numrului documentului se va aciona butonul Aplic pentru a fi afiat raportul pe ecran. Rapoartele afiate sunt prezentate n figurile urmtoare:

Pagina 124 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig.4.33. Raportul Nota de intrare recepie

Pagina 125 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Pagina 126 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig.4.34. Raportul Factura Raportul Factura nu conine liniile de tabel deoarece acesta va fi tiprit direct pe un formular tipizat. Dac se dorete tiprirea efectiv la imprimant a documentului, se alege din meniul Tiprire, opiunea Print. Putei seta anumite caracteristici ale imprimantei selectnd opiunea Page Setup din meniul Tiprire. Situaii Stocuri List Inventar Aceast opiune permite vizualizarea i listarea inventarului pentru o anumit grup sau pentru toate grupele. Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaii Stocuri opiunea List Inventar. Fereastra care se deschide la accesarea acestei opiuni este prezentat n figura urmtoare:

Fig.4.35. Formularul de alegere a grupei de produse pentru afiarea Liste de Inventar Datele se pot filtra dup grupa de produse. Butonul Aplic trebuie acionat dup fiecare modificare de filtru pentru a se deschide raportul. Raportul ce se va deschide este prezentat n figura urmtoare:

Pagina 127 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig.4.36. Raportul Lista Inventar Raportul Lista Inventar conine urmtoarele cmpuri: Grupa i denumirea produsului; Unitatea de msur; Stocul curent; Preul de vnzare fr TVA; Preul de vnzare cu TVA; Valoarea fr TVA a produselor din stoc; Valoarea cu TVA a produselor din stoc. Dup afiare, n cazul care se dorete listarea raportului pe suport de hrtie, se acioneaz opiunea Tiprire/Print din submeniu. Necesar Aprovizionare Aceast opiune permite vizualizarea i listarea necesarului de produse cu care ar trebui aprovizionat firma. Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaii Stocuri opiunea Necesar Aprovizionare.

Pagina 128 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fereastra care se deschide la alegerea acestei opiuni este prezentat n figura urmtoare:

Fig.4.37. Formularul de alegere a grupei de produse pentru afiarea Necesarului de aprovizionare Datele se pot filtra dup grupa de produse. Butonul Aplic trebuie acionat dup fiecare modificare de filtru pentru a se deschide raportul. Raportul ce se va deschide este prezentat n figura urmtoare:

Fig.4.38. Raportul Necesar Aprovizionare Raportul Necesar Aprovizionare conine urmtoarele cmpuri: Grupa i denumirea produsului;
Pagina 129 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Unitatea de msur; Ultimul pre de intrare fr TVA; Stocul actual; Stocul limit; Cantitatea ce reprezint Suprastoc i valoarea acesteia; Cantitatea Necesar, deci cea cu care trebuie fcut aprovizionarea i valoarea acesteia. Dup afiare, n cazul care se dorete listarea raportului pe suport de hrtie, se acioneaz opiunea Tiprire/Print din submeniu. Situaii Vnzri/Cumprri Centralizator Vnzri Aceast opiune permite vizualizarea i listarea unor informaii referitoare la situaia vnzrilor dintr-o perioad. Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaii Vnzri/Cumprri, opiunea Centralizator Vnzri. Fereastra care se deschide la alegerea acestei opiuni este urmtoarea:

Pagina 130 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig.4.39. Formularul de alegere a filtrelor pentru afiarea Centralizatorului de Vnzri Datele se pot filtra dup grupa produse, ter, agent, interval. Butonul Aplic trebuie acionat dup fiecare modificare de filtru. Raportul ce va fi afiat la acionarea acestui buton este prezentat n fereastra urmtoare:

Fig.4.40. Raportul Centralizator Vnzri

Pagina 131 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Raportul conine urmtoarele cmpuri: Clientul; Grupa i denumirea produsului; Cantitatea vndut; Preul unitar de vnzare; Valoarea; Date despre documentul de ieire: numrul, seria, data, tipul; Agentul. Dup afiare, n cazul care se dorete listarea raportului pe suport de hrtie, se acioneaz opiunea Tiprire/Print din submeniu. Centralizator Cumprri Aceast opiune permite vizualizarea i listarea unor informaii referitoare la situaia achiziiilor dintr-o perioad. Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaii Vnzri/Cumprri, opiunea Centralizator Cumprri. Fereastra care se deschide la alegerea acestei opiuni este urmtoarea:

Fig.4.41. Formularul de alegere a filtrelor pentru afiarea Centralizatorului de Cumprri Datele se pot filtra dup grupa produse, ter, interval. Butonul Aplic trebuie acionat dup fiecare modificare de filtru. Raportul ce va fi afiat la acionarea acestui buton este prezentat n fereastra urmtoare:

Pagina 132 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig.4.42. Raportul Centralizator Cumprri

Raportul conine urmtoarele cmpuri: Furnizorul; Grupa i denumirea produsului; Cantitatea achiziionat; Preul unitar de achiziie; Valoarea; Date despre documentul de intrare: numrul, seria, data, tipul. Dup afiare, n cazul care se dorete listarea raportului pe suport de hrtie, se acioneaz opiunea Tiprire/Print din submeniu. Top Produse Aceast opiune permite vizualizarea i listarea unor informaii referitoare la situaia vnzrilor realizate de fiecare agent, defalcat pe produse, ntr-o anumit perioad.

Pagina 133 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaii Vnzri/Cumprri opiunea Top Produse. La alegerea acestei opiuni, fereastra care se deschide este urmtoarea:

Fig.4.43. Formularul de alegere a filtrelor pentru afiarea Topului Produse Datele se pot filtra dup: grupa produse, ter, agent, interval. Butonul Aplic trebuie acionat dup fiecare modificare de filtru. La acionarea acestuia se deschide urmtoarea fereastr:

Pagina 134 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig.4.44. Raportul Top Produse Raportul Top Produse conine urmtoarele cmpuri: Grupa i denumirea produsului; Numrul de clieni ce au achiziionat respectivul produs; Cantitatea vnduta de agent; Valoarea avizat de agent;

Pagina 135 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Dup afiare, n cazul care se dorete listarea raportului pe suport de hrtie, se acioneaz opiunea Tiprire/Print din submeniu. Acest raport este deosebit de important deoarece majoritatea furnizorilor solicit, la sfritul lunii, un raport ce conine cantitatea vndut pe fiecare produs n parte i numrul de clieni. Top Ageni Aceast opiune permite vizualizarea i listarea unor informaii referitoare la situaia vnzrilor i ncasrilor realizate de fiecare agent, ntr-o anumita perioad. Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaii Vnzri/Cumprri opiunea Top Ageni. La alegerea acestei opiuni se deschide urmtoarea fereastr:

Fig.4.45. Formularul de alegere a intervalului pentru afiarea Topului Ageni Datele se pot filtra dup intervalul dorit. Butonul Aplic trebuie acionat dup fiecare modificare de filtru. La acionarea acestuia se deschide urmtoarea fereastr:

Pagina 136 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig.4.46. Raportul Top Ageni Raportul Top Ageni conine urmtoarele cmpuri: Agent; Total facturat; ncasat n perioada;

Pagina 137 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Raportul este ordonat n funcie de agentul care a intermediat cea mai mare vnzare. i acest raport este deosebit de important deoarece poate afia ct a vndut i ct a ncasat fiecare agent ntr-o anumit perioad, fr a se mai folosi calcule manuale, sau fr a se genera alte rapoarte pe fiecare agent n parte pentru a fi grupate ulterior. Dup afiare, n cazul care se dorete listarea raportului pe suport de hrtie, se acioneaz opiunea Tiprire/Print din submeniu. Situaii ncasri/Pli Scadenier Facturi Aceast opiune permite vizualizarea i listarea unor informaii referitoare la situaia facturilor nencasate scadente pn la o anumit dat. Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaii ncasri/Pli opiunea Scadenier Facturi. Fereastra care se deschide la alegerea acestei opiuni este prezentat n figura urmtoare:

Fig.4.47. Formularul de alegere a filtrelor pentru afiarea Scadenierului de Facturi Datele se pot filtra dup: ter, agent, data scadent, interval. Butonul Aplic trebuie acionat dup fiecare modificare de filtru. Observaie: Data de nceput i data de sfrit se refer la data facturilor, nu la data plilor. Plile sunt operate pn la zi, adic se iau n considerare toate plile introduse. La acionarea butonului Aplic se va deschide urmtoarea fereastr:

Pagina 138 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig.4.48. Raportul Scadenier Facturi Raportul conine urmtoarele cmpuri: Terul; Data Facturii; Data de scaden; Numrul i seria facturii; Valoarea facturii; Soldul facturii. Dup afiare, n cazul care se dorete listarea raportului pe suport de hrtie, se acioneaz opiunea Tiprire/Print din submeniu. Scadenier Recepii Aceast opiune permite vizualizarea i listarea unor informaii referitoare la situaia facturilor neachitate scadente pn la o anumit dat.

Pagina 139 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaii ncasri/Pli opiunea Scadenier Recepii. Fereastra care se deschide la alegerea acestei opiuni este prezentat n figura urmtoare:

Fig.4.49. Formularul de alegere a filtrelor pentru afiarea Scadenierului de Recepii Datele se pot filtra dup: ter, data scadent, interval. Butonul Aplic trebuie acionat dup fiecare modificare de filtru. Observaie: Data de nceput i data de sfrit se refer la data recepiilor, nu la data plilor. Plile sunt operate pn la zi, adic se iau n considerare toate plile introduse. Raportul conine urmtoarele cmpuri: Terul; Data NIR-ului; Data de scaden; Numrul i seria NIR-ului; Valoarea NIR-ului; Soldul NIR-ului. Dup afiare, n cazul care se dorete listarea raportului pe suport de hrtie, se acioneaz opiunea Tiprire/Print din submeniu. La acionarea butonului Aplic se va deschide urmtoarea fereastr:

Pagina 140 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig.4.50. Raportul Scadenier Recepii

Comision Ageni Aceast opiune permite vizualizarea i listarea unor informaii referitoare la situaia comisionului agenilor pentru o anumit perioad. Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte opiunea Comision Ageni. Fereastra care se deschide la alegerea acestei opiuni este prezentat n figura urmtoare:

Pagina 141 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig.4.51. Formularul de alegere a intervalului pentru afiarea Comisionului pentru Ageni Datele se pot filtra dup intervalul dorit. Dup alegerea intervalului se va aciona butonul Aplic. Raportul care se va deschide este prezentat n figura urmtoare:

Pagina 142 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Pagina 143 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig.4.52. Raportul Comision Ageni Raportul conine urmtoarele cmpuri: Agentul; Intervalele de ncasare i comisioanele aferente fiecrui agent (cele introduse la actualizarea agenilor); Valoarea ncasat n fiecare interval i comisionul aferent; Totalul ncasrilor i a comisionului cuvenit agentului. Dup afiare, n cazul care se dorete listarea raportului pe suport de hrtie, se acioneaz opiunea Tiprire/Print din submeniu.

4.2.5. Modulul Parola Modificare Parola Fiecare utilizator are posibilitatea s-si modifice propria parola. Pentru aceasta se va selecta opiunea Modificare parol din meniul Parola. La alegerea acestei opiuni se va deschide urmtoarea fereastr:

Fig.4.53. Formularul de modificare a parolei n cmpul "Utilizator" se va alege numele utilizatorului. Nu vor fi afiai dect utilizatorii ce au fost introdui anterior. n cmpul "Parola veche" se introduce vechea parol. n cmpul "Parola Nou" se introduce noua parol. n cmpul "Parola Nou" se reintroduce noua parol, pentru verificare.
Pagina 144 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Se acioneaz butonul Modificare. n cazul n care se dorete abandonarea modificrii, se acioneaz butonul Renunare. La acionarea butonului Terminare se nchide formularul de modificare a parolei. n continuare, pentru a accesa aplicaia, se va folosi noua parola.

4.2.6. Modulul Administrare Administrare Utilizatori Utilizatorii acestui sistem pot s nu aib drepturi depline de acces la toate opiunile existente. Drepturile fiecrui utilizator pot fi acordate doar de ctre administratorul sistemului, selectnd meniul Administrare, opiunea Administrare utilizatori. Pe ecran va aprea fereastra de dialog prezentat n figura urmtoare:

Fig.4.54. Formularul de actualizare a utilizatorilor n continuare, se pot executa urmtoarele operaiuni: Dac se dorete tergerea unui utilizator, se selecteaz utilizatorul din lista derulant i se acioneaz butonul tergere; Dac se dorete adugarea unui utilizator, se introduce numele acestuia (n momentul n care sistemul nu recunoate utilizatorul ca fiind existent, se activeaz butonul Adugare); se va alege Tipul Utilizatorului pentru a se stabili nivelul de acces; se tasteaz parola pe care o va folosi utilizatorul; se acioneaz butonul Adugare. n lista derulanta Tip Utilizator apar trei valori: Administrator, Contabilitate i Ageni. Utilizatorul ce are ca tip de nivel valoarea Administrator poate accesa orice opiune din aplicaie. Utilizatorul ce are ca nivel de acces valoarea Contabilitate poate accesa orice opiune

Pagina 145 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

din aplicaie, mai puin cea de Administrare Utilizatori i Administrare Baza de Date. Utilizatorul care are ca nivel de acces valoarea Ageni nu poate accesa n meniul Parametri dect opiunea Teri, nu poate accesa meniul Documente (pentru a evita introducerea eronat a unor parametrii sau a unor documente) i nu poate accesa meniul Administrare. n rest, toate celelalte opiuni pot fi accesate. Administrare baza de date Cu ajutorul acestei opiuni se poate vedea fereastra bazei de date i meniul standard Access. Pentru aceasta se va selecta opiunea Administrare Baza de Date din meniul Administrare. La alegerea acestei opiuni va aprea ecranul urmtor:

Fig.4.55. Formularul de administrare a bazei de date n continuare, se pot efectua urmtoarele operaii: Se acioneaz butonul Activai fereastra bazei de date pentru a se vedea tabelele, interogrile, rapoartele, formularele i codurile de programare; Se acioneaz butonul Activai meniul Access pentru ca acesta s poat deveni disponibil; Se acioneaz butonul Terminare pentru a nchide formularul curent. Aceast opiune prezint o importan deosebit deoarece cu ajutorul acesteia se poate modifica sau dezvolta ulterior aplicaia.

5. CONCLUZII

Pagina 146 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Asistm astzi, n lume, la afirmarea unei noi revoluii industriale bazat pe evoluia extrem de rapid i spectaculoas a componentelor electronice, calculatoarelor i comunicaiilor. Impactul acesteia asupra ntregului ansamblu de activiti economico-sociale s-a resimit pregnant n ultimul deceniu i se ateapt a fi principalul motor de cretere economic n urmtoarele decenii, punndu-se astfel bazele societii informatizate a secolului XXI. Unele elemente definitorii ale acestei societi pot fi distinse nc din perioada actual, constnd n introducerea calculatoarelor att n activitatea economic actual ct i n celelalte sfere ale vieii sociale. O societate modern nu poate fi conceput fr existena unor posibiliti extinse de comunicare n vederea unui schimb de informaii primare sau a unor informaii complexe obinute ca urmare a prelucrrii unor date pe calculatoarele electronice. Complexitatea mereu crescnd a vieii moderne determin ca n cvasitotalitatea ramurilor de activitate economic i social s fie tot mai pregnant necesitatea introducerii unor mijloace economice rapide, moderne, eficiente i fiabile care s clasifice, s stocheze, s prelucreze date i s informeze prompt pe utilizatori. n final, dup elaborarea acestei lucrri, se pot desprinde cteva concluzii : - n momentul elaborrii proiectului, n cadrul societii comerciale JADER S.R.L. nu exista o aplicaie informatic menit s uureze munca desfurat de ctre agenii comerciali n activitatea de preluare a comenzilor de la clieni i care s ajute managementul societii la fundamentarea unor decizii prin consultarea unor rapoarte privind activitatea de achiziie comercializare. Urmare a acestui fapt, n cadrul societii se impunea existena unui sistem informatic pentru eficientizarea acestor activiti. - innd cont de cele artate mai sus i de faptul c pe msura trecerii timpului volumul de date va crete, este evident c partea hardware a sistemului va trebui s fie din ce n ce mai performant (att din punct de vedere al creterii vitezei de prelucrare ct i a mrimii capacitii de stocare a datelor, chiar i n condiiile pstrrii softului utilizat); - tehnica de calcul i tehnica de teleprelucrare pot nlocui cu succes, acolo unde este cazul, munca manual mai puin productiv (n special cea a agenilor).

Pagina 147 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

n urma realizrii acestui sistem informatic se pune problema eficienei economice a soluiei propuse, eficiena reprezentnd obiectivul principal al oricrui sistem informatic. Eficiena reprezint raportul dintre efecte economice i resurse economice. Sistemul informatic este specializat pe asistarea agenilor comerciali n preluarea comenzilor. Mai concret sistemul informatic efectueaz ntr-un timp foarte scurt o serie de operaii care n prezent sunt efectuate manual de ctre agenii comerciali. Avantajele sistemului informatic: eliminarea erorilor de calcul; efectuarea de calcule complexe ntr-un timp scurt prin studiul rapoartelor obinute; ntocmirea automatizat a diverselor jurnale contabile precum Jurnalul de Vnzri i Jurnalul de Cumprri ; eliminarea nenelegerilor care au drept cauz anumite erori precum nelegerea greit a produselor i cantitilor comandate de ctre clieni sau greelile de facturare n urma comenzilor preluate; reducerea timpului necesar pentru preluarea comenzilor, eliminnd prezentarea ofertei cu ajutorul cataloagelor, acest fapt ajutnd la creterea randamentului agenilor comerciali; mobilitate - poate rula pe orice calculator care are ca sistem de operare Windows i suita Office. Cerine minime software: - sistem de operare Windows 98; - Microsoft Access 2000. Cerine minime hardware: - calculator PC: - procesor ncepnd cu PII; - memorie 128 Mb; - hard disc 20 Gb.;
Pagina 148 din 146

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

- plac video SVGA 800x600; - imprimant cu ace; - imprimant cu jet de cerneal; - PDA-uri (palmtop-uri) sau sisteme de calcul mobile - notebook pentru agenii comerciali. Avnd n vedere dinamica modificrilor legislative din ultimii ani, aplicaia trebuie n permanen modificat pentru a rspunde cerinelor firmei de distribuie. Aceste actualizri se pot realiza de un angajat cu specializare n domeniul informatic. Activitile prin care se face instalarea i conversia vechiului sistem informatic n cel nou au n vedere, n primul rnd, pregtirea personalului i a organizaiei. Pregtirea personalului din organizaie se refer la informarea angajailor cu privire la implementarea sistemului informatic, cu scopul de a prentmpina o reacie negativ din partea acestora. Personalul poate percepe sistemul informatic ca o ameninare a locurilor de munc sau o modificare a modului obinuit de lucru, ntr-o manier pe care ei nu o doresc. Managerii pot percepe introducerea metodelor de conducere care folosesc calculatoarele ca o ameninare asupra puterii i influenei lor n organizaie, sau se poate manifesta o lips a dorinei de a se instrui n domeniul calculatoarelor. Astfel de temeri pot conduce la resentimente, la o lips de cooperare sau la o rezisten total n implementarea unui sistem informatic. Oricare din aceste reacii pot afecta reuita implementrii sistemului informatic. Este important a se prezenta angajailor avantajele pe care acesta le aduce i modul n care noul sistem i poate ajuta s-i realizeze mai bine sarcinile de serviciu. Se va accentua faptul c sistemul informatic poate induce o cretere a salariilor i a promovrilor n organizaie, inclusiv o mbuntire a condiiilor de munc pentru posturile unde acesta poate produce influene semnificative. De asemenea, este foarte important ca personalul care se va ocupa de exploatarea sistemului informatic s fie instruit pentru a vedea, n primul rnd c utilizarea acestuia este relativ facil. Din cele artate mai sus se poate trage concluzia c implementarea i ntreinerea sistemului informatic se realizeaz cu nite costuri mai mici sau cel puin egale dect n cazul metodei utilizate n prezent avnd avantajele artate mai sus. Sistemul informatic realizat ce ar putea fi inclus n cadrul sistemului informaional ar reui n timp real s asigure culegerea, verificarea, stocarea, transmiterea i prelucrarea automat a datelor. Acesta ar imprima valene sporite sistemului informaional, att sub aspect
Pagina 149 din 146

Tip Document Nr. Tip Denumire Tip document Contor

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

cantitativ ct i calitativ printr-o cretere a capacitii de calcul sub aspectul volumului datelor prelucrate i a operaiilor efectuate, creterea exactitii informaiilor, sporirea complexitii situaiilor de informare-raportare, cuantificarea rezultatelor, utilizarea eficient a agenilor comerciali.

Pagina 150 din 146